Unidad

Recepcin y ubicacin de mercanca!

Y estudiaremos:
El proceso de recepcin de mercancas.
Los documentos de acompaamiento
de la mercanca (pedido, albarn,
hoja de recepcin, factura y sistema EDI) .
La localizacin de mercancas
en el almacn.
- Rotacin de productos. Mtodo ABC.
La codificacin de las mercancas
y la trazabilidad.
- Cdigos de barras.
- Etiquetas electrnicas.
En esta unidad aprenderemos a:
Planificar el proceso de recepcin
de mercanca en el almacn.
Elaborar y analizar los documentos
que justifican la entrada de mercanca
en el almacn.
Asignar una ubicacin adecuada
a la mercanca recepcionada
teniendo en cuenta su rotacin.
Conocer los sistemas de comunicacin
y transmisin electrnicos destinados
a la coordinacin y seguimiento
de las actividades del almacn.
Recepcin y ubicacin de mercancas
Importante
El proceso de recepcin incluir
tareas como la descarga de la
mercanca y la verificacin de
la misma, as como la actualiza-
cin de los niveles de inventario.

Llegada de la mercanca tJ
o
probacin exi stenci a
de la orden de compra
Control de bultos
L segn albarn
, Sellado de albarn 1 Parte de incidencias
"' Si conforme "' Si no confonme
Registro
de la
mercanca
Impresin
de etiquetas
Etiquetado
de mercanca
Almacenamiento
temporal
o definit ivo
Fig. 4.1. Fases del proceso de
recepcin de la mercanca.
e l. La recepcin de la mercanca
El proceso de recepcin surge con todas las actividades que se generan en el almacn
como consecuencia de la llegada de mercanca, bien sea procedente de fbrica, pro-
veedores o simples traspasos desde otro almacn. Asimismo, se tendr en cuenta que es-
tos procesos de recepcin tambin se desencadenan con la entrada de devoluciones de
venta o procesos de retorno de materiales en general. Cualquier error o retraso en los
procesos de entrada de mercanca al almacn repercutir de forma negativa en los pro-
cesos de salida y en la calidad del servicio prestado al cliente. Por ello los procesos de
entrada deben tener prioridad absoluta respecto a cualquier otro proceso del almacn,
ya que de lo contrario los productos recibidos no estaran disponibles para su venta.
Este proceso comprende las fases que podemos ver a continuacin y en la Fig. 4.1:
l. Llegada de la mercanca
Los vehculos que provienen de los proveedores llegan al almacn. Se recomien-
da que se fije con antelacin el muelle en el que estos procedern a efectuar la
descarga, el da y la hora. Puede existir la posibilidad de reservar un muelle para
transportes determinados y/o asignar muelles a un tipo de mercanca de modo
preferente. El movimiento de mercanca en los muelles se registrar de forma cro-
nolgica a travs de un parte de entrada y salida de vehculos.
3. Descarga
Se intentar realizar estas maniobras en zonas llanas, apilando la mercanca des-
cargada correctamente. Tras una descarga parcial ser importante distribuir el
resto de la mercanca dentro del vehculo.
4. Control cuantitativo
Se efecta el cotejo de la mercanca en un puesto de verificacin situado en la
zona de recepcin. Se trata de comprobar que el envo incluye todo lo que viene
reflejado en el albarn de entrega.
5. Control cualitativo
Se extraer una muestra del envo para comprobar el estado del mismo y confirmar
que no existen daos externos.
Es importante que el verificador deje constancia por escrito del resultado de la
inspeccin. Los desperfectos, la falta de mercanca o los errores encontrados se
anotan en el albarn que es devuelto al proveedor. Es decir, que el resultado de su
labor quedar registrado directamente en dicho documento.
Recepcin y ubicacin de mercancas
6. Registro de la mercanca
Una vez hecha la verificacin de la mercanca, se proceder a integrar la misma en
el stock del almacn cumplimentando una hoja de recepcin. El registro y alta de
la mercanca no tienen lugar hasta que se haya verificado que no existen errores.
Para identificar los distintos tipos de referencias con las que trabaja el almacn y
facilitar su administracin se emplearn sistemas internos de codificacin. Se asig-
nar un cdigo a cada referencia. El sistema de codificacin incluir un dgito de
control para evitar errores de tecleo cuando el almacn est informatizado.
7. Reacondicionamiento fsico del producto
El Sistema de Gestin del Almacn asignar una ubicacin a cada referencia. Pue-
de ser preciso realizar una labor de transformacin de la mercanca antes de su
almacenaje. Cuando esta llega en unidades de carga distintas de las que se requie-
ren en la zona de almacenamiento ser necesario realizar el trasvase de la misma.
8. Etiquetado
Se generarn etiquetas para las distintas unidades de almacenamiento (mercanca
suelta, pals, etc.). Estas etiquetas incluirn principalmente datos como cdigo del
proveedor, cdigo interno, lote, caducidad, nmero de unidades por unidad de
carga y ubicacin asignada.
-
9. Ubicacin en la zona del almacn asignada
El siguiente paso ser ubicar la mercanca en el lugar asignado. Este lugar depen-
der del sistema de gestin de ubicaciones que siga el almacn.
Fig. 4 2. Sistemas de cargo/ descargo
automticos o travs de rodillos
acoplados al muelle donde se
posicionan los vehculos.
Distrilibros SA posee un almacn en la provincia de Gua-
dalajara destinado a la distribucin de libros.
Cmo describiras el proceso de logstica inversa de devo-
luciones que puede estar llevando a cabo dicho almacn
destinado al sector editorial?
Solucin
Para gestionar un volumen importante de devoluciones de
este tipo en el menor tiempo posible el almacn puede
asignar una zona de almacenamiento transitorio multirre-
ferencia que nos permita guardar el producto devuelto de
forma catica en un sistema de almacenamiento conven-
cional. Esto permitir una mayor agilidad y rapidez en la
entrada del material y, en consecuencia, una rpida dispo-
nibilidad del mismo. Ser una zona accesible de tal forma
que, a la hora de realizar la preparacin de pedidos, el
sistema detecte si existen referencias solicitadas en esta
ubicacin para comenzar por ella a realizar la extraccin.
Los artculos que por razones de obsolescencia, deterioro,
etc. no consigan venderse terminarn destruyndose.
Actividades
l. La empresa Webber, dedicada a la distribucin de juguetes, registra todos los
movimientos de llegada de vehculos a los almacenes a travs de un parte de
entrada. Qu informacin crees que debe contener este documento?
2. Qu consecuencias crees que tiene la paralizacin, durante un tiempo exce-
sivo, de los vehculos en los muelles?, qu soluciones se podran dar para
ganar agilidad en estos procesos?
69
Recepcin y ubicacin de mercancas
- b aro
Documento comercial o de com-
praventa. Es un justificante en
soporte papel o electrnico que
presenta informacin sobre las
operaciones realizadas, as
como indicacin de las partes
que intervienen en las mismas.
Importante
Una hoja de solicitud es un docu-
mento con formato sencillo que
se utiliza para solicitar materia-
les desde una seccin a otra de
la empresa o desde el punto
de venta al almacn central.
/
e 2. Documentacin
Es necesario que todas las operaciones que se desarrollan en el almacn queden debi-
damente reflejadas en un soporte documental. No solamente quedar constancia de los
hechos, sino tambin de las partes que intervienen en ellos.
Muchos de los documentos que se generan en el almacn no son independientes,
sino que guardan relacin unos con otros. A continuacin estudiaremos de forma de-
tallada los documentos que surgen como consecuencia de un proceso de recepcin.
Para ello ser necesario conocer el circuito documental que genera una operacin de
compraventa.
l . Pedido Proveedor
Cliente 3. Albarn cotejado
2. Albarn + Mercanca
4. Factura
Fig. 4.3. Flujo documental generado en una operacin de compraventa.
e 2.1. Pedido
El pedido es la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa compradora
a un proveedor despus de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de
proveedores.
.El pedido se puede realizar de las siguientes formas:
Verbal. Por telfono resulta ser el mtodo ms fcil y rpido, pero siempre que se rea-
liza de esta forma es necesario formalizarlo mediante un documento. El original se
enviar al proveedor. Se podr enviar una segunda copia para que este la devuelva
firmada en seal de aceptacin. Otra copia se conservar para poder contrastar la
mercanca recibida con la solicitada.
