Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)

23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)

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LA GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Un enfoque estratégico para la preservación de la memoria institucional

Exposición Internacional de Archivos EXCOL 07

Bogotá D.C. 23- 27 de mayo de 2007

UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO. Unidad Camilo Torres Bloque c Modulo 6 Oficina 401.
Telefonos 3165000 ext. 10824, 10823
DIVISIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA – ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO
Carrera 30 No. 45-03, Ciudad Universitaria Edificio 103 (Polideportivo)
Tel/Fax 316 54 27 o 316 5000 Ext. 17755/17758-
www.unal.edu.co/una- www.unal.edu.co/dac - E-mail: [email protected] – [email protected]
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 Construir memoria que guíe los destinos de la educación en el país es un
trabajo tan importante como conservar y divulgar esa misma memoria como
patrimonio vivo, material y tangible de nuestra cultura y de nuestra nación.

Introducción

La Universidad Nacional de Colombia ha sido definida desde su fundación como

una Universidad Nacional, Pública y del Estado, y como ente universitario
autónomo con régimen especial con carácter pluralista, pluriclasista y laico; no
responde a intereses particulares, lo cual le permite pensar y proponer soluciones
a los grandes problemas nacionales más allá de los intereses de rentabilidad
económica.1

Uno de sus principales propósitos es acrecentar el conocimiento a través de la

investigación y el saber, mediante el proceso de enseñanza y la formación
científica y crítica de sus egresados como forma de preparación para asumir el
mundo profesional y busca así mismo, interactuar con las nuevas realidades
nacionales y cooperar con los cambios que requiera el Sistema de Educación
Superior2.

Parte de su misión es contribuir a la resignificación del Proyecto de Nación, así

como estudiar y enriquecer el patrimonio cultural y ambiental de la Nación; como
tal le brinda asesoría en los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico, con
autonomía académica e investigativa.3

Desde su creación hace 140 años ha logrado posicionarse como una de las
universidades más importantes del País, teniendo como base tres pilares
fundamentales; la formación académica, la investigación y la extensión.

La Universidad Nacional de Colombia, está estructurada en tres niveles de

organización y dirección: un nivel nacional que se encarga de fijar políticas,

1
UN compromiso académico y social con la Nación colombiana, Universidad Nacional de Colombia, Plan
Global de Desarrollo 1999-2003, Santafé de Bogotá, 1999. Pags 7,8
2
http: www.unal.edu.co
3
Ibid
2

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establecer normas y orientaciones para el conjunto de la Institución; un nivel de
administración de sede, que aplica los lineamientos nacionales de acuerdo con su
contexto y particularidades. La universidad se compone de siete sedes distribuidas
en varias regiones del territorio4 y cada una administra ofertas académicas y
capacidades de acuerdo con las expectativas regionales; y un nivel de
administración de facultad, cuya función principal es desarrollar las capacidades
académicas a través de la formación, investigación y extensión universitaria, a
este nivel corresponde la acción docente y estudiantil. Estos niveles se
estructuran jerárquica y funcionalmente y logran descentralizar y complementar las
responsabilidades concernientes a competencias, funciones y procesos.

En el 2006 la Universidad contó con 43.025 estudiantes matriculados, 375

programas tanto de pregrado como de postgrado y es atendida por una planta de
5.891 personas entre docentes y personal administrativo.5

En sus 140 años de vida institucional, la Universidad Nacional de Colombia ha

generado y recuperado los documentos que nos cuentan su historia, así como
otros de académicos y científicos e instituciones que hoy han desaparecido, de
gran valor para la historia del país, en especial para la educación superior.

Reseña Histórica

La idea de Universidad pública se hace realidad después de la independencia de

nuestro País, desde la Vicepresidencia de la Gran Colombia, con Francisco de
Paula Santander, se crea la Universidad Central con sede en Bogotá, Quito y
Caracas, como la primera expresión jurídico-institucional de universidad pública en
Colombia. Sin embargo, por razones políticas de los gobiernos federalistas y
radicales fue cerrada y posteriormente en la década de 1860, el gobierno federal
busca restablecer la enseñanza profesional en el país. Un informe del Secretario
de lo Interior presentado al Congreso, en marzo de 1868, contiene la siguiente
frase: “…se propuso crear un plantel completo de instrucción científica en casi
todos los ramos del saber humano”6 este intento se orienta hacia su consolidación

