UNIVERSIDA ESTATAL A DISTIANCIA ESCUELA DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES PROGRAMA DE INFORMATICA CIENCIAS EXACTAS

Trabajo Colaborativo No. 1

NOMBRE DEL CURSO: ADMINISTRACIN DE SERVICIOS TELE-INFORMTICOS GRUPO No. 01

NOMBRE DEL TUTOR: ALVARO ROJAS ARAYA

Integrantes: David Gerardo Masis Quirs 3-0367-0232 Julio Senz Cordero 3-0424-0134

CARTAGO-SAN JOSE 03/03/13

I CUATRIMESTRE

INTRODUCCIN
Hoy en da las empresas se encuentran inmersas en mercados globalizados donde la competencia es fuente y los cambios de estrategia son necesarios para vencer los obstculos y generar ventaja sobre los dems. Lograr estos cambios requiere herramientas administrativas dinmicas que permitan enfrentar las variables del entorno y aprovechar al mximo las oportunidades.

Para Electro Sur Este S.A.A. generar ventajas competitivas es fundamental para mantenerse fuerte dentro del mercado elctrico, es por ello que debe alinear las estrategias de cada una de sus reas de trabajo con sus objetivos estratgicos generales.

El presente documento muestra el plan estratgico de tecnologas de informacin y las comunicaciones (PETIC) para Electro Sur Este S.A.A. con la finalidad de ser el marco de referencia en la toma de decisiones tecnolgicas, adems explica los errores ms comunes que se cometen al realizar un PETIC.

PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGA DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES Analizar el entorno en materia de TIC.

Antes de comenzar, con la exposicin de la tarea vamos a aclarar que se tuvieron que establecer varios supuestos necesarios para el menor manejo de la propuesta del PETIC. Como por ejemplo el hecho de que el departamento de TI se dedica en su mayora a los sistemas de gestin de la red elctrica, pero no as para las reas administrativas de la compaa, y as se expondrn algunos ms supuestos necesarios.

Situacin actual de la empresa Electro Sur Este S.A., con respecto a TIC.
En la actualidad la empresa cuenta con un departamento de TI, el cual se encarga de tareas tanto de soporte, as como del desarrollo, mantenimiento y actualizacin de sistemas de cmputo propios de la compaa que cumplen funciones especficas en el rea de la produccin y distribucin de la energa elctrica. En dicho departamento se manejan los sistemas de cmputo que interactan con la infraestructura tecnologa de generacin de energa elctrica, tanto en forma trmica como hidrulica as como la distribucin de la misma (por ejemplo el manejo de, turbinas, sistemas de control de distribucin elctrica, manejo de voltajes, control de las subestaciones etc.). El software que maneja el departamento de TI est casi en su totalidad destinado al trabajo dentro del objetivo principal de la compaa que es satisfacer la necesidad de energa de los clientes. Dentro del estado actual de la empresa en materia de TI, se muestra que el departamento de TI se encuentra muy separado, de las dems reas estratgicas de la compaa, como por ejemplo la administracin de proyectos (como la apertura de nuevas subestaciones por ejemplo), as como del rea financiera, recursos humanos etc. Lo anterior se nota, en que mientras tanto todo el proceso de generacin y distribucin elctrica es soportado por TI, gracias a el software propio que se maneja, las dems reas controlan todas

sus funciones de manera independiente en cada departamento, bajo sus propio equipos y aplicaciones (principalmente aplicaciones de uso comn como las diversas aplicaciones dentro del paquete Microsoft office). Lo anterior dificulta de gran manera la administracin de la compaa como un todo, ya que a pesar de que existe una red interna que conecta los equipos no se tienen procesos estandarizados por ejemplo para la presentacin de documentos, el respaldo global de datos, as como de comunicacin interna de departamentos, la cual solo se realiza principalmente de manera tradicional a travs de la internet. Debido a las situaciones expuestas anteriormente se quiere, establecer un modelo de integracin de todas las reas dentro de la empresa, utilizando para esto como columna vertebral y obvia al departamento de TI. Lo que se necesita es poder normalizar los procesos, reportes, presentacin de documentos, comunicacin entre departamentos de manera que sea comn a todos, adems de fortalecer el rea de respaldo de todos los departamentos, de tal forma que se pueda salvaguardar la informacin crtica de la empresa tanto en los aspectos tcnicos de generacin de energa, as como en los aspectos administrativos que van desde el rea de recursos humanos, pasando por la administracin general hasta el rea comunicacin con el cliente. Para lograr lo anterior se requerir no solo mejoras en el rea tecnolgica (mejoras en redes, servidores, administracin de redes etc.), sino como punto clave ser la capacitacin del personal actual en los procesos que se requiera, as como la contratacin de personal calificado y comprometido con los objetivos de la empresa por medio del departamento de TI. Para esto se establecern programas de capacitacin en las reas en que se tendrn ms mejoras dentro de ti, como por ejemplo redes, administracin de bases de datos, as como la construccin y manejo de servicios web que puedan agregar valor y dinamismo a la organizacin.

