UNIDAD 2.
LA COMUNICACION As como hace falta en cualquier relacin una comunicacin abierta y sincera para que se mantenga saludable, las relaciones dentro de una corporacin mejoran cuando se comparte la comunicacin libre y acuciosamente. La mala comunicacin es causa de divorcios, guerras, problemas raciales y otros problemas demasiado numerosos para mencionarlos. Dentro de las organizaciones hay un sinnmero de lugares donde la mala comunicacin puede ser costosa, de no ser desastrosa. La buena comunicacin ayuda a las actividades coordinadas, por ejemplo, es importante conocer si las operaciones proceden de acuerdo con el plan, para poder realizar ajustes oportunos cuando sean necesarios. Existen otras actividades que no se planean por adelantado, y la coordinacin se logra solo con personas que tienen una informacin actualizada del trabajo. La comunicacin de informacin en condiciones operativas y la anticipacin de los cambios son vitales en la preparacin de programas futuros. Por lo tanto cuando algo no funciona bien a menudo se escuchan comentarios Por qu no me lo dijo alguien?, Cmo iba a saber? Cuando un comunicador inicia una comunicacin, debera tener muy claro el propsito o lo que persigue, de manera muy definida: 1. Muy a menudo dedica demasiada atencin en cmo y no suficiente en el por qu de las comunicaciones. 2. El segundo factor a considerar es a quien se dirige la comunicacin, como parece que el receptor la interpretara, la atmosfera del alrededor 3. La tercera consideracin es la claridad de la comunicacin: su sinceridad, y simplicidad que son claves de la buena calidad. PROPOSITO DE LA COMUNICACION La comunicacin es un proceso de amplia relevancia en el funcionamiento de cualquier grupo, organizacin o sociedad, por ello en la administracin juega un lugar central dentro de la estructura, tamao y Alcance de la organizacin, la comunicacin, y como si esto fuera poco es importantsima dentro de la Direccin de la empresa. En el sentido ms amplio el propsito de la comunicacin en una empresa es realizar cambio, influir la accin hacia el bienestar de la empresa. La comunicacin es esencial para el funcionamiento interno de las empresas
porque integra las funciones administrativas, pero particularmente la comunicacin es importante para: 1. Establecer y difundir metas de una empresa, 2. Desarrollar planes y conseguirlos 3. Organizar recursos humanos y otros recursos de la manera mas eficaz 4. Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organizacin 5. Motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir y 6. Controlar el desempeo 7. Adems, la comunicacin relaciona tambin a la empresa con su medio externo, permite el intercambio de informacin con clientes y sus necesidades, la disponibilidad de proveedores, los intereses de los accionistas, las normas de gobiernos y las preocupaciones de la comunidad. Mediante la comunicacin la organizacin se convierte en un sistema abierto que interacta con su medio En una organizacin, la comunicacin se da tanto entre personas o grupos que se expresan, sin embargo existen otros tipos de comunicacin en las organizaciones, tanto entre las personas dentro de la organizacin como entre organizaciones. La comunicacin es adems un instrumento vlido para la organizacin, pues existe incluso una comunicacin planteada como un sistema distinto a la comunicacin humana (ejemplo: el sistema de control automtico dentro de una planta). Al ser un enlazador, la comunicacin proporciona informacin, que simultneamente se comparte con las otras instancias de la empresa. LA NATURALEZA DE LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL EN LAS TRES ESCUELAS ADMINISTRATIVAS CRITERIO ESCUELA CIENTIFICA ESCUELA DE CO ESCUELA DE SISTEMAS Relativamente importante. nfasis en Importancia Relativamente poco canales de la importante, con interpersonales MUY importante, es el comunicaci nfasis en canales iguales comunicacin cemento que mantiene n formales escritos formal e informal unidad la organizacin
Propsito de la comunicaci n Direcciones de los flujos de la comunicaci n Principales problemas de comunicaci n que reconocen
Dar rdenes e informacin sobre tareas para lograr obediencia y coordinacin en la ejecucin del trabajo Jerrquica y descendente de jefes a subordinados, persuadir, convencer y seguir instrucciones Fallos pues se violan niveles jerrquicos, o Excesivo mbito de control
Satisfacer necesidades de trabajadores, proporcionar interacciones entre iguales, facilitar participacin de los miembros en toma de decisiones Entre iguales que pertenecen al grupo de trabajo y jerrquica para evaluar necesidades y para tomar decisiones
Controla y coordina, proporciona informacin para decisiones y para ajustarse a cambios de entrono
Comunicacin en todas las direcciones internas y externas Exceso, distorsin, omisin y no atencin a la retroalimentacin negativa.
