PRESENTACIN

Luego de una exhaustiva investigacin, trabajo y con afn de contribuir al crecimiento de nuestros conocimientos, como alumnas del I Ciclo de la Escuela de Ingeniera Agroindustrial de la Universidad Nacional de Trujillo tenemos el deber y el agrado de presentarle el siguiente trabajo titulado: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS: ACTA Y MEMORANDO.

El presente trabajo es un texto que se ha realizado con mucho esmero y dedicacin, para as poder brindarle datos importantes y por consiguiente poder ampliar nuestros conocimientos sobre tan

interesante tema.

LAS ALUMNAS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEFINICIN Conocemos por el nombre de documento administrativo a toda comunicacin escrita de carcter formal que se utiliza tanto en la administracin pblica como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitucin Poltica, las leyes y las normas internas de cada entidad o institucin. La administracin pblica est integrada por todas las entidades dependientes del Estado, como el Congreso de la Repblica, los ministerios, las regiones, las municipalidades, las universidades nacionales y los dems centros educativos estatales que, en conjunto, constituyen el Sector Pblico; y la administracin privada la conforman las entidades que no dependen del Estado, como empresas, instituciones financieras, culturales, sociales, deportivas y educativas particulares que, en conjunto, vienen a constituir el Sector Privado. Los documentos administrativos establecen comunicacin entre entidades pblicas y privadas, entre estas y personas ajenas a ellas, y dentro de las instituciones, con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos. Los documentos administrativos que redactan los miembros de las instituciones en el ejercicio de sus funciones se convierten en instrumentos pblicos; es decir, en documentos que pueden ser de conocimiento general, porque constituyen pruebas fehacientes con valor legal de actos realizados por ellos.

PRINIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS La redaccin como de en de todo el la documento debe administrativo, basarse cientfica, en y tanto los que en el Sector

Pblico

Privado,

siguientes conviene

principios tenerlos

fundamentales

administracin

presente en todo momento:

2.1. FORMALIDAD Este principio consiste en que los documentos administrativos se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o

formatos establecidos por las instituciones o simplemente por la costumbre, con el fin de uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atencin o tratamiento. Estas normas se encuentran en los manuales o directivas internas de las entidades o difundidas profusamente en la sociedad. En Los ltimos aos notamos que las entidades, especialmente del Sector Privado, tienden a mecanizar o esquematizar sus documentos por medio de formularios para brindar facilidades a sus servidores y clientes y as obtener slo la informacin que necesitan para una gestin o un fin especfico.

2.2. SIMPLICIDAD La simplicidad consiste en que todo, documento administrativo debe ser elaborado lo ms simple y breve posible, con lenguaje sencillo y comn, despojado de trminos cientficos o tcnicos innecesarios, de palabras de significacin desconocida y de siglas y abreviaturas que podran dificultar su comprensin. Todo documento debe ser breve, de menor extensin posible, preciso, concreto, claro, directo, sin rodeos o redundancias intiles; libre de expresiones vacas, arcaicas y grandilocuentes; libre de complicaciones; que utilice oraciones cortas que son fciles de leer y comprender.

2.3. RACIONALIDAD En (a .elaboracin de todo documento debe estar presente el principio de la racionalizacin de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Cuanto ms extenso y-complicado es un documento es ms costoso, tanto para el que lo hace como para el que lo lee. En consecuencia, debemos procurar redactar documentos breves, directos, concretos, claros, precisos, sencillos, de fcil lectura y comprensin para ahorrar tiempo, energa, materiales y otros recursos.

2.4. FLEXIBILIDAD No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboracin ni en la evaluacin de documentos, ya que nadie redacta igual que otro. Por el contrario, lo que debe de haber es amplitud de criterio, sentido; comn, espritu democrtico, flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redaccin de documentos. Debemos considerar la diversidad de formatos, de estilos, de modelos, de esquemas, as

como las particularidades de cada institucin y las circunstancias en las cuales se elaboran los documentos. En todo caso, en la valoracin de un documento deber prevalecer la razn y la apreciacin de su contenido y no la de su presentacin externa, porque en toda comunicacin lo ms importante viene a ser el mensaje o la informacin que se transmite y no as su presentacin formal.

