MS PROJECT APLICADO A LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS
MS PROJECT, APLICADO A LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS
MANUAL DEL PARTICIPANTE
INSTITUTO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y CAPACITACIN SRL JR. GABINO URIBE 646 BELN HUARAZ TELEFONO: 043-631935 E-MAIL: CONTACTO@[Link]
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BIENVENIDOS, Muchas Gracias por elegir IMCC para capacitarse en Ms Project, este curso est orientado a brindarle al participante conocimientos bsicos que le permitan:
Entender el entorno de Ms Project Crear proyectos y el WBS del proyecto Adicionar actividades al proyecto y programarlas Adicionar recursos a las actividades del proyecto Crear la Lnea Base de Tiempos y Costo del Proyecto Hacer seguimiento en Tiempo y Costos al Proyecto Presentar algunos informes y reportes de Status del Proyecto
En IMCC contamos con instructores calificados y venimos dictado cursos de software y capacitacin en Gerencia de Proyectos, desde hace ms de 1 ao. IMCC es una empresa Huaracina, formada por profesionales de las diversas ramas de la Ingeniera, cuyo objetivo es brindar cursos de capacitacin, con los ms altos estndares de calidad y con precios accesibles a la mayor parte de profesionales. Para conocer ms sobre nosotros visite: [Link], o envenos un correo a: contacto@[Link], gustosos los atenderemos. Esperamos que este curso sea de mucha utilidad para ustedes, y les ayude a cumplir con sus objetivos profesionales.
IMCC, Tu mejor Alternativa en Capacitacin y Desarrollo Profesional!!!
Atte
Equipo IMCC
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1. PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS 1.1. GESTIN DE PROYECTOS Y LA GUA DEL PMBOK Cuando hablamos de proyectos, es inevitable hacer referencia a la Gua del PMBOK y a sus principales conceptos y definiciones: Proyecto: Esfuerzo temporal que se emprende con la finalidad del obtener un producto, resultado, o servicio nico. Gerencia de Proyectos: Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto, con el propsito de alcanzar los objetivos del mismo. Dentro de la actividad actual de muchos profesionales, la gerencia de proyectos se ha vuelto una necesidad cada vez ms recurrente, este curso ha sido preparado para brindarles a los participantes conocimientos sobre algunas herramientas que tiene el software Ms Project 2010, las mismas que pueden ser usadas por los profesionales que trabajan en proyectos para mejorar la planificacin y control de estos. La Gua del PMBOK contiene una serie de fundamentos de la hoy conocida profesin de Gerente de Proyectos, estos fundamentos son generalmente reconocidos como buenas prcticas, es decir son usadas en la mayor parte de proyectos (varios tipos de proyectos, construccin, software, medio ambiente) y existe un consenso de que su correcta aplicacin aumenta la probabilidad de xito del proyecto. En la gua del PMBOK se identifican 9 reas del conocimiento: Integracin, se encarga de la direccin de la ejecucin del trabajo del proyecto. Es la labor fundamental de los directores o gerentes de proyectos. Alcance, en esta rea encontramos los procesos de gestin de proyectos orientados a que el proyecto realice todo el trabajo y solamente el trabajo requerido para alcanzar los objetivos del proyecto. Tiempo, incluye los procesos necesarios para lograr que el proyecto sea culminado dentro del Plazo previsto. Costo, incluye los procesos necesarios para lograr que el proyecto sea culminado dentro del presupuesto aprobado para el proyecto. Calidad, incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos establecidos. Recursos Humanos, incluye los procesos necesarios para planificar, adquirir, desarrollar y monitorear los recursos humanos que participan en el proyecto.
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Comunicaciones, incluye los procesos necesarios para recopilar, almacenar, distribuir y gestionar la informacin del proyecto. Riesgos, incluye los procesos necesarios para identificar, evaluar, hacer seguimiento e implementar acciones que prevengan el impacto sobre los objetivos del proyecto de eventos no deseados. Adquisiciones, incluye los procesos necesarios para comprar o contratar todos los productos, servicios o resultados requeridos para la ejecucin del proyecto.
La gua del PMBOK adems, clasifica a los procesos de gestin de proyectos (42 procesos n total), en 5 grupos de procesos: Procesos de Iniciacin del proyecto, son los procesos necesarios para dar inicio a un proyecto. Procesos de Planificacin, son los procesos necesarios para la elaboracin del Plan de Direccin del Proyecto. La mayor parte de procesos de la gua del PMBOK se encuentran en esta categora. Es decir el mensaje del PMBOK es claro, debemos invertir tiempo y dar la debida importancia a la planificacin de nuestros proyectos. Procesos de Ejecucin, involucra los procesos necesarios para dirigir la ejecucin del proyecto. Procesos de Monitoreo y Control, involucra los procesos necesarios para garantizar que el proyecto se ejecute segn lo planificado. Procesos de Cierre, involucra los procesos necesarios para cerrar el proyecto o fases del proyecto.