Todo lo anterior se tendr que manejar dentro de un plan de actividades a presentar a la gerencia general para su evaluacin y consiguiente asignacin de recursos. Los aspectos mencionados tendrn que ser ejecutados en un trmino de corto a mediano plazo debido a la importancia de las actividades implicadas.

ANALISIS FODA: FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES En vista de que a nivel mundial ha habido una clara disminucin de la crisis econmica mundial que afecto a diversas industrias hace unos 2 o 3 aos. Muchas empresas han ido paulatinamente mejorando sus ganancias, lo que permitir poder realizar inversiones dentro del rea de TI en materia de inversiones, y mejoras de infraestructura tecnolgica. Se prev que la empresa tenga participacin en nuevos proyectos, tanto de manera individual as como con socios (gubernamentales y privados), para satisfacer la creciente demanda elctrica dentro del Per, lo que introducir ms fondos a la compaa y se tendr ms posibilidad de ejecutar proyectos dentro de TI, para controlar de manera adecuada dichos proyectos. Posibilidad de diversificacin de los servicios que la compaa Electro Sur Este, brinda hasta el momento, debido a la existencia de nuevas tendencias por parte de los clientes como por ejemplo la formacin de un centro de servicios de soporte tecnolgico que venda estos servicios a otras empresas. En este nicho es vital el desarrollo a mayor escala que la actual del departamento de TI. Aprovechamiento de las nuevas tecnologas existentes y emergentes para mejorar los procesos de la empresa, como por ejemplo al gran auge y la reduccin de costos de las redes inalmbricas.

AMENAZAS Todos los convenios con otras empresas y especialmente con los organismos gubernamentales llevan un proceso tedioso y largo para ser aprobados y ejecutados, por lo que en algunos casos las inversiones en TI deben de caminar un camino complicado para lograr ponerse en prctica.

 Nuevas empresas tambin dedicadas a la misma rea de generacin de energa que cuentan con departamentos de TI ms desarrollados y mejor estructurados tanto en los procesos administrativos, como tcnicos del negocio, y utilizando tecnologas de punta, especialmente de compaas transnacionales. Nuevos empleados, provenientes de otros negocio u otra empresas que no se logran acoplar a las necesidades y proyectos de TIC, debido a aspectos como de intereses personales, lugar de residencia, principios y/o costumbres trados de otras empresas etc. Existe lo que se llama clientes libres, que pueden decidir a quin comprarle la energa elctrica. Lo que genera perdida de ingreso de recursos a la empresa y por ende la disminucin de inversiones en todos los departamentos especialmente el de TI. Aparicin de empresas que realizan outsourcing de prcticamente todo tipo de procesos informticos, pero que muchas veces no se adaptan a las condiciones propias o necesarias de los negocios lo que genera prdidas tanto de tiempo como de recursos econmicos en vez de ganancias. FORTALEZAS Gran experiencia en el manejo del negocio desde hace muchsimos aos lo que facilita poder saber, haca que reas se puede mejorar y encaminar el negocio. Por ejemplo la instalacin de servicios web para el pago automtico de recibos. Disposicin de personal altamente calificado y con amplia experiencia en el manejo de redes de distribucin elctricas desde el rea de TI. Programas de cmputo de produccin propia para la administracin de la red elctrica de la empresa. Lo que facilita que los procesos y funciones sean acorde a lo que Electro Sur del Este requiere. Muchos de los procesos dentro de TI, se tendran que aplicrsele mejoras y no se tendran que construir de cero por lo que se ahorrara en tiempo y recursos econmicos. Conexiones ya establecidas entre diferentes plantas de distribucin de energa elctrica, controladas por el rea de TI, lo que facilitara la

