VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 1 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
1. OBJETIVO Establecer las normas que debern cumplirse en la contratacin de servicios, contratacin de obras, o la compra de bienes con prestacin de servicios asociada, con el fin de asegurar una adecuada Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. 2. ALCANCE Aplica a todas las operaciones de Volcn Compaa Minera S.A.A., empresas contratistas mineras y empresas contratistas de actividades conexas. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
a. DS 055 2010 - EM (Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional Minera) b. Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo 29783 c. GI LAN 107 DUPONT Administracin de Contratistas d. OHSAS 18001 (Requisito 4.4.6) e. ISO 14001 (Requisito 4.4.6) 4. DEFINICIONES a. Empresa Contratista Minera: Es toda persona juridica que, por contrato, ejecuta una obra o presta servicio a los titulares mineros, en las actividades de exploracin, desarrollo, explotacin y/o beneficio, y que ostenta la calificacin como tal emitida por la direccin General de Mineria del Ministerio de Energia y Mina. b. Empresa Contratista de Actividades Conexa: Es toda persona natural o juridica que realiza actividades auxiliares o complementarias a la actividad minera por encargo del titular minero. c. Empresa Minera: Es la persona natural o juridica que ejecuta las acciones y trabajos de la actividad minera de acuerdo a las normas legales vigentes. d. SIG-SSOMAC: Sistema Integrado de Gesiton de Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Calidad.
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 2 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
5. ESPECIFICACIONES DEL ESTANADAR 1. Etapa 1 - Definicin del Alcance y Pre-calificacin A. Definicin del alcance El Area Solicitante ser responsable de definir el equipo que desarrollara el alcance de los servicios a contratar: Solicitante del Servicio Administradores y supervisores de Contrato (designacin) Representante del area de contrato Representante de SSOMAC
El Area Solicitante antes de consolidar el alcance deber: a) Asegurar la claridad del alcance, de forma tal de eliminar la posibilidad de dudas acerca del mismo y acerca de las obligaciones de la empresa prestadora de servicios; b) Identificar las caractersticas de las reas e instalaciones donde se desarrollarn las actividades de la empresa prestadora de servicios, e identificar las eventuales instalaciones que utilizar la empresa prestadora de servicios para el apoyo a estas actividades. c) Adoptar las siguientes prcticas antes de la consolidacin del alcance de los servicios a contratar: Evaluar las actividades, analizando las que se puedan eliminar o simplificar, sin perjudicar los objetivos de la obra o servicio. Evaluar las actividades consolidadas en el alcance, con el objetivo de buscar alternativas adecuadas desde el punto de vista de SSOMAC que tengan menor exposicin al riesgo. Para ello, se analizarn los tipos de trabajo y/o la metodologa aplicable, considerando la utilizacin de las mejores tecnologas de proceso y de equipos. Considerar las condiciones locales relevantes, tales como interferencias en el lugar de trabajo, impactos de SSOMAC sobre la fuerza de trabajo y comunidad prxima, otras actividades en marcha, procesos en operacin, transporte, pruebas, etc.
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 3 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
d) Evaluar el Grado de Riesgo del alcance del contrato conforme a la Matriz Evaluacin de Grado de Riesgo del Alcance de Contratos (REG-XX)
El resultado de esta evaluacin debe documentarse en Matriz Evaluacin de Grado de Riesgo del Alcance de Contratos (REG-XX), esta informacin sera proporcionada a la Gerencia de Logistica, a fin de elaborar listado de empresas que apliquen para el alcance de los contratos. La evaluacion de Grado de Riesgo deber repetirse cada 3 aos para las categoras QIII / QIV, y cada 5 aos para las restantes. Tambin deber repetirse previo a la ejecucin de cambios significativos en los procesos, equipos o tecnologa aplicable a la realizacin de los servicios contratados o previo a cambios en el diseo, materiales, tcnicas de construccin, instalacin e inspeccin o condiciones de operacin/utilizacin de los bienes que deban comprarse. - La Gerencia de Logistica luego de seleccionar las empresas que puedan desarrollar el alcance del trabajo, debe suministrar a las empresas candidatos los requisitos minimos de SSOMAC a cumplir de acuerdo al REG XX Matriz Evaluacin de Grado de Riesgo del Alcance de Contratos.
