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Mdulo 5: Lnea base del cronograma
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ndice
Tema 1: Integracin del cronograma ................................................................................ 55
1.1 Lnea base del cronograma ........................................................................................ 55
1.2 Definicin de la lnea base en MS Project ................................................................... 55
1.3 Informes ...................................................................................................................... 56
1.4 Estadsticas del proyecto ............................................................................................ 61
1.5 Configuracin de la impresin ..................................................................................... 65
Tema 2: Introduccin al control del cronograma ............................................................ 68
2.1 Control del tiempo con MS Project .............................................................................. 68
2.2 Definicin de la fecha de estado ................................................................................. 69
2.3 Actualizacin del avance del cronograma ................................................................... 69
2.4 Vista Gantt de seguimiento ....................................................................................... 70
2.5 Tabla de datos Seguimiento ..................................................................................... 71
2.6 Mtodo de actualizacin por actividades ..................................................................... 72
2.7 Salidas de la actualizacin de avances ....................................................................... 73
Referencias ........................................................................................................................ 75
ANEXOS ............................................................................................................................. 76
Barra de herramientas Estndar y Formato ......................................................................... 76
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Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007
Pontificia Universidad Catlica del Per
Tema 1: Integracin del cronograma
1.1 Lnea base del cronograma
En la gestin del tiempo de proyectos, la lnea base es aquel cronograma que
proporciona la base para medir e informar el rendimiento del proyecto.
La lnea base se caracteriza por ser un cronograma completo que cuenta con
actividades, niveles de wbs, secuencia lgica, duracin de actividades, recursos,
costos y restricciones definidos.
Figura 41: Creacin de lnea base del cronograma
1.2 Definicin de la lnea base en MS Project
1. En el men Herramientas, haga clic en Seguimiento y seleccione la opcin
Establecer lnea de base....
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2. Selecciona en la seccin de Para: Proyecto completo, y luego selecciona
Aceptar.
Figura 42: Pantalla Establecer una lnea base
Para visualizar la lnea de base creada se elige la opcin Gantt de Seguimiento
ubicado en la barra de vistas.
1.3 Informes
En MS Project 2007 incluye nuevas opciones informes para su presentacin. Son
reportes de las actividades y recursos del proyecto en un periodo de tiempo definido
Los informes bsicos como: Generales, Actividades actuales, Costos, Asignaciones,
Carga de trabajo y Personalizados, tambin tenemos los Informes visuales.
Para ingresar a la pantalla de Informes Bsicos debe realizar los siguientes pasos:
1. En el men Informes seleccione la opcin Informes.
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2. Elija el tipo de informe que desee imprimir y, finalmente, presione el botn en
Seleccionar.
Figura 43: Informes predefinidos en MS Project
Una vez seleccionada la opcin de Informe de Costos, puede personalizar la
configuracin predefinida, haciendo clic en Modificar, luego realice los cambios
necesarios y haga clic en Aceptar. Si no desea hacer cambios presione el botn
Seleccionar, se visualizar el informe.
Figura 44: Informe de la categora Costos
Si desea modificar el aspecto de las pginas del informe, seleccione el botn
Configurar pgina y realice los ajustes necesarios y a continuacin presione en
Imprimir.
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Informes visuales
Permiten crear informes que se pueden visualizar en Programas de Microsoft como
Excel y Visio Profesional 2007. Mediante estas vistas se puede personalizar campos
necesarios. Adems permite editar la informacin automticamente sin requerir volver
a generar el informe manualmente.
Informes visuales disponibles
Son informes visuales predeterminados que comprenden seis categoras divididas en
pestaas que son: Uso de tareas, Uso de recursos, Uso de asignacin, Resumen de la
asignacin, Resumen del recurso, Resumen de la tarea.
Para crear Informes visuales se debe realizar los siguientes pasos:
1. En el men Informes se selecciona la opcin Informes visuales.
2. Aparece una ventana en donde se debe elegir el tipo de informe visual que se
necesita crear.
