Diplomado ADMINISTRACIN INTEGRAL DE RECURSOS HUMANOS

Mdulo 1 Elementos bsicos para la administracin de Recursos Humanos

Mayo 25 y junio 1 de 2013

Mtro. Carlos vila C.

Objetivo general

Ofrecer a los participantes los conocimientos tericoprcticos elementales del rea de recursos humanos, que les permitan alinear su gestin a los objetivos estratgicos y tcticos del negocio.

Temario general
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Situacin actual de las empresas en Mxico y del entorno global. Tendencias del mercado laboral ante la globalizacin. Enfoque sistmico. Principales estrategias del negocio. FODA del rea y del ejecutivo de recursos humanos. Especialista o generalista de recursos humanos. Tablero de control tipo BSC (Balance Score Card). Principales indicadores de gestin de recursos humanos. La cadena de valor. Administracin integral de recursos humanos. Procesos y sub-procesos de recursos humanos. Requerimientos de los clientes internos. Estructura actual vs ideal: cmo hacerla? Organigramas efectivos. Gestin de recursos humanos por competencias. Elaboracin de reportes y toma de decisiones. Qu debemos enviar al outsourcing?

Enfoque Sistmico
COMPETITIVIDAD

CAPTACIN

REGULACIN

FOMENTO

EMPRESA

FINANZAS

PERSONAL

ESTRUCTURA

Estrategias del negocio y Estrategias de RRHH

Clientes

Competidores

Proveedores

Mercado global

Financieras

Tecnologa

Operaciones

Recursos Humanos

Qu es la Planeacin estratgica?
Tener el valor para aceptar resignadamente las cosas que no se pueden cambiar, tener la persistencia suficiente para cambiar aquellas que pueden ser cambiadas; y poseer la inteligencia indispensable para no confundir nunca las unas con las otras.
Bertran Russell

Planeacin es la funcin que determina anticipadamente cules son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlos. En el fondo es la diferencia entre una situacin actual y una situacin deseada.

Enfoque Estratgico
El FODA o DOFA (SWOT, por sus siglas en ingls), es una tcnica de planeacin estratgica que permite crear o reajustar una estrategia, ya sea de negocios, mercadotecnia, comunicacin, relaciones pblicas, etc. Esta tcnica permite conformar un cuadro de la situacin actual de una organizacin para obtener un diagnstico preciso que permita tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados por tal organismo.

El trmino FODA es conformado por las primeras letras de las palabras:

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Enfoque Estratgico
Albert S. Humphrey (2 de junio de 1926) ide el anlisis FODA, fue consultor de gestin especializado en gestin organizacional y cambio cultural. El FODA es una herramienta analtica que consiste en identificar y analizar las fortalezas y debilidades del rea u organizacin, as como las oportunidades y amenazas. La siguiente tabla muestra los componentes del FODA:

Enfoque Estratgico
Fortalezas [Strengths] Debilidades [Weaknesses]

Interior

Oportunidades [Opportunities]

Amenazas [Threats]

Exterior

Positivas

Negativas

Proceso de la Planeacin

Planeacin Estado Actual Mapeo de Procesos Diagnstico Organizacional

Estado Ideal

Proceso de la Planeacin estratgica

1. Situacin actual

Gap
2. Situacin futura deseada 4. Asegurar la capacidad de cambio en la Empresa

Identificar masa crtica Detectar resistencias

(estrategia de comunicacin, desarrollo de competencias, Involucramiento)

3. Plan Estratgico/ Tctico

Estructura de cambio Cultura organizacional tica/Conducta 6. Implementacin y control

Transiciones Planeadas

5. Procesos de cambio

Redes de Interaccin

Procesos

Procedimientos

Evaluacin

11

Dnde inicia?

Misin de mi rea
Qu es lo que verdaderamente hace mi rea?, Qu produce? Qu servicios proporciona? Qu actividades realiza? Dnde?, Cmo?, etc. Qu puede ofrecer mi rea a sus clientes internos?

