CONTROL ADMINISTRATIVO
El control administrativo tiene como función central medir los resultados
logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los
estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y
evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.
Tipos de Control
Control de sí o no. En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace
depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por
inspección es de esta naturaleza.
Control post-acción. En este caso se espera a que termine la ejecución, para
proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un
ejemplo de este tipo de control.
Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que
termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado
proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente.
A esta clase pertenece el control estratégico.
Sistemas de control
Sistema de control por excepción. Según el principio de Pareto “en un
conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeño porcentaje en
términos de causas es equivalente a un porcentaje grande en términos de
efecto”.
Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas
correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un
pronostico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección
respectiva.
Sistema de información y control. El sistema de información es
indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente
en los procesos de planeación y control.
Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control
empresarial al conjunto de todos los controles de la compañía y sus
interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como:
• Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos
personales en detrimento de los objetivos organizacionales.
• Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización,
incluyendo un análisis de los sistemas de información para que se lleve a
cabo la integración de la empresa.
• Garantizar la obtención de los objetivos de la organización, lo cual se puede
lograr mediante la fijación de objetivos estratégicos, que arrastrarían todas
las demás metas.
• Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacion para la
identificación de problemas. En este sentido se requiere una operación
continua de los sistemas de información.
Componentes del sistema del Sistema de Control Empresarial
El sistema de control empresarial esta compuesto por una serie de
subsistemas, los cuales se encuentra integrados a partir del control estratégico.
Control estratégico. Tiene como finalidad verificar la obtención de los
objetivos estratégicos para decidir si se replantea la estrategia empleada
actualmente o si continuamos con ella.
Los objetivos estratégicos pueden ser de tres tipos: rentabilidad, crecimiento y
flexibilidad.
El objetivo de rentabilidad se expresa, en términos generales, mediante la
razón:
Rentabilidad = (Utilidad / Inversión)
Si el objetivo de rentabilidad va enfocada desde la mira de los accionistas, la
formula se expresa así:
R-P = (Utilidad neta / Patrimonio)
Y si el objetivo de rentabilidad se enfoca desde la óptica de la gerencia, la
formula se expresaría así:
R-A = (Utilidad operacional / Activo total)
El objetivo de crecimiento se refiere a la expansión de la empresa e implica
mirar la rentabilidad a largo plazo. Los objetivos se pueden fijar en términos de
porcentaje de aumento de la utilidad o incremento en las ventas, la
participación de mercado o los activos.
En este caso, debe existir cierto equilibrio entre el objetivo de rentabilidad y el
objetivo de crecimiento, ya que si hacemos un fuerte énfasis sobre la
rentabilidad a corto plazo, sacrificamos el crecimiento, así mismo, cuando
crecemos a una taza rápida, podemos resentir la rentabilidad a corto plazo, y
aun más, poner en peligro la vida de la empresa.
Finalmente, tenemos que considerar los objetivos de flexibilidad, que buscan
garantizar la supervivencia de la empresa frente a las contingencias del
entorno.
Los principales objetivos de esta índole son los de liquidez y endeudamiento.
El objetivo de liquidez busca resguardar a la empresa contra situaciones
difíciles de pagos en compromisos a corto plazo. Se expresa por el índice de
razón corriente:
Razón corriente = (Activos corrientes / Pasivos corrientes )
El objetivo de endeudamiento busca salvaguardar la empresa contra
situaciones difíciles de solvencia y, en consecuencia, de una quiebra eventual,
y se mide por el índice de nivel de endeudamiento:
L = (Pasivo total / Activo total )
Control financiero
El control financiero se realiza de dos maneras: mediante estándares y por
presupuestos. El primero requiere el empleo de índices financieros, mientras
que los segundos se basan en la planeación.
La forma como opera el control financiero por índices se basa en el
establecimiento previo de un índice estándar y posteriormente el cálculo, con
base en la información contable, del índice-resultado, cotejándolos luego, para
evaluar las desviaciones y tomar las medidas correctivas que se requieren.
Los índices mas importantes son los siguientes:
1.Período medio de cobranza. Este es un índice de velocidad de
recuperación de cartera de la empresa. Se expresa por la siguiente formula:
(Cuentas por cobrar) (Días del año)
Ventas anuales a crédito
2.Rotación de cartera. Es una forma de expresar la recuperación de la
cartera. Pueden emplearse las siguientes fórmulas:
Ventas anuales a crédito o __ Días del año_______
Cuentas por cobrar Periodo medio de cobranza
3.Rotación de “Cuentas por pagar”. Mide la elasticidad de las obligaciones a
corto plazo, y se obtiene mediante la expresión:
_Compras anuales_
Cuentas por pagar
4.Rotación de inventarios. Es un índice de liquidez de los inventario, y se
calcula así:
Costo de la mercancía vendida
Inventario promedio
5.Taza de retorno sobre la acción. Es un índice de rentabilidad orientado
hacia el inversionista en acciones. Se obtiene así:
Ganancia después de impuesto
Valor de la acción
6.Rotación de activos. Es una medida de eficiencia de operación. Se calcula
mediante la formula:
___Ventas____
Activo fijo total
7.Indice de solvencia ganacia-interés. Expresa la medida en que la empresa
puede reducir las ganancias, siendo capaz de afrontar sus obligaciones de
deuda, se computa por la expresión:
Ganancia antes de impuestos + intereses
Intereses
El control financiero por presupuestos se basa en dos herramientas: el plan
de utilidad y el plan de fondos. El plan de utilidad incluye el presupuesto de
utilidad y los presupuesto operacionales, mientras que el plan de fondos esta
constituido por el presupuesto de capital y el presupuesto de fondos. Veamos
estos componentes:
1. El presupuesto de utilidad. Fija los niveles de utilidad neta y de operación
de la compañía, a partir del objetivo estratégico de rentabilidad.