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3. Se elige la opcin Informe de disponibilidad de los recursos, luego de lo cual se
crear un informe en Excel segn los datos que hemos ingresado en el proyecto.
Si desea incluir plantillas de informes desde una ubicacin especfica debe seleccionar
la casilla de Incluir plantillas de informes desde ubicada en la parte inferior de la
ventana y luego seleccionar el botn Modificar.
Editar la plantilla de informe visual existente
1. En el men Informe, seleccione la opcin Informes visuales.
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2. En la pestaa Todas, elija el informe que desea editar y presione el botn de
Editar plantilla.
3. Seleccione los campos que desee agregar o quitar en el informe que va a
generarse.
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Exportar datos en MS Project 2007
Se utiliza el Asistente para exportar informacin realizada en MS Project a otros
programas como por ejemplo:
Libro de Microsoft Excel (.xls)
Tabla dinmica de Microsoft Excel (.xls)
Texto delimitado por tabulaciones (.txt)
Texto delimitado por comas (.csv)
Formato .XML
Para exportar el documento se debe realizar los siguientes pasos:
1. En el Men Archivo, seleccionar la opcin Guardar como. Ingresar el nombre
del archivo y en el cuadro de dilogo de tipo de archivo, elige Excel.
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2. Automticamente, aparecer el asistente de exportacin y se elige el botn
siguiente.
3. Si se desea se puede crear una equivalencia nueva o se puede utilizar una
existente. En este caso utilizaremos la equivalencia existente y se selecciona el
botn Siguiente.
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Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007
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4. Se debe elegir una de las equivalencias que aparecen en el cuadro de dilogo.
En este caso se elegir la opcin Equivalencia de Recursos Exportar tabla y
luego se selecciona la opcin Siguiente.
5. Se elige los tipos de Datos que se desea exportar.
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6. Se elige los campos que se van a incluir en la exportacin. Luego se selecciona
el botn Siguiente.
7. Seleccione el botn de Finalizar. Si se desea se puede guardar la equivalencia
que hemos configurado, debe presionar el botn de Guardar equivalencia.
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1.4 Estadsticas del proyecto
Una vez concluida la definicin de actividades, secuenciamiento y asignacin de
duraciones, MS Project permite obtener estadsticas generales del proyecto, como la
duracin total, la fecha de finalizacin, costo total, trabajo total, entre otros.
Para acceder a esta pantalla, hacer clic en el men Proyecto y seleccionar la opcin
Informacin del proyecto. Finalmente, hacer clic en el cono Estadsticas.
Figura 45: Pantalla Estadsticas del proyecto
1.5 Configuracin de la impresin
No basta tener un planeamiento slido en la pantalla o en archivo; es necesario
configurar las opciones de impresin para poder visualizar adecuadamente en papel el
modelo del proyecto planteado.
Se sabe que las impresiones que obtenemos por defecto del software resultan muy
complicadas en lectura. En la mayora de casos, estas impresiones presentan muchas
hojas, tanto en sentido horizontal como vertical.
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A continuacin, describiremos algunas recomendaciones, que se debe realizar
previamente a la configuracin de la impresin en el paquete:
Escoger adecuadamente la escala temporal en funcin de la duracin total del
proyecto.
Definir los campos de la hoja de tareas que se desea visualizar en la impresin.
Definir la ubicacin de la lnea de divisin entre la Hoja de tareas y el Diagrama
de Gantt.
Figura 46: Recomendaciones para configurar l a impresin
La configuracin completa de la impresin se realizar a travs de la pantalla
Configurar pgina. Ingresar a dicha pantalla a travs del cono Vista previa y,
posteriormente, haciendo clic en el cono Configurar pgina.
La pantalla Configurar pgina est compuesta por seis fichas o pestaas que son:
Pgina, Mrgenes, Encabezado, Pie de pgina, Leyenda y Vista.
La configuracin en esta pantalla se realiza de manera similar a todos los paquetes de
la familia Microsoft. A continuacin, se presenta una vista de la ventana Configurar
pgina.
