Municipalidad de la Florida Direccin de Control
ORD. N 43
MAT. : Informe de Validacin de cheques girados y no cobrados de aos anteriores en Tesorera Municipal.
La Florida, 05 de abril de 2011
De
Arturo Molina Zamora Director de Control Cristian Sobarzo Fierro Alcalde (S) Municipalidad de La Florida.
Adjunto, srvase encontrar informe realizado por esta Unidad Contralora, sobre validacin de cheques girados y no cobrados, de aos anteriores y que a la fecha permanecen en Tesorera Municipal, adems informa de validaciones hechas al Control interno de dicha dependencia Municipal.
Atentamente
ARTURO MOLINA ZAMORA DIRECTOR DE CONTROL
VALIDACIN DE CHEQUES GIRADOS Y
Municipalidad de la Florida Direccin de Control
NO COBRADOS DE AOS ANTERIORES EN TESORERA MUNICIPAL.
01 Abril de 2011, La Florida
En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalizacin de esta Unidad de Control y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades, artculo 29, pongo a su disposicin informe de validacin de cheques girados y no cobrados de aos anteriores en Tesorera Municipal. I. OBJETIVO
Esta inspeccin tuvo por objeto, comprobar la existencia de cheques girados y no cobrados, en atencin a informe de conciliacin del Director de Finanzas, quin seala que al 31 de diciembre de 2010, existe un monto de $2.754.259.168 por concepto de Cheques girados no conciliados, valor consignado en el anlisis de la conciliacin bancaria, los que eventualmente corresponderan a cheques girados de la cuenta corriente y no cobrados a la fecha del cierre del ejercicio, se adjunta Ordinario N116 de fecha 21 de marzo de la Direccin de Finanzas, dada la cuanta, esta Direccin ha estimado pertinente hacer una revisin de la existencia y adecuada custodia de dichos documentos en la tesorera Municipal.
II.
METODOLOGIA
Se valid a travs de visita en terreno, entrevistas con el tesorero, verificacin de cheques fsicos mantenidos en custodia en la Tesorera y su ingreso a una base de datos generada por esta Direccin de Control.
III.
ANTECEDENTES GENERALES
Esta Direccin de Control, en su Informe de Avance del Ejercicio programtico presupuestario a diciembre de 2010, despachado segn ordinario N30 de fecha 16/03/2011, evidenci un dficit financiero de $ 402.205.055, se solicit al Director de Finanzas la conciliacin bancaria de la cuenta ordinaria a la fecha de cierre del ejercicio 2010, para verificar que no existiera un sobregiro en la cuenta bancaria, en informe emitido por esa unidad de finanzas, se enuncia un tem denominado Cheques Girados No Conciliados por $ 2.754.259.- por tratarse de un hecho irregular, esta Direccin al tomar conocimiento, efecta visita inspectiva a la tesorera Municipal a fin de verificar que los cheques se encuentren debidamente custodiados en sus dependencias, elaborando una base de datos que se adjunta en anexo N1, donde nos fue posible verificar la existencia de cheques girados no entregados por un monto de $ 22.418.057.-
IV.
PROCEDIMIENTOS Y OBSERVACIONES
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Municipalidad de la Florida Direccin de Control
A.-VALIDACION CONTROL INTERNO
En entrevista con el Tesorero se evidenci la falta de manuales de procedimientos internos escritos, para las funciones propias de la custodia de especies en dinero efectivo y documentos valorados. No se efectan arqueos de caja diarios a los fondos que administra cada cajero. La cuadratura de ingresos percibidos por sistema versus los ingresos efectivos en cada caja, se realiza para efectos de entregar los depsitos a Brinks Chile, servicio de recaudacin externo. Se constat que el dinero recaudado durante el da, se mantiene en la caja fuerte hasta el da siguiente cuando Briks efecta el retiro fsico, cerca de las 17.00 horas, con lo cual el efectivo permanece casi un da completo en la tesorera, donde constatamos que NO existen controles sobre la custodia de los mismos. Existen cheques de aos 2010 y 2009, caducados que deben ser informados para realizar los ajustes contables pertinentes. Dos personas mantienen copia de las llaves de la caja fuerte, la Sra. Victoria Astorga y Richard Arzola, el tesorero no tiene copia de llaves. Los cheques girados se mantienen en carpetas guardados en Kardex sin llave. No existe una poltica de avisar a los proveedores o beneficiarios de los cheques para que stos, sean retirados de tesorera. Se verific el hallazgo de dos cheques girados a nombre de Don Arturo Molina, por concepto de pagos de horas extraordinarias, situacin del todo irregular debido a que el funcionario aludido no cobra horas extraordinarias, sino que expresamente se ha solicitado que sean compensadas.
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En mrito de lo expuesto precedentemente, cabe concluir lo siguiente: 1) DE LOS PROCEDIMIENTOS
En general se evidencia la falta de Controles internos y procedimientos formales para la custodia de valores y documentos valorados, se recomienda dar las instrucciones al Director de administracin y Finanzas, quin debe disponer la inmediata confeccin de manuales de procedimientos internos, que deben ser sancionados por decreto alcaldicio 2) DE LOS CHEQUES GIRADOS, CADUCADOS
No existe procedimiento formal para informar peridicamente a contabilidad e instruir el debido procedimiento de contabilizacin de los cheques caducados, debe implementarse.
Municipalidad de la Florida Direccin de Control
3)
OTRAS VALIDACIONES
Producto de esta validacin, ha quedado de manifiesto otras irregularidades como la emisin de cheques para funcionarios que no debieron emitirse como el caso de Don Arturo Molina y el caso de otros funcionarios, que a la fecha no han retirado sus cheques en tesorera, lo que pareciera evidenciar algn tipo de irregularidad:
Fecha NSerie NCheque RUT Proveedor
Monto
03/12/2010 03/11/2010 23/12/2010 04/02/2011
AE31 AE31 AE31 AE31
1051061 1038726 1059446 1072015 1079920
102474759 116478927 134605146 65715546 65715546
MAURICIOMUOZ AGUILAR MARIAPAZMARTINEZ ANAGONZALEZREYES ARTUROMOLINAZAMORA ARTUROMOLINAZAMORA
$67.640 $21.600 $161.321 $100.055 $36.384
03/03/2011 AE31
Estos cheques fueron girados por concepto de remuneraciones, se constat que la Sra. Mara Paz Martnez dej de prestar servicios a este Municipio con fecha 30/10/2010, en los otros casos no costa a esta Unidad de Control, que efectivamente la emisin de los cheques es correcta, por tanto se solicita a la unidad de Administracin y Finanzas una respuesta formal en estos casos.
Atentamente.
Ximena Gmez Daz Revisora Direccin de Control
Carolina Medina Ulloa Auditora Direccin de Direccin de Control
