Introduccin
El balance de comprobacin es un informe en donde se presenta el
resumen de los movimientos de cuentas habidos en el Diario y pasados al
Mayor, en el cual se expone la situacin econmica de la empresa en un
momento dado. Este documento es importante porque permite comprobar el
equilibrio de los saldos registrados en los libros Diario y Mayor y porque a
partir de ste se preparan los estados financieros fundamentales como son el
Balance General y el Estado de Resultados sin errores; aunque esto es slo
una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuacin patrimonial. Las sumas
iguales en un Balance de Comprobacin no son una garanta de que las
cifras sean exactas, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas;
ellas slo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los
saldos deudores y acreedores. Es la demostracin de haber respectado la
Teora del Cargo y Abono.
1. Balance de prueba o comprobacin.
Es el documento que se elabora para verificar si todos los cargos y
abonos de los asientos del diario principal han sido registrados en el libro
mayor principal, respetando el principio de la partida doble. Es el listado que
resume los saldos de las cuentas utilizadas en el Libro Mayor para verificar si
los saldos deudores o acreedores son iguales.
Se puede decir que el Balance de Comprobacin es una lista de todas
las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un
momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su
presentacin es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente.
Un balance de comprobacin es un instrumento financiero que se
utiliza para visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las
cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De
esta forma, permite establecer un resumen bsico de un estado financiero.
2. Propsito del balance de prueba o comprobacin.
El balance de comprobacin refleja la contabilidad de una empresa u
organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance acta como
base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobacin
tambin permite confirmar que la contabilidad de la empresa est bien
organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que,
sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sera el caso, por
ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho pago
a otro. El balance sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica.
Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le
permite hacerse una idea sobre la situacin de su empresa, y las
operaciones realizadas en el periodo. Se les denomina tambin Balances de
Comprobacin. El objetivo final de este balance es comprobar que no existen
asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que
todo est en orden, sino nicamente que la contabilidad est cuadrada. Por
ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habrselo anotado a otro. En
este caso el balance de Sumas y Saldos saldr correcto y sin embargo la
contabilidad estar mal realizada. La revisin de las fichas de Mayor, una a
una, junto con el balance de Sumas y Saldos ser lo que nos d la garanta
de que todo est en orden. A diferencia del Balance final, el balance de
comprobacin de sumas y saldos no requiere de periodicidad contable, del
clculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su
elaboracin.
La elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la
realizacin de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe
como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta
(la diferencia entre el debe y el haber). Por ltimo, las sumas y los saldos
obtenidos se trasladan al balance. Por lo general, el balance de
comprobacin es un documento voluntario para el empresario, aunque
recomendable para que ste pueda conocer con precisin el estado
financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la
elaboracin de las cuentas anuales.
3. Estructura del Balance de prueba o comprobacin
El balance de comprobacin debe contener los siguientes datos:
Nombre de la empresa.
Frase Balance de comprobacin
Perodo o fecha de presentacin.
Folio del Mayor de cada cuenta.
Nombre de la cuenta.
Movimiento deudor y/o acreedor de las cuentas (en este balance slo
deben aparecer las cuentas que tienen saldo diferente de cero 0)
Para la elaboracin del balance de comprobacin se siguen los
siguientes pasos:
1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el
debe como en el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por
diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de
gastos.
En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial
como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe.
3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
Se puede ilustrar dicha estructura por medio del siguiente ejemplo:
Empresa Tricolor, C.A.
Balance de Comprobacin
Al 31-12-2009
N folio
Cuenta
Debe
Edificio
Cuenta Capital
Hipoteca por pagar
Depreciacin Acumulada Edificio
Inventario Inicial
Banco
Ventas
Compras
10
Devoluciones sobre ventas
11
Ingresos por intereses
12
Alquileres pagados por anticipado
13
Gastos generales de ventas
14
Devoluciones sobre compras
15
Campaa publicitaria
30000,00
16
Fletes sobre ventas
17500,00
17
Sueldos y salarios por pagar
18
Fletes sobre compras
23700,00
19
Intereses pagados por anticipado
30000,00
20
Cuentas por cobrar
70000,00
21
Seguros pagados por anticipado
64800,00
22
Mobiliario
23
Cuentas por pagar
Haber
405000,00
631700,00
60000,00
163000,00
24500,00
100000,00
375000,00
222500,00
95000,00
6300,00
2500,00
16400,00
16500,00
12600,00
160000,00
58400,00
24
Depreciacin Acumulada Mobiliario
25
Efectos por cobrar
26
Efectos por pagar
27
Terreno
28
Existencia Artculos de Oficina
25000,00
29
Gastos de desarrollo
30000,00
Totales
16000,00
100000,00
177400,00
100000,00
1516900,00
1516900,00
Si al elaborar el balance de comprobacin, las sumas de las columnas
del Debe y el Haber no son iguales, es probable que ello se deba a
cualquiera de las siguientes causas:
1. Error en la suma de una o ambas columnas del balance.
2. Error en la suma de los movimientos de alguna cuenta en el Libro Mayor.
3. Haber cargado o abonado en las cuentas del Mayor una cantidad distinta
de la registrada en el Libro Diario.
4. Haber omitido, en el Libro Mayor, el registro de un cargo o un abono de
uno o varios asientos del Libro Diario.
5. Haber registrado en el Libro Diario un asiento sin considerar el equilibrio
del cargo y del abono.
Estos errores se pueden detectar con facilidad por medio del balance
de comprobacin. Sin embargo, puede haber otros que no sea posible
descubrir por medio de ste, por ejemplo:
1. Haber omitido en el Libro Mayor el traslado completo de un asiento de
diario.
2. Haber repetido en el Libro Mayor el traslado de un asiento completo de
diario.
3. Haber cargado a una cuenta en lugar de otra.
4. Haber cargado a una cuenta en lugar de otra.
Estos cuatro errores no alteran la igualdad entre las sumas del debe y
el haber del Balance de comprobacin. Por lo tanto, este balanc3e no es una
garanta absoluta de la exactitud en el manejo de las cuentas del Mayor. Si el
balance de comprobacin cuadra, ello slo indica que se ha respetado la
teora del cargo y del abono en los traslados a las cuentas del Libro Mayor.
Pero no por ello el referido balance deja de ser un instrumento contable
importante, ya que representa el nico estado que muestra el resumen de los
saldos de todas las cuentas del Libro Mayor.
Balance de comprobacin por suma.
Se forma con el total de las sumas de las columnas del Debe y el total
de las sumas de las columnas del Haber de cada una de las cuentas que
aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas
respectivas del Balance de Comprobacin (Debe y Haber) se totalizarn y,
tanto la columna del Debe como la columna del Haber debern ser iguales.
Este Mtodo presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado.
Se muestra su forma de presentacin en el siguiente ejemplo:
Comercializadora Los Pinos, C.A.
Balance de Comprobacin
Al 31-12-2009
N folio
Cuenta
Debe
Haber
Banco
76000,00
64700,00
Mobiliario
15000,00
Vehculo
50000,00
Inventario de Mercancas
5000,00
Equipos de Oficina
85000,00
Efectos por pagar
21000,00
Capital
Compras
10
Ventas
11
Seguros pagados por anticipado
12
Devoluciones en compras
31000,00
155600,00
23000,00
26000,00
Totales
2000,00
300,00
277300,00
277300,00
Balance de Comprobacin por saldos.
Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro
Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobacin en las columnas
respectivas; es decir, en el Debe si es un saldo Deudor o en el Haber si es
un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentacin, de
dicha cuenta.
Se muestra su forma de presentacin en el siguiente ejemplo:
Comercializadora Los Pinos, C.A.
Balance de Comprobacin
Al 31-12-2009
N folio
Cuenta
Debe
Banco
11300,00
Mobiliario
15000,00
Haber
Vehculo
Inventario de Mercancas
Equipos de Oficina
Efectos por pagar
Capital
Compras
10
Ventas
11
Seguros pagados por anticipado
12
Devoluciones en compras
Totales
50000,00
5000,00
85000,00
10000,00
155600,00
23000,00
26000,00
2000,00
300,00
191600,00
191600,00
Conclusin.
El balance de comprobacin es un informe muy til en contabilidad ya
que a partir de esta fuente se preparan el balance general y el estado de
resultados, que son los dos informes vitales dentro de una organizacin. El
balance de comprobacin permite confirmar la exactitud de los datos que
aparecen registrados en el mismo ya que al elaborar los estados financieros
bsicos se necesita la ms confiable informacin sobre los resultados
obtenidos.
Mientras se respete la teora del cargo y del abono, las cuentas
cargadas y abonadas junto con sus respectivos montos sean los correctos, el
balance de comprobacin no tendr problemas de ajustes y la informacin
estar lista para ser presentada en el balance general y el estado de
resultados.