Escrito. Se podr hacer la peticin va fax o por correo electrnico. Si se tiene acceso
a la aplicacin del proveedor, el pedido puede realizarse directamente de forma
electrnica o a travs de la Intranet de la empresa.
El pedido se hace siempre atendiendo a unas condiciones previamente pactadas me-
diante contrato.
Del pedido deben enviarse dos copias al suministrador para que devuelva una firmada
en seal de aceptacin.
i-
Recepcin y ubicacin de mercancas
Construcciones Neira SL
Nombre o razn social , direccin,
telfono, fax, etc., de la persona
que hace el pedido.
Fecha de emisin, y en el caso
NIF: previamente por telfono, referencia
l. dada por el vendedor.
Fecho: __ __:..:..:.=..:..;_:..;...;..:..;_:..:..::..:..;..: __ _
Referencios:
Plazo de envo:
Medio de envo:
Rti./Cd. Descripcin
Formo de pago:
bancario:
fig. 4.4. Modelo de pedido.
Datos del proveedor:
NIF:
El almacn de Lamas Cermicas SA recibe un pedido de su cliente Construcciones
N e ira S L en el que se solicita el envo de varias mercancas. Enumera algunas
circunstancias que pueden ocasionar la denegacin del suministro por parte de
Lamas Cermicas SA de alguna de las referencias que componen el pedido.
Solucin
Son muchos y muy variados los motivos que pueden ocasionar una denegacin
de pedido. Algunos ejemplos pueden ser carecer de existencias, no poder cumplir
las condiciones exigidas por el cliente o tener informacin poco favorable sobre el
mismo (morosidad).
r------------------------
Numeracin del documento.
Este nmero puede ser correlativo para
todos los documentos de pedido
de la empresa o puede tener una
numeracin correlativa por proveedor.
En cualquier caso, es recomendable
que la numeracin de todos los
documentos finalice con los dos ltimos
dgitos del ao al que pertenecen.
Todos los aos empezaremos
con una numeracin nueva.
Fecha de entrega.
Modalidad o forma
de transporte utilizada.
Debe cumplimentarse en el caso
de existir diferencia entre el lugar
de entrega y el domicilio del comprador.
Nombre o razn social, direccin,
telfono y fax del vendedor.
Relacin de artculos solicitados.
Hay que incluir el cdigo interno del
proveedor para cada referencia,
las unidades que se solicitan
y el precio unitario.
Condiciones, forma y plazo de pago.
Descuentos, embalajes,
portes, seguros, etc.
Es preciso que figure la firma
del comprador o persona autorizada,
de no ser as se podra considerar
el documento como una simple
propuesta de pedido.
71_..
Recepcin y ubicacin de mercancas
O Registro de pedidos
Cuando se enva un pedido hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que las mer-
cancas se ubiquen en la zona correspondiente del almacn. El control de los pedidos
emitidos generalmente se lleva en el libro registro de pedidos.
Los datos que debe contener sern los siguientes:
N.
0
pedido
Fecha
emisin
Proveedor Importe
Almacn
destino
Fecha
prevista
Fecha
recepcin
Albarn Observaciones
Tabla 4 1 Modelo del registro de pedidos.
F 4 5 El SGA (Sistema de Gestin
de Almacn) se encarga del control,
la gestin y la automatizacin de los
procesos que afectan al manejo de
productos del almacn. Una aplicacin
SGA proporciona herramientas para
identificar los cdigos de barras
y etiquetas RFID {radiofrecuencia) para
registrar la mercanca recibida.
L L
Una vez que se han realizado los pedidos a los proveedores y que se ha fijado una
fecha de entrega, se recomienda llevar a cabo una planificacin de la recepcin de la
mercanca con el fin de rentabilizar al mximo los medios de manipulacin y los espa-
cios, as como las operaciones administrativas de recepcin y control.
Actividades
3. lvaro Hernndez Rodrguez, jefe de compras de Almacenes ModaShop
S L, con NIF B33456783, situado en el Polgono Industrial Asipo, Parcela 111
(28567), Guadalajara, para abastecer los puntos de venta de la Comuni-
dad de Madrid, solicita el5 de diciembre de 2012 a su proveedor Texgal SL,
NIF B43456789, con domicilio en Avda. Resala de Castro 13, Allariz (25555),
Orense, las siguientes referencias:
70 camisas, ref. 2167/830 (talla S) a 35 /und.
90 jeans, ref. 4801/021 (tallas 36/38) 55 /und.
58 blazers, solapa smoking, ref. 5786/013 (tallas M/L) 70 /und.
40 camisetas estampadas, ref. 2345/098 (tallas S/XS) 15 /und.
36 vestidos camiseros, ref. 4477/988 (tallas M/L) 40 /und.
44 jerseys cisne de cachemir, ref. 3398/034 (tallas M/L) 30 /und.
Almacenes ModaShop S L solicita que la mercanca sea entregada en el Edificio
Avils, Avda. Doctor Calero s/n (Madrid) .
Las condiciones de compra son:
Entrega en 7 das.
Descuento 5% sobre precio de catlogo.
Forma de pago 60% al contado y 40% a travs de letra de cambio a 60
das factura.
Portes por cuenta del comprador.
Elabora el documento de pedido nmero 33.
4. Qu aspectos consideras que tendr en cuenta el almacn a la hora de progra-
mar sus recepciones de mercanca?
Recepcin y ubicacin de mercancas
2.2. Albarn
La nota de entrega o albarn es un documento que expide el vendedor y enva al
comprador junto con la mercanca. Su funciones principales son la de servir como
justificante que acredite que la mercanca ha sido entregada al cliente y proporcio-
nar una gua para la elaboracin de la factura.
El albarn consta de varias copias, de distintos colores: una queda en poder del ven-
dedor, y el comprador recibe dos, el original y una copia. Este debe devolver la copia
firmada una vez que haya llevado a cabo un primer control visual de la mercanca
recibida.
Si la mercanca recibida no coincide con la solicitada, con la que aparece detallada
en el albarn o no est en buenas condiciones, puede devolverla dejando constancia
de ello a travs de una incidencia o salvedad en el albarn firmado. Se podr hacer
constar en el albarn que la recepcin definitiva se efectuar posteriormente, con lo
que se obligar al proveedor a aceptar las anomalas que ms tarde puedan detec-
tarse.
El albarn puede respaldar varias lneas de pedido pertenecientes a pedidos diferentes
siempre que tengan la misma direccin y fecha de entrega. Tambin, una misma lnea
de pedidos puede dar lugar a ms de un albarn si la entrega no puede hacerse de
una vez.
Adems, en muchas ocasiones los albaranes hacen tan solo mencin a la descripcin
de la mercanca y al nmero de unidades vendidas, y no hacen referencia alguna al
precio unitario de las mismas.
El personal dedicado a las tareas de recepcin de mercanca en el almacn de Dis-
tribucin Alimentaria Pea Marta S A tiene, entre otras responsabilidades, la de rea-
lizar una inspeccin visual del estado exterior de la misma. Piensa en los posibles
criterios que tendr en cuenta a la hora de tomar una decisin sobre la aceptacin
de la carga.
Solucin
Algunos de los aspectos que debern considerar para examinar la calidad de las
referencias pueden ser:
Comprobacin de la no existencia de daos exteriores en el embalaje.
Inexistencia de mordeduras de roedores, insectos sobre la mercanca, humeda-
des, derrames, suciedad.
En caso de recepcin de una mercanca que requiera una temperatura controla-
da, comprobacin del estado de la misma.
Control de caducidad.
Actividades
5. Ser necesario realizar alguna otra comprobacin cuando la mercanca llegue
al almacn de Distribucin Alimentaria PeaMarta SA?
Importante
El albarn valorado es un mode-
lo especial que se expide cuan-
do el comprador no exige factura
y el importe se paga al contado.
Se diferencia del albarn gene-
ral porque al formalizarlo se le
aaden los requisitos legales exi-
gidos a las facturas: descripcin
de las mercancas, precios, IVA,
RE, importe total, etc.
El albarn valorado sirve tam-
bin como justificante de lo com-
praventa y entrega de la mer-
canca.
