COMO ELABORAR UNA NOMINA

Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a

remunerar por los servicios que stos le prestan al patrono.
Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de
sueldos o salarios a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable
y estadstica, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las
relaciones laborales.
La nmina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de
trabajo, en relacin al servicio que deba prestarse y a la remuneracin, los cuales
se regirn por las siguientes normas
!. El trabajador estar obligado a desempe"ar los servicios que sean compatibles
con sus fuerzas, aptitudes, estado o condicin, y que sean del mismo gnero de
los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono# y
$. La remuneracin deber ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los
servicios y no podr ser inferior al salario mnimo ni a la que se le pague por
trabajos de igual naturaleza en la regin y en la propia empresa.
Estos detalles ayudan a determinar fcilmente la prestacin del servicio y
remuneracin en aquellos contratos de trabajo donde no %ubiese estipulacin
e&presa, situacin que se presenta frecuentemente. 'ise"o de (minas
'e acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe dise"ar el modelo de la nmina
apropiada, el cual cambiar sustancialmente de una compa"a a otra, sujeto a las
variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la
necesidad de la empresa.
Tipos de Nminas
1. Segn su Presentacin:
!. (mina )anual *e elabora por clculos enteramente manuales, usadas en
empresas peque"as o de mediana capacidad. E&isten en el mercado, formularios
dise"ados, por ejemplo LE+ y el sistema )c,-e.
$. (mina +omputarizada *e elabora a travs de un computador, el cual permite,
generalmente por medio de codificaciones, calcular automticamente, tanto los
aportes como los descuentos efectuados en el perodo a pagar. .ara operar este
tipo de nmina se debe crear el siguiente tipo de informacin
/ 0ormularios de entrada y codificacin.
/ 1eportes del sistema.
/ 2peracin del sistema.
/ 3rc%ivos del sistema.
/ .rogramas del sistema.
/ 'ise"os de perforacin o tabulacin.
2. Segn la Forma de Pago:
!. *emanal .ara obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago
est establecido en ese tiempo.
$. 4uincenal .ara empleados cuyo lapso de pago est establecido en ese
tiempo.
3. Segn el Tipo de Personal:
!. (mina Ejecutiva o )ayor .ara directivos y alta gerencia. 5nmina
confidencial6.
$. (mina de Empleados .ara el resto del personal empleado.
7. (mina de 2breros .ara personal operativo# a su vez puede ser dividida, para
efectos de costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento.
Partes de la Nmina
3signaciones
/ *ueldo o salario.
/ -ono por asistencia.
/ 8oras e&traordinarias.
/ *uplencias.
/ 9acaciones.
/ +omisiones.
/ 1etroactivo.
/ 'a de descanso.
/ -ono nocturno.
/ *obretiempo en feriados.
/ .ermiso remunerado.
/ .rima por matrimonio
/ .rima por %ijos.
'educciones
/ *eguro social.
/ *eguro de paro forzoso.
/ :mpuesto sobre la renta.
/ *indicato.
/ +aja de a%orro.
/ *eguro de %ospitalizacin.
/ .oltica %abitacional.
/ :(02(39:;.
/ 02(3+2;.
/ +omedor.
/ .rstamo compa"a.
/ +rdito comercial.
/ 2tros.
<+mo elaborar la (mina=
El proceso de elaboracin de la nmina comienza cada vez que se inicia un
perodo de pago. Estos perodos estn claramente definidos por la Ley 2rgnica
del ;rabajo en el 3rtculo !>? donde se e&presa
@El trabajador y el patrono fijarn el lapso para el pago del salario que no podr ser
mayor de una quincena, pero podr ser %asta de un mes cuando el trabajador
reciba del patrono alimentacin y viviendaA.
3 los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratndose de
empleados, el pago se realiza quincenalmente.
El dise"o del formato en el cual se elabora la nmina vara de acuerdo con la
magnitud y otras caractersticas de la empresa, como si su elaboracin se realiza
de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no e&iste ninguna
diferencia entre una tcnica y otra.
(ormas del +ontrol :nterno para la (mina
Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la
garanta para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la
administracin de personal, estn siendo adecuadamente distribuidos.
!. 'eben ser aprobadas por personas autorizadas
!. La contratacin de personal.
$. El salario a pagar
7. Las deducciones que se realizarn en nmina.
B. 8oras e&traordinarias y otros pagos especiales.
$. El e&pediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las
personas que
.reparen la nmina.
3prueban nmina.
.agan la nmina.
7. 'eben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar
el tiempo de trabajo.
B. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la
produccin del trabajador pueda ser determinada.
>. 'ebe e&istir separacin de funciones
Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y
paga la nmina.
Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nmina.
C. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al
departamento de nmina.
D. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del
departamento respectivo.
E. Los clculos %ec%os en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los
trabajadores.
F. El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
!?. +uando la nmina sea pagada con c%eque
'ebe e&istir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo.
La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por una
persona diferente de la que prepara la nmina y de la que paga.
La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado
de cuenta bancario.
!!. +uando la nmina se paga en efectivo
!. 'ebe %acerse un retiro del banco e&actamente por el neto a pagar.
$. 'eben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de
empleados o e&tra"os.
!$. +ada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que
aparezcan detallados los diferentes conceptos que %an intervenido en el clculo.
!7. El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario
independiente del departamento de nmina.
!B. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente
a la que elabora la nmina o %ec%o los pagos, y debe enviar una relacin de los
mismos al departamento de contabilidad.
!>. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un
tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
!C. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un
funcionario diferente al que prepara la nmina.
!D. Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente.
!E. La distribucin contable de la nmina debe ser revisada por una persona que
no pertenezca al departamento de nmina.
1eferencia
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