PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA BODEGA GENERAL Y

BODEGAS MVILES DE LA GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA

(GRB) ECOPETROL S.A

MARTHA JULIANA MANCILLA SNCHEZ

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERAS FISICOMECNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA
2012

PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA BODEGA GENERAL Y

BODEGAS MVILES DE LA GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA
(GRB) ECOPETROL S.A

MARTHA JULIANA MANCILLA SNCHEZ

Trabajo de grado para optar por el ttulo de

Ingeniera Industrial

DIRECTOR:
CARLOS EDUARDO DAZ BOHORQUEZ
INGENIERO INDUSTRIAL

TUTOR:
JUAN CARLOS BARRERA OLAYA
INGENIERO INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERAS FISICOMECNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA
2012

DEDICATORIA

A mis padres, gestores principales de este logro.

AGRADECIMIENTOS

A Dios por haberme dado todas las herramientas necesarias para alcanzar mis
sueos.
A mis padres Rito y Martha, quienes con su amor y apoyo incondicional, han
hecho de mi la persona que soy hoy; por su buen ejemplo, esfuerzo y trabajo
incansable para brindarme todas las cosas y oportunidades necesarias para
cumplir este logro.
A mi hermano Duvan por su cario y apoyo.
A Ecopetrol S.A, por permitirme realizar la prctica en la mejor empresa del pas,
por brindarme las herramientas necesarias para culminar mi proceso de
formacin.
A mi tutor y amigo Juan Carlos, por su gua y orientacin en el desarrollo del
proyecto, por sus consejos y enseanzas que me ayudaron a crecer personal y
profesionalmente.
A mis compaeros de la coordinacin de inventarios, quienes me acogieron de la
mejor manera posible y con quienes compart una de las mejores etapas de mi
vida.
Al profesor Carlos Daz, por su orientacin y asesora para la culminacin del
proyecto.
A todos mis amigos por estar siempre que los necesit, por su apoyo y por los
buenos momentos que hemos pasado.
JULI.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ................................................................................................... 21
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................................... 24
1.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ............................................................... 24
1.2 RESEA HISTRICA .................................................................................. 25
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................ 26
1.4 GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA (GRB) .............................. 28
1.4.1 Coordinacin de Inventarios y Herramientas . .............................. 28
1.5 PLAN ESTRATGICO.................................................................................. 31
1.5.1 Misin. .................................................................................................... 31
1.5.2 Visin al 2020. ........................................................................................ 32
1.5.3 Valores. .................................................................................................. 32
1.5.4 Competencias Organizacionales. ........................................................... 33
2. GENERALIDADES DEL PROYECTO ............................................................... 35
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................... 35
2.2 ALCANCE ..................................................................................................... 36
2.3 OBJETIVOS ................................................................................................. 36
2.3.1 Objetivo general. .................................................................................... 36
2.3.2 Objetivos especficos.............................................................................. 37
3. MARCO TERICO ............................................................................................ 38
3.1. DIAGNSTICO............................................................................................ 38
3.2 GESTIN DE ALMACENES ........................................................................ 39
3.3 DISEO Y LAYOUT DE LOS ALMACENES ................................................ 39
3.3.1 Ubicacin de existencias. ....................................................................... 42
3.3.2 Modelos de organizacin fsica de los almacenes. ................................ 43
3.3.3 Asignacin del espacio del almacn....................................................... 44

3.4 RECEPCIN ................................................................................................ 44

3.5 ALMACN .................................................................................................... 45
3.5.1 Por Racking o utilizacin del espacio vertical. ........................................ 45
3.5.2 Por Zona. ................................................................................................ 46
3.5.3 Aleatorio. ................................................................................................ 46
3.5.4 En Bloque. .............................................................................................. 46
3.5.5 Estanteras. ............................................................................................ 46
3.6 MOVIMIENTO............................................................................................... 47
3.7 INFORMACIN ............................................................................................ 48
3.7.1 Informacin para la gestin. ................................................................... 48
3.7.2 Identificacin de ubicaciones.................................................................. 48
3.8 ANLISIS DEL MANEJO DE BODEGA ....................................................... 49
3.9 EL DIAGRAMA CAUSA EFECTO ................................................................ 50
4. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL DE LA BODEGA GENERAL DE
LA GRB .................................................................................................................. 51
4.1 GENERALIDADES ....................................................................................... 52
4.2 PROCESO DE RECIBO Y CHEQUEO......................................................... 52
4.3 PROCESO DE ALMACENAMIENTO ........................................................... 53
4.3.1 Mdulo 2................................................................................................. 54
4.3.2 Mdulos 3, 4 y 5. .................................................................................... 54
4.3.3 Mdulos 6, 7 y 9. .................................................................................... 55
4.3.4 Mdulo 8................................................................................................. 56
4.3.5 Identificacin de localizaciones. ............................................................. 57
4.4 PROCESO DE DESPACHO ......................................................................... 58
4.5 MQUINAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ............................................... 59
4.6 RECURSO HUMANO ................................................................................... 59
4.7 RECURSOS INFORMTICOS ..................................................................... 60
4.8 ASPECTOS FAVORABLES ......................................................................... 60

4.9 PROBLEMAS IDENTIFICADOS EN LA BODEGA GENERAL ..................... 62

4.9.1 Falta de espacio para el almacenamiento de nuevos materiales. .......... 62
4.9.2 Subutilizacin de espacio. ...................................................................... 74
4.9.3. Inadecuada gestin del almacenamiento de las bobinas de cable. ....... 76
4.9.4 Materiales almacenados en los pasillos. ................................................ 77
4.9.5 Demora en los despachos. ..................................................................... 77
4.9.6 Desactualizacin e Incumplimiento de los procedimientos o instructivos.
........................................................................................................................ 80
4.9.7 Falta de claridad en las funciones de los trabajadores. .......................... 81
5. PROPUESTAS DE MEJORA PARA LA BODEGA GENERAL DE LA GRB ...... 82
5.1 PROPUESTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CAPACIDAD EN LA
BODEGA GENERAL .......................................................................................... 82
5.1.1 Propuesta 1. ........................................................................................... 82
5.1.2 Propuesta 2. ........................................................................................... 83
5.1.3 Propuesta 3. ........................................................................................... 83
5.1.4 Propuesta 4. ........................................................................................... 84
5.2 PROPUESTA PARA LA REDISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES EN LA
BODEGA GENERAL .......................................................................................... 85
5.2.1 Propuesta 1. ........................................................................................... 85
5.2.2 Propuesta 2. ........................................................................................... 88
5.2.3 Propuesta 3. ........................................................................................... 88
5.3

PROPUESTAS

PARA

EL

MEJORAMIENTO

DEL

SISTEMA

DE

INFORMACIN .................................................................................................. 89
5.3.1 Propuesta 1. ........................................................................................... 91
5.3.2 Propuesta 2. ........................................................................................... 91
5.4 PROPUESTAS PARA EL REDISEO DE LA BODEGA GENERAL ............ 92
5.4.1 Propuesta 1. ........................................................................................... 92

5.4.2 Propuesta 2. ........................................................................................... 95

5.5 PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIN DE LOS INSTRUCTIVOS ........ 96
5.6 PROPUESTA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE FUNCIONES . 97
6. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL DE LAS BODEGAS MVILES .. 99
6.1 TRILER DE MATERIALES ......................................................................... 99
6.1.1 Incumplimiento de las condiciones de seguridad y salud ocupacional
necesarias. .................................................................................................... 100
6.1.2 Distribucin fsica inadecuada. ............................................................. 101
6.2 TRILER DE HERRAMIENTAS ................................................................. 102
6.2.1 Incumplimiento de las condiciones de seguridad y salud ocupacional
necesarias. .................................................................................................... 102
6.2.2 Distribucin fsica inadecuada. ............................................................. 104
6.3 PROPUESTA DE MEJORA ........................................................................ 105
6.3.1 Bodega de Materiales........................................................................... 105
6.3.2 Bodega de Herramientas...................................................................... 105
7. CONCLUSIONES ............................................................................................ 107
8. RECOMENDACIONES .................................................................................... 110
BIBLIOGRAFA .................................................................................................... 111
ANEXOS...113

10

LISTA DE FIGURAS

Pg.
Figura 1. Organigrama Ecopetrol S.A .................................................................... 27
Figura 2. Organigrama coordinacin de inventarios y herramientas ...................... 30
Figura 3. Mapa de Procesos coordinacin de inventarios y herramientas ............. 31
Figura 4. Marco estratgico grupo empresarial Ecopetrol 2011- 2020 .................. 34
Figura 5. Layout de almacenes .............................................................................. 42
Figura 6. rea de recibo y chequeo ....................................................................... 53
Figura 7. Mdulo 2 ................................................................................................. 54
Figura 8. Mdulos 3, 4, 5 ....................................................................................... 55
Figura 9. Mdulos 6, 7, 9 ....................................................................................... 56
Figura 10. Sistema de identificacin de estantes ................................................... 58
Figura 11. Porcentaje capacidad total mdulos 3, 4 y 5 ........................................ 65
Figura 12. Porcentaje de distribucin..................................................................... 67
Figura 13. Porcentaje de capacidad total mdulos 6, 7 y 9 ................................... 72
Figura 14. Bloque 7A ............................................................................................. 75
Figura 15. Bloques 7L a 7P ................................................................................... 76
Figura 16. Pantallazo caractersticas de un cdigo en Ellipse ............................... 86
Figura 17. Estructura porta bobinas ....................................................................... 93
Figura 18. Triler de materiales. .......................................................................... 101
Figura [Link] de herramientas ........................................................................ 104

11

LISTA DE TABLAS

Pg.
Tabla 1. Cargos inmersos en la bodega ................................................................ 59
Tabla 2. Valoracin de espacios ............................................................................ 63
Tabla 3. Porcentaje de capacidad por mdulos ..................................................... 64
Tabla 4. Clasificacin de cdigos........................................................................... 66
Tabla 5. Causas que generan la falta de espacio en los mdulos 3, 4 y 5 ............ 68
Tabla 6. Valoracin de espacios ............................................................................ 71
Tabla 7. Porcentaje de capacidad mdulos 6, 7 y 9 .............................................. 72
Tabla 8. Resultados obtenidos del estudio de obsolescencia ................................ 73
Tabla 9. Causas que generan la falta de espacio en los mdulos 6, 7 y 9 ............ 74

12

LISTA DE ANEXOS

Pg.
ANEXO 1. Sistemas de almacenamiento empleados en la bodega general de la
GRB. .................................................................................................................... 113
ANEXO 2. Distribucin actual de la bodega general de la GRB. ......................... 115
ANEXO 3. Formato para la valoracin de la ocupacin de los mdulos 3, 4 y 5 . 116
ANEXO 4. Tabulacion de la informacin de capacidad de los mdulos 3, 4 y 5 .. 118
ANEXO 5. Informacin detallada de los cdigos encontrados en los mdulos
3, 4 y 5. ................................................................................................................ 120
ANEXO 6. Listado de cdigos para asignar localizacin en el sistema ............... 227
ANEXO 7. Formato porcentaje de ocupacin mdulos 6, 7 y 9 ........................... 228
ANEXO 8. Tabulacin de la informacin de capacidad de los mdulos 6, 7 y 9 .. 229
ANEXO 9. Listado de cdigos identifiacados a partir del estudio de obsolescencia.
............................................................................................................................. 230
ANEXO 10. Listado de materiales ubicados en los pasillos ................................. 231
ANEXO 11. Listado de cdigos de mayor rotacin .............................................. 233
ANEXO 12. Distribucin de los cdigos de mayor rotacin ................................. 239
ANEXO 13. Diagrama causa efecto de la bodega general .................................. 240
ANEXO 14. Listado de cdigos para remover de la estantera ............................ 241
ANEXO 15. Listado de cdigos clase u con stock igual a cero ........................... 260
ANEXO 16. Cotizacin estibas metlicas ............................................................ 286
ANEXO 17. Reglamento para el manejo de excedentes ..................................... 288
ANEXO 18. Listado de grcl usado en la bodega general ..................................... 290
ANEXO 19. Distribucin de los materiales por GRCL en la bodega .................... 299
ANEXO 20. Cotizacin estructura porta bobinas ................................................. 300
ANEXO 21. Distribucin fsica propuesta ............................................................ 303
ANEXO 22. Instructivos actualizados .................................................................. 304
ANEXO 23. Manual de funciones ........................................................................ 334

13

ANEXO 24. Especificaciones tcnicas contenedor de 20 ft ................................. 359

ANEXO 25. Cotizacin contenedor 20 ft .............................................................. 363
ANEXO 26. Especificaciones tcnicas contenedor de 40 ft ................................. 365
ANEXO 27. Cotizacin contenedor de 40 ft ......................................................... 369

14

GLOSARIO

ADIN: persona encargada de la administracin de inventarios en la GRB.

CARGA: cualquier material, equipo, repuesto e insumo comprado, que llega al

rea de recibo en un embalaje determinado.

CONSUMO OPERACIONAL: demanda de materiales generada diariamente por la

refinera para la operacin y mantenimiento de las diferentes plantas.

DOWNSTREAM: parte de la cadena productiva que comprende los procesos de

refinacin, petroqumica, biocombustibles y distribucin.

GRB: Gerencia Refinera Barrancabermeja.

MATERIALES ARCHIVADOS (A): son materiales cuyos cdigos han sido

desactivados del catlogo de Ellipse.

MATERIALES CRTICOS (K): son aquellos que sostienen la operacin de la

infraestructura principal que compone el corazn o lnea crtica de cada negocio.
Su desempeo o funcionamiento tiene alta incidencia en el rendimiento de la
operacin y productividad esperada. La reposicin se hace con base en los
parmetros de nivel y cantidad.

MATERIALES DE CARGO DIRECTO: son aquellos de uso espordico, adquiridos

a solicitud del usuario, no requieren almacenamiento ni tiene relacin directa con
la operacin, en algunos casos su variacin tecnolgica hace que tengan poca
vigencia en el tiempo.

15

MATERIALES DE NO STOCK: son los materiales de uso frecuente y pueden o no

estar relacionados con la operacin, su reposicin se hace mediante solicitud del
usuario. Estos materiales

no requieren

almacenamiento y se

entregan

directamente al usuario a travs de la Bodega de almacenamiento temporal.

Deben catalogarse para facilitar la compra y mantener registro estadstico del
comportamiento de cada material.

MATERIALES DE SOPORTE (S): son aquellos que forman parte de todos los
subprocesos auxiliares que soportan la operacin, como accesorios, partes,
herramientas, etc., y su desempeo tiene bajo impacto en la operacin. La
reposicin se hace con base en los parmetros de nivel y cantidad.

MATERIALES DE STOCK: son aquellos a almacenar en las bodegas, con

reposicin para atender las demandas no programadas y tienen que ver, en su
mayora, directamente con necesidades en la operacin. Estos materiales debern
estn incluidos en el Catlogo.

MATERIALES DE TIPO NO REORDENAR (N): son aquellos que no deben volver

a comprarse debido bsicamente a su obsolescencia y retiro de la operacin, pero
su informacin correspondiente debe conservarse dentro del catlogo de Ellipse
como historia o referencia.

MATERIALES ESENCIALES (E): son materiales que mantienen la continuidad de

la operacin soportando la infraestructura principal, por lo cual son indispensables
en la operacin bsica. Tienen mediano impacto en la operacin bsica, pueden
ser reemplazados sin afectar los niveles de productividad esperada pero bajo
condiciones controladas de cambio de planta. La reposicin se hace con base en
los parmetros de nivel y cantidad.

16

MATERIALES ESPECIALES (P): son materiales de diseo o utilizacin especial

que forman parte de subprocesos que soportan la operacin bsica. Su impacto
es muy particular en los niveles de productividad esperada, o en la operacin
directa. La reposicin se hace con base en los parmetros de nivel y cantidad.

MATERIALES FUSIONADOS (F): son materiales cuyos cdigos fueron unidos a

otros completamente iguales en sus especificaciones tcnicas, hecho que
provocaba que se encontraran repetidos en el catlogo de Ellipse

MATERIALES NO PROPIOS DE LA ACTIVIDAD DE ECOPETROL: materiales,

equipos, repuestos e insumos para las actividades industriales y comerciales no
propias del objeto social de Ecopetrol.

MATERIALES OBSOLETOS (X): son aquellos que estando en buen estado, no

son requeridos por la operacin porque han entrado en desuso por innovacin
tecnolgica o porque estn asociados a equipos que han sido retirados del
servicio y no aplican en ningn otro equipo.

MATERIALES PROPIOS DE LA ACTIVIDAD DE ECOPETROL: materiales,

equipos, repuestos e insumos para las actividades industriales y comerciales
propias del objeto social de Ecopetrol.

MATERIALES TIPO USUARIO (U): son materiales que por su utilizacin

espordica y/o planeada no representan una alta criticidad para la operacin. Su
compra es atpica y solamente se inicia el proceso de compra por solicitud del
usuario final. Tambin tendrn esta clasificacin aquellos que se deben pedir pero
que haban sido clasificados en algn momento como No Reordenar y por
condiciones especiales de los equipos a los cuales aplica.

17

MINCOM ELLIPSE (MINCOM INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM):

software utilizado por Ecopetrol para la administracin de mantenimiento,
materiales y cuentas por pagar.

ORDEN DE COMPRA (OC): contrato de suministro de bienes que describe

claramente el producto solicitado, condiciones comerciales y de suministro e
instrucciones de inspeccin y liberacin cuando sea el caso. Es generado por el
comprador a travs de Ellipse.

PARADAS DE PLANTA: es el cese programado de actividades de una planta de

produccin, para su mantenimiento y reparacin.

PROVEEDOR: persona natural o jurdica con la cual Ecopetrol posee una relacin
contractual a travs de una orden de compra, para el suministro de insumos,
bienes o equipos.

RO`S: recomendaciones de compra realizadas por un administrador de

Inventarios a la Direccin de Abastecimiento.

UPSTREAM: parte de la cadena productiva que comprende los procesos de

exploracin y produccin del crudo.

18

RESUMEN

TTULO:
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA BODEGA GENERAL Y BODEGAS MVILES
*
DE LA GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA (GRB) ECOPETROL S.A
AUTOR:
**
MARTHA JULIANA MANCILLA SNCHEZ
PALABRAS CLAVES:
Almacenamiento, Mejoramiento, Rediseo, Capacidad, Redistribucin

DESCRIPCIN:
La Gerencia Refinera de Barrancabermeja, como soporte a sus actividades cuenta con la
coordinacin de inventarios y herramientas, quienes a travs de su gestin garantizan la
disponibilidad de materiales, repuestos, partes para equipos e insumos necesarios para la
operacin. Para ello, la coordinacin posee bodegas debidamente adecuadas y organizadas, con
las que se busca reducir los tiempos de respuesta ante las solicitudes de materiales generadas por
los usuarios y maximizar la capacidad de atender emergencias.
El presente proyecto, est enfocado al mejoramiento de la bodega general y las bodegas mviles
de la GRB, donde a travs de un diagnostico inicial y el anlisis de la problemtica encontrada, se
lograron formular propuestas de mejora que aumentan el nivel de eficiencia de los recursos
utilizados y el nivel de servicio en la bodega.
El desarrollo del proyecto, inici con la documentacin de los procesos y la descripcin de cada
uno de los recursos (fsicos, humanos y tecnolgicos) con los que cuenta la bodega, lo que
permiti realizar un diagnstico de la situacin actual e identificar los aspectos susceptibles de
mejora. Mas adelante, para establecer las causas de la problemtica encontrada, se realizaron una
serie de anlisis debidamente soportados con datos cualitativos y cuantitativos, lo que permiti
corroborar los aspectos a intervenir. Las propuestas de mejora planteadas ante la situacin
encontrada en las bodegas, estn relacionadas con el mejoramiento de la capacidad, el rediseo y
redistribucin de la bodega general, el mejoramiento del sistema de informacin, la actualizacin
de procedimientos, la definicin del manual de funciones y el rediseo de las bodegas mviles.
Algunas de las propuestas presentadas son fcilmente ejecutables con los recursos que ya se
tienen, mientras que otras requieren de inversin econmica.

_________________________
*

Proyecto de grado. Modalidad Prctica Empresarial.

Universidad Industrial de Santander. Facultad de Ingenieras Fsico-Mecnicas. Escuela de
Estudios Industriales y Empresariales; Programa de Ingeniera Industrial. Director de Proyecto:
Carlos Eduardo Daz Bohrquez.
**

19

ABSTRACT

TITLE: PROPOSAL FOR THE IMPROVEMENT OF THE GENERAL WAREHOUSE AND MOBILE
WAREHOUSES OF THE GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA (GRB) ECOPETROL
S.A*

AUTHOR:
MARTHA JULIANA MANCILLA SNCHEZ **

KEY WORDS:
Storage, Improving, Redesigning, Capacity, Redistribution

DESCRIPTION:
The Gerencia Refinera Barrancabermeja, as support to its activities count with a coordination of
inventory and tools which ensures the availability of materials, spare parts for equipment and
supplies needed for the operation. For this, the coordination has adequate and properly
warehouses, these with the main of reduce the response times for customers material requests and
maximize the ability to handle emergencies.
This project is focused on improving the general warehouse and the mobile storehouses of the
GRB, where from an initial diagnosis and analysis of the problems encountered, suggestions for
improvements which increase the level of resource efficiency and the level of storehouse service
were proposed.
The development project started with the process documentation and description of each one of the
resources (physicals, humans and technological) which there are in the warehouse, this allowed a
diagnosis of the current situation and identify aspects for improvement. Subsequently, it were
established the causes of problems founded. Series of analysis duly supported with qualitative and
quantitative data were realized; these permitted the corroboration of the aspects to get
involved. The improvement proposals set to face the situation found in the warehouse are related to
the improvement of the storage capacity, the redesign and redistribution of the general warehouse,
the progress of the information system, the updating of procedures, the definition of manual
functions and the mobile storehouses redesigning. Some of the proposals offered are easily
implemented with the actual resources, while others require financial investment.

_________________________
*Degree Project. Modality Business Practice
**Universidad Industrial de Santander. Faculty of Physical Mechanics Engineering. School of
Industrial and Business Studies. Program of Industrial Engineering. Director of the project: Carlos
Eduardo Daz Bohrquez.

20

INTRODUCCIN

Las bodegas de la GRB contribuyen a la confiabilidad y eficiencia operativa de la

refinera, representando un recurso muy importante para Ecopetrol, no solo por la
inversin econmica que significa tener inventarios disponibles, sino porque le
permite reducir los tiempos de respuesta ante las solicitudes de materiales
generadas por los usuarios y maximizar la capacidad de atender emergencias;
debido a esta situacin y dado que Ecopetrol es una empresa de clase mundial,
encaminada al mejoramiento continuo de sus prcticas y procesos, se plantea el
presente proyecto como una propuesta de mejoramiento de la bodega general y
las bodegas mviles de la GRB, abarcando el diagnstico de la situacin actual, el
anlisis de la problemtica encontrada y la formulacin de sus respectivas
propuestas de mejora.

El libro est dividido en 8 captulos; el primer y segundo captulo pretenden

contextualizar al lector mediante una descripcin detallada de la empresa y del
rea implicada en el estudio, adems se presentan las razones por las cuales se
realiza el trabajo y los objetivos a cumplir con su desarrollo; en el tercer captulo se
presenta una recopilacin de fundamentos tericos que sustentan la metodologa
aplicada en el desarrollo del proyecto. En el siguiente captulo, se realiza el
diagnstico de la situacin actual de las bodegas de la GRB, con el que se logran
identificar los principales problemas que afectan su ptimo funcionamiento. Dentro
de los aspectos susceptibles de mejora encontrados estn: la falta de espacio
para el almacenamiento de nuevos materiales, subutilizacin de espacios,
inadecuada gestin de almacenamiento de las bobinas de cable, materiales
almacenados en los pasillos, demora en los despachos, falta de claridad en las
funciones

de

los

trabajadores,

desactualizacin

incumplimiento

de

procedimientos o instructivos y bodegas mviles que no cumplen las condiciones

mnimas de seguridad industrial para los trabajadores. Mas adelante, para detectar
las causas generadoras de estos problemas, se recurre al anlisis de capacidad y

21

anlisis de rotacin de los materiales de la bodega general, estudio de

obsolescencia de algunos materiales, observacin directa, entrevistas con los
auxiliares, entre otros; y as finalmente plantear las propuestas de mejora
relacionadas con el mejoramiento de la capacidad de la bodega general, su
rediseo y redistribucin, el mejoramiento del sistema de informacin y el rediseo
de las bodegas mviles. Algunas de las propuestas son fcilmente ejecutables con
los recursos que ya se tienen, mientras que otras requieren de inversin
econmica. Finalmente se presentan conclusiones y se brindan recomendaciones
al respecto.

22

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

OBJETIVOS PROPUESTOS

Conocer y comprender el
funcionamiento
de
la
Coordinacin de Inventarios,
haciendo nfasis en la bodega
general y las bodegas mviles.
Realizar un diagnstico de la
situacin actual de la bodega
general de materiales y de las
bodegas mviles de la refinera
que permita identificar los
factores a tratar.
Disear propuestas de mejora,
que incluyan la redistribucin de
los materiales y de los espacios
de la Bodega General.
Actualizar los procedimientos de
recibo,
chequeo,
almacenamiento y despacho de
materiales en la bodega general
de la GRB.
Elaborar manual de funciones y
responsabilidades de los cargos
inmersos en las actividades de
recibo,
chequeo,
almacenamiento y despacho de
materiales.
Disear una propuesta de mejora
de las bodegas mviles, que
incluye
su
rediseo
y
redistribucin de espacios.

% DE
CUMPLIMIENTO

100%

100%

CAPTULOS
REFERENCIADOS
Captulo 4
Subcaptulos 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5,
4.6, 4.7
Pg. 52- 60
Captulo 6
Subcaptulos 6.1, 6.2
Pg. 99 104
Captulo 4
Subcaptulos 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5,
4.6, 4.7, 4.8, 4.9
Pg. 52 - 81
Captulo 6
Subcaptulos 6.1, 6.2
Pg. 99 104

100%

Captulo 5
Subcaptulos 5.1, 5.2, 5.3, 5.4
Pg. 82 - 95

100%

Captulo 5
Subcaptulo 5.5
Pg. 96

100%

100%

23

Captulo 5
Subcaptulo 5.6
Pg. 97

Captulo 6
Subcaptulos 6.3
Pg. 105 106

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Ecopetrol S.A. es una Sociedad de Economa Mixta, de carcter comercial,
organizada bajo la forma de sociedad annima, del orden nacional, vinculada al
Ministerio de Minas y Energa. Es la empresa ms grande del pas y la principal
compaa petrolera en Colombia. Por su tamao, Ecopetrol S.A. pertenece al
grupo de las 39 petroleras ms grandes del mundo y es una de las cinco
principales de Latinoamrica.

Ecopetrol es duea absoluta o tiene participacin mayoritaria de la infraestructura

de transporte y refinacin del pas, poseen el mayor conocimiento geolgico de las
diferentes cuencas, son

reconocidos por la gestin ambiental y tanto en el

upstream como en el downstream, han establecido negocios con las ms

importantes petroleras del mundo. Cuentan con campos de extraccin de
hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, dos refineras,
puertos para exportacin e importacin de combustibles y crudos en ambas costas
y una red de transporte de 8.500 kilmetros de oleoductos y poliductos a lo largo
de toda la geografa nacional, que intercomunican los sistemas de produccin con
los grandes centros de consumo y los terminales martimos. Tienen a disposicin
de sus socios el Instituto Colombiano del Petrleo (ICP)1. Sus ingresos
operacionales en el 2010 fueron de $ 36.661.171 millones y cuenta con activos por
valor de $ 65.125.997 millones2

ECOPETROL
S.A,
Qu
Hacemos,
[Online].
[Link]
2

Disponible

en

internet:

ECOPETROL S.A, Estados financieros no consolidados 2010, [Online]. Disponible en Internet:

[Link]

24

1.2 RESEA HISTRICA3

1951: Con la reversin de la concesin de Mares al Estado Colombiano y la

expedicin del decreto 30 por parte del gobierno nacional, naci el 25 de
agosto de este ao la Empresa Colombiana de Petrleos.

1960:

La

Empresa

Colombiana

de

Petrleos

realiza

su

primer

descubrimiento con la perforacin del Pozo Llanito.

1961: La Empresa Colombiana de Petrleos asume el manejo directo de la

refinera de Barrancabermeja.

1970: Adopta su primer estatuto orgnico que ratific su naturaleza

de empresa industrial y comercial del Estado, vinculada al Ministerio de
Minas y Energa, cuya vigilancia fiscal es ejercida por la Contralora
General de la Repblica.

1974: Adquiere la Refinera de Cartagena, construida por Intercol en 1956.

1983: Descubrimiento del Campo Cao Limn, en asocio con OXY, un

yacimiento con reservas estimadas en 1.100 millones de millones de
barriles.

1985: Se cre el Instituto Colombiano de Petrleo (ICP) con el fin de brindar

soporte tecnolgico a la industria en todas sus fases.

ECOPETROL
S.A,
Historia
[Online].
Disponible
[Link]

25

en

internet:

1986: Gracias al descubrimiento del Campo Cao Limn, Colombia vuelve

a ser un pas exportador de petrleo.

1990: En los aos noventa Colombia prolong su autosuficiencia petrolera,

con el descubrimiento de los gigantes Cusiana y Cupiagua, en el
Piedemonte LLanero, en asocio con la British Petroleum Company.

2003: El gobierno colombiano reestructur la Empresa Colombiana de

Petrleos, modificando su estructura orgnica y convirtindola en Ecopetrol
S.A, una sociedad pblica por acciones, ciento por ciento estatal.

2009: Se constituy el Grupo Empresarial Ecopetrol, bajo los trminos de la

legislacin comercial colombiana.

2010: Ecopetrol S.A. inaugura en la Refinera de Barrancabermeja su planta

de Hidrotratamiento con el fin de producir combustibles con menores
cantidades de azufre.

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Actualmente Ecopetrol S.A se estructura como se muestra en el siguiente
organigrama:

26

Figura 1. Organigrama Ecopetrol S.A

Fuente: Iris

La vicepresidencia de Refinacin y Petroqumica est constituida por 4 negocios:

La Gerencia Refinera de Barrancabermeja.

La Gerencia Refinera de Cartagena

La Gerencia de Proyectos Refinacin y Petroqumica

La Gerencia de Desarrollo de Refinacin y Petroqumica

27

1.4 GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA (GRB)

Uno de los negocios estratgicos de Ecopetrol es La Gerencia Refinera de
Barrancabermeja, localizada en la ciudad del mismo nombre, en la regin central
de Colombia, a orillas del ro Magdalena.

La Refinera se extiende en un rea de 254 hectreas, en las que se distribuyen

ms de cincuenta modernas plantas y unidades de proceso, tratamiento, servicios
y control ambiental. Entre ellas estn cinco unidades topping, cuatro unidades de
ruptura cataltica, dos plantas de polietileno y plantas de alquilacin, cido
sulfrico, parafinas, aromticos, hidrotratamiento y plantas para el procesamiento
de residuos.

Cuenta adems con facilidades auxiliares que son equipos y procedimientos no

directamente involucrados con la refinacin pero que adelantan funciones vitales
para su operacin. Tal es el caso de las calderas, la planta de hidrgeno, los
sistemas de enfriamiento, los sistemas de recuperacin de azufre y los sistemas
de tratamiento de residuos o de control de la contaminacin. Para el desarrollo de
sus actividades la GRB cuenta con 1500 empleados directos y 6000 contratistas.

La GRB tiene la responsabilidad de generar el 75% de la gasolina, combustleo,

ACPM y dems combustibles que el pas requiere, as como el 70% de los
productos petroqumicos que circulan en el mercado nacional4.

1.4.1 Coordinacin de Inventarios y Herramientas .

La GRB como soporte a sus actividades de refinacin y para suplir las
necesidades diarias de materiales, repuestos, partes para equipos e insumos que
garanticen la continuidad de la operacin de sus plantas, cuenta con la
4

ECOPETROL
S.A,
Qu
Hacemos
[Online].
[Link]

28

Disponible

en

internet:

Coordinacin de Inventarios y herramientas

quienes a travs de su gestin

aseguran la disponibilidad de todos los materiales necesarios para cumplir con la

demanda generada por la refinera. La labor principal de la coordinacin de
inventarios es la de atender los requerimientos de materiales generados por el
plan de mantenimiento, la planeacin para las paradas de planta, el consumo
operacional y dems solicitudes de materiales hechas por los usuarios. Con el fin
de dar cumplimiento eficaz a tal funcin, la coordinacin cuenta con bodegas para
el almacenamiento de todos los materiales que se requieren en las diferentes
actividades de la refinera, donde se manejan alrededor de 45.000 tems, con ello
minimizan los tiempos de respuesta ante las solicitudes y aumentan la capacidad
de responder ante emergencias.

Funcionalmente la coordinacin de administracin de inventarios y herramientas

se maneja mediante:

La Gestin del inventario: actividad orientada a la reposicin oportuna de

los materiales, por medio de la generacin de recomendaciones de compra
(RO`s) realizadas por un Administrador de Inventarios a la Direccin de
Abastecimiento.

La Administracin de herramientas: tiene como fin la custodia y prstamo

de las herramientas necesarias para los diferentes trabajos realizados en la
refinera.

La Operacin de almacenes: trata la recepcin, almacenamiento y

movimiento de materiales dentro del almacn hasta su entrega al usuario
final.

29

La coordinacin de Inventarios y herramientas para la operacin de almacenes

cuenta con una bodega de almacenamiento general, bodega de herramientas,
bodega de qumicos, bodega de proyectos, bodega para almacenamiento de
repuestos de mayor tamao (zona B), 2 trileres de materiales y 2 trileres de
herramientas. Para el presente proyecto y debido a la magnitud de las bodegas,
se defini como base de trabajo la bodega general y los trileres de materiales y
herramientas.

[Link] Estructura Organizacional Coordinacin de Inventarios y

Herramientas.
La coordinacin de inventarios y herramientas cuenta con una estructura
organizacional como se muestra a continuacin:

Figura 2. Organigrama coordinacin de inventarios y herramientas

Fuente: Registros Coordinacin de Inventarios

30

[Link] Mapa de procesos de la coordinacin de inventarios.

A continuacin se ilustra el mapa de procesos de la coordinacin de inventarios y
herramientas.

Figura 3. Mapa de Procesos coordinacin de inventarios y herramientas

Fuente: Autor del proyecto

1.5 PLAN ESTRATGICO5

1.5.1 Misin.
Encontramos y convertimos fuentes de energa en valor para nuestros clientes y
accionistas, asegurando la integridad de las personas, la seguridad de los
procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al bienestar de las reas
donde operamos, con personal comprometido que busca la excelencia, su
5

Ecopetrol
S.A,
Quienes
somos
[Online].
[Link]

31

Disponible

en

internet:

desarrollo integral y la construccin de relaciones de largo plazo con nuestros

grupos de inters.