4
Bogota, Medellín , Manizales, Palmira, Orinoquía, Amazonía y Caribe
5
Indicadores Básicos de la Universidad Nacional de Colombia, 2006. Oficina Nacional de Planeación
6
MARTÍN, Carlos. Memoria del Secretario de lo Interior i Relaciones Esteriores [sic.] (conclusión). En
Diario oficial. Año IV, N°. 1190 (27, mar.,1868); p.1439-1440. Citado en “La Universidad Nacional en el
3

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con el proyecto de ley que presenta don José María Samper en 1864 el cual
conduce a la promulgación de la “Lei que crea la Universidad Nacional de los
Estados Unidos de Colombia”7 y sancionada por el presidente de la Unión, el
General Santos Acosta el 22 de septiembre de 1867 y cuyo primer Rector en
ejercicio fue el doctor Manuel Ancízar8.

Según esta Ley, la Universidad se compone por seis escuelas o institutos

especiales, que impartirían lasa enseñanzas respectivas, ellas son Escuela de
Derecho, Escuela de Medicina, Escuela de Ciencias naturales [sic.], Escuela de
Ingenieros, Escuela o Instituto de Artes y Oficios, y Escuela de Literatura y
Filosofía”9.

La misma contiene los entes que entonces fueron adscritos a la Universidad. Son
ellos; la Biblioteca Nacional; el Observatorio Astronómico y el Museo, a la Escuela
de Ciencias Naturales; el Laboratorio Químico, el Hospital de Caridad y el Hospital
Militar, a la Escuela de Medicina. Posteriormente el Colegio de San Bartolomé, fue
incorporado a través del Contrato celebrado entre el Gobierno y el doctor Antonio
Vargas Vega, el 2 de enero de 186810.

Años más tarde mediante la Ley 68 del 7 de diciembre de 1935 se expide el nuevo
Régimen Orgánico que daría el nombre con el que actualmente se denomina
como Universidad Nacional de Colombia y que más adelante sería objeto de
nuevos cambios orgánicos, necesarios para su crecimiento y desarrollo, los cuales
incidieron necesariamente en sus componentes académicos y administrativos.

Siglo XIX Historia Institucional 1867-1900, documento elaborado por la Unidad Nacional de Archivo de la
Universidad Nacional.
7
CONGRESO. Lei que crea la Universidad nacional de los Estados Unidos de Colombia. En Diario Oficial.
Año III, N°. 1045 (4,oct., 1867); p.857.
8
Ley del 22 de septiembre, por la cual se crea la Universidad de los Estados Unidos de Colombia, documento
original en el Archivo General de la Nación
9
Ibídem.
10
CONTRATO celebrado con el Doctor Antonio Vargas Vega para las enseñanzas en el Colejio de San
Bartolomé. En: Diario Oficial. Año IV, N°. 1120 (3, ene., 1868); p. 1157-1158 . Citado en “La Universidad
Nacional en el Siglo XIX Historia Institucional 1867-1900, documento elaborado por la Unidad Nacional de
Archivo de la Universidad Nacional.

