AUDITORA DE GASTOS
OBJETIVOS:
El Objetivo de la revisin de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza de su
correcta realizacin y que estos cumplan con los requisitos administrativos y fiscales
que le den su validez.
Para eso sera necesario lo siguiente:
- Verificar que los gastos registrados sean reales.
- Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.
- Que estn bien clasificados en atencin a su origen y concepto.
- Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de
resultados.
Control Interno
Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar con dos
puntos fundamentales:
A) Polticas de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la
realizacin de un gasto. Desde su origen gasta su aplicacin en la contabilidad.
B) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las variaciones
resultantes en relacin con los gastos reales. Explicaciones de las mismas.
Dentro de las polticas se debern incluir los responsables de autorizar el gasto, los
documentos comprobatorios necesarios y su aplicacin contable segn corresponda.
Procedimientos
Una forma prctica de hacer la revisin de los gastos bien podra ser la siguiente:
1. Anlisis de Variaciones. Elaborar cedulas corporativas de gastas, ya sea
contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de gastos.
Investigar las variaciones y sugerir las correcciones segn corresponda.
2. Verificacin Documental. Determinar las partidas que por su monto o
relevancia sea necesario verificar la documentacin comprobatoria de las
mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es la que
corresponde a las compras. La base para esta revisin sera el Manual de
Polticas de Gastos. Los porcentajes de verificacin deben ser con base a la
relevancia de las partidas a revisar ya sea por su monto o por su cantidad de
veces que se realiza.
3. Conexin contra otras cuentas. La revisin de los gastos no incluye
solamente verificar la correcta aplicacin a la cuenta correspondiente sino que
tambin a la contra-cuenta respectiva y que mejor ya que se est viendo el
asiento contable se aproveche para hacerlo.
4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de gastos que por su naturaleza es
posible hacer una revisin global para verificar su correcta aplicacin. Entre las
ms relevantes podemos considerar el rengln de las comisiones sobre ventas,
que van en funcin de las ventas realizadas.
El reporte que se elabore deber detallar las fallas detectadas y los asientos de
correccin para que el trabajo sea completo y se le pueda dar seguimiento con
posterioridad.
AUDITORA DE COSTOS DE PRODUCCIN
1. Introduccin
El objetivo de la auditora de costos de produccin es que el auditor obtenga
evidencias que sustenten lo declarado por parte de la Administracin respecto a las
existencias, posesin, valuacin del inventario y de los costos de produccin, reflejado
en el estado de resultados como efecto residual de los cambios ocurridos en el balance
general. Esto hace que el auditor aplique las pruebas y procedimientos de auditora
para convencer que las operaciones se encuentran correctamente presentadas y
clasificadas en el estado de ganancias y prdidas. En este artculo, se describen los
costos de produccin para fines financieros y costos para fines gerenciales, el
proceso productivo, los sistemas de costos, los costos de compra o adquisicin; los
costos de materiales, costos de mano de obra, gastos indirectos de produccin,
mtodos de determinar el costo de inventarios, el costo real, etc., a fin de
determinar los movimientos de inventarios, la estimacin del valor de mercado,
aplicacin de los gastos de fabricacin y los procedimientos de auditora.
2. Principios contables al proceso productivo
En todo proceso de produccin el objetivo es la produccin de bienes (productos
terminados), intervienen los siguientes elementos del costo: materia prima, mano
de obra y gastos de fabricacin.
Los dos primeros, al estar relacionados con la produccin de bienes o artculos son
denominados costos directos, por ser necesario y parte del proceso productivo, se les
denomina costo indirecto. El costo indirecto, llamado tambin carga fabril, gastos de
fabricacin, est conformado por el consumo de agua, electricidad, el sueldo de los
intendentes o supervisores de planta, el sueldo del gerente de produccin y todos
aquellos vinculados con la produccin, pero que no pueden identificarse directamente
con un producto.
De acuerdo con los principios contables, que son los que regulan la preparacin de los
estados financieros, los costos directos y los indirectos, deben ser aplicados al
costo de produccin de los artculos o bienes que fabrica la empresa.
Por ello, resulta importante que una empresa desarrolle un sistema de costos tan
flexible que no solo se limite a la obtencin de costos para fines de estados financieros,
sino que adems su uso tenga un alcance an mayor. ltimamente se ha desarrollado
el tema de costos que permiten nuevas opciones. Ejemplo, tenemos costos basados en
actividades costeo ABC y los costos por unidades de negocios.
Estos sistemas o mtodos de distribucin de los costos permiten identificar con
mucha precisin los costos, vinculndose con algn centro de costos de produccin,
determinando as qu productos son rentables o cules son lnea de produccin y
comercializacin.
3. Proceso productivo y los sistemas de costos
Un sistema de costos es importante y necesario para toda empresa que quiera
mantener y definir con precisin su futuro y su posibilidad de crecimiento. Una
empresa ordenada debe tener entonces un sistema de costos.