expansin de estas redes hacia nuevos nichos de mercado. Disposicin de la gerencia general a mejorar procesos como el fortalecimiento de la comunicacin interna, fortalecer el control de la gestin empresarial, cumplir con la directiva de transparencia etc., lo que implicara la obligacin de hacer mejoras e inversiones dentro del rea de TI. Disposicin de muchos proveedores para el rea de Ti lo que facilita la adquisicin de equipos tanto software hardware as como de capacitacin del personal. DEBILIDADES Rezago en materia de tecnolgica y de capacitacin de personal en especial en el uso de las nuevas aplicaciones y manejo de reas como las redes inalmbricas tan acogidas actualmente a nivel mundial. Lentitud en las compras y las adjudicaciones de recursos para el rea de TI debido a procesos burocrticos dentro de la empresa o a la mala administracin de recursos. Perdida de empleados clave o con mucha experiencia, por falta de condiciones (econmicas, de desarrollo personal y profesional, etc., de elementos laborales bsicos), dentro de la empresa, lo que provoca que estos busquen nuevos rumbos. Ineficiencia en la administracin y eleccin de los proyectos de prioridad para el departamento de TI, lo que genera prdida de recursos en reas de prioridad para la empresa.

Establecer la misin, visin y estrategias de TIC

Misin del departamento de TI. Proporcionar de soluciones informticas actualizadas y de tecnologa de punta para facilitar la consecucin de los objetivos de la empresa Electro Sur del Este, mediante el manejo de las reas de planeacin, desarrollo y mantenimiento de sistemas, adems de consultora y capacitacin de personal en los departamentos que la compaa requiera automatizar o actualizar en materia tecnolgica. Visin del departamento de TI. Ser eficiente y solido durante los prximos aos para facilitar la realizacin de todos los objetivos y planes de expansin de Electro sur del Este, manteniendo estndares de calidad de reconocimiento mundial y ser el motor interno dentro de la compaa elctrica a la que se pertenece, dndole servicios a la misma que vallan acorde con los avances tecnolgicos y las tendencias de mercados. Valores del rea de TI Satisfaccin del cliente: El trato hacia los clientes debe ser con respeto y cortesa, atendiendo sus necesidades con una actitud que genere confianza y seguridad. Innovacin: Investigacin e implementacin de nuevas tecnologas que permitan el crecimiento constante de la capacidad del rea de las TICs, mejorando de forma contina los productos y servicios. Calidad en los productos y servicios: Ofrecer servicios y productos que cumplan o superen las expectativas de los clientes. Compromiso: Con los clientes, con la sociedad y con el medio ambiente. Solidaridad: Trabajar para alcanzar objetivos y metas en conjunto, donde la responsabilidad es compartida.

Responsabilidad social: Compromiso en la contribucin activa al mejoramiento de la sociedad.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESPECIFICOS DEL AREA DE TI DE LA EMPRESA ELECTRO SUR DEL ESTE S.A

AREA FINANCIERA
REALIZAR INVERSIONES De nuevos equipos e infraestructura tecnolgica apegndose a los estados presupuestarios de la empresa. Para esto solo se harn las compras necesarias en las reas de mayor urgencia e inters para el desarrollo de los servicios informticos de la empresa. DESARROLLAR POSICICION DE MERCADO Ubicarse en una posicin dominante frente a la competencia por medio de servicios de punta dentro del rea de TI de tal manera que coloquen a la empresa con una ventaja competitiva que ayude a atraer a ms clientes y as mejorar las finanzas.

AREA SERVICIO AL CLIENTE.

MEJORAR LA SATISFACCION DE CLIENTES-USUARIOS Mediante la eleccin de herramientas tecnolgicas adecuadas (tanto de hardware como software), mejorar el trabajo del cliente con los productos que el departamento de TI ofrece, esto tanto para los clientes internos (usuarios dentro de la empresa Electro Sur) as como los externos, (clientes de la compaa, como por ejemplo los que hacen consultas por medio de la pgina web). Para los primeros mediante la utilizacin de herramientas de gestin de negocios que permitan agilizar procesos administrativos y automatizar los mismos en las reas en donde esto todava no se ha realizado. Y para los segundos la

