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Instrucciones para
el Formulario 941-PR
(Rev. enero de 2014)
Planilla para la Declaracin Federal TRIMESTRAL del Patrono
Department of the Treasury
Internal Revenue Service
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Cdigo Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.
Acontecimientos futuros
Para obtener la informacin ms reciente sobre los acontecimientos
relacionados al Formulario 941-PR y sus Instrucciones, como
legislacin promulgada despus de que dichos documentos se
hayan publicado, por favor visite [Link]/form941pr.
Qu Hay de Nuevo
Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para 2014.
La tasa de contribucin al Seguro Social es 6.2% tanto para la parte
del empleado como la parte del patrono, la misma tasa que
correspondi para el ao 2013. La base salarial para la retencin de
la contribucin al Seguro Social es $117,000.
La tasa de la contribucin al Medicare es 1.45% tanto para la
parte del empleado como la del patrono, la misma tasa que
correspondi para el ao 2013. No hay lmite sobre la cantidad de
salarios sujetos a la contribucin al Medicare.
Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare se aplican a
los salarios de empleados domsticos a quienes usted les paga
$1,900 o ms en efectivo u otra forma de compensacin equitativa
en el ao 2014. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
se aplican a los trabajadores electorales a quienes se les paga
$1,600 o ms en efectivo u otra forma equivalente de compensacin
en el ao 2014.
El crdito de asistencia para las primas de COBRA. Efectivo
para los perodos contributivos comenzados despus del 31 de
diciembre de 2013, el crdito por pagos de asistencia para las
primas de COBRA no puede ser reclamado en el Formulario
941-PR. En cambio, despus de radicar su Formulario 941-PR,
radique el Formulario 941-X (PR), Ajuste a la Declaracin Federal
TRIMESTRAL del Patrono o Reclamacin de Reembolso, para
reclamar el crdito de asistencia para las primas de COBRA. La
radicacin de un Formulario 941-X (PR) antes de radicar el
Formulario 941-PR para el trimestre puede resultar en errores o
demoras en la tramitacin de su Formulario 941-X (PR). Para ms
informacin, visite [Link] e ingrese COBRA en el encasillado
Search (Buscar).
Si usted tiene derecho a reclamar el crdito de asistencia
para las primas de COBRA, pero de otra manera no se le
requiere radicar el Formulario 941-PR, radique el
Formulario 941-PR con -0- anotado en la lnea 12 antes de radicar el
Formulario 941-X (PR) para reclamar el crdito.
Si cambia su nombre comercial, la direccin comercial o la
persona responsable. Si desea ver la definicin de persona
responsable y cmo notificarle al IRS sobre el cambio en la
identidad de la persona responsable, vea las instrucciones para el
Formulario 8822-B, en ingls. Notifquele al IRS inmediatamente si
cambia el nombre o la direccin de su negocio o si cambia la
persona responsable. Escriba a la oficina del IRS en donde usted
presenta sus planillas (utilizando la direccin Sin un pago, que se
encuentra bajo Adnde deber enviar la planilla, ms adelante)
para notificarle al IRS sobre todo cambio en el nombre. Vea la
Publicacin 1635, Employer Identification Number: Understanding
Your EIN (Nmero de identificacin patronal: cmo entender su
EIN), en ingls, para saber si necesita solicitar un nmero de
identificacin patronal nuevo. Complete y enve por correo el
CONSEJO
Formulario 8822-B, Change of Address or Responsible Party
Business (Cambio de direccin o parte responsable negocio), en
ingls, para notificarle al IRS sobre un cambio en la direccin del
negocio o en la persona responsable.
Recordatorios
Retencin de la Contribucin Adicional al Medicare. Adems
de retener la cantidad de 1.45% para la contribucin al Medicare,
usted tiene que retener una cantidad de 0.9% para la Contribucin
Adicional al Medicare por salarios pagados a un empleado en
exceso de $200,000 en un ao natural. Se le requiere que comience
la retencin de la Contribucin Adicional al Medicare en el perodo
de pago en el que le paga a un empleado un salario de ms de
$200,000 y despus continuar la retencin en cada perodo de pago
hasta el final del ao natural. La Contribucin Adicional al Medicare
slo se le impone al empleado. No hay una porcin correspondiente
al patrono de esta Contribucin Adicional al Medicare. Todos los
salarios que estn sujetos a la contribucin al Medicare estn
sujetos a la retencin de la Contribucin Adicional al Medicare si
stos se pagan en exceso del lmite de $200,000.
Para ms informacin sobre qu salarios estn sujetos a la
contribucin al Medicare, vea la tabla titulada Reglas especiales
para varias clases de servicios y de pagos, en el apartado 15 de
la Pub.179 (Circular PR), Gua Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueos. Para ms informacin sobre la Contribucin
Adicional al Medicare, por favor visite el sitio web [Link] e ingrese
Additional Medicare Tax (Contribucin Adicional al Medicare), en
el encasillado Search (Buscar). Dicha informacin est disponible
en ingls.
El crdito contributivo de oportunidad de trabajo para organi-
zaciones calificadas exentas de contribucin que contratan a
veteranos calificados ha sido extendido. El crdito contributivo
de oportunidad de trabajo ahora est disponible para veteranos
desempleados calificados que empezaron a trabajar a partir del 22
de noviembre de 2011 y antes del 1 de enero de 2014. Las
organizaciones calificadas, exentas de impuestos que contraten a
veteranos desempleados que cumplen los requisitos pueden
reclamar el crdito para reducir su obligacin contributiva sobre la
nmina mediante el Formulario 5884-C, Work Opportunity Credit for
Qualified Tax-Exempt Organizations Hiring Qualified Veterans
(Crdito contributivo por oportunidad de empleo para
organizaciones exentas de contribucin calificadas), en ingls. Para
obtener ms informacin, visite el sitio web [Link] e ingrese Work
Opportunity Tax Credit (Credito contributivo de oportunidad de
trabajo) en el encasillado Search (Buscar). Dicha informacin est
disponible en ingls
El Formulario 944-PR ya no se emitir. El Formulario 944-PR ya
no ser emitido por el IRS despus de 2011. A partir del ao
contributivo 2012, los contribuyentes que radicaron previamente el
Formulario 944-PR anualmente continuaran radicando anualmente
utilizando el Formulario 944(SP), Declaracin Federal ANUAL de
Impuestos del Patrono o Empleador. No obstante, si los
contribuyentes que radicaban el Formulario 944-PR anualmente
prefieren radicar planillas trimestralmente, pueden solicitar radicar el
Formulario 941-PR, Planilla para la Declaracin Federal
TRIMESTRAL del Patrono. Para ms informacin, vea Los
patronos pueden optar por radicar Formularios 941-PR en
lugar del Formulario 944(SP), mas adelante.
Notificacin y solicitud de pago conforme a la seccin
3121(q): Contribucin adeudada por propinas no declaradas.
Los patronos que reciben una Section 3121(q) Notice and Demand
Mar 21, 2014 Cat. No. 35286W
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(Notificacin y solicitud de pago conforme a la seccin 3121(q)), en
ingls, tienen que anotar la cantidad total de las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare sobre propinas que no fueron
declaradas en la lnea 5f del Formulario 941-PR del trimestre natural
que corresponde a la fecha que aparece en la seccin Date of
Notice and Demand (Fecha de notificacin y solicitud) de dicha
notificacin y solicitud de pago conforme a la seccin 3121(q) que el
Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en ingls)
le envi.
Correccin del Formulario 941-PR radicado previamente. Si
descubre un error en un Formulario 941-PR que radic previamente,
haga la correccin usando el Formulario 941-X (PR). El Formulario
941-X (PR) se radica por separado del Formulario 941-PR. Para
obtener ms informacin, vea el apartado 12 de la Pub. 179
(Circular PR), Gua Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueos, o visite el sitio web [Link] e ingrese Correcting
Employment Taxes (Correccin de las contribuciones sobre la
nmina) en el encasillado Search (Buscar). Dicha informacin est
disponible en ingls.
Los patronos pueden optar por radicar Formularios 941-PR en
lugar del Formulario 944(SP). Los patronos a quienes
normalmente se les requiere radicar el Formulario 944(SP) que
deseen radicar el Formulario 941-PR en su lugar, podrn notificarle
al IRS que desean radicar Formularios 941-PR trimestrales en lugar
de radicar el Formulario 944(SP) anualmente. Para ms
informacin, vea el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento
Tributario 2009-51), en ingls. Puede ver dicho Procedimiento en la
pgina 625 del Internal Revenue Bulletin 2009-45 (Boletn de
Rentas Internas 2009-45), en ingls, disponible en [Link]/irb/
2009-45_IRB/[Link].
Solicitud para poder radicar el Formulario 944(SP) en lugar
del Formulario 941-PR. Si tiene que radicar el Formulario 941-PR
pero cree que sus contribuciones sobre la nmina para el ao
natural sern de $1,000 o menos, puede hacer una solicitud para
poder radicar el Formulario 944(SP) en lugar del Formulario
941-PR. Puede solicitar por telfono llamando al IRS al
1-800-829-4933 entre el 1 de enero de 2014 y el 1 de abril de 2014;
o enviando su solicitud por escrito con fecha de matasellos del
correo entre el 1 de enero de 2014 y el 17 de marzo de 2014. Tiene
que recibir una notificacin con la autorizacin por escrito del IRS
antes de radicar el Formulario 944(SP) en lugar del Formulario
941-PR. Para obtener ms informacin sobre la solicitud para poder
radicar el Formulario 944(SP), visite el sitio web [Link] e ingrese
file employment taxes annually (presentar las contribuciones sobre
la nmina anualmente) en el encasillado Search (Buscar). La
informacin est en ingls.
