1

CAPTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La mejor administracin de toda organizacin dentro del mundo
globalizado, requiere de un eficiente Planeamiento y un adecuado
Control de los diferentes Sistemas Administrativos, que permita
alcanzar los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto
empleo de los recursos asignados permitiendo a las Instituciones
maximizar su rendimiento.

Los gobiernos locales tienen hoy en da la gran responsabilidad de
promover el desarrollo local, porque son las instituciones ms
cercanas a la poblacin, razn por la cual conocen la realidad y la
problemtica existente en su jurisdiccin, que en estos tiempos ven
incrementados sus ingresos, como producto resultado del
crecimiento econmico en el Per; pero que lamentablemente no
son destinados a la satisfaccin de las necesidades bsicas de la
poblacin, porque la ejecucin de gastos es deficiente, existe
mucha traba burocrtica en cuanto a los trmites, los recursos se
distribuyen en actividades no productivas, en consecuencia existe
incapacidad de gasto; por ende el Control Interno no est
cumpliendo su rol de prevenir y verificar la gestin gubernamental,
para la correcta y transparente utilizacin de los recursos.

El Control Interno debe ser efectivo e imparcial en las cuentas
municipales para el uso y destino eficiente de los recursos; pero
ocurre lo contrario, pues en las municipalidades de todo el Per, la
mayor parte del presupuesto no est destinado a resolver los
problemas prioritarios y satisfacer las necesidades humanas
2

bsicas, as promover el desarrollo humano y la capacitacin
permanente, que si pueden generar mayor desarrollo local.
Entonces no hay un control adecuado, por eso es que existen malos
manejos en cuanto a los recursos; ello se explica especialmente por
la deficiente cantidad y calidad de los bienes y servicios que recibe la
poblacin, quienes no invierten al mximo de sus capacidades y
creando la imagen de las instituciones del Estado como ineficientes,
burocrticos y desintegrados.

El Control Interno tiene que evaluar las actividades de la
Municipalidad, as promover la correcta y transparente ejecucin de
gastos, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y
operaciones, as como el logro de sus resultados, para contribuir con
el cumplimiento de los fines y metas institucionales; la deficiencia en
la ejecucin de gastos; slo se superar generando capacidades y
habilidades del personal responsable, para optimizar la calidad de
servicios, haciendo ms giles y dinmicos sus funciones, para
brindar servicio de calidad y satisfacer las necesidades bsicas de la
poblacin, ejecutando proyectos de inversin social de mayor
urgencia que generen mayor desarrollo en su jurisdiccin.

El Control Interno dentro de la organizacin en estudio, est
implementado en todos sus niveles; encontrndose actualmente en
proceso de acondicionamiento a las nuevas normas dictadas en
materia de control, as como de acuerdo a las caractersticas y
problemtica de la presente investigacin.

Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado Sistema de
Control Interno no constituye garanta de que no puedan ocurrir
irregularidades, lo que elimina el Sistema de Control Interno es la
"Probabilidad" de que esto suceda.

3

Efectuar pagos de bienes no internados en Almacn y servicios no
prestados.
Incumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado.
Otorgar la buena pro a proveedores que no cumplan con los
requisitos bsicos para contratar con el estado.
Internar bienes o prestar servicios con especificaciones tcnicas
diferentes a las sealadas en las solicitudes de cotizacin.
Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no estn acordes con
el mercado.
Honrar las obligaciones de acuerdo al compromiso de pago.
Evitar comprometer gastos en las Adquisiciones de Bienes y/o
Servicios por montos superiores al Marco Presupuestal
aprobado por la Ley anual de Presupuesto.

Estas deficiencias por accin u omisin conllevan a
responsabilidades de Orden Administrativo y Penal tanto a nivel
Directivo como al Personal que trabaja en cada uno de los procesos
que involucran al Sistema Logstico de Abastecimiento, de acuerdo
a su grado de participacin y decisin que conlleve perjuicio al
Estado.

La Ejecucin Presupuestal realiza la fiscalizacin de los controles
efectuados en el Proceso de Adquisicin, as como el Control del
Marco Presupuestal establecido en el calendario de compromisos
mensual para su posterior trmite a la Unidad Ejecutora de Pago.
Dada la importancia de las funciones que cumple este organismo ha
sido elevado de categora de seccin al Departamento dotndose
de mayores recursos humanos debidamente capacitados y equipos
que le permitan cumplir con su misin.
En los dos ltimos aos se ha podido apreciar que al trmino del
4

Ejercicio Fiscal quedan obligaciones pendientes de pago debido a la
necesidad imperiosa de atender los requerimientos para restablecer
el Orden Interno con motivo de los problemas poltico social que
viene atravesando el pas.
La dinmica en los cambios de los Procesos de Tesorera y las
nuevas tcnicas de control origina que los actuales manuales
necesitan ser actualizados y se formulen las directivas
correspondientes para un mejor cumplimiento de las funciones y
posterior determinacin de responsabilidades por su incumplimiento
de los mismos.

La Municipalidad Distrital de Echarati La Convencin en su
estructura orgnica cuenta con la oficina de Planeamiento y
Presupuesto, responsable de conducir, ejecutar y evaluar las
actividades referidas a los Sistemas de Planificacin, Presupuesto,
Racionalizacin y estadsticos de carcter integral, permanente y
participativo.

1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA DE ESTUDIO

1.2.1. PROBLEMA GENERAL
Cmo es el proceso de control interno en el sistema de
presupuestos de la Municipalidad Distrital de Echarati?

1.2.2. PROBLEMAS ESPECFICOS
[Link]. Cmo es el ambiente del proceso de control
interno en el sistema de presupuestos de la
Municipalidad Distrital de Echarati?
[Link]. Cmo es la evaluacin de riesgos del proceso de
control interno en el sistema de presupuesto de la
Municipalidad Distrital de Echarati?
5

[Link]. Cmo son las actividades del proceso de control
interno en el sistema de presupuesto de la
Municipalidad Distrital de Echarati?
[Link]. Cmo es la informacin y comunicacin en el
proceso del control interno en el sistema de
presupuestos de la Municipalidad Distrital de
Echarati?
[Link]. Cmo es la supervisin y monitoreo en el proceso
de control interno del sistema de presupuestos de
la Municipalidad de Echarati?

1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.3.1. OBJETIVO GENERAL

Determinar el proceso de Control Interno en el sistema de
presupuesto de la Municipalidad de Distrital de Echarati.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
[Link]. Determinar el ambiente del proceso de control
interno en el sistema de presupuestos de la
Municipalidad Distrital de Echarati
[Link]. Identificar la evaluacin de riesgos del proceso de
control interno en el sistema de presupuesto de la
Municipalidad Distrital de Echarati
[Link]. Determinar las actividades del proceso de control
interno en el sistema de presupuesto de la
Municipalidad Distrital de Echarati
[Link]. Determinar la informacin y comunicacin en el
proceso del control interno en el sistema de
6

presupuestos de la Municipalidad Distrital de
Echarati
[Link]. Determinar la supervisin y monitoreo en el
proceso de control interno del sistema de
presupuestos de la Municipalidad de Echarati.

1.4. JUSTIFICACIN

El presente Caso de Estudio se ha realizado con la finalidad de que
a partir de este se podrn mejorar elementos como el compromiso,
capacidad de gasto, confianza, coordinacin y comunicacin que
se presentan ausentes en el Sistema de Presupuestos, el desarrollo
de este trabajo, se lleva a cabo tomando en consideracin la
importancia que tiene el Control Interno en la verificacin de las
actividades que se realizan a nivel organizacional; por lo cual teniendo
en cuenta dicha problemtica ste estudio busca determinar
tcnicamente si el Control Interno puede optimizar la Gestin en el
Departamento de Ejecucin Presupuestal, motivo por el cual es
pertinente y oportuno realizar un estudio de esta situacin y elevar
una propuesta que pueda mejorar el tipo de administracin que a la
fecha se viene realizando.

El presente caso de estudio, es factible por ser un tema de mucho
inters tanto para la suscrita como para la Municipalidad Distrital de
Echarati, por otra parte debo mencionar que existe un compromiso
de las autoridades municipales as como de los funcionarios y
trabajadores municipales quienes brindarn la informacin que el
caso amerite.

1.5. IMPORTANCIA
La presente investigacin, tiene por finalidad constituirse en un
7

aporte importante en la gestin que se lleva a cabo a nivel del
Departamento de Ejecucin Presupuestal; por lo tanto presenta
aportes importantes y de aplicabilidad en la Institucin.
La situacin del presupuesto participativo en nuestro pas, como
sabrn el presupuesto participativo es un proceso en el cual la
poblacin participa en las decisiones que se van a tomar para ver qu
proyectos se van a realizar en el siguiente ao y que estos proyectos
deben solucionar los problemas que ms afecten a la poblacin,
prioritariamente la poblacin ms vulnerable...muchos dirn este
proceso no funciona porque al final los alcaldes o los presidentes
regionales cambian las prioridades de los proyectos y hacen otros
proyectos que no fueron seleccionados en este proceso participativo.
Si bien es cierto en la rendicin de cuentas el Alcalde tiene que
explicar el motivo por el cual no se realizaron dichos proyectos, para
ello el comit de vigilancia debe poner mucha atencin y velar por los
proyectos que se acordaron en un proceso transparente y
democrtico, de no ser as acudir a la Contralora, Defensora del
Pueblo o Ministerio Pblico sealando dichas irregularidades para que
tomen cartas en el asunto.

El presupuesto participativo si es que funcionara al 100% acorde a los
dispositivos legales, a la fecha ya se estara viendo los frutos de este
proceso, por ser la poblacin quien mejor conoce los problemas que
ms le afectan y que los proyectos que se seleccionen ayudarn a
solucionar estos problemas, por eso es necesario tener un Plan de
Desarrollo Concertado lo ms adecuado a la realidad donde se
muestre un buen diagnstico de la situacin de la localidad para poder
as saber qu es lo que realmente se tiene que hacer para
solucionar los problemas.


8

1.6. POBLACIN

La poblacin est constituida por los trabajadores que tienen la
calidad de nombrados en la Municipalidad Distrital de Echarati en un
nmero de 100.

1.7. MUESTRA

Siendo una poblacin de 100 esta misma se constituye como
muestra de 30 colaboradores, no sin antes aclarar que estos
pertenecen a las dependencias administrativas de Oficina de
Planeamiento Presupuesto y Racionalizacin, as como la Oficina
de Proyectos de Inversin, que se encuentran ubicadas dentro de
los rganos de asesoramiento de la Municipalidad Distrital de
Echarati.
















9

CAPTULO II

MARCO TERICO

2.1 ANTECEDENTES HISTRICOS

Desde la dcada de los 80 y los 90 en el Per se ha venido realizando
prcticas participativas en planeamiento y ejecucin presupuestaria y
gestin de proyectos en el marco de la autonoma municipal en
diversas localidades del pas.
En la regin Cusco, Existen importantes experiencias de participacin
ciudadana en los diferentes niveles, tanto local como regional. Un
antecedente en la gestin participativa en los gobiernos locales es el
programa que constituye un modelo piloto de intervencin, cuya
implementacin se inici en 1993 y tuvo como propuesta central la
constitucin de Comits Distritales de Desarrollo, los cuales ya por
entonces fueron considerados como puntos de convergencia de la
poblacin de bases, el Estado, los gobiernos locales y la instituciones
privadas de desarrollo. Este programa concluyo en 1995. Sin
embargo los del Comit Distrital de Desarrollo continuaron y
continan vigentes en varios distritos del departamento.

El Per es uno de los pases ms centralizados de la Regin. A pesar
de poseer alrededor de 1,900 gobiernos municipales, stos apenas
manejan el 5% del presupuesto de la repblica. El gobierno central
concentraba, en el ao 2000, el 87% de los ingresos pblicos
despus de las transferencias de ley, frente al 65% en promedio de
gobiernos de pases medianos y grandes de la Regin y 54% en
pases desarrollados. A nivel del gasto pblico se daba el mismo
comportamiento, para el mismo ao, los gobiernos locales, fueron
responsables del 12% del gasto total, frente al 34% en Amrica Latina
y al 43% en los pases desarrollados.
10

El Departamento de Ejecucin Presupuestal depende jerrquica,
orgnica y funcionalmente de la Gerencia Municipal, cuya misin es la
de efectuar en forma permanente la incidencia de las adquisiciones
en la ejecucin del calendario de compromisos mensual asignado a
esta Dependencia, con la finalidad de asegurar la ptima utilizacin
de los recursos autorizados en las Fuentes de Financiamiento de
Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados, dentro
de los lmites establecidos en las normas que rigen el Presupuesto
Pblico.

Un amplio espectro de fuerzas polticas y sociales del pas sumaron
voluntades para que se avanzara en esta lnea. La firma del Acuerdo
Nacional suscrito, en julio del 2001, por todos los partidos polticos,
despus de una intensa consulta con la sociedad civil, sella esta
primera etapa de intencin de trabajar todos por la reorganizacin del
Estado.

2.2 NORMAS LEGALES
1


2.2.1 LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE
PRESUPUESTO LEY 29812
2


Mediante la Ley N 29812 publicada el 09.12.2011 se
aprueba el Presupuesto Anual de Gastos para el Ao Fiscal
2012 por el monto de SI. 95 534 635 146,00 (NOVENTA Y
CINCO MIL QUINIENTOSTREINTA Y CUATRO MILLONES
SEISCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL CIENTO
CUARENTA Y SEIS Y 00/100 NUEVOS SOLES) que
comprende los crditos presupuestarios mximos
correspondientes a los pliegos presupuestarios del Gobierno

1
[Link] (recuperado
el 10-05-2013)
2
Normas Legales, Diario el peruano, (2011) Ley general del sistema nacional de
presupuesto ley 29812 Publicado el 9-12-2011.
11

Nacional, los gobiernos regionales y los gobiernos locales,
agrupados en Gobierno Central e instancias
descentralizadas, conforme a la Constitucin Poltica.

2.2.2 LEY DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL
ESTADO LEY N

28716
3


La presente Ley tiene por objeto establecer las normas para
regular la elaboracin, aprobacin, implantacin,
funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacin del control
interno en las entidades del Estado, con el propsito de
cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos
con acciones y actividades de control previo, simultneo y
posterior, contra los actos y prcticas indebidas o de
corrupcin, propendiendo al debido y transparente logro de
los fines, objetivos y metas institucionales.

2.2.3 LEY ORGNICA DE MUNICIPALIDADES N 27972
4


Las municipalidades provinciales y distritales se originan en la
respectiva demarcacin territorial que aprueba el Congreso
de la Repblica, a propuesta del Poder Ejecutivo. Sus
principales autoridades emanan de la voluntad popular
conforme a la Ley Electoral correspondiente. Las
municipalidades de centros poblados son creadas por
ordenanza municipal provincial.
Los gobiernos locales representan al vecindario, promueven
la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales y el
desarrollo integral, sostenible y armnico de su

3
Normas Legales, Diario el peruano, (2006) Ley de control interno de las entidades del
estado ley N

28716 Publicado el 18-04-2006 Pg.316871.
4
Normas Legales, Diario el peruano, (2003) Ley Orgnica de Municipalidades ley N

27972 Publicado el 06-05-2003.
12

circunscripcin. La estructura, organizacin y funciones
especficas de los gobiernos locales se cimientan en una
visin de Estado democrtico, unitario, descentralizado y
desconcentrado, con la finalidad de lograr el desarrollo
sostenible del pas.
En el marco del proceso de descentralizacin y conforme al
criterio de subsidiariedad, el gobierno ms cercano a la
poblacin es el ms idneo para ejercer la competencia o
funcin, por consiguiente el gobierno nacional no debe asumir
competencias que pueden ser cumplidas ms eficientemente
por los gobiernos regionales, y stos, a su vez, no deben
hacer aquello que puede ser ejecutado por los gobiernos
locales.

2.2.4 LEY DE PRESUPUESTO PARTICIPATIVO N 28056
5


[Link] Definicin.- El proceso del presupuesto participativo
es un mecanismo de asignacin equitativa, racional,
eficiente, eficaz y transparente de los recursos
pblicos, que fortalece las relaciones Estado -
Sociedad Civil. Para ello los gobiernos regionales y
gobiernos locales promueven el desarrollo de
mecanismos y estrategias de participacin en la
programacin de sus presupuestos, as como en la
vigilancia y fiscalizacin de la gestin de los recursos
pblicos.

[Link] Objeto.- La Ley tiene por objeto establecer
disposiciones que aseguren la efectiva participacin
de la sociedad civil en el proceso de programacin

5
Normas Legales, Diario el peruano, (2003) Ley del Presupuesto Participativo ley N

28056 D.S. N 171-2003-EF, Publicado el 15-07-2003 Pg.316871.
13

participativa del presupuesto, el cual se desarrolla en
armona con los planes de desarrollo concertados de
los gobiernos regionales y gobiernos locales, as
como la fiscalizacin de la gestin.