B. Precalificacin La Gerencia de Logistica enviara al Area Solicitante toda la informacin de SSOMAC suministrada por las empresas candidatos, para la evaluacin de los requisitos minimos. La aplicacin de los criterios de evaluacin de los empresas candidatos seran conducidas por un equipo evaluador: Profesional de SSOMAC, Solicitante del Servicio y Soporte SSOMAC, de acuerdo a REG XX Evaluacin de Requistos Minimos. El equipo evaluador dedera elaborar un lista ranqueada de las empresas candidatos que obtubieron puntuaciones por encima de la minima requerida, esta informacin sera proporcionada a la Gerencia de Logistica, a fin de elaborar listado de empresas que seran invitadas a cotizar. Las empresas que no logren la minima puntuacin exigida de acuerdo a REG XX Evaluacin de Requistos Minimos, se consideraran descalificadas, y se emitira el informe correspondientes de la evaluacin.
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
Elaborado por: Mario Rosales
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 4 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
En cualquiera de los casos, se entiende que la contratista debe alcanzar la puntuacin establecida para la precalificacin cumpliendo la totalidad de los requisitos minimos de SSOMAC. Adems de los requisitos de precalificacin, no sern invitadas a cotizar empresas con evaluaciones deficientes de desempeo en SSOMAC en trabajos anteriores.
2. Etapa 2. Preparacin del Contrato Considerar para la preparacin del Contrato lo siguiente: A. Requisitos Contractuales de SSOMAC. Los requisitos legales vigentes y especificicaciones del Sistema Integrado de Gestin SSOMAC deben estar incluidos en las clausulas determinadas en los contratos, para su cumplimiento y verificacin. La Gerencia Corporativa de Seguridad facilitara toda la informacin correspondiente al SIG-SSOMAC a la Gerencia de Logistica, para esta sea iuncluida en el contrato. Los requisitos legales deberan ser proporcionados por la Gerencia Legal a la Gerencia de Logistica para ser incluidos en los contratos.
B. Acciones a Realizar antes de Iniciar el Concurso de Precios Como parte de la preparacin del Concurso de Precios, se debern considerar los siguientes puntos. La aplicacin de los mismos depender del riesgo asociado al servicio, del plazo de ejecucin, de la importancia de la licitacin, y otros factores considerados relevantes por el Area Solicitante: Si corresponde, establecer criterios de SSOMAC adicionales a los definidos en la precalificacin para seleccionar las empresas a invitar. Los mismos podrn incluir las evaluaciones de desempeo de las contratistas invitadas. Si corresponde, establecer los criterios para evaluacin de las Ofertas. Se podrn utilizar entre otros la puntuacin de la contratista en el cumplimiento de los requisitos de SSOMAC para el ingreso al registro de proveedores, las evaluaciones de desempeo recientes, etc.
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 5 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
C. Acciones a realizar durante el concurso de precios a) Convocar a los representantes de las empresas participantes en la licitacin para realizar visitas a la locacin donde sern prestados los servicios. Estas visitas debern cumplir con lo indicado en el Procedimiento de Contrataciones de VOLCAN, e incluirn acciones como las siguientes: Organizar la visita de forma detallada, de forma de garantizar la calidad de la informacin suministrada a los proveedores Definir un representante de SSOMAC en las visitas, que ser el encargado de explicar aspectos relevantes de SSOMAC y mostrar los lugares donde se ejecutaran los servicios. Entregar la informacin relacionada con el proceso licitatorio a todos los oferentes de forma homognea. b)Responder por escrito a todos los oferentes las consultas realizadas relativas a aspectos de SSOMAC, observando que la comunicacin sea consistente con los aspectos y registros de SSOMAC que componen el proceso de licitacin. f) Etapa 3. Seleccion de ganador Verificar si los aspectos de SSOMAC exigidos fueron tenidos en cuenta por los oferentes en sus ofertas. Realizar la evaluacin tcnico-econmica de las ofertas (incluyendo principalmente los aspectos de SSOMAC) siguiendo los criterios establecidos. Solicitar, en caso que sea constatada alguna duda relativa a SSOMAC, aclaraciones por escrito a los oferentes . En el caso que lo considere adecuado, y teniendo en cuenta el nivel de riesgo de la contratacin, el Area Solicitante podr tomar medidas para verificar la veracidad de la informacin suministrada por el oferente. Estas medidas pueden incluir auditorias, visitas al oferente, verificacin de antecedentes, y otros.
