Tutorial Visual Conta

Indice
Visual Conta ...........................................................................2 Manejo de la aplicacin ..........................................................2 Empezando a trabajar con la aplicacin....................................4 Creacin de la empresa........................................................ 4 Creacin del plan contable .................................................... 5 Comprobacin de los parmetros ........................................... 6 Asiento de apertura............................................................. 6 Cuentas contables...................................................................7 Informacin de las cuentas .....................................................7 Extracto/punteo de cuentas .................................................. 7 Agenda de cuentas.............................................................. 7 Contabilizacin de asientos....................................................8 Asientos sin documento ....................................................... 8 Asientos con documento....................................................... 9 Asientos de cobros y pagos................................................... 9 Modificando un asiento ...................................................... 10 Eliminando un asiento........................................................ 10 Asientos predefinidos......................................................... 10 Bienes de inversin ...............................................................11 Factura de compra de un bien de inversin ............................ 11 Factura de venta de un bien de inversin............................... 11 Prdida del bien................................................................ 11 Amortizacin de Bienes de Inversin..................................... 11 Contabilidad analtica............................................................12 Cuentas Analticas ............................................................. 12 Correspondencia cuentas analtica-Cuentas Contables ............ 112 Ejemplo de contabilidad analtica.......................................... 13 Apuntes Analticos............................................................. 13 Informes analticos............................................................ 13 Borrado de proyectos....................................................... 114 Informes...............................................................................14 Diarios ............................................................................ 14 Informes de Cuentas ......................................................... 14 Balances.......................................................................... 14 Otros Informes................................................................. 15 Diseos Contables.................................................................15 Diseos de informes.......................................................... 14 Diseos de texto............................................................... 14 Impresos ..............................................................................16 Liquidaciones trimestrales.....................................................16 Declaraciones o resmenes anuales.......................................17 Esquema resumen de liquidaciones y declaraciones ...............17 Certificados ..........................................................................18 Retenciones del trabajo ...................................................... 18 Sociedades ...........................................................................18 Declaracin del impuesto de sociedades ............................... 18 Consolidaciones ....................................................................18 Consolidacin de apuntes ................................................... 18 Consolidacin bancaria ....................................................... 18 Procesos especiales...............................................................19 Cierre....................................................................................19

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Manejo de la aplicacin
Las aplicaciones Golden para Windows, estn diseadas en un entorno grfico, siendo fcilmente manejable mediante el uso del ratn. Puede ocurrir en algunos casos, que nos resulten ms fcil usar las teclas de funcin de la aplicacin o manejar el teclado. Manejo del teclado El manejo de las aplicaciones Golden para Windows mediante el ratn es bastante cmodo: ALT: Accedemos al men general ALT + : Despliega la lista ordenando por cdigo

ALT + Maysculas + : Despliega la lista ordenado por ttulo Tabulador: cambiamos de un campo a otro avanzando Tabulador + : cambiamos de un campo a otro retrocediendo Desplegar el men con el ratn: Muestra los datos ordenados por cdigos desde el primero Si previamente hemos escrito parte del cdigo la relacin aparece a partir del cdigo especificado.

Desplegar el men con el ratn + : Muestra los datos ordenados por ttulo, descripcin Si previamente hemos escrito parte del ttulo aparece a partir del nombre especificado.

Tecla de Cambio + : muestra los datos ordenados por la descripcin Doble-Clic: Situados en un campo, mediante doble-clic accedemos al mantenimiento de dicho dato Ve ntana- permite ordenar colocar las ventanas abiertas en cascada, mosaico horizontal o mosaico vertical

En los mens encontraremos una letra subrayada. Si pulsamos la tecla ALT + Letra subrayada, accederemos a esa opcin del men. ALT + TAB: nos permite cambiar de una aplicacin abierta a otra Teclas de funcin Es siguiente cuadro muestra un resumen de las teclas de funcin las cuales le facilitarn en muchos casos el uso del ratn. F1 F2 F3 F4 ALT + F4 CTRL + F4 F5 Ayuda en lnea Permite cambiar del modo edicin al modo sobreescribir Sita el cursor en el campo de bsqueda Despliega la lista del campo en el cual estamos situados Para salir de la aplicacin Para cerrar la ventana activa En la ventana de asientos, cuadra en el apunte actual, modificando el importe que tuviese En la ventana de Precios de venta edita la frmula En la ventana de asientos, cuadra en un apunte nuevo En Asientos Predefinidos, permite parase en ese campo En la ventana de documentos muestra el riesgo Permite cambiar de una ventana a otra Dentro de la ventana de asientos, muestra la ventana de divisas En la ventana de asientos, muestra el desglose analtico En el campo CIF/NIF calcula la letra del NIF En facturas emitidas, dentro del campo n de factura, muestra el siguiente nmero de la factura Situado en el campo cuenta muestra el extracto En el campo cdigo de barras, calcula el dgito de control Accede al men principal Permite cambiar de una carpeta a otra dentro de la misma ventana En la ventana de asientos, cancela vencimientos

F6 CTRL + F6 F7 F8 F9

F10 F11 F12

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VISUAL CONTA
Este mdulo nos permite llevar de una manera sencilla y completa la contabilidad de nuestra empresa. Los procesos ms importantes los podramos agrupar de la siguiente manera: Desarrollo del plan contable (se puede incluir el desarrollo de un plan contable analtico). Introduccin de los apuntes del diario (datos que introduciremos directamente desde la contabilidad o que pasarn automticamente de otros mdulos de Golden para Windows). Emisin de listados (diarios, balances de comprobacin, extractos de cuentas, etc.), que nos permitan realizar un seguimiento de nuestra contabilidad. Liquidaciones trimestrales o anuales (I.V.A., I.R.P.F., sociedades etc.), que sern presentadas en la hacienda pblica.

Procesos de fin de periodo (asientos por diferencia de cambio, regularizacin, cierre, apertura). Control de la Tesorera (gestin activa de cobros y pagos).

Empezando a trabajar con la aplicacin

Para empezar a trabajar con la aplicacin tendramos que seguir los siguientes pasos:

A- Creacin de la empresa

B- Desarrollo del plan contable (introduciendo en cada cuenta el saldo iniciar acreedor o deudor). C- Comprobacin en Em presa -Pa rmet ro s-O t ra s Cuen tas , las cuentas por defecto de I.V.A. soportado, I.V.A. repercutido, compras, ventas, etc. D - Emisin del diario de apertura Una vez cuadrado el diario de apertura podemos empezar a introducir apuntes en nuestra contabilidad. A- Creacin de la empresa Lo primero es dar de alta la empresa, para lo cual le asignamos un nombre que nos servir de identificativo. Cuando creamos la empresa (ya sea desde contabilidad o desde otro mdulo) nos solicita informacin sobre el plan contable que vamos a utilizar, pudiendo elegir:

Ninguno: cuando no se crea plan contable y deseamos crear todas las cuentas desde el principio. Estndar: crea un plan contable tipo, el cual debemos personalizar de acuerdo a las necesidades de nuestra empresa. Basado en otra empresa: Crea un plan contable copia del creado en otra empresa del programa.

