135

CAPITULO IV

PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA
GESTION DE INVENTARIOS PARA FORTALECER LOS CONTROLES EN LAS
MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO DEL MUNICIPIO DE SAN
SALVADOR, DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR.

1. GENERALIDADES

Los inventarios son importantes para las empresas comerciales en general, y vara
ampliamente entre los distintos grupos. La composicin de esta parte del activo es
una gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de Materia Prima
Inventarios de Produccin en Proceso
Inventarios de Productos Terminados
Inventarios de Materiales y Suministros

De acuerdo a la importancia de la implementacin del manual, lo que interesa, es el
funcionamiento del mtodo en las empresas comerciales, es decir las empresas que
se dedican a la compra, venta y distribucin de productos terminados.

Dada la magnitud de estas empresas y los recursos involucrados en ellas, deben de
contar con instrumentos que faciliten y les permita un eficiente control de los
recursos. Al igual que en todas las empresas, en la mediana empresa, existe una
constante bsqueda de la eficiencia en el desarrollo de sus funciones y actividades.
Lo que obliga a ejercer las funciones de acuerdo a parmetros establecidos por la
alta gerencia.

136
De acuerdo a lo antes mencionado, es muy importante que se apliquen manuales de
procedimientos en las medianas empresas, que enuncien claramente las funciones
de los empleados.
2. OBJETIVOS:

Los objetivos de la propuesta son:

2.1 GENERAL:

Proponer a la Mediana Empresa del sector comercio del Municipio de San
Salvador, un manual de control interno contable que contribuya al adecuado
manejo y control de los inventarios.

2.2 ESPECIFICOS:

Disear un manual que facilite la operatividad en la requisicin de inventarios, con
el fin de mantener un adecuado stock de inventarios en las bodegas.

Proporcionar una base matemtica contable que sirva para tener cantidades
optimas de inventarios en bodegas para hacerla efectiva al momento que la
empresa estime conveniente el hacer pedidos.

3. AMBITO DE APLICACION DE LA PROPUESTA

El mbito de aplicacin del presente trabajo, se enfoca principalmente en la
medianas empresas del sector comercio del municipio de San Salvador, por el
conocimiento previo de las deficiencias que estas tienen en el momento de efectuar
los pedidos de inventarios, en la documentacin para la toma fsica de inventarios y
las decisiones que se tiene que tomar a la hora de decidir las cantidades optimas de
pedidos de inventarios por lo que se hace necesario la implementacin de manuales
que presenten lineamientos, polticas y normas que asegure el debido stock, control
y manejo de inventarios de las empresas en estudio.
137



4. IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACION

Con la implementacin del manual se estara asegurando en las empresas del sector
comercio un mejor control sobre los inventarios a fin de fortalecer las gestiones en
materia de aprovisionamiento, toma de inventarios, stock de inventarios que son
variables que las empresas en muchas ocasiones no toman en cuenta a la hora de
hacer las gestiones propias de una empresa, a pesar que son los inventarios uno de
los rubros de mayor importancia, por no decir el ms importante, pues es de ello que
depende en xito o fracaso de una entidad econmica. A continuacin nombraremos
la importancia en los diferentes mbitos de la economa:

a) En lo econmico

En lo econmico su importancia radica sobre todo en:

1. Es una de las mayores fuentes generadoras de empleos entre la poblacin,
quedando demostrada por los ndices econmicos presentado por la DIGESTYC.

b) En lo social

Con la implementacin del manual de control interno en la gestin de inventarios, se
estara garantizando la permanencia de las medianas empresas en el mercado,
adems que con la implementacin del manual en las medianas empresas, se
asegura la competitividad de las mismas y la generacin de empleos.

c) En lo Educativo

1. Proporciona a la poblacin estudiantil una herramienta bsica de consulta.

2. Proveer a los estudiantes de contadura pblica y carreras a fines un medio de
capacitacin para la implementacin de manuales en las empresas.

138
3. Proveer a los empresarios de una herramienta til de estudio comparativo entre
mtodos utilizados y el manual, dndoles la oportunidad de mejorar las gestiones
para el debido estudio en los manejos y controles de los inventarios.

































DIAGRAMA ELABORADO POR EQUIPO DE TESIS
ESQUEMA DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA GESTION DE INVENTARIOS PARA FORTALECER
LOS CONTROLES EN LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO, DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.


OBJETIVOS

NORMAS

POLITICAS

ALCANCE

RESPONSABLES

APROVISIONAMIENTO DE
PRODUCTOS
o DEFINICION DE STOCK MXIMOS Y
MNIMOS
o ESTABLECIMIENTO DE LEP
o CREACIN DE ORDEN DE COMPRA
o APROBACIN DE ORDEN DE
COMPRA
o SELECCIN DEL PROVEEDOR
o CONTROL DE ORDENES DE COMPRA
o RECEPCIN DE PRODUCTOS

RAZONES FINANCIERAS
ESTABLECIMIENTO DE PARMETROS
PARA LA TOMA FSICA DE
INVENTARIOS
AJUSTES DE VARIACIONES
VALUACIN DE INVENTARIOS

POLTICAS CONTABLES

REGISTROS CONTABLES

VALUACIN Y ANLISIS

PRESENTACIN DE
INFORMES FINANCIEROS

* ESTADOS
FINANCIEROS
* REPORTES
GERENCIALES
PARA LA TOMA
DE DECISIONES.




GUAS DE
AUTOCONTROL
PARA EL
APROVISIONAMIENT
O Y LA TOMA FSICA
DE INVENTARIOS.


EVALUACIN DE
MEJORAS
CAPITULO 1:

LINEAMIENTOS
CAPITULO2:
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS
CAPITULO 3:
CONTROL INTERNO
CONTABLE DE INVENTARIOS
CAPITULO 4:
SUPERVISIN Y MONITOREO
PARA FORTALECER LOS
CONTROLES
P
L
A
N

D
E

I
M
P
L
E
M
E
N
T
A
C
I

N
RETROALIMENTACIN
140
1. DESCRIPCION DE LA PROPUESTA


La propuesta del siguiente manual consiste en proveer a los encargados de la
administracin y control de los inventarios, una herramienta que servir de base para
aprovisionar, registrar, controlar, clasificar y analizar las actividades del personal
encargado de la gestin de los inventarios, a fin de determinar los efectos
econmicos de las empresas, resumiendo en trminos monetarios los beneficios que
obtendrn con la implementacin del mismo.

Teniendo como premisa que, la gestin de los inventarios no es ms que la correcta
administracin, en la cual los gestores de los mismos aplican procedimientos y
tcnicas que tienen por objeto establecer, poner en efecto y mantener las cantidades
mas ventajosas de materiales para venta, minimizando los costos que generan,
contribuyendo a lograr los fines que la empresa se ha propuesto con los objetivos.

La importancia de los inventarios radica principalmente en ejercer un eficaz control,
con el fin de minimizar la perdida o la obsolescencia de los mismos.

El manual se enfoca principalmente en estrategias de aprovisionamiento de
productos, toma fsica, y control de los inventarios, al final se presenta una gua de
autocontrol para el aprovisionamiento y el levantamiento del inventario fsico que
servir de base para determinar si los controles que fueron diseados son eficaces
el cual ser supervisada por un miembro del equipo a cargo del proyecto.

A continuacin se presenta los diferentes captulos de los que consta el manual.
El capitulo I presenta los lineamientos del manual, el capitulo II los procedimientos
de control interno de inventarios, el capitulo III el control interno de los inventarios y el
capitulo IV la supervisin y el monitoreo hasta finalizar en el plan de implementacin
del manual.

141































142





143
CAPITULO I

LINEAMIENTOS DEL MANUAL.


1. INTRODUCCION


El presente manual tiene como objetivos presentar a las empresas alternativas de
aprovisionamientos de inventarios, en el cual primeramente se presentan
lineamientos a los que se tendrn que ajustar los encargados del manejo, control y
administracin de los mismos en las bodegas y el almacn de la empresa, para tal
caso, como objetivo primordial es el armonizar las tareas de los encargados con las
funciones especficas de cada miembro de la empresa.

En base a ello, el manual ser el soporte de las actividades a realizar dentro de la
empresa ya sea de aprovisionamientos, toma fsica de inventarios y la realizacin y
presentacin de informes a la gerencia para la toma de decisiones.

Desde el punto de vista econmico, con el manual lo que se propone es el minimizar
los costos en cuanto a aprovisionar a las bodegas con el producto necesario y no
tener cantidades de productos inmovilizados dentro del almacn, generando a la
empresa altos costos de mantener producto, para lo cual a continuacin se
presentan los objetivos del mismo.







144
2. OBJETIVOS DEL MANUAL

A continuacin se presentan los objetivos del manual:

2.1 OBJETIVO GENERAL

Facilitar al personal encargado del manejo de los inventarios la comprensin y
operacin de los mismos de manera que se logre en la administracin de la
empresa una adecuada gestin de inventarios que ayude a un eficiente control.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Llevar a cabo el aprovisionamiento de los inventarios por medio de la medicin de
stock en mximos y mnimos, establecimiento de los lotes econmicos de pedido y la
aplicacin de razones financieras.

Llevar a cabo la toma fsica de los inventarios tomando en cuenta para ello la
periodicidad, el tipo de inventarios y el stock, adems de realizar los ajustes
necesarios y la valuacin de los inventarios correspondientes.

Llevar a cabo la supervisin y el monitoreo de las actividades realizadas en la
gestin de inventarios por medio de evaluacin de mejoras y autocontroles, as
como tambin la generacin de reportes que permitan la adecuada toma de
decisiones respecto a la gestin de inventarios.

Para que el manual cumpla con sus objetivos, es requerido que sea difundido y
observado entre el personal encargado de su operacin y de su competencia al
momento de hacer efectiva su aplicacin dentro de la empresas.



145
3. NORMAS DEL MANUAL

1. Para realizar un adecuado aprovisionamiento de inventarios es necesario que se
lleve acabo un estudio de los stock tanto mximos como mnimos que tendrn los
encargados de la gestin de inventarios con el fin de darle cobertura a la demanda
que se tiene para cada producto y evitar con esto las rupturas de stock; tambin el
conocimiento de las mximos y mnimos sirve como parmetro para que de esta
manera y con la aplicacin de la formula de Wilson podamos determinar cual ser el
Lote Econmico de Pedido (LEP) y en que momento debe de llevarse acabo el
aprovisionamiento.

2. Es necesario tambin apegarse a los procedimientos que establece el manual
para realizar el aprovisionamiento de los inventarios y de esta manera evitar errores
a la hora de aprovisionar las bodegas y almacenes.

3. Deben de aplicarse antes, durante y despus de realizado el aprovisionamiento de
los inventarios las razones financieras de stas, para conocer la rotacin del
inventario que ayude a conocer el movimiento real del inventario y con eso ayudar a
resolver la incgnita del Cundo pedir?, as como tambin necesitamos verificar
cual es el utilidad que esta generando el inventario a la empresa para que de esta
manera se puedan tomar decisiones.

4. Los ajustes a la toma fsica de inventarios deben de realizarse inmediatamente
que estos sean reportados, apegndose a los procedimientos establecidos en el
manual.






146
4. POLITICAS DEL MANUAL.

1. La toma fsica de los inventarios debe de realizarse de acuerdo a la periodicidad
que se establezca en el manual y siguiendo los procedimientos en l establecidos.

2. La valuacin de los inventarios y el registro de estos se llevara acabo apegndose
a lo dispuesto en nuestra Legislacin Tributaria y en la NIC 2 existencias

3. La evaluacin de mejoras y autocontroles a la gestin de inventarios se realizara
segn lo dispuesto en el manual.

4. Los reportes debern generarse utilizando los formatos presentados en el manual,
para que se facilite su comprensin y la toma de decisiones por la alta Gerencia.

5. AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE

El manual esta diseado para todo aquel que este relacionado de forma directa o
indirecta con el control interno contable en la gestin de inventarios que se lleva
acabo en la empresa a fin de tener un mayor control de los mismos en las bodegas,
para tal fin se delegarn obligaciones especificas a los encargados del manejo,
administracin y custodia de los inventarios.

El presente manual puede ser utilizado como soporte en la fase de desarrollo en un
sistema informtico, que deber contar con un sistema informtico contable para su
aplicacin dentro de la empresa y monitorearse en periodos cortos de tiempo.

6. RESPONSABLES.

Los responsables de la ejecucin, registro y control del Manual de Control Interno
Contable, son todas las reas que a continuacin se irn describiendo en los
procedimientos que sern detallados en el capitulo II del Manual.
147
CAPITULO II

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

Dentro de las empresas comerciales, existen pocos elementos que juegan un papel
tan importante como los inventarios, debido a que son esenciales para todo proceso
de venta, lo que representa un gran porcentaje de inversin en dichas empresas, es
por ello la importancia de que existan manuales enfocados a la eficiencia para ser
manejados, es un factor determinante para el logro de los objetivos de la empresa.

Este capitulo del manual est enfocado hacia las formulas, sistemas y herramientas
que nos lleven a tener un optimo aprovisionamiento de inventarios para obtener un
mayor aprovechamiento de recursos y tomar las decisiones mas adecuadas para
proveer de productos las bodegas.

La gestin de inventarios provee la estructura organizacional y las polticas
operativas para mantener y controlar los bienes que se van a almacenar. El o los
encargados de la gestin de los inventarios son los responsables de ordenar y
recibir los bienes, de coordinar la colocacin de los pedidos y de rastrear lo que se
ha ordenado, la cantidad, las fechas y a quin.

Desde el punto de vista amplio dentro de la definicin del inventario, se puede
considerar tambin, el proceso de toma fsica de inventario, por medio del cual una
organizacin conoce la totalidad de existencia fsica de los bienes con que se cuenta
en su almacn; este proceso involucra una serie de actividades, tales como; conteo,
ordenamiento, clasificacin, organizacin y presentacin de informacin. A travs de
la toma del inventario, es posible conocer el estado que guardan los bienes as como
su ubicacin en el almacn.

El inventario no se circunscribe a la accin simple de contar si no que, el resultado
debe confrontarse con los controles documentales, de no coincidir, las diferencias
deben analizarse proponiendo los ajustes correspondientes, conforme a las
disposiciones legales vigentes.
148
1- Apr ovi si onami ent o de pr oduc t os.


PROCEDIMIENTO:
Aprovisionamiento de productos.
REA RESPONSABLE:
Gerencia General, Departamento de Ventas, Departamento Compras y Contabilidad.
RESPONSABLES:
Gerente General, J efe del Departamento de Ventas, J efe de Departamento de
Compras y Contador General.
TIEMPO ESTIMADO:
4:30 minutos.
OBJETIVO:
Clasificar los productos en inventario de acuerdo a la demanda de los clientes para
establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestin de aprovisionamiento
eficiente, para evitar perdidas y poca rotacin de producto.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 La Gerencia General de la empresa debe de convocar una
junta con el jefe del departamento de contabilidad y ventas
con el fin de establecer los puntos mximos y mnimos que la
empresa debe tener para satisfacer la demanda tomando en
cuenta que el departamento de ventas tiene conocimiento de
las necesidades de abastecimiento de bienes y servicios de la
empresa lo que se conocer como planificacin del nivel
optimo de inventarios.

Gerencia General
2 Se deben establecer mximos y mnimos de inventarios en
bodegas con lo que se estar aprovisionando tambin un
inventario de seguridad, estudio que se efectuar de acuerdo
a ventas obtenidas de aos anteriores y / o proyecciones de
venta.
Gerencia General
PROCICGI 01
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
149

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:


3 Se dejara constancia de los acuerdos pactados del
aprovisionamiento de los productos y los perodos y las
circunstancias en las que se aprovisionaran.

Gerencia General
4 La Gerencia General distribuir copia del acta al
departamento de contabilidad y Ventas para dejar constancia.