Registrar los hechos relevantes relativos a aspectos de SSOMAC que hubieran aparecido entre la etapa de recepcin de ofertas y determinacin de la propuesta ganadora. Seleccionar la oferta ganadora del concurso de precios, cumpliendo con lo indicado en el Procedimiento de contrataciones de VOLCAN, y a su vez considerando aquellas empresas que obtengan la mayor calificacin REG XX Evaluacin de Requistos Minimos.
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 6 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
Enviar invitacin formal al ganador, dirigida a sus lideres, para firmar el contrato y asegurar el compromiso en todos terminos contractuales, incuyendo los compromisos de SSOMAC, con fecha propuesta para la reunion. g) Etapa 4 Contratacin de los Servicios. Formalizacin del Contrato. El contrato deber ser consolidado despus de que todas las dudas hayan sido aclaradas, y que el ganador haya sido seleccionado, para que sea firmado por el contratista y contratante.
Acciones para la formalizacin de aquellos contratos celebrados entre presentes.
a) Realizar la ceremonia de celebracin del contrato, donde deben estar presentes los funcionarios de Volcan Compaia Minera S.S.A y los de la empresa prestadora de servicios, procurando reafirmar el compromiso mutuo con el desempeo en SSOMAC. La representatividad de las partes presentes en la ceremonia depender de la importancia que para Volcan Compaia Minera S.S.A revista el contrato. b) Conformar el equipo de Volcan Compaia Minera S.S.A para esta ceremonia, como mnimo, con la autoridad que tenga poderes suficientes para asumir el compromiso contractual y el administrador del contrato. Podrn participar tambin el Administrador del contrato, el representante de SSOMAC y, siempre que sea posible, el representante del Area Solicitante que requiera el servicio. c) Invitar al equipo de la empresa prestadora de servicios, procurando la presencia, en la ceremonia, de su mayor directivo y de los profesionales de la empresa involucrados en la conduccin del contrato; d) Estructurar la agenda para la ceremonia que contenga, entre otros, los siguientes puntos: - Importancia del cumplimiento del contrato para los negocios de Volcan Compaia Minera S.S.A; - Consideraciones generales de Volcan Compaia Minera S.S.A y de la empresa prestadora de servicios y reafirmacin de compromisos de SSOMAC;
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 7 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
- Aspectos importantes de SSOMAC del contrato, enfatizando y entregando al representante de la empresa prestadora de servicios la Gestion de SSOMAC de Volcan Compaia Minera S.S.A;
Comunicacin. Divulgar a la fuerza de trabajo involucrada (de Volcan Compaia Minera S.S.A y del contratista) , los aspectos de SSOMAC del servicio contratado para demostrar el valor de SSOMAC y para alertar en cuanto a los riesgos relevantes, utilizando, para ello, los recursos de comunicacin.
h) Etapa 5 Administracin y SupervisIn del Contrato
A. Preparacin para la Administracin y Supervisin del Contrato a) Leer y entender el instrumento contractual, asesorndose, de ser necesario, con el personal involucrado en las etapas anteriores del proceso para aclarar dudas y obtener orientaciones; b) Programar la reunin de apertura con la participacin del equipo de administracin y supervisin del contrato, del representante de SSOMAC del Area Solicitante, del representante local de mayor nivel de la Contratada y de los profesionales responsables de las reas de operacin y de SSOMAC de la empresa Contratada.
B. Reunin de Apertura a) Realizar la reunin de apertura, reiterando que Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente deben ser tratados como valor crtico para la ejecucin del contrato. La decisin sobre la realizacin de esta reunin ser tomada en funcin de los riesgos involucrados en los servicios a prestar. b) Resaltar los aspectos y/o requisitos de SSOMAC, hacer entrega oficial via electronica de todos los requisitos del SIG-SSOMAC a la empresa contratada y programar reuniones a fin de garantizar compatibilidad de la administracion de riesgos de la contratada y Volcan.
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 8 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
c) Dejar asentado en la minuta de reunin que el contratista conoce y acepta estas condiciones de trabajo, entendiendo que las mismas son de cumplimiento obligatorio.