Es importante sealar el ao correspondiente al ejercicio contable. Una vez creada la empresa de trabajo y seleccionada, tenemos que comprobar dentro de Empre sa-Parme tros-Vari os, :

El nivel al cual deseamos desarrollar nuestro plan contable (y el plan contable analtico). Tambin es importante indicar el mes correspondiente al inicio del ejercicio contable

Tambin indicaremos en este apartado si queremos que ante asientos descuadrados Avise, No Avise o los Prohiba.

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B- Creacin del plan contable Revisaremos el plan contable por defecto y a partir de l, crearemos las cuentas auxiliares y cuentas de mayor que necesitemos en el desarrollo de nuestra contabilidad. Las cuentas de mayor, son las que recogen los saldos de las cuentas auxiliares, y estn determinadas dentro del PGC.

Las cuentas auxiliares son las que permiten apuntes, mostrando unos acumulados en el debe o en haber. Las no
auxiliares (las cuentas de mayor) recogen los saldos reflejados en las auxiliares.

Ejemplo Cuenta 57211 57212 5721 57221 57222 5722 572 Ttulo Banco Madrid Cuenta 1 Banco Madrid Cuenta 2 Banco Provincial Banco Provincial Cuenta 1 Banco Provincial Cuenta 2 Banco Madrid Bancos Auxiliar S S No S S No No Saldo 100.000 50.000 50.000 20.000 30.000 160.000 210.000 En el cuadro podemos ver reflejado el saldo de las cuentas auxiliares de nuestros bancos. Hemos creado una cuenta contable por cada cuenta bancaria. La cuenta 572 en la cuenta de mayor bancos y nos da informacin del dinero que tenemos en los bancos. Hemos creado las cuentas 5721 y la 5722 para que nos muestren el dinero contenido en el banco de Madrid y en el Provincial respectivamente.

En las cuentas determinaremos:

Cdigo de la cuenta , ttulo auxiliar o no

y si es

Datos: en los casos de cuentas de clientes y proveedores, su domicilio, C.P., etc.

Presupuestos: Los presupuestos, ya sean mensuales o anuales (en cuyo caso hace el prorrateo del total en los doce meses), son opcionales. Posteriormente podremos emitir el Balance presupuestario. Cartera: nos permite visualizar los cobros y/o pagos, tanto pendientes como realizados. Parmetros: Donde indicamos la forma de pago, la divisa habitual o el riesgo contable que fijamos en una cuenta

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C- Comprobacin de los parmetros Una vez que hemos terminado el desarrollo de nuestro plan, debemos en Empre sa-parme tros, comprobar o introducir los datos contenidos en las siguientes carpetas:

Carpeta Empresa Generales Varios

Informacin Datos fiscales de nuestra empresa Tipos de I.V.A. Impresoras utilizadas Nivel de desarrollo de las cuentas La posibilidad de permitir asientos descuadrados Inicio del ejercicio contable y ao Cuentas por defecto de: Compras Ventas Cuentas para: Bienes de inversin Vencimientos Diferencias de cambio

Facturas

Otras Ctas.

Modelos

Datos para los impresos de la agencia tributaria

D- Asiento de apertura Si ha trabajado con otros programas de contabilidad los cuales no exportan datos, sera conveniente que empezase a trabajar a principios del ejercicio contable, debiendo partir de los saldos de las cuentas al cierre del ao anterior. El asiento de apertura se crear de manera automtica al emitir el diario de apertura, el cual en funcin de los datos contenidos en el debe y en el haber iniciales, emitir el correspondiente listado. Slo introduciremos los importes en las cuentas auxiliares que tengan saldo, segn el siguiente criterio: Cuentas de Activo tienen saldo deudor y se introduce en el Debe Cuentas de Pasivo tienen saldo acreedor y se introduce en el Haber Una vez introducidos saldos, podemos listar e imprimir el diario de apertura en Informe s-Di ari o-Ape rtura, el cual debe mostrarnos la contabilidad cuadrada.

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CUENTAS CONTABLES
Alta de cuentas CTRL + A Una vez que accedamos al Mante ni mi ento de cuentas, Se darn de alta segn se explica en la creacin del plan contable. Eliminacin de cuentas contables. CRTL + E Las cuentas de mayor o no auxiliares solo podrn ser eliminadas si carecen de cuentas auxiliares que dependan de ellas. En caso de existir cuentas auxiliares debemos empezar por borrar estas las primeras. Es importante el recordar que no se pueden eliminar cuentas auxiliares que tengan apuntes.

Informacin de las cuentas

Extracto/punteo de cuentas Es posible que en ocasiones necesitemos realizar una comprobacin de los movimientos de una determinada cuenta auxiliar, sobre todo de las cuentas de bancos, clientes y proveedores. Necesitaremos utilizar el extracto de la cuenta. Dentro de Mant en im ient o-Ext racto /P unt eo indicaremos la cuenta de la cual deseamos ver el extracto, pudiendo restringir la bsqueda por fechas, importes o conceptos, lo cual nos permitir limitar los datos que nos aparecern en pantalla. Sobre esos datos realizaremos el correspondiente punteo. Previamente seleccionamos el tipo de punteo elegido, y posteriormente nos situamos con el ratn en el apunte deseado. El icono de punteo verde, marca un apunte y el de punteo gris elimina la marca. Mediante la tecla de funcin F9 podemos tambin cmodamente, puntear los asientos marcados. En Manteni mie nto-Tabl as-Punte o, podemos dar de alta nuevos tipos de punteo, modificar o eliminar los ya existentes. As, [Link]., si en la empresa hay dos contables, podemos crear dos punteos: A cuando la comprobacin la realice Ana y J cuando el punteo lo realice Juan. A travs de Informes-Cue ntas-Extracto, ser posible que emitamos un listado con el extracto de la cuenta contable. Dicho extracto podr contemplar las partidas antes punteadas, las no punteadas o todas (en cuyo caso en el listado nos mostrar el apunte marcado).

