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Manejo y control de los almacenes en un supermercado

RESUMEN Este monogrfico contiene informacin relativa al manejo y control de los almacenes en un supermercado, adems en dicho trabajo investigativo se presenta un caso prctico de registro de entrada y salida de las mercancas del inventario el cual permite tener un mejor y ms eficiente control dentro del rea de almacn, tambin se presentan algunos ejemplos de los formularios utilizados para lograr mejor desempeo en dicha rea. INTRODUCCIN De acuerdo con los requisitos establecidos por la Universidad Central del Este para optar por el ttulo de Licenciado en Contabilidad, en su empeo por preparar profesionales con capacidad para mejorar la sociedad y ser autores del progreso. Llegamos a la presentacin de nuestro trabajo de investigacin titulado: MANEJO Y CONTROL DE LOS ALMACENES EN UN SUPERMERCADO. Estamos seguros de que este tema es de suma importancia ya que ensea a los administradores y comerciante la mejor manera de organizar, administrar y reducir los costos en el departamento de almacn. En la realizacin de nuestra investigacin usaremos el mtodo deductivo, as como los recursos tecnolgicos como consulta en pgina de Internet, bibliografa, revistas, libros, tesis, documentos y otras fuentes de inters. En nuestro trabajo de investigacin trataremos en el primer tema sobre los antecedentes histricos de los almacenes y supermercados; en el segundo presentaremos las caractersticas de los almacenes; en el tercero abordaremos los costos de almacenamiento y por ltimo analizaremos los registros contables de los almacenes. OBJETIVOS Generales Demostrar por medio de la investigacin y la explicacin la importancia de llevar un buen manejo y control de los almacenes. Especficos 1. Conocer el origen, historia e importancia de los almacenes. 2. Conocer y analizar las funciones, principios, tipos y reas del almacn. 3. Contribuir a identificar los distintos costos que se derivan del funcionamiento de los almacenes. 4. Mostrar los distintos registros utilizados en las operaciones de las empresas, como recurso para tener un buen control de los almacenes.

JUSTIFICACIN Estamos seguros de que el manejo y control de los almacenes en un supermercado son de suma importancia para custodiar, proteger y controlar los bienes de activos fijo o variable antes de ser requerido para su venta. METODOLOGA En nuestra investigacin utilizaremos el mtodo deductivo el cual parte de situaciones generales explicadas por un marco terico general aplicadas a una realidad concreta.

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La tcnica se basara en estudio de documentos bibliogrficos: mediante la lectura de libros, tesis, documentos, revistas entre otras fuentes, as como estudio de campo mediante visitas a la empresa objeto de estudio para cuestionar su funcionamiento. CAPTULO I ANTECEDENTES HISTRICOS DE LOS ALMACENES 1.1. Almacn Un almacn es el lugar o espacio fsico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabn de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. Tiene su origen en la palabra rabe "Al Majzan" (Majzan significa depsito). Un almacn es un local comercial para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Estn equipados con muelles de carga para cargar y descargar camiones; o algunas veces son cargados directamente de vas de tren, aeropuertos o puertos martimos. A menudo disponen de gras y elevadores para manipulacin de mercancas que son generalmente depositadas en palets estandarizados. Algunos almacenes estn completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulacin de mercanca se realiza con mquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con el software apropiado. Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para mercancas de temperatura controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto costo que la refrigeracin supone para la empresa. Tambin se emplean para aquellas materias o mercancas que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotacin rentabilizan el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones. El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena de suministro es la optimizacin de costos, espacios y recorridos. Para ello se emplean tcnicas derivadas de la ingeniera y de la investigacin de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localizacin del o de los almacenes, distribucin tanto interna como externa del espacio en los mismos, eleccin del tipo de estructura de almacenaje adecuada, gestin eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacn, optimizacin del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creacin de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseo de sistemas de gestin y administracin giles. 1.2. Los grandes almacenes Los grandes almacenes o tiendas por departamentos son establecimientos de grandes dimensiones que ofertan una variedad de productos encaminados a cubrir una amplia gama de necesidades: alimentacin, confeccin, menaje del hogar, decoracin, etc. Se sitan en el centro de las ciudades y suelen tener varias plantas, dividiendo su superficie comercial en secciones. Se diferencia fundamentalmente del centro comercial, porque los grandes almacenes pertenecen a una nica empresa y es una sola tienda de enorme tamao, no distintas tiendas agrupadas y de los hipermercados porque la alimentacin no es su mayor prioridad en la venta. Se caracterizan por tener un ambiente atractivo y por complementarse por otros servicios ofrecidos al cliente como agencias de viajes, cajeros automticos, estacionamiento gratuito, etc. 1.3. Almacenes populares Una variedad de grandes almacenes lo constituyen los llamados almacenes populares. La filosofa es igual a los anteriores pero realizan una oferta econmica en precio que limitan a productos de compra bsica. Tiene su origen en Estados Unidos en 1879 cuando Woolworth abre un almacn en que todos los productos se venden a un mismo precio: 5 10 centavos. En Europa, son pioneros Marks & Spencer en Inglaterra y Thietz en Alemania. Por su parte, en Espaa, el primer almacn popular que abre sus puertas es Sepu en 1932. Otra ensea importante fue la cadena Smago y los Almacenes Arias. Anteriormente, otros grandes almacenes fueron los Almacenes El Siglo, Capitol, Simen etc. La cadena de grandes almacenes ms grande de Espaa es El Corte Ingls, fundada por Ramn Areces. Durante muchos aos compiti con Galeras Preciados, cadena fundada por su primo Pepn Fernndez hasta que sta fue absorbida por la primera. Actualmente slo Galeras Primero ofrecen un producto parecido, aunque su radio de accin se reduce a Aragn por el momento. 1.4. Historia