Visin
Dnde veo a mi rea dentro de X aos?

12

Misin
La misin muestra la razn de ser de la organizacin. La misin es diferente a metas u objetivos. La misin es definida lo ms concisa y clara posible. La misin debe contener algunas de las principales prioridades de la organizacin. La misin debe equilibrar la cabeza y el corazn.

A diferencia de la visin, la misin expresa la razn de ser de la org. en el momento presente.

Misin
Identifica el objetivo fundamental de la unidad, su razn de ser.

QU HACEMOS (Productos / Servicios)

PARA QUIN LO HACEMOS (Clientes)

CMO LO HACEMOS (Procesos)

Visin Efectiva
Imaginable Deseable transmite una imagen de lo que ser el futuro. apela a los intereses a largo plazo de los empleados, clientes, consejo y otras personas con intereses de algn tipo en la Empresa.

Factible
Centrada Flexible

se compone de objetivos realistas, susceptibles de ser alcanzados.

es lo suficientemente clara para brindar orientacin en la toma de decisiones. es lo suficientemente general para dar cabida a la iniciativa individual y permitir respuestas alternativas a la luz de las condiciones cambiantes.

Comunicable es fcil de comunicar; puede explicarse con xito en pocos minutos. Realista consiente de lo que pasa en el entorno y lo que viene.

Misin
Redactar la misin de RRHH Reflexin sobre fuerzas impulsoras:
Qu estamos haciendo bien para lograr la misin? Qu estamos haciendo bien, pero podemos hacerlo mejor y diferente? Qu necesitamos dejar de hacer para enfocarnos? Qu no estamos haciendo que tenemos que empezar a hacer?

Acordarla con el grupo y definir acciones. Redactar la visin de RRHH. Definir las acciones principales para lograrla.

Anlisis FODA del rea

Fortalezas Debilidades

Oportunidades

Amenazas

17

Niveles de gestin

Estratgica

Impacto en la misin

Directiva

Impacto en los resultados

Operativa

Impacto en los procesos

Alineacin
Visin Futura

Cul es nuestra visin del futuro?

Si nuestra visin tiene xito, En qu seremos diferentes? Cules son los factores crticos de xito para alcanzar nuestras metas estratgicas?

Perspectivas

Factores Crticos de xito

Indicadores Estratgicos

Cules son los indicadores crticos que indican nuestra direccin estratgica?
Cul tendra que ser nuestro Plan de Accin para tener xito?

Plan de Accin

Anlisis estratgico - tctico

Qu estamos haciendo bien? Qu no estamos haciendo que tenemos que empezar a hacer?

Qu estamos haciendo bien, pero podemos hacer mejor?

Qu necesitamos dejar de hacer para enfocarnos?

Alineacin con el BSC

Cuestiones Estratgicas FINANCIERA -Beneficios netos ROCE - Venta anual CLIENTE Lealtad Cliente Entrega en Tiempo INTERNA Procesos Negocio - Lealtad Cliente Aumento Z% Fidelizacin Aumento Y% Aumento X% Programa gestin de activos Programa comercial Indicador Objetivos Planes de Accin