introduccin de servicios dentro de la pgina web que permitan una interaccin ms rpida, y adecuada para los tiempos actuales como por ejemplo el uso de servicios de consultas de saldos por medio de dispositivos mviles. MEJORAR LA COBERTURA DEL SERVICIO Innovar la pgina web de la empresa, y permita que esta sea ms funcional y que pase de ser de una pgina informativa (direccin de las plantas, telfonos, historia de la empresa etc.), a ser un servicio web, seguro robusto, intuitivo y funcional para darle mayores opciones a los clientes de la empresa para realizar sus trmites con la empresa. PROMOVER USOS EFICIENTES DE ENERGIA ELECTRICA Definir un rea de educacin dentro del servicio web de tal forma que se pueda informar a los clientes sobre medios para ahorro de energa, y la utilizacin de buenas prcticas de rendimiento energtico. Lo anterior tambin aplicara para los usuarios internos (empleados de la empresa), en el uso que se le da a la electricidad dentro de la empresa. CUMPLIR CON LA DIRECTIVA DE TRANSPARENCIA Para esto se utilizara por parte del departamento de Ti un programa de comunicados oficiales que mantengan informados a los usuarios de los lineamientos de la empresa, por ejemplo cambios de tarifas, cortes elctricos programados etc. Ya para los empleados internos se ejecutara co9municados oficiales por parte de las gerencias de la empresa con anuncios de inters para los empleados como concursos internos para plazas, cambios en horarios etc.

ARE DE PROCESO INTERNO

FORTALECER EL CONTROL DE LA GESTIN EMPRESARIAL Esto mediante polticas de control dentro de TI que permitan, respaldar todos los datos importantes que se generen dentro de la empresa desde el mbito financiero hasta el de administracin de personal. De este

modo las autoridades de la empresa tendrn a disposicin toda la informacin relevante de la empresa para tomar las decisiones necesarias para el futuro as como de los errores cometidos en el pasado para que estos puedan ser estudiados y corregidos de manera eficiente. Adems implementar herramientas de tal forma que los procesos de la compaa queden respaldados de manera automtica cada cierto tiempo para evitar prdidas de datos por errores humanos. Y junto con lo anterior, la formulacin de polticas de acceso o restriccin a datos en especficos para las personas segn su rea de trabajo y funcin dentro de la empresa. MANTENIMIENTO DE LOS PRODUCTOS DE TI ACTUALIZADOS Todos los equipos de TI, especialmente los de software necesitan tener un plan de actualizaciones que permitan poder sacarle el mayor provecho al hardware con que se dispone. Por lo tanto se debern de tener fondos suficientes para las compras de licencias y de nuevos productos informticos que la empresa necesite y que no puedan ser desarrollados dentro de la empresa. Por ejemplo gestores de bases de datos actualizados, y licencias de antivirus por ejemplo.

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
FORTALECER VALORES A los nuevos empleados del departamento de TI, se capacitaran en la importancia de su trabajo para la empresa y de cmo las aplicaciones y herramientas tecnolgicas que utilizan son de indispensable importancia para el logro de los objetivos del departamento de Ti, as como de la empresa, y al final de cuentas del propio trabajador, ya que si la empresa, gana todos ganan. Y los empleados antiguos se les seguir informando de manera espordica y aleatoria de los objetivos de la empresa, tanto de los nuevos lineamientos as como los que continen vigentes.

 FORTALECER EL SISTEMA DE COMUNICACIN INTERNA DENTRO DE TI Tanto a los empleados nuevos como los antiguos se les mantendrn en constante comunicacin de los procesos que ocurran dentro del departamento de TI, para de esta forma integrar a todo el personal en las decisiones relevantes. As como que estos formen parte de las decisiones que se quieran tomar, de tal forma que se tenga un intercambio de ideas, con la posibilidad de que algunas de estas puedan ser tomadas en cuenta, para bien del departamento o de la empresa en general. Todos los cambios sern informados antes de su implantacin para ser valorados por el grupo de trabajo. PROMOVER EL DESARROLLO DE PERSONAL DENTRO DE TI A pesar de que se quiere contratar a nuevos empleados que estn altamente capacitados, la tecnologa avanza a pasos agigantados por lo que, se mantendr un rol de capacitaciones constantes para todos los empleados segn su rea de trabajo (programacin, redes, soporte etc.), de tal forma que cada empleado se sienta motivado y tenga posibilidades tanto de crecimiento personal, lo que tambin da valor a la empresa frente a la competencia al tener y formar ventajas competitivas nicas.