Es importante resaltar que situados en el cdigo de la cuenta en mantenimiento de cuentas o introduccin de asientos, podemos acceder al punteo de la cuenta pulsando la tecla F9

Agenda de cuentas La agenda de cuentas nos facilita el cdigo, ttulo de la cuenta, domicilio y telfono de las cuentas que seleccionemos. Su listado lo emitimos desde: Informe s-Cue ntas-Agenda de cue ntas. Previamente al dar de alta las cuentas hemos de haber introducido estos datos en Mante ni mie nto-Cue ntas contable sDatos. Tambin es posible que dispongamos de estos datos por que la cuenta contable haya sido creada desde facturacin, y por tanto, sea desde facturacin desde donde se introduzcan y modifiquen los datos.

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CONTABILIZACIN DE ASIENTOS
La contabilizacin de asientos en un proceso que realizaremos a diario en nuestra contabilidad. Se pueden dar dos casos:

Que dispongamos slo del mdulo de contabilidad. En cuyo caso la contabilizacin de asientos ser siempre desde esta opcin. Que dispongamos del mdulo de Visual Factu donde registraremos las facturas emitidas y recibidas de tal manera que, al actualizarlas, pasa los datos a contabilidad y realiza los asientos contables.

Podemos diferenciar dos grupos de asientos Nminas Facturas recibidas Facturas emitidas Pagos Cobros Asientos predefinidos

Asientos con documento

Introducimos los desde asientos

asientos

Asientos sin documento

Anticipo, cobro sin Introducimos los vencimiento, ingresos desde apuntes en banco, etc.

asientos

Asientos sin documento Los asientos sin documento se realizan desde Apuntes, donde debemos indicar:

el nmero de documento la fecha la cuenta contable: escribiendo directamente el cdigo de la cuenta o buscndola (vase bsqueda) el concepto: Seleccionndolo de la lista de conceptos que est creada ( vase crear tablas), o escribindolo directamente. Podemos copiar un concepto de otro apunte anterior pulsando ALT + F2.: el importe (introducindolo en el debe o en el haber) y la cuenta de contrapartida.

El nmero de documento permite utilizar varios prefijos para los distintos tipos de asientos que registramos. As podemos llevar varios prefijos para los distintos tipos de asientos que registramos. As podemos utilizar el prefijo FE para hacer referencia a los asientos de las factura emitidas y el prefijo CO en referencia a los asientos de cobro.

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Asientos con documento Los asientos con documento los realizamos desde Mante ni mie nto-Asi entos contable s-Asie ntos. Una vez seleccionado el tipo de asiento, nos muestra de manera automtica el nmero correlativo de documento a partir del ltimo introducido. As , [Link]. si el ltimo introducido de nminas fue el NO-012, nos mostrar el siguiente como el NO-013 . Aunque se trate de una nmina podramos colocar otro prefijo y continuara con la ltima numeracin que se hubiese usado dentro de ese prefijo. En cada tipo de asiento nos solicitar una informacin relativa al documento, para posteriormente mediante el botn generar, realizar de manera automtica los apuntes correspondientes al asiento que estamos introduciendo.

Es conveniente recordar la importancia de introducir, modificar y eliminar los apuntes de facturas emitidas y recibidas y nminas desde la carpeta de asientos.

Asientos de cobros y pagos Los asientos de cobros y pagos los podemos dar de alta desde apuntes o desde asientos. Desde apuntes, introducimos la fecha, n de documento, cuenta de cobro o pago, concepto y nos situaremos en el haber de la cuenta (en el caso de un cobro) o en el debe (en el caso del pago), desde cualquiera de estas casillas podemos acceder a la cartera de vencimientos pendientes. Para ello bastar con pulsar la tecla F12 y de esta manera acceder a la cartera de vencimientos. Si estamos situados en el importe correspondiente al Debe, al pulsar F12 accede a la cartera de pagos pendientes. Si estamos situados en el importe correspondiente al Haber, al pulsar F12 accede a la cartera de cobros pendientes. En cualquier caso, si existen vencimientos pendientes, nos aparece una flecha dnde podemos seleccionar el importe a cancelar. Solo restar indicar la cuenta de banco o caja por la cual se realiza el cobro o pago. En tesorera los cobros o pagos ya cancelados nos los muestra en color azul. Si deseamos ver los vencimientos pendientes, tambin podemos verlos desde facturacin, directamente a travs del cdigo del cliente o del proveedor, pero en este caso slo nos muestra los vencimientos pendientes, no los ya cancelados. Es posible no trabajar con la cartera de vencimientos y as para registrar un asiento de cobro o pago bastar con anotar el importe correspondiente. En caso de que registremos el pago o el cobro y no accedamos a la cancelacin de vencimientos, deberemos ir a tesorera y all de manera manual, anotar el vencimiento como pagado o cobrado, a fin de que no entrase en futuras previsiones.

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Modificando un asiento Lo correcto es modificar el documento que ha generado los apuntes a fin de que estos se vean igualmente modificados. Este proceso es bastante importante. Si Ud. se da cuenta de que ha cometido un error en una factura de un proveedor, ms concretamente en el importe de la base imponible y directamente cambia los apuntes del asiento, la contabilidad estar bien, pero al no modificar el documento, el resultado de la cuenta de I.V.A., no va a coincidir con el resumen de su liquidacin de I.V.A.. En un caso similar estaramos con las facturas emitidas y con las nminas (donde podra darse el caso que no coincidiese la cuenta de retenciones de I.R.P.F. con la declaracin trimestral de I.R.P.F.. Cuando se trate de asientos sin documento bastar con buscar el asiento deseado y modificar los apuntes que forman parte de ese asiento cambiando la fecha de contabilizacin, el concepto del asiento, o las cuentas que intervienen en el mismo. Eliminando un asiento Dentro de Manteni mie ntos-Asie ntos, nos situamos en el asiento que deseamos borrar. El asiento lo podemos borrar desde:

Apuntes o desde Asientos

Si elegido un apunte, lo enviamos a la papelera, podemos cometer el error de dejar un asiento descuadrado, al haber eliminado solo algunos apuntes del asiento. Si elegido un apunte, sealamos la pestaa de asientos y lo enviamos a la papelera, tendremos la certeza de haber eliminado el asiento completo. Los asientos con un documento asociado (facturas emitidas o recibidas y nminas), deben eliminarse mediante la pestaa asientos. Si dispone de la gestin integrada es importante que recuerde que aunque borre facturas del histrico, no borra los asientos contables. Es por eso aconsejable que una factura incorrecta se subsane con la factura de abono correspondiente. Asientos predefinidos Nos dan agilidad a la hora de introducir los asientos que se repiten con cierta asiduidad. Desde Mante ni mi ento-Asie ntos pre de fi ni dos, asignamos un cdigo y una descripcin al asiento. Tambin indicamos el tipo (Facturas emitida, recibida, nomina, etc.) y si est enlazado con algn otro asiento. Ahora debemos pasar a inicializar los campos.