[Link] Finalidad.- La Ley tiene por finalidad recoger las
aspiraciones y necesidades de la sociedad, para
considerarlos en los presupuestos y promover su
ejecucin a travs de programas y proyectos
prioritarios, de modo que les permita alcanzar los
objetivos estratgicos de desarrollo humano, integral
y sostenible. Asimismo optimizar el uso de los
recursos a travs de un adecuado control social en
las acciones pblicas.

[Link] Participacin.- Los gobiernos regionales y gobiernos
locales promueven el desarrollo de mecanismos y
estrategias de participacin de la sociedad civil, en la
programacin de su presupuesto, en concordancia
con sus planes de desarrollo concertados; as como,
en la vigilancia y fiscalizacin de la gestin de los
recursos pblicos.

[Link] Transparencia.- Los presupuestos de los gobiernos
regionales y gobiernos locales son objeto de difusin
por los medios posibles de informacin, a fin de que la
poblacin pueda tener conocimiento de ellos.

[Link] Igualdad.- Las organizaciones de la sociedad tienen
las mismas oportunidades para intervenir y participar
sin discriminaciones de carcter poltico, ideolgico,
religioso, racial o de otra naturaleza, en los procesos
14

de planificacin y presupuesto participativo.

[Link] Tolerancia.- Es la garanta de reconocimiento y
respeto a la diversidad de opiniones, visiones y
posturas de quienes conforman la sociedad, como un
elemento esencial para la construccin de
consensos.

[Link] Eficacia y eficiencia.- Los gobiernos regionales y
gobiernos locales organizan su gestin en torno a
objetivos y metas establecidos en los planes
concertados y presupuestos participativos,
desarrollando estrategias para la consecucin de los
objetivos trazados y con una ptima utilizacin de los
recursos. La medicin de los logros se basa en
indicadores de impacto, de resultados y de productos,
normados por las instancias correspondientes.

[Link] Equidad.- Las consideraciones de equidad son un
componente constitutivo y orientador de la gestin
regional y local, sin discriminacin, igual acceso a las
oportunidades e inclusin de grupos y sectores
sociales que requieran ser atendidos de manera
especial.

[Link] Competitividad.- Los gobiernos regionales y
gobiernos locales tienen como objetivo la gestin
estratgica de la competitividad. Para ello promueven
la produccin y su articulacin a los ejes de desarrollo
o corredores econmicos, as como la ampliacin de
mercados interno y externo, en un entorno de
innovacin, de calidad, de alianzas y acuerdos entre
15

los sectores pblico y privado.


[Link] Respeto a los Acuerdos.- La participacin de la
sociedad civil en los presupuestos de los gobiernos
regionales y gobiernos locales se fundamenta en el
compromiso de cumplimiento de los acuerdos o
compromisos concertados.

[Link] Artculo 82 de la Constitucin Poltica del Per.

[Link] Ley N27785, Ley del Sistema Nacional de Control y
de la Contralora General de la Repblica.

[Link] Resolucin de Contralora N320-2006-CG que
aprueba las Normas de Control Interno.

[Link] Resolucin de Contralora General N458-2008-CG
que aprueba la Gua para la Implementacin del
Sistema de Control Interno de las entidades del
Estado.

[Link] Resolucin de Contralora N094-2009-CG Ejercicio
del Control Preventivo por la Contralora General de
la Repblica (CGR) y los rganos de Control
Institucional (OCI).







2.3 PROCESO DE CONTROL INTERNO
16

2.3.1 DEFINICIN
6


Es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos
adoptados por una organizacin, con el fin de asegurar que:

Los activos estn debidamente protegidos
Los registros contables sean fidedignos
La actividad se realiza eficazmente de acuerdo con
polticas trazadas por la gerencia

Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el
riesgo de prdida de valor de los activos y ayudan a garantizar
la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de
las leyes y normas vigentes.
El control interno se define como un proceso, efectuado por el
personal de una entidad, diseado para conseguir unos
objetivos especficos. La definicin es amplia y cubre todos
los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo
permite centrarse en objetivos especficos.

El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la
direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las
siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

6
Proceso De Control Interno. [Link]. Recuperado 04,abril, 2013,
de[Link]
17

2.3.2 DIVISIN DE LOS CONTROLES INTERNOS

Los controles internos se dividen en:

Controles internos contables
Controles internos administrativos


a. CONTROLES INTERNOS CONTABLES

Los controles internos contables comprenden:

El plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos cuya misin es salvaguardar los
activos y la confiabilidad de los registros contables.

Deben brindar seguridad razonable sobre lo
siguiente:

Las operaciones se realizan de acuerdo con
autorizaciones de la administracin.
Las operaciones se registran debidamente para:
Facilitar la preparacin de estados financieros
de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados y Lograr salvaguardar
los activos.
poner a disposicin de la gerencia informacin
suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
La existencia contable de los bienes se debe
comparar peridicamente con la existencia
fsica y se toman las medidas oportunas en caso
de presentarse diferencias.
18

2.3.3 OBJETIVOS DEL PROCESO DEL CONTROL INTERNO

Se estudian a continuacin los objetivos
7
que persigue un
proceso de control interno:

Proteger los recursos de la organizacin buscando una
adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales
que los puedan afectar (control contable)
Garantizar la eficiencia, eficacia y economa en todas las
operaciones de la organizacin, promoviendo y facilitando
la correcta ejecucin de las funciones y actividades
establecidas (control administrativo)
Velar porque todas las actividades y recursos de la
organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los
objetivos previstos (control administrativo).
Garantizar la correcta y oportuna evaluacin y seguimiento
de la gestin de la organizacin (control administrativo)
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad
de la informacin y los registros que respaldas la gestin
(control contable)

Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los
riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se
presentan en la organizacin y que puedan comprometer el
logro de los objetivos programados (control administrativo)

Garantizar que el sistema de control interno disponga de
sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin de
los cuales hace parte la auditora interna (control
administrativo)

7
[Link]
ssy0xplmnmz0vmafgjzoldxf29tzwnjaws_bxddtwdlmzcqjwmdq1cziakioekdhaarwnc-sp1o
9cumbgygniaujt5ebsag5pzgkmv4lhczym_n1w_idfcimveurealgdgig!!/dl4/d5/l2dbisevz0fbi
s9nqseh/ ( Recuperado el 3-04-2013)
19


Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y
mecanismos de planeacin y para el diseo y desarrollo
organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura,
caractersticas y funciones (control administrativo).

2.3.4 CARACTERSTICAS DEL PROCESO DE CONTROL
INTERNO

El proceso de control interno est conformado por los
sistemas contables, financieros, de planeacin, de
verificacin, informacin y operacionales de la respectiva
organizacin.

2.3.5 COMPONENTES DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO
8


Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos del
proceso de control interno que se relacionan entre s y son
inherentes al estilo de gestin de la empresa. Los mismos
son:
Ambiente de Control.
Evaluacin de Riesgos.
Actividades de Control.
Informacin y Comunicacin.
Supervisin o Monitoreo.
Los componentes del control
9
interno son el cuerpo del
sistema y existen por las funciones que desarrollan cada uno
de ellos. Proporcionan un grado de seguridad razonable en

8
[Link]
recuperado el 05-marzo del 2013.
9
[Link]
recuperado el 7. Abril.2013
20

cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las
siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
a. Entorno de control:

El entorno de control
10
marca la pauta del funcionamiento
de una empresa e influye en la concienciacin de sus
empleados respecto al control. Es la base de todos los
dems componentes del control interno, aportando
disciplina y estructura. Los factores del entorno de control
incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de
los empleados de la empresa, la filosofa de direccin y el
estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna
autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atencin y
orientacin que proporciona al consejo de administracin.

El ncleo de un negocio es su personal
11
(sus atributos
individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la
profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados
son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre
los que descansa todo.



10
GUERRA-GARCIA, [Link] EMPRESA. La revista de los emprendedores del
Per Ao II Nro. 29.P.11

11
ALVAREZ, G. (1992).El constructo: Clima organizacional: concepto, teoras,
investigaciones y resultados relevantes. Revista Interamericana de Psicologa
Ocupacional. 11 p.27-30.
21

El Entorno de control propicia la estructura en la que se
deben cumplir los objetivos y la preparacin del hombre
que har que se cumplan.

b. Evaluacin de los riesgos:

Las organizaciones, cualquiera sea su tamao, se
enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos
que tienen que ser evaluados. Una condicin previa a la
evaluacin del riesgo es la identificacin de los objetivos a
los distintos niveles, vinculados entre s e internamente
coherentes. La evaluacin de los riesgos consiste en la
identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la
consecucin de los objetivos, y sirve de base para
determinar cmo han de ser gestionados los riesgos.
Debido a que las condiciones econmicas, industriales,
legislativas y operativas continuarn cambiando
continuamente, es necesario disponer de mecanismos
para identificar y afrontar los riesgos asociados con el
cambio.

La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se
enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar,
analizar y tratar los riesgos correspondientes en las
distintas reas.
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos
prudentes, la direccin debe identificar y analizar riesgos,
cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran as
como las posibles consecuencias.


22

La evaluacin del riesgo no es una tarea a cumplir de una
vez para siempre. Debe ser un proceso continuo, una
actividad bsica de la organizacin, como la evaluacin
continua de la utilizacin de los sistemas de informacin o
la mejora continua de los procesos.

Los procesos de evaluacin del riesgo deben estar
orientados al futuro, permitiendo a la direccin anticipar los
nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para
minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro
de los resultados esperados. La evaluacin del riesgo tiene
un carcter preventivo y se debe convertir en parte natural
del proceso de planificacin de la empresa.

c. Actividades de control:

Las actividades de control
12
son las polticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a
cabo las instrucciones de la direccin de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias
para controlar los riesgos relacionados con la consecucin
de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control
en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las
funciones.

Deben establecerse y ajustarse polticas y procedimientos
que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que
se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas
necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a

12
PIERO, J; PIETRO, F (1996).Tratado de Psicologa del trabajo. La actividad laboral en
su contexto. Espaa. Ediciones Amaru.

23

la consecucin de los objetivos de la unidad.

Las actividades de control existen a travs de toda la
organizacin y se dan en toda la organizacin, a todos los
niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales
como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, anlisis de la eficacia operativa, seguridad
de los activos, y segregacin de funciones.

En algunos entornos, las actividades de control se
clasifican en; controles preventivos, controles de
deteccin, controles correctivos, controles manuales o de
usuario, controles informticos o de tecnologa de
informacin, y controles de la direccin.
Independientemente de la clasificacin que se adopte, las
actividades de control deben ser adecuadas para los
riesgos.

d. Informacin y comunicacin:

Las personas no viven aisladas y tampoco son
autosuficientes sino que se relacionan continuamente con
otras o con su ambiente por medio de la comunicacin.
sta se define
13
como la transferencia de informacin o de
significado de una persona a otra. Dicho de otra forma, es
el proceso por el cual se transmite informacin y
significados de una persona a otra. Asimismo, es la
manera de relacionarse con otras personas a travs de
ideas, hechos, valores. La comunicacin es el proceso que

13
CHIAVENATO, Idalberto. (2009)Administracin de recursos Humanos. Novena
edicin. Mc Graw Hill.Pp50-52
24

une a las personas para compartir sentimientos y
conocimientos, y que comprende transacciones entre ellas.

Se debe identificar, recopilar y comunicar informacin
pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada
empleado con sus responsabilidades. Los sistemas
informticos producen informes que contienen informacin
operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las
normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma
adecuada.

Dichos sistemas no slo manejan datos generados
internamente, sino tambin informacin sobre
acontecimientos internos, actividades y condiciones
relevantes para la toma de decisiones de gestin as como
para la presentacin de informacin a terceros. Tambin
debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms
amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos
los mbitos de la organizacin, de arriba hacia abajo y a la
inversa.

El mensaje por parte de la alta direccin a todo el personal
ha de ser claro; las responsabilidades del control han de
tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender
cul es el papel en el sistema de control interno y como las
actividades individuales estn relacionadas con el trabajo
de los dems. Por otra parte, han de tener medios para
comunicar la informacin significativa a los niveles
superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicacin
eficaz con terceros, como clientes, proveedores,
organismos de control y accionistas.
25

En la actualidad nadie concibe la gestin de una empresa
sin sistemas de informacin. La tecnologa de informacin
se ha convertido en algo tan corriente que se da por
descontada. En muchas organizaciones los directores se
quejan de que los voluminosos informes que reciben les
exigen revisar demasiados datos para extraer la
informacin pertinente.

En tales casos puede haber comunicacin pero la
informacin est presentada de manera que el individuo no
la puede utilizar o no la utiliza real y efectivamente. Para
ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en
las operaciones de manera que soporte estrategias
proactivas en lugar de reactivas.

Todo el personal, especialmente el que cumple
importantes funciones operativas o financieras, debe
recibir y entender el mensaje de la alta direccin, de que
las obligaciones en materia de control deben tomare en
serio. Asimismo debe conocer su propio papel en el
sistema de control interno, as como la forma en que sus
actividades individuales se relacionan con el trabajo de los
dems.
Si no se conoce el sistema de control, los cometidos
especficos y las obligaciones en el sistema, es probable
que surjan problemas. Los empleados tambin deben
conocer cmo sus actividades se relacionan con el trabajo
de los dems.

Debe existir una comunicacin efectiva a travs de toda la
organizacin.
26

El libre flujo de ideas y el intercambio de informacin son
vitales. La comunicacin en sentido ascendente es con
frecuencia la ms difcil, especialmente en las
organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la
importancia que tiene.

Los empleados que trabajan en la primera lnea
cumpliendo delicadas funciones operativas e interactan
directamente con el pblico y las autoridades, son a
menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los
problemas a medida que surgen.

El fomentar un ambiente adecuado para promover una
comunicacin abierta y efectiva est fuera del alcance de
los manuales de polticas y procedimientos. Depende del
ambiente que reina en la organizacin y del tono que da la
alta direccin.
Los empleados deben saber que sus superiores desean
enterarse de los problemas, y que no se limitarn a apoyar
la idea y despus adoptarn medidas contra los empleados
que saquen a luz cosas negativas. En empresas o
departamentos mal gestionados se busca la
correspondiente informacin pero no se adoptan medidas y
la persona que proporciona la informacin puede sufrir las
consecuencias.

Adems de la comunicacin interna debe existir una
comunicacin efectiva con entidades externas tales como
accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello
contribuye a que las entidades correspondientes
comprendan lo que ocurre dentro de la organizacin y se
27

mantengan bien informadas. Por otra parte, la informacin
comunicada por entidades externas a menudo contiene
datos importantes sobre el sistema de control interno.

e. Supervisin y monitoreo:

Los sistemas de control interno requieren supervisin, es
decir, un proceso que comprueba que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
Esto se consigue mediante actividades de supervisin
continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de
ambas cosas. La supervisin continuada se da en el
transcurso de las operaciones. Incluye tanto las
actividades normales de direccin y supervisin, como
otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realizacin de sus funciones. El alcance y la frecuencia de
las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de
una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los
procesos de supervisin continuada. Las deficiencias
detectadas en el control interno debern ser notificadas a
niveles superiores, mientras que la alta direccin y el
consejo de administracin debern ser informados de los
aspectos significativos observados.

Todo el proceso debe ser supervisado, introducindose
las modificaciones pertinentes cuando se estime
necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar
gilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias.

Es preciso supervisar continuamente los controles internos
para asegurarse de que el proceso funciona segn lo
28

previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una
vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser
adecuados y de dar a la direccin la razonable seguridad
que ofrecan antes.

El alcance y frecuencia de las actividades de supervisin
dependen de los riesgos a controlar y del grado de
confianza que inspira a la direccin el proceso de control.
La supervisin de los controles internos puede realizarse
mediante actividades continuas incorporadas a los
procesos empresariales y mediante evaluaciones
separadas por parte de la direccin, de la funcin de
auditora interna o de personas independientes. Las
actividades de supervisin continua destinadas a
comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las
actividades peridicas de direccin y supervisin,
comparaciones, conciliaciones, y otras acciones de rutina.

Luego del anlisis de cada uno de los componentes,
podemos sintetizar que stos, vinculados entre s:
Generan una sinergia y forman un sistema integrado que
responde de una manera dinmica a las circunstancias
cambiantes del entorno.
Son influidos e influyen en los mtodos y estilos de
direccin aplicables en las empresas e inciden
directamente en el sistema de gestin, teniendo como
premisa que el hombre es el activo ms importante de toda
organizacin y necesita tener una participacin ms activa
29

en el proceso de direccin y sentirse parte integrante del
Sistema de Control Interno que se aplique.
Estn entrelazados con las actividades operativas de la
entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las
mismas.
Permiten mantener el control sobre todas las actividades.
Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de
seguridad razonable de que una o ms de las categoras
de objetivos establecidas van a cumplirse. Por
consiguiente, estos componentes tambin son criterios
para determinar si el control interno es eficaz.
Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control
interno dirigido al rea financiera.
Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos
organizacionales en sentido general.
2.4 SISTEMA DE PRESUPUESTO
El sistema de presupuesto
14
est conformado por un conjunto de
polticas, normas, organismos, recursos y procedimientos, utilizados
en las distintas etapas del proceso presupuestario; tiene por objeto
prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos
anualmente para el financiamiento, tanto de planes, programas y
proyectos, como de la organizacin adoptada, a fin de cumplir los
objetivos y metas del sector pblico, en orden a satisfacer las
necesidades sociales; requiere para su funcionamiento, de niveles
organizativos, de decisin poltica, unidades tcnico normativas
centrales y unidades perifricas responsables de su utilizacin.