S el transportista es una
agencia, existir un albarn
de transporte en el que la mercanca
vendr catalogada por nmero
de bultos y peso. Se exigir
la firma del destinatario para justificar
que la mercanca ha sido entregada.
73
Recepcin y ubicacin de mercancas
Nombre o razn social , direccin,
telfono, fax, etc.
Nmero de orden del albarn
El albarn de be contener los siguientes datos:
Aguilera Ruiz
..__ ___ ___

.. Nmero albarn:
Forma de envo. Nombre del
transportista o agencia de t ransportes.
Los portes pueden ser pagados, si van
a cargo del proveedor, o debidos, si van
a cargo del cliente.
Nmero del pedido al que corresponde
y referencias si el pedido se formul
a travs de representante o agente
comercial.
Lugar de entrega de la mercanca,
si es distinto al que figura en los datos
del cliente. Comentarios y condiciones
de entrega.
Descripcin de la mercanca, cdigo
de la mercanca, cantidad suministrada,
descripcin del artculo, precio unitario
(generalmente no se incluyen
ni descuento ni importe salvo que
se trate de un albarn valorado).
Nombre y firma del cliente o persona
autorizada en la empresa receptora.
Si rve como autorizacin para que el
Transportista:
Portes:
Bultos:
Ref./Ccl.
Fecho:
Datos de cliente:
NIF o cdigo cliente:
Referencias:
N.
0
de pedido:
Fecho pedido:
Descripcin Cantidad Precio
Importe
Importe
vendedor pueda facturar al comprador.
'-----F-ec_h_a_d_e_a_c_e..:.. p_ta_c_io_ n_. ___ ...Jl Observaciones: .... Recib:
74
El cliente har constar las posibles
incidencias observadas en la mercanca
recibida.
Fig.
(firmo, nombre y cargo)
Modelo de albarn.
Actividades
6. Siguiendo el ejemplo de la Actividad 3, el 9 de diciembre de 2012, tal como se
acord, se recibe la mercanca . Al realizar el cotejo de los 30 bultos descarga-
dos, se observa que:
Faltan 20 jeans, ref. 4801 .
10 vestidos camiseros, ref. 4477/988, tienen defectos de tejido, por tanto se
procede a la devolucin de los mismos.
Nos envan 1 O abrigos cruzados, ref. 3432/763, que no habamos solici-
tado, a un precio de 11 O . Nos los quedamos.
Se pide formalizar el albarn nmero 92 con el que Csar Garca Daz, res-
ponsable de recepcin en Almace nes ModaShop S L, realizar el cotejo de la
merca nca .
Recepcin y ubicacin de mercancas
2.3. Hoja de recepcin
Una vez que se ha realizado el control de la mercanca recibida, se procede a registrar
la entrada de la misma a travs de la hoja de recepcin.
El contenido del documento hace referencia a la orden de compra o nmero de pedido;
al albarn o nota de entrega; al resultado del control, tanto en cantidad como en cali-
dad, y a la descripcin, clasificacin y almacn de destino del material recibido.
Empresa:
Fecha:
Proveedor:
N.
0
de control:
Almacn:
Recepcionista:
Observaciones:
N.
0
de albarn:
Cantidad
recibida
Fig. Modelo de hoja de recepcin.
Actividades
Nmero:
N.
0
de bultos:
N.
0
de pedido:
Fecha:
Responsable recepcin:
7. Csar Gorda Daz es el encargado de realizar la inspeccin del envo de la
Actividad 6.
Confecciona la hoja de recepcin nmero 99, sabiendo que la mercanca ser
depositada en la zona A7 del almacn.
F1g 4 9 La zona de recepcin deber
estar situada de forma independiente
al resto de zonas del almacn, ya que
no solamente actuar como receptora,
sino tambin como clasificadora del
producto recibido.
75
Recepcin y ubicacin de mercancas
Importante
Los comerciantes minoristas
que ejercen su actividad como
empresarios individuales pue-
den estar sometidos al Rgimen
Especial del RE (Recargo de
Equivalencia), por el cual sopor-
tan IVA y RE pero estn exentos
de las obligaciones administrati-
vas deiiVA.
Nombre y apellidos, razn social,
NIF y domicilio del expedidor.
Nmero o nmeros de pedidos/
albaranes a los que hace referencia
la factura. Se puede indicar fecha.
Nombre y apellidos, razn social ,
NIF y domicilio del comprador.
Portes pagados/debidos.
correlativa. Cuando se emiten desde
varios centros se pueden establecer
series diferentes.
Lugar y fecha de emisin
(formato fecha y mes en letra).
Aqu se har constar la cantidad
que el cliente paga a cuenta, la forma
y el plazo de pago, la domiciliacin
bancaria, etc.
Descripcin de la operacin o relacin
de los artculos vendidos, precio o
importe parcial o total, aadiendo
tambin los impuestos (IV A y RE)
y descuentos, embalajes y transporte
cuando as se acuerde. En las ventas
al por menor y en operaciones cuyo
importe no exceda de 60 , bastar con
poner a continuacin del precio
la expresin IV A incluido.
La base imponible es la cantidad
correspondiente al valor de la entrega
de bienes o prestaciones de servicios
a la que se le aplicar el tipo impositivo
correspondiente para el clculo
del impuesto.
2.4. Factura
La factura es el documento que acredita legalmente la operacin de compraventa o de
prestacin de servicios.
Se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del al-
barn que acepta el comprador. Se emite la factura por la cantidad aceptada por el
cliente, y la expide el vendedor ajustndose a los requisitos exigidos por la normativa
legal que regula la emisin de facturas.
1
El dominio de la mercanca
se traslada del proveedor
al cliente
Fig. 4. O. Efectos de la factura.
Efectos factura
El proveedor contrae
la obligacin fiscal deiiVA
1
El cliente contrae
la obligacin de pago
Todas las facturas y sus copias deben contener obligatoriamente los siguientes datos:
Nombre y apellidos:
Razn social / NIF:
Domicilio del expedidor:
1 N .
0
factura:
Fecha:
Recepcin y ubicacin de mercancas
O Clculo del importe total de la factura
Los pasos para realizar el clculo del importe total de la factura son los siguientes:
+ Nmero de unidades adquiridas X precio unitario
= IMPORTE BRUTO
- Descuentos
Comercial: se calcula sobre el importe bruto
Rappels o por volumen de compra: se calcula sobre (lB - descuentos comerciales)
Pronto pago: se calcula sobre (lB - descuentos comerciales - rappels)
= IMPORTE NETO
+ Gastos
Envases y embalajes
Transportes
Seguros
= BASE IMPONIBLE
+ Cuota impuesto IVA: tipo de gravamen IVA X base imponible
+ Cuota impuesto RE: tipo de gravamen RE X base imponible
= TOTAL FACTURA
Calcula el importe de la factura que emitir el proveedor de material de construc-
cin ACV S L a Jos Campo Lamas Construcciones S L por las ventas realizadas
durante el mes:
600 und. de cajas de azulejo mod. Century a 13 /und.
777 und. de cajas de teja mod. Plannun a 12,8 /und.
Descuento por pronto pago 5 %.
Descuento comercial 16 %.
Rappels 6 % (aplicado a referencias cuyo volumen de ventas sea > 400 und.).
Transporte 90 .
Embalajes 1 /und.
Seguros 63 .
Tipo de IVA general.
Continua )
Importante --------..
Una vez que el vendedor recibe
el albarn firmado por parte de
su cliente, proceder a elaborar
la factura.
Deben expedir facturas todos los
empresarios y profesionales por
las entregas de bienes y presta-
ciones de servicios que real icen
en el desarrollo de su actividad,
incluso por las exportaci ones, y
tienen que conservar copia de
las mismas.
Vocabulario
Existen multitud de conceptos
diferentes de descuento.
Comercial. Bonifi caciones que el
proveedor ofrece con el fin de
promocionar el producto o en
poca de rebajas.
Pronto pago. Consiste en el des-
cuento ofrecido al comprador
por pagar dentro de un periodo
de tiempo relativamente corto
y previamente establecido, nor-
malmente al contado.
Rappel. Es el descuento que se
concede a un cliente por alcan-
zar un determinado volumen de
compra durante un periodo
de tiempo establecido.
