Formularios en Excel
Por Moiss Ortz el 16 diciembre, 2011
Los formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de informacin. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Qu es un formulario en Excel?
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trmite, as que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para que introduzcas la informacin. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opcin entre otras cosas ms.
Tipos de formularios en Excel
Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel. Formulario de datos Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX Formularios de usuario de VBA A continuacin describir brevemente cada uno de ellos.
Formularios de datos
A travs de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edicin de la informacin e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.
Excel puede generar automticamente un formulario de datos para nuestras tabla. Para consultar ms detalle sobre este tema consulta el artculo: Agregar filas a una tabla de Excel. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una frmula no podrs modificar dicha frmula mediante el formulario sino que solamente se mostrar el resultado del clculo sin poder editarlo.
Hoja de clculo con controles
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir informacin, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy tiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la seleccin de los elementos.
De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificacin y otros controles ms que nos ayudarn a crear formularios avanzados.
Formularios de usuario VBA
Los formularios de usuario, tambin conocidos como UserForm, son cuadros de dilogo que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar informacin al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde cdigo VBA.
Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles Active X que se mostrarn en elCuadro de herramientas:
Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarn dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.
Hace mucho tiempo que estoy buscando el momento para poder subir al blog una explicacin de como crear un UserForm (o sea un formulario) desde el Editor de VBA de Excel, esto es , vamos a generar un formulario personalizado. Lo primero es tener claro cmo ser este formulario, y para no complicar demasiado el asunto, he decidido que nuestro formulario tendr dos ComboBox (tambin conocido como Cuadro combinado) y un TextBox (o Cuadro de texto), as como un CommandButton (o Botn de comando), adems de algunas Labels (o Etiquetas). La idea, para no dispersarme demasiado es crear la estructura de un Formulario en el que aparezca junto a una etiqueta un Cuadro combinado, y debajo de estos una nueva etiqueta junto a un Cuadro de texto, acabando el formulario con un Botn de comando que ejecute una accin. Quedar algo as:
La idea es que mediante uno de los ComboBox podamos elegir una de las hojas del libro activo, mientras que con el segundo Combobox seleccionemos de un listado dado uno de sus elementos, para que una vez aadido un valor en el TextBox, al presionar el CommandButton copie dicho valor en la hoja correspondiente y en el lugar asociado al elemento del segundo Combobox Veamos cual es nuestro Libro de trabajo, sobre el cual va a funcionar nuestro Userform. En este Libro existen tres hojas ('Espaa', 'Mxico' y 'Colombia'),y una ms ('Consolidado'), donde se Consolidan las anteriores; cada hoja (cada pas) tiene un listado de clientes nico para todas ellas, que corresponden a un nmero de unidades de un determinado producto y colocadas en las mismas referencias:
haz click en la imagen Como ya conocemos nuestro Libro de trabajo, podemos empezar a crear el formulario, para ello abriremos el Editor de VBA presionando Alt+F11, y buscaremos el Men Insertar > UserForm:
Al insertar el UserForm se abrir una ventana con los Controles que podemos insertar en nuestro formulario, para esto slo es necesario hacer click sobre el Control elegido (para nosotros 'Etiqueta','Cuadro de texto','Cuadro combinado' y 'Botn de comando', e ir agregndolos en el espacio del formulario. Nos aprovecharemos del punteado (del 'grid') para alinear lo mejor posible, en primera instancia, los distintos controles aadidos, hasta conseguir:
La primera parte est lista, aunque la podemos (y debemos) personalizar ms, ya que las distintas etiquetas y botones seran mucho ms descriptivas si, en lugar de 'label1', 'label2', 'label2' o 'CommandButton1', aparecieran nombres algo ms identificativos a lo que se refiere ('Pas', 'Cliente', 'Unidades' o 'Insertar'). Estas modificaciones las conseguiremos buscando la ventana de Propiedades de cada una de ellas, en concreto la Propiedad Caption:
Una vez cambiada la propiedad Caption para 'label1', 'label2', 'label2' y 'CommandButton1' nuestro formulario tendra este aspecto:
Ya podemos dar por finalizado la primera parte de creacin de nuestro formulario, el aspecto es el que queramos... claro, que ahora queda lo ms importante, darle poder!!!. Para asignarle alguna funcionalidad a este formulario (y que haga lo que queramos), tendremos que aadir cierto cdigo VBA a cada uno de los Controles aadidos, en concreto a los dos ComboBox, alTextBox y al CommandButton, para ello haremos doble click sobre cada uno de ellos, lo que nos abrir una ventana de cdigo donde poder incluir nuestras instrucciones y procedimientos... Lo que dejar para la siguiente entrada.
