Contenido Unidad 03
Frmulas y Funciones ......................................................................................................................2 2.3 Frmulas y funciones .............................................................................................................2 Sintaxis de la funcin ...................................................................................................................2 Argumentos de las funciones ......................................................................................................7 Introducir una frmula en una celda ...........................................................................................7 Pasos para insertar una funcin .................................................................................................8 2.4. Categoras de funciones ..................................................................................................................9 Funciones Estadsticas.................................................................................................................9 Funciones Matemticas .................................................................................................................. 10 Funciones Lgicas ...................................................................................................................... 11 Ejemplos de estas funciones ..................................................................................................... 11 Funciones Financieras................................................................................................................ 13 Funciones Texto .......................................................................................................................... 12 2.5. Edicin de Datos ...................................................................................................................... 13 2.6. Copiar Frmulas ....................................................................................................................... 13
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Frmulas y Funciones
2.3 Frmulas y funciones
Las funciones son frmulas predefinidas, sirven para simplificar el trabajo, ya que son herramientas de clculo muy tiles que Microsoft Excel pone a nuestra disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Sintaxis de la funcin
Las funciones en Excel tiene la siguiente sintaxis
Nota: Si los nmeros se ingresan de forma manual, el separador es un punto y coma. Si es un rango de celdas son dos puntos. Siempre inicia con el signo igual y a continuacin, sin espacios en el medio, el nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados por dos punto (:) para un rango de celdas.
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Una funcin puede insertarse directamente en la celda si conoce el argumento, o bien utilizar un asistente a travs del Botn Insertar funciones, localizado en la Barra de formulas.
Argumentos de las funciones
A los valores que utiliza una funcin para ejecutar las operaciones o clculos se denominan argumentos. El nmero de argumentos que una funcin puede llevar depende del tipo funcin. Los argumentos ms comnmente utilizados son: valores numricos, valores de texto, referencias de celda, rangos de celdas, nombres, rtulos y funciones anidadas.
Introducir una frmula en una celda
Las funciones en Excel estn organizadas y agrupadas en categoras que facilitan el trabajo. Entre las categoras ms utilizadas estn las matemticas y trigonomtricas, las financieras, las lgicas, de bsqueda, estadsticas, de texto, pero existe otras ms.
Para insertar una funcin se debe elegir primero su categora y luego localizar y seleccionar el tipo de funcin que se requiere.
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Pasos para insertar una funcin
1. Posesinese en la celda en la cual insertar la frmula. 2. De un clic en el botn Insertar Funcin que se localiza en la Barra de Frmulas, con lo cual se abre el cuadro Insertar funcin 3. Seleccione la categora de funcin y luego el tipo que requiere
4. De un clic en el Botn Aceptar para visualizar el cuadro Argumento de funcin. 5. Definida los argumentos de la funcin. Por ejemplo si esta con la funcin estadstica promedio, seleccione el grupo de celdas (rango) que contiene los valores a promediar 6. Finalmente de clic en el Botn Aceptar.
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2.4. Categoras de funciones
Existen diez categoras diferentes de funciones: matemticas y trigonomtricas, estadsticas, lgicas, financieras, fecha y hora, texto, cientficas, bsqueda y referencia, base de datos e informacin, algunas de las cuales tienen una sintaxis ms compleja que otras. Una caracterstica poderosa de Excel es que el usuario puede definir sus propias funciones.
Funciones Estadsticas
Algunas de las funciones estadsticas ms utilizadas son:
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Funciones Matemticas
Algunas de las funciones estadsticas ms utilizadas son:
Nombre Suma Sintaxis =suma(numero1:numero2) Descripcin Suma todos los nmeros de un rango de celdas Redondea un numero a un numero de decimales especificado Proporciona el residuo despus de dividir el numero por el divisor Obtiene la raiz del numero especificado Multiplica todos los nmeros que son argumentos y devuelve el producto Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, un numero sin signo Devuelve el resultado de elevar un numero a una potencia
Redondear
=REDONDEAR(134,6778;2) Redondear(numero:cantidad_ceros)
Residuo
=RESIDUO(45;3) =RESIDUO(numero;divisor)
Raiz
=RAIZ(64) =RAIZ(numero)
Producto
=PRODUCTO(num1;num2;num3;) =PRODUCTO(23;45;45)
Abs
ABS(NUMERO) =ABS(-78)
Potencia
=POTENCIA(numero;potencia) =POTENCIA(5;6)
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Funciones Lgicas
Las funciones lgicas se utilizan para hacer comparaciones Algunas de las funciones estadsticas ms utilizadas son:
Ejemplos de estas funciones
=SI(A1>=70; Aprobado; Reprobado) =SI(Y(A1>=50;A1<70) ; "Examen Ext"; " NO ") =SI(O(A1>=70;B1<3) ;"Aprob"; " Reprob ")
La funcin =SI() es una de las ms poderosas que se utilizan en Excel. Esta funcin tiene la sintaxis siguiente:
=SI(condicin;verdadero;falso)
En donde condicin es una comparacin. Si la comparacin se cumple, se ejecutar el argumento verdadero, en caso contrario, se ejecutar el argumento falso. Por ejemplo: =SI(A1>=70;Aprobado;Reprobado)
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Aqu se pregunta, Si el valor (contenido) en la celda A1 es mayor o igual que 70, muestre la palabra Aprobado, en caso contrario, (es menor a 70), muestra la palabra Reprobado. Si utilizamos el asistente para funciones, la ventana del asistente se tendra que observar de la siguiente manera:
Las funciones Y y O, se trabajaran en conjunto con la funcin SI, por tanto si utilizamos la funcin SI con la funcin Y, se debern cumplir dos condiciones, si se trabaja con la funcin O, se deber cumplir alguna de las dos condiciones.
