NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN (ACE).

INDICE
DOCUMENTO 1 _______________________________________________________3 I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN (ACE). ________________________________________________________________3 DOCUMENTO 2 ______________________________________________________39 II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE ADMINISTRACIN ESCOLAR________________________39 DOCUMENTO 3 ______________________________________________________59 III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS _______________________________________________________________59

DOCUMENTO 4 ______________________________________________________83 IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS _______________________________________________________83 DOCUMENTO 5 _____________________________________________________141 V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS ______141 DOCUMENTO 6 _____________________________________________________164 VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO. _____________164 DOCUMENTO 7 _____________________________________________________177 VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LA TRANSFERENCIA MENSUAL.__________________________________________________________177

DOCUMENTO 1 I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN (ACE).

INTRODUCCIN El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en la integracin, legalizacin y funcionamiento de las Asociaciones Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones pblicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del MINED. Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor esfuerzo para cumplir con este documento. El documento presenta los procedimientos relacionados con: Creacin de la Asociacin Comunal para la Educacin Sustitucin de Miembros Vencimiento del perodo de los Miembros. Ampliacin del Servicio Educativo. Dejar sin efecto la Personalidad Jurdica de la Asociacin Comunal para la Educacin. x Legalizacin del cambio de modalidad en un Centro Educativo QU ES EL PROGRAMA EDUCACIN CON PARTICIPACIN DE LA COMUNIDAD (EDUCO)? Es una estrategia de provisin de servicios educativos del nivel de Parvularia, Bsica y Media con participacin de la comunidad en las reas rurales de difcil acceso de nuestro pas. x x x x x

I. CMO SE BENEFICIA UNA COMUNIDAD CON LA CREACIN DEL SERVICIO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?
Las comunidades rurales que carecen de un centro escolar, pueden solicitar al Ministerio de Educacin a travs de la Direccin Departamental de Educacin la creacin de secciones del programa EDUCO, que sern administradas por una Asociacin Comunal para la Educacin (ACE); debiendo reunir los siguientes requisitos:

x x

x x

La Comunidad debe ser exclusivamente rural, de difcil acceso o urbano marginal. Situada dentro de un radio de 3 Kilmetros como mnimo al centro escolar ms cercano o tener un alto grado de riesgo o peligrosidad a menos de 3 Kilmetros de distancia de los centros educativos ms cercanos. Poseer poblacin escolar promedio de 28 alumnos para una seccin. Llenar solicitud de asignacin del servicio educativo, bajo la modalidad del Programa EDUCO.

II. CMO SE LEGALIZA UNA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN?

La creacin del servicio educativo por primera vez, luego de ser aprobado por el Ministerio de Educacin (MINED) mediante el Acuerdo de Acreditacin del Centro Educativo; requiere la eleccin y constitucin de la Junta Directiva de la ACE en Asamblea General de la Comunidad. El Acta de Constitucin, es el documento que se firma cuando por primera vez se organiza una Junta Directiva de la ACE en una Comunidad. Para ello se convoca a Asamblea General a los padres y madres de familia y representantes de estudiantes y dems miembros de la Comunidad en general; a representantes del Ministerio de Educacin de nivel nacional y/o departamental al acto de eleccin y constitucin de la Junta Directiva de la ACE. Antes de firmar el Acta de Constitucin, se debe haber ledo el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin y se debe haber realizado la eleccin. El Acta es firmada por los cinco miembros de la Junta Directiva electos y por todos los asistentes a la reunin de Asamblea General y el representante del Ministerio de Educacin. Es importante considerar en la eleccin de la Junta Directiva, los siguientes aspectos: x x x x x Los miembros de la Junta Directiva no podrn ser cnyuges, ni parientes entre s dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad. Los miembros deben ser padres activos (tener hijos matriculados en el Centro Escolar). En su defecto los miembros deben ser los representantes legales de los educandos. El perodo de duracin de cada Junta Directiva es de dos aos Los miembros no pueden ser reelegidos en el mismo cargo durante dos perodos consecutivos, sino en otro cargo por un perodo igual.

Despus de elegida la Junta Directiva de la ACE, la Direccin Departamental elabora el Acuerdo de Personalidad Jurdica, que es el documento legal que le confiere a la ACE,

como Modalidad de Administracin Escolar Local la facultad para administrar los servicios educativos. Una ACE puede ser organizada por dos causales: A) POR LA CREACIN DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO. B) POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO. A continuacin se presentan los Procedimientos para cada causal. A) PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE UNA ACE POR LA CREACION DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO PASO 1. 2. RESPONSABLE Comunidad Direccin Departamental de Educacin Direccin Departamental de Educacin ACTIVIDAD x Presenta a la Direccin Departamental peticin por escrito de apertura del servicio educativo. x x x Recibe peticin necesidad. de apertura y verifica la

3.

4.

5.

Direccin Nacional de Gestin Educativa Direccin Nacional de Gestin Educativa

x x

Elabora informe de verificacin de la necesidad. Enva a la Direccin Nacional de Gestin Educativa solicitud de creacin del servicio, agregando: o Informe de verificacin. o Certificacin geogrfica del nombre lugar, autorizada por la Alcalda de la localidad. o Solicitud para denominar al Centro Educativo. Recibe y analiza la solicitud del servicio aplicando los requisitos establecidos. Si cumple los requisitos: o Verifica si hay disponibilidad financiera para autorizar la asignacin del servicio a la Direccin Departamental. o Si hay disponibilidad financiera, solicita la creacin del Centro Educativo a la Direccin de Acreditacin, cumpliendo las normativas de la Direccin. Si no cumple los requisitos, se informa a la Direccin Departamental y devuelve peticin. Verifica solicitud, y si cumple requisitos genera y legaliza Acuerdo de Creacin del Centro Educativo. Enva Transcripcin del Acuerdo a la Direccin

x 6. Direccin de Acreditacin x

7.

Direccin Nacional de Gestin Educativa Direccin Departamental de Educacin Comunidad

8.

9.

x x

10.

11. 12.

Representante de la Direccin Departamental de Educacin Comunidad Representante de la Direccin Departamental de Educacin

x x x

13.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

x x x x

14. 15.

Director (a) Departamental Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

x x

x x

Nacional de Gestin Educativa. Comunica autorizacin del servicio educativo a la Direccin Departamental, anexando Transcripcin del Acuerdo de Creacin del Centro Educativo. Comunica a la Comunidad la aprobacin del servicio educativo y delega a un representante para apoyar en la constitucin de la ACE. Recibe aprobacin del servicio. Convoca a Asamblea General para la constitucin de la ACE y eleccin de la Junta Directiva, en coordinacin con la Direccin Departamental. Participa en la Asamblea General informando sobre el programa EDUCO y el funcionamiento de la ACE, dando a conocer el Reglamento de la misma. Elige los miembros de la Junta Directiva, en votacin secreta o pblica. Levanta el Acta de Constitucin de la ACE (Anexo 1). Presenta el Acta a la Coordinacin de Gestin Educativa Departamental para su Visto Bueno, anexando copias de documentos de identidad personal. Certifica tres copias del Acta de Constitucin Revisa Acta de Constitucin de la Junta Directiva, en original y copias certificadas. Si la documentacin est correcta ingresa informacin a la base de datos. Elabora Acuerdo de Personera Jurdica (Anexo 2) y dos Transcripciones (Anexo 3), estas ltimas las pasa a firma del Director (a) Departamental. Firma las dos Transcripciones del Acuerdo, y las devuelve a Gestin Educativa. Prepara nota de solicitud de trmite anexando: o Acuerdo de Personalidad Jurdica en original, con su respectiva Transcripcin. o Copia de la Transcipcin del Acuerdo de Creacin del Centro Educativo. o Copia certificada del Acta de Constitucin de la ACE. Pasa nota de solicitud a firma del Director Departamental Nacional de Gestin Educativa. Organiza expediente de la ACE con la siguiente

16.

17.

18.

19.

20.

documentacin: o Copias certificadas del Acta de Constitucin de la ACE. o Transcripcin del Acuerdo de Personera Jurdica. o Copia de la Transcripcin del Acuerdo de Acreditacin del Centro Educativo o Copia de la nota de solicitud de legalizacin firmada por el Director(a) Departamental de Educacin. Direccin Nacional x Recibe y revisa el Acuerdo de Personalidad de Jurdica, con sus anexos. Gestin Educativa x Enva a Asesora Jurdica para firma del Titular del Ramo de Educacin. Unidad de Asesora x Recibe y revisa informacin, si la documentacin Jurdica del MINED es correcta enva el Acuerdo a firma del Titular del Ramo Educacin. x Recibe el Acuerdo de Personera Jurdica firmado por el Titular, Transcripcin y documentacin de respaldo y lo remite a la Subgerencia de Recursos Humanos. Subgerencia de x Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el Recursos Humanos Despacho para ser remitidos a: La Direccin Departamental con sus Anexos y otra copia a la Direccin de Modalidades del Nivel Central. x Registra en el Libro de control correspondiente y enva el original del Acuerdo para su rbrica a Casa Presidencial. x Con la rbrica de Casa Presidencial lo remite a Microfilm del MINED. Direccin x Recibe documentacin y resguarda en su Departamental de expediente Departamental respectivo. Educacin x Entrega copia de la Transcripcin del Acuerdo a la ACE. Asociacin Comunal Recibe de la Direccin Departamental: para la Educacin x Copia de la Transcripcin del Acuerdo de Personalidad Jurdica y x Acta de Constitucin de la ACE con el Visto Bueno del Coordinador (a) de Gestin Educativa Departamental para ser guardados en el Archivo que lleva la ACE. Secretario ACE de la x Legalizan Libro de Actas de la ACE (Anexo 4).

21.

B) PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UNA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO. 1. Comunidad Educativa. Representante de la Comunidad Educativa. x x x Convoca a Asamblea General Analizan y deciden la organizacin de una ACE para que administre el Centro Educativo. Levanta Acta, sobre la decisin tomada y las justificaciones para que el Centro Educativo sea administrado por una ACE. Dicha Acta deber ser firmada por todos los presentes, registrndose adems el nmero de DUI. Elabora solicitud de cambio de modalidad, anexando el acta en original. Presenta la solicitud a la Direccin Departamental de Educacin. Recibe solicitud de la comunidad educativa, para que el Centro Educativo sea administrado por la ACE. Delega a un representante de la Direccin Departamental para que estudie y verifique el caso. Verifica la peticin de la Comunidad Presenta informe y recomendacin al Director(a) Departamental.

2.

x x 3. Director Departamental Educacin. (a) de x x 4. Representante de la Direccin Departamental de Educacin. Director(a) Departamental Educacin.

x x

5.

de

Recibe, analiza el informe y de estar de conformidad solicita a la Direccin Nacional de Gestin Educativa aprobacin para crear la ACE. Si cumplen los requisitos establecidos para organizar la ACE, verifica la disponibilidad financiera, y enva nota de autorizacin a la Direccin Departamental de Educacin. Recibe nota de autorizacin. Enva nota de autorizacin, Acta de la decisin de la comunidad y solicitud de cambio de modalidad a la Coordinacin de Gestin Educativa para que inicie los trmites para organizar la ACE. Realiza trmites para organizar una ACE, siguiendo los pasos del 9 al 12 del procedimiento A: ORGANIZACIN DE UNA ACE POR CREACIN DEL SERVICIO EDUCATIVO, DEL ROMANO III DE ESTE DOCUMENTO.

6.

Direccin Nacional de Gestin Educativa. Director(a) Departamental Educacin.

7.

de

x x

8.

Coordinacin de Gestin Educativa.

x x

Si la documentacin esta correcta ingresa informacin a la base de datos. Una vez que Acreditacin le haya notificado el cambio de cdigo del centro educativo que ser administrado por la ACE; emite Acuerdo de Personera Jurdica y dos Transcripciones del mismo, las cuales pasa a firma del Director(a) Departamental de Educacin. Prepara expediente y sigue los pasos PARA LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO, de conformidad al procedimiento VIII de este documento.

MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIN DE LA ACE Y ELECCIN DE LA PRIMERA JUNTA DIRECTIVA

MODELO DE ACUERDO DE PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE

MODELO DE TRANSCRIPCIN PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE

DE

ACUERDO

DE

INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIN Y USO DEL LIBRO DE REGISTRO DE ACTAS

III. QU PROCEDIMIENTO SE SIGUE PARA LA SUSTITUCIN DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ACE?
Para sustituir a uno o varios miembros Directivos que renuncien, fallezcan o sean destituidos antes de que termine el perodo de dos aos para el que fueron electos, se debe elaborar un Acta de Enmienda. Esta ser firmada, despus de celebrada la eleccin y de ser leda a los presentes, por los Directivos anteriores, los Directivos sustitutos, el representante del MINED y todos los asistentes a la Asamblea General. Los nuevos miembros deben reunir los siguientes requisitos: x El nuevo miembro tiene que ser electo en Asamblea General extraordinaria. x Para ser electo como miembro de la Directiva, deben ser padres, madres o representantes legales con hijos(as) en el Centro Educativo. x No ser pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con otro miembro electo. A continuacin se presenta el procedimiento para la sustitucin de los miembros durante el perodo de dos aos.

Paso 1.

2.

Responsable Presidente de la ACE o mayora de miembros de la Comunidad Junta Directiva de la ACE

3.

Secretario de la ACE

4.

Presidente de la ACE

5.

Direccin Departamental de Educacin

6.

Junta Directiva de la ACE

Actividad x Convoca a reunin extraordinaria de Asamblea General para eleccin de nuevos miembros. x Desarrolla la Asamblea General para la eleccin de los nuevos miembros, mediante voto pblico o secreto. x Si la sustitucin fuera la del Presidente, ste deber rendir informe y hacer entrega mediante inventario de los bienes, recursos y registros a la nueva Junta Directiva. x Asienta en el Libro de Actas de la ACE el Acta de Enmienda correspondiente. (Anexo 5) x Saca fotocopia del Acta de Constitucin clara y legible y al reverso de la ltima copia, si son ms de 2 pginas, Certifica el Acta y la sella. (Anexo 6) x Presenta a la Direccin Departamental para legalizar los nuevos miembros la siguiente documentacin: x Certificacin del Acta de Enmienda. x Copia de renuncia, Acta de defuncin o certificacin del Acta donde se exprese la causal de expulsin, segn el caso. x Los nuevos miembros debern anexar copia del DUI. x Recibe y revisa documentacin. x Ingresa informacin en la base de datos. x Emite nota de cambio de firmas para el banco (si aplica) la cual deber ser firmada por el Director Departamental de Educacin. x Recibe nota de cambio de firma al banco (si aplica) y los legaliza. (Anexo 7)

MODELO DE ACTA DE ENMIENDA AL ACTA DE ELECCIN DE LA ACE

MODELO DE CERTIFICACIN DEL ACTA DE ENMIENDA

MODELO DE NOTA DE CAMBIO DE FIRMAS AL BANCO

IV. CMO SE ELIGEN LOS NUEVOS DIRECTIVOS DE LA ACE CUANDO FINALIZA EL PERODO DE DOS AOS?
Cuando la Junta Directiva ha finalizado su perodo de dos aos, se realiza la eleccin de los nuevos miembros por un perodo igual. La Junta Directiva saliente al finalizar su perodo de 2 aos tiene ciertas obligaciones: 1. Elabora el Informe final y documentacin de soporte de los recursos asignados durante su administracin, para su entrega a la nueva Junta Directiva. Dicho Informe deber contener los siguientes documentos: x x Inventario de Bienes muebles y libros. Entrega del Archivo general, que contenga: Documentacin legal (Reglamento Especial de las ACE, Acuerdo Ministerial de Personalidad Jurdica, Libro de Actas, nota de cambio de firmas y Convenios); Documentos financieros (recibos, facturas, planillas, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, Libro de Ingreso y Gastos, chequera, etc.); Documentos administrativos (contratos, libros de visitas, libros de matricula escolar, etc.) Cierre del periodo con su respectivo saldo.

2. Elabora el Acta de Finalizacin del Perodo y Traspaso del Patrimonio de la ACE la cual deber ser firmada por los directivos salientes, nuevos miembros y representantes de la Direccin Departamental del MINED. 3. Remite copia del Acta de traspaso a la Oficina Central y Departamental de Educacin. A continuacin encontrar los pasos a seguir para la de Eleccin de la Nueva Junta Directiva de la ACE cuando la Junta Directiva saliente finaliza su periodo ordinario, de dos aos: Paso 1. Responsable Presidente de la ACE juntamente con el Representante de la Direccin Departamental de Educacin Junta Directiva de la ACE Representante de la Direccin Departamental de Educacin Actividad x Convoca a reunin extraordinaria de Asamblea General para eleccin de los nuevos miembros que integraran la nueva Junta Directiva, por lo menos un mes antes de que finalicen las funciones los actuales miembros. x x x Apertura la Asamblea General para la eleccin de los nuevos miembros. Desarrolla la Asamblea General Extraordinaria. Da a conocer los objetivos de la reunin y el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin antes de la

2. 3.

4. 5.

Presidente de la ACE Representante de la Departamental de Educacin y Presidente de la ACE Secretario (a) de la ACE

x x

eleccin de la nueva Junta Directiva. Rinde informe de la eleccin de la nueva Junta Directiva. Desarrolla la reunin de la nueva Junta Directiva, segn lo establecido en el Reglamento Especial de la ACE. Con la colaboracin del representante de la Departamental de Educacin, asienta en el Libro de Actas de la ACE, el Acta de Eleccin (Anexo 8). Juramenta a los miembros de la nueva Junta Directiva y firma el Acta de Eleccin. Obtiene la firma de todos los asistentes a la Reunin. Hace entrega, mediante inventario de los bienes, recursos y registros a la nueva Junta Directiva, mediante Acta de finalizacin del perodo y traspaso del patrimonio de la ACE la que deber ser firmada por los directivos salientes, directivos entrantes y representantes de la Direccin Departamental de MINED (Anexo 10). Con la colaboracin del representante de la Departamental de Educacin certifica el Acta del paso 8. Presenta Cuadro de Transcripcin del Acta de Eleccin y certificacin del Acta de Traspaso a la Coordinacin de Gestin Educativa. Recibe documentacin anterior y saca copias para hacer entrega de los originales a Pagadura Departamental. Elabora su expediente e ingresa informacin en la base de datos. Emite nota de cambios firmas para el Banco para firma del Director Departamental de Educacin. Recibe nota de cambio de firma al Banco y los legaliza.

6.

7.

Representante de la Departamental de Educacin Directiva saliente de la ACE

x x x

8.

9.

Secretario saliente de la ACE Representante de la Departamental de Educacin Coordinacin de Gestin Educativa

10.

11.

x x 12. Presidente de la ACE

MODELO DE ACTA DE ELECCIN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN

MODELO DE CUADRO DE TRANSCRIPCIN DEL ACTA DE ELECCIN POR SUSTITUCIN

MODELO DE ACTA DE FINALIZACIN DEL PERODO Y TRASPASO DE PATRIMONIO DE LAS ASOCIACIONES COMUNALES PARA LA EDUCACIN (ACE)

V. CUL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIN DEL NIVEL EDUCATIVO?

La ampliacin del servicio consiste en la autorizacin a la ACE para atender el nivel de Educacin Media. A continuacin se presenta el procedimiento que se debe realizar para dicha ampliacin: Paso Responsable 1. Junta Directiva de la ACE 2. Direccin Departamental de Educacin Actividad x Presenta por escrito la necesidad de ampliacin del nivel educativo a la Direccin Departamental, cuatro meses antes de que finalice el ao escolar. x Verifica el servicio solicitado, en funcin a los criterios de crecimiento natural y nmero de alumnos promedio por seccin. x Si cumple con los criterios anteriores, presenta solicitud a la Direccin de Modalidades. x Recibe, revisa y analiza solicitud de ampliacin del servicio. x Si cumple con los requisitos establecidos y hay disponibilidad de recursos para su financiamiento; pasa a la Direccin de Acreditacin para la verificacin del servicio. x Verifica la necesidad del servicio, y aprueba la ampliacin. x Elabora Acuerdo de Ampliacin del servicio para Educacin Media, y realiza los trmites en la Oficina de Asesora Jurdica para su correspondiente legalizacin. x Recibe Transcripcin del Acuerdo firmado de ampliacin del Servicio y realiza modificacin o adenda al Convenio ya firmado. x Enva modificacin o adenda a la Junta de la ACE. x Pagadura Departamental realiza trmites para la transferencia de fondos.

3.

Direccin de Modalidades

4.

Direccin de Acreditacin

5.

Direccin Departamental de Educacin

VI. CMO SE DEJA SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE?

La Personalidad Jurdica de una ACE se puede dejar sin efecto por las siguientes causales: 1. Cuando la comunidad educativa decide que el Centro Educativo sea administrado por otra modalidad de Administracin Escolar Local, previa autorizacin del MINED.

2. Porque se cierra definitivamente la ACE por baja matrcula, por desplazamiento de la poblacin, o por reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en una misma infraestructura. A continuacin encontrar los procedimientos a seguir para cada una de las causales: A) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD. Paso Responsable Actividad 1. Asamblea General x En coordinacin con la Junta Directiva de la de la Comunidad ACE, analiza el cambio de Modalidad de Administracin Escolar local. 2. Secretario de la x Levantan Acta sobre la decisin de la comunidad ACE del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su Personalidad Jurdica. Dicha Acta deber ser firmada por los presentes, registrando su nmero de DUI. x Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al Director (a) Departamental de Educacin correspondiente, la cual debe ser firmada por el Presidente de la ACE. x Presenta solicitud anexando original del acta. 3. Director(a) x Delega a un representante de la Departamental Departamental de de Educacin para estudiar y verificar la Educacin solicitud. 4. Representante de la x Verifica la causal, informa y recomienda a la Direccin Direccin Departamental de Educacin. Departamental de Educacin 5. Director(a) x Recibe el informe y la solicitud, y de estar de Departamental de conformidad, solicita a la Direccin Nacional de Educacin Gestin Educativa aprobacin para cerrar la ACE. 6. Direccin Nacional x Analiza la decisin tomada por la Comunidad y de Gestin las justificaciones para que el Centro Educativo Educativa cambie de modalidad. x En base al anlisis la Direccin aprueba o desaprueba el cambio de modalidad. x Si el cambio es desaprobado, informa y devuelve la documentacin presentada a la Direccin Departamental correspondiente. 7. Director(a) x Si aprueba el cierre comunica por escrito a la Departamental de ACE, que se ha autorizado la solicitud de la Educacin Comunidad Educativa para cambio de modalidad de Administracin Escolar Local.

8.

