Tema: Planeacin Estratgica Objetivos Definir que es la planeacin estratgica.
. Conocer las diferentes planeaciones estratgicas para manejar los cambios dentro de la organizacin. Establecer los procesos para la planificacin estratgica. Determinar cules son las causas y efectos que produce la planeacin estratgica.
MARCO TEORICO QU ES LA PLANIFICACIN? Planificar no es adivinar el futuro, sino ms bien, es tomar un conjunto de decisiones que llevadas a la prctica a travs de la accin, nos permitan acercarnos a un determinado estado futuro deseable. En otras palabras, planificar es determinar con alguna probabilidad dnde vamos a estar en el futuro, en funcin de las decisiones que tomemos hoy. Planificar, en consecuencia, consiste en: decidir el futuro que se quiere alcanzar decidir las acciones y el camino que recorreremos para llegar a este futuro Desde otro punto de vista, la planificacin es fundamentalmente prediccin, para disminuir el riesgo y la incertidumbre del futuro. Se predicen sucesos o tendencias y se planifican acciones para hacerles frente. QU ES LA ESTRATEGIA?
El concepto de estrategia proviene del griego estrategos y significa ganar la guerra, es decir, est asociado al logro en sus inicios de objetivos militares. En el contexto de la planificacin tradicional, la estrategia se entiende como el arte de lograr los objetivos trazados. La estrategia comprende el propsito general de una organizacin, en trminos de objetivos de largo plazo, programas de accin y prioridades en la asignacin de recursos (personas, dineros
esfuerzos, etc.). En este sentido, se convierte en un marco conceptual fundamental que le permite a una institucin permanecer en el tiempo y adaptarse a un medio altamente cambiante.
Planeacin estratgica La planeacin estratgica es la elaboracin, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intencin de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo. Su propsito consiste en determinar el rumbo de la organizacin as como la obtencin, el uso y la disposicin de los medios necesarios para alcanzar la misin y la visin de la organizacin.
Importancia
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de sta se previenen las contingencias y los cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
Ventajas
La definicin del rumbo de la empresa permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y los remos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las "corazonadas" o empirismos. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. Al planear se definen las bases a travs de las cuales operar la empresa. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para efectuar el control. La motivacin se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dnde se dirigen sus esfuerzos. Optimiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la organizacin.
PROCESO DE PLANEACIN ESTRATEGICA
El proceso de planeacin estratgica, tambin conocido como planeacin del negocio, es la serie de etapas a travs de las cuales la cpula directiva define el rumbo y las directrices generales que habrn de regir a la organizacin.
En la figura se muestra que en el proceso de planeacin estratgica es necesario que el equipo directivo defina cada uno de los elementos en el orden establecido. Para el desarrollo de un plan estratgico es indispensable iniciar con la visin de la organizacin y contar con sistemas de informacin oportunos y actualizados, ya que a travs de stos es posible efectuar un anlisis del entorno, de las premisas externas e internas, as como de las fortalezas y las debilidades de la empresa, de las oportunidades y las amenazas presentes y futuras que pueden afectar el logro de los objetivos. La filosofa, la misin, los objetivos y las polticas
estratgicas deben ser definidos por los altos directivos, con un conocimiento pleno de todos los factores que influyen en la situacin actual y futura de la organizacin. Mediante la planeacin se responde a las preguntas: qu queremos?, quines somos?, hacia dnde nos dirigimos? y cmo debemos hacerlo? De esta forma, con la planeacin se promueve la eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y se incrementa la productividad de la empresa al establecer claramente los resultados por alcanzar.
Fases de la planeacin estratgica
La planeacin estratgica exige cuatro fases bien definidas: anlisis del entorno, sistema de informacin, anlisis de las oportunidades y debilidades (FODA) y la formulacin de alternativas estratgicas.
Anlisis del entorno Al elaborar un plan puede existir certeza acerca de la existencia de determinados eventos, mas no as de otros que afectarn su desarrollo; es necesario, por tanto, tomar en cuenta diversos escenarios que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro. El anlisis del entorno consiste en un estudio minucioso de los factores o condiciones internas o externas que pueden afectar el plan.