Los campos pueden estar vacos o rellenos con datos por defecto. Habr campos en los cuales nos solicite un dato (aparecen en color azul) o y otros campos en los cuales aparezcan valores por defecto (aparecen en blanco). Tambin habr campos vacos y campos con datos ya introducidos. Para utilizar asientos predefinidos, accedemos al alta de asientos, un men desplegable nos da opcin de marcar el tipo de apunte deseado.

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BIENES DE INVERSIN
Un apartado importante es la contabilizacin de las amortizaciones correspondientes a los bienes de inversin de la empresa. Para poder realizar las amortizaciones de manera automtica es preciso que previamente demos de alta los bienes de inversin de la empresa. En Mante ni mie nto-Bie ne s de i nve rsi n, asignamos a cada bien un cdigo e indicamos una breve descripcin del mismo, as como el precio en el momento de la compra. En la ficha de datos, debemos indicar las cuentas que utilizaremos en la generacin automtica de los asientos de amortizaciones. Dichas cuentas auxiliares sern las utilizadas para contabilizar:

La factura de compra La amortizacin Indicaremos tambin el tipo de amortizacin (lineal o regresiva) y el nmero de aos en funcin de los cuales nos mostrar el porcentaje anual a amortizar y nos calcular los plazos. Dichos plazos los veremos reflejados en la ficha de Plazos, donde tambin nos mostrar la fecha de la ltima amortizacin y la cantidad pendiente de amortizar. Si el bien ya ha sido amortizado con anterioridad (no ha quedado reflejado en contabilidad), deber registrarse : plazos, ltima fecha e importe. Todo ello referido a las amortizaciones realizadas anteriormente.

Factura de compra de un bien de inversin Las facturas correspondientes al inmovilizado se pueden generar desde el Mantenimiento- Bienes de inversin. Situndonos en el bien de inversin, seleccionamos la pestaa de facturas e indicamos el nmero de la factura de compra y la cuenta del proveedor. Desde ese momento mediante el botn de generacin de facturas nos registra una factura recibida correspondiente a dicho material. En algunos casos, la factura de la compra ya habr sido registrada previamente y desde la ficha de facturas lo nico que hacemos es asociar el bien con el proveedor y el n de factura. Factura de venta de un bien de inversin Podemos realizar la factura de venta de un bien pendiente de amortizar. Para esto podemos

Situarnos en el bien de inversin y mediante el botn de generar facturas, elegir la opcin de generar factura de venta. Este proceso crea de manera automtica la factura emitida. Prdida del bien

De la misma manera podemos registrar la prdida del bien, realizando de manera automtica el asiento correspondiente. Este hecho se produce cuando desaparece el bien de inversin. Amortizacin de Bienes de Inversin La amortizacin es un hecho contable que se produce por la prdida de valor de un material de la empresa. Al dar de alta el bien de inversin determinaremos el tipo de amortizacin que vamos a efectuar. El proceso de la amortizacin lo podemos hacer de dos maneras: Desde la ficha del bien de inversin. Marcamos el icono correspondiente a generacin de facturas, donde nos muestra la opcin de amortizar el bien. Desde Proce s os -Pe ri di cos -Amortiz aci n de bi enes , donde nos muestra una ventana que nos permitir amortizar un conjunto de bienes a la vez.

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CONTABILIDAD ANALTICA
Nos permite controlar el desglose por departamentos o centros de coste dentro de una empresa. Debemos crearnos un plan contable analtico el cual reflejar la estructura analtica de nuestra empresa. Dicho plan analtico no se va a reflejar en la contabilidad oficial, solamente en la informacin especfica de la contabilidad analtica (diario analtico, balance analtico, etc.) Cuentas analticas Las cuentas analticas las creamos desde Mante ni mie nto-Cue ntas anal ti cas. La manera de crear cuentas analticas es la misma que la de crear cuentas contables. Igualmente que en el plan contable determinamos el mximo nivel de desarrollo de las cuentas contables. En Emp resa-Parmet ros-Varios indicamos el nivel mximo de las cuentas analticas. Las cuentas analticas tendrn el desarrollo que determinemos no estando sujetas a ninguna codificacin especfica como ocurre en el plan general contable.

Correspondencia cuentas analticas-Cuentas contables Una vez creadas las cuentas analticas debemos asociarlas a las cuentas del plan contable. Nos situaremos en la cuenta del plan contable que ya a llevar un desglose analtico, y elegimos la ficha de analtica. Desde aqu aadiremos las cuentas analticas que formarn parte de dicha cuenta. Podremos:

Indicar las cuentas analticas y el porcentaje

para cada una de ellas. En este caso el proceso ser totalmente automtico Indicar las cuentas analticas pero no indicar el porcentaje por no conocerlo. Cada vez que se impute un importe a la cuenta contable, nos solicitar el desglose No indicar cuentas analticas por no conocerlas de antemano. En ese caso solicitar cada vez que se realice un apunte a la cuenta contable, imputaremos el importe a las cuentas analticas que deseemos.

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Ejemplo de contabilidad analtica Disponemos de tres vehculos en nuestra empresa y queremos controlar los gastos de Gasolina, reparaciones y neumticos de cada uno de nuestro vehculo. Creamos las tres cuentas analticas correspondientes a los tres vehculos de la empresa. En este caso identificamos el cdigo de la cuenta analtica con la matrcula: M2512LK

M5412MH M5484OP

Creamos las tres cuentas de Gastos: 624000001: gastos de gasolina

624000002: gastos de reparaciones 624000003: gastos de neumticos

A continuacin a cada cuenta de gastos le asociamos las tres cuentas analticas. Si no establecemos porcentajes, al registrar una factura de gasto nos pedir el importe que imputamos a cada una de las cuentas analticas. Si queremos saber cuanto ha gastado en gasolina el vehculo M2512LK, debemos ir a In fo rme-An al ti ca-Ex tra cto anal ti co, e indicar la cuenta analtica M2512LK.

Apuntes analticos Segn el caso expuesto con anterioridad, al reflejar una apunte normal, se generan los apuntes analticos correspondientes.