La no existencia de un sistema de costos no solo representa un riesgo para el auditor
en cuanto a su opinin vinculada con la razonabilidad de las cifras que aparecen
en los estados financieros, sino que adems generar a la empresa constantes
contingencias tributarias al no poder sustentar de manera apropiada sus costos ante
la Administracin Tributaria, lo cual le generar sanciones y la posibilidad de que le
determina adems, deudas calculadas sobre una base presunta.
Normalmente, las empresas adoptan sistema de costos que incluyen las rdenes
especficas y los procesos dentro de cada orden; ejemplo, fabricar un modelo especial
de zapatillas determinar la apertura de una orden de fabricacin, pero al mismo
tiempo la fases o procesos de corte, costura, inyectado y acabado deber registrarse
en cada orden de fabricacin.
4. Objetivos de la auditora de costos de produccin
a) Veracidad
Las materias primas, mano de obra y gastos de fabricacin han sido utilizados en el
proceso de produccin; los costos de produccin (materias primas, mano de obra
directa o indirecta y asignaciones de gastos de fabricacin) estn correctamente
calculados y adecuadamente asignados a las existencias de acuerdo con la
naturaleza de los costos; los costos de produccin estn adecuadamente asignados
entre las existencias y los costos de ventas del perodo.
b) Integridad
Todos los costos de produccin estn adecuada e ntegramente contabilizados y
acumulados en los registros correspondientes (incluyendo los costos inicialmente
contabilizados en otras cuentas). Los costos de produccin estn asignados a las
existencias en el perodo adecuado.
c) Valuacin y exposicin
Los costos de produccin estn valuados a su monto apropiado y de acuerdo
con las normas contables.
Asimismo, han sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponindose
todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensin
*Costos de Ventas
a) Veracidad
Los bienes han sido despachados y/o su titularidad ha sido transferida a los
compradores respectivos. El costo de ventas (incluye el costo de bienes daados o
extraviados) est correctamente calculado basndose en transacciones adecuadas
u otros montos, de acuerdo con la naturaleza de las transacciones.
b) Integridad
Todos los costos de ventas estn adecuada e ntegramente contabilizados y
acumulados en los registros correspondientes, los costos relacionados con los
ingresos contabilizados estn registrados en el mismo perodo; el corte de
operaciones es correcto.
c) Valuacin y exposicin
Los costos de venta estn valuados a su monto apropiado y de acuerdo con las normas
contables aplicables. Asimismo, han sido adecuadamente resumidos, clasificados y
descritos, exponindose todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensin.
5. Procedimientos
Los procedimientos de auditora en este aspecto sern pruebas de funcionamiento
como:
- Verifiquen la existencia de un sistema de costos y sobre todo que constaten que
dicho sistema se encuentre funcionando apropiadamente.
- El auditor deber comprender inicialmente el proceso productivo y a
continuacin verificar la existencia de adecuados mecanismos para controlar el
uso y la asignacin apropiada de materia prima.
- Mediante pruebas verificar si existen los controles sobre los requerimientos
del rea de produccin a los almacenes de insumos y si existen
documentos que demuestren la existencia de productos que permanecen en
proceso o que han culminado su proceso productivo, y adems si los productos
terminados al concluir su proceso productivo han llegado finalmente al
almacn.
- La existencia de sistemas de inventarios perpetuos y para el almacn de
productos terminados y las pruebas que sobre estos efecte el auditor son
los procedimientos ms utilizados.
Como parte de las pruebas, el auditor deber verificar la correspondencia
que debe existir entre los saldos que aparecen en los libros como productos en
proceso y el rea de produccin; errores de comunicacin o deficiencias en el
manejo de la informacin pueden llevar a equivocaciones que pueden generar
distorsiones significativas en la informacin financiera.
6. Programa de auditora: Inventarios
7. Revisin de operaciones
El nmero de tipos de operaciones en el segmento de la produccin depende del
complejo de los procesos productivos; una planta de un solo producto y una sola
operacin puede tener solamente tres tipos de operaciones: la que abarca cargos
por materia prima, mano de obra, gastos indirectos y produccin de unidades, y la
recepcin, almacenamiento y embarque de los productos terminados.
Por otro lado, un proceso de produccin puede tener muchos departamentos
diferentes que operen de manera distinta y produzcan distintos tipos de productos.
Aun cuando la sistematizacin puede reducir el nmero de tipos de operaciones, al
tener la misma clase de procedimientos de informacin y control en un punto cercado
a la iniciacin del sistema.
Ejemplos de tipo de operaciones que se pueden encontrar en un segmento de
produccin:
- Compra de materias primas: por lo general se revisan en combinacin con
el segmento de compras y cuentas por pagar.
- Consumo de materias primas: las salidas de cantidades estndares pueden ser
diferentes de los no estndares.
- Informes de mano de obra y distribucin de planillas.
- Absorcin de gastos indirectos.
- Prdidas por medios de lista de materiales.
- Material recibido directamente en la produccin.
- Informes de produccin y costeo.
- Informes de transferencias de artculos terminados y costeo.
- Cierre de rdenes de trabajo
