Ofimtica (Las herramientas productivas) Qu es ofimtica?
La palabra ofimtica viene de la unin de las palabras oficina + informtica y se refiere, a el conjunto de todo el material informtico destinado a ser usado en oficinas. La herramienta ofimtica se debe apoyar en la integracin de los siguientes elementos: comunicaciones, ordenador personal/workstation e interfaz hombre/mquina. Integracin en la oficina Los tres ejes de la integracin de la tecnologa en la oficina (ofimtica): Comunicabilidad (comunicaciones), Computabilidad (ordenador personal/workstation y las herramientas software) y Convivencialidad (interfaz hombre/mquina).
La oficina del futuro puede estar formada por un conjunto de herramientas informticas conectadas, interna y externamente, por redes de comunicacin de diferente naturaleza. En la actualidad, debido a los inmensos volmenes de informacin que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnolgicos de la poca, se debe hacer uso intensivo de equipos de cmputo adecuados para hallar solucin a los diversos problemas que involucra el manejo de la informacin. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimticas que permitan a los usuarios acceder a la informacin de forma eficiente, garantizando as la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas. Herramientas Usualmente estas herramientas de ofimtica incluyen: Manejador o Administrador de Bases de Datos Hojas de clculo Procesadores de Textos Presentadores de ideas Grficos
Manejador o Administrador de Bases de Datos Un manejador de bases de datos bsicamente permite almacenar informacin, clasificarla y posteriormente emplearla mediante consultas, resultados e informes que han de ser diseados por el administrador o usuario de la base. Este aplicativo resulta especialmente til cuando hablamos de analizar grandes volmenes de informacin muy diferente, pero que cumple con ciertos requisitos en comn al definir grupos. Esos requisitos que son similares en cada grupo de datos son los que se definen como campos dentro de una tabla. Y cada conjunto de campos para un dato almacenado en particular, se denomina registro. Esto es, toda la informacin que almacenamos dentro de una base de datos est constituida por una serie de campos y registros cruzados, algunos
de ellos relacionados con otros, que nos permiten clasificarla segn los criterios que definamos para ello, para as hacerla mucho ms til para nuestras labores. Hojas de clculo Las hojas de clculo (hojas electrnicas) aparecieron cuando surgi la necesidad de adaptar los sistemas de planificacin utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinacin de calculadora, lpiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informticos, las convierten en una herramienta de primersima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de clculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organizacin y presentacin de informacin, como el clculo de valores y funciones haciendo uso de nmeros, operadores matemticos y lgicos. Una hoja de clculo est compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convencin se suelen identificar las columnas con letras y las filas con nmeros, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numrico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en informacin utilizada por otras a travs de formulas y funciones. Las formulas son clculos matemticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemticas predefinidas en las cuales el usuario slo establece los argumentos o parmetros de funcionamiento. Una formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La funcin REDONDEAR es una operacin predefina que ajusta los nmeros decimales de un resultado segn los intereses del usuario. La funcin original tiene esta forma: REDONDEAR (n;nde decimales); esto es, primero se selecciona el nmero que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el nmero a redondear es el resultado de un suma (otra funcin) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no estn juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento de los clculos matemticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmtica bsica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los parntesis. Primero se resuelven los parntesis interiores y luego los exteriores. Adicionalmente, las hojas de clculo ms conocidas en el mercado actual suelen integrar poderosas herramientas para anlisis estadstico y financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente til, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos anlisis de los mismos, bien se de forma preliminar o con fines ms profesionales. Procesadores de Textos Los procesadores de texto son unos de los programas ms importantes y necesarios en la utilizacin de cualquier PC. Elegir el ms adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos est orientado a la gestin de textos para la generacin de informes, cartas, edicin de documentos textuales, etc. que como ltimo soporte utilizarn el papel para la transmisin de informacin escrita o bien las redes de comunicacin. Hoy son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.
La evolucin ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos informticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el proceso de edicin; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato adecuado e imprimirlo. Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite editar, almacenar, recuperar e imprimir informacin escrita dentro de un PC. Muchos quiz recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s (WordStar por ejemplo), que requeran una gran cantidad de comandos y donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas de procesamiento de texto actuales son mucho ms amigables y eficientes, en trminos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. Los procesadores actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortogrficos, de sinnimos o bilinges. Los ortogrficos sirven para revisar el documento completo o pginas detectando los errores de mecanografa y faltas de ortografa. Los de sinnimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas a una palabra. Los diccionarios bilinges permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas como avanzadas son: editores de frmulas, posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en columnas. Presentadores de ideas Estas sencillas pero tiles aplicaciones nos permiten disear presentaciones mediante diapositivas o avisos que incluyen texto, animaciones, sonidos, videos, etc. El trabajo dentro de estos presentadores se parece mucho al de un procesador de texto, sin embargo puede resultar ms verstil al momento de incluir efectos en multimedia, as como al momento de exponerlos, pues suelen incluir una opcin de presentacin, que elimina de la pantalla todos los elementos innecesarios dejando solamente la presentacin. Este aplicativo suele ser empleado en exposiciones, presentaciones de productos, conceptos y trabajos, pues si se cuenta con el equipo adecuado, facilita la transmisin de informacin para auditorios con muchas personas. Grficos En un principio podemos clasificar a los distintos programas de grficos como de dibujo o de diseo asistido por computadora. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar tambin es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixeles) y se les suele denominar "mapas de bits" o "bitmap"; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geomtricas como objetos. Cada mtodo tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representacin y facilidad de manipulacin o modificacin. a) Los grficos de gestin: pertenecen al rea de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadsticos, organigramas, esquemas, etc. Suelen ser programas integrados o relacionados con otros de gestin de datos: hojas de clculo, bases de datos, procesadores de textos, etc. b) Grficos de dibujo y diseo: Se dispone de figuras geomtricas (puntos, rectas y curvas) y funciones de gestin de las imgenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc). Se utilizan en dibujo lineal y artstico, diseo de mquinas y
herramientas (incluidos los automviles), esquemas elctricos y electrnicos, mapas y cartografa, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes grficas, etc.