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Contexto Institucional del Archivo
Como es natural, la trayectoria y desarrollo que ha tenido la Universidad, queda
reflejado en su acervo documental, el cual registra la historia y desarrollo de su
gestión y que hoy, aparte del archivo de gestión, gran parte de él se encuentra
centralizado y custodiado por las unidades de archivo en cada una de sus sedes.
Para contextualizarnos un poco en la historia del Archivo de la Universidad,
tendríamos que referirnos a ocho historias con sus correspondientes
características, las de las siete sedes y el nivel nacional, pues cada sede posee su
propio archivo; las de mayor tradición (Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira)
cuentan con una Unidad cuya función es la de velar por el buen desarrollo de los
procesos de archivo además de custodiar los archivos centrales e históricos de su
Sede, las de creación reciente tienen estas mismas responsabilidades a cargo
directamente del Secretario de la Sede y el Nivel Nacional cuenta con una Unidad
que coordina, orienta, realiza los seguimientos y traza las directrices y políticas
correspondientes para que el Sistema de Archivos funcione de manera
homogénea como un todo institucional y autorregulado.
Por el tiempo que esto nos ocuparía y el interés que nos convoca, considero más
pertinente hacer referencia a los hitos que la gestión documental ha marcado en
su devenir, estos son:
• La inclusión de la responsabilidad frente a los archivos académicos y
administrativos en el régimen funcional de los secretarios General, de
Sede y de Facultad, lo que se refleja en los decretos orgánicos y estatutos
generales emanados del gobierno nacional y del gobierno de la Universidad
desde 1935.11
• El establecimiento de un Grupo de Archivo en 1964 en Bogotá, que en
1966 pasa a ser Sección y más tarde División en 1977. Aquí es importante
aclarar que el Archivo en los albores de la Universidad dependía
directamente de la Rectoría; la creación de las Secciones de Archivo en
las Sedes en Medellín, Manizales y Palmira y la organización de la Unidad
Nacional de Archivo para el nivel nacional, como unidades especializadas
en el campo de la archivística, todas ellas conformadas dentro de la
estructura orgánicas y funcional institucional, mediante las cuales ha sido

11
AMAYA, Sara Lucía. “La gestión documental en la Universidad Nacional de Colombia”. En Pontificia
Universidad Católica del Perú, Archivo de la universidad. Esto no solo es un sueño, Excelencia e innovación
de los archivos universitario en Iberoamérica, Lima, 2004.
5

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 posible ampliar la cobertura organizativa del archivo en concordancia con
el crecimiento alcanzado por la universidad.
• La creación del Comité de Archivo y Microfilmación (1977) y que en
1995 cambiaría su nombre por el Comité de Archivo de la Universidad
Nacional y que por algunos cambios estructurales también sufre
modificaciones; es de anotar que a excepción de las sedes de frontera,
cada Sede tiene su propio Comité de Archivos que funcionan de manera
descentralizada, pero bajo los parámetros establecidos el Reglamento
General de los Archivos de la Universidad.
• La elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental,
instrumento creado para la organización de los archivos de gestión en los
organismos de la Nación12. En la Universidad obtienen su aprobación en
200213 y ellas sirvieron de inspiración para concebir el Sistema de Archivos
de la Institución.
• Inclusión de las actividades de archivo en los Programas Estratégicos
constitutivos de los Planes de Desarrollo de la Universidad.14
• Ellos constituyeron el respaldo institucional que serviría para la elaboración
de los proyectos de archivo, a partir de los cuales se ha logrado el recurso
económico para la financiación de su desarrollo.
• La generación de normas archivísticas entre las que se destacan el
Reglamento General de Archivos15 y la creación del Sistema de Archivos de
la Universidad.16

12
Decreto Presidencial N°. 1382 de 1995.
13
Acuerdo N° 020 del 07 de mayo de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
14
Plan Global de Desarrollo de la Universidad Nacional de Colombia, 1999-2003. Bogotá, DC. Subprograma
Conservación del Patrimonio. P.105.
Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Política “Búsqueda de una mayor flexibilidad académica y
administrativa” Programa Modernización Institucional, Proyecto Mejoramiento de la Administración, Sub-
proyecto Sistema Nacional de Archivos.
Por una Universidad Moderna, Abierta y Participativa. Plan Gobal de Desarrollo 2007-2009, Política 4:
Universidad Multisedes: Modernización de la gestión administrativa y financiera de apoyo a una academia de
excelencia con autonomía, responsabilidad y eficiencia. Programa: Fortalecimiento de las redes de
conectividad y sistemas de información y desarrollo de una política de memoria institucional.
15
Resolución Número 386 de 2003 de Rectoría General, “Por la cual se expide el reglamento general de
Archivos de la Universidad. En Gaceta Universitaria, N°. 15, AñoV, Bogotá D.C, marzo 30 de 2003 p. 25.
6

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 • El Sistema de Archivos de la Universidad que está definido “…como el
conjunto estructurado de dependencias universitarias, cuerpos colegiados y
componentes de índole archivística, jurídica y técnica…” estructurado para
administración y gestión del patrimonio documental y funciona acorde con
la complejidad que caracteriza a la Universidad. Este Sistema está
constituido por una serie de procesos institucionales y metodológicos con
productos tangibles como son los documentos organizados y dispuestos
para la consulta y los documentos elaborados para la dinámica,
mantenimiento y control de dicha organización, e intangibles, como la
construcción de valores, cambio cultural y sentido de pertenencia en torno a
la importancia de la conservación de la memoria institucional y la identidad
universitaria.

