VICERRECTORA DE FORMACIN

COORDINACIN DE DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO

COMUNIDADES DE APRENDIZAJE Y DESARROLLO

OFFICE II
NOMBRE: __________________________________________________

HORARIO: ______________________________

SALN: _______________________

Al manual de Office 2, una gua personal hacia un poderoso programa de fcil

uso.
Este manual contiene los elementos bsicos, capitulo a capitulo, para que se
empiece a familiarizar con Excel y sus diferentes herramientas.
Organizacin del Manual
Este manual contiene 15 divididas en

Desarrollo de Clase
Ejercicios en clase
Tareas

Al finalizar este manual podr elaborar hojas de clculo sencillas pero con
funciones que se ocupan en la vida diaria.

Seccin 1
1

Desarrollo de Clase

Generalidades

1.1 INTRODUCCIN
Excel es una aplicacin. de fcil uso que cumple con las siguientes funciones:
a) Hoja de Clculo u hoja de trabajo
b) Manejo de Informacin o base de datos
c) Generacin de GRAFICAS.
Una hoja de calculo esta formad de filas, columnas y celdas.
Fila: es una lnea horizontal de casillas. Un
nmero identifica cada lnea.
Columna: es una lnea vertical de casillas. Una
letra identifica columna.
Celda: casilla en la hoja de calculo.
Se maneja tambin el concepto de Libro de trabajo, en el cual se incluyen una o
varias hojas de trabajo.
1.2 ACCESO AL PAQUETE EXCEL
Para entrar al paquete EXCEL se efectan los siguientes pasos:
Estando en el ambiente WINDOWS
a).Si se tiene icono de acceso directo, se da doble clic en l.
b).-Si no se tiene icono de acceso directo, se hace clic en el botn
Inicio, luego en los comandos Programas Microsoft Excel.
1.3 SALIDA DEL PAQUETE.
Para salir se utiliza el comando "Salir" del men "Archivo" o se hace clic en el
icono Cerrar ventana de la aplicacin (esquina superior derecha de la pantalla).
Si no se han salvado los ltimos cambios hechos a la hoja el paquete pide
instrucciones al usuario.
1

EJERCICIO EN CLASE
Contesta las siguientes preguntas:
1.- Qu permite hacer Microsoft Excel?
2.- Abre Excel y en base a las definiciones dibuja una celda, columna y fila.
3.- Qu es una hoja de clculo?
4.- Qu se puede hacer en Excel?
TAREA
Para las prximas clases se necesitaran datos para que conozcas algunas de las
funciones principales de Excel por eso es recomendable que tengas listas con
nombre y nmeros.

Seccin 2
2 HOJA DE TRABAJO DE EXCEL

BOTONES PARA:
CERRAR LA APLICACIN
RESTAURAR
MINIMIZAR

La pantalla de EXCEL

2.1 LA HOJA DE CLCULO.

Como se ve en la figura, la pantalla de EXCEL tiene la estructura de las pantallas
de WINDOWS.
La zona blanca cuadriculada es precisamente la hoja de trabajo u hoja de clculo.
En la parte superior de la hoja que aparece en la pantalla, se presentan los
nombres de las columnas (letras de la A a la IV), y del lado izquierdo los nmeros
de los renglones (1 a 16,384).
Dentro de ese marco se coloca la informacin.
A cada casilla pertenece una direccin segn su posicin en las columnas y filas,
tomando primero la letra o letras de la columna y a continuacin el nmero del
rengln, ej. B4, M75, etc. La primera casilla tiene la direccin A1. A la
combinacin de nombre de columna y nmero de rengln se le llama "Referencia
de Celda" o "Direccin de Casilla".
La casilla que tenga un contorno resaltado es la "celda activa" (B14 en la figura
anterior).

2.2 RANGOS
Una regin o rango, es el conjunto de casillas contiguas que forman un
rectngulo. Se determina por las direcciones de las casillas inicial y final
separadas por el smbolo de dos puntos (:), como se indica en los ejemplos a
continuacin:
Ejercicio: Marque en el diagrama los rangos aqu indicados en tabla que se
encuentra en la siguiente hoja:
El rango que ocupa las casillas B2, B3, B4, B5 y B6. Esta regin es referida
como B2:B6.
El rango que ocupa las casillas D2, E2, F2. Esta regin es referida como D2:F2.
El rango que ocupa las casillas D5, E5, F5, D6, E6, F6, D7, E7, F7. Esta regin es
referida como D5:F7.

1
2
3
4
5
6
7
8

2.3 COMANDOS
EXCEL dispone de un conjunto de mens de comandos para que el usuario dirija
el sistema a realizar diversas tareas. Este conjunto, que se localiza en la barra
de men, se presenta a continuacin.
BARRA DE MENS

MEN
MENDE
DE
CASCADA
CORTINA

Mens y comandos
Para usar un men por medio del teclado, se oprime la tecla ALT y luego la letra
que est subrayada en el men deseado.

Por ejemplo:
Para escoger el men Ventana se pulsa la tecla ALTER y luego la n. En
respuesta EXCEL desplegar el men de cortina con los comandos disponibles.
Con las teclas de flecha se escoge el comando deseado y se da ENTER o se pulsa
la letra que tenga subrayada el comando en cuestin.
Si se usa el ratn, solamente se da clic en el men deseado y clic en el comando
deseado.
Para cancelar un comando antes de ser ejecutado se pulsa la tecla ESC dos veces
o se vuelve a dar clic con el ratn en el men abierto.
Al usar un comando que a continuacin tenga puntos suspensivos (...), aparecer
un cuadro de dilogo para que el usuario introduzca la informacin adicional, o las
modificaciones necesarias, que
el comando requiere para ser
ejecutado.
Si en un men aparece algn
comando que a continuacin
tenga un smbolo, quiere
decir que ese comando tiene un
submen de cascada con ms
opciones.
Ejercicio
Explora los mens de Excel y anota 3 funciones de cada uno, por ejemplo
Archivo: Nuevo, Guardar Como, etc.
Men
Funcin

Seccin 3
3

MANIPULACION DE LA HOJA DE CLCULO.

