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Caso Práctico
A continuación se presenta una política en Informática establecida como propuesta a fin
de ilustrar el trabajo realizado de una auditoría de sistemas enfocada en los controles
de Organización y planificación.
Esta política fue creada con la finalidad de que satisfaga a un grupo de empresas
jurídicamente establecidas con una estructura departamental del Area de Sistemas
integrada por: Dirección , Subdirección, Jefes Departamentales del Area de Sistemas
en cada una de las empresas que pertenecen al grupo.
Así mismo los Departamentos que la componen son: Departamento de Desarrollo de
Sistemas y Producción, Departamento de Soporte Técnico y Departamento de Redes/
Comunicaciones, Departamento de Desarrollo de Proyectos.
Para el efecto se ha creado una Administración de Sistemas que efectúa reuniones
periódicas a fin de regular y normar el funcionamiento del área de Sistemas y un
Comité en el que participan personal del área de Sistemas y personal administrativo.
POLÍTICAS EN INFORMÁTICA
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1°.- El presente ordenamiento tiene por objeto estandarizar y contribuir al
desarrollo informático de las diferentes unidades administrativas de la Empresa NN.
ARTICULO 2°.- Para los efectos de este instrumento se entenderá por:
Comité: Al equipo integrado por la Dirección , Subdirección, los Jefes
departamentales y el personal administrativo de las diferentes unidades
administrativas (Ocasionalmente) convocado para fines específicos como:
Adquisiciones de Hardware y software
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Establecimiento de estándares de la Empresa NN tanto de hardware como de
software
Establecimiento de la Arquitectura tecnológica de grupo.
Establecimiento de lineamientos para concursos de ofertas
Administración de Informática: Está integrada por la Dirección, Subdirección y
Jefes Departamentales, las cuales son responsables de:
Velar por el funcionamiento de la tecnología informática que se utilice en las
diferentes unidades administrativas
Elaborar y efectuar seguimiento del Plan Maestro de Informática
Definir estrategias y objetivos a corto, mediano y largo plazo
Mantener la Arquitectura tecnológica
Controlar la calidad del servicio brindado
Mantener el Inventario actualizado de los recursos informáticos
Velar por el cumplimiento de las Políticas y Procedimientos establecidos.
ARTICULO 3°.- Para los efectos de este documento, se entiende por Políticas en
Informática, al conjunto de reglas obligatorias, que deben observar los Jefes de
Sistemas responsables del hardware y software existente en la Empresa NN, siendo
responsabilidad de la Administración de Informática, vigilar su estricta observancia en el
ámbito de su competencia, tomando las medidas preventivas y correctivas para que se
cumplan.
ARTICULO 4°.- Las Políticas en Informática son el conjunto de ordenamientos y
lineamientos enmarcados en el ámbito jurídico y administrativo de la Empresa NN.
Estas normas inciden en la adquisición y el uso de los Bienes y Servicios Informáticos
en la Empresa NN, las cuales se deberán de acatar invariablemente, por aquellas
instancias que intervengan directa y/o indirectamente en ello.
ARTICULO 5°.- La instancia rectora de los sistemas de informática de la Empresa NN
es la Administración, y el organismo competente para la aplicación de este
ordenamiento, es el Comité.
ARTICULO 6°.- Las presentes Políticas aquí contenidas, son de observancia para la
adquisición y uso de bienes y servicios informáticos, en la Empresa NN, cuyo
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incumplimiento generará que se incurra en responsabilidad administrativa; sujetándose
a lo dispuesto en la sección Responsabilidades Administrativas de Sistemas.
ARTICULO 7°.- Las empresas de la Empresa NN deberán contar con un Jefe o
responsable del Area de Sistemas, en el que recaiga la administración de los Bienes y
Servicios, que vigilará la correcta aplicación de los ordenamientos establecidos por el
Comité y demás disposiciones aplicables.
