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CallPilot Manual de referencia

Manual de referencia de CallPilot

Copyright 2003 Nortel Networks
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Contenido
Captulo 1 Cmo usar esta gua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Convenciones y smbolos utilizados en esta gua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Captulo 2 Uso de CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Cmo funciona CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Acerca de los telfonos con pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Telfonos con pantalla de una lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Telfonos con pantalla de dos lneas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Acerca de los botones del telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Extensiones alternativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Uso de CallPilot con un adaptador de terminal analgico o un mdulo de aparatos telefnicos analgicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Uso de los botones del teclado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Indicaciones de voz de CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Interrupcin de una indicacin de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Recepcionista automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Tipos de casilleros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Casillero de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Casillero de invitado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Casillero de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Casilleros especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Casillero de entrega general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Casillero de administrador del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Captulo 3 Programacin de su casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Cmo iniciar su casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Cmo verificar qu interfaz de casillero utiliza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Cmo abrir su casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Cmo abrir su casillero usando la Conexin automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Cmo abrir su casillero en forma remota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Cmo cambiar la clave del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Bloqueo de la clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Expiracin de la clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Cmo grabar su nombre en el directorio de la compaa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Cmo asignar una recepcionista alternativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

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Contenido

Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Cdigos de funcin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Cmo programar un botn con memoria usando un cdigo de funcin . . . . . . . . . . . 26 Opciones del casillero del correo de voz Norstar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Lneas de instruccin del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Reproduccin de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Envo de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Otras opciones de correo de voz Norstar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Opciones del casillero de CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Lneas de instruccin del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Reproduccin de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Envo de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Otras opciones del casillero de CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Captulo 5 Saludos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Tipos de saludos de casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Saludo principal del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Saludo opcional del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Saludos personalizados del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Tcnicas de grabacin de los saludos del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Cmo grabar un saludo principal u opcional del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Cmo elegir un saludo principal u opcional del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Cmo grabar un saludo personalizado del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Cmo borrar un saludo personalizado del casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Cmo recibir llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Funcin Casillero nunca lleno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Cmo escuchar los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Cmo recuperar mensajes borrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Cmo seleccionar sus llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Cmo interrumpir a una persona que llama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Captulo 7 Envo de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Cmo grabar y enviar mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Cmo buscar en el directorio de la compaa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Cmo asignar opciones de envo de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Opciones de envo de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 P0607759 01

Contenido Cmo enviar un mensaje a ms de un destinatario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Envo de un mensaje a una lista de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Envo de la copia de un mensaje a uno o ms destinatarios . . . . . . . . . . . . . 56 Cmo responder a los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Respuesta a una llamada interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Respuesta a una llamada externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Cmo hacer una llamada con Thru-Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Cundo usar Thru-Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Captulo 8 Desvo de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Desvo de llamadas a su casillero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Cmo configurar el Desvo de llamadas en forma remota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Desvo de llamadas con Identificacin de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 El Desvo de llamadas por lnea ocupada cancela elI DLL . . . . . . . . . . . . . . 65

Captulo 9 Transferencia de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

La Transferencia de llamadas a un casillero de CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Cmo transferir la llamada de un propietario de casillero a su casillero . . . . . . . . . . . 68 Cmo transferir una llamada a Encaminamiento de llamadas personalizado (CCR) . 69 Acerca de la transferencia externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino . . . . . . . . . . . . . . . 70 Cmo configurar la Transferencia externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Cmo activar y desactivar la Transferencia externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Cmo optimizar la Transferencia externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Cmo programar la Transferencia externa cuando CallPilot se encuentra detrs de una PBX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Notificacin de mensajes fuera del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Parmetros para notificacin de mensajes fuera del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Programacin de la notificacin de mensajes fuera del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Programacin de la notificacin de mensajes fuera del sistema a un localizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ejemplo de un nmero de localizador de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Cmo cambiar la notificacin de mensajes fuera del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Cmo borrar un nmero de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Cmo agregar un nmero de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Cmo activar o desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema . . . . . . . . . . 97

CallPilot Manual de referencia

Contenido

Captulo 11 Grabar una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Acerca de la grabacin de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Uso de la grabacin de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Captulo 12 Mensajes de informacin y difusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Acerca de los mensajes de difusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Saludos del casillero de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Grabacin de un saludo en el casillero de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Captulo 13 Sugerencias para usar CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Captulo 14 Resolucin de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 ndice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

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Captulo 1 Cmo usar esta gua

Este manual le proporciona informacin detallada para usar las funciones de CallPilot en los sistemas CallPilot 150 y Business Communications Manager. Para utilizar este manual, debe determinar qu interfaz telefnica utiliza y seguir los procedimientos para dicha interfaz. Para saber cmo determinar la interfaz que utiliza, consulte Cmo verificar qu interfaz de casillero utiliza en la pgina 18. Algunos procedimientos son vlidos para ambas interfaces. Si es un nuevo usuario de CallPilot, debe saber cmo usar su telfono con pantalla. Consulte la tarjeta de usuario de su telfono. Para obtener informacin acerca de CallPilot, consulte al administrador del sistema.

Convenciones y smbolos utilizados en esta gua

Las convenciones y los smbolos que se detallan a continuacin sirven para describir funciones.
Convencin Ejemplo Uso Indicaciones de lnea de instruccin en los telfonos con pantalla. Opcin de botn de pantalla. Disponible en los telfonos con pantalla de dos lneas. Oprima el botn que aparece debajo de la opcin en la pantalla para continuar. Los botones que se oprimen en el teclado para seleccionar una opcin.

Clave: Palabra con un tipo de letra especial (en la lnea superior de la pantalla) Palabra en mayscula subrayada (aparece en la lnea inferior de un telfono con pantalla de dos lneas) Botones del teclado

OR

Manual de referencia de CallPilot

Captulo 1 Cmo usar esta gua

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Captulo 2 Uso de CallPilot

Cmo funciona CallPilot
CallPilot funciona con el sistema telefnico para ofrecer un servicio de recepcionista automtica. CallPilot responde las llamadas recibidas, las dirige a las extensiones y casilleros del sistema y ofrece la opcin de tomar mensajes.

Acerca de los telfonos con pantalla

Telfonos con pantalla de una lnea
Puede utilizar telfonos con pantalla de una lnea para la mayora de las sesiones de CallPilot. Si usa un telfono con pantalla de una lnea, la pantalla mostrar la lnea de instruccin de CallPilot. Los telfonos con pantalla de una lnea no muestran las opciones de botn de pantalla. En los telfonos con pantalla de una lnea las opciones se anuncian con indicaciones de voz. Para seleccionar las opciones, se utiliza el teclado del telfono. No es necesario esperar a que finalice la indicacin de voz para seleccionar una opcin. Puede interrumpir la indicacin de voz y hacer la seleccin inmediatamente.

Telfonos con pantalla de dos lneas

Los telfonos con pantalla de dos lneas muestran las instrucciones y opciones de CallPilot. Una pantalla de dos lneas puede mostrar hasta tres opciones de botn de pantalla a la vez. En aquellos casos en que existen ms opciones, debe esperar hasta que la indicacin de voz las anuncie. Si conoce el nmero del teclado correspondiente a la opcin que desea elegir, puede oprimirlo en cualquier momento durante la indicacin de voz.
Ejemplo de una pantalla de dos lneas

Lnea de instruccin de la pantalla Mostrar las opciones de botn Mostrar botones

Clave: OTRA

REINT

OK

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 2 Uso de CallPilot

Acerca de los botones del telfono

Esta tabla muestra los botones de la Business Series Terminal de Nortel Networks. Use los botones que correspondan al tipo de telfono que tiene.
Nombre del botn Funcin Manos libres En espera Control del volumen Liberacin T7100, T7208, T7316 M7100, M7208, M7310, M7324 M7100N, M7208N, M7310N, M7324N

Botn del lado derecho inferior

Para utilizar una funcin, puede ingresar , o y el cdigo. Por ejemplo, oprima para ingresar a su casillero. La terminal T7100 funciona de manera distinta a los otros telfonos de su sistema debido a que no tiene botones de lnea. Con los otros telfonos debe seleccionar un botn de lnea para responder a una llamada, mientras que con la terminal T7100 slo debe levantar el auricular. En otro tipo de telfonos es necesario seleccionar un botn de lnea para activar una llamada que est en espera, pero en la terminal T7100 se oprime . En las terminales T7100, puede oprimir para tomar una segunda llamada. La llamada activa queda en espera mientras se conecta con la segunda llamada. No puede tener ms de dos llamadas activas a la vez.

Extensiones alternativas
Puede tener hasta dos extensiones opcionales para su casillero. Si la persona que llama marca la extensin principal, es decir, una extensin con extensiones opcionales, el timbre de la llamada slo llegar a la extensin principal. Si no se responde a la llamada y la persona que llama deja un mensaje, aparecer un indicador de mensaje en la extensin principal y en cualquier otra extensin opcional. La funcin Abrir casillero () le permite escuchar el mensaje desde las extensiones opcionales de la misma manera en que puede escucharlos desde su telfono principal. Slo las extensiones sin casillero asignado se pueden usar como extensiones opcionales. La Identificacin de llamada (IDLL) aparece en una extensin opcional nicamente si: la extensin opcional es asignada a un telfono con Identificacin de llamada (IDLL) la extensin opcional tiene activa la pantalla de llamadas la llamada recibida en el telfono principal se desva al correo de voz

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Captulo 2 Uso de CallPilot

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Si la llamada no obtiene respuesta, se transfiere a CallPilot y se enva un tono audible a todos los telfonos. Para obtener informacin acerca de cmo activar la pantalla de llamadas consulte Desvo de llamadas con Identificacin de llamada en la pgina 65. Para interceptar a la persona que llama puede usar la funcin Interrumpir, , en cualquier telfono, siempre y cuando la persona que llame todava est dejando un mensaje. Para obtener informacin acerca de la funcin Interrumpir consulte Cmo interrumpir a una persona que llama en la pgina 46.

Uso de CallPilot con un adaptador de terminal analgico o un mdulo de aparatos telefnicos analgicos
Se pueden conectar uno o ms telfonos analgicos de una lnea a un sistema telefnico con un adaptador de terminal analgico (ATA) o un mdulo de aparatos telefnicos analgicos (ASM). Este tipo de telfono funciona con tonos de Multifrecuencia de doble tono (DTMF) que permiten el acceso a las opciones de CallPilot nicamente con el teclado. Los telfonos de disco no se pueden usar de modo interno con CallPilot. Para acceder a las funciones de CallPilot como Dejar mensaje o Abrir casillero, llame a la extensin de CallPilot y siga las indicaciones de voz. Para determinar la extensin del CallPilot, puede ingresar en cualquier telfono con pantalla. Tambin puede oprimir: para abrir su casillero o bien, para dejar un mensaje y seguir las indicaciones de voz.

Uso de los botones del teclado

Los botones del teclado del telfono con pantalla funcionan como nmeros y letras. Cada botn representa un nmero y un grupo de letras del alfabeto.
Para ingresar un carcter Oprima el botn del teclado que representa la letra o el nmero correspondiente. Oprima nuevamente el botn para ver la siguiente letra o nmero. Oprima u otro botn. Al presionar otro botn, el cursor avanza y en la pantalla aparece el primer carcter del nuevo botn. Oprima el botn de pantalla RET.

Para aceptar un carcter

Para borrar un carcter

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Captulo 2 Uso de CallPilot

Nmeros y letras del teclado de botones.

1 GHI4ghi PQRS7pqrs Salir

ABC2abc

DEF3def MNO6mno WXYZ9wxyz Acepta la letra mostrada y el signo,

(coma)

J KL5jkl TUV8tuv Q Z Cero q z

La pantalla puede mostrar hasta 16 caracteres. Que la indicacin permanezca o no en la pantalla depender exclusivamente de la indicacin. Los ejemplos de la pgina siguiente muestran cmo puede aparecer la indicacin en la pantalla. Un ejemplo de una pantalla con menos de 16 caracteres en la cual la lnea de instruccin permanece en pantalla es la indicacin Clave:.
Clave: OTRA REINT OK

La indicacin desaparece en las siguientes lneas de instruccin: Nombre: Clave: Tel dest:

Esta pantalla muestra la indicacin de la lnea de instruccin Nombre:

Nombre: REINT RET OK

Cuando empieza a ingresar el ltimo nombre, la indicacin de la lnea de instruccin Nombre: desaparece. Por ejemplo, para ingresar el apellido Prez, se oprime el botn del teclado para P, y la indicacin Nombre: desaparece de la pantalla.
P REINT RET OK

A pesar de que el nombre slo tiene nueve caracteres, la indicacin de la lnea de instruccin no aparece en la pantalla despus de ingresar el nombre completo.
Prez REINT RET OK

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Captulo 2 Uso de CallPilot

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Indicaciones de voz de CallPilot

Las indicaciones de voz le informan acerca del botn del teclado que debe oprimir para poder usar las opciones de CallPilot. Las indicaciones de voz ofrecen las mismas opciones que los botones de pantalla. Tambin ofrecen opciones que no aparecen en la pantalla. Si utiliza un telfono con pantalla de dos lneas, puede utilizar el botn de pantalla o el botn del teclado para acceder a la opcin. En un telfono con pantalla de una lnea la indicacin de voz se reproduce en forma inmediata. Si no elige una opcin despus de cinco segundos, la indicacin de voz reproduce de nuevo las opciones. Si a pesar de ello no elige una opcin, CallPilot finalizar la sesin. En un telfono con pantalla de dos lneas la indicacin de voz se reproduce despus de unos segundos. Si no elige una opcin, CallPilot finaliza la sesin.

Interrupcin de una indicacin de voz

Para interrumpir una indicacin de voz puede seleccionar cualquier opcin de la pantalla o del teclado.

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Captulo 2 Uso de CallPilot

Recepcionista automtica
La Recepcionista automtica funciona como recepcionista de las llamadas recibidas. Cuando est activa, la Recepcionista automtica responde a las llamadas recibidas en su empresa dependiendo de la hora. Si las personas que llaman conocen las opciones que desean, pueden interrumpir a la Recepcionista automtica ingresando la opcin en el teclado de cualquier telfono de marcacin por tonos. La Recepcionista automtica le da a la persona que llama las indicaciones de voz relacionadas con las siguientes tareas: ingreso del nmero de casillero ingreso de la extensin uso del directorio de la compaa dejar un mensaje comunicarse con el operador seleccionar un idioma opcional* (no existe una indicacin de voz para esta opcin)

* Si CallPilot se instala con capacidades bilinges, las personas que llaman pueden oprimir para or las indicaciones de voz en otro idioma. Cuando la persona que llama selecciona una opcin, la Recepcionista automtica responde al comando y transfiere la llamada a una extensin o casillero dentro de su empresa, o remite a la persona al directorio de la compaa o al operador.

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Captulo 2 Uso de CallPilot

15

Tipos de casilleros
Un casillero es un lugar para almacenar mensajes. Existen tres tipos de casilleros: Casilleros de usuario, que incluyen los casilleros de invitado Casilleros de informacin Casilleros especiales, que incluyen el casillero de entrega general y el casillero del administrador del sistema

Si tiene instaladas las opciones de mensajes en la red y fax, podr disponer de otros tipos de casilleros en su sistema.

Casillero de usuario
La mayora de los usuarios tienen casilleros de usuario. El administrador del sistema asigna los casilleros de usuario y el propietario del casillero lo mantiene. Un casillero de invitado es un tipo de casillero de usuario. Un casillero de usuario puede ser asignado a cada usuario de casillero que tenga un telfono con pantalla con una extensin.

Casillero de invitado
Los casilleros de invitado proporcionan acceso a funciones de transferencia interna de mensajes y transferencia de llamadas a empleados temporales y visitantes. Los casilleros de invitado no disponen de una extensin, sino que se les asigna un nmero que funciona como una extensin. Esto permite al propietario del casillero de invitado acceder a CallPilot de la misma forma en que un usuario accede a su casillero desde otra extensin u otro telfono. Si necesita un casillero de invitado, pidselo al administrador del sistema.

Casillero de informacin
Los casilleros de informacin reproducen mensajes informativos para las personas que llaman. Los casilleros de informacin no tienen extensiones en funcionamiento y las personas que llaman no pueden dejar mensajes. Las personas que llaman pueden obtener acceso a casilleros de informacin con una indicacin de voz. Se puede acceder a un casillero de informacin mediante la Recepcionista automtica, un encaminamiento de llamadas personalizado (CCR, Custom Call Routing) o el operador. El administrador del sistema crea los casilleros de informacin, y tanto el administrador del sistema como el propietario del casillero pueden grabar saludos en dicho casillero. Para obtener mayor informacin acerca de los saludos del casillero de informacin, consulte Saludos del casillero de informacin en la pgina 101.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 2 Uso de CallPilot

Casilleros especiales
Los casilleros especiales se programan en forma automtica cuando se inicia CallPilot. Los casilleros especiales incluyen: Casillero de entrega general Casillero de administrador del sistema

Casillero de entrega general

El casillero de entrega general almacena mensajes: de personas que usan un telfono de disco para personas en su empresa que no tienen casilleros de usuario

El administrador del sistema, la recepcionista o el operador designado pueden acceder a los mensajes del casillero de entrega general y enviarlos al casillero apropiado.

Casillero de administrador del sistema

El administrador del sistema usa este casillero como un casillero personal. Puede dejar mensajes para el administrador del sistema en este casillero. Los mensajes de difusin deben ser enviados desde el casillero del administrador del sistema.

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Captulo 3 Programacin de su casillero

Este captulo describe cmo programar el casillero y explica: Cmo iniciar su casillero Cmo verificar qu interfaz de casillero utiliza Cmo abrir su casillero Cmo cambiar la clave del casillero Cmo grabar su nombre en el directorio de la compaa Cmo asignar una recepcionista alternativa

Cmo iniciar su casillero

El proceso de inicio prepara al casillero para recibir mensajes. El casillero no puede recibir y almacenar mensajes hasta que se inicie. Iniciar su casillero implica: elegir una clave de cuatro a ocho dgitos que no comience con cero cambiar la clave predeterminada de CallPilot (0000) por su clave definitiva grabar su nombre en el directorio de la compaa

Para iniciar su casillero

1 2
Cambie la clave

Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla. Esta pantalla aparece brevemente para indicar que debe cambiar su clave. Ingrese una nueva clave de cuatro a ocho dgitos que no comience con cero. Oprima OK o . Vuelva a ingresar su nueva clave y oprima OK o . Cuando escuche la seal, grabe su nombre en el directorio de la compaa. Incluya su nmero de casillero en la grabacin, por ejemplo, Patricia Soto, casillero 5813. Oprima OK o para finalizar la grabacin.

