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Ing. Gelbert Edson Totora Tarapa
CREAR UN LIBRO
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plantilla existente que ya
contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar.
Haga clic en Nuevo.
Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente la hoja de clculo.
Haga clic en Nuevo.
En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.
Sugerencias
1.
Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
2.
Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente, busque la
ubicacin del libro que desee usar y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo.
3.
Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de ejemplo o en Mis plantillasy seleccione
la plantilla que desee usar.
Editar y escribir datos en una hoja de clculo
Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en las celdas de la hoja
de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de manera que puedan verse y se muestren del modo
en que prefiera.
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Cmo?
Escriba los datos.
1.
Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.
2.
Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
Sugerencia Para escribir los datos en una nueva lnea dentro de una celda, inserte un salto de
lnea presionando ALT+ENTRAR.
3.
Para escribir una serie de datos, como por ejemplo das, meses o nmeros progresivos,
escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para
establecer un patrn.
Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.
Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador de
relleno
por el intervalo que desea rellenar.
Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para
rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
Ajuste la configuracin.
1.
Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las cuales desea aplicar el
formato y luego, en la pestaa Inicio en el grupo Alineacin, haga clic en Ajustar texto.
2.
Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila de modo que se ajusten
automticamente a los contenidos de la celda, seleccione las columnas o filas que desea
cambiar y luego, en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna o Autoajustar alto de fila.
Sugerencia Para ajustar rpidamente todas las columnas o las filas en la hoja de clculo, haga clic
en el botn Seleccionar todo y luego haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de
columna o de fila.
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.
Aplique formato a los datos.
1.
Para aplicar formato de nmeros, haga clic en la celda que contiene los nmeros a los
cuales desea aplicar el formato. A continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Nmeros,
haga clic en la flecha junto a General y elija el formato que desee.
2.
Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los cuales desea
aplicar el formato y luego, en la pestaa Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el formato
que desee.
APLICAR FORMATO A UNA HOJA DE CLCULO
Puede ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de clculo al aplicar distintos tipos de formatos. Por
ejemplo, puede aplicar bordes y sombreado para ayudar a definir las celdas en una hoja de clculo.
Aplicar bordes a la celda
1.
Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.
Sugerencia Para seleccionar rpidamente la hoja de clculo completa, haga clic en el
botnSeleccionar todo.
2.
En el grupo Fuente de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Bordes
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y
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luego haga clic en el estilo de bordes que desee aplicar.
Sugerencia El botn Bordes muestra el estilo de borde usado ms recientemente. Para
aplicar ese estilo, puede hacer clic en el botn Bordes (no en la flecha).
Cambiar color y alineacin del texto
1.
Seleccione la celda o rango de celdas que contienen (o contendrn) el texto al que
desea aplicar formato. Tambin puede seleccionar una o ms partes del texto dentro
de una celda y aplicar distintos colores de texto a esas secciones.
2.
Para cambiar el color del texto en las celdas seleccionadas, en el grupo Fuente de la
pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de fuente
y, a continuacin,
bajo Colores del tema oColores estndar, haga clic en el color que desea usar.
Nota Para aplicar un color distinto al de los colores del tema y los colores estndar
disponibles, haga clic en Ms colores y defina el color que desea utilizar en la
pestaa Estndar oPersonalizado del cuadro de dilogo Colores.
3.
Para cambiar la alineacin del texto de las celdas seleccionadas, en el
grupo Alineacin de la pestaa Inicio, haga clic en la opcin de alineacin que desee.
Por ejemplo, para cambiar la alineacin horizontal del contenido de las celdas, haga clic
en Alinear texto a la izquierda
, Centrar
o Alinear texto a la derecha
Aplicar sombreado a la celda
1.
Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado.
2.
En el grupo Fuente de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de
relleno
y, a continuacin, bajo Colores del tema o Colores estndar, haga clic en
el color que desee.
2.1
Ajustar la posicin de los datos en una celda
Para que los datos se vean de forma ptima en la hoja de clculo, puede ajustar la
posicin de ellos dentro de la celda. Puede cambiar la alineacin del contenido de la
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celda, usar sangra para proporcionar mejor espaciado o mostrar los datos en
diferentes ngulos mediante la rotacin.
Para obtener informacin sobre cmo ajustar texto o agregar un salto de lnea en
una celda, vea el tema sobre cmo sjustar el texto en una celda.
1.
Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los datos a los que desea
ajustar la posicin.
2.
En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, realice uno o ms de los procedimientos
siguientes:
Para cambiar la alineacin vertical del contenido de las celdas, haga clic en Alinear
en la parte superior
.
, Alinear en el medio
Para cambiar la alineacin horizontal del contenido de las celdas, haga clic
en Alinear texto a la izquierda
o Alinear en la parte inferior
, Centrar
o Alinear texto a la derecha
Para cambiar la sangra del contenido de las celdas, haga clic en Disminuir
sangra
o Aumentar sangra
Para girar el contenido de las celdas, haga clic en Orientacin
la opcin de rotacin que desee.