Ejemplo:
=SI(Y(A1>=50;A1<70);"Examen Ext";" NO ")
En donde la primera condicin (A1>=50) y la segunda (A1<70) se tienen que cumplir ambas para que se ejecute el argumento verdadero o sea aparecer las palabras Examen Ext, en caso contrario, se ejecutar el argumento falso o sea aparecer NO.
Ejemplo: =SI(O(A1>=70;B1<3);"Aprob";" Reprob "))
En donde se deber cumplir alguna de las condiciones ya sea (A1>=70) o (B1<3). 1 2
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Si se cumple alguna de las dos se ejecutar el argumento verdadero o sea aparecer la palabra aprob, en caso contrario, (las dos son falsas o no se cumplen) se ejecutar el argumento falso por lo que aparecer Reprob.
Funciones Financieras
Como su nombre lo indica, las funciones financieras son muy tiles para la elaboracin de clculos financieros como la conversin monetaria, el desarrollo de operaciones sobre rentas, calculo de intereses, entre otros.
Algunas de las funciones financieras ms utilizadas son:
Para utilizar las funciones financieras de EXCEL debemos tener claro los propsitos de la mayora de ellas, estos son lograr calcular: Tasa: Tasa de inters, puede ser anual o mensual. Nper: Nmero de pagos peridicos constantes de una inversin (plazo). Pago: Indica el pago peridico de una anualidad.
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Va: Indica el valor actual de una inversin, o sea el monto del crdito o prstamo. Vf: Valor futuro de una inversin despus del ltimo pago, debe llegarse a ser 0. Tipo: Cuando se realiza el pago. 0 = final del perodo, 1 = principio del perodo. Perodo: Es el perodo calculado para el pago, el nmero de pago del prstamo, por ejemplo si el crdito es a 5 aos, el perodo ser entre 1 y 60
En donde la Tasa de inters anual es del 19%, por lo que se deber dividir entre 12, para sacar el inters mensual, mientras que el nper es 3 aos, por lo que se deber multiplicar por 12 que corresponde a cada mes del ao, el valor actual (Va) corresponde a 5.000.000,00.
Los datos son:
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Muy importante: Nunca digite los separadores de miles ni el smbolo de moneda, ya que Excel los tratar como literales y no como nmeros. Escriba el valor utilice el separador decimal, luego proceda a formatear las celdas con el formato moneda.
Observemos cmo funciona la funcin PagoInt: el prstamo es de 5,000,000.00 , con una tasa de inters anual de 35% y un perodo de 5 aos.
Recordemos que los intereses se deben dividir entre 12 y los aos se deben multiplicar por 12, ya que ambos casos corresponden a los meses del ao.
Si utilizamos la funcin Pago para calcular los pagos mensuales de un prstamo sera la siguiente = PAGO(B2/12; B3*12; B1)
Mientras que la funcin para conocer el inters mensual PagoInt, sera la siguiente: =ABS(PAGOINT($B$2/12;1;$B$3*12;A7)
Observa que utilizamos el signo dlar ($) para el direccionamiento absoluto para indicar que el clculo siempre corresponder a estas celdas.
De forma tal que si hacemos el desglose de todas las cuotas quedara as:
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Funciones Texto
Estas funciones son tiles para trabajar con caracteres, por lo que no realizan ningn tipo de clculo. Algunas de las funciones de Texto ms utilizadas son:
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2.5. Edicin de Datos
Como se ha mencionado antes para insertar un dato en una celda sin importar el tipo es suficiente posicionarse sobre la celda. As de sencillo es modificar un dato, para cambiar la informacin ser suficiente con dar un doble clic en la celda, ahora puede seleccionar todo el contenido y sustituirlo o solo parte de la informacin. Para eliminar un dato, basta con dar clic en la celda que lo contiene y luego presionar la tecla suprimir. Inmediatamente despus de ingresar un dato utilizando el Botn deshacer puede regresar a la accin anterior.
2.6. Copiar Frmulas
Resulta muy tedioso hacer la misma frmula varias veces dependiendo de la cantidad de datos que sea necesario calcular, sin embargo hay una forma sencilla y rpida de copiar la formula. Una vez introducida la primera frmula, bastar copiarla en las celdas correspondientes siguiendo los pasos a continuacin:
a) Ubica el cursor encima de la esquina inferior derecha de la celda que contiene la formula a copiar hasta que el cursor adopte la forma de una cruz negra:
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b)
De clic con el botn izquierdo y arrastre el mouse mientras mantiene presionado el botn del mouse hasta la ltima celda en la cual desea copiar.
c) d)
Suelta el botn mouse. Observa cmo en las celdas aparecen los resultados correspondientes
Si es necesario copiar una formula en una celda que no se encuentra contigua a la que la contiene siga los siguientes pasos.
a) Selecciona la celda que contiene la formula b) Abra el Men Edicin (clic derecho) y seleccione la opcin copiar, aparecer un borde intermitente. c) De un clic en la celda en la que desea copiar la formula. d) Abra el Men Edicin (clic derecho) y seleccione la opcin pegar, desaparecer el borde intermitente y el la frmula copiada en la celda seleccionada.
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