14
[Link]
[Link] recuperado
el 7 de marzo del 20013.



30

El sistema de presupuesto cumple un doble papel, es uno de los
sistemas que integran la administracin financiera pblica y, al mismo
tiempo es una herramienta de ejecucin de polticas y planes a
mediano y corto plazo.

2.4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SISTEMA DE
PRESUPUESTOS
Los objetivos especficos
15
del sistema de presupuesto son
los siguientes:
Posibilitar la instrumentacin anual de los objetivos,
polticas y metas definidos por las autoridades polticas de
mayor nivel.
Permitir una eficiente asignacin y uso de los recursos
reales y financieros que demanda el cumplimiento de los
objetivos y metas incluidos en le presupuesto.
Lograr un adecuado equilibrio en las diversas etapas del
proceso presupuestario, entre la centralizacin normativa
y la descentralizacin operativa.
Brindar informacin en cada una de las etapas del
proceso presupuestario, sobre las variaciones reales y
financieras, a efecto de que las decisiones de los niveles
superiores se adopten vinculando ambos tipos de
variables.
Contar con una estructura que posibilite alcanzar las
necesarias interrelaciones entre los sistemas de
administracin financiera, y permita el ejercicio del control
interno y externo.

15
Portal de intranet de La Municipalidad Distrital de Echarati
31

Para alcanzar dichos objetivos es necesario utilizar tcnicas
que permitan interrelacionar las variables reales y
financieras en todas las etapas del proceso presupuestario.
De esta manera, se puede vincular la produccin pblica con
las demandas y necesidades de la sociedad, determinar el
impacto del ingreso y del gasto pblico en la economa y
medir el costo de la gestin pblica.
La tcnica del presupuesto por programas es un instrumento
idneo, ya que posibilita que se expresen los procesos
productivos ejecutados por las instituciones pblicas,
cuando vinculan insumos con productos.
As mismo, es necesario desarrollar un sistema de
clasificaciones presupuestarias utilizables en todas las
etapas del proceso presupuestarias. Estas clasificaciones
deben elaborarse de manera que sirvan para la contabilidad,
las operaciones de tesorera, crdito pblico, recursos
humanos, compras y contrataciones y administracin de
bienes.

2.5 OFICINA DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y
RACIONALIZACION









GERENCIA
MUNICIPAL
OFICINA DE
PLANEAMIENTO,
PRESUPUESTO Y
RACIONALIZACION
UNIDAD DE
PLANEAMIENTO Y
RACIONALIZACION
UNIDAD DE
PRESUPUESTO
32

2.5.1 FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIN DE
PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y
RACIONALIZACION
16
.

Controlar el cumplimiento de la normatividad legal
vigente en materia de su competencia.
Cumplir y hacer cumplir las ordenanzas y acuerdos del
concejo Municipal y las disposiciones del alcalde.
Asesorar y participar en la formulacin y elaboracin del
Plan de Desarrollo Concertado PDC.
Disear e implementar metodologas aplicables al
proceso de planificacin estratgica participativa y
concertada.
Alcanzar propuestas tcnicas y procedimientos
adecuados para la eficiente ejecucin fsica y financiera
de los proyectos de inversin del mbito local, as como
vigilar su cumplimiento.
Emitir opinin tcnica sobre diversos planes, proyectos,
estudios e informes tcnicos de inters local.
Dirigir los proyectos de informes de gestin, memoria anual,
rendicin de cuentas de la municipalidad.
Dirigir la elaboracin del Plan Operativo Institucional POI.
Formular el Plan Operativo Anual de su unidad orgnica y
hacer las evaluaciones respectivas (semestral y anual).
Dirigir y coordinar las evaluaciones trimestrales, semestrales
mediante la aplicacin del mdulo del proceso
presupuestario SIAF, GL.
Participar en las acciones de programacin y formulacin de
los proyectos del Presupuesto Participativo por Resultados.
Proponer el proyecto del presupuesto en las etapas de

16
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
33

exposicin, sustentacin, discusin y aprobacin ante
Consejo Municipal.
Mantener coordinacin permanente con los rganos
rectores del Sistema de Presupuesto del Ministerio de
Economa y Finanzas.
Evaluar actividades del sistema y determina las medidas
correctivas para el buen funcionamiento del mismo.
Dirigir la modificacin o actualizacin de los documentos de
gestin que le compete como el reglamento de organizacin
y funciones (ROF), el manual de organizaciones y funciones
(MOF), el cuadro de asignacin de personal (CAP), el texto
nico de procedimientos administrativos (TUPA), etc.

2.5.2 DEPENDENCIA Y JURISDICCIN DE LA DIRECCIN DE
PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y
RACIONALIZACION.
Orgnica y funcionalmente depende directamente del
Alcalde y el Gerente Municipal y es responsable del
cumplimiento de sus funciones.

2.5.3 CANALES DE COORDINACIN DE LA DIRECCIN DE
PRESUPUESTO

Efecta coordinaciones con el Alcalde, Gerencia Municipal,
la Gerencia de Administracin, Gerentes de Lnea y rganos
desconcentrados de la Municipalidad Distrital de Echarati,
as mismo coordina con el MEF.




34

2.5.4 RELACIN JERRQUICA DE SUS RGANOS

[Link] RGANO DE ASESORAMIENTO

A. UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACIN
El jefe de Planeamiento y Racionalizacin cumple
la funcin de asesoramiento, que est encargado
de formular, dirigir y ejecutar y evaluar el proceso
de planeamiento y racionalizacin en
concordancia de las normas legales vigentes est
a cargo de un funcionario de confianza designado
por el alcalde tiene el cargo de jefe de la unidad.

a. Funciones Especficas
17

Controlar y vigilar el cumplimiento de la
normatividad legal vigente en materia de su
competencia.
Efectuar seguimiento de los planes y
programas actividades realizadas por las
diferentes unidades orgnicas.
Dirigir, ejecutar y controlar el proceso de
presupuesto participativo por resultados de la
Municipalidad.
Dirigir la formulacin, ejecucin y evaluacin
del Plan Operativo Institucional POI de la
Municipalidad.
Programar, supervisar y evaluar y participar
en las actividades del sistema de
racionalizacin y simplificacin administrativa
de la Municipalidad.

17
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
35

Brindar opinin tcnico administrativa sobre
los procesos de reestructuracin,
modificacin y actualizacin de la estructura
orgnica y los documentos de gestin.
Asesorar y coordinar con la unidad de
personal la elaboracin del Presupuesto
Analtico del Personal PAP de la
Municipalidad.
Emitir opinin tcnico administrativa sobre
incrementos de personal, remuneraciones,
bonificaciones y gratificaciones de la
Municipalidad.
Participar en la formulacin y evaluacin d los
planes de corto, mediano y largo plazo de la
Municipalidad.
Dirigir y apoyar en la elaboracin de informes
de gestin, Memoria Anual, rendicin de
cuentas y el texto nico de procedimientos
administrativos.
Hacer cumplir ley de transparencia de la
entidad.

[Link] Secretara
Depende directamente del Director de
Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin es
responsable de la coordinacin, supervisin y
ejecucin de actividades de apoyo secretarial y
tcnico administrativo, coordina con el director de
planeamiento, o el que haga las veces de director y
con las dems unidades orgnicas en mbito de
sus funciones y es responsable de los mismos.
36



b. Dependencia de la Unidad de Planeamiento
y Racionalizacin

Depende directamente del Director de
Planeamiento, presupuesto y racionalizacin,
es responsable del cumplimiento de sus
funciones.
c. Canales de coordinacin de la Unidad de
Planeamiento y Racionalizacin

Coordina con el Director de Planeamiento,
Presupuesto y Racionalizacin, con las dems
unidades orgnicas y con quien haga las veces
de jefe en la competencia de sus funciones.

B. UNIDAD DE PRESUPUESTO
18


Es una unidad de asesoramiento, encargada de
formular, dirigir, controlar y evaluar el proceso
presupuestario de la Municipalidad Distrital de
Echarati, cuyo propsito es desarrollar proceso de
desarrollo integral del Distrito, con financiamiento
pblico del estado en concordancia con las normas
legales vigentes del Sistema Nacional de
Presupuesto Pblico del MEF. Est dirigido por un
profesional especializado en el manejo del SIAF
como especialidad, es funcionario de confianza y
designado por el Alcalde, tiene el cargo de jefe de
Unidad.


18
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
37

a. Funciones especificas

Programar, dirigir, coordinar y evaluar la
gestin del proceso presupuestario en todas
sus fases, en armona de la poltica fiscal y el
cumplimiento de los fines y objetivos
institucionales.
Planear, programar, organizar, dirigir y
controlar la aplicacin de la legislacin
vigente en materia presupuestal, en cuanto al
empleo adecuado y oportuno de los recursos
presupuestales asignados a la Municipalidad.
Proponer polticas en materia presupuestal, a
efectos de ejercer una accin armnica y
conjunta con las unidades orgnicas que
ejecuten el presupuesto.
Participar en las acciones de programacin y
formulacin de los proyectos del presupuesto
participativo.
Realizar las acciones de control y asignacin
presupuestal en el mdulo del SIAF el
presupuesto.
Dirigir, coordinar y supervisar el proceso de
apertura y cierre presupuestal y aprobacin
de los presupuestos, programacin de
gastos asignaciones, ampliacin y
flexibilizacin de los calendarios de
compromisos en funcin al presupuesto de la
municipalidad.
Dirigir, coordinar y supervisar el proceso de
evaluacin semestral y anual conforme a lo
38

establecido por ley y directivas pertinentes;
modificaciones presupuestales, por
transferencias de partidas, crditos
suplementarios y modificaciones internas a
nivel de fuentes de financiamiento en
coordinacin con la direccin de
Planeamiento, en lo que corresponda.
Mantener coordinacin permanente con los
rganos rectores del sistema de presupuesto
del Ministerio de Economa y Finanzas MEF.
Emitir opinin sobre la pertinencia,
suscripcin de convenios con respecto al
presupuesto.
Proveer oportunamente de los recursos
financieros y logsticos en apoyo a las
diferentes unidades orgnicas de la
Municipalidad para el mejor cumplimiento de
sus funciones objetivos y metas.
Participar activamente en los procesos de
presupuesto participativo y en la
actualizacin del plan de desarrollo
concertado.

b. Dependencia de la Unidad de Presupuesto

Depende directamente de director de
planeamiento y presupuesto y es responsable
del cumplimiento de sus funciones y realiza las
coordinaciones con el MEF para la
consolidacin del sistema de presupuesto de la
Municipalidad.
39

c. Canales de coordinacin de la Unidad de
Presupuesto

Coordina con el director de planeamiento,
presupuesto y racionalizacin, con las dems
unidades orgnicas y con quien haga sus veces
de jefe en el marco de su competencia.

2.6. DEPARTAMENTOS DE EJECUCIN PRESUPUESTAL






















GERENCIA
MUNICPAL
OFICINA DE
ADMINISTRACION
Y FINANZAS
UNIDAD DE
RECURSOS
HUMANOS
UNIDAD DE
TESORERIA Y
RENTAS
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
UNIDAD DE
GESTION
PATRIMONIAL
UNIDAD DE
LOGISTICA
40

2.6.1 RGANOS DE APOYO

[Link]. OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

La Oficina General de Administracin y Finanzas
19
, es
un rgano de apoyo, encargado de dirigir, ejecutar y
evaluar el cumplimiento de las normas establecidas en
los sistemas administrativos de: Recursos Humanos,
Logstica, Contabilidad, Gestin Patrimonial, Tesorera
y Rentas, que orientan las acciones de la Gestin
Municipal y tambin es el soporte de la Institucin.

a. Funciones especificas

Controlar y supervisar el cumplimiento de la
normatividad legal vigente de los sistemas
administrativos y Programar, organizar, dirigir,
controlar, los procesos tcnicos, Recursos
Humanos, Tesorera y Rentas, Contabilidad,
Logstica y Gestin Patrimonial.
Dirigir y coordinar la elaboracin del plan de trabajo
institucional de la Direccin de Administracin, as
como la ejecucin y evaluacin del mismo y el
proceso de la ejecucin del gasto del presupuesto
institucional.
Formular las polticas institucionales a travs de
directivas, instructivas y procedimientos tcnicos
correspondiente a todos los sistemas
administrativos de la Municipalidad Distrital de
Echarati.
Supervisar y evaluar permanentemente las

19
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
41

acciones que se ejecuten en los sistemas
administrativos bajo su dependencia y controlar
que el movimiento contable se lleve de acuerdo a
las normas vigentes, con estricto cuidado en el
cumplimiento de los plazos establecidos.
Coordinar con los comits especiales y
permanentes de adquisiciones, los procesos de
seleccin a llevarse a cabo, as como conducir las
acciones dispuestas por dicho comit.
Participar en la formulacin del Presupuesto
Participativo de la Municipalidad en coordinacin
con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
Disponer e implementar las acciones de control
previo y concurrente para el adecuado
funcionamiento administrativo institucional.
Cautelar el patrimonio de la Municipalidad,
administrar y mantener actualizado el inventario
fsico valorado de bienes activos de la institucin y
disponer la ejecucin de los inventarios fsicos.
Proponer directivas para sancionar y multas de las
unidades orgnicas que tengan competencia para
su aprobacin y su administracin.
Emitir Directivas de viticos por comisin de
servicios del personal al interior del Distrito e
Interprovincial, Departamental y Nacional, tal como
establece la ley.
Proyectar resoluciones de determinacin y/o
rdenes de pago y de multas, como otros de
acuerdo al caso.
Realizar arqueos de caja de los fondos y valores
sorpresivamente en la Unidad de Tesorera,
42

conforme a las normas vigentes.
Resolver en primera instancia los procesos
administrativos, iniciados por el personal que
labora en la entidad mediante una resolucin de
Gerencia de Administracin.
Formular el Plan Operativo Anual correspondiente
a la unidad orgnica bajo su cargo y hacer las
evaluaciones respectivas (Semestral y Anual).

b. Lneas de Autoridad y Responsabilidad

Depende directamente de la Gerencia Municipal y
tiene autoridad sobre el personal a su cargo y las
Unidades de Recursos Humanos, Logsticas,
Gestin Patrimonial, Contabilidad, Tesorera y
Rentas.


c. Canales de Coordinacin

Coordina con el Alcalde, la Gerencia Municipal, con
todas las Gerencias, Oficinas, Unidades, Divisiones
y Sub Divisiones o con quien haga las veces de jefe
en la competencia de sus funciones.

A. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
a. Funciones Especificas
20


Formular y ejecutar el plan de trabajo institucional
de la Unidad de personal.
Administrar, organizar y asumir las acciones del
sistema de personal con responsabilidad y
capacitacin del rea de su competencia.

20
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
43

Controlar y ejecutar el permanente cumplimiento
de la normatividad aplicable al sistema de
presupuesto.
Proyectar e informar, sobre las resoluciones,
contratos a la oficina de asesora legal para su
conformidad, aprobacin y el respaldo legal
respectivo.
Dirigir la elaboracin de contratos y dar
conformidad de resoluciones, certificados,
constancias de trabajo, boletas de pago, AFP y
otros correspondientes a su dependencia.
Coordinar con las instancias correspondientes
para acciones de seleccin de personal, control y
evaluacin entre otros fines.
Elaborar y proponer el Presupuesto Analtico de
Personal PAP y/o el cuadro nominativo de
personal de la Municipalidad con la supervisin
de la direccin general de administracin y
finanzas con el asesoramiento de la Unidad de
Planeamiento y Racionalizacin.
Coordinar y elaborar el programa de capacitacin
institucional y presentar a la alta direccin para su
aprobacin.
Establecer y ejecutar las acciones de personal,
sobre registro y legajo, seleccin, seleccin,
capacitacin, evaluacin, movimiento de
personal, remuneraciones, subsidios, bienestar
social, actualizacin del tiempo de servicios,
ceses y tramite de pensiones.
Dirigir la elaboracin de las planillas de
remuneraciones y boletas de pago de personal
44

permanente y eventual, as como el cuadro de
dietas de regidores.
Absolver consultas tcnico administrativo sobre
acciones y administracin de personal.
Organizar y mantener actualizado el padrn de
personal por unidades orgnicas y el padrn de
plazas vacantes, personal por orden alfabtico,
grado de instruccin, niveles de remuneracin,
fecha de ingreso a la carrera de mritos, por
cargos clasificados segn el CAP aprobado.
Coordinar y ejecutar el cumplimiento de las
normas y acciones de bienestar social.
Analizar los problemas socioeconmicos y
culturales que interfieren en el rendimiento del
personal y proponer la solucin de los mismos.
Elaborar directivas y controlar la puntualidad,
asistencia y permanencia del personal.
Evaluar permanentemente la productividad
laboral del personal de la oficina a su cargo en
funcin a los objetivos y metas pre establecidos.
Consolidar el informe mensual de actividades del
personal y reas de las unidades de
administracin.
Imponer sanciones acorde a su jerarqua, a los
trabajadores por las faltas disciplinarias conforme
a ley.
Formular el Plan Operativo Anual
correspondiente a loa unidad orgnica bajo su
cargo y hacer las evaluaciones respectivas
(semestral y anual).