/
Importante ------.....
Para poder determinar las cuo-
tas del IVA y el RE hemos de
aplicar tipos impositivos sobre la
base imponible (BI) .
Los tipos actualmente en Espaa
son 21 %, 10% y 4 %.
Tipo gravamen IVA
RE 1
General 21 % 5,2%
Reducido 10% 1,4%
Superreducido 4% 0,5%
77
78
Recepcin y ubicacin de mercancas
Los documentos comerciales
se generan en el Sistema de
Gesti n del Almacn (SGA) .
El sistema informtico interno
se comunica con el software
EDI y le transfiere los datos de
los documentos generados. El
software EDI reconoce el tipo de
transaccin y el destinatario
de esta. Transforma los datos
al estndar que el destinatario
espera recibir, y lo hace llegar
a travs del sistema de comuni-
cacin.
El software EDI del receptor
recibe el documento, identifica
el estndar EDI y reconoce al
emisor y el tipo de transac-
cin. Transforma el mensaje a la
estructura de datos propia de su
si stema de gestin, con el que
se comunica para integrar la
transaccin.
www.aecoc.es
AECOC es una asoctacton
empresarial de nuestro pas en
la que fabricantes y distribui-
dores trabajan conjuntamente
para la mejora del sector de
consumo. AECOC es respon-
sable de la implantacin del
cdigo de barras, de los siste-
mas RFID y EDI, as como de la
factura electrnica.
ctico 4 (Continuacin}
Solucin
Cdigo Descripcin Uds. Precio %1VA Importe
Mod. Century Azulejo 600 13 21 % 7800,00
Mod. Plannun Teja 777 12,8 21 % 9945,60
Importe bruto 17 745,60
-+- +
Dto. comercial 16% 2839,30
+--
Rappel 6 % + 400 und. 894,38
+
ppp 5 % 700,60
Importe neto
t
13 311 ,33
Envases y embalajes 1377,00
Transporte

t
90,00
Seguro 63,00
Base Imponible 14841,33
Cuota IVA 3116,67
Total factura 17958,01
Actividades
8. Supongamos que hemos comprado 500 und. del artculo DRDLP a 30 /und.
y 250 und. del artculo ACVNG a 23 /und. Tenemos descuento por volumen
de compra del 3 % en compras por referencia superiores a 300 und., descuento
por pronto pago del 2 %, descuento comercial del artculo DRDLP del 5 %, y
del artculo ACVNG del 1 O%. Cada unidad de ambas referencias necesita un
envase cuyo coste ser a cargo del cliente. Para el artculo DRDLP cuesta 2
y para ACVNG, 1 . Los portes y seguros cuestan 500 , que se reparten en
funcin de las unidades. EIIVA es el 10% para el artculo DRDLP, y el 4 % para
el artculo ACVNG. Calcula el importe total de la factura suponiendo que el des-
tinatario es un sujeto pasivo acogido al Rgimen del Recargo de Equivalencia.
e 2.5. Sistema de intercambio electrnico de documentos EDI
Las siglas EDI (Eiectronic Data lnterchange) responden a una tecnologa rpida y
segura que permite el intercambio de documentos en formato estndar va electr-
nica entre todo tipo de empresas.
j
El intercambio de informacin electrnica requiere un lenguaje comn entre emisor y re-
ceptor a partir del cual se generan los documentos comerciales. Uno de esos estndares
es GSl EANCOM.
Actividades
9. Qu ventajas supondr para el almacn la utilizacin del sistema de intercam-
bio electrnico de documentos EDI?
Recepcin y ubicacin de mercancas
e 3. Normas para la colocacin de mercancas
en el almacn
En el almacn las mercancas no son colocadas de forma arbitraria/ sino que siguen
unas reglas o normas preestablecidas y conocidas por todas aquellas personas que de
una u otra forma las manipulan.
Se tendrn en cuenta distintos criterios de cara a la asignacin de espacio a cada re-
ferencia. A pesar de que pueda existir incompatibilidad entre ellos
1
se obtienen buenos
resultados utilizando una combinacin de los mismos.
Compatibilidad. Se trata de decidir qu productos pueden estar almacenados unos
junto a otros y cules no. Por ejemplo/ nunca se deberan situar de forma prxima
productos corrosivos y alimentarios.
Complementariedad. Se intentarn colocar cercanos los productos que se suelen soli-
citar en un mismo pedido.
Tamao y peso. Se intentar que los recorridos con mercancas de gran tamao y
volumen sean los menos posibles.
Rotacin. Se ubicarn en las zonas de mayor acceso (prximas a la zona de expe-
dicin) aquellas mercancas que mayor actividad generan en el almacn. El mtodo
ABC permite realizar una clasificacin de las referencias segn la rotacin en tres
categoras.
r
El almacn Farmalux SA/ distribuidor de productos farmacuticos/ presenta un alto
grado de automatizacin. En el momento de la recepcin de la mercanca registra en
su SGA informacin sobre el peso y el volumen de aquellas referencias nuevas que
entran en el almacn. Por qu consideras necesaria la realizacin de esta tarea?
Solucin
Estas medidas influirn en la decisin de fijar una logstica de almacenamiento para
cada una de las referencias. Ayudan en la seleccin de ubicaciones apropiadas.
Una forma de comprobar la cantidad de mercanca que entra en el almacn es a
travs de los sistemas de control por peso. Estos sistemas de control tambin ayu-
darn a garantizar las puestas de pedido a las farmacias sin errores.
El clculo de la volumetra de los medicamentos sirve para saber cuntas cubetas
son necesarias en el proceso de expedicin para cada pedido. En otro tipo de
almacenes ayudar a elegir el embalaje apropiado.
Facilita el clculo de tarifas de transporte en aquellos casos en los que el servicio
est subcontratado.
0 Mtodo ABC
En todos los almacenes se emplean criterios para colocar la mercanca de tal forma que
se reduzcan al mximo los movimientos de la misma.
Uno de los principales criterios que se deben tener en cuenta a la hora de colocar los
productos en el almacn es el de la rotacin. Aquellos productos que tengan ms movi-
miento sern los que estn colocados prximos a la salida del almacn.
Para categorizar los productos en funcin de la rotacin se utiliza el mtodo ABC, que
facilita la ordenacin de todas las referencias segn sus ndices de ventas.
?
El SGA se encarga de asignar
ubicacin a la mercanca dentro
del almacn siguiendo diferen-
tes criterios como la rotacin o
la tipologa de los productos.
Gracias a este sistema se man-
tiene organizada la mercanca
de modo que se puede saber
en todo momento dnde est
colocada.
S
El sistema DWS (Oimensioning/
Weighingl Scanning) permite
obtener toda la informacin
del producto a travs de la
identificacin/ el dimensionado
y el pesaje del mismo. Integra
tecnologa de lectura/ de medi-
cin volumtrica y de pesaje
con el fin de parametrizar cada
artculo que entra en el almacn.
Despus transfiere automtica-
mente los datos al SGA.
www.lyl-ingenieria.com
Esta empresa ofrece soluciones
que permiten pesar y determinar
el volumen del producto en din-
mico a partir de la imagen 3D
del producto.
79
l
80
Recepcin y ubicacin de mercancas
Importante
Aproximadamente, se supon-
dr como regla de clasificacin
ABC:
Categora A. Hasta el 20% de
los artculos supondr el 80%
de las unidades vendidas.
Categora B. El 30% supone el
15 % de las ventas en unida-
des fsicas.
Categora C. Est compuesta
por el 50% de las referencias,
pero la actividad que genera
es de un 5 % de las salidas.
El anlisis ABC se basa en la ley de Pareto. Pareto estableci que cada empresa puede
identificar un reducido nmero de artculos que proporcionan la mayor parte de las ven-
tas, la demanda o la inversin. Con los aos, esta ley se ha llegado a conocer como la
regla del20/ 80 porque, en general, el 20% de los productos representan el 80% de las
ventas. Sin embargo, el 80% de los artculos restantes representa el 20% de las ventas.
Podemos clasificar los artculos en tres grupos (A, B o C), de forma que:
En el grupo A aproximadamente un 20% de las existencias del almacn produce una
rotacin de casi un 80% de las ventas del almacn. Estas referencias sern las ms
importantes a efectos de control. Controlando este 20% tenemos controlado prctica-
mente el 80% del movimiento del almacn. Estas mercancas debern ser colocadas
en zonas prximas a la salida.