En esta seccin hemos hecho referencia a la gua del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), debido a que en el entorno de Ms Project se usan muchos trminos y definiciones de esta publicacin. Si usted quiere asociarse al PMI (Project Management Institute), que es la asociacin que pblica el PMBOK, puede hacerlo a travs de [Link] o puede consultar con IMCC para orientarlo al respecto. Hoy en da los profesionales requerimos tener habilidades de direccin o gestin de proyectos, como complemento fundamental a nuestra profesin o carrera universitaria. Este curso le servir como introduccin a la profesin de Gerente de Proyectos.
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1.2. PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS La planificacin del proyecto es el proceso mediante el cual se define la forma en la que el proyecto se llevar acabo, la planificacin del proyecto contempla acciones tales como: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos del Proyecto Desarrollar el Plan de Calidad del Proyecto Desarrollar el Plan de Adquisiciones del Proyecto Desarrollar el Plan de Comunicaciones del Proyecto Desarrollar planes para la gestin de riesgos, tiempos y costos del proyecto, as como la gestin del alcance.
En nuestro medio, confundimos la planificacin del proyecto, con la elaboracin del cronograma, el cronograma del proyecto es una parte muy importante de la planificacin del proyecto, pero no es el Plan en si mismo. La elaboracin del cronograma, obedece a la programacin del proyecto, la cual normalmente se hace en tres etapas: Seleccin del Mtodo de Programacin, consiste en seleccionar una forma de programar el proyecto, normalmente usamos la metodologa del Camino Crtico o CPM, pero existen otras alternativas como por ejemplo el mtodo de la cadena crtica o CCM. Seleccin de la Herramienta de Programacin, consiste en seleccionar una herramienta de programacin o software de programacin, como lo son por ejemplo Ms Project, Primavera P3 o Primavera P6. Todas estas herramientas mencionadas usan el mtodo CPM, por lo que son las ms conocidas. Finalmente se procede a elaborar el Modelo de Cronograma, que consiste en introducir la data de planificacin a la herramienta, esta data est dada por: nombres de actividades, duraciones, relaciones entre actividades, recursos previstos. Finalmente se obtiene un modelo de programacin o cronograma, el cual usamos como referencia para la ejecucin del proyecto.
El control de proyecto por su parte, es la aplicacin sistemtica de monitoreros y seguimientos, con la finalidad de que el proyecto sea culminado segn la planificacin del proyecto. Para el Control de Proyectos es tan importante el uso de una herramienta, como para la planificacin, pues nos permite hacer un mejor seguimiento y hacer una deteccin temprana de las desviaciones, que nos permita tomar acciones oportunas para recobrar el rumbo original que se estableca en el Plan del Proyecto.
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En los ltimos aos, la demanda de profesionales especializados en planificacin y control de proyectos ha sido elevada, debido principalmente a que se ha tomado como buena prctica en nuestro medio, destinar el personal en la cantidad y con la calificacin necesaria para este tipo de labores.
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2. CONOCIENDO EL ENTORNO DE MS PROJECT 2010 Ms Project 2010 es la ltima versin de este conocido software de programacin y control de proyectos, este software ha tenido muchas variaciones en su entorno y forma de uso con respecto a su predecesor Ms Project 2007. Sin embargo la esencia de funcionamiento es la misma. Una vez que abrimos el programa, se muestra la siguiente pantalla:
En ella encontramos las siguientes zonas: La Zona 1, es conocida como Ribbon, en esta opcin encontramos 5 Mens: Men Archivo, contiene los comandos tpicos de cualquier programa de office, abrir, guardar, guardar como, Imprimir, Salir. Esta opcin es importante porque ah se ubica el acceso al Men de Opciones, que usaremos ms adelante para configurar algunos parmetros de clculo en el programa. Men Tarea, se encuentran todas las opciones de Ms Project 2010 que nos permiten manejar, ingresar informacin y configurar propiedades de las tareas del proyecto. Con las herramientas de esta opcin podemos ordenar y crear el WBS de nuestro proyecto.
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Men Recurso, en esta opcin estn la mayor parte de herramientas para trabajar con recursos. Para nuestro curso slo usaremos las opciones de asignacin, nivelacin y estilos de visualizacin. Las dems opciones se han incorporado para el uso de Ms Project en Red, materia que no es parte de este curso. Men Proyecto, en esta opcin tenemos opciones clave de proyecto, como la definicin de calendario de trabajo, cdigos de EDT, informes y actualizacin de proyecto. Men Vista, agrupa todas las opciones de visualizacin tablas, filtros, ventanas, barras, ordenamiento y opciones para la creacin de macros. Men Formato, permite dar formatos especiales a la mayor parte de elementos de Ms Project 2010.