- Encuesta Satisfaccin

Aumento M%

Calidad Procesos

Tiempo Ciclo

- Defectos - Tiempos procesos

Reduccin N% Reduccin P% Ao 1: Q% Ao 2: R% Ao 3: S%

Gestin Calidad

APRENDIZAJE Crecimiento

Habilidades Personal

- % habilidades estratgicas disponibles

Programas desarrollo habilidades

Mapa Estratgico

ASEGURAR BUEN DESEMPEO FINANCIERO En el presente y en el futuro

VALOR QUE EL CLIENTE NECESITA Definir y entregar la propuesta de valor

LOS PROCESOS Para generar valor para clientes y para la empresa

CAPITAL INTELECTUAL Que debe estar alineado con la estrategia

Mapa estratgico
PERSPECTIVA FINANCIERA

VALOR A LARGO PLAZO PARA PATROCINADORES

PRODUCTIVIDAD CRECIMIENTO

PERSPECTIVA DE LOS CLIENTES

PRECIO

PROPUESTA DE VALOR HACIA LOS CLIENTES TIEMPO RELACIN CALIDAD FUNCIONALIDAD

IMAGEN

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS PARA ATENDER A CLIENTES

PROCESOS DE INNOVACIN

PROCESOS SOCIALES Y REGULATORIOS

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y DE DESARROLLO

Cada nivel del Mapa Estratgico y cada componente de cada nivel, debe tener definidos sus objetivos y metas y los indicadores correspondientes para medicin de desempeo, que permitan el control de operaciones y de proyectos de desarrollo.

CAPITAL HUMANO

Los Procesos son los puentes que aseguran la conectividad

CAPITAL ESTRUCTURAL

CAPITAL DE RELACIONAMIENTO

Procesos
Un conjunto de partes complementarias e interrelacionadas dentro de un cierto margen de referencia

Proceso

Entradas

Proceso

Salidas

Una o ms tareas que agregan valor al transformar un conjunto de insumos en un resultado especificado (productos o servicios), para otra persona o procesos (Cliente), a travs de una combinacin de gente, mtodos y herramientas.

Cadena de Valor
La cadena de valor es un marco conceptual que permite realizar un escrutinio interno a nivel de Empresa o de unidad estratgica de gestin para evaluar las fortalezas en cada caso.
Michel Porter utiliza nueve categoras. Seis de ellas llamadas actividades principales:

Entradas Operacin Salidas Marketing Venta Servicio de post venta y otras cuatro de apoyo: administracin recursos humanos tecnologa materiales

Cadena de Valor
Infraestructura de la Institucin
Administracin de los recursos humanos
Actividades de apoyo

Desarrollo tecnolgico Adquisiciones

Logstica de entrada

Operaciones Logstica de salida

Marketing y ventas

Servicio

Actividas primarias

Funciones principales de Recursos Humanos

1. Capacitacin 2. Clima organizacional 3. Compensacin 4. Competencias 5. Comunicacin interna 13. Gestin del desempeo 14. Induccin 15. Nmina 16. Perfiles de puestos 17. Planeacin de RH

6. Contratacin
7. Control de plantillas 8. Cuadros de reemplazo 9. Cultura organizacional 10. Descripcin de puestos 11. Estructuras 12. Evaluacin del desempeo

18. Planes de carrera

19. Promociones 20. Reclutamiento 21. Relaciones laborales 22. Seleccin 23. Separacin 24. Valuacin de puestos

Funciones principales de Recursos Humanos

Planeacin

Separacin

Ingreso

Cultura organizacional

Capacitacin

Desarrollo

Administracin y nmina

Relaciones laborales

Gestin del desempeo

Funciones principales de Recursos Humanos

Planeacin
Ingreso Administracin y Nmina Capacitacin Desarrollo Gestin del Desempeo Cultura Organizacional Relaciones Laborales Separacin

Funciones principales de Recursos Humanos

Planeacin
24. Valuacin de puestos 3. Compensacin 10. Descripcin de puestos 17. Planeacin de RH 11. Estructuras 16. Perfiles de puestos 6. 22. 20. 14.

Ingreso
Contratacin Seleccin Reclutamiento Induccin

Administracin y nmina
7. Control de plantillas 15. Nmina

Capacitacin
1. Capacitacin 4. Competencias

Separacin
23. Separacin

Desarrollo
19. Promociones 8. Cuadros de reemplazo 18. Planes de carrera

Gestin del desempeo

12. Evaluacin del desempeo 13. Gestin del desempeo

Cultura organizacional
5. Comunicacin interna 9. Cultura organizacional 2. Clima organizacional

Relaciones laborales
21. Relaciones laborales

Funciones principales de Recursos Humanos

Priorizar las funciones en base a la situacin actual de su organizacin: A Urgente / Vital B Importante / Requisito de otra C Deseable / futuro

Organizando RRHH

Pecados de RRHH
1. Objetivar los medios como fines. 2. Sus servicios solamente distraen al personal. 3. No conectar la direccin de RH con la direccin de las personas.