1.5.2 Visin al 2020.

Ecopetrol, Grupo Empresarial enfocado en petrleo, gas, petroqumica y
combustibles alternativos, ser una de las 30 principales compaas de la industria
petrolera, reconocida por su posicionamiento internacional, su innovacin y
compromiso con el desarrollo sostenible.

1.5.3 Valores.

Integridad: Es el valor que rene nuestros comportamientos visibles y

nuestras acciones diarias; lo que nos muestra como personas consistentes
porque decimos, pensamos y actuamos de forma coherente en los distintos
mbitos de nuestra vida personal, laboral y empresarial.

Respeto:

El

valor

base

para

la

construccin

de

las

relaciones

interpersonales, grupales, empresariales y con el entorno que nace de la

propia autoestima y del reconocimiento de la existencia del otro. Toda
persona, toda comunidad y sus entornos ecolgicos merecen de nosotros la
ms alta consideracin y cuidado, sin exclusiones ni discriminaciones.

Responsabilidad: Es la obligacin moral de hacer el mejor esfuerzo por

conseguir los objetivos empresariales con un manejo eficiente de los
recursos, asegurando el desarrollo sostenible del entorno y el autocuidado,
prevaleciendo en bien comn por encima del inters particular.

32

1.5.4 Competencias Organizacionales.

Compromiso con la vida: Es actuar de manera anticipada para proteger la

propia integridad, la de otros y la del medio ambiente, garantizando as la
seguridad en las operaciones e instalaciones y propiciando un ambiente de
trabajo sano y seguro.

Pasin por la excelencia: Es trabajar con entusiasmo dando lo mejor de s

para alcanzar resultados sobresalientes, haciendo las cosas bien desde el
principio, mejorando continuamente e innovando de acuerdo con el sistema
de gestin de calidad.

Espritu de equipo: Es trabajar con otros hacia el logro de las metas de

Ecopetrol.

Implica

cumplir

los

compromisos

acordados,

participar

activamente y compartir proactivamente conocimientos e informacin para

aprender y crecer en equipo. Es modelar y promover el trabajo sinrgico
entre reas como parte de la cultura de Ecopetrol.

33

Figura 4. Marco estratgico grupo empresarial Ecopetrol 2011- 2020

Fuente: Iris

34

2. GENERALIDADES DEL PROYECTO

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Ecopetrol S.A. desde su reestructuracin en el 2003 ha emprendido proyectos de
modernizacin, enfocados al mejoramiento de su competitividad en el mercado
petrolero mundial, enmarcados en su visin estratgica para convertirse en una de
las 30 principales compaas de la industria petrolera, reconocida por su
posicionamiento internacional, su innovacin y compromiso con el desarrollo
sostenible. Este proceso de modernizacin ha generado un crecimiento acelerado
de la empresa y un fuerte impacto en todos sus procesos.

Dentro de los negocios estratgicos de Ecopetrol est la refinera de

Barrancabermeja, donde se inici en el 2007 el proyecto de la planta de
Hidrotratamiento (HDT)*, puesta en servicio en el 2010. Como consecuencia de
estos proyectos, la dinmica de la refinera ha ido cambiando, impactando a
muchas de las reas y departamentos operativos; uno de los casos es el de la
coordinacin de inventarios y herramientas, donde la cantidad de materiales que
ingresan y se almacenan en la bodega han aumentado de forma acelerada,
notndose un cambio sustancial en la operacin del almacn y mayor visibilidad
en problemas como, la falta de espacio para el almacenamiento de nuevos
materiales, subutilizacin de espacios, materiales almacenados en los pasillos,
sistemas de almacenamiento inadecuados, demora en los despachos, falta
claridad en las funciones de los trabajadores y ausencia de procedimientos
eficientes para el desarrollo de las operaciones. Adicionalmente, las bodegas
mviles que se utilizan para suministrar materiales en las paradas de planta, se
encuentran en mal estado, incumpliendo con las condiciones mnimas de
seguridad industrial para los trabajadores.
*Planta de hidrotratamiento que genera combustibles ms limpios, al producir diesel y gasolina con bajos contenidos de
azufre.

35

Debido a la situacin anterior surge la necesidad de desarrollar una propuesta de

mejoramiento donde se diseen soluciones a esta problemtica, con el mayor
aprovechamiento de los recursos disponibles.

2.2 ALCANCE
El presente proyecto partir de un diagnstico sustentado en datos cuantitativos y
cualitativos, que nos permitir conocer la situacin actual de las bodegas de la
GRB, de tal manera que se logren encontrar aspectos susceptibles de mejora;
cuyos entregables sern:

Informe del diagnstico de la situacin actual de la bodega general y las

bodegas mviles que incluya plano actual.

Propuestas de mejora.

Propuesta de redistribucin de las bodegas.

Manual de funciones para los cargos de las bodegas alineado con los
procedimientos.

Procedimientos o instructivos actualizados.

2.3 OBJETIVOS

2.3.1 Objetivo general.

Disear una propuesta de mejoramiento de la Bodega General y Bodegas mviles
de la Refinera Ecopetrol Barrancabermeja.

36

2.3.2 Objetivos especficos.

Conocer y comprender el funcionamiento de

la Coordinacin de

Inventarios, haciendo nfasis en la bodega general y las bodegas mviles.

Realizar un diagnstico de la situacin actual de la bodega general de

materiales y de las bodegas mviles de la refinera que permita identificar
los factores a tratar.

Disear propuestas de mejora, que incluyan la redistribucin de los

materiales y de los espacios de la Bodega General.

Actualizar los procedimientos de recibo, chequeo, almacenamiento y

despacho de materiales en la bodega general de la GRB.

Elaborar manual de funciones y responsabilidades de los cargos inmersos

en las actividades de recibo, chequeo, almacenamiento y despacho de
materiales.

Disear una propuesta de mejora de las bodegas mviles, que incluya su

rediseo.

37

3. MARCO TERICO

3.1. DIAGNSTICO

Un diagnstico logstico tiene como misin detectar aquellos factores crticos

(disfunciones), que generan situaciones no deseables y que repercuten de forma
severa en el margen bruto de la empresa6. El diagnstico permite concluir cual es
la causa exacta de esas disfunciones. Por lo general el diagnstico y en
consecuencia el anlisis previo, no siempre se refiere a la totalidad de la
compaa, se debe definir un lmite de trabajo en las reas o aspectos concretos
de la misma, por tanto se debe realizar una segmentacin del problema tanto en
trminos de producto/mercado como en trminos de reas o sectores afectados.

En resumen, Anaya y Polanco proponen identificar de forma clara y precisa:

Las reas de actuacin para el anlisis: actividad, producto y mercado.

Identificar los sistemas, subsistemas y procesos operativos objeto de

anlisis (Normas operativas de gestin).

Infraestructura logstica utilizada (recursos).

Mecanismos de responsabilidad y decisin afectados.

Los autores proponen realizar el esquema de trabajo de la siguiente manera:

a. Entrevista preliminar: fijar objetivos, colaboradores, calendario.

b. Visita in situ: inspeccin in situ, conocimiento general de la empresa.
c. Recogida de datos: preparacin de cuestionarios, toma de datos.
d. Validacin de datos: integridad, consistencia.

ANAYA, Julio J. y POLANCO, Sonia M. Innovacin y mejora de los procesos logsticos. Madrid: ESIC.
Editorial, 2005. P98

38

e. Anlisis: organigramas, esquemas de flujo, indicadores de gestin,

anlisis de los inventarios.
f. Informe final.

3.2 GESTIN DE ALMACENES

Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier
material, materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e
informacin de los datos generados7. Los objetivos principales que se persiguen
en la gestin de almacenes son:

Rapidez de entregas.

Fiabilidad.

Reduccin de costos.

Maximizacin del volumen disponible.

Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte.

3.3 DISEO Y LAYOUT DE LOS ALMACENES

El layout de acuerdo con Calimeri8 y Arbones9, es la esquematizacin de la
amplitud y distribucin planimtrica del almacn, la cual depende de 2 factores
principalmente, el espacio disponible y los materiales o productos almacenados,
aunque el mencionarlo, implica tambin el anlisis de las siguientes condiciones
bsicas para que sea adecuado:

7
8

PILOT. PRICEWATERHOUSECOOPERS: Manual de Almacenes. P1

CALIMERI, Michele. Organizacin del Almacn, 2a Edicin. Editorial Hispano Europea.

ARBONES MALISANI, Eduardo. La Empresa Eficiente: Aprovisionamiento, Produccin y Distribucin Fsica. Editorial
Alfaomega.
9

39

Tener en cuenta las proporciones, en volumen y frecuencia de

movimientos, entre las mercancas que entran y las que salen.

Prever las necesidades futuras.

Lograr la mxima seguridad para la manipulacin y conservacin de los

materiales.

Prever un acceso fcil para la entrada y salida de las mercancas del

almacn.

Definir los puntos de control donde tendra lugar el recuento de los

materiales o productos para el almacenaje o para su salida.

En cuanto a los materiales o productos, se debe analizar especficamente:

Sus caractersticas y sus exigencias de conservacin.

Cubicaje y peso.

Cantidad que se debe almacenar.

Ritmo de su movimiento.

Tiempo mximo de conservacin.

Y en lo que se refiere al espacio disponible, es necesario tener en cuenta los

siguientes factores especficos:

Superficie y volumen del almacn.

Caractersticas de la construccin.

Caractersticas de los accesos (Nmero, Amplitud, Situacin).

Distribucin y potencia del sistema de iluminacin.

Capacidades y caractersticas de los elementos de transporte interno.

Alturas totales y tiles de los locales, as como los medios y mtodos

apropiados para su utilizacin.

Sistemas de manutencin.

40

Red de Pasillos.

Ahora bien, de los factores antes mencionados y continuando en la lnea de

importancia para un layout apropiado, los pasillos son tambin, de gran influencia
en el almacn, por esta razn, a continuacin se mencionan caractersticas
importantes de los pasillos que se deberan buscar y conseguir en un almacn:

Los pasillos deben ser rectilneos y no resultar interrumpidos por obstculos

(Materiales o Columnas).

Permitir comunicaciones directas entre las puertas y los diferentes puntos

de estibaje.

Entre los puntos de acceso y los de almacenamiento, se deben establecer

diferentes categoras de pasillos, definiendo de esta manera:

a. Principales o de circulacin: segn las dimensiones del almacn,

pueden existir uno o dos de estos, lo que se define en base a la
amplitud del local y el volumen de las operaciones. Esta clase, deber
tener una anchura mnima de 3 metros de tal forma que los diferentes
equipos del depsito, circulen y maniobren con facilidad y comodidad.

b. Secundarios, transversales o de servicio: el ancho de estos pasillos

puede variar entre 2.8 y 3 metros.

41

Figura 5. Layout de almacenes

Fuente: PILOT. PRICEWATERHOUSECOOPERS: Manual de Almacenes

El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su layout aporta un

adecuado flujo de materiales, minimizacin de costos, elevados niveles de servicio
al cliente y ptimas condiciones de trabajo para los empleados.

3.3.1 Ubicacin de existencias.

Resuelve la pregunta de cmo va a ser la disposicin fsica de la mercanca dentro
del almacn, buscando minimizar los gastos de manejo de materiales, lograr la
mayor utilizacin del espacio posible, y para cumplir con posibles restricciones de
la mercanca como material inflamable, toxico, compatibilidad de productos. Etc.
Existen mtodos basados en la intuicin y son de gran aceptacin y fciles de
implementar, no requieren matemticas de alto nivel y dan resultados muy
satisfactorios. Estos mtodos se basan en cuatro criterios: complementariedad,
compatibilidad, popularidad y tamao.10

10

BALLOU Ronald H, Logstica: Administracin de la cadena de suministro, quinta edicin, Prentice hall
Mxico. P. 530

42

Complementariedad: los artculos con afinidad deben ubicarse

cercanos entre s, esto agiliza la recoleccin de pedidos es del tipo de
ruta-recolector, pues obtiene los artculos en menor tiempo.

Compatibilidad: hace referencia a la conveniencia de colocar artculos

unos al lado de otros, es decir, los artculos se pueden colocar juntos
siempre y cuando no haya restricciones de proximidad.

Popularidad: reconoce que los productos tienen distintos ndices de

rotacin dentro de un almacn y que el costo de manejo de materiales
se relaciona con la distancia recorrida dentro del almacn para localizar
y recoger el inventario. Se plantea colocar ms cerca del rea de
recoleccin los artculos con rotacin ms rpida y los de ms lenta
detrs de estos.

Tamao: se brinda la oportunidad de colocar los artculos de menor

tamao cerca del punto de salida permitiendo as una mayor cantidad de
ellos estn cerca, pero esto no garantiza menores costos, lo hara si los
artculos de mayor rotacin fueran tambin los ms pequeos.

3.3.2 Modelos de organizacin fsica de los almacenes.

Existen, fundamentalmente, dos tipos de modelos de gestin operativa de los
almacenes. Se denominan: almacenamiento dedicado (Cada referencia tiene
asignada una ubicacin especfica en almacn y cada ubicacin tiene asignadas
referencias especficas) y almacenamiento al azar (No existen ubicaciones preasignadas. Los productos se almacenan segn disponibilidad de espacio y/o
criterio del almacenista)11

11

PILOT. PRICEWATERHOUSECOOPERS: Manual de Almacenes. P15

43

3.3.3 Asignacin del espacio del almacn.

Ahora bien, dada la gran variedad de productos que pueden llegar a resguardarse
y contenerse en un centro de depsito, y sus diferentes volmenes de rotacin, es
necesario definir la forma en que estos se distribuirn en las instalaciones
buscando as, facilitar la circulacin por el almacn y asimismo la extraccin de la
mercanca, para esto se debe tener en cuenta lo siguiente:

El almacenamiento de la mercanca de mayor movimiento en lugares de

fcil y rpido acceso, de tal forma que se ubiquen lo ms prximo posible a
los puntos de carga o a los medios de transporte.

El almacenamiento de los materiales de movimiento lento en las reas

menos cmodas o menos ventajosas para los medios de transporte.

El almacenamiento de los materiales pesados o muy voluminosos en los

lugares donde causen menos estorbo o donde estn ms prximos a los
medios de elevacin fijos y de transporte, teniendo en cuenta la necesidad
de reducir al mnimo los gastos de movimiento.

3.4 RECEPCIN
La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas,
descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de
inventario. El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin
de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto.
Las inspecciones son imprescindibles pero no aaden valor, por lo que es factor
clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia una recepcin
segura y eliminar pasos de las inspecciones. En primer lugar, el proceso de
recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que
informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el

44

horario, artculos, y procedencia de cada recepcin. El registro y trazabilidad

electrnicos de las existencias por ubicacin es otro factor que favorece la
efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y, en concreto, del proceso de
recepcin y por ello, la empresa debe tomar las medidas oportunas para
conseguirlo. Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de
manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas
deben pasar a

almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin

definitiva, bien fijo en su ubicacin definitiva12.

3.5 ALMACN
Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los
productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y
optimizando el espacio fsico del almacn. Esta optimizacin de espacios tiene
como objetivo la facilitacin del desarrollo de las actividades y para ello, la
zonificacin del almacn resulta necesaria. El almacn puede dividirse en las
siguientes zonas: Recepcin, almacenamiento, preparacin de pedidos o picking,
salida, verificacin o consolidacin, paso o maniobra, oficinas13.

Debido a las diferentes condiciones que se pueden presentar en las empresas, el

almacenamiento puede realizarse de varias maneras:

3.5.1 Por Racking o utilizacin del espacio vertical.

Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks o
columnas. Sin embargo, la recogida del producto requiere del uso de sistemas
automatizados y la acomodacin hace necesario el uso de estibas, a menos que el

12
13

Ibd. P17
Ibd. P20

45

embalaje del producto ofrezca la estabilidad y resistencia suficiente para omitirla,

como por ejemplo los bultos.

3.5.2 Por Zona.

Agrupa productos de caractersticas comunes juntos, en lugares de fcil acceso.
Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.

3.5.3 Aleatorio.
Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible, sin
relacionar las caractersticas de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio
de la bodega, pero no ayuda a la recogida.

3.5.4 En Bloque.
Esta forma genera un nico bloque de almacenaje, donde se acomodan los
productos que van llegando, sin diferenciar entre sus fechas de caducidad o
referencias. Presenta inconvenientes en cuanto a la rotacin de los productos y al
manejo de inventarios, razn por la cual solo es recomendable para empresas que
manejen una sola clase de productos.

3.5.5 Estanteras.
Esta forma de almacenamiento, consiste en resguardar los diferentes productos
en el almacn, utilizando estructuras metlicas que forman un conjunto de
cavidades donde es posible realizar la ubicacin de los productos. Esta forma de
almacenamiento, al igual que las antes mencionadas, tiene sus ventajas y
desventajas, entre las cuales se encuentran:

46

Ventajas:

Permite almacenar una gran variedad de productos y sus respectivas

referencias, de una manera clara y separada.

Facilita la forma de apilar y/o ubicar los productos

Los procesos de identificacin, seleccin y retiro de los productos son ms

fciles y rpidos.

Desventajas:

Se requiere un mayor presupuesto para su montaje y mantenimiento.

Estas estructuras son rgidas y poco adaptables a los cambios drsticos,

debido a su difcil desmantelamiento.

Puede causar subutilizacin del espacio.

Requiere equipos para manejar carga en altura.

3.6 MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los
materiales de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin
a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas
se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de
manipulacin de materiales. Desde la perspectiva de las caractersticas de las
mercancas, los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas son
variadas, como por ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la

primera que sale para expedicin.

47

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es

la primera que es sacada de almacn.

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad

es el primero en salir14.

3.7 INFORMACIN
Si bien la funcin principal de la gestin de almacenes es la eficiencia y efectividad
en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin. Debe
ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la gestin de
almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos
(Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento) y se desarrolla de
manera paralela a ellos por tres vas15.

3.7.1 Informacin para la gestin.

Dentro de este epgrafe se incluyen todos aquellos documentos que contienen:
configuracin del almacn: instalaciones, layout, datos relativos a los medios
disponibles, datos tcnicos de las mercancas almacenadas, informes de actividad
para direccin, evolucin de indicadores, procedimientos e instrucciones de
trabajo, perfiles y requisitos de los puestos, registros de la actividad diaria.

3.7.2 Identificacin de ubicaciones.

Todas las zonas del almacn deben estar perfectamente identificables y conocidas
por el personal habilitado a entrar en el almacn. Para ello, las prcticas ms
habituales son la delimitacin de las zonas por colores o la presencia de carteles

14
15

Ibd. P23
Ibd. P24

48

con la denominacin de las zonas, colgados o posados en el suelo. En el almacn

toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la diferencie del resto.
3.8 ANLISIS DEL MANEJO DE BODEGA
Este anlisis se orienta a conocer los siguientes aspectos bsicos de los
almacenes:

Grado de organizacin y racionalizacin de los mismos.

Capacidad disponible y deseable.

Influencia en el servicio al cliente (tiempo de respuesta).

Costo de almacenamiento de productos.

El anlisis se debe centrar en los siguientes puntos:

Sistema de manipulacin y almacenaje empleados.

Sistemas de identificacin, estandarizacin, codificacin y sealizacin de

productos y medios de contencin.

Infraestructura fsica del almacn y su capacidad: capacidad en trminos de

espacios vacos disponibles en las unidades de almacenamiento, ndice de
ocupacin de zonas, ndices de compactacin.

Organizacin fsica del almacn: tcnicas de almacenamiento empleadas,

sistemas de

ubicacin

de

productos,

procedimientos

de

picking

empleados.

Datos sobre el costo de almacenamiento y manipulacin16.

16

ANAYA, Julio J. y POLANCO, Sonia M. Innovacin y mejora de los procesos logsticos. Madrid: ESIC.
Editorial. 2005. P192

49

3.9 EL DIAGRAMA CAUSA EFECTO

Es un grfico que muestra las relaciones entre una caracterstica y sus factores o
causas. Generalmente, el diagrama asume la forma de espina de pez, de donde
toma el nombre alternativo de espina de pescado.

El anlisis causa- efecto, en su significado ms completo, es el proceso que parte

de la definicin precisa del efecto que deseamos estudiar y, a travs de la
fotografa de la situacin, obtenida mediante la construccin del diagrama, permite
efectuar un anlisis de las causas que influyen sobre el efecto estudiado.

El anlisis causa-efecto, puede dividirse en tres grandes fases:

17

Definicin del efecto que se desea estudiar.

Construccin del diagrama causa-efecto

Anlisis causa-efecto del diagrama construido17.

GALGANO, Alberto. Los siete instrumentos de la calidad total. Ediciones Daz de Santos, S.A., 1995. P99

50

4. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL DE LA BODEGA GENERAL DE

LA GRB

En este captulo, se busca documentar de forma clara y precisa el funcionamiento,

los procesos y los recursos (fsicos, humanos y tecnolgicos) con los que cuenta
la bodega general de la coordinacin de inventarios de la GRB; con ello se
pretende obtener una visin ms amplia y un mayor conocimiento que permita
identificar los aspectos claves susceptibles de mejora. El diagnstico estar
apoyado en el anlisis cuantitativo y cualitativo de la informacin obtenida para as
brindar conclusiones ms acertadas.

En esta primera etapa de generacin de conocimiento, adems de recibir

induccin y capacitacin general sobre el funcionamiento de la coordinacin de
inventarios, se realizaron las siguientes actividades:

Entrevista preliminar: inicialmente se programaron entrevistas con los

supervisores

auxiliares

de

las

reas

de

recibo

chequeo,

almacenamiento y despacho de materiales, para indagar sobre la forma de

operar, el funcionamiento y los procesos desarrollados en cada rea.

Visita a las instalaciones: se programaron constantes visitas a la bodega

para observar su operacin paso a paso, iniciando desde el rea de recibo
hasta el despacho de materiales; cualquier duda que surga se aclaraba
inmediatamente con la persona gua (supervisor del rea o auxiliares), con
el fin de lograr una mayor comprensin del proceso. Mediante observacin
se realiz una identificacin de los recursos fsicos, tecnolgicos y humanos
con lo que se cuenta, se tom nota y registro fotogrfico, se identificaron los
sistemas de almacenamiento utilizados, la capacidad de la bodega y se
realiz el levantamiento del plano actual.

51

Recoleccin de Datos: la principal fuente de informacin utilizada para la

obtencin de datos histricos fue el sistema integrado Ellipse que se utiliza
en la empresa para la administracin de inventarios. De all se tomaron
datos de consumos histricos y descripciones de los materiales.

4.1 GENERALIDADES

La bodega general de la GRB, se encuentra ubicada en la refinera de

Barrancabermeja, cuenta con un rea de 4625,74 mt2 en la que se almacenan
partes elctricas, materiales para ferretera y construccin, instrumentos
electrnicos, partes mecnicas, empaques, tuberas, accesorios para

tubera,

repuestos, vlvulas, lminas metlicas, soldadura, qumicos y reactivos. Se

encuentra dividida en tres reas en las que se realizan las actividades de recibo y
chequeo, almacenamiento y despacho. Los sistemas de almacenamiento
empleados son las jaulas metlicas, estantera metlica, estantera para
paletizacin convencional, armarios metlicos, estantera cantilver, estantera
para ejes, cajonera y estibas de madera para el almacenamiento en el piso. La
descripcin detallada de cada uno de estos sistemas de almacenamiento se
puede observar en el anexo 1.

4.2 PROCESO DE RECIBO Y CHEQUEO

Proceso en el que se reciben y verifican todos los pedidos de materiales que han
sido generados por la direccin de abastecimiento. Comprende las actividades de
recepcin y manipulacin de la carga, su registro en el sistema de informacin y la
generacin de los documentos correspondientes para el chequeo de los
materiales; donde se verifican sus condiciones fsicas, especificaciones tcnicas,
calidad, cantidad y se aprueba su ingreso a la bodega.

52

Para el recibo y chequeo se cuenta con un rea de 802,99 mt2, compuesta por la
zona de recepcin de la carga, el almacenamiento temporal, el chequeo de los
materiales y las oficinas. Para el almacenamiento temporal se tiene una bodega
dividida en dos secciones, que permiten el almacenamiento de los materiales en
espera de ser chequeados y el de las devoluciones. El chequeo se realiza en la
zona adjunta, donde se tienen los puestos de trabajo de los auxiliares y la
estantera para ubicar el material en espera de ser almacenado.

Figura 6. rea de recibo y chequeo

Fuente: Autor del proyecto

4.3 PROCESO DE ALMACENAMIENTO

Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservacin de los

materiales con los mnimos riesgos para el producto, las personas y la empresa.
Inicia cuando se retiran los materiales de la zona de chequeo y se ubican en la
localizacin

indicada,

teniendo

en

cuenta

las

condiciones

de

manejo,

almacenamiento y peligrosidad definidas para el mismo. Para el almacenamiento

se cuenta con un rea de 3822,75 mt2, dividida en 8 mdulos as:

53

4.3.1 Mdulo 2.
Est dividido en 2 secciones (J, M). El bloque J lo conforman 4 jaulas metlicas
apiladas verticalmente para el almacenamiento de esprragos, tuercas y guantes
para soldador, junto a ellos se tienen 4 estantes para paletizacion convencional de
2,90 mt de alto con 3 niveles de almacenamiento, en este bloque se almacenan
esprragos, tuercas, malla y empaques espirotlicos. El bloque M cuenta con 2
estantes para paletizacion de 2,90 mt de altura con 5 niveles donde se almacenan
empaques espirotlicos y lminas para hacer empaques. El nmero de materiales
almacenados por paleta en cada estante vara de 1 a 5 dependiendo de factores
como el tamao y la cantidad. El acceso a las piezas de este mdulo se realiza de
forma manual o a travs de una escalera.

Figura 7. Mdulo 2

Fuente: Autor del proyecto

4.3.2 Mdulos 3, 4 y 5.
Estn conformados por estantera metlica de dos niveles que permiten duplicar
verticalmente el espacio de almacenamiento; el piso del segundo nivel es
ranurado y est soportado en la estantera del primero. Para el acceso al segundo
piso de cada mdulo se cuenta con dos escaleras ubicadas a cada lado. Cada
mdulo est conformado por 14, 16 y 18 bloques respectivamente; cada bloque
se compone de la unin de una serie de estantes metlicos, donde por diseo se
54

omiten 2 estantes iguales en cada bloque como pasillos para el trnsito del
personal; estos estantes poseen 7 entrepaos metlicos ajustables, con variacin
en sus espacios, de manera que los espacios ms reducidos estn en la parte
superior, donde se almacenan materiales de menor tamao y ms livianos y los
ms amplios en la parte inferior para materiales ms grandes y pesados que no
superan los 20 cm de altura. El nmero de materiales almacenados por
entrepaos vara de 1 a 4 dependiendo de factores como el tamao y la cantidad.
Para una adecuada organizacin de los materiales se utilizan bandejas metlicas.
El despacho de estos mdulos se realiza manualmente. En el mdulo 3 se
almacenan en su mayora accesorios para tubera y partes mecnicas, en el
mdulo 4 material elctrico, instrumentos, accesorios de mecnica, calderas,
empaques para tubera y en el mdulo 5 partes mecnicas, automotor y partes
elctricas.

Figura 8. Mdulos 3, 4, 5

Fuente: Autor del proyecto

4.3.3 Mdulos 6, 7 y 9.
En estos mdulos se utiliza el sistema de almacenamiento por Racking que
permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks o
columnas compuestas por estantes que permite el acceso a la mercanca por sus
dos frentes. Cada mdulo est conformado por 6, 13 y 9 racks respectivamente;
55

cada rack se compone de la unin de 8 o 5 estantes para paletizacion

convencional de 4,30 mt de alto divididos horizontalmente por paneles o palets de
madera y vigas ajustables que permiten el almacenamiento a 5 niveles. El nmero
de materiales almacenados por paleta vara de 1 a 4 dependiendo de factores
como el tamao y la cantidad. En el mdulo 6 se almacenan materiales de gran
tamao y poca cantidad como repuestos de mecnica y accesorios elctricos, en
el mdulo 7 se tienen repuestos de mecnica y carretes de cables que varan de
45 a 150 cm de dimetro, en el mdulo 9 repuestos de mecnica, elctricos,
hornos, accesorios de tubera y qumicos. El acceso y manipulacin de estos
materiales se realiza a travs de la escalera o con el montacargas dependiendo
del peso y tamao del material.

Figura 9. Mdulos 6, 7, 9

Fuente: Autor del proyecto

4.3.4 Mdulo 8.
Conformado por estantera cantilver y estantera para ejes. La primera permite
almacenar barras largas de forma transversal, de la que se tienen 6 estructuras.
Para los ejes de mecnica se manejan 8 estructuras, con capacidad de 10
agujeros cada una. Estos estantes se distribuyen uno a continuacin del otro de
forma horizontal, por lo que su altura no supera 1,60 mt para un despacho de
forma manual.

56

Adems de la distribucin anterior, cada mdulo tiene un tipo de estantera que

difiere de la distribucin general as:

Bloque 3A: compuesto por cajonera para el almacenamiento de materiales

menores a 5 cm y que son de poca cantidad y fcilmente manipulables
como tornillos y arandelas.

Bloque 4A: est compuesto por 32 jaulas metlicas apiladas verticalmente

en grupos de 4 para el almacenamiento de materiales como esprragos,
accesorios para tubera, codos de hasta 4.

Bloque 5A: compuesto por cajonera para el almacenamiento de materiales

menores a 5 cm y que son de poca cantidad y fcilmente manipulables
como tornillos y arandelas.

Bloque 7A: se ubican los materiales sobre estibas en el suelo, como

llantas, bateras, accesorios para tubera, codos.

La distribucin fsica actual de la bodega general se muestra en el anexo 2.

4.3.5 Identificacin de localizaciones.
Se realiza por estantera una codificacin alfanumrica. Inicialmente los mdulos
se encuentran numerados del 2 al 9 empezando por el ms cercano a la zona de
despacho. Cada mdulo est compuesto por bloques de estantes marcados
alfabticamente (A-Z) dependiendo del nmero de bloques que posea el mdulo.
Los estantes de cada bloque tambin estn numerados horizontalmente del 01 en
adelante, iniciando desde el estante ms cercano a la zona de despacho, as
como cada uno de los niveles de la estantera est numerado verticalmente de
arriba abajo. Como se puede observar en la siguiente figura.

57

Figura 10. Sistema de identificacin de estantes

Fuente: Autor del proyecto

Como en cada localizacin se almacena ms de 1 material, se pega un sticker en

la estantera marcado con el cdigo almacenado, finalmente, a cada material se le
coloca una tarjeta con su respectivo cdigo.

4.4 PROCESO DE DESPACHO

Proceso en el que se realiza la bsqueda y entrega de los materiales solicitados

por los usuarios. Inicia cuando se genera una orden de salida de materiales, se
verifica su procedencia, se buscan las cantidades solicitadas, y se realiza la
entrega al usuario, concluyendo con la realizacin del cobro de la salida del
material al respectivo centro de costos, mediante el sistema de informacin.

La zona de despacho est compuesta por las oficinas, y dos mesones de

despacho; el primero se utiliza como filtro para que los auxiliares dejen all los
materiales y estos sean revisados inmediatamente por el supervisor quien hace su
entrega al usuario final.

58

4.5 MQUINAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Para el desarrollo de las actividades de la bodega general se utilizan estibas,

montacargas diesel con capacidad de 2 a 3 toneladas, escaleras metlicas
pequeas, medianas y grandes, 1 mquina cortacable, 1 mquina corta barras,
mesas de carga, gatos.

4.6 RECURSO HUMANO

Para el desarrollo de las actividades de la bodega se cuenta con 24 personas

distribuidas as:

Tabla 1. Cargos inmersos en la bodega

Cargo

Cantidad

Supervisor recibo y chequeo

Supervisor toma fsica

Supervisor despacho

Auxiliares recibo y chequeo

Auxiliar toma fsica

Auxiliar de despacho

10

Fuente: Autor del proyecto

El personal del rea de recibo y chequeo trabaja un solo turno, mientras que el de
despacho se distribuye en dos turnos.

59

4.7 RECURSOS INFORMTICOS

Mincom Ellipse es una solucin informtica CMMS (Computerized Maintenance
Management System) utilizada en la GRB para la gestin de operaciones de
mantenimiento y la gestin de inventarios. Este programa permite disponer de
gran cantidad de informacin, adecuadamente organizada y fcil de extraer.

Ellipse Gestin de materiales proporciona un mecanismo para el control de los

niveles de inventario, gestin de los repuestos, herramientas y otros materiales
almacenados, permitiendo la reserva de material para los diferentes trabajos,
aportando datos de la ubicacin concreta en el almacn. El CMMS informa sobre
cundo deben pedirse los materiales y en qu cantidad, apoyando los recibos, la
gestin de proveedores y la racionalizacin de los procesos de contratacin;
adems proporciona un mtodo de identificacin y descripcin de los materiales
individuales. Permite la visibilidad de los materiales, mientras estn en inventario y
despus de su despacho, adems de un historial completo de sus movimientos.
Facilita la contabilidad y control de todos los artculos en inventario y proporciona
la ubicacin para cada material. Apoya la negociacin y administracin de
acuerdos de compra a plazo. Permite la identificacin de las piezas necesarias
para un trabajo de mantenimiento y su oportuna reposicin18.

4.8 ASPECTOS FAVORABLES

Luego de conocer ampliamente la estructura y funcionamiento de la bodega
general, se encontraron los siguientes aspectos favorables:

Las instalaciones dispuestas para las actividades de recibo, chequeo,

almacenamiento y despacho, cuentan con condiciones fsicas favorables

18

Mincom
Ellipse.
Gestin
de
activos
[Link]

60

[Online].

Disponible

en

internet:

para el correcto desarrollo de las actividades, brindando proteccin y

seguridad a los materiales.

La estantera que se tiene actualmente, se encuentra en buenas

condiciones fsicas, de acuerdo a un estudio de cargas realizado por el
Ingeniero Lenin Pinto, supervisor del rea de recibo y chequeo.

El personal cuenta con zonas adecuadas para suplir sus necesidades

fisiolgicas, como son baos, cafetera, vestieres y duchas.

El personal de bodega posee el conocimiento necesario de cada uno de los

productos que se manejan, adems la experiencia y conocimiento de cada
una de las reas de trabajo.

Se brindan constantes capacitaciones al personal en temas relacionados

con: manejo de cargas, ergonoma, proteccion personal, primeros auxilios y
almacenamiento.

El uso de EPPS es constante, ya que Ecopetrol hace gran nfasis en la

seguridad industrial.

El sistema de informacin con que se cuenta es muy completo, ya que

adems de permitir hacer todas las transacciones de la bodega, permite
mantener la trazabilidad de los materiales, su identificacin y localizacin.

Mantienen una poltica clara de almacenamiento dedicado para materiales

pequeos y almacenamiento al azar para materiales grandes.