Para ajustar el texto en una celda, haga clic en Ajustar texto.
Para usar opciones de alineacin de texto adicionales, haga clic en el Selector de
y luego seleccione
cuadro de dilogo junto a Alineacin y, a continuacin, en la
pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione las opciones
que desee. Por ejemplo, para justificar el texto de una celda, en la
pestaaAlineacin, haga clic en el cuadro desplegable bajo Horizontal y luego haga
clic en Justificar.
SUGERENCIA Para centrar o alinear datos que ocupan varias columnas o filas,
como las etiquetas de columnas y filas, primero haga clic en Combinar y
centrar
para combinar un rango de celdas seleccionado. A continuacin, puede
seleccionar la celda combinada y ajustar su contenido como se describi
anteriormente en este procedimiento.
NOTAS
Microsoft Excel no puede girar celdas con sangra o las celdas a las que se ha
aplicado formato con las opciones de alineacin Centrar en la
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seleccin o Relleno del cuadro Horizontal (cuadro de dilogo Formato de celdas,
pestaa Alineacin). Si todas las celdas seleccionadas tienen estos formatos de
alineacin que producen conflicto, las opciones de rotacin de texto
en Orientacin no estarn disponibles. Si la seleccin incluye celdas que tienen
formato aplicado con otras opciones de alineacin que no producen conflicto, las
opciones de rotacin s estarn disponibles. No obstante, las celdas a las que se haya
aplicado formato con opciones de alineacin que producen conflicto no se girarn.
Cuando el texto de una celda est justificado, aparecer como alineado a la
izquierda si el contenido de la celda se ajusta en una sola lnea. Cuando justifica
texto que abarca mltiples lneas, se justifica cada lnea salvo la ltima.
APLICAR FORMATO A LOS NMEROS DE UNA HOJA DE
CLCULO
Al aplicar distintos formatos de nmero, se pueden mostrar los nmeros como porcentajes, fechas,
monedas, etc. Por ejemplo, si se est trabajando en un presupuesto trimestral, se puede usar el formato
de nmero de moneda para mostrar los valores monetarios.
Cmo?
Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.
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En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en el Selector de cuadro de dilogo situado
junto aNmero (o presione CTRL+1).
En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la
configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un
smbolo de moneda diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en
que se muestran los nmeros negativos.
Para obtener ms informacin sobre formatos de nmero, vea el tema sobre formatos de
nmero disponibles.
Pasos siguientes
Si Microsoft Excel muestra ##### en una celda despus de aplicar formato de nmero, es
probable que la celda no sea lo suficientemente ancha para mostrar los datos. Para aumentar
el ancho de la columna, haga doble clic en el borde derecho de la columna que contiene las
celdas con el error #####. Esto cambiar automticamente el tamao de la columna para
ajustarse al nmero. Tambin puede arrastrar el borde derecho hasta que las columnas tengan
el tamao que desee.
La mayor parte del tiempo, los nmeros se ven de la manera en que se desea, ya sea que se
escriban en la hoja de clculo o que se importen desde una base de datos u otro origen
externo. Sin embargo, Excel en algunas ocasiones aplica un formato de nmero inesperado y es
posible que, a causa de ello, deba ser necesario hacer algunos ajustes. Por ejemplo, si se
escribe un nmero que contiene una barra diagonal (/) o un guin (-), es posible que Excel lo
interprete como una fecha y lo convierta a formato de fecha. Si desea escribir valores no
calculados, como por ejemplo 10e5, 1 p, o 1-2, y no desea que Excel los convierta a un formato
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de nmero integrado, puede aplicar el formato de texto a las celdas y, a continuacin, escribir
el nmero.
Si el formato de nmero integrado no se ajusta a sus necesidades, se puede crear un formato
de nmero personalizado. Como el cdigo que se usa para crear los formatos de nmero puede
ser complicado de entender al principio, lo mejor es usar los formatos de nmero integrados
como punto de partida. A continuacin, puede cambiar alguna de las secciones de cdigo de
este formato para crear su propio formato de nmero personalizado. Para ver el cdigo de
formato de nmero de un formato de nmero integrado, haga clic en la
categora Personalizada y mire en el cuadro Tipo. Por ejemplo, el cdigo [<=9999999]#######;(###) ###-#### se usa para mostrar un nmero telefnico (555) 555-1234.
CREAR UNA FRMULA
Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las frmulas
nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.
Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
Qu son las frmulas de Excel?
Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos
clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte
a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern
seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un
smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda
A1:
Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar
el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no
especificar el signo igual al inicio del texto:
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Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la
otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.
Partes de una frmula de Excel
Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser
utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como
Marzo.
Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos
utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos
incluir en nuestra frmula
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que
conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.
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Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un
ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una
frmula.
4.1 Constantes y referencias de celda
Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir
la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado. En el siguiente
ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:
Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre
regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las
ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro
de la ecuacin.
4.2 Referencias de celda en frmulas
Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras frmulas.