4. No se tiene una misin y una visin de la funcin de RH en la organizacin.

5. Confunden hacer cosas correctamente con las cosas correctas (que agreguen valor perceptible). 6. Sus entregables no estn conectados con la estrategia. 7. No son ejemplos del comportamiento organizacional deseado.

Matriz RASCI
reas relacionadas

Departamento de Apoyo y Seguimiento a la Contratacin

Direccin General Adjunta de Adquisiciones y Almacenes

Direccin General de Recursos Materiales y Servicios

Subdireccin de Apoyo y Seguimiento a la Contratacin

Subdireccin de Planeacin de Adquisiciones y Sistemas de Informacin

Departamento de Atencin a Consultas Normativas

Departamento de Contrataciones por Excepcin

Subprocesos sustantivos
Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Atender solicitudes de adquisicin Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos Comprar bienes y servicios Administrar legalidad de contratos Administrar proveedores I I A I I I A I S I A A C A R R R R I R R R I R S I A A C A R R R R I R R R I R R R S A I S C C R S S S R C S R I I

I I

I I I

Subprocesos de apoyo
Gestionar la automatizacin de la informacin de adquisiciones Roles: R A S C I I I S S S A S R

Responsable Autoriza Soporte Consultado Informado

Responsable por la realizacin de las tareas del subproceso. Aprueba el trabajo finalizado. Proporciona recursos adicionales para realizar las tareas. Provee informacin o capacidad necesaria para realizar la tarea. Comunicacin bidireccional. Informado sobre el progreso y resultado de las tareas. Comunicacin unidireccional.

Enlace Administrativo

Direccin de Adquisiciones

Direccin de Almacenes e Inventarios

Subdireccin de Abastecimiento "A"

Subdireccin de Abastecimiento "B"

Direccin de Adquisiciones

Departamento de Planeacin de las Adquisiciones

Departamento de Contrataciones

Departamento de Contrataciones

Departamento de Adjudicaciones

Departamento de Atencin a Requerimientos de Contratacin

Departamento de Adquisiciones

Departamento de Adquisiciones

Indicadores

Specific Especfico

Measurable Medible

Assignable Asignable

Realistic Realista

Time-based Tiempo

Mtodos de medicin de RRHH

Metas y objetivos

Proyectos

Procesos

Mtodos de medicin de RRHH

Planeacin

Separacin

Ingreso

Cultura organizacional

Capacitacin

Metas y objetivos

Desarrollo

Administracin y nmina

Relaciones laborales

Gestin del desempeo

Procesos

Estrategias Crear o mejorar

Proyectos

Tablero de Control
Metas Meta 1 Meta 2 Meta 3 Total 50 40 20 Avance Estimado Real 52 38 1 Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Total Procesos 5 300 40 Avance Estndar Real 5 298 10

Proyectos
Proyecto 1 Proyecto 2

Avance
Estimado 50 40 Real 52 38

Proyecto 3
Total

20

Tablero de Control
Definiciones del Tablero de Control

Peso Metas Procesos Proyectos 95% 95% 100% 90% 90% 95% < 90% < 90% < 95% Metas Procesos Proyectos Total 40% 30% 30% 100%

Tablero de Control
Metas Avance Estimado Real

Modificacin de perfiles del rea de ventas

Establecer dilogos de desarrollo mensuales (personal participante) Modificar el esquema de compensaciones Total Procesos Tiempo para cubrir una vacante (das) Aplicacin de la evaluacin del desempeo (personal evaluado) Descripcin de puestos (puestos descritos) Total Proyectos Instalar el nuevo de sistema de RH Iniciar la ventanilla nica Total

Nov
100% Nov

Oct
85% -

Avance Estndar 15 100% 100% Real 15 30% 95%

Avance Estimado Oct Oct Real Nov Oct

Muchas Gracias!!