Gerencia General
5 Este recibe el acta y firma a la Gerencia de recibido de los
acuerdos de planificacin de los niveles ptimos de
aprovisionamiento
Departamento de
Contabilidad y
Ventas
6 El departamento de ventas se encargara de comunicar las
formas y estrategias que se usaran para aprovisionar las
bodegas con los inventarios.

Departamento de
Ventas
7 Aplicacin de la periodicidad establecida para
aprovisionamiento de productos.
Departamento de
Ventas
8 Cuando el stock de inventarios disminuya por debajo del stock
mnimo, el encargado de bodegas notificara al departamento
de compras por medio de una solicitud de pedido que ser
analizada por el jefe de Compras para aprovisionar las
bodegas con el / o los productos que estn al mnimo
Departamento de
Compras
Fin del Procedimiento

ANALISIS Y EVALUACIONES
Con el establecimiento de periodos de aprovisionamiento se estar asegurando un
mejor control de los productos en el que los niveles debern ser respetados, en los que
se administrar de manera efectiva las cantidades a pedir evitndose inventarios
obsoletos y de lento movimiento en las bodegas.
El aprovisionamiento de pedidos de los inventarios es una de las etapas ms
importantes de toda empresa, por lo cual ser necesaria la evaluacin de pedidos en
periodos cortos.

F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES


1- Apr ovi si onami ent o de pr oduc t os.
150

Gerencia General Contabilidad
Departamento de
Ventas
Departamento de
Compras







































1- Apr ovi si onami ent o de pr oduc t os.

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
Inicio
Convocatoria a junta
con el jefe del
departamento de
contabilidad
Se dejara constancia de
los acuerdos pactados
del aprovisionamiento
de los productos y los
perodos

Distribucin de acta

La Gerencia General
distribuir copia del
acta

Firma de recibido el
acta
El departamento de
ventas se encarga de
comunicar las formas y
estrategias de
aprovisionamiento
Se establecen
mximos y mnimos de
inventarios en bodegas
Encargado de bodegas
notificara a Compras
cuando disminuyan los
stocks al mnimo
Aplicacin de la
periodicidad
establecida

Firma de recibido el
acta
Fin
151

2. Def i ni c i n de st oc k mx i mo y mni mos.

PROCICGI 02
152

PROCEDIMIENTO:
Definicin de stock mximo y mnimos.
REA RESPONSABLE:
Gerencia General, Departamento de Contabilidad y Departamento de Compras.
RESPONSABLES:
Gerente General, J efe de bodega y el J efe del Departamento de Contabilidad.
TIEMPO:
1:30 minutos.
OBJETIVO:
Establecer las cantidades ptimas del almacn.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 La gerencia se encarga de verificar cuales fueron los stock
mximos y mnimos que se establecieron en bodega para
cada tipo de productos mediante ventas de aos anteriores de
tal manera que se satisfaga la demanda para cada producto.
Gerencia General
2 Mediante junta convocada por la Gerencia General de la
empresa al departamento de contabilidad debe de
establecerse un stock y un periodo fijo de revisin de sus
niveles.
Gerencia General
3 Se deben establecer mnimos de inventarios en bodegas con
lo que se estar aprovisionando tambin un inventario de
seguridad, estudio que se efectuar de acuerdo a ventas
obtenidas de aos anteriores y / o proyecciones de venta.

Gerencia General



Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
2- Def i ni c i n de st oc k s mx i mos y mni mos.
153


4 Se establecern niveles mximos de inventarios en bodegas.
Gerencia General
5 El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o
se pide la diferencia entre el mximo y la existencia total
(cantidad existente mas cantidad en transito). Gerencia General
6 Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las
fechas de revisin cuando por una sobre demanda
anormalmente alta, la existencia llegue al punto mnimo antes
de la revisin.

Gerencia General
7 Se calcularan los puntos de revisin y avisara al
departamento de compras cual es el mejor momento de
efectuar la compra y la cantidad a solicitar.

Gerencia General
8 Debe de dejarse constancia mediante acta que estar firmada
por el Gerente General, jefe de Departamento de Compras y
Contabilidad de los acuerdos pactados.

Gerencia General
9 La Gerencia General distribuir copia del acta al
departamento de compras para dejar constancia. Gerencia General
10 Este recibe el acta y firma a la Gerencia de recibido o que ya
se dio por enterado.
Departamento de
Contabilidad
11 El departamento de contabilidad le solicitara al departamento
de compras la documentacin necesaria de bodegas de los
registros de existencias por productos.

Departamento de
Contabilidad
12 Prepara registro de existencia por productos solicitado por el
departamento de contabilidad

Departamento de
Bodegas
13 Envo del registro de existencias por productos al
departamento de contabilidad

Departamento de
Bodegas




Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
2- Def i ni c i n de st oc k s mx i mos y mni mos.
154

14 Debe tenerse en cuenta que ser necesario tener existencia
de seguridad en bodega, la cual ser igual al punto mnimo de
inventario.

Departamento de
Bodegas
Fin del Procedimiento


ANALISIS Y EVALUACIONES
Es necesario tener en cuenta que tanto la Gerencia General como el Departamento de
Compras y Contabilidad, sern quienes planifiquen la cantidad de existencias que
habr en el almacn de productos listos para la venta, al igual que conocer cual ser el
punto mximo a cubrir y lo mnimo que tendr en bodega.

En otras palabras, se aplicaran tcnicas y procedimientos de aprovisionamiento con el
objeto de establecer y mantener las cantidades ptimas de artculos para la venta
dentro de las bodegas del almacn, contribuyendo al logro de los objetivos de la
empresa.

Si no existe un eficiente manejo y control de existencias las empresas no pueden
producir con el mximo de eficiencia, debido a que si los artculos no estn disponibles
en el momento, no se logra el objetivo de la empresa.


F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES



2- Def i ni c i n de st oc k s mx i mos y mni mos.
155





Gerencia General




Departamento de
Contabilidad




Departamento de
Compras




























NO




SI






































Inicio
La gerencia se encarga
de verificar cuales fueron
los stock mximos y
mnimos
Mediante junta
convocada por la
Gerencia General se
establecen Stock y
periodos de revisin
Se revisa los inventarios
en estas ocasiones y se
aprovisiona en ni veles
mnimos.
Se deben establecer
mnimos de inventarios
en bodegas e inventarios
de seguridad

Se establecern ni veles
mximos de inventarios
en bodegas
Se revisa n
inventarios
cuando hay
sobre demanda
de ventas en
inventarios

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:


Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

2- Def i ni c i n de st oc k s mx i mos y mni mos.
156














































Solicita a Compras la
documentacin de
registros de existencias
Se calcularan los puntos
de revisin y se avisara
al departamento de
compras

Se dejara constancia
mediante acta
Se distribuir acta a los
departamentos de
contabilidad y Compras

Se recibe acta y se da
por enterado
Recibe registros de las
existencias y los ni veles
de seguridad de bodegas
Prepara registros de
existencias y la enva a
Contabilidad
Fin
157
3. Est abl ec i mi ent o de LEP.



PROCEDIMIENTO:
Establecimiento de LEP.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Compras, Departamento de Finanzas y Bodega.
RESPONSABLES:
J efe de Compras, Gerente Financiero
TIEMPO:
1:30 minutos
OBJETIVO:
Establecer polticas de aprovisionamiento de inventarios, mediante tcnicas de
formulas matemticas aplicadas a los pedidos, estableciendo numero optimo de
pedidos por perodos y punto de renovacin de pedidos.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 La Gerencia General de la empresa debe de convocar una
junta con el jefe del departamento de compras, departamento
de finanzas con el fin de establecer tcnicas Lote Econmico
de Pedidos.
Gerencia General
2 La formula para calcular la cantidad econmica de pedido es
la siguiente:

LEP = 2Da * Co
Cu * Cm
Dando como resultado las unidades que se requerirn para la
venta.
Gerencia General
PROCICGI 03
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
158





3
Luego se calcularn el nmero ptimo de pedido mediante
formula.
Gerencia General
4 la formula para obtener el nmero ptimo de pedidos al ao
es:

N = It * Cm
2 Co

Gerencia General
5 Luego de determinar el lote econmico de pedidos, es
necesario tener en cuenta que ser necesario determinar los
puntos de renovacin de pedidos, conocido tambin como
punto de reorden, que es el nivel de existencias en el que
se debe colocar un nuevo pedido de mercancas que sea el
limite inferior permisible para cada articulo o grupo de
artculos en las bodegas.
Gerencia General
6 Para calcular el punto de renovacin de pedidos se utiliza la
siguiente formula:

PRP = Ce * Tr + Is
Lo que da como resultado el tiempo en que deber
programarse una requisicin cuando el inventario descienda a
sus niveles mnimos.
Gerencia General
7 Debe de dejarse constancia mediante acta que estar firmada
por el Gerente General, jefe de Departamento de Compras y
Finanzas.
Gerencia General
8 La Gerencia General distribuir copia del acta al
departamento de compras para dejar constancia.
Gerencia General
9 Este recibe el acta y firma a la Gerencia de recibido o que ya
se dio por enterado.
Departamento de
Compras

Fin del Procedimiento
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
3- Est abl ec i mi ent os de LEP.
159


DESCRIPCION DE TERMINOS

En las formulas anteriores se toman en cuenta las variables siguientes:

LEP =Lote Econmico de Pedidos
Da =Demanda anual requerida
Cm =Costo de mantener (expresado como porcentaje del valor del inventario
promedio)
Cu =Costo unitario (valor por unidad)
Co =Costo de ordenar (costo por orden)

Variables del clculo optimo de pedidos en el ao.

N = Numero optimo de pedidos
It = Importe total en moneda local del consumo anual (2Da)

Variables del calculo de punto de renovacin

PRP = Punto de renovacin de pedidos
Ce = Consumo de existencias por unidad de tiempo (da, semana, etc)
Tr = Tiempo de reposicin
Is = Inventario de seguridad





Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
3- Est abl ec i mi ent os de LEP.
160




ANALISIS Y EVALUACIONES

Los costos de mantenimiento: o de posesin del Stock, incluyen todos los costos
directamente relacionados con la titularidad de los inventarios

Se estima que el costo de almacenamiento flucta entre 10 y el 25% sobre el valor de
los productos, dependiendo de las condiciones de la empresa para su guarda y
mantenimiento.

Costo de Ordenar: Este costo comprende todos aquellos gastos necesarios para
expedir una orden de compra y se expresa en importes.

Costo de carecer: Este costo es sumamente difcil de medir, porque para
determinarlo es necesario considerar muchos factores. En si, consiste en medir el
riesgo de quedarse sin existencias en las bodegas en un momento determinado


F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO

FECHA DE VIGENCIA





ACTUALIZACIONES



Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

3- Est abl ec i mi ent os de LEP.
161






Gerencia General



Departamento de Compras







































Inicio
Mediante junta con la
Gerencia General se
estipulan las formas de
aprovisionar
Se determina el Lote
Econmico de Pedido
Se calcularn el nmero
ptimo de pedido
mediante formula.
Se Calcula el punto de
renovacin de pedidos
cuando el inventario
llegue a su punto
mnimo.
Se deja constancia de
los acuerdos mediante
acta
La Gerencia General
distribuir copia del
acta al departamento
de compras para dejar
constancia de
acuerdos.

Recibe acta y se da por
enterado de los acuerdos
de aprovisionamiento
Fin

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

3- Est abl ec i mi ent os de LEP.
162
4. Cr eac i n de or den de c ompr a.



PROCEDIMIENTO:
Creacin de orden de compra.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Compras y ventas.

RESPONSABLES:
Gerente del Departamento de Compras y Gerente de Ventas.
TIEMPO:
1:45 minutos
OBJETIVO:
Suministrar inventarios a bodega, mediante la creacin de rdenes de compra.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Mediante revisin de niveles de stock de inventario y
cotejamiento de documentos de bodegas, se determina la
necesidad de inventarios para la venta.
Departamento de
Ventas
2 Mediante la revisin se determina que los inventarios estn a
sus niveles mnimos para aprovisionamiento, y que existen en
bodega inventarios de seguridad para dar margen de tiempo
de pedidos de productos.

Departamento de
Ventas
3 Se extiende documento o solicitud de pedido al Departamento
de Compras, mediante el cual el grupo encargado de realizar
las compras, toma conocimiento de las necesidades de
abastecimiento de bienes para bodega.

Departamento de
Compras
4 Este evala la solicitud de pedido. Departamento de
Compras
5 El departamento de compras evala cantidad, tipo de
inventario y fecha lmite de entrega a bodega.

Departamento de
Compras
6 El departamento de compras solicita cotizaciones de los
proveedores.
Departamento de
Compras
PROCICGI 04
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
163





7 Se aprueba el pedido, por el Gerente de Compras.

Departamento de
Compras
8 El Departamento de compras crea el formulario de orden de
compra.

Departamento de
Compras
9 El departamento de Compras negocia con los proveedores la
compra del o los productos.

Departamento de
Compras
10 Recibe de Compras la solicitud firmada de aceptacin de
solicitud de inventarios.

Departamento de
Ventas
Fin del Procedimiento

ANALISIS Y EVALUACIONES

Es menester tener en cuenta que el departamento de compras en un momento
determinado puede abstenerse de realizar o aprobar pedidos de productos, en las que
podr modificar las cantidades y los precios de los mismos debido a fluctuaciones de
precios o variaciones en la demanda de los productos. En la misma transaccin de
aprobacin de Pedidos de Compra, el aprobador puede deshacer una aprobacin ya
realizada.

Una vez aprobadas, las solicitudes de pedido, el rea de compras ser
responsable de asignar una fuente de aprovisionamiento, en el caso que corresponda
solicitar cotizaciones, hacer peticiones de oferta, y una vez identificados los proveedores
a los cuales realizar la compra, convertir las solicitudes en Pedidos de Compra,
haciendo el seguimiento de todo el proceso, hasta la efectiva recepcin de los
materiales y/o servicios. El proceso de compras finaliza con el recibimiento del bien en
bodega.

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
4- Cr eac i n de or den de c ompr a.
164



Es importante recordar que:
Las solicitudes pueden ser de materiales de stock, o pueden ser solicitudes de
materiales de consumo o servicios, que son creadas por cada una de las reas.

Las solicitudes deben estar autorizadas para poder crear pedidos de compra a partir
de las mismas.

Es posible asignar varias solicitudes a un solo proveedor.

Es posible enviar los pedidos de compra a los proveedores, por fax, e-mail, o
impresin





F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO

FECHA DE VIGENCIA




ACTUALIZACIONES






Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

4- Cr eac i n de or den de c ompr a.
165






Departamento de Ventas

Departamento de Compras


























































































s
i









S
I
4- Cr eac i n de or den de c ompr a.
Fin
Inicio
Se determina ala
necesidad de
aprovisionamiento de
inventarios
Se determina que los
inventarios a sus
ni veles mnimos

Extiende documento o
solicitud de pedidos
Compras evala la
solicitud de pedido.
Compras evala
cantidad, tipo y fecha
lmite de entrega

Se crea el formulario de
orden de compra.
Se aprueba el
pedido por el
Gerente de
Compras
Negocia con los
proveedores
Se enva a ventas la
solicitud de compra
firmada
NO

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

166


SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA




































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.








No.00

NOMBRE DE LA EMPRESA

SOLICITUD DE PEDIDO

AREA SOLICITANTE: ________________________________

NIVEL MAXIMO NIVEL ACTUAL CANTIDAD
REQUERIDA







TOTAL DE UNIDADES _____________________

NOMBRE DEL SOLICITANTE: _____________________________________
167



REQUISICIN DE COMPRA.






































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.