3.1 DESPLAZAMIENTO DEL APUNTADOR DE SELECCION EN LA HOJA

El apuntador de seleccin (rectngulo que encuadra la celda activa) puede ser
movido para explorar la hoja de trabajo de EXCEL de las siguientes formas:
a) Empleando las teclas de direccin para mover el apuntador una casilla
cada vez:
Para ir a la derecha,
Para ir a la izquierda,
Para ir hacia arriba,
Para ir hacia abajo.
b) Usando las siguientes teclas:
Inicio (Home) para ir al principio del rengln.
Av Pag (PgDn) para moverse hacia abajo una pantalla a un tiempo.
Re Pag (PgUp) para moverse hacia arriba una pantalla a un tiempo.
Control+Inicio (Control+Home) para ir a la casilla A1.
Control+Fin (Control+End) para ir al final de la parte activa de la
hoja
Alt +Av Pag para moverse a la derecha una pantalla a un tiempo.
Alt +Re Pag para moverse a la izquierda una pantalla a un tiempo.
c) Pulsando el botn del ratn sobre la celda deseada. Si la celda a la que se
quiere llegar no est a la vista, se pulsa el botn del ratn sobre la barra
de desplazamiento requerida (vertical u horizontal).
d) Se puede ir directamente a una casilla especfica usando la tecla de
funcin F5 que es la tecla de transferencia (GO TO) .
Por ejemplo, para ir a la casilla H31, se pulsa F5 y en seguida H31 y
ENTER.
Para seleccionar un grupo de celdas contiguas se pulsan las teclas de direccin
teniendo oprimida la tecla Maysculas (Shift). Con el ratn, se oprime el botn
en la primera celda y, sin soltarlo, se lleva hasta la ltima casilla. Ah se suelta el
botn.
7

3.2 NUMEROS, TEXTOS Y FORMULAS

Para introducir texto, nmeros o frmulas en una casilla:
1.- Se selecciona la casilla y .se escriben los caracteres.
2.- Se da ENTER o se pulsa el botn del ratn sobre la marca de
aceptacin "" de la barra de frmula o en cualquiera otra casilla
Nmeros
Los nmeros se introducen en las casillas utilizando los caracteres siguientes:
0 , 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7 , 8 , 9 , + (smbolo de ms), - (smbolo de
menos) y . (punto).
SE DEBEN TOMAR EN CUENTA LAS SIGUIENTES CONDICIONES:
Un nmero puede tener a lo ms un punto decimal. Si tiene ms, EXCEL lo
interpreta como texto.
Un nmero puede tener

comas

(,) para separar perodos de tres cifras

enteras, pero no puede tener espacios entre sus dgitos porque entonces
EXCEL lo considera como texto.
Un nmero puede estar entre parntesis para que EXCEL lo considere como
negativo, pero debe contener los dos parntesis porque si falta alguno EXCEL
lo considera como texto.
Un nmero puede terminar con el signo % (es como dividir el nmero entre
100).
Un nmero puede terminar con un factor de escalamiento de potencias de 10,
es decir, estar en formato cientfico, por ejemplo, si se escribe en la casilla
2.75E12 y se da ENTER
2.75

Nmero con
una cifra
entera y dos
decimales

Letra "E"

12 (sin
espacios)

Esto equivale a introducir en la casilla el valor 2,750,000,000,000.

Textos.
Si el primer carcter que se digita en la casilla no es el signo igual (=), o los
caracteres digitados no constituyen un nmero, entonces EXCEL lo interpreta
como un texto.
Frmulas.
Para iniciar una frmula se utilizan los caracteres "=", + o -. En una frmula
no debe haber espacios. Por ejemplo, para dividir el contenido de la casilla A5
entre el contenido de la casilla B10, se selecciona la casilla en donde se quiere
que aparezca el resultado y se escribe:
=A5/B10.
Si la frmula usa una funcin (funcin es una frmula predefinida por EXCEL), por
ejemplo SUMA, la frmula se escribe como se muestra a continuacin.
=SUMA(A1:A10)
lo cual significa: suma los contenidos de las casillas del rango A1 a A10.
Alineacin del contenido de las casillas.
El contenido dentro de una casilla puede:
Alinearse hacia la izquierda (sta es la alineacin de default para los
textos),
Alinearse hacia la derecha, (sta es la alineacin de default para los
nmeros),
Situarse en el centro,
Centrarse dentro de varias celdas en fila,
haciendo clic en el icono de alineacin correspondiente en la barra de
herramientas de formato, antes o despus de haber introducido el dato en la
casilla.
Para alinear un rango de datos que ya hayan sido introducidos, se seleccionan las
casillas, se usa el comando "Formato" Celdas y en la ficha Alineacin se escoge
la alineacin deseada, o, una vez seleccionadas las casillas, se hace clic en el icono
de alineacin correspondiente.

EJERCICIO
En la hoja uno de un nuevo libro escribe las formulas necesarias para que
aparezca en una columna la serie de 2 en 2 hasta el numero 28 no guardes el
archivo
TAREA
En la hoja dos del libro que trabajaste en clase escribe las formulas necesarias
para que resulte la tabal del 5,6 y 7 con el siguiente formato, NO guardes
este ejercicio:
Tablas de
multiplicar
Tabla del 5 Tabla del 6 Tabla del 7
5
6
10
12

SECCIN 4
3.3 BORRADO DE CASILLAS
Para borrar el contenido de una o varias casillas:
1.- Se selecciona(n) sta(s)
2.- Se pulsa la tecla de supresin
Si adems del contenido se quieren borrar otros atributos de las casillas,
se seleccionan stas y se escoge el comando Borrar del men Edicin.
Del submen de cascada que aparece, se escoge:
"Contenido" para borrar el contenido
"Comentarios" para borrar solamente las notas aclaratorias
"Formatos" para quitar los formatos
"Todo" para eliminar todo lo referente a la(s) casilla(s): contenido, notas
y formatos.
3.4 COPIA DEL CONTENIDO DE UN RANGO A OTRO RANGO.
EXCEL permite obtener un duplicado de un rango y ponerlo en otro lugar de la
hoja de Trabajo,
10

PARA COPIAR UN RANGO se procede de la siguiente forma:

1.- Se selecciona la casilla o casillas que se quiere copiar.
2.- Se escoge el comando "Copiar" del men "Edicin". Ntese que la barra
de estado da informacin sobre lo que se tiene que realizar. En este
momento la informacin de la(s) casilla(s) seleccionada(s) queda copiada
en el portapapeles.
3.- Se selecciona la primera casilla del rango en donde se quiere depositar
la copia.
4.- Se escoge el comando "Pegar" del men "Edicin", o se da ENTER.
Para copiar celdas arrastrando:
1.- Se selecciona la casilla o casillas que se quiere copiar.
2.- Se coloca el apuntador del ratn en el
borde de la seleccin (donde el
apuntador toma la forma de flecha)
.
3.- Teniendo oprimida la tecla CONTROL se
arrastra el borde a la nueva ubicacin.
4.- Se suelta el botn del ratn y luego la tecla.
Una forma de copiar de una casilla a casillas adyacentes (frmula y formato)
es la siguiente:
1.- Se selecciona la casilla que contiene la
frmula y las casillas adyacentes en donde
quedar la copia.
2.- Del men "Edicin", se selecciona el comando
"Rellenar".
3.- Del submen de cascada se escoge Hacia
abajo, Hacia arriba, Hacia la izquierda, o Hacia la derecha segn
se haya hecho la seleccin en el paso 1.
Otro procedimiento para copiar a casillas adyacentes es:
1.- Hacer clic con el ratn en la casilla que contiene la frmula.

11

2.- Llevar el apuntador del ratn a la esquina inferior derecha de la casilla

(donde el apuntador toma la forma de una pequea cruz negra ).
3.-Oprimir el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, barrer el rea en
donde se quiere depositar la copia.
3.5 MOVIMIENTO DEL CONTENIDO DE UN RANGO A OTRO RANGO.
En el apartado 3.4 se habl de duplicar el contenido de un rango en otro. Ahora
se trata de transferir el contenido de un rango de celdas de la Hoja de Trabajo
a otro rango. El rango del cual se hace la transferencia queda vaco.
Por ejemplo, en la figura siguiente, para mover el contenido del rango C2:F2 al
rango C5:F5
A
1
2
3
4
5
6
7

ENER FEBRE

MARZ ABRI

Se procede de la manera siguiente:

1.- Se selecciona el rango C2:F2.
2.- Se escoge el comando "Cortar" del men "Edicin", o se hace clic con el
ratn en el icono de cortar () de la barra de herramientas estndar.
3.- Se selecciona la casilla C5.
4.- Se escoge el comando "Pegar" del men "Edicin" o se hace clic con el
ratn en el icono de pegar de la barra de herramientas estndar.
Si se desea efectuar la operacin utilizando solamente el ratn:
1.- Se selecciona el rango a copiar.
2.- Se aproxima el apuntador del ratn a cualquier orilla del rango
seleccionado, hasta que la cruz se convierte en una flecha.
3.- Se oprime el botn izquierdo y, sin soltarlo, se lleva el marco que seala
la amplitud del rango al lugar en donde se quiere hacer la transferencia.
4.- Se suelta el botn.
12

3.6 GUARDA DEL LIBRO DE TRABAJO EN UN ARCHIVO EN DISCO.

Es conveniente almacenar con frecuencia en disco el libro de trabajo (que puede
contener una o varias hojas de trabajo), ya sea porque se piense seguir
utilizndolo posteriormente, o en previsin de una posible falla elctrica o algn
accidente similar, lo cual hara perder la informacin. Para salvar el contenido del
libro por primera vez, se procede de la siguiente manera:
1.- Se escoge el comando "Guardar" o
"Guardar como" del men "Archivo".
2.- Se escribe el nombre del archivo. (El
nombre no debe exceder de 255
caracteres y puede contener espacios
pero no conviene que contenga puntos). EXCEL le dar la extensin XLS.
3.- Se escoge la unidad de disco.
4.- Se selecciona el botn Guardar o se da ENTER.
5.- Si aparece en la pantalla un cuadro resumen, se llena ste con la
informacin adicional referente al archivo que ah se pida y que sea de
inters para el usuario y se da ENTER; si no, solamente se da ENTER.
Para posteriores guardas del mismo libro, debe emplearse el comando "Guardar"
del men "Archivo" y as se va actualizando el contenido. Si se desea guardar la
informacin en otro archivo y conservar el archivo original intacto, entonces se
escoge el comando Guardar como del men Archivo.
Otra forma de salvar el libro con el mismo nombre es hacer clic en el icono
"Guardar" de la barra de herramientas estndar.

EJERCICIO
Realiza en un nuevo libro de excel en donde uses
todoslosconcociemiento hasta de este momento qu has tenido en el curso
usano formulas y texto, usando los datos que has investigado por ejemplo:
suma de edades, suma , resta multiplicacion oo division de numeros.
Guardalos con el nombre de ejercicio seccion4.
TAREA

13

En la hoja dos de tu libro pon la edad de cinco personas junto con su nombre en
celdas separadas; suma todas las edades, guardala como tareasecc4

14

Seccion 5
3.7 APERTURA DE ARCHIVOS.
Las hojas que se encuentran grabadas en disco pueden ser utilizadas nuevamente,
ya sea para ser impresas o modificadas. Para esto se coloca en la memoria el
contenido del archivo de esta manera:
1.- Se escoge el comando "Abrir" del men "Archivo":
2.- Se escoge el archivo deseado:
Con el ratn:
Se despliega la lista de unidades de disco haciendo clic en el botn de
flecha del cuadro "Buscar en" y luego clic en la unidad de disco
deseado. Si la unidad requerida es la que muestra el cuadro, no hace
falta este paso.
Se hace clic en la carpeta en la que se encuentra el archivo.
Se pulsa el botn Abrir.
Se hace clic sobre la barra de desplazamiento de la caja en donde
aparecen los nombres de los archivos hasta que aparezca el nombre del
archivo deseado. Se da clic en el nombre del archivo y luego en el botn
Abrir, o doble clic en el nombre del archivo.
Con el teclado:
Se pulsa la tecla "TAB" las veces que sea necesario hasta resaltar el
cuadro Buscar en.
Se pulsa la tecla de flecha hacia abajo para escoger la unidad
deseada. Se da ENTER.
Se pulsa la tecla TAB para ir al cuadro de carpetas.
Con las teclas de flechas se escoge la carpeta deseada y se da ENTER.
Se pulsa la tecla de Av Pg las veces que sea necesario hasta que
aparezca el nombre del archivo deseado. Con las teclas de flecha se
selecciona el nombre del archivo.
3.- Se da ENTER.
3.8 CIERRE DE ARCHIVOS.
Para borrar la pantalla y todo lo que hay en la Hoja de Trabajo se CIERRA el
archivo con el comando "Cerrar" del men "Archivo". Si no existen cambios, el
15