Se efecta al inicio del proceso de planeacin, aunque tambin puede realizarse a lo largo de ste. El anlisis del entorno debe fundamentarse en un sistema de informacin actualizado, veraz y eficiente, que presente todos los factores que pueden influir en el logro de los planes. El sistema de informacin o de inteligencia organizacional deber integrarse con reportes e informes, tanto internos de la empresa, como externos elaborados por instituciones reconocidas. Algunos de los datos indispensables que debe contener el sistema de informacin son proyecciones, entre las que destacan: econmicas, polticas, sociales, fiscales y
financieras,estudios de la competencia, de los clientes, del entorno internacional y nacional, premisas externas e internas, fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, entre otros.
Sistema de Informacin
Tal como se mencion, la planeacin estratgica comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratgico, tambin conocido como Plan de Negocios (BussinesPlan). stos se definen en la alta direccin y sirven como base para la elaboracin de los planes tcticos y operacionales. Una vez que se ha efectuado el anlisis del entorno se procede a determinar cada uno de los elementos que a continuacin se mencionan y que forman parte de un plan estratgico:
Filosofa. Aparentemente la filosofa organizacional carece de importancia porque se considera como una serie de postulados meramente tericos, sin embargo, la filosofa organizacional ser vlida en tanto sea parte de la prctica en la vida diaria de todos los miembros de la empresa. En las empresas sobresalientes a nivel
mundial se ha comprobado que una filosofa organizacional bien definida y compartida por todos los integrantes de la empresa redunda en el xito de las mismas. Los valores organizacionales, al ser difundidos, se convierten en actitudes, y las actitudes, en conductas. Consecuentemente, las conductas del personal influyen en los resultados de la empresa. Por ejemplo, una organizacin cuyos valores sean la calidad y la puntualidad deber establecer estructuras, sistemas y procesos que promuevan y permitan que todo el personal acte conforme a dichos valores; si las conductas del personal se orientan a la calidad y a la puntualidad seguramente el producto y el servicio sern de calidad, lo que redundar en un gran nmero de clientes satisfechos y obviamente en las utilidades. De esta forma la filosofa organizacional es el elemento ms importante y el punto de partida dentro de la administracin estratgica de cualquier empresa. Para formularla debe considerarse la pregunta: qu temas, valores y prioridades filosficas son importantes en el futuro de nuestra empresa?
Credo.-Conjunto de postulados o creencias que orientan la conducta de la organizacin. Valores.-Pautas de conducta o principios que definen la actuacin de los individuos en la organizacin. Los valores deben convertirse en actitudes y conductas, adems, ser compartidos y practicados por todos los miembros de la empresa. Compromiso.- Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
Visin. La visin es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organizacin. Debe tener las siguientes caractersticas: breve, fcil de captar y de recordar e inspiradora. La visin fija el rumbo de la empresa, plantea retos, sirve como punto de consenso, estimula la creatividad y la coordinacin de esfuerzos. Para formularla se deben responder las siguientes preguntas: Qu se nota como clave para el futuro? Qu contribucin nica se debe hacer en el futuro? Cmo debe ser la competencia de la empresa? Cul es la oportunidad de crecimiento? En qu negocios deberamos estar? En qu negocios no deberamos estar? Quines son o deberan ser nuestros clientes? Cules son o deberan ser nuestras divisiones principales y futuras de mercado? Qu es probable que cambie en nuestra organizacin dentro de tres o cinco aos?
Misin. La misin es la razn de ser de la organizacin, su formulacin es una etapa de las ms importantes en el proceso de planeacin. La misin responde a las preguntas: Para qu y por qu existe la organizacin? Cul es su propsito? A quin sirve? Aqu se dedica la organizacin? En qu negocio se est? Cul es nuestro valor agregado? Cules son o deberan ser nuestros productos principales, presentes y futuros? Cul es nuestra ventaja competitiva? Tres preguntas son bsicas para definir la misin: quines somos?, a qu nos dedicamos?, cul es nuestro valor agregado y/o ventaja competitiva? Los requisitos que debe reunir una misin son:
Amplia. Dentro de una lnea con expansin pero lo suficientemente especfica y bien definida para que sea fcil de entender y lograr. Motivadora. Inspiradora y alcanzable. Permanente. Orientada al propsito de la empresa durante todo su ciclo de vida. Congruente. Consistente con lo que se hace y se desea.