C. Lineamientos para Acciones de Planeamiento, Seguimiento, Evaluacin y Anlisis
1. Acciones de Planeamiento a) Identificar y registrar a los representantes de Volcan Compaia Minera, S.A.A. y del Contratista que sern los facilitadores para temas diversos en los aspectos de SSOMAC durante la ejecucin del contrato; b) Programar reuniones peridicas para tratar exclusivamente temas de SSOMAC; c) Delimitar las reas y/o instalaciones utilizadas por el Contratista donde los servicios sern desarrollados a efectos de administracin y fiscalizacin de los aspectos de SSOMAC; e) Verificar el entendimiento de todos los aspectos y requisitos de SSOMAC del contrato por parte del Contratista; f) Definir, junto con el Contratista, los mecanismos de seguimiento del desempeo y cumplimiento de los requisitos contractuales de SSOMAC; g) Verificar la utilizacin de los indicadores de desempeo en SSOMAC definidos en el instrumento contractual; h) Verificar que el Contratista implemente un mecanismo de control de cumplimiento de los requisitos de SSOMAC del contrato que satisfaga las necesidades de informacin y anlisis crtico de las partes; i) Verificar que el Contratista entienda que los cambios temporales o definitivos deben ser evaluados previamente, a fin de eliminar y/o minimizar los riesgos de SSOMAC consecuentes de su implantacin, y ser autorizados por Volcan Compaia Minera, S.A.A. o seguir un procedimiento de gestin de cambios de la propia Contratista, aprobado por Volcan Compaia Minera, S.A.A.; j) Preparar un programa de inspecciones y auditorias, en funcin de los aspectos y requisitos contractuales de SSOMAC.
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 9 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
2. Acciones de Seguimiento a) Verificar previamente que los aspectos significativos de SSOMAC de los procedimientos operativos de la Contratista se encuentren compatibilizados con los del Area Solicitante, evitando conflictos y problemas de comunicacin, incluyendo los procedimientos para atencin de emergencias y realizacin de simulacros conjuntos. Si la contratista no cuenta con procedimientos adecuados, deber emplear los de Volcan Compaia Minera, S.A.A.; b) Verificar el cumplimiento de la legislacin aplicable y de los requisitos contractuales de Volcan Compaia Minera, S.A.A., aplicando las clusulas de sanciones o premios previstos en el contrato; c) Exigir una metodologa de la Contratista para ajustes y correcciones necesarios, siempre que se identifique algn desvo sistmico o crtico; d) Verificar el cumplimiento de actividades de SSOMAC requeridas para certificar el avance de la obra; e) Conducir las reuniones especficas de SSOMAC, con la participacin de los representantes de Volcan Compaia Minera, S.A.A. y de la Contratista y con la participacin de los lderes de SSOMAC de ambas partes. f) Verificar que la Contratista implemente y mantenga procedimientos para monitorear y medir, peridicamente, el desempeo en SSOMAC, conforme a los indicadores determinados en el contrato; g) Asegurar que cuando la Contratista no cumpla con una determinada meta, desarrolle siempre un plan de accin para retomar la tendencia de cumplimiento. h) Verificar que el contenido de los informes de SSOMAC de la Contratista satisfaga las necesidades de informacin y de anlisis de Volcan Compaia Minera, S.A.A.. i) Verificar el cumplimiento de requisitos contractuales y/o legales referidos a la presencia en el lugar de los trabajos de profesionales con capacitacin, calificacin, certificacin y/o experiencia comprobada (ej. Residentes, supervisores, responsables de SSOMAC, etc.);
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 10 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
j) Promover auditoras comportamentales para identificar y tratar prcticas de trabajo seguras e inseguras, a fin de difundir la cultura de SSOMAC como valor; k) Verificar las tareas crticas, a fin de asegurar la conformidad con los procedimientos y requisitos de SSOMAC. l) Monitorear continuamente los aspectos de SSOMAC de los procesos, ambientes y prcticas de trabajo, tomando las medidas necesarias en funcin de los desvos encontrados; m) Realizar inspecciones sistemticas del entorno de trabajo, incluyendo si corresponde las instalaciones de la Contratista; n) Seguir y analizar el desempeo de SSOMAC de la Contratista tomando las medidas necesarias para que la misma prevenga o corrija desvos y no conformidades; 3. Acciones de Evaluacin a) Aplicar los criterios de evaluacin de la Matriz de Evaluacin Contratistas Volcan (REG XX Evaluacin Contratista Volcan),de acuerdo a programa de evaluacin, los resultados deben ser analisados con la alta Gerencia de las empresas contratistas. b) Verificar que se realice la evaluacin del contratista con la periodicidad definida usando el REG XX Evaluacin de Requistos Minimos. 4. Acciones de Anlisis a) Realizar, peridicamente, el anlisis del desempeo de la Contratista, comparndolo con los objetivos y las metas contractuales. El anlisis deber incluir los aspectos y requisitos de SSOMAC, tales como: indicadores, resultados de auditorias, resultados de autoevaluaciones, cumplimiento de la legislacin y prcticas adoptadas en la ejecucin de los servicios; b) Registrar formalmente los resultados de los anlisis y comunicar el resultado a la Contratista; c) Revisar, en caso de ser aplicable, los planes de accin para lograr los objetivos y metas de SSOMAC; d) Aplicar clusulas de sanciones o premios previstos en el contrato. Para la aplicacin de cualquiera de ellos, el Administrador de Contrato deber contar previamente con la autorizacin del Area Solicitante.