No.000

NOMBRE DE LA EMPRESA

REQUISICION DE COMPRA

DEPARTAMENTO O PERSONA QUE REALIZARA LA SOLICITUD___________
FECHA DEL PEDIDO_________ FECHA REQUERIDA DE ENTREGA________
CANTIDAD_________________ PRODUCTO____________________________
ESPECIFICACIONES_______________________________________________
_________________________________________________________________


CANTIDAD

NUMERO DE
CATALOGO

DESCRIPCION

PRECIO
UNITARIO

TOTAL





COSTO TOTAL ____________
APROBADO POR_____________________________
168


ORDEN DE COMPRA



































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.







O. C No.000
NOMBRE DE LA EMPRESA
DIRECCION

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDORES___________________FECHA DEL PERIODO_____________
___________________FECHA DE PAGO_________________
TERMINOS DE LA ENTREGA_________TERMINOS DEL PAGO____________


CANTIDAD

NUMERO DE
CATALOGO

DESCRIPCION

PRECIO
UNITARIO

TOTAL





COSTO TOTAL ____________
APROBADO POR______________________________
169
5. Apr obac i n de Or den de Compr a.


PROCEDIMIENTO:
Aprobacin de orden de compra.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Compras y Finanzas.
RESPONSABLES:
Gerente del Departamento de Compras y Gerente de Finanzas
TIEMPO:
1:40 minutos
OBJETIVO:
Aprobar rdenes de compra mediante solicitud de pedido de inventarios y su impacto
financiero.

No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe de ventas solicitudes de pedido previo estudio de
niveles de inventarios.
Departamento de
Compras
2 El Departamento de compras estudia las solicitudes de pedido
transferidas por el departamento de ventas
Departamento de
Compras
3 El Departamento de compras aprueba rdenes de compra a
proveedores por bienes, mercancas o servicios que se
ajusten a las polticas establecidas por la administracin.

Departamento de
Compras
4 Gerencia deber evaluar el precio de la solicitud de pedido, la
cual no deber exceder del precio mximo de las polticas de
compras por parte de la administracin.
Gerencia General
PROCICGI 05
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
170


5

Cuando el valor cotizado por Compras supere el valor
aprobado en la solicitud, deber modificarse la misma y ser
aprobada nuevamente siguiendo el proceso de aprobacin
fijado.

Gerencia General

6

Cuando la orden de compra este aprobada por la gerencia, el
departamento de compras estudiar la mejor opcin.

Gerencia General

7

El estudio se basara en el proveedor que le brinde la mejor
garanta para el producto que requiere el almacn.

Departamento de
Compras

8

El departamento de finanzas evala el precio de la solicitud
de pedido para el requerimiento de efectivo disponible en
bancos.

Departamento de
Finanzas

9

Cuando se ha realizado la evaluacin de los precios, se
analizara adems los contratos que se tengan con el
proveedor en base a trminos de pago para la proyeccin de
desembolso de capital al vencimiento de factura.

Departamento de
Finanzas

10

Gerencia y Contabilidad analizaran el desembolso de capital
para aplicar una provisin de los gastos y amortizarlo y evitar
el impacto en un periodo.


Gerencia General




Fin del Procedimiento




Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
171




ANALISIS Y EVALUACIONES

Puede darse que el pedido no se apruebe por ajustes que deban hacerse o porque
haya sido rechazado debido a variaciones de mximos de compra.
Cuando el departamento de compras aprueba las solicitudes, se mandara a bodegas el
formulario firmado por el encargado de compras, el cual deber anexar copia de orden
de compra para recibir el producto del proveedor.

Una vez que el pedido est aprobado, si se modifica alguno de los trminos del la
solicitud de compra ya sea precios o cantidades, incrementando el volumen total del
pedido, ste deber estar para aprobacin por parte del Departamento de compras
quedando anulada la anterior solicitud de compra.
Si el pedido contiene errores deber ser modificado por Compras.
F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES


Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
5- Apr obac i n de or den de c ompr a.
172



DEPARTAMENTO DE COMPRAS


GERENCIA GENERAL


DEPARTAMENTO DE FINANZAS
























SI






N
O


















5- Apr obac i n de or den de c ompr a.

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:


Estudia solicitudes
de compras
Recibe solicitud de
compra aprobada
para el proveedor
que ofrece
garantas
Analiza desembolso
de capital para el
pago de facturas.

ORDEN DE COMPRA
ES APROBADA
Evala el precio de la
solicitud de compra.
Analiza contratos
que tenga con el
proveedor en base a
trminos de pago.
Evala el precio de
la solicitud de
compra
Valor cotizado
supera el
valor
aprobado en
la solicitud
FIN
Aprueba
solicitudes de
compra.
INICIO
Recibe de ventas
solicitudes de
compra de
inventarios
173

SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA



































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.










No.00

NOMBRE DE LA EMPRESA

SOLICITUD DE PEDIDO

AREA SOLICITANTE: ________________________________

NIVEL MAXIMO NIVEL ACTUAL CANTIDAD
REQUERIDA







TOTAL DE UNIDADES _____________________

NOMBRE DEL SOLICITANTE: _____________________________________
174

TARJETA DE PROVEEDORES

Registro de Proveedores Cdigo...........................

Nombre:
........................................................................................................................................
Direccin:
.....................................................................................................................................
Localidad: ...............................................C.P.:..................................
Municipio:..........................................................................................

Telfono:..............................................Fax:...................................................................
E-Mail:.......................................................................................................................
Artculos

Descuento comercial

Descuento por
pronto pago
Rappels por compras
Forma de pago

Plazo de entrega
Observaciones:



Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.

175

6. Sel ec c i n de Pr oveedor .



PROCEDIMIENTO:
Seleccin de proveedor.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Compras y Finanzas.
RESPONSABLES:
Gerente del Departamento de Compras y Gerente de Finanzas.
TIEMPO:
1:40 minutos.
OBJETIVO:
Estudiar las mejores propuestas de compras de los proveedores.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Despus que El Gerente del departamento de compras
autoriza la solicitud de pedidos, compras crea la orden de
compra.
Departamento de
Compras
2 Compras enva a gerencia la orden de compra para firmarla.
Departamento de
Compras
3 El gerente de Compras firma la orden de compra y la enva al
encargado de compras

Departamento de
Compras
4 Compras recibe la orden firmada por el Gerente del
departamento de compras.

Departamento de
Compras
PROCICGI 06
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
176

5 Compras revisa los registros de productos de forma que en
cada una haya nombres de ms de un proveedor para un
mismo producto.

Departamento de
Compras
6 Habitualmente el Departamento de compras tiene un registro
de proveedores con los que tiene negociaciones de compra.
Estos registros facilitan datos con ms rapidez a la hora de
seleccionar un proveedor o proveedores de productos.

Departamento de
Compras
7 Los registros de proveedores se tendrn para cada producto.


Departamento de
Compras
8 Los registros de los proveedores tendrn un cuadro
comparativo de las condiciones ofrecidas por cada proveedor.


Departamento de
Compras
9 Los criterios que se tomaran en cuenta a la hora de
seleccionar un proveedor son:

Departamento de
Compras
10 Precio de los productos teniendo en cuenta la calidad

Departamento de
Compras
11 Calidad el producto.

Departamento de
Compras
12 Calidad del servicio ofrecido por el proveedor. Departamento de
Compras
13 Plazos de entrega. En muchos casos es importante que la
entrega sea rpida, ya que se precisa tener rpidamente los
productos en almacn para atender la demanda.

Departamento de
Compras
14 Es necesario tambin tener en cuenta el precio por unidad.

Departamento de
Compras
15 Descuentos ofrecidos por volumen. Departamento de
Compras
16 Negociacin, Forma y plazos de pago. Departamento de
Compras
17 Una vez se ha confeccionado la lista de posibles proveedores
se inicia el contacto directo para solicitarles la informacin
requerida. Puede ser que se requieran catlogos y
cotizaciones de compra.
Departamento de
Compras
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
6- Sel ec c i n de pr oveedor .
177





18 Una vez seleccionado el proveedor, se le enva al gerente
financiero las cotizaciones en las que se estipula las
condiciones de pago de los productos.

Gerente
Financiero
19 El gerente financiero firma la cotizacin y se la enva al
Departamento de Contabilidad, para su posterior anlisis de
requerimiento de efectivo.


Gerente
Financiero
20 El departamento de contabilidad recibe y firma para posterior
pago.

Departamento de
Contabilidad
21 Posteriormente contabilidad lo enva a Compras para realizar
el pedido de los productos.

Departamento de
Contabilidad
22 El departamento de compras recibe y ejecuta la compra bajo
las condiciones de pago previamente estudiadas.

Departamento de
Compras



Fin del Procedimiento

ANALISIS Y EVALUACIONES
Una de las tareas ms importantes de la gestin de la compra es la de buscar al
proveedor adecuado antes de realizar la compra de los productos.
Los datos previstos para cada proveedor son:

Garantas de los productos
Precios de los productos en base al mercado.
Mantenimiento de los productos.
Costos de manejo y entrega de los productos
Datos de Compra (condiciones de pago, datos de ventas, datos de control)

Se deben enviar como mnimo tres peticiones de oferta por cada solicitud. La peticin
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
6- Sel ec c i n de pr oveedor .
178
se puede enviar va: fax, mail, correo, etc.

El beneficio de esto es el de poder comparar las ofertas y que en el mediano plazo se
pueda efectuar un seguimiento de tendencia de precios y cotizaciones de los
proveedores.
Toda compra de productos o servicios lleva inmerso gastos adicionales de transporte
de productos hasta el almacn como son, fletes, gastos de transporte, etc.

Una vez asignados los proveedores a las solicitudes de pedido, se genera el pedido de
compras con todos los datos y posiciones que provienen de dichas solicitudes ms las
condiciones que fueron definidas en el contrato para cada material.

Una vez que el pedido est aprobado, si se modifica alguno de los trminos del
contrato, ya sea precios o cantidades, incrementando el volumen total del pedido, ste
tendr que pasar de nuevo por todas las fases de aprobacin.

La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la seleccin del
proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o
materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad,
calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin sobre la seleccin del proveedor
es la decisin ms importante que se puede hacer en el departamento de compras.




F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES


6- Sel ec c i n de pr oveedor .
179







Departamento de
Compras

Gerente Financiero
Departamento de
Contabilidad






































6- Sel ec c i n de pr oveedor .
INICIO
Autoriza solicitud de
pedido de compra y
crea orden de compra
Gerente de compras
firma orden de compra
Revisa los registros de
proveedores por
producto.
Enva orden de compras
al encargado de la
gestin de compras
Encargado de compras
recibe orden firmada
por el Gerente
Revisa las condiciones
de pago ofrecidas por el
proveedor
Firma cotizacin y enva
a Contabilidad
Recibe cotizacin
firmada que estipula
condiciones de pago
Enva cotizacin a
compras para realizar la
compra.
Recibe cotizacin
firmada para posterior
desembolso.

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

180














































6- Sel ec c i n de pr oveedor .
Compras recibe
cotizacin y ejecuta
compra bajo
condiciones de pago
Se enva a finanzas
cotizaciones realizadas
para el producto

Se selecciona
proveedor
Selecciona la lista de
posibles proveedores y
se inicia contacto.
Fin

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

181
TARJETA DE PROVEEDORES

Registro de Proveedores Cdigo...........................

Nombre:
........................................................................................................................................
Direccin:
.....................................................................................................................................
Localidad: ...............................................C.P.:........................ Municipio:
...................................
Telfono: ..................................................Fax:
..............................................................................
E-Mail:.......................................................................................................................
Artculos

Descuento comercial

Descuento por
pronto pago
Rappels por compras
Forma de pago

Plazo de entrega
Observaciones:



Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.



182

TARJETA DE PRODUCTOS.


Artculo.............................................................
Especificaciones:..............................................


Cdigo:................................
Proveedores
Cdigo Nombre


Observaciones:






Cuadro elaborado por grupo de Tesis.












183
7. Cont r ol de r denes de Compr a.



PROCEDIMIENTO:
Control de rdenes de compra.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Compras
RESPONSABLES:
J efe del Departamento de Compras
TIEMPO:
1:45 minutos
OBJETIVO:
Llevar a cabo controles de ordenes de pedido.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Una vez realizadas las rdenes de compra, se tendr que
revisar en los archivos el estado de las rdenes de compra.

Departamento de
Compras

2

Se revisara el nmero de la orden de compra efectuada.


Departamento de
Compras

3

Se revisaran las fechas de pago.
Departamento de
Compras

4

Se revisara el estado, en la que se detalla el curso en la que
se encuentra la orden de pedido.
Departamento de
Compras
PROCICGI 07
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
184






5

Se revisaran las rdenes que estn pendientes de entrega.
Departamento de
Compras

6

Se revisaran las ordenes entregadas en almacn
Departamento de
Compras

7

Al igual que se revisaran tambin las ordenes canceladas, si
las hubiere.

Departamento de
Compras

8

Luego se proceder a revisar el tiempo estipulado por el
proveedor para entrega de los productos.

Departamento de
Compras

9

De esta manera el encargado de compras podr acceder a la
informacin de las rdenes para poder controlarlas de la
manera ms efectiva, hasta la recepcin de los productos en
bodegas.

Departamento de
Compras

10

Se revisara el nmero de la solicitud, el proveedor asignado,
el material.

Departamento de
Compras

11

Se revisara la fecha y nmero del pedido.
Departamento de
Compras

12

El bodeguero comunicara a la Gerencia de Compras el
estado de los stocks de materiales.

Encargado de
bodegas
Fin del Procedimiento
7- Cont r ol de r denes de c ompr a
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
185


ANALISIS Y EVALUACIONES

En todo pedido de rdenes de compra, es necesario tener en cuenta que se tiene que
revisar los perodos de entrega de los productos, a la vez que analizaran pedidos que
no hayan sido efectuados por parte del proveedor.
Como medida se deber determinar el lmite de das que se determinara que un
envo debe de estar en las bodegas del almacn.
El conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una calificacin importante a la
hora de efectuar las rdenes de compra.

El control de rdenes de compra permite consultar y revisar los pedidos de compra
identificando el sector que gener la solicitud de pedido. Y verificar si lo solicitado fue
recibido para mantener el stock de los productos en almacn y ajustar el flujo de
efectivo y amortizaciones hechas para estas compras no cumplidas.



F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
7- Cont r ol de r denes de c ompr a
186







Departamento de
Compras

Bodegas


























































7- Cont r ol de r denes de c ompr a
INICIO
Ya autorizadas las
rdenes de compra se
revisan los archivos del
estado de las ordenes
de compra realizadas
Se revisan rdenes de
compra pendientes de
entrega.
Se revisan las fechas
de pago de las rdenes
de compra.

Se revisa el curso de
las rdenes de compra.
Se revisa la
numeracin de las
rdenes de compra
f t d

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

187






































































Se revisan fechas y
nmeros de pedido.
Se revisan rdenes de
compra entregadas en
almacn.
Se revisan nmeros de
solicitud, el proveedor
y el material.
Se revisa el tiempo de
entrega estipulado por
el proveedor
Se revisan rdenes de
compra canceladas.
Bodega comunica a la
Gerencia de compras el
stock de inventarios

Enva datos de stock de
inventarios
FIN

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

7- Cont r ol de r denes de c ompr a
188


REQUISICIN DE COMPRA.






































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.





No.000

NOMBRE DE LA EMPRESA

REQUISICION DE COMPRA

DEPARTAMENTO O PERSONA QUE REALIZARA LA SOLICITUD___________
FECHA DEL PEDIDO_________ FECHA REQUERIDA DE ENTREGA________
CANTIDAD_________________ PRODUCTO____________________________
ESPECIFICACIONES_______________________________________________
_________________________________________________________________


CANTIDAD

NUMERO DE
CATALOGO

DESCRIPCION

PRECIO
UNITARIO

TOTAL





COSTO TOTAL ____________
APROBADO POR_____________________________
189

ORDEN DE COMPRA

































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.