Objetivos estratgicos. Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Al igual como sucede con otros trminos administrativos, el trmino objetivo tiene diversas acepciones. El diccionario lo define como "relativo al objeto en s"; desde el punto de vista militar, es el punto en que se ha de concentrar el fuego o lugar que se quiere conquistar con el ataque. Esta palabra proviene del latn objectum, que significa "cosa que se arroja delante". Los objetivos deben reunir las siguientes caractersticas: Establecerse a un tiempo especfico. Determinarse cuantitativamente. Su redaccin debe iniciar con un verbo en infinitivo.
En ocasiones, existe cierta discrepancia en cuanto a la diferencia entre objetivos y metas, esta situacin proviene de que esta terminologa ha sido traducida del ingls; sin embargo, esconveniente aclarar que las metas, en esencia, son lo mismo que los objetivos tcticos o departamentales, ya que las metas, por lo regular, se determinan a corto plazo, y se fijancon posterioridad a los objetivos estratgicos. En este texto se utilizar el trmino objetivo por ser el ms aceptado.
Clasificacin De Los Objetivos
En funcin del rea que abarquen y del tiempo en el que se establezcan los objetivos, pueden ser: Estratgicos o generales. Se refieren a toda la empresa y se establecen a largo plazo. Ejemplo:
Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los primeros cinco aos. Tcticos o departamentales. Se determinan para un rea, gerencia o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazos. Ejemplo: Incrementar las ventas de la divisin de plsticos a tres millones de pesos mensuales, en el presente ao. Operacionales o especficos. Se establecen en niveles o secciones de la empresa, se refieren a actividades ms detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en funcin de los objetivos departamentales y, obviamente, de los generales. Los objetivos operacionales pueden ser: [Link] se refieren a una seccin o grupo. Ejemplo: Producir medio milln de piezas semanales, del producto X, en el rea de troquelados. [Link] su nombre lo indica son metas personales. Ejemplo: Cada operario adscrito a la seccin tornos, producir diariamente 100 cajas de piezas 2X.
Estrategias.-El trmino estrategia proviene del griego strategas, que significa uso y asignacin de recursos. A travs de las estrategias se plantea cmo lograr especficamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello, es que existen tantas estrategias como objetivos se definan en una organizacin. Por ejemplo, para el objetivo "Incrementar las ventas a un milln de dlares anuales" se podran plantear las siguientes estrategias de mercadotecnia: Disear una campaa publicitaria a travs de los siguientes medios durante todos los meses del ao: [Link] comercial con jingle de la marca en las tres principales estaciones de radio juvenil en los cuatro programas de mayor rating; con una frecuencia de seis spots por programa y la duracin del mensaje de 30 segundos.
Televisin. Incluir dos spots en el programa de mayor audiencia juvenil durante tres meses, con el fin de lograr la penetracin en el mercado.
Obviamente en el plan estratgico debern incluirse todas las estrategias publicitarias y debern detallarse con la finalidad de que se pueda efectuar el programa correspondiente ycalcular el presupuesto.
Polticas.- La palabra poltica proviene del griego politik que significa "arte de gobernar
una nacin"; el diccionario seala quela poltica es el arte o trazo con que se maneja un asunto. Asu vez, trazo significa "plan para realizar un fin". Generalmente, este vocablo tiene dos acepciones: el que se utiliza en la burocracia gubernamental, y que se refiere a la red de interacciones por medio de las cuales se adquiere,transfiere y ejerce el poder, concepto que no tiene nada que ver con la administracin de empresas, y otro, en el que se le considera como un elemento del proceso de planeacin.