archivo se cierra inmediatamente, de lo contrario, EXCEL pregunta al usuario si

desea guardar los cambios efectuados actualizando por tanto el archivo. El
usuario decide haciendo clic en el botn SI o en el botn NO.
3.9 INSERCION DE RENGLONES Y COLUMNAS EN LA HOJA DE
CLCULO.
Supongamos que se tiene una Hoja de Trabajo con los siguientes datos:

BOTONES
DE
CABECERA
DE FILA

1
2
3
4
5
6
7

CLAVE
A50
K25
S80
W48

NOMBRE
SOLS
RUIZ
MORA
AGUILAR

SALARIO
50,000
60,000
45,000
47,000

BOTONES DE
CABECERA DE
COLUMNA

y se desea insertar un rengln entre los renglones 3 y 4.

Para lograr esto se procede en la forma siguiente:
1.- Se selecciona el primer rengln que ser desplazado hacia abajo, en este
caso el rengln 4, haciendo clic en el botn de cabecera que contiene el
nmero de rengln del lado izquierdo de la hoja.
2.- Se escoge el comando "Filas" o el comando Celdas del men "Insertar".
Otro procedimiento consiste en:
1.- Activar cualquier casilla del primer rengln que ser desplazado hacia
abajo.
2.- Escoger el comando "Filas" del men "Insertar", o
Escoger el comando "Celdas" del men "Insertar", escoger la opcin
Insertar toda una fila del cuadro de dilogo y dar ENTER o pulsar el
botn Aceptar.

16

La hoja ahora estar como se muestra enseguida:

A

1
2
3
4
5

CLAVE

NOMBRE

SALARIO

K25

S80

W48

A50

SOLS
REN
RUIZ
ALVARO
MORA
JESUS
AGUILAR
LUZ

50,000

RENGL
N

60,000
45,000
47,000

Para la insercin de una columna:

1.- Se selecciona la primera columna que ser desplazada hacia la derecha,
haciendo clic en el botn de cabecera que contiene el nombre (letra o
letras) de la columna en la parte superior de la hoja.
2.- Se escoge el comando "Columna" o el comando Celdas del men
"Insertar.
Otro procedimiento consiste en:
1.- Activar cualquier casilla de la

primera columna que ser desplazada

hacia la derecha.
2.- Escoger el comando "Columnas" del men "Insertar", o
Escoger el comando "Celdas" del men "Insertar", escoger la opcin
Insertar toda una columna del cuadro de dilogo y dar ENTER o pulsar
el botn Aceptar..
Para insertar celdas con informacin, entre celdas que ya contienen informacin.
1.- Se copian o cortan las celdas deseadas (las que tienen la informacin).
17

2.- Se selecciona una celda de destino.

3.- Se elige el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas del men
Insertar. En el cuadro de dilogo se escoge la opcin deseada de
desplazamiento. Se da ENTER o se pulsa el botn Aceptar.
Para insertar informacin de celdas entre celdas que ya contienen informacin
arrastrando.
1.- Se seleccionan las celdas que tienen la informacin).
2.- Se coloca el apuntador del ratn al borde de la seleccin (toma la forma
de ).
3.- Teniendo oprimida la tecla MAYUSCULAS se arrastra el borde a la
nueva ubicacin.
4.- Se suelta el botn del ratn y luego la tecla.
Las celdas existentes se desplazan para dar cabida a las celdas
insertadas. La informacin original desaparece.
3.10.- ELIMINACION DE RENGLONES Y COLUMNAS.
Para eliminar un rengln se procede de la manera siguiente:
1.- Se selecciona el rengln que se quiere eliminar (haciendo clic en el botn
de cabecera del rengln).
2.- Se escoge el comando "Eliminar" del men "Edicin".
Para eliminar una columna:
1.- Se selecciona la columna que se va a eliminar (haciendo clic en el botn
de cabecera de la columna).
2.- Se escoge el comando "Eliminar" del men "Edicin".
Otra forma de eliminar renglones o columnas consiste en:
1.- Seleccionar cualquier casilla del rengln o de la columna que se quiere
eliminar.
2.- Escoger el comando "Eliminar" del men "Edicin".

18

3.- En el cuadro de dilogo escoger el botn "Toda la columna" o "Toda la

fila".
4.-Dar ENTER o pulsar el botn Aceptar.
EJERCICIO
De los ejercicios ya guardados hazle cambios de manea que la lista de
nombre y nmeros que estn en la hoja 1 o 2 le insertes por lo menos 5
renglones de manera no continua y elimines dos renglones y dos
columnas.
Has un directorio telefnico con nombre y telfono y despus insertes
una columna con fecha de cumpleaos despus del nombre.
Seccin 6
3.11 MODIFICACION DEL ANCHO DE UNA COLUMNA.
El tamao de las celdas en una columna es de 10.71 caracteres de ancho por
omisin (DEFAULT). Para ampliar o reducir este ancho se procede como sigue:
1.- Se selecciona cualquier casilla de la columna que va a ser modificada.
2.- Se escoge el comando "Columna" del men "Formato.
3.- Del submen de cascada se selecciona Ancho. En el cuadro de dilogo
se digita el nuevo nmero deseado, entre 1 y 240 y se pulsa ENTER.
Con el ratn se efecta lo siguiente:
1.- Se lleva el apuntador a la divisin de nombres de columnas (cabeceras).
En este momento el apuntador toma la forma de una cruz con dos puntas
de flecha.
2.- Se oprime el botn izquierdo y, sin soltarlo, se barre hacia la derecha
para aumentar el ancho o hacia la izquierda para disminuirlo.
3.- Se suelta el botn.
Si se quiere que el ancho de la columna se ajuste automticamente al tamao de la
casilla que contenga el texto o los nmeros ms grandes:
1.- Se selecciona toda la columna o el rango en que se encuentran los datos.
19

2.- Se escoge el comando Columna del men Formato.