Mapa Estratgico del Departamento de TIC

Identificar las iniciativas y proyectos estratgicos de TIC

1. Implementacin de una mesa de servicios:
Con la finalidad de colaborar con Electro Sur Este S.A.A. en el fortalecimiento de la gestin empresarial se piensa implementar una mesa de servicios para atender las incidencias y requerimientos relacionados con las tecnologas de informacin y las comunicaciones.

Descripcin de la mesa de servicios La Mesa de Servicio, o Service Desk, debe ser el nico punto de contacto (SPOC) entre los usuarios y las reas de tecnologa. Ayudando a los usuarios a hacer el mejor uso de la tecnologa informtica, suministrndoles asistencia tcnica y funcional para sus consultas, requerimientos o problemas. Busca solucionar una gran variedad de problemas, tales como: Baja Satisfaccin de usuarios. Varios puntos de contacto para las solicitudes de servicio y reporte de incidentes. Operacin Reactiva. Ausencia de informacin sobre el comportamiento de la Organizacin de TI. Ausencia de informacin que facilite la toma de decisiones sobre cambios, control de demanda, satisfaccin de usuarios, etc. Dedicacin de recursos altamente especializados en temas bsicos y operativos. Prolongados tiempos en la solucin de incidentes. Ausencia de mtodo o herramientas para hacer el seguimiento efectivo de los temas operativos. Dificultad para la estandarizacin de Procesos. Dispersin de la informacin concerniente al comportamiento de TI. Ausencia de mecanismos de control y medicin del desempeo de diversas reas de TI. (ITCA, n. d.) La mesa de servicios se implantar segn Cobit (DS8 Administrar la Mesa de Servicio y los incidentes), cumpliendo con los objetivos de control: DS8.1 Mesa de Servicios Establecer la funcin de mesa de servicio, la cual es la conexin del usuario con TI, para registrar, comunicar, atender y analizar todas las llamadas,

incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de informacin. DS8.2 Registro de Consultas de clientes Establecer una funcin y sistema que permita el registro y rastreo de llamadas, incidentes, solicitudes de servicio y necesidades de informacin. Debe trabajar estrechamente con los procesos de administracin de incidentes, administracin de problemas, administracin de cambios, administracin de capacidad y administracin de disponibilidad. DS8.3 Escalamiento de Incidentes Establecer procedimientos de mesa de servicios de manera que los incidentes que no puedan resolverse de forma inmediata sean escalados apropiadamente de acuerdo con los lmites acordados en el SLA y, si es adecuado, brindar soluciones alternas. DS8.4 Cierre de Incidentes Establecer procedimientos para el monitoreo puntual de la resolucin de consultas de los clientes. Cuando se resuelve el incidente la mesa de servicios debe registrar la causa raz, si la conoce, y confirmar que la accin tomada fue acordada con el cliente. DS8.5 Anlisis de Tendencias Emitir reportes de la actividad de la mesa de servicios para permitir a la gerencia medir el desempeo del servicio y los tiempos de respuesta, as como para identificar tendencias de problemas recurrentes de forma que el servicio pueda mejorarse de forma continua. (IT Governance Institute, 2007).

Resultados esperados Contar con un nico punto de contacto en donde los usuarios pueden canalizar consultas o problemas.

Administrar de manera centralizada los requerimientos y problemas asociados a una plataforma informtica. Ayudar a la organizacin en el seguimiento y mejora de procesos. Facilitar la implementacin de sistemas de control empresarial.