2.5. EFICACIA Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la accin, en el menor tiempo y con el mnimo costo posible; o sea, debe ser capaz de lograr sus objetivos. Por la aplicacin de estos y otros principios, actualmente muchas instituciones dinmicas vienen incorporando cambios en la elaboracin de sus documentos administrativos, y no dejan de investigar y evaluar sus resultados para innovarlos rpidamente.

PARTES Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, segn su ubicacin, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "trmino" del documento. Es preciso advertir que estas partes, en la mayora de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.

3.1. ENCABEZAMIENTO Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto y referencia.

3.2. TEXTO Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada documento).

3.3. TRMINO Conocemos como "trmino" al extremo inferior del documento y est integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, posfirma, sello, anexo, "con copia" y pie de pgina. Las partes que acabamos de indicar sonatas ms importantes y corresponden a los documentos administrativos ms usados; del mismo modo, estn designados por sus nombres ms difundidos. Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay tambin los que tienen slo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos.

2) nombre del ao 1) membrete 3) lugar y fecha Encabezado 4) cdigo 5) destinatario 6) asunto 7) referencia _________________________________ ____________________________________ ____________________________________ _________________________________ ____________________________________ 1) antefirma 2) firma 4) sello 3) posfirma Trmino 5) anexo 6) con copia 7) pie de pgina

Texto

 ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO 4.1. MEMBRETE El membrete es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mnimo, los siguientes elementos: A. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio B. En las entidades privadas, el nombre o razn social de la empresa o entidad:

Observaciones: El membrete, adems de los elementos mnimos que hemos sealado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, nmero telefnico y de fax u otras referencias de inters. El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres correspondientes. A pesar que et membrete se Imprime en la parte superior izquierda en la mayora de los documentos, puede variar su ubicacin imprimindose especialmente en la parte superior central del papel. Al membrete se le llama tambin "timbre".

4.2. NOMBRE DEL AO El nombre del ao es la denominacin que da el gobierno a cada ao calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo, el ao de 1997 ha sido denominado "AO DE LA REFORESTACIN: CIEN MILLONES DE RBOLES". Cada ao calendario recibe un nombre diferente. El gobierno, con la

denominacin que otorga a cada ao, trata de expresar un programa, un proyecto, un ideal, o pretende reconocer algn acontecimiento de trascendencia para nuestro pas. Esta denominacin del ao debe escribirse o imprimirse en toda comunicacin escrita de carcter oficial que se difunde en las instituciones pblicas. El nombre del ao se ubica en la parte cntrica superior de la hoja. Se escribe con letras maysculas y entre comillas.

Observacin. En los documentos oficiales que circulan nicamente en el interior de las instituciones pblicas, el uso del nombre del ao no es obligatorio, pero s en las comunicaciones escritas que se envan fuera de ellas.

4.3. LUGAR Y FECHA El lugar y fecha es la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin La denominacin del lugar se separa de la fecha por medio de coma, el nombre del mes se recomienda escribir con minscula1 y el ao calendario no lleva coma despus de la cifra de mil. Por ejemplo: Trujillo, 29 de octubre de 1997

Observaciones: En los documentos de circulacin interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras: 15JUN97 15/06/97 06-15. El lugar y fecha no tiene ubicacin fija en los documentos: en la mayora, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma. 15O6-97 15-V1-97 97-

4.4. CDIGO El cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia remitente. Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronolgico y en forma correlativa para que cualquier aadido, sustraccin, cambio u otra irregularidad sea descubierta fcilmente. El cdigo est compuesto por los siguientes elementos: A. El nombre completo del documento y^a abreviatura de la palabra "nmero", con maysculas. Por ejemplo: ORCIO .N9;

B. El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se renuevan anualmente: 025; C. Las dos ltimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: -97-; y D. Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guin o barra oblicua: UNSCH-OALL o UNSCH/DALL. Observaciones: Todo el cdigo se subraya y al finalizar su redaccin no se coloca punto ni otro signo de puntuacin. La cantidad de cifras o dgitos (dos. tres, cuatro o ms) que se emplea en la numeracin de los documentos varia considerando la frecuencia con la que se usan en un ao. Por ejemplo, si un documento se utiliza bastante en un ao, su numeracin se puede indicar con tres o cuatro dgitos; en cambio, si se emplea poco, bastar con dos.