TITULO II
LINEAMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES DE INFORMATICA
ARTICULO 8°.- Toda adquisición de tecnología informática se efectúa a través del
Comité, que está conformado por el personal de la Administración de Informática y
Gerente Administrativo de la unidad solicitante de bienes o servicios informáticos.
ARTICULO 9°.- La adquisición de Bienes de Informática en la Empresa NN, quedará
sujeta a los lineamientos establecidos en este documento.
ARTICULO 10°.- La Administración de Informática, al planear las operaciones relativas
a la adquisición de Bienes informáticos, establecerá prioridades y en su selección
deberá tomar en cuenta: estudio técnico, precio, calidad, experiencia, desarrollo
tecnológico, estándares y capacidad, entendiéndose por:
Precio.- Costo inicial, costo de mantenimiento y consumibles por el período
estimado de uso de los equipos;
Calidad.- Parámetro cualitativo que especifica las características técnicas de los
recursos informáticos.
Experiencia.- Presencia en el mercado nacional e internacional, estructura de
servicio, la confiabilidad de los bienes y certificados de calidad con los que se
cuente;
Desarrollo Tecnológico.- Se deberá analizar su grado de obsolescencia, su nivel
tecnológico con respecto a la oferta existente y su permanencia en el mercado;
Estándares.- Toda adquisición se basa en los estándares, es decir la arquitectura
de grupo empresarial establecida por el Comité. Esta arquitectura tiene una
permanencia mínima de dos a cinco años.
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Capacidades.- Se deberá analizar si satisface la demanda actual con un margen de
holgura y capacidad de crecimiento para soportar la carga de trabajo del área.
ARTICULO 11°.- Para la adquisición de Hardware se observará lo siguiente:
a) El equipo que se desee adquirir deberá estar dentro de las listas de ventas
vigentes de los fabricantes y/o distribuidores del mismo y dentro de los estándares
de la Empresa NN.
b) Deberán tener un año de garantía como mínimo
c) Deberán ser equipos integrados de fábrica o ensamblados con componentes
previamente evaluados por el Comité.
d) La marca de los equipos o componentes deberá contar con presencia y
permanencia demostrada en el mercado nacional e internacional, así como con
asistencia técnica y refaccionaria local.
e) Tratándose de equipos microcomputadoras, a fin de mantener actualizado la
arquitectura informático de la Empresa NN, el Comité emitirá periódicamente las
especificaciones técnicas mínimas para su adquisición.
f) Los dispositivos de almacenamiento, así como las interfaces de entrada/salida,
deberán estar acordes con la tecnología de punta vigente, tanto en velocidad de
transferencia de datos, como en el ciclo del proceso.
g) Las impresoras deberán apegarse a los estándares de Hardware y Software
vigentes en el mercado y la Empresa NN, corroborando que los suministros (cintas,
papel, etc.) se consigan fácilmente en el mercado y no estén sujetas a un solo
proveedor.
h) Conjuntamente con los equipos, se deberá adquirir el equipo complementario
adecuado para su correcto funcionamiento de acuerdo con las especificaciones de
los fabricantes, y que esta adquisición se manifieste en el costo de la partida inicial.
i)Los equipos complementarios deberán tener una garantía mínima de un año y
deberán contar con el servicio técnico correspondiente en el país.
j) Los equipos adquiridos deben contar, de preferencia con asistencia técnica
durante la instalación de los mismos.
k) En lo que se refiere a los computadores denominados servidores, equipo de
comunicaciones como enrutadores y concentradores de medios, y otros que se
justifiquen por ser de operación crítica y/o de alto costo; al vencer su período de
garantía, deben de contar con un programa de mantenimiento preventivo y
correctivo que incluya el suministro de refacciones.
l) En lo que se refiere a los computadores denominados personales, al vencer su
garantía por adquisición, deben de contar por lo menos con un programa de servicio
de mantenimiento correctivo que incluya el suministro de refacciones.
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Todo proyecto de adquisición de bienes de informática, debe sujetarse al análisis,
aprobación y autorización del Comité.