45

b. Lneas de Autoridad y Responsabilidad

Tiene autoridad del personal a su cargo y
depende directamente del Director General de
Administracin y Finanzas y es responsable del
cumplimiento de sus funciones.

c. Canales de Coordinacin

Coordina con el jefe inmediato superior, con el
personal a su cargo o quien haga las veces de
jefe en la competencia de sus funciones.

B. UNIDAD DE LOGISTICA
a. Funciones especficas
21


Ejecutar, coordinar y supervisar el programa del
sistema de abastecimiento as como la
prestacin de servicios generales.
Programar, dirigir y controlar los requerimientos
de materiales y dems servicios de las unidades
orgnicas de la municipalidad.
Proveer de los servicios de abastecimiento,
mobiliario, equipos, inmuebles, impresin y
dems servicios que se requiera.
Conducir, formular, ejecutar y controlar el plan
anual de adquisiciones y contrataciones PAAC
de la Municipalidad.
Visar y elevar a consideracin de la Gerencia
Municipal, para su posterior envi a SEACE.
Controlar el stock en base a las cuotas de
entrega

21
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
46

Elaborar y proponer el plan anual de
adquisiciones y contrataciones PAAC, para su
aprobacin ante el consejo Municipal.
Coordinar con los comits especiales de
licitaciones pblicas, concursos pblicos,
adquisiciones directas y de menor cuanta
remitiendo la informacin requerida para formular
las bases de los mencionados procesos.
Verificar y evaluar el cumplimiento de la
programacin del abastecimiento para contar con
el flujo regular de ingreso fsico de bienes.
Implementar evaluaciones peridicas mensuales
al consumo de combustible y lubricantes.
Comunicar con anticipacin la falta o escases de
bienes de uso frecuente para su oportuna
adquisicin.
Revisar y visar las rdenes de compra y de
servicio, cotizaciones y cuadro comparativo de
cotizaciones para autorizar las adquisiciones que
se formulen en observancia a la normatividad
vigente.
Implementar un procedimiento administrativo que
permita controlar y efectuar un control de calidad
a la informacin que ha de sustentar los
documentos fuente: rdenes de compra y de
servicios.
Implementar un archivo que permita conocer a
los proveedores inhabilitados para contratar con
el estado.
Revisar la correcta afectacin presupuestal del
gasto pblico concordante con una observancia a
47

la estructura de la cadena programtica
presupuestal.
Revisar en el mdulo SIAF la ejecucin del gasto
pblico en sus fases de compromisos de los
documentos fuentes consistente en rdenes de
compra y servicio.
Implementar un control sobre la ejecucin del
calendario de compromisos mensual por funcin,
programa, grupo genrico de gasto y fuente de
financiamiento.
Emitir informes tcnico mensuales oportunos
sobre el proceso de ejecucin mensual del
calendario de compromisos.
Coordinar con la oficina de planificacin y
presupuestos el cierre de calendario de
compromisos mensual del mdulo de SIAF por
funcin, programa, sub programa, actividad,
proyecto, meta, grupo genrico de gasto,
especifica de gasto y las fuentes de
financiamiento.
Definir con precisin la cantidad y las
caractersticas de bienes, servicios y obras que
se van adquirir o contratar, los cuales tienen que
cumplir obligatoriamente con las normas
tcnicas, sanitarias nacionales si la hubiere.
Definir los valores esenciales de adquisicin o
contratacin, los valores referenciales no podrn
ser superiores a los valores de mercado, salvo
informe tcnico emitido bajo responsabilidad.
Realizar estudios previos e indagaciones de las
licitaciones pblicas y de concursos pblicos, en
48

el caso de obras, adems, se debe contar con la
informacin tcnica aprobada y la disponibilidad y
terreno donde se ejecutara la obra.
Realizar la revisin si se trata de obras, se
anexara el expediente tcnico respectivo y la
declaratoria de viabilidad conforme al SNIP a la
oficina general de administracin y finanzas para
su aprobacin.
Establecer e implantar un registro previo de
convocatorias de un proceso de seleccin
relacionando a la ejecucin de una obra pblica y
registrar la ficha de obra en la pgina de registro
de INFObras.
Formular el plan operativo anual correspondiente
a la unidad orgnica bajo su cargo y hacer las
evaluaciones respectivas (semestral y anual).

b. Lneas de Autoridad y Responsabilidad

Depende directamente del Director General de
Administracin y Finanzas y es responsable de sus
funciones.

c. Canales de Coordinacin

Coordina con el Director General de Administracin
y Finanzas, con la Gerencia Municipal, el Alcalde y
con quien haga las veces de jefe en la competencia
de sus funciones.




49

C. UNIDAD DE GESTIN PATRIMONIAL
a. Funciones Especficas
22

Programar, coordinar y elaborar el inventario de
los bienes que forman parte del patrimonio de la
municipalidad: Muebles, maquinaria y equipos,
vehculos mayores y menores entre otros bienes.
Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con
el registro de procedimiento, clasificacin,
verificacin de todos los bienes patrimoniales.
Programar y ejecutar el saneamiento fsico y legal
de los bienes patrimoniales de la Municipalidad.
Realizar el control patrimonial en coordinacin
con la unidad de contabilidad y de acuerdo a las
normas legales vigentes.
Elaborar el Plan Operativo Institucional POI de su
unidad en coordinacin con la oficina de
Administracin y Finanzas.
Controlar, cautelar, registrar y fiscalizar el
patrimonio mobiliario e inmobiliario de la
Municipalidad.
Proponer polticas de uso, conservacin,
mantenimiento y seguridad de las instalaciones,
muebles, inmuebles, maquinarias y equipos de
propiedad de la Municipalidad.
Emitir opinin tcnica e informes de proyectos y
resoluciones para el alta, la baja y disposicin de
los bienes muebles.
Conciliar los ingresos y salidas de bienes con sus
costos, depreciacin con la Unidad de

22
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
50

Contabilidad, Liquidacin Financiera de
Proyectos y Logstica.
Evaluar los resultados del inventario de bienes,
muebles e inmuebles.
Tiene autoridad sobre el personal a su cargo,
depende directamente del Director de
Administracin y Finanzas y es responsable del
cumplimiento de sus funciones.
Coordina con el jefe inmediato superior o quien
haga las veces de jefe en la competencia de sus
funciones.

D. UNIDAD DE TESORERIA Y RENTAS

a. Funciones Especficas
23


Programar, dirigir, ejecutar y controlar las
actividades de los sistemas de tesorera.
Controlar el cumplimiento de las normas legales
que regulen el sistema de tesorera.
Supervisar, conducir, coordinar el cumplimiento
de las actividades del control de ingresos y
egresos financieros, programacin y pagadura.
Revisar y formar los documentos que genera la
unidad, as como firmar los cheques como titular
de las cuentas bancarias.
Elaborar el calendario de pagos de proveedores y
otros conceptos, programar los recursos
financieros para una oportuna atencin de los
compromisos contrados.
Supervisar la aplicacin del sistema integrado de

23
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
51

administracin financiera SIAF y coordina con el
ministerio de economa y finanzas.
Controlar el movimiento de las cuentas, fondos
para pagos en efectivo, realizar arqueos de caja y
firmar las actas respectivas.
Formular el plan operativo institucional de la sub
unidad de rentas concertadamente.
Cumplir las funciones de acuerdo al sistema de
tesorera y contabilidad.
Participar en la elaboracin del Texto nico de
Procedimientos Administrativos TUPA, previa
coordinacin con el director de Administracin y
Finanzas.
Dirigir y controlar la emisin de recibos y especies
valoradas para los diversos tipos de tributos.
Supervisar las acciones de fiscalizacin de los
tributos y derechos municipales.
Proyectar resoluciones de determinacin y/o
rdenes de pago y de multas como otros de
acuerdo al caso.
Controlar la ejecucin y fiscalizacin de evasin
tributaria de los contribuyentes.
Programar y ejecutar acciones orientadas a
identificar y sancionar las omisiones y deudores
tributarios.
Custodiar las cartas fianzas.
Depende directamente del Director General de
Administracin y Finanzas y es responsable del
cumplimiento de sus funciones.


52

E. UNIDAD DE CONTABILIDAD

a. Funciones Especficas
24

Formular las polticas de administracin de la
Municipalidad y/o reformas de carcter
administrativo.
Organizar, dirigir y planificar actividades de
programacin, ejecucin y evaluacin del
sistema de contabilidad.
Coordinar, controlar y conciliar los registros en los
libros principales: caja, diario y mayor.
Coordinar y evaluar el desarrollo de las
actividades contables y presupuestales con otras
unidades de la municipalidad.
Llevar el control y mantener actualizada la
contabilidad municipal.
Cumplir estrictamente sus funciones de acuerdo
a normas contables de la administracin
gubernamental.
Controlar el cumplimiento de las normas legales
que regulen el sistema contable.
Elaborar y presentar el avance mensual y anual y
dems estados financieros as como los informes
y evaluaciones trimestrales del presupuesto.
Revisar y visar los documentos procesados para
ingresos y gastos as como los documentos
contables presupuestales y financieros.
Determinar los saldos de cuentas de gestin y de
patrimonio.

24
Manual de Organizaciones y Funciones de la Municipalidad Distrital de Echarati 2012.
53

Coordina el desarrollo de las actividades
presupuestales y financieras con las oficinas
ejecutoras y/o con las oficinas competentes en
manejo presupuestal.
Realizar arqueos de caja sorpresivos y
programados.
Informar a la direccin de Administracin y
Finanzas sobre el cumplimiento de las acciones
programadas y las que hayan sido
encomendadas.
Emitir y absolver preguntas sobre asuntos de su
competencia.
Orientar las actividades de anlisis financiero
contable en las diversas unidades orgnicas de la
Municipalidad.
Actualizar de acuerdo a la necesidad el manual
contable interno de la institucin.
Formular el plan operativo anual correspondiente
a la unidad orgnica bajo su cargo y hacer las
evaluaciones respectivas (semestral y anual).
Depende y coordina directamente de la Direccin
de Administracin y Finanzas y es responsable
de sus acciones realizadas en el cumplimiento de
sus funciones.
2.7 PROCESO PRESUPUESTAL
El Proceso Presupuestal tiene tres etapas:
Programacin y Formulacin Presupuestaria

Se inicia con la publicacin de la Directiva de Formulacin de
54

Presupuesto del Sector Pblico que es aprobada por la Direccin
Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y
Finanzas, en base a este documento la Oficina Sectorial de
Planificacin elabora y aprueba la Directiva de Formulacin del
Plan y el Presupuesto del Sector, donde se establecen las pautas
tcnicas y procedimientos necesarios para el Proceso de
elaboracin de los Proyectos de Presupuestos de las Unidades
Ejecutoras.
Ejecucin Presupuestaria
Esta etapa consiste bsicamente en la efectividad del gasto que
viene a ser el consumo de los recursos con cargo al Presupuesto
Anual asignado para los distintos niveles de la Estructura Funcional
Programtica y/o autorizaciones emanadas del Poder Ejecutivo,
con la finalidad de atender las necesidades inherentes al desarrollo
de las actividades programadas dentro del Plan del Sector.

La Ejecucin del Presupuesto se realiza mediante el Calendario de
Compromisos aprobados trimestral y mensualmente por el
Ministerio de Economa y Finanzas como documentos autoritativos
para comprometer asignaciones presupuestarias en funcin a los
recursos financieros y las necesidades para el cumplimiento de las
metas previstas.
Control y Evaluacin Presupuestaria

Tiene por finalidad verificar el cumplimiento de las metas
programadas en funcin a los recursos asignados.
La Oficina Sectorial de Planificacin efecta la evaluacin
cuantitativa y cualitativa del sector en forma semestral y, anual,
teniendo en cuenta la Directiva para la Evaluacin Presupuestaria
del Sector, as como la informacin de las metas logradas en
55

relacin a lo programado y a los recursos asignados para el
perodo evaluado.

2.8 MISIN DELOS DEPARTAMENTOS DE EJECUCIN
PRESUPUESTAL

Los Departamentos de Ejecucin Presupuestal dependen jerrquica,
orgnica y funcionalmente de la Direccin de Administracin y
Finanzas, cuya misin es la de efectuar en forma permanente la
incidencia de las diversas actividades en la ejecucin del calendario
de compromisos mensual asignado a estas Dependencias, con la
finalidad de asegurar la ptima utilizacin de los recursos autorizados
en las Fuentes de Financiamiento de Recursos Ordinarios y
Recursos Directamente Recaudados, entre otros recursos asignados
dentro de los lmites establecidos en las normas que rigen el
Presupuesto Pblico.















56

CAPITULO III

ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS

3.1 Anlisis Prctico del Caso:

En la Municipalidad Distrital de Echarati, se presentan diferentes
situaciones en el Sistema de Presupuesto, entre las que se tiene: por
ejemplo: No existe eficiencia y eficacia en las operaciones financieras,
las cuales se realizan pagos de bienes no internados y servicios no
prestados, algunas de las leyes y normas establecidas por sistema
de presupuestos son incumplidas por desconocimiento los cuales
provoca riesgos en la ejecucin y cumplimiento de objetivos, los
colaboradores no garantizan la correcta y oportuna evaluacin y
seguimiento de la gestin, realizan actividades en las cuales no
protegen los recursos de la institucin.

Todo lo citado anteriormente ha dado como resultado altos ndices de
irregularidades y el incumplimiento de algunas normas dictadas en
materia de control interno, motivo por el cual se escogi el tema de
Procesos de control interno en la Municipalidad de Echarati para que
desde un estudio de investigacin y la respectiva propuesta de mejora
se ayude al favorecimiento del empleo correcto de recursos
permitiendo a la institucin maximizar la ejecucin presupuestal de
manera correcta para as conseguir la realizacin de los objetivos
planteados por la alta gerencia de esta institucin.

1.1. Tratamiento y Anlisis de la Informacin:
A continuacin se presentan los datos obtenidos del cuestionario
por dimensiones.
Adicionalmente se presenta el cuadro de ponderaciones para la
interpretacin respectiva de los cuadros.
57

Cuadro de Ponderaciones


Ponderacin


Porcentaje


Descripcin


Bueno

67% a 100%

Donde se puede apreciar que la percepcin de
los colaboradores es que existe un control
interno que garantiza la eficiencia, eficacia de
todas las operaciones, protege los recursos de la
organizacin, buscando una adecuada
administracin ante riesgos, promoviendo y
facilitando la correcta ejecucin de las funciones
y actividades establecidas.


Regular

34 % a 67%

Donde se puede apreciar que la percepcin de
los colaboradores es que en la institucin
existe medidas de control interno que son
regularmente aplicadas y no son oportunas los
mecanismos de verificacin y evaluacin no son
tan confiables.

Bajo

0 % a 33%

Donde se puede apreciar que la percepcin de
los colaboradores es que no existen medidas de
control interno que corrijan y prevengan riesgos
son muy escasos, carece de evaluacin y
seguimiento de la gestin de la organizacin.

58

Cuadro Nro. 1: Proceso de Control Interno

Unidad
Muestral

VARIABLE DE ESTUDIO
f (i) h (i) Q
1 12 80% Bueno
2 9 60% Regular
3 13 87% Bueno
4 12 80% Bueno
5 10 67% Bueno
6 9 60% Regular
7 6 40% Regular
8 11 73% Bueno
9 11 73% Bueno
10 10 67% Bueno
11 12 80% Bueno
12 11 73% Bueno
13 10 67% Bueno
14 13 87% Bueno
15 7 47% Regular
16 10 67% Bueno
17 14 93% Bueno
18 8 53% Regular
19 8 53% Regular
20 11 73% Bueno
21 7 47% Regular
22 13 87% Bueno
23 13 87% Bueno
24 9 60% Regular
25 11 73% Bueno
26 7 47% Regular
27 10 67% Bueno
28 8 53% Regular
29 8 53% Regular
30 6 40% Regular
X 10 66% Regular

Fuente: Elaboracin Propia.


59

Grfico Nro. 1: Proceso de Control Interno


Fuente: Elaboracin Propia.