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Su origen se remonta al ao 1852 en Francia en que se instal La Maison du Bon March en la calle Svres de Pars. Su filosofa fue revolucionaria para la poca: compiti con los establecimientos tradicionales con una poltica de bajo margen, dej a la gente entrar y salir libremente y marc los precios de los productos. Adems, se podan cambiar o devolver productos sin penalizacin. Tambin hay quien afirma que fue la Hudson's Bay Company de Canad la primera tienda con secciones. Esta compaa comenz su actividad en 1670 pero no est totalmente claro cundo pudo comenzar a considerarse un gran almacn. Al principio, las secciones eran alquiladas a comerciantes individuales pero a partir de 1900 las compaas ms pequeas fueron compradas o reemplazadas por la ms grande. As, se configuraron tal como los conocemos hoy en da en que todas las secciones pertenecen al propietario del establecimiento salvo casos muy especializados como la tienda de fotografa o la joyera. En Mxico este concepto naci a mediados del siglo XIX (1857) con Fbricas de Francia, ms tarde se fortaleci con El Palacio de Hierro en 1885 y a travs del siglo XX con otros almacenes de menor influencia. En Estados unidos, a finales del siglo XIX, florecieron en Michigan Avenue en Chicago, con establecimientos como Marshall Field's. En Nueva York, los pioneros fueron McCreary's y Abraham & Strauss. En 1906, Harry Gordon Selfridge un socio joven en Marshall Field's abandon Amrica para montar sus grandes almacenes Selfridges en Londres. Su apertura en 1909, estimul grandes cambios en la filosofa de venta detallista en Inglaterra y la apertura de cadenas de grandes almacenes. En Espaa, la primera apertura se produjo en Catalua en Fueron los Almacenes Capitolio y se produjo en 1916 y despus Sociedad Espaol de Precios nicos Sepu en Gran Va Madrid en 1932. Ramn Areces cre el primer El Corte Ingls de Barcelona en 1962. 1.5. Historia de los supermercados en Republica Dominicana El fin de la Era de Trujillo supona un proceso acelerado de liberacin de las estructuras econmicas del pas y con ello culminaban las restricciones de desarrollo empresarial que como tramo visto impedan a su vez el progreso de la profesin mercadeo. Primeros en instalarse. El supermercado en Rep. Dom fue iniciado por un Norteamericano llamado Whimpy por finales de los anos 1950, el cual se ubic en la avenida Bolvar donde instal el primer supermercado en nuestro pas con el mismo nombre de Supermercado Whimpys el cual no tuvo grandes xitos, por la falta de costumbre de los consumidores dominicanos o mejor dicho porque estaban acostumbrados a los llamados colmados o pulperas, que dicho sea de paso en la actualidad las personas que van al supermercado en nuestro pas son las de clase media y alta, el resto recurre al colmado. Por otra parte se cree que otra razn de la no prosperidad de Whimpys fueron razones polticas, puesto que este tuvo sindicalizado como un agente de la Cia a quien luego se le culp de ser responsable de introducir las armas al pas que sirvieron para ejecutar al Dictador Rafael Leonidas Trujillo, Whimpys al no conseguir cliente suficientes para realizar ventas con margen de ganancias para cubrir sus gastos tuvo que cerrar. Se cree que tuvo que ver la poca costumbre de los dominicanos para el cierre de este, pero la razones polticas, tuvo su mayor causa, puesto que desde que cerr sus puertas los propietarios del colmado nacional se expandieron creando as el primero de la exitosa cadena de supermercado nacional quedando estos como iniciadores por lo que crearon nuevas instalaciones de supermercados en todo el territorio nacional A finales de la etapa monoplica encontramos dos ejemplos de este tipo de establecimiento que son: el Supermercado Santos, y el Whimpys. Es solo hasta los aos 60 cuando surge una gran candidata de detallistas de Auto Servicio, tales como: o Supermercado Oliva. o Casa Velzquez. o Supermercado Auto Servicio Monchos. o Supermercado Pueblo. o Supermercado Ezequiel Vasquez. o Supermercado Nacional. o Supermercado Garca. o Supermercado Bella Vista. o Entre otros. Parte de estos supermercados se desarrollaron durante las otras dos dcadas de esta etapa, convirtindose en cadenas de supermercados como Casa Prez, Supermercados Nacional, Supermercados Asturias, y Supermercados Dominicano. Algunos se estancaron y alguno que otro cerr sus puertas.