Requisito de depsito electrnico para toda contribucin fe-
deral. Usted tiene que utilizar la transferencia electrnica de fondos
para depositar toda contribucin federal. Por lo general, las
transferencias electrnicas de fondos se hacen mediante el
Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrnico de
pagos de la contribucin federal o EFTPS, por sus siglas en ingls).
Si usted no desea utilizar el sistema EFTPS, puede hacer arreglos
para que su preparador profesional, institucin financiera, servicio
de nminas u otro tercero de confianza haga los depsitos
electrnicamente de parte de usted. Tambin puede hacer arreglos
para que su institucin financiera inicie una transferencia electrnica
realizada el mismo da de pago de parte de usted. El EFTPS es un
servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Podra
verse obligado a pagar un cargo por los servicios de un preparador
profesional, institucin financiera, servicio de nmina u otro tercero.
Para ms informacin sobre los depsitos de la contribucin
federal, vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR). Para
obtener ms informacin sobre el EFTPS o para inscribirse en el
EFTPS, visite el sitio web [Link] o llame al Servicio al
Cliente de EFTPS en espaol al 1-800-244-4829 o, si es usuario de
equipo TDD, llame al 1-800-733-4829. Informacin adicional sobre
el EFTPS est disponible en la Pub. 966(SP), Sistema de Pago
Electrnico del Impuesto Federal: La Manera Segura de Pagar los
Impuestos Federales.
Para que un depsito efectuado por medio del EFTPS se
considere hecho a su debido tiempo, tiene que iniciar el
depsito a ms tardar a las 8 p.m. huso horario del Este de
los Estados Unidos el da anterior a la fecha de vencimiento para
efectuar el depsito. Consulte el apartado 11 de la Pub. 179
(Circular PR) para saber ms detalles.
Opcin de pago el mismo da por medio de una
transferencia electrnica. Si no inicia una transaccin de
depsito en el sistema EFTPS para las 8 p.m. huso horario del Este
de los Estados Unidos el da anterior a la fecha de vencimiento para
efectuar un depsito, todava puede efectuar su depsito a tiempo
por medio del Federal Tax Application (Aplicacin de la contribucin
federal o FTA, por sus siglas en ingls). Si alguna vez necesita
utilizar el mtodo de pago efectuado el mismo da, tendr que hacer
los trmites con su institucin financiera con anticipacin. Por favor
consulte con su institucin financiera con respecto a la
disponibilidad, los plazos y el costo. Su institucin financiera puede
cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para
obtener ms detalles sobre la informacin que le necesita proveer a
su institucin financiera para poder efectuar un pago electrnico el
mismo da, visite [Link] para descargar la Same-Day
Payment Worksheet (Hoja de trabajo para efectuar el pago el mismo
da), en ingls.
Puntualidad de los depsitos de la contribucin federal. Si
se requiere que un depsito se efecte en un da que no es un da
laborable, se considera que dicho depsito se hace a tiempo si se
hace para el cierre de operaciones comerciales del siguiente da
laborable. Un da laborable es todo da que no sea sbado,
domingo o da feriado oficial. El trmino da feriado oficial para
propsitos de efectuar los depsitos incluye los das feriados
oficiales en el Distrito de Columbia. Dichos das feriados oficiales se
indican en el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR).
Radicacin y pago por medios electrnicos. Ahora, ms que
nunca, los negocios pueden disfrutar de los beneficios de radicar
sus planillas de contribucin y pagar sus contribuciones federales
por medios electrnicos. No importa si depende de un preparador
profesional o si usted mismo se ocupa de completar su planilla de
contribucin, el IRS ofrece programas convenientes para facilitar la
radicacin y el pago de las contribuciones. Pasar menos tiempo
preocupndose de las contribuciones y ms tiempo dedicndose a
la operacin de su negocio. Use la radicacin electrnica (e-file) y el
Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrnico de
pagos de la contribucin federal o EFTPS, por sus siglas en ingls)
segn le convenga:
Para e-file, visite [Link]/espanol para mayor informacin.
Para EFTPS, visite el sitio [Link] o llame al Servicio al
Cliente de EFTPS al 1-800-244-4829 (ayuda en espaol) o, si es
usuario de equipo TDD, llame al 1-800-733-4829.
Si usted radica su planilla o si paga sus contribuciones
federales por medios electrnicos, se requiere tener un
nmero de identificacin patronal (EIN, por sus siglas en
ingls) vlido en el momento en que se radica la planilla o en que se
efecta el pago. Si no provee un EIN vlido, la planilla o el pago no
ser tramitado. Esta accin puede resultar en multas.
Retiro electrnico de fondos (EFW). Si radica el Formulario
941-PR electrnicamente, puede radicar y pagar electrnicamente
(retiro electrnico de fondos o EFW, por sus siglas en ingls) el
saldo adeudado en un solo paso, usando programas de
computadora para la preparacin de planillas o por medio de un
preparador profesional de contribuciones. Sin embargo, no use el
retiro electrnico de fondos para efectuar los depsitos de la
contribucin federal. Para saber ms informacin sobre el pago de
contribuciones por medio del retiro electrnico de fondos, visite el
sitio web del IRS, [Link]/e-pay. Un cargo se le puede cobrar
por radicar electrnicamente.
Pagos hechos con tarjetas de crdito o dbito. Los patronos
pueden pagar la cantidad adeudada de las contribuciones indicada
en el Formulario 941-PR usando una tarjeta de crdito o dbito. No
use una tarjeta de crdito o dbito para hacer depsitos de las
contribuciones federales. Para mayor informacin sobre cmo se
PRECAUCION
!
PRECAUCION
!
-2-
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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pagan las contribuciones con tarjetas de crdito o dbito, visite el
sitio web del IRS, [Link]/e-pay.
Los preparadores remunerados tienen que firmar el Formula-
rio 941-PR. Los preparadores remunerados tienen que completar y
firmar la seccin en el Formulario 941-PR que le corresponde al
preparador remunerado.
Externalizacin de las obligaciones de nmina. Los patronos
son responsables de asegurar que las planillas de contribucin se
radiquen y que los depsitos y pagos se efecten, aun si el patrono
contrata los servicios de un tercero para hacerlo. El patrono sigue
siendo el responsable aun si el tercero no cumple con la accin
requerida. Si opta por externalizar cualquier parte de su nmina y
las obligaciones relacionadas con las contribuciones (es decir,
retencin, declaracin y pago de las contribuciones al Seguro
Social, al Medicare y al fondo federal de desempleo (FUTA, por sus
siglas en ingls)) a un tercero pagador, tal como un proveedor de
servicios de nmina o agente de reportacin, visite el sitio web
[Link] e ingrese outsourcing payroll duties (Externalizacin de
las obligaciones de nmina) en el encasillado Search (Buscar),
para informacin til sobre este tema. Dicha informacin est
disponible en ingls.
Dnde puede obtener ayuda por telfono? Puede llamar sin
costo al 1-800-829-4933 (si es usuario del equipo TTY/TDD para
personas que son sordas, que tienen dificultades auditivas o que
tienen impedimientos del habla, puede llamar al 1-800-829-4059),
de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., huso horario local (los
contribuyentes que no estn en Puerto Rico pueden recibir ayuda
de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. huso horario local; los contribuyentes que
estn en Alaska y Hawaii seguirn el huso horario del Pacfico), para
recibir respuestas a sus preguntas sobre cmo completar el
Formulario 941-PR o las reglas sobre los depsitos de las
contribuciones federales.
Fotografas de nios desaparecidos. El IRS se complace en
colaborar con el National Center for Missing and Exploited Children
(Centro Nacional de Nios Desaparecidos y Explotados). Las
fotografas de nios desaparecidos que han sido seleccionadas por
el Centro pueden aparecer en estas instrucciones en pginas que
de otra manera estaran en blanco. Usted puede ayudar a que estos
nios regresen a sus hogares si al mirar sus fotografas los puede
identificar y llamar al 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678).
Instrucciones Generales:
Propsito del Formulario 941-PR
Estas instrucciones le darn informacin de trasfondo sobre el
Formulario 941-PR. Podr saber quin tiene que radicar el
Formulario 941-PR, cmo debe completarse (se le darn
instrucciones para cada lnea) y dnde y cundo debe radicarlo.
Si desea obtener informacin ms a fondo sobre las
contribuciones sobre la nmina relacionadas con el Formulario
941-PR, consulte la Pub. 179 (Circular PR), Gua Contributiva
Federal para Patronos Puertorriqueos. Dicha publicacin explica
los requisitos para la retencin, depsito y pago de las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Le explica sobre los
formularios que tiene que darle a sus empleados, los formularios
que sus empleados tienen que darle a usted y aqullos que usted
tiene que enviar al IRS. Consulte la Pub. 15-A, Employer's
Supplemental Tax Guide (Gua contributiva suplementaria para el
patrono), en ingls, para obtener informacin especializada sobre
las contribuciones sobre la nmina que complementa la informacin
bsica contenida en la Pub. 179 (Circular PR).
La ley federal requiere que usted, como patrono, les retenga las
contribuciones a los cheques de salario de sus empleados. Cada
vez que paga salarios, tiene que retener es decir, descontar de
los cheques de salario de sus empleados ciertas cantidades para
pagar la contribucin al Seguro Social y la contribucin al Medicare.
Tambin tiene que retener la Contribucin Adicional al Medicare de
los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en
un ao natural. De acuerdo con el sistema de la retencin de
contribuciones, estas mismas que se les retienen a sus empleados
se acreditarn en sus cuentas del Seguro Social para pagar sus
obligaciones contributivas correspondientes.