Interpretacin: En promedio el 66% de los colaboradores encuestados
consideran que dentro del proceso de control interno en el sistema de
presupuestos de la Municipalidad Distrital de Echarati, los componentes de
control interno que son el cuerpo del sistema en la consecucin de
objetivos los cuales son aplicadas en la eficiencia y eficacia de las
operaciones, la fiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de
la leyes y normas se practican de manera regular, al igual que dos con un
40%, mientras que el colaborador Diecisiete con un 93% siente que las
actividades de control es de manera ptima ya que el desempeo de sus
funciones se da en un ambiente favorable, existe informacin y
comunicacin precisa, las evaluaciones de riesgos son peridicas y la
supervisin y monitoreo es constante.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
80%
60%
87%
80%
67%
60%
40%
73% 73%
67%
80%
73%
67%
87%
47%
67%
93%
53%
73%
47%
87%
60%
73%
47%
67%
53%
40%
P
o
r
c
e
n
t
a
j
e
s

Encuestados
Variable de Estudio: Proceso de Control Interno
60

Cuadro Nro. 2: Ambiente de control

Unidad
Muestral
DIMENSIN 1
f (i) h (i) Q
1 3 100% bueno
2 3 100% bueno
3 2 67% regular
4 3 100% bueno
5 2 67% regular
6 3 100% bueno
7 3 100% bueno
8 3 100% bueno
9 2 67% bueno
10 1 33% bajo
11 2 67% bueno
12 3 100% bueno
13 2 67% regular
14 3 100% bueno
15 1 33% bajo
16 3 100% bueno
17 3 100% bueno
18 2 67% regular
19 3 100% bueno
20 2 67% regular
21 3 100% bueno
22 3 100% bueno
23 2 67% regular
24 2 67% regular
25 2 67% regular
26 2 67% regular
27 3 100% bueno
28 2 67% regular
29 1 33% bajo
30 2 67% regular
X 2 79% Bueno

Fuente: Elaboracin Propia
61

Grfico Nro. 2: Ambiente de control


Fuente: Elaboracin Propia.

Interpretacin: En promedio el 79% de los colaboradores consideran que
en el sistema de presupuesto existe un ambiente de control interno
favorable para desempear sus funciones en el da a da sin embargo once
con un 67 % considera que la integridad y valores ticos se practica de
manera regular mientras que tres con un 33% indican que para el
desempeo de sus funciones y aplicar el control interno conoce muy poco
la filosofa de direccin y el estilo de gestin y considera que los factores del
entorno del control no son importantes en el desempeo de sus funciones.






0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112131415161718192021222324252627282930
100%
67%
100%
67%
100% 100%
67%
33%
67%
100%
67%
100%
33%
100%
67%
100%
67%
100%
67% 67%
100%
67%
33%
67%
P
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e

Encuestados
Dimension 1: Ambiente de control
62

Cuadro Nro. 3: Evaluacin de Riesgos

Unidad
Muestral
DIMENSIN 2
f (i) h (i) Q
1 3 100% Bueno
2 1 33% Bajo
3 3 100% Bueno
4 2 67% Regular
5 1 33% Bajo
6 3 100% Bueno
7 0 0% Bajo
8 2 67% Regular
9 3 100% Bueno
10 3 100% Bueno
11 3 100% Bueno
12 2 67% Regular
13 2 67% Regular
14 3 100% Bueno
15 1 33% Bajo
16 2 67% Regular
17 2 67% Regular
18 3 100% Bueno
19 0 0% Bajo
20 3 100% Bueno
21 0 0% Bajo
22 3 100% Bueno
23 3 100% Bueno
24 2 67% Regular
25 2 67% Regular
26 1 33% Bajo
27 1 33% Bajo
28 1 33% Bajo
29 3 100% Bueno
30 0 0% Bajo
X 2 64% Regular

Fuente: Elaboracin Propia

63

Grfico Nro. 3: Evaluacin de Riesgos


Fuente: Elaboracin Propia.

Interpretacin: Se evidencia en el 64% en promedio de
colaboradores que existe un regular nivel de evaluacin de riesgos en
el sistema de presupuestos de la municipalidad distrital de Echarati,
sin embargo cuatro con un 0% siente que no existe identificacin de
objetivos, anlisis de riesgos y que las actividades que desempean
no son un proceso continuo, mientras que para 12 en un 100% opinan
lo contrario.






0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
100%
33%
100%
67%
33%
100%
0%
67%
100%
100%
67%
100%
33%
67%
100%
0%
100%
0%
100%
67%
33% 33%
100%
0%
P
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c
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n
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a
j
e

Encuestados
Dimension 2: Evaluacion de Riesgos
64

Cuadro Nro. 4: Actividades de Control

Unidad
Muestral
DIMENSION 3
f (i) h (i) Q
1 1 33% Bajo
2 2 67% Regular
3 2 67% Regular
4 2 67% Regular
5 2 67% Regular
6 1 33% Bajo
7 1 33% Bajo
8 2 67% Regular
9 1 33% Bajo
10 2 67% Regular
11 2 67% Regular
12 2 67% Regular
13 1 33% Bajo
14 1 33% Bajo
15 1 33% Bajo
16 2 67% Regular
17 3 100% Bueno
18 1 33% Bajo
19 2 67% Regular
20 2 67% Regular
21 2 67% Regular
22 2 67% Regular
23 2 67% Regular
24 2 67% Regular
25 2 67% Regular
26 1 33% Bajo
27 2 67% Regular
28 2 67% Regular
29 1 33% Bajo
30 1 33% Bajo
X 2 56% Regular

Fuente: Elaboracin Propia

65

Grfico Nro. 4: Actividades de Control



Fuente: Elaboracin Propia.

Interpretacin: Existe un regular nivel de medidas necesarias que se
toman en las actividades de control relacionados en la consecucin
de objetivos en el sistema de presupuestos las cuales se evidencia en
el 56% de colaboradores que as lo perciben, al igual que la mayora
con un 67%, sin embargo el colaborador Diecisiete con un 100%
siente que las actividades de control se dan a nivel de todo el sistema
de presupuestos son adecuadas para llevar a cabo en forma eficaz
las acciones necesarias que se toman para afrontar los riesgos.






0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
33%
67% 67%
33%
67%
33%
67% 67%
33% 33%
67%
100%
33%
67% 67% 67% 67%
33%
67%
33%
P
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Encuestados
Dimension 3:Actividades de Control
66

Cuadro Nro. 5: Informacin y Comunicacin

Unidad
Muestral
DIMENSION 4
f (i) h (i) Q
1 3 100% Bueno
2 2 67% Regular
3 3 100% Bueno
4 2 67% Regular
5 2 67% Regular
6 2 67% Regular
7 1 33% Bajo
8 3 100% Bueno
9 3 100% Bueno
10 2 67% Regular
11 3 100% Bueno
12 2 67% Regular
13 2 67% Regular
14 3 100% Bueno
15 2 67% Regular
16 3 100% Bueno
17 3 100% Bueno
18 1 33% Bajo
19 1 33% Bajo
20 3 100% Bueno
21 2 67% Regular
22 3 100% Bueno
23 3 100% Bueno
24 2 67% Regular
25 2 67% Regular
26 2 67% Regular
27 2 67% Regular
28 1 33% Bajo
29 1 33% Bajo
30 2 67% Regular
X 2 73% Bueno

Fuente: Elaboracin Propia


67

Grfico Nro. 5: Informacin y Comunicacin



Fuente: Elaboracin Propia.

Interpretacin: En promedio el 73% de los colaboradores mantienen
comunicacin eficaz en todas las direcciones y conocimiento de las
funciones a desarrollar da a da en el cumplimiento de sus
responsabilidades dentro del sistema de presupuestos; mientras que
en un 67% quienes consideran que los sistemas de informacin que
contienen datos sobre el cumplimiento de las normas en el sistema de
presupuestos se conoce de manera regular por parte de los niveles
operativos las cuales dificultan la comunicacin con los niveles
superiores en la toma de decisiones y Once en un 100% de manera
ptima.




0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
100%
67% 67% 67%
33%
100%
67%
100%
67%
100%
67%
100%
33%
100%
67%
100%
67% 67%
33%
67%
P
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j
e
s

Encuestados
Dimension 4: Informacion y comunicacion
68

Cuadro Nro. 6: Supervisin y Monitoreo

Unidad
Muestral
DIMENSION 5
f (i) h (i) Q
1 2 67% Regular
2 1 33% Bajo
3 3 100% Bueno
4 3 100% Bueno
5 3 100% Bueno
6 0 0% Bajo
7 1 33% Bajo
8 1 33% Bajo
9 2 67% Regular
10 2 67% Regular
11 2 67% Regular
12 2 67% Regular
13 3 100% Bueno
14 3 100% Bueno
15 2 67% Regular
16 0 0% Bajo
17 3 100% Bueno
18 1 33% Bajo
19 2 67% Regular
20 1 33% Bajo
21 0 0% Bajo
22 2 67% Regular
23 3 100% Bueno
24 1 33% Bajo
25 3 100% Bueno
26 1 33% Bajo
27 2 67% Regular
28 2 67% Regular
29 2 67% Regular
30 1 33% Bajo
X 2 60% Regular

Fuente: Elaboracin Propia

69

Grfico Nro. 6: Supervisin y Monitoreo


Fuente: Elaboracin Propia.

Interpretacin: En promedio el 60% de los colaboradores indican que
existe supervisin continua y evaluaciones peridicas regulares en funcin
a actividades operativas del personal y en la realizacin de sus funciones
en la que las deficiencias detectadas en el control interno son notificadas a
niveles superiores y esto asegura que el proceso funcione segn lo
previsto, sin embargo tres con un 0% manifiesta lo contrario desconoce que
existen eficacia en los procesos de supervisin dentro de los controles
internos .







0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
67%
33%
100% 100%
0%
33%
67% 67%
100%
67%
0%
100%
33%
67%
33%
0%
67%
100%
33%
100%
33%
67% 67%
33%
P
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j
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Encuestados
Dimension 5: Supervision y Monitoreo
70

DISCUSIN DE RESULTADOS:

Los resultados de la investigacin son los siguientes:

En la variable de estudio de Proceso de Control Interno que cuenta
con un 66% en promedio en donde se aprecia que dentro del proceso
de control interno las actividades a desarrollar en el cumplimiento de
metas, objetivos, se dan de manera regular donde todos los
componentes no se encatenan de la manera correcta.

En la dimensin de Ambiente de Control que cuenta con un 79% en
promedio que configura una escala buenamanifiesta donde existe que
el ambiente de control interno en donde desempean sus funciones
son de manera favorable practican valores ticos, as como la relacin
con la jefatura de operaciones est bien definida, pese a que algunos
consideran que no son importantes los factores del entorno del control
interno.
En la dimensin de Evaluacin de Riesgos con un 64% (regular)
existen algunas debilidades como en el factor anlisis de riesgos ya
que los colaboradores opinan que no existe un `proceso continuo de
evaluacin e identificacin de objetivos en el que no practican la
identificacin institucional y por ser entidad estatal y tener una
remuneracin fija la rentabilidad de la institucin se ve afectados, la
existencia de favoritismo poltico ya que cuando se detecta una
observacin, se comunica a la alta direccin y por no ver afectado su
gestin se pasa por alto sin a veces levantar dichas observaciones.

En la dimensin Actividades de Control con un 56% (Regular)
manifiestan que toman medidas necesarias dentro de las actividades
que desempean en el logro de sus objetivos de manera regular, la
71

comunicacin formal, directivas, memorandos no les llegan a tiempo,
priorizando otras actividades.

En la dimensin de Informacin y Comunicacin con un 73%
(Bueno) perciben que tienen comunicacin en el entorno donde
desempean sus funciones y que la informacin en el proceso de
control interno se presentan a tiempo los cuales ayudan a superar
dificultades en el caso que se presenten ayudando a tomar decisiones
operativas correctas pese a que los sistemas de informacin sobre el
cumplimiento de normas se conoce de manera regular.

En la dimensin de Supervisin y Monitoreo con un 60% manifiesta
que las evaluaciones de las actividades operativas de los
colaboradores son de manera regular porque existen problemas trato
de personal y las relaciones interpersonales se ven afectadas porque
nadie se siente cmodo que le monitoreen sus actividades, ni mucho
menos exista un control interno continuo, los cuales afectan a la
institucin.












72

CAPTULO IV
PROPUESTA DE SOLUCIN DE PROBLEMAS
4.1 IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

A continuacin, con el objeto de facilitar su implementacin gradual en
la Municipalidad Distrital de Echarati, se desarrollan las normas
mencionadas en este captulo
25
; especificando en qu consisten, qu
se puede hacer para su implementacin, cules son las evidencias de
su cumplimiento y qu puede pasar de no implementarse.
La municipalidad deber adoptar las acciones adicionales para la
implementacin progresiva de todas las Normas de Control Interno,
segn su problemtica y realidad particular
26
.

Condiciones Bsicas para la Implementacin

Las condiciones son:

I. Contar con la voluntad poltica y compromiso de la Alta Direccin:
un buen Sistema de Control solo ser exitoso si tiene a su favor el
compromiso del Alcalde y de la Alta Direccin Administrativa. Esta
condicin es imprescindible y va ms all del cumplimiento formal
del mandato normativo, ya que se trata de valorar las normas de
control en su sentido ms amplio, entendiendo que sin ellas el
proceso gerencial estar incompleto y constituir un riesgo para el
cumplimiento de la misin institucional.
II. Constituir un equipo de articulacin: que est integrado por
funcionarios y/o servidores a los cuales se encargar la
coordinacin del proceso de implementacin. Este equipo debe

25
[Link]
26
Esto no significa que el resto de las normas que no se desarrollan en el presente documento sean
menos importantes, sino que dada la necesidad de la investigacin se han elegido las que puedan
servir de ejemplo para que la municipalidad pueda aplicar las dems normas segn sus necesidades
73

estar reconocido formalmente por la Alcalda (Resolucin de
Alcalda) y deber contar con las atribuciones necesarias para
planificar e implementar las acciones de control interno.
III. Contar con un Plan de Implementacin: que sirva de instrumento
gua para el ordenamiento de las acciones, la definicin del
cronograma y el monitoreo del cumplimiento de metas; y que acte
como un instrumento de articulacin que permita el logro de los
compromisos de la Alta Direccin y del personal de la entidad.
Como primer paso para ello, es necesario elaborar un diagnstico
del estado situacional del control interno existente en la
Municipalidad.
IV. Hacer una sensibilizacin interna previa a la implementacin: esta
difusin se puede llevar a cabo a travs de la realizacin de talleres
o eventos similares y tiene como objetivo dar a conocer la
importancia del control interno y de las acciones que se van a llevar
a cabo en el marco de la planificacin, con la finalidad de
sensibilizar y generar compromiso en los servidores pblicos.
Estas cuatro condiciones constituyen la base para asegurar el xito del
proceso de implementacin. Por ello, es necesario que los gobiernos
locales verifiquen antes del mismo que estas condiciones se encuentren
presentes, considerando adems que no son complejas de implementar,
no generan mayores costos pues se pueden lograr con los recursos
humanos y materiales disponibles y pueden establecerse en un corto
plazo.

A continuacin se propone un modelo de implementacin de un sistema
de control interno las cuales proporcionaran un grado de seguridad en
cuanto a la consecucin de objetivos si estas son aplicadas de manera
correcta.

74

CMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO?
Se debe cumplir las tres fases siguientes:
Planificacin
Ejecucin
Evaluacin del proceso de implementacin del plan de trabajo

A. PLANIFICACIN
1.1 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN
Acta de compromiso
Constitucin del Comit
Constitucin del Comit: Considerar lo siguiente:
a. Contar con miembros titulares y suplentes. Depender
directamente del Titular de la Municipalidad.
b. Se reunir las veces necesarias siendo recomendable que por
cada reunin se elabore un acta que contenga los compromisos
contrados.
c. Propondr al Titular, la capacitacin al personal de la
municipalidad sobre el marco conceptual y normativo del
control interno, facilitando el desarrollo de todas las acciones
necesarias para la implementacin.
d. Realizar con el apoyo de todos los funcionarios encargados y
responsables de cada una de las unidades orgnicas (Oficinas,
reas, departamentos, unidad, jefatura, etc.), el diagnstico del
sistema de control interno de la Municipalidad.
e. Coordinar las acciones para el proceso de implementacin, as
como informar sobre el seguimiento de los avances.
75

f. La participacin del Jefe de OCI o su representante se da en
calidad de veedor en las sesiones, procesos o actos que realice
el Comit
1.2 DIAGNSTICO
Es un medio de anlisis para determinar el estado situacional
actual del Sistema de Control Interno, con respecto a lo
establecido por las Normas de Control Interno. La informacin
obtenida constituye el insumo principal para la implementacin del
Control Interno
Programa de trabajo.
Recopilacin de informacin a travs de la indagacin,
encuestas, etc. (obtencin de la documentacin que sustente
los Macro Procesos y Micro Procesos).
Resultados de los cuestionarios cursados a las unidades
orgnicas, relacionados a los cinco componentes de la estructura
de control interno.
Anlisis de informacin (uso de flujo gramas) y Anlisis
normativo.
Identificacin de debilidades y fortalezas (anlisis FODA del
SCI).
Contribuye a la obtencin del diagnstico del SCI de la Entidad.
La clasificacin de los riesgos.
La realizacin de la matriz de riegos o mapeo de riesgos.
Informe de diagnstico (Resultado).