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Promociones de Ventas En vista de los que consumidores se encontraban de modo ms directo con los productos, y as se explotaban a mayor escala las compras por impulso, los supermercados y los mismos productores comienzan a desarrollar tcnicas y materiales que dan vida al punto de venta, pero los supermercados entre si desarrollaron una de las grandes guerras de comunicacin y tal vez la de mas larga duracin que conocemos: guerra que se concentro en grandes promociones con slogans agresivos y con precios lo mas competitivos posibles. Entre los Slogans utilizados estn: o Supermercado Dominicano: Donde comprar es un placer o Supermercado Fong: Donde si usted hace la compra se ahorra un montn o Supermercados Nacional: La gran diferencia o Supermercado S/M: Da mas que los dems o Supermercado El Pola: Ya sabe donde esta lo barato y lo bueno Para esta poca se empieza a desarrollar la publicidad cooperativa en la que supermercados y productores anuncian de manera conjunta sus productos. En 1967, en el Listn Diario, se publica un anuncio que aparenta ser el primero de ese tipo y lo publico el Supermercado Garca, anunciando marcas como Ponds y Mennen. En el mismo ao, Supermercado Oliva, publica una pagina completa en el Listn Diario; confeccionada por Producciones Avanti, quienes en lo adelante y por el resto de la dcada, serian uno de los impulsores de la publicidad cooperativa en la Repblica Dominicana junto a Promociones Vrtice que manejaba la cuenta de distintos supermercados. Entre las marcas que mas apoyaban los establecimientos de Auto Servicio estaban papel de Bao Albo, Jugos Famosa, Jabn Hispano, Cigarrillos Montecarlo, Caf Santo Domingo, Jabn Kinder, Cloro Ajax, Ron Brugal, entre otras. A pesar de ser esta la forma mas continua e comunicacin de los supermercados, desde los primeros aos de esta fase todos los establecimientos trataron de atraer clientes con concursos como el que realizo el Supermercado Nacional, en 1968, con motivo del primer aniversario de su local de la Abraham Lincoln, en el cual entregaban boletos por cada RD$10.00 de compra. Con los cuales los clientes tendran derecho a participar en rifas con premios en metlico y viajes. A partir de ah las dems cadenas y supermercados realizaron concursos como una manera de atraer clientes, y/o obsequiando artculos de cristalera, vinos entre otras cosas, por compras realizadas en su establecimiento. Todo lo que era publicidad cooperativa y concursos de supermercado tenia en El Celoso uno de los mas agresivos ejemplares, pero este se quemo, dejando un hueco que fue cubierto por establecimiento, que en lo adelante seria, junto al Supermercado Nacional, la mas innovadora cadena de establecimientos de Auto Servicio. Este fue El Pola, inaugurado en la Abraham Lincoln en marzo de 1979 y en la Sarasota en octubre de 1984. Estos dos supermercados, junto al Dominicano, marcaron el paso al desarrollo de cadenas comerciales detallistas. De hecho, a finales de la dcada de 70, el Supermercado Dominicano tena 5 sucursales ubicadas en puntos estratgicos, convirtindose en un vehculo indispensable para la distribucin de los productos de las diferentes empresas. Otros establecimientos detallistas, con estructura de autoservicio, que surgieron y se desarrollaron en esta etapa fueron las tiendas por departamentos como Plaza Lama, Plaza Issa, Sederas California, El Encanto, La Gran Va, La Sirena; entre otros, que se convirtieron en puntales para la comercializacin de productos de higiene personal y que contaron con mucho apoyo en su publicidad cooperativa de marcas como Glemo rinse, desodorante Credo, talco Ammen, desodorante Valet, jabn Jergens, etc. CAPTULO II CARACTERSTICAS DE LOS ALMACENES 2.1. Funcin de los almacenes Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera. Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales y pro eso se destinaba a trabajar en l personal de confianza de los dirigentes. 2.2. Organizacin del almacn