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 11 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
i) Etapa 6 Evaluacin de Cierre
Evaluacin Final de la Contratista a) Realizar la reunin interna de evaluacin final de la Contratista El Administrador del contrato, con la participacin del Supervisor del contrato, el representante del SSOMAC y el Area Solicitante ser el encargado de promover esta reunin Esta evaluacin debe realizarse despus de la finalizacin de los servicios y antes de la firma de la recepcin definitiva de los trabajos o del cierre del contrato En la misma, se debern considerar los registros realizados en los documentos de evaluacin (REG XX Evaluacin Contratista Volcan) a lo largo de la ejecucin del contrato, as como otras incidencias relevantes de los trabajos. b) Realizar la reunin de cierre de proyecto con la Contratista. La misma deber contar con la participacin del Administrador del contrato, del Supervisor, del representante de SSOMAC, del Area Solicitante y los representantes del Contratista. En la misma se presentarn los criterios adoptados en la evaluacin y los resultados de la misma. Esta reunin de cierre podr coincidir con la reunin general de cierre del contrato. Esta evaluacin debe realizarse despus de la finalizacin de los servicios y antes de la firma de la recepcin definitiva de los trabajos o del cierre del contrato.
c) Para contratos de menos de un ao de duracin, la evaluacin final del contratista deber realizarse al finalizar el contrato. Para aquellos contratos de ms de un ao de duracin, la misma deber hacerse una vez por ao, y al cierre del contrato. d) La evaluacin final de la contratista deber ser realimentada al Registro de Proveedores, para ser usada como antecedente en futuras contrataciones.
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 12 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
6. Responsabilidades a. Del Liderazgo y del CSSOMAC Aprobar y asegurar la integracin del Equipo de Implementacin de la herramienta de Administracin de Contratistas Comprender y difundir las instrucciones corporativas relacionadas con la herramienta Conocer la estrategia de implementacin de la herramienta Asistir a las reuniones de seguimiento de la implementacin, y participar en las actividades para garantizar la efectividad Garantizar que exista comunicacin con los miembros de otros negocios o sitios, con el objetivo de optimizar el proceso de desarrollo e implementacin de la herramienta de Administracin de Contratistas Tener una actitud proactiva, ejercer un liderazgo activo en el proceso de mejora continua de la iniciativa. b. De la Lnea de Mando Asumir la responsabilidad del manejo de contratos en su rea para que estos cumplan con el proceso de administracin de contratistas Entender la interaccin de la herramienta de administracin de contratistas con el sistema de Administracin de SSOMAC Identificar y corregir, a travs de los equipos de trabajo, los problemas relacionados con la Administracin de Contratistas. Promover la elaboracin de estndares, prcticas, etc., para dar soporte a la Unidad . Auditar su rea de responsabilidad para garantizar el cumplimiento de los procedimientos de administracin y de seguridad para contratistas. Coordinar al grupo de especialistas para la elaboracin de las especificaciones de SSOMAC para los contratos en su rea de responsabilidad. c. De la Funcin o Profesionales de SSOMAC Aprender e interpretar la metodologa de la herramienta de administracin de contratistas para asesorar a la lnea de mando en su observancia y aplicacin correcta. Participar con el equipo de trabajo asignado para la implementacin de esta herramienta.