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Figura 47: Vi sta Configurar pgina
Finalmente, visualice preliminarmente la impresin. A manera de ejemplo, se presenta
el diagrama de Gantt de un proyecto con la configuracin de impresin respectiva.
Figura 48: Configuracin final de la impresin
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Tema 2: Introduccin al control del cronograma
2.1 Control del tiempo con MS Project
Todos los temas desarrollados hasta este punto corresponden a la etapa de
planificacin del cronograma. En esta etapa, el entregable final es la lnea base del
cronograma, la cual describe cmo se desarrollara el proyecto en teora.
Sin embargo, la ejecucin del proyecto en la realidad va a diferir, de algn u otro
modo, con la planificacin. El inicio de la ejecucin del proyecto es cuando entramos a
la etapa de control del cronograma. Esta etapa se relaciona con determinar el estado
del proyecto a la fecha donde se realiza el control (fecha de corte). Monitorear el
estado del proyecto nos permitir conocer el desempeo del mismo, identificando
variaciones con respecto a la lnea base.
El lmite entre las etapas de planificacin y control es la lnea base del cronograma, la
cual describiremos en el siguiente tem.
Figura 49: Esquema de pl anificacin y control del cronograma
Cabe recalcar que el objetivo del presente tema es brindarle al participante una
introduccin al control del cronograma con MS Project, ms no el detalle, ya que esto
se encuentra fuera del alcance del presente curso.
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2.2 Definicin de la fecha de estado
La fecha de estado se refiere al momento en que se realiza el control del proyecto.
Esta fecha tambin es llamada fecha de corte.
Normalmente, en los proyectos se realizan controles del cronograma semanal o
mensualmente.
MS Project define la fecha de estado a travs de la pantalla Informacin del
Proyecto.
A continuacin se describe el procedimiento para definir la fecha de estado.
1. Hacer clic en el men Proyecto y luego seleccionar Informacin del proyecto.
2. Ingresar la fecha de corte en la casilla Fecha de estado.
Figura 50: Creacin de fecha de corte
2.3 Actualizacin del avance del cronograma
Antes de realizar el control del proyecto, se debe definir el nivel de detalle del
seguimiento que se desea realizar.
MS Project permite realizar dos formas de actualizacin del avance del cronograma,
dependiendo del nivel de detalle que uno desee. Estas son:
Actualizacin por actividades
Actualizacin por asignacin de recursos
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La actualizacin por actividades es un mtodo sencillo para realizar el control del
proyecto. Por otro lado, la actualizacin por asignacin de recursos es ms compleja
(por la gran cantidad de informacin que necesita cargar); sin embargo, permite
obtener un mayor nivel de detalle y control del proyecto (costos, hh, hm, cantidad de
materiales, avance, etc.).
2.4 Vista Gantt de seguimiento
Antes de realizar la actualizacin de avances del cronograma, se recomienda cambiar
a la vista Gantt de seguimiento. Esto se puede realizar a travs del men Ver y
seleccionando la opcin Gantt de seguimiento. Tambin resulta haciendo clic en el
cono Gantt de seguimiento de la barra de vistas.
Figura 51: Vi sta Gantt de seguimiento
La pantalla Gantt de seguimiento permite visualizar la lnea base del cronograma en
color plomo y el estado actual de las actividades en azul o rojo. Adems, muestra, por
defecto, el porcentaje de avance de cada actividad en la parte grfica.
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2.5 Tabla de datos Seguimiento
Adicionalmente, antes de realizar la actualizacin de avances del cronograma, se
recomienda cambiar a la tabla de datos Seguimiento.
Esta configuracin permitir hacer ms fcil la tarea de actualizar el avance del
cronograma. A continuacin, se describe el procedimiento para lograr dicha
configuracin.
Para visualizar la tabla de seguimiento, hacer clic en el men Ver y seleccionar
Tabla Entrada. A continuacin, escoger la opcin Seguimiento.