La ley federal tambin requiere que usted pague toda obligacin
resultante de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
correspondientes al patrono. No se les retiene esta porcin de las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare a los empleados.
Quin tiene que radicar el Formulario
941-PR
Por lo general, tiene que radicar una planilla para el primer trimestre
en el cual usted paga salarios sujetos a las contribuciones al Seguro
Social y al Medicare, y para cada trimestre de all en adelante hasta
que usted radique una planilla final. Use el Formulario 941-PR si el
lugar principal donde desempea sus actividades comerciales est
en Puerto Rico o si tiene empleados que estn sujetos a la retencin
de la contribucin sobre los ingresos de Puerto Rico.
Use el Formulario 941-PR para declarar las siguientes
cantidades:
Salarios que ha pagado sujetos a las contribuciones al Seguro
Social y al Medicare.
Propinas que sus empleados han recibido sujetas a las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare.
Las partes correspondientes al patrono y al empleado de las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare.
Contribucin Adicional al Medicare retenida de los empleados.
Ajustes hechos en el trimestre en curso a las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare por fracciones de centavos, pagos por
enfermedad, propinas y seguro temporal de vida colectivo a trmino
fijo.
Tiene que radicar una planilla cada trimestre aunque no haya
tenido ninguna obligacin contributiva que declarar a no ser que
radique una planilla final o le corresponda una de las
Excepciones, a continuacin.
Excepciones
Reglas especiales le corresponden a ciertos patronos:
Los patronos estacionales no tienen que radicar el Formulario
941-PR para los trimestres durante los cuales no han tenido una
obligacin contributiva debido a que no han pagado salarios. Para
notificarle al IRS que no va a radicar una planilla por uno o ms
trimestres del ao, marque el encasillado que aparece en la lnea 16
del Formulario 941-PR en cada trimestre que radica dicho
formulario. Por lo general, el IRS no le preguntar sobre planillas
que no han sido radicadas si por lo menos una planilla en la cual se
indica una obligacin contributiva es radicada cada ao. No
obstante, tiene que marcar el encasillado en la lnea 16 en cada
planilla trimestral que radique. De otra manera, el IRS anticipar que
radicar una planilla para cada trimestre.
Los patronos de empleados domsticos normalmente no
radican el Formulario 941-PR. Consulte la Pub. 179 (Circular PR), el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo
de Empleados Domsticos, sus instrucciones por separado y la
Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Gua contributiva para
patronos de empleados domsticos), sta ltima, en ingls.
Los patronos de empleados agrcolas normalmente no radican
el Formulario 941-PR. Consulte el Formulario 943-PR, Planilla para
la Declaracin Anual de la Contribucin Federal del Patrono de
Empleados Agrcolas, la Pub. 179 (Circular PR) y la Pub. 51
(Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Gua contributiva
para el patrono agrcola), sta ltima, en ingls.
Si ninguna de las excepciones anteriores le corresponden
y no ha radicado una planilla final, usted tiene que radicar
el Formulario 941-PR cada trimestre aunque no haya
pagado salarios durante el trimestre. Si es posible, use la radicacin
electrnica (e-file) del IRS.
CONSEJO
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
-3-
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Planilla final
Si cierra su negocio o si deja de pagar salarios a sus empleados,
tiene que radicar una planilla final. Para notificarle al IRS que el
Formulario 941-PR para un trimestre particular es su planilla final,
marque el encasillado en la lnea 15 y anote la ltima fecha en que
pag salarios. Tambin adjunte una declaracin a su planilla que
indique el nombre de la persona que se quedar con los archivos o
rcords correspondientes a la nmina y la direccin en donde
permanecern. Comunquese con el Departamento de Hacienda de
Puerto Rico para obtener informacin sobre cundo debe
entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR que
corresponda al ao natural en que ocurri el cierre. Tambin debe
comunicarse con la Administracin del Seguro Social (SSA, por sus
siglas en ingls) para saber la fecha lmite para radicar ante la SSA
sus Formularios 499R-2/W-2PR finales. Si tiene empleados que son
contratados inmediatamente por el patrono sucesor, vea el
Revenue Procedure 2004-53 (Procedimiento Tributario 2004-53 o
Rev. Proc. 2004-53, por su abreviatura en ingls). Puede encontrar
el Rev. Proc. 2004-53 en la pgina 320 del Internal Revenue Bulletin
2004-34 (Boletn de Rentas Internas 2004-34) en el sitio web
[Link]/pub/irs-irbs/[Link].
Qu pasar si reorganiza o cierra su negocio
Si vende o transfiere su negocio...
Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el nuevo dueo
tienen, cada uno, que radicar un Formulario 941-PR para el
trimestre en el cual se efectu la transferencia. Declare nicamente
los salarios que usted mismo pag.
Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que contina
en vigor tiene que radicar un Formulario 941-PR para el trimestre en
el cual ocurri la fusin y la otra empresa tiene que radicar una
planilla final.
Cuando la clasificacin de un negocio cambia a otra, tal como un
negocio de un solo dueo que se convierte en una sociedad
colectiva (partnership) o en una corporacin, se considera este tipo
de cambio una transferencia. Si ocurre una transferencia, quizs
tenga que obtener un nmero de identificacin patronal (EIN, por
sus siglas en ingls) nuevo. Vea el apartado 3 de la Pub. 179
(Circular PR), para ms detalles. Asegrese de incluir una
declaracin que incluya lo siguiente:
El nombre del nuevo dueo (o el nombre nuevo de la empresa),
Si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad
colectiva (partnership) o corporacin (sociedad annima),
La clase de cambio que se efectu (venta o transferencia),
La fecha en la cual se efectu el cambio y
El nombre del individuo que lleva los archivos de la nmina y la
direccin donde se guardarn tales archivos.
Si cierra su negocio...
Si cierra su negocio o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene
que radicar una planilla final. Para notificarle al IRS que la planilla
para cierto trimestre va a ser su planilla final, marque el encasillado
en la lnea 15 y anote la fecha en la cual pag salarios por ltima
vez. Adems, adjunte una declaracin a su planilla que indique el
nombre del individuo que conservar los archivos de la nmina y la
direccin del lugar en donde se guardarn dichos archivos. Vea
tambin Planilla final, anteriormente.
Si particip en una fusin estatutaria o consolidacin, o califica
para la clasificacin de predecesor-sucesor debido a una
adquisicin, debera, por lo general, radicar el Anexo D
(Schedule D) del Formulario 941, Report of Discrepancies Caused
by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de
discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o
consolidaciones), en ingls. Vea las instrucciones para el Anexo D
(Formulario 941) a fin de determinar si debe radicar el Anexo D
(Formulario 941) y cundo debe radicarlo.
Cundo tiene que radicar la planilla?
Radique el Formulario 941-PR inicial para cada trimestre en el cual
usted pag por primera vez salarios sujetos a las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare. Vea la tabla a continuacin titulada
Cundo tiene que radicar el Formulario 941-PR, ms adelante.
Luego tendr que radicar para cada trimestre que le
sigue cada 3 meses aun si no tiene contribuciones que
declarar, a menos que usted sea un patrono estacional o si radica
su planilla final. Vea la explicacin sobre patronos estacionales en
Excepciones y el tema Si cierra su negocio..., anteriormente.
Radique el Formulario 941-PR slo una vez por cada trimestre.
Si radica por medios electrnicos, no radique un Formulario 941-PR
en papel. Para ms informacin sobre la radicacin del Formulario
941-PR por medios electrnicos, vea Radicacin y pago por
medios electrnicos, anteriormente.
Cundo tiene que radicar el Formulario 941-PR
El plazo para radicar su Formulario 941-PR vence el ltimo da del mes que le
sigue al final del trimestre.
El trimestre incluye los meses de. . .
El trimestre
termina el. . .
El Formulario
941-PR vence
el. . .
1. enero, febrero, marzo 31 de marzo 30 de abril
2. abril, mayo, junio 30 de junio 31 de julio
3. julio, agosto, septiembre 30 de septiembre 31 de octubre
4. octubre, noviembre, diciembre 31 de diciembre 31 de enero
Por ejemplo, normalmente tiene que declarar los salarios que
paga durante el primer trimestre que abarca los meses de enero
hasta marzo, inclusive a ms tardar para el 30 de abril. Si hace
depsitos a su debido tiempo y paga las contribuciones trimestrales
en su totalidad, tendr 10 das naturales adicionales para radicar su
Formulario 941-PR para ese trimestre.
Si recibimos el Formulario 941-PR despus de la fecha de
vencimiento, lo trataremos como si fuera radicado a tiempo si el
sobre que contiene el Formulario 941-PR est debidamente
rotulado, tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio
Postal de los [Link]. est fechado a ms tardar en la fecha de
vencimiento, o si se envi por medio de un servicio de entrega
privado aceptado por el IRS a ms tardar en la fecha de
vencimiento. Si no sigue estas pautas, consideramos que el
Formulario 941-PR fue radicado en la fecha en que realmente se
recibi. Vea la Pub. 179 (Circular PR) para obtener ms informacin
acerca de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS.
Si la fecha de vencimiento para radicar una planilla es un
sbado, domingo o da feriado oficial, podr radicar la planilla el
prximo da laborable.