Las instalaciones se encuentran totalmente demarcadas e identificadas,

facilitando la bsqueda de los materiales.
61

4.9 PROBLEMAS IDENTIFICADOS EN LA BODEGA GENERAL

Despus de conocer a fondo cada una de las actividades que se realizan en la

bodega general, los recursos con los que cuenta y su forma de operar, se logr
identificar los siguientes problemas:

4.9.1 Falta de espacio para el almacenamiento de nuevos materiales.

De acuerdo a la entrevista sostenida inicialmente con los supervisores y auxiliares
de la bodega, su principal inconveniente es la falta de espacio para el
almacenamiento de nuevos materiales, ellos sustentan que debido al proceso de
modernizacin de la refinera, la demanda de materiales ha ido aumentando, por
ende la cantidad de materiales a almacenar en la bodega. Como consecuencia del
problema anterior, los materiales se ven almacenados en los pasillos o en el rea
de recibo y chequeo.
Segn Anaya y Polanco19, el anlisis de este problema

se debe centrar en

aspectos claves como la identificacin de la capacidad disponible y deseable. De

acuerdo a este planteamiento, y para brindar un soporte cuantitativo al problema
anterior, se realiz un estudio de capacidad utilizada y capacidad disponible de
cada uno de los mdulos de la bodega. Para facilitar el estudio, se agruparon los
mdulos de acuerdo al sistema de almacenamiento empleado (los mdulos 3, 4 y
5 donde se utiliza estantera metlica y los mdulos 6, 7 y 9 donde se utiliza
estantera de palets).

[Link] Anlisis de capacidad mdulos 3, 4 y 5.

El anlisis de capacidad en estos mdulos se realiz de la siguiente manera:

19

ANAYA, Julio J. y POLANCO, Sonia M. Innovacin y mejora de los procesos logsticos. Madrid: ESIC.
Editorial. 2005. P192

62

Objetivo general: Identificar la capacidad de almacenamiento utilizada y

disponible de los mdulos 3, 4 y 5 de la Bodega General de la GRB.

Metodologa Empleada:

1. Inicialmente se elabor un formato que permite hacer una valoracin

porcentual de la ocupacin de cada localizacin de los mdulos 3, 4 y 5. El
formato se puede observar en el anexo 3.

2. En cada localizacin se ubican 4 tipos de materiales separados por

bandejas metlicas, por lo que la valoracin se realiza en funcin de 4
espacios, de la siguiente manera:

Tabla 2. Valoracin de espacios

Caractersticas

% de Ocupacin

Localizacin vaca

0%

Localizacin con 1 espacio ocupado

25%

Localizacin con 2 espacios ocupados

50%

Localizacin con 3 espacios ocupados

75%

Localizacin con 4 espacios ocupados

100%

Fuente: autor del proyecto

3. De las localizaciones encontradas con algn porcentaje de disponibilidad,

se tomaron los cdigos all etiquetados, para ms adelante realizar su
bsqueda en el sistema. Cabe resaltar que el estudio se realiz para la
totalidad de las localizaciones que contienen los mdulos 3, 4 y 5 de la
bodega general.

63

4. Luego de realizar la tabulacin de la informacin tomada, como se muestra

en el anexo 4, se hall el porcentaje de capacidad utilizada y capacidad
disponible por medio de las siguientes frmulas:

A continuacin se presenta el resumen de la capacidad utilizada y la capacidad

disponible por pisos y por mdulos.

Tabla 3. Porcentaje de capacidad por mdulos

MDULO
PISO
% Cap.
Utilizada
% Cap.
Disponible
TOTAL

Mdulo 3

Mdulo 4

Mdulo 5

P1

P2

Total

P1

P2

Total

P1

P2

Total

86,6%

79,1%

82,8%

77,2%

70,1%

73,6%

76,4%

79,7%

78,1%

13,4%

20,9%

17,2%

22,8%

29,9%

26,4%

23,6%

20,3%

21,9%

100,0%

100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

Fuente: autor del proyecto

La capacidad utilizada y disponible total de estos 3 mdulos se muestra en el

siguiente grfico.

64

Figura 11. Porcentaje capacidad total mdulos 3, 4 y 5

% Capacidad Total Mdulos 3, 4 y 5

21,8%
% Cap Total Utilizada

78,2%

% Cap Total Disponible

Fuente: autor del proyecto

5. De las localizaciones encontradas con algn porcentaje de disponibilidad se

tomaron 4270 cdigos y mediante Ellipse se realiz la bsqueda de su
localizacin, stock actual en bodega y clase de material. Estos datos se
muestran detalladamente en el anexo 5.

6. Finalmente, se realiz la tabulacin de la informacin por clase de material,

stock y localizacin, encontrndose los siguiente resultados:

65

Tabla 4. Clasificacin de cdigos

Clase de material
Archivados (A)

Cantidad de
stock=0
Stock>0
Cdigos
470
470

Fusionados (F)

0
273

273
No Reordenar (N)

0
739

739
Posible Obsoleto (X)

0
100

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

88

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

A solicitud del Usuario (U)

0
1109

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

1005

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

61

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

38

Materiales Esenciales (E.)

1333

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

970

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

209

133

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

21

Materiales Especiales (P)

41

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

36

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

Reordenar (R.)

0
9

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

Materiales Crticos (K)

0
78

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

47

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

19

12

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

Material de Soporte (S)

0
118

cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

64

cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

16

38

cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

Total de cdigos clase A, F, N, X que no volvern a ser almacenados en bodega

1570

Total cdigos con Loc fsica= Loc en el sistema

2128

Total cdigos con Loc fsica diferente a Loc en el sistema

318

194

Total cdigos que no tiene localizacin registrada en el sistema

60

Total

4270

Fuente: autor del proyecto

66

Los resultados obtenidos se distribuyen porcentualmente de la siguiente forma:

Figura 12. Porcentaje de distribucin.

A,F,N,X
0%

1%

1%

1%

ubicados en otra Loc

1%
A solicitud del Usuario (U)

23%

37%

Materiales Esenciales (E.)

Materiales Especiales (P)

24%

12%

Reordenar (R.)
Materiales Crticos (K)
Material de Soporte (S)
no tienen loc asignada en
el sistema

Fuente: autor del proyecto

Despus de realizar el estudio de capacidad y el anlisis de los cdigos, se puede

concluir que la capacidad real disponible es la representada por:

Localizaciones vacas que no se encuentran etiquetadas con cdigos.

Localizaciones vacas etiquetadas con cdigos que son clase A, F, N, X.

Localizaciones vacas etiquetadas con cdigos que poseen otra localizacin

en el sistema.

Segn el estudio de capacidad realizado, del 21,8% disponible, el 2,9% se

encontr sin etiquetar con algn cdigo y el 18,9% est etiquetado con cdigos
(de los cuales el 7% son de clase A, F, N, X, el 2,3% posee una ubicacin fsica
diferente a la del sistema, el 9,5% son U, E, P, R, K, S y el 0,2% no tienen

67

localizacin asignada en el sistema). Por lo que la capacidad real disponible de los

mdulos 3, 4 y 5 es del 12,2%.

Finalmente, por medio del anlisis anterior de capacidad, se lograron identificar las
causas que estn generando la falta de espacio en la bodega, como se muestra
en la siguiente tabla.

Tabla 5. Causas que generan la falta de espacio en los mdulos 3, 4 y 5

Causas

Propuestas

Localizaciones vacas y reservadas mediante

cdigos etiquetados en la estantera, donde
se cree que el stock est en cero y el
material en proceso de llegada. Pero, de Realizar
acuerdo al estudio realizado anteriormente, la trabajo

una
para

jornada

de

remover

los

mayora de estos materiales nunca volvern sticker de los cdigos que de

a ser pedidos, ya que han sido archivados, acuerdo al estudio realizado
fusionados, son obsoletos o se ha decidido son clase A, F, N y X o
no reordenarlos.

poseen otra localizacin en el

sistema. Esta propuesta se

Se est reservando espacio en bodega para desarrolla ms ampliamente

cdigos que de acuerdo al anlisis anterior en el captulo 5.
poseen otra localizacin en el sistema, lo que
implica que a la hora de llegar estos
materiales a bodega, el auxiliar lo guarde en
la localizacin proporcionada por el sistema y
la localizacin fsica siga sin utilizar.

68

Causas

Se

estn

realizando

Propuestas

novedades

en

el Adaptar

el

sistema

de

catlogo archivando, fusionando cdigos y informacin, para que genere

cambindolos de localizacin, sin que se un reporte inmediato a la
realice

la

novedad

fsicamente

en

localizacin indicada en la bodega.

la bodega cada vez que se

realice

un

cambio

en

el

catlogo relacionado con el

estado

material

disposicin
y

que

del

afecte

directamente la localizacin
en la que se encuentra.

Se encontraron 60 cdigos con stock en Realizar en el sistema la

cero, a quienes se les est respetando el actualizacin
espacio

fsico

en

bodega,

pero

de

la

su localizacin de estos cdigos.

localizacin no se encuentra registrada en el El listado se muestra en el

sistema. Esto conlleva a que al llegar el anexo

con

material a la bodega, se le asigne una nueva correspondiente

localizacin

la

que

se

su

localizacin

encuentra fsica. Con esta propuesta se

fsicamente etiquetada y reservada siga actualiza la base de datos y

quedando vaca.

no

se

asignan

localizaciones

nuevas
materiales

que ya las tienen.

Los auxiliares no cuentan con informacin Adicionar

un

real sobre disponibilidad de las localizaciones informtico

a

la

hora

de

guardar

un

material. informacin,

69

complemento

al

sistema

cuyo

de

objetivo

Causas

Propuestas

Actualmente, la asignacin de localizacin sea

sugerir

para un material que ingresa por primera vez localizaciones

posibles
en

bodega

a bodega, se realiza de forma manual, para un determinado material,

mediante la bsqueda por parte del auxiliar teniendo en cuenta el tipo del
de un lugar vaco donde guardarlo, para material

el

grupo-clase.

luego ingresar al sistema la localizacin Esta propuesta se desarrolla

asignada. Adems, a pesar de que se cuenta ms

ampliamente

en

el

con un sistema de informacin multifuncional, captulo 5.

ste no est siendo un apoyo para agilizar el
proceso de almacenamiento.

Los materiales clase U con stock cero y que Se

propone

se les est reservando una localizacin en revisin

de

hacer

una

todos

los

bodega, representan un porcentaje bastante materiales clase U con stock

significativo. Por sus caractersticas, los igual a cero y que se les est
materiales

de

clase

por

espordicamente

se

compran reservando una localizacin

condiciones en la bodega, y evaluar si se

especiales cuando el usuario los solicita y no justifica

duran

mucho

tiempo

almacenados

seguirla

en manteniendo, de lo contrario

bodega a menos que el usuario finalmente se

podran remover estos

decida no usarlos. Segn el personal de cdigos de la estantera para

bodega el espacio de estos materiales se liberar

ms

espacio

reserva, porque puede ser que en algn nuevos materiales.

momento

caso

especial

vuelvan

solicitarlo.

Fuente. Autor del proyecto

70

para

[Link] Anlisis de capacidad mdulos 6, 7 y 9.

El anlisis de los mdulos 6, 7 y 9 se realiz de la siguiente manera:

Objetivo general: Identificar la capacidad de almacenamiento utilizada y

disponible de los mdulos 6, 7 y 9 de la Bodega General de la GRB.

Metodologa Empleada:

1. Inicialmente se elabor un formato que permite hacer una valoracin

porcentual de la ocupacin de cada localizacin en los mdulos 6, 7 y 9. El
formato se puede observar en el anexo 7.

2. Cada localizacin est compuesta por 2 estibas, as que la capacidad

utilizada y disponible se da en funcin de estibas, de la siguiente manera:

Tabla 6. Valoracin de espacios

Caractersticas

% de Ocupacin

Localizacin vaca

0%

Localizacin con 1 estiba ocupada

50%

Localizacin con 2 estibas ocupadas

100%

Fuente: autor del proyecto

Luego de realizar la tabulacin de la informacin como se muestra en el anexo 8,

se hall el porcentaje de capacidad utilizada y capacidad disponible.

71

Tabla 7. Porcentaje de capacidad mdulos 6, 7 y 9

MDULO

Mdulo 6 Mdulo 7

Mdulo 9

% Cap. Utilizada

100,0%

96,8%

94,9%

% Cap. Disponible

0,0%

3,2%

5,1%

TOTAL

100,0%

100,0%

100,0%

Fuente. Autor del proyecto

En el siguiente grfico se puede observar la capacidad total utilizada y disponible.

Figura 13. Porcentaje de capacidad total mdulos 6, 7 y 9

%Capacidad Total Mdulos 6, 7 y 9

3,1%

% Cap Total Utilizada

96,9%

% Cap Total Disponible

Fuente: autor del proyecto

[Link] Estudio de obsolescencia mdulos 6, 7 y 9.

Adicional al estudio de capacidad efectuado en los mdulos 6, 7 y 9, se realiz un
estudio de obsolescencia, partiendo de identificar mediante observacin los
materiales que por su tamao y volumen ocupan mayor espacio en bodega (2
estibas o ms) y que por experiencia de los auxiliares, se sabe que llevan muchos

72

aos all almacenados. Como resultado se obtuvieron 25 cdigos y mediante

Ellipse se realiz la bsqueda de su localizacin en el sistema, ltima fecha de
movimiento y clase, como se muestra en el anexo 9. De lo cual se concluye que
existen cdigos archivados, obsoletos y de lento movimiento que se encuentran en
la bodega ocupando espacio que podra ser mejor aprovechado. Los resultados se
pueden observar en la tabla 8.

Tabla 8. Resultados obtenidos del estudio de obsolescencia

Descripcin

Cantidad

ARCHIVADO

Archivados

DAR DE BAJA

LENTO MOV

12

OK

Total general

25

Fuente: autor del proyecto

Finalmente, por medio del anlisis de capacidad y el estudio de obsolescencia se

lograron identificar las siguientes causas del problema de falta de espacio en la
bodega.

73

Tabla 9. Causas que generan la falta de espacio en los mdulos 6, 7 y 9

Causas

Propuestas

El 2% de las localizaciones de los Disponer

de

las

33

estibas

mdulos 6, 7 y 9 no est siendo necesarias para poder dar uso a

utilizado por falta de estibas.

estas localizaciones. Esta propuesta

se desarrolla de manera ms amplia
en el captulo 5.

Se estn guardando materiales en Agilizar el proceso de dar de baja

bodega archivados y obsoletos, aquellos materiales que se han
que por su tamao y volumen clasificado
ocupan 2 estibas completas.

como

obsoletos

aquellos archivados que an estn

en la bodega y que ocupan gran
cantidad de espacio.

Fuente: autor del proyecto

4.9.2 Subutilizacin de espacio.

El problema de subutilizacin de espacio en la bodega est relacionado con tres
aspectos. El primero tiene que ver con la gran cantidad de espacios vacos que se
ven en bodega pero que no se usan porque se est reservando para algn
material, el segundo con la falta de informacin sobre espacios disponibles en el
almacn y el tercero con el no aprovechamiento del espacio vertical. Los dos
primeros aspectos ya fueron tratados en el numeral anterior, por lo que aqu se
har nfasis en el tercero.

La falta de aprovechamiento del espacio vertical, se ve reflejada en gran medida

en el bloque 7A de la bodega general. Este bloque, posee un rea de 203,5 mt2 e

74

inicialmente se utilizaba para el almacenamiento en el piso de barras de acero de

hasta 3 mt de longitud; ahora, se est utilizando para el almacenamiento sobre
estibas ubicadas en el suelo de materiales como codos, bateras, sellos
mecnicos, entre otros de gran tamao, como se muestra en la figura 14.
Actualmente este bloque posee una capacidad de 20 estibas. La causa principal
de este problema es que no se dispone de la estantera necesaria para el
almacenamiento, no se tiene una distribucin adecuada que permita la correcta
manipulacin de los materiales para su despacho, ni se est respetando el
espacio que se requiere como pasillos para el manejo de montacargas, lo que
genera situaciones de inseguridad para los auxiliares de la bodega quienes
requieren mayor precaucin y mayores maniobras con el montacargas.

Figura 14. Bloque 7A

Fuente: Autor del proyecto

Propuesta: Rediseo del bloque 7A que incluya la disposicin de la estantera

adecuada, teniendo en cuenta requisitos de pasillos, ubicacin de los materiales,
criterios de rotacin y manipulacin descritos en el marco terico. Esta propuesta
se desarrolla ms detalladamente en el captulo 5.

75

4.9.3. Inadecuada gestin del almacenamiento de las bobinas de cable.

En los bloques 7L A 7P se almacenan carretes de cable que van de 45 a 150 cm
de dimetro. Para su almacenamiento se utiliza estantera para paletizacin
convencional, siendo la menos apropiada para este tipo de materiales, debido a su
forma, tamao, condiciones de almacenamiento y de manipulacin necesarias. El
despacho de los cables es incmodo al tener que bajar el carrete del estante y
colocarlo cerca de la mquina cortacable que se ubica al final del pasillo, lo que
genera mayor cantidad de manipulaciones, movimientos y tiempo requerido. De
acuerdo a una capacitacin que realiz el personal de Centelsa (empresa
proveedora de cable para Ecopetrol S.A), sobre el manejo de bobinas, la forma en
la que se est almacenando el cable en la bodega general no es la ms adecuada,
ya que nunca se deben almacenar las bobinas tumbadas unas sobre otras, esto
ocasiona la cada de vueltas de cable y ste a su vez, dificulta su posterior
manipulacin. Otro aspecto que evidencia este problema, es la gran cantidad de
carretes de cable que estn almacenadas en la bodega sin descripcin,
localizacin, identificacin fsica, ni identificacin en el sistema, ya que son
sobrantes del proyecto HDT, esto conlleva a que no se encuentren disponibles
para los usuarios, pero si ocupando espacio en bodega.
Figura 15. Bloques 7L a 7P

Fuente: autor del proyecto

76

Propuestas: Disponer de un sistema de estantera racks para cable, el cual

ayudar a una mejor organizacin de las bobinas, evitar que se almacenen una
sobre otra y disminuir la manipulacin con el montacargas cuando requiera
despacharse. Adems se recomienda solicitar a las empresas proveedoras de
cable para la GRB, asesora tcnica para lograr identificar las caractersticas de
los cables que se tienen en los pasillos, poder catalogarlos, y darles ingreso a la
bodega general o clasificarlos como excedente. Esta propuesta se desarrolla ms
ampliamente en el captulo 5.

4.9.4 Materiales almacenados en los pasillos.

Al ingresar a la bodega general, lo primero que se observan son materiales
ubicados en los pasillos, segn los auxiliares estos materiales se han dejado all
porque no existe espacio suficiente en la estantera para almacenarlos. Este
problema, genera condiciones inseguras e incmodas para el trnsito del personal
y el manejo del equipo montacargas, desorden en la bodega, entorpecen la
operacin y dificultan el hallazgo de los material cuando se van a despachar,
porque aunque se cuente con un sistema de informacin que brinda la localizacin
especfica de cada material, es muy complicado asignar una localizacin a algo
que no se encuentra ubicado en la estantera. En total se encontraron 82
materiales ubicados en los pasillos, el listado de ellos y sus caractersticas se
puede observar en el anexo 10.

Propuestas: ubicar estos materiales en las localizaciones encontradas como

disponibles segn el estudio de capacidad realizado en este captulo. Esta
propuesta de desarrolla ms ampliamente en el captulo 5.

4.9.5 Demora en los despachos.

La demora en los despachos es un problema que afecta considerablemente el
servicio en la bodega, teniendo en cuenta que son muchos los factores que

77

pueden generar este problema, se quiere tratar inicialmente uno de los ms

importantes, el que tiene que ver con la organizacin de los materiales en el
almacn. De acuerdo al principio de popularidad descrito en el marco terico,
cuando los materiales en un almacn se encuentran distribuidos de forma tal que
los que poseen mayor frecuencia de salida estn ms cercanos a la puerta de
despacho, los tiempos de entrega se reducen; para evidenciar el cumplimiento o
no de este principio en la bodega general se realiz un anlisis de rotacin.

[Link] Anlisis de rotacin.

Este anlisis se realiz de la siguiente manera:

Objetivo general: Identificar si el almacenamiento de materiales en la

bodega general de la GRB se est realizando de acuerdo al principio de
popularidad.

Metodologa Empleada:

1. Se tomaron los registros de los consumos histricos de tres aos atrs,

2008, 2009, 2010 y se hall el promedio del nmero de despachos que ha
tenido cada material anualmente.

2. Junto con el Coordinador de inventarios y el tutor del proyecto, se

establecieron como representativos en los mdulos 2, 3, 4 y 5, los
materiales que han tenido en promedio 50 o ms despachos anuales, lo
que implica 1 desplazamiento semanal del auxiliar hasta esta localizacin;
en los mdulos 6, 7, 8 y 9 por tratarse de materiales de mayor peso,
tamao y que requieren mayores manipulaciones para su despacho, se
tomaron como representativos los materiales que han tenido en promedio
12 0 ms despachos anuales, lo que implica un desplazamiento mensual

78

del auxiliar hasta esta localizacin; como resultado se encontraron 129 y

78 cdigos respectivamente, como se muestra en el anexo 11.

3. Luego de identificar los cdigos de mayor frecuencia de salida, se procede

a ubicar en el plano sus localizaciones, como se puede observar en el
anexo 12. Esto genera una visin ms amplia para poder dar las
conclusiones correspondientes.

Hallazgos.

Se encontraron en la bodega general materiales que son requeridos con

mucha frecuencia por los usuarios y que se encuentran muy alejados de la
zona de despacho, lo que implica un mayor desplazamiento y esfuerzo por
parte del auxiliar a la hora de despacharlos, aumentando as el tiempo de
entrega.

EL 6,2% de los materiales que presentan mayor frecuencia de salidas de

los mdulos 3, 4 y 5, se encuentran ubicados en el segundo piso de estos
mdulos, lo que implica mayores desplazamientos, por ende aumenta el
tiempo de entrega.

El 3,5% de los materiales que presentan frecuentes salidas de los mdulos

3, 4 y 5, no tienen un lugar asignado en la estantera, por lo que se
encontraron almacenados en el suelo.

En el mdulo 5 que es el ms alejado, solo se encontraron 2 cdigos, pero

ninguno de ellos est ubicado en estantera.

79

Se encontr que un 25,6% de los materiales con alta frecuencia de salida,

estn ubicados en las zonas ms altas de la estantera para paletizacion
convencional de los mdulos 6, 7, 8 y 9, lo que representa realizar mayores
maniobras para su despacho.

El 11,5% de los materiales con alta frecuencia de salida, no tienen un lugar

fijo en la estantera, por lo que se encuentran ubicados en el suelo.

Propuestas: como propuesta inmediata est la reubicacin de estos

materiales en las localizaciones cercanas a la zona de despacho que de
acuerdo al estudio de capacidad se encuentran vacas, esta asignacin de
localizaciones se har teniendo en cuenta los criterios de tipo de material y
grupo clase definidos para cada uno.

4.9.6

Desactualizacin

Incumplimiento

de

los

procedimientos

instructivos.
La aplicacin de procedimientos o instructivos es una constante en Ecopetrol,
porque definen la forma ms adecuada para realizar eficientemente las labores.
Actualmente muchas de las actividades que se realizan en la bodega han
cambiado y los instructivos que se tienen datan del ao 2007. El personal de la
bodega afirma que no tiene conocimiento de su existencia y que las actividades
las realiza por experiencia. Segn lo observado en la bodega la ausencia de
instructivos actualizados y la falta de su divulgacin y conocimiento, est
generando problemas que entorpecen el proceso, evidencindose as la falta de
identificacin de algunos materiales, el no registro de novedades de localizacin
en el sistema, lo que se puede evidenciar en los resultados encontrado en el
estudio de capacidad realizado en el numeral [Link], adems el no

80

procesamiento de las ordenes de salida de los materiales y el no ingresar las

devoluciones al sistema, entre otras.

Propuesta: Actualizar los instructivos de recibo, chequeo, almacenamiento y

despacho de materiales. Colocar a disposicin del personal de bodega los
instructivos actualizados, por medio del Disco W* al que puede acceder todo el
personal, adems realizar su respectiva divulgacin en cada una de las reas.

4.9.7 Falta de claridad en las funciones de los trabajadores.

Para los cargos relacionados con el rea de la bodega, no se tiene un manual que
indique las funciones especficas que se deben realizar. El manual de funciones
de los auxiliares es general tanto para auxiliares de recibo, chequeo,
almacenamiento y despacho, lo que no deja ver las funciones concernientes a
cada cargo. Para el cargo de supervisores no se cuenta con ningn manual.

Propuesta: realizar el manual de funciones para cada uno de los cargos de la

bodega alineado con los procedimientos, teniendo en cuenta las funciones que el
personal realiza actualmente y las que la coordinacin de inventarios quiere que
realice, de modo que todo quede debidamente documentado.

En el anexo 13 se muestra el diagrama causa efecto correspondiente al

diagnstico de la bodega general.

* Carpeta, donde se ingresa la informacin que se desea compartir con el personal de Ecopetrol y la cual se
puede acceder fcilmente desde el computador.

81

5. PROPUESTAS DE MEJORA PARA LA BODEGA GENERAL DE LA GRB

Segn James Harrington (1993), mejorar un proceso, significa cambiarlo para

hacerlo ms efectivo, eficiente y adaptable, qu cambiar y cmo cambiar depende
del enfoque especfico del empresario y del proceso; la importancia de esta
tcnica radica en que con su aplicacin se puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin.

De acuerdo a la problemtica descrita en el captulo anterior, se puede observar

que las deficiencias que se presentan en la bodega general estn estrechamente
ligadas entre s, que muchas de ellas se pueden solucionar con los recursos que
se tienen y que cualquier cambio que se genere en una de sus reas afectar de
forma positiva las dems. Con el fin de generar mayores resultados y aprovechar
toda la informacin obtenida se enfocan las propuestas hacia el mejoramiento de
la capacidad, el rediseo y redistribucin de la bodega, el mejoramiento del
sistema de informacin, la actualizacin de procedimientos y la creacin del
manual de funciones para los cargos inmersos en sus principales procesos.

5.1 PROPUESTAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CAPACIDAD EN LA

BODEGA GENERAL

5.1.1 Propuesta 1.
Realizar una jornada de trabajo para remover de la estantera de los mdulos 3, 4
y 5 los stickers de los cdigos que de acuerdo al estudio de capacidad realizado
en el captulo 4 fueron identificados como archivados, fusionados, no reordenar,
obsoletos, o poseen otra localizacin en el sistema. Con esto, se eliminar la
limitante que hace que los auxiliares no guarden material en estas localizaciones
por verlas reservadas con el sticker del cdigo. En el anexo 14 se muestra el
listado de cdigos a remover de la estantera, debidamente organizados.
82

[Link] Beneficios.
Con el desarrollo de esta actividad se obtendrn 2082 espacios libres en los
mdulos 3, 4 y 5 que junto con los espacios vacos encontrados suman un total de
5366 espacios, lo que representa un 12,2% disponible del total de localizaciones
de estos mdulos.

5.1.2 Propuesta 2.
Realizar una revisin de todos los materiales clase U que no tienen stock y que se
les est reservando una localizacin en la bodega; teniendo en cuenta parmetros
como:

La cantidad de veces que ha sido solicitado el material.

La ltima fecha de solicitud.

Las caractersticas del material.

La viabilidad que tienen de ser nuevamente solicitados.

Evaluar si se justifica seguir reservndoles un lugar en bodega, de lo contrario, se

podra remover estos cdigos de la estantera y dar un mejor uso a este espacio.

[Link] Beneficios.
Con el desarrollo de esta propuesta se podra pensar en disponer de hasta un
4,5% de las localizaciones de los mdulos 3, 4 y 5, para el almacenamiento de
nuevos materiales. El listado de materiales clase U con stock cero se puede
observar en el anexo 15.

5.1.3 Propuesta 3.
Reemplazar las estibas de madera empleadas en la bodega, por estibas
metlicas; inicialmente se propone adquirir las 33 estibas que hacen falta en los
mdulos 6, 7 y 9. Esta propuesta surge, debido a que los entrepaos en madera

83

presentan facilidad en acumulacin de polvo y diferentes residuos, adems la

madera con el paso del tiempo y ataque de las plagas presenta descomposicin y
deterioro; afectando la seguridad e integridad de los elementos almacenados y de
las personas que laboran all. El aporte de las estibas metlicas se ve reflejado en
la eficiencia, durabilidad y la conservacin del medio ambiente.

[Link] Beneficios.
Con el desarrollo de esta propuesta, adems de obtener un aumento del 2% de la
capacidad de los mdulos 6, 7 y 9, se realizar un aporte al medio ambiente
evitando la tala de rboles para la creacin de estibas de madera, lo cual est
alineado con las

polticas de Ecopetrol, quienes velan porque todas sus

actividades se desarrollen de manera que no afecten el medio ambiente. En el

anexo 16 se puede observar la cotizacin de las estibas realizada por la empresa
INCOLES de Colombia.

5.1.4 Propuesta 4.
Agilizar el proceso de dar de baja aquellos materiales que se han clasificado como
obsoletos y aquellos archivados que an estn en la bodega y que ocupan gran
cantidad de espacio en los mdulos 6, 7 y 9.

El proceso de dar de baja un material actualmente se rige bajo el reglamento para

el manejo de excedente ECP-VFA-R-05 versin 1, donde se establece la
secuencia de pasos a tener en cuenta para tramitar un proceso de este tipo (ver
anexo 17). El proceso es largo, toma bastante tiempo y requiere una buena
justificacin para desarrollarse. Lo importante en este caso es que la coordinacin
de inventarios se comprometa con la gestin y realizacin de los trmites
necesarios para dar de baja los materiales que por sus caractersticas fueron
identificados como de gran tamao y obsoletos.

84

[Link] Beneficios.
Con la realizacin de la propuesta anterior se ganar un 1,2% del espacio en los
mdulos 6, 7 y 9, lo que aumentar en espacio disponible para el almacenamiento
de nuevos materiales.

5.2 PROPUESTA PARA LA REDISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES EN LA

BODEGA GENERAL

5.2.1 Propuesta 1.
Desde que se trasladaron las bodegas de la GRB a las instalaciones en las que se
encuentran actualmente, los auxiliares han ido asignando localizaciones a los
nuevos materiales que ingresan al almacn, mediante la bsqueda de un lugar
vaco en la estantera donde por experiencia saben que se almacenan materiales
con

caractersticas

similares.

Hecho

que

genera

subjetividad

en

el

almacenamiento, poca estandarizacin y desorden. Los materiales al catalogarse

en Ellipse, reciben un cdigo, se les asigna una descripcin y una localizacin,
adems se les brinda una clasificacin segn su naturaleza, como se muestra en
la figura 16. Al tomar del sistema la informacin correspondiente a localizaciones
y caractersticas de los materiales, se observa que muchas referencias de
caractersticas similares se encuentran muy dispersas en todos lo mdulos de la
bodega y que no se distribuyen siguiendo algn parmetro especfico.

85

Figura 16. Pantallazo caractersticas de un cdigo en Ellipse

Fuente: Mincom Ellipse

Como se puede observar en la figura 16, existe una caracterstica especial que se
le asigna a los materiales al ser catalogados, se llama Grupo-Clase, donde se
definen y asocian los materiales de acuerdo con su naturaleza y funcin. En la
bodega general actualmente se manejan 336 GRCL, la descripcin detallada de
ellos se muestra en el anexo 18.

Se propone inicialmente realizar la reubicacin de los materiales por GRCL, de

manera que se identifique claramente en cada mdulo y en cada bloque que
GRCL se almacena. Para ello es posible apoyarse en el sistema de informacin, el
cual posee toda la informacin necesaria, de la siguiente manera:

86

El sistema puede identificar las localizaciones en las que se encuentra la mayor

concentracin de materiales de un GRCL determinado, teniendo en cuenta que en
el caso en que se presente un GRCL disperso por varios mdulos o bloques, se
toma como significativo el que tenga la mayor cantidad de referencias
almacenadas y es all donde se procede a ubicarlos; algunos GRCL se pueden
encontrar en los mdulos de carga liviana, al mismo tiempo que los de carga
pesada, por lo que es indispensable tener en cuenta la descripcin y las
dimensiones del material y as poder asignar su ubicacin precisa.

En la bodega general, actualmente se tienen 45.801 referencias, las cuales se

distribuyen de acuerdo a su GRCL como se muestra en el anexo 19. La
distribucin por bloques no se realiz, ya que es muy dispendiosa y se deja para
realizar a travs del sistema de informacin.

A manera de ejemplo se presenta el siguiente caso:

STOCK_CODE: 000991067
ITEM_NAME: ADAPTER, ELECTRICAL CONDUIT
DESC_LINEX1: SIZE: 1/2 NPT, FOR ARMOURED CABLE
GRCL: 1140

Segn el anexo 19, el GRCL 1140 se puede encontrar en los mdulos 4 y 7. Pero
debido a que este adaptador es de dimensiones pequeas, se debe ubicar en el
mdulo 4 de estantera metlica.

[Link] Beneficios.
Con el desarrollo de esta propuesta se lograr mayor grado de organizacin en la
bodega, adems se obtiene un parmetro real el cual seguir a la hora de asignar

87

la localizacin de un material, se vuelve objetivo el proceso de almacenamiento y

se evita realizar esta labor por simple experiencia.

5.2.2 Propuesta 2.
Ubicar los materiales almacenados en los pasillos, en las localizaciones que se
encontraron disponibles de acuerdo al estudio de capacidad realizado en el
captulo 4. La asignacin de localizaciones se propone realizarla de acuerdo a los
criterios de grupo clase definidos para cada material.

En total se encontraron 44 cdigos ubicados en el suelo en los mdulos 3, 4 y 5 lo

que representa el 0,46% de la capacidad disponible encontrada en estos mdulos
y 38 materiales de los mdulos 6, 7 y 9. Lo que representa el 0,68% de la
capacidad encontrada disponible en estos mdulos, por lo que s es posible ubicar
all estos materiales.

[Link] Beneficios.
Mayor organizacin en la bodega, evita el dao o deterioro de los materiales, se
tienen pasillos despejados, por lo que aumenta la seguridad para el trnsito del
personal, facilita la bsqueda y localizacin de los materiales.

5.2.3 Propuesta 3.
Considerando el factor de mayor o menor movimiento de salida de un material,
debemos procurar que aquellos de mayor ndice de rotacin de

stock, sean

almacenados cerca de la puerta de despacho del almacn. Para ello se propone

ubicar los materiales identificados con mayor frecuencia de salida en las
localizaciones cercanas a la puerta de despacho y siguiendo los criterios de GRCL
definidos para cada material; adems:

88

Los materiales que tengan alta rotacin en los mdulos 3, 4 y 5 deben

almacenarse en el primer piso y cerca de la zona de despacho.

Los materiales que tengan alta rotacin en los mdulos 6, 7, 8, y 9 deben

almacenarse en las partes bajas de la estantera y cerca de la zona de
despacho.