3.- Del submen de cascada se escoge Ajustar a la seleccin.
Otro procedimiento consiste en hacer doble clic en la divisin de nombres
de columnas en la parte superior de la hoja, lo cual equivale a ajustar a la
seleccin.
3.12 EDICION DEL CONTENIDO DE UNA CASILLA.
Supongamos que se ha introducido un texto largo o una frmula en una casilla y se
desean hacer modificaciones. EXCEL permite la edicin (modificacin o
correccin) del contenido de la casilla. Para ello se procede como se indica
enseguida:
1.- Se selecciona la casilla a editar.
2.- Se oprime F2 que es la tecla de edicin.
3.- Se hacen las modificaciones en la propia casilla colocando el cursor en el
lugar de la primera modificacin y utilizando las teclas segn se describe
en la tabla que se muestra a continuacin.
Teclas de modificacin (en modo de edicin)
FLECHA
DERECHA

Desplaza el cursor un carcter INICIO

a la derecha

Desplaza
el
cursor
principio de la lnea

FLECHA
IZQUIERDA

Desplaza el cursor un carcter FIN

a la izquierda

Desplaza el cursor al final de

la lnea

RETROCESO

Borra el carcter anterior a la MAYUS+INI

posicin del cursor
CIO

Selecciona
todos
los
caracteres
comprendidos
entre
el cursor y el
principio de la lnea(equivale
a arrastrar el ratn hacia la
izquierda)

SUPR

Borra el carcter posterior a MAYUS+FIN Selecciona

todos
los
la posicin del cursor
caracteres desde el cursor
hasta el fin de la lnea
(equivale a arrastrar el
ratn hacia la derecha)

INS

Conmuta
entre
el
modo CTRL+FLECH Desplaza el cursos hasta el
INSERCIN (al teclear se A
comienzo de la palabra
insertan los nuevos caracteres IZQUIERDA. anterior
desplazando los existentes a

20

al

la derecha) y el modo
SUSTITUCIN (sustituye los
caracteres existentes por los
que se vayan introduciendo
nuevos).
CTRL+SUPR

Borra todos los caracteres CTRL+FLECH Desplaza el cursor hasta el

comprendidos entre el cursor A DERECHA comienzo de la palabra
y el margen derecho de la
siguiente
celda

Teclas de finalizacin (vuelve al modo Listo)

TAB

Finaliza la modificacin y AV PAG

desplaza el indicador una
columna a la derecha

Finaliza la modificacin y
desplaza el indicador de
celda una pantalla hacia
abajo

MAYUSC Finaliza la modificacin y RE PAG

+
desplaza el indicador una
TAB
columna a la izquierda

Finaliza la modificacin y
desplaza el indicador de
celda una pantalla hacia
arriba

ESC

Da por finalizada la
modificacin y desplaza el
indicador de celda una
casilla (si est activada
esta opcin en la casilla de
verificacin
Mover
seleccin
despus
de
ENTRAR de la ficha
Modificar, del cuadro de
dilogo
del
men
Herramientas Opciones)

Finaliza la modificacin, ENTER

anula los cambios y deja el
indicador de celda en la
misma posicin

Para insertar informacin se ubica el cursor entre los caracteres en

que se quiere hacer la insercin y se teclea sta (estando en modo de
insercin; ver tabla anterior).
Para eliminar caracteres se coloca el cursor inmediatamente a la
derecha del carcter a eliminar y se elimina usando la tecla de
21

RETROCESO (BACKSPACE) o se coloca el cursor antes del carcter que

se quiere eliminar y se usa la tecla SUPRESION (DELETE).
4) Se termina la edicin con ENTER o con cualquiera de las teclas segn la
tabla anterior.
Otro procedimiento consiste en:
1. Seleccionar la casilla a modificar.
2. En la barra de frmulas hacer clic en el lugar en donde se quiere
realizar la modificacin.
3. Efectuar la o las modificaciones y terminar la actividad con ENTER.
3.13 OPERADORES.
EXCEL dispone de los siguientes operadores aritmticos y relacionales (o de
comparacin)
Operadores Aritmticos
^
exponenciacin
*
multiplicacin
/
divisin
+
suma
resta

Operadores Relacionales
=
igual a
<
menor que
>
mayor que
<= menor o igual a
>= mayor o igual a
<> diferente de

3.14.- FORMULAS MS USUALES.

La figura siguiente servir para ejemplificar algunas de las frmulas ms
frecuentes en una hoja de clculo.
A
1
2

VENTAS PRIMER CUATRIMESTRE DE 1999

PRECIO DEL 9.75
DLAR

IMPORTE EN
DOLARES

IMPORTE EN
M. N.

4 ENERO

200.0
0

1,950.
00
22

5 FEBRERO

150.0
0

1,462.
50

6 MARZO

372.0
0

3,627
.00

7 ABRIL

500.0
0

4,875
.00

8
9 TOTAL

=SUMA(B4:B7)

10
11 TOTAL EN
M.N.