2. Optimizacin de la arquitectura tecnolgica

Buscando el beneficio en el mantenimiento del equilibrio econmico en todas las actividades empresariales con el concepto de beneficio costo, el departamento de TI debe velar por el mximo aprovechamiento de la arquitectura tecnolgica. Para Electro Sur Este S.A.A. es muy importante contar con una infraestructura tecnolgica fuerte que permita desarrollar eficientemente las tareas de procesamiento tanto internas, como lo es el funcionamiento de los sistemas de informacin, y de las tareas externas como puede ser el soporte remoto a clientes. Para esto necesita equipos que sean fiables en cuanto a rendimiento y que las empresas que los producen sean reconocidas y faciliten el soporte tcnico en caso de ser necesario. (Gmez, C., 2001) Descripcin de la arquitectura tecnolgica La plataforma tecnolgica est compuesta tanto de hardware como de software, ya sea para el procesamiento o almacenamiento de la informacin o para la comunicacin y la transferencia de datos. Los recursos tecnolgicos de hardware se pueden separar segn las funciones que realizan en: servidores, estaciones de trabajo y equipos de red. A continuacin se detallan las caractersticas que deben cumplir estos recursos para equilibrar el concepto costo beneficio: Servidores: Se contar con una granja de servidores Intel Xeon, con tolerancia a fallas y capaces de soportar la carga de trabajo que requiere Electro Sur Este

S.A.A. para satisfacer la demanda de procesamiento de datos. Las caractersticas de estos servidores son: Case media torre negra Fuente de poder Silent Pro M 700W Tarjeta Madres MSI Intel H61 Sonido, Red Video y conexin Ethernet10/100 integrado Procesador Intel Xeon E5-2640 2.50GHz, 15M Cache, 7.2GT/s QPI, Turbo, 6C, 95W Memoria Ram 4GB RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank, x8 Data Width Disco Duro 2TB (2000GB) SATA Unidad Lectora DVD Writer Sata 22X Kit Mouse teclado y parlantes GENIUS Monitor AOC LCD 18.5 Pulgadas

Estaciones de trabajo: Las estaciones de trabajo deben tener capacidad para ejecutar aplicaciones complejas como acceso a base de datos y reproduccin de audio y video. Sus caractersticas son: Case: negra media torre sencilla Fuente de poder: ATX de 500 watts Tarjeta madre: MSI H61 1155, compatibilidad con DDR3, sonido y video integrados Conexin de rea local 10/100 Integrada en tarjeta Procesador: Intel CORE i3, 2100 3.1 GHZ Memoria: 2GB DDR3 Disco Duro: 500 GB, Sata 7200 rpm Unidad Lectora: DVD Writer 22X Teclado Multimedia ZK , tipo USB y adaptador para PS2 Mouse ptico, tipo USB y adaptador para PS2 Parlantes genricos, Salida de 250 watts Monitor AOC, LCD 18.5 Pulgadas

Equipo de red: Para lograr una eficiente comunicacin a nivel interno y externo, la empresa requiere: Cable de Red UTP categora 5. Conectores RJ45. Switch de 24 puertos 10/100 ENCORE ENH924-AUT. Enrutadores Linksys 300N WRT160N.

Resultado esperados

Disminuir costos de desarrollo, soporte y mantenimiento de software. Mejorar la capacidad para atender asuntos que afectan toda la organizacin como la seguridad. Maximizar el retorno de inversin en la infraestructura existente.

3. Mejorar la eficiencia de la comunicacin interna

Para fomentar y fortalecer los canales de comunicacin interno, el rea de TI propone varias acciones y lineamientos que regulen y guen la forma como se comunican las personas dentro de la empresa. Medidas tomadas La utilizacin de la intranet y del correo institucional est permitido solo para comunicacin de la organizacin y bajo autorizacin del rea de TI, los usuarios deben abstenerse de utilizarlo para conversaciones personales. Las actualizaciones de este software de mensajera instantnea solo estn permitidas por el rea de TI. El uso del sistema de correo electrnico es para el uso exclusivamente de asuntos relacionados con la empresa. Bajo ninguna circunstancia se deber utilizar en forma privada o para el beneficio nico del trabajador. La aplicacin del correo electrnico cuenta con una sistema antivirus que bloquear y le avisar al usuario de un equipo cuando el correo que desea