MEN TAREA:
MEN RECURSO:
MEN PROYECTO:
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MEN VISTA:
MEN FORMATO:
La Zona 2, es conocida como Tabla de Datos. En esta zona se hace el ingreso de informacin al proyecto. Las columnas que se muestran en esta vista se configuran en la opcin Vista / Tablas. Esta zona es muy importante y en esta nueva versin de Ms Project se permite que el usuario personalice y guarde sus vistas con mayor facilidad que en versiones anteriores. La Zona 3, es conocida como rea grfica, en esta zona se muestran los resultados segn la data que ingresamos en la tabla. Lo nico que se puede representar en esta zona son diagramas de Gantt, Diagramas de Red, etiquetas y algunos ttulos. No es posible en Ms Project ver en esta zona curvas u otro tipo de grficos. Adems en esta versin de Ms Project, entre el Ribbon y las zonas 2 y 3, se ha creado una zona llamada escala de tiempo, que nos grfica la lnea de tiempo del proyecto. Esta opcin nos ser til una vez tengamos definido el cronograma del proyecto.
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3. EL ESQUEMA GENERAL DE USO DE MS PROJECT Para la Planificacin y Control de Proyectos se sugiere el uso de la siguiente secuencia con Ms Project: PLANIFICACIN DEL PROYECTO: Definicin del Proyecto (Guardar el Archivo con Nombre del Proyecto). Creacin del Calendario del Proyecto (Definicin de Periodos Laborables del Proyecto). Definicin de la fecha de inicio del proyecto (o fin) y de la forma en que el mismo ser programado. Creacin del WBS del Proyecto (Primero fuera de Ms Project, luego en Ms Project). Creacin del Listado de Actividades del Proyecto con atributos (duraciones esencialmente). Creacin de las relaciones entre actividades. Creacin y Asignacin de recursos a las actividades del proyecto. Creacin de la Lnea Base del Proyecto.
CONTROL DEL PROYECTO: En Campo: Toma de datos de fechas de inicio y fin reales de actividades, medicin del avance fsico del proyecto (valor ganado), computo de los costos reales del proyecto a la fecha de corte prevista. Definicin de la fecha de corte, en el programa. Actualizacin de fechas en actividades del cronograma. Actualizacin de avances fsicos de actividades. Actualizacin de los costos reales del proyecto. Seguimiento, Control y Proyecciones. Emitir informes de estado y recomendaciones.
Este curso, estar orientado a cubrir todos estos aspectos.
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4. PLANIFICACIN DEL PROYECTO 4.1. CREACIN DEL PROYECTO En Ms Project, la creacin del proyecto consiste en guardar un archivo con el nombre del mismo. Para ello, despus de abrir el programa, vamos al Men Archivo, seleccionamos Guardar Como y definimos la ubicacin y nombre de archivo, as:
4.2. DEFINICIN DEL CALENDARIO DEL PROYECTO El calendario del proyecto define los periodos laborables generales del proyecto, es decir los das que sern utilizados para completar las labores del proyecto. Por ejemplo, si una actividad dura 7 das, e inicia el Lunes 02/05/2011, cul sera su fecha de trmino?. Esta pregunta parece sencilla, pero debemos tener en cuenta que en Ms Project, la duracin de la actividad est referida a das efectivamente trabajados. Eso quiere decir por ejemplo que si la actividad se desarrolla con un calendario de trabajo de Lunes a Viernes (usual en entidades del Estado, por ejemplo), la misma acabara el Martes 10/05/2011. Si la actividad se realizar con un calendario de Lunes a Sbado, terminara el da Lunes 09/05/2011. Es decir la fecha de finalizacin, depende del calendario asignado al proyecto.
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El calendario del proyecto en Ms Project, se define en el Men Proyecto, Cambiar Tiempo de Trabajo:
Despus de elegir esta opcin, se mostrar la siguiente ventana:
En esta ventana (cambiar calendario laboral), se tienen las siguientes opciones: Botn Crear Calendario: Permite crear un calendario nuevo. El Ms Project trae por defecto 3 calendarios (Se pueden visualizar desplegando la lista Para Calendario). El calendario por defecto es Estndar. NO ES RECOMENDABLE crear un nuevo calendario, normalmente es mejor usar el Calendario Estndar y modificarlo segn se requiera. Si creamos un nuevo calendario vamos a tener que asignarlo en muchos lugares y eso podra traernos problemas de clculo, el calendario estndar est asignado por defecto, por ello es mejor utilizarlo siempre.
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Pestaa Excepciones: Se usa para definir feriados o periodos no laborables dentro del calendario. Una excepcin se define con un nombre y un intervalo de fechas en los que no se realizar labor.