En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian el logro de objetivos y facilitan la ejecucin de las estrategias. En ocasiones se confunde a las polticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, la actitud o el comportamiento que deben observarse en situaciones especficas, detal forma que las reglas son rgidas, y las polticas, flexibles. A continuacin se presentan algunos ejemplos de reglas y polticas. Reglas: Las ventas se realizarn nicamente al contado. No se surtir ningn pedido si antes no se ha cubierto su importe. Polticas: Las comisiones de los vendedores se pagarn de acuerdo con el volumen de ventas. Ser preferible que el personal de mostrador sea femenino.
Las reglas son muy precisas y deben ejecutarse tal y como se especifican; comnmente, su incumplimiento se sanciona. En cambio, las polticas determinan lmites ms amplios y permiten mayor iniciativa. Tanto las polticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una empresa; su diferencia bsica es que las polticas proporcionan libertad de accin, mientras que las reglas no proporcionan margen de interpretacin.
[Link] programa es la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y las estrategias, el tiempo requerido para efectuarlas as como la asignacin de los responsables de su ejecucin. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser general cuando se refiere a programas de un rea, como mercadotecnia, o programas especficos cuando son detallados, por ejemplo, la promocin de un producto. La elaboracin de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento: Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qu actividad debe realizarse antes de otra, qu actividades se pueden realizar simultneamente y, por ltimo, qu actividades deben efectuarse posteriormente. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios y el responsable. Un programa establece la ejecucin completa y detallada de las actividades. Las tcnicas que se pueden utilizar para elaborar un programa son mltiples, aunque la grfica de Gantt ylos mtodos PERT (ProgramEvaluationReviewTechnique) y CPM (CriticalPathMethod), mejor conocido en nuestro medio como el mtodo del camino crtico, son los ms usuales. El xito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado
de importancia y con su ejecucin en cuanto a la fecha de iniciacin y terminacin de cada actividad. Presupuesto. Los presupuestos, en esencia, son los recursos que se requieren para llevar a cabo el plan. Se refieren bsicamente al flujo de dinero dentro de la organizacin; implican una estimacindel capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Clasificacin de los presupuestos De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser: Fijos o rgidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operacin. Flexibles. En stos se hacen clculos a distintos niveles de operacin, lo que permite conocer los resultados de diversas situaciones sin necesidad de hacer clculos sobre la marcha. Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las reas de la empresa, para que la distribucin de los recursos se dirija a las actividades que rediten mayores beneficios. La elaboracin de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la direccin; se calculan de acuerdo con los pronsticos y datos numricos de ejercicios anteriores. En su clculo participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas. Un sistema presupuestal integral debe incluir: Presupuestos de operacin. Comprende los presupuestos de: ventas, produccin, compras, mano de obra, gastos diversos. Presupuestos de capital. Que incluyen los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa y de activos fijos, como: maquinaria y equipo, edificios, construcciones, mobiliario, mantenimiento. Presupuesto financiero. En ste se contemplan: balance, estados de resultados, de origen y de aplicacin de recursos y de flujo de caja.
Anlisis FODA
Mediante el anlisis de las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, tambin conocido como anlisis FODA o DOFA, y en ingles SWOT, es posible lograr una de las finalidades bsica del proceso de planeacin; convertir amenazas en oportunidades y debilidades en fortalezas.
Internas.- Tambin se les conoce como fortalezas y debilidades, se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los planes. Algunas de las ms usuales son: variaciones en el capital, ausentismo, rotacin de personal, accidentes, siniestros, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, capital de trabajo, capital humano, etctera.