Junta Directiva de la ACE

9.

Secretario de la ACE

10. 11.

12.

Presidente de la ACE Director(a) Departamental de Educacin Coordinador(a) de Gestin Educativa Departamental

Solicita y gira instrucciones a la Coordinacin de Gestin Educativa Departamental para que se inicie el proceso de cierre de operaciones de la ACE para dejar sin efecto la Personalidad Jurdica. x Procede a liquidar los fondos establecidos para el pago del servicio, con el apoyo de un representante de la Direccin Departamental de Educacin (Anexo 11). x Procede a liquidar fondos de bonos recibidos. x Revisa y actualiza inventario de bienes muebles y libros. x Prepara documentos a entregar a la Direccin Departamental de Educacin. x Procede al traspaso de bienes y documentos a la Direccin Departamental de Educacin. x Elabora Acta de traspaso de bienes (Anexo 12) la cual debe ser firmada y sellada por todos miembros de la ACE; y el representante de la Direccin Departamental de Educacin. x Elabora Acta de cierre de operaciones (Anexo 13) en el libro de Actas de la ACE, la cual debe ser firmada por todos los miembros. x Prepara nota de solicitud para dejar sin efecto la Personera Jurdica de la ACE, anexando: o Liquidacin de fondos para el pago de los servicios educativos. o Certificacin del Acta de Traspaso de bienes del Centro Educativo. o Copia de inventario. o Copia de Hoja de liquidacin de bonos. o Certificacin del Acta de Cierre de operaciones. o Copia del Acuerdo de Pesonera Jurdica. Firma solicitud y enva con anexos a la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Recibe, revisa y pasa a Gestin Educativa para que se emita el Acuerdo para dejar sin efecto la Personalidad Jurdica. x Recibe y revisa documentacin. x Ingresa datos al sistema y emite el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la Personalidad Jurdica con dos Transcripciones (Anexo 14 y 15). x Pasa las Transcripciones a firma del Director Departamental. x

13.

14.

Director(a) Departamental de Educacin Coordinador(a) de Gestin Educativa Departamental

x x x

Firma y sella transcripciones. Devuelve a Gestin Educativa. Continua los pasos del 4 al 7 del Romano VIII procedimiento para legalizar Cambio de modalidad en un Centro Educativo administrado por una ACE; de este documento.

B) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE POR CIERRE DEFINITIVO. Paso 1. Responsable Asamblea General de la Comunidad Actividad En coordinacin con la Junta de Directiva de la ACE, analiza la continuidad del servicio por las siguientes razones: x Baja matrcula a la establecida para secciones de Parvularia, Bsica y Especial. x Reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en la misma infraestructura educativa. x Desplazamiento de la poblacin a otro lugar. x Cambio de modalidad. x Levantan Acta sobre la decisin de la comunidad del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su Personalidad Jurdica. Dicha Acta deber ser firmada por los presentes, registrando su nmero de DUI. x Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al Director(a) Departamental de Educacin correspondiente, la cual debe ser firmada por el Presidente de la ACE. x Presenta solicitud anexando original del acta. Delega a un representante de la Departamental de Educacin para estudiar y verificar la solicitud. x x Verifica la causal, informa y recomienda a la Direccin Departamental de Educacin. Si procede el cierre, solicita a la ACE, prepare documentacin financiera de los rubros establecidos para el pago del servicio. Realiza liquidacin de los fondos transferidos para el pago del servicio, por ao desde la creacin de la ACE (Anexo 11) y de haber saldo orienta a la ACE para que haga el reintegro a la

2.

Secretario de la ACE

3.

4.

Director(a) Departamental de Educacin Representante de la Departamental de Educacin

5.

Junta Directiva de la ACE

6.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

7.

8.

Director(a) Departamental de Educacin Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

Pagadura Departamental. Orienta a la ACE para que liquide los bonos pendientes. x Orienta a la ACE para que actualiza el inventario de bienes muebles y libros. x Cuando la ACE haya liquidado los fondos para el pago del servicio y de bonos, la orienta para que elabore el Acta de traspaso de bienes del Centro Educativo (Anexo 12). x Orienta a la ACE para que finalmente elabore el Acta de Cierre de Operaciones (Anexo 13). Presenta a la Direccin Departamental: x Hoja de liquidacin de bonos. x Liquidacin de fondos para el pago de servicios firmada por el Presidente y el Tesorero de la ACE, y por el representante de la Direccin Departamental de Educacin. x Certificacin del Acta de cierre de operaciones de la ACE. x Certificacin del Acta de Traspaso. x Solicitud de cierre de la ACE firmada por el Presidente de la Junta Directiva. x Recibe y revisa la documentacin. x Ordena cierre de la cuenta bancaria de la ACE. x Ingresa informacin a la base de datos y emite Acuerdo para Dejar sin efecto la Personera Jurdica (Anexo 14) y 1 Transcripcin, (Anexo 15). x Registra en el sistema justificacin y fecha del cierre. Firma la Transcripcin del Acuerdo, para que Gestin Educativa agregue al expediente Departamental respectivo, de la ACE. Enva Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la Personalidad Jurdica de la ACE y transcripcin del mismo a la Direccin Nacional de Gestin Educativa, con la siguiente documentacin: x Acta de decisin de la comunidad solicitando el cierre de la Personalidad Jurdica de la ACE. x Copia del informe y recomendacin del Cierre de la ACE realizada por el Representante de la Departamental de Educacin. x Copia del Acuerdo de Personalidad Jurdica de la ACE. x Hoja de liquidacin de fondos para pago de servicios y bonos recibidos. x

9.

Direccin Nacional de Gestin Educativa Oficina de Asesora Jurdica del MINED

10.

11.

Subgerencia de Recursos Humanos

12.

Direccin Departamental de Educacin

Copia Certificada del Acta de cierre de operaciones de la ACE. x Certificacin del Acta de Traspaso de Bienes del Centro Educativo y la respectiva documentacin de respaldo. Recibe y revisa el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la Personalidad Jurdica de la ACE y su documentacin, si todo est correcto lo enva a la Oficina de Asesora Jurdica. x Recibe y revisa Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la Personalidad Jurdica y sus documentos; si todo est correcto enva el original para firma del despacho. x Una vez firmado por el Despacho, el Acuerdo se enva a la Subgerencia de Recursos Humanos para su distribucin. x Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el Despacho para ser remitidos a: La Direccin de Modalidades del Nivel Central con su documentacin de respaldo y la otra a la Oficina Jurdica para su respectiva rbrica y ser remitida posteriormente al Diario Oficial. x Registra en el libro de control correspondiente y enva el original del Acuerdo para su rbrica a Casa Presidencial. x Con la rbrica de la Casa Presidencial lo remite a Microfilm del MINED. x La Transcripcin del Acuerdo la enva el Diario Oficial. x Informa para su conocimiento, al ISSS, AFP, Ministerio de Hacienda y agencia bancaria el cierre de la Personalidad Jurdica de la ACE. x Archiva copias de Acuerdo en el expediente departamental de la modalidad. x

MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIN PARA EL PAGO DEL SERVICIO

MENSUAL Y ANUAL

MODELO PARA ELABORAR EL ACTA DE TRASPASO DE LOS BIENES DEL CENTRO EDUCATIVO

MODELO DE ACTA DE CIERRE DE OPERACIONES DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN

MODELO DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE

MODELO DE TRANSCRIPCION DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE

VII. CUL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO?

Cuando el Centro Educativo esta siendo administrado por una ACE y la comunidad decide cambiar de Modalidad de Administracin Escolar para convertirse en un CDE, el procedimiento que deber realizarse es el siguiente: Paso Responsable 1. Coordinacin de Gestin Educativa Departamental 2. Direccin de Acreditacin Actividad x Emite acuerdo para Dejar sin efecto la Personera Jurdica de la ACE y registra en el sistema la justificacin de este cierre, y la fecha de creacin del ACE. x Recibe a travs del sistema mecanizado, notificacin del cierre de la modalidad. x Da seguimiento al caso y solicita una nota firmada por la Direccin Departamental de Educacin con la debida justificacin, a la cual deber anexar autorizacin de los fondos por la Direccin Nacional de Gestin Educativa. x Determina el cambio de cdigo del Centro Educativo con base a los rangos establecidos para cada tipo de modalidad en el sistema. x Emite Resolucin y Acuerdo de cambio cdigo. x Entrega copia a Gestin Educativa Departamental la Resolucin de cambio de cdigo; mientras est en firma del Titular del Ramo, el Acuerdo respectivo. x Enva Acuerdo de cambio de cdigo para trmite al Departamento Jurdico. x Con la Resolucin de cambio de cdigo y con todos los requisitos establecidos para crear la nueva modalidad emite Acuerdo de Personera Jurdica del CDE y 2 Transcripciones del mismo. x Anexa documentacin de respaldo de Acuerdo Original de Personera del CDE. x Prepara expediente que ser remitido a la Coordinacin de Administracin Local conteniendo lo siguiente: o Acuerdo original para dejar sin efecto la Personera Jurdica de la ACE y anexos. o Acuerdo original de Personera Jurdica del CDE y anexos. o Copia de Resolucin de cambio de cdigo, mientras est en firma del Titular en Ramo, el Acuerdo respectivo.

3.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

4.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

5.

Coordinacin de Administracin Local

6.

Unidad de Asesora Jurdica

7.

Subgerencia de Recursos Humanos

Solicitud de trmite firmada por el Director Departamental de Educacin. x Recibe y revisa documentacin proveniente de la Direccin Departamental de Educacin. x Analiza toda la documentacin proveniente y de estar de conformidad, enva a la Unidad de Asesora Jurdica. x Revisa, analiza y de estar de conformidad pasa a firma del Titular del Ministerio de Educacin. x Una vez firmados los Acuerdos entrega toda la documentacin a Recursos Humanos para su distribucin. Recibe documentacin y la distribuye de conformidad a lo establecido. x

DOCUMENTO 2 II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE ADMINISTRACIN ESCOLAR

INTRODUCCIN
El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una Planificacin Estratgica Institucional (PEI), que durante 5 aos gue las grandes acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participacin activa de los sectores y de un Diagnstico Institucional, dndole al Centro Escolar una visin a largo plazo que se hace operativo cada ao, por medio del Plan Escolar Anual (PEA). Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a los Directores y las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE), para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecucin de este. El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificacin de corto plazo, concretiza las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y direccin al presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares. Este documento est dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su personal directivo, docente y tcnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan, apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades.

I.

OBJETIVOS:

General: Orientar a las Modalidades de Administracin Escolar Local, sobre la elaboracin del Plan Anual, como estrategia y gua de las actividades educativas, que planifica, organiza y coordina durante el ao escolar. Objetivos especficos:

1. Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local. 2. Elaborar el Plan Escolar Anual Educativo Institucional. en la lgica de concrecin del Proyecto

3. Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las Modalidades, Comits de Apoyo y los docentes. 4. Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificacin operativa e instrumentos que apoyen este proceso.

II.

QU ES LA PLANIFICACIN?

La planificacin es el proceso de conducir una organizacin desde donde se encuentra actualmente hasta donde queremos que est en el futuro. Este futuro, para los centros educativos es la autonoma escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre lo que conviene hacer y fortalecer la gestin de los recursos que se les asignen, no slo los econmicos, humanos y materiales, sino tambin los pedaggicos. Para alcanzar esta autonoma es importante la elaboracin del Proyecto Educativo Institucional, ya que ste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas, sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa. El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestin que contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los objetivos propuestos en perodo anual del trabajo.

III.

PORQU ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIN?

a. Propicia el desarrollo de la Modalidad y de la Institucin, al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. b. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. c. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. d. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. e. Permite aprovechar la experiencia y los recursos de las personas e instituciones que colaboran con el Centro Educativo. f. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. g. Al establecerse un Plan, suministra las bases a travs de las cuales operar el Centro Educativo. h. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona a las modalidades, magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

i.

Permite a las modalidades, evaluar alternativas antes de tomar una decisin. j. Permite establecer las prioridades con base a las necesidades y los recursos. k. Permite el logro de los objetivos y metas institucionales. l. Fomenta el trabajo en equipo. m. Se invierte en esfuerzos y recursos. Dentro de las organizaciones, planear es tan importante como organizar, dirigir y controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisacin, y si administrar es "hacer las cosas a travs de otros", es necesario, primero hacer planes sobre la forma como esa accin se habr de coordinar. En el campo de la administracin educativa, la planificacin ocupa un lugar importante, ya que a partir de ella y con base a un diagnstico situacional previo, que se evidencia en el PEI, se ejecuten las acciones que tienen que ver con el logro de objetivos y metas referidas al proceso educativo. Por lo anterior es importante el Plan Escolar Anual, ya que contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la organizacin que se necesita para la consecucin de los objetivos y acciones establecidas para un ao.

IV.

CULES SON LOS RIESGOS DE NO PLANIFICAR?

El no planificar, conlleva una serie de riesgos para una organizacin, veamos algunos: 1. Si faltan objetivos que orienten el trabajo, esto redunda en la improvisacin y en un mal uso de recursos. 2. 3. No se logran los propsitos educativos definidos para el Centro Educativo. Se realizan acciones aisladas, y no integradas a un slo fin.

4. Los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local de los centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o emergencias que se presentan. 5. 6. 7. No existe seguimiento ni control de objetivos y resultados esperados. Se gastan esfuerzos y recursos. Los logros anuales no responden a una planificacin estratgica.

Dado que no es posible sealar una secuencia nica para el proceso de planificacin, es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lgica que indican las fases siguientes:

1. Identificacin de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos, favorables, explotables), amenazas (factores negativos externos) y debilidades para actuar (recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan). 2. Disear de la mejor manera el paso de la situacin actual (problemas que presenta el diagnstico) a la situacin deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la calidad, mayor cobertura, etc.). 3. Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan.

4. Aprestamiento para la accin, es decir disposicin de lo necesario para ejecutar las acciones planificadas.

V. QUINES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS MODALIDADES DE ADMINISTRACIN ESCOLAR LOCAL?

La atribucin de planificar es de los miembros de las Modalidades, la cual est contenida en las Leyes y Reglamentos que las rigen, a los Consejos Directivos Escolares, esta atribucin se la asigna el artculo 50 numeral 1 de la Ley de la Carrera Docente. Para el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacin, en el artculo 15 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, corresponde a la Junta Directiva de la Asociacin, esta labor; y para los Consejos Educativos Catlicos Escolares, en el artculo 13 del Reglamento de los Centros de Educacin Catlica de El Salvador, se involucra a todos los sectores de la comunidad educativa en la planificacin. Toda la accin de la planificacin de las instancias de la comunidad educativa debe estar orientada y concretizada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI). Para ello los componentes que integran el Proyecto Educativo Institucional, como el Proyecto Curricular del Centro; el Proyecto de Gestin Organizativa y Administrativa, los Proyectos Complementarios y el Plan Escolar Anual, deben responder a los mbitos que conforman el PEI, como son: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y Comunitario. En este sentido, se generara un trabajo cooperativo al interior de los centros educativos, que debe tener un equipo Coordinador y equipos dinamizadores en cada uno de los componentes del PEI, que debern involucrar a la comunidad educativa, en Comits de Apoyo, y con ello se fortalecer el proceso de planificacin al compartir todos la visin del rumbo de la institucin, y no solo en los miembros de las Modalidades. La participacin y el trabajo en equipo y la planificacin estratgica son las premisas bsicas para lograr un cambio en el trabajo actual de las escuelas. Se debe ir construyendo una nueva filosofa de gestin, donde la visin deseada de la escuela, la programacin de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas colectivas que requieren el compromiso de toda la Comunidad Educativa.

VI.

CUNDO PLANIFICAR?

En un modelo de gestin educativa, donde se incorporan metas fijadas de manera participativa, y establecidas sobre la base de un Proyecto Educativo Institucional, que contiene objetivos de largo plazo, es prudente revisar y ajustar lo planificado al inicio del ao escolar, cuando ya se tienen algunos insumos, entre ellos: Memoria de Labores, Calendario Escolar, Proyectos aprobados, Presupuestos de Ingresos y Gastos ajustados, etc., lo que permite tener una visin mas acertada sobre la marcha del centro educativo y de los resultados que se pueden obtener. Este proceso de planificacin en el corto plazo, debe conllevar a la Modalidad a elaborar el Plan Escolar Anual, el Presupuesto Estimado de Ingresos y Egresos, el Proyecto Curricular del Centro y los Proyectos Complementarios; durante el ltimo trimestre del ao lectivo, para ser presentados en la Asamblea de Padres y Madres de familia. En el caso de la aprobacin de las Contribuciones de Apoyo Econmico Voluntario y Otros Ingresos programados para el ao siguiente en los centros educativos de Parvularia, Bsica y Especial, se deben aprobar durante el ltimo trimestre del ao lectivo y la aprobacin de las Cuotas de Escolaridad u otros ingresos de los Centro Educativos con niveles de media, se deben realizar tres meses antes de que finalice el ao lectivo. Despus de aprobadas las contribuciones o cuotas voluntarias u otros ingresos previstos, se debe presentar a la comunidad educativa el Plan Escolar Anual, revisarlo y ajustarlo al inicio del prximo ao escolar, cuando ya termin el perodo de matrcula y ya se pueden tener datos exactos y no estimados de los recursos de los que dispondr la institucin proveniente del Ministerio de Educacin o de otras fuentes previstas en el presupuesto. Durante el ao escolar se debern ajustar las metas y actividades, en funcin al logro de objetivos que se tenga u otras prioridades que se operen; dado que las cuotas de escolaridad y contribuciones de apoyo voluntario se pueden pagar mensualmente o en cualquier poca del ao escolar.

VII.

CUL ES LA LGICA DE LA PLANIFICACIN?

La planificacin funciona de acuerdo a una lgica muy simple y concreta que resumimos en la siguiente manera:

La planificacin siempre parte de una situacin inicial, la cual incluye tanto la realidad interna del centro educativo como de la comunidad donde est inmersa; esta situacin se puede conocer mediante un diagnstico. Si analizamos el diagnstico podemos establecer un pronstico hacia una nueva realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad. La situacin deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolucin general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propsito de la Planificacin.

VIII. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

La participacin significa que los diferentes actores que se involucran en ella, tanto internos como externos al centro educativo, tienen injerencia en la toma de decisiones y por ende son responsables de los resultados y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan debe ser aprobado por la Modalidad. Debe de adaptarse a la realidad del medio donde funciona la Institucin. La Modalidad debe pensar en primer lugar con qu recursos cuentan y ajustar los Planes, Programas y Proyectos a la disponibilidad de esos recursos. Debe de facilitar la adecuacin a las circunstancias que se presentan, la Modalidad debe de prever varias

alternativas de accin y establecer sistemas de seguimiento y evaluacin durante el desarrollo de las actividades planificadas. Los planes deben de integrar los intereses tanto de la institucin como de las personas que van a participar en la ejecucin de las actividades y de los/as beneficiarios/as. Se debe planificar con claridad. Para asegurar que la planificacin sea precisa, es necesario que las Modalidades, tenga respuestas a las preguntas: Qu se quiere hacer? Quin va a ejecutar la tarea? Cmo se va a desarrollar el plan? Cundo se va a realizar? Dnde debe hacerse? Con qu recursos? Cul es el objetivo?

IX. CULES SON LOS INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN?

Dentro del proceso de planificacin de los Centros Educativos, se van desarrollando una serie de instrumentos: a. b. c. d. PEI PEA Presupuesto de los Centros Educativos Proyectos Complementarios

El Plan Escolar Anual, es el instrumento de planificacin operativa a corto plazo (un ao). Este Plan es la concrecin del Proyecto Educativo Institucional, que es el instrumento estratgico de desarrollo educativo de mediano y largo plazo dentro del Centro Escolar. Este se nutre y retoma las actividades contempladas en las polticas y programas del Ministerio de Educacin, y adems define sus prioridades en funcin a sus problemas, necesidades e intereses detectadas por la Comunidad Educativa. Para ello es necesario: x Contar con un mnimo de evaluaciones, estadsticas, etc. informacin, proveniente de diagnsticos,

Tomar en cuenta las condiciones econmicas, sociales, culturales, etc. de la institucin y del medio ambiente. El recurso humano debe contar con un mnimo de capacidad tcnica en materia de planificacin. La actitud de los miembros de las modalidades, respecto a la planificacin, es vital para motivar a la comunidad educativa a participar en Comits de Apoyo.

Todo Plan Escolar Anual debe ser acompaado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el ao escolar. Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por reas de gestin: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboracin del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratgicos en el Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratgicos del PEI surgen los Programas de Accin. Estos Programas de Accin deben concretarse en un conjunto de Proyectos que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo. Estos Proyectos servirn de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con fondos provenientes del Ministerio de Educacin, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto.

X.

QU ES EL PLAN ESCOLAR ANUAL?

Es un instrumento operativo que contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los objetivos propuestos en un periodo anual de trabajo.

XI.

POR QU ES IMPORTANTE EL PLAN ESCOLAR ANUAL?

Contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la organizacin que se necesita para la consecucin de los objetivos y acciones establecidas para un ao.

XII.

QU ELEMENTOS TIENE UN PLAN ESCOLAR ANUAL?

El Plan Escolar Anual (PEA), deber considerar los componentes bsicos siguientes: 1. DIAGNSTICO Este apartado se refiere al diagnstico que respalda el Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los recursos existentes. Es decir, el diagnstico es un anlisis objetivo de la situacin educativa y social que se intenta modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de establecer las prioridades que la institucin educativa esta en condiciones de desarrollar para resolverlos. 2. OBJETIVOS Se deber describir los que se desea obtener al final del perodo de duracin del Plan, mediante la ejecucin de las actividades y los recursos asignados. 3. METAS Las metas son los objetivos cuantitativamente dimensionados. Expresan lo que se lograr en un plazo determinado (las metas debern estar en funcin de los procesos institucionales). 4. ACTIVIDADES Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos establecidos para un perodo determinado que se plasman en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias metas. 5. RECURSOS Es la cantidad de recursos (humanos, materiales y financieros) que se ha previsto para la realizacin de una

6.

PRESUPUESTO

7.

8.

PROYECTOS COMPLEMENTARI OS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

9.