Por Ejemplo, para definir la Excepcin Fiestas Patrias, ingresaramos la data que se muestra en la figura de al lado.
Pestaa Semanas Laborales: En esta opcin, definimos los das de la semana que sern laborables. La definicin de la semana laboral consiste en: Definir qu das de la semana sern laborables. Definir los horarios de trabajo en esos das de la semana.
La definicin de esta data es muy importante, debido a que la cantidad de horas de los recursos tipo trabajo asignados en Ms Project, ser igual al nmero de recursos (cantidad), por el nmero de das, por el nmero de horas trabajadas por da y este nmero de horas se define en el Calendario del Proyecto.
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Para definir los periodos laborables, nos situamos en la pestaa semanas laborales y picamos el botn Detalles, que se muestra al lado derecho, as:
Se abre la siguiente ventana:
En esta ventana debemos seleccionar el da o das de la semana (tabla del lado izquierdo) y usar una de las tres opciones del lado derecho.
Utilizar los Periodos Predeterminados del Proyecto, se usa para que las horas trabajadas en esos das sean las mismas del calendario actual. Establecer das como perodo no laborables, se usa para definir in da de la semana como laborable (recurrentemente), es decir si elijo jueves, todos los jueves sern no laborables. Establecer das en estos periodos laborables especficos, se usa para definir el horario de labor para un da o grupo de das seleccionados, esta opcin es lq vamos a usar.
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Finalmente y despus de haber definido las Semanas Laborales, procedemos a acceder al botn opciones, que se muestra en la parte inferior de la pantalla, luego de presionar esta opcin se mostrar la siguiente pantalla:
En la pantalla mostrada lneas arriba, modificaremos la seccin: Opciones de Calendario para este Proyecto (sale el nombre del proyecto), de la siguiente forma: La semana comienza en El ao fiscal comienza en Hora de Comienzo Hora de Fin Jornada Laboral calendario. Semana Laboral calendario. Das por mes : : : : : : : Lunes (es lo usual en nuestro medio). Enero (es lo usual en nuestro medio). Hora de inicio de labores, segn calendario. Hora de salida, segn calendario. Nmero de horas trabajadas por da,
segn
Nmero de horas trabajadas por semana, segn Nmero de das trabajados por mes.
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Con esta informacin, queda definido el Calendario del Proyecto. EJERCICIO 1:
Crear una actividad llamada Nivelacin de Terreno con duracin 12 das, y asignarle los siguientes calendarios: Calendario 1 : pm. Calendario 2 : Calendario 3 : pm. Lunes a Sbado de 08:00 am a 12:00 pm y de 13:00 pm a 17:00
Lunes a Jueves de 07:00 am a 12:00 pm y de 13:00 pm a 18:00 pm. Lunes a Jueves, de 07:00 am a 12:00 pm y de 13:00 pm a 20:00
Cul es la fecha de fin de cada actividad, con cada calendario? CALENDARIO 1 CALENDARIO 2 CALENDARIO 3 : : :
4.3. DEFINICIN DE LA FECHA DE INICIO (O FIN) Y LA FORMA DE PROGRAMAR EL PROYECTO En Ms Project, es posible programar el proyecto de dos formas: A partir de la fecha de inicio del proyecto, para calcular cuando va a terminar. A partir de la fecha de fin del proyecto, para calcular cuando debera iniciarse.
Si bien en la prctica es ms usual la primera forma, la segunda forma nos puede ser de utilidad para analizar situaciones, condiciones y riesgos de iniciar determinados proyectos, cuando tenemos fechas lmite de finalizacin, ya sea por contratos, condiciones de clima (lluvias, avenidas) u otras que sean de relevancia para nuestro proyecto.
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La fecha de inicio del proyecto, se define en el Men Proyecto / Informacin del Proyecto:
Luego de elegir esta opcin se abrir la siguiente ventana:
En esta ventana podemos definir: Fecha de Comienzo Fecha de Fin Fecha de Hoy Fecha de Estado (Esta fecha ser importante cuando hagamos el seguimiento al proyecto). Programar a partir de, existen las dos opciones indicadas al inicio de esta seccin. Calendario, este sera uno de los lugares donde tendramos que asignar un calendario si creamos uno nuevo. Prioridad, no se debe modificar.
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4.4. CREACIN DEL WBS DEL PROYECTO El WBS del proyecto, es la descomposicin de los entregables del proyecto, hasta un nivel que nos permita un mejor planeamiento y control, a este ltimo nivel del WBS le llamamos paquetes de trabajo. El WBS (Work Breakdown Structure) debe ser elaborado con el equipo del proyecto, y es parte esencial de la gestin de proyectos. Veamos un ejemplo de WBS, imaginemos nos han contratado para construir una Planta de Bombeo de Agua, esta planta constituye el entregable principal del proyecto, y puede ser descompuesta por tipos de obra:
Planta de Bombeo
Obras Civiles
Obras Electricas
Obras Mecnicas
GRAFICO 1, Muestra el WBS del Proyecto por Tipo de Obras a ejecutar. Tambien es posible que las obras civiles, sean subdivididas an ms, como se muestra debajo:
Planta de Bombeo
Obras Civiles
Obras Electricas
Obras Mecnicas
Cimentacin
Losa de Piso
GRFICO 2, WBS del mismo proyecto descompuesto a Nivel 3.