ARTICULO 12°: En la adquisición de Equipo de cómputo se deberá incluir el Software
vigente precargado con su licencia correspondiente considerando las disposiciones del
artículo siguiente.
ARTICULO 13°.- Para la adquisición de Software base y utilitarios, el Comité dará a
conocer periódicamente las tendencias con tecnología de punta vigente, siendo la lista
de productos autorizados la siguiente:
a) Plataformas de Sistemas Operativos:
MS-DOS, MS- Windows 95 Español, Windows NT, Novell Netware,
Unix(Automotriz).
b) Bases de Datos:
Foxpro, Informix
c) Manejadores de bases de datos:
Foxpro para DOS, VisualFox, Access
d) Lenguajes de programación:
Los lenguajes de programación que se utilicen deben ser compatibles con las
plataformas enlistadas.
SQL Windows
Visual Basic
VisualFox
CenturaWeb
Notes Designer
e) Hojas de cálculo:
Excel
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f) Procesadores de palabras:
Word
g) Diseño Gráfico:
Page Maker, Corel Draw
h) Programas antivirus.
F-prot, Command Antivirus, Norton Antivirus
i) Correo electrónico
Notes Mail
j) Browser de Internet
Netscape
En la generalidad de los casos, sólo se adquirirán las últimas versiones liberadas de
los productos seleccionados, salvo situaciones específicas que se deberán justificar
ante el Comité. Todos los productos de Software que se adquieran deberán contar
con su licencia de uso, documentación y garantía respectivas.
ARTICULO 14°.- Todos los productos de Software que se utilicen a partir de la fecha en
que entre en vigor el presente ordenamiento, deberán contar con su licencia de uso
respectiva; por lo que se promoverá la regularización o eliminación de los productos ya
instalados que no cuenten con la licencia respectiva.
ARTICULO 15°.- Para la operación del software de red se debe tener en consideración
lo siguiente:
a) Toda la información institucional debe invariablemente ser operada a través de un
mismo tipo de sistema manejador de base de datos para beneficiarse de los
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mecanismos de integridad, seguridad y recuperación de información en caso de falla
del sistema de cómputo.
b) El acceso a los sistemas de información, debe contar con los privilegios ó niveles de
seguridad de acceso suficientes para garantizar la seguridad total de la información
institucional. Los niveles de seguridad de acceso deberán controlarse por un
administrador único y poder ser manipulado por software. Se deben delimitar las
responsabilidades en cuanto a quién está autorizado a consultar y/o modificar en cada
caso la información, tomando las medidas de seguridad pertinentes para cada caso.
c) El titular de la unidad administrativa responsable del sistema de información debe
autorizar y solicitar la asignación de clave de acceso al titular de la Unidad de
Informática.
d) Los datos de los sistemas de información, deben ser respaldados de acuerdo a la
frecuencia de actualización de sus datos, rotando los dispositivos de respaldo y
guardando respaldos históricos periódicamente. Es indispensable llevar una bitácora
oficial de los respaldos realizados, asimismo, las cintas de respaldo deberán guardarse
en un lugar de acceso restringido con condiciones ambientales suficientes para
garantizar su conservación. Detalle explicativo se aprecia en la Política de respaldos en
vigencia.
e) En cuanto a la información de los equipos de cómputo personales, la Unidad de
Informática recomienda a los usuarios que realicen sus propios respaldos en la red o
en medios de almacenamiento alternos.
f) Todos los sistemas de información que se tengan en operación, deben contar con sus
respectivos manuales actualizados. Uno técnico que describa la estructura interna del
sistema así como los programas,
catálogos y archivos que lo conforman y otro que describa a los usuarios del sistema,
los procedimientos para su utilización.
h) Los sistemas de información, deben contemplar el registro histórico de las
transacciones sobre datos relevantes, así como la clave del usuario y fecha en que se
realizó (Normas Básicas de Auditoría y Control).
i )Se deben implantar rutinas periódicas de auditoría a la integridad de los datos y de
los programas de cómputo, para garantizar su confiabilidad.
