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TERMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES
TERMINOS COMERCIALES Los trminos y condiciones de los servicios ofrecidos por BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., se describen aqu. En caso de requerir modificacin es necesario establecerlo mediante un contrato previo. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., ofrece servicios de anlisis microbiolgicos y fisicoqumicos de rutina, para alimentos humanos y de animales, aguas, cosmticos y farmacuticos. Anlisis especiales, como aquellos que no se realizan de rutina, estamos en disposicin de realizarlos previo acuerdo con el cliente. Otras pruebas especiales se deben solicitar y evaluar desde el punto de vista tcnico y econmico. Para el desarrollo de estos servicios, BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., cuenta con personal altamente calificado, amplia experiencia, instalaciones adecuadas para la realizacin de los anlisis, tecnologa de punta y un sistema de calidad eficiente. Nos encontramos ubicados estratgicamente sobre una de las vas ms importantes de la ciudad, lo cual nos permite mejorar los tiempos de desplazamiento y por ende rapidez en el servicio. Adicionalmente buscamos diferenciacin a travs de altos estndares en servicio al cliente. En la actualidad, en nuestro listado de cliente contamos con el apoyo de empresas reconocidas que respaldan y acreditan nuestro servicio.
1. CONDICIONES TCNICAS 1.1. REMISION DE MUESTRAS
BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S.., ofrece el servicio de toma, recoleccin y transporte de muestras. Para esto se debe consultar, disponibilidad y precios. En caso que el cliente tome las muestras, se deben seguir las instrucciones dadas por el laboratorio. Las muestras deben ser recolectadas en material suministrado por el laboratorio o en caso contrario en material apto para recoleccin, sin que se
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afecte por ningn motivo el producto a analizar. Las muestras remitidas para anlisis deben incluir lo siguiente: Informacin general del cliente: Razn social, NIT, direccin, telfono, fax, email. Informacin de la persona de contacto: Nombre, cargo, telfono y extensin, email. Informacin de muestra: Identificacin, Fabricante, Empaque, Cantidad, lote, fecha de produccin, fecha de vencimiento, lugar de toma de muestra y responsable. Anlisis a realizar: Las normas utilizadas para la emisin del concepto de cumplimiento sern las legales vigentes. En caso de requerir la utilizacin de una norma diferente se debe especificar y remitirlas. Estas normas deben cumplir con los requerimientos mnimos legales vigentes. En caso de no adjuntar Remisin u Orden de servicios BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S.., proveer un formato para diligenciar dicha informacin. Este documento se considera como la aceptacin de los trminos y condiciones de Biotrends Laboratorios S.A.S. 1.2. ENVIO DE MUESTRAS
Teniendo en cuenta, que el envo de muestras es el apropiado, BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., iniciar los anlisis para cumplir con los tiempos de respuesta acordados mutuamente. El riesgo de prdida o dao de muestra durante el transporte es del cliente. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., avisar al cliente de las muestras que han sido perdidas o recibidas con daos, contaminadas o en condiciones inapropiadas de conservacin y anlisis. El riesgo de prdida o dao de una muestra ser asumida por el laboratorio en el momento que la muestra sea recibida por un funcionario de BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S.., se reserva el derecho de rechazar cualquier muestra que a juicio pueda implicar cualquier riesgo no razonable para manejo y/o anlisis.
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El cliente responde y garantiza que cualquier muestra que contenga sustancias peligrosas enviadas a BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., est rotulada, empacada, transportada y enviada de acuerdo con las regulaciones gubernamentales vigentes. 1.3. CANTIDAD DE MUESTRA La cantidad de muestra estipulada para anlisis de alimentos es de mnimo 500 g. Para aguas de 2 Litros si son anlisis fisicoqumicos de rutina y 500 cm3 para anlisis microbiolgico. Para otro tipo de anlisis el laboratorio dar al cliente todas las instrucciones correspondientes.
1.4.
RETENCIN DE LA MUESTRA
BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S.., tiene estipulado en su Manual de Procedimientos Operativos, los tiempos de retencin y tipos de almacenamiento par cada grupo de muestras los cuales se puede resumir en: Aguas Potables Aguas crudas o residuales Alimentos no perecederos Alimentos perecederos Medicamentos Cosmticos Mismo da 10 das 30 das 8 das 30 das 30 das
En caso de requerir tiempos de retencin mayores se deben acordar previamente. NOTA: Finalizado el tiempo de retencin y si las muestras han revelado parmetros por fuera de especificacin, se devolvern al cliente para su disposicin final. El costo de este transporte ser asumido por el cliente.
1.5.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., ofrece sus servicios de acuerdo al sistema de calidad implementado. Dicho sistema de calidad se encuentra en continua supervisin por parte de la Secretara de Salud de Bogot y garantiza la pertenencia
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a la Red de Laboratorios y el cumplimiento de los requisitos legales. Este sistema de calidad podr ser verificado por nuestros clientes. 1.7. REPETICIN DE ANLISIS
Cuando el cliente solicita la repeticin de un anlisis de laboratorio para reconfirmar los resultados obtenidos y reportados, la repeticin se hace sobre la contra muestra guardada en custodia y bajo las condiciones de almacenamiento establecidas por BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S. El valor de la repeticin corre por cuenta del cliente y se cobra en la factura correspondiente. Igualmente se cobrar el valor de la repeticin cuando el cliente vuelve a enviar la muestra para anlisis, en cuyo caso se levantarn los nuevos registros sin modificar los registros iniciales.