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El nivel de descomposicin depende del proyecto y de la forma en la que se hace ms sencillo planificar y controlar el proyecto, en nuestro caso por ejemplo con el segundo WBS bastara. En gestin de proyectos el WBS se usa para elaborar el presupuesto, cronograma, organigrama del proyecto, asignar responsabilidades y para definir de forma sencilla el alcance del proyecto. En Ms Project el WBS se define como cdigos o valores numricos que se pueden usar para crear jerarquas o niveles en la descomposicin de entregables del proyecto. Para crear el WBS o EDT del Proyecto (ambos trminos son sinnimos), vamos al Men Proyecto / EDT / Definir Cdigo, se mostrar la siguiente ventana:
En esta ventana podemos definir el PREFIJO y luego otras caractersticas como la longitud de la cadena permitida (nmero de caracteres) o el separador a utilizar. Ms Project, no permite visualizar el WBS o EDT de forma grfica.
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4.5. CREACIN DEL LISTADO DE ACTIVIDADES Las actividades del proyecto, representan el trabajo necesario para completar los entregables del proyecto. En general segn la gua del PMBOK es recomendable que primero se haga el cronograma del proyecto, y despus el presupuesto del mismo, por ello el presupuesto del proyecto que normalmente es la primera entrada para determinar las actividades de un proyecto (por lo menos para los contratistas), debe ser complementado con otras fuentes, como planos, contrato, memorias descriptivas, alcance del proyecto, etc. Para que el cronograma sea una herramienta de gestin del proyecto til, debe de incorporarse en ella por lo menos los siguientes aspectos: Hitos de inicio y fin de proyecto, por definicin un proyecto es un esfuerzo temporal que se emprende con la finalidad de crear un resultado, producto o servicio nico, por esa caracterstica de temporal es necesario siempre tener por lo menos 2 hitos (inicio y fin). Actividades de adquisiciones o compras para el proyecto. Permisos necesarios para la ejecucin del proyecto, conexiones a instalaciones existentes, etc. Otras actividades previas, EIA, Licencia de construccin, etc. Toda informacin que resulte de importancia para el seguimiento adecuado y anticipo a los eventos que pueden ocasionar atraso al proyecto. En Ms Project, podemos crear 4 tipos de actividades: Hitos, se usan para representar puntos notables dentro de la programacin del proyecto, en Ms Project se crean dando a la tarea duracin de 0 das. Duracin Fija, en este tipo de tareas la duracin insertada se mantiene fija, asi cambien los recursos asignados. Es el tipo de tarea que debemos usar para nuestros proyectos. Unidades Fijas, en este tipo de tareas las unidades asignadas de recurso se mantienen fijas, es decir en caso varie la duracin, se ajusta el trabajo pero las unidades son constantes. Trabajo Fijo, en este tipo de tareas el trabajo asignado se mantiene fijo, pueden variar las unidades o el tiempo de la tarea. La ecuacin general para manejar tareas es: Trabajo = Unidades x Duracin.
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En Ms Project, creamos las tareas digitando las mismas sobre la tabla de entrada o apertura del programa:
Para crear el WBS del Proyecto, usamos las flechas verdes mostradas arriba en crculo, con ellas damos jerarqua a los diversos niveles del WBS o agrupamos las actividades. Por ejemplo, si queremos colocar las actividades ACT1, ACT2, ACT3, ACT,4 Y ACT 5, por debajo del nivel de PROYECTO 1, seleccionamos estas actividades en conjunto hacemos click en la flecha verde a la derecha, as:
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Para crear los hitos de inicio y fin de proyecto, creamos dos actividades, una antes de ACT 1 (nos ponemos en ACT 1, hacemos click derecho y seleccionamos insertar tarea) y otra al final, despes de ACT 5, as:
Luego, colocamos a estas tareas duracin 0 das (cero das), con lo que convierten en Hitos:
A continuacin, vamos a crear un proyecto con todas sus actividades.
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EJERCICIO 2: Crear el Proyecto: Crear un proyecto llamado: Construccin de Estacin Bombas Booster, la fecha planificada de inicio es 23/05/2011. El calendario de trabajo debe ser de Lunes a Sabado, 8 horas por da. Crear el WBS: El WBS del Proyecto, se muestra en la siguiente pgina.