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ARTICULO 16°.- Para la contratación del servicio de desarrollo o construcción de
Software aplicativo se observará lo siguiente:
Todo proyecto de contratación de desarrollo o construcción de software requiere de un
estudio de factibilidad que permita establecer la rentabilidad del proyecto así como los
beneficios que se obtendrán del mismo.
Todo proyecto deberá ser aprobado por el Comité en base a un informe técnico que
contenga lo siguiente:
Bases del concurso (Requerimientos claramente especificados)
Análisis de ofertas (Tres oferentes como mínimo) y Selección de oferta ganadora
Bases del Concurso
Las bases del concurso especifican claramente los objetivos del trabajo, delimita las
responsabilidades de la empresa oferente y la contratante.
De las empresas oferentes:
Los requisitos que se deben solicitar a las empresas oferentes son:
a) Copia de la Cédula de Identidad del o los representantes de la compañía
b) Copia de los nombramientos actualizados de los representantes legales de la
compañía
c) Copia de los Estatutos de la empresa, en que aparezca claramente definido el
objeto de la compañía, esto es para determinar si está o no facultada para
realizar la obra
d) Copia del RUC de la compañía
e) Referencias de clientes (Mínimo 3)
f) La carta con la oferta definitiva del contratista debe estar firmada por el
representante legal de la compañía oferente.
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De la contratante
Las responsabilidades de la contratante son:
a) Delinear adecuadamente los objetivos y alcance del aplicativo.
b) Establecer los requerimientos del aplicativo
c) Definir responsabilidades de la contratista y contratante
d) Establecer campos de acción
Análisis de ofertas y Selección de oferta ganadora:
Para definir la empresa oferente ganadora del concurso, el Comité establecerá una
reunión en la que se debe considerar los siguientes factores:
a) Costo
b) Calidad
c) Tiempo de permanencia en el mercado de la empresa oferente
d) Experiencia en el desarrollo de aplicativos
e) Referencias comprobadas de Clientes
f) Cumplimiento en la entrega de los requisitos
Aprobada la oferta se debe considerar los siguientes lineamientos en la elaboración de
contratos:
Todo contrato debe incluir lo siguiente:
Antecedentes, objeto del contrato, precio, forma de pago, plazo, obligaciones del
contratista, responsabilidades, fiscalizador de la obra, garantías, entrega recepción de
obra provisional y definitiva, sanciones por incumplimientos, rescisión del contrato,
disposiciones supletorias, documentos incorporados, solución de controversias, entre
otros aspectos.
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Las garantías necesarias para cada contrato deben ser incluídas en forma conjunta con
el Departamento Legal, quienes deben asesorar el tipo de garantía necesaria en la
elaboración de cada contrato.
Las garantías que se deben aplicar de acuerdo al tipo de contrato son:
a. Una garantía bancaria o una póliza de seguros, incondicional, irrevocable y de
cobro inmediato por el 5% del monto total del contrato para asegurar su fiel
cumplimiento, la cual se mantendrá vigente durante todo el tiempo que subsista la
obligación motivo de la garantía.
b. Una garantía bancaria o una póliza de seguros, incondicional, irrevocable y de
cobro inmediato equivalente al 100 % (ciento por ciento) del anticipo. Esta garantía
se devolverá en su integridad una vez que el anticipo se haya amortizado en la
forma de pago estipulada en el contrato.
c. Un fondo de garantía que será retenido de cada planilla en un porcentaje del 5 %.
Junto al contrato se deberá mantener la historia respectiva del mismo que se compone
de la siguiente documentación soporte:
Estudio de factibilidad
Bases del concurso
Ofertas presentadas
Acta de aceptación de oferta firmada por los integrantes del Comité
Informes de fiscalización
Acta de entrega provisional y definitiva
TITULO III
INSTALACIONES
ARTICULO 17°.- La instalación del equipo de cómputo, quedará sujeta a los siguientes
lineamientos:
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a) Los equipos para uso interno se instalarán en lugares adecuados, lejos de polvo
y tráfico de personas.