En el grupo B se encuentran productos con una rotacin intermedia (un 30 % de las
referencias supondrn un 15% de las ventas del almacn) . Estos productos se ubica-
rn en zonas de accesibilidad alta, aunque son artculos de importancia secundaria.
En el grupo C se encuentran una gran cantidad de artculos (la mitad de las exis-
tencias: 50%) cuyos pedidos son escasos (un 5% de rotacin), as que habr que
colocarlos en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las operaciones
habituales del almacn.
Este mtodo permitir la administracin de los recursos de inventario y facilitar una
toma de decisiones ms eficiente.
Los resultados del anlisis ABC se representarn de forma grfica en un eje de coorde-
nadas a travs de la llamada curva de Pareto o curva ABC. Vemoslo en el siguiente
caso prctico.
El almacn de Muebles Universo Dec dispone de las re-
ferencias de sillones que ves en las dos primeras columnas
de esta tabla.
Teniendo en cuenta el nmero de unidades vendidas de
cada una de ellas, observa la clasificacin realizada se-
gn el mtodo ABC.
Und.
"
Und. %Und. % %Ref.
Sillones
vendidas
Sillones
vendidas
%Und.
acumulado Referencias acumulado
Mod. Ceniza 325 Mod. Persa 1 7575 65,7% 65,7% 9,1% 9,1% A
f-- t-- - t-- - t--
Mod. Relax 975 Mod. Air 1 1250 10,8% 76,5% 9,1% 18,2% A
-
Mod. Miln 240 Mod. Relax 975 8,5% 85,0 % 9,1% 27,3 % B
f--- - r--- -
-
Mod. london 25 Mod. Grafic 750 6,5 % 91 ,5 % 9,1 % 36,4 % B
-1-
Mod. Persa 7575 Mod. Ceniza 325 2,8% 94,3 % 9,1 % 45,5 % B
Mod. Grafic 750 Mod. Miln 240 2,1 % 96,4% 9,1 % 54,5 % e
- -
Mod. Berln 40 Mod. Rey 210 1,8% 98,2% 9,1% 63,6% e
-
Mod. Planet 60 Mod. Zen 85 0,7% 98,9 % 9,1% 72,7% e
-
Mod. Air 1250 Mod. Planet 1 60 0,5 % 99,4 % 9,1 % 81,8 % e
-
Mod. Zen 85 Mod. Berln 40 0,3% 99,8 % 9,1% 90,9% e
Mod. Rey 210 Mod. london 25 0,2 % 100,0% 9,1% 100,0% e
TOTAL__j[__ 11535
1
TOTAL
1
11535 100,0 % 100,0%
Continua
Recepcin y ubicacin de mercancas
L Ir ,.;,...,,_,.;'
Segn este mtodo, hemos seguido los siguientes pasos para clasificar las referen-
cias en las tres categoras:
l . Ordenar las referencias de mayor a menor segn la variable que estemos estu-
diando, en este caso la rotacin.
2. Calcular el porcentaje que cada referencia supone respecto al total de las refe-
rencias.
3. Calcular el porcentaje que las unidades vendidas de cada referencia suponen
respecto a las unidades vendidas totales.
4. Hallar los porcentajes acumulados de unidades vendidas y de inventario.
5. Establecer la clasificacin ABC segn los grupos.
La representacin grfica de la curva ABC sera la que puedes ver en la Fig. 4.12.
El nmero de referencias que normalmente manejan los almacenes es mucho ms
elevado; por tanto, incluir una referencia en una categora anterior no es tan impor-
tante. Por ejemplo, aunque los modelos Persa y Air presentan importantes diferen-
cias en cuanto a ventas los incluiremos en la misma categora, ya que lo que busca
en este caso el mtodo es mantener en los lugares ms accesibles aproximadamen-
te el 80% de lo que mueve el almacn.
Segn la clasificacin que acabamos de ver, cmo crees que deberamos organi-
zar la mercanca del almacn de Muebles Universo Dec?
Solucin
Como hemos visto, con un porcentaje reducido de las unidades fsicas del almacn
(18,2 %) de las referencias modelo Persa y modelo Air obtenemos un 76,5% de
las salidas. Teniendo controladas estas dos referencias, que incluimos en la cate-
gora A, tenemos controlada la mayor parte de la actividad del almacn. Las de
la categora A son las referencias que ms rotan, por lo tanto, las ubicaremos en
zonas accesibles y prximas a la zona de expedicin.
Un porcentaje considerable de referencias (27,3 %) suponen un ndice de salida
medio (17,8 %) de las salidas del almacn. Son las referencias de la categora B.
Para este grupo habr que hacer un seguimiento intermedio entre los grupos A y C.
La categora C est formada por un grupo numeroso de referencias (54,5 %), que
nos darn un 5,7% de las ventas. Son las referencias menos importantes del al-
macn, y podrn estar situadas en zonas menos accesibles que no dificulten las
operaciones habituales.
Por tanto, centraremos sobre todo la gestin del almacn en la categora A. El
grado de intensidad de control aqu ser mximo, llevaremos a cabo sistemas de
revisin continua e inventarios permanentes que nos permitirn conocer en todo
momento el nivel de stock que tenemos en el almacn. El objetivo ser evitar al
mximo que se produzca una rotura de stock en las referencias de este grupo.
Actividades
10. Qu supondra que la curva ABC de una empresa fuera una diagonal? Cmo
interpretaras una curva ABC muy alejada de la diagonal?
J
Clav .s y e
Aunque el % exacto de artculos
de cada categora vara de un
almacn a otro, las categoras
que debemos tener en cuen-
ta son las dos extremas: unos
pocos artculos significativos
(categora A) y un gran nmero
de artculos de relativa importan-
cia (categora C) .
Esta relacin emprica formula-
da por Vilfredo Pareto a princi-
pios del siglo xx ha demostrado
ser una herramienta muy til y
sencilla de aplicar a la gestin
empresarial.
Son numerosos los campos de
anlisis en los que se puede utili-
zar el mtodo. En este caso, per-
mitir concentrar la atencin y los
esfuerzos sobre las referencias
ms importantes del almacn.
110,0%
100,0% 100,0%
100,0 %
90,0%
80,0 %
o
"'
18,2%76,5%
70,0 %
E
3 60,0%
ctl
50,0 %
e
40,0%
'#.
30,0 %
20,0%
10,0 %
0,0 %
% Ref. acumulado
0,0 % 60,0% 100,0%
Fig 4 12 Curva ABC o de Pareto
resultante del Caso prctico 6.
81
82
Recepcin y ubicacin de mercancas
Importante
Segn la AECOC, la trazabili-
dad hace referencia a los proce-
sos que permiten conocer en un
momento dado el histrico, la
ubicacin y la trayectoria de un
producto o lote a lo largo de la
cadena de suministro.
Esta transparencia informativa es
vital para garantizar la satisfac-
cin y confianza de los usuarios.
'a u .
1
El GS1 es una organizacin
dedicada a la elaboracin y la
aplicacin de normas mundiales
para mejorar la eficiencia en las
cadenas de suministro.
Se trata de un organismo encar-
gado de las normativas de iden-
tificacin que rigen la codifica-
cin de las unidades envasadas.
Las empresas que desean utilizar
el sistema GSl deben adherirse
a una organizacin miembro de
GSl. La organizacin miembro
de GSl Espaa es AECOC-GS1
Espaa.
)
e 4. Codificacin y trazabilidad de las mercancas
De la misma manero que las ubicaciones, que son los lugares donde se almacena lo
mercanca, llevan asignado un cdigo para identificarlas, las mercancas tambin de
ben ser codificadas mediante una identificacin nica por artculo.
Es de vital importancia que el almacn disponga de algn sistema de codificacin con
el objetivo de facilitar el control de inventario. Cuando llega un producto al almacn, se
revisa si posee un cdigo de identificacin interna. Si no es as, se proceder a darle un
alta en el sistema y a registrar todas las especificaciones particulares del mismo.
