GESTIN DE RIESGOS
Luque Benavides, Joseph Olazabal Flores, Edward Santi Auccaylle, Jorge
Definicin de Riesgo
Existe varias definiciones de riesgo....... Es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado, con un impacto significativo en la planificacin Es la posibilidad de sufrir dao o prdida, o la exposicin a sta Riesgo = f (probabilidad, impacto)
Definicin de Administracin del Riesgo
Es el proceso llevado a cabo para identificar los riesgos, evaluar tanto la probabilidad de ocurrencia como su potencial impacto, generar planes de contingencia y monitorear y controlar su evolucin en el tiempo
Primera regla de la Administracin de Riesgos
Comenzar a trabajar en el riesgo lo antes posible ! Hay 2 oportunidades importantes:
o Reducir el impacto desfavorable o Trabajar en las causas para reducir la probabilidad de ocurrencia
El proceso de administracin de riesgos
Matriz para Registrar y Controlar los Riesgos
Matriz de Riesgos
Actividades de la Administracin de Riesgos
Evaluacin de los riesgos
Niveles de riesgo
No aceptable : el riesgo pone en peligro los objetivos del proyecto, causar muerte o dao o significar una prdida financiera. El proyecto no puede continuar si no se toma una accin inmediata para reducir la categora del riesgo. Crtico: el riesgo puede afectar los objetivos estratgicos del proyecto, causar daos mayores y/o representar una prdida financiera importante. Debe mitigarse Mayor : el evento produce un impacto significativo en el programa, costos y/o calidad del proyecto, con posible consecuencias en otras reas y afectando los hitos del proyecto. Debe ser monitoreado cercanamente y ejecutar acciones para reducir probabilidad y/o impacto
Niveles de riesgo
Menor : el evento no causa problemas significativos o prdida financiera importante y no afecta los hitos del proyecto. Debe ser monitoreado regularmente para asegurar no aumenta su categora Area de inters : el riesgo no puede clasificarse en ninguno de los niveles anteriores, pero constituye un rea de inters que se monitorea para verificar no cambia de estado
Niveles de Precisin en la estimacin de la Probabilidad de Ocurrencia
Factor de Riesgo (FR)
El Factor de Riesgo (FR) permite cuantificar el riesgo a base de su probabilidad de ocurrencia e impacto, para jerarquizarlos entre s y facilitar la Priorizacin. F.R. = probabilidad de ocurrencia x impacto ($) Ejemplo: FR1= 0,001 x 100.000 = 100 (prioridad 2) FR2= 0,05 x 32.00 = 1600 (prioridad 1)
Acciones para mitigar un riesgo
Transferir el riesgo a otras organizaciones mejor preparadas para enfrentarlo (implica mayor costo) Reducir el riesgo invirtiendo mas recursos propios (por ejemplo, tomando seguros o desarrollando acciones) Administrar cercanamente el riesgo por monitoreo peridico, control financiero. Se acepta el riesgo, sin realizar acciones mitigadoras Elaborar Plan de Contingencias para programar acciones en caso de ocurrir el evento y estimar y provisionar fondos necesarios
Valorizacin del Riesgo en el Proyecto
Todos los riesgos de un proyecto (es decir, del programa, de los costos, de la calidad, etc) pueden ser valorizados Costo del proyecto (precio)
Matriz para Estimar Fondos de Contingencia
Matriz de Riesgos
Finalmente
Los riesgos cambian con el tiempo....... Es un problema dinmico La Administracin del Riesgo no es un adorno del proyecto, sino una funcin vital Y fundamental de la Administracin de Proyectos,que impacta significativamente en la probabilidad de xito de este
Conceptos Bsicos de Riesgos en la Administracin de Proyectos
Riesgos en la Administracin de Proyectos
En el contexto del proyecto, la identificacin del riesgo tambin se refiere a las oportunidades (resultados positivos) as como las amenazas (resultados negativos). La administracin de riesgos son los medios a travs de los cuales la incertidumbre se maneja de forma sistemtica, para aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.