O. C No.000
NOMBRE DE LA EMPRESA
DIRECCION

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDORES___________________FECHA DEL PERIODO_____________
___________________FECHA DE PAGO_________________
TERMINOS DE LA ENTREGA_________TERMINOS DEL PAGO____________


CANTIDAD

NUMERO DE
CATALOGO

DESCRIPCION

PRECIO
UNITARIO

TOTAL





COSTO TOTAL ____________
APROBADO POR______________________________
190
8. Rec epc i n de Pr oduc t os.



PROCEDIMIENTO:
Recepcin de productos.
REA RESPONSABLE:
Almacn
RESPONSABLES:
Encargado de bodega
TIEMPO:
1:30 minutos
OBJETIVO:
La correcta recepcin de los productos por parte del encargado de bodegas.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Llegada del transporte a bodegas del almacn.
Proveedor
2 El bodeguero revisara la documentacin presentada por el
proveedor ( Copia de la Orden de Compra y Factura del
Proveedor )
Encargado de
bodega
3 Se revisara la documentacin correspondiente y los
materiales con la copia del pedido de compra elaborada por el
encargado de compra. Cotejando los tems solicitados en la
orden de compra vrs tems detallados en factura, revisara
cantidades, precios.

Encargado de
bodega
4 Se verifica la existencia del pedido de compra con la copia,
y se controla la documentacin que lo acompaa.
Encargado de
bodega
5 Luego el bodeguero procede a la recepcin de los productos.

Encargado de
bodega
PROCICGI 08
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

191





6 Revisar facturas de mercanca recibida para cotejar que lo
que se recibe fsicamente es lo que dice la factura y, en dado
caso de haber un error de envo fsico dems al solicitado,
Bodega solo recibir lo detallado en orden de compra, pero si
recibe menos en fsico, Bodega devolver el producto y la
factura al proveedor.

Encargado de
bodega
7 En dado caso de que el proveedor traiga mercanca de menos
o en condiciones no ptimas para el negocio se avisara a la
gerencia y se devolvern esos productos, adems que se
levantara un acta de incidencia si as se requiere.


Encargado de
bodega
8 La revisin de facturas se har en el momento de recibir la
mercanca y si todo esta bien, se procede a elaborar formato
de ingreso a almacn.

Encargado de
bodega
9 Llevar un control en el formato de recibo de las mercancas
que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma
de la persona representante del proveedor y del mismo en
dado caso que sea el que surta el producto, para que obtenga
una copia del recibo de mercadera y presentarlo al
contabilidad para el pago de la misma.

Encargado de
bodega
10 Toda la mercanca recibida debe ser colocada en su lugar
correcto en el almacn.

Encargado de
bodega
11 Los materiales que provengan de proveedores no certificados,
debern pasar por control de calidad, para certificar el
recibimiento del producto.

Encargado de
bodega
12 De ser as, se proceder a revisar la mercanca, es decir
revisar cajas cerradas, revisar que la mercanca venga en
ptimas condiciones, verificar peso de mercanca que lo
requiera, revisar caducidades, etc.

Encargado de
bodega
13 Al registrar la entrada de materiales:
- Se aumenta el stock del material en la cantidad entregada

Encargado de
bodega
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
8- Rec epc i n de pr oduc t os
192





14 Luego se proceder a registrar el documento de los
productos.

Encargado de
bodega
15 Luego se actualiza el pedido de compras.

Encargado de
bodega
16 Se crea un nmero de lote

Encargado de
bodega
17 Se imprimen las etiquetas, si estn bajo ese control de
productos.

Encargado de
bodega
18 Cuando la cantidad entregada es menor a la cantidad pedida
Por debajo de la tolerancia se reconocer como una entrega
parcial toda vez la factura sea detallada igual a lo fsico.
Encargado de
bodega
19 Dentro de la tolerancia se considera entrega final.
Encargado de
bodega
20 Cuando hay devolucin de productos, se debe informar a
Compras, Finanzas y al Proveedor.

Encargado de
bodega
21 A continuacin bodega enva a contabilidad los siguientes
documentos amparando el recibimiento de la mercadera :
- Orden de Compra
- Factura Original y Triplicado del proveedor.
- Certificado Original de Ingreso de Mercanca.
Encargado de
bodega
22 Contabilidad recibe la factura y procede a registrar Cuentas
por Pagar al proveedor.
Departamento de
Contabilidad
23 Contabilidad registra la factura para su posterior cancelacin
a los proveedores revisando las formas de pago estipuladas.
Departamento de
Contabilidad
Fin del Procedimiento
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
8- Rec epc i n de pr oduc t os
193


ANALISIS Y EVALUACIONES


Por poltica de la empresa, puede ocurrir que en cierto momento un pedido no este
completo pero la empresa deber reconocer como poltica un lmite de tolerancia que
puede ser un porcentaje del 10% por debajo o por encima del pedido. Aunque lo
optimo ser que las condiciones con el proveedor deberan ser respetadas.




F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO



FECHA DE VIGENCIA



ACTUALIZACIONES
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
8- Rec epc i n de pr oduc t os
194





Proveedor Encargado de Bodega
Departamento de
contabilidad


















































INICIO
Transporte de
proveedor llega a
bodega
Coteja tems
solicitados contra
detalle de factura
Coteja mercanca
contra la factura
Se verifica existencia
del pedido con copia
de solicitud de
did
Se devuel ve mercanca
en condiciones no
ptimas y se levanta acta
d i id i
Se revisan facturas al
momento de recibir la
mercanca y se da
i l
El proveedor o
representante firma el
recibo de mercadera
d l b d
Bodeguero revisa
documentacin y los
materiales con copia
d l did
Procede a recepcin
de productos

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

8- Rec epc i n de pr oduc t os
195

























SI






























N
O

8- Rec epc i on de pr oduc t os
Se revisaran cajas
cerradas, checar
mercadera, checar
Entrega copia del
recibo y entrega a
contabilidad para
Contabilidad recibe
copia de orden de
compra firmada por
Se revisaran productos
de proveedores no
certificados por control
Registro de
documentos
Se procede a colocar
mercadera
Se crea nmero de
lote y se imprimen
etiquetas
Revisa formas de
pago estipuladas
Registra factura para
posterior cancelacin
de pedidos.
Recibe
documentacin y
registra cuenta por
FIN
Devolucin
de
productos

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

196
ORDEN DE COMPRA




































Cuadro elaborado por Equipo de Tesis.









O. C No.000
NOMBRE DE LA EMPRESA
DIRECCION

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDORES___________________FECHA DEL PERIODO_____________
___________________FECHA DE PAGO_________________
TERMINOS DE LA ENTREGA_________TERMINOS DEL PAGO____________


CANTIDAD

NUMERO DE
CATALOGO

DESCRIPCION

PRECIO
UNITARIO

TOTAL





COSTO TOTAL ____________
APROBADO POR______________________________
197

INFORME DE RECEPCIN.



























Cuadro elaborado por equipo de tesis








No.000

NOMBRE DE LA EMPRESA
DIRECCION

INFORME DE RECEPCION


PROVEEDORES___________________________________
ORDEN DE COMPRA No____________________________
FECHA DE RECEPCION____________________________

CANTIDAD NUMERO DE
CATALOGO
DESCRIPCION PRECIO
UNITARIO
TOTAL





FIRMA AUTORIZADA______________________
198
ACTA DE INCIDENCIA DE CONTROL DE INVENTARIOS


LUGAR Y FECHA: ____________________________________________________




INCIDENCIA:_________________________________________________________






No habiendo mas que hacer constar, firmamos la presente acta en ______________
A los ________ das del mes de _____________de ao _______________________




Nombre y firma persona responsable: ____________________________



Nombre y firma de proveedor: ________________________________


















199
FORMATO DE CONTROL DE ENTRADAS DE INVENTARIO

Proveedor :_____________________________________ No Factura ___________ Fecha Fac. :______________
Nombre quien Recibe :___________________________ [Link] : ___________ Fecha Ingreso :___________
Ubicacin :_________________________________ Observaciones : __________________________________
Codigo Descripcin de Articulo Cantidad Color/Marca Valor Unit. Total Valor
Nombre Transportistas :_________________________ Placa de transporte : ____________________
Tipo de transporte : ___________________________
Firma Recibido : ____________________________ Entrega Conformidad : ___________________
Nombre Quien Recibe :________________________ ( Firma Transporte )
Sello
Nota : Sin sello de Recibido de Bodega, este documento no tiene validez.
1-Ori gi nal Bl anca ( Bodega ), 2-Dupli cado Celeste ( Contabil idad ), 3-Tri pl icado Rosada ( Transporti sta )
Datos para pago de Fl ete
Valor de Factura del Proveedor ===============>
CONTROL DE ENTRADAS DE INVENTARIO
No. XXXX



Cuadro elaborado por equipo de tesis

200
1. Razones Fi nanc i er as.



PROCEDIMIENTO:
Razones Financieras
REA RESPONSABLE:
Gerente Financiero
RESPONSABLES:
Gerente Financiero
TIEMPO:
1:45 minutos
OBJETIVO:
Controlar adecuadamente los procesos de planificacin y control de los inventarios,
que refleje de manera completa la rotacin, cobertura y utilizacin de los inventarios
por medio de las ya conocidas formulas de anlisis financiera.

No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

El ratio o tasa de rotacin es una magnitud,
fundamental para el control de los inventarios que
relaciona las salidas con las existencias. Se define de la
siguiente manera:

Rotacin = salidas
Existencias

Gerente Financiero

2

El resultado significa, el nmero de veces que rota el
inventario ya sea esta anual, mensual, semanal o diaria
segn las caractersticas de la referencia analizada,
pero el ratio de control por excelencia es el de las
rotaciones anuales.

Gerente Financiero
PROCICGI 09
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
201






3

La cobertura mide generalmente el nmero de das que
permiten cubrir las existencias disponibles en cada
momento (o las existencias medidas de cierto periodo).
La expresin clsica de este indicador es la siguiente:

Cobertura = Existencias
X
365

Salidas (anuales)

Gerente Financiero

4

El resultado de la aplicacin de este ratio ser un
nmero de das de stock que nos indica que las
existencias disponibles en ese momento de una
determinada referencia o familia de productos permiten
cubrir la demanda durante los das indicados.

Gerente Financiero

5

Finalmente otra medida que puede ser de inters para el
gestor de los inventarios es el grado de utilizacin o de
ocupacin de los recursos de que dispone la empresa,
generalmente de la capacidad de almacenamiento. Es
un indicador de carcter eminentemente fsico que cabe
definir de la siguiente manera:

Utilizacin = Existencias
Capacidad


Gerente Financiero
Fin del Procedimiento
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
9- Razones Fi nanc i er as
202


ANALISIS Y EVALUACIONES


Por poltica de la empresa, ser necesario que el gestor de inventarios se encargue
del estudio de los niveles o rotacin para los inventarios, midiendo oportunamente los
ndices de rotacin, de cobertura y de la utilizacin de los productos.

Es muy importante tomar en cuenta que hay ciertas clases de inventarios en los que
su estudio ser ms alto, debido a los movimientos que estos presenten en un periodo
determinado.



F._____________ F.____________ F._____________

ELABORO REVISO AUTORIZO


FECHA DE VIGENCIA



ACTUALIZACIONES


9- Razones Fi nanc i er as
203
10-Establecimiento de parametros para la toma fsica del inventario.


PROCEDIMIENTO:
Establecimiento de parmetros para la toma fsica del inventario.
REA RESPONSABLE:
Gerencia General y Departamento de Contabilidad
RESPONSABLES:
Gerente General y el J efe del Departamento de Contabilidad.
TIEMPO:
2 horas
OBJETIVO:
Llevar a cabo la toma fsica de inventarios en periodos definidos y preestablecidos, as
como tambin llevarlo acabo en productos que lleguen a los stock definidos, segn el
proveedor y el tipo de producto, segn las necesidades de control que requiera la
administracin de la empresa.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 La Gerencia General de la empresa debe de convocar una
junta con el jefe del departamento de contabilidad con el fin
de establecer los periodos, stock, proveedores y tipo de
productos que se utilizaran como parmetros para llevar
acabo el levantamiento fsico del inventario.
Gerencia General
2 Establecimiento del periodo para el levantamiento de la toma
fsica de inventarios, tomando en cuenta que estos periodos
deben de ser cortos para efectos de obtener un mayor control.
Gerencia General
3 Establecimiento del stock al cual debe de llegar el inventario
para practicarle inventario fsico, tomando en cuenta que la
gerencia se encarga de verificar cuales fueron los stock
mximos y mnimos que se establecieron en bodega para
cada tipo de productos mediante ventas de aos anteriores de
tal manera que se satisfaga la demanda para cada producto,
de tal manera que el stock determinado no sea el mximo ni
el mnimo requerido en bodega.
Gerencia General
PROCICGI 10
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
204

4 Establecimiento del mtodo para realizar la toma fsica de
inventarios por proveedores y por tipo de producto el cual se
realizara mediante sorteo.
Gerencia General
5 Para cada uno de los procedimientos establecidos que se
tomaran como parmetros para la realizacin del la toma
fsica del inventario deben de dejarse por escrito mediante
acta, firmada por el Gerente General, Representante Legal o
Propietario de la empresa y por el J efe del Departamento de
Contabilidad y Auditoria.
Gerencia General
6 La Gerencia General distribuir copia del acta al
departamento de contabilidad para dejar constancia.
Gerencia General
7 Este recibe el acta y firma a la Gerencia de recibido o que ya
se dio por enterado.
Contabilidad
8 El departamento de contabilidad guardara con sigilo el
periodo y stock, que se estableci para el levantamiento de la
toma fsica de inventarios as como tambin el procedimiento
para seleccin segn proveedor y tipo de producto, con el
objetivo de que no se pierda el fin primordial de la realizacin
del inventario como factor sorpresa.
Contabilidad
9 Aplicacin de cada uno de los procedimientos establecidos
como parmetros para la toma fsica de inventario.
Contabilidad
10 Para la aplicacin de los stocks es necesario solicitar a la
bodega su registro de existencias por productos.

Contabilidad
11 Preparar registro de existencia por productos solicitado pro el
departamento de contabilidad.
Bodega
12 Envi de registro de existencias por productos solicitado por
el departamento de contabilidad.
Bodega
13 Recibir de bodega el registro de existencias y compararla con
el de contabilidad.
Contabilidad
14 Verificar que los productos se encuentran dentro del stock
para llevar a cabo el levantamiento fsico del inventario.
Contabilidad
15 Para la aplicacin del procedimiento para obtencin de
proveedor y tipo de inventario al cual se le har el
levantamiento fsico se colocaran los nombres de los
proveedores o tipo de productos segn cual sea el que se
aplique
Contabilidad


Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
10- Establecimiento de parmetros para la toma fisica del inventario
205

16 Se verificara el proveedor o tipo de producto seleccionado
Contabilidad
17 Se llevara acabo la toma fsica del inventario.
Contabilidad
Fin del Procedimiento

ANALISIS Y EVALUACIONES
El establecimiento de periodos cortos para la toma fsica de los inventarios puede
requerir mayor tiempo para el departamento de contabilidad, pero tambin genera una
mayor seguridad en cuanto al control de las existencias y asegura un mayor
compromiso por parte de los empleados que trabajan directamente con el resguardo de
estas para llevar mejores controles.

El establecimiento de stock para llevar a cabo la toma fsica de inventarios es otra
herramienta de control que la empresa puede utilizar a su favor, puesto que si se
cuenta con periodos especficos estos pueden en ciertos momentos ser ya esperados
por los encargados del manejo de los materiales y se pierde el factor sorpresa de la
toma del inventario, al retomar esta herramienta podemos tener otra opcin de control
puesto que cuando un producto llegue ha cierto nivel del inventario ser necesario la
realizacin de la toma fsica del mismo.