Si deseamos hacer cambios, en Mantenimien to -Apuntes a nal ti cos , podemos modificarlos, eliminarlos o crear otros nuevos. Informes analticos Para poder ver la informacin de la contabilidad analtica, disponemos de listados especficos al respecto:

Plan analtico: muestra un listado del plan analtico que hemos desarrollado. Indicando cdigo, ttulo y si es auxiliar o no. Desglose analtico: nos presenta para cada una de las cuentas analticas, las cuentas del plan general que la componen. Extracto analtico: muestra el extracto de las cuentas analticas Diario analtico: Muestra el diario correspondiente a los apuntes analticos Balance analtico: Balance presupuestario analtico:

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Borrado de proyectos Es posible que necesitemos borrar proyectos, o dar de baja uno de los vehculos de la empresa. opciones: Marcar como cerrada la matrcula: desde Mante ni mi ento-C ue ntas anal ti cas . Podremos consultar o listar los informes del proyecto, pero no podremos imputar ms apuntes.

Tenemos

dos

Borrar la matrcula desde Proce sos-Pe ri di cos-Borrado de proye ctos anal ti cos Desaparece toda la informacin relacionada a este proyecto, incluso los apuntes que le hubisemos imputado. Usamos esta opcin cuando el proyecto es errneo.

Informes
Los informes son listados que reflejan la situacin de nuestra contabilidad. Disponemos de los siguientes informes:

En Diarios: Diario, Resumen, Apertura y Regularizacin y cierre En Cuentas: Plan contable, Agenda y Extracto En Balances: Situacin, Cuenta de prdidas y ganancias, Comprobacin, Presupuestario, Comparativo y de Riesgo Otros: Libro de facturas, listado de Bienes, listado de Retenciones y el Cuadro de Gestin

Dichos Informes, al igual que cualquier listado puede se mostrado en pantalla, Impreso, o grabado como fichero de datos para su posterior utilizacin en otras aplicaciones.

Diarios Disponemos de varios tipos de diarios: Diario: Muestra todos los apuntes que cumplan las condiciones especificadas en la seleccin previa a la emisin del mismo (fechas, patrones, etc.). Diario resumen: Relacin del debe y haber de las cuentas a nivel tres. Incluye para cada cuenta, un resumen de movimientos al debe y al haber segn los meses seleccionados. Diario de apertura: Lista a nivel auxiliar (o al nivel que se desee) los apuntes correspondientes al asiento de apertura del ejercicio contable. Tiene en cuenta los datos del Debe y Haber inicial de las cuentas. Diario de regularizacin y cierre: Listado de los apuntes correspondientes a la regularizacin, al cierre o a ambos. Previamente hemos de haber efectuado los procesos de regularizacin y/o cierre.

Informes de Cuentas Los informes de cuentas nos muestran los siguientes listados:

Plan contable: listado (ordenado por cdigo o por ttulo) de las cuentas con su cdigo, ttulo y si la cuenta es auxiliar o no Agenda de cuentas: relacin de cuentas de clientes, deudores, proveedores y deudores con datos de direccin, telfono, etc. Extracto de cuentas: informe que nos detalla los movimientos por de cada cuenta contable a nivel auxiliar.

Balances Los balances son, al igual que los diarios, informes que nos permiten conocer el estado de nuestra contabilidad. Los balances nos muestran informacin comparativa. Situacin: Refleja el activo y pasivo de una empresa segn dos modelos distintos: Operativo (no oficial) y el Abreviado (oficial)

Comprobacin Muestra para cada una de las cuentas, el debe y haber en el periodo, as como el acumulado, Pudiendo seleccionar:
Patrn de la cuenta Mes de inicio o fin Niveles a mostrar

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Presupuestario: Indica (para aquellas cuentas con presupuestos) el presupuesto, el importe realizado, el pendiente de realizar y el superado (todos ellos en pesetas. y en porcentaje). Comparativo: Nos compara dos periodos indicando en porcentaje, la diferencia positiva o negativa entre ambos. Debemos previamente seleccionar los meses que correspondern al primer y al segundo periodo.

Riesgo: Es similar al presupuestario, tomando como referencia el riesgo de la cuenta contable.

Otros Informes Mediante otros informes podemos ver la siguiente informacin: Libro de facturas: Relacin de las facturas emitidas o recibidas, segn las fechas determinadas en la seleccin Listado de Bienes: Muestra una relacin de los bienes de inversin indicando entre otros datos cdigo y descripcin del bien, importe de la compra, capital amortizado o tipo de amortizacin. Listado de Retenciones: muestra los importes retenidos por nuestra empresa en concepto de I.R.P.F.

Cuadro de Gestin: es un listado que nos presenta (segn los meses seleccionados), los saldos de las cuentas de compras y de ventas (y la diferencia entre ambas), as como el total por meses.

Diseos contables
Todas las aplicaciones Golden para Windows nos dan la posibilidad de crearnos nuestros propios diseos. La realizacin de diseos es algo opcional, puesto que los programas Golden para Windows le proporcionan a nivel contable todos los informes oficiales y para el resto de aplicaciones, ejemplos de facturas, albaranes, etc. que podr utilizar como propios. Podr:

Eliminar los existentes Modificarlos Realizar un duplicado de los existentes o Dar de alta uno nuevo

En Manteni mie nto-Di se os, nos muestra una relacin de los diseos que vienen por defecto. Si desea dar de alta uno nuevo, deber asignarle un cdigo y un nombre e indicar en el tipo si se trata de un balance, una cuenta de resultados, etc. El diseo de los informes oficiales y operativos es el mismo. En Manteni mie nto-Di se os , seleccionamos el diseo o lo creamos (le tendremos que asignar un cdigo y un nombre).

Accedemos al diseo y muestra la ventana correspondiente Aadimos, eliminamos o modificamos grupos, subgrupos o cuentas. Grabamos el diseo. Estar listo para ser usado Diseos de informes

Una vez seleccionado un diseo, mediante el botn disear nos muestra una ventana dividida en dos zonas.

Activo y pasivo: en Informes oficiales Debe y haber: en Informes operativos

En la zona inferior disponemos de botones que nos permitirn: Nuevo: Aadir cuentas o grupos dentro de un grupo Ficha: Cambiar los datos de la cuenta que tenemos seleccionada Eliminar: Eliminar la cuenta que tenemos marcada Insertar: para insertar un grupo o una frmula fuera de un grupo Nos encontramos con los siguientes smbolos:

Los grupos los representa con una carpeta Las frmulas vienen precedidas del smbolo $.

Condiciones con saldo manual (solicitar el saldo al ejecutarlo) Condiciones de saldo normal Pg 15

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Diseos de texto Son diseos que podrn ser utilizados para la cumplimentacin de informes donde se combinen textos y frmulas de contabilidad. Visual Editor es la herramienta con los atributos propios de los editores de texto.