[Link] Beneficios.
Esta medida tiene la finalidad de:

Aportar mayor rendimiento operacional

Minimizar el nmero de viajes entre las reas de almacenamiento y la

de despacho.

Descongestionar el trnsito interno en el almacn.

Mejorar el aprovechamiento de la mano de obra existente, con menor

desgaste fsico de los auxiliares.

5.3

maximizar el tiempo utilizado en la expedicin del material.

PROPUESTAS

PARA

EL

MEJORAMIENTO

DEL

SISTEMA

DE

INFORMACIN
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP,
Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que
integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa. Los sistemas ERP son
sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar
compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. El propsito
fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de

89

informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los

costos totales de operacin. Las caractersticas que distinguen a un ERP de
cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con
modularidad y adaptables.

Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la

compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de
inicio del siguiente.

Modulares: los ERP entienden que una empresa es un conjunto de

departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los
ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra
dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacn, recursos humanos, etc.

Adaptables: los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de

cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o
parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible
que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa
no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de
programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos
procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe

90

contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada

empresa20.

Ya que los sistemas de informacin son una herramienta tan poderosa en una
organizacin y que como se dijo anteriormente son soluciones modulares y
adaptables a las necesidades de la empresa, se proponen adicionar los siguientes
requerimientos a Ellipse gestin de materiales, con el fin de aumentar la eficiencia
de los procesos desarrollados en la bodega:

5.3.1 Propuesta 1.
Adaptar Ellipse gestin de almacenes, para que genere un reporte inmediato a la
bodega cada vez que se realice un cambio en el catlogo relacionado con el
estado o disposicin del material y que afecte directamente la localizacin en la
que se encuentra; es decir cada vez que se archive, fusiones o cambie de
localizacin un cdigo, esto tambin aplica cada vez que se decida no reordenar o
dar de baja un material.
[Link] Beneficios.
Con la implementacin de esta propuesta se haran ms reales y visibles los
cambios que se realicen en el sistema, generando coherencia entre lo virtual y lo
real.
5.3.2 Propuesta 2.
Adicionar un complemento al sistema de informacin, cuya funcin sea sugerir la
localizacin en bodega, de los materiales que van a ingresar por primera vez; para
ello se propone tener en cuenta el grupo clase al que pertenece el material, sus
dimensiones y caractersticas (informacin con la que ya se cuenta en el
catlogo). La idea es que cuando un material llegue al rea de recibo y chequeo y
20

GRUPO DE SOPORTE CES S.A,

[Link]

sistemas

91

ERP

[Online].

Disponible

en

internet:

se le de ingreso formal mediante el registro en Ellipse, el sistema de informacin

mediante la distribucin de los materiales en bodega que se propuso en el
numeral 5.2.1, identifique el mdulo y el bloque en la bodega donde se encuentren
situados los materiales del grupo clase al que pertenece el nuevo material y la
disponibilidad de localizaciones en ese rango de posibilidades, de manera que le
indique al auxiliar la localizacin propuesta mediante la hoja de chequeo.

[Link] Beneficios.
Con esta propuesta, se automatiza la asignacin de localizaciones, se evitan
problemas como el no registro de localizaciones en el sistema y la prdida del
material por no saber dnde se ha guardado. Facilita la labor del auxiliar, brinda
orden al almacn y un mejor aprovechamiento del espacio disponible.

5.4 PROPUESTAS PARA EL REDISEO DE LA BODEGA GENERAL

5.4.1 Propuesta 1.
Disponer de un sistema de estantera racks para cable en los bloques 7L a 7P.
Los sistemas rack para cable o porta bobinas, estn especialmente diseados
para almacenar carretes de cable de diferentes pesos y tamaos, ofrecen gran
flexibilidad de uso y manipulacin, fcil regulacin de cada uno de sus niveles y
ampliaciones o cambios de ubicacin de forma simple y rpida. De igual forma
este sistema permite una distribucin ordenada de los carretes de cable y su
despacho desde la estructura. El sistema rack propuesto, posee las siguientes
caractersticas:
Se tienen dos tipos de estructuras iniciales, una para carretes de 1.00 1.20 m de
dimetro, que consta de 2 niveles de almacenamiento y la otra para carretes
menores a 1.00 m de dimetro, con 4 niveles. En los niveles mas altos se
almacenan las bobinas pequeas y livianas y en los niveles bajos, las bobinas
92

grandes y pesadas. La altura de la estructura es de 5.00 m y la profundidad de

1.50 m, como se muestra en la figura 17.

Figura 17. Estructura porta bobinas

Fuente: Industrias SIMMA

El rea total dedicada al almacenamiento de cables en la bodega general es de

210,7 mt2 en los que actualmente se almacenan 320 carretes de cable, de
diferentes caractersticas y referencias. Con el fin de mejorar la gestin de los
cables en la bodega, se propone disponer del sistema de estantera racks, que
contenga 10 estructuras de 1,50 m y 59 de 1,00. Con el fin de tener una capacidad
para 20 carretes grandes y 236 carretes de menor tamao, manteniendo pasillos
93

de 2.20 m, para el trnsito del personal. Como la cantidad de bobinas que se

tienen actualmente en bodega es mayor, se propone seleccionarlas, teniendo en
cuenta criterios de rotacin, de tal modo que se dejen en bodega los carretes que
han tenido movimiento los ltimos 3 aos segn consumos histricos; para lo que
se encontraron 135 referencias, algunas con ms de un carrete. A las bobinas
sobrantes, se propone realizarles un estudio de obsolescencia y determinar si es
necesario mantenerlas en bodega o darles de baja.

La cotizacin correspondiente a esta propuesta se puede observar en el anexo 20.

De igual forma se hace necesario solicitar a las empresas proveedoras de cable

para la GRB, asesora tcnica para lograr identificar las caractersticas de los
cables que se tienen en los pasillos, poder catalogarlos, y darles ingreso a la
bodega.

[Link] Beneficios.
El objetivo de esta propuesta, no es disminuir el espacio de almacenamiento, si no
lograr:

Mayor organizacin de los carretes de cable, evitando arrumes, que pueden

ocasionar el dao de la bobina o la cada de una de ellas.

Pasillos ms despejados.

Reduccin de tiempos de despacho, evitando sacar la bobina con el

montacargas para medir el cable, actividad que se puede realizar desde la
estructura.

Identificacin y trazabilidad de cada uno de los materiales.

Reduccin de movimientos, simplificando la tarea.

Disminucin de las manipulaciones con el montacargas.

94

Adems con la asesora tcnica de las empresas proveedoras de cable se

lograr dar una mejor disposicin a los carretes ubicado en los pasillos, esto
ayudar a mantener ms ordenada la bodega, a la conservacin de los
materiales al poder ubicarlos en la estructura porta bobinas y a evitar costos al
comprar materiales que pueda ser que se tenga, pero sin identificar.

5.4.2 Propuesta 2.
Segn el manual de almacenamiento PILOT, el almacenamiento vertical aade
otra dimensin al almacenaje en el depsito, con lo cual el espacio disponible para
la acumulacin de la mercanca aumenta, sin olvidar tambin su potencial en
cuanto a facilidades para la identificacin y separacin de los diferentes
materiales. Por ello, se propone el rediseo del bloque 7A, que incluya la
disposicin de la estantera adecuada, teniendo en cuenta requisitos de pasillos,
ubicacin de los materiales, criterios de rotacin y manipulacin descritos en el
marco terico.
El bloque 7A tiene un rea de 203,5 mt2, en el que se almacenan barras de acero
y materiales sobre estibas en el suelo. El rea necesaria para el almacenamiento
de las barras es de 68,34 m2 por lo que el rea verdaderamente disponible es de
135,16 m2 donde con el fin de dar mejor manejo y disposicin a los materiales
almacenados en el suelo, se propone utilizar un sistema de estantera para
paletizacin convencional, que por sus caractersticas es la mas adecuada para el
tipo de materiales a almacenar. Para ello, se puede disponer de la estantera de
los bloques 7L a 7P que queda libre con la puesta en marcha de la propuesta 1 de
este numeral.

[Link] Beneficios.
Con esto se ganaran un total de 100 localizaciones, en las cuales se ubicaran las
20 estibas que estn en el suelo y quedaran disponibles 80 para el

95

almacenamiento de nuevos materiales, adems se mejorara la organizacin en la

bodega, se mantendran pasillos organizados y despejados y facilitara la
identificacin de los materiales.

La distribucin fsica propuesta se puede observar en el anexo 21.

5.5 PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIN DE LOS INSTRUCTIVOS

Gmez F. (1993) seala que: "el principal objetivo del procedimiento es el de

obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores
del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61); de acuerdo a este pensamiento, se realiz la
actualizacin de los instructivos de recibo, chequeo, almacenamiento y despacho
buscando la manera mas eficiente de realizar las actividades dentro de la bodega.
Para ello se realizaron las siguientes actividades:
1. Acompaamiento al personal inmerso en los procesos de recibo, chequeo,
almacenamiento y despacho de materiales, con el fin de identificar
mediante observacin y entrevista cada una de las actividades que se
realizan.

2. Se tomaron los instructivos antiguos y se realiz una lista de chequeo para

saber qu actividades de este an se estaban realizando y se compararon
con las observadas y descritas por los auxiliares.

3. Se recopil la informacin relevante y se procedi a la elaboracin de un

preliminar de los instructivos.

96

4. El preliminar fue revisado y corregido por el coordinador de inventarios y el

tutor del proyecto, quienes hicieron sus aportes correspondientes para el
documento final, el cual se puede observar en el anexo 22.
5. Se colocaron a disposicin del personal de bodega los instructivos
actualizados, por medio del Disco W al que puede acceder todo el personal,
y se dej a cargo de la empresa su respectiva divulgacin en cada una de
las reas.

5.6 PROPUESTA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE FUNCIONES

Una de las propuestas de mejoramiento en este proyecto es la elaboracin de un
manual que defina las funciones y responsabilidades del personal que se
encuentra directamente relacionado con la operacin del almacn (auxiliares y
supervisores de materiales).

1. Inicialmente, se tomaron en cuenta los procedimientos realizados para

las reas de recibo, chequeo, almacenamiento y despacho, con el fin de
identificar las actividades y el nivel de responsabilidad de cada cargo.

2. Se tomaron los manuales de funciones antiguos y se realiz una lista de

chequeo para saber qu actividades de ste an se estaban realizando
y se compararon con las observadas y descritas por los auxiliares.

3. Se recopil la informacin relevante y se procedi a la elaboracin de un

preliminar de la descripcin de cada cargo, sus funciones y
responsabilidades respectivas, siguiendo el formato definido por la
empresa.

97

4. El preliminar fue revisado y corregido por el coordinador de inventarios y

el tutor del proyecto, quienes hicieron sus aportes correspondientes para
el documento final, el cual se puede observar en el anexo 23.
5. Se dej a cargo de la empresa su respectiva divulgacin y socializacin
en cada una de las reas.

98

6. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL DE LAS BODEGAS MVILES

Las bodegas mviles son trileres

adecuados para atender la demanda de

materiales y herramientas generadas en las paradas de planta o reparaciones

realizadas en la refinera. Estas bodegas se llevan directamente a la planta que se
encuentra en reparacin para una atencin ms rpida y oportuna. Debido al cese
de actividades de la planta y a los costos que implica, cumplen una funcin de vital
importancia en la eficiencia y confiabilidad de la reparacin; evitando traslados de
los trabajadores hasta otras bodegas y manteniendo los materiales y herramientas
necesarias.

6.1 TRILER DE MATERIALES

Los trileres de materiales estn adecuados como bodegas de 20 ft de largo, para

el almacenamiento de los materiales que son requeridos en las paradas de planta.
Son una especie de mini bodega donde se reciben, almacenan y despachan
materiales. Fsicamente cuentan con un mostrador para el despacho y atencin al
cliente, estantera metlica para la organizacin de los materiales, escritorio y
equipo de cmputo para consultas y procesamiento de rdenes de compra; el
sistema de informacin que se maneja es Ellipse, las localizaciones se encuentran
debidamente etiquetadas con los cdigos de los materiales y es atendido por un
auxiliar de bodega encargado de realizar todas las funciones. El funcionamiento
de esta bodega es similar al de la bodega general, el usuario debe realizar con
anterioridad la solicitud del material mediante el sistema, al llegar a la bodega, el
auxiliar verifica esta solicitud e imprime la hoja de salida que contiene la
descripcin del material y su respectiva localizacin dentro de la bodega,
finalmente se hace entrega del material al usuario, quien firma la hoja de salida
para ser archivada.

99

Mediante la entrevista sostenida con los auxiliares y la observacin de las

condiciones del triler, se pudieron encontrar las siguientes falencias:

6.1.1 Incumplimiento de las condiciones de seguridad y salud ocupacional

necesarias.
Este problema se debe principalmente a las siguientes causas:

Instalaciones en mal estado fsico, los trileres son muy antiguos, sus
acabados internos, pisos, paredes, muebles, estantera, instalaciones
elctricas y dems cosas que contiene se encuentran en mal estado o
funcionando mal.

Escalera de ingreso sin pasamanos: el triler posee en su parte inferior

llantas para ser transportado, la puerta de ingreso se encuentra
aproximadamente a 1 mt de altura, por lo que se debe ingresar por medio
de una escalera que no posee pasamanos y no se encuentra ajustada al
triler.

Altas temperaturas dentro del triler: como el triler es una caja hermtica,
se acumula todo el calor del da, provocando un ambiente poco apropiado
para el trabajador.

Iluminacin deficiente: se cuenta con pocas lmparas, en su mayora

daadas.

No se cuenta con botiqun de primeros auxilios, ni elementos para atender

emergencias.

100

No existe un espacio para que el auxiliar pueda guardar su ropa o su

comida, por lo que la ropa se ve colgada en la estantera, generando
desorden, adems se encuentra el dispensador de agua y las bebidas en
zonas como el mesn de despacho.

Figura 18. Triler de materiales.

Fuente: autor del proyecto

6.1.2 Distribucin fsica inadecuada.

Durante las visitas realizadas a los trileres, se observ que se encuentran
distribuidos inadecuadamente, por lo que se est desaprovechando el espacio en
algunas zonas y se genera incomodidad para el trnsito. Algunas de las causas
ms visibles son:

El mesn de despacho, ocupa ms del espacio necesario.

101

El Horno para el almacenamiento de soldadura es muy grande, y se utiliza

menos del 50% de su capacidad.

El escritorio y la silla de despacho generan incomodidad para el trnsito del

personal, ya que es muy grande y estorboso.

Inadecuada distribucin de la estantera.

Falta de armario para papelera, la cual se debe ubicar en la estantera que

se tiene.

6.2 TRILER DE HERRAMIENTAS

Los trileres de herramientas estn adecuados como bodegas de 20 ft de largo,

para el almacenamiento de todas las herramientas que son requeridas en las
paradas de planta. Son una especie de mini bodega donde se reciben, almacenan
y despachan herramientas. Fsicamente cuentan con un mostrador para el
despacho y atencin al cliente, cajonera de madera para el almacenamiento de
las herramientas. El prstamo de herramientas se realiza mediante unos vales o
tarjetas de prstamo diligenciadas y firmadas por el usuario.

Mediante la entrevista sostenida con los auxiliares y la observacin de las

condiciones del triler, se pudieron encontrar las siguientes falencias:

6.2.1 Incumplimiento de las condiciones de seguridad y salud ocupacional

necesarias.
Este problema se debe principalmente a las siguientes causas:

102

Instalaciones en mal estado fsico.

Escalera de ingreso sin pasamanos.

Altas temperaturas dentro del triler.

Iluminacin deficiente.

No cuentan con botiqun de primeros auxilios, ni elementos para atender

emergencias.

No existe un espacio para que el auxiliar pueda guardar su ropa o su

comida.

Sobresalen gran cantidad de herramientas puntudas de los cajones, lo que

segn

las

inspecciones

HSE

realizadas,

generan

condiciones

de

inseguridad para los auxiliares y puede provocar accidentes, por lo que se

hace necesario tomar acciones preventivas.

Los trajes que son devueltos y que estn impregnados de H 2s se guardan

dentro del contenedor, lo que acarrea riesgos para la salud del auxiliar.

103

Figura [Link] de herramientas

Fuente: autor del proyecto

6.2.2 Distribucin fsica inadecuada.

Durante las visitas realizadas a los trileres, se observ que se encuentran
distribuidos inadecuadamente, por lo que se est desaprovechan el espacio en
algunas zonas y se genera incomodidad para el trnsito.

Falta de espacio para el almacenamiento de las herramientas por lo que se

ven almacenadas en el pasillo.

Estantera inadecuada para algunas herramientas, debido a su tamao.

El escritorio y la silla de despacho generan incomodidad para el trnsito del

personal.

Inadecuada distribucin de la estantera.

104

6.3 PROPUESTA DE MEJORA

Debido a todas las condiciones que generan problemtica en el funcionamiento de
las bodegas mviles, la coordinacin quiere adquirir nuevas bodegas, donde se
mejoren los aspectos antes descritos con el fin de generar un ambiente propicio
para el trabajador y as realizar ms eficientemente su trabajo. Para ello, se realiz
el diseo de cada una de las bodegas mviles teniendo en cuenta las necesidades
planteadas por los auxiliares y las encontradas de acuerdo al anlisis anterior.

6.3.1 Bodega de Materiales.

Surgieron las siguientes modificaciones para el triler de materiales:

Cambio de triler a contenedor de 20ft para evitar las condiciones de

inseguridad generadas al usar escaleras.

Ajuste en la ventana de despacho y en las dimensiones de la estantera.

Se adicionaron lockers, botiqun, archivo y mdulo de servicios

Se generaron las especificaciones tcnicas que se muestran en el anexo 24

para las instalaciones internas y externas, con sugerencias de materiales a
utilizar en su elaboracin.

Se realiz plano gua para la adecuacin del contenedor y un sondeo de

mercado para obtener las cotizaciones que se muestran en el anexo 25.
Finalmente, se catalog para iniciar el proceso de compra.

6.3.2 Bodega de Herramientas.

Para el triler de herramientas se realizaron las siguientes adecuaciones:

105

Cambio de triler de 20 ft a contenedor de 40ft.

Cambio en la ubicacin del mostrador de despacho.

Puertas de acceso lateral y frontal.

Rediseo de los cajones de almacenamiento que estuvieran mas acordes al

tipo de materiales que se van a guardar.

Se adicionaron lockers, botiqun, archivo, mdulo de servicios, escritorio y

aire acondicionado.

Se generaron especificaciones tcnicas para las instalaciones internas y

externas y se realiz el plano gua para la adecuacin del contenedor
(anexo 26).

Se realiz un sondeo de mercado para obtener las cotizaciones que se

muestran en el anexo 27 Finalmente, se catalog para iniciar el proceso de
compra.

106

7. CONCLUSIONES

La etapa de conocimiento de la bodega general, fue indispensable para

propiciar un buen inicio del proyecto, porque permiti obtener una visin
ms amplia y aterrizada sobre las caractersticas y componentes del
almacn, sus recursos fsicos, humanos, tecnolgicos y su influencia en el
proceso.

Para logar un diagnstico mas acertado de la situacin actual de la bodega,

fue necesario tener en cuenta varias fuentes de informacin; no solo lo
observado, sino tambin las sugerencias que mediante entrevistas fueron
realizadas por el personal inmerso diariamente en el proceso, validando y
respaldando todo mediante datos cualitativos y cuantitativos.

En la solucin de problemas de congestin en las bodegas, antes de

pensar en ampliar su capacidad buscando reas fuera de ella, se debe
pensar en optimizar o recuperar la capacidad interna.

Mediante el estudio de capacidad realizado en la bodega general, se logr

devirtuar la hiptesis que mantena todo el personal, donde afirmaban que
no exista espacio disponible en la bodega para el almacenamiento de
nuevos materiales.

Es de vital importancia mantener coherencia entre lo virtual y lo real. Toda

la informacin que contenga el sistema de informacin de la bodega
general debe coincidir con lo que se tiene en las instalaciones, de no ser as
se generarn problemas entorpeciendo el proceso, retardndolo y
hacindolo menos eficiente.

107

El anlisis de capacidad, el estudio de obsolescencia

y el anlisis de

rotacin ayudaron a la identificacin precisa de las causas que estn

generando los problemas en la bodega general de la GRB, permitiendo
validar mediante datos cuantitativos cada una de las afirmaciones
correspondientes.

Los problemas que afectan el buen funcionamiento de la bodega general,

se encuentran estrechamente relacionados entre si, uno desencadena el
otro, lo que proporciona una gran ventaja, ya que mejorando uno de ellos,
se lograr una influencia positiva en los dems.

Muchos de los problemas que se presentan en la bodega general, se

pueden resolver con los recursos que se tienen, no necesitan inversin de
dinero, solo esfuerzo y compromiso por parte de todo el personal
involucrado.

Mediante inversin en estantera y redistribucin de los materiales en la

bodega general, se lograr aumentar su capacidad, reducir los tiempos de
entrega, descongestionar los pasillos y una mayor organizacin, lo que
influir considerablemente en la eficiencia y el servicio de la bodega.

La gran cantidad de cdigos que se manejan en la bodega general, dificulta

su reorganizacin manualmente, por lo que se hace indispensable la
utilizacin del sistema de informacin, quien posee todos los datos y
caractersticas de los materiales, lo que le permite realizarlo de manera
rpida, ordenada y automatizada.

El sistema de informacin representa una herramienta muy poderosa en

toda

organizacin,

muchas

veces

seguimos

realizando

funciones

manualmente que podran ser realizadas mucho mejor, si se automatizan.

108

Gracias al desarrollo tecnolgico, podemos disear los sistemas de

informacin de acuerdo a nuestras necesidades.

Mantener procedimiento actualizados, donde se defina la mejor manera de

realizar las actividades en la bodega, aportan mayor confiabilidad y
eficiencia al proceso.

En algunas ocasiones, es indispensable disponer de nuevas bodegas, lo

importante es adecuarla y organizarla, teniendo en cuenta las necesidades
que se presentaban en las anteriores y as evitar caer en los mismos
errores, en estos casos es fundamental recibir sugerencias del personal
involucrado.

Dentro del alcance del proyecto, no est justificar si la adquisicin de

nuevas bodegas mviles es econmica o no, simplemente por la funcin
que cumplen dentro de los planes de mantenimiento de la refinera son
necesarias e indispensables.

Se determinaron y proporcionaron lineamientos al personal que labora en

las bodegas con el propsito de que los empleados sepan cuales son sus
funciones y responsabilidades para que, de esta manera, al saber qu se
espera de ellos, stos puedan desempearse mejor en sus actividades
cotidianas. Las responsabilidades pueden ser utilizadas posteriormente
para definir estndares de desempeo para evaluar y retroalimentar al
personal.

Las propuestas contenidas en este trabajo, si son implantadas de forma

adecuada, permitirn que la coordinacin de inventarios de la GRB, inicie el
proceso de mejoramiento para funcionar de acuerdo a los requerimientos
actuales y futuros y, con ello, mejorar la rapidez de servicio a los usuarios y
lograr su satisfaccin.
109

8. RECOMENDACIONES

Iniciar cuanto antes con la implementacin de las propuestas de mejora que

no requieren inversin de capital, como la propuesta 1, 2 y 4 para el
mejoramiento de la capacidad; con ello mejoraran considerablemente
eficiencia y nivel de servicio de la bodega general. Para ello se propone
como responsable al supervisor de toma fsica para propuesta 1 y para las
propuesta 2 y 4 a un ADIN.

Gestionar la inversin en estructuras y sistemas de almacenamiento

propuestos, ante la gerencia general de la refinera, de tal forma que brinde
lo ms rpido posible la aprobacin y los recursos necesarios. Con esta
propuesta aumentara el grado de organizacin en la bodega, la capacidad
de almacenamiento y contribuira al mantenimiento de los materiales en
buenas condiciones. Responsable: coordinador de inventarios.

Es indispensable dar a conocer a todos los niveles de la organizacin la

documentacin existente (procedimientos, instructivos) con el propsito de
asegurar su cumplimiento. Responsables: ADINES.

Realizar las mejoras propuestas para el sistema de informacin; consultar

con la empresa proveedora del software sobre las modificaciones y
necesidades planteadas. Responsable: Soporte funcional de Ellipse.

Aunque la compra de los contenedores ya est en proceso, es de suma

importancia hacer seguimiento al proceso, y brindar toda la informacin
correspondiente de tal manera que la empresa con la cual se contrate la
adecuacin de los mismos, tenga totalmente claro lo que se quiere.
Responsable: Tutor del proyecto.

110

BIBLIOGRAFA
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PILOT. PRICEWATERHOUSECOOPERS: Manual de Almacenes.

112

en

internet:

ANEXO 1. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO EMPLEADOS EN LA BODEGA

GENERAL DE LA GRB.

ELEMENTO

TIPO (x, y, z)

Jaula Metlica
apilable

Tipo I: 1,20 x 0,7 x 1,20 mt.

Estantera metlica
con postes de
ngulo ranurado y
entrepaos
metlicos

Estantera para
paletizacion
convencional.

Armario metlico

Tipo II: 90 x 2,20 x 0,60 mt.

Tipo III: 2,90 x 2,90 x 1,00 mt.

Tipo IV: 2,70 x 2,60 x 1,00 mt.
Tipo V: 2,70 x 3,50 x 1,00 mt.
Tipo VI: 2,70 x 4,30 x 1,00 mt.

Tipo VII: 1,00 x 1,85 x 0, 45 mt.

113

FIGURA

Estantera
Cantilver

Tipo VIII: 2,94 x 1,50 x 0, 90

mt.

Estantera para ejes

Tipo IX: 4,20 x 0,70 x 0,36 mt

Cajonera

Tipo X: 2,00 x 1,50 x 0,40 mt

114

ANEXO 2. DISTRIBUCIN ACTUAL DE LA BODEGA GENERAL DE LA GRB.

115

ANEXO 3. FORMATO PARA LA VALORACIN DE LA OCUPACIN DE LOS

MDULOS 3, 4 Y 5

Piso 1
MDULO: _____
BLOQUE: _____

PISO: 1

0101
0201
0301
0401
0501
0601
0701
0801
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06
06
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
07
07
07
07
07
07
07
07
07
07
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100

116

Piso 2
MDULO: _____
BLOQUE: _____

PISO: 2

5101
5201
5301
5401
5501
5601
5701
5801
5901
6001
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
04
04
04
04
04
04
04
04
04
04
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
07
07
07
07
07
07
07
07
07
07
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100

6101
6201
6301
6401
6501
6601
6701
6801
6901
7001
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
04
04
04
04
04
04
04
04
04
04
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100
07
07
07
07
07
07
07
07
07
07
0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100 0 25 50 75 100

117

ANEXO 4. TABULACION DE LA INFORMACIN DE CAPACIDAD DE LOS

MDULOS 3, 4 Y 5

Mdulo 3.

Piso 1
Bloque
%

0%
25%
50%
75%
100%
Total

0
0
5
11
103
119

0
5
7
14
65
91

2
3
6
8
4
5
12 16
67 94
91 126

Bloque
%

0%
25%
50%
75%
100%
Total

1
3
4
21
111
140

1
3
6
32
56
98

0
0
7
22
0
1
9
5
3
6
9
9
11 29 34 21
84 90 67 69
98 126 126 126

7
17
7
25
70
126

9
9
11
14
83
126

4
4
3
7
0
4
19 5
15
26 6
18
70 111 86
126 126 126

Total Espacios Espacios

Loc Utilizados Disponibles

2
2
0
0
0
36
1
4
3
3
5
72
14 16
9
9
2
128
33 34
19 11 30 269
76 70
74 82 89 1140
126 126 105 105 126 1645

0
72
256
807
4560
5695

144
216
256
269
0
885

Piso 2
E

8
11
8
27
72
126

14
3
11
9
89
126

18
8
16
21
63
126

8
4
8
30
4
11
7
13
12 18
12 12
21 29
19 23
81 64
59 27
126 126 105 105

Total Espacios Espacios

Loc Utilizados Disponibles

24 145
5
83
8
134
20 317
83 1015
140 1694

0
83
268
951
4060
5362

580
249
268
317
0
1414

Mdulo 4

Piso 1
Bloque
%
0%
25%
50%
75%
100%
Total

6
1
1
7
13
8
8
9
77 80
105 105

D
11
7
11
16
60
105

12 0
0
12 6
11 5
2
3
1
13 6
7
8
3
23 17 27 8
8
46 77 69 74 59
105 105 105 105 77

9
8
13
12
2
8
3
17
13
8
10 9
10
21 18
17 12
7
22 18
33 73 58
37 59
77 105 105 105 105

118

15
20
7
20
43
105

8
13
17
23
44
105

Total Espacios Espacios

Loc Utilizados Disponibles

13 128
5
124
14 175
14 249
59 948
105 1624

0
124
350
747
3792
5013

512
372
350
249
0
1483

Piso 2
Bloque

0%

26

11

15

13

10

25%
50%

15
11

2
5

10
12

9
14

11
23

13

11

12

15

12

9
10

10
6

0
5

16
15

11
18

22
18

13
12

Total Espacios Espacios

Loc Utilizados Disponibles

12

14

11

189

756

15
19

18
22

19
16

4
9

184
215

184
430

552
430
237

75%

20

15

19

21

13

10

13

10

13

15

24

26

11

12

237

711

100%

58

81

48

54

42

52

74

58

22

54

37

53

35

31

45

83

827

3308

Total

119 105 105 105 105 105 105 77

77 105 105 105 105 105 105 119 1652

4633

1975

Espacios
Utilizados

Espacios
Disponibles

0
169
644
1311
4552
6676

472
507
644
437
0
2060

Espacios
Utilizados

Espacios
Disponibles

Mdulo 5

Piso 1
Bloque
%
0%
25%
50%
75%
100%
Total

1
1
13
42
69
126

2
3
16
23
82
126

1
9
22
24
70
126

1
3
13
27
82
126

2
15
17
34
58
126

3
1
0
0
6
4
6
8
15 15 6 16
31 19 26 33
71 66 67 69
126 105 105 126

4
15
19
20
68
126

12
10
20
24
60
126

11
12
17
8
57
105

25
17
26
12
25
105

U Total Loc

0
11 10
6
7
12 17
5
20 21 30 14
36 25 19 22
63 57 50 79
126 126 126 126

U Total Loc
28
19
22
12
45
126

118
169
322
437
1138
2184

Piso 2
Bloque
%

0%

18

11

13

12

115

460

25%
50%

22
24

16
23

3
10

12
24

8
22

9
14

12
15

17
25

8
25

6
6

4
2

3
10

8
7

1
13

13
20

6
7

2
6

3
9

153
262

153
524

459
524

11

15

11

14

18

355

95

99

72

81

75%

34

14

39

25

43

29

32

24

20

10

355

1065

100%

54

34

50

59

49

66

56

47

61

99 111 105

83 106

1327

5308

Total

140 105 105 126 126 126 126 126 126 126 126 126 126 126 126 105 105 140

2212

7050

1798

119

ANEXO 5. INFORMACIN DETALLADA DE LOS CDIGOS ENCONTRADOS

EN LOS MDULOS 3, 4 Y 5.