Rumores
CONCEPTO DE COMUNICACIN La comunicacin es un proceso de interaccin social a travs de smbolos y sistemas de mensajes que se producen como parte de la actividad humana. En la empresa la comunicacin es una herramienta gerencial importante, es indudable que empleados y gerentes la necesitan para tener informacin necesaria y lograr un trabajo eficiente y eficaz, y no hay duda que una buena o mala comunicacin influye con el desempeo de la gerencia, por lo que debemos tener claro que significa. Samuel C. Centro: Es el proceso de compartir informacin con otros individuos David R. Hampton: El proceso mediante el cual las personas que trabaja en las organizaciones transmiten informacin entre ellas e interpretan su significado Joaqun Rodrguez Valencia: Es un proceso mediante el cual se introducen e intercambian ideas, planes o informacin en la mente de una persona y se busca con ello un comportamiento determinado en el sujeto receptor
ROBBINS Y COULTER: Comunicacin es la transferencia y comprensin de significados. Esto significa que si no se ha transmitido la informacin o las ideas, la comunicacin, no se ha llevado a cabo. El orador que no es escuchado o el escritor que no es ledo no se ha comunicado. Se observa adems que se habla de comprensin, pues para que la comunicacin sea exitosa el significado debe impartirse y ser entendido. Una carta escrita en portugus a alguien que no la entiende se considera una comunicacin cuando se traduce al idioma para que se entienda. Cabe recalcar que el comunicador muchas veces define comunicacin como un acuerdo con el mensaje ms entendimiento. Es posible que un mensaje sea entendido implique que se est de acuerdo con l, no es necesario que una buena comunicacin se acepten nuestros puntos de vista. COMUNICACIN INTERPERSONAL La comunicacin interpersonal se puede describir como un enfoque de comportamiento a la comunicacin, porque realza la importancia de esta entre los individuos. Incorpora el proceso de percepcin del idioma, motivacin y aprendizaje dentro del proceso de comunicacin. Se hace nfasis en la importancia de escuchar y retroalimentar. La comunicacin interpersonal est fuertemente influida por la Semntica, por la percepcin, y por la forma de escuchar. LA SEMANTICA: Es la ciencia del significado y el estudio de las palabras y smbolos. La idea bsica es que los significados en las en las personas y en sus reacciones hacia las palabras y no en las palabras mismo. Muchas palabras tienen numerosas definiciones y esto influye en la comunicacin, pues las palabras son la forma ms usualmente utilizadas, por lo que debemos seleccionarlas cuidadosamente para llegar de la manera ms clara y ajustada al mensaje que pretendemos transmitir. LA PERCEPCION: La gente a menudo percibe la misma situacin de manera diferente, pues los individuos observamos lo que sucede desde nuestros propios procesos, en los que influyen nuestras personalidades individuales, las experiencias vividas y los estmulos cuya combinacin es diferente para cada individuo (cada persona es un mundo). Por lo tanto la percepcin es un proceso importantsimo de influencia en la comunicacin. (CONTROL DE LECTURA INCLUIDO EN LA MATERIA) a la buena que con el sin que eso para que sea
ESCUCHAR- FACTOR IMPORTANTE- Un estudio dirigido por el Dr. Paul Rankin de Ohio University, encontr que el tiempo designado para la comunicacin generalmente es de 9% para escribir, 16% para leer, 30% para hablar y 45% para escuchar. Cuntas personas reciben educacin formal para escuchar? Estudios empricos revelan que la eficiencia de escuchar medida en trminos de retencin de la informacin transmitida es de aproximada mente 25%, pues la persona puede escuchar 4 veces ms rpido de lo que puede hablar, lo que constituye una eficiencia muy baja. Para desarrollar la escucha eficiente se sugieren especialmente 3 manipulaciones mentales que deben estar presentes en entrenamientos de este tipo: Anticiparse al siguiente punto del orador: si el que escucha adivina correctamente, se refuerza, si adivina en forma equivocada aprende por comparacin. De cualquier forma se benefician Identificar elementos de apoyo: Separe los hechos de las emociones Hacer resmenes mentales: siempre que el orador se detenga o interrumpa haga resmenes mentales de lo que se ha cubierto.