4.5. DESTINATARIO El destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se remite el documento. Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario (por ejemplo, la resolucin, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y los documentos que s lo llevan no lo redactan de manera similar. Por estas dos razones preferimos estudiar esta parte al abordar cada tipo de documento.

4.6. ASUNTO El asunto es*el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Est integrado por los siguientes elementos: A. La palabra "Asunto* seguida de dos puntos; y B. Una frese que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa/tipo telegrama (con pocas palabras, pero que se comprenda). Por ejemplo: '.

Asunto : Concurso de plazas docentes. En la complejidad del mundo actual, el uso del asunto en los documentos juega un papel muy importante: permite conocer de manera rpida el tema o el motivo de la comunicacin, sin mayores esfuerzos ni necesidad de mucho tiempo. Pero el uso del asunto no slo ofrece esta ventaja, sino tambin facilita la elaboracin, la clasificacin, el tratamiento y el archivamiento de los documentos que lo llevan.

Observaciones: Un documento debe desarrollar solamente un asunto. Sin embargo, en casos excepcionales, podr tratar dos o ms temas estrechamente vinculados entre s. El asunto no puede ser una frase rutinaria, que se repita indistintamente en todos los documentos. Expresiones como "Asunto: Lo que se indica' o 'Asunto: En el texto' no deben usarse, porque no dicen nada sobre el contenido del documento. El asunta es como el ttulo de un artculo periodstico qu sintetiza su contenido, y que apenas lo vemos, nos da una idea general de lo que trata. La frase que sintetiza o resume el contenido del documento se puede escribir de dos maneras: Con mayscula solamente la letra inicial de la primera palabra de la frase (y de los nombres propios, si hubiere): Asunto : Compra de tiles de escritorio.

O con mayscula la letra inicial de todos los sustantivos, adjetivos, verbos y adverbios, as: Asunto : Compra de tiles de Escritorio.

4.7. REFERENCIA La referencia es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementara porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan nicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.

Est parte comprende: A. El trmino referencia" (completo o abreviado) seguido de dos puntos; X B. El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo: Ref. : Ofic. N 123-97-OR, de 19 de Nov. de 1997. El empleo de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o reitera, as como facilita la ubicacin de la copia o del original de dicha comunicacin en el archivo correspondiente.

Observaciones: No debemos confundir asunto con referencia, porque son dos partes diferentes. Como sabemos, el asunto resume el contenido o el motivo de la comunicacin que se redacta y la referencia si se usa menciona a su antecedente, el que puede ser el documento al cual se da respuesta, el remitido anteriormente o cualquier otro relacionado con el que elaboramos y que hay necesidad de referirse a l. Cuando se requiere indicar en la referencia dos o ms antecedentes, stos se mencionan en orden cronolgico: de mayor a menor antigedad,

ESTUDIO DEL TEXTO El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento; comprende el Desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir. La redaccin del texto es lo ms importante y lo ms difcil. Su dominio no se logra con-la memorizacin de normas o modelos, sino con la misma prctica; o sea, con la misma experiencia administrativa y la lectura y redaccin permanentes. 5.1. Caractersticas Vitales del Texto El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes caractersticas que como su nombre lo indica son vitales y no deben faltar en ninguno de ellos. Dichas caractersticas son: A. Claridad Todo documento debe ser claro, inteligible, de fcil comprensin. Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al lector con suma facilidad.