=B9*B
2

12
13 PROMEDIO EN =B11/4
DLS.
14
15 LAS VENTAS
FUERON

=SI(B9>100,"BUENAS","MA
LAS")

Figura para frmulas ms usuales

Sumatorias.
Indudablemente una de las operaciones ms comunes es la suma de valores de un
rango de celdas.
Por ejemplo, en la hoja de la figura anterior, se trata de sumar el contenido de
las casillas del rango B4:B7 y colocar el resultado en la casilla B9.
Para introducir la frmula se procede de la manera siguiente:
1.- Se selecciona la casilla B9
2.- Se escribe =SUMA(
3.- Se selecciona la celda B4
4.- Se pone el signo de dos puntos
5.- Se extiende la seleccin (cuadro punteado) hasta la celda B7
6.- Se cierra el parntesis y se da ENTER.
23

Tambin se puede escribir directamente la frmula.

seleccionado la casilla se escribe

Despus de haber

=SUMA(B4:B7) y se da ENTER.
Otro procedimiento consiste en hacer clic con el ratn en el botn "Autosuma"
de la barra de herramientas estndar. Para esto:
1.- Se selecciona la casilla B9.
2.- Se hace clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas
estndar.
3.- EXCEL sugiere sumar el rango de valores ms prximo; por esa razn en
este caso seala con un cuadro punteado el rango B4:B8. Como no hay
valor en la casilla B8 podra aceptarse el rango propuesto dando ENTER.
Sin embargo, si se quiere sealar precisamente el rango B4:B7, se hace
clic en la casilla B4 y, sin soltar el botn del ratn, se lleva la seleccin
hasta la casilla B7.
Se suelta el botn y se da ENTER.
Multiplicaciones.
Para multiplicar se utiliza el smbolo asterisco (*). Por ejemplo, utilizando la hoja
de la figura anterior, para convertir el total en dlares a moneda nacional,
pngase en la casilla B11 la frmula de multiplicacin de los contenidos de las
casillas B9 y B2.
Para lograrlo:
Se selecciona la celda B11.
Se digita la frmula =B9*B2
y se da ENTER.
Divisiones.
Para dividir se emplea la diagonal normal ( / ). Por ejemplo: en la misma figura del
ejemplo anterior, si se quiere obtener el promedio de importes en moneda
nacional y poner el resultado en la casilla B13, habr que dividir el contenido de la
casilla B11 entre 4. Para esto:
1.- Se selecciona la casilla B13.
2.- Se escribe la frmula =B11/4 y se da ENTER.

24

3.15 FUNCIONES
Las funciones son frmulas prediseadas por el paquete. Esto quiere decir que el
usuario introduce en la casilla el nombre de la funcin con los dems datos que
sta requiera y EXCEL elabora la frmula y devuelve a la casilla el resultado del
clculo de esa frmula.
Sintaxis general de las funciones.
Todas las funciones tienen una estructura similar, la cual se muestra a
continuacin
=NOMBRE (Argumentos).
=

NOMBRE
El signo =, El nombre de la funcin,
empleado
Ej.
para iniciar SUMA, PROMEDIO,
cualquier
SI, MAX, MIN,
frmula
ENTERO, etc.

ARGUMENTOS
Los datos que la funcin requiere para
efectuar el clculo, entre parntesis
(por ejemplo un rango).
Si
la
funcin
requiere
varios
argumentos, stos se separan entre s
por medio de una coma ,

Ejemplo:
=SUMA(H5:H25)
Esta funcin sumar los valores contenidos en el rango H5:H25
NOTAS:
1.- En las funciones no se ponen espacios (salvo dentro de los argumentos de
texto).
2.- Si algn argumento es de texto, ste se pone entre comillas .
EJERCICIO
Copia la tabal que se muestra unas hojas atrs como ejemplo de formulas, si
tienes dudas pregunta a tu instructor.
TAREA

25

Practica las herramientas que conoces hasta ahora, recuerda que es importante
que si te surgen dudas le preguntes a tu instructor para la puedan resolver
juntos.
Seccin 7
3.16 MEJORAMIENTO DE LA PRESENTACION DE LA HOJA.
Formato a Rangos.
Se puede cambiar la posicin de la informacin en las casillas, tanto vertical como
horizontalmente, por medio de la ficha Alineacin del comando Celdas del
men Formato. Tambin se puede modificar la forma de presentacin de los
rangos numricos por medio del comando "Celdas" del men "Formato",
escogiendo en el cuadro de dilogo la opcin de la ficha Nmeros que ms se
ajuste al tipo de informacin tratada.
Cambio de Tipo y Tamao de los Caracteres.
Se puede cambiar el tipo y tamao de los
caracteres. Para esto se procede de la
manera siguiente:
1.- Se selecciona el rango.
2.- Se escoge el comando "Celdas" del
men "Formato".
3.- En el cuadro de dilogo se escogen
las opciones de la ficha Fuente:
tipo de fuente, estilo (normal,
negrita, cursiva ,o negrita y
cursiva), el tamao de letra
deseado, etc.
Centrado de Texto en un Rango Determinado.
Es posible centrar textos (muy frecuentemente datos de la parte superior de la
hoja), dentro de un rango de casillas.
La informacin deber estar en las casillas de la columna de la izquierda del rango
que se trata.
Para efectuar el centrado de los textos se procede de la manera siguiente:
26

1.- Se selecciona el rango en el que van a quedar centrados los textos (la
primera casilla de cada rengln contiene el texto).
2.- Se escoge el comando "Celdas" del men "Formato".
3.- En el cuadro de dilogo se escoge la ficha Alineacin. Se abre la caja
de despliegue Horizontal y de ah se escoge la opcin "Centrar en la
seleccin".
Otra forma es (solamente una fila a la vez), despus de seleccionar el
rango mencionado en el paso 1 anterior, hacer clic en el icono Combinar y
centrar de la barra de herramientas de formato. En este caso, las casillas
seleccionadas se fusionan en una sola.
Bordes y Sombreado a Rangos.
En ocasiones es conveniente resaltar el aspecto de ciertas casillas de la hoja, ya
sea mediante bordes (lneas) o con algn color o gris de fondo. Para esto:
1.- Se seleccionan las celdas que se quiere resaltar.
2.- Se escoge el comando "Celdas" del men "Formato".
3.- Del cuadro de dilogo se selecciona la ficha Bordes.
4.- Se escoge el estilo de lnea y el
tipo de borde deseados (lnea
arriba, abajo, a la izquierda, a la
derecha, inclinado, o alrededor
del rango).
5.- Si adems se desea dar algn
tono de sombreado o color al
rango, en este punto se escoge la
ficha Tramas, caso contrario,
se va al paso 7.
6.- Se escoge el patrn deseado,
incluyendo color.
7.- Se pulsa el botn "Aceptar" o se
da ENTER.
3.17 IMPRESION EN EXCEL