Impresos
En este apartado podemos emitir varios tipos de listados correspondientes a: Liquidaciones o declaraciones trimestrales

Declaraciones o resmenes anuales Documentos contables que nos diseemos

Todos los impresos se obtienen de la lectura de los documento, por lo que es muy importante haber registrado facturas emitidas, recibidas y nminas indicando en cada una de ellas bases, cuotas, claves y N.I.F. o D.N.I. Para la emisin de dichos listados previamente hemos de haber realizado la liquidacin correspondiente. Una vez realizada, es posible la impresin del modelo oficial a presentar en hacienda.

Los 300, 110, 115, 390, 190, 347 y 201 estn disponibles en el formato PDF, lo cual permite su emisin directamente en impresora lser para ser posteriormente entregados en hacienda.

Liquidaciones trimestrales
Trimestralmente hemos de realizar las liquidaciones de relativas a: I.V.A.: modelo 300

I.R.P.F.: modelo 110 y modelo 115 Operaciones CEE: modelo 349

Estos procesos se realizan de manera automtica siguiendo los siguientes pasos:

Seleccionar la liquidacin a efectuar Dar de alta el periodo. Realizar el clculo (mediante el botn correspondiente). Visualizar el resultado o imprimirlo.

Alta del periodo En el campo del periodo identificaremos con 1, 2, 3 o 4 cada uno de los trimestres. Al dar a la tecla del tabulador nos mostrar el ao contable as como las fechas del periodo elegido. Grabamos el periodo que acabamos de crear.

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Liquidacin de los datos Una vez creado el periodo lo seleccionamos y bastar con marcar el botn de la liquidacin para que incluya los documentos comprendidos entre esas fechas. Nuevos datos En caso de introducir nuevos asientos en nuestra contabilidad, tendremos que seleccionar el periodo que puedan alterar el resultado de una liquidacin. Impresin de liquidaciones La impresin de las liquidaciones la realizamos una vez efectuada la liquidacin. Podemos emitirla segn tres modelos distintos: PDF: en papel en blanco

Oficial suelto Oficial continuo

Desde Informes-Vi sual Mode l os tambin en posible la visualizacin e impresin de todos los modelos. Si seleccionamos un modelo nos indica, entre otros datos, si ha sido impreso con anterioridad. Tambin nos da la opcin de marcar con un punteo el modelo, as en la impresin podremos seleccionar los impresos punteados, no punteados o todos.

Declaraciones o resmenes anuales

Anualmente tenemos que presentar las declaraciones o resmenes correspondientes a: Resumen anual de I.V.A.: modelo 390

Resumen anual de retenciones: modelo 190 y modelo 180 (resumen anual de arrendamientos) Declaracin anual de operaciones: modelo 347

Estos procesos se realizan de manera automtica siguiendo los siguientes pasos: Seleccionar el resumen o declaracin a efectuar Dar de alta el ejercicio contable

Seleccionar el botn de calcular para que realice el clculo correspondiente al ejercicio seleccionado Visualizar el resultado o imprimirlo Presentacin de las declaraciones en disco

Es posible la presentacin de los modelos 190, 347 y 349 en disco. Una vez efectuada la liquidacin, en Impre sos, seleccionamos el modelo deseado y mediante el icono del disco, nos permite generar un fichero para su posterior presentacin en hacienda. Tambin nos permite imprimir la hoja resumen correspondiente, tanto en el papel oficial como una hoja en blanco (smil).

Esquema resumen de liquidaciones y declaraciones

A continuacin les presentamos un cuadro resumen de las liquidaciones y declaraciones que se han de efectuar.

Cuadro resumen de liquidaciones y declaraciones I.V.A. I.R.P.F. Operaciones CEE Arrendamientos Sociedades Liquidacin trimestral Resumen anual Liquidacin trimestral Resumen anual Declaracin trimestral Declaracin anual Declaracin trimestral Resumen anual Pago fraccionado Declaracin del impuesto de sociedades

Modelos

Formato PDF

Disponible en disco

300 390 110 190 349 115 180 202 201

Si S S S SI SI SI S

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Certificados
El programa nos permite emitir los certificados tanto de: Retenciones del trabajo, como de
Retenciones de actividades profesionales Previamente hemos de haber efectuado el clculo de retenciones situndonos en Impre sos-Cl cul o de ce rti fi cados de re te nci one s e indicando el ejercicio contable.

Retenciones del trabajo Una vez realizado el clculo de las retenciones, en Impre sos-Ce rti fi cado de re te nci one s del trabajo, nos muestra una lista con cada uno de los empleados (identificndolos mediante su NIF), as como el importe ntegro. Podemos Visualizar los datos de la retencin o imprimirlo.

Sociedades
Visual Conta nos permite realizar: La Declaracin del impuesto de sociedades: modelo 201

Pago fraccionado del impuesto de sociedades: modelo 202 Cuentas anuales Declaracin del impuesto de sociedades

Desde Impre sos- De cl araci n i mpue sto de soci e dade s, damos de alta el ejercicio contable e indicamos los modelos elegidos de: Tipo de balance: oficial ( BALOFI201)

Cuenta de resultados: oficial (PYGOFY201) Al realizar el clculo le solicitar unos valores que deber introducir manualmente.

Es importante recordarle que, a diferencia de otros impresos, en este existirn una serie de datos que deber rellenar desde la pantalla de la presentacin previa. Los modelos BALOFI201 y PYGOFY201, contienen las frmulas necesarias para rellenar las pginas 4 y 5 del impreso de acuerdo con los saldos introducidos en nuestra contabilidad. Pago fraccionado del impuesto de sociedades Desde Impre sos-Pago fracci onado i mpue sto de socie dade s, damos de alta el periodo contable e indicamos tipo de clculo que vamos a efectuar. Solamente en el caso A efectuar el clculo, en los otros dos casos se deber indicar la base para la realizacin del pago fraccionado Una vez finalizado el clculo podemos visualizarlo o imprimirlo.