La toma fsica del inventario pro proveedor es una herramienta mas que se proporciona
puesto que de esta manera y en el supuesto de que en el almacn los productos son
resguardados segn el tipo de proveedor esto facilitara el levantamiento del inventario,
adems de que es otro factor sorpresa para tener mayor control.

Mediante el establecimiento de un parmetro para la eleccin de un tipo de producto
existir siempre el elemento sorpresa ya que el inventario no ser realizado en forma
general sino a un tipo de producto especfico. Por tanto el encargado de bodega o el
gerente de tienda debe de tener especial cuidado de que su inventario este completo y
que no existan diferencias puesto que no conoce con exactitud que producto, estilo,
etc. de las existencias en bodega sern a las que le realizaran la toma fsica del
inventario.

Es necesario por lo menos una vez al ao revisar los procedimientos para el
establecimiento de parmetros en la toma fsica de los inventarios para ver si estas
cumplen con los objetivos fijados por la organizacin, o segn las necesidades de
control con que cuenta la empresa.

F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
10- Establecimiento de parmetros para la toma fisica del inventario
206



Gerencia General Contabilidad Bodega























































Establecimiento de stock para
la toma fsica de inventarios
mediante la verificacin de
stock mximos y mnimos
establecidos en bodega segn
ventas de aos anteriores
A
Solicitar a bodega registro de
existencias por productos

Enviar su registro de
existencias por productos
Recibe el registro de
existencias y lo compara con el
de contabilidad
Verificar que productos
cumplen con el stock
establecido para el
levantamiento de inventario
fsico

Establecimiento del mtodo
para la toma fsica de
inventarios por proveedores o
productos
Se colocan los
nombres de los
proveedores o
productos
Inicio

Establecimiento de
periodicidad para la toma fsica
de inventarios

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

Convocacin a junta con el
Jefe del Departamento de
Contabilidad

Prepara su registro de
existencias por productos

Se verificara el
proveedor o tipo de
producto
10- Establecimiento de parametros para la toma fisica del inventario
207































Evaluar si los
procedimientos
establecidos para el
levantamiento de
inventario si
cumplen los
objetivos

Realizar el levantamiento fsico
del inventario aplicando
procedimientos para
parmetros establecidos
Fin
A


Distribucin de acta

Levantamiento de acta en la
que se registra el mtodo para
la toma fsica de inventarios
por proveedor

Firma de recibido el
acta
Conservacin con sigilo del
mtodo establecida para la tima
fsica de inventarios por
proveedor

Se verifica el nombre del
proveedor o el tipo de producto

Se lleva acabo la toma fsica
del inventario a los productos
o proveedores.
Si
No

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
10- Establecimiento de parametros para la toma fisica del inventario
208

FORMATO DE CONTROL DE ENTRADAS DE INVENTARIO

Proveedor :_____________________________________ No Factura ___________ Fecha Fac. :______________
Nombre quien Recibe :___________________________ [Link] : ___________ Fecha Ingreso :___________
Ubicacin :_________________________________ Observaciones : __________________________________
Codigo Descripcin de Articulo Cantidad Color/Marca Valor Unit. Total Valor
Nombre Transportistas :_________________________ Placa de transporte : ____________________
Tipo de transporte : ___________________________
Firma Recibido : ____________________________ Entrega Conformidad : ___________________
Nombre Quien Recibe :________________________ ( Firma Transporte )
Sello
Nota : Sin sello de Recibido de Bodega, este documento no tiene validez.
1-Ori gi nal Bl anca ( Bodega ), 2-Dupli cado Celeste ( Contabil idad ), 3-Tri pl icado Rosada ( Transporti sta )
Datos para pago de Fl ete
Valor de Factura del Proveedor ===============>
CONTROL DE ENTRADAS DE INVENTARIO
No. XXXX



Cuadro elaborado por equipo de tesis

209

FORMATO DE CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO

Responsable Retiro :__________________________________________Fecha Retiro :______________________
Lugar de Destino :____________________________________________Codigo / Bodega :__________________
Observaciones : _______________________________________________________________________________
Codigo Descripcin de Articulo Cantidad Color/Marca Valor Unit. Total Valor
Autorizamos Salida de Bodega :
Nombre Transportistas :_________________________ Placa de transporte : __________________________
Tipo de Transporte : ___________________________ Firma Resp Retiro : __________________________
Despachado por :_____________________ Autoriza Salida : ______________________________
Nombre :____________________________ Nombre / Depto : _____________________________
Nota : Sin sello de Recibido de Bodega, este documento no tiene validez.
1-Orignal Blanca ( Bodega ), 2-Duplicado Celeste ( Contabilidad ), 3-Triplicado Rosada ( Transportista )
NOMBRE DE LA EMPRESA
CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO
No. XXXX
Datos para pago de Flete


Cuadro elaborado por equipo de tesis


210
TARJETA DE ALMACN
ARTICULO:_____________________________ CLAVE:____________________ UNIDAD:__________________________
LOCALIZACION:________________________ LIMITE MINIMO:____________ LIMITE MAXIMO:__________________
ENTRADA SALIDA EXISTENCIAS UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
AUXILIAR DE ALMACEN
COSTO PROMEDIO
RESPONSABLE:_____________________ REVISO:__________________________
UNIDADES COSTO V A L O R E S
FECHA CONCEPTO


Cuadro elaborado por equipo de tesis









211
11- Realizacin de la toma fsica del inventario.


PROCEDIMIENTO:
Realizacin de la toma fsica del inventario.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Contabilidad y Bodega
RESPONSABLES:
J efe del departamento de Contabilidad, Responsables asignados para el
levantamiento fsico de inventario, Supervisor de inventario y J efe de Bodega.
TIEMPO:
8 Horas con un intermedio de comida de 45 minutos para todo el personal que
intervenga.
OBJETIVO:
Llevar a cabo en un rea sujeta a inventario, segn requerimientos de control por la
organizacin un conteo identificado los bienes que se encuentran en esta rea,
registrndose cada uno de ellos, as como su ubicacin fsica, con el objeto de
efectuar un informe tendiente a la toma de decisiones.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Planea y organiza las actividades para efectuar el
levantamiento fsico de inventarios, realizado segn la
periodicidad establecida por la organizacin.

J efe del
Departamento de
Contabilidad
2 Designa responsables del levantamiento fsico de los
inventarios que se integraran por equipos compuestos por dos
personas, una que trabaje en el almacn y conozca los bienes
e identifique su ubicacin, otra perteneciente al departamento
de contabilidad que se encuentre capacitado para contar e
incorporar los datos en las relaciones y tarjetas del inventario.

J efe del
Departamento de
Contabilidad
3 Asignacin del encargado o supervisor del conteo fsico que
pertenecer a auditoria.

J efe del
Departamento de
Contabilidad
PROCICGI 11
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
212


4

Preparacin del formato en el cual se relaciona los bienes a
inventariar, el cual contendr: Clave o cdigo del bien,
Descripcin del bien, Ultima compra, Existencia en registros,
Existencia Fsica (arrojada por los conteos fsicos), Diferencia
(entre registros y existencia fsica).
J efe del
Departamento de
Contabilidad
5 Comunica al jefe de bodega el nombre del personal que
intervendr en el levantamiento fsico del inventario.

J efe del
Departamento de
Contabilidad
6 Recibe comunicacin del personal que intervendr en el
levantamiento fsico del inventario.

Encargado de
bodega
7 Ordenar, clasificar, identificar y separar los artculos, con el
propsito de facilitar el conteo e identificacin en la realizacin
del inventario, verificando que los artculos cuenten con
tarjetas de identificacin, dicha tarjeta deber contener clave
del artculo, ubicacin, descripcin y el stock mximo y
mnimo.

Encargado de
bodega
8 Emitir el listado para inventario fsico con existencia
registrado en el sistema de comput, el cual servir de
referencia para la toma fsica, dicho listado estar ordenado
pro clave que se le asignara a los artculos conforme ingresen
al almacn.

Encargado de
bodega
9 Realizar un listado de asistencia de los participantes del
levantamiento del inventario.

Supervisor del
inventario
10 Coordinar el trabajo de los equipos que realizarn el conteo.

Supervisor del
inventario
11 Supervisar los conteos y coordinar la aclaracin de las
diferencias, controlar los movimientos de los artculos durante
los conteos.

Supervisor del
inventario
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
11- Realizacin de toma fisica del inventario
213

12 Dotacin del formato en el cual se relaciona los bienes a
inventariar.
Supervisor del
inventario
13 Corte de movimientos del almacn. Requiere de considerar la
ltima entrada y salida de los bienes en forma fsica y
documental, para lograr el levantamiento en forma fsica.
Supervisor del
inventario
14 Se realiza el levantamiento de acta de inicio del inventario la
cual contendr: Fecha, lugar y hora de inicio del
levantamiento de inventario, personal que intervendr, corte
de formas (ltima entrada y salida), integracin de equipos
que realizaran los conteos, firma del personal que intervendr.

Supervisor del
inventario
15 Inicia el conteo, el cual se realiza por pareja donde uno toma
nota y otro contar los artculos, verificando su estado actual
de funcionalidad, anotando en el listado la existencia de cada
artculo.
Contabilidad y
bodega
16 Al trmino del conteo, se confrontan los resultados obtenidos
contra el listado de existencias emitida por el programa de
inventario y se anotan las diferencias.

Contabilidad y
bodega
17 Se procede a hacer un segundo conteo, con la finalidad de
confirmar el primero, cambiando el papel de cada participante
en el inventario, quien contaba anota y quien anotaba cuenta,
en caso de diferencias entre el primero y el segundo conteo
se realizar un tercer conteo para conciliar las existencias
fsicas.

Contabilidad y
bodega
18 Las hojas del inventario fsico se firman por los responsables
de la toma fsica, anotando su nombre y la fecha del
inventario.

Contabilidad y
bodega
19 Si existieran diferencias se concilia con los Requerimientos
de Almacn emitidos durante el periodo, para localizar en
definitivo los faltantes.

Contabilidad y
bodega
20 Si persisten faltantes y agota posibilidades de localizacin de
los artculos, elabora Acta Administrativa donde se incluyen
estos, sus importes, su bsqueda y la firma del Responsable
del Almacn, remite dicha acta al J efe del Departamento de
Contabilidad para que se determine lo procedente.
Contabilidad y
bodega
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
11- Realizacin de toma fisica del inventario
214

21 Si no existiera diferencia se dar por concluido el inventario y
comunica al Departamento de Contabilidad la situacin que
guarda el Inventario Fsico.

Contabilidad y
bodega
22 Se realiza el levantamiento del acta de cierre en la cual
asienta, la conclusin del Inventario Fsico, fecha, lugar y hora
de conclusin del inventario, personal que intervino,
aclaracin de diferencias, firma del personal que intervino.
Supervisor de
inventarios
23 Recibe informacin sobre la situacin que guarda el inventario
fsico.
J efe del
Departamento de
Contabilidad
24 Informa a la Gerencia General sobre la situacin que guarda
el inventario fsico para la toma de decisiones.
J efe del
Departamento de
Contabilidad
Fin del Procedimiento
ANALISIS Y EVALUACIONES
Es importante llevara a cabo la toma fsica de los inventarios puesto que esta nos
ayuda a conocer el valor total de las existencias fsicas en el Almacn, controlar
existencias y detectar materiales de lento o nulo movimiento y obsolescencias,
determinar de manera ptima las existencias en almacenes, determinar los tiempos de
reposicin en inventarios, determinar el grado de confiabilidad del registro de
movimientos del almacn as como tambin aportar elementos de juicio sobre el uso,
aprovechamiento, control y destino final de los bienes, coadyuvar al aprovechamiento
racional de los recursos con que cuenta la empresa, para el desarrollo de sus
funciones sustantivas, Evaluar el control de existencias en el almacn a efecto de evitar
perdidas, mermas etc., mantener niveles predeterminados de existencias mediante el
sistema de mximos y mnimos y proporcionar la base de datos para la elaboracin de
informes que permitan apoyar la toma de decisiones.

El procedimiento para realizar el levantamiento fsico de inventario debe ser evaluado
segn las necesidades de control de la empresa con el fin de verificar si la utilizacin
de este procedimiento mtodo esta cumpliendo con los objetivos propuestos en la
organizacin.


F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
11- Realizacin de toma fisica del inventario
215



Jefe del Departamento
de Contabilidad Bodega
Supervisor del
inventario Contabilidad y Bodega

Inicio
Planea y organiza las
actividades para efectuar el
levantamiento fsico del
inventario
Designa responsables del
levantamiento fsico de los
inventarios (equipos de 2, 1
de Cont. y otro de bodega)

Preparacin del formulario
para inventariar
Asignacin del encargado
o supervisor del conteo
fsico (perteneciente al
depto. de auditoria
Recibe comunicacin del
personal que intervendr
en el levantamiento del
inventario
Ordenar, clasificar,
identificar y separar los
artculos para facilitar el
contero del inventario
Emitir el listado para
inventario fsico con
existencias registrados en
el sistema
Comunicacin al Jefe de
bodega el nombre del
personal que intervendr
en la toma del inventario
Realiza listado de
asistencia de los
participantes del inventario
Coordina el trabajo de los
equipos que realizaran el
conteo
Supervisa los conteos y
coordina la aclaracin de
las diferencias

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
Provee el formato en el
cual se relacionan los
bienes a inventariar
11- Realizacin de toma fisica del inventario
216











11- Realizacin de toma fisica del inventario
Realiza cortes de
movimientos en el almacn
Realiza el levantamiento de
acta de inicio de inventario
fsico
Al terminar el conteo se
confrontan los resultados y
se anotan diferencias
Se realiza un segundo
conteo para confirmar el
primero si es necesario
habr un tercer conteo
Las hojas del inventario
son firmadas por los
responsables anotando
nombre y fecha
Si existen diferencia se
concilian para localizar los
faltantes

Si persisten los faltantes se
elabora acta administrativa
Si no existe diferencia se
da por concluido el
inventario y se comunica a
contabilidad la situacin
Realiza el levantamiento de
acta de cierre de inventario
fsico
Recibe informacin sobre
la situacin que guarda el
inventario fsico
Informa a la gerencia sobre
la situacin que guarda el
inventario fsico para la
toma de decisiones
Fin

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
Inicia el conteo, uno toma
nota y otro realiza el
conteo
217
FORMATO DE CONTROL DE ENTRADAS DE INVENTARIO


Proveedor :_____________________________________ No Factura ___________ Fecha Fac. :______________
Nombre quien Recibe :___________________________ [Link] : ___________ Fecha Ingreso :___________
Ubicacin :_________________________________ Observaciones : __________________________________
Codigo Descripcin de Articulo Cantidad Color/Marca Valor Unit. Total Valor
Nombre Transportistas :_________________________ Placa de transporte : ____________________
Tipo de transporte : ___________________________
Firma Recibido : ____________________________ Entrega Conformidad : ___________________
Nombre Quien Recibe :________________________ ( Firma Transporte )
Sello
Nota : Sin sello de Recibido de Bodega, este documento no tiene validez.
1-Original Blanca ( Bodega ), 2-Duplicado Celeste ( Contabilidad ), 3-Triplicado Rosada ( Transportista )
Datos para pago de Flete
Valor de Factura del Proveedor ===============>
CONTROL DE ENTRADAS DE INVENTARIO
No. XXXX


Cuadro elaborado por equipo de tesis

218
FORMATO DE CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO

Responsable Retiro :__________________________________________Fecha Retiro :______________________
Lugar de Destino :____________________________________________Codigo / Bodega :__________________
Observaciones : _______________________________________________________________________________
Codigo Descripcin de Articulo Cantidad Color/Marca Valor Unit. Total Valor
Autorizamos Salida de Bodega :
Nombre Transportistas :_________________________ Placa de transporte : __________________________
Tipo de Transporte : ___________________________ Firma Resp Retiro : __________________________
Despachado por :_____________________ Autoriza Salida : ______________________________
Nombre :____________________________ Nombre / Depto : _____________________________
Nota : Sin sello de Recibido de Bodega, este documento no tiene validez.
1-Orignal Blanca ( Bodega ), 2-Duplicado Celeste ( Contabilidad ), 3-Triplicado Rosada ( Transportista )
NOMBRE DE LA EMPRESA
CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO
No. XXXX
Datos para pago de Flete

Cuadro elaborado por equipo de tesis




219
TARJETA DE ALMACN

ARTICULO:_____________________________ CLAVE:____________________ UNIDAD:__________________________
LOCALOZACION:________________________ LIMITE MINIMO:____________ LIMITE MAXIMO:___________________
ENTRADA SALIDA EXISTENCIAS UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
AUXILIAR DE ALMACEN
COSTO PROMEDIO
RESPONSABLE:_____________________ REVISO:__________________________
UNIDADES COSTO V A L O R E S
FECHA CONCEPTO


Cuadro elaborado por equipo de tesis






220
ACTA DE INICIO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO EN LA BODEGA DEL
AMACEN____________________________________________________________


PERIODO DE EJ ECUCION:_____________________________________________


Reunidos en las instalaciones de la bodega del almacn ______________________
Ubicado en __________________________________________________________
A las ____________ horas del da ___________ de ____________ del___________
Nombre cargo
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
Para llevar a cabo el levantamiento fsico del inventario recibiendo con ___________
(ultimas entradas y ultimas salidas)______________________
Segn reporte del encargado de bodega.