Figura 52: Tabla de datos Seguimiento
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2.6 Mtodo de actualizacin por actividades
Este proceso consiste en actualizar algunos parmetros de cada una de las tareas que
presentan avance a la fecha de corte.
Los parmetros a actualizar son:
Inicio real de la actividad
Porcentaje de avance de la actividad (alternativamente se puede ingresar la
duracin real y la duracin restante)
Fin real de la actividad
El procedimiento general para actualizar el avance de una actividad es el siguiente:
1. En la vista de Gantt de seguimiento, seleccionar la tabla Seguimiento.
2. Si la actividad ha concluido ingrese la fecha de comienzo real y de fin real.
Automticamente, el programa actualizar el porcentaje de avance a 100%.
3. Si la actividad no ha concluido ingrese la fecha de comienzo real y el
porcentaje de avance (alternativamente se puede ingresar la duracin real y la
duracin restante).
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2.7 Salidas de la actualizacin de avances
Un ndice importante que se puede obtener al actualizar el avance de las actividades
es el porcentaje de avance total del proyecto. Este dato se puede visualizar en el
campo % completado de la tarea resumen del proyecto.
Otro resultado importante que se puede obtener posteriormente a la actualizacin de
avances es la fecha proyectada de fin del proyecto.
Finalmente, una vez actualizado el proyecto, se pueden obtener los parmetros de la
Tcnica de Valor Ganado (PV, EV, AC, CPI, SPI) y evaluar el estatus del proyecto.
Figura 53: Porcentaj e de avance del proyecto
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Referencias
CHATFIELD, Carl
2004 Microsoft Office Project 2003 Step by Step. Washington, USA.
Microsoft Press.
MONZN CUYA, Edwin
2006a Planificacin de Proyectos con MS Project 2003. Lima: Pontificia Universidad
Catlica del Per, INFOPUC.
2006b Planificacin y Control de Proyectos con Primavera Project Planner P3.
2006c "Lecciones Aprendidas en la Gerencia de Proyectos de Ingeniera y
Construccin". Conferencia presentada en el Congreso Latinoamericano de
Gerencia de Proyectos del Project Management Institute, Lima.
2007 "Gestin del Tiempo de Proyectos de Minera y Construccin".
Conferencia presentada en el Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos
del Project Management Institute, Lima.
2008a "El Nuevo Estndar PMI de Scheduling y su Aplicacin a Proyectos EPCM".
Conferencia presentada en el Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos
del Project Management Institute, Lima.
2008b Control de Proyectos con MS Project 2007.
2009 Planificacin y Control de Proyectos con Primavera Project Management P6.
PROJ ECT MANAGEMENT INSTITUTE
2008 A guide to the Project management body of knowledges (PMBOK Guide).
Cuarta Edicin. Pennsylvania, USA. PMI Inc.
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ANEXOS
Barra de herramientas Estndar y Formato
Figura 54: Barra de herramientas Estndar
Nuevo
Permite crear nuevos proyectos en MS Project.
Abrir
Permite abrir archivos de MS Project.
Guardar
Permite salvar el avance del modelo del proyecto. Si todava no se ha culminado el
modelo (actividades, enlaces, recursos, restricciones, etc.), se recomienda Guardar sin
Lnea Base. El caso de Guardar con Lnea Base se desarrollar en el mdulo 5 Lnea
base del cronograma.
Buscar Archi vos
Permite buscar cualquier tipo de archivo de la familia Microsoft en la PC.
Imprimir
Permite imprimir cualquiera de las vistas de MS Project.
Vista Preliminar
Permite visualizar la hoja a imprimir del proyecto.
Ortografa
Permite realizar correcciones ortogrficas en la data (actividades, recursos, etc.)
ingresadas a MS Project.
Cortar Celda
Permite cortar la data de una celda de MS Project para pegarla en otra celda,
eliminarla u otro. Permite el intercambio de data con otros paquetes de la familia
Microsoft (por ejemplo, con MS Excel).