Clave: REINT

OK

Otra vez: REINT Grabe nombre: REINT

OK OK

5 6

Manual de referencia de CallPilot

18

Captulo 3 Programacin de su casillero

Acepta nombre? REINT OR OK

Oprima OK o para aceptar la grabacin o bien, oprima OR o para escuchar la grabacin o bien, oprima REINT o para grabar su nombre nuevamente. Oprima para finalizar la sesin.

Despus de iniciar su casillero, grabe sus mensajes de saludos. Para obtener mayor informacin, consulte Cmo grabar un saludo principal u opcional del casillero en la pgina 33. Si no graba un saludo personal, las personas que llaman y acceden a su casillero escuchan el nombre grabado en el directorio de la compaa.

Cmo verificar qu interfaz de casillero utiliza

CallPilot es compatible con las interfaces de Correo de voz Norstar y CallPilot. El administrador del sistema determina la interfaz que se asigna a su casillero. Use este procedimiento para verificar cul es la interfaz de su casillero y siga las instrucciones del manual que corresponden a dicha interfaz. Algunos procedimientos corresponden a ambas interfaces.

Para verificar cul es su interfaz de casillero

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Compruebe la pantalla para ver cul es su interfaz:

2
0 nvo 0 almcn OR GRAB ADMIN

Esta es la interfaz de Correo de voz Norstar.

Ning mensj COMP CSLL

SALR

Esta es la interfaz CallPilot.

Oprima para finalizar la sesin.

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Captulo 3 Programacin de su casillero

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Cmo abrir su casillero

Despus de iniciar su casillero puede abrirlo desde: su propia extensin otra extensin de CallPilot un telfono externo de marcacin por tonos

Para abrir un casillero iniciado en el Correo de voz Norstar

1
Clave: OTRA REINT

Oprima . Ingrese su clave de casillero y oprima OK o o bien, si se encuentra en otra extensin o est utilizando un casillero de invitado, oprima OTRA o para mostrar la indicacin Clave:. Cuando aparezca esta indicacin, ingrese su nmero y clave de casillero. Generalmente, su nmero de casillero es el mismo de su extensin.

OK

Para abrir un casillero iniciado en CallPilot

1
Csll: REINT

Oprima . Oprima o bien, si se encuentra en otra extensin, ingrese su nmero de casillero y luego oprima OK o . Normalmente, su nmero de casillero es el mismo de su extensin.

OK

Clave: REINT

OK

Ingrese su clave de casillero y oprima OK o .

Cmo abrir su casillero usando la Conexin automtica

Si el Administrador del sistema ha activado la Conexin automtica en su casillero, puede abrirlo oprimiendo . No tiene que ingresar el nmero de casillero ni la clave. La Conexin automtica slo est disponible desde el telfono principal o desde el opcional. Pregunte al administrador del sistema si dispone de la funcin de Conexin automtica.

Cmo abrir su casillero en forma remota

1 Para abrir su casillero CallPilot desde un telfono externo de marcacin por tonos, oprima mientras escucha el saludo, o ingrese el nmero de extensin de CallPilot. Si se encuentra en Europa o Australia, oprima o ingrese el nmero de extensin de CallPilot. Siga las indicaciones de voz para ingresar el nmero y la clave del casillero.
Manual de referencia de CallPilot

20

Captulo 3 Programacin de su casillero

Cmo cambiar la clave del casillero

Puede cambiar la clave del casillero en cualquier momento. La clave debe tener de cuatro a ocho dgitos y no puede comenzar con cero. Se recomienda que cambie su clave cada 30 das. Para proteger su casillero, elija una clave poco comn en lugar de una predecible como 1234 1111. No comparta la clave con sus colegas. Si alguien ms conoce su clave, tendr acceso a su casillero y podr escuchar o borrar sus mensajes.

Para cambiar la clave

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o los botones de pantalla para abrir el casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el men Clave de casillero Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Clave: REINT Otra vez: REINT

Oprima ADMIN o Oprima CLAVE o Vaya al paso 3

3
OK

Ingrese su nueva clave de casillero y oprima OK o . Vuelva a ingresar su nueva clave de casillero y oprima OK o . Oprima para finalizar la sesin.

4
OK

Bloqueo de la clave
Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede asignar a cada casillero una cantidad mxima de intentos de ingreso de clave incorrectos. Si se alcanza dicha cantidad, el casillero quedar bloqueado. No puede acceder a su casillero hasta que se restaure la clave. Pida al administrador del sistema que restaure la clave.

Expiracin de la clave
Es posible asignar a los casilleros una cantidad mxima de das en que la clave permanece activa. Si abre su casillero despus de que venza la clave, escuchar el mensaje Su clave actual ha expirado. Debe cambiarla. Ingrese la nueva clave y luego oprima .

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Captulo 3 Programacin de su casillero

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Cmo grabar su nombre en el directorio de la compaa

El directorio de la compaa es una lista de usuarios de casilleros del sistema CallPilot. Para poder usar el casillero para recibir mensajes, debe grabar su nombre en el directorio de la compaa. Es aconsejable incluir su nmero de casillero en la grabacin del directorio de la compaa. Por ejemplo Patricia Soto, casillero 5813. De este modo se establece su nombre de voz en un directorio que usan otros usuarios de CallPilot y personas externas que llaman y utilizan el directorio de la compaa. Si no desea que su nombre aparezca en el directorio de la compaa, dgaselo al administrador del sistema. La funcin Directorio de la compaa puede ser desactivada por el administrador del sistema. Si no sabe si tiene esta funcin, consulte al administrador del sistema. Puede cambiar o regrabar su nombre en el directorio de la compaa en cualquier momento.

Para grabar su nombre en el directorio de la compaa

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el directorio de la compaa Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Grabe nombre REINT OK

Oprima ADMIN o Oprima . sta es una indicacin de voz y no aparece como un botn de pantalla. Vaya al paso 3

Cuando escuche la seal, grabe su nombre. Oprima OK o para finalizar la grabacin. Oprima OK o para aceptar la grabacin o bien, oprima OR o para escuchar la grabacin o bien, oprima REINT o para grabar su nombre nuevamente. Oprima para finalizar la sesin.

Acepta nombre? REINT OR OK

Manual de referencia de CallPilot

22

Captulo 3 Programacin de su casillero

Cmo asignar una recepcionista alternativa

Puede asignar una recepcionista alternativa para responder las llamadas transferidas desde su casillero. La recepcionista alternativa predeterminada para su casillero es el operador de CallPilot. La recepcionista alternativa puede asignarse a cualquier extensin vlida. Despus de asignar la recepcionista alternativa, la persona que llame y se comunique con su casillero puede oprimir para hablar con la recepcionista alternativa. Si no asigna una recepcionista alternativa, las personas que llamen y opriman regresan a su casillero. En los saludos, no olvide decir a quienes llamen que si necesitan ayuda pueden oprimir para hablar con la recepcionista alternativa. Por ejemplo, Oprima para hablar con mi recepcionista.

Para asignar una recepcionista alternativa personal

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el directorio de la compaa Oprima ASIST o para abrir el men Recepcionista alternativa Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Ext recp: recp SALIR CAMB

Oprima ADMIN o Oprima o para abrir el men Recepcionista alternativa Vaya al paso 3

Oprima CAMB o para cambiar la Recepcionista alternativa. La indicacin Ext recp: recp muestra que la recepcionista actual es el operador de CallPilot. Ingrese el nmero de extensin de la nueva recepcionista alternativa u oprima OPER o para cambiar la recepcionista alternativa por el operador de CallPilot. La pantalla muestra la extensin que ingres. Oprima para finalizar la sesin.

Ext: REINT

OPER

Ext recp:<xxxx> CAMB SALIR

5 6

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Captulo 3 Programacin de su casillero

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Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 3 Programacin de su casillero

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Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero

Cdigos de funcin
Nombre del cdigo de funcin Dejar mensaje Abrir el casillero Desvo de llamadas Extensin de CallPilot Transferir Interrumpir Marcar por nombre Grabacin de llamadas Botones del teclado Descripcin Deja un mensaje en un casillero. No se necesita clave. Abre el casillero para reproducir los mensajes y darle acceso a las opciones del casillero. Desva a su casillero las llamadas recibidas. Muestra el nmero de extensin de CallPilot en su telfono. Transfiere las llamadas a un casillero del sistema CallPilot. Intercepta a la persona que llama y escucha los saludos de su casillero o deja un mensaje. Le permite marcar las llamadas buscando en el directorio de la compaa. Graba una llamada y la guarda en su casillero.

Para informarse sobre cmo programar un cdigo de funcin en un botn con memoria de un telfono con pantalla, consulte Cmo programar un botn con memoria usando un cdigo de funcin en la pgina 26.

Manual de referencia de CallPilot

26

Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero

Cmo programar un botn con memoria usando un cdigo de funcin

Cada cdigo de funcin CallPilot se puede programar en un botn con memoria nica. 1 Oprima . No levante su auricular. La pantalla muestra Funciones del programa. Oprima un botn con memoria con un indicador de cristal lquido. Oprima . Ingrese el nmero de cdigo de funcin que desea programar. Por ejemplo, escriba para programar el cdigo de la funcin Dejar mensaje. Consulte la lista Cdigos de funcin en la pgina 25 para ver los cdigos de funcin. Repita los pasos del 1 al 5 para cada cdigo de funcin que desee programar.
programado

Funciones del programa Oprima un botn SALIR Cdigo de funcin: SALIR F__ SALIR BORRAR

2 3 4 5

La pantalla indica que el botn est programado y luego finaliza la sesin.

Use las etiquetas de papel suministradas con su telfono para identificar el botn programado. Para usar la funcin, oprima el botn con la etiqueta correspondiente.

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Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero 27

Opciones del casillero del correo de voz Norstar

Lneas de instruccin del casillero
Desde su telfono con pantalla ingrese Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de su telfono con pantalla para abrir su casillero. Use un telfono de marcacin por tonos situado fuera de su edificio y marque el nmero de telfono de su compaa. Cuando CallPilot responda, oprima y siga las indicaciones de voz para abrir su casillero.

Escuche los mensajes nuevos

Grabe el mensaje

Escuche los mensajes programados

Administracin del casillero

Directorio de la compaa

Opciones de saludos y desvo de llamadas

Cambiar clave

Recepcionista alternativa

Notificacin de mensajes fuera del sistema

Opciones de transferencia externa

Regrese a Men Principal

Grabar saludos

Elija el saludo

Desvo de llamadas

Principal

Opcional

Personalizado

Principal

Opcional

Reproduccin de mensajes
En su telfono con pantalla ingrese . Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de su telfono con pantalla para abrir su casillero. Use un telfono de marcacin por tonos situado fuera de su edificio y marque el nmero de telfono de su compaa. Cuando CallPilot responda, oprima y siga las indicaciones de voz para abrir su casillero.

Escuche los mensajes nuevos

Grabe el mensaje

Escuche los mensajes guardados

Administracin del casillero

*
Pausa/ Continuar

*
Mensaje anterior

Enviar copia

Mensaje siguiente

Sobre del mensaje

Responder a los mensajes

Saltar hacia atrs

Saltar hacia delante

Borrar mensaje

Reproducir

Saltar al final

Guardar mensaje

Volver al men Principal

* Funciona nicamente cuando se reproduce el mensaje.

Manual de referencia de CallPilot

28

Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero

Envo de mensajes
En su telfono con pantalla ingrese . Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de su telfono con pantalla para abrir su casillero. Use un telfono de marcacin por tonos situado fuera de su edificio y marque el nmero de telfono de su compaa. Cuando CallPilot responda, oprima y siga las indicaciones de voz para abrir su casillero.

Escuche los mensaje nuevos

Grabe el mensaje

Escuche los mensajes guardados

Administracin del casillero

Finalice la grabacin

Reproducir

Borrar

Aceptar Ingrese el nmero del casillero

Enviar

Opciones de entrega

Agregar destinatarios

Certificado

Urgente

Privado

Entrega programada

Otras opciones de correo de voz Norstar

Opcin del casillero Saludos y Desvo de llamadas Notificacin fuera del sistema Grabar mensaje Recepcionista automtica Directorio de la compaa Escuchar nuevos mensajes. Cambiar clave Recepcionista alternativa Transferencia externa Descripcin Graba y selecciona los saludos personales del casillero. Desva las llamadas directamente a su casillero. Configura los parmetros de notificacin Fuera del sistema para los mensajes que se dejan en su casillero. Graba y enva un mensaje. Va a las opciones del men de recepcionista automtica. Graba su nombre en el directorio de la compaa. Reproduce los mensajes nuevos de su casillero. Cambia la clave de su casillero. Pgina 36 63 77 47 -21 40 20

Asigna una recepcionista alternativa para responder a las llamadas transferidas desde 22 su casillero. Programa una transferencia externa para transferir las llamadas desde su casillero a una extensin interna o un nmero telefnico externo. 70

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Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero 29

Opciones del casillero de CallPilot

Lneas de instruccin del casillero
En su telfono con pantalla ingrese . Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de su telfono con pantalla para abrir su casillero y escuchar los mensajes. Use un telfono de marcacin por tonos situado fuera de su edificio y marque el nmero de telfono de su compaa. Cuando CallPilot responda, oprima y siga las indicaciones de voz para abrir su casillero y escuchar los mensajes.

Opciones del casillero

Saludos

Cambio de clave

Herramientas

Ir a Mensaje

Recepcionist a alternativa

Transferencia externa

Notificacin de mensajes fuera del sistema

Grabar saludos

Elija el saludo

Desvo de llamadas

Nombre del directorio de la compaa

Principal

Opcional

Personalizado

Principal

Opcional

Reproduccin de mensajes
En su telfono con pantalla ingrese . Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de su telfono con pantalla para abrir su casillero. Use un telfono de marcacin por tonos situado fuera de su edificio y marque el nmero de telfono de su compaa. Cuando CallPilot responda, oprima y siga las indicaciones de voz para abrir su casillero.

Estas indicaciones funcionan cuando hay mensajes en su casillero.

Saltar hacia atrs

Reproducir mensaje actual

Saltar hacia delante

Mensaje anterior

Mensaje siguiente

Llamar al Desac remitente

Use estas indicaciones para escuchar, enviar y responder a mensajes.

Opciones de mensaje

Responder

Sobre del mensaje

Enviar Mensaje

Responder a todos

Componer mensaje

Borrar mensaje

Enviar mensaje

Manual de referencia de CallPilot

30

Captulo 4 Cdigos de funcin y opciones del casillero

Envo de mensajes
En su telfono con pantalla ingrese . Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de su telfono con pantalla para abrir su casillero. Use un telfono de marcacin por tonos situado fuera de su edificio y marque el nmero de telfono de su compaa. Cuando CallPilot responda, oprima y siga las indicaciones de voz para abrir su casillero.

Componga un mensaje

Ingrese la Direccin (nmero de casillero) y oprima

Ms informacin acerca de las direcciones:

Grabe el mensaje

Finalice la grabacin

Contine ingresando direcciones y oprima . Oprima para cancelar una direccin. Puede oprimir para marcar por nombre. Al terminar de ingresar direcciones, oprima de nuevo para finalizar la lista.
Enviar

Reproducir el mensaje

Borrar

Volver a grabar Opciones de mensaje

Urgente

Privado

Confirmacin

Entrega programada

Otras opciones del casillero de CallPilot

Opcin del casillero Saludos Cambiar clave Notificacin fuera del sistema Ir a mensaje Descripcin Graba y selecciona los saludos personales del casillero. Cambia la clave de su casillero. Configura los parmetros de notificacin Fuera del sistema para los mensajes que se han dejado en su casillero. Al ingresar un nmero de mensaje especfico va a ese mensaje: Oprima PRIM o para ir al primer mensaje de su casillero. Oprima LTIM o para ir al ltimo mensaje de su casillero. Graba su nombre en el directorio de la compaa. Asigna una recepcionista alternativa para responder a las llamadas transferidas desde su casillero. Programa la transferencia externa para transferir las llamadas desde su casillero hasta una extensin interna o hasta un nmero telefnico externo. Pgina 36 20 77

Verificacin personal Recepcionista alternativa Transferencia externa

21 22 70

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Captulo 5 Saludos
En este captulo se describen los saludos del casillero y cmo grabarlos. Se incluye lo siguiente: Tipos de saludos de casillero Cmo grabar un saludo principal u opcional del casillero Cmo grabar un saludo personalizado del casillero Cmo borrar un saludo personalizado del casillero

Tipos de saludos de casillero

Las personas que se comunican con su casillero escuchan los saludos de casillero. Los saludos informan a las personas que llaman que se han comunicado con el casillero correcto y les proporcionan informacin o instrucciones necesarias. Es posible cambiar los saludos en cualquier momento. Los saludos pueden grabarse despus de iniciar el casillero. Si no se graba ningn saludo, las personas que llaman y acceden a su casillero escuchan el nombre grabado en el directorio de la compaa. Consulte Para grabar su nombre en el directorio de la compaa en la pgina 21. Existen tres tipos de saludos de casillero: Principal, Opcional y Personalizado.

Saludo principal del casillero

Grabe su saludo principal del casillero para uso diario. En este saludo, incluya su nombre y un mensaje breve que explique a las personas que llaman que no puede responder a sus llamadas. Por ejemplo, Hola. Habla Patricia Soto. En este momento no puedo responder a su llamada. Por favor deje un mensaje despus de la seal y le devolver la llamada lo ms pronto posible. Si es un nuevo propietario del casillero, grabe inmediatamente su saludo principal.

Saludo opcional del casillero

Normalmente, el saludo opcional del casillero se utiliza en circunstancias especiales. Por ejemplo, "Hola. Habla Patricia Soto. Estar fuera de la oficina hasta el jueves 17 de diciembre. Aunque no est en la oficina, reviso diariamente mi casillero. Por favor, deje un mensaje despus de la seal y le devolver la llamada lo ms pronto posible. Gracias". Despus de grabar sus saludos, debe elegir el saludo que desea que CallPilot reproduzca. Puede cambiar la seleccin en cualquier momento.

Manual de referencia de CallPilot

32

Captulo 5 Saludos

Saludos personalizados del casillero

Los saludos personalizados del casillero slo se encuentran disponibles si su empresa se suscribe al servicio de identificacin de llamada (IDLL) de su compaa telefnica local. Para obtener mayor informacin acerca de la IDLL, consulte al administrador del sistema. Toda persona que llame escucha el saludo Personalizado del casillero segn sus nmeros de telfono. CallPilot reconoce el nmero de telfono asignado de la persona que llama y reproduce el saludo personalizado del casillero. Por ejemplo, "Hola, Susana. No pude responder a su llamada, pero me gustara poder reunirme con usted a la hora de almuerzo. Nos vemos en la tarde.