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La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: Recepcin de Materiales Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. 2.3. Principios bsicos del almacn El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta de artculos o mercancas. Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrad y salida, o sea una rpida rotacin. Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) a programacin y control de produccin sobre las existencias. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin. 2.4. Tipos de almacn El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar segn: A. Organizacin: Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares. En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad. B. Movimiento de material

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Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, mviles) mas o menos elevado y almacenes sin mecanizacin. C. El techo Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo. Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin. Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones de conservacin.) D. Segn las operaciones Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias: Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numrico y de control) Espera de las mercancas, antes de la conformidad de la verificacin. Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia. Almacenamiento propiamente dicho. E. Tipo de material La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente: Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin. Almacn de materias auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc. Almacn de productos en proceso: Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso. Almacn de productos terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. Almacn de herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. Almacn de materiales de desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. Almacn de materiales obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual. Almacn de devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn. 2.5. Las reas del almacn Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres reas en el almacn, como base de su planeacin: Recepcin. Almacenamiento. Entrega. El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local. 2.5.1. rea de recepcin El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.

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El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. 2.5.2. rea de almacenamiento En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Caractersticas de la zona de almacenamiento El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores: Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artculos que en l se van a guardar. Principios bsicos en el rea de almacenamiento: Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras las nuevas son despachadas. Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir ingreso al personal autorizado. Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin adecuada. Llevar registros de existencias al da. Eliminar el papeleo superfluo. Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena. El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos. El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el opuesto. 2.5.3. rea de entrega La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida. 2.6. Procedimiento de Entrada y salida del almacn Diagrama de flujo para control de entradas de productos comprados. (1) Presenta en planta productos a entregar: refacciones, equipos, material. (2) El almacenista recibe: Factura y/o remisin y/o copia de pedido. Segn sea requerido se hace entrega Acta de Inspeccin (3) Con la informacin recibida se corrobora contra el pedido proporcionado por el Jefe de Administracin o Direccin de Suministros y Logstica. (4) Verifica que el producto cumpla con especificaciones, sealadas en la requisicin. (5) En el caso de productos muy especficos se informa al rea responsable, para que realice la inspeccin o designe al personal, para liberar el producto, firma de inspeccin en el formato Entrada de almacn

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Con el producto liberado se registra su entrada. Resguarda los registros durante 1 ao y posteriormente son destruidos. (7) El almacenista identifica (cuando sea practico) y da localizacin al producto de tal forma que se evite su deterioro hasta su salida de almacn Diagrama de flujo para control de salidas de almacn. (1) Se solicita a almacn, sus necesidades de materiales, equipos o herramientas, ya sea para resguardo o para prstamo. (2) Se verifica en la lista de inventarios, cual es la existencia. En caso de que no se encuentre con el producto en Stock. (3) Se elabora la solicitud en el Formato de Salida de Material o Resguardo de Herramientas y/o Equipos, segn corresponda. El producto se le entrega al solicitante quien firma de recibido, registra su salida en el sistema. Se resguarda los registros durante 1 ao, posteriormente pueden ser destruidos. 2.7. Problemas en los almacenes Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente vlidas anlogas consideraciones. a. El espacio y el personal es insuficiente. El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difcil la rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas superadas y de difcil venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los pedidos, lo crear dificultades a la organizacin de las ventas. b. El personal es incapaz por falta de entrenamiento. Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas necesidades extremas, con lo cual lo nico que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situacin de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables. c. El almacn est mal localizado o existe una mala distribucin. Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan trayectos largo se intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemtica. d. Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida para acomodar y/o surtir la demanda. En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organizacin. e. Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado. f. Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado. CAPTULO III COSTOS DE ALMACENAMIENTO 3.1. Costos de almacenamiento Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tantos mayores sern los costos de existencias. Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos Financieros de las existencias Gastos del Almacn Seguros Deterioros, prdidas y degradacin de mercanca. Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadera este almacenada en rgimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

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La clasificacin de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutencin), por imputabilidad (fijos y variables) y por origen directos e indirectos. Costos directos de almacenaje Costos fijos Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacn Reparaciones del Almacn Alquileres Amortizacin del Almacn Amortizacin de estanteras y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilizacin Costos variables Energa Agua Mantenimiento de Estanteras Materiales de reposicin Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, prdidas y degradacin de mercancas. Gastos Financieros de Stock. Costos directos de mantencin Costos fijos Personal Seguros Amortizacin de equipos de manutencin Amortizacin de equipos informticos Gastos financieros del inmovilizado Costos variables Energa Mantenimiento de equipo de manutencin Mantenimiento de equipo informtico Reparaciones de equipos de manutencin Comunicaciones. Costos indirectos de almacenaje De administracin y estructura De formacin y entrenamiento del personal 3.2. Costos de lanzamiento del pedido Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes seran los siguientes: Costos implcitos del pedido: Costo de preparacin de las mquinas cuando el pedido lo lanza produccin, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacn de recepcin (movilizacin de mercancas o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "ocurrir" en el caso de una reposicin urgente, por ejemplo), costos de supervisin y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc. 3.3. Costos de adquisicin Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercanca, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados. En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisicin incorporar los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el ITBIS). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican

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descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisicin de un pedido tendr una componente de costo evitable y otros. 3.4. Costos de ruptura de stock Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no sern absorbidos por la produccin en proceso, sino que irn a parar directamente al estado de resultados. Los criterios para valorar estos costos de ruptura son: Disminucin del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reduccin de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturacin, como por la prdida absoluta de la prdida. Incremento de los gastos del Servicio: Aqu se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, pararte en el proceso de produccin, los falsos fletes etc. La valoracin de estos costos de ruptura es difcil y poco frecuente, solo es posible si la empresa esta provista de un eficiente sistema de gestin de la calidad, en general el gestor de inventarios deber conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estndar. En literatura especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es tambin tentativo. 3.5. Objetivos de la gestin de costos de almacenamiento La gestin de costos proporciona informacin para la gerencia, entre los objetivos a cumplir se encuentran: Determinar los costos para precios de valorizacin de inventarios y mediar las utilidades. Determinar el costo de produccin, costo de productos fabricados y costo de productos vendidos. Determinar el valor de los inventarios iniciales y finales de las materias primas, los productos en proceso y los productos acabados. Ofrecer informacin a la gerencia para el planeamiento y control sistemtico de las operaciones y actividades de rutina de la empresa. Anlisis del comportamiento de costo. Determinacin del punto de equilibrio. Determinacin del volumen de produccin. Determinacin del precio. Evaluacin del desempeo. 3.6. Gestin estratgica de costo Es una perspectiva a largo plazo, para reducir los costos de un producto. Reducir costos en el presente para desarrollar en el futuro comprende: Anlisis Financiero. Anlisis de la Cadena de Valor. Posicionamiento Estratgico. Anlisis de Direccin adores de Costo. 3.7. Distribucin del almacn En la organizacin de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades en funciones, designando estas a los correspondientes rganos. Tambin se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de condiciones limitadas. Las actividades que realizan almacenes son: Recepcin de artculos. Estiba de artculos Inspeccin de artculos Ubicacin de artculos Manipulacin de artculos Despacho de mercadera Control de inventarios Mantenimiento de almacn Todas estas actividades estn a cargo del jefe de almacn quien verifica que los obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo. 3.8. Funciones del personal a) Jefe de Almacn: Se encarga de Controlar el manipuleo, transporte de materiales. Controlar el ingreso y salida de productos al almacn Controlar la rotacin de los productos con mayor vencimiento Contratar los servicios de transporte para despacho.

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Controlar la labor del personal de almacn b) Despachador Apoyar al jefe del almacn en la labor de despacho y recepcin. Controlar las cantidades y calidades de los productos. c) Estibadores Despachar los productos a los distribuidores Manipular los productos que ingresan y salen del almacn Recepcin de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento. Realizar el mantenimiento y limpieza del almacn. d) Personal de vigilancia Controlar el ingreso de personas al almacn Vigilar el ingreso de las unidades al almacn 3.9. Descripcin de procedimientos A. Recepcin del producto: Se reciben productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, estos se recepcionan en forma apilada en el camin de transporte. Los estibadores preparan los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos. El responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos. El jefe de almacn verificara la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto. Los productos procedentes de planta y almacenes ,vienen estibados con separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas trmicas B. Descarga: La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos apilando. Durante la descarga se inspecciona visualmente el producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos, indicando brevemente el tipo de defecto luego se procede a su seleccin y recuperacin. La documentacin correspondiente para verificar las cantidades es a travs de la Gua de Remisin para el caso de transferencia de plantas o almacenes. Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones se empiece descargando a veces por el centro y no por la plataforma de descarga. E incluso algunos productos se lanzan por encima del camin debido a que si se abre la puerta los productos se caeran. No existe el espacio adecuado entre la orilla del camin y las cargas estibadas para evitar que inicie la descarga pisando los productos. Luego de finalizada la descarga el jefe del almacn ingresa al sistema con el numero de documento interno y hace el parte de recepcin y se coteja con la gua de remisin y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la observacin respectiva en la gua e informar al jefe administrativo y el responsable del envi. C. Estiba: Conforme se va descargando el producto este se debe apilar en las paletas o estantes, cuidando que no exceda la altura mxima determinada en el Patrn de estiba de productos terminados. Asimismo, se debe seguir las instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las mismas. Si son pesados (aceites) y en mayor cantidad (margarinas) los productos se colocan de frente en la paleta, si son ligeros y poca cantidad (productos de limpieza) se apilan en los transportes; y se llevan a su lugar. Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la estantera o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas de la palet. Terminada la estiba, previa verificacin de la disponibilidad de espacio y designacin del rea dentro de los mdulos donde se depositan los productos, los encargados del transporte (estibadores) procedern al traslado de la mercadera desde la zona de recepcin hasta la zona de almacenaje. D. Almacenamiento: Los productos almacenados se encuentran distribuidos por lnea de producto en mdulos de acuerdo al Plano de Distribucin en: Modulo 1: Aceites en lata Modulo 2: Aceites en caja y manteca Modulo 3: Margarinas y otros