Cdigo

Loc
Fsica

4107801

3B0201

3B0201

683508

3B0304

3G0507

269

4590360

3B0505

3B0505

679589

3B0507

2J0403

16

679415

3B0807

3B0807

3702347

3B1001

3B1001

680009

3B1007

3B1007

683557

3B1501

3B1501

4044335

3B2001

9F0504

380

10

549535

3C0601

3E0601

208

11

77107

3C0705

3G0107 2537

12

77123

3C0706

3E0205

770

13

77560

3C1202

3C1201

39

14

530600

3C1203

3C1203

15

3784725

3C1206

3D1206

16

530386

3C1207

3C1207

17

534479

3C1601

3C1601

18

534586

3C1906

3C2003

19

19

531178

3C2003

3C2003

20

537936

3C2007

3C2007

21

80176

3C2007

3D0705

24

22

3374493

3C2007

3C5704

11

23

3786407

3D0701

3D0701

24

540278

3D0704

4R0205

46

25

80184

3D0706

3C0607

26

540385

3D0801

3C1907

73

27

1443612

3D0803

28

540377

3D0803

7C0302

138

29

4193140

3D0906

4S1607

180

30

541367

3D1001

3D1001

31

2109130

3D1204

3D1204

32

4399390

3D1204

3D1204

33

542191

3D1305

3D1305

34

3965936

3D1305

3D1305

120

Loc en el
stock Clase
sistema

35

4242657

3D1307

3D1307

36

80671

3D1307

7D0204

41

37

1436492

3D1604

3D1604

38

549212

3D1801

3D1801

39

101261

3D1804

40

612085

3E0202

3E0201

40

41

4608915

3E0204

3E0204

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A
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U
A

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N
A

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3Q5204

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A

A
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A

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F

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4Q0803

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A
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E
F

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F

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F

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5K6302

5K6302

4045

343848

5K6401

5K6401

4046

4029476

5K6403

5K6403

4047

343688

5K6405

4048

343855

5K6407

5K6407

4049

3875226

5K6502

5K6502

4050

344168

5K6503

5K6503

4051

1018034

5K6604

4052

1018068

5K6604

5K6604

4053

4356853

5K6605

5K6605

4054

1013002

5K6606

5K6606

4055

801811

5K6804

5K6804

4056

801829

5K6804

5K6804

4057

872135

5K6805

5J2001

4058

801936

5K6901

4059

802025

5K6901

4060

872173

5K6902

4061

963785

5K7002

4062

343947

4063

5K7002

5K7007

5K7007

4097804

5N5102

5M5102

4064

777771

5N5105

5M5105

4065

777870

5N5106

5M5106

4066

778019

5N5201

5M5201

4067

777995

5N5201

5M5201

4068

777987

5N5201

5M5201

4069

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5N5202

5M5202

4070

778043

5N5202

5M5202

4071

778225

5N5205

5M5205

4072

778217

5N5205

5M5205

4073

778423

5N5206

5M5206

4074

778415

5N5206

5M5206

221

5K6901

4075

778407

5N5206

5M5206

4076

3661071

5N5504

5M5504

4077

3937471

5N5602

5M5601

4078

278093

5N5504

5N5504

4079

4932349

5N5504

5N5504

4080

279653

5N5505

5N5505

4081

276733

5N5505

5N5505

4082

4455648

5N5506

5N5506

4083

4239380

5N6306

5N6303

4084

796888

5N6405

5N6405

4085

796128

5N6501

5N6501

4086

796193

5N6601

5N6600

4087

3799681

5N6604

5N6604

4088

797191

5N6805

5N6805

4089

797373

5N6901

5N6901

4090

797613

5N6907

5N6907

4091

797696

5N7001

5N7001

4092

797605

5N7001

5N7001

4093

797704

5N7002

5N7002

4094

797712

5N7002

5N7002

4095

797720

5N7002

5N7002

4096

4239398

5N7002

5N7002

4097

797829

5N7005

5N7005

4098

797845

5N7005

5N7005

4099

258509

5P5102

5P5102

4100

260182

5P5305

5P5305

4101

4170437

5P5605

5P5605

4102

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5P5606

5P5606

4103

3638582

5P5606

5P5606

4104

262659

5P5702

5P5702

4105

262691

5P5703

5P5703

4106

262667

5P5703

5P5703

4107

262725

5P5704

5P5704

4108

264838

5P6103

5P6103

4109

483917

5P6104

3P6104

4110

264911

5P6201

5P6201

4111

3789021

5P6205

5P6305

4112

3788817

5P6304

5P6304

4113

3788809

5P6305

5P6305

4114

3844156

5P6403

5P6403

222

4115

485284

5P6505

3P6505

4116

4023487

5P6506

5P6506

4117

265918

5P6506

4118

3794690

5Q5205

5Q5205

4119

271585

5Q5301

5Q5301

4120

4170528

5Q5505

5Q5505

4121

3638558

5Q5505

5Q5505

4122

1731819

5Q5506

6A0105

4123

1746502

5Q5506

6A0105

4124

4173860

5Q5507

5Q5507

4125

1040153

5Q5604

5Q5604

4126

3702404

5Q6302

5Q6302

4127

3702388

5Q6302

5Q6302

4128

4426961

5Q6501

GE0262

4129

997130

5Q6601

5Q6601

4130

3983699

5Q6601

5Q6601

4131

3891041

5Q6605

5Q6605

4132

3891058

5Q6605

5Q6605

4133

3939808

5Q6607

5R2007

4134

4314191

5Q6607

5Q6607

4135

246983

5Q6804

5Q6804

4136

248385

5Q6904

5Q6904

4137

4072237

5Q7003

5Q6003

4138

4564613

5Q7006

5Q7006

4139

307397

5R5101

4140

307355

5R5101

4141

249557

5R5104

4142

307421

5R5201

4143

307413

5R5201

4144

307439

5R5201

4145

307389

5R5204

5R5204

4146

4453346

5R5207

4B6407

4147

307454

5R5802

5R5802

4148

2547834

5R6007

5R6007

4149

305961

5R6101

5R6101

4150

301721

5R6101

5U6000

4151

4217600

5R6104

5R6104

4152

4222592

5R6104

5R6104

4153

4727905

5R6105

5R6105

4154

306696

5R6201

5R6201

223

5R5201

4155

306688

5R6201

4156

252775

4157

5R6201

252833

5R6202

4158

306662

5R6204

5R6204

4159

306589

5R6204

5R6204

4160

306118

5R6205

5R6205

4161

306373

5R6205

5R6205

4162

306233

5R6205

5R6205

4163

306530

5R6205

5R6205

4164

306605

5R6206

5R6206

4165

306555

5R6207

5R6207

4166

306548

5R6207

5R6207

4167

306704

5R6302

5R6302

4168

307041

5R6302

5R6302

4169

307330

5R6302

5R6302

4170

253559

5R6402

5R6402

4171

329045

5R6402

5R6402

4172

329136

5R6404

5R6404

4173

329144

5R6405

5R6405

4174

253708

5R6405

5R6405

4175

329102

5R6406

5R6406

4176

329110

5R6503

5R6503

4177

4402145

5R6503

5R6503

4178

4402103

5R6504

5R6504

4179

305102

5R6504

5R6504

4180

328369

5R6601

5R6601

4181

304774

5R6601

5R6601

4182

328377

5R6601

5R6601

4183

4247516

5R6603

5R6603

4184

305326

5R6606

5R6606

4185

305433

5R6801

5R6800

4186

328229

5R6801

5R6801

4187

745059

5S5102

5S5102

4188

745125

5S5105

5S5105

4189

742205

5S5301

5S5301

4190

739144

5S5302

5S5302

4191

592535

5S5902

5S5902

4192

788075

5S6103

5S6103

4193

788182

5S6104

5S6104

4194

738195

5S6105

224

5R6201

4195

967380

5S6203

4196

967356

5S6301

5S6301

4197

967786

5S6303

5S6303

4198

967828

5S6303

4199

394585

5S6401

5S6403

4200

394643

5S6401

5S6403

4201

487686

5S6401

5S6403

4202

394601

5S6401

5S6403

4203

3994296

5S6501

4204

3726759

5S6501

5S6502

4205

394304

5S6501

5S6502

4206

394726

5S6504

5S6504

4207

394734

5S6504

5S6504

4208

394775

5S6504

4209

390245

5S6505

4210

384610

5S6505

4211

390237

5S6505

4212

1048263

5S6605

5S6605

4213

3800182

5S6605

5S6605

4214

440685

5T5504

5T5802

4215

437319

5T5803

5T5803

4216

4597191

5T5805

5T5805

4217

434977

5T5805

5T5805

4218

435206

5T5901

5T5901

4219

440982

5T5902

4220

438085

5T5902

5T5902

4221

438796

5T5903

5A0806

4222

3848025

5T5903

5T5903

4223

439752

5T5904

4224

434647

5T5904

5A1202

4225

445221

5T5905

5T5905

4226

386250

5T6304

5T6304

4227

386276

5T6305

5T6305

4228

386581

5T6306

4229

386532

5T6401

5T6507

4230

386722

5T6401

5R6504

4231

386136

5T6403

5T6403

4232

3961208

5T6404

5T6404

4233

386490

5T6404

5T6404

4234

386516

5T6405

5T6405

225

5S6505

4235

386201

5T6406

4236

386680

5T6501

4237

386144

5T6502

4238

386524

4239

5T6502

5T6503

5T6503

386425

5T6504

5T6504

4240

386441

5T6504

5T6504

4241

488320

5T6606

5T6606

4242

795245

5U5103

5U5103

4243

452623

5U5105

5U5106

4244

452573

5U5201

5U5201

4245

452649

5U5201

5U5201

4246

452581

5U5202

5U5202

4247

452656

5U5202

5U5202

4248

452599

5U5203

5U5203

4249

491746

5U5403

5U5403

4250

4410445

5U5703

5U5703

4251

4410551

5U5704

5U5704

4252

384834

5U6002

GF3955

4253

4423109

5U6004

5U6004

4254

722629

5U6101

5U6101

4255

3860400

5U6104

5U6104

4256

3860426

5U6104

5U6104

4257

393942

5U6202

5A0214

4258

393975

5U6202

5U6202

4259

401422

5U6206

5U6206

4260

469711

5U6401

4261

769752

5U6402

5U6402

4262

777797

5U6403

5U6403

4263

777805

5U6403

5U6403

4264

3966330

5U6407

5U6407

4265

795260

5U6504

5U6504

4266

482299

5U6504

5U6504

4267

482240

5U6601

5U6601

4268

366773

5U6804

5U6804

4269

744656

5U6902

5U6902

4270

744862

5U6904

5U6904

226

5T6406

ANEXO 6. LISTADO DE CDIGOS PARA ASIGNAR LOCALIZACIN EN EL

SISTEMA

Clase

Loc a
asignar

Clase

Loc a
asignar

101261

3D1804

2048726

4B6602

591370

514505

3H0803

2547743

4B6603

3M0803

3837499

4B6604

335182

3M0907

944520

4B6701

3870730

3P1004

3837465

4B6701

476093

3P1502

944538

4B6701

3738036

3Q1005

1462639

4B6701

1000108P

3B7001

944546

4B6702

3784436

3D6303

3837531

4B6703

595876

3H5107

3838281

4B6704

597104

3H5704

3837457

4B6705

602078

3J5805

1400316

4B6706

4009866

3J6202

3687571

4B6706

467035

3N5201

1003094

4C6006

222679

4C1705

4457727

4L6003

1034529

4D1501

3967171

4L6102

632372

4E0907

4548483

4P5105

4003976

4F1205

4548475

4P5202

4213328

4G1301

4548467

4Q5103

3738127

4G1605

4517280

4Q5901

979799

4H0204

749036

4R6302

3928801

4M1703

3967791

4S5805

3928819

4M1703

3919438

5B0306

3682267

4N0305

391284

5C0903

2906147

4P1601

424937

5E0907

3891918

4Q1502

428995

5E1303

4200838

4R1002

984443

5G0302

754291

4R1207

4406716

5H1405

4099552

4S0801

4406666

5J1502

2585834

4B6601

379065

5B5201

Cdigo

Cdigo

227

ANEXO 7. FORMATO PORCENTAJE DE OCUPACIN MDULOS 6, 7 Y 9

MODULO 6
BLOQUE: ____

0
0
0
0
0

0101
50
0102
50
0103
50
0104
50
0105
50

100

100

100

100

100

0201
50
0202
50
0203
50
0204
50
0205
50

100

100

100

100

100

0301
50
0302
50
0303
50
0304
50
0305
50

100

100

100

100

100

0401
50
0402
50
0403
50
0404
50
0405
50

100

100

100

100

100

0501
50
0502
50
0503
50
0504
50
0505
50

100
100
100
100
100

MODULO 7
BLOQUE: _____

0
0
0
0
0

0101
50
0102
50
0103
50
0104
50
0105
50

100

100

100

100

100

0201
50
0202
50
0203
50
0204
50
0205
50

100

100

100

100

100

0301
50
0302
50
0303
50
0304
50
0305
50

100

100

100

100

100

0401
50
0402
50
0403
50
0404
50
0405
50

100

100

100

100

100

0501
50
0502
50
0503
50
0504
50
0505
50

100

100

100

100

100

0601
50
0602
50
0603
50
0604
50
0605
50

100

100

100

100

100

MODULO 9
BLOQUE: ____

0
0
0
0
0

0101
50
0102
50
0103
50
0104
50
0105
50

100

100

100

100

100

0201
50
0202
50
0203
50
0204
50
0205
50

100

100

100

100

100

0301
50
0302
50
0303
50
0304
50
0305
50

100

100

100

100

100

0401
50
0402
50
0403
50
0404
50
0405
50

228

100

100

100

100

100

0501
50
0502
50
0503
50
0504
50
0505
50

100
100
100
100
100

0701
50
0702
50
0703
50
0704
50
0705
50

100

100

100

100

100

0801
50
0802
50
0803
50
0804
50
0805
50

100
100
100
100
100

ANEXO 8. TABULACIN DE LA INFORMACIN DE CAPACIDAD DE LOS

MDULOS 6, 7 Y 9

Mdulo 6.

Bloque
%

Total Loc

Espacios
Utilizados

Espacios
Disponibles

0%

50%

100%

25

25

25

25

25

25

150

300

Total

25

25

25

25

25

25

150

300

Mdulo 7.

Bloque
%

Espacios Espacios
Utilizados Disponibles

Total Loc

0
4
36

0
2
38

0
0
40

0
0
40

0
0
40

0
0
40

16

17

17

17

495

990

40

40

40

40

40

40

520

1007

33

0%

50%

100%

38

37

36

38

40

38

2
4
34

Total

40

40

40

40

40

40

40

Mdulo 9.

Bloque
%

Espacios
Espacios
Utilizados Disponibles

Total Loc

0
0
25

1
1
23

17

17

17

205

410

25

25

225

427

23

0%

50%

100%

25

25

21

23

24

19

1
4
20

Total

25

25

25

25

25

25

25

229

ANEXO 9. LISTADO DE CDIGOS IDENTIFIACADOS A PARTIR DEL ESTUDIO

DE OBSOLESCENCIA.

N STOCK_CODE

LOC.

ITEM_NAME

LAST_ISS_DATE LAST_REC_DATE CLASS COMENTARIO

1
2
3
4
5
6
7

000266783
000292177
003904810
000294231
000293365
000408724
000669879

6A0405
6A0101
6B0201
6C0301
6C0201
9A0504
9B0104

CHUTE, ARC
CONDENSER, REFRIGERATING, WATER COOLED
METER, FLOW RATE INDICATING
CONDENSER, REFRIGERATION
HOUSING, BEARING

00000000
19860901
00000000
19880201
20020804

19851101
19821201
20061009
19831101
19831101
20030909

X
X
E
X
X
Arch
E

DAR DE BAJA
DAR DE BAJA
OK
DAR DE BAJA
DAR DE BAJA
ARCHIVADO
LENTO MOV

REGISTER, AIR

20031216

000671099

9D0503

TUBE, METALLIC, FINNED

20040715

19891201

DAR DE BAJA

000450718

9C0102

COUPLING, SHAFT, FLEXIBLE

00000000

19960222

LENTO MOV

10 000364604

9E0503

BLADE, IMPELLER, FAN

00000000

19960529

LENTO MOV

11 000668145

9E0404

CORE ASSEMBLY, FLUID HEATER, INDUSTRIAL

00000000

00000000

LENTO MOV

12 000667923

9E0404

VAPORIZER, BURNER GAS

00000000

19800801

LENTO MOV

13 000365130

9E0304

IMPELLER, FAN, AXIAL

00000000

19960522

LENTO MOV

14 004204081

9F0301

15 000283978

9G0505

COIL, ELECTRICAL

00000000

19830401

DAR DE BAJA

16 000287078

9G0301

COIL, ELECTRICAL

00000000

19780701

DAR DE BAJA

17 000455451

9H0105

DIAFRAM, ASSEMBLY

00000000

19890101

LENTO MOV

18 000455444

9H0205

DIAFRAM, ASSEMBLY

00000000

19890401

LENTO MOV

19 000645432 9J0401/9J0402 INSULATION, THERMAL

20010501

19950222

DAR DE BAJA

20 000527259

7K0304

EXPANSION JOINT, PIPE

00000000

19900904

LENTO MOV

21 000498618

7J0404

COOLER, FLUID, INDUSTRIAL

00000000

19840201

LENTO MOV

22 000402909

7F0605

CASE

00000000

19961202

LENTO MOV

23 003882665

7E0101

24 003822665

7E0801

CLOTH, FILTER

20080224

20100917

OK

25 000351338

7E0801

SOOT BLOWER ELEMENT

00000000

00000000

LENTO MOV

Arch ARCHIVADO

Arch ARCHIVADO

230

ANEXO 10. LISTADO DE MATERIALES UBICADOS EN LOS PASILLOS

N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42

STOCK_CODE
000612374
000688085
003689858
003689874
003689890
003689916
003689924
000139527
000687939
000697920
000697953
000697961
000697979
000697987
000697995
000139550
000697169
003689908
000697862
000697870
000697888
000697896
000697904
000697912
000697938
000697946
000139568
000697128
000697144
000697151
000697854
004016598
000966184
001009430
000688168
001040831
000688747
000688754
004273629
004291829
003394087
003770575

STOCK_TYPE
F
N
N
N
N
N
N
N
N
U
R
R
R
U
U
N
U
N
R
U
R
R
U
U
U
R
N
R
R
U
R
F
F
F
N
N
N
N
H
F
F
L

231

LOC
4A9900
4C9900
4D9900
4D9900
4D9900
4D9900
4D9900
4K9900
4K9900
4L9900
4L9901
4L9902
4L9903
4L9904
4L9905
4M9900
4M9900
4M9900
4M9901
4M9902
4M9903
4M9904
4M9905
4M9906
4M9908
4M9909
4P9900
4P9901
4P9903
4P9904
4P9906
4Q9900
4R9900
4R9900
4S9900
4S9900
4T9900
4T9900
4T9900
4T9900
5U9900
5V9900

SOH
3380
3
1
9
16
47
1
84
8
132
45
3
11
4
13
92
19
8
208
215
44
12
153
82
17
59
133
95
5
49
145
15
1
5
6
5
8
2
1
1
1
3115

GRCL
9380
7018
7018
7018
7018
7018
7018
7018
9380
8515
8515
8515
8515
8515
8515
7018
7018
7018
7018
7018
7018
7018
7018
8515
8515
8515
7018
7018
7018
7018
7018
7705
5902
7018
7018
7018
7018
7018
8380
8380
7018
9120

N
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82

STOCK_CODE
003770583
004188504
000998922
000691923
003005030
001059922
004104188
001554484
004369617
004369641
000523902
003687514
004094553
000531491
000079996
000531970
004781910
000640268
003987856
000638205
000523860
000523993
000524124
000524132
000672824
000672840
001020346
003598620
003779592
004146189
004176830
004560777
003918430
000944793
003895067
003898012
003975414
004120861
000964619
000288951

STOCK_TYPE
L
F
V
F
F
M
E
A
M
M
T
F
E
T
V
T
V
M
C
M
T
T
T
T
Y
Y
L
S
S
E
H
F
E
F
F
F
C
C
C
E

232

LOC
5V9900
5V9900
6B9900
6C9900
6C9900
6E9900
6E9900
6F9900
6F9900
6F9900
7A9900
7A9900
7A9900
7C9900
7D9900
7E0199
7F9900
7K9900
8A9900
8D9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
9A0199
9B9900
9B9900
9B9900
9B9900
9C9900
9E9900
9H9900

SOH
4000
10
1
3496
6
18
42
6
2
1
3
50
98
43
37
14
53
1
4
1
83
105
12
2
753
170
90308
27
8
18
6
2
750
6
24
1
4706
441
1200
455

GRCL
7705
8380
7018
7018
7018
7018
1750
7018
8380
8380
7018
7018
7705
5425
5482
5435
8380
9380
7705
9380
4905
4905
4920
4920
9380
9380
7018
7018
7705
6415
8380
8380
7705
8515
7705
7705
7705
6415
8515
8380

ANEXO 11. LISTADO DE CDIGOS DE MAYOR ROTACIN

CDIGO

LOCALIZACIN

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34

000133850
000136945
000136952
000133686
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2J0304
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2J0404
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2J0504
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2J0604
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2M0401
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3C0805
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CANT DE
CANT DE
PROM
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285
177
131
70
507
242
702
327
414
331
192
77
91
175
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59
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66
277
80
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98
55
74
45
184
180

233

79
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453
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257
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354
159
73
77
181
63
47
62
55
59
96
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59
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66
57
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138
121

59
274
151
126
33
410
127
526
176
307
262
158
47
77
160
54
70
37
29
52
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59
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52
32
49
80
36
55
71
111
67

83
278
160
127
52
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170
66
82
172
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55
52
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113
76
64
220
68
61
55
89
52
62
62
144
123

CDIGO

LOCALIZACIN

35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
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59
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4A0108
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4A0111

CANT DE
CANT DE
CANT DE
PROM
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140
143
144
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79
130
133
218
57
116
105
52
198
68
214
158
114
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131
135
84
139
79
179
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54
196
270
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258
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119
120
123

234

46
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54
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140
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72
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181
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191
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103
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130
61
210
83
21
32
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52
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50
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85
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130
175
55
121
210
64
65
198
83
107
104
101

CDIGO

LOCALIZACIN

73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
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91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110

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4J0605
4J0606
4J0607
4J0701
4J0702
4J0703
4J0706
4J0801
4J0802

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CANT DE
CANT DE
PROM
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137
249
128
56
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90
154
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50
443
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67
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50
81
59
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70
233
143
142
231
189
211
258
252
256
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371
349
82

235

195
113
207
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133
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89
85
138
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57
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95
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122
146
193
158
144
265
219
226
247
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320
62

178
90
159
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47
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53
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178
54
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54
70
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73
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109
133
189
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150
240
185
209
226
278
218
75

184
113
205
82
57
130
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135
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54
373
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59
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227
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53
50
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58
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75
149
125
140
204
162
168
254
219
230
265
337
296
73

CDIGO

LOCALIZACIN

111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129

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4N0907
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5V9900

CDIGO

LOCALIZACIN

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2
3
4
5
6
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8
9
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14

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7A0104
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CANT DE
CANT DE
PROM
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348
62
164
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343
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72
78
65
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55
66
55
52
97
84

375
324
68
158
53
291
232
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70
57
59
88
95
85

275
261
21
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249
179
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70
61
71
52
58
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50
52
75
54

337
311
50
156
56
294
221
50
81
57
75
54
75
65
55
55
64
89
74

CANT DE
CANT DE
CANT DE
PROM
SALIDAS/2008 SALIDAS/2009 SALIDAS/2010
291
668
14
22
19
18
16
12
22
1
35
9
18
19

236

220
628
14
13
28
22
19
18
11
36
24
21
42
39

244
530
8
13
15
16
60
20
13
27
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5
11
50

252
609
12
16
21
19
32
17
15
21
33
12
24
36

CDIGO

LOCALIZACIN

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
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48
49
50
51

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7C0405
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7C0605
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7C0704
7C0705
7C0803
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7D0105
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7D0705
7D0804
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7E0205
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7E0704
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7E0804
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7F0704
7F0705
7F0705
7L0502
7L0602
7L0802
7L0803
7M0502
7M0505
7M0603
7M0604
7M0703

CANT DE
CANT DE
CANT DE
PROM
SALIDAS/2008 SALIDAS/2009 SALIDAS/2010
44
33
67
34
50
24
56
88
73
25
17
74
20
20
59
18
24
17
52
17
61
54
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64
29
25
15
22
26
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19
13
9
50
22
43

237

45
28
23
20
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27
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17
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18
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7
15
29
64
29
66
51
71
52
49
28
31
16
27
19
31
22
19
15
43
20
29

38
66
19
11
16
17
46
15
33
8
20
24
5
23
17
23
20
7
45
22
78
33
60
19
30
28
6
9
23
15
7
20
5
15
19
8
20

42
42
36
22
31
23
53
56
50
15
18
50
14
20
38
16
20
18
54
23
68
46
69
37
48
28
21
13
24
20
25
20
12
13
37
17
31

CDIGO

LOCALIZACIN

52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78

000000182
000000513
001526409
000000505
001526128
000000349
003933702
000672824
000672840
000523993
000523860
000136978
000184077
000202721
000679324
000134353
001031517
000943332
001517424
000137208
001467380
000134692
000698456
000698589
000698381
001018456
000698605

7M0704
7N0602
7N0603
7P0204
7P0501
7P0702
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
8H9900
9D0105
9D0305
9D0405
9E0205
9F0305
9F0404
9F0505
9G0102
9G0205
9G0305
9G0305
9H0303
9J0404
9J0501
9J0504
9J0505

CANT DE
CANT DE
CANT DE
PROM
SALIDAS/2008 SALIDAS/2009 SALIDAS/2010
17
39
4
31
20
19
74
25
18
13
17
9
21
89
24
49
45
24
13
14
48
12
17
18
23
18
12

238

17
25
19
24
24
19
126
18
25
21
14
18
23
74
26
36
31
15
14
12
42
16
13
10
14
10
12

13
55
12
25
12
16
153
30
6
14
16
27
16
67
14
22
29
13
11
14
37
8
12
11
17
13
11

16
40
12
27
19
18
118
24
16
16
16
18
20
77
21
36
35
17
13
13
42
12
14
13
18
14
12

ANEXO 12. DISTRIBUCIN DE LOS CDIGOS DE MAYOR ROTACIN

239

ANEXO 13. DIAGRAMA CAUSA EFECTO DE LA BODEGA GENERAL

240

ANEXO 14. LISTADO DE CDIGOS PARA REMOVER DE LA ESTANTERA

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

683508

3B0304

3644770 3Q1603

500652

3L5302

679589

3B0507

996439R 3Q1606

500660

3L5303

683557

3B1501

475996 3Q1607

503235

3L5305

4044335

3B2001

996413 3Q1807

503334

3L5306

549535

3C0601

77230 3B5602

504092

3L5307

77107

3C0705

78311 3B5703

503458

3L5503

77123

3C0706

533679 3B5801

503490

3L5503

77560

3C1202

4021119 3B6001

503813

3L5603

3784725

3C1206

4021283 3B6102

503888

3L5605

534586

3C1906

541540 3B6201

503896

3L5606

80176

3C2007

3886447 3B6206

504464

3L5802

3374493

3C2007

3884988 3B6306

504415

3L5802

540278

3D0704

3886439 3B6403

504571

3L5803

80184

3D0706

3934254 3B6403

4336590

3L6204

540385

3D0801

576439 3B6901

508986

3L6407

1443612

3D0803

576496 3B6902

508978

3L6407

540377

3D0803

3906567 3B7001

508960

3L6502

4193140

3D0906

3373321 3C5604

509042

3L6502

80671

3D1307

3374592 3C5803

509059

3L6502

612085

3E0202

539361 3C5803

509083

3L6503

1436612

3E0803

538744 3C5803

509273

3L6505

3376241

3E0902

3834603 3C5804

509281

3L6505

3909116

3E0903

529636 3C5903

509026

3L6506

550368

3E0903

3757374 3C6104

509323

3L6506

998591

3E0904

4044475 3C6105

509034

3L6506

4007670

3E1005

3807880 3C6106

511774

3L6601

4007688

3E1005

563031 3C6104

509364

3L6601

550541

3E1006

4049813 3C6106

509372

3L6601

4016986

3E1102

4016812 3C6306

509380

3L6601

81745

3E1105

999425p 3C6605

509398

3L6801

566745

3E1105

2383057 3C6605

511691

3L6801

4016945

3E1201

4361051 3C6804

511733

3L6801

82461

3E1201

4021291 3C6804

511725

3L6801

560003

3E1204

546457 3C6805

511758

3L6802

672949

3F0201

80176 3C6806

511758

3L6802

672972

3F0202

534222 3D6602

511832

3L6803

241

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

673681

3F0204

3668589 3D6607

511899

3L6804

673343

3F0204

3798915 3D6802

511956

3L6805

673285

3F0205

566976 3D7005

511980

3L6806

3636206

3F0603

566141 3D7005

511998

3L6806

386130

3F0606

3892445 3E5302

512004

3L6806

192294p

3F0801

366054 3E5503

515650 3M5101

4527594

3F0803

367094 3E5801

517714 3M5606

375220

3F1801

570796 3E5901

517938 3M5705

375238

3F1801

368167 3E6107

517912 3M5707

375295

3F1802

368332 3E6203

518837 3M5906

678409

3G0206

368621 3E6302

518860 3M5907

678417

3G0302

368795 3E6304

519041 3M6002

376608

3G0505

1000199 3E6403

519058 3M6002

376616

3G0505

947317P 3E6504

519173 3M6002

376624

3G0506

577239 3E6506

519207 3M6007

376640

3G0506

369421 3E6506

522508 3M6105

376715

3G0506

369470 3E6601

522565 3M6106

376749

3G0506

369637 3E6605

522581 3M6106

453779

3G0603

1439280 3E6804

522672 3M6201

378661

3G1205

374116 3F5302

522714 3M6201

378679

3G1205

1467521 3F5305

522755 3M6201

378687

3G1206

3906435 3F5306

463414 3M6803

378695

3G1206

370676 3F5507

1025741 3N5103

378711

3G1206

370890 3F5603

1025808 3N5104

378737

3G1301

370882 3F5603

467266 3N5205

378745

3G1302

371047 3F5606

467324 3N5206

376244

3G1405

371021 3F5606

465427 3N5206

376129

3G1405

371104 3F5705

467654 3N5207

376160

3G1405

371229 3F5703

467621 3N5304

376137

3G1406

371401 3F5705

467712 3N5305

376178

3G1406

371385 3F5705

477349 3N6001

376111

3G1501

371427 3F5706

477455 3N6002

376251

3G1501

371419 3F5706

477521 3N6003

376194

3G1501

371567 3F5802

477513 3N6004

376210

3G1501

371617 3F5803

477612 3N6005

376285

3G1501

372177 3F5807

477489 3N6006

376186

3G1502

372169 3F5904

479428 3N6402

242

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

376293

3G1502

372367 3F5907

479436 3N6402

376145

3G1502

372359 3F5907

479485 3N6402

3826880

3G2006

372425 3F6002

479493 3N6403

3826898

3G2006

372664 3F6006

479501 3N6403

589838

3H0206

372821 3F6103

479527 3N6403

591008

3H0705

373282 3F6207

480871 3P5101

591305

3H0806

373613 3F6302

480889 3P5101

593020

3H0905

373985 3F6402

480897 3P5101

591735

3H0907

4204731 3F6406

480905 3P5101

593277

3H1102

3965860 3F6607

480921 3P5102

399121

3H1104

4013538 3F6802

480954 3P5102

594358

3H1305

2383073 3F6805

480970 3P5102

594309

3H1003

374603 3F6903

480988 3P5102

393587

3H1904

374652 3F6904

480996 3P5103

595439

3H1904

374926 3F7004

481002 3P5103

92486

3H1906

4029138 3G5203

481010 3P5103

595603

3H2007

691071 3G5205

481028 3P5103

524264

3J0703

691071 3G5205

481036 3P5104

983593

3J0804

691089 3G5303

481044 3P5104

983601

3J0804

691196 3G5503

481051 3P5104

3780285

3J1301

4859583 3G5702

481069 3P5104

486654

3K0104

4404976 3G5705

480947 3P5105

486514

3K0203

963835 3G6005

481077 3P5105

486837

3K0302

3775871 3G6605

480962 3P5105

487843

3K0506

3661949 3G6606

481093 3P5105

488361

3K0701

1686609 3G6603

481085 3P5107

488478

3K0702

3662236 3G6604

481168 3P5201

488577

3K0703

3662251 3G6604

516860 3P5205

489179

3K0704

3775905 3G6605

481507 3P5207

489187

3K0704

595918 3H5104

481572 3P5207

489195

3K0704

596866 3H5606

481580 3P5207

489211

3K0705

597112 3H5701

481531 3P5302

489229

3K0705

597732 3H5906

481598 3P5302

488486

3K0707

599589 3H6503

481606 3P5302

489294

3K0801

4383295

3J5103

481614 3P5303

489302

3K0802

4032801

3J5106

481689 3P5304

489344

3K0803

4226312

3J5803

481721 3P5305

243

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

Cdigo

Loc
Fsica

Clase

489377

3K0803

3902491

3J6105

482190 3P5604

489385

3K0804

3761467

3J6306

482729 3P5604

489393

3K0804

4157434

3J6507

482737 3P5605

489401

3K0805

3489317

3J6801

482745 3P5605

489427

3K0805

467167

3J6803

482760 3P5605

489450

3K0806

467175

3J6803

482778 3P5605

489468

3K0806

1029800

3J6903

482869 3P5701

489369

3K0807

1029859

3J6903

482893 3P5702

489435

3K0807

1027143

3J6903

482901 3P5702

490227

3K0903

1029784

3J6903

482919 3P5702

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244

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245

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5S0702

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5S0703

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5S0703

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5S0703

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5S0703

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5S0703

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778217 5N5205

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5S0704

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5S0704

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5S0704

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5S0704

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5S0704

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5S0704

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5S0704

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5S0704

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5S0705

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256

321745

5S0705

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320994

5S0705

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5S0705

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5S0905

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5S0905

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5S0905

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5S0907

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5S0907

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5S0907

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5S1001

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5S1001

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318089

5S1001

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319178

5S1001

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318071

5S1001

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319194

5S1001

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318915

5S1002

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318048

5S1002

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5S1003

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5S1003

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318055

5S1003

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5S1004

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5S1004

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5S1005

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5S1005

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5S1005

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5S1005

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5S1005

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5S1006

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5S1006

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5S1006

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5S1006

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5S1007

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5S1101

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5S1101

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5S1101

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5S1101

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5S1101

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5S1101

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257

317453

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5S1102

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5S1106

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5S1107

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5S1107

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5S1201

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5S1201

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5S1201

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5S1201

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5S1201

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5S1202

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5S1202

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5S1202

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5S1202

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5S1203

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5S1206

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5S1206

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258

334292

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5S1303

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333781

5S1304

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320325

5S1307

387654 5B6304

259

ANEXO 15. LISTADO DE CDIGOS CLASE U CON STOCK IGUAL A CERO

N

Cdigo

Loc.

Clase

4107801

3B0201

4590360

3B0505

3702347

3B1001

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3D1204

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10

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3E0804

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3E0904

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3E1105

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36

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3H0804

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591321

3H0807

260

Cdigo

Loc.

Clase

38

205161

3H1002

39

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3H1102

40

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3H1104

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3H1202

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3H1202

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3K1904

75

498634

3L0301

76

498873

3L0304

261

Cdigo

Loc.

Clase

77

501650

3L0905

78

502476

3L1101

79

4064739

3L1503

80

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3L1503

81

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82

508374

3L1801

83

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3L1806

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4442315

3L1807

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88

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3M0606

89

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3M0802

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93

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3N0705

112

471052

3P0102

113

4109153

3P1503

114

476333

3P1601

115

456715

3Q1105

262

Cdigo

Loc.

Clase

116

456723

3Q1105

117

457010

3Q1201

118

457481

3Q1203

119

3830882

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120

531863

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128

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5C5504

782

393512

5C5505

783

4265039

5C5903

784

1043058

5C6002

785

4406112

5C6102

786

4406120

5C6102

787

4406146

5C6103

788

4406153

5C6103

789

4406187

5C6103

790

4406195

5C6103

791

4406203

5C6104

792

4406211

5C6104

793

4406278

5C6104

794

4406286

5C6104

795

395962

5C6105

796

4406385

5C6105

797

395822

5C6105

798

4406294

5C6105

799

4406369

5C6105

800

395962

5C6105

801

4406393

5C6106

802

4406401

5C6106

803

396010

5C6107

804

396184

5C6203

805

4932513

5C6203

806

4932521

5C6203

807

396218

5C6204

808

4932489

5C6204

809

396564

5C6301

810

396622

5C6302

811

396630

5C6302

812

397513

5C6305

813

397604

5C6305

814

397646

5C6306

815

397653

5C6306

816

399550

5C6503

817

399568

5C6503

280

Cdigo

Loc.

Clase

818

399592

5C6504

819

402883

5C6801

820

403105

5C6805

821

403915

5C7005

822

403998

5C7006

823

404020

5C7007

824

404475

5D5602

825

404616

5D5603

826

4397014

5D5701

827

45500

5D5705

828

4302923

5D5805

829

407189

5D6005

830

408914

5D6304

831

409151

5D6306

832

411462

5D6604

833

4313102

5D6805

834

411959

5D6806

835

413021

5D6902

836

443861

5D6902

837

414052

5D7001

838

414128

5D7003

839

414318

5D7007

840

415455

5E5202

841

3980216

5E5505

842

419804

5E5603

843

419853

5E5604

844

420281

5E5606

845

420299

5E5606

846

420364

5E5607

847

4360178

5E5706

848

421032

5E5802

849

421834

5E5805

850

421842

5E5805

851

421974

5E5806

852

4191623

5E5904

853

422428

5E6002

854

1040393

5E6005

855

422634

5E6101

856

422675

5E6102

281

Cdigo

Loc.

Clase

857

422683

5E6102

858

4422135

5E6104

859

423541

5E6203

860

423624

5E6204

861

423640

5E6204

862

428433

5E6901

863

428029

5E6905

864

430322

5F5201

865

51623

5F5205

866

431296

5F5207

867

431270

5F5207

868

431262

5F5207

869

431304

5F5301

870

431791

5F5302

871

431833

5F5302

872

433656

5F5503

873

433649

5F5503

874

434068

5F5504

875

435313

5F5505

876

434100

5F5505

877

435461

5F5603

878

4057535

5F5604

879

435636

5F5606

880

4879698

5F5703

881

3734217

5F5706

882

3653946

5F5804

883

437467

5F5903

884

437426

5F5904

885

1520360

5F6002

886

3846169

5F6005

887

4342739

5F6102

888

441006

5F6106

889

440990

5F6106

890

444497

5F6206

891

3548682

5F6303

892

3736451

5F6305

893

1017953

5F6306

894

3978038

5F6506

895

440545

5F6605

282

Cdigo

Loc.