ver pueda contener virus o algn tipo de programa peligroso, se deben acatar estas disposiciones y no descargar este tipo de correos. Electro Sur Este S.A.A. se reserva el derecho de vigilar o monitorear el uso del sistema de correo electrnico de acuerdo con las leyes y reglamentaciones aplicables, y si se comprueba que existe un uso indebido de ste, se puede estar sujeto a sanciones. El uso indebido del correo electrnico incluye, pero no se limita a: Enviar o recibir deliberadamente material pornogrfico, indecente u otro material sexual. Enviar informacin confidencial, o secretos comerciales sin la autorizacin pertinente. Utilizar el correo electrnico para acoso sexual. Enviar correo electrnico con insultos. Enviar cartas en cadena. Enviar correo electrnico vulgar. Enviar correo electrnico que incluya discriminacin sexual o racial. Enviar correo electrnico basura. Enviar correo electrnico religioso o poltico. Utilizar el correo electrnico para actividades comerciales privadas o publicidad no oficial. Enviar cualquier tipo de correo electrnico que pueda crear responsabilidad alguna para la empresa. Revisar siempre el nombre del receptor antes de hacer el envo de un correo. Proporcionar siempre un tema o asunto significativo. Revisar la claridad y el profesionalismo del correo. Digitar mensajes en letras maysculas implica mal genio o que se est gritando a la otra persona. Utilizar las casillas CC (copia a) y CCO (copia oculta a) y la opcin Responder a todos con moderacin. Informar slo a quienes necesitan saberlo. Cada copia creada para una persona crea un mensaje adicional en la red.

Los usuarios deben abstenerse de adjuntar archivos muy grandes a su correo electrnico. Los mensajes largos y voluminosos aumentan considerablemente el trfico de la red, representan ms carga para los recursos tecnolgicos y son difciles de leer. Los anexos deben comprimirse utilizando herramientas como WinZip o equivalentes. El correo electrnico no debe reemplazar el contacto personal. Existe la tendencia a ser menos formal o cuidadoso lo cual algunas veces genera malestar. Se debe recordar que el contacto directo persona a persona es lo mejor para manejar asuntos difciles, complejos o emocionales. (Corporacin Autnoma Regional del Cauca). Resultados esperados Maximizar el aprovechamiento de los recursos tecnolgicos. Favorecer la productividad. Promover un clima positivo dentro de la empresa. Transmitir conocimiento e ideas.

ERRORES COMUNES EN LA REALIZACION DE UN PLAN ESTRATEGICO DE TI.

NO INCLUIR O CONSULTAR A LAS PEROSNAS NECESARIAS EN EL PROCESO.
Este es uno de los errores ms comunes por eso lo incluimos de primera, ya que en muchas ocasiones las decisiones de planificacin solo se toman en las ms altas gerencias dejando por fuera a la parte operativa del departamento, que al final de cuentas sern los que pongan en desarrollo las propuestas o los cambio. Lo anterior provoca problemas de resistencia al cambio, incomprensin de objetivos y roces entre directores y empleados por diferencias en los pensamientos. Al definir un plan estratgico a pesar de que las decisiones finales de implementacin del mismo corresponde para las altas gerencias (en este caso para el director del departamento de TI), todos los trabajadores del rea de TI deben de ser de alguna forma consultados de tal forma que puedan expresar su opinin, hacer preguntas aclaratorias, o incluso promover otras formas de propuestas. Ya que en muchas veces las altas gerencias por estar inmersos en sus labores propias de administracin, no se pueden enterar de manera total de algunos temas operativos, por lo que la informacin de todos los involucrados es vital.

CONSTRUIR UNA PLANIFICACIN SIN ANALIZAR LA SITUACIN ACTUAL

En muchas ocasiones, se forman planes estratgicos, pensando en la situacin futura a la que se quiere llegar pero sin hacer el debido estudio de la situacin actual en donde se muestren los problemas y ventajas internas, as como los riesgos y oportunidades externas. Lo anterior provoca que se cometan errores por ejemplo en las compras de tecnologa que incluso se podra haber evitado si se hubiera descubierto que ya se contaba con los elementos necesarios para desarrollar el plan. Adems el no hacer dicho estudio se desconoce la posicin

de la competencia, para saber que tan bien o que tan rezagados estamos con respecto a ellos, adems se puede pasar inadvertida una ventaja competitiva que no se haya descubierto que est presente dentro de la empresa.

NO ESTABLECER LAS ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS

Muchas veces se definen muy bien los objetivos y se establece hacia donde se quiere llegar, pero no se establece como se va a llegar hasta ah. Lo anterior deja el plan a medias ya que no se tiene una idea clara de la manera de llegar a los objetivos en el tiempo establecido. Adems al no definir una ruta establecida muchos de los responsables de conseguir el plan, pueden tomar caminos variados con tal de alcanzar los objetivos, y muchos de estas rutas no llegan a nada y al no lograrlo se pierden recursos y tiempo, as como la no consecucin del plan estratgico. Cada estrategia debe de contar con una lista de acciones necesarias para lograr el objetivo y que de este modo se llegue a cumplir la totalidad del plan estratgico.