Cmo deber completar el Formulario
941-PR
Escriba a mano, a maquinilla o por medio de su computadora su
EIN, nombre y direccin en los espacios provistos. Tambin anote
su nombre y su EIN en la parte superior de la segunda pgina. No
use su nmero de Seguro Social (SSN, por sus siglas en ingls) ni
su nmero de identificacin personal del contribuyente (ITIN, por
sus siglas en ingls). Por lo general, anotar el nombre comercial
(legal) que us al solicitar su EIN en el Formulario SS-4PR, Solicitud
de Nmero de Identificacin Patronal (EIN). Por ejemplo, si es
dueo nico de su negocio, anotar Roberto Herrera en la lnea
que dice Nombre y Bicicletas Roberto donde dice Nombre
comercial. Deje en blanco la lnea Nombre comercial si este
nombre es igual al Nombre de usted.
Nmero de identificacin patronal (EIN). Para asegurar que los
negocios cumplan con las leyes federales de la contribucin, el IRS
se ocupa de controlar los pagos de contribucin mediante el uso de
-4-
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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un sistema de nmeros para identificar a los contribuyentes. El
nmero de identificacin patronal (EIN, por sus siglas en ingls) es
un nmero especial y singular que consta de nueve dgitos que el
IRS les expide a todas las corporaciones y sociedades colectivas,
as como a algunos negocios de un solo dueo. Todo negocio que
tiene que obtener un EIN tiene que solicitar este nmero y anotarlo
en toda planilla, pago o informe de contribucin mientras est en
operacin.
Su negocio debe tener solamente un EIN. Si tiene ms de un
nmero y no est seguro del nmero que debe usar, escrbale a la
oficina del IRS donde suele radicar sus planillas de contribucin (la
direccin que usa cuando enva planillas Sin un pago, bajo
Adnde deber enviar la planilla, ms adelante) o llame al IRS al
1-800-829-4933.
Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en lnea. Acceda al sitio
web [Link], en ingls, e ingrese EIN en el encasillado Search
(Buscar). La informacin est provista en ingls. Tambin puede
solicitar un EIN enviando el Formulario SS-4PR al IRS por fax o por
correo. Si no ha recibido su EIN para la fecha de vencimiento del
Formulario 941-PR, escriba Solicitado y la fecha de su solicitud en
el espacio para tal nmero.
Si usted radica su planilla de contribucin
electrnicamente, un EIN vlido se requiere en el momento
de radicar su planilla. Si no provee un EIN vlido, la planilla
no ser aceptada. Esto puede resultar en multas.
Asegrese siempre que el EIN que aparece en el
formulario que radica sea exactamente igual al EIN que el
IRS le design a su negocio. No use su SSN o ITIN en
ninguna planilla que pida un EIN. La radicacin de un Formulario
941-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a
otro negocio puede resultar en multas y demoras en la tramitacin
de su planilla.
Si cambia su nombre comercial, la direccin comercial o la
persona responsable... Si desea ver la definicin de persona
responsable y cmo notificarle al IRS sobre el cambio en la
identidad de la persona responsable, vea las instrucciones para el
Formulario 8822-B, en ingls. Notifquele al IRS inmediatamente si
cambia el nombre o la direccin de su negocio o si cambia la
persona responsable.
Escriba a la oficina del IRS donde radica sus planillas (a la
direccin que usa cuando enva planillas Sin un pago, bajo
Adnde deber enviar la planilla, ms adelante) para notificarle
al IRS sobre todo cambio de nombre. Vea la Pub. 1635, Employer
Identification Number: Understanding Your EIN (Informacin para
entender su nmero de identificacin patronal), en ingls, para
determinar si necesita solicitar un nuevo EIN.
Complete y enve el Formulario 8822-B, en ingls, para notificarle
al IRS sobre un cambio de direccin o cambio en la persona
responsable. No enve el Formulario 8822-B junto con el Formulario
941-PR.
Marque el encasillado para el trimestre
Debajo de Informe para este trimestre de 2014 en la parte
superior del Formulario 941-PR, marque el encasillado del trimestre
para el cual radica esta planilla. Asegrese que el trimestre en
cuestin sea el mismo que aparece en todo Anexo B (Formulario
941-PR), Registro de la Obligacin Contributiva para los
Depositantes de Itinerario Bisemanal, que usted adjunte.
Cmo completar y radicar el Formulario 941-PR
Anote las partidas en el Formulario 941-PR tal como se indica a
continuacin para evitar problemas con su tramitacin:
Use letra de imprenta de fuente Courier de 10 puntos (si es
posible) para cada anotacin que escriba a maquinilla o con
computadora para completar su formulario. Los formularios en
formato de documento porttil (PDF, por sus siglas en ingls) en
[Link] tienen campos editables con especificaciones de fuentes
aceptables.
PRECAUCION
!
CONSEJO
Omita el signo de dlares y puntos decimales. El uso de comas
es opcional. Anote las cantidades en dlares a la izquierda del
punto decimal impreso y los centavos a la derecha del punto.
Deje en blanco (menos las lneas 1 y 10) todo espacio para
anotar datos que tenga un valor de cero.
Use el signo de menos al anotar cantidades negativas (si es
posible). De otra manera, use parntesis.
Anote su nombre y su EIN en todas las pginas y documentos
que anexa.
Engrape todas las hojas en la parte superior izquierda de la
planilla al radicarla.
Conciliacin de los Formularios 941-PR con el
Formulario W-3PR
El IRS concilia las cantidades declaradas en sus cuatro Formularios
941-PR trimestrales con las cantidades declaradas en los
Formularios 499R-2/W-2PR y cuya suma total se incluye en su
Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retencin. Si las
cantidades no concuerdan, es posible que el IRS o la SSA se
comunique con usted. Las cantidades que se concilian son las
siguientes:
Salarios sujetos a la contribucin al Seguro Social.
Propinas sujetas a la contribucin al Seguro Social.
Salarios y propinas sujetos a la contribucin al Medicare.
Use el Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies
Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations
(Informe de discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o
consolidaciones), en ingls, para explicar ciertas diferencias o
discrepancias relacionadas con los salarios, contribuciones y pagos
entre los Formularios 941-PR y los Formularios 499R-2/W-2PR
debidas a adquisiciones, fusiones o consolidaciones estatutarias.
Para ms informacin, vea las Instrucciones para el Anexo D
(Formulario 941), en ingls. Tambin vea el Revenue Procedure
2004-53 (Procedimiento Tributario 2004-53 o Rev. Proc. 2004-53,
por su abreviatura en ingls) para ms informacin. Puede
encontrar el Rev. Proc. 2004-53 en la pgina 320 del Internal
Revenue Bulletin 2004-34 (Boletn de Rentas Internas 2004-34), en
ingls, en el sitio web [Link]/pub/irs-irbs/[Link].
Adnde deber enviar la planilla
La direccin a la que enva su Formulario 941-PR vara
dependiendo de si incluye un pago junto con dicho formulario:
Si est enviando el
Formulario 941-PR. . .
Sin un pago. . . Con un pago. . .
Direccin especial para
la radicacin por parte
de organizaciones
exentas; entidades
gubernamentales
federales, estatales y
locales; entidades
gubernamentales de
tribus indgenas
estadounidenses; sin
consideracin de su
ubicacin. . .
Department of the
Treasury
Internal Revenue Service
Ogden, UT 84201-0005
Internal Revenue Service
P.O. Box 37941
Hartford, CT 06176-7941
Desde Puerto Rico. . . Internal Revenue Service
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
Internal Revenue Service
P.O. Box 37941
Hartford, CT 06176-7941
Las direcciones adnde enviar la planilla pudieron haber
cambiado de las que utiliz para declarar las
contribuciones sobre la nmina en aos anteriores. No
enve el Formulario 941-PR ni ningn pago a la SSA. Tambin
recuerde que los servicios privados de entrega no ofrecen servicios
a apartados postales.
PRECAUCION
!
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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Cmo hacer los depsitos
El IRS ha emitido reglamentos conforme a la seccin 6302
que establece que usted tiene que depositar toda
contribucin de depsito electrnicamente mediante el
retiro electrnico de fondos. Para obtener informacin sobre el retiro
electrnico de fondos, vea el tema Requisito de depsito
electrnico para toda contribucin federal, bajo Recordatorios.
Tiene que depositar sus contribuciones?
Puede estar obligado a depositar tanto la contribucin al Seguro
Social como al Medicare correspondientes al patrono y al
empleado.
Si el total de sus contribuciones (lnea 10) es menos de
$2,500 para el trimestre en curso o el trimestre anterior, y
usted no tuvo una obligacin de depositar $100,000 el
prximo da durante el trimestre en curso. No tiene que hacer
un depsito. Para evitar una multa, tiene que pagar la cantidad en
su totalidad con una planilla radicada a su debido tiempo o tiene
que depositar la cantidad oportunamente. Para ms informacin
sobre cmo pagar junto con una planilla radicada a tiempo, vea las
instrucciones de la lnea 12, ms adelante. Si no est seguro si su
obligacin total por pagar para el trimestre en curso ser menos de
$2,500 (y su obligacin para el trimestre anterior no fue menos de
$2,500), haga los depsitos segn las reglas del itinerario mensual
o bisemanal para evitar multas por no depositar.
Si el total de sus contribuciones (lnea 10) es $2,500 o ms
para el trimestre en curso y el trimestre anterior. Tiene que
hacer depsitos conforme a su itinerario de depsitos. Vea el
apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para ms detalles.
Si utiliza nicamente el proceso de reclamacin y no el proceso
de ajuste para reclamar el crdito de asistencia para las primas de
COBRA en el Formulario 941-X (PR) para el trimestre, usted puede
reducir los depsitos durante el trimestre por la cantidad del crdito
de asistencia para las primas de COBRA que se reflejarn en su
Formulario 941-X (PR).