Anexos y Ejercicios

Misin

Anlisis de fuerzas impulsoras

Visin

Acciones para lograr la visin

Cmo est su rea?

Qu imagen tiene su rea en la Empresa? Qu imagen quiere que su rea tenga en la Empresa?

Anlisis FODA del rea

Fortalezas Debilidades

Oportunidades

Amenazas

Anlisis estratgico - tctico

Qu estamos haciendo bien? Qu no estamos haciendo que tenemos que empezar a hacer?

Qu estamos haciendo bien, pero podemos hacer mejor?

Qu necesitamos dejar de hacer para enfocarnos?

Percepcin de la funcin del rea de Recursos Humanos

RH ayuda a la organizacin 1. Logrando metas del negocio 2. Mejorando la eficiencia operativa 3. Cuidando de las necesidades personales de los empleados 4. A adaptarse al cambio RH participa en 5. El proceso de definir las estrategias del negocio 6. Llevando a cabo los procesos de RH 7. Mejorando el compromiso de los empleados 8. Definiendo el cambio cultural para la renovacin y la transformacin

Calidad actual 1-5

Percepcin de la funcin del rea de Recursos Humanos

Calidad actual 1-5

RH se asegura que 9. Las estrategias de RH estn alineadas con las de la organizacin 10. Los procesos de RH son administrados eficientemente 11. Las polticas y programas de RH responden a las necesidades personales de los empleados 12. Los procesos y programas de RH incrementan la habilidad organizacional al cambio La efectividad de RH es medida por su habilidad para 13. Ayudar a que las estrategias se cumplan 14. Realizar eficientemente los procesos de RH 15. Ayudar a los empleados en sus necesidades personales 16. Ayudar a la organizacin a anticiparse y adaptarse a nuevos problemas

Percepcin de la funcin del rea de Recursos Humanos

Calidad actual 1-5

RH es visto como 17. Un socio del negocio 18. Un experto administrativo 19. Un defensor de empleados 20. Un agente de cambio RH invierte tiempo en 21. Problemas estratgicos 22. Problemas operativos 23. Escuchando y respondiendo a los empleados 24. Apoyando nuevos comportamientos para mantener a la organizacin competitiva

Percepcin de la funcin del rea de Recursos Humanos

RH es un activo participante en 25. La planeacin del negocio 26. Diseando y realizando procesos de RH 27. Escuchando y respondiendo a los empleados 28. Renovacin organizacional, cambio, o transformacin RH trabaja para 29. Alinear las estrategias de RH y del negocio 30. Monitorear procesos administrativos 31. Ofrecer asistencia para ayudar a los empleados a cubrir sus necesidades personales y familiares 32. Redisear comportamientos para el cambio organizacional

Calidad actual 1-5

Percepcin de la funcin del rea de Recursos Humanos

Rh desarrolla procesos y programas para

Calidad actual 1-5

33. Ligar las estrategias de RH para lograr las estrategias del negocio
34. Procesar eficientemente documentos y transacciones

35. Satisfacer las necesidades personales de los empleados 36. Ayudar a la organizacin a transformarse
La credibilidad de RH viene de 37. Ayudar a cumplir las metas estratgicas 38. Incrementar la productividad 39. Ayudar a los empleados a satisfacer sus necesidades personales

40. Hacer que el cambio ocurra

Percepcin de la funcin del rea de Recursos Humanos

Socio Estratgico
Preg. Puntos

Experto Administrativo
Preg. Puntos

Defensor de empleados
Preg. Puntos

Agente de Cambio
Preg. Puntos

1 5 9 13 17 21 25 29

2 6 10 14 18 22 26 30

3 7 11 15 19 23 27 31

4 8 12 16 20 24 28 32

33
37 Total

34
38 Total

35
39 Total

36
40 Total

Matriz RASCI
reas
Procesos sustantivos Procesos de apoyo
R Responsable A

Autoriza

Soporte

Consultado

Informado