Externas.- Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y stas constituyen oportunidades y amenazas. Las premisas externas ms representativas pueden ser:
De carcter poltico.- Estabilidad poltica del pas, sistema de gobierno, intervencin estatal en los negocios, restricciones a la importacin y exportacin, relaciones internacionales. De carcter legal.- Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artculos o servicios, forma de pago de impuestos, exenciones de impuestos, impuestos sobre utilidades. Tendencias en la legislacin: laboral, mejoramiento del ambiente, descentralizacin de empresas en las zonas urbanas. Econmicas.- Deuda pblica, fenmenos inflacionarios, nivel de salarios, nivel de precios, poder adquisitivo de la poblacin, ingreso per cpita, inversin extranjera. Sociales.- Crecimiento y distribucin demogrficos, movilidad de la poblacin, empleo y desempleo, nuevas construcciones y obras pblicas, alfabetizacin, sistemas de salubridad e higiene. Tcnicas.- Avances tecnolgicos, cambios en los sistemas. Otros factores.- Competencia, posicin en el mercado, polticas de operacin, cambios en la demanda, maquinaria y equipos disponibles, productividad e
ingreso nacional, distribucin del ingreso, fuentes de financiamiento, transporte, comportamiento de los consumidores. Las premisas tambin son conocidas como fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Las fortalezas se refieren a todos aquellos factores internos, inherentes a la organizacin que promueven el logro de los planes. Las debilidades son factores internos que los obstaculizan. Las oportunidades son premisas o factores externos que facilitan la consecucin de los objetivos, y las amenazas son factores externos que los impiden o retrasan.
Fortalezas internas
Oportunidades Externas
FODA
Debilidades Internas
Amenazas Internas
Fortaleza
Puntos fuertes y caractersticas de la empresa que facilita el logro de sus objetivos
Oportunidades
Factores externos del entorno que proporciona el logro de los objetivos
Debilidades
Puntos dbiles factores factores propios de la empresa que obstaculizan e impiden el logro de los objetivos
Amenazas
Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos
Planeacin de contingencias
Los imprevistos pueden ocasionar la inoperancia de las estrategias de una empresa, independientemente de su formulacin, ejecucin y evaluacin. Con el objeto de reducir al mnimo el impacto de los peligros potenciales, las organizaciones deben contar con planes contingentes. Los planes contingentes se deben desarrollar para reas clave de resultados; deben elaborarse como parte del proceso de planeacin, de tal forma que cuando la aplicacin de estrategias indique la necesidad de un cambio rpido e importante, se pueda ejecutar un plan de contingencia. Los planes contingentes proporcionan tres ventajas bsicas: permiten respuestas rpidas ante los cambios; impiden el pnico en situaciones de crisis y hacen ms flexibles a los gerentes, estimulndolos a apreciar el carcter impredecible del futuro.
Conclusiones
Como futuros administradores debemos, dirigir, organizar, controlar y planear las metas y objetivos de nuestra empresa a diferentes plazos, debemos ser capaces de plantear un plan para atacar, segn nos convenga y utilizando las armas que tenemos tanto dentro de la empresa y fuera, y as poder ver las debilidades para reforzarlas y darles importancia. Debemos ser crticos, objetivos y realistas sobre nuestro planes, llevarlos a cabo y comparar si nuestros planes reflejan los resultados que deseamos obtener, ya que si ocurre lo contrarios, es hora de renovar la planeacin y cambiarla si es necesario.
Las estrategias se plantean cmo lograr especficamente y de la mejor manera los objetivos para as de los recursos que se invierten tener una recuperacin mayor estos enfocados en todos los factores del entorno.
Un anlisis detallado del entorno que al que va a estar sometida nuestra empresa u organizacin nos dar la garanta necesaria para adecuarla con los equipos y personal adecuados y as lograr el mayor desempeo de la misma.
El hecho de tener en la empresa una estructura terica, en este caso una misin, visin y objetivos bien planteados; nos da la direccin y rumbo de lo que queremos llegar a ser como organizacin a un plazo determinado; esto nos ayudara a regresar a nuestro camino cuando tengamos tropiezos, o decadas que no estuvieron previstas.
Bibliografa THOMPSON, Arthur A.; Gamble, John E: Administracin estratgica, McGraw Hill, 2012. CHIAVENATO, Idalberto: Planeacin estratgica: Fundamentos y aplicaciones, McGraw Hill, 2011. Amaya, J. A. (s.f.). Gerencia, Planeacin & Estratgica. Santo Tomas. Munch, L. (2005). Planeacin Estratgica el rumbo hacia el exito.