El crdito de asistencia para las primas de COBRA se considera
como un crdito en el primer da del perodo de su planilla (es decir,
1 de enero, 1 de abril, 1 de julio o el 1 de octubre). Sin embargo,
debido a que el crdito ahora se reclama en el Formulario 941-X
(PR) radicado DESPUS de la radicacin del Formulario 941-PR,
un patrono que reduzca sus depsitos requeridos en anticipacin
del crdito recibir un aviso generado por el sistema reflejando un
saldo adeudado y multas asociadas e intereses, si es aplicable. El
saldo adeudado, as como las multas e intereses correspondientes,
resultantes de la reduccin de los depsitos con anticipacin del
crdito sern reducidas cuando se aplique el crdito. Tal reduccin
generalmente ocurrir sin ninguna otra accin de parte del patrono.
Como alternativa, para evitar que se reciba un aviso de saldo
adeudado generado por el sistema, el patrono puede efectuar sus
depsitos sin considerar la reduccin en la obligacin debido a la
anticipacin del crdito de asistencia para las primas de COBRA; y
luego puede seguir los procedimientos para radicar una
reclamacin para un reembolso o ajuste en la planilla utilizando el
Formulario 941-X (PR).
Cundo tiene que depositar sus
contribuciones?
Determine si es depositante de itinerario mensual
o bisemanal para el trimestre
El IRS usa dos clases de reglas de depsito para determinar
cundo los negocios tienen que depositar sus contribuciones al
Seguro Social y al Medicare. Esos itinerarios le informarn cundo
debe hacer un depsito despus de un da de pago.
Su itinerario de depsitos no se determina por la frecuencia en
que le paga a sus empleados. Su itinerario de depsitos depende
del total de la obligacin contributiva que declar en el Formulario
PRECAUCION
!
941-PR durante el perodo retroactivo de los cuatro trimestres
anteriores (desde el 1 de julio del segundo ao natural anterior
(penltimo ao) hasta el 30 de junio del ao natural pasado). Vea el
apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para ms detalles. Si
radic el Formulario 944(SP) en 2012 2013, su perodo retroactivo
es el ao natural 2012.
Antes del comienzo de cada ao natural, tiene que determinar
cul de los itinerarios de depsito tiene que usar.
Si declar $50,000 o menos por concepto de contribuciones
durante el perodo retroactivo, usted es depositante de itinerario
mensual.
Si declar ms de $50,000 por concepto de contribuciones
durante el perodo retroactivo, usted es depositante de itinerario
bisemanal.
Si usted es depositante de itinerario mensual y acumula
$100,000 o ms por concepto de contribuciones en
cualquier da durante el perodo de depsito, entonces se
convierte en depositante de itinerario bisemanal en el prximo da y
por el resto del ao natural y el ao siguiente. Vea la Regla de
depositar $100,000 el prximo da, en el apartado 11 de la Pub.
179 (Circular PR), para una orientacin.
Qu hay que saber acerca de las
multas e intereses?
Cmo evitar el pago de multas e intereses
Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo indicado
a continuacin:
Deposita o paga las contribuciones cuando se debe hacerlo.
Radica a su debido tiempo su Formulario 941-PR debidamente
completado.
Declara correctamente su obligacin contributiva.
Entrega cheques vlidos para el pago de las contribuciones.
Entrega los Formularios 499R-2/W-2PR correctos a sus
empleados.
Radica los Originales de los Formularios 499R-2/W-2PR junto
con el Formulario W-3PR ante la SSA a su debido tiempo y sin
errores.
Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas
fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una
tasa fijada conforme a la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub.
179 (Circular PR) para ms detalles.
Use el Formulario 843, Claim for Refund and Request for
Abatement (Reclamacin de reembolso y solicitud de una reduccin
en la contribucin), en ingls, para solicitar un reembolso o
reduccin en los intereses o multas que le han sido tasados. No
solicite la reduccin de multas o intereses en los Formularios
941-PR o 941-X (PR).
Le podr corresponder una multa por recuperacin del
fondo fiduciario si no se retienen o si no se pagan las
contribuciones al Seguro Social o al Medicare que se
tenan que haber retenido, depositado o pagado. Bajo esta multa, a
las personas que son responsables o encargadas de tener cuenta
de y pagar esas contribuciones se les multa una suma equivalente
al total de las contribuciones no pagadas. Una persona responsable
puede ser un oficial o empleado de una corporacin, socio o
empleado de una sociedad colectiva, un contador, un director/
fideicomisario voluntario, un empleado de un negocio propio u otra
persona o entidad que sea responsable de recaudar, de la
contabilidad y del pago de las contribuciones correspondientes al
fondo fiduciario. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR)
para ms detalles.
PRECAUCION
!
PRECAUCION
!
-6-
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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Ajuste a la contribucin sobre las
propinas
Si, para el da 10 del mes siguiente al mes en que recibi la
declaracin de propinas del empleado, no tiene suficientes fondos
del empleado para retener la porcin correspondiente al empleado
de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, entonces ya
no tendr que recaudarlas. Declare la cantidad de las propinas en
su totalidad en las lneas 5b (Propinas sujetas a la contribucin
al Seguro Social), 5c (Salarios y propinas sujetos a la
contribucin al Medicare) y, si cumple con la cantidad del lmite
superior, en la lnea 5d (Salarios y propinas sujetos a la
retencin de la Contribucin Adicional al Medicare). Incluya en
la lnea 9 por concepto de ajuste el total de la parte no recaudada
correspondiente al empleado de las contribuciones al Seguro Social
y al Medicare.
Dnde puede obtener formularios?
Vea la Pub. 179 (Circular PR) para obtener informacin sobre cmo
pedir formularios del IRS por telfono, correo o por Internet.
Tambin puede obtener algunos de los formularios del IRS en la
direccin indicada a continuacin:
Internal Revenue Service
City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000
Retencin de la contribucin federal
sobre los ingresos
En el caso de un empleado que es ciudadano de los Estados
Unidos y que trabaja para un patrono que no sea el gobierno de los
Estados Unidos o alguna de sus agencias, no hay que retener la
contribucin federal sobre los ingresos de los salarios pagados a
dicho empleado, si el patrono est obligado a retener la contribucin
sobre ingresos de Puerto Rico en conformidad con sus leyes o
cuando es razonable creer que tal empleado ser, durante todo el
ao natural, residente bona fide de Puerto Rico. No obstante, si un
patrono tiene un empleado en Puerto Rico que es ciudadano de los
Estados Unidos y de cuyos salarios no se exige la retencin de la
contribucin sobre los ingresos de acuerdo con la ley de Puerto
Rico, y si tal empleado no piensa adquirir residencia bona fide en
Puerto Rico por todo el ao natural, dicho patrono est obligado a
retener la contribucin federal sobre los ingresos de los salarios
pagados al mencionado empleado. En casos como ste, el patrono
debe consultar con la oficina del IRS en Guaynabo.
Use el Formulario 941, Employer's QUARTERLY Federal Tax
Return, en ingls, en lugar del Formulario 941-PR si tiene que
retener la contribucin federal sobre los ingresos de los salarios
pagados a sus empleados. Puede obtener los formularios
necesarios y las instrucciones pertinentes en la oficina en
Guaynabo o descargndolos del sitio web del IRS, [Link]/
formspubs. La informacin est disponible en ingls.
Instrucciones Especficas:
Parte 1: Conteste las preguntas a
continuacin para este trimestre
1. Nmero de empleados que recibieron
salarios, propinas u otras remuneraciones
durante este trimestre
Anote el nmero de empleados en su nmina a los cuales les pag
remuneraciones durante el perodo de pago que incluye el 12 de
marzo, el 12 de junio, el 12 de septiembre o el 12 de diciembre del
trimestre indicado en la parte superior del Formulario 941-PR. No
incluya a:
Empleados domsticos,
Empleados no remunerados durante el perodo de pago,
Empleados agrcolas,
Pensionistas o
Miembros activos de las Fuerzas Armadas.
Si anota 250 o ms en la lnea 1, tiene que radicar los
Formularios 499R-2/W-2PR por medios electrnicos. Para
ms detalles, llame a la SSA al 1-800-772-6270 o visite el
sitio web Employer W-2 Filing Instructions & Information
(Instrucciones e informacin sobre la radicacin de Formularios W-2
hecha por patronos) de la SSA, en ingls,
[Link]/employer.
4. Si los salarios, propinas y otras
remuneraciones no estn sujetos a las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare
Si los salarios, propinas y otras remuneraciones no estn sujetos a
las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, marque el
encasillado en la lnea 4. Si esta pregunta no le corresponde, deje
en blanco el encasillado. Para mayor informacin sobre los salarios
exentos de la contribucin, vea el apartado 15 de la Pub. 179
(Circular PR), en espaol, y el apartado 4 de la Pub. 15-A,
Employer's Supplemental Tax Guide (Gua contributiva
suplementaria del patrono), en ingls.
Si es patrono gubernamental, los salarios que paga no
estn exentos automticamente de las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare. Sus empleados podran estar
amparados por la ley o por un acuerdo voluntario con la SSA
conforme a la seccin 218. Para mayor informacin, vea la Pub.
963, Federal-State Reference Guide (Gua de consulta federal y
estatal), en ingls.
5a5e. Salarios y propinas sujetos a las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare
5a. Salarios sujetos a la contribucin al Seguro Social.
Anote aqu el total de los salarios, compensacin por enfermedad y
beneficios marginales sujetos a la contribucin al Seguro Social que
pag a sus empleados durante el trimestre. Para este propsito, la
compensacin por enfermedad incluye los pagos hechos a sus
empleados por una compaa de seguros y por los cuales usted fue
notificado oportunamente por dicha compaa de seguros. Vea el
apartado 6 de la Pub. 15-A, en ingls, para mayor informacin sobre
la declaracin de la compensacin por enfermedad.