EVALUACIN

actividad, con la que se espera obtener determinados productos y alcanzar los objetivos del Plan. Para ello es necesario elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos que ms adelante se detalla. En este cuadro se anotaran los rubros contemplados en cada Meta o Proyecto a desarrollar, la cantidad o nmero de bienes o servicios, el precio unitario del bien o servicio y el Total (que se obtiene de multiplicar cantidad por precio unitario). Los proyectos son acciones definidas para atender necesidades o problemas detectados en el diagnstico, para un perodo de tiempo establecido. En el cronograma, se deber indicar las semanas del mes en que se realizara la actividad. Por ejemplo si la actividad en la segunda semana de junio, se indicara con el nmero 2, si se realizara en las cuatro semana de un mes, se indicara 1, 2, 3, 4. Se comparar resultados (Metas y Objetivos) sobre las actividades propuestas y los logros obtenidos.

XIII. QU PASOS SEGUIR PARA LA ELABORACIN DEL PLAN ESCOLAR ANUAL?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Identificar las necesidades prioritarias, evaluacin diagnstica. Definir los objetivos anuales. Precisar objetivos segn las reas especficas. Determinar las metas Institucionales. Determinar las actividades. Asignar recursos. Elaborar el Presupuesto. Definir los responsables para cada actividad. Elaborar cronograma. Definir Plan de Evaluacin. Elaborar el documento final.

El esquema desagregado para elaborar el Plan Escolar Anual se encuentra en el Anexo 1.

XIV. QU ES EL PRESUPUESTO?
Es una estimacin de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar anticipadamente para cada ao en el PEA, pudindolo subdividir en semestres, trimestres o meses, para indicar los resultados esperados. El Presupuesto puede ser modificado o reajustado en base a resultados esperados, previa aprobacin de los miembros de la Modalidad.

XV.
x x x x x x x

PARA QU SIRVE EL PRESUPUESTO?

Proyectar los ingresos y egresos del centro educativo. Garantizar la disponibilidad financiera para las actividades prioritarias del centro escolar. Tomar medidas correctivas. Identificar posibles problemas financieros antes de que se presenten. Decidir sobre las inversiones que la Modalidad podr o no efectuar. Identificar y evitar inconsistencias en la planificacin. Para dar respuestas a observaciones o hallazgos de auditorias internas o externas.

XVI. CULES SON SUS CARACTERSTICAS?

x x x x x Debe estar organizado en funcin a las actividades y proyectos identificados en el Plan Escolar Anual y orientados a mejorar la calidad de la educacin. Debe reflejar costos razonables dentro del mercado nacional Debe estar en funcin al logro de los objetivos del Plan Escolar Debe estar acorde a la capacidad institucional para poder ejecutarlo. Debe balancear el aporte del MINED, los recursos propios y de otras fuentes de financiamiento.

XVII. CULES SON LAS NORMAS A SEGUIR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO?

1. Presupuestar todo gasto en concepto de pago de salarios, compra de material educativo, servicios bsicos como: agua, energa elctrica, telfono, arrendamiento y dems rubros crticos debern programarse en forma prioritaria y se deber observar racionalidad en su estimacin y uso. 2. En todo Proyecto ya sea financiado por el Ministerio de Educacin o de Otros Ingresos, debern establecerse explcitamente los rubros, los montos y fuentes de financiamiento, los cuales deben estar aprobados por la Modalidad. 3. Las modalidades debern incluir dentro de su presupuesto anual las asignaciones por diferentes fuentes de financiamiento, como por ejemplo: monto que el MINED en concepto de pago de salarios de docentes o personal administrativo y/o de servicio, servicios bsicos, transferencias (Bono de la Calidad u otros) y pago de alquiler, as como los Ingresos propios que reciba; por diferentes conceptos, tales como: contribuciones de apoyo econmico voluntarias o cuotas de escolaridad de padres de familia u otros ingresos propios (Tiendas escolares, rentas de cafetines, actividades extracurriculares no obligatorias, etc.), donaciones (en valores y/o especies) y otros rubros generadores de ingreso.

PLAN ESCOLAR ANUAL

Contenido 1. DIAGNSTICO a) Problemtica priorizada b) Causas de la problemtica c) Recomendaciones OBJETIVOS Objetivo general Objetivos especficos METAS O PROYECTOS ACTIVIDADES: a) Actividades b) Cronograma c) Responsable RECURSOS a) Humanos b) Materiales c) Financieros PRESUPUESTO PROYECTOS COMPLEMENTARIOS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EVALUACIN

2. x x 3. 4.

5.

6. 7. 8. 9.

DESCRIPCIN DEL ESQUEMA DE PRESENTACIN DEL PLAN ESCOLAR ANUAL

DOCUMENTO 3 III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en los procesos de recursos humanos que conlleva la administracin del servicio educativo de las Asociaciones Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones pblicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del MINED. En este documento, se presenta paso a paso los diferentes procedimientos que la ACE debe realizar para la administracin del recurso humano fortaleciendo la operatividad del nivel local para lograr la agilizacin de los trmites de movimiento de personal.

Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor esfuerzo para cumplir con este documento.

I. CMO DOCENTES?

SELECCIONA

CONTRATA

LA

ACE

LOS

El Docente que prestar sus servicios a la ACE, debe cumplir con los siguientes requisitos: x x x x Poseer ttulo de maestro (a) autenticado. Con nmero de identificacin personal (NIP), conocido como escalafn. No deben ser maestros jubilados. No deben estar nombrado en el MINED.

Los maestros (as) seleccionados que llenen los requisitos anteriores, celebraran un contrato de servicios con la ACE. El contrato conforme al Artculo 17 del Cdigo de Trabajo, se conforma de dos partes: Quin presta el servicio, que se denomina: Trabajador; y quin lo recibe y remunera, que se denomina: Patrono o Empleador. El

contrato escrito es una garanta a favor del trabajador y su falta ser imputable al patrono (Artculo 18 del Cdigo de Trabajo). Por tanto, un contrato cualquiera que sea su denominacin, es aquel por virtud del cual una o varias personas se proponen ejecutar una obra o prestar un servicio a uno o varios patronos de una institucin, entidad o comunidad de cualquier clase, bajo la dependencia de stos, y mediante un salario. Para que la contratacin del docente sea valida, deber acordarse en Asamblea General de padres y madres de familia que conforman la ACE, de lo contrario es ilegal. A continuacin se presentan los pasos a seguir para contratar al docente: PASO 1. 2. RESPONSABLE MINED Maestros(as) interesados(as) ACTIVIDAD x Publica la existencia de plazas en los principales peridicos del pas. Presentan a la Junta Directiva la documentacin siguiente: x Currculum Vital x Fotocopia de Ttulo autenticado. x Fotocopia de NIP. x Partida de nacimiento. x Fotocopia de DUI. x Solvencia extendida por la Junta de la Carrera Docente (En caso de ser reingreso). x Recibe currculum y documentacin adjunta. x Revisa, analiza la documentacin presentada por aspirantes a la plaza, y selecciona expedientes que cumplen los requisitos de la plaza. x Prepara un resumen de cada aspirante. (Anexo 1). Convoca (Anexo 2) a la Asamblea x General para la seleccin del docente. x En la Asamblea General presenta el resumen de cada aspirante a la plaza para que sea considerado para la seleccin. x Considera los resmenes del expediente de los candidatos y elige por mayora simple, con

3.

Junta Directiva de la ACE

4.

Junta Directiva de la ACE

5.

Asamblea General

6.

Asamblea General

7. 8.

Secretario de la ACE Junta Directiva de la ACE

x x

votacin secreta o pblica. Ratifica la eleccin, segn resultados de la votacin y autoriza a la Junta Directiva de la ACE para su contratacin. Levanta acta de ratificacin del docente seleccionado. Seleccionado el docente, lo convoca para celebrar el contrato de servicios en triplicado. (Ver Modelo de Contrato en Anexo 3). Despus de ledo el contrato, si el docente esta de acuerdo, lo firman el Presidente de la ACE y el docente. Entrega un original del contrato al docente. Archiva un original del contrato. Elabora Acta de la toma de posesin (Anexo 4) del docente en el Libro de Actas. Enva un original del contrato al Ministerio de Trabajo y copia del mismo a la Direccin Departamental de Educacin, dentro de los ocho das siguientes a su elaboracin y firma.

9. 10.

Junta Directiva de la ACE Secretario de la Junta Directiva de la ACE

x x x

11.

Secretario de la Junta Directiva de la ACE

MODELO DE RESUMEN DE DATOS DE CANDIDATO A PLAZA VACANTE

MODELO DE CONVOCATORIA

MODELO DE CONTRATO ACE-EDUCADOR

MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIN VACANTE DE DOCENTE

DE PLAZA

II. CMO SE ELIGE AL DIRECTOR (A) DE UN CENTRO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?

La Junta Directiva de la ACE recibir Currculum Vitae de los aspirantes y se reunir con la Asamblea General para revisar y analizar la documentacin y seleccionar al (la) candidata, que mejor convenga a la Comunidad; y enviar la documentacin a la Direccin Departamental de Educacin, para su registro e inscripcin al Plan de Induccin y las pruebas respectivas. Los resultados obtenidos sern comunicados a la Junta Directiva de la ACE, para apoyarles en la seleccin y contratacin, a fin de garantizar que el docente contratado desempee con eficiencia el cargo de Director. A continuacin se presentan los pasos a seguir para contratar a un director(a) del Centro Educativo.

PASO 1.

RESPONSABLE Direccin Departamental de Educacin

2. 3.

Direccin de Modalidades del Nivel Central Direccin de Modalidades del Nivel Central Direccin Departamental de Educacin Direccin Departamental de Educacin Docente

ACTIVIDAD x Presenta listado de Centros Educativos priorizados para adjudicacin de plazas de Director nico x Analiza y gestiona recursos. x Confirma a la oficina Departamental la asignacin de plaza para director. Planifica y coordina el proceso de induccin y de acreditacin en el Centro de Desarrollo Profesional. Capacita y acredita a los aspirantes. Se presenta a la Comunidad donde esta la plaza de Director(a) nico con su carta de acreditacin y presenta a la Junta Directiva dicha acreditacin. Convoca (Anexo 2) y celebra Asamblea General para la seleccin de Director nico. Elige y ratifica al aspirante seleccionado y se levanta acta firmada por todos los presentes y

4.

5. 6.

x x

7.

Junta Directiva de la ACE

8.

Asamblea General de ACE

9.

Junta Directiva de la ACE

10. 11.

Junta Directiva de la ACE Secretario de la Junta Directiva de la ACE

x x

12.

Junta Directiva de la ACE

con su respectivo nmero de DUI. Seleccionado el docente, lo convoca para celebrar el contrato de servicios en triplicado. (Ver Modelo de Contrato en Anexo 5) Despus de ledo el contrato, si estn de acuerdo las partes, lo firman; el presidente de la ACE y el docente. Entrega una original del contrato al docente. Archiva un original del contrato. Elabora Acta de la toma de posesin (Anexo 4) del docente en el libro de actas. Enva un original del contrato al Ministerio de Trabajo y copia del mismo a la Direccin Departamental de Educacin, dentro de los ocho das siguientes a su elaboracin y firma.

CONTRATO ACE-DIRECTOR

III. CMO SE DEJA SIN EFECTO EL CONTRATO DE LA ACE CON EL DOCENTE?

La Junta Directiva de la ACE, puede dar por finalizado el Contrato con el maestro(a), por las razones o causales siguientes: x x x x x x x x x x Cuando sea nombrado en una plaza oficial. Cuando no cumpla con el horario de trabajo. Por faltar al trabajo sin causa justificada. Por faltas de respeto verbal o fsico a los alumnos(as). Por faltas de respeto a los miembros de la Junta Directiva, Padres y Madres de familia y dems miembros de la comunidad. Por el mal desempeo de sus labores. Cuando presente mala conducta pblica o privada. Por no cumplir con los requisitos acadmicos que lo acredite como docente. Cuando se cierra la seccin por baja matrcula o incumplimiento al Convenio de transferencia de fondos1. Incumplimiento de otras estipuladas en el Cdigo de Trabajo.

Estos son los pasos a seguir para la cancelacin del contrato al docente:

PASO 1.

RESPONSABLE Junta Directiva de la ACE

2.

3.

ACTIVIDAD x Conoce del caso del maestro, lo discute y analiza; y si amerita sancin lo somete a conocimiento de la Asamblea General. Convoca (Anexo 2) a Asamblea General para informar sobre el caso. Asamblea General de la x Discute y analiza el caso y determina el ACE procedimiento a seguir: Llamado de atencin verbal, por escrito y cancelacin de contrato. x Autoriza al Presidente de la ACE para aplicar el proceso establecido debiendo dejar constancia de ello en Acta (Anexo 6), la cual firma el docente y los directivos. Presidente de la ACE x Hace el llamado de atencin verbal al maestro, levantando el Acta respectiva. x De reincidir el maestro en la falta, aplica una segunda llamada de atencin por escrito, dejando constancia en Acta, la cual firma el docente y los directivos. x De continuar la falta por parte del

4.

Direccin Departamental de Educacin Direccin Departamental de Educacin Direccin Departamental de Educacin

5.

6.

7.

Presidente de la ACE

8.

Junta Directiva de la ACE

9.

Junta Directiva de la ACE

x x

maestro, se expone el caso a la Direccin Departamental, presentando las actas anteriores. Verifica el caso y orienta a la Junta Directiva de la ACE, presentndole alternativas de solucin. Verifica el avance del caso con la comunidad en Asamblea General y levanta Acta de los acuerdos tomados. Da seguimiento a los acuerdos de Asamblea de Educacin General con la Junta Directiva de la ACE y los orienta en las decisiones a tomar. Convoca a la comunidad en Asamblea General para llegar a una resolucin del caso, y levanta Acta, la cual ser firmada por todos los asistentes colocando sus respectivos nmeros de DUI. Comunica al maestro por escrito la cancelacin de su contrato en dicha comunidad. Deja sin efecto el contrato del docente. Comunica a la Direccin Departamental sobre la cancelacin del contrato.

MODELO DE ACTA

IV. CMO DEBE RENOVARSE O RATIFICARSE EL CONTRATO ACE-DOCENTE?

La ratificacin o no del Contrato ACE-Docente debe realizarse un mes antes de que finalice el ao calendario. A continuacin se presenta el procedimiento a seguir:

PASO 1.

RESPONSABLE Junta Directiva de la ACE

2.

Asamblea General de la ACE

3.

Secretario de la Junta Directiva

4.

Junta Directiva de la ACE

ACTIVIDAD x Convoca a Asamblea General de Padres y Madres de familia de la ACE e informa sobre el desempeo y comportamiento profesional de los docentes durante el ao. x Solicita ratificacin o no de los contratos de los docentes. x Determina en base al Informe presentado, la ratificacin o no de los contratos de los maestros para el siguiente ao. x Levanta Acta de los acuerdos tomados, las asienta en el Libro de Actas de la ACE y es firmada por todos los asistentes con sus respectivos nmeros de DUI. x Celebra y entrega nota de ratificacin de renovacin de su contrato. x Entrega constancia de tiempo de servicio y sueldo a los docentes no ratificados y ratificados. (Ver modelo en Anexo 7)

MODELO DE CONSTANCIA DE TIEMPO DE SERVICIO Y SALARIO

V. CMO REALIZAR HUMANO?

EL REORDENAMIENTO DEL RECURSO

En caso de que no exista poblacin escolar se proceder al traslado de fondos a otra comunidad y a la vez se realizar el trabajo de sensibilizacin con la comunidad favorecida. Para determinar el reordenamiento del docente el MINED por medio del tcnico de la Direccin Departamental monitorear constantemente al Centro Educativo. El representante del MINED, presentar por escrito su informe sobre el reordenamiento del docente, a fin de proceder al cierre de la seccin. (Ver procedimiento de cierre de seccin en el Paso a Paso No. 7 Administracin de la transferencia mensual a las Asociaciones Comunales para la Educacin). La Direccin Departamental de Educacin presenta el Informe del reordenamiento a la Direccin de Modalidades para la autorizacin del cierre de la seccin; para que posteriormente esta Direccin informe por escrito a la Direccin Departamental de Educacin correspondiente.

VI.

CUL ES EL ARCHIVO DEL PERSONAL DOCENTE?

El Secretario de la Junta Directiva de la ACE, debe crear un expediente por cada docente, el cual debe contener los siguientes documentos: x x x x x x x x Currculo Vitae y documentos probatorios como copias de ttulos, NIP, DUI, diplomas u otros. Contrato de servicio ACE-Maestro. Incapacidades. Permisos. Hoja de vida. Sanciones por escrito. Copia de la constancia de tiempo de servicio y sueldo. Otros.

Este archivo deber actualizarlo permanentemente. Al finalizar el ao deber entregar constancia del tiempo de servicio y de ingreso, descuentos y retenciones debidamente firmada por el Representante legal de la ACE, que es el Presidente de la misma.

VII. CULES SON LAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ACE CON EL DOCENTE?

La ACE despus de la contratacin del docente, es responsable de los siguientes aspectos: Si el docente no esta inscrito como asegurado en el ISSS, la ACE lo inscribir en las Oficinas de Inscripcin del ISSS. Retirar del ISSS y entregar al maestro cada mes el Certificado de Derechos y Cotizaciones. Si el docente no esta afiliado con el seguro de vida colectivo en la Caja Mutual, deber indicarle que lo haga en las oficinas de inscripcin de la Caja Mutual. Solicitar al docente afiliarse a la AFP de su preferencia; caso contrario la ACE lo afiliar a la AFP donde estn afiliados la mayora de docentes.

VIII. EN QU CASOS LA ACE PUEDE CONTRATAR DOCENTES INTERINOS?

La ACE podr contratar docentes interinos solamente en los casos de: x x x Incapacidad de uno a tres meses por enfermedad grave del maestro. Incapacidad por embarazo. Becas.

En estos casos el salario del docente lo pagaran entre el ISSS y la ACE. El ISSS pagara el 75% o sea las tres cuartas partes del salario y la ACE el 25% o sea la cuarta parte del salario mensual del docente. En los casos anteriores, la ACE por medio de su Junta Directiva solicitara el aumento de fondos del 25% a partir del tercer da o el perodo de la incapacidad que otorgue el ISSS por enfermedad o de los 84 das de salario por maternidad a la Direccin Departamental, para que sta a travs de la Pagadura Departamental tramite el incremento de fondos. Asimismo, la Junta Directiva de la ACE deber enviar copia del contrato de servicios ACE-Docente Interino en el caso de la incapacidad por maternidad, para su registro y control. El pago del interino se realizar con el salario asignado al docente incapacitado.

A continuacin se encuentran los pasos a seguir para solicitar los fondos para el pago del docente interino:

PASO 1.

2.

3.

4.

5.

7.

8. 9.

ACTIVIDAD x Solicita en el ISSS la constancia mdica, que ampare el perodo de su incapacidad. x Presenta la incapacidad a la Junta Directiva de la ACE y la solicitud de permiso. (Ver modelo en Anexo 8) Junta Directiva de la ACE x Recibe y revisa documentacin presentada por el docente y lo guarda en el archivo del personal docente. Junta Directiva de la ACE x Busca docente Interino (a) y contrata por el tiempo que dura la incapacidad. Junta Directiva de la ACE x Llena solicitud de Incremento de Fondos (Ver Modelo en Anexo 9) y lo presenta a la Direccin Departamental, adjuntndole copia de la Incapacidad y solicitud de permiso del docente. Direccin Departamental de x Recibe y revisa solicitud de Educacin incremento de fondos. x Solicita el incremento de fondos a la Pagadura Departamental de Educacin. Pagadura Departamental x Recibe solicitud de incremento de de Educacin fondos y lo tramita ante la Gerencia Financiera del MINED. Pagadura Departamental x Tramita fondos y los deposita a la de Educacin Pagadura Departamental. Gerencia Financiera x Recibe fondos y los deposita a la cuenta bancaria de la ACE.

RESPONSABLE Docente

MODELO DE SOLICITUD DE PERMISO POR INCAPACIDAD

MODELO DE SOLICITUD DE INCREMENTO DE FONDOS F-4

DOCUMENTO 4 IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

INTRODUCCIN
El propsito de este documento es que todas las Modalidades de Administracin Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE), conozcan las Normas y Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecucin de los recursos financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de graduacin y otros. Con ello se pretende fomentar sanas prcticas administrativas al interior de las Modalidades de Administracin Escolar Local y en esa medida se espera que los recursos se inviertan en la satisfaccin de las necesidades prioritarias de la poblacin estudiantil. Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General de Educacin, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, Convenio de Cooperacin Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administracin de fondos.

NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO

A. ADMINISTRATIVA:

1. Los fondos que administren las Modalidades de Administracin Escolar Local se invertirn en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarn prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educacin. 2. Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las modalidades debern estar debidamente legalizadas: CDE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante Resolucin Departamental de reconocimiento de miembros. ACE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin, mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta. CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educacin les asigna, deber estar Acreditado mediante Resolucin firmada por el Director Departamental de Educacin y sus miembros registrados en acta. 3. Las decisiones en la administracin de los recursos de los centros educativos debern tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad. 4. Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad que registra y/o controla bienes del centro educativo deber levantarse el Acta de Traspaso correspondiente. B. TRANSFERENCIAS DE FONDOS:

1. Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educacin, debern suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar. 2. Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern atender las condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de Educacin u otras entidades y sern responsables de la liquidacin de los fondos recibidos. C. OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SLO PARA CDE Y ACE)

1. Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y Asociaciones Comunales para la Educacin los provenientes de las contribuciones de apoyo voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones

de tiendas escolares, cafetines, donaciones y otros; en cumplimiento al Art. 77 de la Ley General de Educacin. 2. La utilizacin de estos ingresos sern para beneficio de la institucin educativa para el mejoramiento de la calidad de la educacin, sustentados en Art. 77 de la Ley General de Educacin y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin.

3. Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar, debern imprimirse dos series de recibos de ingresos prenumerados, una para el control exclusivo de las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad de los padres de familia y la otra para el control de los dems ingresos que se perciban. En el caso de las ACE nicamente la serie para el control de los ingresos por cafetines, tiendas escolares, donaciones y otros. 4. Todos los ingresos percibidos debern ser depositados en forma integra, en las siguientes 24 horas hbiles a su recepcin. 5. Las modalidades podrn modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto, de acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo, debindolas registrar en acta en el libro correspondiente. 6. Si los ingresos percibidos son mayores o menores a los presupuestados, la modalidad podr modificar su Plan Escolar Anual y Presupuesto, asignando los recursos en actividades prioritarias del centro educativo. 7. Cuando se realicen actividades especiales en beneficio de la comunidad educativa, aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otra modalidad de administracin escolar, no deber limitarse a registrar nicamente los resultados de dicha actividad, si no que debern anotarse todos los documentos, que respalden legalmente los egresos y/o ingresos, los cuales debern registrarse detalladamente en los libros respectivos. Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., debern resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, en el tiempo que determine la ley para su revisin posterior. D. MANEJO DE LOS FONDOS:

1. Las Modalidades debern aperturar en cualquier Banco del sistema financiero, una cuenta corriente especfica para manejar los fondos que perciban por transferencias del MINED y otra, para los otros ingresos. 2. Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar una cuenta corriente, se manejarn en efectivo y sus registros se llevarn en el libro de

ingresos y gastos correspondientes junto con sus respectivos archivos, sindoles aplicables las dems regulaciones. 3. Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos Educativos Catlicos Escolares sern aperturadas a nombre de la Modalidad y Centro Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacin segn Acuerdo de Personera Jurdica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar Jos Matas Delgado, Asociacin Comunal para la Educacin del Casero Tres Amates, Cantn Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador. 4. Las cuentas bancarias debern ser administradas mancomunadamente de acuerdo a lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Concejal Representante de los Maestros; ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero. 5. La chequera deber ser administrada por el Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local y nadie deber firmar cheques en blanco, no obstante la chequera deber resguardarse en el Centro Educativo. 6. Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED y Otros Ingresos, deber ser firmado por los miembros de las Modalidades que tienen firma mancomunada. Los cheques anulados debern ser engrapados en el taco de la chequera. E. CAJA CHICA:

1. Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que genere el Centro Educativo las Modalidades de Administracin Escolar Local; podrn en caso necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de $57.14 equivalente a 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada. 2. Los gastos pagados por Caja Chica, no podrn ser mayores de US$ 22.86, equivalentes a 200.00. 3. F. Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarn un Libro Auxiliar. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:

1. Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultoras, debern ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual ser: Para los CDE = Concejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario (a); CECE = Secretario (a). 2. La recepcin de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y consultoras, ser responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a); CECE = Director (a).

3. El pago de bienes y servicios deber efectuarse con cheque emitido a nombre del Proveedor o Suministrante, los cuales debern respaldarse con factura o recibo de conformidad a la Ley del IVA o en efectivo segn lo normado en el apartado de caja chica; en el caso de pago de bienes y servicios deber considerarse la ley del impuesto sobre la renta. 4. En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes Modalidades de Administracin Escolar Local no podrn comprometer recursos de la institucin a perodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de los otros ingresos; con los fondos de las transferencias debern respetar la vigencia y el monto de la ejecucin de stas. 5. Para respaldar la adquisicin de bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas debern evidenciar la recepcin de las mismas mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los participantes. 6. Para que la factura que respalda la adquisicin de bienes y servicios tenga validez deber reunir las siguientes condiciones: x x x No deber tener borrones, testaduras ni enmendaduras. Debern de ser documentos originales, no fotocopias. Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de inmuebles ser indispensable escribir las caractersticas particulares de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca, serie; el nmero de inventario correspondiente y los aspectos a considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente. En el caso de reparaciones con los inmuebles se deber especificar la clase de dao a reparar su ubicacin, tamao, rea, descripcin y cantidad de material utilizado (justificado con facturas segn ley) y adems las causas que generaron los daos mencionados. A todos los documentos de egresos debern estamparles un sello de pagado que contenga la siguiente informacin: fecha, No. de cheque, valor pagado, nombre del Banco y No. de cuenta.

G.

REGISTRO DE LOS FONDOS:

1. Las Modalidades debern llevar un libro de ingresos y gastos para las transferencias del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la Direccin Departamental del Ministerio de Educacin; separando los folios necesarios para el registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia, debern anotar el nombre de la misma. 2. Los otros ingresos debern registrarlos en un libro de ingresos y gastos separado de las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por

la Direccin Departamental del Ministerios de Educacin. El nombre del libro ser Registro de Otros Ingresos y Egresos de Fondos. 3. Las modalidades debern llevar tambin un Libro de Banco para la cuenta bancaria de las transferencias del MINED. 4. Los registros en los libros de ingresos y egresos debern reunir las siguientes caractersticas: x x x No debern dejarse espacios entre lneas ni paginas en blanco. Todas las anotaciones debern hacerse en orden cronolgico y a tinta azul o negra nunca a lpiz. El libro no deber tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si los hubiere debern hacerse del conocimiento de la Administracin Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas. Los centros educativos que tengan mecanizados los registros de ingresos y gastos debern numerar y legalizar las hojas en blanco correspondientes en la Direccin Departamental, para que registren las operaciones mensualmente. La Direccin Departamental llevar un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los Centros Educativos.

5. Las modalidades debern tomar en cuenta las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) 1-18-01 Captulo 1 Normas Generales Documentacin de Soporte. Las operaciones que realicen las entidades pblicas, cualquiera que sea su naturaleza, debern contar con la documentacin necesaria que las soporte y demuestre, ya que con sta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operacin; asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su anlisis. La documentacin debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para su actualizacin oportuna. 6. Las Modalidades debern mantener actualizado un archivo mensual y anual por fuente de financiamiento y bono ordenando cronolgicamente los documentos legales que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente: 6.1 6.2 6.3 Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente; Recibos de los ingresos; Documentos de egresos respaldados por las cotizaciones, facturas y/o recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros documentos que respalden el proceso de compra. Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja Chica. Chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias; Informe de Rendicin de cuentas anual y de los otros ingresos, liquidacin anual y otros.

6.4 6.5 6.6

H.

RENDICIN DE CUENTAS:

1. Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern presentar un informe de rendicin de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la liquidacin respectiva. 2. Los fondos que administran las diferentes Modalidades, sern objeto de auditoria por el MINED y por las instituciones interventoras del Estado. 3. Las Modalidades de Administracin Escolar Local presentarn al Ministerio de Educacin o a las instituciones interventoras del Estado, toda informacin relacionada al manejo de los fondos cuando stas lo requieran. 4. El Consejo Directivo Escolar deber convocar como mnimo a dos reuniones con toda la Comunidad Educativa durante el ao, con la finalidad de presentar el Plan Escolar Anual de la institucin, la planificacin presupuestaria y los logros obtenidos en su ejecucin. La Junta Directiva de la Asociacin Comunal para la Educacin deber presentar informes financieros y de operacin a la Asamblea General y autoridades competentes del Ministerio de Educacin cuando stas lo requieran. ESPECFICA PARA CECE: A. Esta normativa para los Consejos Educativos Catlicos Escolares se aplica nicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educacin.

IX. PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO

LOS

RECURSOS

En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por las modalidades de administracin escolar local en la gestin de los fondos que el MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad educativa. La aplicacin de estos procedimientos les permitir una utilizacin racional y ordenada de los recursos; as como demostrar transparencia en el manejo de los mismos. A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA

PASO 1.

RESPONSABLE Miembros responsables con firma mancomunada: CDE: Presidente,

ACTIVIDAD Se presentan al banco comercial de su preferencia para aperturar las cuentas corrientes correspondientes al manejo de las transferencias del MINED y de los otros ingresos; con la

Tesorero y Concejal Representante de los Maestros. ACE: Presidente y Tesorero. CECE Director y Tesorero.

2.

Institucin Bancaria.

3. 4. 5.

Miembros con firma mancomunada Institucin Bancaria Institucin Bancaria

siguiente documentacin: x Para la ACE debern presentar copia del Acuerdo de Personera Jurdica. x Para los CDE, Acuerdo Modificativo a la Personera Jurdica por cambio de denominacin del centro educativo, si es nuevo CDE Acuerdo de Personera Jurdica. los CECE, Constancia de x Para acreditacin con Vo. Bo. del Titular del Ramo, o Resolucin de Reconocimiento de CECE firmada por el Director Departamental, si es de reciente creacin. x Originales y fotocopias del DUI de los responsables de la cuenta. x Recibe y revisa documentos. x Elabora contrato de cuenta corriente a nombre de la modalidad y centro educativo, lo pasa a firma de los miembros con firma mancomunada. x Reciben y revisan documento, si todo esta correcto lo firman. x Entrega una copia del contrato a los miembros con firma mancomunada. x Mensualmente remitir el original del Estado de Cuenta a la Modalidad de Administracin Escolar Local. x En aquellos casos en que no llega correspondencia a la Modalidad, sta deber presentarse al Banco cada mes a reclamar el Estado de Cuenta.

B. SUSCRIPCIN DE CONVENIO Y RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIN ESCOLAR LOCAL Y EL MINISTERIO DE EDUCACIN.

PASO 1. 2.

RESPONSABLE Director Departamental de Educacin. Presidente de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

ACTIVIDAD Enva convocatoria al Presidente de la modalidad Convoca a reunin extraordinaria a los miembros de la modalidad

3.

4.

5.

6.

7.

Miembros con firma Preparan la siguiente documentacin: mancomunada de la x Fotocopia del Contrato de la cuenta Modalidad de bancaria (si es nueva). Administracin Escolar x Fotocopia de la liquidacin del(los) Local. bono(s) recibidos el ao anterior. x Fotocopia de los DUI, si hay cambio de miembros con firma mancomunada. x Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada o Acta de Integracin si ha vencido el perodo de los miembros del CDE. Miembros con firma Se presentan ante el encargado(a) de mancomunada de la Administracin Escolar Local de la Direccin Modalidad de Departamental de Educacin que les Administracin Escolar corresponda, con los siguientes documentos: Local. x Fotocopia de la Liquidacin de los fondos de Bonos del ao anterior, x Fotocopias de los Documentos de Identidad x Personal, si son nuevos miembros. x Fotocopia del contrato de apertura de la cuenta corriente. x Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada o Acta de Integracin si ha vencido el perodo del Consejo, para su legalizacin. Encargado(a) de Recibe y revisa documentos presentados por Administracin Escolar los miembros de la modalidad. Local de la Direccin Departamental de Educacin. Encargado(a) de Si hay cambio de miembros, emitir antes que Administracin Escolar los documentos para legalizar la transferencia, Local de la Direccin los siguientes: Departamental de x Resolucin de Reconocimiento de Educacin. Miembros, x Nota de autorizacin para cambio de firmas dirigida al Banco de la modalidad. (Anexo 1) Estos documentos debern ser firmados y sellados por el Director Departamental de Educacin. A la modalidad deber entregar la trascripcin del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para cambio de las firmas autorizadas. Encargado de Si hay cambio de miembros, emitir antes que

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Escolar los documentos para legalizar la transferencia, Direccin los siguientes: de x Resolucin de Reconocimiento de Miembros, x Nota de autorizacin para cambio de firmas dirigida al Banco de la modalidad. (Anexo 1) Estos documentos debern ser firmados y sellados por el Director Departamental de Educacin. A la modalidad deber entregar la trascripcin del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para cambio de las firmas autorizadas. Miembros con firma Si la modalidad no tiene problemas de mancomunada de la vencimiento de miembros, de liquidacin o notificadas con hallazgos Modalidad de auditorias Administracin Escolar pendientes, emitir lo siguiente: Local. x Convenio General (Anexo 2), x Recibo de transferencia de fondos (Anexo 3). x Nota de autorizacin al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la modalidad.(Anexo 4) Estos documentos deber entregarlos a la modalidad para su lectura, revisin y firma. Encargado de Reciben, leen, revisan documentos, si estn Administracin Escolar de acuerdo con su contenido, los firman y Local de la Direccin sellan. Departamental de Devuelven los documentos al encargado de Educacin. administracin escolar local. Director Departamental de Una vez revisados, firmados y sellados por la Educacin. modalidad el Convenio, Recibo y nota de autorizacin para que el MINED pueda congelar los fondos transferidos, los pasa a firma y sello del Director Departamental de Educacin. Encargado de Recibe, revisa y de estar todo en orden firma y Administracin Escolar sella Convenio. Local. Devuelve los documentos al encargado de administracin escolar local. Encargado de Entrega una copia del Convenio y una del Administracin Escolar recibo a los miembros de la modalidad. Local. Pagador Auxiliar Prepara expediente de la Modalidad de Departamental. Administracin Escolar Local, conteniendo: x Originales del Convenio y Recibo, x Copia del contrato de apertura de Administracin Local de la Departamental Educacin.

14.

Pagadora Departamental. Gerencia Financiera. Pagador Departamental.

Auxiliar

15. 16.

Auxiliar

17.

Encargado Administracin Local.

de Escolar

cuenta corriente. (Si es nueva). Fotocopias de los DUI (cuando hay cambio de miembros con firma mancomunada). x Hoja de Liquidacin de Bono(s) anteriores. x Nota de autorizacin al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la transferencia. Enva expediente a la Pagadura Auxiliar Departamental. Recibe el flder con los documentos anteriores, revisa documentos y si todo esta correcto, elabora requerimiento de fondos. Remite requerimiento de fondos a la Gerencia Financiera. Gestiona los fondos ante el Ministerio de Hacienda. Transfiere los fondos a la cuenta de la Pagadura Auxiliar Departamental. Comunica del depsito a la Pagadura Auxiliar Departamental. Elabora planilla de transferencia de fondos para las cuentas de las modalidades por banco. x

NOTA DE AUTORIZACIN PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA AL BANCO DE LA MODALIDAD

CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE)

MINISTERIO DE EDUCACIN REPBLICA DE EL SALVADOR Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEO, mayor de edad, PROFESOR, del domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carcter de Director Departamental de Educacin y que en adelante se llamar Ministerio de Educacin; y por otra parte los(as) seores(as): 1) DANIEL PREZ Mayor de edad y de ocupacin MAESTRO del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO con Documento nico de Identidad No. extendida en SOYAPANGO con fecha 01/01/2000 MIEMBRO 2 DE PRUEBA Mayor de edad y de ocupacin SDF del domicilio SDFDFD con Documento nico de Identidad No. extendida en SAN SALVADOR con fecha 01/01/2002 SANDRA MARIBEL MONGE Mayor de edad y de ocupacin PROFESORA del domicilio de CTN SAN JERNIMO KM 30 GUAZAPA con Documento nico de Identidad No. extendida en AGUILARES con fecha 18/03/1998

2)

3)

Quienes actan mancomunadamente en representacin del CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR "ROQUE DALTON" con cdigo No.11306, ubicado en: AVENIDA FRANCISCO SALINAS No.8, AGUILARES, SAN SALVADOR, Jurisdiccin: AGUILARES Departamento: SAN SALVADOR celebran el presente Convenio de transferencia de fondos.

I.

MARCO LEGAL:

Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educacin y el CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), se tomar como base: x x x El Artculo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente. Los Artculos 65 y 77 de la Ley General de Educacin. El Artculo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente.

II.

OBJETO:

El objeto del presente Convenio es establecer los trminos y condiciones en que el Ministerio de Educacin transferir al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educacin y de Cooperacin de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales.

III.

OBJETIVOS DEL CONVENIO:

El presente Convenio regular las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes: A. Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos. Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administracin y gestin al utilizar procesos democrticos de funcionamiento al interior del centro educativo. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas.

B.

C.

IV. RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIN Y DEL CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR:

A. Del Ministerio de Educacin:

1. Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecucin de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el nivel de EDUCACIN BSICA 2. Proporcionar y/o gestionar capacitacin, asistencia tcnica a los miembros del Consejo Directivo Escolar a fin de que ste cumpla con lo estipulado en el presente Convenio y los objetivos institucionales.

3. Emitir las normas, especificaciones instructivos para la administracin de fondos.

tcnicas,

condiciones

especficas,

4. Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes adviertan cualquier irregularidad en la administracin de estos fondos o cuando as convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educacin har la comunicacin respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y tambin lo har del conocimiento a los miembros de la Modalidad. 5. Definir los mecanismos, procesos, perodos e instrumentos sobre como el Consejo Directivo Escolar liquidar dichos fondos. 6. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educacin disponga, determine o establezca. 7. Establecer el monto de la transferencia a cada institucin educativa de acuerdo a criterios que se establezcan por cada transferencia. B. Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominar Modalidad:

1. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la educacin y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; as como el cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este Ministerio y otras regulaciones del Estado. 2. La Modalidad, llevar los libros de control de los ingresos y gastos debidamente autorizados por la Direccin Departamental de Educacin, en donde reflejen los ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados. 3. La Modalidad, deber tener los comprobantes de gastos y/o ingresos efectuados, as como los documentos de liquidacin de fondos, que debern estar disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educacin y/o alguna institucin fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deber tener por un perodo de diez aos los libros de ingresos y gastos y por cinco aos la documentacin de respaldo. 4. La Modalidad, autorizar por escrito al Ministerio de Educacin para congelar los fondos segn lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las responsabilidades del Ministerio de Educacin. 5. Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, sta deber presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educacin, el correspondiente recibo por tipo de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Concejal Propietario Profesor.

6. La Modalidad deber tomar las medidas para conservar su capacidad operativa para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente Convenio y lograr as una eficiencia mayor en el ejercicio. C. Responsabilidades Conjuntas:

1. Mantener comunicacin constante de acuerdo a las necesidades de cada una de las partes y por los canales respectivos. 2. Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo para la ejecucin de los gastos. 3. Este Convenio tendr vigencia a partir de la fecha de su suscripcin y finalizar cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el perodo que designe el Ministerio de Educacin. 4. Ambas partes aceptan que este Convenio se regir por las normas y procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio de Educacin; ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en todas sus partes.

V.

MONTO DEL CONVENIO:

El monto del Convenio, estar determinado por las disponibilidades financieras del Ministerio de Educacin, de los Organismos e Instituciones de Cooperacin Nacionales e Internacionales, de acuerdo a las polticas de montos, desembolso y fines que establezcan las mismas, para lo cual presentarn recibo, l cual describir informacin concerniente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento.

VI.

DE LO NO PREVISTO:

Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, ser resuelto entre la Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educacin y si es necesario se tendr por incorporado a ste en forma de Adenda al mismo o por Resolucin Departamental. En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a los DIECISIETE das del mes de enero del DOS MIL TRES.

MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA

MODELO DE NOTA DE AUTORIZACIN AL BANCO PARA QUE EL MINED PUEDA CONGELAR LOS FONDOS DE LA MODALIDAD

VII. PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.

A. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS.

PASO 1.

RESPONSABLE Secretario de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

3.

4.

Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a)

5.

Empresa o Proveedor.

6.

7.

Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Modalidad de

ACTIVIDAD Mantendr en la institucin una lista de proveedores actualizados y sus antecedentes clasificados segn la naturaleza del bien o servicio que ofrezcan, con el objeto de disponer de la informacin oportuna para realizar nuevas adquisiciones (donde se amerite). Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de conformidad al Presupuesto del centro educativo, a fin de cumplir con los objetivos y metas trazadas por la entidad en el Plan Escolar Anual. Define las caractersticas de los bienes o servicios que requieren. -Para realizar la compra debern observar las formas de contratacin establecidas por la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (Anexo 6). Elabora solicitud de cotizacin (Anexo 7) y enva a proveedores que pueden suministrar el tipo de bien o servicio requerido, estableciendo el tiempo de entrega de los bienes o servicios. Cuando se trate de equipo y mobiliario escolar; se deben adquirir eminentemente nuevos y con garanta. Cuando se trate de equipo de cmputo deber adquirirse con garanta y el software con su respectiva licencia; cuidando que el software sea de las ltimas versiones y equipo actualizado. Recibe solicitud y prepara por escrito la cotizacin, para entregarla o enviarla al Encargado de Compras de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Recibe cotizaciones por escrito, la cual entrega a la modalidad para su respectivo anlisis.

En reunin ordinaria o extraordinaria hacen los

Administracin Escolar Local.

8.

Encargado de Compras: CDE: Concejal Padre de Familia; ACE: Secretario (a); CECE: Secretario (a) Empresa o Proveedor.

9.

10.

Encargado de la recepcin de los bienes por Modalidad: CDE Presidente ACE Presidente y CECE Director.

anlisis: x Tcnico (revisin de las caractersticas tcnicas de los bienes o servicios, la garanta del bien o servicio, tiempos de entrega). (Anexo 8) x Econmico (precios de los bienes o servicios) (Anexo 9) Seleccionan al proveedor, dejando asentado en acta tal decisin. (Anexo 10). CDE: Concejal Padre de Familia; ACE: Secretario(a); CECE: Secretario(a). Procede a elaborar Orden de Compra de Bienes y Servicios con numeracin correlativa (Anexo 11). Entrega los bienes o servicios y factura de consumidor final (Anexo 12) o Recibo a favor de la Modalidad de la Administracin Escolar local (Anexo 13) en casos eventuales, al Representante de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Recibe y revisa los bienes y/o servicios y factura o recibo, debiendo: Levantar un Acta de Recepcin numerada correlativamente (Anexo 14) para dejar constancia de que se recibe a entera satisfaccin. Cuando fueren bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas debern evidenciar la recepcin de los mismos mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, nmero de DUI y firma de los participantes. Recibe factura, Orden de Compra, Acta de Recepcin y/o listado de asistentes cuando corresponda. Emite cheque a favor de la empresa o proveedor firmndolo, obtiene firma del Presidente y del Concejal Representante de los Maestros y entrega al Proveedor. Estampa el sello de pagado a la factura, llenando la informacin requerida en l. Registra en el libro de ingresos y gastos y en el de Banco.

11.

Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

12.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

Archiva en el expediente correspondiente la documentacin. Ser el responsable de su registro y control, donde podrn demostrar su utilizacin.

MODELO DE PLAN DE COMPRAS

FORMAS DE CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS

MONTO US$ TIPOS DE FORMAS DE ADQUISICIONES CONTRATACIN 10 Obras, bienes, Libre Gestin servicios y Consultoras. o OBSERVACIONES Basta una sola cotizacin.

De 0 a salarios mnimos urbanos1/ sea De US$ 0.0011 a US$ 1,440.00 Arriba de 10 Obras, bienes, Libre Gestin salarios servicios y mnimos consultoras. urbanos hasta por un monto inferior a 80 salarios mnimos urbanos De US$ 1,440.01 a US$ 11,520.01

Arriba de salarios

80 Obras, bienes, Licitacin Pblica. servicios y

Deber contener como mnimo 3 cotizaciones de ofertantes. Se debe realizar comparacin de calidad y precios. Cuando se tratar de ofertante nico o marcas especficas, en que bastar un solo ofertante, para lo cual se debe emitir una resolucin razonada (Anexo 6-A). (Art. 13 que reforma el literal c) del Art. 40 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones y Art. 14 que reforma el literal c) del Art. 41 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones. 2/ No podr adjudicarse la adquisicin o contratacin al mismo ofertante o contratista cuando el monto acumulado de un mismo bien o servicio asignado por Libre Gestin, supere el equivalente a 80 salarios mnimos urbanos, dentro de un perodo de tres meses, so pena de nulidad. Art. 17 que reforma el Art. 70 de la Ley. Es la forma de seleccin de contratistas en la que se

mnimos urbanos US$ 11,520.01

consultoras.

elabora una lista de ofertantes, con un mnimo de cuatro invitaciones a personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras a las que se invita pblicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos 3/ (Art. 16 que reforma al Art. 66 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones.