Tcnicas de grabacin de los saludos del casillero

Cuando grabe los saludos de su casillero, no olvide hablar claramente y a un ritmo fcil de comprender. Despus de grabar un saludo puede escucharlo antes de aceptarlo. Puede grabar o cambiar el saludo desde un telfono con pantalla. Si no se encuentra en su lugar de trabajo, puede grabar un saludo desde cualquier telfono de marcacin por tonos. Cuando grabe un saludo, no use la funcin Manos libres. Obtendr mejores resultados si habla directamente por el auricular.

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Captulo 5 Saludos

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Cmo grabar un saludo principal u opcional del casillero

Slo es necesario el saludo principal del casillero, pero puede grabar un saludo opcional para cuando tenga que dejar su oficina, por ejemplo durante las vacaciones. Si no graba ningn saludo del casillero, las personas que llamen y accedan a su casillero escucharn el nombre grabado en el directorio de la compaa. Si graba un saludo principal y uno opcional del casillero, debe elegir el saludo que desea reproducir. Si no elige un saludo, se escuchar automticamente el saludo principal. Para obtener informacin acerca de cmo elegir un saludo, consulte Cmo elegir un saludo principal u opcional del casillero en la pgina 34.

Para grabar un saludo principal u opcional del casilero

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el men Opciones de saludo Vaya al paso 3 Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar: Oprima ADMIN o Oprima SLDO o Vaya al paso 3
Opciones saludo GRAB ELGIR DLLAM Saludo: PRINC OPC PERS

3 4

Oprima GRAB o . Oprima PRINC o para grabar el saludo Principal o bien, oprima OPC o para grabar el saludo opcional. Si cambia un saludo, comienza a escucharse el saludo actual. Si es la primera vez que graba un saludo, este mensaje aparece brevemente. Oprima S o y grabe su saludo al escuchar la seal. Oprima OK o para finalizar la grabacin. Oprima OK o para aceptar la grabacin o bien, oprima OR o para escuchar el saludo o bien, oprima REINT o para volver a grabar el saludo. Oprima para finalizar la sesin.

No grabado Grabar ahora? S NO SALIR Grabe saludo: REINT OK

5 6 7 8

Acepta saludo? REINT OR OK

Manual de referencia de CallPilot

34

Captulo 5 Saludos

Cmo elegir un saludo principal u opcional del casillero

Si graba un saludo principal y uno opcional del casillero, debe elegir el saludo que desea reproducir. Si no elige un saludo, se reproducir automticamente el saludo principal del casillero. Si elige el saludo opcional del casillero, debe definir si el casillero aceptar mensajes. Si elige S, su casillero recibir mensajes en forma normal. Si elige No: Los mensajes no se guardarn en el casillero. El saludo opcional del casillero adquiere prioridad ante los dems saludos. Si la persona que llama oprime un botn para enviar en forma ms rpida el mensaje, escuchar una indicacin de voz sealando que se trata de un saludo especial. Si la persona que llama oprime un botn para enviar un fax, este ltimo va al casillero de entrega general y no a su casillero personal.

Si elige el saludo opcional del casillero, no olvide volver a programar el saludo principal del casillero en el momento adecuado.

Para elegir un saludo principal u opcional del casillero

1 Oprima . Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el men Opciones de saludo Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Opciones saludo GRAB ELGIR DLLAM Usar saludo: PRINC OPC SALIR

Oprima ADMIN o Oprima SLDO o Vaya al paso 3

3 4

Oprima ELGIR o para seleccionar un saludo. Oprima PRINC o para seleccionar el saludo Principal del casillero, y vaya al paso 6 o bien, oprima OPC o para seleccionar el saludo opcional del casillero y vaya al paso 5.

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Captulo 5 Saludos

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Aceptar msjs:S CAMB

OK

Si elige el saludo opcional del casillero, el sistema le preguntar si el casillero puede aceptar mensajes. Oprima CAMB o para alternar entre s y no o bien, oprima OK o para aceptar. Oprima para finalizar la sesin.

Nota: si elige un saludo que an no est grabado, ser transferido al men Opciones de saludo para grabarlo.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 5 Saludos

Cmo grabar un saludo personalizado del casillero

Si su empresa se suscribe a un servicio de IDLL, puede grabar un saludo personalizado del casillero. Para obtener mayor informacin sobre la IDLL, consulte al administrador del sistema. El saludo personalizado del casillero slo ser escuchado por la persona que llame desde el nmero telefnico designado. Para poder escuchar el saludo personalizado del casillero, es necesario que el nmero telefnico que ingrese coincida exactamente con el nmero telefnico de la persona que llama. Puede grabar hasta tres saludos personalizados del casillero y slo podr asignar un nmero telefnico a cada uno de ellos. Si graba un saludo personalizado, programe su casillero para que reciba mensajes y elija un saludo opcional del casillero. El saludo personalizado adquiere prioridad ante los dems saludos. Si programa su casillero para que no reciba mensajes y elige un saludo opcional del casillero, el saludo opcional del casillero adquiere prioridad ante cualquier saludo, incluidos los saludos personalizados del casillero.

Para grabar un saludo personalizado del casillero

1 Oprima . Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el men Opciones de saludo Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Opciones saludo GRAB ELGIR DLLAM Saludo: PRINC OPC Saludo: REINT Tel:<ning> CAMB Tel: REINT PERS

Oprima ADMIN o Oprima SLDO o Vaya al paso 3

3 4

Oprima GRAB o . Oprima PERS o para grabar un saludo personalizado del casillero. Ingrese el nmero del saludo personalizado 1, 2 3. Oprima CAMB o . Ingrese el nmero telefnico (10 dgitos mximo) al cual asignar un saludo personalizado del casillero. Oprima OK o para aceptar el nmero telefnico.

5
OK

6
OK

7
OK

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Captulo 5 Saludos

37

Grabe saludo: REINT

OK

Cuando escuche el tono, grabe el saludo y oprima OK o para finalizar la grabacin. Oprima OK o para aceptar la grabacin o bien, oprima OR o para escuchar el saludo o bien, oprima REINT o para volver a grabar el saludo.

Acepta saludo? REINT OR OK

10 Oprima para finalizar la sesin.

Cmo borrar un saludo personalizado del casillero

Si ya no necesita un saludo personalizado del casillero, puede borrarlo.

Para borrar un saludo personalizado del casillero

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla del telfono para abrir el casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir el men Opciones de saludo Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Opciones saludo GRAB ELGIR DLLAM Saludo: PRINC OPC Saludo: REINT Tel.: XXXXXXX CAMB BORR PERS

Oprima ADMIN o Oprima SLDO o Vaya al paso 3

3 4

Oprima GRAB o . Oprima PERS o para elegir un saludo personalizado del casillero. Ingrese el nmero de saludo personalizado (1, 2 3) que desea borrar. Oprima BORR o para borrar el saludo. Oprima para finalizar la sesin.

OK

OK

6 7

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 5 Saludos

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39

Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

En este captulo se describe cmo escuchar los mensajes y se explica: Cmo recibir llamadas Funcin Casillero nunca lleno Cmo escuchar los mensajes Cmo recuperar mensajes borrados Cmo seleccionar sus llamadas Cmo interrumpir a una persona que llama

Cmo recibir llamadas

CallPilot puede ser utilizado por las personas que llaman desde el exterior y otros propietarios de casilleros de su compaa. Si no se encuentra en su oficina, puede usar CallPilot con cualquier telfono de marcacin por tonos. Cuando se encuentra en su oficina, puede usar CallPilot desde cualquier telfono conectado al sistema CallPilot de su empresa. Las personas que llaman desde el exterior y que usan un telfono de disco tambin pueden utilizar CallPilot. Si una persona que llama usa CallPilot desde un telfono de disco, el sistema transfiere la llamada a la recepcionista de su empresa o al operador. Si la recepcionista o el operador no estn disponibles para contestar la llamada, ser transferida al casillero de entrega general.

Funcin Casillero nunca lleno

La funcin Casillero nunca lleno permite que las personas que hacen llamadas desde el exterior dejen un mensaje en su casillero, aun cuando ste se encuentre tcnicamente lleno. El mensaje se almacenar en el casillero, pero no podr acceder a l hasta que borre por lo menos un mensaje y se cree espacio para almacenar el nuevo mensaje. Si intenta escuchar un mensaje antes de borrar un mensaje antiguo, escuchar el siguiente aviso: Su casillero est lleno. Debe borrar algunos mensajes para poder escuchar sus mensajes nuevos. Si su casillero est lleno, no podr dejar un mensaje en otro casillero, crear un mensaje nuevo, copiar, enviar ni responder a un mensaje antes de borrar por lo menos uno de los mensajes antiguos. La funcin Casillero nunca lleno no est disponible para las llamadas internas. Las personas que llamen desde el interior no pueden dejar mensajes en los casilleros que se encuentran tcnicamente llenos.

Manual de referencia de CallPilot

40

Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

Cmo escuchar los mensajes

Para escucharr los mensajes, siga el procedimiento que corresponde a la interfaz que utiliza: Para escuchar los mensajes del Correo de voz Norstar en la pgina 40 Para escuchar los mensajes del CallPilot en la pgina 42

Para escuchar los mensajes del Correo de voz Norstar

Siga este procedimiento si usa la interfaz de Correo de voz Norstar. 1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de la pantalla del telfono para abrir el casillero. Oprima OR o para escuchar sus mensajes. Para ver otras opciones consulte la tabla Cmo escuchar los mensajes del Correo de voz Norstar en la pgina 40. Oprima para finalizar la sesin.

2 nvo 0 almcn OR GRAB ADMIN

La tabla Cmo escuchar los mensajes del Correo de voz Norstar muestra las opciones de mensaje disponibles mientras se escuchan los mensajes y despus de escucharlos.
Cmo escuchar los mensajes del Correo de voz Norstar Opcin Botn Disponible mientras se reproduce el mensaje Disponible despus de reproducir el mensaje Descripcin

Rebobinar

Rebobina el mensaje nueve segundos y lo reproduce desde ese punto.

< <<
Copiar

Enva una copia del mensaje a uno o ms casilleros. Si graba una introduccin, sta no puede durar ms de tres segundos. Avanza hasta el final del mensaje.

COPIAR
Fin del mensaje

o > >> > >>

Sobre

Reproduce la informacin en el sobre del mensaje. Los datos del sobre incluyen la fecha y la hora en que se envi el mensaje y, si el mensaje es interno, el nombre del remitente grabado en el directorio. Borra el mensaje que se reproduce en ese momento. Si no se est reproduciendo ningn mensaje, borra el ltimo mensaje reproducido. Los mensajes borrados permanecen en el casillero hasta que termina la sesin. (Consulte las notas 1 y 2 en la pgina 42).

Borrar

BORR

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Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

41

Cmo escuchar los mensajes del Correo de voz Norstar Opcin Botn Disponible mientras se reproduce el mensaje Disponible despus de reproducir el mensaje Descripcin

Saltar hacia delante

o > >>

Adelanta el mensaje nueve segundos y lo reproduce desde ese punto. Es posible adelantar un mensaje tantas veces como sea necesario. Permite escuchar el siguiente mensaje del casillero. Si utiliza esta funcin mientras se escucha un mensaje, se detiene el mensaje actual y contina con el siguiente mensaje del casillero. Detiene temporalmente un mensaje. Cuando usted detiene el mensaje, puede escuchar el mensaje anterior, seguir reproduciendo el mensaje actual o saltar al siguiente mensaje. Detiene el mensaje actual y reproduce el mensaje anterior. Detiene el mensaje y reproduce las opciones del men principal del casillero. Reproduce el mensaje desde el comienzo.

Mensaje

Pausa/ Continuar

PARAR/ OR
Mensaje

o < << < <<

Salir

Reproducir

Reproducir

Reproduce el ltimo mensaje.

Responder

RESP

Responde a un mensaje. (Consulte la nota 3 en la pgina 42) La respuesta puede ser: - un mensaje al casillero de un remitente interno - una llamada telefnica a un usuario interno o externo (consulte la nota 4 en la pgina 42.) Guarda el mensaje que se est reproduciendo en ese momento. (Si no lo borra, el mensaje se guardar en forma automtica). Esta opcin no aparece en la pantalla a menos que borre un mensaje. Si borra un mensaje y trata de volver a reproducirlo, puede oprimir GRDR en un telfono con pantalla de dos lneas. (Consulte la nota 2 en la pgina 42). Ajusta el volumen del mensaje que se est reproduciendo. Cada vez que oprime el volumen sube. Despus de haber oprimido el botn cuatro veces, el volumen regresa al nivel ms bajo.

Guardar mensaje

GRDR

Control de volumen

Manual de referencia de CallPilot

42

Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

Notas: 1 El casillero tiene espacio limitado para guardar mensajes, as que debe borrar los mensajes que ya no necesita. Despus de cierto tiempo, los mensajes almacenados se borrarn en forma automtica. Consulte a su administrador del sistema sobre este asunto. La nica forma de recuperar un mensaje borrado es hacerlo durante la sesin en la que lo borr. Para obtener informacin sobre cmo recuperar mensajes borrados, consulte Cmo recuperar mensajes borrados en la pgina 44. Para responder a una llamada que alguien hace desde el interior, siempre puede utilizar la funcin Responder. El Administrador del sistema puede desactivar la funcin Responder para los mensajes externos y de la red. Para responder a una llamada que alguien hace desde el exterior, puede devolver la llamada si su compaa est suscrita al servicio de Identificacin de llamada (IDLL) . Para obtener mayor informacin sobre cmo responder a una llamada externa consulte Respuesta a una llamada externa en la pgina 59.

Para escuchar los mensajes del CallPilot

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Una indicacin de voz anuncia el nmero de mensajes nuevos y almacenados que tiene.
Ning mensj COMP CSLL SALR

Puede reproducir el mensaje que desee. Oprima para reproducir el mensaje actual. Para ver otras instrucciones de mensaje, consulte la tabla Cmo escuchar los mensajes del CallPilot. Oprima para finalizar la sesin.

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Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

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La tabla Cmo escuchar los mensajes del CallPilot muestra las opciones de mensaje que estn disponibles mientras se escuchan los mensajes y despus de escucharlos.
Cmo escuchar los mensajes del CallPilot Disponible mientras se escuchan los mensajes y despus de escucharlos

Opcin Saltar hacia atrs Saltar hacia delante Mensaje anterior Mensaje siguiente

Botn

Descripcin Rebobina el mensaje cinco segundos y lo reproduce desde ese punto. Adelanta el mensaje cinco segundos y lo reproduce desde ese punto. Detiene la reproduccin del mensaje actual y reproduce el mensaje anterior. Reproduce el siguiente mensaje en el casillero del conjunto de habilidades. Si utiliza esta funcin mientras se reproduce un mensaje, se detiene el mensaje actual y contina con el siguiente mensaje de su casillero. Llama al remitente de un mensaje. Proporciona un men de ayuda.

Llamar al remitente Ayuda

Responder

Responde a un mensaje.

Sobre

Reproduce la informacin en el sobre del mensaje. Los datos del sobre incluyen la fecha y la hora en que se envi el mensaje y, si el mensaje es interno, el nombre del remitente que aparece en el directorio. Enva el mensaje a uno o ms casilleros. Puede grabar una introduccin para el mensaje enviado. Responde a un mensaje y a todos sus destinatarios. (Consulte la nota 3 en la pgina 42). Borra el mensaje actual. Los mensajes borrados permanecen en el casillero hasta que termine la sesin. (Consulte las notas 1 y 2 en la pgina 42.)

Enviar Mensaje Responder a todos Borrar

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

Cmo recuperar mensajes borrados

Puede recuperar un mensaje borrado si an se encuentra en la sesin de CallPilot. El mensaje borrado permanece en su casillero hasta que termine la sesin de CallPilot. Despus de reproducir sus mensajes y salir de CallPilot, los mensajes que no se borren sern almacenados. Le recomendamos borrar los mensajes que ya no necesite, ya que el espacio de almacenamiento es limitado.

Para recuperar un mensaje borrado - Correo de voz Norstar

Despus de borrar un mensaje nuevo o almacenado, el nmero de mensajes nuevos o almacenados que aparece en la pantalla disminuye en uno. Aunque la pantalla muestre 0 nvo 0 almcn, podr escuchar y recuperar los mensajes borrados. Oprima OR o para or el mensaje borrado y luego oprima para restablecer el mensaje en el casillero.

Para recuperar un mensaje borrado - CallPilot

Es posible recuperar los mensajes borrados. El mensaje borrado permanecer en su casillero hasta que termine la sesin de CallPilot. Ubique el mensaje borrado. Oprima para restablecer el mensaje. Una vez que reproduzca el mensaje borrado podr restaurarlo. Si termina la sesin actual sin restaurar el mensaje borrado, se borrar permanentemente de CallPilot.

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Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

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Cmo seleccionar sus llamadas

La opcin Seleccin de llamadas le permite determinar quin est llamando antes de aceptar la llamada. Seleccin de llamadas se aplica solamente a llamadas externas que han sido transferidas desde la Recepcionista automtica o desde el Encaminamiento de llamadas personalizado (CCR). Consulte a su administrador del sistema para obtener informacin sobre el Encaminamiento de llamadas personalizado (CCR). Puede utilizar Seleccin de llamadas si: La Identificacin de llamada (IDLL) no est disponible. La Identificacin de llamadas no es una indicacin confiable de la identidad de la persona que llama Su telfono no tiene pantalla

Si la funcin Seleccin de llamadas est activa, CallPilot le pedir a la persona que llama que deje su nombre despus de la seal. (Si la persona que llama oprime cuando se le pide que grabe su nombre, la llamada se transfiere de nuevo a la Recepcionista automtica.) La persona que llama escucha una seal mientras espera. Si no responde, la llamada se transfiere al casillero. Utilice esta funcin con discrecin, ya que a algunas personas que llaman no les gusta dejar su nombre ni esperar a ser atendidos.

Para usar Seleccin de llamadas

1 Usted recibe una llamada externa que es transferida desde la Recepcionista automtica o desde el Encaminamiento de llamadas personalizado (CCR). CallPilot anuncia el nombre de la persona que llama. Si la persona que llama no deja su nombre, la indicacin de voz dir, Persona desconocida. Puede responder la llamada o dejar que la persona que llama deje un mensaje en su casillero: oprima RESP o para responder a la llamada oprima SALIR o para transferir la llamada a su casillero.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 6 Cmo acceder a sus mensajes

Cmo interrumpir a una persona que llama

Con la funcin Interrumpir () es posible interceptar a una persona que llama mientras escucha el saludo de su casillero o deja un mensaje. La funcin Interrumpir puede programarse en un botn con memoria que tenga un indicador en el telfono de Nortel Networks. Para obtener mayor informacin sobre cmo programar una funcin en un botn con memoria, consulte Cmo programar un botn con memoria usando un cdigo de funcin en la pgina 26. Cuando interrumpe a una persona que est dejando un mensaje en su casillero, quedar la porcin del mensaje que fue grabado. No olvide borrar ese mensaje.