Clase

896

440438

5F6606

897

444000

5F6904

898

444216

5F6905

899

4744959

5G5204

900

3958196

5G5305

901

436931

5G5902

902

436915

5G5904

903

4233474

5G5904

904

444448

5G6003

905

444463

5G6004

906

3602877

5G6005

907

444844

5G6006

908

3785896

5G6203

909

3523180

5G6204

910

3591690

5G6206

911

1011816

5G6304

912

1013044

5G6305

913

363556

5G6401

914

3593886

5G6405

915

4265898

5G6406

916

1053891

5G6607

917

3694213

5G6902

918

446286

5G6904

919

4037446

5G7004

920

356337

5H5105

921

3907490

5H5304

922

1005180

5H5604

923

3710704

5H6204

924

361055

5H6204

925

3897220

5H6205

926

4526562

5H6401

927

4081816

5H6604

928

4475349

5H6802

929

449058

5H6902

930

447532

5H6903

931

3679008

5H7006

932

976456

5H7007

933

4097341

5J5205

934

4097226

5J5302

283

Cdigo

Loc.

Clase

935

344549

5J5303

936

4097259

5J5902

937

4353413

5J6007

938

4815486

5J6106

939

4097267

5J6203

940

4406484

5J6302

941

4406468

5J6302

942

4406450

5J6302

943

4406526

5J6304

944

4406443

5J6404

945

327981

5J6603

946

327999

5J6801

947

328146

5J7007

948

4265807

5K5206

949

4552626

5K5305

950

339606

5K5602

951

4020764

5K5905

952

4020830

5K5905

953

342204

5K6106

954

4340287

5K6302

955

4029476

5K6403

956

3875226

5K6502

957

1018068

5K6604

958

4356853

5K6605

959

1013002

5K6606

960

801829

5K6804

961

963785

5K7002

962

343947

5K7007

963

4932349

5N5504

964

4455648

5N5506

965

3799681

5N6604

966

797613

5N6907

967

4170437

5P5605

968

3638590

5P5606

969

4170528

5Q5505

970

4173860

5Q5507

971

3702404

5Q6302

972

3702388

5Q6302

973

3983699

5Q6601

284

Cdigo

Loc.

Clase

974

3891041

5Q6605

975

3891058

5Q6605

976

4314191

5Q6607

977

4564613

5Q7006

978

4217600

5R6104

979

4222592

5R6104

980

306233

5R6205

981

4402145

5R6503

982

4402103

5R6504

983

592535

5S5902

984

967356

5S6301

985

437319

5T5803

986

4597191

5T5805

987

434977

5T5805

988

445221

5T5905

989

386250

5T6304

990

386276

5T6305

991

3961208

5T6404

992

795245

5U5103

993

452573

5U5201

994

452649

5U5201

995

452581

5U5202

996

452656

5U5202

997

452599

5U5203

998

4410445

5U5703

999

4410551

5U5704

1000

4423109

5U6004

1001

722629

5U6101

1002

3860400

5U6104

1003

3860426

5U6104

1004

401422

5U6206

1005

795260

5U6504

285

ANEXO 16. COTIZACIN ESTIBAS METLICAS

286

287

ANEXO 17. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE EXCEDENTES

PASO
No.

ROL/
DEPENDENCIA

ACTIVIDAD

FORMATOS

Administrador de
Inventarios

Analiza el listado de elementos existentes en bodega y selecciona

preliminarmente aquellos que deben ser considerados excedentes y lo
presenta a consideracin del Jefe de la Dependencia.

Listado de
elementos

El Jefe de la
Dependencia

Designa a un Tcnico para hacer la evaluacin de los elementos

susceptibles de ser retirados de la operacin.

Memorando de
designacin

Administrador de
Inventarios y el
Tcnico
especialista

Definen, de acuerdo al listado, los elementos a retirar indicando los

motivos por los cuales no son necesarios en la operacin.

Listado y soporte
de materiales a
retirar

Administrador de
Inventarios

Presenta al Jefe de dependencia el listado y soporte de materiales a

retirar.

Memorando de
Entrega

Solicita al Administrador de Inventarios realizar el ofrecimiento de los

materiales que se encuentran en buen estado a otras dependencias o
asociadas (u otra modalidad de colaboracin o participacin).

Correo electrnico
o memorando.

Jefe de
Dependencia

Si no estn en buen estado se da la baja de los elementos (continua el

procedimiento en el paso 7)
En caso de que se determine que estos elementos son chatarra se
elabora un memorando de entrega para el respectivo traslado al patio
de chatarra as: Original a contabilidad, y una copia para el
Administrador de Inventarios.

Realiza el ofrecimiento de los elementos a las otras Dependencias,

Gerencias y/o Asociadas (u otra modalidad de colaboracin o
participacin), mediante correo electrnico, indicando las
especificaciones de los materiales repuestos y material de desecho
contaminante:
Administrador de
Inventarios

Si los elementos son requeridos en una dependencia de

ECOPETROL, se hace la transferencia.
b) Si los elementos son requeridos por un asociado (u otra modalidad
de colaboracin o participacin), se hace el aporte teniendo en
cuenta el avalo. (Ver procedimiento de Enajenacin por aporte a
compaas asociadas u otra modalidad de colaboracin o
participacin).
Nota: El plazo estipulado para la recepcin de solicitudes es de quince
(15) das calendario

Administrador de
Inventarios

Gerente

Aprueba Acta de Baja mediante firma.

Administrador de
Inventarios

Formato de
Transferencia

a)

Diligencia Acta de Baja, la cual debe llevar las firmas del Administrador
del Inventario, del Especialista quien dio Concepto Tcnico y del
Gerente. Original y copia a contabilidad, una copia para el Usuario
Responsable del Bien, y una copia para el Administrador de Inventarios
o Administrador de Almacn.

Memorando de
ofrecimiento

Elabora la transferencia entre bodegas para el traslado de materiales a

bodega de excedentes.

Acta de Baja

Solicitud de
Bodega

Gestiona el traslado de los elementos a bodega de excedentes y

clasifica los materiales y repuestos y registra la novedad en Ellipse.
Realiza los registros contables pertinentes.

10

Contabilidad

11

Administrador de
Inventarios

Solicita el avalo para iniciar el proceso de enajenacin.

12

Administrador de
Inventarios

Realiza Las novedades en Ellipse

Documento
contable.

Registro

MEDIDAS Y POLITICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:

Todas las decisiones deben estar soportadas en los documentos o formatos diseados, los cuales deben estar
totalmente diligenciados y ser firmados por los responsables correspondientes.
Los lotes y elementos deben estar debidamente identificados para evitar que se confundan.
El Administrador de Inventarios debe corroborar que los elementos que estn relacionados en el Acta de Baja,
correspondan a los que realmente se van a retirar.
El proceso de retiro de materiales - repuestos debe guardar una adecuada segregacin funcional, esto es, que quien
adquiere los bienes no tendr participacin en el proceso de retiro, avalo o venta.
El Administrador de Inventarios debe verificar que la Solicitud de Bodega corresponda con el Acta de Baja.
Todos los funcionarios desarrollarn sus tareas teniendo en cuenta la institucionalizacin del Autocontrol como
proceso permanente de verificacin de la planeacin y de sus resultados.
Para dar de baja elementos como chatarra, se requiere de un concepto tcnico debidamente justificado, el cual puede
ser elaborado por funcionarios de la Empresa con suficiente idoneidad o por una firma especializada.

289

ANEXO 18. LISTADO DE GRCL USADO EN LA BODEGA GENERAL

GRCL
0105
0205
0305
0510
0520
0715
0910
1105
1110
1115
1125
1130
1135
1140
1145
1150
1205
1210
1215
1220
1225
1235
1240
1405
1410
1415
1420
1425
1445
1455
1460
1465
1470
1605
1610

DESCRIPCIN
P/EQ. PERFORACION Y LODOS
P/EQ. LIMPIEZA Y VARILLEO
ACCESORIOS P/PERFORACION
P/CEMENTACION
EXPLOSIVOS
P/UNIDADES DE BOMBEO
LLENADERO DE CARROTANQUES
CABLES DE COBRE, DESNUDOS
CABLES DE COBRE, AISLADOS
CABLES TELEFONICOS
CABLES DE INSTRUMENTACION
ACCESORIOS P/CABLES
DUCTOS Y [Link]
ACCESORIOS TUBER. CONDUIT
CONDULETAS, SELLOS
TOMACORRIENTES Y ENCHUFES
AISLANTES ELECTRICOS
BOMBILLERIA
BOMBILLAS TIPO MINIATURA
ARRANCADORES, BALASTOS
LAMPARAS Y ACCESORIOS
BATERIAS SECAS Y DE UPS
P/ Y BASES PORTALAMPARAS
BOBINAS Y TRANSFORMADORES
CIRCUITOS INTEGRADOS
RESISTENCIAS
CAPACITOR Y CONDENSADOR
SEMICONDUCTORES
P/EQ DE COMUNICACIN
P/EQ FILMACION PROYECCION
P/EQ ALARMAS SENALIZACION
P/EQ CARGADORES BATERIAS
P/EQ. TELEFONOS Y ACCES.
P/EQ ACTUADORES ELECTRICO
P/ACCESORIOS ELECTRICOS E

290

GRCL
1620
1630
1705
1710
1715
1720
1725
1730
1750
1755
1760
1770
1780
1805
1810
1815
1820
1825
1830
2015
2025
2030
2105
2110
2115
2120
2135
2140
2145
2305
2315
2325
2405
2415
2605
2608
2615
2620
2625

DESCRIPCIN
P/EQ. DE SOLDADURA
SISTEMA DE CALENTAMIENTO
INTERRUPTORES AUTOMATICOS
CONTACTORES ELECTRICOS
CONTADORES DE CORRIENTE
TERMICOS, RELES SOLENOIDE
UPS Y ESTABILIZADORES
FUSIBLES Y CORTACIRCUITOS
INTERRUPTORES DE BOTON
PANELES DE DISTRIBUCION
PARARRAYOS Y SUS PARTES
TRANSFORMADORES POTENCIA
HOROMETROS,RELOJES,TEMPOR
ALAMBRES PARA EMBOBINAR
MOTORES ELECTRICOS-PARTES
P/EQ GENERADORES
ARRANQUES PARA MOTORES
CENTRO CONTROL MOTORES
EXCITADORES ELECTRICOS
P/EQ MOVIMIENTO TUBERIAS
MATERIAL REVESTIMIENTO
ACC.P/PROTECION CATODICA
P/EQ REFRIGERACION CENTRA
P/EQ REFRIGERACION DOMEST
P/EQ COMPRESORES REFRIGER
VENTILADORES Y SUS PARTES
P/EQ ENFRIADORES AGUA
P/EQ FABRICACION HIELO
P/NEVERAS REFRIGERADORES
REPUESTOS P/CAMIONETAS
REPUESTOS P/AUTOMOVILES
REPUESTOS PARA CAMPEROS
REPUESTOS PARA CAMIONES
REPUESTOS TRACTOCAMIONES
REPUESTOS PARA GRUAS
REPUESTOS P/ MONTACARGAS
REPUESTOS PARA TRACTORES
REPUESTOS MOTONIVELADORAS
REPUESTOS PARA CARGADORES
291

GRCL
2628
2635
2638
2705
2710
2715
2905
2908
2915
2918
2960
3005
3308
3315
3318
3328
3410
3505
3508
3515
3528
3545
3550
3610
3625
3705
3710
3805
3808
3812
3818
3822
3824
3832
3840
3845
3850
3855
3865

DESCRIPCIN
REPUESTOS COMPACTADORES
P/EQ RETROEXCAVADORES
P/EQ MEZCLADORAS CONCRETO
PARTES PARA MOTORES A GAS
P/PARA MOTORES A GASOLINA
P/PARA MOTORES DIESEL
AMORTIGUADORES,RADIADORES
[Link].P/AUTOMOTORE
FILTROS P/AUTOMOTORES
LLANTAS NEUMATICOS
BATERIAS DE USO VEHICULAR
ADITAMENTOS HIDRAULICOS
ACCESORIOS PARA TANQUES
TERMOMETROS ESPECIALES
MEZCLADORES PARA TANQUES
P/EQ AGITADORES TANQUES
EYECTORES Y SUS PARTES
METALES BASICOS
COMPUESTOS TTO METALES
HERRAMIENTAS CORTE TALLER
ACCESORIOS SOPORTE TALLER
P/EQ MAQUINAS DE TALLER
APARATOS [Link] METALES
DIFERENCIALES Y PARTES
PUENTE GRUAS Y SUS PARTES
CLORINADORES Y SUS PARTES
[Link] DE AGUA
MEZCLADORES Y AGITADORES
PARTES PARA EXTRUSORES
PARTES PARA EMPACADORAS
P/ EXTRUSORES POLIETILENO
P/F COSEDORA DE SACOS
PARTES PARA PALETIZADORAS
P/F BASCULAS Y BALANZAS
PARTES P/BRAZOS DE CARGA
PARTES P/DESHOLLINADORES
PARTES PARA DESNATADORES
P/F VALVULAS DE CORREDERA
P/F VALVULAS D/DIVERGENC
292

GRCL
3870
3875
3880
3883
3885
3905
3960
4005
4008
4015
4018
4205
4215
4225
4305
4405
4408
4480
4905
4915
4920
5215
5225
5240
5302
5308
5318
5322
5328
5403
5405
5408
5415
5420
5421
5425
5428
5435
5438

DESCRIPCIN
P/F VENTILADORES D/TORRES
P/F BANDA TRANSPORTADORA
P/F EQUIPOS SECADORES
P/F [Link]
REACTORES Y SUS PARTES
P/F BOMBAS RECIPROCANTES
P/F BOMBAS DOSIFICADORAS
P/F BOMBAS CENTRIFUGAS
P/F BOMBAS ROTATORIAS
P/F BOMBAS DE DIAFRAGMA
SELLOS MECANICOS Y PARTES
P/F [Link]
PARTES P/SOPLADORES CENT.
P/F [Link]
P/F COMPRESORES RECIPROC.
PARTES P/TURBINAS A VAPOR
REGULADORES DE VELOCIDAD
PARTES P/TURBINAS A GAS
MANGUERAS SINTET/CAUCHO
ACCESORIOS PARA MANGUERAS
MANGUERAS METALICAS
TUBERIA ACEROS INOXIDABLE
TUBERIA ALEADO ESPECIAL
TUBERIAS PLASTICAS, PVC
RACORES ACERO INOXIDABLE
RACORES EN BRONCE
TUBING METALICO
VALVULAS DE INSTRUMENTOS
JUNTAS DE EXPANSION
ACCESORIOS P/TUBERIA PVC
ACC. EN HIERRO ASTM A-74
[Link] HIERRO GALVANIZADO
[Link] [Link] A-120
[Link] [Link].A-105
[Link] [Link].A350
[Link] [Link].A-234
[Link] [Link].A-182
[Link] [Link].A-234
[Link] [Link].A-182
293

GRCL
5442
5450
5455
5460
5465
5470
5475
5480
5482
5483
5484
5485
5505
5508
5515
5518
5521
5525
5535
5540
5543
5545
5548
5550
5555
5605
5608
5615
5618
5705
5725
5730
5735
5740
5802
5812
5828
5830
5902

DESCRIPCIN
[Link] [Link].A-403
[Link]
[Link]
ACC. FORJADOS NO FERROSOS
[Link] NO FERROSOS
ACCESORIOS P/ALTA PRESION
FILTROS Y - TRAMPAS VAPOR
INDICADORES D/NIVEL-FLUJO
BRIDAS DE ACERO AL CARBON
BRIDAS EN ACEROS ALEADOS
BRIDAS ACEROS INOXIDABLES
BRIDAS MATER. NO FERROSOS
VALVULAS, HIERRO FUNDIDO
VALVULAS BRONCE, ALUMINIO
VALVULAS [Link]. A-105
VALVULAS [Link]. A-216
VALV. [Link]
VALV. [Link] FORJADAS
VALVULAS [Link].A-182
[Link]. A-351
VALVULAS PLASTICAS (PVC)
VALVULAS DE SEGURIDAD
VALVULAS MARIPOSA. PARTES
PARTES PARA VALVULAS
PARTES VALVULAS SEGURIDAD
TUBERIAS PARA CALDERAS
TUBERIAS PARA HORNOS
TUBERIA DE INTERCAMBIADOR
TUBERIA FLEXIBLE CALDERAS
AISLANTES TERMICOS
CONCRETOS REFRACTARIOS
LADRILLOS REFRACTARIOS
MORTEROS HUMEDOS FRAGUADO
MISCELANEOS P/AISLAMIENTO
MATERIALES PARA ACABADOS
MATERIALES D'CONSTRUCCION
DEMAS ELEMENTOS FERRETERI
CAJAS Y BOLSAS P/EMPAQUES
PINTURAS EN GENERAL
294

GRCL
5912
5918
6002
6012
6017
6022
6028
6042
6047
6052
6057
6062
6087
6160
6205
6208
6215
6218
6222
6225
6228
6235
6238
6245
6255
6325
6330
6335
6405
6410
6415
6420
6425
6435
6440
6445
6450
6503
6507

DESCRIPCIN
DISOLVENTES Y SELLADORES
ANTICORROSIVOS EN GENERAL
HERRAMIENTAS DE AJUSTE
HERRAMIENTAS DE CORTE
HERRAMIENTAS DE SUJECION
HERRAMIENTAS DE PULIMENTO
HERRAMIENTAS DE MEDICION
HERRAMIENTA D'ALBANILERIA
HERRAMIENTAS ELECTRICAS
PARTES PARA HTAS. AJUSTE
PARTES PARA HTAS. CORTE
P/F [Link]-PULIMEN
PIEDRAS Y DISCOS ABRASIVO
HTAS. NEUMAT. E HIDRAULIC
ANILLOS DE CAUCHO- O'RING
RETENEDORES DE ACEITE
RODAMIENTOS DE BOLAS
BALINERAS PILLOW BLOCK
ROD/TOS RODILLOS CONICOS
ROD/TOS [Link]
CORREAS PARA TRANSMISION
CADENAS PARA TRANSMISION
REDUCTORES DE VELOCIDAD
ACOPLES FLEXIBLES DE EJES
VARIADORES DE VELOCIDAD
SOLDADURAS OXIACETILENICA
ACCESORIOS [Link]
[Link]
EMPAQUES INTERCAMBIADOR
PARTES P/INTERCAMBIADORES
ACCES. Y PARTES P/ HORNOS
ACC. Y PARTES P/CALDERAS
ACC. Y PARTES P/FILTROS
QUEMADORES Y PARTES
ACC. Y PARTES P/REACTORES
P/F TORRES DE DESTILACION
P/F TORRES D/ENFRIAMIENTO
BARRAS/VARILLAS DE ACERO
BARRAS/VARILLAS NO FERROS
295

GRCL
6508
6512
6514
6518
6522
6524
6534
6535
6536
6538
6548
6555
6560
6602
6608
6618
6905
6912
6915
6917
6918
6920
6921
6922
6923
6924
6925
6926
6928
6929
6931
6933
6934
6935
6936
6937
6938
6939
6940

DESCRIPCIN
BUJES DE ACERO AL CARBON
BARRAS Y VARILLAS INOXID.
BUJES EN ACERO INOXIDABLE
PERFILES, ACERO AL CARBON
PERFILES, NO FERROSOS
LAMINAS ACERO GALVANIZADO
LAMINAS DE ACEROS ALEADOS
LAMINAS ACEROS INOXIDABLE
LAMINAS METALES NO FERROBARRAS Y BUJES PLASTICOS
MALLAS METALICAS
BUJES Y BARRAS NO METALIC
ESTRUCTURAS METALICAS
CABLES DE ACERO Y PARTES
CADENAS DE ACERO Y PARTES
MANILAS Y SOGAS DE FIBRA
ARANDELAS EN GENERAL
CHAVETAS,PINES, PASADORES
ESPARRAGOS ASTM A193 G.B7
ESPARRAGOS ASTM A193 B16
ESPARRAGOS ASTM A193 G.B8
TORNIL. P/MAQ. ROSCA FINA
TORN. P/MAQ. ROSCA ORDIN.
TORN. P/MAQ. ROSCA MILIM.
TORN. P/[Link] FINA SS
TORN.P/[Link] [Link]
TORN.P/[Link] [Link]
TORN. P/MAQ. NO-FERROSOS
TORNILLOS PRISIONEROS, RO
[Link] MILIMET.
TORN. PRISIONEROS, SS, RO
TORNILLOS GOLOSOS
TORNILLOS PARA ESTUFA
TORNILLOS DE USO ESPECIAL
TUERCAS ROSCA FINA, CS
TUERCAS ROSCA ORDINAR. CS
TUERCAS ROSCA MILIMET. CS
TUERCAS ROSCA FINA, INOX.
TUERCAS ROSCA ORDIN. INOX
296

GRCL
6941
6942
6945
7005
7008
7013
7015
7018
7022
7025
7028
7032
7205
7208
7210
7215
7218
7220
7225
7250
7705
7715
7725
7740
7750
7780
7790
8360
8380
8505
8515
8550
8705
8708
8715
8718
8721
8725
8730

DESCRIPCIN
TUERCAS ROSCA MILIM. INOX
TUERCA METALES NO FERROSO
TUERCAS P/FIJAR BALINERAS
CORDONES PARA EMPAQUES
BANDAS DE EMPAQUETADURA
EMPAQUES ENCHAQUETADOS
LAMINAS EMPAQUE NO METAL.
EMPAQUES ESPIROTALICOS
EMPAQUES DE NO-ASBESTO
[Link]
EMPAQUES TIPO RING JOINT
MISCELANEOS DE EMPAQUES
ELEM/TOS [Link]
ELEM/TOS [Link]
HOUSEHOLD FURNISHINGS
EXPLOSIMETROS, DETECTORES
P/F EQ. DE CONTRAINCENDI0
INSUMOS DE CONTRAINCENDIO
ACCESORIOS DE RESCATES
ACCES. P/CONTROL DERRAMES
ACEITES, GRASAS Y LUBRIC.
THINNER Y DISOLVENTES
SISTEMAS DE LUBRICACION
ACCESORIOS DE LUBRICACION
PRODUCTOS COMBUSTIBLES
DESENGRASANTES
ADHESIVOS Y SELLANTES
QUIMICOS PARA REFINACION
GASES COMPRIMIDOS
ACCESORIOS [Link]
P/F EQ. DE [Link]
REACTIVOS DE LABORATORIO
GRAFICAS/ROLLOS REGISTRO
MANOMETROS DE USO GENERAL
REGULADORES D/USO GENERAL
INSTRUMENTACION NEUMATICA
POSICIONADORES P/CALDERAS
DISPENSADORES DE GAS
VALVULAS D/CONTROL PARTES
297

GRCL
8735
8805
8807
8808
8812
8815
8816
8817
8818
8825
8827
8830
8840
8850
8890
8902
8912
9105
9115
9120
9170
9315
9318
9380
9405
9550
9565
9568
9605
9800
9840

DESCRIPCIN
P/F EQ. MEDICION DE FLUJO
P/F [Link] DISTRIB.
TRANSMISORES ELECTRONICOS
P/F EQ. ANALISIS EN LINEA
INSTRUMENTACION TERMICA
TERMOMETROS EN GENERAL
P/F REGULAD. DE VELOCIDAD
P/F CROMATOGRAFOS
P/F INSTRUM. ELECTRONICA
VALVULAS SOLENOIDE
P/F [Link]
P/F EQ. [Link]
SWITCHES PRESSION, TEMPER
P/F EQ. [Link]
OTROS EQUIPOS ELECTRONICO
COMPUTADORES Y PARTES
ELEMENTOS PARA IMPRESIN
ELEMENTOS DE OFICINA
PAPELES Y FORMAS
FORMAS ESTANDAR ECOPETROL
ACCESORIOS PARA OFICINA
LOCKERS,ESTANTES,GABINETE
MISCELANEOS PARA COCINA
ELEMENTOS UTENSILIOS ASEO
MEDICAMENTOS EN GENERAL
INSTRUMENTACION QUIRURGIC
DOTACION HOSPITALARIA
LAVAND.Y COCINA HOSPITAL
COMPUESTOS DE LIMPIEZA
MATERIALES PARA PROYECTOS
BOMBAS CENTRIFUGAS

298

ANEXO 19. DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES POR GRCL EN LA BODEGA

ANEXO 20. COTIZACIN ESTRUCTURA PORTA BOBINAS

301

ANEXO 21. DISTRIBUCIN FSICA PROPUESTA

Estantera racks

Estantera Paletizacin convencional.

ANEXO 22. INSTRUCTIVOS ACTUALIZADOS

GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA

GRB-PMT-87-I-001
FECHA: Agosto de 2011

COORDINACIN DE INVENTARIOS Y
HERRAMIENTAS

Versin: 5

Pg.304de
370

INSTRUCTIVO PARA RECIBO DE MATERIALES

1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades para el recibo de carga en las bodegas de la Coordinacin de
Inventarios y Herramientas de la Gerencia Refinera Barrancabermeja.
2. ALCANCE
Aplica desde la llegada de un vehculo transportador con carga a la Gerencia refinera
Barrancabermeja hasta la entrega de la carga y la documentacin de respaldo al rea de Chequeo.
3. GLOSARIO
Para una mejor comprensin del procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

Almacenamiento: Disposicin que se le da a los materiales, repuestos e insumos en un

almacn, mediante la aplicacin de tcnicas correctas de almacenamiento y preservacin
definidas en las tablas HZ y TN de Ellipse.

Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se

despachan y reciben. Tambin incluyen patios de almacenamiento, zonas de cargue y
descargue

Carga: Cualquier material, equipo, repuesto e insumo comprado que llega a Recibo en un
embalaje determinado.

Certificado de calidad: Documento en el que una entidad de certificacin declara que un

material cumple las especificaciones tcnicas y de calidad pactadas en la Orden de
Compra.

Chequeo: Actividad del rea de Bodega, cuya funcin bsica es verificar que el material
recibido cumpla con las condiciones de suministro pactadas en la Orden de compra, en
trminos de cantidad, especificaciones tcnicas y de calidad y dems condiciones de
entrega.

Compaa transportadora: Persona natural o jurdica, que presta el servicio de transporte

de carga.

Coteros: Personas encargadas del cargue y descargue de los vehculos transportadores.

Declaracin de importacin: Documento en el cual se legaliza la entrada de materiales al

pas. Sustituy el anterior Manifiesto de aduana.

GRB: Gerencia Refinera Barrancabermeja.

Hoja de chequeo: Documento impreso por el Sistema ELLIPSE que contiene, entre otra
informacin, el nmero de Orden de Compra, descripcin de cada uno de los tems con
sus respectivas especificaciones tcnicas, cantidades, condiciones de peligrosidad y
manejo, para aquellos que lo requieran; y las solicitudes pendientes por despachar de
cada tem.

Materiales no propios de la actividad de Ecopetrol: Materiales, equipos, repuestos e

insumos para las actividades industriales y comerciales no propios del objeto social de
Ecopetrol.

Materiales propios de la actividad de Ecopetrol: Materiales, equipos, repuestos e insumos

para las actividades industriales y comerciales propios del objeto social de Ecopetrol.

Orden de compra: Contrato de suministro de bienes que describe claramente el producto

solicitado, condiciones comerciales y de suministro e instrucciones de inspeccin y
liberacin cuando sea el caso. Es generado por el comprador a travs de ELLIPSE.

Planilla de Despacho: Formato con el cual se relacionan los materiales enviados a otras
dependencias o fuera del Gerencia Refinera Barrancabermeja.

Proveedor: Persona natural o jurdica con la cual Ecopetrol posee una relacin contractual
a travs de una Orden de Compra, para el suministro de insumos, bienes o Equipos.

Proveedura: rea del Coordinacin de Abastecimiento, encargada de la compra de los

materiales que utiliza Ecopetrol para su funcionamiento.

Reexpido de carga: Actividad que consiste en el envo de carga que se encuentra en el

rea de Almacenes a los proveedores o a otros distritos.

305

Recibo: Actividad del rea de Bodegas cuya funcin bsica es aceptar la carga de manos
del transportador.

Relacin de carga recibida: Documento en el cual se consolida la informacin de la carga

que llega a Recibo.

Remesa: Documento originado por la compaa transportadora, que contiene la relacin

de la carga entregada por el proveedor al transportador, en trminos de nmeros de
bultos, pesos y volumen.

Remisin: Documento originado por el proveedor, que contiene, la relacin de los

materiales enviados a Ecopetrol, e identificando el nmero de pedido correspondiente.

SISTEMA ELLIPSE (MINCOM INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM): Software utilizado

por ECOPETROL para la administracin de Mantenimiento, Materiales y Cuentas por
Pagar.

Vehculo transportador: Medio de transporte en el que se realiza el desplazamiento de la

carga.

Zona de Recibo: Espacio destinado para el almacenamiento temporal de la carga recibida

antes de ser trasladada a Chequeo.

Zona de Chequeo: Espacio destinado para el almacenamiento temporal de la carga antes

de cumplirse el proceso de Chequeo. Igualmente se destina para el almacenamiento
temporal de los materiales antes de ser trasladados para su Almacenamiento.

4. CONDICIONES GENERALES
a) Todo ingreso de carga a la refinera se realiza por puerta Norte.
b) El horario de recibo de Carga es de 7:00 a 10:00 A.M y de 12:00 a 3:00 P.M de lunes a
viernes.
c) Toda Carga recibida debe estar soportada por una Orden de Compra.
d) Toda carga recibida debe tener en un rea visible el formato para recibo donde se
especifica el nmero de orden de compra y los tems que contiene la carga.

306

e) El conductor del vehculo transportador es el encargado de suministrar, en caso de ser

necesario, los ayudantes de descargue para realizar las labores manuales propias de la
operacin de recibo.
f)

Al ingresar el transportador o el proveedor es deber de los vigilantes de puerta norte

revisar que el transportador y los ayudante de descargue ingresen a Refinera con el uso
de EPPS, seguridad social, y documentacin del vehculo al da. Es necesario que el
transportador en recepcin de vigilancia puerta norte, interiorice el video institucional
para respetar las normas de seguridad dentro de Refinera.

g) El Auxiliar de Recibo ingresa al sistema ELLIPSE, (MSO 228), toda la informacin derivada
del proceso de recibo.
h) Todo proceso de recibo debe estar soportado con registros y documentos conformados
por las hojas de chequeo, la remisin, remesa, declaracin de importacin, certificado de
calidad, ficha de seguridad y lista de empaque en caso de ser necesarios.
i)

Preferiblemente, la carga se recibe en la bodega respectiva para evitar desplazamientos

innecesarios.

j)

El Supervisor de Recibo entrega la OC a los auxiliares de Chequeo con los siguientes

documentos, segn corresponda:
Hoja de Chequeo.
Remisin.
Remesa.
Declaracin de importacin, en caso de ser necesaria.
Certificado de Calidad, en caso de ser necesario.
Ficha de seguridad, en caso de ser necesaria.
Lista de Empaque.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

El auxiliar de Recibo:
a) Autoriza mediante e-mail a recepcin de puerta norte el ingreso de la carga a la refinera,
verificando en el MSO 221 de ELLIPSE segn el nmero de orden de compra y el tem, que
los materiales trados por la empresa transportadora estn dirigidos a la GRB.
b) Identifica la bodega de descargue, con el cdigo del material a travs del MSO 178 opcin
W.

307

c) Verifica los documentos que trae el conductor del vehculo transportador.

d) Identifica el nmero de la Orden de Compra. En caso de no encontrar el nmero de la
Orden de Compra en los documentos del transportador o en el embalaje de la carga, el
funcionario reporta esto al supervisor del rea.
e) Recibe fsicamente la carga, la pesa en los casos que sea posible, y verifica las condiciones
de embalaje y la informacin de la remesa o remisin en trminos de cantidad, peso,
volumen, consignando esta informacin en la remisin del proveedor o en la remesa del
transportador junto con observaciones al respecto.
f)

Cuando la carga se encuentra en mal estado o cuando las cantidades no corresponden a lo

especificado en la Remesa, anota las observaciones pertinentes en la Remesa, toma
prueba fotogrfica y avisa al supervisor de Recibo y chequeo.

g) Marca la carga recibida con su respectivo nmero de orden de compra y peso.

h) Sella y firma la copia y el original de la remisin del fabricante o remesa de la compaa
transportadora.
i)

Proporciona a la carga un lugar de almacenamiento temporal en la bodega de recibo.

j)

Registra la informacin contenida en la Relacin de Carga Recibida en el programa de

seguimiento MSO228 de ELLIPSE.

k) Imprime la hoja de chequeo con los tems necesarios en el R,ECR 150 si la orden de
compra es nacional o en el R,ECR 152 si la orden de compra es de importacin. Entrega los
documentos y Hojas de Chequeo al Supervisor de Recibo y Chequeo.
El Supervisor de Recibo:
a) Coordina todos los recursos necesarios para el descargue fsico de la Carga.
b) Verifica el cumplimiento de las normas de seguridad que el Auxiliar de Recibo tiene en
cuenta para la operacin de recibo.

308

c) En caso de ser necesario, coordina con el Departamento de Salud Ocupacional y

Ambiente, Equipo Esttico y/o Gestin de Recursos, para que preste asesora en el
descargue.
d) Elabora y coordina un Anlisis de Trabajo Seguro cuando, por las condiciones de la Carga,
se requieren actividades especiales y espordicas para la operacin de recibo.
e) Consolida la informacin en la Relacin de Carga Recibida.
f)

Reporta las rdenes de compra nacionales a travs del MSO 150 de Ellipse.

g) Reporta las rdenes de compra de importacin a travs del MSO 15K de Ellipse.
h) Genera devoluciones y reclamaciones de OC nacional a travs del MSO 15P.
i)

Genera devoluciones y reclamaciones de OC de importacin MSO 245.

6. CONTINGENCIAS
a) Si una carga no est soportada por una Orden de Compra, el Auxiliar de Recibo la recibe
nicamente con una autorizacin expresa del Coordinador de Inventarios Y Herramientas.
b) Cuando el vehculo transportador llega en un horario diferente al establecido, el
Supervisor de Recibo determina cul de las siguientes acciones realiza:

c)

Recibe la carga fuera del horario establecido y asigna los recursos necesarios para el
descargue del vehculo transportador.
Acuerda con el conductor para no recibir la Carga, le comunica a ste la hora y el da
que debe regresar para prestarle el servicio. Decide si el vehculo con la carga
permanece dentro de las instalaciones de la Gerencia Refinera Barrancabermeja.

En caso de presentarse fallas que inhabiliten el Sistema ELLIPSE, se recibe la carga.