76

1.3 PLAN DE TRABAJO
Descripcin de actividad
Descripcin de actividad
Responsables y cronograma de ejecucin
Desarrollo del Plan de Trabajo
Para la implementacin del Control Interno

B. EJECUCIN
2.1 IMPLEMENTACION A NIVEL DE ENTIDAD
Cmo se determinan los macro procesos?

1.3 IMPLEMENTACION A NIVEL DE PROCESOS

Cmo se determinan los procesos crticos?
Quin o quines implantan el Sistema de Control Institucional?
Es el mismo Comit nombrado en la Fase de Planeamiento?

Los funcionarios que estn con la modernidad, cuando deciden la
implantacin de un Sistema de Gestin de Procesos, un Sistema
de Gestin de Riesgos y un Sistema de Gestin de la Calidad, lo
realizan por conviccin propia, sin que exista una ley

o norma que
se los exija, lo realizan por propia iniciativa, debido a que sienten
la necesidad de mejorar sus sistemas administrativos, sus
procesos, sus actividades, sus operaciones.

Lo hacen para mejorar su productividad, administrar sus riesgos,
para que sus actividades y/u operaciones sean eficientes y
efectivas, que contribuyan al cumplimiento de metas y objetivos.
77

La implementacin del Sistema de Control Interno implica que las
autoridades y el personal que labora en la Municipalidad de
Miraflores, se comprometen con su misin y con el logro de sus
objetivos institucionales, desarrollando esfuerzos para lograr un
manejo eficiente de los recursos de que disponen.
En consecuencia, la implementacin del Sistema de Control
Interno en la Municipalidad Miraflorina, puede y debe
implantarse por estrategia y decisin gerencial. Y debe ser
considerada y valorada como un factor relevante y necesario
para el buen desempeo institucional, as como para un buen y
efectivo gobierno local.

El sistema de control interno est a cargo de la entidad pblica.
Su implementacin y funcionamiento es responsabilidad de sus
autoridades, funcionarios y servidores.
La Contralora y el OCI son responsables de la evaluacin del
sistema de control interno de las entidades del Estado. Sus
resultados contribuyen a fortalecer la institucin, a travs de las
recomendaciones que hace de conocimiento de la Administracin
para las acciones conducentes a superar las debilidades e
ineficiencias encontradas.

I. PROGRAMA DE TRABAJO
Mediante Resolucin de Alcalda se conforma el Comit de Control
Interno de la Municipalidad Distrital de Echarati, con 7 (siete)
integrantes; con el fin de planificar, organizar, ejecutar y evaluar la
implementacin del Sistema de Control Interno, as como velar por el
funcionamiento en las diferentes oficinas de la Municipalidad.
Mediante Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG, de 28
de octubre de 2008, se aprueba la "Gua para la incrementacin del
Sistema del Control Interno de las entidades del Estado", como
78

documento orientador para la gestin pblica y el control
gubernamental, y en el numeral 1.2.1 de Ia mencionada Gua, seala
que para dar inicio al proceso de diagnstico, ser necesario que el
Comit elabore y apruebe un Programa de Trabajo, el cual contendr
las actividades a desarrollar y su cronograma.
La Municipalidad Distrital de Echarati, como paso previo para la
implementacin del Sistema de Control Interno, realizara la Directiva
denominada "Directiva para la implementacin del Sistema de Control
Interno de las entidades del Estado".

II. OBJETIVOS DEL DIAGNSTICO
Teniendo en cuenta que, el diagnstico se presenta como un medio
de anlisis, el objetivo de este Programa de Trabajo es:

Evaluar el nivel de desarrollo y organizacin del sistema de control
interno, sus elementos de control, las deficiencias, vacos y
oportunidades de mejoras que presenta, para determinar el estado
situacional actual del Sistema de Control Interno, con respecto a lo
establecido por las normas de control interno aprobado por la
Contralora General de la Repblica, con el fin de proporcionar
informacin a la Alta Direccin para la toma de decisiones en lo que
respecta a la adecuada implementacin y mejora del Sistema de
Control Interno.


III. ALCANCE DEL DIAGNSTICO
El diagnstico comprender el mbito de los diferentes rganos que
conforman la Municipalidad Distrital de Echarati, y son:


79

1. ORGANOS DE GOBIERNO MUNICIPAL
Concejo Municipal
Alcalda.
2. ORGANO DE CONTROL
Oficina de Control Institucional
3. ORGANO DE DEFENSA
Procuradura Pblica Municipal
4. ORGANOS DE DIRECCION
Gerencia Municipal
5. ORGANOS DE ASESORAMIENTO
Oficina de Asesora Jurdica
Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin
- Unidad de Presupuesto y Racionalizacin
Planeamiento
- Unidad de Presupuesto
Gasto Corriente
Gasto de Inversin
Oficina de Programacin de Inversiones OPI

6. ORGANOSDE APOYO
Secretaria General
Imagen Institucional
Oficina de Defensa Civil
Informtica y Sistematizacin de Procesos
Oficina de supervisin y Liquidacin de Proyectos
Oficina General de Administracin y Finanzas

7. ORGANOS DE LINEA

Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Territorial
Gerencia de Desarrollo Econmico
80

Gerencia de Medioambiente
Gerencia de Desarrollo Social y de Servicios
Gerencia de Mantenimiento de Infraestructura

IV. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Para realizar el diagnstico del mbito de la Alta Direccin y de los
rganos de la Municipalidad Distrital de Echarati, se acopiar la
informacin siguiente:

Organigrama
Reglamento de Organizacin y Funciones -ROF
Manual de Organizacin y Funciones - MOF
Manual de Procedimientos Administrativos
Directivas internas
Plan Operativo Institucional 2012- POI
Plan Estratgico Institucional 2012 -PEI
Cuadro Analtico de Personal -CAP
Observaciones y Recomendaciones de auditoras internas y
externas.

Tambin se har uso de algunas tcnicas que permitirn obtener
mayor informacin

a. Obtencin de Informacin:
Como paso previo a la obtencin de informacin, se sensibilizar a
todo el personal de la Municipalidad Distrital de Echarati, con la
finalidad de que participen activamente en la implementacin del
Sistema de Control Interno para ello el Comit de Control Interno
de la MDE elaborar un Programa de Sensibilizacin, partiendo de
un proceso de capacitacin y motivacin al personal.
81

b. Tcnicas Verbales:
Se obtendr informacin oral mediante averiguaciones o
indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles
debilidades en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de
control interno y otras que se considere relevantes.

Las tcnicas verbales que se apliquen sern:

a) Indagacin.- consiste en la averiguacin mediante la aplicacin
de entrevistas directas al personal de la entidad o a terceros.
b) Encuestas o cuestionarios.- preguntas relacionadas con las
acciones realizadas.

c. Tcnicas de Observacin:
Se verificar en forma directa y paralela, la manera con los
responsables desarrollan y documentan los procesos o
procedimientos, mediante los cuales la entidad ejecuta sus
actividades.

Las Tcnicas de observacin que se apliquen sern:

a) Observacin.- se contemplar a simple vista, las acciones que
realiza el equipo de trabajo durante la ejecucin de una actividad
o proceso: por ejemplo se podr observar el cumplimiento de
algunas polticas de control tales como el control de asistencia
del personal, el control de acceso del pblico. etc.
b) Comparacin o confrontacin.- se observar las operaciones
realizadas por la entidad y se contrastar con los lineamientos
normativos de control establecidos para ello, para identificar sus
diferencias.
82

e) Revisin selectiva.- es decir se verificar la secuencia que debe
cumplir una actividad, informes o documentos seleccionndose
parte de las operaciones que sern evaluadas o verificadas.

d. Tcnicas Documentales
Se obtendr informacin escrita para demostrar las afirmaciones,
anlisis o estudios realizados por el evaluador. Pudiendo ser:

a) Comprobacin.- Se verificar la evidencia que apoya o
sustenta las operaciones evaluadas, con el fin de corroborar su
autoridad, legalidad, integridad, propiedad veracidad. Ejemplo:
comprobar si los documentos normativos internos cuentan con
documentacin que evidencie su aprobacin o actualizacin
b) Revisin Analtica.- De ser el caso se analizar los ndices,
indicadores y la investigacin de las fluctuaciones, variaciones
y relaciones que resulten inconsistentes o se desven de las
operaciones.

e. Tcnicas Escritas
Se tomar nota de informacin que sea importante para el trabajo
del evaluador para lo cual se realizar lo siguiente:

a) Anlisis
b) Confirmaciones
c) Tabulaciones

f. Anlisis de la Informacin obtenida:
El comit de Control Interno efectuar el anlisis a la informacin
obtenida como resultado de la aplicacin del programa de trabajo
con el fin de identificar las debilidades de control que presente el
Sistema de Control Interno de la municipalidad en relacin con las
83

Normas de Control Interno.

g. Anlisis Normativo.
Como parte del diagnstico se realizar un anlisis de la
normatividad interna que existe con respecto de las Normas de
Control interno.
Para el efecto se elaborara una concordancia del marco normativo
interno de la entidad (resoluciones, directivas. reglamentos entre
otros) con las Normas de Control Interno.

El anlisis de la normativa Interna deber ser realizado
considerando los objetivos de cada uno de los componentes de las
Normas de Control Interno.
Identificacin de debilidades y fortalezas Finalmente, tomando en
consideracin el anlisis efectuado la municipalidad, con respecto
a las Normas de Control Interno. se mostrar los resultados de
forma agrupada por cada componente identificando las
debilidades(con sus causas) y las fortalezas del Sistema de Control
Interno - SCI (Anexo N 08).

h. Informe de Diagnstico.
La elaboracin del Informe, deber ser ejecutado por el equipo de
trabajo responsable del diagnstico, el mismo que ser puesto a
consideracin de la municipalidad para su aprobacin.

Para elaborar el Informe de Diagnstico se seguir las siguientes
etapas:

a) Elaboracin del proyecto de diagnstico del control interno.-
Los miembros del Comit de Control Interno de la
Municipalidad Distrital de Echarati redactar el proyecto de
84

diagnstico del control interno; teniendo en cuenta que el
diagnostico debe enfocar lo siguiente:
- El nivel de desarrollo, organizacin y vigencia del Sistema
de Control Interno actual.
- Los elementos de control que lo conforman.
- Las deficiencias, vacos y oportunidades de mejora que
presenta el SCI en operacin.
- Los ajustes o modificaciones que deben efectuarse
- Los componentes y normas de control que deben ser
implementados y su priorizacin
- Las normas internas pendientes a implementar o actualizar
- Identificacin de los principales procesos y reas crticas.
- Las normas internas pendientes a implementar o
actualizar.
- Una estimacin de los recursos econmicos, materiales y
de personal requeridos para la implementacin.
- Los lineamientos a considerar por el Comit de Control
Interno para su plan de trabajo.

b) Presentacin a la Alta Direccin, el proyecto de diagnstico del
Control Interno de la Municipalidad Distrital de Echarati, para
su aprobacin y autorizacin de ejecucin.

i. Presentacin del Informe final.
Terminada la ejecucin del proyecto del diagnstico situacional
respecto del Sistema de Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Echarati, se presentar a la Alta Direccin, el informe
final conteniendo conclusiones y recomendaciones para su
aprobacin.

85

Este Informe es la base con el cual se elaborara el Plan de Trabajo
para la implementacin del Sistema de Control Interno.

V. CRONOGRAMA DE TRABAJO


ACTIVIDAD

FECHA DE
INICIO

FECHA DE
TERMINO

RESPONSABLE

COMENTARIOS

Sensibilizacin del
personal de la MDE.

23/06/2014

24/09/2014

Comit de
Control Interno.
Se elaborar cronograma
de sensibilizacin sobre el
compromiso en la
supervisin y operacin del
Sistema de Control Interno -
SCI

Recopilacin de
informacin

24/09/2014

30/01/2015

Comit de
Control Interno y
Comit de Apoyo
Se har uso de tcnicas
verbales, oculares,
documentales escritas.

Anlisis de la normativa
del Control Interno.

03/09/2014

19/03/2015
Comit de
Control Interno y
comit de apoyo


Elaboracin de proyecto
del diagnstico de
control interno de la
MDE.

21/010/2014

14/04/2015

Comit de
Control Interno y
comit de apoyo


Presentacin a la Alta
Direccin el proyecto de
diagnstico de control
interno de la MDE.

17/09/2014

20/05/2015

CCI

Aprobacin mediante
Resolucin de Alcalda.
Presentacin del informe
final.
27/011/2014 28/05/2015 CCI


VI. MATERIALES
Cartillas de informacin.
tiles de escritorio (papel bond, lapiceros, plumones, etc.)
Instructivos, reglamentos y normativas.








86



VII. PRESUPUESTO

ACTIVIDAD COSTO
IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
Materiales utilizados para la
recopilacin de informacin
1,500.00
Contratacin de un especialista 2,800.00
DESARROLLO DE LA
IMPLEMENTACION
Material proporcionado para la
sensibilizacin del personal

1,500.00
Charlas informativas de
orientacin y conocimiento de la
normativa
1,500.00
Refrigerio 2,000.00
TOTAL
9,300.00


















87

CONCLUSIONES

1. Con relacin al proceso de control interno los objetivos especficos que
se establecen dentro del mismo, no se alcanzan en forma satisfactoria,
existiendo dificultades en las actividades establecidas de dicho proceso,
lo cual no permite que los componentes se interrelacionen entre si y el
grado de seguridad de la aplicacin de mtodos y procedimientos no son
confiables conforme a lo esperado afectando la gestin del Sistema de
Presupuesto de la Municipalidad Distrital de Echarati.

2. El Ambiente de control en la que se desarrolla el proceso de control
interno que es el sistema de presupuestos, garantiza la eficiencia,
eficacia de todas las operaciones y funciones de cada trabajador, ya
que se tiene pleno conocimiento del organismo y se trabaja en un
ambiente de orden y disciplina con responsabilidad, integridad, valores
ticos y capacidad de los trabajadores; por consiguiente es la etapa ms
importante del proceso de control, pese a que existen an algunas
debilidades en el entorno, por situaciones polticas no existiendo
identificacin por parte de los trabajadores en el cumplimiento de sus
funciones.

3. Dentro del proceso de control interno, el factor evaluacin y anlisis de
riesgos de la ejecucin del presupuesto y cumplimiento de objetivos no
es un proceso continuo, la recopilacin e informacin de datos son
distorsionados por falta de evaluacin y desconocimiento,
observndose que existe an debilidades las cuales perjudican en la
toma de decisiones.

4. Las actividades de control que desempean en el proceso de Control
Interno a nivel del sistema de presupuestos no se dan de manera
regular en la que se priorizan otro tipo de actividades, sin medir la
88

importancia que tiene el proceso de control interno dentro de una
institucin.

5. La informacin y comunicacin en el caso de estudio son oportunas,
porque la informacin que se comunica es en el momento y de la forma
esperada las cuales ayudan a elaborar el anlisis de la situacin y
tomar medidas necesarias y correctivas en el caso que los hubiera.

6. La supervisin y monitoreo en el proceso de control interno del sistema
de presupuesto, an sigue siendo un problema las cuales no son
peridicas, los supervisores aun no asumen a cabalidad su
responsabilidad como lo que realmente significa y por otro lado los
supervisados se sienten aludidos y no presentan informacin real, esto
conlleva a un desfase de la comunicacin para la toma de decisiones.

















89

RECOMENDACIONES

1. Que, se implemente un sistema de Control Interno en funcin a los
mtodos, procedimientos, leyes y normas que establece la contralora
General de la Repblica en el proceso de Control interno del Sistema
de Presupuestos de la Municipalidad Distrital de Echarati las cuales se
apliquen y cumplan de manera correcta bajo responsabilidad
funcional en cada etapa de ellas, determinndose en forma precisa de
conformidad a lo establecido.

2. Que, los trabajadores cumplan diligentemente sus funciones, para el logro
de objetivos, el orden, disciplina, responsabilidad, integridad, valores
ticos y capacidad de los mismos, que se reformule el proceso control
interno que en algunos etapas, se presentan como debilidades del
sistema de presupuestos.

3. Que, la evaluacin de riesgos en el cumplimiento de objetivos sea un
proceso contnuo protegiendo los recursos de la organizacin,
buscando una adecuada administracin ante riesgos, promoviendo y
facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades
establecidas, ayudando a la gestin en esta organizacin, teniendo un
papel preponderante en la obtencin de resultados.

4. Que, las actividades de control en el proceso de control interno se
realicen dando prioridad y teniendo conciencia sobre la importancia que
tiene en el logro de objetivos especficos, detallndose las acciones que
deben desarrollar cada uno de los elementos que conforman el sistema
de presupuestos de conformidad a las normas que rigen en ese
momento, incidiendo principalmente en el cumplimiento objetivos.

5. Que, a pesar que existe una buena comunicacin con respecto a la
90

informacin se debe estar siempre en la perspectiva ya que dentro de
la institucin existen cambios polticos los cuales pueden alterar la
situacin y el rumbo institucionales y estar preparados para todo tipo de
cambios.