Anote la cantidad total antes de descontar toda deduccin. No
incluya propinas en esta lnea. Para mayor informacin sobre los
tipos de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social, vea
el apartado 5 de la Pub. 179 (Circular PR).
La tasa para 2014 de la contribucin al Seguro Social sobre los
salarios sujetos a contribucin es 6.2% (.062) correspondiente tanto
al patrono como al empleado, o sea, 12.4% (.124) para los dos.
Deje de pagar y de declarar la contribucin al Seguro Social sobre
los salarios de un empleado en la lnea 5a cuando los salarios
sujetos a contribucin (incluyendo las propinas) del empleado
alcancen $117,000 para el ao. Sin embargo, siga retenindole la
contribucin al Medicare para todo el ao sobre los salarios y
propinas aun cuando se haya alcanzado la base salarial para la
contribucin al Seguro Social de $117,000.
lnea 5a (columna 1)
x.124
lnea 5a (columna 2)
5b. Propinas sujetas a la contribucin al Seguro Social.
Anote el total de las propinas que sus empleados le hayan
declarado durante el trimestre hasta que el total de los salarios y
propinas para cada empleado alcance los $117,000 para el ao.
CONSEJO
PRECAUCION
!
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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Incluya todas las propinas que sus empleados le hayan declarado
aun cuando no haya podido retenerle la contribucin
correspondiente al empleado del 6.2%.
Su empleado tiene que declararle para el da 10 del mes
siguiente al mes en que recibi dichas propinas en efectivo. El
informe debe incluir propinas cargadas (por ejemplo, cargos de las
tarjetas de crdito y dbito) que usted le pag a los empleados por
pagos provenientes de tarjetas de crdito de los clientes, propinas
que el empleado recibi directamente de los clientes y propinas que
recibi de otros empleados bajo cualquier acuerdo de propinas
compartidas. Los empleados que reciben propinas directamente e
indirectamente tienen que declararle las propinas al patrono. No se
requiere declarar las propinas para meses en que las propinas
sumen menos de $20. Los empleados pueden usar el Formulario
4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el
Empleado (disponible solamente en la Pub. 1244-PR, Registro
Diario de Propinas Recibidas por el(la) Empleado(a) e Informe al
Patrono), o cualquier declaracin por escrito o informe electrnico
de propinas recibidas.
No incluya las propinas asignadas en esta lnea. En vez de
incluirlas aqu, declrelas en el Formulario 8027, Employer's Annual
Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaracin
informativa anual del patrono de ingreso de propinas y de propinas
asignadas), en ingls. Las propinas asignadas no se deben declarar
en el Formulario 941-PR y no estn sujetas a la retencin de las
contribuciones al Seguro Social o al Medicare.
lnea 5b (columna 1)
x.124
lnea 5b (columna 2)
5c. Salarios y propinas sujetos a la contribucin al
Medicare. Anote todos los salarios, propinas, compensacin por
enfermedad y beneficios marginales tributables sujetos a la
contribucin al Medicare. A diferencia de los salarios sujetos al
Seguro Social, no hay lmite sobre la cantidad de salarios sujetos a
la contribucin al Medicare.
La tasa de la contribucin al Medicare es 1.45% (.145) tanto para
la parte del patrono como la del empleado o 2.9% (.029) para las
dos partes. Incluya todas las propinas que sus empleados le hayan
declarado durante el trimestre, aun cuando no haya podido
retenerles la porcin de la contribucin correspondiente a los
empleados del 1.45%.
lnea 5c (columna 1)
x.029
lnea 5c (columna 2)
Para mayor informacin, vea los apartados 5, 6 y 9 de la Pub.
179 (Circular PR).
5d. Salarios y propinas sujetos a la retencin de la
Contribucin Adicional al Medicare. Anote el total de los
salarios, propinas, pagos por enfermedad y beneficios marginales
sujetos a la retencin de la Contribucin Adicional al Medicare. Se
le requiere que comience la retencin de la Contribucin Adicional
al Medicare en el perodo de pago en el que le paga a un empleado
un salario de ms de $200,000 y despus continuar la retencin en
cada perodo de pago hasta el final del ao natural. La Contribucin
Adicional al Medicare slo le corresponde al empleado. No hay
ninguna Contribucin Adicional al Medicare que le corresponda a la
parte del patrono. Todos los salarios que estn sujetos a la
contribucin al Medicare estn sujetos a la retencin de la
Contribucin Adicional al Medicare si stos se pagan en exceso del
lmite de $200,000.
Para ms informacin sobre qu salarios estn sujetos a la
contribucin al Medicare, vea la tabla titulada Reglas especiales
para varias clases de servicios y de pagos, en el apartado 15 de
la Pub.179 (Circular PR), Gua Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueos. Para ms informacin sobre la Contribucin
Adicional al Medicare, por favor visite el sitio web [Link] e ingrese
Additional Medicare Tax (Contribucin Adicional al Medicare), en
el encasillado Search (Buscar). Dicha informacin est disponible
en ingls.
Cuando los salarios y propinas exceden el lmite superior de la
retencin de $200,000, tiene que incluir todas las propinas que sus
empleados le hayan declarado durante el trimestre, aun cuando no
haya podido retenerles la porcin de la contribucin
correspondiente a los empleados del 0.9%.
lnea 5d (columna 1)
x.009
lnea 5d (columna 2)
5e. Total de contribuciones al Seguro Social y al Medicare.
Sume las cantidades de la columna 2 de las lneas 5a a 5d y anote
el resultado en la lnea 5e.
5f. Notificacin y solicitud de pago conforme a
la seccin 3121(q): Contribucin adeudada por
propinas no declaradas
Anote el saldo de contribucin adeudado que aparece en el Notice
and Demand under Section 3121(q) (Notificacin y solicitud de pago
conforme a la seccin 3121(q)), en ingls, en la lnea 5f. El IRS
emite esta notificacin para informarle a un patrono de la cantidad
de propinas recibidas por empleados que no fueron declaradas o
que fueron declaradas de menos al patrono. El patrono no es
responsable de pagar la parte correspondiente del patrono de las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare por las propinas no
declaradas hasta que el IRS le emite una notificacin y solicitud de
pago conforme a la seccin 3121(q) a dicho patrono. La
contribucin adeudada pudo haber sido determinada calculando las
propinas declaradas al IRS en el Formulario 4137, Social Security
and Medicare Tax on Unreported Tip Income (Contribuciones al
Seguro Social y al Medicare sobre el ingreso de propinas no
declaradas), en ingls, del empleado, u otras propinas que el IRS
determin que no fueron declaradas al patrono despus de una
revisin. Para obtener ms informacin, vea el Revenue Ruling
2012-18 (Resolucin administrativa tributaria 2012-18) que aparece
en la pgina 1032 del I.R.B. 2012-26, disponible en [Link]/irb/
2012-26_IRB/[Link].
Deposite la contribucin dentro del perodo requerido que le
corresponde a su itinerario de depsito para evitar cualquier multa.
La contribucin se tratar como acumulada por el patrono en la
parte titulada Date of Notice and Demand (Fecha de notificacin y
solicitud), en ingls, la cual est impresa en la notificacin y solicitud
de pago conforme a la seccin 3121(q). El patrono tiene que incluir
esta cantidad en la lnea apropiada del formulario que corresponde
a la obligacin contributiva federal (la Parte 2 del Formulario 941-PR
para un depositante de itinerario mensual o en el Anexo B del
Formulario 941-PR para un depositante de itinerario bisemanal).
6. Total de contribuciones antes de ajustes
Sume el total de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
antes de tomar en cuenta los ajustes (lnea 5e) y toda contribucin
adeudada de la notificacin y solicitud de pago conforme a la
seccin 3121(q) declarada en la lnea 5f. Anote el resultado en la
lnea 6.
79. Ajustes a la contribucin
Anote en las lneas 7 a 9 las cantidades de contribucin que
resultaron por un ajuste del trimestre en curso. Use el signo de
menos (si es posible) para indicar un ajuste que disminuya las
contribuciones totales anotadas en la lnea 6 en vez de usar
parntesis. El hacer eso mejora la veracidad de los programas de
computadoras para escanear que utiliza el IRS. Por ejemplo,
declare -10.59 en vez de (10.59). Sin embargo, si su programa
para la computadora slo permite el uso de los parntesis para
declarar cantidades negativas, puede usarlos.
Ajustes del trimestre en curso. En ciertos casos, tendr que
ajustar las cantidades declaradas como contribuciones al Seguro
Social y al Medicare en la columna 2 de las lneas 5a a 5d para
-8-
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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poder determinar su obligacin contributiva correcta en el
Formulario 941-PR para este trimestre. Vea el apartado 12 de la
Pub. 179 (Circular PR).
7. Ajustes por fracciones de centavos del trimestre actual.
Anote los ajustes por fracciones de centavos (debido al redondeo
de las cifras) que tienen que ver con la parte correspondiente al
empleado de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
retenidas. La porcin correspondiente al empleado de las
cantidades indicadas en la columna 2 de las lneas 5a a 5d puede
diferir un poco de las cantidades retenidas realmente de los pagos
de sus empleados debido al redondeo de las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare que ocurri al aplicar las tasas
estatutarias.
8. Ajustes por compensacin por enfermedad del trimestre
actual. Anote el ajuste por la parte correspondiente al empleado de
las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare retenidas y
pagadas por su tercero pagador de compensacin por enfermedad
con respecto a toda la compensacin por enfermedad pagada por
el tercero pagador. Estos salarios deben ser incluidos en la lnea 5a
y la lnea 5c y, si cumple con la cantidad del lmite superior, en la
lnea 5d. Si usted es el tercero pagador de compensacin por
enfermedad, anote el ajuste de la parte correspondiente al patrono
de estas contribuciones que se requiere ser pagado por el patrono.
