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Gestión Documental con Easydoc

Este sistema permite digitalizar y dar seguimiento a documentos escaneados. Los documentos pueden ser derivados a diferentes personas y su estado puede ser verificado. El sistema muestra documentos agrupados y filtrarlos por estado o fecha. Los usuarios pueden crear y asignar documentos escaneados, los cuales son almacenados en la base de datos y notificados a los destinatarios vía correo electrónico.

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Christian Vargas
Derechos de autor
© Attribution Non-Commercial (BY-NC)
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Este sistema permite digitalizar y dar seguimiento a documentos escaneados. Los documentos pueden ser derivados a diferentes personas y su estado puede ser verificado. El sistema muestra documentos agrupados y filtrarlos por estado o fecha. Los usuarios pueden crear y asignar documentos escaneados, los cuales son almacenados en la base de datos y notificados a los destinatarios vía correo electrónico.

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Sistema de Digitalizacin y Seguimiento Documental

Easydoc es un sistema que nos permite realizar el seguimiento de un documento escaneado, es decir una vez que se ingresa el documento este puede ser derivado a diferentes personas y poder verificar el estado en que se encuentra el documento.

Pantallas descriptivas del Sistema

Pantalla Principal

La pantalla inicial se compone de: Panel Derecho: Contiene tres grupos los cuales son: Comunicaciones.- Aqu se especifican los documentos si son Internos o Externos, es decir si son propios de la empresa o documentos de otras empresas. Estado.- Realiza un filtrado de los documentos escaneados ya sea por documentos que cumplieron el proceso de aprobacin del documento o documentos que se encuentran en estado inconcluso. Varios.- Aqu muestra el listado de documentos que se encuentran fuera de las fechas establecidas.

Panel Central: Aqu se encontrara el listado de los documentos que fueron escaneados, los cuales pueden ser agrupados segn conveniencia del usuario, ya que se puede personalizar el grupo y orden de los campos. Panel Izquierdo: Consta de la vista previa del documento y a quien fue derivado el documento as como tambin las notas, detalles y Fechas de Vencimientos

Barra de Herramientas:

Inicio de sesin de usuario:

Creacin de Documento

Actualiza el Listado de comunicaciones

Crea un reporte notificando los documentos que se encuentran vencidos

Pantalla de Generacin de reportes.

Uso del Sistema: 1.- Ingresamos al sistema

2.- Al crear un nuevo Documento aparecer la pantalla:

En el cual llenamos los siguientes datos:

Fecha del documento, Fecha de recibido, No. De oficio o Comunicacin, No. De Secretaria(este nmero lo da el sistema dependiendo del tipo de documento que se seleccione), Se seleccionan los campos Para y Contacto de una lista de usuarios.

Se escoge el Tipo de Documentos de un desplegable , al igual que Prioridad y Estado, la fecha tambin se la puede seleccionar desde un calendario

Se ingresan Nota, asunto, detalle y selecciona ACEPTAR para poder realizar el proceso de captura del documento.

En esta Ventana se selecciona el formato en el cual va a ser escaneado, generalmente es en tif o pdf ya que son formatos que soportan multipginas, tambin se especifica si se escaneara en blanco/ negro, escala de grises o color.

Una vez escaneado el documento este subir a la base de datos y emitir las notificaciones via correo electrnico a los destinatarios notificando que hay elementos nuevos que necesitan revisarse.

Despus aparecer en el Listado general como muestra a continuacin:

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