Copiar Celda
Permite copiar la data de una celda de MS Project para pegarla en otra celda,
eliminarla u otro. Permite el intercambio de data con otros paquetes de la familia
Microsoft (por ejemplo, con MS Excel).
Pegar
Permite pegar la data de otra celda de MS Project, ya sea cortado o copiado. Permite
el intercambio de data con otros paquetes de la familia Microsoft (por ejemplo, con MS
Excel).
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Copiar Formato
Permite repetir el formato de una celda en otra (tipo de letra, tamao de letra, etc.).
Deshacer
Permite regresar al paso anterior ejecutado.
Insertar Hipervnculo
Permite vincular otros tipos de archivos con el proyecto.
Vincular Tareas
Enlaza dos o ms actividades con el vnculo tipo Fin Comienzo. Posteriormente, se
puede hacer dos clics sobre el enlace e ingresar la posposicin.
Desvincular Tareas
Rompe cualquier tipo de enlace en las tareas seleccionadas.
Dividir Tarea
Permite dividir una tarea en una o ms partes.
Informacin de Tarea
Permite conocer el estado de las principales opciones de la actividad, adems de
permitir editarlas. Esta pantalla cuenta con varias fichas, como la general, la de
predecesoras, la de recursos, la de avanzado, la de notas y la de campos
personalizados.
Notas de Tareas
Permite el ingreso de observaciones u otros en texto. Al ingresar una nota en la tarea,
se activa el campo de indicadores.
Asignar Recursos
Permite la asignacin de los recursos creados en el fondo a las actividades, as como
sus cantidades.
Publicar toda la informacin
Permite colgar el archivo del proyecto en la red. Es necesario especificar su direccin
URL.
Agrupar por
Permite la agrupacin de las actividades del proyecto por diferentes categoras.
Algunas de estas son: tareas crticas, duracin, hitos, tipo de delimitacin, etc.
Acercar
Permite realizar acercamientos en las partes grficas de las vistas. Por ejemplo, en el
Diagrama de Gantt, en el Diagrama de Redes, etc.
Al ejar
Permite realizar alejamientos en las partes grficas de las vistas. Por ejemplo, en el
Diagrama de Gantt, en el Diagrama de Redes, etc.
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Ir a la tarea seleccionada
Permite ubicar las barras de Gantt con solo ubicar sobre la actividad en la Hoja de
Tareas. Resulta de mucha utilidad en el caso de proyectos grandes.
Copiar imagen
Permite capturar la imagen de la pantalla que se est trabajando. Permite anexar esta
imagen en cualquier paquete de la familia Microsoft.
Ayuda de MS Project
Brinda asistencia frente a cualquier consulta relacionada con el programa.
Figura 55: Barra de Herramientas Formato
Anular Sangra
Elimina la sangra creada en las actividades del proyecto seleccionadas.
Aplicar Sangra
Crea sangra entre las actividades del proyecto seleccionadas.
Mostrar Subtareas
Abre o maximiza todos los niveles del EDT creados para el proyecto.
Ocultar Subtareas
Cierra o minimiza todos los niveles del EDT creados para el proyecto.
Mostrar
Muestra los distintos niveles del EDT creados para el proyecto.
Fuente
Tipo de letra de la data ingresada (actividades, recursos, etc.).
Tamao de Fuente
Tamao de letra de la data ingresada (actividades, recursos, etc.).
Negrita, Cursiva y Subrayado
Caractersticas especiales de la letra de la data ingresada.
Alineamiento Izquierdo, Central y Derecho
Alineamiento del texto ingresado.
Filtros
Agrupamientos de actividades predefinidos por MS Project. Algunas de las categoras
son: hitos, grupos de recursos, con costo mayor que, etc.
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Autofiltro
Permite realizar agrupaciones predefinidas y personalizadas en los distintos campos
de las pantallas.
Asistente para Diagramas de Gantt
Una de sus principales funciones es permitir visualizar la ruta crtica en el Diagrama de
Gantt del proyecto.