Para interrumpir una llamada

1 Cuando la persona que llama est escuchando el saludo del casillero o dejando un mensaje, el indicador ( o ) de su telfono se ilumina intermitentemente. Oprima el botn Interrumpir u oprima . para hablar con la persona que llama.

Interrupt

indicador

Nota: el indicador parpadea rpidamente si la persona que llama est escuchando su saludo. El indicador parpadea lentamente si la persona que llama est dejando un mensaje.

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Captulo 7 Envo de mensajes

En este captulo se describe el envo de mensajes y se explica: Cmo grabar y enviar mensajes Cmo buscar en el directorio de la compaa Cmo asignar opciones de envo de mensajes Cmo enviar un mensaje a ms de un destinatario Cmo responder a los mensajes Cmo hacer una llamada con Thru-Dial

Cmo grabar y enviar mensajes

Los mensajes que se graban deben durar ms de tres segundos. El sistema se desactiva despus de cinco segundos de silencio. Es posible grabar y enviar mensajes con: la funcin Abrir casillero . la funcin Dejar mensaje .

Cuando utilice la funcin Abrir casillero, abra su casillero personal e ingrese su clave. Luego grabe su mensaje e ingrese el nmero de casillero del destinatario del mensaje. Cuando utilice la funcin Dejar mensaje, ingrese inmediatamente la extensin del destinatario del mensaje. Luego grabe su mensaje. No ingrese su clave ni abra ningn casillero. Al grabar y enviar mensajes, es posible: buscar en el directorio de la compaa consulte Cmo buscar en el directorio de la compaa en la pgina 51 asignar opciones de envo de mensajes consulte Opciones de envo de mensajes en la pgina 52 enviar un mensaje a ms de un destinatario consulte Cmo enviar un mensaje a ms de un destinatario en la pgina 56

Utilice los procedimientos correspondientes a su interfaz: Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Abrir casillero del Correo de voz Norstar en la pgina 48 Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Abrir casillero de CallPilot en la pgina 49 Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Dejar mensaje - Correo de voz Norstar en la pgina 50 Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Dejar mensaje de CallPilot en la pgina 50

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 7 Envo de mensajes

Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Abrir casillero del Correo de voz Norstar
1 Oprima . Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Oprima GRAB o y grabe su mensaje despus de la seal. Grabe su mensaje. Oprima PAUSA o para hacer una pausa en su mensaje. Cuando quiera reanudar la grabacin, oprima CONT o para grabar el resto del mensaje. Oprima OK o para finalizar su grabacin o bien, oprima REINT para borrar y volver a grabar su mensaje.
Acepta grab? REINT PAUSA OK

0 nvo 0 almcn ADMIN OR GRAB Grabe mensaje REINT PAUSA OK

2 3

Oprima OK o para aceptar su mensaje o bien, oprima OR o para escuchar su mensaje o bien, oprima REINT o para borrar y volver a grabar su mensaje. Ingrese el nmero del casillero o el nmero de lista de grupo o bien, oprima GUA o para buscar en el directorio de la compaa. Oprima ENV o para enviar el mensaje en este momento con la opcin de envo de mensajes normal o bien, oprima COPIA o para enviar este mensaje a varios propietarios de casillero con un conjunto de opciones de envo de mensajes aplicado a todos los destinatarios. La pantalla muestra el nombre del grupo o propietario de casillero. En este ejemplo, Patricia Soto es la propietaria del casillero. Si desea asignar opciones de envo de mensajes, consulte Para asignar opciones de envo de mensajes del Correo de voz Norstar en la pgina 53 o bien, oprima para finalizar la sesin.

Csll: GUA

SALIR

Soto, Patricia OPCNES COPIA

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Abrir casillero de CallPilot

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones de pantalla para abrir su casillero. Oprima COMP o para usar la opcin Componer mensaje. Ingrese el nmero de casillero o la direccin de la lista de grupo y oprima o bien, oprima NOMBRE o para buscar en el directorio de la compaa y vaya al paso 5. (El modo predeterminado para buscar en el directorio de la compaa es . El administrador del sistema puede cambiar este nmero.) Oprima OK o para aceptar la direccin o bien, oprima REINT para ingresar una nueva direccin del casillero y vaya al paso 3. Oprima FIN o cuando haya terminado de ingresar las direcciones. Oprima GRAB o y grabe su mensaje cuando escuche la seal. Oprima OK o para finalizar su grabacin o bien, oprima REGRAB para borrar y volver a grabar su mensaje. Oprima OR o para escuchar su mensaje o bien, oprima ENVR o para enviar el mensaje en este momento con la opcin de envo de mensajes normal o bien, oprima BORR o y oprima para borrar y volver a grabar el mensaje. Si desea asignar opciones de envo de mensajes, consulte Para asignar opciones de envo de mensajes del CallPilot en la pgina 54 o bien, oprima para finalizar la sesin.

2
A: NOMBR ESPC FIN

A: XXXX REINT

OK

A: NOMBR VACO

ESPC

FIN

GRAB Grabando.... REGRAB OK

6 7

Grab detenida OR BORR ENVR

Manual de referencia de CallPilot

50

Captulo 7 Envo de mensajes

Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Dejar mensaje Correo de voz Norstar
1
Csll GUA Grabe mensaje: REINT PAUSA

Oprima . Ingrese el nmero de casillero o el nmero de lista de grupo. Si no conoce el nmero de casillero, oprima GUA o para utilizar el directorio de la compaa. Grabe su mensaje despus de or la seal. Puede oprimir PAUSA o para detener su grabacin y oprimir CONT o para seguir grabando el mensaje o bien, oprima REINT para borrar y volver a grabar su mensaje. Oprima OK o para finalizar su grabacin. Oprima ENV o , o vuelva a colgar el auricular para enviar el mensaje con la opcin de envo de mensajes normal o bien, Oprima OR o para escuchar su mensaje o bien, oprima REINT o para borrar y volver a grabar su mensaje o bien, oprima para cambiar las opciones de envo de mensajes.

2
SALIR OK

Grabe mensaje: REINT PAUSA

OK

4 5

Opciones de msj: REINT OR ENV

Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Dejar mensaje de CallPilot

1
A: NOMBR

Oprima Ingrese la direccin del casillero o la direccin de la lista de grupo. Oprima NOMBRE o para buscar en el directorio de la compaa. Oprima OK o para aceptar la direccin. Oprima REINT para ingresar una nueva direccin de casillero. Grabe su mensaje despus de la seal. Oprima OK o para finalizar su grabacin o bien, oprima REGRAB para borrar y volver a grabar su mensaje. Oprima OR o para escuchar su mensaje o bien, oprima ENVR o para enviar el mensaje en este momento con la opcin de envo de mensajes normal o bien, oprima BORR o para borrar y volver a grabar su mensaje.

FIN

A: XXXX REINT <xxxx> Grabando.... REGRAB

OK

3 4 5

OK

Grab detenida OR BORR ENVR

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Cmo buscar en el directorio de la compaa

Si conoce el nombre pero no el nmero de casillero de la persona a la que desea enviar el mensaje, puede buscar en el directorio de la compaa. En el directorio de la compaa puede encontrar cualquier casillero iniciado. De modo predeterminado, puede oprimir para buscar en el directorio de la compaa, pero el administrador del sistema puede cambiar los botones del teclado. Si el directorio de la compaa no ha sido activado: la opcin GUA no aparece en la pantalla no escuchar la indicacin de voz que seala cules botones del teclado se deben oprimir para consultar el directorio de la compaa.

Para buscar en el directorio de la compaa

1 2
Apellidos: OK

Oprima Oprima GUA o para buscar en el directorio de la compaa Utilice los botones del teclado para ingresar las primeras tres o cuatro letras del nombre del propietario del casillero y as ubicar y seleccionar el casillero de esa persona. Ingrese el apellido o el nombre, o ambos, segn la programacin de su sistema. Esta pantalla muestra el ejemplo de una indicacin para buscar el apellido del propietario del casillero. Por ejemplo, para ingresar las letras Wayn, ingrese .

Wayne, Paul REINT SIG

OK

En este ejemplo, el nombre del propietario del casillero, Paul Wayne, se anuncia y aparece en la pantalla. Para aceptar al propietario del casillero, oprima OK o o bien, si la persona que aparece no es la que busca, oprima SIG o para ver el siguiente nombre. Se escucha el saludo del propietario del casillero. Si el propietario del casillero elegido no tiene un saludo personal grabado y seleccionado, entonces oir la grabacin del directorio de la compaa.

Wayne, Paul

Manual de referencia de CallPilot

52

Captulo 7 Envo de mensajes

Cmo asignar opciones de envo de mensajes

Utilice el procedimiento que corresponda a su interfaz: Para asignar opciones de envo de mensajes del Correo de voz Norstar en la pgina 53 Para asignar opciones de envo de mensajes del CallPilot en la pgina 54

Opciones de envo de mensajes

Opcin Botn de la pantalla Botn del teclado del Correo de voz Norstar Botn del Descripcin teclado de CallPilot

Normal Certificado/ Confirmacin

ENV CERT
o

Enva un mensaje con una opcin de entrega Normal. Le anuncia que su mensaje ha sido recibido y escuchado.

CONF
Urgente

URGNTE
o

URG
Otras

Reproduce los mensajes clasificados como urgentes antes que los dems mensajes del casillero. Antes de estos mensajes, se escucha la indicacin de voz Este mensaje es urgente. Obtiene acceso a las opciones de entrega de mensajes Privada y Programada. Si aparece PRIV o CONF en lugar de OTRA, significa que la opcin de entrega de mensajes Programada no se encuentra disponible.

OTRA
Privado Programado

PRIV HORA
o

Los mensajes privados no se pueden transferir a otro casillero. Le permite asignar una hora de entrega al mensaje.

PROGR Las opciones de entrega Certificada, Confirmada y Programada se encuentran disponibles slo si se llama desde un telfono que tiene asociado un casillero. Los mensajes enviados con la opcin de entrega Programada se entregan en el momento que usted especifique. Si utiliza la opcin de entrega Programada, primero debe escribir la hora, especificando a.m. o p.m. En este momento se le pide que acepte o cambie la fecha que aparece, cuyo valor predeterminado es la fecha de hoy o maana, y usted puede aceptar la que corresponde a la prxima vez que se repita la fecha especificada. Las fechas se muestran segn el mes y el da, pero el ao se deduce. Si el mes y el da son anteriores a la fecha actual, entonces se da por sentado que se trata del prximo ao. Cuando llegan la hora y el da especificados, se enva el mensaje. No se puede cancelar el mensaje antes de enviarlo.

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Para asignar opciones de envo de mensajes del Correo de voz Norstar

1 Grabe su mensaje con Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Abrir casillero del Correo de voz Norstar en la pgina 48 o Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Dejar mensaje Correo de voz Norstar en la pgina 50.
wayne, Pat OPCNES COPIA Opciones entrega CERT URGNTE OTRA

Oprima OPCNES para ver las opciones de envo de mensajes. Oprima CERT para una entrega Certificada y vaya al paso 9 o bien, oprima URGNTE para una entrega Urgente y vaya al paso 9 o bien, oprima OTRA para envo Programado o Privado y vaya al paso 4. Si aparece PRIV en el tercer botn de la pantalla, significa que la opcin de entrega Programada no se encuentra disponible. Si est utilizando un telfono con pantalla de una lnea, oprima para una entrega Privada u oprima para una entrega Programada.

Opciones entrega PRIV HORA

Oprima PRIV o para enviar un mensaje con una opcin de entrega de mensajes Privada y vaya al paso 9 o bien, oprima HORA o para configurar una hora de entrega del mensaje. Ingrese la hora en que desea enviar el mensaje con la opcin de entrega Programada. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Cualquier hora o minuto de un solo dgito debe ir precedido por un cero. Por ejemplo, ingrese 0800 para las ocho en punto. Oprima AM o o PM o . Oprima OK o para aceptar la hora ingresada u oprima REINT o para cambiarla.

Hora hhmm: REINT

hh:mm REINT

AM

PM

hh:mm REINT

OK

Manual de referencia de CallPilot

54

Captulo 7 Envo de mensajes

Ma mm dd CAMB DASIG

OK

Oprima CAMB o para cambiar la fecha de entrega a una fecha distinta Oprima DASIG para cambiar la fecha a la fecha del da siguiente (el da posterior a la fecha que aparece). Oprima OK o para aceptar la fecha que aparece, cuyo valor predeterminado es la fecha de hoy o maana, y seleccione la que corresponde a la prxima vez que se repita la fecha especificada. Oprima ENV o para enviar el mensaje en este momento o bien, oprima para cancelar todas las opciones de entrega de mensajes.

Wayne, Pat OPCNES COPIA ENV

0 nvo 8 almcn OR GRAB ADMIN

10 Oprima para finalizar la sesin.

Para obtener mayor informacin acerca de la entrega de mensajes, consulte Opciones de envo de mensajes en la pgina 52.

Para asignar opciones de envo de mensajes del CallPilot

1 Grabe su mensaje con Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Abrir casillero de CallPilot en la pgina 49 o Para grabar y enviar un mensaje con la funcin Dejar mensaje de CallPilot en la pgina 50. 2 Oprima para las opciones de mensaje. Se trata de una opcin de indicacin de voz y no aparece como un botn de pantalla. Oprima URG o para una entrega Urgente y vaya al paso 9 o bien, oprima PRIV o para entrega Privada y vaya al paso 9 o bien, oprima OTRA para entrega Confirmada o Programada y vaya al paso 4. Si aparece CONF en el tercer botn de la pantalla, significa que la opcin de entrega Programada no se encuentra disponible. Si est utilizando un telfono con pantalla de una sola lnea, oprima para una entrega Privada o para una entrega Programada.
Opcs mensje CONF

Opcs mensje URG PRIV

OTRO

4
HORA

Oprima CONF o para enviar un mensaje con opcin de entrega Privada, y vaya al paso 9 o bien, oprima HORA o para configurar una hora de envo del mensaje.

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Hora hhmm: REINT

Ingrese la hora en que desea enviar el mensaje con la opcin de entrega Programada. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Cualquier hora o minuto de un solo dgito debe ir precedido por un cero. Por ejemplo, ingrese 0800 para las ocho en punto. Oprima AM o o bien, PM o . Oprima OK o para aceptar la hora ingresada u oprima REINT o para cambiarla. Oprima CAMB o para cambiar la fecha de entrega a una fecha distinta Oprima DASIG para cambiar la fecha a la fecha del da siguiente (el da posterior a la fecha que aparece). Oprima OK o para aceptar la fecha que aparece, cuyo valor predeterminado es la fecha de hoy o maana, y seleccione la que corresponde a la prxima vez que se repita la fecha especificada. Oprima para enviar este mensaje en este momento o bien, oprima para cancelar todas las opciones de envo de mensajes.

hh:mm REINT

AM

PM

hh:mm REINT Ma mm dd CAMB DASIG

OK

OK

10 Oprima para finalizar la sesin.

Manual de referencia de CallPilot

56

Captulo 7 Envo de mensajes

Cmo enviar un mensaje a ms de un destinatario

Envo de un mensaje a una lista de grupo
Una lista de grupo es una lista de propietarios de casillero. Si con frecuencia enva mensajes a un grupo de personas determinado, puede enviar el mensaje a una lista de grupo. Cuando enva un mensaje a una lista de grupo, cada propietario de casillero de dicha lista recibe el mismo mensaje. Si usted est incluido en el grupo al que se envan los mensajes, no recibir una copia. Si necesita una lista de grupo, solicite al administrador del sistema que cree una para usted. Comunique al administrador del sistema: los nombres de los propietarios del casillero una lista de sus nmeros de casillero el nombre de la lista de grupo

El administrador del sistema puede publicar una lista de los casilleros que pertenecen a cada lista de grupo.
Si conoce el nmero de la lista de grupo:

y utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar, puede ingresar el nmero de la lista de grupo en lugar de un nmero de casillero en la indicacin Csll: y utiliza una interfaz CallPilot, puede ingresar el nmero de la lista de grupo en lugar de un nmero de casillero en la indicacin A:

Si conoce el nombre de la lista de grupo:

y utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar, ingrese el nombre de la lista de grupo en el directorio de la compaa, en la indicacin GUA y utiliza la interfaz CallPilot, ingrese el nombre de la lista de grupo en el directorio de la compaa, en la indicacin NOMBR

Envo de la copia de un mensaje a uno o ms destinatarios

Puede enviar una copia de un mensaje mientras lo escucha o despus de haberlo hecho. Cuando enva una copia de un mensaje a un casillero, puede grabar una introduccin para el mensaje. Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar, su introduccin debe durar por lo menos tres segundos. Despus de grabar la introduccin del mensaje e ingresar el nmero del casillero, se enva en forma automtica la introduccin y una copia del mensaje al casillero que ha seleccionado. A continuacin, puede enviar una copia adicional de la introduccin y del mensaje a otro casillero, o salir y volver al men Escuchar mensajes. Puede enviar copias a todos los casilleros que desee. Nota: No puede enviar mensajes privados.

Para obtener mayor informacin acerca de cmo enviar sus mensajes, consulte Opciones del casillero del correo de voz Norstar en la pgina 27 y Opciones del casillero de CallPilot en la pgina 29
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Captulo 7 Envo de mensajes

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Cmo responder a los mensajes

Puede responder a las llamadas internas o externas. Si su empresa tiene una suscripcin a IDLL, podr responder al mensaje de una persona que llama desde el exterior. Use el procedimiento para responder a mensajes que corresponda a su interfaz: Para responder a una llamada interna - Correo de voz Norstar en la pgina 57 Para responder una llamada interna - CallPilot en la pgina 58

Respuesta a una llamada interna

Si usa Correo de voz Norstar y desea responder a la extensin de la persona que llama dejar un mensaje en el casillero de la persona que llama CallPilot responder a la extensin de la persona que llama dejar un mensaje en el casillero de la persona que llama oprima

LLAM para transferir la llamada a la extensin de la persona que llama. MSJ para grabar y enviar una respuesta al casillero de la persona que llama. Llamar al remitente para transferir la llamada a la extensin de la persona que llama. Responder a para grabar y enviar una
respuesta al casillero de la persona que llama.

Para responder a una llamada interna - Correo de voz Norstar

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Oprima OR o. Despus de escuchar el mensaje, oprima RESP o . Oprima LLAM o para comunicarse con la persona que llama o bien, oprima MSJ o para grabar y enviar una respuesta.