Los equipos encargados del levantamiento de inventario estarn conformados por
dos personas que son:
Nombre cargo
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________

No habiendo mas que hacer constar, firmamos la presente acta en ______________
A los ________ das del mes de _____________de ao _______________________



221
ACTA POR LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS EN LA TOMA FISICA DEL
INVENTARIO DE LA BODEGA DEL AMACEN______________________________

PERIODO DE EJ ECUCION:_____________________________________________


Reunidos en las instalaciones de la bodega del almacn ______________________
Ubicado en __________________________________________________________
A las ____________ horas del da ___________ de ____________ del___________

Nombre cargo
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________

Hacemos constar que al llevar a cabo el levantamiento del inventario fsico fueron
encontradas las discrepancias siguientes entre lo fsico y lo reportado tanto por la
bodega como por lo reportado por contabilidad.

Hallazgo No. 1 del levantamiento fsico del inventario.
____________________________ (hallazgo) _______________________________
____________________________ (bsqueda) ______________________________
____________________________ (responsable) ____________________________
Hallazgo No. 2 del levantamiento fsico del inventario.
____________________________ (hallazgo) _______________________________
____________________________ (bsqueda) ______________________________
____________________________ (responsable) ____________________________

No habiendo mas que hacer constar, firmamos la presente acta en ______________
A los ________ das del mes de _____________de ao _______________________

Entrega
Nombres y firmas de quienes intervienen

Recibe
Nombre y firma de quien recibe


222
FORMATO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS
FECHA:____________________________ TIPO DE INVENTARIO: PRODUCTO TERMINADO
FORMA DE
INVENTARIO
LUGAR:____________________________
POR STOCK
RESPONSABLES FIRMA:
POR PROVEEDOR
1._________________________________ _________________
POR TIPO
2._________________________________ _________________
CLAVE O
CODIGO DEL
BIEN
DESCRIPCION
DEL BIEN
ULTIMA
COMPRA
EXISTENCIA EN
REGISTROS
EXISTENCIA
FISICA
DIFERENCIAS
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN REALIZA EL CONTEO
TOMA FISICA DE INVENTARIOS.


Cuadro elaborado por equipo de tesis


223
ACTA DE FINALIZACION DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO EN LA
BODEGA DEL AMACEN_______________________________________________


PERIODO DE EJ ECUCION:_____________________________________________


Reunidos en las instalaciones de la bodega del almacn ______________________
Ubicado en __________________________________________________________
A las ____________ horas del da ___________ de ____________ del___________
Nombre cargo
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
Para dar por finalizado el levantamiento fsico del inventario no encontrndose
irregularidades o habiendo aclarado todas las diferencias encontradas.

No habiendo mas que hacer constar, firmamos la presente acta en ______________
A los ________ das del mes de _____________de ao _______________________




Nombres y firmas del personal que interviene.











224
12- Ajuste en las variaciones.


PROCEDIMIENTO:
Ajuste en las variaciones.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Contabilidad
RESPONSABLES:
J efe del Departamento de Contabilidad y auxiliares contables
TIEMPO:
8 horas
OBJETIVO:
Llevar a cabo la realizacin de los ajustes o diferencias encontradas en la toma del
inventario fsico.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Identificar el tipo de diferencia que existe (Sobrantes o
Faltantes).
Auxiliares de
contabilidad
2 Si la diferencia es un sobrante se realiza la investigacin
respectiva
J efe del
Departamento de
Contabilidad
3 Se ajusta dando ingreso de la mercadera a bodega mediante
un memo y llevando lo a la variacin de inventarios.
J efe del
Departamento de
Contabilidad
4 Si la diferencia es un faltante se definen procedimientos de
investigacin para las diferencias:
- Errores de clasificacin. - Errores contables
- Duplicidad de informacin - Errores de localizacin
J efe del
Departamento de
Contabilidad
5 Determinacin de responsables Auxiliares de
contabilidad
6 Al definir responsables proceder a realizar descuentos en
planilla
J efe del
Departamento de
Contabilidad
7 De no detectarse responsables se realiza el ajuste contra las
provisiones
J efe del
Departamento de
Contabilidad
8 Se realiza la emisin de facturas por el valor del faltante para
efectos de pago de impuestos, segn Art. 11 de LIVA
J efe del
Departamento de
Contabilidad
Fin del Procedimiento
PROCICGI 12
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
225






ANALISIS Y EVALUACIONES


El deber ser en la realizacin del inventario fsico es el no encontrar diferencias entre
las existencias y lo que se registra en contabilidad, pero con la realizacin de los
ajustes se busca encontrar o compensar los faltantes o sobrantes encontrados de
manera que el inventario quede cuadrado en la contabilidad.

El mtodo para realizar los ajustes al inventario debe de ser valuado segn las
necesidades de control que posee la empresa y si este cumple con los objetivos de la
misma.


F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES





Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
12- Ajuste en las variaciones.
226



Auxiliar de Contabilidad Jefe del Departamento de Contabilidad

Inicio
Si la diferencia es un
sobrante se realiza la
investigacin
respecti va

Se realizan los
descuentos en planilla
Se ajusta dando
ingreso de la
mercadera a bodega
Identificacin
del tipo de
diferencia
que hay
(Faltante o
sobrante)
SOBRANTE
Fin
Si la diferencia es un
faltante se definen
procedimientos de
investigacin
F
A
L
T
A
N
T
E
SI
NO

Se realizan ajuste
contra las provisiones
Se realizan emisin de
facturas por el valor del
faltante
Fin

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
Se
determinan
responsables


12- Ajuste en las variaciones.
227
ACTA DE FINALIZACION DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO EN LA
BODEGA DEL AMACEN_______________________________________________


PERIODO DE EJ ECUCION:_____________________________________________


Reunidos en las instalaciones de la bodega del almacn ______________________
Ubicado en __________________________________________________________
A las ____________ horas del da ___________ de ____________ del___________
Nombre cargo
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
_________________________________ _________________________
Para dar por finalizado el levantamiento fsico del inventario no encontrndose
irregularidades o habiendo aclarado todas las diferencias encontradas.

No habiendo mas que hacer constar, firmamos la presente acta en ______________
A los ________ das del mes de _____________de ao _______________________




Nombres y firmas del personal que interviene.











228
13- Valuacin de inventarios.


PROCEDIMIENTO:
Valuacin de inventarios.
REA RESPONSABLE:
Departamento de Contabilidad
RESPONSABLES:
J efe del Departamento de Contabilidad
TIEMPO:
2:30 minutos
OBJETIVO:
Llevar a cabo la realizacin de la valuacin de los inventarios correctamente.
No.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 El mtodo de valuacin del inventario utilizado ser el de
COSTO PROMEDIO.

J efe del
Departamento de
Contabilidad
2 Verificar el promedio ponderado del costo de las unidades en
existencia al principio de un periodo
J efe del
Departamento de
Contabilidad
3 Verificar el costo de las unidades compradas durante el
periodo
J efe del
Departamento de
Contabilidad
4 El promedio debe de ser calculado sobre una base peridica
o al ser recibida cada compra.
J efe del
Departamento de
Contabilidad
5 Se divide el costo total de las mercancas disponibles en el
almacn para la venta entre el nmero de unidades
disponibles para la venta.

J efe del
Departamento de
Contabilidad
Fin del Procedimiento
PROCICGI 13
Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
229




ANALISIS Y EVALUACIONES

A la luz de la NIC 2 las existencias debern ser valuadas al coste o al valor neto
realizable, en el cual el coste comprende todos los costes derivados de la adquisicin y
transformacin de las mismas as como otros costes en los que se haya incurrido para
darles su condicin y ubicacin actuales y el valor neto realizable es el precio estimado
de venta de un activo en el curso normal de la explotacin, menos los costes estimados
para terminar su produccin y los necesarios para llevar a cabo la venta.

Es importante la consistencia en la informacin contable durante el periodo y periodos
posteriores con el objetivo de obtener de esta informacin confiable sobre al evolucin
de la entidad econmica, realizar comparaciones y tomar decisiones.




F._____________ F.____________ F._____________
ELABORO REVISO AUTORIZO
FECHA DE VIGENCIA
ACTUALIZACIONES









Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
13-Valuacin de Inventarios.
230

Jefe del Departamento de Contabilidad




13-Valuacin de Inventarios.
Inicio
Utilizacin del mtodo de
costo promedio
Fin
Verificar el promedio
ponderado del costo de las
unidades en exi stencia al
inicio del periodo
Verificar el costo de las
unidades en compradas
durante el periodo
El promedio de be de ser
calculado sobre una base
peridica o al ser recibida
cada compra
Se divide el costo total de
las mercancas disponibles
para la venta entre el total
de las mismas

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
231

TARJETA DE ALMACN

ARTICULO:_____________________________ CLAVE:____________________ UNIDAD:__________________________
LOCALOZACION:________________________ LIMITE MINIMO:____________ LIMITE MAXIMO:___________________
ENTRADA SALIDA EXISTENCIAS UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
AUXILIAR DE ALMACEN
COSTO PROMEDIO
RESPONSABLE:_____________________ REVISO:__________________________
UNIDADES COSTO V A L O R E S
FECHA CONCEPTO


Cuadro elaborado por equipo de tesis






232
CAPITULO III



CONTROL INTERNO CONTABLE DE INVENTARIOS


El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin.
Entre mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un
adecuado sistema de control interno, en las medianas empresas del sector comercio,
el control es sumamente importante por que permite abrir nuevas puertas al mundo
globalizado y competir con las grandes empresas, pues al mejorar los controles
tambin mejoramos nuestros estndares de calidad en productos y servicios, puesto
que conocemos los gustos y preferencias de nuestros clientes de acuerdo a los
niveles de venta y conocemos al mismo tiempo cuanto producto necesitamos para
cubrir la demanda y en que momento adquirirlo, todo mediante un adecuado control.
El control interno contable comprende el plan de la organizacin de cuanto, cuando y
donde surtir nuestros productos para cubrir la demanda y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables.
Estos tipos de controles brindan seguridad razonable ya que los registros son
ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia, se
registran los cambios para mantener un control adecuado y permitir la preparacin
de los estados financieros, se salvaguardan los activos y estos son comparados con
las existencias, etc.




233
1. POLTICAS CONTABLES


Las polticas contables descritas en esta Manual corresponden a los procedimientos
descritos anteriormente. En consecuencia, no se describen todas las polticas
contables que son necesarias en la preparacin y presentacin de los estados
financieros.

En los casos en que se efecten transacciones de naturaleza distinta a las
previamente efectuadas por las empresas, se deber formular consulta para su
aplicacin a la Gerencia General de la empresa, planteando las alternativas previstas
y sus posibles efectos en los estados financieros, con el propsito de mantener
polticas contables homogneas.

Las referencias a las NICs a las que deben remitirse para consultar, aclarar o
extender los conceptos vertidos en cada poltica contable comentada en este Manual
se presentan en notas al pie.

I. POLITICAS CONTABLES

Con la finalidad de contar con las bases necesarias para llevar a cabo el proceso
de consolidacin de Estados Financieros de las Medianas Empresas del Sector
Comercio, es necesario definir y aprobar polticas contables uniformes tomando
en cuenta las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), que
incluyen las propias NIIF; las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC); y las
Interpretaciones a las NIIF y a las NIC, oficializadas y vigentes en El Salvador por
el Consejo Vigilancia de la Contadura Pblica (CVCP).

234
La mediana empresa, segn la clasificacin de CONAMYPE, tendra la
obligacin de presentar sus estados financieros acordes con las normas
internacionales a partir del 1 de de Enero de 2006.

En ausencia de lineamientos especficos en este texto, las polticas contables
deben ser seleccionadas en el contexto de las NIIF, de acuerdo con los
lineamientos contenidos en la NIC 8
1
Ganancia o Prdida Neta del Perodo,
Errores Fundamentales y Cambios en la Polticas Contables. La adopcin de
polticas contables o los cambios en polticas contables debe ser coordinada a fin
de asegurar que son consistentes con las aplicadas por otras entidades bajo su
mbito de supervisin.

1. Nota a los Estados Financieros sobre Polticas Contables utilizadas por
las Medianas Empresas.

La nota de polticas contables debe incluir la revelacin de polticas contables
para todos los rubros cuya acumulacin para los periodos que se presentan
haya sido importante o cuyos saldos, en cualquiera de los dos periodos, sean
significativos dentro del rubro, y dentro de los estados financieros tomados en
su conjunto.

Para asegurar que la nota est completa, deber repasar el Balance General y
el Estado de Ganancias y Prdidas para cada rubro de presentacin
importante, y verificar la revelacin de la poltica contable
2
.

Los cambios en polticas, mtodos y prcticas contables deben ser claramente
revelados y debe exponerse el efecto en los Estados Financieros. Su
tratamiento se rige por la NIC 8, versin 2003, prrafos 18 incisos a) y b).


1
NIC 8 (2003) Polticas Contables, Cambios en los Estimados Contables y Errores, prrafos 7 al
12
2
NIC 1 Presentacin de Estados Financieros, Gua de Implementacin
235


2. Poltica contable: Revelaciones en las notas a los Estados Financieros

La informacin que se revele en las notas a los Estados Financieros deber
considerar la siguiente estructura en el orden que se expone a continuacin:

a) Nota de operaciones, donde se cubren los requerimientos de la NIC 1
3

como la naturaleza de sus operaciones y sus principales actividades; el
domicilio legal, incluyendo el correspondiente a sus reas de operacin o
localizacin de facilidades; su forma legal, incluyendo el dispositivo o
dispositivos de ley pertinentes a su creacin o funcionamiento.

b) Nota de polticas contables, segn lo indicado en el punto 1 de este
documento.

3. Poltica Contable: Existencias

Las empresas deben conciliar los saldos en libros con los respectivos
inventarios fsicos, al menos una vez al ao, de manera obligatoria y segn lo
exige la ley tributaria.

3.1 Tratamiento de costos financieros

Los costos financieros y la diferencia en cambio por pasivos relacionados, se
llevan a resultados del periodo en que se devengan.