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Modulo 4: Bebidas filtrantes y otros Modulo 5: Detergente y jabn de lavar Modulo 6: Champes y jabones de tocador Modulo 7: Desodorantes Modulo 8: Productos de desecho Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotacin de los productos. Los productos de mayor rotacin se almacenan cerca de la salida de los mdulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrs. La rotacin de productos terminados debe seguir el Mtodo PETS Primeras entradas primeras salidas, para ello se deben utilizar adecuadamente los tableros de identificacin. Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero adherido que indique fecha de recepcin, tipo de producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un control interno. Los productos se encuentran almacenados sobre estanteras y no sobre el piso, para protegerlos de la humedad, de los derrames de lquido y de la suciedad. Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia, siguiendo un patrn de colocacin o sentido de colocacin de los productos. Segn la Paletizacin de Productos. La ubicacin exacta se da a travs del tipo de productos en los mdulos y luego por el nombre y cdigo. En caso de productos de rpido vencimiento adems de los datos anteriores se busca por el cdigo de vencimiento. La bsqueda de los productos se realiza de acuerdo a la experiencia del despachador y en algunos casos a la bsqueda de palet caja por caja. E. Reposicin de productos: Realizado el despacho, el sistema descarga los productos faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final de la jornada se coteja con el reporte diario de existencias. Se realiza un control diario, especialmente con los productos con mayor vencimiento, al finalizar el da de trabajo. Se realizan envos desde el almacn central hasta cumplir la cuota de venta. En el almacn siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta la llegada del envi. F. Despacho salida a stockista provincial El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor. El jefe de almacn se contacta con el transportista disponible o con transportistas para la zona para llevar la carga. El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades. De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el transporte o se levantan con el pato hidrulico y se llevan a la zona de despacho. Se despachan productos que estn en buen estado. En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la carga y se proceder de acuerdo al anexo seleccin y recuperacin de productos defectuosos. El encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al administrador. La estiba en los vehculos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulacin y segn el patrn de estiba correspondiente, respetando los niveles de altura mxima. El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los reclamos del cliente. La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas, el camin debe proteger el producto con mantas trmicas. La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o tambin 4 operarios. Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al camin. La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o con las facturas respectivas. G. Salidas locales El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local. El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades. El transporte se encuentra ya disponible en el almacn, el distribuidor llega con su unidad y estibadores ( 4 o 5 como mnimo).

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El transportista de turno estar en la obligacin de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se realizara todos los das lunes antes del inicio de actividades. Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no podrn ingresar a las instalaciones del almacn. La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local. H. Devoluciones Las devoluciones se presentan generalmente en la zona local y se presenta por los motivos siguientes: El transportista regresa con los productos no aceptados, por vencimiento o por calidad del producto. El jefe de almacn los acepta y los coloca en el almacn de productos vencidos. Aquellos recuperables se trata de venderlos y se les coloca en el almacn normal. Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los productos vencidos. A continuacin se presenta los procedimientos en el ciclo de almacenamiento. 3.10. Anlisis de la zona de almacenaje El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido dividido. Los distintos materiales a almacenar se han agrupado segn sus caractersticas en distintos almacenes llamados mdulos, distinguindose los siguientes: 1. Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en latas, y baldes. 2. Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas. 3. Modulo 3 y 4: Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza, maicena las infusiones de hierbas, cremas, pur, ingredientes para la cocina. 4. Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de lavar. 5. Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos de limpieza personal como: champes jaboncillos, dentrificos. 6. Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos, cremas. 7. Modulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como los provenientes por devolucin. 3.11. Tcnicas de almacenamiento de materiales El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: 1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. 2. Tipos de materiales que sern almacenados. 3. Numero de artculos guardados. 4. Velocidad de atencin necesaria. 5. Tipo de embalaje. El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas tcnicas imprescindibles de la ADM. Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son: 1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo nico en cuanto a la manipulacin, almacenamiento o transporte. La formacin de cajas unitarias se hacen a travs de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales bsicas son 1100mm x 1100mm como patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: a. En cuanto al nmero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