Considera el siguiente ejemplo
La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crear la
siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de la operacin:
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una frmula
con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas
referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado.
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Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos
actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda B2 y en
segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.
Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son
siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celdadentro de
nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula
FUNCIONES EN EXCEL
5.1 FUNCION SUMA
Descripcin:
Suma todos los nmeros de uno o varios rangos de celdas.
Ejemplos de Operacin:
Suma de un rango.
=SUMA(A1:A4)
En el ejemplo anterior se sumarn todos los nmeros que se encuentren en el rango A1:A4, es decir
A1+A2+A3+A4.
Resultado: A1+A2+A3+A4
Suma de celdas separadas
=SUMA(A1,B2,C3)
En el ejemplo anterior se sumarn los valores de las celdas A1,A2 y A3
Resultado: A1+B2+C3
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Suma de varios rangos
=SUMA(A1:A3,B2:B4)
En el ejemplo anterior se sumarn las celdas del rango A1:A3 (A1,A2,A3) ms las celdas del rango
B2:B4 (B2,B3,B4)
Resultado: A1+A2+A3+B2+B3+B4
5.2 SUMAR CELDAS DE DISTINTAS HOJAS
Para sumar celdas de distintas hojas en Excel debemos poner especial atencin a las referencias
de las celdas que vamos a utilizar de manera que la funcin SUMA devuelva los resultados
adecuados.
Referencias a celdas de otras hojas
En primer lugar debemos recordar que para crear una referencia a una celda de otra hoja debemos
hacerlo colocando el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamacin (!) y posteriormente la
direccin de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A1
Sumar celdas de diferentes hojas
Si quiero sumar todas las celdas A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3 puedo tener una frmula como la
siguiente:
Con esta frmula hemos sumado los valores de todas las celdas A1 de la Hoja1 a la Hoja3. De esta
manera podemos especificar la direccin exacta de todas las celdas que deseamos sumar.
Sumar la misma celda en distintas hojas
En el ejemplo anterior sumamos la celda A1 de todas las hojas y especificamos las tres direcciones
de la celda A1. Sin embargo existe un mtodo abreviado para estos casos. Cuando necesitamos
sumar la misma celda en varias hojas podemos utilizar el siguiente mtodo abreviado en la
frmula:
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En este caso los dos puntos (:) separan los nombre de la primera hoja y de la ltima hoja que
vamos a incluir seguidos del signo de exclamacin (!) y la direccin de la celda que se sumar en
cada una de las hojas.
Este mtodo es muy til cuando tienes que sumar la misma celda de muchas hojas porque evita
introducir la direccin de cada una de las celdas. Por ejemplo, si deseamos sumar la celda B5 de las
Hoja1 hasta la Hoja15 la frmula ser:SUMA(Hoja1:Hoja15!B5)
Sumar un rango en distintas hojas
As como podemos sumar una misma celda en diferentes hojas, tambin podemos sumar un rango
en distintas hojas. La nomenclatura es similar.
Esta frmula regresar la suma del rango A1:A3 en todas las hojas desde la Hoja1 hasta la Hoja3.
Las tcnicas que hemos revisado pueden ser aplicadas a otras funciones, as que puedes hacer esta
misma prueba con otras funciones como PROMEDIO, MAX, MIN.
5.3 FUNCION PROMEDIO
La funcin Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmtica entre un grupo de valores que
le pasemos como parmetros.
Bsicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de
los mismos.
Pues bien, como te comentaba hace un momento, esta funcin busca obtener la media aritmtica
entre los valores que le pasamos como parmetros y lo hace sumando todos los valores entre s,
para luego dividirlos entre el conteo de estos.
As, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por ejemplo, el procedimiento
sera as:
1.
Cantidad de parmetros: 2
2.
Suma entre 15 y 5: 20
3.
Dividir el resultado entre la cantidad de parmetros: 20 / 2 = 10
4.
Promedio: 10
Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:
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Como ves, a la funcin promedio le estoy pasando los valores 15 y 5 colocando una referencia a las
celdas donde estn ubicados.
El resultado que arroja la funcin Promedio es el mismo que obtuvimos manualmente:
Grficos en Excel
Lo primero que debes hacer para crear un grfico en Excel es organizar los datos que deseas
trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la
informacin y crear el grfico.
Observa el siguiente ejemplo de datos:
Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que
trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:
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Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de grficos en Excel de
manera que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.
6.1 Crear un grfico en Excel
El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo
Grficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido
crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y seleccionar la primera de
las opciones:
Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:
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Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de una
manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a
los datos.
Tipos de grficos ms utilizados
Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los
datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los valores
en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos de barra,
donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje
vertical.
Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un
perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos de
lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades de
cambio como lo hacen los grficos de rea.
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Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel.
Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de
cada una de las partes respecto al total.
Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en
un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.
Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similiar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas
est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo
que puede hacer un grfico de lnea.
Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre
diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en
lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los
analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos
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de grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada
uno de ellos.
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