A su vez, los procesos de archivo de la Universidad, tienen como fundamento la

naturaleza, fines y misión de la Institución17 y se construyen y aplican en el marco
de la legislación archivística existente en el país; así la modernización de su
organización documental, el diseño de un Sistema de Archivos y la generación de
la normatividad interna para la regulación del manejo documental, se ha efectuado
en concordancia con sus componentes académico y administrativo.

Las metas trazadas para el desarrollo archivístico en la Universidad, se han venido

adelantando a través de los proyectos de archivo diseñados para tal fin, esto con
el objeto de obtener un presupuesto para ello, cuyas actividades y procesos
constituyen el Programa de Gestión Documental que se desarrolla en
concordancia con la construcción de capacidades internas en la búsqueda de la
armonización, estandarización y normalización de los procesos archivísticos.

Con el fin de asesorar, recomendar y apoyar a los organismos de dirección y

gobierno tanto del Nivel Nacional como de las sedes, en cuanto a diseño de
políticas, planes, programas, proyectos, normas de archivos y decisiones sobre
las diferentes situaciones de los mismos, la Universidad cuenta con los Comités
16
Resolución 385 de 2003 de Rectoría General, “Por la cual se fijan las Políticas Documentales, se crea el
Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivo”. En Gaceta Universitaria, N°. 15, Año V, Bogotá
D.C., marzo 30 de 2003 p. 20.
17
Decreto 1210 de 1993 de la Presidencia de la república de Colombia, Arts. 1 y 2 Lit. b; Acuerdo 13 de 1999
del Consejo Superior Universitario, Arts. 12,19, 25. Esta normas presentan el interés de la Universidad
Nacional de Colombia que sobre el patrimonio cultural y el desarrollo de funciones relacionadas con la
administración del archivo.
7

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de Archivo tanto Nacional como de sedes, integrados por las autoridades
competentes para cada uno de sus niveles, con el concurso de las Unidades de
Archivo y representantes profesorales18.

Una de las políticas establecidas con el Sistema de Archivos, fue la

homogenización y estandarización de los procesos de archivos, así como la
salvaguarda de la memoria documental y la dignificación de los archivos en un
contexto universitario con alcance nacional.

Conclusiones y logros

El creciente proceso de modernización del archivo en la Universidad, permitió

generar un conjunto de resultados con gran impacto en la comunidad universitaria,
con alcance nacional y divulgación internacional e el tema de los archivos
universitarios, entre los logros alcanzados tenemos:

La organización de los archivos de oficina o de gestión, a partir de la aplicación de

las Tablas de Retención Documental, otorgó una especial sensibilización al
personal en la importancia del manejo adecuado de los documentos, como un
bien patrimonial institucional, y se generaron nuevas competencias en cuanto al
conocimiento de las técnicas necesarias para su conservación y disposición.

La recuperación y disposición del Archivo Histórico Universitario, ha conducido a la

identificación del patrimonio documental existente, valoración y organización del
mismo, fortaleciendo la identidad y pertenencia mediante la divulgación y servicio
de los documentos, así como la investigación de la historia documentada de la
Universidad.

Con la conformación del Archivo Académico Universitario y su divulgación, se

logró el reconocimiento de la importancia de la producción académica docente, el
fortalecimiento de las funciones de formación e investigación y la recuperación de
la producción académica de maestros destacados en la vida Universitaria
Nacional.

18
Resolución de Rectoría general N° 385 de marzo 31 de 2003 por la cual se fijan Políticas Documentales, se
crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivos, pags 20, 23 y 24.
8

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El desarrollo del Sistema de Archivos de la Universidad, generó una estructura
archivística de organización integral documental, orientación de esfuerzos,
mejoramiento de la gestión documental, contribuyendo de esta manera con una
administración eficiente y transparente.

La construcción de políticas y generación de normas internas para los archivos de

han permitido un claro y unívoco desarrollo de los archivos en toda la institución y
creado redes internas para su desarrollo, manejo y construcción de competencias.