Cuando se habilite nuevamente el sistema, el funcionario encargado imprime la Hoja de
Chequeo y registra la informacin de seguimiento.

d) Cuando en los documentos del transportador o en el embalaje de la carga no se identifica

el nmero de Orden de Compra, el Auxiliar de Recibo realiza las siguientes actividades, en
el orden que se presentan, hasta obtener la informacin que requiere:

309

Con el nombre del proveedor consulta a travs del programa MSO221 de ELLIPSE las
rdenes de Compra pendientes por entregar.
Interacta con Proveedura para identificar el nmero de Orden de Compra.
Abre el empaque que contiene los materiales para identificar si vienen documentos
adicionales que permitan obtener la informacin.

7. BIBLIOGRAFA

Gua de entrenamiento en ELLIPSE. Gua de Procesos de Materiales. Recibo de Materiales.

Proyecto SCAM.
Gua de entrenamiento en ELLIPSE. Gua de Procesos de Materiales. Bodegaje de
Materiales. Proyecto SCAM
Gua de Materiales para Ecopetrol. Vicepresidencia Financiera.

RELACIN DE NOVEDADES Y CAMBIOS

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

Actualizacin nueva plantilla GRB,

cambio en las definiciones, cambios
en el contenido del documento.

2/08/2011

ELABOR

REVIS

APROB

RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ DE

PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

Jefe del Departamento de

Mantenimiento

MARTHA JULIANA
MANCILLA
Estudiante en Prctica
JUAN CARLOS BARRERA
Profesional de
Inventarios

310

VERSIN
4

CONTROL DE CAMBIOS
Cambio en la definicin de planillas
de despacho en el glosario de
trminos

FECHA
08/28/2007

ELABOR

REVIS

APROB

JONH W. RENDON
Profesional de
Inventarios

RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ DE

PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

WOLFRAN BUSTAMANTE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

VERSIN
3

ELABOR

Profesional de
Inventarios

VERSIN

ELABOR

CONTROL DE CAMBIOS
Se revis todo el documento por
vencimiento de la fecha de vigencia
pero no sufri modificaciones.

FECHA
14/11/2003

REVIS

APROB

Coordinador de Inventarios y
Herramientas

Jefe del Departamento de

Mantenimiento

CONTROL DE CAMBIOS
Se redefinen algunos trminos de
este captulo por cambios en la
organizacin.
Se ajustaron algunos trminos del
Glosario y varios pasos de los
procesos.

FECHA

REVIS

311

29/11/2000

APROB

Coordinador de Inventarios y
Herramientas

WOLFRAN BUSTAMANTE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

Se cambia la actualizacin de 0 a 1
por exigencia de la herramienta
informtica.

01/12/1999

ELABOR

REVIS

APROB

Coordinador de Inventarios y
Herramientas

Jefe del Departamento de

Mantenimiento

Profesional de
Inventarios

Profesional de
Inventarios

312

GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA

GRB-PMT-I-002
Fecha: Agosto de 2011

COORDINACIN DE INVENTARIOS Y
HERRAMIENTAS

Versin: 6

Pg.313de
370

INSTRUCTIVO PARA CHEQUEO DE MATERIALES

1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades para el chequeo fsico de materiales de stock recibidos en el
rea de Bodegas de la Coordinacin de Inventarios y Herramientas de la Gerencia Refinera de
Barrancabermeja.
2. ALCANCE
Aplica desde la entrega de la carga y los documentos de respaldo por parte del supervisor de
recibo y chequeo hasta la entrega de los documentos del material chequeado al auxiliar de
almacenamiento.
3. GLOSARIO
Para una mejor comprensin del procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

Almacenamiento: Disposicin que se le da a los materiales, repuestos e insumos en un

almacn, mediante la aplicacin de tcnicas correctas de almacenamiento y preservacin
definidas en las tablas HZ y TN de Ellipse.

Asesor de Mantenimiento: Funcionario de Mantenimiento asignado a la Coordinacin de

Inventarios y Herramientas que tiene como funcin bsica prestar asesora para la compra
y chequeo de materiales.

Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se

despachan y reciben. Tambin incluyen patios de almacenamiento, zonas de cargue y
descargue

Carga: Cualquier material, equipo, repuesto e insumo comprado que llega a Recibo en un
embalaje determinado.

313

Certificado de calidad: Documento en el que una entidad de certificacin declara que un

material cumple las especificaciones tcnicas y de calidad pactadas en la Orden de
Compra.

Chequeo: Actividad del rea de Bodega, cuya funcin bsica es verificar que el material
recibido cumpla con las condiciones de suministro pactadas en la Orden de compra, en
trminos de cantidad, especificaciones tcnicas y de calidad y dems condiciones de
entrega.

Declaracin de importacin: Documento en el cual se legaliza la entrada de materiales al

pas. Sustituy el anterior Manifiesto de aduana.

Discrepancia: Diferencia que se presenta en cantidades, condiciones, especificaciones

tcnicas y estado general del material con las establecidas en la Orden de Compra. Se
reporta como los renglones y/o actividades faltantes para completar el pedido (MSO245).

Hoja de chequeo: Documento impreso por el Sistema ELLIPSE que contiene, entre otra
informacin, el nmero de Orden de Compra, descripcin de cada uno de los tems con
sus respectivas especificaciones tcnicas, cantidades, condiciones de peligrosidad y
manejo, para aquellos que lo requieran; y las solicitudes pendientes por despachar de
cada tem.

Materiales no propios de la actividad de Ecopetrol: Materiales, equipos, repuestos e

insumos para las actividades industriales y comerciales no propios del objeto social de
Ecopetrol.

Materiales propios de la actividad de Ecopetrol: Materiales, equipos, repuestos e insumos

para las actividades industriales y comerciales propios del objeto social de Ecopetrol.

Orden de compra: Contrato de suministro de bienes que describe claramente el producto

solicitado, condiciones comerciales y de suministro e instrucciones de inspeccin y
liberacin cuando sea el caso. Es generado por el comprador a travs de ELLIPSE.

Planilla de Despacho: Formato con el cual se relacionan los materiales enviados a otras
dependencias o fuera del Gerencia Refinera Barrancabermeja.

Proveedor: Persona natural o jurdica con la cual Ecopetrol posee una relacin contractual
a travs de una Orden de Compra, para el suministro de insumos, bienes o Equipos.

Proveedura: rea del Coordinacin de Abastecimiento, encargada de la compra de los

materiales que utiliza Ecopetrol para su funcionamiento.

Reexpido de carga: Actividad que consiste en el envo de carga que se encuentra en el

rea de Almacenes a los proveedores o a otros distritos.

314

Recibo: Actividad del rea de Bodegas cuya funcin bsica es aceptar la carga de manos
del transportador.

Relacin de carga recibida: Documento en el cual se consolida la informacin de la carga

que llega a Recibo.

Remesa: Documento originado por la compaa transportadora, que contiene la relacin

de la carga entregada por el proveedor al transportador, en trminos de nmeros de
bultos, pesos y volumen.

Remisin: Documento originado por el proveedor, que contiene, la relacin de los

materiales enviados a Ecopetrol, e identificando el nmero de pedido correspondiente.

SISTEMA ELLIPSE (MINCOM INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM): Software utilizado

por ECOPETROL para la administracin de Mantenimiento, Materiales y Cuentas por
Pagar.

Vehculo transportador: Medio de transporte en el que se realiza el desplazamiento de la

carga.

Zona de Recibo: Espacio destinado para el almacenamiento temporal de la carga recibida

antes de ser trasladada a Chequeo.

Zona de Chequeo: Espacio destinado para el almacenamiento temporal de la carga antes

de cumplirse el proceso de Chequeo. Igualmente se destina para el almacenamiento
temporal de los materiales antes de ser trasladados para su Almacenamiento.

4. CONDICIONES GENERALES
a) El Auxiliar de Chequeo no debe admitir materiales que no cumplan las especificaciones
tcnicas y de calidad pactadas en la Orden de Compra.
b) La Orden de Compra al igual que la Hoja de Chequeo deben contener todos los requisitos
de compra especificados, incluyendo aquellas variables crticas a controlar por calidad
para los casos en que aplique.
c) El rechazo de cualquier material debe quedar bien documentado.
d) Los documentos necesarios para el chequeo fsico de los materiales de stock son los
siguientes:
Hoja de Chequeo
Remesa
Remisin
Certificados de Calidad, en caso de ser necesaria.
315

Declaracin de Importacin, en caso de ser necesario.

e) El Auxiliar de Chequeo ingresa al sistema ELLIPSE (MSO228), toda la informacin derivada

del proceso de chequeo.
f)

Este proceso debe quedar soportado en registros y documentacin, principalmente por la

Hoja de Chequeo.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

El Supervisor de Chequeo:
a) Asigna a los auxiliares las Hojas de Chequeo con los documentos correspondientes para
realizar la verificacin.
b) Entrega la documentacin del material chequeado al Auxiliar de Almacenamiento
El Auxiliar de Chequeo:
a) Verifica contra la Relacin de Carga Recibida la Carga que recibe.
b) Establece el orden para el chequeo de los materiales, segn la prioridad del pedido.
c) Identifica la ubicacin de la carga en la Relacin de la Carga Recibida y determina el lugar
en el cual hace el chequeo fsico de los materiales.
d) Efecta el chequeo fsico del material verificando que las cantidades, especificaciones
tcnicas y de calidad y condiciones de suministro relacionadas en la Hoja de Chequeo,
correspondan a la de los materiales.
e) Si tiene dudas acerca del cumplimiento de las especificaciones tcnicas del material, hace
lo establecido en el literal a del captulo 6.
f) Si las cantidades o especificaciones tcnicas y de calidad o condiciones de suministro
pactadas en la Orden de Compra no concuerdan, o si el estado de alguno de los materiales
no es el adecuado, elabora la respectiva Discrepancia.
g) Para el material rechazado, elabora la respectiva Planilla de Despacho al proveedor,
empaca el material y lo entrega al Auxiliar de Recibo.
h) Marca el material aceptado con su respectivo cdigo ELLIPSE y el nmero de la Orden de
Compra.
i) Deja disponible en la Zona de Chequeo el material para su almacenamiento.
j) Reporta el material aceptado, con sus respectivas cantidades, a travs del programa
MSO150 del ELLIPSE.
k) Entrega la documentacin de respaldo al Supervisor de Chequeo.

El Auxiliar de Recibo:
Recibe la carga del material rechazado

316

6. CONTINGENCIAS
a. Si el Auxiliar de Chequeo tiene dudas con respecto al cumplimiento de las especificaciones
tcnicas del material, realiza las siguientes actividades:
1. Contacta al Asesor de Mantenimiento respectivo, el cual verifica el cumplimiento de las
especificaciones tcnicas del material.
2. Si el Asesor est de acuerdo con las especificaciones tcnicas del material, el Auxiliar de
Chequeo contina las actividades contempladas a partir del literal h, Captulo 5.
3. Si el Asesor no est de acuerdo con las especificaciones tcnicas del material, el Auxiliar
de Chequeo contina las actividades contempladas a partir del literal f, Captulo 5.
El Asesor es responsable por la aceptacin o no del material. Deja constancia escrita de
ello en la Hoja de Chequeo.
b. En caso de urgencia en la necesidad de un material sin que este haya sido chequeado, el usuario
puede disponer de ste, asumiendo la responsabilidad del chequeo del mismo. El Auxiliar de
Chequeo entrega las cantidades requeridas al Auxiliar de Despacho, ingresa las cantidades
recibidas a travs del programa MSO150 del ELLIPSE y anexa una copia de la Solicitud a Bodega a
los documentos que se entregan al Auxiliar de Almacenamiento. El Auxiliar de Despacho entrega el
material al usuario y confirma la Solicitud a Bodega.
c. En caso de presentarse fallas que inhabiliten el ELLIPSE, los funcionarios realizan todas las
labores manuales para el chequeo fsico de los materiales. Cuando se habilite nuevamente el
sistema, los funcionarios ingresan al sistema toda la informacin derivada del chequeo.
7. BIBLIOGRAFA

Gua de entrenamiento en ELLIPSE. Gua de Procesos de Materiales. Recibo de Materiales.

Proyecto SCAM.
Gua de entrenamiento en ELLIPSE. Gua de Procesos de Materiales. Bodegaje de
Materiales. Proyecto SCAM
Gua de Materiales para Ecopetrol. Vicepresidencia Financiera.

317

RELACIN DE NOVEDADES Y CAMBIOS

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

Actualizacin nueva plantilla

GRB, cambio en las
definiciones, cambios en el
contenido del documento.

2/08/2011

ELABOR

REVIS

APROB

MARTHA JULIANA MANCILLA

Estudiante en Prctica

RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ

DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

JUAN CARLOS BARRERA

Profesional de Inventarios

VERSIN
5

ELABOR
JONH W. RENDON
Profesional de Inventarios

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS
Cambio en la definicin de
planillas de despacho en el
glosario de trminos.
REVIS
RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ
DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

CONTROL DE CAMBIOS
Pg. 5 / Cap. 5, Se adicionaron
literales b y c relativos a
la inspeccin de productos con
base en certificados y a las
variables crticas a controlar
por calidad

318

Jefe del Departamento de

Mantenimiento

FECHA
08/28/2007

APROB
WOLFRAN BUSTAMANTE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

FECHA

11/30/2005

ELABOR
Profesional de Inventarios

REVIS
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

APROB
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

Actualizacin de Fecha

14/11/2003

ELABOR

REVIS

Profesional de Inventarios

Coordinador de Inventarios y
Herramientas

APROB
WOLFRAN BUSTAMANTE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

VERSIN

ELABOR
Profesional de Inventarios

VERSIN
1

ELABOR
Profesional de Inventarios

CONTROL DE CAMBIOS
Se cambian algunas
definiciones del glosario de
trminos, por cambios en la
Organizacin. Se cambian
algunas definiciones del
glosario de trminos, y
algunos pasos del proceso
REVIS
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

CONTROL DE CAMBIOS
Se cambia la actualizacin de
0 a 1 por exigencia de la
herramienta informtica.
REVIS
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

319

FECHA

29/11/2000

APROB
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

FECHA
01/12/1999

APROB
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA

GRB-PMB-I-111
Fecha: Agosto de 2011

COORDINACIN DE INVENTARIOS Y
HERRAMIENTAS

Versin: 6

Pg.320de
370

INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades necesarias para garantizar el correcto almacenamiento y la
preservacin de los materiales de stock en las bodegas de materiales de la Coordinacin de
administracin de Inventarios y Herramientas de la Gerencia Refinera de Barrancabermeja.
2. ALCANCE
Aplica desde que se retira el material de la zona de almacenamiento temporal del rea de recibo y
chequeo hasta el almacenamiento en la localizacin designada en la hoja de chequeo.

3. GLOSARIO
Para una mejor comprensin del procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

Almacenamiento: Disposicin que se le da a los materiales, repuestos e insumos en un

almacn, mediante la aplicacin de tcnicas correctas de almacenamiento y preservacin
definidas en las tablas HZ y TN de Ellipse.

Carga: Cualquier material, equipo, repuesto e insumo comprado que llega a Recibo en un
embalaje determinado.

Catalogador: Persona que desempea la funcin de actualizador de la informacin en el

catlogo de materiales.

Catlogo: rea de la Coordinacin de Inventarios encargada de la creacin y actualizacin

del catlogo de los materiales.

320

Chequeo: Actividad del rea de Bodega, cuya funcin bsica es verificar que el material
recibido cumpla con las condiciones de suministro pactadas en la Orden de compra, en
trminos de cantidad, especificaciones tcnicas y de calidad y dems condiciones de
entrega.

Hoja de chequeo: Documento impreso por el Sistema ELLIPSE que contiene, entre otra
informacin, el nmero de Orden de Compra, descripcin de cada uno de los tems con
sus respectivas especificaciones tcnicas, cantidades, condiciones de peligrosidad y
manejo, para aquellos que lo requieran; y las solicitudes pendientes por despachar de
cada tem.

Recibo: Actividad del rea de Bodegas cuya funcin bsica es aceptar la carga de manos
del transportador.

Relacin del material almacenado: Documento en el cual se consolida la informacin del

material almacenado.

SISTEMA ELLIPSE (MINCOM INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM): Software utilizado

por ECOPETROL para la administracin de Mantenimiento, Materiales y Cuentas por
Pagar.

Solicitud de materiales: Documento generado por el usuario en el sistema Ellipse,

utilizando el subprograma MSO140, donde consigna las necesidades de material, y las
condiciones del suministro.

Tabla HZ: Tabla de MIMS-ELLIPSE que contiene de valores relacionados con las
condiciones de peligrosidad en el manejo de un material. Estos valores aparecen en la
Hoja de Chequeo del material.

Zona de Chequeo: Espacio destinado para el almacenamiento temporal de la carga antes

de cumplirse el proceso de Chequeo. Igualmente se destina para el almacenamiento
temporal de los materiales antes de ser trasladados para su Almacenamiento.
Zona de Recibo: Espacio destinado para el almacenamiento temporal de la carga recibida
antes de ser trasladada a Chequeo.

4. CONDICIONES GENERALES

321

a) Se dispone de tablas internacionales para definir las condiciones de almacenamiento,

manejo y seguridad para los materiales en bodega.
b) La bodega est debidamente sealizada con las reas especficas de almacenamiento
debidamente demarcadas, para permitir el acceso fcil y la ubicacin oportuna de los
materiales.
c) Se dispone de equipos y personal capacitado para el manejo interno de cargas que
garanticen su preservacin.
d) Dentro del Plan de Aseguramiento del rea de almacenes se harn inspecciones planeadas
trimestralmente a reas especficas de las Bodegas de Materiales, en las cuales se
evaluarn las condiciones de almacenamiento de productos estratgicos y el estado de los
mismos.
e) El Auxiliar de Almacenamiento ubica el material en la localizacin que aparece en la Hoja
de Chequeo. Si no fuere suficiente el espacio, buscar uno adecuado, teniendo el cuidado
de hacer la novedad de localizacin correspondiente.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

El Auxiliar de Almacenamiento:
a) Retira el material de stock de la Zona de Chequeo.
b) Confronta las cantidades contra la Hoja de Chequeo y la Solicitud a Bodega, si existe.
c) Verifica si el material tiene valores en las tablas TN y HZ.
d) Si el material no tiene valores en estas tablas, y se requieren, hace la solicitud a Catlogo
para que defina estos valores.
e) Identifica las reas de Almacenamiento del material
f)

Verifica si se cumplen las condiciones de almacenamiento y preservacin dadas en las

tablas TN y HZ.

g) Identifica la localizacin del material.

h) Ubica el material en su localizacin teniendo en cuenta las condiciones de manejo,
almacenamiento y peligrosidad definidas para el mismo.
i)

Consolida la informacin en la Relacin del Material Almacenado.

322

j)

Registra en el MIMS-ELLIPSE, en el programa MSO228 el almacenamiento del material.

Nota 1: En caso de que no se cumpla las condiciones de Almacenamiento, debe avisar al

Supervisor de Inventario Fsico.
Nota 2: Cuando se requiera se debe actualizar la Localizacin del Material en el Programa MSO190
de MIMS-ELLIPSE
Entrega los documentos de respaldo al Supervisor de Chequeo.
El Catalogador:
a) Busca y define estos valores para el tipo de material seleccionado por el Auxiliar de
Almacenamiento.
El Supervisor de Despacho:
a) Define las acciones a seguir para garantizar las condiciones de almacenamiento y
preservacin requeridas.
b) Elabora un programa de actividades de Conteo fsico, confrontacin, y ajustes, teniendo
en cuenta la disponibilidad de los recursos.
c) Ejecuta el programa definido.
6. CONTINGENCIAS

a) Si el material es almacenado en una localizacin diferente a la originalmente asignada,

esta se debe crear en el programa MSO195 del MIMS-ELLIPSE y asignarle el cdigo del
material a esta localizacin por medio del programa MSO190 del MIMS-ELLIPSE.
b) En caso de presentarse fallas que inhabiliten el MIMS-ELLIPSE, el Auxiliar de
Almacenamiento realiza las actividades manuales contempladas en el captulo 7. Cuando
se habilite nuevamente el sistema, ingresa al MIMS-ELLIPSE (MSO228) las novedades del
almacenamiento de los materiales
7. BIBLIOGRAFIA

323

Gua de entrenamiento en MIMS-ELLIPSE. Gua de Procesos de Materiales. Bodegaje de

Materiales. Proyecto SCAM
Gua de Materiales para Ecopetrol. Vicepresidencia Financiera.
MINCOM, Manual del usuario Ellipse, rea de bodegas.
RELACION DE VERSIONES

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

Actualizacin nueva plantilla

GRB, cambio en las
definiciones, cambios en el
contenido del documento.

2/08/2011

ELABOR

REVIS

APROB

JUAN CARLOS BARRERA

Profesional de Inventarios

RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ

DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

Jefe del Departamento de

Mantenimiento

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MARTHA JULIANA MANCILLA

Estudiante en Prctica

Actualizacin Pg. 2. En la
Relacin de Versiones se
suprimi la frase
Cambia cdigo PMT-87-I-004

20/09/2007

Actualizacin de Fecha

ELABOR
EDWIN PARRA
Profesional de Inventarios

REVIS
RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ
DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

324

APROB
JOHN JAIME GIRALDO DUQUE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

VERSIN

CONTROL DE CAMBIOS
Actualizacin Pg. 3/Cap. 3.
Se agreg un concepto al
Glosario.

FECHA

04/10/2006

Actualizacin de Fecha.
ELABOR
JUAN C. HUERTAS
Profesional de Inventarios

VERSIN
3

ELABOR
JOS M. SORIA
Profesional de Inventarios

VERSIN

ELABOR
J RENDN / [Link]
Profesionales de Inventarios

REVIS
RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ
DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

CONTROL DE CAMBIOS
Se revis todo el documento
por vencimiento de su vigencia
pero no sufri cambios.
REVIS
RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ
DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

CONTROL DE CAMBIOS
Se redefinen algunos trminos
de este captulo por cambios
en la organizacin. Se
actualizan algunos trminos
del glosario y se cambian
conceptos del proceso
REVIS
RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ
DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

325

APROB
JOHN JAIME GIRALDO DUQUE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

FECHA
14/11/2003

APROB
JOHN JAIME GIRALDO DUQUE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

FECHA

29/11/2000

APROB
WOLFRAN BUSTAMANTE
Jefe del Departamento de
Mantenimiento

VERSIN
1

ELABOR

CONTROL DE CAMBIOS
Elaboracin del documento.
Se cambia la actualizacin de 0
a 1 porque as lo exige la
herramienta informtica.
REVIS

326

FECHA
12/12/1999

APROB

GERENCIA REFINERA BARRANCABERMEJA

GRB-PMB-I-112
Fecha: Agosto de 2011

COORDINACIN DE INVENTARIOS Y
HERRAMIENTAS

Versin: 6

Pg.327de
370

INSTRUCTIVO PARA EL DESPACHO DE MATERIALES

1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades necesarias para el despacho de los materiales de stock en
las bodegas de la Coordinacin de Inventarios y Herramientas de la Gerencia Refinera de
Barrancabermeja.
2. ALCANCE
Aplica desde la impresin de la Solicitud a Bodega en el Despacho hasta la entrega del material al
usuario, bien sea en el mostrador a domicilio con el servicio Puerta a Puerta.
3. GLOSARIO
Para una mejor comprensin del procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

O.T.: Abreviatura de Orden de Trabajo. Cada uno de los trabajos que se realizan en
mantenimiento.

Estado de la O.T: Dentro del proceso de mantenimiento hace referencia al grado de

avance de cada uno de los trabajos. El estado de la O.T. puede ser:
O3: Para planear
O4: Para autorizar
A4: Para programar
AX: Para programar y sin material
AW: Para programar y sin disponibilidad de horas hombre
AZ: Para programar y sin custodia del equipo
A6: Para ejecutar
A7: En ejecucin

327

C7: Cerrada y documentada

C8: Finalizada
Las O.T. menores y de emergencia solamente tienen los estados O, C7 y C8.

Almacenamiento: Disposicin que se le da a los materiales, repuestos e insumos en un

almacn, mediante la aplicacin de tcnicas correctas de almacenamiento y preservacin
definidas en las tablas HZ y TN de Ellipse.

Chequeo: Actividad del rea de Bodega, cuya funcin bsica es verificar que el material
recibido cumpla con las condiciones de suministro pactadas en la Orden de compra, en
trminos de cantidad, especificaciones tcnicas y de calidad y dems condiciones de
entrega.

Despacho de materiales por mostrador: Modalidad de suministro de materiales en la cual

el usuario se acerca a la bodega y trae los recursos necesarios para retirar el material.

Material catalogado: Todo material que posee un cdigo en el MIMS-ELLIPSE.

Servicio puerta a puerta: Modalidad de suministro a domicilio, en el cual el material es

entregado al usuario en el sitio por l indicado. Los materiales que son entregados al
usuario por el servicio puerta a puerta son Materiales que no requieren equipos especiales
para su manejo, productos qumicos, lubricantes, cloro y catalizadores.

SISTEMA ELLIPSE (MINCOM INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM): Software utilizado

por ECOPETROL para la administracin de Mantenimiento, Materiales y Cuentas por
Pagar.

Hoja de despacho: Documento que se genera a travs del sistema para despachar un
material, contiene la descripcin del material, la localizacin en bodega y la cantidad a
despachar.

Solicitud de Materiales: Documento generado por el usuario en el MIMS-ELLIPSE donde

consigna las necesidades de material y las condiciones de suministro.

4. CONDICIONES GENERALES

El horario de despacho de materiales por mostrador es de 6:00 A.M. a 4:00 P.M., de lunes
a viernes.

El horario del servicio puerta a puerta de la Bodega de Materiales es de 7:00 A.M. a 3:30
P.M., de lunes a viernes.
328

Los materiales despachados al usuario por mostrador son:

o
o

Los materiales de Stock para proyectos.

La ropa de dotacin y los elementos de seguridad.

Se despachan materiales al usuario por mostrador en las siguientes eventualidades:

o Materiales que revistan urgencia manifiesta justificada.
o Materiales para emergencias operacionales, de seguridad y ecosistema.
o Materiales que requieren manejo especial y no puedan ser despachados mediante
el servicio puerta a puerta.
o Materiales requeridos durante la vigencia de un Plan de Emergencia.

Para los materiales que requieren manejo especial, el usuario define en la hoja de
despacho, la fecha y hora en la que va a retirar los materiales.
En cada hoja de despacho, el usuario registra un nombre y un telfono donde se le pueda
contactar.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

El Supervisor de Chequeo:
a) Observa el estado de usuario y la clasificacin de la O.T. en la solicitud a bodega.
Dependiendo del estado de usuario de la O.T. realiza las siguientes acciones excluyentes
entre s:

Si el estado de la O.T. es C7 o C8 confirma, a travs del programa MSO142 de MIMSELLIPSE, el despacho de la Solicitud de Bodega en 0 (cero), para cada uno de los tems.
Si la clasificacin de la O.T. es de una O.T. menor o una O.T. de Emergencia, continua
con las actividades a partir del literal c.
Si el estado usuario de la O.T. es diferente a A6 o A7 realiza las actividades
contempladas en el literal b.
Si el estado de usuario de la O.T. es A6 o A7 continua con las actividades a partir del
literal c.

b) Contacta al usuario para determinar si el material es requerido. Si es as, continua con la

actividad c de este captulo. De lo contrario establece la fecha de utilizacin del material o
confirma, a travs del programa MSO142 de MIMS-ELLIPSE, el despacho de la Solicitud de
Bodega en 0 (cero), para cada uno de los tems.

329

c) Observa el saldo disponible para cada tem. Si el saldo disponible es negativo y hay
existencias en bodega prioriza la entrega del material en el siguiente orden de despacho
segn la clasificacin de la O.T.:

O.T. de emergencia.
O.T. para Paradas de Planta. Si dos paradas de planta solicitan el mismo material, tiene
prioridad la Solicitud a Bodega que tenga una fecha de elaboracin anterior.
O.T. planeadas. Si dos O.T. planeadas solicitan el mismo material, tiene prioridad la
Solicitud a Bodega que tenga una fecha de elaboracin anterior.
O.T. menores.
O.T. no planeadas.
O.T. de materiales consumibles.

d) Para los tems que no haya disponibilidad para el despacho, procede a escribir cero (0) en
la casilla cantidad entregada y entrega la Solicitud a Bodega al Auxiliar de Despacho
quien desarrolla las actividades a partir del literal f.
e) Si no hay existencia para atender la Solicitud a Bodega informa al usuario la no
disponibilidad del material y realiza las siguientes actividades:

Si el usuario confirma que requiere el material, deja el tem pendiente por despachar.
Si el usuario confirma que no requiere el material, confirma a travs del programa
MSO142 de MIMS-ELLIPSE, el despacho de la Solicitud de Bodega en 0 (cero) para este
tem.

f)

Verifica que las cantidades despachadas correspondan a las cantidades relacionadas en la

Solicitud a Bodega.

g) Si el material es para otro distrito, entrega el material al Supervisor de Recibo quien

procede a efectuar el reexpido de la carga.
h) Si la solicitud a Bodega es para un proyecto, entrega el material al usuario una vez ha sido
autorizado por el Administrador de Inventario.
i)

Si el material requiere manejo especial para su manejo, contacta al usuario para el retiro
del mismo, y el usuario coordina los recursos necesarios para retirar el material.

El Auxiliar de Despacho
a) Retira de los sitios de almacenamiento el material solicitado, lo ubica en al rea de
despacho, previa anotacin de lo despachado y firma.
b) Entrega el material al supervisor de despacho para que lo revise..
c) Entrega la solicitud a bodega, al Supervisor de Despacho.

330

d) Si el material no requiere manejo especial, identifica la ruta del servicio puerta a puerta en
la cual el material debe ser enviado.

El Usuario
a. Recibe el material, firma la Solicitud a Bodega y entrega una copia al Auxiliar de
Materiales.
6. CONTINGENCIAS

Durante inspecciones de planta, el horario de despacho de materiales es de 6:00 A.M. a

10:00 P.M.
En caso de presentarse fallas que inhabiliten el MIMS-ELLIPSE, los funcionarios realizan
todas las labores para el despacho de los materiales por medio de un formato manual.
Cuando se habilite nuevamente el sistema, los funcionarios ingresan al sistema toda la
informacin derivada del proceso de despacho.

7. BIBLIOGRAFA

Gua de Entrenamiento en MIMS-ELLIPSE. Bodegaje y Despacho de Materiales. Proyecto SCAM.

RELACIN DE VERSIONES

VERSIN

DESCRIPCIN

RESPONSABLES

Elaboracin del documento.

FECHA

Actualiz: Jhon W. Rendn

Revis: Rafael A. Gutirrez de
P.
Aprob: Wolfran Bustamante
Jos M. Soria
2

Se cambia la actualizacin de 0 a 1
porque as lo exige la herramienta
informtica.

331

12/12/1999

Pg. 3/Cap. 3, Pg. 6/Cap. 7, Varias.

Se redefinen algunos trminos de este
captulo por cambios en la organizacin.
Se adiciona tarea para el auxiliar de
Despacho (literal f).
Se actualizan algunos trminos del
Glosario y se adecuan conceptos del
proceso.

Se revis todo el documento por

vencimiento de la fecha de vigencia pero
no sufri cambios

Actualiz: Jhon W. Rendn

29/11/2000
Revis: Rafael A. Gutirrez de
P.
Aprob: Wolfran Bustamante

Jos M. Soria

14/11/2003

Actualiz: Juan C. Huertas

Se cambia el horario de despacho del
mostrador y del servicio puerta a puerta.
Actualizacin de Fecha.

04/10/2006
Revis: Rafael A. Gutirrez de
P.
Aprob: John J. Giraldo D.

Actualiz: MARTHA JULIANA

MANCILLA
Estudiante en Prctica

Actualizacin nueva plantilla GRB, cambio

en las definiciones, cambios en el
contenido del documento.

JUAN CARLOS BARRERA

Profesional de Inventarios
2/08/2011
Revis: RAFAEL ALFONSO
GUTIRREZ DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

Aprob: Jefe del

Departamento de
Mantenimiento
.

332

6
ELABOR
MARTHA JULIANA MANCILLA
Estudiante en Prctica
JUAN CARLOS BARRERA
Profesional de Inventarios

2/08/2011
REVIS

APROB

RAFAEL ALFONSO GUTIRREZ

DE PIEREZ
Coordinador de Inventarios y
Herramientas

Jefe del Departamento de

Mantenimiento

333

ANEXO 23. MANUAL DE FUNCIONES

FORMATO DESCRIPCION DEL CARGO

I. Identificacin del Cargo

Ttulo del cargo: Auxiliar de Recibo y Chequeo

Dependencia: Departamento de Mantenimiento
Cargo Jefe Inmediato: Supervisor Recibo y Chequeo
Fecha Revisin: Agosto de 2011

II. Resumen del Puesto

Recibir y dar ingreso a

todos los materiales que lleguen a la bodega,

respondiendo eficazmente con cada uno de los trabajos asignados y cumpliendo

las normas de seguridad industrial, proteccin ambiental y calidad necesarias para
prestar un buen servicio.

III. Descripcin de Funciones y Responsabilidades

1. Preparar el rea de trabajo, materiales, equipos, herramientas y elementos

de seguridad requeridos para la ejecucin adecuada su trabajo.

2. Realizar una adecuada manipulacin de los materiales, durante la

operacin de recibo, con el fin de garantizar su integridad.

334

3. Autorizar el ingreso de la carga a la refinera, verificando en el sistema

Ellipse segn el nmero de orden de compra y el tem, que los materiales
trados por la empresa transportadora estn dirigidos hacia la GRB.

4. Efectuar el recibo fsico de la carga, verificando las condiciones de

empaque y la informacin de la remesa o remisin en trminos de cantidad,
peso, volumen y consignar esta informacin en la remisin; adems escribir
observaciones al respecto, sellar y firmar el original y la copia de los doc. de
la compaa transportadora.

5. Marcar la carga recibida con su respectivo nmero de orden de compra y

peso almacenndola temporalmente en la bodega de transicin.

6. Reportar en el sistema de informacin la llegada de la carga e imprimir hoja

de chequeo.

7. Participar activamente en equipos de trabajos para mejora continua de su

rea y aporte a las actividades del cargo.

8. Responder por los equipos, herramientas y materiales asignados para el

eficiente desempeo de su labor.

9. Cumplir con las normas de seguridad y HSE, horarios y reglamento interno

de trabajo.

10. Participar activamente en actividades relacionadas con recibir y transmitir

conocimientos (entrenamiento en el aula y en el puesto).

335

11. Cumplir las competencias tcnicas que estn establecidas por niveles y
categoras en el escalafn convencional de acuerdo a la especialidad.

12. Asumir y desarrollar las funciones y responsabilidades especficas

establecidas por el modelo normativo de seguridad informtica en el rol de
usuario informtico.

13. Aplicar las polticas y procedimientos de HSEQ establecidas en la

organizacin.

14. Conocer y aplicar la normatividad vigente que le aplica.

15. Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de

su gestin de acuerdo con las polticas corporativas.