2. Los presupuesto operacionales. Representan las proyecciones de cada
partida del estado de perdidas y ganancias, así: ventas, costo de materiales,
mano de obra directa, gastos generales de fabricación, gastos generales de
administración y ventas.
3. Presupuesto de capital. Expresa el total de las inversiones de la compañía.
4. Presupuesto de fondos. Incluye el presupuesto de efectivo de la empresa,
el balance general proyectado y flujo de fondos proyectado.
El control presupuestal opera mediante la comparación entre cada partida
presupuestada con el resultado real medido por el sistema de información
contable. Se calculan las desviaciones y se toman las medidas correctivas del
caso.
Finalmente debemos mencionar una técnica, ampliamente difundida, de control
financiero denominada punto de equilibrio. Tal control se desarrolla
considerando como estándar el nivel de producción en el cual los ingresos y los
costos y gastos se igualan, esto es, el punto donde la utilidad es cero.
Ventas = Costos variables + Costos fijos
pQ = vQ + F
Qe = F/(p-v)
donde p es el precio unitario, Q es el volumen vendido, v el costo variable
unitario, y F el costo fijo.
De esta manera, el punto de equilibrio se obtiene dividiendo el costo fijo por el
margen unitario bruto. Geométricamente se expresa así:
Aquí se observa la importancia del punto de equilibrio: en volúmenes mayores
que Qe, la compañía obtiene utilidades, mientras que en cantidades de venta
menores que este se presenta perdida. Qe es un punto de corte.
Control de Mercadeo
El control de las actividades de mercadeo es importante por la relación directa
que tiene con los objetivos estratégicos. Los componentes más importantes de
este control son: el control de margen de ventas, el volumen de ventas y gastos
de mercadeo.
Control de margen de ventas. Se entiende por margen de venta a la razón
entre la ganancia y el valor de las ventas. Tal margen se puede expresar de
dos formas: el margen bruto y el margen neto así:
Margen Bruto = (Ventas - costo de mercancía vendida ) / Ventas
Margen Neto = Ganancia después de impuesto / Ventas
El control de tal variable se realiza tomando como estándar el objetivo de
rentabilidad de las ventas requerido por la rentabilidad exigida por el plan de
beneficios. La variación resultante de compara este estándar con la variación
real debe explicarse para tomar las medidas correctivas.
Control de volumen de ventas. Este control consiste en comparar las “cuotas”
de venta (estándares) con la cantidad realmente vendida. Dicho análisis se
hace por productos, territorios de ventas y vendedores.
Su operación practica exige un sistema de información que parte de cada
vendedor y se va agregando posteriormente en cada nivel jerárquico de la
estructura organizacional del departamento de mercadeo hasta logra una cifra
global para esta unidad. Para alcanzar esta meta, los informes de ventas
desempeñan un papel fundamental.
Control de gastos de mercadeo. El departamento de mercadeo es también
un centro de gastos, por lo tanto, debe ejercer el control sobre todos aquellos
gastos relacionados con el mercadeo, tales como: canales de distribución,
promoción, propaganda, distribución física y fuerza de venta.
Control de producción
El control de la producción se basa en el programa de producción, el cual fijo
los volúmenes de producción que se deben fabricar a lo largo del tiempo. Para
adelantar el control, se comparan los niveles programados con los resultados
de la operación de la fabrica.
Control de calidad
Es fundamentalmente un control por estándar. Como patrón de comparación se
establecen los gráficos de control de calidad en los cuales se definen el margen
de tolerancia, bajo el cual debe mover una determinada característica del
producto.
Control de productividad
El control sobre la productividad también es por estándar. Se puede expresar
de dos formas: productividad media o marginal. La productividad media es la
razón entre la producción total y la cantidad de recurso empleado.
PM = Producción total / Cantidad de recursos empleada
En cambio, la productividad marginal expresa el cambio que se genera en la
producción cuando el recurso se incrementa en una pequeña cantidad,
expresada en unidad de recurso.
PMa = dP / dR
donde P es el nivel de producción, y R cantidad de recurso aplicada, dP/dR es
la derivada o relación de cambio infinitesimal.
Control de inventarios
Este control busca mantener los niveles de inventarios en cantidades tales que
permitan satisfacer oportunamente la demanda sin sobrecargar los costos de la
empresa.
Control de personal
El factor humano tiene gran importancia para los resultados de la empresa, de
allí que el control sobre el recurso humano es ineludible. El control se
desarrolla en métodos estándares y programas. El estándar más empleado es
el índice de rotación, que se mide por la razón entre el numero de retiros y el
personal total:
R = Retiros / Personal total
También existen otros estándares que son útiles, como el numero de ausencias
o faltas al trabajo, el numero de quejas, la cantidad de promociones y el índice
de incremento real del salario.
Además del control sobre estas variables, es necesario verificar el
cumplimiento de los programas elaborados en el arrea de personal, tales como
el mejoramiento de la comunicación, capacitación y desarrollo humano y
mejoramiento de la cultura y el clima organizacional.