Evaluacin de Riesgo (se concentra en identificar los riesgos y en qu concentrarse)
Hacer una lista de todos los peligros potenciales que afectarn el proyecto (identificacin del riesgo) Determinar la probabilidad de la consecuencias de la ocurrencia y de la prdida del potencial de cada elemento identificado (cuantificacin del riesgo) Clasificar los elementos (del ms al menos peligroso)
Control de Riesgos (hacer algo sobre los riesgos)
Establecer tcnicas y estrategias para atenuar los riesgos ms altos (planeacin del riesgo) Ejecutar estrategias para resolver los factores de alto riesgo (respuesta del riesgo) Supervisar de la eficacia de las estrategias y de los niveles de modificacin de riesgos a lo largo del proyecto
La informacin para determinar riesgo viene de:
Descripcin del producto. Por ejemplo, los productos que implican tecnologa probada, en igualdad de circunstancias, implicarn menos riesgo que productos, cules requieren innovacin o invencin. Documentos/planes del proyecto: Las revisiones del documento de alcance, del plan del proyecto, etc. Informacin histrica: Bases de Datos del proyecto, expedientes del proyecto. Entrevistas del Cliente y/o Usuario, as como de los estudios de viabilidad
Identificacin del riesgo
Los riesgos internos son los elementos que el equipo de proyecto puede controlar o influenciar, por ejemplo asignaciones del personal. Los riesgos externos van ms all del control o de la influencia del equipo de proyecto, tal como cambios de mercado o acciones del Gobierno.
Herramientas y tcnicas para la identificacin del riesgo
[Link]. Las listas de comprobacin se agrupan tpicamente por la fuente del riesgo. [Link]. La diagramacin puede ayudar al equipo de proyecto a entender mejor las causas y efectos de los riesgos. 3. Entrevistas.- Las entrevistas orientadas a riesgos con varios de los involucrados (personas que sern impactadas por el proyecto)
Fuentes de Riesgo
Riesgos asociados al Cliente y/o Usuario
Requerimientos (requisitos) confusos / incompletos Cambios frecuentes a los requerimientos (requisitos) del proyecto durante la ejecucin del mismo Cliente y/o Usuario que no es eficiente, eficaz o completo en cumplir sus responsabilidades del proyecto Cliente y/o Usuario que no est lo suficientemente disponible. Cliente y/o Usuario que no tiene expectativas realistas sobre los resultados del proyecto,.
Riesgos asociados a los calendarios
Tareas o Hitos (Milestone) faltantes Duracin inexacta de la mtrica Estimaciones no precisas Un calendario basado en cantidades exageradas de tiempo extra para todo el equipo.
Riesgos asociados a los recursos
Roles y/o responsabilidades NO claras Recursos NO disponibles Habilidades y/o Conocimientos requeridos NO satisfechos o inadecuados Equipo faltante o Inadecuado Rotacin del personal
Riesgos asociados a la Experiencia
Nueva Tecnologa Nuevo ambiente de desarrollo Nuevo Hardware
Riesgos asociados al Proceso de Administracin de Proyectos
Descomposicin de Tareas (WBS) una descomposicin inadecuada falla en identificar todas las actividades que son parte del proyecto. Mtricas: estimaciones de tiempo y costo Fallas del Flujo de Trabajo: en la entrega, en la autorizacin de la terminacin, no cumplimiento de fechas lmite. Falla de Aseguramiento de Calidad: proceso con fallas, carencia de la funcin de aseguramiento de calidad
Ciclo de Vida del Riesgo en el Proyecto El riesgo es alto en las primeras fases del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto se acerca a su fin. La cantidad en riesgo es baja al inicio de vida del proyecto y va aumentando a medida que el proyecto avanza.
Planificacin de la Gestin del Riesgo
Decisin acerca de como enfocar y planificar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. Entradas Polticas de gestin de riesgo en la organizacin Acta del proyecto Roles y responsabilidades definidas. Tolerancia al riesgo por parte de los stakeholders Plantillas del plan de gestin de riesgo de la organizacin WBS
Planificacin de la Gestin del Riesgo
Herramientas y tcnicas Reuniones de planificacin Resultados
Plan de gestin de Riesgos : Muestra
como estructurar la gestin del riesgo a lo largo del proyecto, no esta orientada a resolver los riesgos particulares.
Identificacin de Riesgos
Determinar que riesgos pueden afectar al proyecto y documentacin de sus caractersticas.
Riesgos internos Riesgos externos
ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
Este proceso prioriza a los riesgos con mayor efecto en los objetivos del proyecto Mide la necesidad de gestin de cierto riesgo Debe mantener actualizado a lo largo de todo el proyecto.
ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
ENTRADAS
PLAN DE GESTION
DE RIESGOS
RIESGOS IDENTIFICADOS
ESTADOS DEL PROYECTO
TIPO DE PROYECTO
PRECISION DE LOS DATOS
Los riesgos descubiertos en el proceso de identificacin de riesgos, se evalan junto con su impacto potencial en el proyecto
La incertidumbre de cierto riesgo tiene relacin con el grado de avance del proyecto. - Al inicio del proyecto muchos riesgos an no aparecen, pero en la etapa de diseo se presentan la mayora
En proyectos comunes o recurrentes se tiene una mayor idea de la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y de sus consecuencias, a diferencia de proyectos nuevos.
-Muestra el grado de conocimiento y comprensin de un riesgo. - Muestra el grado de conocimiento y comprensin de un riesgo.
ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
ENTRADAS
ESCALA DE PROBABILIDAD DE IMPACTO
HIPOTESIS
Deben ser usadas para evaluar riesgos en dos dimensiones descritas (probabilidad e impacto)
Los supuestos identificados en el proceso de Identificacin de riesgos se evalan como potenciales riesgos.
Herramientas y tcnicas
Impacto y Probabilidades de riesgo
Matriz de Probabilidad / impacto
Prueba de hipotesis
La probabilidad y consecuencias de los riesgos se pueden clasificar como: Muy alto, alto, medio, bajo y muy bajo. -Luego las dos dimensiones del riesgo son: .Probabilidad de ocurrencia .Consecuencias para el proyecto Ayuda a identificar aquellos riesgos que deben ser tratados con mayor agresividad
-Esta matriz combina escalas de impacto y probabilidad. - La probabilidad de que un riesgo se manifieste vara De en ser medidos en base a dos criterios: entre 0 y 1, y generalmente requiere de opinin experta. El impacto refleja la severidad del efecto del riesgo en los objetivos del proyecto.
Deben ser medidos en base a dos criterios: -Estabilidad del supuesto -Consecuencias para el proyecto Otros supuestos que puedan estar presentes se deben identificar y evaluar con el anlisis cualitativo
Resultados
Ranking general De riesgos para El proyecto
Lista priorizada De riesgos
Lista de riesgos Para gestin y Anlisis adicionales
Tendencia en Los resultados De anlisis
Compara los riesgos del proyecto con aquellos de otros proyectos de acuerdo a sus respectivas calificaciones. Se puede usar para asignar recursos al proyecto.
Pueden ser priorizados de acuerdo a ciertos criterios. Por ejemplo: de acuerdo a rango. Tambin se pueden priorizar de acuerdo a sus necesidades de respuesta.
Los altos riesgos y riesgos moderados son los primeros candidatos para anlisis adicional, y acciones de gestin de riesgo.
Al repetirse el anlisis, pueden aparecer tendencias en los resultados, haciendo que la respuesta y el anlisis adicional de los distintos riesgos sean ms urgentes o menos urgentes
ANALISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS
Analizar numricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto y el riesgo global
ANALISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS
(Entradas)
Plan de gestin de riesgos Riesgos identificados Lista priorizada de riesgos Lista de riesgos para gestin y anlisis adicionales
Entradas
Informacin histrica
Juicio experto
Otros resultados De planeamiento
Informacin acerca de proyectos similares anteriores, estudios de proyectos similares hechos por expertos en riesgo, y bases de datos de riesgos que pueden estar disponibles a travs de la industria o del propietario.
- puede venir por parte del equipo de proyecto, otros expertos de la organizacin y otros externos a la organizacin. Otras fuentes incluyen expertos en ingeniera y estadstica.
Incluyen la lgica del proyecto, estimacin de plazos para determinar el plan de trabajo, el WBS que muestre todos los costos junto con sus estimaciones y modelos de objetivos tcnicos del proyecto.
HERRRAMIENTAS Y TECNICAS
Entrevistas
Anlisis de sensibilidad
Arboles de anlisis de decisiones
Simulacin
Esta tcnica se usa para cuantificar la probabilidad y consecuencia de los riesgos para los objetivos del proyecto. Un primer paso puede ser una entrevista con los expertos
Ayuda a determinar que riesgos tienen mayor probabilidad de impacto en el proyecto.
Se representa como un rbol de decisiones, el cual es un diagrama que describe una decisin bajo la eleccin de una alternativa.
Usa un modelo que traduce las incertidumbres especificadas a nivel detallado a su impacto potencial sobre los objetivos expresados a nivel global del proyecto. Tpicamente se usa la tcnica de Monte Carlo.
Anlisis cuantitativo de Riesgos
(Herramientas y tcnicas)
Distribuciones de probabilidad comnmente usadas
1.2 1
Uniform
0 0 4 0 0 5
Normal
1.2
Triangular
0 0 3
0 0 300
Lognormal
2.0
Beta
0.0 0.00 1.00
Resultados
Lista priorizada De riesgos cuantificados
Anlisis Probabilstico Del proyecto
Probabilidad de Cumplir con costos Y objetivos
Tendencias en El resultado Del analisis
Esta lista incluye aquellos riesgos con mayor impacto (ya sea positivo o negativo) para el proyecto junto con una medida de su impacto.
Predicciones de planes de trabajo y costos potenciales. Listas de fechas de entregables posibles o duracin del proyecto y costos.
La probabilidad de alcanzar los objetivos del proyecto con el plan actual y conocimiento acerca de los riesgos que el proyecto enfrenta.
Al repetir el anlisis aparecen tendencias sobre los resultados.
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
Es aquel proceso que involucra desarrollo de opciones y determinacin de acciones para mejorar las oportunidades y reducir amenazas a los objetivos del proyecto
Incluye asignacin de responsables de respuesta a riesgos La respuesta depende de la severidad del riesgo
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
(Entradas)
Plan de gestin de riesgo Lista priorizada de riesgos Ranking general de riesgos para el proyecto Lista priorizada de riesgos cuantificados Anlisis probabilstica del proyecto Probabilidad de cumplir con costos y objetivos
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
ENTRADAS
LISTA DE POTENCIALES RESPUESTAS
LIMITES DE RIESGO
RESPONSABLES DEL RIESGO
CAUSAS COMUNES DE RIESGO
TENDENCIAS EN LOS RESULTADOS CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS
El nivel de riesgo que es aceptable para la organizacin influenciara la planificacin de la respuesta al riesgo.
Una lista de los stakeholdes que actuaran como responsables de las respuestas a los riesgos. Estos responsables debern estar involucrados en el desarrollo de las respuestas a los riesgos
Muchos riesgos pueden tener una causa comn. Esta situacin da oportunidad para que se mitiguen dos o ms riesgos con una sola respuesta.
- Las tendencias en los
resultados pueden hacer que las tendencias al riesgo o anlisis adicional sea mas/menos urgente e importante.
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
EVITAMIENTO PREVENCION
TRANSFERENCIA (CAMBIAR RESPONSABILIDAD)
MITIGACION (ACCION CORRECTIVA)
ACEPTACION (ACEPTAR CONSECUENCIAS)
Consiste en cambiar el plan del proyecto para eliminar el riesgo o condicin y para proteger a los objetivos del proyecto de su impacto
Busca traspasar la consecuencia de un riesgo a terceros junto con su responsabilidad
La mitigacin puede traducirse en una nueva secuencia de acciones que reducirn el problema Por ejemplo: Usar procesos menos complejos o escoger un vendedor ms estable.
Esta tcnica indica que el equipo de proyecto ha decidido no cambiar el plan del proyecto o que no encontr una mejor estrategia para enfrentarse al riesgo. En general, la aceptacin involucra reservas de dinero, tiempo y recursos.
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO (Resultados)
Plan de respuesta al riesgo: El plan de respuesta al riesgo (o registro de riesgo) debe estar descrito a nivel de detalle en el que las acciones sern tomadas. Incluye:
Riesgos identificados, descripciones, reas y objetivos afectados y causas Dueos del riesgo y responsabilidades asignadas Resultado de los anlisis cualitativo y cuantitativo
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
(Resultados)
Plan de respuesta al Riesgo: (cont.)
Acciones especificas para implementar la estrategia de respuesta escogida Presupuesto y tiempos para responder Planes de contingencia y de retorno
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
RESULTADOS
RIESGOS RESIDUALES
RIESGOS SECUNDARIOS
ACUERDOS CONTRACTUALES
Son aquellos que quedan despus de que se hayan tomado acciones de respuesta, Tambin incluyen riesgos menores que han sido aceptados y documentados Por ejemplo: Aumentos en costos y tiempos para contingencia.
-Riesgos que surgen como resultado de implementar una respuesta al riesgo. Deben ser identificados y se debe planear una respuesta.
Especifican la responsabilidad de cada parte para determinado riesgo, si es que el riesgo ocurre se puede evitar o mitigar amenazas.
PLANIFICACION DE LA RESPUESTA AL RIESGO
RESULTADOS
Montos de reserva Requerido para contingencias
Entrada a otros procesos
Entrada al plan De proyecto revisado
El anlisis probabilstica del proyecto y los umbrales de riesgo ayudan al Gerente del Proyecto a determinar los montos de reserva para reducir los riesgos de sobrecostos en los objetivos.
-La mayora de las respuestas a los riesgos incluyen inversin de ms recursos, tiempo y dinero para cambiar el plan del proyecto. Es necesario justificar estos gastos para llegar a un nivel aceptable de riesgo
Los resultados del proceso de planeamiento de respuesta deben ser incorporados al plan del proyecto para que se tomen y monitoreen las acciones necesarias.
CONTROL Y MONITOREO DEL RIESGO
Es el proceso que hace un seguimiento de los riesgos identificados, monitores riesgos residuales, identifica nuevos riesgos, asegura la ejecucin de los planes y evala su efectividad para reducir el riesgo. Se asocian con la implementacin de planes de contingencia. Es un proceso continuo a lo largo del proyecto Ayuda a tomar decisiones antes que las amenazas del riesgo ocurran.
CONTROL Y MONITOREO DEL RIESGO
El objetivo del monitoreo es determinar si:
Las respuestas al riesgo se implementaron como fue planeado. Las respuestas fueron efectivas o si se deben desarrollar nuevas respuestas. Los supuestos del proyecto aun son validos Se cambio el estado de exposicin al riesgo, con anlisis de tendencias.
CONTROL Y MONITOREO DEL RIESGO
(Entradas)
Plan de gestin de riesgos Plan de respuesta al riesgo Comunicaciones del proyecto
Identificacin riesgos
Resultados de trabajo y otros registros del proyecto que proveen informacin acerca de rendimiento del proyecto y riesgos.
anlisis
adicional
de
Cuando se mide y reporta rendimiento del proyecto, riesgos que no fueron identificados pueden aparecer.
CONTROL Y MONITOREO DEL RIESGO
Herramientas y tecnicas
AUDITORIA DE RESPUESTA AL RIESGO
REVISION PERIODICA DE RIESGOS DEL PROYECTO
ANALISIS DEL VALOR GANADO
MEDICION DEL RENDIMIENTO TECNICO
PLANEAMIENTO DE RIESGOS ADICIONALES
Auditores de riesgo examinan y documentan la efectividad de la respuesta al riesgo as como del dueo del riesgo.
Se deben programar revisiones de riesgo del proyecto. La prioridad de los riesgos puede cambiar durante el ciclo de vida del proyecto.
Se usa para comparar rendimiento generado por el proyecto con una lnea base. Los resultados de este anlisis pueden indicar una desviacin potencial al llegar a los objetivos de costo y plan de trabajo.
Compara el rendimiento tcnico durante el proyecto con el que esta en el plan de trabajo.
- Si un riesgo que no fue anticipado emerge en el plan de respuesta, su impacto sobre los objetivos del proyecto ser mayor o la respuesta planeada no ser la apropiada.
RESULTADOS
PLANES ALTERNATIVOS
ACCIONES CORRECTIVAS
SOLICITUDES DE PEDIDO DE CAMBIO
ACTUALIZACION AL PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO
BASE DE DATOS DE RIESGO
Son respuestas no planeadas a riesgos emergentes que no se identificaron o fueron aceptados.
Consisten en llevar a cabo el plan de contingencia o el plan alternativo.
El implementar los planes de contingencia o alternativo muchas veces requiere un cambio en el plan del proyecto para responder a los riesgos. El resultado es un requisito de cambio.
Los riesgos pueden no ocurrir. Los que ocurren deben ser documentados y evaluados. Los ranking de riesgos deben ser reevaluados, de forma que los nuevos riesgos importantes puedan ser controlados.
- Consiste en almacenar, mantener y analizar datos recopilados y usados en procesos de Gerencia de Riesgo. Esta base de datos ayudara al proceso de gerencia de riesgo en la organizacin.