Obras Civiles
Movimiento de Tierras Cimentacin
Estacin Bombas Booster Estructura Metlica Losa de Piso
WBS DEL PROYECTO
Las actividades del proyecto, por WBS son: Movimiento de Tierras: Activity Id MVT100 MVT101 MVT102 Activity Name Nivelacin de Terreno Excavacin para Zapatas Relleno Compactado Original Duration 8 das 12 das 12 das
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MS PROJECT APLICADO A LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS Cimentacin: Activity Id CIM100 CIM101 CIM102 CIM103 CIM104 Losa de Piso: Activity Id LOS100 LOS101 LOS102 Estructura Metlica: Activity Id EST100 EST101 EST102 Activity Name Fabricacin de Estructura en Taller Traslado Lima - Trujillo Montaje de Estructura Original Duration 30 das 4 das 15 das Activity Name Colocacin de Acero de Refuerzo Colocacin de Concreto Sellado de Juntas Original Duration 18 das 18 das 9 das Activity Name Colocacin de Solado Colocacin de Acero Colocacin de Concreto en Zapatas Encofrado de Pedestales Concreto en Pedestales Original Duration 12 das 12 das 12 das 12 das 12 das
Estas actividades, deben ser ordenadas por WBS, y el cronograma debe incluir los hitos de inicio y fin correspondientes. 4.6. PROGRAMANDO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO En Ms Project, existen cuatro tipos de relaciones entre actividades. La seleccin del tipo de relacin entre actividades a utilizar est determinada por la naturaleza de los procedimientos constructivos utilizados, de la tecnologa disponible, as como por los recursos disponibles para realizar las tareas.
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Relacin FC (Fin Comienzo) El comienzo de la actividad, depende de la finalizacin de la predecesora.
Este tipo de relacin entre actividades, se puede asignar de forma rpida haciendo uso del icono en forma de eslabn de cadena (vincular tareas):
Relacin CF (Comienzo Fin) El fin de la actividad depende del comienzo de su predecesora. Este tipo de relacin no se usa mucho en la prctica.
Relacin CC (Comienzo Comienzo) El comienzo de la actividad, depende del comienzo de su predecesora.
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Relacin FF (Fin-Fin) El Fin de la actividad, depende del Fin de su predecesora.
En Ms Project, tambin podemos usar un parmetro llamado posposicin, el cual nos permite modelar esperas tcnicas, por ejemplo: Despus de vaciar el concreto en una losa de Techo, sigue la actividad de desencofrado, sin embargo entre una actividad y otra la relacin es FC, pero hay que agregar un tiempo de espera tcnica, si t es dicho tiempo, la relacin sera del tipo FC+t.
Existen varias formas de relacionar actividades en Ms Project, comenzaremos con las ms complejas. Relacionando Actividades con la Ventana Detalles de Actividad: La ventana de detalles de actividad, se encuentra ubicada en el Men Tarea, en el sub men llamado Propiedades:
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El icono mostrado debajo, habilita esta opcin:
Despus de seleccionar esta opcin, la pantalla de Ms Project se mostrar de la siguiente forma:
RECURSOS
RELACIONES
Desde esta ventana podemos definir las predecesoras de cada actividad (seleccionamos en la particin superior de la pantalla la actividad que queremos programar) y en la parte inferior derecha, asigno la predecesora, tipo de relacin y posposicin. Esta misma ventana nos permite asignar recursos, para ello seleccionamos la actividad y adicionamos los recursos en la ventana de la parte inferior izquierda de la pantalla.
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Relacionando Actividades, desde la Tabla de Entrada de Datos (Recomendada): Podemos tambin adicionar las actividades del proyecto, directamente desde la Tabla de Entrada de Datos (Tabla inicial de Ms Project), esta tabla muestra por defecto al iniciar el programa.
Las columnas por defecto de esta tabla son: Identificador de Actividad (Columna Ploma, con numeracin correlativa autogenerada), esta columna representa el cdigo que usa Ms Project para identificar la tarea, por ejemplo, en la vista de arriba la actividad ACT 1 tiene identificador 2, para Ms Project esta actividad es la actividad 2, y para cualquier fin vale esta identificador por encima del nombre que le hubisemos asignado. Duracin, corresponde a la cantidad de unidades de tiempo asignadas a la tarea inicialmente. Comienzo, representa el inicio temprano de la tarea. Fin, representa el fin temprano de la tarea. Predecesoras, se usa para definir las predecesoras. Por ejemplo en la vista superior la predecesora de la Actividad 3 (ACT 2), es la actividad 2, con relacin FC + 10 das, lo que se escribe como 2FC+10. Si quisiramos relacionar la actividad 3 con la actividad 2 con una relacin CC, usaramos la columna Predecesoras, en la Fila 3, para colocar: 2CC. Si queremos adems una posposicin de 5 das, usamos 2CC+5. Nombre de los Recursos, esta columna se usa para asignar los recursos a la actividad, usaremos esta columna mas adelante.