En las áreas de atención directa al público los equipos se instalarán en lugares
adecuados.
b) La Administración de Informática, así como las áreas operativas deberán contar
con un croquis actualizado de las instalaciones eléctricas y de comunicaciones del
equipo de cómputo en red.
c) Las instalaciones eléctricas y de comunicaciones, estarán de preferencia fijas o
en su defecto resguardadas del paso de personas o máquinas, y libres de cualquier
interferencia eléctrica o magnética.
d) Las instalaciones se apegarán estrictamente a los requerimientos de los equipos,
cuidando las especificaciones del cableado y de los circuitos de protección
necesarios;
e) En ningún caso se permitirán instalaciones improvisadas o sobrecargadas.
f) Cuando en la instalación se alimenten elevadores, motores y maquinaria pesada,
se deberá tener un circuito independiente, exclusivo para el equipo y/o red de
cómputo.
ARTICULO 18°.- La supervisión y control de las instalaciones se llevará a cabo en los
plazos y mediante los mecanismos que establezca el Comité.
TITULO IV
LINEAMIENTOS EN INFORMATICA
CAPITULO I
INFORMACION
ARTICULO 19°.- Los archivos magnéticos de información se deberán inventariar,
anexando la descripción y las especificaciones de los mismos, clasificando la
información en tres categorías:
1. Información histórica para auditorías
2. Información de interés de la Empresa NN
3. Información de interés exclusivo de algún área en particular.
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ARTICULO 20°.- Los jefes de sistemas responsables del equipo de cómputo y de la
información contenida en los centros de cómputo a su cargo, delimitarán las
responsabilidades de sus subordinados y determinarán quien está autorizado a
efectuar operaciones emergentes con dicha información tomando las medidas de
seguridad pertinentes.
ARTICULO 21°.- Se establecen tres tipos de prioridad para la información:
1. Información vital para el funcionamiento de la unidad administrativa;
2. Información necesaria, pero no indispensable en la unidad administrativa;
3. Información ocasional o eventual.
ARTICULO 22°.- En caso de información vital para el funcionamiento de la unidad
administrativa, se deberán tener procesos concomitantes, así como tener el respaldo
diario de las modificaciones efectuadas, rotando los dispositivos de respaldo y
guardando respaldos históricos semanalmente.
ARTICULO 23°.- La información necesaria pero no indispensable, deberá ser
respaldada con una frecuencia mínima de una semana, rotando los dispositivos de
respaldo y guardando respaldos históricos mensualmente.
ARTICULO 24°.- El respaldo de la información ocasional o eventual queda a criterio de
la unidad administrativa.
ARTICULO 25°.- Los archivos magnéticos de información, de carácter histórico
quedarán documentados como activos de la unidad académica y estarán debidamente
resguardados en su lugar de almacenamiento.
Es obligación del responsable del equipo de cómputo, la entrega conveniente de los
archivos magnéticos de información, a quien le suceda en el cargo.
ARTICULO 26°.- Los sistemas de información en operación, como los que se
desarrollen deberán contar con sus respectivos manuales. Un manual del usuario que
describa los procedimientos de operación y el manual técnico que describa su
estructura interna, programas, catálogos y archivos.
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Cargo Cargo
CAPITULO II
FUNCIONAMIENTO
ARTICULO 27°.- Es obligación de la Administración de Informática vigilar que el equipo
de cómputo se use bajo las condiciones especificadas por el proveedor y de acuerdo a
las funciones del área a la que se asigne.
ARTICULO 28°.- Los colaboradores de la empresa al usar el equipo de cómputo, se
abstendrán de consumir alimentos, fumar o realizar actos que perjudiquen el
funcionamiento del mismo o deterioren la información almacenada en medios
magnéticos, ópticos, etc.