La participación interinstitucional con organismos nacionales e internacionales,

cuerpos colegiados y entes universitarios, ha posicionado al archivo de la
Universidad en el lugar preponderante que le corresponde y con una presencia
nacional e internacional.

La producción que en materia de publicaciones tenemos, se ha venido realizando

como producto de las aplicaciones técnicas archivísticas al contexto propio de la
Universidad, lo cual ha motivado valores agregados a esta construcción
archivística. Entre las que podemos mencionar:

Archivos de la Universidad Nacional de Colombia, 2001

Tablas de Retención Documental ( Guía para su Aplicación), 2003
Archivo Histórico, Facultad de Medicina Siglo XIX, 2003
La enseñanza e la Medicina en Colombia en el Siglo XIX, Noviembre 2003
Archivos de Investigadores - Orlando Fals Borda, 2004
Archivo Histórico, Facultad de Matemáticas e Ingeniería 1867-1935, 2006

Ejemplos concretos de lo anteriormente expuesto se reflejan en las sedes de la

Universidad, que como se comentó son las encargadas de aplicar las directrices
archivísticas como es el caso de Bogotá:

Gestión en los Archivos de la sede Bogotá.

La gestión que se ha llevado a cabo en materia de archivos, como bien se

expreso tiene una cobertura en todas y cada una de las sedes de la Universidad,
con unos desarrollos acordes a su complejidad, especificidades y presupuesto de
inversión y de funcionamiento y para el caso que hoy nos atañe, se presentará la
dinámica y procesos adelantados por la Sede Bogotá, con el fin de conocer de una
manera próxima la labor archivística en pro de la salvaguarda del Patrimonio
9

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Documental de la Universidad.

La administración del Patrimonio Documental de la Sede Bogotá y del Nivel

Nacional en esta ciudad, está a cargo de la División de Archivo y
Correspondencia, está adscrita a la Secretaría de la Sede; cuenta con dos
unidades de trabajo administrativas, estructuralmente vinculadas bajo la misma
división, las cuales deben velar en su conjunto por la integridad de la gestión
documental en la Sede.

La Sede Bogotá esta conformada por 11 facultades con una oferta de programas
curriculares de pregrado y de posgrado, ubicada en el campus universitario más
grande de la ciudad,19 ocupa un área total de 116.000 metros cuadrados. En su
interior se encuentra más de un centenar de edificios (14 de ellos con declaratoria
de interés patrimonial), y de 26.507 estudiantes entre pregrado y posgrado, 2.067
docentes y 1.518 administrativos20. Las oficinas productoras de documentos son
39821, y se estima que el volumen de archivos es de 9.000 metros lineales.

El proceso de organización moderna de archivos en la Universidad inició en 1997,

con la elaboración de las Tablas de Retención Documental, en cumplimiento del
Decreto – Ley 1386 de 1996, el cual obligaba a todas las entidades estatales a
elaborar y presentar dichos instrumentos al Archivo General de la Nación, como
ente rector en esa materia en el país.

A partir de la aprobación de las Tablas de Retención Documental, la Universidad

inicia en Bogotá, el proceso de Aplicación de las mismas, contando para ello con
un equipo interdisciplinario de contratistas, el cual fue instruido bajo los
lineamientos del Archivo General de la Nación.

Lo anterior conllevó a generar una conciencia sobre el estado de los archivos y

de la importancia de organizar el patrimonio documental, se generaron los
proyectos de inversión: “Recuperación y preservación de la memoria institucional
2000 – 2004” y “Sistema Nacional de Archivos 2004 – 2006”. Adecuación Física y
continuación de la Organización del Patrimonio Documental de la Sede 2007-
2009”

19
Datos tomados del Sistema de Información Académica corte Primer Semestre 2006
20
Ibid
21
Informe final presentación proyecto de inversión 2007-2009. en División de Archivo y Correspondencia,
Abril 2007
10

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El proceso de organización de Archivos en la Sede, en un principio tuvo tropiezos,
como son aquellos que generan un cambio cultural. En cuanto a la concepción
de la importancia y manejo homogéneo de la información documental, tendiendo
en cuenta la diversidad, la falta de políticas y años de atraso en que se
encontraban los archivos y la resistencia a asumirlos como parte de las funciones.
Sin embargo, a través de una capacitación constante unida a un apoyo por parte
de las directivas se logró pasar en un periodo de dos años el umbral de cobertura
que hiciera que los mismos funcionarios que no habían sido incluidos solicitaran
su participación en el sistema de manera urgente.

