PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL -NTC GP1000 -2009 Y Modelo Estndar de Control Interno MECI 2005
Agencia Colombiana para la Reintegracin
CRONOGRAMA 2012 COMPROMISOS / TAREAS PRODUCTOS RESPONSABLE M M M M O N D A A S E A F J J J J 2013
MONITOREO SEGUIMIENTO AC RA DS B I AVANCE TOTAL % AVANCE 0,00
Suscribir el acta de compromiso para la implementacin del sistema integrado de gestin (MECI - NTCGP 1000). Suscribir acto administrativo de adopcin del MECI Nombrar el representante de la direccin Formalizacin alta direccin Conformar el equipo operativo (equipo de implementacin del sistema de gestin institucional) Equipo tcnico de calidad y control Elaborar el diagnstico institucional
Acto adtivo de compromiso de la direccin , adopcin del SGI y nombramiento del representante de la direccin. Acto adtivo de definicin de la alta direccin Equipo interdisciplinario para la implementacin conformado. Documento de diagnstico elaborado
X Director
Director Director Representante de la direccin Equipo de gestin institucional Representante de la Direccin Equipo de gestin institucional Representante de la Direccin Equipo de gestin institucional. Representante de la Direccin.
X X X
0 0
0,00 0,00
0,00
Sensibilizar, socializar y capacitar en el sistema integrado de gestin institucional
Sensibilizar el 100% de los colaboradores de la entidad
X X X X X X X X X X X
0,00
Definir principios y valores
Cdigo de tica definido que contenga los principio y valores
X X X
0,00
Elaborar Cdigo de tica Definir funciones por cada cargo Manual de funciones Elaborar perfiles de cargo Establecer poltica de talento humano Definir criterios de operacin del proceso (por ejemplo: procedimientos de seleccin, contratacin, capacitacin, evaluacin de competencias y evaluacin de desempeo) Establecer el plan de formacin y/o capacitacin Establecer programa de Bienestar social /Salud Ocupacional Poltica de Talento humano definida Procedimientos documentados del proceso de Talento humano. Plan de formacin y/o capacitacin definido Programa de Bienestar y Salud Ocupacional Cdig de Buen Gobierno aprobado y socializado
X X X X X
0 0 0
0,00 0,00 0,00 0,00
Lder de proceso talento humano Equipo de gestin institucional. Representante de la Direccin
0,00
X X Director Alta Direccin
0 0
0,00 0,00
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el cdigo de buen gobierno.
0,00
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el normograma institucional
Normograma elaborado y socializado Plan estrategico establecido
Alta Direccin Lideres de proceso
0,00
Ajustar plan estratgico de la entidad
X X X X Equipo de gestin institucional. Representante de la Direccin
0,00
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Agencia Colombiana para la Reintegracin
CRONOGRAMA 2012 COMPROMISOS / TAREAS PRODUCTOS RESPONSABLE M M M M O N D A A S E A F J J J J 2013
MONITOREO SEGUIMIENTO AC RA DS B I AVANCE TOTAL 0 0 % AVANCE 0,00 0,00
Elaborar el plan de accin de la entidad vigencia 2013 Realizar el despliegue estratgico Realizar ajustes a los objetivos estratgicos Realizar la planeacin del sistema de gestin institucional
Plan de accin establecido Acto adtivo de compromiso de la direccin Visin socializados y Misin y , adopcin del SGI nombramiento del representante de estratgicos Ajustar objetivos la direccin. Poltica y objetivos del SGI Mapa de procesos aprobado y socializado
Equipo de gestin institucional. Director Representante de la Direccin
X X X X X X X X X X
0,00
Elaborar y aprobar mapa de procesos
Director Equipo de gestin institucional Equipo de gestin institucional Lideres de proceso ETC Director Lder Gestin Humana Equipo de gestin institucional
0,00
Caracterizar los proceso de la entidad
Procesos caracterizados
X X
0,00
Elaborar la estructura organizacional de la entidad
Estructura organizacional
0,00
Identificar riesgos (que afecten el cumplimiento de la funcin institucional - estrategia, e identificar los riesgos por proceso)
0,00
Evaluar los riesgos y establecer las medidas de respuesta ante los riesgos.
Elaborar, socializar el mapa de riesgos y realizar seguimiento
Representante de la Direccin Equipo de gestin institucional
0 X X X 0
0,00
0,00
Elaborar el mapa de riesgos institucional y por proceso 0 0,00
Elaborar la poltica de administracin del riesgo
Establecer la poltica administracin del riesgo
de
Director Lder de proceso Equipo de gestin institucional
0,00
Elaborar las polticas de operacin de los procesos
Polticas de operacin documentadas y socializadas
X X X X X X X X X X X X X
0,00
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CRONOGRAMA 2012 COMPROMISOS / TAREAS PRODUCTOS RESPONSABLE M M M M O N D A A S E A F J J J J 2013
MONITOREO SEGUIMIENTO AC RA DS B I AVANCE TOTAL % AVANCE
Elaborar, revisar, aprobar y difundir los procedimientos obligatorios (6).
Procedimientos obligatorios Acto adtivo de compromiso de la aprobados y socializados direccin , adopcin del SGI y nombramiento del Elaborar, revisar, aprobar y difundir los mtodos de operacin y representante de la direccin. control de los procesos (Manuales, procedimientos, instructivos, guas, entre otros) En la documentacin incluir los requisitos establecidos en las Documentos operativos aprobados normas aplicables para: seleccin, evaluacin y aprobacin de y socializados proveedores, verificacin de producto comprado, identificacin y trazabilidad, propiedad del cliente, preservacin del producto/servicio
X X Director Equipo de gestin institucional ETC X X X X X X X X X X X X X
0,00
0,00
Definir controles en la operacin (quedan establecidos en la documentacin de los procesos y en las polticas de operacin)
Documentos operativos aprobados y socializados (contiene los controles)
Equipo de gestin institucional ETC
X X X X X X X X X X X X X
0,00
Definir sistema de medicin a travs de indicadores / Elaborar e Definir indicadores implementar cuadro de mando integral (BSC) eficiencia,eficacia y efectividad
de
Lder de proceso Equipo de gestin institucional
X X X
0,00
Elaborar manual de calidad. (manual de gestin integral) Identificar necesidades de informacin externa para el cumplimiento de la funcin institucional. (se hace desde la caracterizacin de los procesos) Identificar flujos de informacin internos y externos Establecer mtodos de gestin de PQR (Definir, documentar, difundir e implementar estndares de gestin de PQR)
Manual de gestin elaborado y socializado
integral
Equipo de gestin institucional
0,00
Caracterizacin de procesos Matriz de informacin y comunicacin (interna y externa)
Equipo de gestin institucional
X X
0,00
Actualizar procedimientos de pqr, y estrategia de Servicio al cliente. Metodologa para medir la satisfaccin del cliente definida y socializada.
Definir metodologa para la medicin de la satisfaccin del cliente
Lder atencin al ciudadano Equipo de gestin institucional
0,00
0,00
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MONITOREO SEGUIMIENTO AC RA DS B I AVANCE TOTAL % AVANCE
Acto adtivo de compromiso de la direccin , adopcin del SGI y Implementar sistema de archivo (Ley general de archivo 594/00 nombramiento del implantada) representante de la direccin. Gestin documental implementada Establecer mecanismos para el registro, anlisis y ley 594 consolidacin de datos e informacin (se define en procedimientos y sistema de informacin)
Director Lder gestin documental X X X X X X X X 0 0,00
Disponer de sistema de informacin que soporte la operacin de la entidad. (Software y hardware)
Sistemas de informacin para la operacin de la entidad. (Matriz sistema de informacin ACR) Polticas para el uso de programas informticos
Lder UTI Lder gestin documental Equipo de gestin institucional
0,00
0,00
Elaborar manual de comunicaciones (que incluya comunicacin organizacional, comunicacin informativa y plan de medios) e implementar las disposiciones que en materia de comunicacin se definan en dicho manual.
Manual de comunicaciones elaborado y socializado - Matriz de flujos de informacin y comunicacin interna y externa
Lder comunicacin Equipo de gestin institucional
0,00
0,00
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MONITOREO SEGUIMIENTO AC RA DS B I AVANCE TOTAL % AVANCE
Aplicar encuesta DAFP de seguimiento a la implementacin del Acto adtivo de compromiso de la direccin , adopcin del SGI y MECI Y DE LA NTCGP nombramientoautoevaluacin del Informe de del representante control. de la direccin. Elaborar y presentar informes de autoanlisis para el mejoramiento de los controles del proceso, dependencia y la Informe de autoevaluacin de la entidad gestin. Elaborar y presentar informes de autoanlisis de la gestin realizada por el proceso, la dependencia y la entidad Elaborar informe de evaluacin del sistema de control interno - Informe de avaluacin al sistema de Encuesta referencial. controol interno. Equipo auditor competente para la realizacin de auditoras integradas. (MECI - GP 1000) Programa de auditora Planes de auditora por proceso Informes de auditora integrada Preparar y presentar informe de auditora
Equipo de gestin institucional Director Equipo de gestin institucional
X X
0,00
X X
0,00
Director Lideres de proceso Jefe oficina de control interno Equipo de gestin institucional Jefe oficina de control interno Jefe oficina de control interno Equipo auditor
X X
0,00
0,00
Conformar y capacitar equipo auditor
X X
0,00
Elaborar el programa de auditora Elaborar el plan de auditora Realizar auditoria al sistema integrado de gestin
X X
0 0 0 0
0,00 0,00 0,00 0,00
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento institucional
Plan de mejoramiento institucional
Director Representante de la direccin Equipo de gestin institucional Lideres de proceso Servidores pblicos
X X X X X X X X X
0,00
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento por proceso Elaborar e implementar el plan de mejoramiento individual
Plan de mejoramiento por proceso Plan de mejoramiento individual
X X X X X X X X X X X X X X X X X X
0 0
0,00 0,00