16. Atender las dems funciones que sean asignadas por su jefe inmediato.

IV. Requisitos

Educacin: Tecnlogo en materiales, tecnlogo en logstica.

Experiencia: 1-2 aos de experiencia
Competencias
Competencias Organizacionales:

Trabajo en equipo

Orientacin a resultados

Comunicacin efectiva

Capacidad de organizacin y coordinacin.

Orientacin al cliente interno y externo

336

Liderazgo

Competencias tcnicas:

Operacin de Montacargas

Ingls Tcnico

V. Dimensiones
Presupuesto: No aplica
Activos: No aplica
Ingresos: No aplica
Ventas: No aplica

VI. Relaciones ms importantes:

RELACIONES INTERNAS:

Coordinador de inventarios
Administradores de Inventarios.
Supervisores de las diferentes reas de la bodega.
Auxiliares de las diferentes reas de la bodega.

RELACIONES EXTERNAS:

Proveedores
Transportadores
Usuarios

337

FORMATO DESCRIPCION DEL CARGO

I. Identificacin del Cargo

Ttulo del cargo: Auxiliar de Chequeo

Dependencia: Departamento de Mantenimiento
Cargo Jefe Inmediato: Supervisor Recibo y Chequeo
Fecha Revisin: Agosto de 2011

I. Resumen del Puesto

Verificar que el material recibido cumpla con las condiciones de suministro

pactadas en la Orden de compra, respondiendo eficazmente con cada uno de los
trabajos asignados y cumpliendo las normas de seguridad industrial, proteccin
ambiental y calidad necesarias para prestar un buen servicio.

III. Descripcin de Funciones y Responsabilidades

1. Preparar el rea de trabajo, materiales, equipos, herramientas y elementos

de seguridad requeridos para la ejecucin adecuada su trabajo.

2. Realizar una adecuada manipulacin de los materiales, durante su

transporte al rea de chequeo, con el fin de garantizar su integridad.

338

3. Realizar el chequeo de los materiales, verificando especificaciones

tcnicas, cantidad, calidad y/o certificaciones del material, a travs de la
confrontacin de la hoja de chequeo con lo recibido fsicamente.

4. Utilizar las fichas tcnicas de los materiales para informarse sobre las
caractersticas o especificaciones que desconozca.

5. Marcar los materiales chequeados, identificando en ellos el nmero de la

orden de compra, el tem y el cdigo de Ellipse con el fin de garantizar su
trazabilidad.

6. Entregar la hoja de chequeo debidamente verificada y firmada al supervisor

de recibo y chequeo.

7. Participar activamente en equipos de trabajos para mejora continua de su

rea y aporte a las actividades del cargo.

8. Responder por los equipos, herramientas y materiales asignados para el

eficiente desempeo de su labor.

9. Cumplir con las normas de seguridad y HSE, horarios y reglamento interno

de trabajo.

10. Participar activamente en actividades relacionadas con recibir y transmitir

conocimientos (entrenamiento en el aula y en el puesto).

11. Cumplir las competencias tcnicas que estn establecidas por niveles y
categoras en el escalafn convencional de acuerdo a la especialidad.

339

12. Asegurar la preservacin de los materiales de acuerdo a la naturaleza de

los mismos.

IV. Requisitos

Educacin: Tecnlogo en materiales, Tcnico CAP SENA en Mecnica,

Soldadura, Instrumentacin, metalrgica.
Experiencia: 1-2 aos de experiencia
Competencias
Competencias Organizacionales:

Trabajo en equipo

Orientacin a resultados

Comunicacin efectiva

Capacidad de organizacin y coordinacin.

Orientacin al cliente interno y externo

Liderazgo

Competencias tcnicas:

Operacin de Montacargas

Ingls Tcnico

V. Dimensiones
Presupuesto: No aplica
Activos: No aplica
Ingresos: No aplica
Ventas: No aplica

340

VI. Relaciones ms importantes:

RELACIONES INTERNAS:

Coordinador de inventarios
Administradores de Inventarios.
Supervisores de las diferentes reas de la bodega.
Auxiliares de las diferentes reas de la bodega.

RELACIONES EXTERNAS:

Proveedores
Usuarios

341

FORMATO DESCRIPCION DEL CARGO

I. Identificacin del Cargo

Ttulo del cargo: Supervisor de Recibo y chequeo

Dependencia: Departamento de Mantenimiento
Cargo Jefe Inmediato: Coordinador de Inventarios
Fecha Revisin: Agosto de 2011

II. Resumen del Puesto

Coordinar eficientemente todos los recursos asignados para el recibo y chequeo

de materiales, garantizando el cumplimiento de las normas de seguridad industrial,
proteccin ambiental y calidad necesarias para prestar un buen servicio.

III. Descripcin de funciones y responsabilidades

1. Realizar diariamente la reunin de inicio de turno con el personal a cargo,

de acuerdo al procedimiento establecido por el departamento de
mantenimiento.

2. Coordinar todos los recursos necesarios para el descargue fsico de la

Carga.

3. Verifica el cumplimiento de las normas de seguridad que el Auxiliar de

Recibo tiene en cuenta para la operacin de recibo.

342

4. Elaborar y coordina un Anlisis de Trabajo Seguro cuando, por las

condiciones de la Carga, se requieren actividades especiales y espordicas
para la operacin de recibo.

5. Consolida la informacin en la Relacin de Carga Recibida.

6. Realizar el reporte de las rdenes de compra en el sistema.

7. Realizar la planeacin y programacin de trabajos para el da siguiente,

teniendo en cuenta los recursos disponibles.

8. Generar y gestionar las devoluciones y reclamaciones que surjan despus

de chequear el material

9. Realizar diariamente el reporte de tiempo del personal a cargo en las

planillas sugeridas y gestionar su aprobacin.

10. Autorizar al personal a cargo los permisos para ausentarse del lugar de
trabajo.

11. Recomendar y garantizar la preservacin y conservacin de los materiales

de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

12. Asegurar la integridad y disponibilidad de los activos a su cargo.

343

13. Identificar las mejores prcticas y adquirir la capacitacin necesaria para

estar en condicin de divulgarlas al personal a cargo.

14. Dar las aprobaciones y autorizaciones inherentes a su nivel de

responsabilidad.

15. Participar y liderar las actividades determinadas por los equipos de trabajo
en los que participa para la solucin de problemas asociados a su cargo.

16. Proponer ideas para un mejoramiento continuo de los objetivos de resultado

de la Coordinacin de Inventarios y Herramientas.

17. Verificar

la implementacin, la sostenibilidad y el mejoramiento de los

sistemas de gestin ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

18. Liderar

las

actividades

de

comunicacin

(resultados,

programas,

compromisos, directrices, lecciones aprendidas, Estructura de control de

gestin) para contribuir a la eficiencia organizacional.

19. Verificar y Asegurar la aplicacin, divulgacin del cumplimiento de normas,

procedimientos y estndares requeridos en el desarrollo de las labores de
su equipo de trabajo (Ej. Protocolos de seguridad, ATS, permisos de
trabajo, etc.).

20. Coordinar y dirigir las acciones requeridas del equipo de trabajo para el
manejo de emergencias buscando el restablecimiento de la normalidad en
forma segura y en el menor tiempo posible de acuerdo con el
procedimiento.

344

21. Liderar en su grupo de trabajo las actividades de comunicacin dentro del

marco de respeto, tolerancia y cumplimiento de normas para contribuir con
un excelente clima laboral.

22. Responder por el cumplimiento de las actividades programadas da a da en

la coordinacin,

HSE y comunicaciones para todas las reas bajo su

responsabilidad para lograr la integridad operativa.

23. Reportar Incidentes y Fallas de Control y liderar la investigacin de

incidentes, difundir y ejecutar recomendaciones entre el personal para
mejorar la seguridad y la confiabilidad de las reas de proceso.

24. Orientar, entrenar y hacer seguimiento al personal bajo su responsabilidad

en condiciones normales y en emergencias, para establecer cumplimiento
de metas y el logro de resultados.

Funciones Genricas

1. Asumir y desarrollar las funciones y responsabilidades especficas

establecidas por el modelo normativo de seguridad informtica en el rol de
usuario informtico.

2. Aplicar las polticas y procedimientos de HSEQ establecidas en la

organizacin.

3. Conocer y aplicar la normatividad vigente que le aplica.

345

4. Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de

su gestin de acuerdo con las polticas corporativas.

5. Atender las dems funciones que sean asignadas por su jefe inmediato.

6. Gestionar el desempeo y la formacin de los colaboradores a cargo, de

acuerdo con la normalidad vigente.

7. Estimular y reconocer los aportes individuales y de equipo a los resultados

de las reas.

IV. Requisitos

Educacin: Tecnlogo Electromecnico,

industrial o carreras afines.
Experiencia afn con funciones del cargo:
Profesionales: 5 aos
Tcnicos o tecnlogos: 8 aos
Sin ttulo: 12 aos

Competencias

Competencias Organizacionales:

Liderazgo

Manejo de personal

Trabajo en equipo

Orientacin a resultados

346

Ingeniero

Mecnico,

Ingeniero

Comunicacin efectiva

Capacidad de organizacin y coordinacin

Orientacin al cliente interno y externo

Competencias tcnicas:

Operacin de Montacargas

Ingls Tcnico

Manejo de herramientas ofimticas

Manejo del sistema de informacin.

VI. Relaciones ms importantes:

Coordinador de Inventarios.
Administradores de Inventarios
Supervisores
Auxiliares de las diferentes reas

347

FORMATO DESCRIPCION DEL CARGO

I. Identificacin del Cargo

Ttulo del cargo: Auxiliar de Despacho

Dependencia: Departamento de Mantenimiento
Cargo Jefe Inmediato: Supervisor Recibo y Chequeo
Fecha Revisin: Agosto de 2011

II. Resumen del Puesto

Despachar y hacer toma fsica de las existencias en bodega, respondiendo

eficazmente con cada uno de los trabajos asignados y cumpliendo las normas de
seguridad industrial, proteccin ambiental y calidad necesarias para prestar un
buen servicio.

III. Descripcin de Funciones y Responsabilidades

1. Al inicio del turno y antes de cada despacho preparar el rea de trabajo,

materiales, equipos, herramientas y elementos de seguridad requeridos de
acuerdo a la naturaleza del trabajo.

2. Buscar el material indicado en la hoja de despacho, teniendo en cuenta su

localizacin, cdigo, especificaciones y cantidad a despachar.

3. Realizar toma fsica del inventario por cada tem a despachar y reportar la
cantidad en la hoja de despacho.

348

4. Despachar primero los materiales que ms tiempo lleven en bodega (FIFO),

verificando que estn en buenas condiciones.

5. Entregar las cantidades de material a despachar y la respectiva hoja de

despacho firmada al supervisor para que las verifique.

6. Realizar una adecuada manipulacin de los materiales, durante su

despacho con el fin de garantizar su integridad.

7. Dar recomendaciones a los usuarios en cuanto a la preservacin,

manipulacin y transporte de los materiales entregados.

8. Asegurar la preservacin de los materiales de acuerdo a la naturaleza de

los mismos y siguiendo recomendaciones de almacenamiento de los
fabricantes.

9. Realizar peridicamente toma fsica del inventario selectivo, confrontando lo

fsico con la informacin del sistema y reportando novedades encontradas
al supervisor.

10. Revisar el estado de los materiales en relacin a inconsistencias, deterioro,

obsolescencia, faltantes, condiciones de almacenamiento y reportar al
supervisor.

11. Participar activamente en equipos de trabajos para mejora continua de su

rea y aporte a las actividades del cargo.

12. Responder por los equipos, herramientas y materiales asignados para el

eficiente desempeo de su labor.

349

13. Cumplir con las normas de seguridad y HSE, horarios y reglamento interno
de trabajo.

14. Participar activamente en actividades relacionadas con recibir y transmitir

conocimientos (entrenamiento en el aula y en el puesto).

15. Cumplir las competencias tcnicas que estn establecidas por niveles y
categoras en el escalafn convencional de acuerdo a la especialidad.
16. Asumir y desarrollar las funciones y responsabilidades especficas
establecidas por el modelo normativo de seguridad informtica en el rol de
usuario informtico.

17. Aplicar las polticas y procedimientos de HSEQ establecidas en la

organizacin.

18. Conocer y aplicar la normatividad vigente que le aplica.

19. Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de

su gestin de acuerdo con las polticas corporativas.

20. Atender las dems funciones que sean asignadas por su jefe inmediato.

IV. Requisitos
Educacin: Tecnlogo en materiales, tecnlogo en logstica, Tcnico CAP
SENA en Mecnica, Soldadura, Instrumentacin, metalrgica.
Experiencia: 0 a 1 aos de experiencia
Competencias
Competencias Organizacionales:

Trabajo en equipo
350

Orientacin a resultados

Comunicacin efectiva

Capacidad de organizacin y coordinacin.

Orientacin al cliente interno y externo

Liderazgo

Competencias tcnicas:

Operacin de Montacargas

Ingls Tcnico

V. Dimensiones
Presupuesto: No aplica
Activos: No aplica
Ingresos: No aplica
Ventas: No aplica

VI. Relaciones ms importantes:

RELACIONES INTERNAS:

Coordinador de inventarios
Administradores de Inventarios.
Supervisores de las diferentes reas de la bodega.
Auxiliares de las diferentes reas de la bodega.

RELACIONES EXTERNAS:

Usuarios

351

FORMATO DESCRIPCION DEL CARGO

I. Identificacin del Cargo

Ttulo del cargo: Supervisor de Despacho

Dependencia: Departamento de Mantenimiento
Cargo Jefe Inmediato: Coordinador de Inventarios
Fecha Revisin: Agosto de 2011

II. Resumen del Puesto

Coordinar eficientemente todos los recursos asignados para el funcionamiento del

despacho de materiales, con el fin de atender oportunamente los requerimientos
de material generados diariamente en la operacin de la GRB y garantizando el
cumplimiento de las normas de seguridad industrial, proteccin ambiental y calidad
necesarias para prestar un buen servicio.

III. Descripcin de funciones y responsabilidades

1. Realizar diariamente la reunin de inicio de turno con el personal a cargo,

de acuerdo al procedimiento establecido por el departamento de
mantenimiento.

2. Verificar en Ellipse que la salida de material del usuario se encuentre

autorizada y asignar a los auxiliares la hoja de despacho para que realicen
la bsqueda respectiva.

352

3. Revisar los materiales entregados por los auxiliares, asegurando que lo que
est especificado en la hoja de despacho sea lo que realmente se entregue
al usuario.

4. Verificar que cada hoja de despacho contenga las firmas tanto del auxiliar
que busc el material como del usuario que lo solicita.

5. Asegurar la actualizacin del sistema de informacin, revisando diariamente

que las solicitudes hayan sido descargadas al sistema.

6. Mantener actualizado el cuadro de turno, realizando la planeacin mensual

de la rotacin y descansos del personal y sus posibles modificaciones.

7. Realizar diariamente el reporte de tiempo del personal a cargo en las

planillas sugeridas y gestionar su aprobacin.

8. Despachar y asegurar la integridad de los materiales que pertenecen a la

bodega general.

9. Atender emergencias reportadas por el jefe de turno en la operacin

despus de las 10 de la noche.

10. Realizar la planeacin y programacin de trabajos para el da siguiente,

teniendo en cuenta los recursos disponibles.

11. Autorizar al personal a cargo los permisos para ausentarse del lugar de
trabajo.

353

12. Recomendar y garantizar la preservacin y conservacin de los materiales

de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

13. Coordinar las actividades y recursos para la atencin oportuna al cliente y la

solucin de imprevistos y contingencias en su rea.

14. Asegurar la integridad y disponibilidad de los activos a su cargo.

15. Identificar las mejores prcticas y adquirir la capacitacin necesaria para

estar en condicin de divulgarlas al personal a cargo.

16. Dar las aprobaciones y autorizaciones inherentes a su nivel de

responsabilidad.

17. Participar y liderar las actividades determinadas por los equipos de trabajo
en los que participa para la solucin de problemas asociados a su cargo.

18. Proponer ideas para un mejoramiento continuo de los objetivos de resultado

de la Coordinacin de Inventarios y Herramientas.

19. Verificar

la implementacin, la sostenibilidad y el mejoramiento de los

sistemas de gestin ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

20. Liderar

las

actividades

de

comunicacin

(resultados,

programas,

compromisos, directrices, lecciones aprendidas, Estructura de control de

gestin) para contribuir a la eficiencia organizacional.

354

21. Verificar y Asegurar la aplicacin, divulgacin del cumplimiento de normas,

procedimientos y estndares requeridos en el desarrollo de las labores de
su equipo de trabajo (Ej. Protocolos de seguridad, ATS, permisos de
trabajo, etc.).

22. Coordinar y dirigir las acciones requeridas del equipo de trabajo para el
manejo de emergencias buscando el restablecimiento de la normalidad en
forma segura y en el menor tiempo posible de acuerdo con el
procedimiento.

23. Liderar en su grupo de trabajo las actividades de comunicacin dentro del

marco de respeto, tolerancia y cumplimiento de normas para contribuir con
un excelente clima laboral.

24. Responder por el cumplimiento de las actividades programadas da a da en

la coordinacin,

HSE y comunicaciones para todas las reas bajo su

responsabilidad para lograr la integridad operativa.

25. Reportar Incidentes y Fallas de Control y liderar la investigacin de

incidentes, difundir y ejecutar recomendaciones entre el personal para
mejorar la seguridad y la confiabilidad de las reas de proceso.

26. Orientar, entrenar y hacer seguimiento al personal bajo su responsabilidad

en condiciones normales y en emergencias, para establecer cumplimiento
de metas y el logro de resultados.

355

Funciones Genrica

8. Asumir y desarrollar las funciones y responsabilidades especficas

establecidas por el modelo normativo de seguridad informtica en el rol de
usuario informtico.

9. Aplicar las polticas y procedimientos de HSEQ establecidas en la

organizacin.

10. Conocer y aplicar la normatividad vigente que le aplica.

11. Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de

su gestin de acuerdo con las polticas corporativas.

12. Atender las dems funciones que sean asignadas por su jefe inmediato.

13. Gestionar el desempeo y la formacin de los colaboradores a cargo, de

acuerdo con la normalidad vigente.

14. Estimular y reconocer los aportes individuales y de equipo a los resultados

de las reas.

IV. Requisitos

Educacin: Tecnlogo Electromecnico,

industrial, carreras afines.
Experiencia afn con funciones del cargo:
Profesionales: 5 aos

356

Ingeniero

Mecnico,

Ingeniero

Tcnicos o tecnlogos: 8 aos

Sin ttulo: 12 aos

Competencias

Competencias Organizacionales:

Liderazgo

Manejo de personal

Trabajo en equipo

Orientacin a resultados

Comunicacin efectiva

Capacidad de organizacin y coordinacin

Orientacin al cliente interno y externo

Competencias tcnicas:

Operacin de Montacargas

Ingls Tcnico

Manejo de herramientas ofimticas

Manejo del sistema de informacin.

VI. Relaciones ms importantes:

Coordinador de Inventarios.
Administradores de Inventarios

357

 Supervisores
Auxiliares de las diferentes reas

358

ANEXO 24. ESPECIFICACIONES TCNICAS CONTENEDOR DE 20 FT

Requerimos contenedor de 20 ft en perfecto estado, remodelado y acondicionado

con las instalaciones internas y externas que se describen a continuacin:
1. El contenedor debe tener las medidas estndar para un contenedor de 20 ft
de largo, 8 ft de ancho y 8 ft de alto.
2. Completamente impermeabilizado en techo, paredes y piso, para evitar
filtraciones de agua y/o goteras.
3. Acabado exterior: pintura blanca anticorrosiva y laca sinttica para
intemperie.
4. Instalaciones elctricas:
Se debe suministrar e instalar un tablero de distribucin en la parte
posterior del contenedor con circuito independiente para:

Aire acondicionado: mini Split 220 V

Horno: 220 V (dependiendo del horno que suministren)

Equipo Pc: 110 V

Iluminacin: 110 V

El tablero de distribucin debe tener facilidad para alimentacin elctrica

externa
El tablero incluye totalizador y los breakers.
Todas las instalaciones elctricas de la malla interna del contenedor deben
realizarse de acuerdo al reglamento tcnico de instalaciones elctricas
RETIE.
8 tomacorrientes elctricos dobles.
12 lmparas tubulares distribuidas en cajas de 4 EA.
2 puntos para acceso de red informtica.
5. Las acometidas elctricas y de red al interior del contenedor deben ser en
PVC pesado tipo residencial.

359

6. Las paredes del contenedor deben ser en madera con aislamiento trmico
de icopor o lamina de poliuretano de alta densidad (antiflama).
7. El techo cielo raso debe ser en fibra mineral con aislamiento trmico de
icopor o lamina de poliuretano de alta densidad (antiflama).
8. Piso en lmina alfajor resistente a la corrosin preferiblemente en aluminio
o acero.
9. Puerta de acceso lateral que abra hacia afuera con chapa de seguridad
marca Yale (ver esquema).
10. Ventana interna de atencin con vidrios deslizantes y marco en aluminio
(ver esquema).
11. Ventana metlica externa enrollable.
12. Mesn de atencin por mostrador en acero inoxidable.
13. Estantera metlica ngulo ranurado, ajustable en altura y profundidad
regulable mediante tornillos. Entrepaos calibre 14 y que incluya porta
etiquetero marcado por mdulos. Debidamente atornillada a la estructura
del contenedor, acabados con pintura gris electrosttica. (ver esquema)
14. Escritorio con estructura metlica y cubierta resistente a rayones y
quemaduras, atornillado a la estructura del contenedor, acabados con
pintura electrosttica.
15. Mueble metlico para archivo, ajustado a la estructura del contenedor con
divisiones internas segn dimensiones (ver esquema).
16. Aire acondicionado de 1200 BTU, mini Split, con control remoto, marca LG
o Samsung. Incluyendo los soportes metlicos fijados a la estructura del
contenedor, los puntos elctricos y drenajes. Unidad de refrigeracin
instalada exteriormente en la parte posterior.
17. Modulo de servicio que contiene: 2 gabinetes con compartimientos internos,
1 cajn y un mesn en acero inoxidable, acabados con pintura
electrosttica (ver esquema)
18. Locker metlico de 4 puestos con cerradura, acabados con pintura
electrosttica (segn esquema)

360

19. Horno metlico para soldadura, con divisiones internas, acabados con
pintura electrosttica, aislado con material refractario con y capacidad para
almacenamiento de 100 kilogramos (instalado segn esquema)
20. Botiqun de primeros auxilios que contenga:

4 inmovilizadores maleables (para brazos y piernas)

6 vendajes triangulares

4 compresas

4 gasas

1 esparadrapo de tela rollo grande

3 vendaje elstico

4 guantes desechables (talla M, L)

Mascarilla facial desechable

Tijeras

Inmovilizador cervical multitalla

21. 1 extintor multipropsito de 10 Lb. Debidamente instalado.

22. La entrega del contenedor debe ser en la bodega de materiales de la
refinera de Ecopetrol Barrancabermeja.
23. Especificar tiempo de entrega del contenedor adecuado.

361

362

ANEXO 25. COTIZACIN CONTENEDOR 20 FT

MOBILIARIO URBANO - ESTRUCTURAS METALICAS

FORMATO COTIZACION
EN RESPUESTA A SU SOLICITUD LE DAREMOS A CONOCER EL VALOR DE LA OFERTA Y CARACTERISTICAS
TECNICAS DE LOS TRABAJOS POR USTEDES REQUERIDOS
COTIZACION 1906

FECHA
CLIENTE

DIA :28 / MES 03 / AO 2011

ATENCIN

ING. MARTHA JULIANA MANCILLA

DEPTTO

ECOPETROL

DEPTO DE MANTENIMIENTO

CANTIDADES DE
OBRA

ESPECIFICACION Y DESCRIPCION DEL TRABAJO

CONTENEDOR METALICO TIPO BODEGA DE 20 PIES DE LONG X 2.40

MTS DE ANCHO X 2.40 MTS DE ALTURA NUEVO, ELABORADO EN
PERFILES ESTRUCTURALES CUADRADOS DE 1 1/2" , PISO EN
LAMINA EN HR DE 1/8", PUERTA DE ACCESO FRONTAL , PAREDES
EN LAMINA CR CAL 16 SISTEMA MODULAR REFORZADO
PERIMETRALMENTE CON REMACHES POP AUTOPERFORANTES Y
SOLDADURA MIG, TECHO EN LAMINA CR CAL 20 CON ALERO DE 10
CMS, INCLUYE SISTEMA ELECTRICO 8 TOMAS DOBLES CON POLO A
TIERRA, 3 LAMPARA ELECTRONICAS DE 2 X 32 WTS,
INTERRUPTOR, SE ENTREGA PINTADA EN BASE DE CROMATO DE
ZINC Y ESMALTE SINTETICO PARA INTERPERIE

COSTO
UNITARIO

18000000

COSTO
TOTAL

36000000

ESTRUCTURA METALICA BASE ELABORADA EN TUBERIA ESTRUCTURAL DE 100 X 100 CMS

ENTRAMADO INTERNO ELABORADO EN PERFIL ANGULO DE 3/16 X 2"
ENTRADA DE UAS ELABORADAS EN VIGA EN U PASANTE CON REFUERZOS ESTRUCTURALES
INCLUYE SOPORTES EN ANGULO HR DE 3/16 X 1 1/2"

363

ESPECIFICACIONES INTERIORES
PUERTA DE ACCESO DE 95 CMS DE ANCHA X 2.40 MTS DE ALTURA
PAREDES Y TECHO CON AISLAMIENTO TERMICO CON FRESCASA DE
60 mm COMPRIMIDA A 20 MM
ESTANTERIAS INTERNAS ELABORADAS EN LAMINA CR CAL 16 PARA
LOS PARALES Y LAS BANDEJAS EN CAL 18 CON REFUERZOS
ESTRUCTURALES INTERNOS, DISPUESTAS ACORDE A PLANO
1 LOCKER METALICO ELABORADO EN LAMINA CR CAL 22 DE 4 PUESTOS
1 ESCRITORIO PARA COMPUTADOR CON SOPORTE INTERNO PARA IMPRESORA
1 GABINETE PARA ARCHIVOS SUPERIOR
2 EXTARCTOR DE 10" PARA AIRE
1 BOTIQUIN
1 VENTANA CON VIDRIOS DESLIZANTES

ESPECIFICACIONES EXTERNAS
TECHO IMPERMEABILIZADO
GOTEROS Y ESQUINEROS EN LAMINA GALV CAL 20
PINTURA EXTERNA EN BASE ANTICORROSIVA Y LACA SINTETICA PARA INTERPERIE
VENTANAS EN ALUMINIO ANONIZADO CON VIDRIOS DE 4 mm DE ESPESOR
PUERTA PRINCIPAL CON CHAPA YALE

PRECIOS MAS 16 % I.V.A.

CORDIALMENTE
ING. GERARDO MONTAEZ
Ingeniero Mecanico
DEPTO DE INGENIERIA Y VENTAS
CEL 315 2997639
- CEL SERV AL CLIENTE 318 7568563

Direccin : CLL 24B 26 - 19 PISO 3 BOGOTA ( Sur America ) gyjingenieria@[Link] [Link] TELEFAX 6055338 TEL DIRECTO

364

ANEXO 26. ESPECIFICACIONES TCNICAS CONTENEDOR DE 40 FT

Requerimos adecuar contenedor de 40 ft acondicionado con las instalaciones

internas y externas que se describen a continuacin:

1. El contenedor debe ser completamente impermeabilizado en techo,

paredes y piso, para evitar filtraciones de agua y/o goteras.
2. Acabado exterior: pintura blanca anticorrosiva y laca sinttica para
intemperie.
3. Instalaciones elctricas:
Se debe suministrar e instalar un tablero de distribucin en la parte
posterior del contenedor con circuito independiente para:

Aire acondicionado: mini Split 220 V

Equipo PC: 110 V

Iluminacin: 110 V

El tablero de distribucin debe tener facilidad para alimentacin elctrica

externa
El tablero incluye totalizador y los breakers.
Todas las instalaciones elctricas de la malla interna del contenedor deben
realizarse de acuerdo al reglamento tcnico de instalaciones elctricas
RETIE.
8 tomacorrientes elctricos dobles.
24 lmparas tubulares distribuidas en cajas de 4 EA.
2 puntos para acceso de red informtica.
4. Las acometidas elctricas y de red al interior del contenedor deben ser en
PVC pesado tipo residencial.
5. Las paredes del contenedor deben ser en madera con aislamiento trmico
de icopor o lamina de poliuretano de alta densidad (antiflama).

365

6. El techo cielo raso debe ser en fibra mineral con aislamiento trmico de
icopor o lamina de poliuretano de alta densidad (antiflama).
7. Piso en lmina alfajor resistente a la corrosin preferiblemente en aluminio
o acero.
8. Puertas de acceso lateral y frontal que abra hacia afuera con chapa de
seguridad marca Yale (ver esquema).
9. Ventana interna de atencin con vidrios deslizantes y marco en aluminio
(ver esquema).
10. Ventana metlica externa enrollable.
11. Mesn de atencin por mostrador en acero inoxidable.
12. Estantera metlica de cajones en lmina calibre 14. Debidamente
atornillada a la estructura del contenedor. (ver esquema)
13. 9 ganchos para colgar extensiones, ubicados de acuerdo al esquema.
14. 3 cajones con tubo de acero de 3 pulgadas instalado horizontalmente de
acuerdo al esquema.
15. Escritorio con estructura metlica y cubierta resistente a rayones y
quemaduras, atornillado a la estructura del contenedor, acabados con
pintura electrosttica.
16. Aire acondicionado de 2 Hp, mini Split, con control remoto, marca LG o
Samsung. Incluyendo los soportes metlicos fijados a la estructura del
contenedor, los puntos elctricos y drenajes. Unidad de refrigeracin
instalada exteriormente en la parte posterior.
17. Modulo de servicio que contiene: 2 gabinetes con compartimientos internos,
1 cajn y un mesn en acero inoxidable. (ver esquema)
18. Locker metlico de 4 puestos con cerradura, acabados con pintura
electrosttica. (segn esquema)
19. Botiqun de primeros auxilios en madera que contenga:

4 inmovilizadores maleables (para brazos y piernas)

6 vendajes triangulares

4 compresas

366

4 gasas

1 esparadrapo de tela rollo grande

3 vendaje elstico

4 guantes desechables (talla M, L)

Mascarilla facial desechable

Tijeras

Inmovilizador cervical multitalla

20. 2 extintores multipropsito de 10 Lb. Debidamente instalados.

21. El contenedor debe entregarse en la bodega de materiales de la refinera
de Ecopetrol Barrancabermeja.
22. Especificar tiempo de entrega del contenedor adecuado.

367

ANEXO 27. COTIZACIN CONTENEDOR DE 40 FT

MOBILIARIO URBANO - ESTRUCTURAS METALICAS

FORMATO COTIZACION
EN RESPUESTA A SU SOLICITUD LE DAREMOS A CONOCER EL VALOR DE LA OFERTA Y CARACTERISTICAS
TECNICAS DE LOS TRABAJOS POR USTEDES REQUERIDOS
COTIZACION 1906

FECHA
CLIENTE

DIA :28 / MES 03 / AO 2011

ATENCIN

ING. MARTHA JULIANA MANCILLA

DEPTTO

ECOPETROL

DEPTO DE MANTENIMIENTO

CANTIDADES DE
OBRA

ESPECIFICACION Y DESCRIPCION DEL TRABAJO

CONTENEDOR METALICO TIPO BODEGA DE 20 PIES DE LONG X 2.40

MTS DE ANCHO X 2.40 MTS DE ALTURA NUEVO, ELABORADO EN
PERFILES ESTRUCTURALES CUADRADOS DE 1 1/2" , PISO EN
LAMINA EN HR DE 1/8", PUERTA DE ACCESO FRONTAL , PAREDES
EN LAMINA CR CAL 16 SISTEMA MODULAR REFORZADO
PERIMETRALMENTE CON REMACHES POP AUTOPERFORANTES Y
SOLDADURA MIG, TECHO EN LAMINA CR CAL 20 CON ALERO DE 10
CMS, INCLUYE SISTEMA ELECTRICO 8 TOMAS DOBLES CON POLO A
TIERRA, 3 LAMPARA ELECTRONICAS DE 2 X 32 WTS,
INTERRUPTOR, SE ENTREGA PINTADA EN BASE DE CROMATO DE
ZINC Y ESMALTE SINTETICO PARA INTERPERIE

COSTO
UNITARIO

38000000

COSTO
TOTAL

76000000

ESTRUCTURA METALICA BASE ELABORADA EN TUBERIA ESTRUCTURAL DE 100 X 100 CMS

ENTRAMADO INTERNO ELABORADO EN PERFIL ANGULO DE 3/16 X 2"
ENTRADA DE UAS ELABORADAS EN VIGA EN U PASANTE CON REFUERZOS ESTRUCTURALES
INCLUYE SOPORTES EN ANGULO HR DE 3/16 X 1 1/2"

ESPECIFICACIONES INTERIORES
2 PUERTA DE ACCESO DE 95 CMS DE ANCHA X 2.40 MTS DE ALTURA
PAREDES Y TECHO CON AISLAMIENTO TERMICO CON FRESCASA DE
60
mm COMPRIMIDA
A 20PARA
MM TRABAJO PESADO ELABORADAS EN
ESTANTERIAS
INTERNAS
LAMINA CR CAL 16 LAS BANDEJAS CON REFUERZOS
ESTRUCTURALES INTERNOS, Y CAJONES DE DIVERSOS TAMAOS,
DISPUESTAS ACORDE A PLANO
1 LOCKER METALICO ELABORADO EN LAMINA CR CAL 22 DE 4 PUESTOS
1 DIVISION SEPARADORA INTERNA
1 ESCRITORIO PARA COMPUTADOR CON SOPORTE INTERNO PARA IMPRESORA
1 GABINETE PARA ARCHIVOS SUPERIOR
4 EXTARCTOR DE 10" PARA AIRE
1 BOTIQUIN
1 VENTANA CON VIDRIOS DESLIZANTES

ESPECIFICACIONES EXTERNAS
TECHO IMPERMEABILIZADO
GOTEROS Y ESQUINEROS EN LAMINA GALV CAL 20
PINTURA EXTERNA EN BASE ANTICORROSIVA Y LACA SINTETICA PARA INTERPERIE
VENTANAS EN ALUMINIO ANONIZADO CON VIDRIOS DE 4 mm DE ESPESOR
2 PUERTA PRINCIPAL CON CHAPA YALE

PRECIOS MAS 16 % I.V.A.

CORDIALMENTE
ING. GERARDO MONTAEZ
Ingeniero Mecanico
DEPTO DE INGENIERIA Y VENTAS
CEL 315 2997639
- CEL SERV AL CLIENTE 318 7568563

Direccin : CLL 24B 26 - 19 PISO 3 BOGOTA ( Sur America ) gyjingenieria@[Link] [Link] TELEFAX 6055338 TEL DIRECTO

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