27

Cuando la hoja se ha completado, es conveniente ver en la pantalla una muestra de

cmo quedara la impresin. Para esto se escoge el comando "Vista preliminar" del
men "Archivo" o el icono Vista preliminar de la barra de herramientas
estndar.
Se sale de la presentacin preliminar pulsando la tecla "ESC" o el botn Cerrar
de la barra de botones que aparece en el momento de efectuar la vista preliminar.
EXCEL dispone de los comandos adecuados para imprimir toda la hoja de trabajo
o parte de ella.
Para efectuar la impresin se procede de la siguiente forma:
1.- Se selecciona el rango que se desea imprimir. Si se va a imprimir toda la
hoja no hay que ejecutar este paso.
2.- Se escoge el comando "Imprimir" del men "Archivo".
3.- En el cuadro de dilogo se indica si se quiere imprimir toda la hoja o
solamente alguna o algunas pginas, o el rango seleccionado.
4.- Si se va a imprimir en otra impresora que no es la de default, se
despliega la caja Nombre y se selecciona la deseada. Caso contrario, no
se ejecuta este paso.
5.- Se pulsa el botn Vista previa" para ver en la pantalla la(s) pgina(s)
impresas con las especificaciones actuales. Se pulsa el botn
Configurar si se quieren modificar las especificaciones de impresin
(orientacin de la hoja, tamao del papel, mrgenes, etc. y si se desea
imprimir algn encabezado en todas las pginas).
6.- Se da ENTER o se pulsa el botn "Aceptar" para salir del cuadro de
configuracin.
7.- Se da ENTER o se pulsa el botn "Imprimir" para iniciar la impresin.
EJERCICIO
En base a lo que esta explicado en esta seccin realiza los cambios al
directorio telefnico, aplcale cambios de letra bordes y relleno de celdas,
alineacin, ancho de columnas y de filas.

28

 Has una hoja de calculo en donde sumes dos celdas, y si cambia el contenido de
cualquiera que incluya la formula cambie de forma automtica el resultado, la
celda en donde esta el resultado deber tener formato especial.

TAREA
Estudia las funciones aprendidas, ya que en las prximas secciones se aplicaran
todos los conocimientos, termina de dar formato a todos tus libros realizados en
diferentes secciones.

EJERCICIOS

A continuacin se presentan los ejercicios que se realizaran durante las

siguientes sesiones, en cada uno se especifica a que capitulo hace referencia,
recuerda que si tienes dudas consltalas con tu instructor, eso enriquecer tu
conocimiento.

29

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12
13
14
15
16

C
D
E
F
COMPAIA PRODUCTORA DE
MATERIALES
INGRESOS Y EGRESOS PRIMER
SEMESTRE
AO DE 1999
ENERO
FEBRERO MARZO
ABRIL

MAYO

JUNIO

INGRESO
S
VENTAS
OTROS
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
MATERIALES
SALARIO
S
OTROS GASTOS
TOTAL EGRESOS
BENEFICIOS
BRUTOS
IMPUEST
OS
BENEFICIOS
NETOS

155000

175000

180000

177000

185000

200000

12800

15400

10000

14000

13500

18000

41000
75000

44000
77500

42000
74800

45000
78000

52000
80000

55000
81000

8000

9000

8500

9000

9500

9500

TOTAL

CUADRO 1

INTRODUCCION DE DATOS: TEXTOS y NMEROS EN LA HOJA

GUARDAR UN ARCHIVO EN DISCO
VER EN EL MANUAL CAP. III, INCISOS 1, 2, 3 y 5

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12
13
14
15
16
17

C
D
E
F
COMPAIA PRODUCTORA DE
MATERIALES
INGRESOS Y EGRESOS PRIMER
SEMESTRE
AO DE 1999
ENERO
FEBRERO MARZO
ABRIL

MAYO

JUNIO

TOTAL

INGRESO
S
VENTAS
OTROS
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
MATERIALES
SALARIO
S
OTROS GASTOS
TOTAL EGRESOS
BENEFICIOS
BRUTOS
IMPUEST
OS
BENEFICIOS

155000

175000

180000

177000

185000

200000

1072000

12800
167800

15400
190400

10000
190000

14000
191000

13500
198500

18000
218000

83700
1155700

41000
75000

44000
77500

42000
74800

45000
78000

52000
80000

55000
81000

279000
466300

8000
124000

9000
130500

8500
125300

9000
132000

9500
141500

9500
145500

53500
798800

43800

59900

64700

59000

57000

72500

356900

8760

11980

12940

11800

11400

14500

71380

35040

47920

51760

47200

45600

58000

285520

NETOS

CUADRO 2

INTRODUCCION DE FORMULAS Y FUNCIONES; INSERCIN DE FILAS Y COLUMNAS; COPIA DE RANGOS

ESCRIBA AQU LAS FRMULAS PARA
BENEFICIOS BRUTOS, IMPUESTOS, BENEFICIOS NETOS Y TOTALES

VER EN EL MANUAL:

CAP. III, INCISOS 2, 4, 8, 9, 13, 14 y 15

1
2
3
4
5

7
8

VENTAS
OTROS
TOTAL INGRESOS

9
10

EGRESOS
MATERIALES

11

14
15
16

ABRIL

MAYO

JUNIO

TOTAL

INGRESO
S

12
13

C
D
E
COMPAIA PRODUCTORA DE
MATERIALES
INGRESOS Y EGRESOS PRIMER
SEMESTRE
AO DE 1999
ENERO FEBRERO
MARZO

SALARIO
S
OTROS GASTOS
TOTAL EGRESOS

BENEFICIOS
BRUTOS
IMPUEST
OS

155,000.0 175,000.0 180,000.0 177,000.0 185,000.0 200,000.0 1,072,000.