3.2 Valuacin

Las existencias deben ser valuadas al costo o valor neto de realizacin, el
menor
4
. La frmula del costo debe corresponder al costo promedio. En el
caso de las existencias por recibir se deben valuar al costo de adquisicin.

3
NIC 1 (2003) Presentacin de los Estados Financieros, prrafos 103 al 126.
4
NIC 2 (2003) Existencias, prrafo 9.
236

4. Poltica contable: Prdidas por deterioro

4.1 Reconocimiento y medicin

La entidad debe reconocer el menor valor de sus activos a travs de alguno de
los siguientes indicios:

a) Disminucin significativa del valor de mercado del activo;
b) Cambios significativos adversos para la empresa en el entorno tecnolgico,
comercial, econmico o legal en que opera o en el mercado al cual est
dirigido el activo;
c) Evidencia sobre la obsolescencia o dao fsico del activo;
d) Cambios significativos con efecto adverso en relacin con el grado o con la
forma en que el activo se usa o se espera usar; y
e) Evidencia, que indica que el rendimiento econmico del activo es o ser
peor que lo esperado.

4.2 Revelacin


Se debe revelar para cada clase de activos: prdidas por deterioro
reconocidas en el estado de resultados del perodo o en el patrimonio neto; y
las reversiones de anteriores prdidas por deterioro. Cuando sea necesario,
revelar los hechos y circunstancias que condujeron al reconocimiento o
reversin de tal prdida por desvalorizacin.

4.3 Presentacin


En la presentacin de los activos cuya desvalorizacin se deba a faltantes o
sobrantes de inventarios en la toma fsica, se revelara en los estados
financieros de acuerdo a poltica contable, en la que se llevaran a:


237
a) En el Caso de faltantes:

Se cargara a la cuenta Gastos de Venta, en la que principalmente se llevaran
los faltantes de inventarios, siendo lo mximo tolerable por la Administracin el
5% del total de los inventarios o lo que la Administracin estime conveniente
para el tipo de producto, contra la cuenta Almacn, reconocindolo con el
menor valor en libros.

b) En el Caso de Sobrantes:

En caso de sobrantes de inventarios luego de practicar la toma fsica, se
cargara a la cuenta Almacn contra la cuenta Gastos de Venta.


5. Poltica contable: Ingresos por ventas


5.1 Reconocimiento


La medicin de ingresos por ventas debe realizarse de acuerdo con el valor
razonable de la contrapartida recibida.

En el caso de la venta de productos, el ingreso se reconoce cuando se
cumplan las condiciones de transferencia del o los bienes.

5.2 Revelacin

Se debe revelar, entre otros, la siguiente informacin: polticas contables
adoptadas para el reconocimiento de ingresos, incluyendo mtodo utilizados
para determinar el porcentaje de terminacin de operaciones; importe de cada
categora significativa de ingresos procedente de ventas de bienes.


238
6. Poltica contable: Pedido de Inventarios.

La orden de pedido de inventarios debe realizarse de acuerdo a la frmula
presentada y de acuerdo a punto de mximos y mnimos de inventario.

En el caso de la ruptura de inventario en el menor tiempo estipulado por el punto
de reorden, se realizar de acuerdo a la demanda y a la necesidad de
abastecimiento del almacn, segn procedimientos descritos.

7. Poltica contable: Bases de Presentacin de Estados Financieros

Los principales estados financieros sern presentados sobre la base de
acumulacin, por lo que los gastos se reconocern y registraran cuando incurran; y
los Ingresos sern reconocidos y registrados cuando se devenguen.

8. Poltica Contable: Unidad Monetaria.

Los libros contables de las Medianas Empresas se llevaran en castellano y en
Dlares Estadounidenses, representados por el smbolo $, moneda de curso legal
en El Salvador, establecido en la ley de Integracin Monetaria que entro en vigencia
a partir del 01 de Enero de 2001, lo cual fue obligatorio para todas las entidades y el
pas.

La presentacin de los estados financieros debe de realizarse en forma oportuna y
segn las necesidades de informacin para la toma de decisiones.




239
II. CUMPLIMIENTO DE LA GERENCIA


La Gerencia es responsable del cumplimiento y correcta aplicacin de las
Polticas y Prcticas Contables en cada una de las cuentas a las que
representan. Tambin son responsables de cumplir en los plazos indicados
con la informacin solicitada.

A continuacin destacaremos las principales razones de orden para el
cumplimiento de la directiva de Polticas y Prcticas Contables:


La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de contabilidad, los
libros que la ley ordena llevar a los comerciantes y los dems libros y
registros que debe llevar.

El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno
diseada para proveer una seguridad razonable de que los activos de las
empresas estn protegidos contra uso no autorizado y que todas las
operaciones son efectuadas de acuerdo con autorizaciones establecidas y
son registradas oportunamente.

2. REGISTROS CONTABLES.
2.1 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS
En empresas que venden un nmero reducido de artculos con precios relativamente
altos, esta consulta es posible al realizarse la enajenacin o venta; adems, permite
llevar control contable individual de los diversos artculos que se venden, mediante el
uso de tarjetas auxiliares de almacn, los cuales proporcionaran en cualquier
momento el importe de las unidades en existencias, mismas que debern ser
iguales a las reportadas por la contabilidad en su cuenta de mayor que controla las
240
existencias , es decir , se puede conocer el importe del inventario al final de
mercancas.
Cuando se emplea el procedimiento de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas o
formularios de almacn, al momento de efectuar una compra, se le da entrada al
almacn, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del artculo y se le contabiliza a
nivel de mayor. Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacn, se opera la
disminucin en la tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor.
Cuando se emplea este procedimiento es posible tanto el nmero de artculos en
existencia, como su costo, ya que disponemos de una cuenta que controla las
mercancas, as como de tarjetas que nos permiten cotejar los datos obtenidos del
mayor.
Como se puede ver al utilizar este procedimiento no implica que no deban practicar
recuentos fsicos, sino que as se dispone de informacin que permite verificar el
adecuado manejo de los artculos en el almacn contra los registros contables.

2.2 Movimiento y saldo de las principales cuentas
(Procedimiento Tcnicamente Puro)
2.2.1 ALMACEN
Se carga
1. Al principio del ejercicio del importe del inventario inicial de mercancas valuadas
a precio de costo.
2. Durante el ejercicio del importe de las compras de mercancas efectuadas al
contado o a crdito a precio de costo.
3. Del importe de los gastos sobre compra a precio de costo.
4. Del importe de las devoluciones sobre venta, a precio de costo.
5. Del importe de los sobrante de inventario luego de la toma fsica.
241
Se abona
1. Durante el ejercicio del importe de las ventas de mercancas a precio de costo.
2. Del importe de las devoluciones sobre compras a precio de costo.
3. Del importe de las rebajas sobre compras a precio de costo.
4. Del importe por los faltantes de inventario.
Al finalizar el ejercicio.
4. Del importe de su saldo para saldarla para el cierre de libros.
Saldo
Su saldo es deudor y representa al finalizar el ejercicio (y en cualquier momento) el
importe del inventario final, valuado aprecio de costo.
Presentacin
Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, formando
parte de los inventarios.
2.2.2 COSTO DE VENTAS
Se carga
Durante el ejercicio del importe de las ventas de mercancas a precio de costo.
Se abona
Durante el ejercicio del importe de las devoluciones sobre ventas a precio de costo.
Saldo
Su saldo es deudor y representa el precio de coste de las mercancas vendidas
durante el ejercicio, es decir, representa el costo de ventas.
242
Presentacin
Se presenta el al primera parte del estado de resultado, en la determinacin de la
utilidad bruta.
2.2.3 VENTAS
Se carga
Durante el ejercicio del importe de las devoluciones sobre venta aprecio de venta
Del importe de las rebajas sobre venta a precio de venta.
Se abona
Durante el ejercicio del importe de las ventas de mercancas a precio de venta.
Saldo
Su saldo es acreedor y representa las ventas netas (antes de recibir el ajuste del
costo de ventas), ya que despus de este ajuste su saldo representa la utilidad bruta.
Presentacin
Se presenta en la primera parte del estado de resultados, en la determinacin de la
utilidad bruta.
2.2.4 COSTO DE VENTAS AL CREDITO

Se carga

Durante el ejercicio:

1. Del importe de las ventas de mercancas en abonos a precio de costo.


243
Se abona

Al finalizar el ejercicio

2. Del importe de su saldo para saldarla, trasladado (cargado) a la cuenta de
ventas, para determinar la utilidad bruta diferida por ventas en abonos.
Saldo

Su saldo es deudor y representa el costo de ventas en abonos.

Presentacin

Se presenta en la primera parte del estado de resultados.


2.2.5 VENTAS AL CREDITO

Se carga

Al finalizar el ejercicio
1. Del importe del costo de las ventas en abonos (saldo), deudor de la cuenta, costo
de ventas en abonos.
2. Del importe de su saldo para saldarla, trasladado (abonado),a la cuenta utilidad
bruta diferida por ventas en abonos.

Se abona

Durante el ejercicio:
1. Del importe de las ventas en abonos, a precio de venta.

Saldo:
Su saldo es acreedor y representa el importe de las ventas en abonos realizadas
durante el ejercicio.

244
Presentacin:
Se presenta en la primera parte del estado de resultados.

Al contabilizar las operaciones bajo este procedimiento, la utilidad bruta diferida por
ventas en abonos se reconoce al finalizar el ejercicio, al igual que la utilidad bruta
realizada determinada en proporcin a los cobros efectuados.

2.2.6 GASTOS DE VENTA

En esta cuenta se registrara el valor de los gastos que en este concepto efecte la
empresa y por las diferencias encontradas en la toma fsica de inventarios (sobrantes
y/o faltantes).

Se carga
Con los desembolsos necesarios en las operaciones de comercializacin y venta de
los artculos terminados y por los faltantes de inventarios resultado de la toma fsica.
Se abona
Del importe de los sobrantes de inventarios resultado de las toma fsica y con la
liquidacin de su saldo al final del ejercicio.

Saldo
Su saldo es deudor.

Presentacin
Se presenta en la segunda parte del estado de resultados.









245
Asientos de las diferentes operaciones de mercancas.
Por el inventario inicial.
Almacn
$xxxxx
Capital
Asiento de apertura
$xxxxx

Registro de la venta a precio de venta.
Bancos $xxxxx
Ventas
IVA Debito
Por la venta de mercancas

$xxxxx
$xxxxx

Registro de la venta a precio de costo
Costo de ventas $xxxxx

Almacn
Registro de la venta a precio
de costo
$xxxxx
246
Cuando se realiza una devolucin sobre venta, se proceder igual que en la venta,
es decir, se tendr que registrar siempre un doble asiento; uno a precio de venta y
otro a precio de costo
Registro de la devolucin sobre venta a precio de venta.
Ventas
IVA- Debito
$xxxxx
$xxxxx
Bancos $xxxxx
Registro de la devolucin sobre venta a precio de costo.
Almacn
$xxxxx
Costo de ventas $xxxxx

Registro de ventas al crdito
Clientes por ventas al crdito
$xxxxx
Ventas al crdito $xxxxx

Registro de la venta a precio de costo
Costo de Venta al crdito $xxxxx
Almacn $xxxxx
247
Registro de cobros por ventas al crdito
Bancos o Caja $xxxxx
Clientes por ventas al
crdito
$xxxxx



Determinacin en la utilidad bruta diferida por ventas al crdito

Ventas al crdito $xxxxx
Costo de Ventas al
crdito
$xxxxx

Registro de los faltantes de inventario.
Gastos de Venta $xxxxx
Almacn $xxxxx

Registro de los sobrantes de inventario.
Almacn $xxxxx
Gastos de venta $xxxxx



248
3. METODO DE VALUACION Y ANALISIS DE INVENTARIOS
3.1 VALUACION AL COSTO PROMEDIO
Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artculos que
hay en el inventario final cuando las unidades son idnticas en apariencia, pero no
en el precio de adquisicin, por cuanto se han comprado en distintas pocas y a
diferentes precios.
Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor de la
mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, despus se
divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las compradas en el
periodo.
Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicacin de cada uno de los
mtodos para la fijacin del costo de mercancas en el inventario.

Cantidad
Costo
unitario
Valor total
Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000
Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 13.75 $ 550.000
Ventas periodo 35 Unid. $ 13.75 $ 481.25
Inventario final 5 Unid. $ 13.75 $ 68.75

Valor total = $550.000 = $13.750
Cantidad total 40

El valor promedio del costo por artculo es de $13.750
El valor del inventario final =5 Unid. * $13.750 =$68.750
El inventario final queda valorado al costo promedio mercanca en existencia.
249
3.2 RAZONES FINACIERAS
Con el anlisis financiero se evala la realidad de la situacin y comportamiento de
una entidad, ms all de lo netamente contable y de las leyes financieras, por lo que
el uso de la informacin contable para fines de control y planificacin es un
procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos. Esta informacin por lo
general muestra los puntos fuertes y dbiles deben ser reconocidos para adoptar
acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos como fuerzas
facilitadoras en la actividad de direccin.
Aunque los estados financieros representan un registro del pasado, su estudio
permite definir guas para acciones futuras. Es innegable que la toma de decisiones
depende en alto grado de la posibilidad de que ocurran ciertos hechos futuros los
cuales pueden revelarse mediante una correcta interpretacin de los estados que
ofrecen la contabilidad.



De liquidez o prueba del cido.
Activos circulante Inventarios
Pasivo circulante
Se expresa en: Veces

Muestra la capacidad de la empresa para
responder a sus obligaciones de corto
plazo con sus activos ms lquidos.

Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
250


Rotacin de inventarios y perodo de
existencia
Costo de lo vendido
Promedio de inventario
Se expresa en: Veces



Expresa el promedio de veces que los
inventarios rotan durante el ao.


Plazo promedio de inventario
360
Rotacin de Inventarios
Se expresa: das

Indica los das que como promedio
permanecen en existencia dentro del
inventario las mercancas.














Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
251
4. PRESENTACION DE INFORMES FINANCIEROS




VENTAS $XXXXX
(-) COSTO DE VENTAS XXXXX
UTILIDAD SOBRE VENTAS $XXXXX
(-) GASTOS DE OPERACION XXXXXX
Gastos de Venta XXXXX
Gastos de Administracion XXXXX
Gastos Financieros XXXXX
UTILIDAD DE OPERACION XXXXXX
(-) RERSERVA LEGAL XXXXX
UTILIDAD ANTES DEL IMP. XXXXXX
(-) IMPUESTO S/ RENTA XXXXXX
UTILIDAD DEL EJ ERCICIO XXXXX
F._____________________
REPRESENTANTE LEGAL CONTADOR GENERAL
F.______________________
AUDITOR EXTERNO
ESTADO DE RESULTADOS COMPRENDIDO DEL 1
DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
LAS NOTAS QUE ACOMPAAN SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO
FINANCIERO.
F.______________________



Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:

252


ACTIVO PASIVO
CIRCULANTE XXXXX CORRIENTE XXXXX
EFECTIVO Y [Link] EFECTIVO PROVEEDORES XXXXX
BANCOS XXXXX CUENTAS Y [Link] XXXXX
ALMACEN XXXXX [Link] XXXXX
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO XXXXX Imp. Renta XXXXX
PAPELERIA Y UTILES XXXXX [Link] XXXXX
Total Pasivo
NO CORRIENTE XXXXX
EDIFICIOS XXXXX CAPITAL CONTABLE XXXXX
(Depreciacion) XXXX XXXXX
CAPITAL SOCIAL XXXXX
MAQUINARIA Y EQUIPO XXXXX RESERVA LEGAL XXXXX
(Depreciacion) XXXX XXXXX UTILIDAD DEL EJ ERCICIO XXXXX
EQUIPO DE TRANSPORTE XXXXX
(Depreciacion) XXXX XXXXX
MOBILIARIO Y EQUIPO XXXXX
(Depreciacion) XXXX XXXXX
TOTAL DE ACTIVOS XXXXX TOTAL PASIVO Y CAPITAL XXXXX
F.______________________
CONTADOR GENERAL REPRESENTANTE LEGAL
F.________________________ F.__________________
AUDITOR EXTERNO
BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
LAS NOTAS QUE SE ACOMPAAN, SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO FINANCIERO











Fecha de vigencia:

Fecha de modificacin:
253
5. REPORTE GERENCIAL PARA LA TOMA DE DECISIONES.