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Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lpices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plstico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamao pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. 3. Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaos y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanteras pueden ser de madera o perfiles metlicos, de varios tamao y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanteras constituye el medio de almacenamiento mas simple y econmico. Es la tcnica adoptada para piezas pequeas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. 4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero. 5. Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para aprovechar al mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas, es una tcnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la prctica, forma un gran y nico estante. El apilamiento favorece la utilizacin de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es lo que define el nmero de entradas necesarias a las plataformas. 6. Contenedores flexible: Es una de las tcnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varia segn su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de slidos a granel y de lquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o gras Es muy comn la utilizacin de tcnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes. 3.12. Inventario fsico Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes razones: 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la existencias fsicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. 2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real. 3.13. Clasificacin de materiales Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativos operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que

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componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. As catalogamos, simplificamos, especificamos, normalizacin y estandarizacin constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales. 3.14. Codificacin de los materiales As clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un legar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega. La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas usadas son: cdigo, alfabtico, numricos y alfanumrico. El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema alfanumrico limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y6 abarca un mayor numero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo. El sistema numrico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado numero de artculos que abarca. 3.15. Distribucin fsica del almacn La forma fsica del almacn es de forma rectangular de 40 metros de largo y 35 metros de ancho; con un rea total de 1400 m2. Las operaciones se realizan en un nico piso, utilizando estanteras para colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando una pila o ruma constituyendo una unidad de carga. No se pueden colocar demasiados productos encima de otro, porque daara al que esta mas abajo. Por eso no se usa la altura del almacn y porque no tiene los medios para alcanzarlos. Por tratarse de productos perecibles con ciertas condiciones especiales de almacenamiento. No se requiere equipo especial de conservacin, las condiciones ambientales de la ciudad hace que los artculos se conserven. En el almacn existen pasillos por donde se realiza el transito y movimiento de materiales. Existen pasillos de 1.50 mts considerados principales y pasillos secundarios o laterales de 1.20 mts. Para permitir mejor circulacin del aire, facilitar la limpieza y un mejor control de insectos y roedores, se debe dejar los espacios correspondientes entre paredes y rumas (0.50-0.80 mts.). Por ello se realiza una labor de Limpieza y Sanatizacin. Igualmente debe haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30 mts.), y entre la ultima cama y techo de los mdulos (1.5-2.0 mts.). El almacn cuenta con iluminacin de luz blanca con fluorescente. En cada modulo as como en oficinas las instalaciones elctricas estn protegidas para evitar accidentes. El tema de seguridad esta implementado a travs de un plano de seguridad con la ubicacin de los extintores, botiqun para emergencias, cilindros de aserrn en caso de derrame de aceite. La elaboracin de un reporte de actividades inseguras por los estibadores, aseguran un mejoramiento tanto para los artculos y el personal.

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CAPTULO IV CASO PRCTICO: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE LAS MERCANCAS DEL INVENTARIO 4.1. Asiento 1 Se compra 25 cajas de leche de 1 litro al contado a Pasteurizadora Dominicana a $1,200.00 c/u para un total de 30,000.00

Para registrar la compra al contado de 25 caja de leche a $1,200 c/u 4.2. Asiento 2 Se compra 50 cajas de aceite de 8 oz. a crdito a mercasid a $240.00 c/u para un total de $9,600.00

Para registrar la compra a crdito de 50 caja de aceite a $240.00 c/u 4.3. Asiento 3 Se vende 8 cajas de aceite al contado a $300.00 c/u para un total de $2,400.00

Para registrar la venta al contado de 8 caja de aceite a $300.00 c/u *Para darle de baja en los inventarios se utiliza el siguiente asiento

Para registrar el traslado de 8 cajas de aceites a $300 c/u del inventario a la cuenta de costos de los bienes vendidos. 4.4. Asiento 4 Se vende 6 caja de leche a $1,440.00 c/u para un total de $11,520.00 al Hotel Decameron

Para registrar la venta de 6 caja de leche a $1,440 c/u pagadero a 15 das. *Para darle de baja en los inventarios se utiliza el siguiente asiento:

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Para registrar el traslado de 6 caja de leche a 240 c/u del inv a la cuenta de costos de los bienes vendidos 4.5. Asiento 5 Se paga 50 cajas de aceite a mercasid a $240.00 c/u para un total de $9,600.00

Para registrar la cancelacin de una cuenta x pagar . 4.6. Asiento 6 Se cobran 6 cajas de leche al Hotel Decameron de $11,520.00