Elaborado por: Mario Rosales Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 13 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
Auditar peridicamente la correcta aplicacin de esta herramienta y realizar el anlisis de tendencias para establecer las acciones correctivas pertinentes. Participar en la elaboracin de las especificaciones de SSOMAC de los proyectos. d. Principales responsabilidades del Administrador de contrato son: Dirigir el proceso de contratacin, garantizando la adicin de todos los requisitos generales y especficos aplicables de SSOMAC Asegurar el cumplimiento de los requerimientos contractuales, incluyendo SSOMAC, durante todas las etapas de las actividades a ser desarrolladas Actuar en forma interdependiente, fomentando la ayuda y la proteccin mutua, el trabajo en equipo y el orgullo organizacional, en forma tal que haya una disminucin progresiva de las prdidas materiales y humanas. Dar seguimiento al proceso de adquisicin de materiales y productos, para cumplir con todo el proceso de aseguramiento de calidad, incluyendo los requerimientos de SSOMAC Administrar el proceso de evaluacin del desempeo en SSOMAC de las empresas contratistas, de acuerdo con los criterios claramente definidos en los contratos correspondientes; y dar seguimiento a travs de los indicadores especficos Participar en las auditorias de comportamiento seguro Dar seguimiento y monitorear el desempeo en SSOMAC de las empresas contratistas, garantizando la implementacin de planes de accin correctivos y preventivos para los accidentes, incidentes, desviaciones y no conformidades potenciales Aplicar las clusulas de premios, sanciones o penalizaciones, en funcin del anlisis del desempeo del contratista Participar en las reuniones de SSOMAC con las empresas contratistas Solicitar a las empresas contratistas que identifiquen las necesidades de capacitacin en SSOMAC, y asegurar que sean satisfechas Asegurar la existencia de mecanismos para que todas las comunicaciones necesarias y obligatorias de SSOMAC se realicen en forma oportuna y correcta. Garantizar la atencin y respuesta a las reclamaciones de la parte interesada Participar en la realizacin de simulacros de emergencia.
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 14 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
e. Principales responsabilidades de los supervisores de contrato son: Comprender y verificar en campo los requisitos generales y especficos aplicables, incluyendo los requerimientos SSOMAC, descritos en el contrato Conocer los riesgos de SSOMAC inherentes al alcance de los servicios contratados y a sus tareas Verificar si los materiales y productos a ser adquiridos cumplen con los requisitos de SSOMAC. Verificar la calidad de los materiales y productos adquiridos, con respecto a sus especificaciones y a los requisitos de SSOMAC Participar regularmente en las auditorias e inspecciones de SSOMAC en el campo Verificar que los contratistas cumplan con la legislacin Participar en la realizacin de IPERC. Retro alimentar al proceso de evaluacin del desempeo en SSOMAC de las empresas contratistas, a travs de los resultados de las inspecciones y auditorias de campo. Garantizar la identificacin y registro de las no-conformidades, incluyendo accidentes, incidentes y desviaciones, y dar seguimiento a la implementacin de acciones correctivas y preventivas. Participar en las auditorias de comportamiento seguro. Verificar que los cambios en instalaciones, equipos y personas sean adecuadamente identificados y registrados. Garantizar el cumplimiento de los requerimientos contractuales, incluyendo SSOMAC, durante todas las etapas de las actividades a ser desarrolladas. Participar en las reuniones de SSOMAC con las empresas contratistas. Dar seguimiento a la ejecucin de programas de capacitacin. Participar en las capacitaciones en SSOMAC, cuando sea pertinente. Garantizar que todas las comunicaciones en el rea de SSOMAC que sean necesarias y obligatorias, se realicen en forma correcta y oportuna. Participar en la realizacin de los simulacros de emergencia.
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13
VOLCAN
Cdigo Revisin rea Pginas 1.0 SSO 15 /15
Estndar Gestin de Contratistas
Ttulo: Gestin de Contratistas
7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIN a. REG XX Matriz Evaluacin de Grado Riesgo Alcance de Contratos. b. REG XX Evaluacin de Requisitos Mnimos c. REG XX Evaluacin Desempeo SSOMAC Contratistas 8. FRECUENCIA DE REVISIN Anual
9. FRECUENCIA DE REVISIN Equipo Multidisciplinario representante de cada UEA.
10. FRECUENCIA DE REVISIN La actualizacin y revisin de estos documentos se debe realizar cada dos aos o cuando la normativa legal vigente sufra un cambio y/o modificaciones.
RESUMEN DE REVISIONES
Revisin Fecha
00
Modificaciones
Elaborado por: Mario Rosales
Sigilo: Uso interno de la empresa o unidad
Aprobado por: Juan Marceliano Rojas COPIA NO-CONTROLADA IMPRESA EL: 03/09/13