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Relacionando Actividades por la Ventana Informacin de la Tarea: La ventana informacin de la Tarea, tambin puede ser utilizada para relacionar tareas. Para acceder a esta opcin podemos hacer click derecho en cualquier actividad y seleccionar la opcin Informacin
O Seleccionar en el Men Tarea / Propiedades / Informacin. Se mostrar la siguiente ventana, debemos posicionarnos en el TAB Predecesoras:
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La determinacin de las relaciones entre actividades nos permite calcular la duracin del proyecto, la ruta crtica de proyecto y los parmetros del mtodo CPM: Inicio Temprano Fin Temprano Inicio Tardio Fin Tardio Holgura Total Holgura Libre En Ms Project, estos parmetros usan nombres diferentes, la equivalencia es la mostrada en la tabla siguiente: Nombre del Parmetro Inicio Temprano (Early Start) Fin Temprano (Early Finish) Inicio Tardio (Late Start) Fin Tardio (Late Finish) Holgura Libre (Free Float) Holgura Total (Total Float) Nombre en Ms Project Comienzo Fin Limite de Comienzo Limite de Finalizacin Margen de la Demora Total Demora Permisible
Y la visualizacin de estos valores se puede hacer en la tabla mostrada debajo, con filtros o agrupamientos de actividades:
EJERCICIO 3: Archivo de Trabajo: Ejercicio [Link] Completar el ejercicio planteado en el archivo de trabajo y responder las preguntas ah planteadas.
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4.7. CREACIN Y ASIGNACIN DE RECURSOS EN MS PROJECT Los recursos son los insumos, mano de obra, subcontratos, equipos o herramientas que necesitamos para completar las labores del proyecto. Por ejemplo, para realizar la preparacin y colocacin de 1 m3 de concreto de 20 MPa, requerimos: Mano de Obra Materiales Piedra, agua, aditivos, etc. Equipos y Herramientas Sub Contratos : : : : 2 Operarios + 2Oficiales + 8 Peones 9 bls de cemento, 0.80 m3 de arena, 0.80 m3 de 0.10 HM de Mezcladora, Herramientas Manuales No se necesita.
Algunas personas creen que para hacer un Mejor Control, es necesario colocar todos los insumos por cada actividad dentro del cronograma de obra, esto no siempre es cierto. En general podemos hablar de 2 tipos de proyectos (en construccin), aquellos proyectos donde el recurso a controlar es la mano de obra, y otros cuyo recurso a controlar es la hora mquina. Corresponden al primer tipo la mayor parte de proyecto, excepto los de movimiento de tierras, por ejemplo: construccin de canales (revestimiento de caja), edificios, obras de saneamiento normales (tuberas hasta de 12). Corresponden al segundo tipo aquellos proyectos en los cuales predomina el uso de equipo de construccin, como por ejemplo: obras de movimiento masivo de tierras, construccin de pozas de lixiviacin, botaderos, recrecimiento de presas de tierra, etc. En este tipo de proyecto lo ms importante es controlar el uso de los equipos de movimiento de tierras, seguidamente la mano de obra (dependiendo de la incidencia de labores de esta naturaleza). En algunas obras podramos tener dos fases bien marcadas, una en la que se hace grandes movimientos de tierras y otra en la que se hacen obras de concreto, montaje u obras elctricas, en estos casos podramos tener inicialmente un control basado en horas mquinas y luego un control basado en horas hombre. Tengamos en cuenta que debemos hacer del control de proyectos una disciplina sencilla, prctica y capaz de obtener informacin til de la obra y de manera oportuna. Para modelar todos los recursos que existen en un proyecto, Ms Project nos brinda tres tipos de recursos: Recursos Tipo Trabajo, todos aquellos que se expresan en horas, pueden ser horas hombre u horas mquina. Recursos Tipo Material, se usan para modelar los materiales e insumo a utilizarse en la ejecucin del proyecto.