Para registrar el cobro de 6 caja de leche 4.7. Asiento 7 Se compra 20 sacos de azcar a Molino Dominicano a un precio de $2,000.00 c/u para un total de $40,000 con un descuento por pronto pago de 5/10 *Para registrar la compra el asiento es el siguiente:

Para registrar la compra de 20 sacos de azcar Al precio bruto de la factura *Para pagar la factura el asiento es el siguiente:

Para registra la cancelacin de una cuenta x pagar con un descuento 4.8. Asiento 8 Un cliente devuelve 2 cajas de aceite a $300.00 c/u:

Para registrar la mercanca devuelta por el cliente Comprada en efectivo por $600.00 *Para restablecerlo en el inventario el asiento es el siguiente:

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Para restablecer en la cuenta inventario el Costo de la mercanca devuelta 4.9. Asiento 9 Se cobran 5 sacos de azcar a $2,400.00 c/u con un 2% de descuento

Para registrar el cobro de 5 saco de azcar Con un 2% de descuento CONCLUSIONES Al culminar esta investigacin de nuestro trabajo de monogrfico y luego de haber hecho una inspeccin personal del manejo y control de los almacenes en un supermercado, hemos llegado a las siguientes conclusiones: En primer lugar el rea de almacenamiento le queda pequea para la cantidad de mercanca que ellos tienen en existencia lo que hace muy difcil el movimiento de las mercancas y puede contribuir a que algunos artculos tengan algn accidente o se deteriore. El rea de los pasillos en el almacn se encuentran muy congestionado de cajas y de diversos artculos lo que hace muy difcil caminar por el y bajar los artculos de las estanteras. Las condiciones de la temperatura en el almacn son insoportables, ya que es muy caluroso y no cuenta con ningn sistema de ventilacin y se hace muy tedioso para los empleados poder trabajar conforme en el almacn. El rea de recepcin de mercanca resulta un poco pequea para la cantidad de mercanca que se recibe diariamente, por lo que los camiones de los suplidores deben esperar por largo tiempo hasta que los reciban, proceda a descargar y contar la mercanca. RECOMENDACIONES Al culminar esta investigacin de nuestro trabajo de monogrfico y luego de haber hecho una inspeccin personal del manejo y control de los almacenes en un supermercado, hemos llegado a las siguientes recomendaciones: Es recomendable hacer una ampliacin del almacn lo cual le permita desahogar un poco el rea, hacer nuevos diseos de estanteras de tipo flexible que aproveche mejor el espacio existente o implementacin de estanteras mviles o en bloques. Se debe hacer una mejor distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado, aprovechar los espacios cbicos con el diseo de entre pisos o estanteras de varios niveles sobrepuestos y eliminar el almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn. Hay que implementar un sistema de ventilacin con ventiladores que saquen el calor y abanicos de techo ubicado cada 3 metro de distancia, que se enciendan solo si se esta trabajando en el almacn para que sea mas factible para los empleados y aprovechen mejor el trabajo en el almacn. Se deben habilitar ms espacios para darle entrada a la mercanca en el rea de recepcin, con un mayor personal ms eficiente que permita una mayor fluidez de la mercanca evitando que se congestione o se demore el proceso de conteo y verificacin de la mercanca. ANEXOS COTIZACIN Fecha:________________

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Seor (es)___________________________________ Condiciones_________________________________ Cantidad Descripcin Precio Unitario Total

_________________________ Preparado por RECEPCIN DE MERCANCAS No.______________ Fecha ____/____/____ Seores_______________________________________ Direccin_____________________________________ Srvase despachar los artculos detallados a continuacin: Cantidad Descripcin Precio Unitario Total

Costo Total ________________________ Recibido por SOLICITUD DE COMPRA Departamento________________________________ Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de entrega: ____/____/____ Cantidad Nmero de Catalogo Descripcin Precio Unitario Total

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Aprobado por____________________________ REQUISICIN DE MATERIALES No. _______ Fecha: ____/____/____ En Dpto. de___________________________ Al Dpto. de ___________________________ Cantidad Referencia Detalle Valor

Total

Autorizado por _________________________

Entregado por_________________________ No. _______

ORDEN DE COMPRA Proveedor________________________________________________________________ Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de Pago: ____/____/____ Trminos de Entrega___________________ Trminos de Pago_____________________ Cantidad Nmero de Catalogo Descripcin Precio Unitario Total

Costo Total

Aprobado por_________________________

Autorizado por _________________________

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AUTORES Lic. Ruben Dario Encarnacion Castro Lic. Ramn E. William Carmona Lic. Francis O. Vsquez Blake Manuel Enrique Pouerie Figueroa [email protected] San Pedro de Macors, Repblica Dominicana, Mayo, 2008

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