1 nvo 0 almcn OR GRAB ADMIN Fin del mensaje RESP BORR SIG Respuesta a msj MSJ LLAM SALIR

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 7 Envo de mensajes

Para responder una llamada interna - CallPilot

1 Oprima Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Se anuncia un resumen del casillero. Puede escuchar cualquier mensaje mientras se encuentra en la lista de mensajes. Oprima para escuchar el mensaje actual. Oprima para comunicarse con la persona que llama o bien, oprima para grabar y enviar una respuesta.

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Respuesta a una llamada externa

Si su empresa tiene una suscripcin a IDLL, podr responder al mensaje de una persona que llama desde el exterior. Para poder usar la opcin Responder, se debe escuchar el mensaje. La funcin Responder debe ser programada en su telfono para poder usarla. Si no puede usar la funcin Responder, comunquese con el Administrador del sistema. Utilice el procedimiento que corresponda a su interfaz: Para responder a una llamada externa - Correo de voz Norstar en la pgina 59 Para responder a una llamada externa - CallPilot en la pgina 59

Para responder a una llamada externa - Correo de voz Norstar

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Oprima OR o . Despus de escuchar el mensaje, oprima RESP o . CallPilot marca directamente el nmero externo.

1 nvo 0 almcn OR GRAB ADMIN Fin del mensaje RESP BORR SIG

Para responder a una llamada externa - CallPilot

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Se anuncia un resumen del casillero. Puede escuchar cualquier mensaje mientras se encuentra en la lista de mensajes. Oprima para escuchar el mensaje actual. Oprima para comunicarse con la persona que llama. CallPilot marca directamente el nmero externo.

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Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 7 Envo de mensajes

Cmo hacer una llamada con Thru-Dial

Mediante Thru-Dial, usted puede llamar a otro nmero mientras est conectado a su casillero, o si llama a la extensin de alguien y le contesta el correo de voz. Nota: El administrador del sistema tiene la capacidad de restringir los nmeros que se pueden marcar. Por esa razn debe preguntar al administrador del sistema si puede usar Thru-Dial.

Cundo usar Thru-Dial

Cuando est haciendo una llamada, Thru-Dial le permite hacer una segunda llamada sin que tenga que colgar y marcar un segundo nmero. Esto es muy til cuando est en un telfono pblico. Utilice Thru-Dial para que las personas que le llamen puedan marcar otro nmero para comunicarse con su recepcionista alternativa (que puede cambiar para que sea un nmero fuera de la oficina), o para comunicarse con otra persona si usted no est disponible. Al llamar desde un hotel, puede evitarse los cobros adicionales si emplea Thru-Dial para llamar a otras extensiones a partir de una sola llamada.

Ejemplos del uso de Thru-Dial

Patricia llama a su casillero desde un telfono pblico y escucha un mensaje urgente de Juan. Sin colgar, Patricia puede usar Thru-Dial para llamar al nmero de Juan sin tener que pagar otra llamada. Patricia est fuera de la oficina y necesita dejar un mensaje para Julia y Roberto en la oficina. Patricia puede llamar al casillero de Julia, dejar el mensaje y luego usar Thru-Dial para llamar a Roberto y dejarle un mensaje. Patricia llama a Doris y le contesta el correo de voz. Patricia sabe que Andrs puede facilitarle la informacin que necesita, as que usa Thru-Dial para llamar a Andrs desde el casillero de Doris.

Para hacer una llamada con Thru-Dial

1 Abra su casillero: Si est llamando desde una ubicacin remota, oprima durante el saludo para abrir su casillero. Si se encuentra en Europa o Australia, oprima . Siga las indicaciones de voz para ingresar el nmero y clave del casillero. Si est llamando desde su telfono de Nortel Networks, oprima . Siga las indicaciones de voz o los botones de pantalla para abrir su casillero.

Oprima , seguido inmediatamente por el nmero de extensin al que desea llamar. No se detenga durante ms de dos segundos mientras est ingresando el nmero.

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Para buscar en el directorio de la compaa mientras hace una llamada con Thru-Dial
Si ingresa un nombre en lugar de un nmero al llamar con Thru-Dial, CallPilot realiza la llamada en cuanto encuentre una correspondencia para el nombre. 1 Abra su casillero: Si est llamando desde una ubicacin remota, oprima durante el saludo para abrir su casillero. Si se encuentra en Europa o Australia, oprima . Siga las indicaciones de voz para ingresar el nmero y la clave del casillero. Si est llamando desde su telfono de Nortel Networks, oprima . Siga las indicaciones de voz o los botones de pantalla para abrir su casillero.

Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima , seguido inmediatamente por para buscar en el directorio de la compaa. ste ser el nmero predeterminado del directorio de la compaa. El administrador del sistema puede cambiar el nmero del directorio de la compaa. Si no conoce el nmero, oprima . Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar: Oprima , seguido inmediatamente de para buscar en el directorio de la compaa.

Ingrese el apellido y luego el nombre hasta que se realice su llamada. Para ver instrucciones sobre cmo ingresar el nombre, consulte Cmo buscar en el directorio de la compaa en la pgina 51.

Para usar Thru-Dial para comunicarse con su recepcionista alternativa

Su recepcionista alternativa es el nmero de la persona que recibe sus llamadas cuando las personas que llaman oprimen cero. 1 Abra su casillero: Si est llamando desde una ubicacin remota, oprima durante el saludo para abrir su casillero. Si se encuentra en Europa o Australia, oprima . Siga las indicaciones de voz para ingresar el nmero y la clave del casillero. Si est llamando desde su telfono de Nortel Networks, oprima . Siga las indicaciones de voz o los botones de pantalla para abrir su casillero.

Oprima y espere a que la recepcionista alternativa conteste la llamada. Para obtener informacin sobre cmo programar una recepcionista alternativa, consulte Cmo asignar una recepcionista alternativa en la pgina 22.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 7 Envo de mensajes

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Captulo 8 Desvo de llamadas

Puede desviar sus llamadas si desea transferirlas a CallPilot inmediatamente, sin que el telfono suene en su extensin. Por ejemplo, puede programar el desvo de llamadas si no va a estar en la oficina y no desea que el telfono timbre y moleste a sus colegas, o si no quiere tomar llamadas mientras se encuentra trabajando. Cuando la funcin de desvo de llamadas est activa, las personas que llaman pueden dejarle un mensaje sin tener que esperar a que el telfono suene varias veces. Este captulo explica las siguientes formas de desvo de llamadas: Desvo de llamadas a su casillero Cmo configurar el Desvo de llamadas en forma remota Desvo de llamadas con Identificacin de llamada

Desvo de llamadas a su casillero

Para desviar las llamadas recibidas a su casillero, oprima . Para cancelar el desvo de llamadas, realice uno de los siguientes pasos: oprima de nuevo oprima oprima oprima CANCELAR

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 8 Desvo de llamadas

Cmo configurar el Desvo de llamadas en forma remota

Cuando se encuentre lejos de la oficina, puede desviar sus llamadas a su casillero con el teclado de cualquier telfono de marcacin por tonos. Nota: Slo es posible programar el desvo de llamadas en forma remota si se utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar. No puede hacerlo con la interfaz CallPilot.

Para programar el desvo de llamadas en forma remota

1 2 Llame a la recepcionista automtica o al telfono de su empresa desde cualquier telfono de marcacin por tonos. Cuando est escuchando el saludo, ingrese el nmero de extensin del CallPilot u oprima Si se encuentra en Europa o Australia, ingrese el nmero de extensin del CallPilot u oprima . Siga las indicaciones de voz para abrir su casillero. Oprima . Oprima para abrir el men de desvo de llamadas. Oprima para activar o desactivar la funcin Desvo de llamadas. Si el desvo de llamadas est activado, la indicacin de voz dice Las llamadas sern respondidas inmediatamente. CallPilot contestar todas las llamadas que lleguen a su telfono. Si el desvo de llamadas est desactivado, la indicacin de voz dice Las llamadas pasarn a su telfono.

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Oprima para activar o desactivar la Pantalla de llamadas. Si la pantalla de llamadas est activada, la indicacin de voz dice Se mostrar la informacin de la persona que llama en su telfono. Si la pantalla de llamadas est desactivada, la indicacin de voz dice La informacin de la persona que llama no se mostrar.

Vuelva a colgar el telfono para terminar la sesin.

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Captulo 8 Desvo de llamadas

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Desvo de llamadas con Identificacin de llamada

El desvo de llamadas con la funcin Identificacin de llamada (IDLL) slo se encuentra disponible si su empresa est suscrita a un servicio de IDLL. Si no sabe con certeza si su empresa est suscrita a un servicio de IDLL, consulte al administrador del sistema. El IDLL no aparece si la persona que llama tiene un nmero de telfono privado o desconocido. Puede programar el desvo de llamadas con IDLL para seleccionar llamadas desviadas a su casillero. Si la funcin est activa, escuchar un tono de alerta y la informacin de la IDLL aparecer en la pantalla del telfono. Para tomar una llamada desviada a su casillero, oprima para interrumpir la llamada.

Para activar el Desvo de llamadas con IDLL activado o desactivado

1 Oprima Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Oprima ADMIN o . Oprima SLDO o . Oprima DLLAM o . Oprima S o para desviar sus llamadas al CallPilot sin que el telfono timbre o oprima NO o para que las llamadas suenen en su telfono. Oprima CAMB o para activar o desactivar el Desvo de llamadas. Oprima para terminar la sesin.

Opciones saludo: GRAB ELGIR DLLAM Desviar llam? NO S

Mostrar llam: Y CAMB SALIR

El Desvo de llamadas por lnea ocupada cancela elI DLL

Si a su telfono con pantalla se le asigna un desvo de llamadas por lnea ocupada, la informacin de IDLL no aparece en la pantalla. El desvo de llamadas por lnea ocupada es una funcin que desva sus llamadas a otro telfono o extensin designados si su telfono est ocupado. El administrador del sistema asigna el desvo de llamadas por lnea ocupada.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 8 Desvo de llamadas

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

En este captulo se describe la transferencia de llamadas y se explica: La Transferencia de llamadas a un casillero de CallPilot Cmo transferir la llamada de un propietario de casillero a su casillero Cmo transferir una llamada a Encaminamiento de llamadas personalizado (CCR) Acerca de la transferencia externa Cmo configurar la Transferencia externa Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino Cmo configurar la Transferencia externa Cmo activar y desactivar la Transferencia externa Cmo optimizar la Transferencia externa

La Transferencia de llamadas a un casillero de CallPilot

Con la funcin de transferencia puede transferir una llamada desde el telfono de la oficina directamente a un casillero del sistema CallPilot. La transferencia de llamadas a un casillero de CallPilot tiene las siguientes ventajas: Si transfiere la llamada a un casillero en vez de a otro telfono, la llamada no regresa. Si transfiere una llamada a otro telfono y nadie responde, la llamada regresa. La llamada se transferir inmediatamente al casillero, con lo que se ahorra tiempo.

no est disponible en el telfono Companion Wireless.

Para transferir una llamada a un casillero desde su telfono

1 2 3 Oprima No oprima En espera, ya que la llamada se pondr en espera automticamente. Ingrese el nmero de casillero o busque en el directorio de la compaa. Para buscar en el directorio de la compaa oprima la opcin de pantalla GUA. Espere un momento hasta que la pantalla muestre Llmada trnsferda antes de usar otras funciones de CallPilot. La llamada se transfiere en forma automtica y la sesin de CallPilot finaliza.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

Cmo transferir la llamada de un propietario de casillero a su casillero

Es posible transferir la llamada del propietario de un casillero a su casillero de CallPilot de modo que pueda cambiar sus saludos o recuperar sus mensajes.

Para transferir la llamada del propietario de un casillero a su casillero

1 2 3 Oprima . No oprima En espera ya que la llamada se pondr en espera automticamente. Ingrese el nmero de casillero del propietario. Espere un momento hasta que la pantalla muestre Llmada trnsferda antes de usar otras funciones. Nota: No utilice para transferir la llamada del propietario de un casillero. Esta funcin transfiere la llamada al telfono y es posible que la llamada le sea devuelta. no est disponible en un telfono Companion Wireless. Despus de que se transfieren las llamadas del propietario del casillero a su casillero, ste debe: 1 2 Oprima mientras escucha el saludo del casillero. Seguir las indicaciones de voz para abrir su casillero.

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

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Cmo transferir una llamada a Encaminamiento de llamadas personalizado (CCR)

CCR es una aplicacin de un solo dgito que proporciona a las personas que llaman un men ms sofisticado y una mayor variedad de opciones que la recepcionista automtica. Las personas que llaman pueden utilizar CCR para: escuchar el men Inicio y seleccionar una funcin escuchar un mensaje de informacin de CCR grabado previamente dejar un mensaje en un casillero transferir a otra extensin o a otro nmero externo

Para obtener mayor informacin acerca de CCR, consulte a su administrador del sistema. Es posible transferir una llamada al principio de un "rbol" CCR.

Para transferir una llamada a un rbol CCR

1 2 3 Oprima No oprima En espera ya que la llamada quedar automticamente en espera. Ingrese un dgito del 1 al 8 para elegir un rbol CCR y oprima . Espere un momento hasta que la pantalla muestre Llmada trnsferda antes de usar otras funciones.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

Acerca de la transferencia externa

Es posible programar una transferencia externa para transferir una llamada que llega a su casillero a un nmero asignado con antelacin. Se puede utilizar una transferencia externa desde cualquier telfono de marcacin por tonos; asimismo, es posible dirigir las llamadas de transferencia externa a cualquier telfono. Puede informar a las personas que llaman acerca de esta funcin en el saludo personal. Si informa a las personas que llaman sobre esta funcin en el saludo personal, tambin es necesario decirles qu nmero deben oprimir para hacer la transferencia: Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar, indique a las personas que llaman que deben oprimir Si utiliza la interfaz del CallPilot, dgale a las personas que llamen que opriman

Por ejemplo: Hola. Habla Luca Barragn. Hoy no estar en la oficina. Deje un mensaje despus de or la seal y le devolver la llamada lo ms pronto posible. Si necesita comunicarse conmigo antes de maana, oprima y su llamada ser transferida a mi telfono celular. Gracias. Nota: Las restricciones que se aplican a su lnea telefnica tambin se aplican a los nmeros de transferencia externa. Por ejemplo, si no puede marcar nmeros de telfono de larga distancia desde su telfono, no podr haber un nmero de larga distancia como destino de la transferencia externa. Si su casillero est restringido a destinos de extensin para transferencia externa, consulte al administrador del sistema. Para que una transferencia externa funcione en forma adecuada, debe tener un saludo grabado. Cuando se programa una transferencia externa, es posible agregar caracteres especiales al nmero de destino. Para obtener mayor informacin, consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70.

Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino

Los caracteres especiales son pausas u otras instrucciones de marcacin que puede agregar en caso de necesitar acceso a la red o a un nmero de destino. Siga las indicaciones de voz u oprima AGREG para agregar caracteres especiales a un nmero de telfono de destino (o a un localizador de destino si est configurando un nmero de localizador de destino en la Notificacin de mensajes de Fuera del sistema). El nmero del telfono o del localizador de destino no puede tener ms de 30 caracteres. Nota: Si agrega caracteres especiales, no debe oprimir el botn del teclado para ingresar un # ni para ingresar un *. Oprima el botn justo debajo de la opcin en un telfono con pantalla de dos lneas o escuche las indicaciones de voz.

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

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Cmo agregar caracteres especiales al nmero de destino Oprima Descripcin para seguir agregando dgitos al nmero de telfono de destino para ingresar una pausa programada que se ver como una P en la pantalla. Las pausas duran cuatro segundos. para reconocer el tono de marcacin (detrs de una PBX). El carcter especial Reconocer tono de marcacin se ve como una D en la pantalla para ingresar un # para ingresar un * para cancelar y reintentar

o DGTS o PAUSA o TONO u OTRA # u OTRA *

Cmo configurar la Transferencia externa

Para programar una transferencia externa hacia un nmero de telfono
1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las Opciones del casillero Oprima para abrir el men Transferencia externa Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Transf externa ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men Transferencia externa Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para configurar la Transferencia externa o si program previamente una transferencia externa, oprima CAMB. Oprima TEL para seleccionar un telfono externo como destino. Ingrese el nmero de telfono de destino y oprima OK o .

Destino: TEL EXT Tel: REINT OK

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Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

<x> AGREG

OK

Oprima OK o para aceptar el nmero de telfono de destino, representado por <x> o oprima AGREG o para agregar caracteres especiales. Para obtener informacin, consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70. Despus de agregar caracteres especiales, oprima OK o para aceptar el nmero de destino. Oprima CAMB o para activar la Transferencia externa.

Transferencia: desactivada SALIR CAMB Transferencia: activada CAMB SALIR

8 9

Oprima SALIR o . Oprima para finalizar la sesin.

Para programar una transferencia externa hacia una extensin

1 Oprima . Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las Opciones del casillero Oprima para abrir el men Transferencia externa Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Transf externa SELECC ADMIN Ext: REINT Acepta<x> REINT OK OK

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de Transferencia externa Vaya al paso 3

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Oprima ADMIN o para configurar la Transferencia externa. Ingrese la extensin de destino y oprima OK o . Oprima OK o para aceptar el nmero. La <x> representa la extensin. Oprima CAMB o para activar la Transferencia externa.

Transferencia: desactivada SALIR CAMB

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

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Transferencia: activada CAMB SALIR

Oprima SALIR o .

Oprima para finalizar la sesin.

Cmo activar y desactivar la Transferencia externa

Una vez programada, es posible activar o desactivar la transferencia externa en cualquier momento. Al desactivar la transferencia externa no se ve afectado ninguno de sus parmetros asignados.

Para activar o desactivar una transferencia externa

1 Oprima . Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las Opciones del casillero Oprima Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Transf externa ADMIN SELECC

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de Transferencia externa Vaya al paso 3

3 4

Oprima SELECC o para acceder a la transferencia externa. Oprima CAMB o para activar la Transferencia externa. Oprima CAMB nuevamente para desactivar la transferencia externa. Oprima SALIR o . Oprima para finalizar la sesin.