9. Ajustes por propinas y por seguro temporal de vida
colectivo a trmino fijo del trimestre actual. Anote todo ajuste
por:
La parte correspondiente al empleado de las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare no retenidas sobre las propinas y
La parte correspondiente al empleado de las contribuciones al
Seguro Social y al Medicare no retenidas sobre las primas del
seguro de vida colectivo a trmino fijo pagadas para sus
ex empleados.
Ajustes de trimestres anteriores. Si necesita corregir un ajuste
declarado en un Formulario 941-PR radicado previamente,
complete y radique el Formulario 941-X (PR). El Formulario
941-X (PR) se utiliza para hacer ajustes y se radica por separado
del Formulario 941-PR. Vea el apartado 12 de la Pub. 179 (Circular
PR).
10. Total de contribuciones despus de
considerar los ajustes
Combine las cantidades que aparecen en las lneas 6 a 9 y anote el
resultado en la lnea 10.
Si la cantidad de la lnea 10 es menos de $2,500 para el
trimestre en curso o el trimestre anterior, y usted no tuvo una
obligacin de depositar $100,000 el prximo da durante el
trimestre en curso. Puede pagar la cantidad junto con el
Formulario 941-PR o puede depositarla. Para evitar una multa, tiene
que pagar la cantidad en su totalidad junto con una planilla radicada
a su debido tiempo o tiene que depositar la cantidad
oportunamente. Para ms informacin sobre cmo pagar junto con
una planilla radicada a tiempo, vea las instrucciones de la lnea 12,
a continuacin.
Si la cantidad de la lnea 10 es $2,500 o ms para el
trimestre en curso y el trimestre anterior, o si usted tuvo una
obligacin de depositar $100,000 el prximo da durante el
trimestre en curso. Tiene que hacer depsitos conforme a su
itinerario de depsito. La cantidad que aparece en la lnea 10 tiene
que ser igual al Total para el trimestre que aparece en la lnea
14 del Formulario 941-PR o a la Obligacin total para el
trimestre que aparece en el Anexo B (Formulario 941-PR).
Para obtener ms informacin y reglas sobre los depsitos de la
contribucin federal, vea Cmo hacer los depsitos,
anteriormente, y en el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR).
Si es depositante de itinerario bisemanal, tiene que
completar el Anexo B (Formulario 941-PR). Si no
completa ni radica el Anexo B (Formulario 941-PR), el IRS
le puede imponer multas basadas en toda la informacin que est
disponible.
PRECAUCION
!
11. Total de depsitos para este trimestre . . .
Anote sus depsitos para este trimestre, incluyendo toda cantidad
pagada en exceso de un trimestre anterior que usted aplic a esta
planilla. Incluya tambin en esta cantidad toda cantidad pagada en
exceso que usted aplic proveniente de la radicacin del Formulario
941-X (PR) o el Formulario 944-X (SP), Ajuste a la Declaracin
Federal ANUAL del Empleador o Reclamacin de Reembolso, en el
trimestre actual.
12. Saldo adeudado
Si la cantidad de la lnea 10 es mayor que la cantidad de la lnea 11,
anote la diferencia en la lnea 12. De lo contrario, vea Contribucin
pagada en exceso, ms adelante.
No tiene que pagar si la cantidad de la lnea 12 es menos
de $1. Por lo general, tendr un saldo pendiente de pago de
contribucin nicamente si su obligacin contributiva total para el
trimestre en curso o el trimestre anterior (lnea 10) es menos de
$2,500 y usted no tuvo una obligacin de depositar $100,000 el
prximo da durante el trimestre en curso. Sin embargo, vea el
apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) referente a los pagos
efectuados de acuerdo a la regla de la exactitud de los depsitos.
Puede pagar la cantidad indicada en la lnea 12 mediante el
sistema EFTPS, tarjeta de crdito, tarjeta de dbito, cheque, giro o
por retiro electrnico de fondos (EFW, por sus siglas en ingls). No
use una tarjeta de crdito, tarjeta de dbito, cheque, giro ni un EFW
para pagar las contribuciones que est obligado a depositar. Para
ms informacin sobre cmo se pagan las contribuciones
electrnicamente, visite el sitio web del IRS en [Link]/e-pay.
Si paga mediante el sistema EFTPS, tarjeta de crdito o tarjeta
de dbito, enve su planilla de contribucin a la direccin en la cual
se radican las planillas enviadas Sin un pago, indicada bajo
Adnde deber enviar la planilla, anteriormente, y no radique el
Formulario 941-V(PR), Comprobante de Pago.
Si paga mediante un cheque o giro, hgalo a la orden de United
States Treasury (Tesoro de los [Link].). Anote su EIN, Formulario
941-PR y el perodo contributivo en su cheque o giro. Complete el
Formulario 941-V(PR) y adjntelo al Formulario 941-PR.
Si la lnea 10 indica una cantidad de $2,500 o ms y ha
depositado todas las contribuciones cuando stas se deban, la
cantidad indicada en la lnea 12 deber ser cero, a menos que haya
reducido sus depsitos en anticipacin de la radicacin del
Formulario 941-X (PR) para reclamar el crdito de asistencia para
las primas de COBRA. Vea Cmo hacer los depsitos,
anteriormente.
Si usted tiene la obligacin de hacer los depsitos
requeridos y, en su lugar, paga las contribuciones con el
Formulario 941-PR, puede estar sujeto a multas. Vea la
seccin titulada Tiene que depositar sus contribuciones?,
anteriormente.
13. Contribucin pagada en exceso
Si la cantidad de la lnea 11 es mayor que la cantidad de la lnea 10,
anote la diferencia en la lnea 13. Nunca anote una cantidad en la
lnea 12 y en la lnea 13 a la misma vez.
Si deposit ms de la cantidad correcta para el trimestre, puede
optar para que el IRS le reembolse la cantidad pagada de ms o
que sta se le acredite a su prxima planilla. Marque solamente un
encasillado en la lnea 13. Si no marca ninguno de los encasillados
o si marca ambos encasillados, generalmente se le aplicar la
cantidad pagada en exceso a su cuenta. Podemos, adems, aplicar
dicha cantidad a toda cuenta contributiva vencida (en mora) que
aparezca en nuestros registros bajo su EIN.
Si la cantidad de la lnea 13 es menos de $1, le enviaremos un
reembolso o se la aplicaremos a su prxima planilla de contribucin
nicamente si lo solicita por escrito.
PRECAUCION
!
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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Complete ambas pginas
Tiene que completar ambas pginas del Formulario 941-PR y
firmar la segunda pgina. Si no lo hace, podr causar demoras en la
tramitacin de su planilla.
Parte 2: Infrmenos sobre su
itinerario de depsitos y obligacin
contributiva para este trimestre
14. Obligacin contributiva para el trimestre
Excepcin De Minimis (Mnimo). Si la cantidad de la lnea 10
para el trimestre en curso o para el trimestre anterior es menos de
$2,500 y usted no tuvo una obligacin de depositar $100,000 el
prximo da durante el trimestre en curso, marque el encasillado
correspondiente en la lnea 14 y pase a la Parte 3.
Si la excepcin De Minimis (Mnimo) le aplica basado en el
trimestre anterior y la lnea 10 del trimestre actual es
$100,000 o ms, tiene que proporcionar un registro de su
responsabilidad sobre las contribuciones federales. Si usted es un
depositante de itinerario mensual, complete el resumen de su
obligacin contributiva mensual que se encuentra en la lnea 14 del
Formulario 941-PR. Si usted es un depositante de itinerario
bisemanal, adjunte el Anexo B del Formulario 941-PR.
Si declar $50,000 o menos por concepto de contribuciones
durante el perodo retroactivo (ver a continuacin), usted es
depositante de itinerario mensual a menos que le corresponda la
Regla de depositar $100,000 el prximo da, que se explica en el
apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR). Marque el encasillado
correspondiente en la lnea 14 y anote su obligacin contributiva
para cada mes del trimestre. Sume las cantidades para cada mes.
Anote el resultado en el encasillado Total para el trimestre.
Tenga presente que su obligacin contributiva total para el
trimestre tiene que ser igual al total de las contribuciones indicadas
en la lnea 10. Si no es as, se podra considerar que sus depsitos y
pagos no fueron hechos oportunamente. No cambie su obligacin
contributiva en la lnea 14 por ajustes declarados en todo Formulario
941-X (PR).
Usted es depositante de itinerario mensual para el ao
natural si las contribuciones que aparecen en su Formulario 941-PR
declaradas para el perodo retroactivo son $50,000 o menos. El
perodo retroactivo consta de los 4 trimestres consecutivos que
terminan el 30 de junio del ao anterior. En el caso del ao 2014, el
perodo retroactivo comienza el 1 de julio de 2012 y termina el 30 de
junio de 2013. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para
ms detalles sobre las reglas de depsito. Si radic el Formulario
944(SP) en 2012 2013, su perodo retroactivo es el ao natural
2012.
Las cantidades declaradas en la lnea 14 son un resumen
de su obligacin contributiva mensual y no es un
resumen o registro de los depsitos que efectu. Si no
declara correctamente sus obligaciones cuando se le requiere
hacerlo o si es depositante de itinerario bisemanal y declara sus
obligaciones en la lnea 14 en lugar del Anexo B del Formulario
941-PR, se le podra imponer una multa promediada por no
depositar (FTD, por sus siglas en ingls). Vea el tema titulado
Multas relacionadas con los depsitos, en el apartado 11 de la
Pub. 179 (Circular PR) para ms informacin.