Consolidaciones
Dentro de la aplicacin Visual Conta, podemos realizar dos tipos de consolidaciones: Consolidacin de apuntes y

Consolidacin bancaria Consolidacin de apuntes

En Proce sos-Pe ri di cos-Consoli daci n de e mpre sas, podemos consolidar contabilidades. Realmente este proceso nos permite integrar en la empresa en la cual estamos situados, los apuntes de otra empresa de contabilidad. Una pantalla de seleccin nos permite determinar las fechas entre las cuales vamos a efectuar la consolidacin. Hay que tener cuidado de no integrar fechas consolidadas. Este proceso podemos repetirle tantas veces como sea necesario, pero la opcin de consolidar saldos iniciales, solo la marcaremos la primera vez que efectuemos la consolidacin. Consolidacin bancaria Este proceso lo encontramos en Mante ni mie nto-Consoli daci n bancari a. Primero nos solicita el fichero que contiene la informacin del banco segn la norma 43. Posteriormente, nos pide el cdigo de la cuenta contable con la que vamos a efectuar la consolidacin. Muestra entonces una pantalla con la informacin, tanto del banco como de nuestra cuenta. Esta pantalla nos facilita el punteo de las cuentas de bancos. Existen una serie de procesos especficos, que an no realizndose habitualmente, pueden ser necesarios. Golden Soft Pg 18

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PROCESOS ESPECIALES
Existen una serie de procesos especficos, que an no realizndose habitualmente, pueden ser necesarios. Estos procesos los podemos encontrar en Proce sos-O tros proce sos, y son:

Borrado de saldos contables: permite dejar a cero los saldos de las cuentas contables, con la opcin de eliminar tambin los saldos iniciales. Regeneracin de saldos contables: permite, en base a los apuntes contables, regenerar los saldos contables. Haremos este proceso cuando:
Los saldos contables presentasen alguna anomala Deseamos convertir las cuentas de mayor nivel en auxiliares Creramos cuentas auxiliares antes de las no auxiliares Queramos asegurar que las cuentas no auxiliares, recogen correctamente los saldos de las auxiliares.

Borrado de saldos analticos: permite dejar a cero los saldos de las cuentas analticas. Regeneracin de saldos analticos: permite, en base a los apuntes analticos, regenerar los saldos analticos. Borrado de registros: permite eliminar un conjunto de registros, un grupo de nminas, de bienes, de facturas, etc.

CIERRE
Existen una serie de procesos que se realizan al finalizar el ao natural o el periodo contable. Dicho proceso nos permitir seguir trabajando con la empresa y con datos del ao que acaba de finalizar y a la vez empezar a introducir datos en el nuevo ao. En contabilidad necesitaremos empezar a introducir nuevos asientos correspondientes al ao que comienza y a la vez registrar datos del ao anterior. Esto conlleva el hecho de trabajar de manera simultnea con dos empresas a la vez, una para los datos del ao anterior y otra para los datos del ao en curso. Abrir una nueva empresa El Proce so-Anual -Ape rtura de e je rci ci o, nos permitir crear una nueva empresa, la cual conservar todos los datos relativos a las cuentas contables, cdigos, ttulos y si la cuenta es auxiliar o no. Tambin es posible en la nueva empresa conservar presupuestos, bienes de inversin, etc. Al seleccionar este proceso debemos marcar la opcin de apertura del ejercicio sin cerrar el anterior. Otras opciones que podemos marcar de manera optativa son las de conservar: Presupuestos

Bienes de inversin Vencimientos y Cuentas Analticas

Una opcin interesante es la que nos permite que el saldo que tuviesen las cuentas en ese momento, se refleje en la empresa del nuevo ao como saldo inicial. Ser un dato incorrecto, que posteriormente al realizar el cierre se corregir, pero en muchos casos sern datos que se aproximen bastante al saldo real. Un dato importante es como se llaman las empresas desde este momento. Si estamos en el ao 1.999 con la empresa Golden, al hacer la apertura sin cerrar el ejercicio anterior, la empresa Golden pasar a llamarse Golden99, quedando reservado el nombre de Golden para la empresa del ao actual, (en nuestro caso para la empresa del ao 2000). Ahora podremos trabajar con dos empresas de manera simultnea, en la empresa Golden99 introduciremos apuntes del ao 1.999 y en la empresa Golden datos del ao 2.000. Una vez introducida toda la contabilidad del ao 1.999, deberemos cerrar la contabilidad, no sin antes realizar una serie de procesos y emitir unos listados. Antes del cierre Compruebe que la contabilidad est cuadrada y realice una copia de seguridad Realice el Proce so-Anual -Asie nto por di fe re nci as de cambi o (si ha trabajado con moneda extranjera) Golden Soft Pg 19

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Realice el Proce so-Pe ri di co-Amorti z aci ones Emita el Balance de comprobacin ( Informe s-Bal ances) y el libro de Facturas emitidas y recibidas (Informe s-O trosLi bros de facturas) Realizar una nueva copia de seguridad Regularice las cuentas de mercaderas mediante asientos contables Emitir la cuenta de resultados (Informe s-Bal ance s-Cuenta de prdi das y gananci as) Realice el Proce so-Anual -Asie nto de re gul ariz aci n Emita el Informe -Bal ance de Si tuaci n Realice el Proce so-Anual Ci e rre del e je rci ci o Emita los listados correspondientes al: Diario, Extractos de cuentas, Diario de Regularizacin y de Cierre.

Realizar una nueva copia de seguridad Tanto la realizacin de los procesos como la emisin de informes, est explicado en el apartado correspondiente a procesos e informesApertura del ejercicio contable Ahora es el momento de volver a realizar la apertura del ejercicio contable. Para esto seleccionamos la empresa en la cual acabamos de hacer el cierre y repetiremos el proceso de Proce soAnual -Ape rtura de l e je rci ci o, con la diferencia de que esta vez marcaremos la opcin de en una empresa ya existente. Indicaremos la empresa del ao actual y marcaremos, si as lo deseamos las opciones de sobreescribir presupuestos, bienes de inversin, vencimientos, y contabilidad analtica. Marcaremos la opcin de actualizar saldo actual. Esto implica que el saldo de cierre de la empresa del ao anterior, se refleja como un saldo inicial en la empresa en curso.

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Indice

Visual Factu..........................................................................23 Manejo ...................................................................................3 Primeros pasos.....................................................................24 Mantenimiento de tarifas .................................................... 24 Familias........................................................................... 24 Almacenes....................................................................... 25 Otras tablas ..................................................................... 25 Creacin de datos .................................................................25 Proveedores..................................................................... 25 Artculos.......................................................................... 26 Tallas y colores................................................................. 26 Unidades de medida.......................................................... 26 Escandallos...................................................................... 27 Agentes .......................................................................... 27 Clientes........................................................................... 27 Descuentos...........................................................................29 Comisiones ...........................................................................29 Almacn................................................................................30 Inventario........................................................................ 30 Comprobacin de parmetros................................................30 Documentos .........................................................................31 Ofertas .................................................................................31 Pedidos ................................................................................31 Albaranes .............................................................................31 Facturas................................................................................32 Intercambio de almacenes.....................................................32 Produccin............................................................................33 Alta de componentes y productos terminados......................... 33 Escandallos...................................................................... 33 Diferencias Produccin/Montaje............................................33 Montaje................................................................................33 Produccin............................................................................34 rdenes de produccin ..........................................................34 Alta de rdenes ................................................................ 14 Realizacin de rdenes....................................................... 14 Informe de rdenes de produccin.........................................34 Generacin automtica de rdenes de produccin ................... 35 Diseos de facturacin .............................................................. 15 Procesos...............................................................................15 Servir Pedidos.................................................................. 36 Facturar Albaranes............................................................ 36 Actualizar facturas............................................................. 37 Generacin automtica de pedidos y rdenes ......................... 37 Liquidacin de agentes....................................................... 37 Borrar ............................................................................. 37 Otros procesos......................................................................37 Modificacin de tarifas........................................................ 37 Cambio de componentes .................................................... 38 Cierre....................................................................................18