Esta codificacin debe estar relacionada con la utilizada para identificar las ubicacio
nes y el resto de procesos de la empresa. Con ello se consigue disponer de los pasos
que sigue la mercanca, tanto en el sentido de la cadena de valor como a la inversa, es
decir, su trazabilidad.
Gracias a la codificacin de mercancas y ubicaciones, los almacenes realizan i e n ~ f i
caciones automticas en todos sus procesos. Estas capturas automticas de datos, cada
vez ms utilizadas en los principales sectores industriales, presentan las ventajas de
conseguir una operatividad en tiempo real, as como la reduccin de errores y costes.
e 4.1. Cdigos de barras
El sistema estndar GSl de identificacin y transmisin de datos mediante cdigos de
barras supone hoy en da una herramienta bsica para poder operar logstica y comer
cialmente.
El estndar GSl , utilizado en ms de 105 pases, permite a las empresas de todo el
mundo identificar sus unidades comerciales y logsticas en toda la cadena de suministro.
Un cdigo de borras consta de dos partes diferenciadas:
Cdigo: caracteres numricos o alfanumricos
asignados a una unidad.
1
Smbolo: representacin de caracteres num-
ricos o alfabticos en forma de cdigo de
barras.
Cdigo GTIN-13.
Fig. 4.13 Estructura de un cdigo de barras.
8414237000153
1 111
8 414237 000 153
~ ~ l Cdigo Ir
GS1 pas J de producto
Prfijo de
empresa Dgito control
El cdigo de barras se compone de una secuencia de borras verticales separadas por
espacios, que contienen la informacin codificada conforme a reglas que se definen
poro cada posicin, tamao de borras y espacios.
Recepcin y ubicacin de mercancas
0 A. GTIN-13
El GTIN-13 es el cdigo adecuado para identificar unidades de producto cuyo destino
es el punto de venta.
Prefijo GSl. El prefijo asignado por GS1 a AECOC (GS1 Espaa) es el 84. Todas las
empresas que forman parte del sistema GS1 a travs de AECOC codifican sus artcu-
los con el 84 como primeras cifras. Esto no significa necesariamente que el artculo
haya sido fabricado en Espaa.
Prefijo de empresa GSl. AECOC asignar a las empresas registradas un nmero
de entre 5 y 8 dgitos, en funcin de las necesidades de la empresa. Este nmero,
precedido del prefijo, formar el cdigo de empresa, que servir para identificar de
forma nica y exclusiva al propietario de la marca. Es importante recalcar este punto:
el cdigo de empresa no identifica al fabricante del producto, sino que representa al
propietario de la marca.
Cdigo de producto. El propietario de la marca dispone de una serie de dgitos en
blanco para asignar a cada una de sus referencias. Dependiendo del nmero de
dgitos que tenga el prefijo GS1 de empresa, la organizacin podr disponer de ms
o menos posiciones para codificar sus productos.
C. El ltimo dgito que compone un cdigo es el dgito de control. A travs de un senci-
llo algoritmo matemtico realizado con los 12 primeros dgitos se calcula el dgito de
control que dar lugar a la ltima posicin. El clculo correcto del dgito de control li-
bera al cdigo de barras de cualquier error de impresin en el momento de su lectura.
(1 (2 (3
4 Cs (6 (]
Cs 1,
b
(1 (2 (3
4 Cs (6 (7 1,
b 13
84 e
(1 (2 (3 4 Cs (6 1, 12 13 14
(1 (2 (3 4 Cs 11 b 13 14 ls
Prefija GS1 de empresa: Cantador de referencias: Dgito de control :
parte comn asignada por parte variable asignada obtenido mediante
AECOC por la empresa asociada clculo matemtico
Fig. 4. Estructura general del GT/N- 13.
..',.1-.rn 7
Busca en la pgina www.aecoc.es el proceso que se sigue para el clculo del d-
gito de control en un GTIN-13.
Solucin
El dgito de control es una parte importante de la codificacin GS 1, ya que es el
mecanismo que evita el error en el tratamiento automtico del cdigo GTIN. Gra-
cias a l es posible la eliminacin total de los errores de lectura del cdigo. Dicho
de otra manera, el dgito de control nos ofrece seguridad en la lectura.
El proceso de clculo es muy sencillo, basta con seguir tres puntos:
1.
0
Numerando el cdigo de derecha a izquierda, se multiplican por 1 los dgitos
que ocupan una posicin par, y por 3 los dgitos que ocupan una posicin impar.
2.
0
Se suman los valores de los productos obtenidos.
3.
0
Se busca la decena superior al resultado de la suma anterior y se restan estos
dos valores. El resultado obtenido es el dgito de control.
\wUflllfiUU 1
Web
www.aecoc.es
En esta pgina podrs estudiar
con ms profundidad los siste-
mas de codificacin.
Sabas que ?
El prefijo GSl sirve para identifi-
car a los interlocutores comercia-
les que intervienen a la hora de
enviar y recibir pedidos, alba-
ranes, facturas y cualquier otro
documento va EDI.
La condicin de socio de
AECOC otorga a las empresas
el derecho a implantar los estn-
dares EDI de comercio elec-
trnico.
Recepcin y ubicacin de mercancas
aso practico 7 l(ontinuacinl
(12) (1 1) (10) (9) (8) (7) (6) (5) (4) (3)
8 4 2 3 4 5 6 7 8
3 [_3 3 3 3
8 12 6 3 12 5 18 7 24
8 + 12 + 1 + 6 + 3 + 12 + 5 + 18 + 7 + 24 + 9 + 3
Valor de la decena superior
- Val or del resultado obtenido
Dgito de control
El cdigo GTIN-13 completo es: 84 12345 67891 2.
Importante Actividades
110
108
2
(2) (1) Numeracin
9 Cd;go GTIN-13 , ;, d;g;to do
3 Primer paso _
9 3 Resultados
Segundo paso
Tercer paso
Para la identifi cacin de las
referencias el almacn puede
utili zar cdigos de barras de
sus proveedores o bien emitir su
propia codificacin interna.
11. Calcula el dgito de control para el siguiente libro de texto de la editorial
McGraw Hill : 978844819944.
o
12. Si el cdigo de empresa tiene 7 dgitos, cuntos productos diferentes podr
codificar la organizacin?
13. Busca en Internet el significado de las siglas GTIN.
B. GTIN-14
\
)
Para codificar agrupaciones el cdigo que utilizaremos ser un GTIN-14. Se crea sobre
la unidad de consumo contenida identificada por un GTIN-13. A este GTIN-13 le quita-
mos el dgito de control y le aadimos delante una variable logstica. Calculamos con
ello el dgito de control resultante.
11
8456789XXXXX
11
'-,'
'--r-'
Variable Prefijo GS1 de empresa Dgito de
logstica + control
Contador de referencias recalculado
Cdigo GTIN-14 de la unidad comercial
UNIDAD DE
CONSUMO
AGRUPACIN DE
6UNIDADES
GT1N13
-
84 5678901 001 3
.J
84 5678901 001
.J
84 5678901 001
.J
GT1N14
4
84 5678901 001 o
15 Estructura del cdigo
GT/N-14. Fig 4.16. Eemplo de clculo del GTIN-14.
84
Si la agrupacin est codificada con un cdigo GTIN-14, lo representamos mediante el
smbolo ITF-14. Con el nmero GTIN-14 y utilizando la simbologa ITF-14 se identifica la
unidad logstica o de expedicin.
1 ......... 11111"""""1 1
58454321543215
Fig. 4.17 Eemplo de smbolo ITF-14 .
Recepcin y ubicacin de mercancas
0 C. GSl -128
El GSl-128 es el sistema estndar de identificacin mediante cdigo de barras
utilizado internacionalmente para la identificacin de mercancas en entornos lo-
gsticos.
Mediante identif icadores de aplicacin {lA) se aaden caractersticas al producto iden-
tificado (cdigo de la agrupacin, cantidad, nmero de lote, fecha de fabricacin, de
envasado, de consumo preferente, peso neto, peso bruto, nmero de serie, etc.).
Fig. 4.18. Estructura de la etiqueta GS 7-7 28.