1/

2/

3/

Considerando que el salario mnimo urbano actual es de US$ 144.00; modificndose los techos automticamente si se modifica el salario mnimo urbano. Para aplicacin de estos contenidos, referirse al Decreto No. 868, Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica, publicada en el Diario Oficial, Tomo No. 347, del 15 de mayo del 2001 y reformas a la Ley mediante Decreto No. 244, publicado en el Diario Oficial No. 11, Tomo No. 350 del 15 de enero del 2001. Cuando existan convenios especiales que regulen de diferente manera las formas de contratacin de bienes y servicios, el MINED podr emitir una resolucin modificativa especfica.

MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIN RAZONADA

MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIN

MODELO DE ANLISIS TCNICO

MODELO DE ANLISIS ECONMICO

MODELO DE ACTA DE ADJUDICACIN DE UN BIEN O SERVICIO

MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

MODELO DE FACTURA

MODELO DE RECIBO (SI NO ES CONTRIBUYENTE OBLIGADO DEL IVA)

MODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCIN DE BIENES Y SERVICIOS

B.

REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIN DE LOS TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS. REPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local

FONDOS

PASO 1.

2.

3.

4.

5.

Presidente de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Director (a) Departamental de Educacin. Director (a) Departamental de Educacin. Presidente de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

ACTIVIDAD En reunin de la modalidad acuerdan: x Autorizar el Libro de Banco de la cuenta bancaria de las transferencias en la primera pagina del libro, debiendo firmar todos los miembros de la modalidad, y x Llevar a legalizar a la Direccin Departamental el libro de Ingresos y Gastos de las transferencias y el de los otros ingresos, segn corresponda. Se presenta a la Direccin Departamental correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos y Gastos de las operaciones financieras a efectuarse. Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las operaciones financieras a efectuarse. Lleva control de la autorizacin de los mismos. Una vez legalizado el libro lo entrega al Presidente de la modalidad. Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las transferencias y el de los otros ingresos, as como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de las transferencias al Tesorero para que inicie el registro de las operaciones financieras. Recibe los libros legalizados.

6.

7.

Confirma en el banco la disponibilidad financiera de las cuentas. En la parte superior del primer folio a utilizar por cada transferencia o de otros ingresos del libro de ingresos y gastos correspondiente, debe anotar el nombre y ao de los fondos a registrar. De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta de las transferencias, deber anotar el nmero de la cuenta a que corresponde el Libro, el nombre del banco y el ao. Registra la cantidad de los fondos recibidos, en la columna referente a Ingresos y tambin en la de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo 15) y de igual manera en el Libro de Banco correspondiente (Anexo 16).

8.

9.

Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

10.

Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Todo gasto debe pagarse mediante cheque (Anexo 17). Cada vez que emita un cheque de pago, el Tesorero debe: x Considerar la aplicacin de la Ley del Impuesto sobre la Renta, principalmente el Captulo II, Art. 66. Registrar en el Libro de Ingresos y Gastos y en el Libro de Banco, los movimientos efectuados, en la parte que corresponde a los Gastos ; llevando as el control de todos los gastos y saldos realizados en forma peridica, incluyendo cheques emitidos a favor del Encargado de Caja Chica. Sella de pagado cada factura o recibo cancelado, indica la fecha, cheque No., por el valor (US$), Banco y No. de cuenta (Anexo 18). x Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al finalizar cada pgina del Libro de Ingresos y Gastos, indicando que pasa a la siguiente pgina, y en la siguiente indicar que vienen totales de la pgina anterior. Mensualmente debe establecer el saldo; as como tambin el acumulado anual. Al final de cada mes, deber hacer un resumen de los egresos por concepto. Deber integrar un archivo por fuente de financiamiento, ordenando cronolgicamente los documentos legales que respaldan los ingresos y egresos (Ver numeral 3 del literal G de la Normativa). Archiva documentos legales y financieros (resguardando por cinco aos los documentos de respaldo y por diez aos los libros) para la rendicin de cuentas correspondiente.

11.

12.

Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

13.

14.

Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

15.

Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCO

MODELO DE CHEQUE

MODELO DE SELLO

ANEXO 18

C.

REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD En reunin ordinaria acuerdan realizar los trmites para la impresin de los talonarios de recibos de ingresos, antes de que inicie el ao escolar. Manda a una imprenta a elaborar los recibos prenumerados de ingresos, (slo para CDE y ACE) en dos series: x Una para las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para las dems fuentes de ingresos. (Anexo 19-A) Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de las dos series, mediante control de numeracin al Tesorero de la modalidad. Recibe, firma control y resguarda los talonarios. Emite recibo correspondiente por cada ingreso. Registra detalladamente en el libro de ingresos y gastos, en la columna de ingresos y en orden cronolgico el concepto y el monto recibido. Remesa ntegramente en las 24 horas hbiles siguientes a la recepcin de los fondos a la cuenta corriente de la modalidad, dejando copia del comprobante de remesa. Al finalizar cada mes har un resumen de los ingresos percibidos de cada concepto En caso de perdida de recibos, la Administracin Escolar deber registrar en acta oportunamente la numeracin de los recibos prenumerados extraviados. Para el registro y control de los gastos de estos fondos, deber aplicar la normativa y procedimientos establecidos para la ejecucin de las transferencias; as como aperturar caja chica.

PASO 1.

2.

3.

4. 5.

Modalidad de Administracin Escolar Local Tesorero de la Modalidad Tesorero o persona designada por la modalidad

6.

7.

8.

Tesorero o persona designada por la modalidad Tesorero o persona designada por la modalidad Tesorero o persona designada por la modalidad

MODELO DERECIBO DE INGRESOS (CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS Y/O CUOTAS DE ESCOLARIDAD)

MODELO DE RECIBO DE INGRESOS (OTROS INGRESOS)

D.

MANEJO DEL LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA

PASO 1.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local

2.

Secretario de la Modalidad

3.

Modalidad de Administracin Escolar Local

ACTIVIDAD En reunin ordinaria acuerdan la creacin de Caja Chica, por un monto no mayor de US$ 57.14, equivalente a 500.00, para efectuar gastos menores de hasta US $22.85, equivalentes a 200.00. Registra este acuerdo en el Libro de Actas de la modalidad, indicando la finalidad de uso de los fondos. Ordenan la impresin de vales prenumerados para el control de la caja chica (ver anexo 20). Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar que tendr que llevar para el registro de los ingresos y gastos por el fondo que de caja chica. Hacen entrega del libro auxiliar al Tesorero para que lleve los registros correspondientes al uso de los fondos. Elabora cheque a su favor por el valor de US$ 57.14 Solicita a los miembros que tienen firma mancomunada, que firmen el cheque. Elabora recibo por el valor del cheque especificando la finalidad de uso de los fondos. Hace efectivo el valor del cheque. Aprueba compra por Caja Chica y comunica al Tesorero. Solicita fondos al Tesorero para realizar la compra.

4.

Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Presidente(a) o Director(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Tesorero de la Modalidad de

Elabora vale prenumerado especificando el uso del dinero y la cantidad en letras y nmeros. Solicita al Encargado de Compras que firme el vale. Firma vale prenumerado y se lo devuelve al Tesorero.

Entrega el dinero y archiva el vale.

11.

12.

13.

Administracin Escolar Local. Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Encargado de Compras: CDE Concejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

Efecta la compra y pide factura de consumidor final o recibo en casos eventuales debidamente firmado por quin recibe el pago. Entrega factura o recibo al Tesorero como comprobante de la compra.

14.

15.

Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

16.

Sella la factura o recibo con el sello de PAGADO, escribe cancelado en el vale, se lo anexa a la factura y los archiva. Al acumular el 80% o ms en facturas y/o recibos pagados, elabora solicitud de liquidacin de caja chica (Anexo 21) anexando comprobantes de gasto. Solicita a la Modalidad la reposicin de dichos fondos. Si la modalidad autoriza la reposicin del 80% de los fondos para caja chica, de nuevo se siguen los pasos del 4 al 14. Para la liquidacin final de los saldos de los fondos no habr reintegro a Caja Chica, slo comprobacin de los gastos.

MODELO DE VALE

MODELO DE LIQUIDACIN DE CAJA CHICA

1 / Si es factura anotar el nmero, si es recibo anotar el nombre de quin recibi el dinero.

E.

ELABORACIN DE CONCILIACIN BANCARIA REPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local. ACTIVIDAD0 Solicita oportunamente cada mes al banco los estados de las cuentas bancarias. x Cuando se trate de la cuenta de las transferencias, debe verificar contra el Libro de Banco y la chequera para revisar los cheques emitidos y concilia ambos saldos. Suma los saldos del libro de ingresos y gastos de las diferentes transferencias, cantidad que debe coincidir con el saldo del libro de banco. x Cuando se trate de la cuenta de los otros ingresos, debe verificar contra el libro de ingresos y gastos de esta fuente y la chequera y concilia ambos saldos. Elabora informe de conciliacin bancaria (Anexo 22). x De no estar de acuerdo con el Estado Bancario, deber reclamar las inconsistencias ante el banco en un perodo no mayor de 10 das de haberse recibido el informe por parte del banco.

PASO 1.

2.

3.

Tesorero(a) de la Administracin Escolar. Presidente (a) o Tesorero (a) de la Administracin Escolar.

MODELO DE CONCILIACIN BANCARIA

F.

RENDICIN DE CUENTAS Y LIQUIDACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.

Las modalidades de administracin escolar local deber elaborar un informe anual de rendicin de cuentas y presentar la liquidacin de fondos cuando se trate de las transferencias por el Ministerio de Educacin, ante la comunidad educativa y la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Para los otros ingresos deben nicamente rendir un informe anual a la comunidad educativa. El informe anual de rendicin de cuentas deber contener los objetivos y metas alcanzadas, el nmero de nios, nias y jvenes beneficiados, los ingresos recibidos, los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todo lo anterior en funcin del Plan Escolar Anual y presupuesto de la institucin educativa. A continuacin, se presenta el procedimiento que las modalidades deben seguir para elaborar y presentar la liquidacin de los fondos transferidos por el MINED, detallando paso a paso las actividades y responsables; as como el formato a utilizar: PASO 1. RESPONSABLE Presidente de la Modalidad ACTIVIDAD Cuando se han agotado los fondos de una transferencia, convoca a reunin a la modalidad para: x Informar que se agotaron los fondos y x Que conjuntamente con los otros miembros con firma mancomunada prepararan la liquidacin y la presentaran a la Direccin Departamental correspondiente. Ordenan toda la documentacin de respaldo y de registro financiero por cada transferencia recibida de acuerdo a los lineamientos contenidos en el formulario de liquidacin.(Anexo 23) Llenan el formato de liquidacin (Anexo 23). Elaboran el informe de rendicin de cuentas, en el que se demuestre el cumplimiento de los objetivos y metas, nmero de beneficiarios atendidos y otros indicadores. Presentan a la Direccin Departamental: x El formato de liquidacin en original y copia debidamente lleno, firmado y sellado, x Toda la documentacin de respaldo en original, y x Adjuntan el Informe de Rendicin de Cuentas en original.

2.

3.

Miembros con firma mancomunada de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Miembros con firma mancomunada de la modalidad de Administracin Escolar Local. Miembros con firma mancomunada de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

4.

5.

Tcnico de la Unidad de Administracin de la Direccin Departamental de Educacin.

Revisa y sella toda la documentacin que respalda la liquidacin, registra en el sistema la informacin correspondiente; SI NO HAY OBSERVACIONES: x Firma y sella de recibido el formulario de liquidacin, x Archiva una copia del formulario de la auto liquidacin y el informe original de rendicin de cuentas en el expediente de la modalidad, x Devuelve original del formulario de liquidacin sellado y con firma de recibido; as como el resto de la documentacin presentada a los miembros de la modalidad. SI HUBIERAN OBSERVACIONES: x Imprime hoja de observaciones y determina en ella la fecha de nueva presentacin de la liquidacin, x Entrega la hoja original a los miembros de la modalidad, x Guarda copia de la hoja de observaciones en el expediente de la modalidad. SI LA MODALIDAD DEBE REEMBOLSAR O REINTEGRAR FONDOS: x Archiva el cheque y copia de remesa de reintegro y reembolso en el expediente de la modalidad x Orienta a que nmero de cuenta debe elaborarse el cheque de devolucin de fondos e indica a donde deben depositarlos. Archiva la documentacin de respaldo por un perodo de cinco aos y los libros por un mnimo de 10 aos. Enva copia de formato de la autoliquidacin y cheques o remesas si lo hubieran al Pagador Auxiliar Departamental

6.

7.

8.

Modalidad de Administracin Escolar Local. Tcnico de la Unidad de Administracin de la Direccin Departamental de Educacin. Pagador Auxiliar Departamental.

9.

Gerencia Financiera

Recibe y concilia la informacin para preparar su informe de caja y enviarlo junto con un listado de los centros educativos que ha reembolsado o reingresado anexando copia de cheque o remesa a la Gerencia Financiera. Recibe cheques y remesas y realiza depsitos y

anotaciones correspondientes a las Direcciones Departamentales de Educacin. Realiza, conciliaciones de las cuentas segn la fuente de financiamiento Registra informacin de las 14 Direcciones Departamentales de Educacin. Considera informacin para transferir el prximo ao.

10.

Direccin Departamental de Educacin

DOCUMENTACIN REQUERIDA A LAS MODALIDADES PARA LIQUIDAR TRANSFERENCIAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Formato de Liquidacin debidamente lleno, firmado y sellado. Convenio. Recibo o recibos cuando tienen recibos complementarios. Libro de Actas Plan Escolar Anual y Plan de Compras (por Bono). Libro de Ingresos y Gastos y Libro de Banco de la cuenta de las transferencias. Chequera (s). Ultima Conciliacin Bancaria. Ultimo Estado de Cuentas. Cotizaciones firmadas y selladas por el Proveedor. Cuadros de Anlisis Econmico y Tcnico (compra despus de US$ 1,440.00). Orden de Compra de Bienes y Servicios. Actas de Recepcin de Bienes y Servicios. Comprobantes de Gasto (Facturas de Consumidor Final y/o Recibo con sello de pagado). Contratos de Bienes y/o Servicios. Si han constituido Caja Chica debern presentar el libro auxiliar correspondiente, los comprobantes de ingreso y gasto y dems documentos que seala el Documento Paso a Paso 4.

15. 16.

17. 18.

Inventario (cuando haya compra de mobiliario y/o equipo). Cuando fueren bienes y/o servicios utilizados para actividades culturales y educativas, debern evidenciar la recepcin de los mismos mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, nmero de DUI y firma de los participantes. Para el Bono de Alimentacin el Informe Mensual de alimentos. Para el Bono de Asistencia Administrativa contrato de servicios, informe mensual de asistencia tcnica. Adjunto a la liquidacin de gastos, debern presentar un Informe de Rendicin de Cuentas que contenga los beneficios alcanzados con cada Bono, cumplimiento del objetivo, la poblacin beneficiada.

19. 20.

21.

DOCUMENTOS QUE DEBER CONSIDERAR EL TCNICO QUE LIQUIDAR TRANSFERENCIAS 2001

INSTANCIA DEPARTAMENTAL

1. 2.

Convenio General y Recibos por financiamiento firmado y sellado. Documento 4, Paso a Paso en la Administracin y rendicin de cuentas de las transferencias financieras del estado y otros ingresos incluidos provenientes de las contribuciones voluntarias de los padres de familia y/o cuotas de escolaridad; y otros documentos especficos que respalden los diferentes bonos. Instructivo MINED No. 001/2001. Resoluciones vigentes que modifican al Instructivo MINED No. 001/2001. Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegra, CRA y Planes de Desarrollo Profesional Docente. Listado de centros educativos beneficiados por cada una de las diferentes transferencias, especificando el nombre correcto de la transferencia, que incluya cdigo, tipo de modalidad, nombre del centro educativo, monto transferido, fuente de financiamiento. Listado de Bonos codificados nombre, fuente de financiamiento. Expedientes de las modalidades para confrontar documentos e informacin. Nombre y nmero de las cuentas a las cuales debern hacerse los reintegros y reembolsos de los diferentes bonos.

3. 4. 5.

6.

7. 8. 9.

MINISTERIO DE EDUCACION GERENCIA ADMINISTRATIVA CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS AO __________

DOCUMENTO 5 V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS

INTRODUCCIN
El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se debern aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar cargos, traslados, descargo de bienes y codificacin de libros, muebles, equipo y otros. Estos procedimientos les permitirn un mejor control de los bienes del Centro Educativo; as como tambin mantener actualizado sus inventarios. A manera de Consejo, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que amplen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.

I.

INORMATIVA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO

A. Las Modalidades de Administracin Escolar Local estn obligadas a administrar el mobiliario, equipo, libros e inmuebles del centro educativo, que adquieran bajo cualquier concepto. En el caso de los CECE se aplica nicamente a los bienes adquiridos a travs del Ministerio de Educacin o con fondos de las Transferencias que el MINED hace a las Modalidades de Administracin Escolar Local. B. Los Consejos Directivos Escolares y/o Asociaciones Comunales para la Educacin
deben recibir y entregar conforme inventario, el mobiliario, equipo, libros de la institucin educativa, cuando el Director(a) Presidente(a) o la Modalidad asuma o cesen en sus funciones (Art. 36, literal n del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente, Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educacin y Art. 23 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin); debindose constar en el Libro de Actas del centro escolar. Para registrar y actualizar el inventario debern utilizarse los formularios Anexos AF11 y/o AF-13.

C. Al finalizar cada ao calendario, las Modalidades de Administracin Escolar Local,

debern reportar sus inventarios actualizados a la Direccin Departamental correspondiente.

D. En el caso de que en un centro educativo haya disolucin de una modalidad y se

organice otra, los bienes sern transferidos a la nueva modalidad o al MINED mediante acta de traspaso, mientras se legaliza la nueva modalidad, en las condiciones en que se encuentren a ese momento.

E. La infraestructura de los centros educativos oficiales no podr utilizarse para

ninguna actividad ajena a la labor educativa y que no sea organizado por el Consejo Directivo Escolar o por la Asociacin Comunal para la Educacin, salvo en aquellos casos donde por Decreto Legislativo se autorice su uso.

F. Para codificar el mobiliario, libros y equipo del centro educativo, se utilizar el

Manual de Codificacin de Bienes del MINED.

G. Para una mejor administracin de los bienes, los Consejos y/o Asociaciones
Comunales, debern cumplir con lo estipulado en el Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educacin, para el nivel Local.

II. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE LOS BIENES, LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES

Las Modalidades de Administracin Escolar Local Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE); esta ltima cuando sea favorecido con bienes proporcionados directamente por el MINED o adquieran bienes por medio de una transferencia de fondos del MINED; administraran los bienes de las instituciones educativas debiendo entregar los inventarios al final de cada ao calendario, los cuales sern enviados al Tcnico responsable de activo fijo en la Direccin Departamental correspondiente, este reporte se acompaar de copias de los documentos de traslados y descargos realizados en el transcurso del ao; adems, las modalidades deben quedarse con las originales en su archivo, como respaldo. A continuacin se describen paso a paso los procedimientos para el registro de los cargos, traslados y descargos de bienes libros, muebles y equipo:

A. CARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS PASO 1. RESPONSABLE

Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Director del Centro Educativo.

ACTIVIDAD
En reunin de la modalidad, informa a la Modalidad de Administracin Escolar Local, la existencia fsica y/o documento de adquisicin de bienes, el cul ser inventariado. Verifica existencia, codifica en base al Manual de Codificacin de Bienes del MINED (apndice 2 del Instructivo) y actualiza el inventario (Formulario AF-11 y/o F-13). En reunin de la modalidad, presenta para aprobacin y firma el inventario actualizado.

2.

3.

4. 5.

Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Modalidad de Administracin Escolar Local. Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local CDE, ACE o CECE.

Firman la actualizacin del inventario (Formulario AF-11 y/o F-13). Remite copia del inventario actualizado al Tcnico de Activo Fijo Departamental correspondiente para su registro. Entrega el inventario al Secretario para su archivo.

MINISTERIO DE EDUCACIN ACTIVO FIJO MODELO DE INVENTARIO DE INSTITUCIN

FORM. AF-11

MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DONDE SE REGISTRA EL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: Se anotar tal como est nombrada oficialmente la institucin. CDIGO DE LA INFRAESTRUCTURA: se pondr el nmero que ha sido asignado a la institucin educativa. TIPO DE CARGO: se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien por la institucin educativa en la forma siguiente: Entrega del Ministerio.......................................1-1 Donaciones.......................................................1-2 Compra con actividades de la escuela.............1-3 Bonos................................................................1-4 CDIGO Y CORRELATIVO: se anotarn los cuatro dgitos de la clase del bien segn instructivo y su correlativo segn la cantidad de bienes adquiridos. CARACTERSTICAS: Se especificarn los detalles tales como: tipo de bien, marca, serie, modelo u otros que identifiquen el bien. ESTADO FSICO: se anotar la cantidad de muebles de conformidad al estado en que se encuentren: BUENO REGULAR (B) (R)

FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao en que la institucin adquiri el bien. CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes. VALOR UNITARIO: se anotar el precio del bien. VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado tipo de bienes. CLAVE: se marcar con la letra (R ) si el valor es real y con la letra (E) si el valor es estimado.

FIRMA: en este espacio firmarn todos los miembros representantes de la institucin educativa. NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponde la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el Tesorero y

de la ACE el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicar si existe representante de ste. SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa, que ha sido anotado al inicio del presente.

MINISTERIO DE EDUCACIN ACTIVO FIJO MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRFICO

FORM. AF-13

INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: se anotar tal como est nombrada oficialmente la institucin. CDIGO DE LA INTITUCIN: se pondr el nmero que ha sido asignado a la institucin. TIPO DE CARGO: se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien por la institucin educativa en la forma siguiente: Entrega del Ministerio................................................1-1 Donaciones................................................................1-2 Compra con actividades de la Escuela......................1-3 Bonos.........................................................................1-4 CDIGO DEL LIBRO Y CORRELATIVO: se anotarn los tres dgitos de la clasificacin del libro de acuerdo a la materia que trate, segn Manual de Codificacin y su correlativo, segn la cantidad de libros adquiridos. TTULO: anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificando en la portada o su reverso. AUTOR: anotar el nombre de la institucin o persona(s) responsable de la obra. En caso sean ms de dos autores, se anote el primer nombre, ms la frase; y otros. ESTADO FSICO: se anotar la cantidad de libros de conformidad al estado en que se encuentren: Bueno (B) Regular (R) FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao en que la institucin adquiere el bien. VALOR UNITARIO: valor de adquisicin de los libros. CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de un mismo libro, segn su clasificacin. VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado libro. CLAVE: se marcar con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si es estimado. NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponde la firma del espacio superior, en caso de CDE, ser el Tesorero y de la ACE el Presidente (en el espacio sector Padre de Familia); en el caso del sector Alumno se ubicar si existe representante de ste.

SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa, que ha sido anotado al inicio del presente.

B. TRASLADO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS PASO 1. 2. RESPONSABLE

Modalidad de Administracin Escolar Local, solicitante Modalidad de Administracin Escolar Local, otorgante. Secretario de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Modalidad de Administracin Escolar Local receptora. Presidente o Director de Modalidad de Administracin Escolar Local, otorgante.

ACTIVIDAD
Enva nota de solicitud de traslado de bienes. Recibe solicitud y en reunin colegiada acuerdan traslado de bienes; y autorizan al Presidente o Director, al Tesorero y al Secretario, para firmar el Formulario AF-9. Registra este acuerdo en el acta de la reunin, la cual deben firmar todos los presentes (Anexo 11). Reciben Bienes y si todo corresponde a lo especificado en el Formulario AF-9, lo firma el Presidente de la institucin receptora. Remite copia de autorizacin de traslado (Formulario AF-9) al Tcnico de Activo Fijo Departamental. Entrega el original al Secretario para su archivo correspondiente. Procede a realizar el cargo y descargo respectivo.

3. 4. 5.

6.

Tcnico de Activo Fijo Departamental.

ACTA DE TRASPASO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS (Libro de Actas del Centro Escolar)

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE TRASLADO DE MOBILIARIO

III.
1.

GENERALES:
Nmero Correlativo: el formulario deber ser numerado en orden subsiguiente.

2. Procedencia: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin que posee el bien(es). 3. Destino: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin educativa hacia donde se traslada el bien(es). 4. Tipo de movimiento: deber de marcarse con una X en el espacio que identifica el tipo de traslado.

IV.

CARACTERSTICAS:
Clase de Bien: deber anotarse el nombre del bien. x x x Nmero de Inventario: deber anotarse el cdigo que posee el bien. Marca: deber anotarse la marca del bien si la posee. Serie: se coloca el nmero de serie del bien si lo posee.

NOTA: para las Modalidades de Administracin Escolar Local, slo se llenar un original y dos copias, el original quedar en poder de la dependencia que entrega y las copias, una para quien recibe y la otra para la Departamental. Para las Unidades Administrativas Centrales y Departamentales, este formulario constar de un original y tres copias, que sern distribuidas as. Original para quien autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o Unidad de Activo Fijo, personal de vigilancia y personal que retira el bien.

C. DESCARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS PASO 1. RESPONSABLE

Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

ACTIVIDAD
Determina la utilidad del bien(es). Si se trata de prdida de un bien, investiga el faltante y denuncia a la Polica Nacional Civil. Convoca a reunin extraordinaria a los miembros de la Modalidad para informar ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o sobre la prdida. Acuerdan reunirse posteriormente para tomar decisin sobre el descargo. Verifican fsicamente el estado del bien(es), si se trata de bienes inservibles; Si se trata de una prdida, investigan el faltante y le dan seguimiento a la denuncia a la Polica Nacional Civil, para determinar responsabilidades. En reunin acuerdan descargar el bien, dejando tal decisin asentada en acta correspondiente, la cual firman todos los presentes. Firman solicitud de descargo por inservible o prdida (formulario AF-12), describindose en l todas las caractersticas del bien(es) a descargar. Enva copia de solicitud de descargo (AF-12) a la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Entrega original al Secretario para su archivo correspondiente. Recibe solicitud de descargo y la margina al Tcnico de Activo Fijo Departamental. Recibe solicitud, la ratifica y procede a realizar trmite ante la Comisin de descargo Departamental. Informa a la modalidad por escrito sobre la resolucin tomada. Actualiza inventario.

Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

3.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

4.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

5.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

6.

Presidente(a) o Director(a) de Modalidad de Administracin Escolar.

7. 8.

Direccin Departamental

Tcnico de Activo Fijo Departamental.

MINISTERIO DE EDUCACIN ACTIVO FIJO SOLICITUD ESCOLAR DE DESCARGO DE

FORM. AF-12

MOBILIARIO

EQUIPO

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

DESCARGO

DE

NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: se anotar tal como est nombrada oficialmente la institucin. CDIGO DE LA INSTITUCIN: se pondrn los nmeros que han sido asignados para cada una de las instituciones educativas (segn refrenda anterior). TIPO DE DESCARGO: se especificar la clase de descargo, en la forma siguiente: Inservible....................2-1 Robo...........................2-2 CDIGO Y CORRELATIVO: se anotarn los cuatro dgitos de la clase de bien, segn Manual de Codificacin y su correlativo, segn la cantidad de bienes adquiridos. CARACTERSTICAS: se especificarn los detalles tales como: marca, serie, modelo, color, medidas u otros que identifiquen el bien. FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao que la institucin adquiri el bien. CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes. VALOR UNITARIO: se anotar el precio del bien. VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado tipo de bienes. FIRMA: en este espacio firmarn todos los miembros representantes de la institucin educativa. NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponda la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el Tesorero y la ACE, el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicar si existe representante de ste. SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa que ha sido anotado al inicio del formulario.

V. PROCEDIMIENTO INMUEBLES:

DE

LEGALIZACIN

REGISTRO

DE

El Ministerio de Educacin, podr adquirir bienes inmuebles por medio de donaciones, comodatos iguales o mayores a treinta y cinco aos o por compra venta, los cuales deben legalizarse y registrarse para su control. A continuacin se presentan los procedimientos para legalizar y registrar una donacin, un comodato o una compra venta de un inmueble.

A. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE UNA DONACIN DE INMUEBLE AL RAMO

DE EDUCACIN Se entender por donacin, a la accin de una persona natural o jurdica de dar gratuitamente un inmueble de su propiedad al Ramo de Educacin, para que ah funcione un centro educativo. En lo que se refiere a la titulacin del inmueble donado, esto se da cuando los propietarios carecen de Escritura Pblica que no esta inscrita en el Registro de la Propiedad Raz a su favor o presentan un documento privado, entonces se seguir el trmite de titulacin a travs de la Fiscala General de la Repblica, a efecto de tramitar el respectivo ttulo para su registro en el Registro de la Propiedad Raz. PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD Gestiona con el propietario del inmueble donacin. Llenan la oferta de donacin, anexando acuerdo al propietario de que se trate, documentacin que se seala en el Anexo 2 este procedimiento.

la de la de

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local Departamento de Asesora Jurdica

Presenta al Departamento de Asesora Jurdica del MINED, la documentacin para el trmite correspondiente. Revisa y si todo esta correcto la recibe. Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde el MINED acepta el inmueble donado, para firma del Titular del Ministerio de Educacin Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar Escritura Pblica y solicita la firma de la Escritura a la Fiscala General de la Repblica.

3.

4.

Departamento de Asesora Jurdica

Presenta para registro y control un testimonio a: x Fiscala General de la Repblica

x x x

Propietario del inmueble Oficina de Activo Fijo Asesora Jurdica

Presenta un Testimonio de la Escritura al Registro de la Propiedad Raz, para ser inscrita a favor del Estado de El Salvador, en el Ramo de Educacin. 5. Oficina de Activo Fijo Registra en el sistema el testimonio y archiva el documento para su control.

DOCUMENTOS QUE RESPALDAN UN TRAMITE DE DONACIN:

DONACIONES DE PERSONAS NATURALES: 1. 2. 3. 4. Llenar la oferta de donacin por l o los donantes. Fotocopia de antecedentes de la donacin. Fotocopia de DUI. Fotocopia de NIT.

DONACIONES POR ALCALDAS MUNICIPALES: 1. Certificacin del Acuerdo del Concejo Municipal en el que acuerdan hacer la donacin, dicho documento debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicacin, rea, extensin, valo y designar al seor Alcalde para que firme la escritura de donacin a favor del Ministerio de Educacin. 2. Fotocopia de antecedente de donacin. 3. Fotocopia de la credencial del Alcalde. 4. Fotocopia de DUI. 5. Fotocopia de NIT de la Alcalda. DONACIONES DE LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS DE LA REFORMA AGRARIA: 1. Certificacin del Punto de Acta en donde la Asociacin acuerda hacer la donacin. 2. Dicho documento debe contener lo siguiente: ubicacin, rea de extensin y designar al Presidente de la Cooperativa para firmar la escritura de donacin a favor del Ministerio de Educacin. 3. Fotocopia del antecedente de donde se har la desmembracin. 4. Fotocopia de la DUI del Presidente de la Cooperativa. 5. Fotocopia de credencial extendida por el jefe del Departamento de Asociaciones Agropecuarias del Ministerio de Agricultura y Ganadera. 6. Fotocopia de Estatutos de la Asociacin Cooperativa. 7. Fotocopia del NIT de la Cooperativa. 8. Fotocopia de la personera jurdica de la Cooperativa, extendida por el Ministerio de Agricultura y Ganadera. 9. Fotocopia del Acuerdo del Acta del ISTA, en donde el ISTA autoriza a la Asociacin Cooperativa la donacin del inmueble al Ministerio de Educacin, manifestando su ubicacin, rea, adems el ISTA se compromete a desgravar la porcin a donar y autorizar al Presidente para firme la escritura la Escritura de Desgravacin. 10. Fotocopia de la escritura de desgravacin de la porcin a desgravar otorgada por el ISTA a favor de la Cooperativa donante.

DONACIONES DE PERSONAS JURDICAS O ASOCIACIONES: 1. Certificacin del punto de acta donde la Sociedad donante acuerda la donacin. Dicho punto de acta debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicacin, rea de extensin y valu del inmueble, designar al representante legal de la Sociedad para que firme la respectiva escritura pblica de donacin a favor del Ministerio de Educacin. 2. Fotocopia de la escritura de constitucin de la Sociedad. 3. Fotocopia de la credencial del Representante Legal de la Sociedad. 4. Fotocopia de DUI del Representante Legal. 5. Fotocopia del NIT de la Sociedad. 6. Fotocopia del antecedente de donde se desmembrar la porcin a donar. DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito) 1. El donante debe comprobar que la posesin, uso y dominio del inmueble a donar la ha ejercido por ms de diez aos consecutivos de manera quieta.

B. LEGALIZACIN Y REGISTRO DEL COMODATO DE UN INMUEBLE A FAVOR

DEL RAMO DE EDUCACIN Se entender por comodato, al prstamo gratuito de un inmueble que una Persona Jurdica (Alcaldas Asociaciones o Sociedades) hace al Ramo de Educacin, para que ah funcione un centro educativo, por un perodo no menor de treinta y cinco aos. PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD Gestiona con el propietario del inmueble el prstamo o comodato para que ah funcione el centro educativo. Cuando ya existe acuerdo presentan la documentacin (que se cita en el anexo 2) al Departamento de Asesora Jurdica para el trmite correspondiente. 2. Departamento de Asesora Jurdica Revisa documentacin y si todo esta correcto la recibe. Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde se recibe en calidad de comodato el inmueble, del Titular del Ministerio de Educacin. Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar Escritura Pblica. Solicita firma de la Fiscala General de la Repblica. 3. Departamento de Asesora Jurdica Presenta para archivo y control un Testimonio a: x La Fiscala General de La Repblica x Al propietario del inmueble x A la Oficina de Activo Fijo x Al Departamento de Asesora Jurdica Presenta tambin un Testimonio al Registro de la Propiedad Raz, para su marginacin. 4. Oficina de Activo Fijo Registra en el sistema el testimonio y archiva el documento para su control.

C. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE LA COMPRA VENTA DE UN INMUEBLE A

FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIN Se entender por compra venta, a la adquisicin de un inmueble mediante pago que hace el Ramo de Educacin, a una Persona Natural o Jurdica, para que ah funcione un centro educativo. PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD Gestiona con el propietario del inmueble la compra venta, para que ah funcione el centro educativo. Cuando ya existe acuerdo, y el propietario ha fijado el precio de venta, presentan la oferta a los Titulares del Ramo de Educacin. Recibe oferta y margina a la Gerencia Administrativa para gestionar financiamiento.

2.

Titulares del Ramo de Educacin de Educacin

3.

Gerencia Administrativa

Verifica si hay posibilidad de financiamiento, Si hay, enva solicitud de valu del inmueble a la Direccin de Infraestructura. Verifica si el inmueble rene las condiciones necesarias para que funcione ah un centro educativo. Investiga precios de propiedades de zonas aledaas y en la Alcalda de la jurisdiccin del inmueble para determinar si el precio es justo. Si el inmueble rene las condiciones y el precio es justo, pasa a la Gerencia Administrativa para el trmite correspondiente de gestin de fondos para el pago. Si determina que el precio del inmueble no es justo, recomienda a la Gerencia Administrativa, para que solicite valu a la Direccin General del Presupuesto.

4.

Direccin Nacional de Diseo e Infraestructura

5.

Direccin Nacional de Diseo e Infraestructura

6.

Gerencia Administrativa

Si la modalidad de administracin escolar local cuenta con fondos para el pago, emite Resolucin autorizando la compra venta del inmueble. Si no se cuenta con fondos, elabora solicitud ante el Ministerio de Hacienda. Una vez se cuenta con el financiamiento, pasa el caso al Departamento de Asesora Jurdica para el correspondiente trmite de legalizacin y registro de la Escritura Pblica. (Ver procedimiento de donacin).

DOCUMENTO 6 VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO.

INTRODUCCIN
El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los fenmenos externos; en sus Instalaciones, tambin se socializa y se comparte con otros seres humanos. Pero con el correr de los aos, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impedira que otras generaciones puedan beneficiarse de ellas. Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservacin de los Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participacin creativa, responsable y comprometida de la comunidad, para que a travs del trabajo cooperativo se desarrollen actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura. En el presente documento se presentan las normas bsicas y procedimientos que deben considerar la comunidad educativa, en la ejecucin de obras de mantenimiento (preventivo y correctivo), rehabilitacin y/o construccin de la infraestructura escolar.

I.

MARCO CONCEPTUAL

Para poder referirnos al mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y/o equipo escolar, primero debemos precisar que se entiende por mantenimiento, su propsito y la importancia de la participacin de los actores principales desde el planeamiento hasta la ejecucin del mismo. En qu consiste el mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo del centro educativo? Es el proceso que permite conservar el estado fsico original de operacin o funcionamiento y del diseo del inmueble, instalaciones, equipo y mobiliario del centro educativo. En que consiste el mantenimiento preventivo? Es un proceso continuo de tareas o acciones planificadas para mantener la infraestructura escolar, mobiliario y equipo en buen estado de funcionamiento, en su condicin y apariencia original; as como prevenir las necesidades de reparacin y prevenir mayores daos en caso de desastres naturales, por ejemplo: Tareas diarias: 1. Barrer y trapear; 2. Limpiar y lavar servicios sanitarios, urinarios, bebederos; 3. Limpiar el terreno para evitar acumulacin de basura; 4. Vaciar recipientes de basura, hacer uso de composteras, prcticas de reciclaje de basura y el resto enterrarla; 5. Limpiar ventanas; 6. Sacudir mobiliario y equipo, etc. Tareas semanales: 1. Revisar pisos, paredes, techos; 2. Revisar cerraduras y bisagras; 3. Revisar el mobiliario: sillas desajustadas, clavos o tornillos en pizarras, pupitres, estantes, mesas, etc.; 4. Revisar equipo: cables, focos, etc.; 5. Revisar tanque de agua, caeras, grifos; 6. Revisar tomas elctricos, lmparas, focos, cajas oxidadas, falta de tornillos, placas quebradas; 7. Revisar puertas, ventanas, etc. Para determinar necesidades de mantenimiento. Tarea quincenal: Mantenimiento a reservorios. Tareas mensuales: 1. Revisar muros y canales de desage; 2. Revisar cercas perimetrales; 3. Revisar cubiertas de techo; 4. Revisar cimentaciones y drenajes de aguas lluvias; 5. Limpieza del equipo, etc., para determinar necesidades de mantenimiento. Tareas anuales: 1. Pintar el centro educativo; 2. Reparar y pintar mobiliario con barniz; 3. Fumigar paredes, pisos y techos; 4. Revisin de fosa sptica, pozo de absorcin o campo de riego.

En qu consiste el mantenimiento correctivo? Son los trabajos de reparaciones mayores de la infraestructura, mobiliario y equipo, las cuales requieren mayor tratamiento y especializacin, trabajos orientados a la correccin de fallas de los elementos constructivos para restablecerlos a sus condiciones normales de funcionamiento. Qu debe entenderse por construccin de infraestructura? Construccin de las instalaciones educativas por reemplazo o ampliacin de reas de una infraestructura educativa: REEMPLAZO Centros Educativos acreditados que carecen de infraestructura adecuada y necesitan la construccin completa de las instalaciones fsicas. AMPLIACIN Ampliar o extender las instalaciones fsicas de un centro educativo acreditado.

II. NORMATIVA GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO CONSTRUCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

1. El MINED velar por que las instituciones oficiales posean la infraestructura y el mobiliario indispensable para desarrollar el proceso educativo. 2. Para la Construccin o Ampliacin de la Infraestructura Educativa corresponde al MINED, por medio de la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura, normar, controlar, autorizar, evaluar, coordinar, ejecutar, monitorear, supervisar, brindar asistencia tcnica, todo lo relacionado con la infraestructura educativa (espacios arquitectnicos de los centros educativos). 3. Los Consejos Directivos Escolares, las Asociaciones Comunales para la Educacin y los Consejos Educativos Catlicos Escolares, son responsables de planificar, presupuestar y administrar los recursos destinados al mantenimiento preventivo del edificio escolar, los padres y madres de familia, alumnos, docentes debern organizarse en comits de mantenimiento preventivo escolar.

4. Las inversiones en obras de infraestructura fsica ejecutadas en los edificios escolares pblicos, constituyen inversiones pblicas y se regirn por las normas tcnicas de control interno de la Corte de Cuentas de la Repblica.

5. Las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrn invertir en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar previa aprobacin por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el Ramo de Educacin, comodatos por 35 aos o ms a favor de ste o cuenten con ofertas de donacin o de comodatos y estn en trmite en el Departamento Jurdico del MINED. 6. Para la construccin de la infraestructura del edificio escolar deber considerarse la normativa del diseo del MINED, la legalidad del terreno, las condiciones fsico-ambientales, la orientacin Norte-Sur de las edificaciones; as como tambin, deber respetarse los diseos tipos vigentes del MINED en los diferentes niveles educativos (Parvularia, Bsica, Media y Especial). 7. El color oficial de los edificios escolares pblicos ser azul bandera, a una altura de repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las aulas estas sern pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas ser de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural, inmuebles privados, etc.). 8. En el caso de la Educacin Especial, los espacios siguen las normas generales aplicables a los espacios de Educacin Parvularia y Bsica en cuanto a la forma, dimensiones, iluminacin, ventilacin, etc., especificndose cambios en aspectos de seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulacin, as como en el rea de servicios sanitarios. Tambin deben considerarse rampas en todas las reas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los dems espacios del centro educativo y con terrenos colindantes. 9. Ninguna de las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE ACE y CECE) pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones pblicas, privadas u ONGS instalen tuberas, drenajes tendidos elctricos o de telefona en general o rtulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las instalaciones del edificio escolar. 10. Para la construccin de espacios fsicos recreativos, jardines, etc., deben considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo. 11. Los terrenos ofrecidos en donacin o comodato debern cumplir condiciones y reas mnimas y esto depender de la poblacin escolar y el nivel educativo que se pretende atender: 90 alumnos = 1,260 M2 180 alumnos = 2,520 M2 360 alumnos = 5,040 M2 Otros = consultar al MINED 12. Las modalidades de administracin escolar local, deben destinar en su presupuesto quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los cuales deben ser invertidos exclusivamente en ello.

III. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO CONSTRUCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

a. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO

El mantenimiento preventivo escolar, tiene como objetivos prevenir el deterioro de la infraestructura, mobiliario y/o equipo, a fin de conservarlo en ptimas condiciones de funcionamiento, distribucin adecuada de la infraestructura, higiene y ornato para contribuir con la calidad de la educacin; as como promover la participacin permanente y organizada de la comunidad educativa. A continuacin se presenta paso a paso el procedimiento a seguir: PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD Levanta un inventario de desperfectos o daos de las instalaciones, mobiliario y equipo del Centro Educativo elaborando ficha de inventario de daos (Anexo 1) apoyndose del mapa escolar. Organiza a la comunidad educativa en comit de mantenimiento los cuales rotarn en el ao escolar (Anexo 2). Priorizan y cuantifican de acuerdo a recursos disponibles las obras a realizar. Elaboran el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo del centro educativo (Anexo 3), el cual es incluido en el PEI y Plan Escolar Anual. Ejecuta actividades contempladas en el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo, con calidad. Informa a la comunidad educativa de los avances del Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo.

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local

3.

Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Preventivo Escolar

4.

5.

Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Preventivo Escolar Modalidad de Administracin Escolar Local

6.

Direccin Departamental de Educacin, por medio de sus Tcnicos de Enlace.

Da seguimiento a las establecidas en el Plan.

actividades

Informa de cualquier irregularidad a la Direccin de Diseo y Supervisin de

Infraestructura Educativa. 7. Direccin de Diseo y Da seguimiento y monitoreo a la ejecucin Supervisin de Infraestructura de las actividades de mantenimiento Educativa. establecidas en el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo.

MODELO DE INVENTARIO DE DAOS

EQUIPOS DE TRABAJO

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

IV.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO.

El mantenimiento correctivo, tiene como objetivo corregir el deterioro ocasionado por el uso y el paso del tiempo de la infraestructura, mobiliario y equipo; para prolongar su vida til. A continuacin se presenta paso a paso el procedimiento a seguir: PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Escolar Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Escolar ACTIVIDAD Identifican necesidades de mantenimiento correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o equipo. Priorizan y cuantifican de acuerdo disponibilidad financiera y autogestin. a

2.

