SOPORTES CONTABLES Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros
de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuacin se presentan los principales papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definicin y sus principales caractersticas. GENERALIDADES Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fec a del comprobante. !escripcin del contenido del documento. "irmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
#os principales soportes de contabilidad son: 1. Recibo de caja $l recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. $l original se entrega al cliente y las copias se arc ivan una para el arc ivo consecutivo y otra para ane%ar al comprobante diario de contabilidad. $l recibo de caja se contabiliza con un d&bito a la cuenta de caja y el cr&dito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. 'eneralmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 2. Recibo de consignacin bancaria $ste es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. $l original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la m(quina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. )ay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y c eques de bancos locales y otro para consignar remesas o c eques de otras plazas. . Co!"roban#e de de"si#o $ re#iro de c%en#as de a&orros #as corporaciones de a orro y cr&dito an dise*ado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de a orros. $ste soporte tiene dos opciones para elegir solo una+ depsitos en efectivo o c eques de bancos locales y retiro en efectivo o en c eque, de acuerdo con la cuanta y e%igencia del cliente. '. (ac#%ra de co!"ra)*en#a #a factura comercial es un soporte contable que contiene adem(s de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. !esde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. 'eneralmente,
el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el arc ivo consecutivo y otra para ane%ar al comprobante diario de la contabilidad. #a factura se debe e%pedir con los siguientes requisitos: $star denominada e%presamente como factura de venta. ,preimpreso-. Numeracin en orden consecutivo. ,preimpreso-. .pellidos y nombre o razn social y N/T del vendedor o de quien preste el servicio. ,preimpreso-. .pellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. "ec a de e%pedicin. !escripcin especfica o gen&rica de los artculos vendidos o servicios prestados. $l nombre o razn social y N/T del impresor de la factura. ,preimpreso-. /ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. +. C&e,%e $s un titulo valor por medio del cual una persona llamada 0girador0, ordena a un banco llamado 0girado0 que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado 0beneficiario0. -. Co!"roban#e de "ago #lamado tambi&n orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un c eque. 'eneralmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para ane%ar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el arc ivo consecutivo. 1ara mayor control en el comprobante de pago queda copia del c eque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. .. Le#ra de ca!bio $ste documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada 0girador0 a otra llamada 0girado0, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fec a determinada. $n el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a cr&dito. $l vendedor ace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar+ el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. /. Pagar0 $s un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fec a determinada. $ste documento se utiliza para respaldar los cr&ditos bancarios. 1. No#a D0bi#o $s un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. 12. No#a Cr0di#o 2uando la empresa concede descuentos y rebajas que no est&n liquidados en la factura o cuando los clientes acen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota cr&dito. $ste comprobante se prepara en original y dos copias+ el original para el cliente, una copia para el arc ivo consecutivo y otra para ane%ar al comprobante diario de contabilidad. 11. Recibo de caja !enor $l recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un c eque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
12. No#a de con#abi3idad $s el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre. 1 . Co!"roban#e diario de con#abi3idad $s un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fec a, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. . cada comprobante se le ane%an los documentos y soportes que lo justifiquen.