TAMAO EXCESIVO Y MALA REDACCIN.

En muchas ocasiones se quiere detallar tanto el plan estratgico que se construye un documento interminable, de muchsimas pginas que lo hace pesado tanto de leer as como de analizar. Los usuarios que hacen lectura del plan aparte de cansarse se terminan perdiendo en las definiciones detalladas y objetivos de cada proyecto que el departamento tenga que realizar. Muchas veces el lenguaje que se utiliza para escribir el plan es tan tcnico y dirigido a gente de TI, que las gerencias de las compaas se terminan perdiendo en las definiciones tcnicas, lo que provoca rechazo, malas interpretaciones etc. Los gerentes no quieren que les expliquen trminos aburridos sobre aspectos tcnicos, por ms entusiastas que sea la gente de TI,

al resto de la empresa solo le interesa ver como mediante los objetivos de Ti se llegan a alcanzar las metas de la empresa en general.

EL PLAN ESTRATGICO DEBE DE SER DE USO RUTINARIO.

Por mejor que este hecho un plan estratgico no servir si este se encuentra guardado en una gaveta. Claro que despus de realizado y establecido el plan este se revisa y se pone en prctica, pero hay que tomar en cuenta que durante el proceso muchos de los puntos se pueden ir desviando por lo que una revisin peridica o cuando sea necesario del plan, nunca estar de ms. Adems el plan debe de ser conocido por los nuevos empleados tanto de Ti, as como de otros departamentos de inters comn como el financiero, por lo que dicho plan debe de estar disponible, para los interesados.

EL PLAN ESTRATGICO ES UN ELEMENTO VIVO

A pesar de que se trabaje bien en la realizacin del plan y que este valla acorte con los objetivos tanto de TI como de la empresa en general, no se puede descartar de ninguna manera el hecho de que en algn momento de la ejecucin del mismo este tenga que ser modificado para mejorarlo. Lo anterior se da ya que en vista de que se est en el negocio de la informtica que cambia prcticamente todos los das. Cada se da ms la entrada de nuevas herramientas y nuevas tecnologas, los usuarios y por ende los mercados pueden cambiar de manera vertiginosa en plazos menores a un ao. Debido a lo anterior ningn plan puede estar escrito en piedra, hay que valorar hacerle ajustes pequeos o grandes segn el caos pero siempre tratando de mantener la columna vertebral del mismo, ya que si se diera el caso de que en algn momento se tenga que cambiar todo el plan, esto implicara que el mismo est hecho.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Desarrollar un adecuado plan estratgico de tecnologas de informacin y comunicacin alineado con el plan estratgico empresarial facilita el cumplimiento de objetivos y metas pues los esfuerzos se coordinan y concentran hacia una misma direccin. Un adecuado aprovechamiento de los recursos tecnolgicos por parte de Electro Sur Este S.A.A. facilitara la aplicacin de sus redes de baja tensin, media tensin y el nmero de sub estaciones de distribucin. El departamento de TI debe jugar un papel importante en la contribucin a la estrategia de la empresa, pues debido al mercado en el cual compite Electro Sur Este S.A.A. contar con tecnologa de punta es fundamental para cubrir la demanda de energa elctrica. Un buen plan debe de ser conciso y especifico, lo que se busca es dar una idea general de todos los planes y no definir en un nico documento las metas objetivos y problemas que puedan haber en todas las tareas y proyectos que vaya a tener el equipo de TI en un periodo establecido como por ejemplo 1 o 2 aos. Para Electro Sur Este S.A.A. la satisfaccin del cliente es uno de sus objetivos principales, tanto as que la incluyen en su misin. El rea de TI mediante la implementacin de herramientas tecnolgicas puede superar las expectativas de los clientes y generar confianza al brindar servicios de calidad. Un plan estratgico genera beneficios econmicos para Electro Sur Este S.A.A. pues se vuelve mucho ms atractiva para los accionistas e inversores potenciales, al contrario de otras compaas que no poseen organizacin empresarial. Un alto nivel de organizacin dentro de la empresa, junto a una dedicacin para lograr sus objetivos a corto plazo y a largo plazo, puede hacer que sea ms fcil reunir capital y seguir creciendo tanto en tamao como en rentabilidad.

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