Elaboran su Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Correctivo, y lo incorporan en el Plan Escolar Anual del Centro Educativo. Solicita a la Direccin Departamental el trmite de autorizacin del Plan de mantenimiento correctivo a la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura Educativa. Una vez autorizado el Plan, contrata los servicios de empresa, persona natural o persona calificada y/o compra los materiales en base a lo estipulado en el procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios. Ejecuta el plan informando semanalmente de avances y finalizacin (Anexo 4) de las obras o reparaciones a la Modalidad de Administracin Escolar Local. Da seguimiento a la ejecucin de las obras, informando a la modalidad de cualquier irregularidad, para que tomen las medidas pertinentes. Da seguimiento a la Administracin financiamiento del proyecto. del

3.

Modalidad de Administracin Escolar Local

4.

Modalidad de Administracin Escolar Local

5.

Proveedor del servicio y Modalidad de Administracin Escolar Local Comit de Mantenimiento

6.

7.

Modalidad de Administracin Escolar Local

Informa de cualquier irregularidad a la Direccin de Diseo y Supervisin de la Infraestructura Educativa.

8.

Direccin de Diseo y Supervisin de la Infraestructura Educativa

Monitorea, da seguimiento y recepciona las obras ejecutadas del proyecto a fin de que sea recibido a satisfaccin.

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

V.

CONSTRUCCIN DE INFRAESTRUCTURA (reemplazo o ampliacin). RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Escolar ACTIVIDAD Identifica la necesidad de ampliar o construir la infraestructura educativa, considerando los siguientes criterios: x Matrcula total x Matrcula turno mximo x Espacios fsicos con los que cuentan x Situacin legal del terreno x Nmero de secciones x Nmero de docentes Presentan sus necesidades a la Unidad de Gestin Educativa de la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Analiza las necesidades identificadas a nivel departamental de los centros educativos a construir y prepara consolidado a la Direccin Departamental de Educacin. Presenta solicitud acompaada del consolidado de Centros Educativos con necesidades de reemplazo o ampliacin a la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura. Recibe solicitud y verifica propuesta para incorporar a los proyectos de infraestructura, de acuerdo a la factibilidad financiera disponible. Comunica resolucin al Director Departamental de Educacin respectivo. 6. Direccin Departamental de Educacin. Informa sobre resolucin a las modalidades interesadas y a la Unidad de Gestin Educativa Departamental.

PASO 1.

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local

3.

Gestin Educativa Departamental

4.

Direccin Departamental de Educacin

5.

Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura Educativa.

DOCUMENTO 7 VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LA TRANSFERENCIA MENSUAL.

INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en los procesos financieros que conlleva la transferencia mensual a las Asociaciones Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones publicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del MINED. Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor esfuerzo para cumplir con este documento. El documento presenta los procedimientos relacionados con: A. Apertura de cuenta bancaria de la ACE B. Suscripcin de convenio de transferencia ACE-MINED C. Elaboracin de recibos a la ACE D. Transferencia a la ACE E. Incremento de secciones F. Cierre de secciones G. Pago de planillas mensuales al ISSS por el sistema tradicional H. Pago de planillas mensuales por sistema de facturacin directa al ISSS por la ACE I. Inscripcin de la ACE y del docente al ISSS J. Afiliacin de los docentes con las administradoras de fondo de pensiones K. Pago a las AFP L. Pago de la retencin de impuesto sobre la renta M. Comprobacin de gastos

I.

QU TRANSFERENCIAS RECIBE LA ACE?

Las Asociaciones Comunales para la Educacin reciben, la transferencia de fondos para el pago del servicio educativo de las secciones que administran; que incluye el rubro de Servicios Personales: Salario, Aguinaldo, Indemnizacin anual, sobresueldos por doble seccin, sobresueldo del Incentivo a la Ruralidad, los Aportes patronales y el Seguro de vida; y el rubro de Gastos de Operacin que incluye: material gastable y otros gastos por cada seccin, y la Transferencia del Bono de Calidad, segn el nmero de secciones que tenga.

II. QUINES PARTICIPAN EN LOS ASUNTOS FINANCIEROS DE LA ACE?

En estos asuntos financieros participan el Ministerio de Educacin, el Banco y la Junta Directiva de la ACE. El MINED, a travs de la Pagadura Departamental, ser la responsable de depositar mensualmente a la Directiva de la ACE el dinero para pagar el salario al maestro y al director, seguro de vida, sobresueldo por incentivo a la ruralidad, junto con el aporte patronal del seguro social salud (ISSS), y el aporte patronal de pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP) y otros gastos de operacin de cada una de las secciones que administran. Y en un solo pago, en el ltimo mes del ao el aguinaldo y la indemnizacin anual. Y en funcin de la evaluacin que realiza el MINED se realiza el pago anual del bono de desempeo institucional. La relacin con el Banco, inicia a partir de la apertura de cuenta corriente por el Presidente y Tesorero de la ACE, y continua con otros servicios, como el envo o entrega del Estado de Cuentas y respuestas que la ACE requiera sobre el saldo de la cuenta. Por su parte, la Directiva de la ACE debe cumplir con estas obligaciones: x x Administrar el dinero, tal como lo establece el MINED. Emitir todos los meses los cheques para el pago del Salario lquido al docente, las retenciones de Ley al docente, el ISSS salud, y el aporte por pensin (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP) patronal, la renta del docente, el material gastable y los otros gastos. Llevar el control mensual de los ingresos y los gastos. Archivar todos los recibos y facturas de los gastos mensuales.

x x

III.

QU ES LA TRANSFERENCIA?

Es la cantidad de dinero que el Ministerio de Educacin deposita en la cuenta bancaria de la ACE para cubrir los compromisos de pago establecidos para el funcionamiento de los servicios educativos.

TRANSFERENCIA MENSUAL SERVICIOS PERSONALES Salario nominal Sobresueldos Incentivo a la Ruralidad Aportaciones patronales GASTOS DE OPERACIN Material gastable x (Enero-Septiembre) x Otros gastos

x x x x

TRANSFERENCIA ANUAL SERVICIOS PERSONALES Aguinaldo Indemnizacin anual Seguro de vida GASTOS DE OPERACIN Bono de la calidad u otros.

x x x

Veamos en detalle los Servicios Personales: x SALARIO A PAGAR A LOS DOCENTES

El salario de los docentes se deposita todos los meses del ao (12 meses). El salario al docente debe cancelarse la ltima semana de cada mes, y el docente debe entregar un recibo al Presidente o Tesorero. (Ver Modelo de recibo de pago al docente en Anexo 1). De este salario se hacen los descuentos por ISSS salud, AFP (ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP, IPFA) y la renta. El dinero o saldo que queda despus de hacer los descuentos se llama: SALARIO LQUIDO A PAGAR AL DOCENTE.

TABLA 1 TABLA DE DEDUCCIONES AL TRABAJADOR

SAP/AFP ENTIDAD CRECER CONFIA COTIZACIN 3.25% 3.25% COMISIN 2.95% 3.00% SALUD 3.00% 3.00%

ISSS INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE 7.00% 7.00%

Los valores anteriores, estn sujetos a cambio, de acuerdo al revalu que establece la Ley de Pensiones. El descuento de Renta, se aplicar conforme a lo establecido en la Ley de Impuesto sobre la Renta vigente. x SOBRESUELDOS.

Para el caso de los docentes que laboran en el Programa EDUCO, el MINED deposita mensualmente los sobresueldos de los docentes que trabajan doble seccin, y un sobresueldo por trabajar en reas rurales distantes y de difcil acceso; que lo conocemos como incentivo a la ruralidad. x AGUINALDO.

Es una compensacin en efectivo que la ACE entrega al docente por los servicios prestados durante el ao de trabajo. Esta compensacin se entrega en el mes de diciembre, y es equivalente al 50% del sueldo base. (Ver Modelo de recibo en Anexo 2). o o o Si el docente trabaja el ao completo o los ltimos seis meses del ao, tiene derecho al aguinaldo completo que equivale al 50% del salario base. Si el docente ha trabajado menos de 6 meses, el aguinaldo es proporcional. Si el docente es despedido tiene derecho a su aguinaldo en forma proporcional al tiempo de trabajo, conforme lo establece el Art. 202 del Cdigo de Trabajo. En este caso la Junta Directiva deber presentar solicitud de incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o ltimos 6 meses. x INDEMNIZACIN ANUAL.

Esta indemnizacin equivale a un salario base, y se deposita en diciembre de cada ao, a los trabajadores que prestaron sus servicios durante el ao de trabajo. Si el docente es despedido tiene derecho a la indemnizacin en forma proporcional al tiempo de trabajo. En este caso la Junta Directiva de la ACE deber presentar solicitud de

incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o ltimos 6 meses. (Ver Modelo de recibo en Anexo 3) x INCENTIVO A LA RURALIDAD

Esta cantidad de dinero se entrega todos los meses al docente como sobresueldo por trabajar en reas rurales distantes y de difcil acceso. x PAGO DE OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE.

La Junta Directiva de la ACE (como Patrono del Docente), recibe en la transferencia mensual lo equivalente para pagar del Seguro Social Salud (ISSS), y a las aportaciones patronales por pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP). Este dinero lo recibe la ACE durante los doce meses del ao. Lo que recibe la ACE como patrono del docente ms lo que descont al docente para el ISSS salud, y la Renta; se suman y se pagan en las oficinas del ISSS o en el Banco; en el Ministerio de Hacienda o en el Banco lo que corresponde a la renta, llenando los formularios correspondientes. Para el control de estos descuentos al docente, se llevar un control anual de las deducciones por docente (Ver modelo en el Anexo 4). Para el pago de la renta deducida al docente, se llena y presenta el formulario DECLARACIN MENSUAL DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO. (Ver modelo en el Anexo 5). Los pagos de ISSS se realizan segn calendario del ISSS y el AFP y renta se pagan en los primeros diez das hbiles de cada mes. Los das hbiles son de lunes a viernes, dado que la mayor parte de instituciones bancarias y de gobierno, trabajan esos das.

TABLA 2 TABLA DE APORTES PATRONALES

SAP/AFP ENTIDAD COTIZACIN CRECER 6.75% CONFIA 6.75% ISSS INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE 7.00% 7.00%

SALUD 7.50% 7.50%

ANEXO 1 MODELO DE RECIBO DE PAGO A DOCENTES

ANEXO 2 MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE AGUINALDO A DOCENTES

ANEXO 3

MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE INDEMNIZACIN ANUAL AL DOCENTE

ANEXO 4

MODELO DE CONTROL ANUAL DE DEDUCCIONES DOCENTE

POR

ANEXO 5

Veamos en detalle los Servicios Profesionales x COMPRAS DE MATERIAL GASTABLE.

El material gastable son los bienes o cosas que le ayudan al maestro para dar las clases y a los nios y nias les faciliten comprender mejor y con mayor facilidad la clase. Este dinero solamente se deposita por nueve meses, o sea de Enero a Septiembre. Estos materiales pueden ser: x x x x x Gastable, como yeso, plastilina, papelera de diferente textura y color, etc. Visual, como lminas, mapas, carteles y otros. Juguetes y Juegos educativos para zonas de trabajo de parvularia, para primer grado de educacin bsica. tiles de enseanza, como esferas, comps, juegos de geometra, bacos, libros de cuentos y otros. Deportivos: pelotas para la prctica de diferentes ramas deportivas, redes y otros

El maestro debe presentar a la Junta Directiva de la ACE, la lista del material (que contenga: nombre del material solicitado; especificaciones tcnicas del material, marca; cantidad y precio) que va ocupar cada mes. No se debe entregar el dinero al maestro para que ellos hagan las compras, porque por mandato de Ley no estn autorizados. El dinero para la compra de material gastable no puede ocuparse para hacer celebraciones o para otras cosas, que las mencionadas anteriormente. DEBE GASTARSE OPORTUNAMENTE EN EL AO. x OTROS GASTOS.

Son depsitos que el Ministerio de Educacin hace durante los doce meses del ao para que los miembros de la Junta Directiva de la ACE puedan pagar su transporte, comprar sellos, comprar la chequera, certificacin de cheques y para el mantenimiento del aula. x BONO DE LA CALIDAD.

Estos fondos se transfieren con el objetivo de contribuir a satisfacer las necesidades prioritarias de material educativo, gastos de operacin y capacitacin local de los centros educativos, en los niveles de Parvularia, Bsica y Media, orientados a mejorar la calidad de los servicios que ofrecen a los nios, nias y jvenes.

Los gastos dentro de este Bono se regulan mediante normativa que extiende el Ministerio de Educacin cada ao.

IV. CMO SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA MENSUAL DE FONDOS?

La Direccin Departamental de Educacin, es la entidad del MINED responsable de legalizar y transferir los fondos mensuales. Para legalizarse la transferencia, la ACE debe tener su cuenta bancaria aperturada y sus miembros actuales reconocidos en la Direccin Departamental de Educacin. La legalizacin de la transferencia consiste en la firma del Convenio de transferencia ACEMINED; del recibo y nota de congelamiento de fondos en el banco. Finalizada esta legalizacin se efecta la transferencia a la Cuenta bancaria de la ACE.

A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA DE LA ACE PASO 1. RESPONSABLE Coordinacin de Gestin Educativa Departamental ACTIVIDAD Solicita a la ACE, apertura de la cuenta bancaria con el nombre que aparece en la personera jurdica, por medio del Tcnico de Enlace. Aperturan cuenta corriente en el Banco que les quede ms cercano a su Centro Escolar. Asigna nmero de cuenta y entrega copia del contrato de apertura de cuenta corriente. Presentan copia del contrato de apertura de cuenta corriente a la Coordinacin de Gestin Educativa Departamental. Genera el registro de la Cuenta Bancaria en el Sistema de Transferencia de la ACE.

2.

Presidente y Tesorero de la ACE Institucin Bancaria Presidente y Tesorero de la ACE Coordinacin de Gestin

3.

4.

5.

Educativa Departamental

B. SUSCRIPCIN DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA ACE-MINED

PASO 1.

RESPONSABLE Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

2.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental Presidente y Tesorero de la ACE Director Departamental de Educacin Director Departamental de Educacin y miembros de la ACE Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

3. 4. 5.

ACTIVIDAD Con el Acuerdo de personera jurdica firmado por el Despacho Ministerial y dems documentacin legal registra informacin en el sistema de transferencia de la ACE, para elaboracin de Convenio, Recibo Mensual y Nota de autorizacin al Banco para congelar los fondos. Elabora convenio de transferencia y convoca a la ACE para celebracin del mismo. (Ver modelo en Anexo 6) Se presenta a la Coordinacin de Gestin Educativa para firma de Convenio. Le dan lectura al Convenio, sellan y firman. Entrega convenio legalizado en original al Representante legal de la ACE (Presidente) y una copia a la Coordinacin de Gestin Educativa Recibe copia de Convenio legalizado y lo enva a la Pagadura Departamental para trmite de fondos.

6.

ANEXO 6

MODELO DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN (ACE)

Nosotros, CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES, mayor de edad, LICENCIADO EN _____________________, mayor de edad, del domicilio de NUEVA SAN SALVADOR , actuando en carcter de Director Departamental de Educacin y que en adelante se llamar Ministerio de Educacin; y por otra parte el seor MANUEL DE JESUS CRDOVA GONZLEZ, mayor de edad y de ocupacin ALBAIL, del domicilio de COL. LA ESPERANZA, LOTIFICACIN EL CHAPARRAL 2, POLGONO 4, LOTE 27, CANTN EL CAPULN, COLN, con Documento de Identidad No. 005348-3, extendido en Coln el 28 de septiembre de 1993; quin actuar en representacin de la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) del Casero Colonia La Esperanza, Cantn El Capuln, Jurisdiccin de Coln, La Libertad, que administra el Centro Escolar CENTRO ESCOLAR CASERO COLONIA LA ESPERANZA, C/ EL CAPULN, con cdigo 68014, ubicado en CASERO COL. LA ESPERANZA, CANTN EL CAPULN, J/COLN, LA LIBERTAD, celebran el presente convenio de prestacin de servicios educativos, en la que se atender:
SECCIONES SUELDO BASE SOBRE SUELDO ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS NOMBRAMIENTO DIRECTOR

NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL

TOTAL

MARCO LEGAL:
Para el presente convenio entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE), se tomar como base: o o El artculo 79, prrafo 2 de la Ley General de Educacin Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin (ACE)

V.

OBJETO:

El objeto del presente convenio es establecer los trminos y condiciones en que el Ministerio de Educacin transferir Asociacin Comunal para la Educacin (ACE), recursos financieros provenientes del presupuesto del Ministerio de Educacin y de Cooperacin de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales, para alcanzar los fines de la Educacin Nacional.

VI.

OBJETIVOS DEL CONVENIO

El presente Convenio regular las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes: A. Para prestar los servicios educativos en los niveles y modalidades de atencin autorizados por el MINED, en su comunidad. B. Fortalecer en la Asociacin Comunal Para La Educacin (ACE), su capacidad de administracin y gestin al utilizar procesos democrticos de funcionamiento al interior del centro educativo. C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y docentes en busca de una calidad educativa.

VII. RESPONSABILIDADES EDUCACIN:

DEL

MINISTERIO

DE

A. Determinar y transferir fondos a la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE), las veces que estime conveniente, para la ejecucin de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad educativa en los niveles de Educacin Parvularia, Bsica y Media. B. El Ministerio de Educacin asignar fondos complementarios a la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE); para el pago de indemnizaciones y complementacin de salarios, por motivo de despido, licencias concedidas y pago de salarios al personal docente becado por convenios celebrados con otras instituciones. C. Podr asignarse fondos adicionales cuando el Ministerio de Educacin estime conveniente, emitiendo acuerdo ejecutivo. D. Proporcionar capacitacin a y/o asistencia tcnica a miembros de la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE); maestros y director que estos contraten, en las reas que se requiera el buen desarrollo del proceso educativo.

E. Hacer cumplir el Reglamento Especial de las ACE, Normas Tcnicas, instructivos y de ms documentos de apoyo, para la administracin de fondos. F. Garantizar la existencia de un promedio de veintiocho alumnos por seccin, para los niveles de Parvularia, Bsica y Media, excepto en casos donde haya aulas especiales que podrn tener de 3 a doce alumnos por seccin. G. Congelar los fondos total o parcialmente cuando las instancias respectivas comprueben cualquier irregularidad en la administracin de estos fondos o cuando as convenga a los intereses del Estado. H. Liquidar los fondos transferidos durante el periodo de vigencia de la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) I. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas establecidas en este convenio y otros que el Ministerio de Educacin disponga, determine o establezca. J. Este convenio tendr una duracin de __________meses, contados a partir de esta fecha pudiendo ser prorrogados por un periodo igual de conformidad a lo establecido por el Ministerio de Educacin toda vez que se cumplan las obligaciones contradas por ambas partes. Podrn darlo por terminado de comn acuerdo o en forma unilateral por parte del Ministerio de Educacin, cuando no se estn cumpliendo con los objetivos establecidos. K. Este convenio se regir por las disposiciones del Reglamento especial de las ACE. Dado por decreto ejecutivo 45 de fecha 30/04/1998, la Modalidad declara que ha recibido copia del reglamento referido, el cual conoce, acepta y obliga a cumplir en todas sus partes.

VIII. RESPONSABILIDADES DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN (ACE), que en adelante se denominar Modalidad:
A. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para el desarrollo de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de educacin, mejorar la gestin o promover programas de educacin integral y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente convenio; as como el cumplimiento de las normas administrativas, instructivos, procedimientos y documentos de apoyo dados por el Ministerio de Educacin o instituciones contralores del Estado. B. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener una matrcula de veintiocho alumnos por seccin en los niveles de Parvularia, Bsica y Media, en las secciones de aula especial mantener de tres a doce alumnos por seccin, preservar la calidad del proceso de enseanza aprendizaje conforme a los

requisitos establecidos por el Ministerio de Educacin, a colaborar con la organizacin de la escuela de padres, usar exclusivamente la infraestructura para fines educativos y mantener en buen Estado los bienes, adquiridos con fondos provenientes del Ministerio de Educacin, as como los otros mobiliario y equipo, que proporcione el mismo y otras instituciones. C. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener registros y cuentas separadas que muestren todos los recursos disponibles y gastos efectuados en relacin con los servicios prestados, as como llevar los libros de ingresos y gastos, debidamente autorizados por la Direccin Departamental de Educacin, en donde se reflejen los ingresos obtenidos, los gastos y los saldos correspondiente actualizados. D. La Modalidad, deber poseer y resguardar los comprobantes de los gastos efectuados, as como los documentos de liquidacin de los bonos transferidos, deber proporcionar a solicitud de auditorias internas o externas todo tipo de documentacin relacionado con los fondos transferidos a fin de que sean revisados para establecer el correcto uso de los mismos. E. Ser responsabilidad de la Modalidad tramitar oportunamente los fondos suficientes para responder en casos de incapacidad, interinatos o indemnizaciones. F. Ser responsabilidad de la Modalidad permitir el acceso a personal autorizado del Ministerio de Educacin a las instalaciones del centro escolar para que sean examinados los elementos financiados con recursos del Ministerio de Educacin. G. La Modalidad deber llevar un registro de tiempo de servicio del personal docente y administrativo, respaldado con el original del contrato y una copia de la constancia de trabajo que cada ao se emitir a los empleados. H. La Modalidad proporcionara los servicios que tenga a su disposicin a fin de complementar debidamente los bienes provedos por el Ministerio de Educacin para la prestacin de los servicios bajo su cargo. Tales recursos podrn consistir en mano de obra, materiales, infraestructura u otros. I. La Modalidad est obligada a reintegrar al Ministerio de Educacin los fondos comprobados como faltantes de una auditoria realizada en un periodo determinado.

IX.

MODIFICACIONES:

El presente Convenio podr ser modificado por cualquier circunstancia mediante Adenda o Resolucin, emitida por el Ministerio de Educacin. Dado en la ciudad de _____________________, el __________ del mes de __________________; del ao 200___. Firma _____________________________ Nombre CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES N DUI: Representante del MINED Firma ______________________________ Nombre MANUEL DE JESS CRDOVA N DUI: Presidente de la ACE.

C. ELABORACIN DE RECIBOS A LA ACE PASO 1. RESPONSABLE Coordinacin de Gestin Educativa Departamental ACTIVIDAD Actualiza informacin de la ACE sobre secciones, cambio de miembros u otros aspectos legales y financieros en el Sistema de Transferencia a la ACE, genera las transferencias correspondientes al mes y elabora el Recibo mensual y nota de autorizacin del Banco para congelar fondos. La nota al Banco se tramita una sola vez al ao. Elabora el recibo de transferencia mensual (Ver Modelo en Anexo 7) y nota al Banco para congelar fondos. Enva recibos a la ACE y nota del Banco por medio del Tcnico de Enlace, para su firma. Recibe, revisa, firma y sella los recibos y nota del Banco. Entrega documentos firmados al Tcnico de Enlace. Recibe recibos ya firmados y nota del Banco y los legaliza en el Sistema de Transferencia a la ACE. Remite los recibos y nota del Banco a la Pagadura Auxiliar Departamental para el trmite de transferencia de fondos a la ACE.