B. Integridad Toda comunicacin debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que se transmite; la misma que al. ser leda no debe presentar vacos, dudas ni ambigedades. O sea que la informacin que se proporcione debe ser completa y coherente. C. Brevedad Todo documento debe ser breve y gil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa. D. Cortesa Es decir, el tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Todo documento debe redactarse teniendo en cuenta la jerarqua del destinatario, pero sin llegar a la sumisin ni adulacin y sin descuidar el respeto que merece tambin el subalterno. E. Correccin Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales ni ortogrficos. Debemos escribir las palabras con las letras o grafas que les corresponda; no abusar de las maysculas ni descuidamos de ellas; colocar debidamente las tildes y los signos de puntuacin; usar con propiedad las preposiciones, conjunciones, adverbios y otras palabras; construir oraciones claras, lgicamente vinculadas, de preferencia, cortas; evitar abreviaturas desconocidas que podran dificultar la comprensin de los mensajes o quitar tiempo al ser descifradas; asimismo, debemos evitar la cacofona, o sea, la repeticin contigua o cercana de sonidos que resultan musicales o rtmicos (por ejemplo, cometemos cacofona cuando escribimos "estamos esperando la participacin de la Institucin en mencin de lo que puede superarse naciendo uso de palabras o expresiones sinnimas; y, por ltimo, debemos partir o dividir adecuadamente las palabras que no podran escribirse Integras a final de rengln. El redactor debe tomar conciencia que no escribe para l sino para otros, quienes, al leerlo, se formarn una opinin acerca de su preparacin acadmica y nivel cultural. En definitiva, deber ser el lector quien deber preocuparle, por lo que incluso deber tratar de ver las cosas desde su punto de vista.

5.2. Etapas de la elaboracin del texto La elaboracin del texto comprende las siguientes etapas: A. Concepcin La concepcin es la etapa Inicial en la elaboracin del texto. Se realiza en forma mental, y permite formamos una idea la ms aproximada posible de lo que ser nuestro texto. Ms o menos nos da una pauta de lo que tendremos que hacer. B. Recoleccin de datos Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la informacin necesaria. En la recoleccin de datos la informacin que se rena debe proceder de fuentes confiables. Esta etapa, como puede notarse, es opcional. Se recurre a ella solamente cuando hay necesidad de contar con informacin exacta y delicada, de mucha responsabilidad. C. Bosquejo de ideas Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendr el documento. Estas ideas se anotan agrupadas unas a continuacin de otras, en orden lgico. Este bosquejo viene a ser prcticamente el esqueleto del documento, porque como hemos dichocomprende la relacin de las principales ideas ya ordenadas lgicamente, listas para ser desarrolladas. ESTUDIO DE LAS PARTES .DEL TRMINO 6.1. ANTEFIRMA
i

La antefirma es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto de un documento administrativo. Como su nombre lo seala, precede a la firma del responsable de la comunicacin. En la actualidad, la frmula que ms se usa como antefirma viene a ser la palabra atentamente, seguida de coma. La frmula 'Dios guarde a Ud." ya no se utiliza. Hay documentos que no llevan antefirma, tales como la resolucin, la directiva, el contrato, el certificado, el acta, la solicitud y el convenio.

6.2. FIRMA La firma comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rbrica estilizados de la persona que se responsabiliza del documento.

Observaciones: La persona que ha firmado el original de un documento puede dejar de firmar sus copias, en las cuales se estampara su sello facsmil o aquel que reemplace a este sello. Si son dos los responsables de un documento, firma al lado izquierdo, de lahoja el de mayor Jerarqua, o si son del mismo nivel jerrquico, el ms antiguo en el cargo; y si son de la misma antigedad en el cargo, firma en ese lado, el que mayor participacin ha tenido en la actividad o asunto que se informa. Cuando los firmantes son ms de dos, firman uno a continuacin de otro, teniendo en cuenta su jerarqua, antigedad en el cargo y/o el grado de intervencin en la labor o gestin efectuada. El servidor que visa o autoriza la remisin o la expedicin de ciertos documentos (como algunos informes, certificados, copias certificadas, directivas y resoluciones) firma, rubrica o coloca su media firma al lado izquierdo o debajo de la firma del que ha redactado el documento, en seal de conformidad. La rbrica o media firma viene a ser aquel rasgo o trazo peculiar que nos pertenece y que en nuestra firma acompaa a nuestro nombre y apellido.

El que visa o autoriza un documento encabeza su firma, rbrica o media firma con la abreviatura de la frase "visto bueno": VB, que es la frmula de certificacin ms difundida en nuestro medio.