Transferencia: activada CAMB SALIR

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Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 9 Transferencia de llamadas

Cmo optimizar la Transferencia externa

Cuando CallPilot transfiere una llamada a un nmero de telfono externo con la transferencia externa, se utilizan dos lneas. Una de ellas es una lnea entrante que conecta la llamada con un casillero y la otra es la lnea saliente que transfiere esta llamada a un nmero de telfono de transferencia externa. Ambas lneas se utilizan mientras la persona que llama se conecta al nmero de telfono de transferencia externa. Para optimizar el uso de lneas de CallPilot, la llamada de transferencia externa hacia un nmero de telfono externo se puede transferir a una lnea entrante para efectuar la llamada saliente. Este tipo de transferencia se llama transferencia de enlace. Nota: La transferencia de enlace slo puede realizarse si la lnea de CallPilot cuenta con la capacidad de transferencia de enlace. El tipo de lnea ms comn que ofrece la transferencia de enlace es una lnea Centrex. Si se programa una transferencia de enlace para una transferencia externa y las lneas de CallPilot no ofrecen esta funcin, la llamada ser desconectada. Consulte al administrador del sistema antes de programar una transferencia de enlace. Para realizar una transferencia de enlace con una transferencia externa, es necesario agregar antes del nmero de telfono de transferencia externa. Por ejemplo, el nmero de telfono tiene el aspecto siguiente: donde: indica a CallPilot que utilice la lnea entrante para realizar la transferencia es el nmero de telfono marcado

Cmo programar la Transferencia externa cuando CallPilot se encuentra detrs de una PBX
Si instal CallPilot detrs de una PBX y desea acceder a una lnea externa y reconocer el tono de marcacin, ingrese: donde: accede a una lnea externa especifica que los siguientes dgitos son caracteres especiales reconoce el tono de marcacin especifica que los siguientes dgitos son los nmeros que sern marcados es el nmero de telfono marcado

Una vez ingresada esta secuencia de marcacin, la pantalla muestra:

9D5551234 AGREG OK

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

En este captulo se describe cmo programar y cambiar una notificacin de mensaje fuera del sistema y se explica: Notificacin de mensajes fuera del sistema Programacin de la notificacin de mensajes fuera del sistema Cmo cambiar la notificacin de mensajes fuera del sistema Cmo borrar un nmero de destino Cmo agregar un nmero de destino Cmo activar o desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema

Notificacin de mensajes fuera del sistema

Puede programar CallPilot para que le llame a un nmero de telfono, una extensin o un localizador cuando tenga un mensaje. El administrador del sistema activa la notificacin de mensajes fuera del sistema. Si programa CallPilot para que le llame a su telfono, se le pedir que ingrese la clave para poder escuchar los mensajes. Puede recibir notificacin de un mensaje en un mximo de cinco nmeros distintos de destino. Cuando se alcanza la cantidad mxima de reintentos para cada nmero de destino, se llama al siguiente nmero de la serie. Por ejemplo, CallPilot puede comunicarse con el nmero de telfono de su auto para hacerle saber que tiene un mensaje. Si no hay respuesta, la llamada pasa al telfono de su hogar. Si an no hay respuesta, la llamada pasa a su localizador y as sucesivamente. El administrador del sistema asigna la cantidad mxima de reintentos. Si el destino de la llamada es un telfono o extensin, deber fijar las horas de activacin y desactivacin. Las horas de activacin y desactivacin se aplican a los cinco nmeros de notificacin. Si el destino de la llamada es un localizador, no es necesario fijar horas de activacin y desactivacin. La notificacin de mensajes fuera del sistema empieza en la hora de activacin. Fije la hora de activacin a la hora que se encontrar en el nmero de telfono de destino, para que reciba sus llamadas all. La persona que recibe una llamada de notificacin de mensajes fuera del sistema puede cancelar la notificacin de mensajes fuera del sistema para su nmero de destino. Esto es til si un destino se programa incorrectamente y la llamada es recibida por la persona equivocada. El destinatario de una llamada de notificacin de mensajes fuera del sistema escucha la siguiente indicacin de voz: Mensaje para (nombre del dueo del casillero). Para conectarse, oprima . Si recibi esta llamada por error, oprima .

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Parmetros para notificacin de mensajes fuera del sistema

Puede programar los parmetros para notificacin de mensajes fuera del sistema desde cualquier telfono de marcacin por tonos. Los parmetros son: tipo de destino (telfono, extensin o localizador) nmero de destino (telfono, extensin o localizador) intervalo de tiempo para la recepcin de llamadas en nmeros de telfono o extensiones. Se notifica a los localizadores cada vez que existe un mensaje pertinente. tipos de mensaje que desea recibir (todos los mensajes nuevos o slo mensajes urgentes) Nota: las restricciones que se aplican a su lnea telefnica tambin se aplican a los nmeros de notificacin de mensajes fuera del sistema. Por ejemplo, si no puede marcar nmeros de telfono de larga distancia desde su telfono, no podr haber un nmero de destino de notificacin de mensajes fuera del sistema de larga distancia.

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

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Programacin de la notificacin de mensajes fuera del sistema

Siga estas instrucciones si es la primera vez que programa una notificacin de mensaje fuera del sistema. Si ya ha programado la notificacin de mensajes fuera del sistema, consulte la seccin Cmo cambiar la notificacin de mensajes fuera del sistema en la pgina 87.
Para programar una notificacin de mensaje fuera del sistema para un nmero de telfono una extensin un localizador

consulte pgina 77 pgina 80 pgina 83

Para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema a un nmero de telfono

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir el casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men para notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN Destino: TEL EXT Tel: REINT ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men para notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima TEL o para elegir un nmero de telfono de destino para . Ingrese el nmero de telfono de destino y oprima OK o . El nmero de telfono de destino tiene un mximo de 30 dgitos.

LOCLIZ

OK

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

6
<x> AGREG OK

Oprima OK o para aceptar el nmero de telfono de destino representado por <x> o bien, oprima AGREG o para agregar caracteres especiales y utilizar su teclado o siga las indicaciones de voz para agregar caracteres. Consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70. Despus de agregar caracteres especiales, oprima OK o para aceptar el nmero de destino. Ingrese la hora de activacin para la notificacin de mensajes fuera del sistema. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Por lo tanto, debe anteponer un cero a las horas y minutos de un solo dgito. Oprima AM o o bien, PM o . Oprima OK o para aceptar la hora de activacin.

Actvr hhmm: REINT

OK

<hora de activacin> 8 REINT AM PM

9
<hora de activacin> REINT OK Desac hhmm: REINT

OK

10 Ingrese la hora en que la notificacin de mensajes fuera del sistema debe desactivarse. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Por lo tanto, debe anteponer un cero a las horas y minutos de un solo dgito. 11 Oprima AM o o bien, PM o . 12 Oprima OK o para aceptar la hora de desactivacin.

<hora de desactivacin> REINT AM PM

<hora de desactivacin> REINT Ms dest? S

OK NO

13 Oprima S o si desea programar otro nmero de destino o bien, oprima NO o si no desea programar otro nmero de destino. 14 Oprima SIG o para aceptar la hora de activacin que ingres o bien, oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin. 15 Oprima SIG o para aceptar la hora de desactivacin que ingres o bien, oprima CAMB o para cambiar la hora de desactivacin.

Activar:<hora de activacin> CAMB SIG Desac:<hora de desactivacin> CAMB SIG

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

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Tipo msj: nuevo CAMB

OK

16 Oprima OK o si quiere que se le notifique cuando reciba un nuevo mensaje o bien, oprima CAMB o si desea que se le notifique nicamente cuando reciba un mensaje urgente. 17 Oprima para finalizar la sesin.

Notific msj ADMIN ELEGIR

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema a una extensin

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima EXT o para elegir una extensin como destino. Ingrese el nmero de destino y oprima OK o . Oprima OK o para aceptar la extensin de destino. La <x> representa la extensin . Ingrese la hora de activacin para la notificacin de mensajes fuera del sistema. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Las horas y minutos de un solo dgito deben estar precedidos por un cero. Oprima AM o o bien, PM o

Destino: TEL EXT Ext: REINT Acepta:<x> REINT Actvr hhmm: REINT

LOCLIZ

OK

OK

OK

8
<hora de activacin> REINT AM

PM

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

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9
<hora de activacin> REINT

Oprima OK o para aceptar la hora de activacin.

OK

Desac hhmm: REINT <hora de desactivacin> REINT AM <hora de desactivacin> REINT Ms dest? S NO

OK

10 Ingrese la hora en que la notificacin de mensajes fuera del sistema debe detenerse. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Por lo tanto, debe anteponer un cero a las horas y minutos de un solo dgito. 11 Oprima AM o o bien, PM o 12 Oprima OK o para aceptar la hora de desactivacin.

PM

OK

13 Oprima S o si desea programar otro nmero de destino o bien, oprima NO o si no desea programar otro nmero de destino. 14 Oprima SIG o para aceptar la hora de activacin que ingres o bien, oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin. 15 Oprima SIG o para aceptar la hora de desactivacin que ingres o bien, oprima CAMB o para cambiar la hora de desactivacin. 16 Oprima OK o si quiere que se le notifique cuando reciba un nuevo mensaje o bien, oprima CAMB o si desea que se le notifique nicamente cuando reciba un mensaje urgente. 17 Oprima para finalizar la sesin.

Activar:<hora de activacin> CAMB SIG Desac:<hora de desactivacin> CAMB SIG

Tipo msj: nuevo CAMB

OK

Notific msj ADMIN SELECT

Manual de referencia de CallPilot

82

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Programacin de la notificacin de mensajes fuera del sistema a un localizador

Ejemplo de un nmero de localizador de destino
Si asigna un nmero de destino de localizador desde una PBX, recuerde insertar un (dependiendo del sistema) antes de para acceder a una lnea externa. Existe un lmite combinado de 30 caracteres para el nmero de telfono y el mensaje del localizador. Por ejemplo, para acceder a su localizador, ingrese: donde: especifica que los siguientes dgitos son caracteres especiales reconoce el tono de marcacin especifica que los siguientes dgitos son los nmeros que sern marcados es el nmero de localizador marcado inserta una pausa programada

La secuencia de programacin puede variar segn la empresa que le suministre el servicio de localizador. Para obtener mayor informacin acerca de la programacin de los parmetros de nmero de telfono de destino para su localizador, pngase en contacto con su empresa de localizadores.

P0607759 01

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

83

Para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema a un localizador

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima LOCLIZ o para seleccionar un destino de nmero de localizador. Ingrese el nmero de localizador de destino y oprima OK o . Oprima OK o para aceptar el nmero de localizador de destino representado con <x> o bien, oprima AGREG o para agregar caracteres especiales y utilizar su teclado o siga las indicaciones de voz para agregar caracteres. Consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70. Despus de agregar caracteres especiales, oprima OK o . Oprima SIG o para aceptar el mensaje del localizador predeterminado representado con <xxxx>. El mensaje del localizador predeterminado que CallPilot enva es la extensin de CallPilot. Es la secuencia de dgitos que se enva despus de marcar el servicio de localizador, para notificarle quin est buscndolo o bien, oprima CAMB o para cambiar el mensaje del localizador. El lmite combinado es de 30 caracteres para el nmero de telfono y el mensaje del localizador.

Destino: TEL EXT Locliz: REINT <x> AGREG

4
LOCLIZ OK OK

5 6

Mostrar:<xxxx> CAMB SIG

Manual de referencia de CallPilot

84

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Ms dest? S NO

Oprima S o si desea programar otro nmero de destino o bien, oprima NO o si no desea programar otro nmero de destino. Oprima OK o para recibir una notificacin cuando reciba un mensaje nuevo o bien, oprima CAMB o para cambiar el tipo de mensaje de forma tal que slo se le notifique cuando tenga un mensaje urgente.

Tipo msj: nuevo CAMB

OK

Notific msj ADMIN ELEGIR

10 Oprima para terminar la sesin.

Para programar una notificacin de mensajes fuera del sistema para ms de un destino
Puede recibir notificacin de un mensaje en un mximo de cinco diferentes nmeros de destino. Los siguientes pasos le muestran cmo ingresar un destino de nmero de telfono y luego agregar un destino de localizador por primera vez. 1 Oprima Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima TEL o para elegir el nmero de telfono de destino . Ingrese el nmero de telfono de destino y oprima OK o . El nmero de telfono de destino no puede tener ms de 30 dgitos.

Destino: TEL EXT Tel: REINT

LOCLIZ

OK

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

85

<x> AGREG

OK

Oprima OK o para aceptar el nmero de telfono de destino , representado por <x> o bien, oprima AGREG o para agregar caracteres especiales y utilizar su teclado o siga las indicaciones de voz para agregar caracteres. Consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70. Ingrese la hora de activacin para la notificacin de mensajes fuera del sistema. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Por lo tanto, debe anteponer un cero a las horas y minutos de un solo dgito. Oprima AM o o bien, PM o . Oprima OK o para aceptar la hora de activacin.

Activacin: hhmm: REINT OK

<hora de activacin> REINT AM

8
PM

<hora de activacin> REINT OK

Desac hhmm: REINT <hora de desactivacin> REINT AM <hora de desactivacin> REINT Ms dest? S NO Notificar2: ninguno PROG Destino: TEL EXT Locliz: REINT

OK

10 Ingrese la hora en que la notificacin de mensajes fuera del sistema debe detenerse. Se trata de un campo de cuatro dgitos. Por lo tanto, debe anteponer un cero a las horas y minutos de un solo dgito. 11 Oprima AM o o bien, PM o . 12 Oprima OK o para aceptar la hora de desactivacin.

PM

OK

13 Oprima S o para programar otro nmero de destino. 14 Oprima PROG para programar otro nmero de destino.
SIG LOCLIZ

15 Oprima LOCLIZ o para seleccionar un nmero de localizador de destino. 16 Ingrese el nmero de localizador de destino y oprima OK o .

OK

Manual de referencia de CallPilot

86

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

<xxxx> AGREG

OK

17 Oprima OK o para aceptar el nmero de localizador de destino representado con <x> o bien, oprima AGREG o para agregar caracteres especiales y utilizar su teclado o siga las indicaciones de voz para agregar caracteres. Consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70. Despus de agregar caracteres especiales, oprima OK o . 18 Oprima SIG o para aceptar el mensaje del localizador predeterminado representado con <xxxx>. El mensaje del localizador predeterminado que CallPilot enva es la extensin de CallPilot. Es la secuencia de dgitos que se enva despus de marcar el servicio de localizador, para notificarle quin est buscndole o bien, oprima CAMB o para cambiar el mensaje del localizador. El lmite combinado es de 30 caracteres para el nmero de telfono y el mensaje del localizador. 19 La pantalla muestra que el segundo destino es un localizador. Oprima SIG o para continuar. 20 Oprima NEXT o para continuar. 21 Oprima SIG o para aceptar la hora de activacin que ingres o bien, oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin.

Mostrar<xxxx> CAMB

SIG

Notificar2: localizador CAMB OTR

SIG

Notificar3: ninguno PROG SIG

Activar:<hora de activacin> CAMB SIG

Desac:<hora de desactivacin> CAMB SIG Tipo msj: nuevo CAMB OK

22 Oprima SIG o para aceptar la hora de desactivacin que ingres o bien, oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin. 23 Oprima OK o para recibir una notificacin cuando reciba un mensaje nuevo o bien, oprima CAMB o para que se le notifique nicamente cuando reciba un mensaje urgente. 24 Oprima para terminar la sesin.

Notific msj ADMIN ELEGIR

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

87

Cmo cambiar la notificacin de mensajes fuera del sistema

Puede cambiar los parmetros y destinos de una notificacin de mensaje fuera del sistema. Para obtener mayor informacin acerca de los parmetros, consulte Parmetros para notificacin de mensajes fuera del sistema en la pgina 76. Si desea cambiar la hora o los parmetros del tipo de mensaje, use el procedimiento Para cambiar el intervalo de horas o el tipo de parmetros de los mensajes en la pgina 87 Si desea cambiar el tipo de destino, consulte el procedimiento correspondiente al tipo de destino.
Para cambiar el tipo de destino de un telfono a una extensin, localizador u otro nmero de telfono de un localizador a una extensin o telfono de un telfono o extensin a un localizador consulte pgina 89 pgina 91 pgina 93

Para cambiar el intervalo de horas o el tipo de parmetros de los mensajes

1 Oprima . Para abrir su casillero, siga las indicaciones de voz o las opciones de botn de pantalla de su telfono. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR Notific:<x> CAMB

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima SIG. Si quiere cambiar el tipo de destino, consulte Para cambiar el tipo de destino en la pgina 87 para conocer el procedimiento adecuado.

SIG

Manual de referencia de CallPilot

88

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Ms dest? S NO Activar:<hora de activacin> CAMB SIG Desac:<hora de desactivacin> CAMB SIG Tipo msj: nuevo CAMB

5 6

Oprima NO o para continuar. Oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin o bien, oprima SIG o para aceptar la hora de activacin. Oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin o bien, oprima SIG o para aceptar la hora de desactivacin. Oprima CAMB o para cambiar el tipo de mensaje a urgente. Oprima OK o para aceptar el nuevo mensaje predeterminado. Puede seleccionar recibir notificacin de todos los mensajes nuevos o slo de los urgentes. Cambie el tipo de mensaje a urgente para recibir notificacin slo cuando reciba un mensaje urgente. Oprima para terminar la sesin.

8
OK

Notific msj ADMIN ELEGIR

P0607759 01

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

89

Para cambiar el destino de telfono a otro destino

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima CAMB o para cambiar el destino. Oprima TEL o para elegir otro nmero de telfono de destino o bien, oprima EXT o para elegir una extensin de destino o bien, oprima LOCLIZ o para seleccionar un nmero de localizador de destino. Ingrese el nmero de destino y oprima OK o . El nmero de telfono de destino no puede tener ms de 30 dgitos. Oprima OK o para aceptar el nmero de destino o bien, oprima REINT o para volver a ingresar el nmero de destino. Oprima SIG o para continuar o bien, oprima CAMB o para cambiar el destino, y repita los pasos 6 a 8. NOTA: si cambia el destino a localizador, vaya al paso 13.

Notificar: telfono SIG CAMB Destino: TEL EXT LOCLIZ

<x> REINT Acepta:<xxxx> REINT

OK

OK

Notific:<x> CAMB

SIG

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Ms dest? S NO

Oprima S o si desea programar otro nmero de destino o bien, oprima NO o si no desea programar otro nmero de destino.

Activar:<hora de activacin> CAMB SIG Desac:<hora de desactivacin> CAMB SIG Tipo msj:nvo CAMB

10 Oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin o bien, oprima SIG o para aceptar la hora de activacin. 11 Oprima CAMB o para cambiar la hora de desactivacin o bien, oprima SIG o para aceptar la hora de desactivacin. 12 Para cambiar la notificacin de mensajes, oprima CAMB o si desea que se le notifique slo cuando reciba un mensaje urgente. Oprima OK o . 13 Oprima para terminar la sesin.