La Implementación del sistema de archivo en la Sede Bogotá de la Universidad

Nacional, ha sido una labor de magnitud significativa, razón por la cual, además de
lograr la inclusión del sistema de archivo en los planes de desarrollo de la
institución y de contar con proyectos de inversión, se requirió de la conformación
de redes de colaboradores de archivo, y multiplicadores del proceso en diferentes
instancias de la Sede.

Dicha red es encabeza por el Comité de Archivo de la Sede, la Secretaría de

Sede, La División de Archivo y Correspondencia, 11 secretarios de cada una de
las Facultades de la Sede transitoriamente se cuenta con un coordinador de
archivo al interior de cada una de ellas.

Se requirió involucrar al personal de la Universidad en el trabajo de recuperación

y organización documental, para lo cual fue necesario fortalecer el proceso de
capacitación y apoyarlo con un acompañamiento en el desarrollo de la labor
archivística. Esto ha venido generando un cambio de los valores de antaño
acerca de los documentos y el pocisionamiento de una cultura archivistica acorde
con la dinámica moderna de los archivos. Ahora podemos llegar a la información
de una manera rápida, eficaz, ordenada, controlada y los funcionarios son
concientes de sus responsabilidades dadas frente a los documentos.

Otro aspecto importante en este desarrollo fue organizar el trabajo de archivo con
un enfoque que permitiera abarcar la magnitud holistica y diversa propia de los
archivos desde una mirada juiciosa y profesional tratado desde diversas
perspectivas interdisciplinarias.

El conjunto de los anteriores propósitos desemboca en la apropiación por parte de

11

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la comunidad universitaria de los procesos de archivo como una actividad
cotidiana de respeto por el documento y en ese mismo sentido el cambio de
percepción de nuestro quehacer como la construcción permanente de memoria
académica y cultural.

De esta manera, las Tablas de Retención Documental en la Institución, se han

constituido como instrumento indispensable y fundamental en la organización de
todas dependencias, con su respectiva elaboración y aplicación; permitiendo
iniciar la consolidación de los Inventarios, Transferencias Documentales, dotación
de una infraestructura moderna y el empeño por convertir al Archivo en un centro
de divulgación cultural y académica.

Se suma a lo anterior el inicio de un proceso de catalogación, indización y

digitalización del archivo histórico de la Universidad Nacional que busca cumplir a
cabalidad con las políticas de difusión y preservación de la memoria institucional.
Se cuenta con varios fondos que están en proceso de organización y valoración
documental.

Así mismo, la División de Archivo y Correspondencia custodia parte del acervo

más valioso del patrimonio documental de la Universidad Nacional de Colombia.
El archivo histórico que esta integrado no solo por los documentos generados por
la gestión Universitaria sino por los fondos personales de documentos de
investigadores destacados en el Ambito Académico, Nacional e Internacional de
tal manera que contamos con la fuente primaria de la memoria histórica del alma
matter y de sus escuelas antecesoras así como de la producción académica. Allí
se encuentran documentos cuyas fechas se registran entre 1664 y 1995 entre los
que se pueden mencionar:

NORMATIVIDAD ORIGINAL: Actas, Acuerdos, Resoluciones y Proposiciones

emanadas por las diferentes instancias (1936-1994)

INSTITUCIONES: Documentación generada en las diferentes etapas históricas de

la institución universitaria en nuestro país; las Universidades Central, del Primer
Distrito, la Universidad Nacional de los Estados Unidos de Colombia (1867-1886),
el Colegio de San Bartolomé y del Rosario, entre otras. Del Observatorio
Astronómico Nacional (1897 - 1979), la Academia Colombiana de Ciencias
Exactas Físico Químicas y Naturales (1888 – 1984), la Sociedad Geográfica de

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Telefonos 3165000 ext. 10824, 10823
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Carrera 30 No. 45-03, Ciudad Universitaria Edificio 103 (Polideportivo)
Tel/Fax 316 54 27 o 316 5000 Ext. 17755/17758-
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Bogotá , Colombia, Sur América
Colombia (1903 – 1962) y el Instituto Electrónico de Idiomas (1955-1997).