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Recursos Tipo Costo, se usan para adicionar a las actividades montos dinerarios, que no pueden ser representados por los dos tipos anteriores de recursos, permisos, trmites, licencias, etc. En Ms Project, el proceso de asignacin de recursos a las actividades del proyecto, se hace en dos etapas bien definidas. Creacin del Recurso o Lista de Recursos Asignacin del Recurso
CREACIN DE UN RECURSO TIPO TRABAJO: Los recursos en general se crean desde la vista llamada, Hoja de Recursos, para acceder a ella hacemos lo siguiente: Men Tarea / Ver / Hoja de Recursos:
Se mostrar la tabla de la pgina siguiente:
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De izquierda a derecha, las columnas que tenemos son: Identificador de Recurso (autogenerado), se muestra en la columna ploma del lado izquierdo de la pantalla. Cumple la misma funcin del identificador de actividades. Indicador de Estado (letra i en crculo azul), tambin se le conoce como columna de informacin, se usa para brindar datos o informacin sobre el recurso. Es slo informativa y no puede ser modificada por nosotros. Nombre del Recurso, se usa para definir el nombre de nuestro recurso. Tipo, se usa para definir si el recurso es Trabajo, Material o Costo. Etiqueta de Material, se usa para definir unidades de medicin, slo se usa con recursos del tipo material. Iniciales, se usa para definir las iniciales o nombre corto del recurso. Grupo, se usa para definir un grupo al cual pertenece el recurso. Capacidad Mxima, se usa para definir la capacidad mxima disponible de un recurso, slo sirve con recursos tipo trabajo. Por ejemplo si tengo slo 2 excavadoras, deber colocar ese nmero en este campo, eso me ayudara a identificar si he programado usando ms de 2 recursos. Tasa, es el precio por hora o unidad del recurso. Tasa de horas extras, es el precio de la hora extra de recursos tipo trabajo. Costo de Uso, es el costo total que se paga por el uso de un recurso, por ejemplo si usar el recurso Consultor involucra adems de su valor por hora hombre, un costo de pasajes, alojamiento, este costo puede representarse como costo de Uso.
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Acumular, se usa para definir si el costo del recurso se acumula (se computa), al comienzo, al fin o durante toda la actividad (prorrateo), este tema ser discutido en clase. Calendario, se usa para definir el calendario del recurso. Cdigo, se puede usar para asignar cdigos a los recursos. Vamos a crear el recurso Obrero de CC, con la siguiente informacin: Nombre de Recurso Tipo Capacidad Mxima Tasa Acumular : Obrero CC : Trabajo : 100 Und : S/. 16.00 / hora : Prorrateo
En la ventana procedemos de la siguiente forma:
Con este sencillo paso se ha creado el recurso y est listo para ser asignado. CREACIN DE UN RECURSO TIPO MATERIAL: En esencia se hace de la misma forma que un recurso tipo trabajo, pero en vez de trabajo, consignamos tipo material y asignamos etiqueta de material o unidad. Vamos a crear el recurso Cemento, con unidad bolsa y precio S/. 16.00 /bls, en la tabla colocaramos lo siguiente:
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CREACIN DE UN RECURSO TIPO COSTO: Los recursos tipo costo, slo se define con su nombre y tipo. En la tabla de consignara la siguiente informacin.
ASIGNACIN DE RECURSOS EN MS PROJECT: En general los recursos se asignan desde las mismas ventanas en las que asignamos relaciones y se mostraron en la seccin 4.6. Adems de ello podemos asignar recursos desde el Men Recursos, Opcin Asignar Recursos:
Se muestra la siguiente ventana:
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EJERCICIO 4: Archivo de Trabajo: Ejercicio [Link] Desarrollar el cronograma y asignar recursos segn se indica en el archivo xls. 4.8. LNEA BASE DEL PROYECTO La lnea base del proyecto, es la copia del Plan del Proyecto que se hace una vez este se ha terminado, con la finalidad de controlar la ejecucin del proyecto contrastando los resultados contra esta lnea base. La lnea base del proyecto, normalmente est constituida por: Duraciones de las actividades. Relaciones entre las actividades del proyecto. Horas de trabajo previstas. Costos previstos de las actividades. Hitos.
En Ms Project, la creacin de la lnea base es un procedimiento muy sencillo, por eso previo a este paso en si mismo, vamos a ver dnde visualizar informacin que va a ser parte de esta lnea base.
VISUALIZANDO LOS COSTOS Y TRABAJO PREVISTO DEL PROYECTO: En el Men Vista, opcin Datos, se encuentra el icono que nos permite ver las Tablas que por defecto trae el programa:
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Si seleccionamos la Tabla Costo, podemos visualizar informacin de costos del proyecto:
Si seleccionamos la Tabla Trabajo, podemos visualizar informacin sobre las horas previstas para el proyecto:
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MS PROJECT APLICADO A LA PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS CREACIN DE LA LNEA BASE DEL PROYECTO: La Lnea base del proyecto, se crea en el Men Proyecto, opcin Programacin, Establecer Lnea Base:
Si hacemos click en esta opcin, se mostrarn las siguientes opciones:
Seleccionamos Establecer Lnea Base se abre la siguiente ventana:
En Ms Project, es posible crear hasta 11 lneas de base, la lnea base por defecto es la lnea base 0 (no se muestra el cero en el nombre). Y esta es la lnea que se grfica o puede ser visualizada en el Gantt de seguimiento de Ms Project. Para establecer la Lnea Base, hacemos click en ACEPTAR, y listo ya se tiene creada nuestra lnea base.
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