OK

Notific msj ADMIN ELEGIR

P0607759 01

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

91

Para cambiar el destino de localizador a telfono o extensin

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para cambiar la notificacin de mensajes fuera del sistema. La pantalla permite revisar el primer tipo de destino y nmero de destino. Oprima CAMB o para cambiar el tipo y nmero de destino. Seleccione el tipo de nmero de destino: oprima TEL o para elegir un nmero de telfono de destino o bien oprima EXT o para elegir una extensin de destino. Ingrese el nmero de destino para el que desea programar una notificacin de mensaje fuera del sistema. <x> representa el nmero de destino. Oprima OK o para aceptar el nmero de destino o bien, oprima REINT o para volver a ingresar el nmero. Oprima SIG o para continuar. Oprima S o si desea programar otro destino, y repita los pasos 6a8 o bien, oprima NO o si no desea programar otro destino.

Modificar:localizdr SIG CAMB Destino: TEL EXT

4 5

LOCLIZ

<xxxx>: REINT

OK

Notific:<x> CAMB Ms dest? S NO

SIG

7 8

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Activar:<hora de activacin> CAMB SIG Desac:<hora de desactivacin> CAMB SIG Tipo msj:nvo CAMB

Oprima CAMB o para cambiar la hora de activacin o bien oprima SIG o para aceptar la hora de activacin.

10 Oprima CAMB o para cambiar la hora de desactivacin o bien, oprima SIG o para aceptar la hora de desactivacin. 11 Para cambiar la notificacin de mensajes, oprima CAMB o si desea que se le notifique slo cuando reciba un mensaje urgente. Oprima OK o . 12 Oprima para terminar la sesin.

OK

Notific msj ADMIN ELEGIR

P0607759 01

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

93

Para cambiar el destino de telfono o extensin a localizador

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para cambiar la notificacin de mensajes fuera del sistema. La pantalla permite revisar el primer tipo de destino y nmero de destino. Oprima CAMB o para cambiar el tipo y nmero de destino. <x> representa el tipo de destino (telfono o extensin). Oprima LOCLIZ o para seleccionar un destino de nmero de localizador. Ingrese el nmero de localizador y oprima OK o para continuar. Oprima OK o para aceptar el nmero de localizador de destino representado con <x> o oprima AGREG o para agregar caracteres especiales y utilizar su teclado, o siga las indicaciones de voz para agregar caracteres. Consulte Cmo agregar caracteres especiales a un nmero de destino en la pgina 70. Despus de agregar caracteres especiales, oprima OK o .

Notific:<x> CAMB Destino TEL EXT Locliz: REINT <x> AGREG

SIG

LOCLIZ

OK

OK

Manual de referencia de CallPilot

94

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Mostrar:<xxxx> CAMB SIG

Oprima SIG o para aceptar el mensaje del localizador predeterminado representado con <xxxx>. El mensaje del localizador predeterminado que CallPilot enva es la extensin de CallPilot. Es la secuencia de dgitos que se enva despus de marcar el servicio de localizador, para notificarle quin est buscndolo o bien, oprima CAMB o para cambiar el mensaje del localizador. El lmite combinado es de 30 caracteres para el nmero de telfono y el mensaje del localizador. La pantalla muestra que la notificacin est programada para un localizador. Oprima SIG o para continuar.

Notificar: localizador CAMB Ms dest? S NO

9
SIG

10 Oprima S si desea programar otro nmero de destino o bien, oprima NO si no desea programar otro nmero de destino.
OK

Tipo msj: nuevo CAMB

11 Oprima OK o si quiere que se le notifique cuando reciba un nuevo mensaje o bien, oprima CAMB o si desea que se le notifique slo cuando reciba un mensaje urgente. 12 Oprima para finalizar la sesin.

Notific msj ADMIN ELEGIR

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

95

Cmo borrar un nmero de destino

Si tiene ms de un nmero de destino para una notificacin de mensaje fuera del sistema, puede borrar un destino.

Para borrar un nmero de destino

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema.

Notific1:<x> CAMB OTRA

SIG

Oprima OTRA si desea borrar el primer destino o oprima SIG o para ver los otros destinos hasta que encuentre el destino que desea borrar. Cuando encuentre el destino que desea borrar, oprima OTRA. Oprima BORR para borrar el primer nmero de destino. El primer nmero de destino se borra. El destino Notific 2 pasa a ser el nmero de destino Notific 1. Para borrar ms nmeros de destino, oprima OTRA y repita los pasos 4 y 5. Oprima para finalizar la sesin.

Notific 1:<x> BORR ENTR SALIR Notific1:<x> CAMB OTRA

SIG

Notific msj ADMIN ELEGIR

Manual de referencia de CallPilot

96

Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

Cmo agregar un nmero de destino

Utilice este procedimiento si program una notificacin de mensaje fuera del sistema y desea agregar otro nmero de destino. Puede tener hasta cinco nmeros de destino.

Para agregar un nmero de destino

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ADMIN o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima SIG o para continuar. Oprima S o para programar otro nmero de destino. Oprima PROG o para programar otro nmero de destino y siga los pasos en Para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema a un nmero de telfono en la pgina 77 o bien, Para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema a una extensin en la pgina 80 o bien, Para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema a un localizador en la pgina 83.

Notific:<x> CAMB Ms dest? S Notificar2: ninguno PROG

SIG

NO

6
SIG

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

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Cmo activar o desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema

Puede activar o desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema en cualquier momento. Si desactiva la notificacin de mensajes fuera del sistema, no afectar ninguno de los parmetros asignados.

Para activar o desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema

1 Oprima . Siga las indicaciones de voz o las opciones del botn de pantalla para abrir su casillero. Si utiliza la interfaz CallPilot: Oprima para abrir las herramientas del casillero Oprima NOTIF o para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Si utiliza la interfaz de Correo de voz Norstar:

Notific msj ADMIN ELEGIR

Oprima ADMIN o Oprima para abrir el men de notificacin de mensajes fuera del sistema Vaya al paso 3

Oprima ELEGIR o para programar la notificacin de mensajes fuera del sistema. Oprima CAMB o para desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema si est activada (como se indica aqu). Oprima OK o bien, oprima HORA para revisar los parmetros de hora de activacin y de desactivacin. Oprima para finalizar la sesin.

Notific activada CAMB HORA OK Notific desctvda CAMB HORA OK

6
Admin del casllr SLDO CLAVE SALIR

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 10 Notificacin de mensajes fuera del sistema

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Captulo 11 Grabar una llamada

Acerca de la grabacin de llamadas
Con la grabacin de llamadas puede grabar una llamada telefnica activa y guardar el mensaje obtenido en su casillero. Antes de activar la Grabacin de llamadas, pida permiso a los participantes de la llamada para grabarla. La duracin mxima de la grabacin est condicionada por la configuracin de Clase de servicio establecida para la duracin de los mensajes recibidos. Si se alcanza el lmite de la duracin de los mensajes del casillero, escuchar la indicacin de voz Se ha detenido la grabacin. Ha alcanzado el lmite de grabacin y finalizar la grabacin. Una vez que se detiene la grabacin de llamadas, puede activar nuevamente para comenzar otra sesin de grabacin de llamadas. Al hacer esto, la llamada queda grabada en dos mensajes distintos. Pregntele al administrador del sistema sobre la duracin de mensajes asignada a su casillero. Nota: La grabacin de llamadas no se puede habilitar en forma predeterminada. Para activar esta funcin, el administrador del sistema debe asignar una clase de servicio que incluya la grabacin de llamadas. La grabacin de llamadas no se encuentra disponible en algunas zonas debido a que va en contra de la legislacin local. Consulte con el administrador del sistema para averiguar la posibilidad de grabar llamadas en su zona.

Uso de la grabacin de llamadas

Si utiliza la grabacin de llamadas, CallPilot guarda la llamada grabada en su casillero. Puede desviar la llamada grabada a otros casilleros.

Para grabar una llamada

1 Mientras se encuentra en una llamada activa, oprima . Antes de grabar, todos los usuarios de la llamada escuchan la indicacin Esta llamada est siendo grabada y una seal de grabacin. Oprima SALIR para finalizar la grabacin. o bien, oprima PAUSA para suspender la grabacin. Oprima CONT para seguir grabando u oprima SALIR para finalizar la grabacin. Cuando termine de grabar, todos los participantes de la llamada escucharn la indicacin Se ha detenido la grabacin. Oprima para finalizar la llamada.

Grabando PAUSA

2
SALIR

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 11 Grabar una llamada

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Captulo 12 Mensajes de informacin y difusin

Acerca de los mensajes de difusin
Si necesita enviar un mensaje a cada uno de los casilleros iniciados en su sistema telefnico, puede pedirle al administrador del sistema que les enve un mensaje de difusin. Puede pedirle al administrador del sistema que enve un mensaje de difusin para anunciar reuniones, eventos especiales de la empresa y recordatorios. Con el envo de un mensaje de difusin no es necesario grabar y enviar el mismo mensaje varias veces. Los mensajes de difusin se escuchan en todos los casilleros iniciados con CallPilot. Nota: Los mensajes de difusin no se envan a los casilleros de informacin o de entrega general.

Saludos del casillero de informacin

La empresa o departamento puede usar los casilleros de informacin para enviar mensajes y anuncios a las personas que llaman. Usted puede grabar y actualizar los saludos para un casillero de informacin. Puede usar los saludos del casillero de informacin para: anunciar ofertas proporcionar listas de productos anunciar eventos especiales

Puede facilitar el acceso a los saludos del casillero de informacin para las personas que llaman si menciona el casillero de informacin en el saludo de la recepcionista automtica, o si solicita al operador que dirija las solicitudes al casillero de informacin. Consulte al administrador del sistema para enterarse de los detalles. Las personas que llaman no pueden dejar mensajes en un casillero de informacin.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 12 Mensajes de informacin y difusin

Grabacin de un saludo en el casillero de informacin

Antes de grabar un saludo en el casillero de informacin, debe decidir lo que va a incluir. No olvide incluir horas y fechas importantes. Por ejemplo: "El estudio de baile Pedro tiene el orgullo de presentar una sesin de baile espectacular". El evento se realizar el 4 de julio a las 8:00 p.m. En el Saln blanco se bailar zapateo americano. En el Saln verde se presentarn bailes folclricos. En el Saln rosa se presentar ballet clsico. En el Saln azul se presentar jazz contemporneo. El estudio y las salas se encuentran en la Calle de Los Hroes, nmero 222". Escriba el saludo y practquelo en voz alta. Cuando est seguro de que el saludo tiene todo lo que desea anunciar, grbelo. Si va a usar un sistema telefnico con capacidad bilinge, debe grabar el saludo en el casillero de informacin en ambos idiomas. El saludo del casillero de informacin puede ser un saludo de casillero principal u opcional.

Para grabar un saludo en el casillero de informacin

Clave: SALIR REINT OK

Oprima . Ingrese el nmero del casillero y la clave, luego oprima OK o . El administrador del sistema crea la clave al iniciar el casillero. Solicite la clave del casillero de informacin al administrador del sistema.

Saludo principal GRAB OR SALIR Grabar saludo: REINT PAUSA

Oprima GRAB o . Cuando suene el tono, grabe el saludo del casillero de informacin. Oprima OK o cuando termine. Oprima OK o para aceptar la grabacin o bien, Oprima OR o para escuchar la grabacin o bien, oprima REINT o para volver a grabar el saludo. Oprima SALIR o para finalizar la sesin.

OK

Acepta saludo? REINT OR OK

Saludo principal GRAB OR SALIR

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Captulo 13 Sugerencias para usar CallPilot

Este captulo contiene sugerencias para sacar el mejor provecho de CallPilot. Escuche sus mensajes con frecuencia. Responda a sus mensajes con prontitud para motivar a las personas que llaman a utilizar CallPilot y para asegurarles que es tan confiable como si hablaran con usted personalmente. No es necesario que est en su escritorio para escuchar sus mensajes. Cuando no est cerca de su escritorio, puede escuchar sus mensajes desde cualquier telfono de marcacin por tonos. Limpie su casillero. El espacio de almacenamiento es limitado en el casillero y en CallPilot. No guarde los mensajes a menos que necesite escucharlos nuevamente. Cuando ya no necesite un mensaje, brrelo para crear ms espacio. Anote su clave en un lugar seguro. Trate su clave de CallPilot como si fuese un cdigo secreto. Escriba su clave y gurdela en un lugar seguro. No la tenga cerca de su telfono. Si permite que otra persona tenga acceso temporal a su casillero cambie su clave inmediatamente despus. Si olvida su clave, el administrador del sistema puede restablecerla a la clave predeterminada 0000. Luego podr ingresar una nueva clave. Al enviar mensajes, haga que sean breves y precisos. Ms del 75 % del tiempo que se ocupa en una llamada de negocios normal consiste en conversaciones triviales, chistes y otros intercambios para socializar. Enviar un mensaje en vez de hacer una llamada puede ahorrarle tiempo. Trate de restringir sus mensajes a los datos necesarios pero procure a la vez no dar la impresin de estar apurado o de tener malos modales. Cambie su saludo principal con frecuencia. Se recomienda cambiar su saludo principal perodicamente. Cambie su saludo para demostrar que escucha sus mensajes y que se ocupa de su casillero con frecuencia. Cambie su saludo principal para dar ese toque personal tan apreciado por quienes llaman constantemente a un mismo lugar. Procure que su saludo opcional sea especfico. Si selecciona un saludo opcional, casi siempre significa que usted no se encuentra en su oficina. Si est fuera de su oficina, indique en su saludo opcional la fecha en que regresar. Tambin debe indicar en su mensaje si tiene la intencin de revisar su casillero durante su ausencia. Si las personas que llaman pueden comunicarse con usted en otro nmero telefnico, incluya el nmero en su mensaje, as como tambin el perodo en el que podrn usar dicho nmero. Si se va a ausentar de la oficina, no olvide oprimir Desvo de llamadas para transferir sus llamadas al casillero. Utilice un saludo de ausencia prolongada. Comience este saludo informando acerca de sus vacaciones o planes de viaje. Esto llamar la atencin de la persona que llama. Por ejemplo, Alerta de vacaciones! Hola, habla Miguel. Estar de vacaciones a partir del 5 de este mes y regresar a la oficina el 12. Si lo desea, deje un mensaje y le devolver la llamada en cuanto regrese de vacaciones. Para obtener ayuda de inmediato, oprima cero.

Manual de referencia de CallPilot

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Captulo 13 Sugerencias para usar CallPilot

Grabe sus saludos y mensajes con claridad. Para obtener una grabacin de mejor calidad, hable directamente en el auricular. No use la funcin Manos libres. Recuerde, debe hablar con claridad, con una voz agradable y a una velocidad que permita entender bien. No hable demasiado bajo ni alto, ni alargue demasiado el saludo o el mensaje. Una vez que haya grabado un saludo o un mensaje, escchelo. Verifique que el mensaje suene como usted lo desea antes de aceptarlo. No olvide utilizar las funciones Copiar y Responder. Puede usar CallPilot para enviar copias de mensajes a otros casilleros y responder los mensajes con un mensaje personal. Al enviar copias de mensajes a otras personas asegrese de que su introduccin tenga la siguiente informacin: los motivos por los que est enviando una copia del mensaje si la copia es solamente para uso informativo si el mensaje va dirigido a la persona indicada quin es la persona responsable del mensaje

Utilice listas de grupo para hacer copias mltiples de los mensajes. Si enva con frecuencia el mismo mensaje a una gran cantidad de personas, solicite al administrador del sistema que cree una lista de grupo para usted. La lista le permitir enviar el mismo mensaje a todos los casilleros contenidos en ella. Fomente el uso de CallPilot. A veces es difcil deshacerse de viejos hbitos y a algunas personas les cuesta aceptar o probar nuevas tecnologas. Utilice su casillero personal y otras funciones de CallPilot y anime a sus colegas y a las personas que llaman a utilizarlo. Informe de los problemas de forma inmediata. Si tiene problemas con CallPilot, comunquelo al administrador del sistema lo ms pronto posible.

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Captulo 14 Resolucin de problemas

En este captulo se describen algunos de los problemas que pueden presentarse al utilizar CallPilot. Se presentan algunos problemas comunes y lo que se debe hacer cuando ocurren.
La Recepcionista automtica transfiere algunas llamadas al casillero de entrega General

CallPilot requiere una seal de tono y un nivel de voz mnimo. Si CallPilot no recibe una respuesta, la Recepcionista automtica transfiere automticamente la llamada al operador de CallPilot. Si el operador no est disponible, la llamada se transfiere al casillero de entrega General. Es posible que la extensin no tenga asignado un casillero. Pdale al administrador del sistema que verifique que el casillero est asignado a la extensin.
Al usar la funcin 981, se produce una indicacin de CLAVE en la pantalla del telfono

Las posibles causas de la indicacin Clave son: La extensin que est usando no tiene un casillero activo. Si la extensin no tiene un casillero, CallPilot solicita un nmero de casillero y una clave. La extensin es un casillero de invitado que, normalmente, no tiene una extensin asignada. Consulte al administrador del sistema para verificar que la extensin ha sido asignada correctamente a su casillero.

No puedo transferir el telfono a CallPilot

Si trata de transferir su extensin a CallPilot y en la pantalla aparece el mensaje Fuera de servicio, es posible que est transfiriendo la llamada a un nmero de extensin equivocado. Utilice para verificar que est marcando el nmero de extensin correcto de CallPilot .
Mi casillero no acepta mensajes

Verifique que el casillero est iniciado. El casillero no puede recibir mensajes hasta que el propietario lo inicie. Consulte Cmo iniciar su casillero en la pgina 17. Asegrese de que el casillero no est lleno. Consulte Mi casillero est lleno en la pgina 106. Si est usando un saludo opcional, verifique que su casillero est configurado para aceptar mensajes. Consulte Cmo elegir un saludo principal u opcional del casillero en la pgina 34.
Mi nombre no aparece en el directorio de la compaa

Verifique que el casillero est iniciado. Si no est iniciado, su nombre no aparecer en el directorio de la compaa y su casillero no podr recibir ningn mensaje. Si usted grab su nombre de directorio de la compaa, pdale al administrador del sistema que verifique la disponibilidad del directorio de la compaa.