Anagrama o razn soctal de la empresa
Informacin general de formato libre en la que se
pueden ictuir datos como la direccin, el registro
de sanidad, textos fijos, etc.
lnform n humanarr tnte
Como mnimo tienen que estar indicados en carac-
teres legibles por el hombre todos aquellos datos
simbolizados en el cdigo de barras. Junto a este
tipo de informacin obligatoria se puede incluir
cuakluier otro tipo de informacin aclaratoria.
Informacin en cdigo de barras:
Se mostrar el cdigo, junto con su representacin
en barras.
La combinacin ptima de colores para la lectura del smbolo es la resultante de utilizar
el color negro para las barras del cdigo y el color blanco para el fondo. No obstante,
tambin es posible utilizar otra combinacin de colores, para lo cual es necesario ase-
gurarse previamente de que ambos colores son compatibles entre s.
A la hora de ubicar un smbolo es necesario tener en cuenta no solo el proceso de en-
vase y embalaje, sino tambin el de lectura a lo largo de toda la cadena de suministro
hasta el consumidor final. Hay que tener en cuenta que el tamao del smbolo se ve
afectado por aspectos como el espacio disponible para su ubicacin, las limitaciones de
los sistemas de impresin y el entorno en el que se va a leer. A modo de ejemplo, en un
entorno de almacn las distancias de lectura suelen ser ms grandes y, por lo tanto, el
smbolo debe tener mayores dimensiones para poder ser ledo correctamente.
4.2. Cdigos DataMatrix
Son un sistema de cdigos de barras bidimensionales que permiten almacenar gran
cantidad de informacin en una matriz de puntos.
Un cdigo DataMatrix puede contener ms cantidad de informacin que un cdigo
de barras tradicional y, adems, los datos son redundantes dentro del mismo cdigo, de
tal modo que mediante algoritmos matemticos es posible decodificarlo aun teniendo el
smbolo defectuoso.
El cdigo DataMatrix est condicionado por la necesidad de establecer un contacto
visual entre el propio cdigo y el lector. Esto implica que las lecturas deben ser secuen-
ciales (un cdigo despus de otro), y que los envases deben estar orientados hacia
el lector. En estas condiciones, la lectura es lenta, hasta el punto de no ser un sistema
utilizable en los almacenes de distribucin. Estas limitaciones dan lugar a que sea ms
frecuente la utilizacin de tecnologa basada en la RFID, como veremos a continuacin.
Importante
El requisito indispensable de la
etiqueta GSl-128 es que toda
informacin representada en el
cdigo de barras debe ser legi-
ble, con el fin de facilitar la intro-
duccin manual de los datos en
el caso de fallo de lectura del
sistema.
19 mm
(minlmo)
_nm1
32mmf
F1g 4.19. En caso de simbolizar uno
caja con cdigos, la agrupacin
deber estar etiquetada como mnimo
en una de las caras. No obstante, se
recomienda identificar la agrupacin
en dos caras adyacentes. Se deber
establecer un protocolo de distancia
del smbolo al extremo inferior de la
base de la caja y a la arista vertical.
Fig. 4 20. El cdigo DataMatrix
contiene datos que pueden ser ledos
de una manera fiable sin necesidad de
acceder a una base de datos donde se
almacene dicha informacin.
85
Recepcin y ubicacin de mercancas
Fig. 4.21 Las etiquetas RF/0 se leen
automticamente cuando los productos
etiquetados pasan cerca de/lector, lo
que reduce el trabao requerido para
escanear el producto.
Servlctoa de envio rpldo
De:
Para:
McGrow-itllllnteromet1canl
C/Buaurt 17
28023 Amac:o (MadrY
Capa sensible
a la presin
+-
Capa interior
+""--
Revestimiento
de proteccin
+-'--
Fig. 4.22 Las smart labels son etiquetas
que por fuera son idnticas a las
empleadas hasta ahora para los
cdigos de barras, pero que al mismo
tiempo estn dotadas de forma interna
con tecnologa RF/0.
4.3. Etiquetas electrnicas
La radiofrecuencia, RFID (Radio Frequency /Dentificotion), es una tecnologa que permite
la identificacin automtica usando ondas de radiofrecuencia.
Es un recurso ms sofisticado. Las etiquetas electrnicas estn basadas en circuitos y
microprocesadores, memorias, emisores y receptores de radio.
Un sistema de radiofrecuencia consta de:
Etiqueta o tag. Dispositivo compuesto de un chip y una antena que permite almacenar
un cdigo identificador nico de producto (EPC) y otros datos. Se adhieren a los ob
jetos y la informacin puede ser leda o escrita.
Las etiquetas pueden ser activas o pasivas.
- Pasivas. Son de menor coste. Cuentan con una antena que recibe pasivamente la
energa que recibe del lector y as puede transmitir la informacin que reside en
estas etiquetas. Su alcance es muy limitado.
- Activas. Tienen una batera incluida que les permite tener una vida til mayor. Su
alcance es superior, yo que pueden emitir a decenas de metros. El precio tambin
es mayor.
Lector. Se coloca en puntos estratgicos a lo largo del almacn. Este, a travs de un
campo de radiofrecuencia, detecta ondas de radio que permiten capturar la informa
cin de las etiquetas y procesarla digitalmente hacia los sistemas de informacin para
su tratamiento.
Middleware. Es una pieza de software capaz de coger la informacin y pasarla a los
SGA (Sistemas de Gestin del Almacn) .
Red EPC global. Combina dos tecnologas: RFID e Internet. Permite la identificacin
inmediata y automtica de cualquier producto con EPC y la posibilidad de compartir
informacin de cualquier sector y en cualquier parte del mundo.
En la etiqueta RFID aparece el identificador EPC (Cdigo de Producto Electrnico).
Toda la informacin referida a ese identificador (trozabilidad) va a residir en la red
EPC. Esta red fija estndares globales que permiten la identificacin automtica a los
agentes de la cadena de suministro a travs de la radiofrecuencia.
Piensa en las diferencias que existen entre la RFID y los
cdigos de borras.
Solucin
Radiofrecuencia
Legible sin visibilidad directa. Este identificador permite lecturas
remotas sin que la etiqueta deba permanecer visible para el lector.
Permite lecturas simultneas de varias etiquetas en una nica ope-
racin.
Identifica cada producto de forma individual.
Cdigo de barras
La lectura requiere visibilidad directa.
Requiere lecturas secuenciales.
Identifican cada tipo de producto (cajas, envases, etc.).
Contiene informacin adicional sobre los procesos que experi-
menta el producto a lo largo de toda la cadena de suministro.
T Contiene un cdigo, precio o cantidad.
Alta resistencia en entornos difciles. Se degradan con ms facilidad.
Posibilidad de leer y escribir. Reutilizable. Informacin esttica.
Sntesis
La recepcin de la mercanca
(etapas)
Documentacin
Normas de ubicacin
de la mercanca
en el almacn
Codificacin y trazabilidad
Recepcin y ubicacin de mercancas
Pedido -------{Registro de pedidos
Albarn
Hoja de recepcin
Factura
Sistema EDI
Mtodo ABC
GTIN-13 ]
Cdigos de barra GTIN-14/ ITF-14
DataMatri x GTIN-128 ]
Etiquetas RFID
87
88
Recepcin y ubicacin de mercancas
Test de repaso
l. Para realizar el cotejo de la mercanca ser necesario:
a) Albarn.
b) Pedido y albarn.
e) Pedido, albarn y factura.
d) Albarn, pedido y hoja de recepcin.
2. El albarn es un documento que:
a) Expide y firma el vendedor.
b) Expide el vendedor y firma el comprador.
e) Emite el comprador, pero lo tiene que firmar el ven-
dedor.
d) Justifica legalmente la operacin de compraventa.
3. En el albarn debe figurar:
a) El valor de la mercanca enviada.
b) La mercanca solicitada.
e) La mercanca enviada y la que se enviar en un
periodo corto de tiempo.
d) La mercanca servida.
4. la hoja de recepcin se cumplimentar:
a) En el momento en que el vehculo llega al muelle y se
encuentra preparado para la descarga.
b) Una vez que se ha realizado el control de la mercan-
ca que llega.
e) Cuando la mercanca est perfectamente ubicada en
la zona de almacenamiento correspondiente.
d) Cuando se recibe confirmacin del pedido por parte
del proveedor.