6.3. POSFIRMA La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Est compuesta por los siguientes elementos: A. Profesin o grado acadmico, en forma abreviada, del responsable del documento. Por ejemplo: Ing.: B. Nombre o nombres y apellidos del mismo, con maysculas: SCAR PALOMINO SNCHEZ; y

C. Cargo que desempea, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayscula: Jefe de Planificacin. Al agrupar estos elementos, la posfirma queda estructurada de la forma que sigue: Ing. SCAR PALOMINO SNCHEZ Jete de Planificacin Antiguamente, la posfirma apareca encabezada por una raya horizontal sobre la cual se firmaba; en la actualidad, dicha raya ya no se utiliza y la firma recae directamente sobre la posfirma.

Observaciones: Si una persona tiene dos o ms ttulos profesionales o grados acadmicos, en la posfirma utiliza solamente la abreviatura de su ttulo profesional o grado ms alto. Y si stos son del mismo nivel, emplea la abreviatura del ttulo o grado de mayor prestigio social. Si una persona ocupa dos o ms cargos administrativos simultneamente, en la posfirma indica solo el cargo ms alto; y si son del mismo nivel, hace mencin al cargo que ocupa en calidad de titular. Si la persona cuya identificacin aparece en la posfirma no puede firmar el documento por algn motivo y hay urgencia de remitirlo, podr firmarlo su reemplazante pero colocando una "p" delante del primer elemento de la posfirma, asi: p. Prof. ALVARO ALEGRA SOTO Director La "p" significa: "firmo por ..." Se recomienda "firmar por otro" solamente en documentos internos, de remisin inmediata, no comprometedores. La posfirma de los servidores que no tienen cargo ni profesin y de las personas naturales (y de las consideradas como stas) comprende nicamente sus nombres y apellidos escritos del modo siguiente: Jos Calle Barrenechea En muchas Instituciones, la posfirma ya no se mecanografa, sino se estampa el sello de posfirma. El sello de posfirma es reemplazado por el sello de colegiatura cuando el responsable de la comunicacin firma un documento de su competencia profesional.

6.4. SELLO El sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se enva: refrenda la firma del responsable de la comunicacin. Este sello tiene la forma redonda o circular en los organismos dependientes del Estado, y puede tener otras en el Sector Privado. Lo usan todas las personas que ocupan cargos directivos. Recibe el nombre de sello de legalizacin.

6.5. ANEXO El anexo es una parte opcional. Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompaar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, planos, tablas, testimonios, fotografas, casets, videos, diskets, etc., para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar la informacin que se proporciona. Por ejemplo, se usa anexo en la solicitud que lleva adjunta un certificado de estudios. El anexo est integrado por: A. La palabra "anexo" (todo con mayscula o slo su letra inicial), subrayada, seguida de dos puntos; y B. El nombre del objeto o del documento que se acompaa. As:

ANEXO: Copia de la R.R. N* 176-97-UNA, de 15-05-97.

Observaciones: Si los objetos o documentos que se acompaan al que redactamos son dos o ms, se utiliza el trmino "anexos" [Link] los ordena y enumera teniendo presente uno de los criterios que mencionamos en la observacin siguiente. Por ejemplo: ANEXOS: 01. 02. 03. Partida de nacimiento Certificado de trabajo Declaracin jurada.

Los objetos o documentos que se anexan se ordenan y enumeran teniendo en consideracin uno de los siguientes criterios:

La antigedad de los objetos o documentos (de mayor a menor antigedad); La Importancia que tienen; El orden en el cual aparecen citados en el documento al que acompaan; y El orden en el que los requieren algunas Instituciones, por ejemplo, en sus reglamentos o bases de concurso.

Cada objeto o documento que se acompaa lleva una inscripcin Integrada por la palabra 'anexo", con maysculas, y el nmero que se le asigna en el ordenamiento respectivo. Los documentos la llevan en la parte superior derecha de la primera pgina. Por ejemplo: ANEXO 01

Los documentos que se adjuntan, una vez ordenados y enumerados se engrapan o se ponen en un flder y luego se envan conjuntamente con la comunicacin a la cual acompaan.