PROCESO DE LA COMUNICACIN No existe una definicin aceptada universalmente, la palabra viene del latn communis, que significa comn, y es la raz de la palabra comunicacin, por eso Len Meggison, describe al proceso de la comunicacin organizacional como la transmisin descendente de poltica y ordenes de la compaa; la obtencin ascendente de sugerencias opiniones y sentimientos; y los intereses de seguridad, buena voluntad y cooperacin de todos los empleados. Describiendo as la comunicacin desde arriba hasta abajo La comunicacin puede entenderse como un proceso o un flujo. Los problemas de comunicacin ocurren cuando existen desviaciones u obstculos en el flujo. Para que la comunicacin tenga lugar, es necesario un propsito, expresado como un mensaje a transmitir. ste pasa a travs de una fuente (el
transmisor) y un receptor. El mensaje es codificado (convertido en una forma simblica) y luego enviado mediante algn medio (canal) al receptor, quien traduce nuevamente (decodifica) el mensaje originado por la fuente. El resultado es una transferencia de significado de una persona a otra. Es importante reconocer adems que todo proceso de comunicacin est expuesta a que existan ruidos, que no es ms que alteraciones que interfieren con la transmisin de la recepcin o retroalimentacin del mensaje (x ejemplo: letra ilegible, esttica telefnica, falta de atencin, ruidos de maquinaria u otras conversaciones)
Retroalimentacin
UN TRANSMISOR Es quien tiene una idea o pensamiento, inicia un mensaje codificando para ser entendido La codificacin puede tomar muchas formas
como expresiones faciales, expresin verbal, documentos escritos, seales de computadora u otras numerosas formas, es decir, codificar es poner la forma en el que se transmite el mensaje.
EL MENSAJE es el producto fsico real de la fuente codificadora. Cuando hablamos, el habla es el mensaje. Documento, discurso, gestos o expresiones, El mensaje recibe influencia de los smbolos utilizados, el contenido del mensaje y las decisiones que tomamos al seleccionar y arreglar tanto la codificacin como el contenido, afectan nuestro mensaje. Cuatro condiciones influyen en la eficacia del mensaje: LAS DESTREZAS, LAS ACTITUDES, EL CONOCIMIENTO Y EL SISTEMA SOCIO CULTURAL. Sin destrezas un escritor no llevara el mensaje al lector, debe tener destrezas para escribir. Las ideas preexistentes (actitudes) influenciaran en la forma de comunicarse, La cantidad de conocimiento afectan tambin el mensaje, El sistema en el que vivimos, creencias y valores afectaran tambin lo que comunicamos. EL CANAL es el medio a travs del cual viaja el mensaje. A la fuente le corresponde seleccionarlo y determinar cul canal es el adecuado (Si la oficina se est incendiando el memorndum para comunicarlo no ser el mtodo adecuado). Estos canales tambin pueden ser afectados por ruidos. En el caso empresarial es importante utilizar los mejores canales para disminuir posibilidades de distorsin (Retroalimentacin de evaluacin de desempeo por ejemplo) EL RECEPTOR es el individuo a quien se dirige el mensaje. Pero antes de que el mensaje pueda recibirse, el deber decodificarlo es decir entender sus smbolos deben traducirse a una forma que pueda entender el receptor. As como el codificador estuvo limitado por sus habilidades, sus actitudes, sus conocimientos y su sistema sociocultural, el receptor est igualmente restringido, y deber escuchar, conocer y percibir en el proceso de entendimiento. El final del proceso de la comunicacin es la RETROALIMENTACIN. Si una fuente de comunicacin decodifica el mensaje que codific, si el
mensaje se pone de nuevo en el sistema, surge retroalimentacin. La retroalimentacin consiste en verificar si tuvimos xito al transferir nuestros mensajes como intentamos transferirlos desde el principio. Determina si el entendimiento se ha logrado o no. Idealmente el mensaje recibido es idntico al mensaje transmitido.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
La comunicacin sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organizacin: el control, la motivacin, la expresin emocional y la informacin. 1. La comunicacin acta para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y guas formales a las cuales deben atenerse los empleados. Por ejemplo, cuando se pide a los subordinados que comuniquen primero a su jefe inmediato cualquier irregularidad relacionada con el trabajo, con el propsito de seguir la descripcin de su puesto o de cumplir con las polticas de la compaa, la comunicacin cumple una funcin de control. Pero la comunicacin informal tambin controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo molestan o acosan a unos miembros que producen ms que los dems, informalmente se lo comunican y controlan su comportamiento. 2. La comunicacin favorece la motivacin al aclarara a los empleados lo que se ha hecho, si se estn desempeando bien y lo que puede hacerse para mejorar su rendimiento, si es que est por debajo del promedio. El establecimiento de metas especficas, la retroalimentacin sobre el progreso hacia las metas y el reforzamiento de un comportamiento deseado estimulan la motivacin y requieren de la comunicacin.
3. La comunicacin que tiene lugar dentro del grupo es el mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfaccin. La comunicacin, por tanto, proporciona un alivio a la
expresin emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales.
4. La funcin final que la comunicacin desarrolla se relaciona con su papel de facilitador de la toma de decisiones. Proporciona la informacin que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones al transmitir la informacin para identificar y evaluar las opciones alternativas. Para que los grupos se desempeen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre los miembros, estimular el rendimiento, proporcionar un medio de expresin emocional y tomar las decisiones.
BARRERAS DE LA COMUNICACIN: Durante el proceso de comunicacin pueden presentarse ciertos obstculos que la dificultan y que es necesario detectar para evitarlos y lograr una comunicacin eficiente; a dichos obstculos se les denomina como barreras de comunicacin y se clasifican en: VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicacin, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rpido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de educacin e incluso entre dos profesionales, de distinto inters, como ejemplo: un medico, no podra hablar de temas medicinales con un ingeniero, sino solo con un colega o persona relacionada, con la salud. El no escuchar bien, es otro tipo de barrera verbal, cuando no existe atencin. (En este tipo adems se localizan las barreras SEMANTICAS, -de significado-descritas con anterioridad)
AMBIENTALES O FISICAS: Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicacin: entonces son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicacin, puede ser incomodidad fsica (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y
ruidos (timbre, telfono, alguien con tos, ruidos, iluminacin, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: telfono, micrfono, grabadora, televisin, etc.) FISIOLOGICAS.- Son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz dbil, pronunciacin defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales, etc.) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicacin. INTERPERSONALES o PSICOLOGICAS: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicacin mutua. Estas barreras interpersonales ms comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas.
Una SUPOSICIN, es algo que se da por hecho. Correcta o no correcta la suposicin ser una barrera en la comunicacin. La PERCEPCIN, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista, sea dos personas pueden percibir un tema con distinto significado, cuando tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras perspectivas. Los prejuicios con relacin a la edad, sexo, raza, o religin son tambin barreras interpersonales. Estos perjuicios pueden ser tomados negativamente, segn como se planteen.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIN EFICAZ EN LA ORGANIZACIN La filtracin es la manipulacin de la informacin del emisor para que sea vista ms favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen estn presentes en los resultados de la informacin, lo que hace imposible que los receptores consigan informacin objetiva. Mientras ms vertical es la estructura de la organizacin ms posibilidades de filtracin habr. Las emociones: La manera en que un receptor se siente cuando recibe el mensaje, su forma de interpretarlo, pues todas las comunicaciones se interpretan de manera diferente por nuestra Percepcin selectiva, que es la forma en la que vemos y escuchamos basados en necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo
que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete segn el parecer de cada cual. Sobrecarga de informacin: Cuando la informacin que revisamos sobrepasa nuestra capacidad de procesamiento, los casos en que se nos torna imposible manejarla, y asimilar, situaciones en las que se pierde la informacin, la ignoramos y la comunicacin se vuelve menos eficaz Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicacin eficaz Lenguaje. La edad, la educacin y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicacin. Cultura Nacional: Diferencias culturales que afectan la emisin e interpretacin de lo que hablamos o comunicamos.
DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA COMUNICACIN Si Ud. desea ser ms efectivo en sus comunicaciones interpersonales tenga en cuenta lo que han dicho muchos grupos de directivos. 1. Piense con la cabeza, antes de hablar con la boca. Aclare sus ideas antes de comunicarlas. Cuanto ms sistemticamente analicemos el problema o idea que se va a comunicar, tanto ms se aclarar. Se debe tener en cuenta las metas y actitudes de los que van a recibir y de los que van a ser afectados por ella. 2. Precise los objetivos que quiere lograr y las mejores estrategias para lograrlo. Examine el verdadero propsito de la comunicacin. Antes de comunicarse, pregntese qu es lo que realmente pretende con su mensaje: Obtener informacin?, Iniciar accin?, Cambiar la actitud de otra persona? Identifique su meta ms importante y luego adapte su lenguaje, tono y enfoque para servir a ese objetivo propuesto.
3. Adapte lo que quiere decir al receptor y a la situacin. Consulte con otros al planear las comunicaciones. Estas consultas pueden aumentar la perspicacia y objetividad del mensaje. Adems, sirven de gran ayuda para planear su comunicacin de manera efectiva 4. Seleccione el momento, el lugar, y el canal oportunos y adecuados. Tome en consideracin todo el ambiente fsico, emocional y humano: El significado y la intencin se trasmiten por algo ms que las solas palabras. Considere por ejemplo, su sentido de oportunidad: esto es, las circunstancias en las cuales hace un anuncio o se comunica una decisin, el escenario fsico, si se hace en pblico o en privado, el clima social en que se desarrollan las relaciones de trabajo dentro de la empresa o de un departamento, y que fija el tono de las comunicaciones; la costumbre y prcticas anteriores el grado en que su comunicacin se conforma con las expectativas de la audiencia o se desva de ellas 5. Comunique para maana, lo mismo que para hoy. Aun cuando la comunicacin tenga por principal objetivo satisfacer las demandas de una situacin inmediata, debe planearse teniendo en cuenta el pasado para que aparezca consecuente al receptor; pero lo ms importante es que se debe ser consecuente con los intereses y metas a largo plazo. Por ejemplo, no es fcil comunicarse francamente sobre cuestiones como el deficiente desempeo o las fallas de un subalterno leal, pero aplazar estas desagradables comunicaciones las hace ms difciles a la larga y no es justo con los otros subalternos ni para la empresa. 6. Recuerde que la forma en que diga algo es tan importante como lo que se dice. Evite expresiones que puedan dificultar el razonamiento y generar posiciones defensivas. Al comunicarse, tenga en cuenta lo que el mensaje puede sugerir, adems de su contenido bsico. El tono de voz, la expresin, su receptibilidad aparente a los dems todas estas cosas tienen enorme impacto sobre aquellos a quienes usted quiere llegar. Con frecuencia se pasan por alto estas sutilezas que, sin embargo, afectan la reaccin del oyente an ms que el contenido mismo del mensaje 7. Obtenga cierta retroalimentacin del receptor, para cerciorarse de que el mensaje ha sido entendido correctamente. Haga el seguimiento de su comunicacin. Esto se puede hacer realizando preguntas al interlocutor o al auditorio, toda comunicacin debe tener
una retroalimentacin, que nos permitan saber si hay comprensin completa y accin apropiada 8. Mantenga una actitud de Escucha Activa, centre la atencin en lo fundamental de lo que se dice, sea emptico, trate de identificar sentimientos. Busque no slo ser comprendido sino comprender ser buen oyente. Cuando empezamos a hablar, a menudo dejamos de escuchar, en el sentido amplio de permanecer sintonizado con las reacciones y actitudes de la otra persona, no expresada con palabras. Escuchar exige que nos concentremos no slo en el significado explicito que expresa la otra persona, sino tambin en los significados implcitos, en las palabras no pronunciadas, en las implicaciones que pueden ser mucho ms significativas 9. Mustrele al otro que tiene inters en lo que diga. Aproveche la oportunidad, cuando se presente, de trasmitir algo til o valioso para el receptor. La consideracin de los intereses de la otra persona y de sus necesidades, le permitir oportunidad de trasmitir algo beneficioso inmediato o de valor a largo plazo para 10. Sea flexible, adapte su expresin y estilos a la situacin que se genere en el dilogo. Asegrese de que sus actos apoyen su comunicacin: Se ha llegado a concluir, que la comunicacin ms persuasiva no es lo que uno dice sino lo que hace con los gestos y ademanes que haga en el momento de la exposicin
CANALES DE LA COMUNICACIN La comprensin de la comunicacin gerencial no es posible sin revisar los fundamentos de la comunicacin organizacional, La comunicacin en una organizacin, se describe con frecuencia como comunicacin formal o informal. La comunicacin formal es aquella que sigue la cadena oficial de mando, necesaria para realizar trabajos. La comunicacin informal, es la comunicacin organizacional que no est definida por la jerarqua de la estructura, y que cumple dos propsitos en la organizacin, permite satisfacer las necesidades de interaccin social, y puede mejorar el rendimiento creando canales alternativos ms eficaces y eficientes.
De estos dos tipos de comunicacin, nacen los dos tipos de canales: Canales de Comunicacin Formales (CCF) Canales de Comunicacin Informales (CCI) Los Canales de Comunicacin Formales se circunscriben en el organigrama de la empresa siguiendo cuatro trayectorias: ascendente, descendente, horizontal y diagonal. Cada uno de estos recorridos favorece el contacto entre distintos niveles, departamentos y reas de la organizacin, al tiempo que persiguen la consecucin de objetivos particulares: construccin de identidad, consenso, participacin, feed-back, cohesin, trabajo en equipo, etc. La conquista de cualquiera de estos objetivos es posible gracias a que los CCF son diseados y administrados por la empresa, ejerciendo, de este modo, un control significativo sobre la informacin que por ellos circula.
La comunicacin descendente (hacia abajo): Es la comunicacin que fluye de un nivel jerrquico superior a un inferior, de un gerente hacia un empleado, se usa para informar, dirigir, coordinar y evaluar a los empleados. Los gerentes la usan para asignar objetivos, proporcionar descripciones de trabajo e informar sobre polticas y procedimientos organizacionales, se sealan problemas que requieren atencin o se evala desempeo.
La comunicacin ascendente (hacia arriba): Los gerentes dependen de sus empleados para obtener informacin, reciben informes, controlan avances, se informan de problemas. La comunicacin hacia arriba es la que se da de empleados a gerentes. Sirve para dar a conocer a los gerentes como se sienten los empleados con sus trabajos, sus colegas y con la organizacin en general, sirve adems para obtener ideas sobre la manera de mejorar las cosas. El grado de comunicacin ascendente depende de la cultura organizacional, si los gerentes han creado un ambiente de confianza y respeto, si usan toma de decisiones participativas, si practican empowerment, existir una importante comunicacin hacia arriba. En un esquema autoritario muy estructurado la comunicacin ascendente se dar en forma limitada. Comunicacin lateral u horizontal Es la que se lleva a cabo entre empleados del mismo nivel organizacional, son muy necesarias en la dinmica organizacional, a menudo se usan para ahorrar tiempo y facilitar
coordinaciones, sin embargo pueden crear conflictos si no se mantienen informados sobre decisiones o acciones tomadas. Comunicacin diagonal: Es la que pasa a travs de las reas de trabajo a los niveles organizacionales. Se explica mejor mediante el siguiente ejemplo: Se da cuando un empleado de anlisis de programas se comunica con un gerente de ventas, para comunicarle el problema de un cliente: como se observa son dos departamentos diferentes. Se observa la misma probabilidad de conflicto de la comunicacin lateral u horizontal. Dentro de una organizacin podemos definir a la Red Formal como aquella que entrelaza a sus miembros siguiendo una estructura jerrquica o predeterminada. Por el contrario, una Red Informal vincula a sus integrantes obedeciendo slo a la empata natural que entre ellos se genere, independientemente del cargo o posicin que ocupen. Las redes de comunicacin formal u organizacional se pueden combinar en tres tipos de patrones: 1. Redes de cadena 2. Redes de rueda 3. Redes de todos los canales La red en cadena tiene una comunicacin que fluye de acuerdo con la cadena formal de mando tanto hacia arriba como hacia abajo. La red de rueda representa la comunicacin entre un lder identificable y fuerte y el resto del grupo o equipo de trabajo. El lder sirve como centro y a travs de el pasa toda la comunicacin La red de todos los canales, la comunicacin fluye libremente entre todos los miembros de un equipo. Qu red debo usar? Depende de los criterios y necesidades que tengamos en la siguiente grafica distinguimos la eficacia de las redes tomando en cuenta varios criterios.
CRITERIOS VELOCIDAD EXACTITUD MODERADA ALTA MODERADA RAPIDA ALTA ALTA BAJA RAPIDA MODERADA NULA ALTA
SURGIMIENTO LIDER
SATISFACCION MIEMBROS MODERADA
En cuanto a la red de comunicacin informal es importante resaltar que es una fuente de informacin importante, pues segn encuestas exploratorias se pudo informar que el 75% de empleados oye primero los asuntos a travs de los rumores que surgen de la comunicacin informal. Sin embargo ya que son fuentes de difcil control para los gerentes, lo que debe buscarse es minimizar consecuencias negativas de los rumores limitando su impacto, y la manera de controlarla es mediante comunicacin abierta, completa y honesta con los empleados sobre todo en situaciones o acciones en las que no se encuentren de acuerdo. LA TECNOLOGIA DE LA COMUNICACIN La tecnologa est cambiando la manera en la que vivimos y trabajamos todos, los adelantos como telfonos web interactivos, navegadores de red, intercambio de fotos, y el mundo de la comunicacin no es lo que sola ser, por lo que la comunicacin empresarial tambin exige cambios en la organizacin y las formas de informarnos y conocer de empleados y gerentes tienen implicaciones profundas. La tecnologa de la informacin ha influido radicalmente las formas de comunicacin entre los miembros de la organizacin, ha mejorado la habilidad de supervisin de desempeo, ha permitido contar con informacin ms completa para la toma de decisiones rpida, y proporciona as los empleados ms oportunidades de colaborar y compartir informacin. Los dos adelantos que han ocasionado el impacto ms grande en la comunicacin gerencial son los sistemas de cmputo en red y la capacidad inalmbrica. LOS SISTEMAS DE COMPUTO EN RED: Significan la vinculacin de sus computadoras creando una red organizacional. Los miembros de las organizaciones pueden comunicarse entre s y obtener informacin donde estn, constituyen aplicaciones importantes como:
Correo electrnico: que permite la transmisin instantnea de mensajes escritos a computadoras vinculadas Mensajes instantneos: Comunicaciones interactivas en tiempos reales que se llevan a cabo entre usuarios de las computadoras de la red. (tiempo tambin real) Correo de voz: Comunicacin que digitaliza un mensaje hablado, y lo transmite en la red, lo almacena en el disco para que el receptor lo recupere mas tarde Fax: Comunicacin por medio de maquinas que permite la transmisin de documentos que contienen texto y/o graficas, por medio de lneas telefnicas ordinarias Intercambio de datos (EDI). Una forma en que las organizaciones intercambian documentos de transacciones de negocios usando redes directas de computadora a computadora. Teleconferencia: Sistema de comunicacin que permite a las personas realizar conferencia de telfono o software de comunicaciones por correo electrnico Videoconferencia. Conferencia de comunicacin simultanea en la que los participantes se pueden ver unos a otros Red interna (intranet) Sistema de comunicacin organizacional interno que usa la tecnologa de internet pero que permite acceso solo a los empleados de la organizacin. Red Externa (extranet) Red de comunicacin organizacional que mediante internet permite a usuarios autorizados comunicarse con ciertas personas que estn fuera de ella. CAPACIDADES INALAMBRICAS Tecnologa mvil que permite permanecer tiempo de trabajo fuera, y controlar las actividades desde lugares remotos. Tecnologa que est en boga y se encuentra en pleno desarrollo.