1.8. RETENCIN DE CERTIFICADOS DE ANLISIS A menos que haya un acuerdo por escrito, BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., conservar una copia de los certificados de analticos por un tiempo de 5 aos, despus de transcurrido este tiempo los reportes sern destruidos. Si el cliente requiere copias adicionales de los reportes analticos durante el tiempo de retencin, habr un cargo adicional por la impresin de estos reportes.
1.9. CERTIFICADOS DE ANLISIS BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., cuenta con un diseo nico de presentacin, que cumple con los requisitos legales. Estos certificados se encuentran codificados en letra mayscula y precedida por un nmero consecutivo. Con este nmero el cliente puede hacer referencia para solicitar ampliacin de la informacin sobre los datos reportados. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., prohbe el uso de su nombre en asocio con cualquier uso no autorizado de sus reportes, sin consentimiento previo de la empresa. Los certificados de anlisis sern entregados al cliente, va electrnica, fax y/o fsica de acuerdo a su necesidad. Esto se debe acordar previamente con el laboratorio.
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1.10. TIEMPO DE RESPUESTA Es nuestro objetivo cumplir con los tiempos establecidos para la entrega de resultados. Los anlisis de rutina tienen una duracin de 5 das hbiles, para anlisis fisicoqumicos, 5 das corridos para anlisis microbiolgicos. Esto depender del da en que se recibe la muestra. Cualquier muestra recibida despus de las 2:00 de la tarde, ser asignada para el da siguiente. Los das sbados, las muestras deben ingresar antes de las 10:00 am. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., ofrece el servicio de entrega de resultados preliminares para aquellas muestras que requieran parmetros con resultados finales antes de 5 das hbiles. Esto se debe solicitar en el momento de la entrega de las muestras.
1.11. ACOMPAAMIENTO TCNICO En caso de requerir soporte tcnico adicional a los resultados, BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., pone a su disposicin profesionales tcnicamente competentes, quienes ampliaran la informacin requerida y realizaran recomendaciones de acuerdo a la experiencia. Es responsabilidad del cliente analizar las recomendaciones y decidir sobre su utilizacin. Este servicio debe ser solicitado y de acuerdo al alcance; LABORATORIOS S.A.S., ofrecer la lista de precios vigente. BIOTRENDS
2. CONDICIONES COMERCIALES 2.1. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
Todo trabajo ser realizado bajo estricta confidencialidad, al igual que la informacin suministrada por el cliente. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., mantiene acuerdos escritos de confidencialidad con el personal del laboratorio. El cliente debe respetar todas las relaciones de confianza y por ningn motivo podr utilizar el nombre de BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., para beneficio propio. 2.2. TERMINOS DE PAGO
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Se requiere pago por adelantado para todos los clientes, excepto para aquellos en los que se han realizado acuerdos previos con el cliente de pago a 30 das calendario. En caso de no pago en la fecha estipulada se cobra un recargo del 3.5% por mes o la mxima cantidad tasa permitida por la ley para las facturas no canceladas. Moras superiores a 90 das son remitidas para cobro jurdico a una entidad de riesgo, siendo el cliente el responsable de todos los gastos que esto ocasione. Se cobrara un recargo del 20% a aquellas personas o entidades cuyos cheques sean devueltos. En caso de requerir facturacin a una tercera parte, se requiere una carta firmada con la autorizacin y aceptacin de la responsabilidad del pago.
2.3. DESCUENTOS Los descuentos se ofrecern en base a un volumen garantizado por el cliente, de los anlisis por muestra en un perodo definido de tiempo.
2.4. ANLISIS DE URGENCIA Cuando se requieran anlisis de urgencia, es decir, si el trabajo debe comenzar inmediatamente despus del recibo de la muestra, se cobrar un recargo pactado en el momento en que se entregue la muestra. Este servicio de urgencia se ofrece bajo disponibilidad y previa aprobacin del Gerente de BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S.
2.5. GARANTA Y LMITES DE RESPONSABILIDAD Desde el momento en que se genera un vnculo comercial entre las partes (BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S. y cliente), por el cual el laboratorio garantiza exclusivamente resultados analticos exactos y de total confidencialidad y el cliente se compromete a cancelar el valor acordado en el tiempo acordado. BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S., hace claridad que la garanta de exactitud de los resultados no incluye garanta expresa o implcita para propsitos particulares, promocinales o de mercadeo. El uso que el cliente de a los resultados no es responsabilidad de BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S..
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No se aceptan ordenes de trabajo o compra que incluyan la variacin de los trminos y condiciones descritos aqu, y que BIOTRENDS LABORATORIOS S.A.S. encuentre imprecisos en la orden que el cliente remite.
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