6.6. CON COPIALa "con copia" es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envan copias del documento que se redacta. Comprende los siguientes elementos: A. El encabezamiento, que viene a ser la abreviatura de la frase 'con copia", as!: c.c.. y B. La relacin de las autoridades, dependencias y/o servidoras a quienes se remiten las coplas del documento. Por ejemplo: c.c.: Direccin Sufadimccin Archivo.

Observaciones: Esta parte denominada provisionalmente "con copla" se usa en todos los documentos cuyas coplas hay necesidad de hacer conocer a autoridades, dependencias o servidores que, por funcin o a juicio del remitente, deben enterarse de lo que se est remitiendo. Pero en 5 documentos que son: oficio mltiple, memorando mltiple, directiva, carta circular y circular esta

frase con copla" s reemplaza por la palabra 'distribucin"1, que se escribe en forma completa, con maysculas, subrayada y seguida de dos puntos: DISTRIBUCIN; Opto, de Adquisiciones Opto, de Ventas Almacn Archivo.

6.7. PIE DE PAGINA El pie de pgina es la parte que identifica a los responsables de la elaboracin del documento. Comprende las iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la persona que se menciona en la posfirma y de aqulla que se encarg de su mecanografiado o digitacin a computadora. Estas iniciales se colocan al culminar la redaccin del documento, en el lado inferior izquierdo, separadas por una barra oblicua, del siguiente modo: con letras maysculas, las iniciales de la persona que figura en la posfirma; y con minsculas, de quien se encarg de mecanografiarlo o digitarlo. Por ejemplo, si fueran Rubn Tirado Palomino, el que aparece en la posfirma, y Nelly Orellano Pucar, la secretaria que mecanografi la comunicacin, las iniciales de aquellas personas se consignan as en el pie de pgina: RTP/nop.

Observaciones: Cuando la naturaleza de la comunicacin, su contenido o cualquier otra circunstancia obligan a que sea la misma persona quien proyecte el documento la encargada de su mecanografiado, slo se coloca las Iniciales' de aquella persona con mayscula: PTF. Entre las letras de las Iniciales de las 'personas responsables de la comunicacin, no se coloca puntos. Ei punto se grfica nicamente al finalizar todo el pie de pgina, por ejemplo: MHT/tfd. Los documentos redactados por personas naturales y por aqullas consideradas como tales no llevan pie de pgina, porque se supone que sus, nicos responsables son sus firmantes.

MEMORANDO

1. CONCEPTO La palabra memorando deriva de la voz latina: MEMORE = que quiere decir recordar algo, que debe tenerse en la memoria. El memorando es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del Estado y en las entidades del Sector Privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se redacta en papel A5 y se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Por ser un documento de vasta utilizacin, muchas instituciones o empresas hacen imprimir formatos de memorandos, para facilitar su redaccin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para tu comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, que usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. La palabra latina memorndum" con la que se conoca este documento ha sido incorporada como memorando" en la ltima edicin del Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua; en consecuencia, aquella denominacin latina ha sido reemplazada por la castellanizada 'memorando", cuyo plural es memorandos". 2. REA DE DIFUSIN El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de tos principios de simplificacin administrativa y de racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa; o entre gerentes o jefes del mismo nivel. 3. FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS

La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna. 4. PARTES 4.1. El memorando tiene las siguientes 4.2. Y las siguientes complementarias: partes obligatorias: A. Lugar y fecha B. Cdigo C. Destinatario D. Asunto E. Cuerpo F. Despedida o antefirma G. Firma y posfirma H. "con copia" I. Pie de pgina.
Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

PARTES OBLIGATORIAS DEL MEMORANDO

A) B) C) MEMORANDO N 117-97-DIR

Chosica, 02 de julio de 1997

Seor : Prof. VICENTE VARGAS PALOMINO Subdirector

D)

Asunto: Remisin nmina alumnos matriculados

E)

Agradecer a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Direccin la

G)

Prof. JUAN SOTO ESCOBAR Director

H) I)

c.c. Archivo JSE/rag.