ARTICULO 29°.- Por seguridad de los recursos informáticos se deben establecer
seguridades:
Físicas
Sistema Operativo
Software
Comunicaciones
Base de Datos
Proceso
Aplicaciones
Por ello se establecen los siguientes lineamientos:
Mantener claves de acceso que permitan el uso solamente al personal autorizado
para ello.
Verificar la información que provenga de fuentes externas a fin de corroborar que
estén libres de cualquier agente externo que pueda contaminarla o perjudique el
funcionamiento de los equipos.
Mantener pólizas de seguros de los recursos informáticos en funcionamiento
ARTICULO 30°.- En ningún caso se autorizará la utilización de dispositivos ajenos a los
procesos informáticos de la unidad administrativa.
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Por consiguiente, se prohibe el ingreso y/o instalación de hardware y software
particular, es decir que no sea propiedad de una unidad administrativa de la Empresa
NN, excepto en casos emergentes que la Dirección autorice.
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CAPITULO III
PLAN DE CONTINGENCIAS
ARTICULO 31°.- La Administración de Informática creará para las empresas y
departamentos un plan de contingencias informáticas que incluya al menos los
siguientes puntos:
a) Continuar con la operación de la unidad administrativa con procedimientos
informáticos alternos;
b) Tener los respaldos de información en un lugar seguro, fuera del lugar en el que
se encuentran los equipos.
c) Tener el apoyo por medios magnéticos o en forma documental, de las
operaciones necesarias para reconstruir los archivos dañados;
d) Contar con un instructivo de operación para la detección de posibles fallas, para
que toda acción correctiva se efectúe con la mínima degradación posible de los
datos;
e) Contar con un directorio del personal interno y del personal externo de soporte, al
cual se pueda recurrir en el momento en que se detecte cualquier anomalía;
f) Ejecutar pruebas de la funcionalidad del plan
f) Mantener revisiones del plan a fin de efectuar las actualizantes respectivas
CAPITULO IV
ESTRATEGIAS
ARTICULO 32.- La estrategia informática se consolida en el Plan Maestro de
Informática y está orientada hacia los siguientes puntos:
a) Plataforma de Sistemas Abiertos;
b) Descentralización del proceso de información
c) Esquemas de operación bajo el concepto cliente/servidor
d) Estandarización de hardware, software base, utilitarios y estructuras de datos
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Cargo Cargo
e) Intercomunicación entre unidades y equipos mediante protocolos estándares
f) Intercambio de experiencias entre Departamentos de Informática.
g) Manejo de proyectos conjuntos con las diferentes unidades administrativas.
h) Programa de capacitación permanente para los colaboradores de la empresa del
área de informática
i) Integración de sistemas y bases de datos de la Empresa NN, para tener como
meta final un Sistema Integral de Información Corporativo.
j) Programación con ayudas visuales e interactivas. Facilitando interfases amigables
al usuario final.
k) Integración de sistemas teleinformáticos (Intranet De grupo empresarial).
ARTICULO 33°.- Para la elaboración de los proyectos informáticos y para la
presupuestación de los mismos, se tomarán en cuentan tanto las necesidades de
hardware y software de la unidad administrativa solicitante, como la disponibilidad de
recursos con que éstas cuenten.
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Cargo Cargo
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
ARTICULO PRIMERO.- Las disposiciones aquí enmarcadas, entrarán en vigor a partir
del día siguiente de su difusión.
ARTICULO SEGUNDO.- Las normas y políticas objeto de este documento, podrán ser
modificadas o adecuadas conforme a las necesidades que se vayan presentando,
mediante acuerdo del Comité Técnico de Informática de la Empresa NN (CTI); una vez
aprobadas dichas modificaciones o adecuaciones, se establecerá su vigencia.
ARTICULO TERCERO.- Las disposiciones aquí descritas constan de forma detallada
en los manuales de políticas y procedimientos específicos existentes.
ARTICULO CUARTO.- La falta de desconocimiento de las normas aquí descritas por
parte de los colaboradores no los libera de la aplicación de sanciones y/o penalidades
por el incumplimiento de las mismas.
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