Este es un informe que nos ayuda a conocer la situacin econmica de la empresa y
le da la oportunidad a la gerencia de tomar decisiones importantes en cuanto al
funcionamiento de esta.

El informe gerencial debe contener:

1. COMPROMISO

a. MISION
b. VISION

2. OBJETIVOS

a. GENERAL
i. ESPECIFICO

3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

a. NORMAS
i. POLITICAS

4. ATENCION A NUESTROS CLIENTES

a. PRODUCTOS
b. SERVICIOS



254
5. GESTION FINANCIERA

a. RESULTADOS
b. INGRESOS FINANCIEROS
c. COSTOS FINANCIEROS
d. ACTIVOS TOTALES

6. RELACION INGRESOS PRESUPUESTADOS VRS REALES

7. ESTADOS FINANCIEROS

a. INFORME DEL AUDITOR
b. BALANCE GENERAL
c. ESTADO DE RESULTADOS
d. NOTAS EXPLICATIVAS

8. ANALISIS FINANCIERO DEL PERIODO

a. APLICACIN DE RAZONES FINACIERAS E INTERPRETACIN
b. RESUMEN DE INDICADORES FINANCIEROS


El reporte gerencial ayuda a la administracin a tener una visin amplia y al mismo
tiempo detallada de que esta pasando con la empresa, conocer sus fortalezas y
debilidades, si se realizaron mejoras o no a comparar con periodo anteriores y ver
que se falla y que se puede mejorar, al igual que permite que si observan
deficiencias estas se puedan superar con prontitud y que se puedan elaborar planes
de accin a seguir.


255
CAPITULO IV

1. SUPERVICION Y MONITOREO PARA FORTALECER LOS CONTROLES.

La supervisin y el monitoreo es la actividad y el proceso continuo de apoyar y vigilar
as como tambin de recolectar y analizar datos cualitativos y cuantitativos, con base
en los objetivos planeados para cada uno de los procedimientos establecidos y
descubrir fortalecer y debilidades para poder establecer lneas de accin permitiendo
de esta manera brindar correcciones y reorientaciones tcnicas en la ejecucin de
los procedimientos junto a la coordinacin de actividades de tal manera que se
realicen en forma satisfactoria para la empresa y los procedimientos cumplan con los
objetivos propuestos.

La supervisin proporciona informacin que puede ser til para:

Analizar la situacin de la empresa en relacin a los procedimientos;
Determinar si las aportaciones de los procedimientos son las que se persiguen
segn los objetivos de la empresa;
Identificar los problemas a los que se enfrenta o las debilidades que presenta cada
procedimiento;
Asegurarse de que todas las actividades se llevan a cabo convenientemente, por
las personas adecuadas y a tiempo;
Usar las experiencias de un proyecto en otro; y
Determinar si la forma en la que se ha planificado el procedimiento es la manera
ptima de solucionar el problema que nos ocupa.

El xito de la empresa depende mucho del desempeo del personal en todos las
reas.

La supervisin es esencial para ayudar al personal a mejorar su desempeo en el
trabajo y asegurar que los procedimientos funcionen y se desarrollen con calidad
256
2. GUA DE AUTOCONTROL PARA EL APROVISIONAMIENTO Y EL
LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FSICO.


2.1 APROVISIONAMIENTO DE INVENTARIO.

PROCEDIMIENTO SI NO COMENTARIO

Aprovisionamiento de inventarios.

Se realizan verificaciones en cuanto si los
niveles de stock de mximos y mnimos
sean los adecuados, mediante la revisin
y evaluacin del comportamiento de las
ventas en el periodo y la comparacin
con periodos anteriores para tener un
parmetro de si los stock son suficientes
para cubrir la demanda y si cumplen con
los estndares de calidad que el cliente
requiere.




Establecimiento de mximos y
mnimos de inventarios.

Se realiza una breve verificacin de la
existencia fsica con que cuenta la
bodega y se revisan tanto el nivel de
ventas en el periodo como la proyeccin
de ventas establecida, para asegurar que
si se cuenta con suficiente inventario para
cubrir la demanda y que no hayan
rupturas de stock, en los que los
encargados de la gestin de inventarios
como lo son ventas y compras definan
con la Gerencia un nivel mximo de
existencias de inventarios y un mnimo
requerido para atender la demanda en
cunto se este aprovisionando las
bodegas del almacn.


257

Establecimiento del lote econmico
de pedidos.

Se realiza la verificacin de la correcta
aplicacin de la formulas matemticas de
aprovisionamiento, tanto para el
establecimiento de las unidades que se
requieren para la venta para cubrir la
demanda del producto, como tambin el
numero optimo de pedido que debe de
realizarse en el ao y el tiempo en que
deben de ser renovados los pedidos, de
manera que siempre se cuente con
inventarios para cubrir la demanda y que
no existan rupturas de stock, al igual que
hay que realizar la comparacin de si la
aplicacin de la formula para aos o
periodos anteriores fue positiva.




Creacin de orden de compra.

Debe verificarse que la orden de compra
se realice justamente en el punto de
renovacin de pedido establecido por la
formula, al igual que debe verificarse si
esta se realiz nicamente con base al
PRP o por el agotamiento de inventario y
tomando en cuenta que sea el momento
preciso para pedir, sin que se den
rupturas de stock por falta de inventarios
especificando el momento en que se
debe colocar un pedido y la cantidad de
unidades que se deben ordenar. Los
niveles de reposicin se aumentan de
acuerdo con la clase de bienes,
respondiendo a los incrementos en la
demanda y creando as un mayor nivel de
bienes disponibles.


258

Aprobacin de orden de compra.

Se realiza la verificacin que se haya
realizado la secuencia de la aprobacin
de orden de compra, realizndose un
estudio previo a los proveedores para
elegir el idneo en cuanto a producto,
calidad, precio, envo, facilidades de
pago, etc. y se verifica que el producto
obtenido sea el idneo segn la
requisicin y la orden de compra y que
cumple con las expectativas de la
empresa y la demanda.



Seleccin del proveedor.

Se verifica que el registro de los
proveedores este actualizado con su
direccin, telfono, condiciones que
ofrece y tipo de producto para facilitar la
eleccin del proveedor adecuado, es
menester tener mas de un proveedor por
producto para tener alternativas de
negociacin entre vendedor y comprador.



Control de rdenes de compras.

Se revisa el cuadro de control de rdenes
de compra con el fin de verificar que las
anotaciones en l establecidas, se estn
realizando adecuadamente, para evitar
confusiones en rdenes de compra por
diferentes productos, ni retraso en la
recepcin de los mismos.



259

Recepcin de productos.

Verificar que el encargado de la
recepcin de productos verifique los
tems de la factura, comparando con la
requisicin de compra, realizando las
anotaciones correspondientes a la
recepcin de la mercanca y si esta
cumpli con el procedimiento de revisin
y verificacin del buen estado y la calidad
de la mercanca as como las condiciones
de precio, cantidad, etc. establecido para
poder darse por valida la recepcin y
poder hacer su ingreso a bodega.






2.2 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO.

PROCEDIMIENTO SI NO COMENTARIO

Procedimientos para establecer
parmetros en la toma fsica del
inventario.

Se verifica que los parmetros
establecidos para realizar el
levantamiento fsico de los inventarios
segn la periodicidad, los stocks, los
productos segn el proveedor y los
tipos de inventarios estn respaldados
por actas firmadas por la
administracin y verificar que los
procedimientos para establecer dichos
parmetros se cumplan segn las
necesidades de la administracin en la
toma del inventario fsico, identificando
cada articulo, su fabricante , su costo y
su posicin dentro de la bodega.


260

Realizacin de la toma fsica del
inventario.

Verificar si el levantamiento del
inventario fsico fue realizado en el
tiempo programado y si el personal
que lo realizo fue el idneo y que se
siguen las instrucciones impartidas,
adems de verificar si los conteos
fueron supervisados y si los hallazgos
de las deferencias principales entre la
prueba fsica y las cuentas de control,
para comprobarse contra los registros
permanentes para verificar que fueron
superados con prontitud. Adems de
verificar si se realizo un memorandun
con el resultado del trabajo, las
conclusiones alcanzadas y los
comentarios acerca de la solidez y/o
debilidades del control interno que
requiera tomar una accin inmediata.
Adems de hacer indagaciones
razonables sobre:

1. Los procedimientos e
instrucciones de la toma fsica del
inventario.

2. los conteos, descripciones, las
ultimas operaciones realizadas,
unidades de medida, etc., de los
inventarios estn correctamente
anotadas.

3. indicar si las cantidades se
basan en conteos reales, pesos,
medidas o estimaciones y si los
envases y /o cajas se inspeccionan.



Realizacin del ajuste a las
variaciones en el inventario.

Una vez realizada la toma fsica del
inventario debe ser analizada,

261
registrando de esta manera el conteo
realizado. En caso de que surjan
diferencias en los conteos se debern
revisar el trabajo efectuado para
resolverlas.

Verificar los asientos contables en los
cuales se realizaron los ajustes
correspondientes a los hallazgos
encontrados en el levantamiento fsico
del inventario.

Los ajustes, se llevaran a cabo con la
finalidad de considerar las diferencias
que pudieran surgir.
La contabilizacin de las diferencias
lleva a una correccin de la cantidad
de stock. El nivel de stock actual segn
el valor contable se sustituye por la
cantidad real del recuento.


Valuacin de los inventarios.


Verificar la correcta aplicacin del
costo promedio para la valuacin de
los inventarios y verificar los asientos
contables




262
3. EVALUACIN DE MEJORAS.


La evaluacin de un proceso es el examen de los procesos usados en la empresa
junto a un conjunto de criterios para determinar la capacidad de esos procesos para
ser realizados dentro de la institucin y si estos cumplen los objetivos de calidad,
costos y planificacin que posee la empresa. El propsito de la evaluacin es la
identificacin de debilidades y fortalezas al mismo tiempo que determinar la habilidad
de los procesos para controlar o evitar las causas que provocan baja calidad,
desviaciones en los costos o mala planificacin.

El mercado actual cada ves esta demandado calidad en los productos que adquiere
as como tambin precios bajos, y como mediana empresa debemos ser capaces de
competir tanto con las empresas de nuestro nivel como tambin con la gran
empresa, es por eso que es importante que como institucin estemos preparados y
tengamos una gestin de inventarios de calidad puesto que los inventarios son la
base fundamental de nuestra empresa.

El principal objetivo de la evaluacin de mejoras es para la mejora de la calidad en la
realizacin del aprovisionamiento y la toma fsica del inventario a travs de un
autodiagnstico con la utilizacin de la gua de autocontrol. As mismo, mediante la
realizacin de la evaluacin se pretende promover procesos que favorezcan y
garanticen la calidad en el aprovisionamiento y la toma fsica del inventario.

Se pretende que los autocontroles sirvan para detectar deficiencias en los procesos
antes mencionados y poder tomar medidas preventivas antes que correctivas puesto
que las medidas correctivas implicar un mayor desembolso para la institucin.

Es importante realizar una evaluacin de mejorar por lo menos semestralmente para
realizar procedimientos de mejora continua y contar con controles ptimos.

263
De acuerdo con las deficiencias encontradas las acciones de mejoras se definirn
segn los objetivos de la institucin de tal manera que las acciones de mejoras que
se implementen se lleven paso a paso para obtener mejores resultados.

Es importante que la implementacin de las mejoras que se realicen segn al
evaluacin este a cargo del personal adecuado y de que se determine el tiempo en
el que se llevara acabo la implementacin de la misma.



















264
1. PLAN DE IMPLEMENTACION

La existencia de un Plan de Implementacin es bsica para que el Manual de control
interno contable en la gestin de inventarios genere las utilidades esperadas por la
Mediana Empresa del sector comercio, puesto que es un pilar fundamental para
llevar a cabo cada uno de los objetivos de la empresa y del manual.


1.1 Objetivos

1.1.1 General

Conseguir que la Mediana Empresa del sector comercio del municipio de san
salvador implementen el manual de control interno contable en la gestin de
inventarios.

1.1.2 Especficos:

Aceptacin del Manual de control interno contable para la gestin de inventarios por
las medianas empresas del sector comercio.

Desarrollar los lineamientos necesarios para la aceptacin del Manual.

Proporcionar la capacitacin necesaria al personal involucrado directamente en el
manejo, registro y valuacin de los inventarios.

Llevar un control efectivo de todas las acciones necesarias para la adecuada
aplicacin del Manual.




265
2. Polticas de implementacin del Manual de Control Interno Contable en la
Gestin de Inventarios

Participacin activa de todo el personal involucrado en la implementacin de dicho
manual.

Recibir el apoyo logstico y financiero necesario por la alta direccin para la
aplicacin del Manual.

3. Estrategias para implementar el Manual de Control Interno Contable en la
Gestin de Inventarios.

Para la implementacin del Manual de control interno contable en la gestin de
inventarios ser necesaria la capacitacin del personal por un periodo de 3 horas
diarias durante una semana.

La presentacin del Manual del Control Interno Contable en la Gestin de
inventarios, considerando beneficios y ventajas del mismo, y ser dado a conocer en
una reunin en donde se convoque a la alta direccin.

El Gerente General realizar las gestiones pertinentes para la realizacin de la
capacitacin del personal que tiene relacin directa e indirecta con el manejo,
valuacin, registro y control de los inventarios considerando solamente el costo para
un mes de capacitacin.

4. Presupuesto de implementacin.

A continuacin presentamos el presupuesto en el que incurrirn las medianas
empresas del sector comercio que tengan a bien implementar el Manual de control
interno contable en la gestin de inventarios

266
4.1 Recurso Humano

La empresa utilizar el recurso humano existente involucrando y capacitando a todo
aquel que tenga contacto directo con el manejo, registro y valuacin de los
inventarios con el fin de obtener mejores resultados al final de la implementacin del
manual.

4.2 Recurso Tecnolgico

Es necesaria la adquisicin de un sistema computarizado si no lo poseen para que
se les facilite el control y verificacin de los procesos de compras, ventas, registros,
valuacin y manejo de inventario.

4.3 Recurso Financiero

Adquisicin del Manual de Control interno contable para la gestin de inventarios
para el control interno contable de los inventarios en las medianas empresas del
sector comercio.













267

5. Presupuesto de implementacin


PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION

RECURSO HUMANO (capacitacin) COSTO EN DOLARES
Honorario de capacitador
15 horas a la semana a un costo de
$ 30.00 cada una
$ 450.00

RECURSO TECNOLOGICO
Computadora Celeron 1.7 ghz, 40g.
128 mega en Ram (Compaq)
$ 1,000.00


RECURSO FINANCIERO
Manual de control interno contable en la
gestin de inventarios y 5 ejemplares
$ 2,000.00


TOTAL COSTO DE
IMPLEMENTACION

$ 3,450.00












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6. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN













PRIMER MES
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 ACTIVIDAD
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
Presentacin del
manual.

Plantear y organizar
el plan de
implementacin

Desarrollo del plan
de capacitacin.

Divulgacin del
manual

Implementacin del
manual

Evaluacin y anlisis

Seguimiento de la
implementacin