Si declar ms de $50,000 por concepto de contribuciones para
el perodo retroactivo (ver anteriormente), usted es depositante de
itinerario bisemanal. Marque el encasillado correspondiente en la
lnea 14.
Tiene que completar el Anexo B (Formulario 941-PR) y
adjuntarlo al radicar el Formulario 941-PR. No use el Anexo B
(Formulario 941-PR) si es depositante de itinerario mensual.
No cambie su obligacin contributiva en el Anexo B (Formulario
941-PR) por ajustes declarados en todo Formulario 941-X (PR).
PRECAUCION
!
PRECAUCION
!
Parte 3: Infrmenos sobre su negocio
En la Parte 3, conteste nicamente aquellas preguntas que le
correspondan a su negocio. Si alguna pregunta no le corresponde,
djela en blanco y pase a la Parte 4.
15. Si su negocio ha dejado de operar . . .
Si su negocio ha dejado de operar o si ha dejado de pagar salarios,
tiene que radicar una planilla final. Para informarle al IRS que un
Formulario 941-PR es su planilla final, marque el encasillado de la
lnea 15 y anote la ltima fecha en la que pag salarios en el
espacio provisto. Para leer sobre otros requisitos de la radicacin,
consulte Planilla final y Si cierra su negocio..., anteriormente.
16. Si es patrono estacional . . .
Si contrata a empleados estacionales por ejemplo, slo para el
verano o el invierno marque el encasillado de la lnea 16. El
marcar el encasillado le indica al IRS que no anticipe recibir los
cuatro Formularios 941-PR de usted durante el ao porque no ha
pagado salarios con regularidad.
Por lo general, no le solicitaremos informacin sobre planillas no
radicadas si radica al menos una planilla que indique un saldo de
contribucin adeudado cada ao. Sin embargo, tiene que marcar
este encasillado cada vez que radique el Formulario 941-PR.
Adems, al completar el Formulario 941-PR, asegrese de
marcar el encasillado de la parte superior de la planilla que
corresponde al trimestre en que declara salarios.
Parte 4: Podemos comunicarnos
con su tercero autorizado?
Si desea autorizar a algn empleado suyo, a un preparador
remunerado o a otro individuo para que ste hable sobre su
Formulario 941-PR con el IRS, marque el encasillado S en la Parte
4. Anote el nombre, nmero de telfono y los cinco dgitos del
nmero de identificacin personal (PIN, por sus siglas en ingls) del
individuo especfico con quin podemos hablar no el nombre de
la empresa que prepar su planilla de contribucin. La persona
designada puede elegir cualesquier cinco dgitos para su PIN.
Al marcar el encasillado S, usted le autoriza al IRS para que
hable con el tercero designado a fin de hacerle preguntas que nos
surjan al tramitar su planilla de contribucin. Adems, le permite a la
persona designada que haga todo lo siguiente:
Facilitarnos toda informacin no incluida en su planilla.
Llamarnos para obtener informacin relacionada con la
tramitacin de su planilla.
Responder a ciertas notificaciones del IRS que usted haya
compartido con su tercero designado relacionadas con errores
matemticos y con la preparacin de su planilla. El IRS no le enviar
notificaciones a su tercero designado.
Usted no le autoriza a su tercero designado a obligarle a ningn
compromiso (por ejemplo, a pagar una obligacin contributiva
adicional), ni de otra manera representarlo a usted ante el IRS. Si
desea ampliar la autorizacin de su tercero designado, vea la Pub.
947, Practice Before the IRS and Power of Attorney
(Representacin ante el IRS y poder legal), en ingls.
La autorizacin para un tercero designado vencer
automticamente en un ao a partir de la fecha de vencimiento (sin
tener en cuenta las prrrogas) para radicar su Formulario 941-PR.
Si usted o su tercero designado desea dar por finalizada la
autorizacin, escriba al centro de servicio del IRS a la direccin
donde se envan planillas Sin un pago, indicada bajo Adnde
deber enviar la planilla, anteriormente.
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Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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Parte 5: Firme aqu
(Funciones aprobadas)
Complete toda la informacin en la Parte 5 y firme el Formulario
941-PR. Las siguientes personas estn autorizadas a firmar la
planilla conforme a cada clase de entidad comercial.
Empresa de un solo dueo: El individuo que posee el negocio
(el propietario o dueo).
Corporacin (incluyendo una compaa de responsabilidad
limitada (LLC) que se trata como una corporacin): El
presidente, vice presidente u otro funcionario principal que est
debidamente autorizado a firmar en nombre de dicha corporacin.
Sociedad colectiva (incluyendo una compaa de responsa-
bilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad colecti-
va) u otra empresa no incorporada: Un miembro, socio u otro
funcionario responsable y debidamente autorizado que tiene
conocimiento de sus asuntos.
Compaa de responsabilidad limitada (LLC) de un solo so-
cio que se trata como una entidad no considerada como sepa-
rada de su dueo (disregarded entity) para propsitos de las
contribuciones federales sobre los ingresos: El dueo de la
compaa de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en
ingls) u otro funcionario principal que est debidamente autorizado
a firmar en nombre de dicha compaa.
Fideicomiso o caudal hereditario: El fiduciario.
El Formulario 941-PR puede ser firmado por un agente
debidamente autorizado para representar al contribuyente si se ha
radicado un poder legal vlido ante el IRS.
Mtodo alterno de firma. Los ejecutivos de la corporacin o
agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario
941-PR por medio de un sello de goma, aparato mecnico o
programa para computadoras (software). Para ms detalles y la
documentacin requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39
(Procedimiento Tributario 2005-39), en ingls. Puede ver dicho
procedimiento en la pgina 82 del Internal Revenue Bulletin
2005-28 (Boletn de Rentas Internas 2005-28), en ingls, disponible
en el sitio web [Link]/irb/2005-28_IRB/[Link].
Para uso exclusivo del preparador remunerado
Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 941-PR y
proporcionar la informacin solicitada en la seccin titulada Para
uso exclusivo del preparador remunerado, en la Parte 5, si le
pag al preparador para preparar el Formulario 941-PR y dicho
preparador no es empleado de la entidad que radica la planilla. Los
preparadores remunerados tienen que firmar las planillas de papel
de su puo y letra. El preparador tiene que darle una copia adicional
de la planilla adems de la planilla que en s ser radicada ante el
IRS.
Si usted es preparador remunerado, anote su nmero de
identificacin del preparador remunerado (PTIN, por sus siglas en
ingls) en el espacio provisto. Incluya su direccin completa. Si
trabaja para una firma o empresa, anote el nombre y el EIN de la
firma. Puede solicitar un PTIN a travs de la Internet o radicando el
Formulario W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number
(PTIN) Application and Renewal (Solicitud y renovacin de nmero
de identificacin contributiva del preparador de planillas
remunerado expedido por el IRS), en ingls. Para ms informacin
sobre la solicitud de un PTIN en Internet, visite el sitio web del IRS,
[Link]/ptin, en ingls. No puede usar su PTIN en lugar del EIN
de la firma preparadora de contribuciones.
Por lo general, no complete esta seccin si est radicando la
planilla en su calidad de agente de reportacin y tiene un Formulario
8655, Reporting Agent Authorization (Autorizacin para agentes de
reportacin), en ingls, vigente y archivado ante el IRS. Sin
embargo, un agente de reportacin tiene que completar esta
seccin si dicho agente le ofreci asesora legal, por ejemplo,
aconsejarle al cliente sobre cmo determinar si los trabajadores son
empleados o contratistas independientes para propsitos de las
contribuciones federales.
Cmo obtener formularios,
instrucciones y publicaciones del IRS
Visite el sitio web del IRS en espaol, [Link]/espanol.
Tambin puede obtenerlos del sitio web del IRS en ingls,
[Link]/formspubs.
Llame al 1-800-829-3676.
Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)
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Otros Productos del IRS que le
Pueden Ser Necesarios
Formulario SS-4PR, Solicitud de Nmero de Identificacin
Patronal (EIN)
Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retencin
Formulario W-3c PR, Transmisin de Comprobantes de Retencin
Corregidos
Formulario 940-PR, Planilla para la Declaracin Federal Anual del
Patrono de la Contribucin Federal para el Desempleo (FUTA)
Formulario 941-X (PR), Ajuste a la Declaracin Federal
TRIMESTRAL del Patrono o Reclamacin de Reembolso
Formulario 943-PR, Planilla para la Declaracin Anual de la
Contribucin Federal del Patrono de Empleados Agrcolas
Formulario 944(SP), Declaracin Federal ANUAL de Impuestos
del Patrono o Empleador
Formulario 944-X (SP), Ajuste a la Declaracin Federal ANUAL del
Empleador o Reclamacin de Reembolso
Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas
por el Empleado
Formulario 8027, Employer's Annual Information Return of Tip
Income and Allocated Tips (Declaracin informativa anual del
patrono de ingresos de propinas y propinas asignadas), en ingls
Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorizacin para
agentes de reportacin), en ingls
Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide (Gua contributiva para
el patrono), en ingls
Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Gua contributiva
suplementaria para el patrono), en ingls
Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Gua
contributiva para el patrono que paga beneficios marginales), en
ingls
Pub. 179 (Circular PR), Gua Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueos
Pub. 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el(la)
Empleado(a) e Informe al Patrono
Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Gua contributiva
para patronos de empleados domsticos), en ingls
Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligacin
Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal
Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by
Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de
discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o
consolidaciones), en ingls
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el
Empleo de Empleados Domsticos
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Instrucciones para el Formulario 941-PR (Rev. 1-2014)