5. El importe correspondiente a la base imponible ser
igual a:
a) Importe neto - Descuentos + Gastos.
b) Importe bruto - Descuentos + Gastos + Cuota IYA.
e) Importe bruto + Descuentos -;- Gastos.
d) Importe bruto + Descuentos + Gastos.
6. El mtodo ABC establece que un porcentaje muy redu-
cido de referencias generar un porcentaje importante
de la actividad del almacn, por ello sern colocadas:
a) En una zona segura y apartada del almacn.
b) En zonas prximas a la salida y requerirn de un
control peridico.
e) En zonas prximas a la salida y requerirn de un
control permanente.
d] En zonas aisladas, pero requerirn de un control per-
manente.
Z los cdigos de barras:
a) Requieren para su lectura una visibilidad directa por
parte del lector.
b) Contienen informacin sobre los procesos del pro-
ducto a lo largo de toda la cadena de suministro.
e) Son reutilizables por su posibilidad de escribir sobre
ellos.
d) Todas son correctas.
8. El sistema de codificacin GTIN-14:
a) Se utiliza para codificar agrupaciones.
b) Puede aportar informacin sobre la fecha de fabrica-
cin, envasado y consumo preferente.
e) Se crea sobre el GTIN-13, pero no tiene dgito de
control.
d) Todas son correctas.
9. la radiofrecuencia o RFID:
a) Es una tecnologa que permite la transmisin de
documentos va EDI.
b) Permite la identificacin automtica de la mercanca
a travs de ondas de radiofrecuencia.
e) Precisa de etiquetas con cdigos de barras y chips.
d) Ninguna es correcta.
1 O. En un proceso de recepcin cuando hablamos del cotejo
de la mercanca nos referimos a:
a} Reservar o asignar muelles segn el tipo de mercanca.
b) Realizar un control cuantitativo y cual itativo de la
mercanca recibida.
e) Acondicionar la mercanca para su ubicacin en la
zona de almacenaje.
d) Registrar y dar de alta la mercanca una vez verifi-
cada la no existencia de errores.
11. Si en la representacin de la clasificacin de referencias
segn la variable rotacin de la curva ABC est muy
prxima a la diagonal significar que:
a) Las ventas estn ms concentradas en menos refe-
rencias.
b) La rotacin de las referencias del almacn es muy
similar.
e} El mtodo ABC es muy til para clasificar lcis referen-
cias segn la variable rotacin.
d) Ninguna respuesta es correcta.
Recepcin y ubicacin de mercancas
omprueba tu aprendizae
Planificar el proceso de recepcin de mercanca en el al-
macn
1. Un establecimiento dedicado a la venta de juguetes
cuenta con un almacn convencional que recibe pedidos
de sus proveedores habituales. Describe las tareas que
se desarrollan en un hipottico proceso de recepcin.
Elaborar y analizar el soporte documental que justifica la
entrada de mercanca en el almacn
2. El da 21 de abril de 2012 Joaqun Pea, jefe de
compras del almacn Hermanos Pea, S L, con NIF
A130000122, situado en el Polgono Los Arenales,
C/ Florencia Rodrguez, 28234 de Getafe, realiza el
pedido nmero 57 a su proveedor Olivareros de Rus
SL, con NIF A122222345, situado en Avda. Andaluca
23490, Baeza-Jan. La mercanca solicitada es:
300 un d. de aceite de oliva virgen extra Serra T uria
precio, (5 1), 35 /und.
234 und. de aceite de oliva virgen extra Serra Ca-
zarla (5 1), 40 /und.
456 und. de aceite de oliva virgen extra Cerros be-
da (5 1), 34 /und.
45 und. caja vino Villa Linares (6 und.), 30,54 /
caja.
63 und. caja vino Terra Sur (5 und.), 33,24 /caja.
Las condiciones comerciales que el almacn Hermanos
Pea S L tiene pactadas con este proveedor son de un
descuento comercial del 5 %, un rappel para compras
superiores a 200 und. del 10% y un descuento por
pago al contado del 7%.
Se acuerda realizar un 50% del pago por adelantado y
el resto en el momento de la recepcin de la mercanca.
El almacn Hermanos Pea S L solicita que la mercanca
sea entregada en el Polgono Industrial ValleHermoso
de la carretera de Valencia, km. 45, 28989, Madrid.
Elabora el documento de p ~ i o que inicia la relacin
de compraventa.
3. Siguiendo con la actividad anterior, el 23 de abril de
2012 la mercanca es entregada junto con el albarn
n.
0
75. Al realizar el cotejo de la misma se observa que
una partida de 50 garrafas de aceite de oliva extra
Serra Cazarla est en mal estado, y por lo tanto se
procede a la devolucin de la misma. El 13 de mayo
de 2012 se enva la factura 36, correspondiente a
dicha operacin, en la que no se incluye la mercanca
devuelta, pues no ha sido repuesta. Los envases y los
embalajes para el aceite ascienden a 27 , y para el
vino a 12 . El transporte correr a cargo del vende-
dor. Se pide confeccionar albarn y factura.
Asignar la ubicacin adecuada a la mercanca recepcionada
teniendo en cuenta su rotacin
4. Qu consideraras a la hora de asignar la ubicacin
en el almacn de las siguientes mercancas?
Materiales inflamables.
Artculos insensibles al agua.
Elementos de seguridad y contra incendios.
Artculos de mayor movimiento.
5. La tienda de bicicletas Bike Sport cuenta en su almacn
con las siguientes referencias, cuyas ventas anuales en
unidades fsicas son:
Bicicletas Unidades vendidas
ABK1 3520
BBK2 2752
CBK3 5978
DBK4 12975
EBK5 96500
--
FBK6 16600
GBK7 27555
HBK8 13 339
IBK9 2345
1
JBK1 1230
--1
TOTAL 182794
1
Utiliza la hoja de clculo Excel para identificar qu
artculos corresponden a las categoras A, B y C.
Representa grficamente los resultados obtenidos y
haz una interpretacin de los mismos.
Conocer los sistemas de comunicacin y transmisin elec-
trnicos destinados a la coordinacin y seguimiento de las
actividades del almacn
6. Si el prefijo GS1 de una empresa tiene 10 posi ciones,
cuntas referencias podr codificar la organizacin?
7. Calcula los dgitos de control para estas dos referencias
comercializadas por Central Lechera Asturiana. Explica
la composicin de los cdigos de barras.
Nata para cocinar: 841029712013.
Brick leche desnatada: 841029701210.
89
~
Recepcin y ubicacin de mercancas
Prctica final
Planificacin del almacn 111
Continuando con el estudio del almacn que has empeza-
do a trabajar en unidades anteriores, debers completar
tu informe haciendo referencia en l al anlisis de toda
la operativa que se desencadena como consecuencia
de la recepcin de la mercanca. Teniendo en cuenta la
actividad que desarrolla tu almacn, debers simular un
hipottico caso de pedido que lleve a cabo el mismo. A
partir de ah describirs con detalle las tareas que se van
a generar con la llegada de la mercanca al almacn, as
como los recursos humanos y materiales que necesitars.
Para completar esta parte del informe ser necesario que
elabores toda la documentacin para que quede constan-
cia de las operaciones realizadas.
Cuestiones
Elabora una orden de pedido que lleve a cabo tu alma-
cn.
Registra en el documento correspondiente el pedido ge-
nerado.
Describe el protocolo de planificacin de asignaciones
de muelles teniendo en cuenta los tiempos necesarios
para las descargas.
Haz referencia a los equipos de manipulacin, as como
al personal necesario en la zona de descarga de la
mercanca.
Analiza los procesos propios de la recepcin como son
el control, la inspeccin y el trasvase de la mercanca.
Incluye en el informe el documento albarn que acom-
paa a la mercanca recepcionada.
Describe el protocolo de asignacin de ubicaciones que
sigue el almacn.
Clasifica segn el mtodo ABC las referencias de tu al-
macn, teniendo en cuenta la variable de la rotacin.
Elabora las etiquetas generadas en el almacn para la
mercanca que hay que almacenar.
Genera la hoja de recepcin.
Aade la factura que te enviar el proveedor como paso
previo al cobro.
Explica los sistemas de identificacin de productos que
utiliza el almacn con el objetivo de controlar el movi-
miento de todas las referencias a lo largo de todos los
procesos.
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