5. REDACCIN DEL TEXTO El texto del memorando comprende dos secciones: 5.1. Frmula de apertura Que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase srvase... "Srvase comunicar a esta Direccin el record de asistencia del Sr. Alan Tapia Aguilar, correspondiente a la semana que acaba de fenecer". Existen muchas frmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las frmulas: Srvase... (Como en el caso anterior) y Comunico a Ud..., como en el siguiente: Comunico a Ud. que esta Jefatura ha visto por conveniente disponer su incorporacin al equipo de trabajo que est culminando el estudio sobre El Desarrollo de la Vivienda en Piura, motivo por el cual estimar integrarse en el acto al referido equipo. Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: Por el presente... Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarte permiso por tres horas a partir del lunes 15 de los corrientes, por tener te urgente necesidad de viajar a la ciudad de Barranca. Me dirijo a Ud... Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle que el da de maana, a las 17 horas, en la Sala de Profesores, se llevara a cabo una reunin para discutir la celebracin de la Semana Cultural del plantel, razn por la que invoco su gentil asistencia.

5.2. Exposicin Que desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre.

SECCIONES DELTEXTO DEL MEMORANDO

Lima, 14 de julio de 1997 MEMORANDO N 100-97-UP Seor : Lic. RUBN GARCIA PORTOCARRERO Jefe de Unidad de Produccin Asunto : Regularizacin licencia solicitada

a) b)

Tengo a bien / apersonarse a esta jefatura el da de hoy, a las 17:30 horas, a fin de regularizar la licencia que solicitar por 08 das el mes pasado.

Atentamente,

Abog. FLIX TORRES ZAMBRANO Jefe Unidad de Personal c.c. Flder personal Archivo.

FTZ/the.

OBSERVACIN El memorando que contiene la copia literal de un documento en forma total o parcial.

6. CLASES Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple 6.1. Memorando simple 6.1.1. Usos Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. 6.1.2. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Son: Tiene un solo destinatario. Que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada destinatario. Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento, o sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios y memorandos mltiples. Lleva la palabra memorando en el cdigo como denominacin del documento. Usa con copia. Es mecanografiado con pocas copias: el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la con copia.

6.1.3. Estructura segn formatos Los formatos ms empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera peculiar que tienen de ofrecer las partas del encabezamiento.

MEMORANDO EN FORMATO A

.., .. Seor : Asunto : __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________. _____________, _________________

./.

MEMORANDO EN FORMATO B

.., .. Al : Asunto : __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________. _____________, _________________

./.

MEMORANDO EN FORMATO C

.., .. A : De : Asunto : Fecha : __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________. _____________, _________________

./.

MEMORANDO EN FORMATO D

.., .. Al : Del : Asunto : Fecha : __________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________ __________________. _____________, _________________

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OBSERVACIONES a) Los memorandos en los formatos C y D se redactan tambin sin la lnea del destinatario, es decir, sin las lneas correspondientes a las palabras de y del. b) Los servidoras que no ocupan cargos administrativos elaboran los memorandos que envan mayormente en formato D. Estos memorandos remitidos por los que no desempean cargos no llevan nmero ni siglas. Por ejemplo: c) En te lnea de te techa" se incluye el nombre del lugar si el memorando es enriado de una localidad a otra. Veamos: d) En algunas instituciones o empresas, cuando el memorando es dirigido al subordinado, el remitente cambia la ubicacin de las lneas del destinatario y del destinator; de o del pasa a ser la primera lnea del encabezamiento y a o al, la segunda. 6.2. Memorando mltiple 6.2.1. Usos Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin en forma simultnea, a varios destinatarios. 6.2.2. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de "memorando circular".

6.2.3. Estructuracin Segn Formatos Se estructura teniendo en cuenta los mismos formatos existentes para la redaccin de memorandos simples. 7. EL DESTINATARIO" DEL MEMORANDO Est compuesto por tos siguientes elementos: 7.1. El tratamiento "seor* o tos trminos a o al, segn tos formatos que se empleen, seguido de dos puntos; y

7.2. La identificacin de la persona a quien nos dirigimos. (Esta identificacin se efecta de la misma manera que el 'destinatario* del oficio, pero sin mencionar la sede de la institucin donde presta servicios dicha persona: vea nuestros ejemplos). OBSERVACIONES: a) El "destinatario" del memorando no especifica la sede, porque se sobreentiende que es la misma donde labora el remitente. b) La inclusin de la sede procede nicamente si el memorando va ser remitido de un lugar a otro. c) Se suele simplificar el "destinatario" del memorando con la sola mencin del caigo de la persona a quien enviamos el documento.

EL ACTA
1. DEFINICIN El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. 2. CLASES 2.1. ACTA DE TRABAJO.

Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento. Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas

inmediatamente por el funcionario que presidi el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que est obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto.

2.1.1. PARTES DEL ACTA DE TRABAJO: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: A. Titulo (tipifica el acta)

B. Texto C. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. D. "con copia" E. Pie de pgina. Y las siguientes complementarias: Membrete. Cdigo. Anexo

Observaciones a) Si el acta de trabajo comprende varias pginas, las personas firmantes deben adoptar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluciones, contratos, etc. que comprenden tambin varias pginas. b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razn, se deben complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adicin dolosa de algn dato o texto posteriormente. c) La persona ajena a la institucin que firma el acta como testigo o parte interesada, al momento de firmar coloca el nmero de su DNI y coloca su domicilio.

2.2. ACTA DE SESIN Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada. Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los rganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los consejos de facultad en las

universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesin los rganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los departamentos acadmicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar asuntos de inters institucional. Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones pblicas, sus libros de actas son legalizados por el notario pblico o el juez, segn corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las sesiones de las comisiones de trabajo y de rganos efmeros se llevan en hojas A4 o en formularios especiales. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero respectivo hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes.

2.2.1. PARTES DEL ACTA DE SESIN a. Titulo b. Introduccin c. Texto d. Cierre del Acta e. Firmas de los que la aprueban el acta.

2.3. ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESION 2.3.1. CONTROL DE ASISTENCIA. Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin.

Con la asistencia de miembros que representen el qurum de ley, el presidente declara instalada formalmente la sesin, de lo que el secretario deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace mencin al nmero de miembros que conforman legalmente el rgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que estn asistiendo representan realmente el qurum requerido para la sesin.

2.3.2. DESPACHO. El presidente ordena al secretario leer o lee l mismo la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ltima sesin y aquella que se est realizando. La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario leer toda la comunicacin recepcionada y remitida; basta leer los documentos principales. Cuando hay necesidad, el presidente u otro miembro aclara o comenta la comunicacin que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a "orden del da".

2.3.3. INFORMES Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia o que segn ellos, son importantes que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso transcurrido desde la ltima sesin hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que les fueron encomendadas en la sesin anterior. Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la sesin; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por ltimo, los dems miembros. Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a "orden del da".

OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se proporciona informacin.

b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda.

2.3.4. LECTURA DE LA AGENDA El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin hace referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del da", ya como parte de la agenda. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes, se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern tratados en la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podr solicitar en la estacin siguiente. 2.3.5. PEDIDOS En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados. 2.3.6. ORDEN DEL DA Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y c) Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin.

Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin.

Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el tratamiento de cada punto de la agenda; exposicin, debate y acuerdo. As, en cada caso. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin.

2.3.7. TRATAMIENTO DE PEDIDOS Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente vlidos. 2.2.8. APROBACIN DEL ACTA En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la sesin.

NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesin. La estacin que no se cumple sencillamente no se considera.

REDACCIN DEL ACTA DE SESION ORDINARIA Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin que se ha redactado.

REDACCIN DEL ACTA DE SESION EXTRAORDINARIA Se denomina sesin extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un nmero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta.

COCLUSIONES Se elaboran memorandos en abundancia por emplearse tanto en la administracin pblica como en la privada. Al crear memorandos, se deben aplicar todas las reglas que tienen que ver con la redaccin eficaz de todas las comunicaciones empresariales. Los Documentos Administrativos representan una gua prctica que contiene informacin ordenada y sistemtica, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. El acta es un documento de suma importancia para poder dejar constancia de todos los detalles de lo acordado en una reunin, asamblea, sesin, etc.

BIBLIOGRAFA:

Libros Otto Valladares MANUAL DE REDACCIN ADMINISTRATIVA Editorial Mantaro Primera Edicin (1997).

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