6. Que, para efectuar una supervisin y monitoreo adecuado en el proceso
de control interno del sistema de presupuesto se debe formular una
Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno, detallndose
las acciones que deben desarrollar cada uno de los elementos que
conforman el sistema de presupuestos en la que una supervisin sea
como un cumplimiento de una funcin mas no una obligacin.




















91

BIBLIOGRAFA

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Sector Pblico. . Lima - Per.
2. ALVARADO MAIRENA, JOS. (2007), Gestin Presupuestaria del
Estado. Lima -Per.
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Auditoria Integral - lera. Edicin Santa Fe de Bogot.
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Constitucin Poltica del Per - 1993.
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de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
6. PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27209, Ley
de Gestin Presupuestaria.
7. PER: MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS. Ley N27212, Ley
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8. PIERO, J; PIETRO, F (1996). Tratado de Psicologa del trabajo. La
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13. Normas Legales, Diario el peruano, (2006) Ley de control interno de
las entidades del estado ley N

28716 Publicado el 18-04-2006
Pg.316871.
92

14. Normas Legales, Diario el peruano, (2003) Ley Orgnica de
Municipalidades ley N

27972 Publicado el 06-05-2003.
15. Normas Legales, Diario el peruano, (2003) Ley del Presupuesto
Participativo ley N

28056 D.S. N 171-2003-EF, Publicado el
15-07-2003 Pg.316871


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7. [Link]
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93



Anexos

94

Cuadro 7. Componente 1: Ambiente de control


Norma En qu consiste? Cmo implementarla? Evidencias de Cumplimiento Qu pasa si no se Implementa?
Programando, ejecutando o promoviendo la
participacin de todo el personal, incluido el
titular, en eventos de sensibilizacin y
capacitacin en temas de control interno.
Registros de Eventos de capacitacin
realizados.
No se asume el proceso de implementacin del
control interno como una funcin propia de la
gestin y se confunde el concepto tratndolo como
una funcin de auditora o de control posterior
exclusiva del rgano de Control Institucional - OCI.
Suscribiendo un Acta de Compromiso para
la implementacin del Control Interno, por el
Alcalde y todos los funcionarios de la
municipalidad.
Acta de Compromiso suscrita.
La gestin municipal puede orientarse segn los
intereses polticos o econmicos del titular de turno.
Conformando un Comit de Control Interno
liderado por la Gerencia Municipal e integrado
por los principales funcionarios, as como de por
equipos de trabajo en todos los niveles de la
entidad
Documento de designacin del Comit de
Control Interno.
Los funcionarios y trabajadores no se sienten
parte del proceso de implementacin del control
interno. No se fomenta el trabajo en equipo, se
genera una estructura piramidal y se ejecuta lo que
dispone la autoridad en funcin a sus prioridades.
Documento de asignacin de funciones al
Comit de Control Interno.
Se sugiere incorporar como indicadores
de la norma Filosofa de la Direccin a
Buzn de sugerencias Lnea de denuncias
mecanismos que fomentan la participacin
de los empleados
Aprobando y divulgando un Cdigo de tica
Municipal de obligatorio cumplimiento por parte
de todo el personal, incluido el Alcalde, que
precise los principios, valores, obligaciones y
prohibiciones que regulan el comportamiento de
los funcionarios y servidores.
Cdigo de tica municipal suscrito por la
Alta Direccin.
Los funcionarios no tienen conocimiento de los
valores institucionales y hacen suyos los valores y
principios de la gestin de turno. Cada funcionario
o trabajador orienta sus acciones en base a sus
propios cdigos de conducta o prioridades
personales.
Suscribiendo un documento que acredite el
conocimiento y el compromiso de cumplimiento
del Cdigo de tica de la
municipalidad,Reglamento Interno de Trabajo y
normativa de la municipalidad, documento que
debe ser adjuntado al legajo personal.
Registros de difusin del Cdigo de tica,
ya sea a travs de charlas, actas, etc.
Los funcionarios municipales hacen referencia a
la existencia de un Cdigo de tica de la funcin
pblica, pero no conocen sus alcances ni su
contenido Se genera una sensacin de
impunidad frente a la comisin de delitos faltas
administrativas en perjuicio de la municipalidad.
Realizando un seguimiento efectivo a los
procesos judiciales por delitos cometidos contra
la municipalidad (a cargo del Procurador
Pblico de la Municipal o Abogado responsable
de los procesos judiciales).
Informe peridico sobre el seguimiento de
procesos judiciales.
Informe peridico sobre el seguimiento de
procesos administrativos.
Reporte del rea de personal o Recursos
Humanos.
Resultados de mecanismos de proteccin
utilizados a favor de los empleados que
denuncien incumplimientos del Cdigo de
tica. Registro de campaas educativas
realizadas sobre las sanciones para los
empleados que tengan prcticas contrarias a
los principios establecidos en el Cdigo.
Cumpliendo con los plazos establecidos para
que se ejecuten las sanciones que
correspondan (a cargo de las Comisiones
Especial y Permanente de Procesos
Administrativos Disciplinarios de la
municipalidad).
Registro Nacional de Sanciones de
Destitucin y Despido (completo y
actualizado)
Centralizando oportunamente las
sanciones dispuestas e impuestas
en el rea de personal o recursos humanos de
la municipalidad y actualizando
permanentemente la informacin de los legajos
del personal.
Filosofa de la
Direccin
Es la actitud ejemplar que deben
mantener el Alcalde y los
funcionarios municipales,
fomentando el respeto y apoyo al
control, actuando siempre con
transparencia y buscando el logro
de los objetivos institucionales.
Integridad
y Valores
ticos
La gestin municipal debe
distinguirse por el cumplimiento de
principios y valores ticos, as
como la sancin oportuna de faltas
y delitos cometidos contra la
municipalidad.
95



Fomentando la participacin en los procesos
de planificacin estratgica, dirigiendo los
mismos los propios servidores, directivos y
autoridades de la entidad.
Documento de aprobacin y difusin del
Plan Estratgico.
No se logran objetivos de mediano y largo plazo,
se reproduce la cultura tradicional del corto plazo y
la solucin de problemas del da a da.
Las consultoras que sean requeridas
Registros de difusin de la visin, misin y
objetivos estratgicos.
No es posible disear indicadores de gestin
que permitan medir resultados, efectos o impactos.
pueden cumplir la funcin de facilitacin y
soporte tcnico, evitando la sustitucin de roles
o la elaboracin de instrumentos de
planificacin en gabinete y sin contacto con la
realidad.
Plan de Desarrollo Institucional aprobado.
La ausencia de una administracin estratgica
conduce a un gobierno de contingencias y
coyunturas.
Comunicando y difundiendo entre todo el
personal y de manera visible a travs de afiches
o recordatorios, la visin, misin y objetivos
estratgicos de la municipalidad.
Se produce ineficiencias en las acciones y en la
asignacin presupuestaria al no haber propsitos
definidos de mayor alcance.
Promoviendo la elaboracin del Plan de
Desarrollo Institucional como instrumento de
planificacin estratgica de la municipalidad.
Este instrumento debe nacer articulado con el
Plan de Desarrollo Concertado y formularse
para un perodo de cuatro aos como base.
Analizando y actualizando de forma
peridica el Reglamento de Organizacin y
Funciones (ROF), la estructura orgnica
(Organigrama), el Cuadro Analtico de
Personal (CAP), el Manual de Organizacin y
Funciones (MOF), los Manuales de
Procedimientos (MAPRO), entre otros
documentos normativos de gestin; de tal
forma que reflejen las actividades que
realmente se ejecutan y las que sern
necesarias realizar en funcin a la misin
institucional. El rediseo organizacional deber
observar la real carga de trabajo de cada rea
y llevar a cabo una adecuada segregacin de
funciones.
Documentos normativos de gestin
actualizados.
La organizacin municipal y los instrumentos
normativos de gestin no pueden responder con
efectividad a los desafos de la misin y propsitos
institucionales.
Identificando de manera progresiva los
procesos que requieren especial atencin en
la municipalidad, el inicio y fin de cada
proceso, sus objetivos, sus actividades
secuenciales y sus responsables.
Relacin de procesos que requieren
especial atencin de la municipalidad.
Se limita la capacidad de adaptacin de la
entidad ante los nuevos problemas que surgen y
ante contextos cambiantes.
Mapa de procesos
La desactualizacin de estos instrumentos
genera comnmente rutinas e
inercia en los funcionarios y servidores de la
entidad.
No centrando la gestin de los recursos
humanos nicamente con temas de asistencia,
puntualidad y permanencia del personal; se
debe incorporar procedimientos diferenciados
para la seleccin, induccin, capacitacin y
otros temas que aseguren el desarrollo del
personal de la municipalidad.
Actualizacin del Reglamento Interno de
Trabajo.
El personal se encuentra desmotivado y poco
comprometido con los propsitos institucionales.
Asignando, de ser el caso, un presupuesto
orientado al desarrollo de las capacidades del
personal o promoviendo alianzas con
instituciones privadas de cooperacin,
universidades u organismos sin fines de lucro,
que permitan acceder a programas de
capacitacin y asistencia tcnica a bajos
costos.
Asignacin de partidas presupuestarias
para capacitacin
Las capacidades profesionales se estancan se
reducen en perjuicio de la entidad y de la calidad
de los servicios pblicos que se presta.
Plan de capacitacin.
El desempeo institucional se ve limitado y
afectado por la desactualizacin de los servidores
pblicos o el desconocimiento de temas
importantes para la gestin municipal.
Procedimientos documentados para el
reclutamiento y contratacin de personal
Procedimientos documentados de
evaluacin de desempeo del personal
Se refiere al hecho que la gestin
municipal debe orientarse en
funcin objetivos determinados en
un Plan Estratgico, el mismo que
debe ejecutarse a travs de planes
operativos y de presupuesto anual.
La estructura organizacional de la
municipalidad y los documentos
normativos de gestin derivados
de ella, deben mantener
coherencia respecto a la realidad y
la misin institucional; deben
poderse adaptar a los cambios y a
los arreglos que contribuyan al
logro de los objetivos
institucionales.
Considerando que las personas
son el recurso ms importante de
las municipalidades, la gestin
debe adoptar acciones para
asegurar su desarrollo profesional
y la vocacin de servicio a la
comunidad.
Estructura
Organizacional
Administracin
Estratgica
Administracin
de Recursos
Humanos
96


Cuadro 8. Componente 2: Evaluacin de Riesgos


Norma

En qu
consiste?

Cmo implementarla?

Evidencias de
Cumplimiento

Qu pasa si no se Implementa?







Planeamiento
de la
Administracin
de Riesgos





Es la necesidad
de elaborar un
plan para
conocer los
riesgos que
podrn afectar la
gestin,
valorarlos
adecuadamente
y adoptar
acciones
preventivas para
minimizar sus
posibles efectos.
La opcin ms
apropiada en el
manejo de
riesgos
incluye evitarlos,
reducirlos,
compartirlos y
aceptarlos
Designando un equipo de trabajo (Comit de Riesgos)
integrado por funcionarios clave, capacitndolo en
administracin de riesgos y encargndole la
elaboracin de un Plan de Administracin de Riesgos,
en el cual se consignen las acciones, cronograma,
recursos necesarios y responsabilidades.
Utilizando el anlisis FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades, Amenazas) como
instrumento de diagnstico de la gestin y
profundizando en la etapa de identificacin y registro
de los principales riesgos internos (debilidades) y
externos (amenazas), que puedan afectar el logro de
los objetivos de la municipalidad. Dicho anlisis debe
ser elaborado con la participacin del personal y
no ser realizado nicamente por el responsable del
rea de planeamiento de la municipalidad
Lineamientos para la elaboracin del anlisis FODA)
Valorando los riesgos identificados (estratgicos,
operativos, financieros, de cumplimiento y de
tecnologa) en funcin a su posibilidad de ocurrencia y
el nivel de impacto de cada uno.
Disponiendo acciones de control preventivo para
minimizar los riesgos identificados.
Utilizando el Plan de Administracin de Riesgos como
el principal instrumento para responder los impactos
negativos de los mismos.

Designacin de un equipo de
trabajo Comit de Riesgos.
Actas de trabajo o reunin del
Comit de Riesgos.
Matriz de Probabilidad e Impacto.
Matriz de Riesgos.
Plan de Administracin de Riesgos
aprobado.
No se conocen los riesgos potenciales, su
probabilidad de ocurrencia, y el grado de sus
efectos negativos en la gestin municipal.
No se puede planificar la prevencin y
mitigacin de estos factores.
La entidad queda a expensas de los riesgos y
con alta incertidumbre respecto al logro de sus
objetivos.
Se fortalece la prctica tradicional de atender
las contingencias y problemas segn vayan
surgiendo.
Los riesgos potenciales son ms difciles de
manejar al momento de presentarse, sus
efectos se producen con toda su magnitud, con
consecuencias negativas para la gestin
municipal el logro de sus objetivos.
Se refuerza una cultura que minimiza el control
preventivo, distrayndose esfuerzos y
recursos en la solucin de los problemas
urgentes y descuidndose los temas
importantes.

97

Cuadro 9. Componente 3: Actividades de Control


Norma En qu consiste? Cmo implementarla? Evidencias de Cumplimiento Qu pasa si no se Implementa?
Procedimientos
de Autorizacin
y Aprobacin
Se trata de establecer
y asignar por escrito la
responsabilidad para
autorizar y aprobar las
tareas, actividades o
procesos propios de la
gestin municipal.
. Identificando previamente los procesos, tareas y
actividades, en el MAPRO o un instrumento equivalente.
(Este instrumento debidamente concordado con el ROF y
el MOF, establece los procedimientos a seguir, el
funcionario encargado de autorizar dicho procedimiento
y el funcionario que lo aprueba.)
. Elaborando este instrumento de gestin de acuerdo a la
realidad y tamao de la entidad, para lo cual se
recomienda tomar como referencia los diferentes
manuales a los cuales se accede va los portales web de
las municipalidades.
. Elaboracin y aprobacin
del MAPRO o documento
equivalente.
Al no estar establecidos formalmente los procedimientos, se
producendesrdenes o errores en laejecucin de tareas y
actividades dentro de los procesos de la municipalidad.
Se fomenta la discrecionalidad de los funcionarios pblicos
en las decisiones y acciones, as como la indefinicin en
cuanto a sus responsabilidades.
Segregacin de
Funciones
Consiste en distribuir
funciones entre el personal de
tal forma que el control de las
etapas clave en un proceso,
actividad o tarea no se
concentre en una sola
persona.
. Evitando que un mismo funcionario o servidor centralice
varias funciones dentro de un mismo proceso que
puedan generar riesgos para la
municipalidad.
. Partiendo del anlisis y evaluacin de los potenciales
conflictos funcionales o la incompatibilidad de funciones
al momento de asignar competencias para la
autorizacin y la aprobacin en un determinado
procedimiento y al momento de su formalizacin. (Entre
las funciones que deben ser separadas tenemos: la
autorizacin, el procesamiento, la revisin, el control, la
custodia, el registro de operaciones, el archivo de
documentacin, entre otros.
. Tablas de niveles de
autorizacin incluidas en
el Manual Interno, MOF o
MAPRO.
Surgen potenciales riesgos para la gestin institucional ya
que se pueden generar fraudes contra la entidad por falta de
controles. Por ejemplo, si una misma persona realiza las
cotizaciones, aprueba la compra y da la conformidad del
servicio, se corre el riesgo de sobrevaluacin de los precios
y la comisin de irregularidades; lo mismo sucedera si el
Tesorero realiza los registros contables, ya que podra incluir
u omitir mayores ingresos o gastos; igualmente si la
persona que gira los cheques tambin realiza
la conciliacin bancaria, se pierde el control de los cheques
girados y podra validar salidas de dinero no autorizadas,
entre otros casos.
Evaluacin
Costo-Beneficio
Se debe evaluar que la
implementacin de un
procedimiento de control,
sea factible y resulte
conveniente en relacin con
el logro de los objetivos.
Realizando, antes de la implementacin
de actividades y procedimientos de
control adicionales, una evaluacin de
su costo para evitar que sea mayor a los
beneficios esperados.
. Aprobacin de polticas
o lineamientos para la
aplicacin de la evaluacin
costo - beneficio.
Los controles implementados pueden resultar ms costosos
que los recursos protegidos. (Por ejemplo la compra de un
equipo de cmputo de ltima generacin para el control de
existencias en el almacn que solo requiere de una hoja de
clculo, o para el control de las Actas de Sesiones de
Concejo que slo requiere de un procesador de textos; la
compra de un sistema de gestin o de administracin de
colas,cuando no se registra gran afluencia de pblico)
Los recursos no van acordes a las necesidades. (Por
ejemplo, cuando
al rea de Rentas u Obras se le asigna una mquina
obsoleta que no soporta ningn sistema; la carencia de un
sistema automatizado de control de asistencia, no obstante
la gran cantidad de personal; y la obsolescencia de un
sistema de marcacin manual.
98