2.

3.

4.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental Coordinacin de Gestin Educativa Departamental Asociacin Comunal para la Educacin

5.

6.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

ANEXO 7

MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS

POR US$ 1,550.06 Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de SANTA ANA fondos provenientes de GOES la cantidad de UN MIL QUINIENTOS CINCUENTA 06/ 100 DLARES (US$ 1,550.06); Transferencia de Fondos por Servicios Educativos prestados en el mes de julio del 2002, en representacin de la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE), que administra el CENTRO ESCOLAR CASERO SAN JORGE, C/MALPASO. Cdigo N 60022 ubicado en: Casero: SAN JORGE Cantn: MAL PASO Municipio: METAPN Departamento: SANTA ANA Fecha de emisin del recibo: 20/07/2002 No. de Cuenta de la ACE: 004301000008545 Banco: BANCASA

________________________________ _______________________________ Presidente Tesorero TRNSITO DE JESS GUERRA MIGUEL ANGEL UMAA LEMUS D.U.I. 4-3-021944 D.U.I. 4-3-0011638

ANEXO 7

DETALLE DE GASTOS
JULIO 2002 Fecha de emisin del recibo: 20/07/2002 Banco: BANCASA

Cdigo No.: 60022 N de cuenta de la ACE: 004301000008545

SALARIO, PREST. AGUINALDOS PARVULARIA SUELDO BASE SALARIO RURALIDAD MATERIAL GASTABLE OTROS GASTOS APORTE PATRONAL ISSS APORTE PATRONAL AFP BSICA SUELDO BASE SALARIO RURALIDAD MATERIAL GASTABLE OTROS GASTOS APORTE PATRONAL ISSS APORTE PATRONAL AFP SOBRESUELDO SALARIO RURALIDAD MATERIAL GASTABLE OTROS GASTOS APORTE PATRONAL ISSS APORTE PATRONAL AFP

No. DE SECCIONES 1

MONTO POR SECCIN

MONTO TOTAL

398.29 40 22.86 11.43 47.49 19.91 1 398.29 40 22.86 11.43 47.79 19.91 2 137.14 40 22.86 11.43 16.46 6.86

398.29 40 22.86 11.43 47.49 19.91

398.29 40 22.86 11.43 47.79 19.91 274.28 80 45.72 22.86 32.92 13.72

D. TRANSFERENCIA MENSUAL A LA ACE

PASO 1.

RESPONSABLE Coordinacin de Gestin Educativa Departamental Pagadura Auxiliar Departamental

2.

ACTIVIDAD Remite los recibos firmados a la Pagadura Auxiliar Departamental, para el trmite de transferencia de fondos a la ACE. Recibe recibos y verifica firmas contra actas de eleccin o constitucin de la ACE. Elabora Requerimiento de Fondos y lo cierra en el Sistema de Transferencia mensual a la ACE. Enva Requerimiento Financiera. a la Gerencia

3.

Gerencia Financiera

Recibe Requerimiento y verifica fondos revisa y consolida requerimientos. Tramita fondos ante el Ministerio de Hacienda. Recibe fondos y los transfiere a las Pagaduras Auxiliares Departamentales.

4.

Pagadura Auxiliar Departamental

Recibe los fondos. Elabora Planilla contra requerimiento y la enva al Banco para la transferencia de fondos a la cuenta bancaria de la ACE. Comunica a la ACE el depsito realizado Efectuada la transferencia, cierra la Planilla en el Sistema de transferencia a la ACE.

E. INCREMENTO DE SECCIONES EN UNA ACE.

PASO 1.

RESPONSABLE Asociacin Comunal de la Educacin. Direccin Departamental de Educacin

2.

ACTIVIDAD Solicita a la Direccin Departamental el incremento de una nueva seccin para el centro educativo. x Recibe solicitud y verifica necesidad en la comunidad. x Hace un listado de requerimientos y analiza disponibilidad de fondos en la Direccin Departamental por fuente de financiamiento. x Dependiendo del financiamiento se pueden dar las dos situaciones siguiente: x Si cuenta con financiamiento para el incremento. En este caso deber obviar los pasos del 3 al 7 de este procedimiento x Enva listado y anlisis a la Direccin Departamental de Educacin para su aprobacin Recibe y revisa listado; y de estar de acuerdo aprueba el incremento Devuelve la aprobacin a Gestin Educativa. Enva solicitud a la Direccin Nacional de Gestin Educativa

3.

Coordinacin de Gestin Educativa Departamental Director (a) Departamental de Educacin

4.

x x

5.

6.

Director (a) Departamental de Educacin Direccin Nacional de Gestin Educativa

Enva solicitud a la Direccin Nacional de Gestin Educativa x x Elabora un consolidado de los incrementos autorizados, a nivel Nacional. Enva a la Oficina de comunicacin Social para su publicacin. Publica las secciones por Departamento y por centro educativo.

7.

Oficina de Comunicacin Social Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

8.

Una vez recibida la autorizacin de la nueva seccin actualiza el incremento en el sistema mecanizado EDUCO. x Emite 3 Resoluciones modificativas al Convenio de Transferencia de fondos entre

x 9. Director (a) Departamental de Educacin. Coordinacin de Gestin Educativa Departamental

el MINED y la ACE, en original (Anexo 8) Pasa a firma del Director Departamental las Resoluciones

Revisa firma y devuelve a Gestin Educativa las Resoluciones. Recibe y distribuye las resoluciones as: x Una para la ACE. x Una al expediente departamental de la ACE. x Una para la Pagadura Departamental Recibe Resolucin para su expediente, y para efectuar la contratacin del docente.

10.

11.

Asociacin Comunal para la Educacin

ANEXO 8

RESOLUCIN MODIFICATIVA N_________ AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN

Direccin Departamental de Educacin de Usulutn, a los veinticuatro das del mes de febrero del dos mil tres.

CONSIDERANDO: 1. Que mediante la suscripcin del convenio de transferencia de fondos de fecha veintiuno de enero del dos mil tres entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) del Casero ___________________________, Cantn ___________________________, Municipio ______________________, Departamento ___________________, cdigo _______; se estipulo que la ACE prestara los servicios educativos para atender las siguientes secciones:

NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL

SECCIONES SUELDO BASE SOBRE SUELDO ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS 1 1 0 0 3 2 0 0 0 0 0 0 4 3 0 0

NOMBRAMIENTO DIRECTOR 0 0 0 0

TOTAL 2 5 0 7

2. Que por el crecimiento en la demanda de los servicios educativos que presta la ACE, se estima que es necesario crear:

SECCIONES NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL SUELDO BASE 1 3 0 4 SOBRE SUELDO 0 0 0 0 DIRECTOR UNICO 0 0 0 0 TOTAL 1 3 0 4

POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Direccin Departamental, RESUELVE: I. Modificar el Convenio suscrito con fecha veintiuno de enero del dos mil tres a partir de______________ ; en el sentido de que el nmero de secciones que atender la misma ser de conformidad a lo siguiente:

NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL

SECCIONES SUELDO BASE SOBRE SUELDO ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS 1 2 0 0 3 5 0 0 0 0 0 0 4 7 0 0

NOMBRAMIENTO DIRECTOR 0 0 0 0

TOTAL 3 8 0 11

II.

En todo lo dems queda vigente el referido Convenio. COMUNQUESE.

DIOS UNIN LIBERTAD JORGE ALBERTO ESPERANZA Director Departamental de Educacin JAER / SEP

F. CIERRE DE SECCIONES DE UNA ACE

PASO 1.

RESPONSABLE Direccin Departamental de Educacin

x 2. Tcnico de la Direccin Departamental de Educacin

ACTIVIDAD Identifica sub-utilizacin de los servicios profesionales docentes en el Centro Educativo que administra la ACE. Enva a un tcnico a verificar el cierre de la(s) seccin(es). Solicita a la ACE la documentacin financiera de los rubros establecidos para el pago del servicio de la seccin, del perodo fiscal vigente. Solicita a Pagadura Departamental el monto y fuente de financiamiento, de la transferencia mensual de la seccin, correspondiente al ejercicio fiscal en que se cierra. Realiza la liquidacin de los fondos y de haber saldo da instrucciones a la ACE para que reintegre a la Pagadura Departamental (Anexo 9). Devuelve documentacin de respaldo a la ACE Elabora Acta de Cierre de la seccin, en el Libro de Actas de la ACE, la cual ser firmada por todos miembros de la Junta Directiva, con el visto bueno del Tcnico de la Direccin Departamental de Educacin (Anexo 10) Con la colaboracin del Tcnico de la Departamental de Educacin certifica copia del Acta (Anexo 11) Si hay reintegro por la ACE, lo deposita a la cuenta correspondiente dependiendo de la fuente de financiamiento

x x

x 3. Secretario de la ACE x

4.

Pagadura Departamental

5.

Direccin Departamental de Educacin

x x

Actualiza el cierre de la seccin en el sistema mecanizado EDUCO Emite Resolucin Modificativa al Convenio de Transferencia de Fondos entre el Ministerio de Educacin y la ACE por cierre de secciones (Anexo 12), la cual deber ser firmada por el Director Departamental de Educacin.

ANEXO 9

LIQUIDACIN FINANCIERA DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS A LA SECCIN EN EL LTIMO EJERCICIO FISCAL

ANEXO 10

MODELO DE ACTA DE CIERRE DE UNA SECCIN

ANEXO 11

MODELO DE CERTIFICACIN DE ACTA

ANEXO 12

Direccin Departamental de Educacin de USULUTN, a los quince das del mes de enero del dos mil tres.
CONSIDERANDO: 1. Que mediante la suscripcin del Convenio de transferencia de fondos de fecha veinte de febrero del dos mil tres entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) del Casero, Cantn ISLA SAN SEBASTIN, Municipio SAN DIONISIO, Departamento USULUTN, cdigo 80127; se estipul que la ACE prestara los servicios educativos para atender las siguientes secciones: RESOLUCIN MODIFICATIVA No.11-0002-03 AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN

NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL

SECCIONES SUELDO BASE SOBRE SUELDO ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS 1 0 0 0 4 0 4 0 0 0 0 0 5 0 4 0

NOMBRAMIENTO DIRECTOR 0 0 0 0

TOTAL 1 8 0 9

2. Que por disminucin en la demanda de los servicios educativos que presta la ACE, se estima que es necesario cerrar:

SECCIONES NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL SUELDO BASE 0 1 0 1 SOBRE SUELDO 0 0 0 0 DIRECTOR UNICO 0 0 0 0 TOTAL 0 1 0 1

POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Direccin Departamental, RESUELVE: I. Modificar el Convenio suscrito con fecha veinte de febrero del dos mil tres a partir del 28/02/2003; en el sentido de que el nmero de secciones que atender la misma ser de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES SUELDO BASE SOBRE SUELDO ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS 1 0 0 0 3 0 4 0 0 0 0 0 4 0 4 0 NOMBRAMIENTO DIRECTOR 0 0 0 0

NIVEL PARVULARIA BSICA MEDIA TOTAL

TOTAL 1 7 0 8

II.

En todo lo dems queda vigente el referido Convenio. COMUNIQUESE.

DIOS UNIN LIBERTAD JORGE ALBERTO ESPERANZA Director Departamental de Educacin JAER / SEP

V. CULES SON LAS OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE CON EL ISSS, LA AFP Y EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CON LAS DEDUCCIONES DEL ISSS, AFP Y EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DEL DOCENTE?
OBLIGACIONES CON EL INSTITUTO SALVADOREO DEL SEGURO SOCIAL. x PAGO DE PLANILLAS AL ISSS.

Todos los meses la Junta Directiva de la ACE debe pagar las planillas mensuales en las Oficinas del ISSS o en los Bancos autorizados, segn el calendario del ISSS cada mes. Para ello existen dos sistemas: el tradicional y el sistema de facturacin directa.

A. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES AL ISSS POR EL SISTEMA TRADICIONAL

PASO 1.

RESPONSABLE Presidente o Tesorero de la ACE

2. 3. 4.

Presidente o Tesorero de la ACE Presidente de la ACE Presidente o Tesorero de la ACE

x x x

ACTIVIDAD Se presentan a retirar planillas a Oficinas administrativas del ISSS ubicadas en hospitales o consultorios de las cabeceras departamentales. Elaborar y revisan la planilla Firma la planilla Se presentan a cancelar o depositar las planillas en el departamento de cobranza del ISSS o en Oficinas Administrativas de Hospitales o Consultorios de Cabeceras Departamentales segn calendario del ISSS. Si las planillas se dejan en depsito en el Banco, se cancelaran al efectuarse las remesas mensuales hecha por la Pagadura Departamental. Canceladas las planillas, retiran los certificados patronales y los entregan a los docentes.

5.

Presidente o Tesorero de la ACE

B. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES POR SISTEMA DE FACTURACIN DIRECTA AL ISSS

PASO 1. 2.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Instituto Salvadoreo del Enva las planillas ya elaboradas Seguro Social Presidente o Tesorero de Se presentan a las Oficinas Administrativas del la ACE ISSS ubicadas en los Hospitales de las Cabeceras departamentales a retirar las planillas ya elaboradas segn calendario ISSS. Presidente o Tesorero de Reciben y revisan planillas elaboradas la ACE Presidente de la ACE Firma la planilla. Presidente o Tesorero de Realizan el trmite de pago de la planilla en el la ACE Banco de acuerdo al calendario del ISSS.

3. 4. 5.

En el caso que el Ministerio de Educacin no haya depositado los fondos asignados del mes, se revisan las planillas y se dejan en depsito en la Oficina Administrativa del ISSS, ubicados en los Hospitales regionales de cada Cabecera departamental para no incurrir en multa por no presentar las planillas en las fechas previstas. x AFILIACIN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL INSTITUTO SALVADOREO DEL SEGURO SOCIAL.

La afiliacin de la ACE al ISSS es una sola vez. En el caso de los docentes si ya esta inscrito al ISSS, entregara su numero de afiliacin y en el caso de un docente no afiliado, se tendr que inscribir al ISSS. C. INSCRIPCIN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL ISSS

PASO 1.

RESPONSABLE Miembros de la Junta Directiva de la ACE

ACTIVIDAD Presentan al Departamento de Inspeccin del ISSS con copia de los siguientes documentos: al Departamento de x Presentan Inspeccin del ISSS con copia de los siguientes documentos: x Acuerdo de Personalidad Jurdica firmado. x Acta de constitucin de ACE-MINED. x Contrato Docente-ACE x DUI del Presidente de la ACE y del docente.

x 2. 3. 4. 5. Presidente de la ACE Presidente de la ACE Docente ISSS

Fotografa tamao cedula del docente.

Llena la documentacin de inscripcin, ayudado por un empleado del ISSS. Retira de las Oficinas del ISSS el carn de la ACE. Retira de las Oficinas del ISSS el carn de afiliacin. Lleva registro actualizado del docente.

OBLIGACIONES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES. x AFILIACIN DE LOS DOCENTES A LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS PARA PENSIONES.

En el caso de la afiliacin de los docentes a las Administradoras de Fondos para Pensiones, estn obligados todos los empleados pblicos y privados menores de 36 aos de edad, esta afiliacin debe ser personal. Para los docentes mujeres de 36 a 50 aos o hombres de 36 a 55 aos, pueden optar por una AFP o por el sistema pblico de pensiones del ISSS. En el caso, de docentes mujeres mayores de 50 aos o hombres mayores de 55 aos, debern quedarse en el sistema pblico de pensiones del ISSS. El trmite de pago de planillas de la AFP, lo realizan el presidente o tesorero de la ACE, en los bancos y financieras designadas por las AFP. Los pagos de las planillas se realizan en los primeros 10 das hbiles del mes siguiente, en que se devengaron las cotizaciones. La omisin absoluta del pago de la cotizacin, dentro del plazo legal sealado, se sancionar con una multa del veinte por ciento de la cotizacin no pagada ms un recargo moratorio del dos por ciento por cada mes o fraccin. (Articulo 161, numeral 1 de la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones). La afiliacin del docente es efectiva, cuando recibe copia del contrato con el NUP asignado por la Superintendencia de Pensiones. Para elaborar la planilla de la AFP, el nmero de docentes debe ser menos de 50 personas. Si el contrato no fuera remitido en el periodo que establece la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones, (en los ultimas cinco das de cada mes); las cotizaciones pagadas deben ser pagadas en el Instituto Salvadoreo del Seguro Social (ISSS) en planillas provisionales.

D. AFILIACIN DE LOS DOCENTES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDO DE PENSIONES PASO 1. RESPONSABLE AFP x ACTIVIDAD Visita las escuelas para reunir a los docentes y explicar el funcionamiento de las Administradoras de Fondo para Pensiones Afilian a los docentes Tramitan la documentacin con la Superintendencia de Pensiones Remite contrato aprobado a la AFP Recibe contrato aprobado. Remite contrato a la ACE Recibe y revisa el contrato. Si el contrato tuviere inconsistencia en el nmero de NIT o en el nombre del Cantn o Casero, lo remite para su correccin a la AFP Recibe contrato con observaciones. Corrige y remite nuevamente el contrato a la Junta Directiva de la ACE. Recibe y revisa el nuevo contrato legalizado Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros 10 das. Lleva registro actualizado del docente.

2. 3. 4. 5. 6.

Junta Directiva de la ACE Junta Directiva de la ACE AFP AFP AFP

x x x x x x

7. 8.

Superintendencia Pensiones AFP

de

x x

9. 10

Junta Directiva de la ACE AFP

x x

11.

AFP

Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros 10 das hbiles de cada mes, en bancos autorizados por las AFP. E. PAGO A LAS AFP

PASO 1. 2.

RESPONSABLE ACTIVIDAD Presidente y Tesorero de x Revisa contratos de las AFP la ACE Nmero de NUP x Tesorero de la ACE Llena las planillas de cada AFP.

3. 4. 5.

Tesorero de la ACE AFP o Banco Tesorero de la ACE

Se presenta a la AFP o Banco autorizado a realizar el pago. Entrega recibo de pago efectuado en el mes. Archiva el recibo de la AFP.

EL PAGO DE LA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/. OBLIGACIONES CON EL MINISTERIO DE HACIENDA. x PAGO DE LA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

La renta retenida mensualmente al docente o retenciones por prestacin de servicios prestados a la ACE, debern cancelarse en las delegaciones fiscales o en los bancos autorizados durante los primeros diez das hbiles de cada mes. F. EL PAGO DE LA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.

PASO 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

ACTIVIDAD Retira formulario F-14 en Delegaciones Fiscales Departamentales Tesorero de la ACE Llena formulario F-14 Presidente de la ACE Revisa y firma el Formulario F-14 Presidente de la ACE Se presenta a la Delegacin o Banco en los primeros 10 das hbiles del mes siguiente a cancelar el impuesto retenido del salario al docente contratado. Delegacin o Banco Recibe el pago, revisa y sella el Formulario F14 Delegacin o Banco Devuelve duplicado al Presidente de la ACE. Presidente de la ACE Tesorero de la ACE Revisa copia para verificar sello y firma de recibido. Presidente de la ACE Archiva copia del recibo.

RESPONSABLE Presidente de la ACE

El pago de la retencin de impuesto sobre la renta debe efectuarse, en los primeros diez das hbiles del mes siguiente; de no hacerse en ese periodo, se incurrir en multa por mora. La multa mnima ser de 1,000.00. La multa ser pagada en las Oficinas del Ministerio de Hacienda o en las Delegaciones Fiscales Departamentales, y es responsabilidad de la Junta Directiva de la ACE. El Tesorero de la ACE presentara en el mes de enero de cada ao, el INFORME ANUAL DE RETENCIONES (Ver Modelo en el Anexo 13), a la Direccin General de Tesorera, para efecto de cumplir con esta obligacin.

X.

CULES SON LOS COMPROBACIN DE GASTOS?

CONTROLES

PARA

LA

La Junta Directiva de la ACE, deber llevar cada mes el control de los pagos efectuados, para comprobacin de los gastos efectuados. Estos gastos son el pago de

salario al docente, facturas de compra de materiales, planillas de pago al ISSS, AFP, etc. Este control de comprobacin de gastos lo llevara el Tesorero de la ACE, para demostrar los pagos efectuados. Asimismo, el Tesorero deber presentar mensualmente y al final del ao, la HOJA DE LIQUIDACIN MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS (Ver Modelo en Anexo14), para efecto de comprobacin de liquidacin de los fondos transferidos.

1/

El impuesto sobre la renta se descuenta a partir de $316.67 de sueldo.

ANEXO 13

Al inicio del ao, en el mes de Enero, el Tesorero de la ACE, deber extender una constancia de salarios, retenciones y descuentos anuales al docente o persona que presto un servicio a la ACE, para su presentacin al Ministerio de Hacienda. (Ver Modelo en el Anexo 15)

A. COMPROBACIN DE GASTOS. PASOS 1. 2. 3. RESPONSABLE Tesorero de la ACE Tesorero de la ACE Tesorero de la ACE ACTIVIDAD Recibe y archiva facturas, recibos, planillas de acuerdo a la cantidad del cheque emitido. Registra en el libro de Ingresos y Gastos las facturas, recibos y planillas pagadas. Verifica que la suma de los gastos mensuales sea igual al valor de los cheques emitidos en el mes.

ANEXO 14

MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIN MENSUAL Y ANUAL PARA EL PAGO DEL SERVICIO

ANEXO 15

MODELO DE COMPROBANTE DE SALARIOS, RETENCIONES Y DESCUENTOS

VII. CULES SON LOS ARCHIVOS QUE LLEVA LA ACE Y CMO SE ORGANIZAN? Los archivos, son carpetas donde se guardan todos los documentos de la ACE, de forma ordena. Estos archivos deben estar en la Escuela, pero si no hay seguridad para dejarlos en la Escuela, pueden estar en casa del Secretario o Tesorero de la ACE. Los encargados de los archivos son: el Secretario de la ACE, quien debe guardar los documentos legales y administrativos. Y el Tesorero de la ACE, quien debe guardar los documentos financieros. Los documentos que se archivan deben estar ordenados en una sola carpeta o bolsa ordenadas, y se debe rotular la carpeta as: Estos Flderes los archivar el Secretario(a) de la ACE: