Sistemas de Informacion

Unidad I Sistemas de Informacion

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la

informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Informacin:

Entradas: Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones

Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas.

Salidas: Reporte de pagos. Estados de cuenta.

Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin

Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin.

Sistemas Transaccionales: Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son:

Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el

proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son:

Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Sistema De informacin Formal: Basados en un conjunto de normas, estndares y procedimientos que permiten que la informacin se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado.

Sistemas de Informacin Informal: Estn basados en la comunicacin no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organizacin.

Ahora bien para poder ver otras clasificaciones las veremos segn M.J. Alexander:

Sistemas de comunicacin: Transmiten informacin entre los diferentes sub-sistemas de una organizacin.

Sistemas de informacin informal: Es una red no estructurada de comunicacin informal entre personas dentro o en el ambiente de la organizacin.

Sistemas de informacin organizacional: Formados por los flujos o canales de informacin que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin desde los niveles de planificacin, pasando por los de control, hasta los operacionales.

Sistemas de informacin operativos: Son definidos como sistemas de informacin que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realizacin de operaciones bsicas en la organizacin.

Sistemas de informacin gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la informacin necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solucin de problemas en una organizacin.

Sistema de apoyo para la toma de decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de informacin caracterizado por procesar datos para realizar automticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la accin que se debe tomar para mantener a la organizacin dentro de condiciones normales de funcionamiento.

Sistema de procesamiento de datos: el procesamiento de datos es parte fundamental e implcita de la mayora de sistemas de informacin discutidos anteriormente.

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

Este punto no es mas que la breve descripcin del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son: o Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema. o Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creacin del sistema. o Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado. o Deterioro o muerte: Es la extincin del sistema realizado. Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si despus de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa, o por alguna condicin en especial.

ENFOQUES PARA DISEAR SISTEMAS DE INFORMACIN

Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Informacin estos son Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasar a explicarlos vindolos desde el punto de vista de una organizacin que es a mi opinin la mas simple.

Independiente: Cada parte de la organizacin tiene su propio sistema no depende de los dems sistemas. Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo mas claro como un centro de navegacin de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las dems PC's. Distribuido: Combinacin de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una grana base de datos pero se comunican entre s. Hay que destacar que el tercer enfoque podra ser el mas optimo, siendo as presentare las ventajas del enfoque distribuido: Reduccin de costos. Confiabilidad. Tiempo de respuesta satisfactorio. Facilidad de extensin. Pero no todo es tan fcil este mismo enfoque posee sus defectos:

 Es complejo. Administracin descentralizada. Seguridad de datos difcil de resolver. Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es difcil conseguir los equipos). Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

Los sistemas se clasifican de muchsimas maneras, por ello mencionare primero los tres aspectos fundamentales en los cuales los sistemas se clasifican y seguido, mencionare algunas de las dems clasificaciones mas comunes:

Los tres aspectos principales son:

Segn su entitividad: se clasifican en reales, ideales y modelos. Reales: Estos presumen de una existencia independiente del observador. Ideales: Estos son construcciones simblicas, como lo es el caso de la lgica y las matemticas. Modelos: Estos corresponden a abstracciones de la realidad, donde se combinan lo conceptual con las caractersticas de los objetos.

Segn su origen: Estos pueden ser naturales o artificiales. Estas distinciones dependen segn la dependencia o no en su estructuracin por parte de otros sistemas. Naturales: Son aquellos en los cuales la mano del hombre no a intervenido en ellos. Artificiales: Son aquellos sistemas, que son creados por el hombre o que est a interferido en ellos.

Segn el ambiente o grado de aislamiento: Estos dependen solo segn el intercambio que establecen con sus ambientes. Estos pueden ser cerrados o abiertos. Abiertos: Estos interactan y reciben informacin del ambiente estos se dan en su totalidad en las empresas. Cerrados: Estos son hermticos al ambiente (hay que resaltar, que estos son solo tericos, por lo tanto no existen).

Ahora algunas otras clasificaciones de las mas conocidas entre los sistemas:

Probabilsticos: Cuando se basan en la probabilidad y no se sabe con seguridad que va a ocurrir, estos son destinados al azar o a las circunstancias. Determinsticos: Cuando se sabe con exactitud que va a ocurrir. Sub-sistemas: Sistemas pequeos incorporados a otros sistemas. Supra-sistemas: Sistemas grandes que poseen dentro de ellos sub-sistemas. Simples: Cuando no poseen muchos elementos, que sea un sistema sencillo. Complejos: Cuando tienen varios elementos (un ejemplo en el rea que estudio la misma computadora). Muy complejos: Son aquellos que poseen demasiados elementos por citar un ejemplo una empresa cualquiera. Dinmicos: Aquellos que interactan. Estticos: Aquellos que no interactan. Temporales: Durn por un tiempo determinado. Permanentes: Siempre permanecen en el tiempo sin variar. Inestables: Cuando varan constantemente. Adaptativos: Se adaptan rpidamente al ambiente. No adaptativos: No se adaptan al ambiente.

En cualquier sistema encontramos como mnimos cuatro elementos: Insumos, proceso, producto y retroalimentacin. En otros trminos es como el proceso de la comunicacin, entrada proceso y salidas.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS Propsito: Todos los sistemas buscan un propsito o fin comn. Globalismo o totalidad: Abarcan todas las caractersticas del ambiente interno y externo. La entropa: Movimiento de un sistema hacia el desgaste. Homeostasis: Caractersticas de un sistema abierto para regresar a un estado estable.

COMPONENTES Y ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS Componentes: Partes inidentificables del sistema. Atributos: Son las caractersticas que influyen en la operacin del sistema. Entre los trminos de los componentes y atributos de los sistemas tenemos que definir lo que es la

estructura de sistemas; la cual no es mas que la forma o manera como se relacionan los componentes y atributos para obtener un fin comn.