Controles sobre
el Acceso a
los Recursos y
Archivos
Los recursos o archivos
de valor deben ser
debidamente custodiados,
limitndose su acceso a
personal autorizado y
estableciendo controles para
su custodia.
Formalizando procedimientos de control y niveles de
acceso a los bienes y recursos susceptibles de mal uso,
prdida o robo. Por ejemplo, los niveles de acceso a los
ambientes de Tesorera, Caja, Almacn, Archivos.
. Procedimientos aprobados
de control de bienes y
recursos.
. Tablas de niveles de acceso.
Los archivos y bienes de la entidad se exponen a riesgos de
prdida, deterioro o sustraccin. Se desperdician los
recursos, se deterioran los activos o se hace mal uso ellos.
(Por ejemplo, el uso de la fotocopiadora con acceso abierto,
una camioneta utilizada sin autorizacin, una lnea de
telfono sin control, la ausencia de arqueos de Caja Chica,
el retiro de bienes del Almacn sin un registro, entre otros,
constituyen riesgos potenciales que afectan a la gestin
municipal.)
Verificaciones y
Conciliaciones
Los funcionarios deben
realizar acciones de
comprobacin antes, durante y
despus de realizar alguna
accin o tomar una decisin.
Asimismo, deben comparar su
informacin con
documentacin confiable,
sobre los procesos,
actividades o tareas ms
importantes de cada rea de
la municipalidad. (Por ejemplo
la verificacin y
conciliacin de los saldos de
las cuentas bancarias de la
municipalidad o de los saldos
de existencias o materiales en
los almacenes.)
Dando instrucciones expresas y formales para que los
funcionarios y servidores de la municipalidad realicen,
como prctica saludable, la verificacin y conciliacin
peridica de los principales procesos o procesos clave,
actividades o tareas, con la finalidad de detectar
posibles errores, vacos o inconsistencias normativas
para corregirlas oportunamente.
. Procedimientos aprobados
de mecanismos de
conciliaciones y
verificaciones
Hay una alta probabilidad de ocurrencia de errores u
omisiones en las tareas, actividades y procesos. (Por
ejemplo, pueden surgir diferencias en los saldos de
existencias en el Almacn, en Cuentas por Pagar a
Proveedores, en las deudas de los contribuyentes, en los
saldos de Caja Chica, entre otros; as como omisiones en la
informacin o en la atencin de trmites administrativos.) Se
generan prdidas o sobrecostos.
Rendicin de
Cuentas
Es la obligacin que tiene toda
autoridad, funcionario o
servidor pblico, de dar
informacin oportuna y
veraz sobre su gestin, tanto
en trminos de ejecucin
presupuestal como del
logro de los objetivos
institucionales.
Dando pautas formales a los responsables de las
unidades orgnicas o reas de la municipalidad para
que se organicen y elaboren informacin pertinente para
las rendiciones de cuentas. Estas rendiciones no se
limitan solo a los aspectos presupuestarios, sino que
incluyen el reporte de los objetivos institucionales
logrados, las acciones realizadas y los indicadores de
logro. Un espacio conocido de rendicin de cuentas es el
proceso del presupuesto participativo.
Las municipalidades y sus titulares estn obligados a
rendir cuentas de acuerdo a la Resolucin de Contralora
N 332-2007- CG. Tambin es una manera de rendicin
de cuentas la presentacin oportuna de informacin
financiera y presupuestal y la Memoria Institucional.
. Registros de rendiciones de
cuentas realizadas por el personal.
. Actas de reuniones de revisin de
objetivos estratgicos.
. Memoria institucional
. Informacin financiera y
presupuestal actualizada y
disponible para los ciudadanos.
No se cuenta con informacin sobre el desempeo de la
gestin.
No se brinda informacin a los usuarios.
99


Documentacin
de Procesos,
Actividades y
Tareas
Es deber de toda autoridad,
funcionario y servidor
municipal, generar, ordenar,
preservar y presentar la
documentacin sustentatoria
de todas las tareas,
actividades o procesos
ejecutados durante su gestin.
. Dando instrucciones o pautas para que las tareas,
actividades y procesos que realicen los servidores y
funcionarios, cuenten con evidencia documental a travs
de informes, memorandos, u otro medio similar. Evitando
dar disposiciones verbales o utilizando medios
informales que no permitan un ordenamiento o archivo.
. Promoviendo el manejo adecuado de la
documentacin, ordenada por rea y por operacin, de
modo que cualquier persona que requiera de la
informacin pueda entenderla.
. Identificacin de documentos o
registros asociados a las
actividades o procesos propios de la
gestin.
No se cuenta con documentacin sustentatoria de las
tareas, actividades o procesos.
Se pierde evidencia material para la verificacin de las
acciones realizadas.
Se genera prdida de tiempo en la bsqueda de
informacin y respaldo para las acciones de control
posteriores.
Se tiende la informalidad, autorizaciones verbales y en
algunos casos sin fecha y sin indicar el destino.
Se incrementa el manejo discrecional, sin registros, ni
documentos que evidencien las transacciones.
Revisin de
Procesos,
Actividades y
Tareas
Los funcionarios deben
revisar peridicamente
los procesos, actividades
y tareas ejecutadas
por su gestin a fin de
asegurarse de que aportan al
cumplimiento de los objetivos
institucionales y que se ajustan
a la normativa vigente.
Promoviendo y disponiendo que los procesos y
procedimientos ejecutados sean revisados
peridicamente para asegurar que se enmarquen dentro
de la normativa vigente y promuevan el cumplimiento de
los objetivos institucionales.
. Registros de revisin peridica de
procesos y procedimientos (actas,
actualizacin de documentos, etc.)
No se detectan a tiempo deficiencias o alejamientos de los
objetivos institucionales.
Se pierde la oportunidad de introducir correctivos o mejoras
a las acciones que realizan las diferentes reas de la
municipalidad.
Controles
para las
Tecnologas de
la Informacin y
Comunicaciones
Proporcionar aseguramiento
relacionado con la fiabilidad
de la informacin y de los
servicios de informacin,
ayudando a mitigar los
riesgos asociados con el
uso de las tecnologas
en las municipalidades,
para lo cual se debern
establecer controles a los
sistemas informticos y a las
Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones - TICs en las
municipalidades..
. Cumpliendo de manera gradual la normativa emitida
por la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico en lo que
respecta a las TIC.
. Normando los procesos de desarrollo de sistemas y
aplicativos informticos y de los aspectos.
. Normando los aspectos ms importantes de seguridad
de la informacin
. Documentando el desarrollo de los sistemas y
aplicativos informticos, as como, los procedimientos de
seguridad de la informacin
. Asegurando que los sistemas informticos de las
municipalidades cuenten como mnimo con usuarios y
claves de acceso
. Asegurando que se cuente con procedimientos de
respaldo (backup) de la informacin crtica de las
municipalidades
. Sensibilizando al personal de la municipalidad a travs
de charlas sobre el buen uso de las TIC y sobre la
seguridad de la informacin
. Informes peridicos de generacin
de claves de acceso y archivos de
respaldo.
. Tablas de niveles de acceso.
. Informes peridicos sobre las
acciones realizadas para el
cumplimiento de la normativa
aplicable sobre TIC
. Informes peridicos sobre la
documentacin interna emitida por la
municipalidad respecto a los
procesos de desarrollo de sistemas
y aplicativos informticos
. Informes peridicos sobre la
documentacin interna emitida por la
municipalidad respecto a los
aspectos de seguridad de la
informacin .
Informes peridicos relacionados a
la gestin de los usuarios y claves de
acceso
. Informes peridicos relacionados a
los procedimientos de respaldo de la
informacin
. Informes peridicos relacionados
sobre la sensibilizacin y conciencia
del personal de la municipalidad en
cuanto al buen uso de las TICs y
Se da un uso indebido de la base de datos e informacin
institucional, exponindola a daos, prdida y sustraccin.
(Por ejemplo, cuando las claves de acceso de usuarios del
SIAF o al SEACE son compartidas, cuando las
computadoras no tienen claves de acceso, cuando no se
genera una copia de respaldo de la informacin importante,
No se dar el uso correcto a las Tecnologas de Informacin
y Comunicaciones, no se garantizar la fiabilidad de la
informacin y de los sistemas y aplicativos informticos, con
el riesgo de dar un uso indebido de la base de datos e
informacin institucional, exponindola a daos, prdida y
sustraccin. (Por ejemplo, cuando las claves de acceso de
usuarios del SIAF o el SEACE son
compartidas, cuando las computadoras no tienen claves de
acceso, cunado no se genera una copia de respaldo de la
informacin importante.)
100

Cuadro 10. Componente 4: Informacin y Comunicacin


Norma En qu consiste? Cmo implementarla? Evidencias de Cumplimiento Qu pasa si no se Implementa?
Archivo
Institucional
Toda municipalidad debe contar
con reas de archivo
debidamente implementadas
para la conservacin de toda la
documentacin importante, segn
los lineamientos establecidos por
el Archivo General de la Nacin.
. Disponiendo la implementacin del Archivo Central de la
municipalidad, dotndolo de espacio suficiente y estantes
para el ordenamiento de la documentacin y de ser posible
sistematizando la informacin para facilitar las bsquedas.
. Contando con un software de archivo y una directiva que
defina la periodicidad de remisin de documentacin al
Archivo Central, as como los procedimientos para la
preservacin y conservacin de los documentos.
. Dotando de mobiliario seguro a las diferentes reas de la
municipalidad para el archivo de su documentacin de uso
permanente.
. Incorporacin de las funciones de Archivo
en documentos de gestin, tales como
ROF, MOF.
. Registro de asignacin de mobiliario.
. Procedimientos documentados de
administracin de archivo institucional.
Se incrementa la vulnerabilidad del archivo
documental, de la informacin histrica y de
documentos sustentatorios generada por la
municipalidad, exponindolos a daos,
prdidas, sustracciones o al uso indebido.
Comunicacin
Interna
Es la forma en que se transmite
y se recibe informacin dentro de
la municipalidad, tanto en forma
horizontal (de un rea a otra),
como en forma vertical (de un
subordinado a su superior o
viceversa).
Las caractersticas del mensaje
(frecuencia, profundidad y
formatos) deben adecuarse a las
necesidades de comunicacin de
la municipalidad.
. Estableciendo los tipos de documentos que deben ser
utilizados para la comunicacin interna horizontal o vertical al
interior de la municipalidad. Para el caso se recomienda la
emisin de una directiva interna en la cual se regule y
estandarice la tipologa de documentos, formatos y uso en la
comunicacin interna.
. Estableciendo lneas de comunicacin para que el personal
pueda transmitir:
a) oportunidades de mejora o,
b) denuncia de posibles actos indebidos.
. Tablas aprobadas de
tipos de documentos de
comunicacin interna y
de los niveles de emisin
responsables, ya sea por
Directiva, Manual Interno, o
equivalentes.
No hay regulacin de los procedimientos de
comunicacin interna originando el uso de
medios indistintos, informales y de acuerdo a
criterios del personal, funcionarios y
servidores.
La produccin de la informacin es
desordenada y con diferentes clases de
formatos como: el Informe, el Memorando, el
Provedo, la Ayuda Memoria, la Hoja
Informativa, todos ellos diferentes en cuanto
forma y tipo de uso.
Comunicacin
Externa
Es la forma en que se transmite
y se recibe informacin desde y
hacia afuera de la municipalidad.
El mensaje empleado debe
adecuarse a las caractersticas
del receptor (ciudadano
. Estableciendo los tipos de documentos que deben ser
utilizados para su comunicacin externa.
. Emitiendo una directiva interna que regule los medios a
utilizar para la comunicacin externa de la entidad como:
Oficios, Cartas, Resoluciones, Informes, correos electrnicos
u otros documentos, as como la uniformizacin del formato
de los mismos.
. Regulando la atencin que se brinda a las sugerencias,
quejas, reclamos y denuncias de parte de los usuarios de los
servicios y vecinos en general.
. Tablas aprobadas de tipos de
documentos de comunicacin externa y de
los niveles de emisin responsables, ya
sea por Directiva, Manual Interno, o
equivalentes.
Se fomenta el desorden y la discrecionalidad
en el uso de medios de comunicacin externa,
poniendo en riesgo la formalidad y protocolo
que corresponde cuando se establecen
relaciones inter institucionales.
Canales de
Comunicacin
Son medios diseados de
acuerdo con las necesidades
de la municipalidad para la
difusin de la informacin.
tamao de la poblacin, necesidades de informacin y
acceso a tecnologas. As, se podra utilizar reuniones
peridicas con la poblacin; utilizacin de paneles
informativos en lugares pblicos, boletines, emisiones
radiales, pginas web institucionales, etc.
canales de comunicacin con la poblacin:
correo electrnico, murales, boletines, etc.
Se generan consecuencias negativas de
relacin debido a una deficiente comunicacin
entre la municipalidad y la poblacin.
La poblacin desconoce las acciones de la
municipalidad por lo que la transparencia se
ver severamente afectada, dando lugar a
interpretaciones equivocadas y prdida de
confianza en las autoridades.
101

Cuadro 11. Componente 5: Supervisin y Monitoreo

Norma En qu consiste? Cmo implementarla? Evidencias de Cumplimiento Qu pasa si no se Implementa?
Actividades
de
Prevencin y
Monitoreo:
Prevencin y
Monitoreo
Los procesos y
operaciones de la
municipalidad deben ser
monitoreados para
adoptar acciones
preventivas oportunas que
aseguren su idoneidad y
calidad.
. Estableciendo y difundiendo polticas o directivas para la
prevencin y monitoreo de los procesos y operaciones
que realiza la municipalidad, a fin de detectar con
oportunidad, distorsiones, riesgos o problemas, que se
deben corregir o superar para el cumplimiento de los
objetivos.
. Utilizando el Plan Operativo Institucional, identificando
indicadores de logro y estableciendo la obligacin de
reportes trimestrales de resultados. Conjuntamente con la
planificacin operativa, tambin deben monitorearse, la
ejecucin del presupuesto participativo, la ejecucin del
Plan Estratgico Institucional (PEI), el Plan Anual de
Contrataciones (PAC), entre otros procesos.
. Haciendo seguimiento a la implementacin del Texto
nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) y a sus
efectos en la provisin de mejores servicios pblicos.
. Registros de revisin peridica de
procesos y procedimientos (actas,
actualizacin de documentos, etc.)
. Actas de revisin de avance de
ejecucin de Plan Estratgico
(objetivos, indicadores estratgicos,
etc.),
Se expone a riesgo el logro de los objetivos
institucionales y se desconoce el nivel de
desempeo de las diferentes unidades
orgnicas.
Se pierde la oportunidad de realizar ajustes,
correctivos y mejoras a las acciones que se
ejecutan en el marco de la planificacin
operativa y la ejecucin presupuestaria.
Se refuerza la prctica tradicional de
soluciones en base a urgencias o de
problemas coyunturales, descuidando los
aspectos estratgicos ms importantes de la
gestin municipal.
Seguimiento
de
Resultados:
Reporte de
Deficiencias
Como resultado
del monitoreo,
los funcionarios y
servidores municipales
deben llevar un registro
de las debilidades y
deficiencias detectadas
a fin de adoptar
acciones correctivas.
. Diseando y aprobando un mecanismo para que los
funcionarios reporten o registren las debilidades o
deficiencias detectadas a nivel interno y que puedan poner
en riesgo el logro de metas y objetivos.
El mecanismo puede ser va telefnica, correo electrnico
y deben ser materia de anlisis y revisin peridica.
. Formato aprobado para el registro
de Deficiencias.
. Registro de deficiencias reportadas
por el personal.
. Registros de capacitacin al
personal sobre reporte de
incidencias.
Se dificulta la implementacin oportuna de
correctivos y mejoras adecuados en la gestin
municipal.
Se incrementa el riesgo para el logro de los
objetivos.
Se generan responsabilidades administrativas
en los servidores y funcionarios que,
conociendo las deficiencias, omiten su reporte
oportuno.
Seguimiento
de
Resultados:
Implantacin
y Seguimiento
de Medidas
Correctivas
Es la adopcin de
acciones correctivas y el
seguimiento que debe
realizarse para el logro de
resultados y mejoras en la
gestin.
. Disponiendo la inmediata adopcin de acciones
correctivas ante la deteccin de una deficiencia y
encargando a una persona la responsabilidad del
seguimiento de su implementacin.
. Cumpliendo con el seguimiento e implementacin de
recomendaciones provenientes de informes de auditora.
. Registros de evaluacin de eficacia
de acciones correctivas dispuestas.
. Registros de seguimiento de
recomendaciones de auditora.
Las tareas, actividades y procesos que
desarrolla la municipalidad mantienen fallas,
errores y deficiencias en su ejecucin,
generando sobrecostos a la entidad y
poniendo en riesgo el logro de las metas y de
los objetivos institucionales.
Se pierde la efectividad de la retroalimentacin
que se genera con el monitoreo.
Se presentan deficiencias en el desempeo
institucional.
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