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Captulo 14 Resolucin de problemas

Olvid mi clave de casillero

No es posible recuperar una clave olvidada. Se debe restablecer la clave original con la clave predeterminada de cuatro ceros (0000). Una vez que el administrador del sistema restablezca la clave predeterminada, debe abrir su casillero y cambiarla.
Mi casillero est bloqueado

Si intenta acceder a su casillero y escucha la siguiente grabacin, significa que su casillero est bloqueado:Este casillero se ha bloqueado para evitar el acceso no autorizado. Comunquese con su administrador para obtener ayuda. El casillero tiene asignado un nmero mximo de intentos de claves incorrectas. CallPilot registra el nmero de intentos incorrectos desde la ltima vez que se tuvo acceso a su casillero. Si se supera dicha cantidad, el casillero quedar bloqueado. No podr acceder al casillero hasta que el administrador del sistema restablezca la clave.
Tiempo lmite de CallPilot

La funcin Tiempo lmite le da cinco segundos para seleccionar una opcin. Si CallPilot no detecta una seleccin, reproduce nuevamente la lista de opciones. Si no se selecciona ninguna opcin, CallPilot terminar la sesin. CallPilot tiene un nivel mnimo de deteccin de voz. Si CallPilot no detecta una seal audible, le pide a la persona que llama que hable ms alto y ofrece la opcin de volver a grabar. Si despus de la indicacin no se detecta un nivel de voz, CallPilot termina la sesin.
Los mensajes se cortan

Si las personas necesitan dejar largos mensajes en su casillero, puede pedirle al administrador del sistema que le asigne ms espacio de almacenamiento de mensajes.
Mi casillero est lleno

Sabr que su casillero est lleno si al intentar escuchar sus mensajes escucha el anuncio: Su casillero est lleno. Debe borrar algunos mensajes para poder escuchar sus mensajes nuevos. El casillero est equipado con la funcin de Casillero nunca lleno, que permite que una persona externa deje un mensaje en el casillero aunque est lleno. El mensaje se almacena, pero no podr escucharlo hasta que borre por lo menos un mensaje guardado. Si con el tiempo se da cuenta de que necesita ms espacio para los mensajes en su casillero, solicite al administrador del sistema que le asigne ms espacio.
En la pantalla de mi telfono, el idioma de indicaciones es incorrecto

Si en la pantalla del telfono aparece un idioma de indicaciones incorrecto, notifquelo al administrador del sistema.

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No funciona la transferencia externa

Asegrese de haber grabado las indicaciones correctas en su saludo personal dirigido a las personas que llaman. En su saludo, indique a las personas que llaman que opriman para localizarlo si usan la interfaz de Correo de voz Norstar o si usan la interfaz CallPilot. Para obtener informacin, consulte Acerca de la transferencia externa en la pgina 70. Asegrese de que el nmero de destino que ingrese no est restringido. Por ejemplo, si no puede marcar nmeros telefnicos de larga distancia desde su telfono, no podr realizar una transferencia externa a un nmero de larga distancia. Asegrese de que la transferencia externa est activa. Para obtener mayor informacin, consulte Cmo activar y desactivar la Transferencia externa en la pgina 73.
No funciona la notificacin de mensajes fuera del sistema

Si no funciona la notificacin de mensajes fuera del sistema, solicite al administrador del sistema que verifique los parmetros de notificacin de mensajes fuera del sistema. Tambin puede solicitar al administrador del sistema que verifique si usted est autorizado para recibir notificacin de mensajes fuera del sistema. Asegrese de que los parmetros de nmero telefnico de destino y hora sean correctos. Asegrese de que los nmeros de destino que ingrese no estn restringidos. Por ejemplo, si no puede hacer llamadas de larga distancia desde su telfono, no podr programar la notificacin de mensajes fuera del sistema para un nmero de larga distancia. Asegrese de que la notificacin de mensajes fuera del sistema est activa. Para obtener mayor informacin, consulte Cmo activar o desactivar la notificacin de mensajes fuera del sistema en la pgina 97.
No puedo usar la funcin Responder

Comunquese con el Administrador del sistema si no puede usar la funcin Responder para responder a un mensaje externo o de la red. La funcin Responder siempre est disponible para las llamadas internas.

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Captulo 14 Resolucin de problemas

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Glosario
Administracin

Las tareas que tienen relacin con el mantenimiento de casilleros, saludos y la configuracin de CallPilot.
administrador del sistema

La persona que configura, actualiza y mantiene el sistema CallPilot.

ATA 2

Producto de Nortel Networks que le permite conectar a su sistema telefnico un dispositivo analgico, por ejemplo, un telfono de una sola lnea o un fax.
Botones de pantalla

Los tres botones de un telfono con pantalla de dos lneas. Los usuarios oprimen estos botones para seleccionar la opcin de CallPilot especificada.
Botones con memoria programable

En los telfonos con pantalla, se trata de los botones que pueden almacenar nmeros y cdigos de funcin.
Casillero de administrador del sistema

Uno de los dos casilleros especiales. El administrador del sistema utiliza este casillero para enviar mensajes de difusin. Adems, es el casillero personal del administrador del sistema.
Casillero de entrega general

Uno de dos casilleros especiales que las personas que no tienen un casillero de usuario pueden usar para almacenar mensajes.
Casillero de informacin

Casillero que presenta a la persona que llama un mensaje que describe productos y servicios de su empresa.
Casillero de invitado

Casillero asignado a un usuario que no cuenta con una extensin.

Casillero

Lugar para almacenar mensajes de voz en el sistema CallPilot.

Casillero nunca lleno

El casillero de CallPilot est equipado con la funcin de casillero nunca lleno, que permite que una persona externa deje un mensaje aunque el casillero est lleno. El mensaje se almacena, pero no se puede escuchar hasta que se borre por lo menos un mensaje guardado.

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Glosario

Casilleros especiales

Los dos casilleros que usan el administrador del sistema y el operador designado de CallPilot. Los dos casilleros especiales son el casillero del administrador del sistema y el casillero de entrega general.
Casilleros personales

Casilleros asignados a los usuarios en donde pueden almacenar mensajes.

Clase de servicio

Designacin de un nmero predeterminado que especifica las opciones de CallPilot para un casillero.
Clave

Un nmero de cuatro a ocho dgitos que se ingresa en el teclado. La clave se usa para abrir casilleros o realizar tareas de configuracin.
Cdigo de funcin

Un cdigo nico de tres dgitos que se usa para acceder a las funciones y opciones de CallPilot.
Convenciones

La forma en que se describe cierta informacin. Por ejemplo, usar texto subrayado para representar informacin de indicaciones que aparecen en pantalla en segunda lnea.
Datos de sobre

La informacin de fecha y hora que aparece en los mensajes de un casillero. Si el mensaje proviene de otro usuario del casillero, los datos de sobre incluyen los nombres del remitente y de los dems destinatarios.
Dejar mensaje

El cdigo de funcin que sirve para dejar mensajes en los casilleros de CallPilot.
Directorio de la compaa

Lista de voz con los nombres de los usuarios que tienen casilleros iniciados y aparecen en el directorio de la compaa.
DTMF

Multifrecuencia de doble tono. El tipo de seales audibles que se generan al oprimir los botones de un telfono de teclas.
Estado de negocios

Parmetro de configuracin de CallPilot que dice a CallPilot si una empresa est cerrada o abierta.
Estado de operador

Indicador de CallPilot que determina si la recepcionista de una empresa o el operador designado se encuentra disponible.

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Extensin

Un nmero de dos a siete dgitos que se usa para comunicarse con un telfono designado. Tambin se denomina extensin a un telfono interno.
Indicaciones de voz

Las instrucciones de voz pregrabadas que se reproducen al acceder a las funciones y opciones de CallPilot.
Inicio de un casillero

Preparacin de un casillero para recibir mensajes, accin que implica cambiar la clave predeterminada del casillero y grabar un nombre en el directorio de la compaa.
Listas de grupo

Grupo de nmeros de casillero asignados por el administrador del sistema a un nombre y nmero de grupo especial. Si se enva un mensaje a una lista de grupo, todos los casilleros de la lista reciben el mismo mensaje.
Longitud de nmero de casillero

La cantidad de dgitos permitida en un nmero de casillero.

Mensaje de difusin

Mensaje que slo se puede enviar a travs del administrador del sistema. Este tipo de mensaje se reproduce en todos los casilleros de usuario iniciados.
Notificacin de mensaje en espera

Una indicacin en pantalla que informa a un usuario de casillero cuando llega un mensaje al casillero. Esta funcin es controlada por la clase de servicio correspondiente al casillero.
Notificacin de mensajes fuera del sistema

Funcin de CallPilot que llama a los nmeros de destino que usted configur para informarle de que tiene un mensaje nuevo o urgente. Esta funcin la controla la clase de servicio correspondiente a su casillero.
Opcin

Las opciones de CallPilot que se ofrecen al usuario con indicaciones de voz o de pantalla.
Opciones de entrega de mensajes

Opciones de entrega para un mensaje. Se puede asignar una opcin de entrega a un mensaje despus de grabarlo. Las opciones de entrega de mensaje son: Normal Certificado/Confirmacin Urgente Privado Programado

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Glosario

Opciones de pantalla

Las opciones disponibles para el usuario que aparecen en un telfono con pantalla de dos lneas. Las opciones que se muestran en pantalla pueden seleccionarse con los botones de teclado o de pantalla.
Operador designado

Persona asignada para responder a la opcin Solicitud de operador de CallPilot.

Pantalla

Pantalla de una o dos lneas en un telfono con pantalla que muestra los comandos y opciones de CallPilot.
Pausa

Las pausas se utilizan cuando se configuran las notificaciones de localizador. Cada carcter de pausa que ingresa hace que el sistema espere cuatro segundos antes de enviar los tonos para los dgitos que siguen. Para los localizadores de voz, ingrese pausas despus del nmero de localizador para retardar el inicio de la indicacin de voz de CallPilot que activa el localizador. Para los localizadores alfanumricos, ingrese pausas despus del nmero de localizador y antes de los dgitos que aparecen en la pantalla del localizador.
Predeterminado

Los parmetros preestablecidos en CallPilot.

Propiedades del casillero

Las propiedades del casillero son parmetros opcionales, adems de los valores de clase de servicio. Las propiedades del casillero son: incluir en el directorio de la compaa, extensiones opcionales, lnea de mensajes urgentes, seleccin de llamadas, notificacin de mensaje en espera y ruta de marcacin remota.
Recepcionista automtica

El servicio de contestacin de CallPilot que responde a las llamadas con un saludo de la empresa, reproduce una lista de opciones de CallPilot para la persona que llama y realiza funciones de transferencia de llamadas de acuerdo con las selecciones realizadas con el teclado.
Reconocer tono de marcacin

Despus de aceptar una transferencia externa o un nmero de telfono de destino para la notificacin de mensajes fuera del sistema, ingrese para agregar una a la cadena de dgitos. CallPilot utiliza este carcter para reconocer un tono de marcacin cuando se requiere un cdigo de acceso.
Restablecimiento de claves

Tarea del administrador del sistema que cambia la clave de un casillero de su configuracin actual al valor predeterminado 0000 (cuatro ceros) de CallPilot.
Saludo opcional

Saludo grabado para un casillero personal que se reproduce por motivos tales como ausencia, enfermedad o vacaciones.

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Saludo principal

El saludo principal que se reproduce en un casillero personal.

Saludos

Existen tres tipos de saludos de CallPilot: saludos de empresa, saludos de casillero personal y saludos de casillero de informacin. Los saludos de empresas son reproducidos por una Recepcionista automtica para las llamadas entrantes. Los saludos de casillero personal se reproducen para las personas que quieren dejar un mensaje en un casillero seleccionado. Los saludos de casillero de informacin se reproducen para describir productos o servicios disponibles para las personas que llaman.
Seal de recepcionista activada o desactivada

Tarea realizada por cualquier recepcionista u operador de la empresa que indica a CallPilot si hay un operador disponible para responder a las llamadas.
Telfono de teclas

Telfono con botones de presin que emite tonos de DTMF.

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Glosario

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ndice
A
Adaptador de terminal analgico (ATA) 11 Cmo escuchar sus mensajes. Consulte Cmo reproducir los mensajes de su casillero Cmo optimizar una transferencia externa 71 Cmo reproducir los mensajes de su casillero 40 Conexin automtica 19 Copia de un mensaje 40 Correo de voz Norstar Envo de mensajes 28 Lneas de instruccin del casillero 27 Opciones del casillero 27 Otras opciones de correo 28 Reproduccin de mensajes 27

B
Borrar mensajes 40, 43

C
CallPilot clave predeterminada 17 cmo se comunican las personas que llaman 39 Envo de mensajes 30 Lneas de instruccin del casillero 29 Opciones del casillero 29 Otras opciones de correo 30 Reproduccin de mensajes 29 uso con telfono de disco 39 uso con telfono de teclas 39 Casillero iniciar 17 lleno 39 programacin 31 Casillero de entrega general 39 objetivo 16 Casillero de usuario 15 Invitado 15 Casillero lleno 39 Casilleros Entrega general objetivo 16 Especial 16 Informacin 15 Invitado 15 Usuario 15 Casilleros de invitado 15 no existe una extensin en funcionamiento para 15 Casilleros especiales Administrador del sistema 16 Entrega general 16 Clave 106 bloqueada 106 cambiar 20 predeterminada 17 Clave del casillero, cambiar 20 Clave predeterminada 17 Cdigos de funcin 25 Cmo abrir su casillero Conexin automtica 19 desde su extensin 19 en forma remota 19

D
Desvo de llamadas cancelar 63 con IDLL, programacin 65 programacin 63 remota, programacin 64 Desvo de llamadas por lnea ocupada, cancela la Identificacin de llamada 65 Directorio de la compaa 14, 105 eliminacin del nombre de 21 grabacin del nombre en 17

E
Enviar un mensaje 43 Envo de mensajes, CallPilot 30 Envo de mensajes, Correo de voz Norstar 28

F
Funcin 986 68 Funcin 987 65 Funcin Abrir casillero 11 Funcin Casillero nunca lleno 39 Funcin Dejar mensaje 11

G
Grabacin mensajes 47 Saludo opcional 33 Saludo personalizado 36 Saludo principal 33 Grabacin de llamadas 46 Grabar una llamada 46 Guardar mensajes 41

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Indice reproducir el siguiente 41, 43 responder a 41, 43 salir 41 Mensajes borrados, recuperar 42, 44 Mensajes enviados, grabacin de una introduccin 56 Mensajes internos, responder 57 Mensajes privados no desviados 52 no se pueden copiar 56 Men Inicio 69 Men, Inicio (CCR) 69 Mdulo de aparatos telefnicos analgicos (ASM) 11

I
Identificacin de llamada 32, 36, 42, 45, 65 interaccin con desvo de llamadas por lnea ocupada 65 Idioma de indicaciones, incorrecto 106 Idioma opcional 14 Indicaciones de voz 11, 52, 64 en un telfono con pantalla de una lnea 13 interrupcin 9, 13 Iniciar su casillero 17 Interrumpir una llamada 46 Interrupcin de indicaciones de voz 9, 13 Interrupcin de llamadas 65

N
n y mensaje de localizador de destino, lmite de caracteres 82 Nombre eliminacin del directorio de la compaa 21 grabacin en el directorio de la compaa 17 Nombre de la lista de grupo 56 Nombre del directorio de la compaa 31, 33 Notificacin de mensajes fuera del sistema 75 al destino equivocado 75 cambio de parmetros 87 no funciona 107 n y mensaje de localizador de destino lmite de caracteres 82 nmero de destino lmite de caracteres 83, 86, 94 programacin para un nmero de localizador 82 para un nmero de telfono 77 to an extension number 80 restricciones de la funcin 76 Nmero de destino cuando CallPilot est detrs de una PBX o Centrex 82 lmite de caracteres 83, 86, 94 para localizadores 82 Nmero de telfono de destino, lmite de caracteres 70

L
Lmite de caracteres para mensaje n y de localizador de destino de notificacin de mensajes fuera del sistema 82 para transferencia externa Nmero de telfono de destino 70 para un nmero de destino de notificacin de mensajes fuera del sistema 83, 86, 94 Llamadas interrupcin 65 transferencia a la recepcionista 39 al casillero de entrega general 39 al operador 39

M
Mensaje de difusin acerca de 101 grabacin 101 Mensaje de informacin de CCR 69 Mensajes borrados, recuperar 42 borrar 40, 43 copiar 40 cortados 106 desactivacin por silencio 47 duracin mnima de grabacin 47 envo 43 escuchar, ver Mensajes, reproducir guardar 41 Privado, no se pueden copiar 56 reproducir 40, 41 el sobre 40, 43 pausa 41 rebobinar 40, 43 saltar al final 40 saltar hacia delante 41, 43 reproducir el anterior 41, 43 P0607759 01

O
Opcin de envo de mensajes certificado y confirmado 52 Opcin de envo de mensajes normal 52 Opcin de envo de mensajes privado 52 sin desviar 52 Opcin de envo de mensajes programado 52 Opcin de envo de mensajes urgente 52 Opciones de correo CallPilot 30

Indice Correo de voz Norstar 30 Opciones de envo de mensajes Certificado y confirmado 52 Normal 52 Privado 52 Programado 52 Urgente 52 Opciones del casillero CallPilot 29 Correo de voz Norstar 27 Operador 14

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P
Parmetros de notificacin de mensajes fuera del sistema intervalo de tiempo 76 nmero de telfono de destino 76 tipo de destino 76 tipos de mensaje 76 Pausa en un mensaje 41 Programacin Notificacin de mensajes fuera del sistema para un nmero de extensin 80 para un nmero de localizador 82 para un nmero de telfono 77 su casillero 31 Transferencia externa a un nmero de telfono 71 a una extensin 72

Saludos 18 grabacin Opcional 33 Principal 33 Opcional 31, 103 ejemplo 31 objetivo 31 personal 18 Personalizado 32 asignacin 36 borrar 37 disponible con identificacin de llamada 32 grabacin 36 Principal 31, 103 ejemplo 31 objetivo 31 tcnica de grabacin 32 Saludos de casillero, consulte Saludos Saludos del casillero de informacin, grabacin 101 Saludos personales, ejemplo 22 Seleccin con el teclado, con un telfono con pantalla de una lnea 9 Seleccin de llamadas 45

T
Tcnica de grabacin, Saludos 32 Telfono con pantalla ingreso de caracteres 12 uso 9 Tiempo lmite 106 Tono de alerta 65 Tono de espera 45 Transferencia de llamadas a la recepcionista 39 al casillero de entrega general 39 al operador 39 Transferencia externa activar 73 cancelar 73 nmero de telfono de destino lmite de caracteres 70 programacin a un nmero de telfono 71 a una extensin 72 Transferir 69

R
Rebobinar mensajes 40, 43 Recepcionista alternativa 22 Recepcionista automtica 45, 105 Recuperar mensajes borrados 42 Reproducir el sobre del mensaje 40, 43 Reproducir mensajes 41 Responder a mensajes 41, 43 a un remitente externo 59 a un remitente interno 57

S
Saltar al final de los mensajes 40 Saltar hacia delante en los mensajes 41, 43 Saludo opcional 31, 103 Saludo personalizado 32 asignacin 36 borrar 37 grabacin 36 Saludo principal 31, 103

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