0
0
0
0
0
0
00
12,800.00 15,400.00 10,000.00 14,000.00 13,500.00 18,000.00 83,700.00
167,800.0 190,400.0 190,000.0 191,000.0 198,500.0 218,000.0 1,155,700.
0
0
0
0
0
0
00
41,000.00 44,000.00 42,000.00 45,000.00 52,000.00 55,000.00 279,000.0
0
75,000.00 77,500.00 74,800.00 78,000.00 80,000.00 81,000.00 466,300.0
0
8,000.00 9,000.00 8,500.00 9,000.00 9,500.00 9,500.00 53,500.00
124,000.0 130,500.0 125,300.0 132,000.0 141,500.0 145,500.0 798,800.0
0
0
0
0
0
0
0
43,800.00 59,900.00 64,700.00 59,000.00 57,000.00 72,500.00 356,900.0
0
8,760.00 11,980.00 12,940.00 11,800.00 11,400.00 14,500.00 71,380.00

17

BENEFICIOS
NETOS

35,040.00 47,920.00 51,760.00 47,200.00 45,600.00 58,000.00 285,520.0

0

CUADRO 3

ALINEACION DE DATOS EN LAS CASILLAS

FORMATO DE NUMEROS
MODIFICACION DEL ANCHO DE UNA COLUMNA

VER EN EL MANUAL:

CAP. III, INCISOS 11 y 16

1
2
3
4
5

CONCEPTOS

VENTAS

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

TOTAL

INGRESO
S

6
7

C
D
E
F
G
COMPAA PRODUCTORA DE MATERIALES
INGRESOS Y EGRESOS PRIMER SEMESTRE
AO DE 1999

OTROS
TOTAL INGRESOS

155,000.0 175,000.0 180,000.0 177,000.0 185,000.0 200,000.0

0
0
0
0
0
0

1,072,00
0.00

12,800.00 15,400.00 10,000.00 14,000.00 13,500.00 18,000.00

83,700.0
0

167,800.0 190,400.0 190,000.0 191,000.0 198,500.0 218,000.0

0
0
0
0
0
0

1,155,70
0.00

41,000.00 44,000.00 42,000.00 45,000.00 52,000.00 55,000.00

279,000.
00

75,000.00 77,500.00 74,800.00 78,000.00 80,000.00 81,000.00

466,300.
00

9
EGRESOS
10

MATERIALES

11
SALARIO
S
12

OTROS GASTOS

8,000.00

9,000.00

8,500.00

9,000.00

9,500.00

9,500.00

53,500.0
0

13

TOTAL EGRESOS

124,000.0 130,500.0 125,300.0 132,000.0 141,500.0 145,500.0

0
0
0
0
0
0

798,800.
00

15

BENEFICIOS
BRUTOS

43,800.00 59,900.00 64,700.00 59,000.00 57,000.00 72,500.00

356,900.
00

16

IMPUESTOS

8,760.00 11,980.00 12,940.00 11,800.00 11,400.00 14,500.00

71,380.0
0

17

BENEFICIOS
NETOS

35,040.00 47,920.00 51,760.00 47,200.00 45,600.00 58,000.00

285,520.
00

14

CUADRO 4

CAMBIAR TAMAO DE FUENTES

CENTRAR TEXTO EN VARIAS COLUMNAS
DAR FORMATO DE BORDES Y SOMBREADO A LAS CASILLAS
DAR ALINEACION VERTICAL A LAS CASILLAS

A
1

VENTAS DE LA SEMANA Y PORCENTAJE DIARIO

SEMANA DEL 22 AL 27 DE ENERO DE 2001

2
3

MIRCOL
JUEVES VIERNES SBADO
TOTAL
ES
$10,556.9 $10,360.6 $11,645.1
$12,800.5
$8,158.49
$8,437.08
$61,958.89
7
9
6
0
LUNES

VENTAS

PORCENTAJE 13.17%

MARTES

17.04%

16.72%

18.79%

13.62%

20.66%

100%

Has terminado este manual ahora ya conoces una nueva herramienta que te
ayudara mucho en el futuro; sigue practicando eres capaz de aprender mucho
ms sobre este programa recuerda que este manual en ti esta el seguir
practicando.

NDICE

1 GENERALIDADES..............................................................
1.1 INTRODUCCIN....................................................................................................... 1
1.2 ACCESO AL PAQUETE EXCEL..............................................................................1
1.3 SALIDA DEL PAQUETE.......................................................................................... 1
2 HOJA DE TRABAJO DE EXCEL.............................................3
2.1 LA HOJA DE CALCULO.......................................................................................... 3
2.2 RANGOS.................................................................................................................... 4
2.3 C O M A N D O S..................................................................................................... 5
3 MANIPULACION DE LA HOJA DE CALCULO..............................7
3.1 DESPLAZAMIENTO DEL APUNTADOR DE SELECCION EN LA HOJA.. .7
3.2 NUMEROS, TEXTOS Y FORMULAS...................................................................8
Nmeros...........................................................................................................................
Textos...............................................................................................................................
Frmulas...........................................................................................................................
Alineacin del contenido de las casillas.....................................................................
3.3 BORRADO DE CASILLAS....................................................................................10
3.4 COPIA DEL CONTENIDO DE UN RANGO A OTRO RANGO.....................10
3.5 MOVIMIENTO DEL CONTENIDO DE UN RANGO A OTRO RANGO .. .12
3.6 GUARDA DEL LIBRO DE TRABAJO EN UN ARCHIVO EN DISCO.........13
3.7 APERTURA DE ARCHIVOS.................................................................................14
3.8 CIERRE DE ARCHIVOS........................................................................................14
3.9 INSERCION DE RENGLONES Y COLUMNAS EN LA HOJA DE
CALCULO......................................................................................................................... 15
3.10 ELIMINACION DE RENGLONES Y COLUMNAS........................................17
3.11 MODIFICACION DEL ANCHO DE UNA COLUMNA...................................18
3.12 EDICION DEL CONTENIDO DE UNA CASILLA.........................................19
3.13 OPERADORES...................................................................................................... 20
Operadores Aritmticos...............................................................................................
Operadores Relacionales..............................................................................................
3.14 FORMULAS MAS USUALES............................................................................22
Sumatorias.......................................................................................................................

Multiplicaciones..............................................................................................................
Divisiones..........................................................................................................................
3.15 FUNCIONES......................................................................................................... 24
Sintaxis general de las funciones...............................................................................
3.16 MEJORAMIENTO DE LA PRESENTACION DE LA HOJA.......................25
Formato a Rangos...........................................................................................................
Cambio de Tipo y Tamao de los Caracteres...........................................................
Centrado de Texto en un Rango Determinado.........................................................
Bordes y Sombreado a Rangos....................................................................................
3.17 IMPRESION EN EXCEL.....................................................................................26
EJERCICIOS...................................................................28