HISTORIAS LABORALES DOCENTES Y ADMINISTRATIVAS: Reúne los

Expedientes Laborales de los funcionarios, tanto académicos como
administrativos, que han laborado en la Institución a lo largo de mas de ochenta
años.

PLANOS: Testimonio del desarrollo físico del Campus.

MATERIAL FÍLMICO: En 16 mm y Beta relacionados con el Centro Jorge Eliécer

Gaitán, el hoy desaparecido Instituto Electrónico de Idiomas y “Patrimonio Vivo”,
material fílmico en VHS que contiene biografías de docentes que han hecho
historia en la facultad de Ciencias Humanas.

FOTOGRAFÍAS: Cerca de 4.000, en blanco y negro y color, que reflejan aspectos

especiales y cotidianos sucedidos al interior del campus universitario y de las
Colecciones recibidas en donación.

MAPAS: Mapas históricos (1824 – 1978). Además, mapas originales realizados,

de puño y letra, por el geógrafo Agustín Codazzi, lo que se constituye en
patrimonio de invaluable valor para la Institución y la Nación. PRENSA: Se
conservan recortes y periódicos de los años 60’s y 70’s, lo mismo que algunos
ejemplares de publicaciones producidas en la Universidad Nacional.

COLECCIONES ACADÉMICAS: Material dado en donación y que pertenecieron,

en su producción académica y personal, a los profesores Ernesto Guhl Nimtz
(Geógrafo), Orlando Fals Borda (Sociólogo), Federico Medem Medem (Zoólogo),
Yu Takeuchi (Matemático), Carlo Federici Casa (Matemático), Guillermo Restrepo
Isaza (Médico), Jorge Eliécer Gaitán (Abogado y político) y José Jerónimo Triana
(Médico y Botánico).

FACULTADES: Documentos emanados en la gestión académica y administrativa

de las facultades de Ingeniería, Derecho, Artes y Odontología; lo mismo que de la
antigua Academia Nacional de Música, hoy Conservatorio. NÓMINAS: Docentes y
Administrativas (1936-2005)

Aún después de los esfuerzos realizados por la Secretaría de la Sede Bogotá y la

División de Archivo y Correspondencia a través de sus proyectos de inversión,
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existe documentación pendiente por recuperar. Dentro de la documentación
ubicada en los diferentes sitios del Campus se encuentra documentación histórica
que corresponde a la producción académica inédita de estudiantes y docentes de
la Universidad, como es el caso de trabajos de grado desde finales del siglo XIX,
informes y documentos Históricos que actualmente reposan en dependencias
diferentes al archivo central e histórico. La Sede cuenta un archivo histórico muy
importante, el cual ha sido organizado de manera parcial por las razones
anteriormente expuestas.

Entre las mayores dificultades que ha enfrentado la Sede en la implementación del

proceso, como en otras sedes, es la insuficiencia de espacios adecuados para el
archivo, dada su precaria capacidad para el almacenamiento adecuado para el
total de los archivos, lo que interfiere con su desarrollo. Sin embargo la
Universidad está haciendo la gestión para adecuar uno de sus edificios que
albergue tanto los archivos de la Sede como del Nivel Nacional en las condiciones
requeridas.

En ese sentido se avanza con el proyecto de inversión y se espera perfilar el

patrimonio documental de la Sede como una de las fuentes primarias para la
investigación en nuestra alma máter, con transparencia en la gestión y facilidad en
el acceso al mismo, en unas condiciones especiales apropiadas abanderando su
custodia y garantizando con ello la preservación, control y puesta al servicio de la
investigación de nuestro pasado para fortalecer nuestro presente y proyectar
nuestro futuro.

Se espera que este proceso contribuya a la formación de la identidad cultural y la

consolidación del testimonio de una nación en crecimiento y desarrollo.

SARA LUCIA AMAYA PINTO RAMON GARCIA PIMENT.

Jefe Unidad Nacional de Archivo Jefe División de Archivo y Correspondencia
Secretaría General Secretaría de Sede Bogotá

Bogotá, 16 de mayo de 2007

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