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Manejo de la aplicacin
Las aplicaciones Golden para Windows, estn diseadas en un entorno grfico, siendo fcilmente manejable mediante el uso del ratn. Puede ocurrir en algunos casos, que nos resulte ms fcil usar las teclas de funcin de la aplicacin o manejar el teclado. Manejo del teclado El manejo de las aplicaciones Golden para Windows mediante el ratn es bastante cmodo: ALT: Accedemos al men general ALT + : Despliega la lista ordenando por cdigo

ALT + Maysculas + : Despliega la lista ordenado por ttulo Tabulador: cambiamos de un campo a otro avanzando Tabulador + : cambiamos de un campo a otro retrocediendo Desplegar el men con el ratn: Muestra los datos ordenados por cdigos desde el primero Si previamente hemos escrito parte del cdigo la relacin aparece a partir del cdigo especificado.

Desplegar el men con el ratn + : Muestra los datos ordenados por ttulo, descripcin Si previamente hemos escrito parte del ttulo aparece a partir del nombre especificado.

Tecla de Cambio + : muestra los datos ordenados por la descripcin Doble-Clic: Situados en un campo, mediante doble-clic accedemos al mantenimiento de dicho dato Ve ntana- permite ordenar colocar las ventanas abiertas en cascada, mosaico horizontal o mosaico vertical

En los mens encontraremos una letra subrayada. Si pulsamos la tecla ALT + Letra subrayada, accederemos a esa opcin del men. ALT + TAB: nos permite cambiar de una aplicacin abierta a otra Teclas de funcin Es siguiente cuadro muestra un resumen de las teclas de funcin las cuales le facilitarn en muchos casos el uso del ratn. F1 F2 F3 F4 ALT + F4 CTRL + F4 F5 F6 CTRL + F6 F7 F8 F9 Ayuda en lnea Permite cambiar del modo edicin al modo sobreescribir Sita el cursor en el campo de bsqueda Despliega la lista del campo en el cual estamos situados Para salir de la aplicacin Para cerrar la ventana activa En la ventana de asientos, cuadra en el apunte actual, modificando el importe que tuviese En la ventana de Precios de venta edita la frmula En la ventana de asientos, cuadra en un apunte nuevo En Asientos Predefinidos, permite parase en ese campo En la ventana de documentos muestra el riesgo Permite cambiar de una ventana a otra Dentro de la ventana de asientos, muestra la ventana de divisas En la ventana de asientos, muestra el desglose analtico En el campo CIF/NIF calcula la letra del NIF En facturas emitidas, dentro del campo n de factura, muestra el siguiente nmero de la factura Situado en el campo cuenta muestra el extracto En el campo cdigo de barras, calcula el dgito de control Accede al men principal Permite cambiar de una carpeta a otra dentro de la misma ventana En la ventana de asientos, cancela vencimientos

F10 F11 F12

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VISUAL FACTU
El proceso de la facturacin nos permite llevar la gestin comercial de la empresa, registrando tanto las ventas que realizamos a clientes como las compras que efectuamos a proveedores. Dentro del proceso de gestin comercial de nuestra empresa nos podemos encontrar con tres situaciones:

Compra-Venta de productos: realizamos compras a proveedores, para posteriormente vender esos mismos productos a nuestros clientes. Controlaremos , en la mayor parte de los casos, el stock de los artculos. Prestacin de servicios: No realizamos compras de productos, puesto (mantenimiento, limpieza, asesora, obras, etc.). Los artculos no disponen de stock que facturamos servicios

Fabricacin: En este caso realizamos compras a proveedores de unos productos que sern usados como materia prima. Mediante el montaje o produccin obtendremos el producto terminado. (Compramos monitores, ratones, teclados, etc. y con ellos montamos un equipo informtico que vendemos como tal).

Podemos tener una empresa en la cual se den las tres situaciones anteriores. Para empezar a trabajar con la aplicacin, tenemos que seguir un orden.

Primeros pasos

Dar de alta los distintos tipos de tarifas, familias y almacenes Modificar el Mantenimiento de tablas (Formas de pago, divisas, etc.) Alta de proveedores Alta de agentes Alta de artculos Alta de clientes Realizacin del inventario inicial Comprobacin de los parmetros Alta de pedidos, albaranes, etc.

Mantenimiento de tarifas Es importante determinar el nmero de tarifas con el que vamos a trabajar. Habr empresas que utilicen por cada artculo una nica tarifa y habr empresas que necesiten trabajar con ms.

En este caso debemos irnos a Mante ni mie nto-Tari fas y aadir un cdigo y un nombre a cada tipo de tarifa que deseemos utilizar. Si tenemos cuatro tarifas creadas de manera genrica para nuestra empresa esto no quiere decir que tengamos que utilizar las cuatro. Habr artculos en los cuales tengamos cuatro precios distintos y otros casos en los cuales solo dispongamos de un nico precio.

Familias Las familias son agrupaciones de productos o servicios que pueden llevar asociadas cuentas de compras y/o de ventas. Al crear una familia debemos asignarle un cdigo y un nombre, especificando a continuacin, si as lo deseamos, las cuentas contables correspondientes de ventas y compras. Varias familias pueden tener una misma cuenta de compras o de ventas y podemos tener familias sin cuentas contables asociadas. Es importante recordar, que es este ltimo caso, cuando actualizamos facturas a contabilidad tomar por defecto la cuenta de compras o de ventas que le hubisemos indicado en contabilidad (Em pre sa-Parme tros-Facturas)

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Almacenes En caso de disponer de ms de un almacn debemos darlos de alta mediante Mante ni mie nto-Al mace ne s, identificar con un cdigo y un nombre cada uno de nuestros almacenes. Cada vez que efectuemos una entrada o salida de artculos debemos indicar el almacn correspondiente. Otras tablas Existen por otro lado, una serie de tablas anexas que no siendo imprescindibles en el proceso de la facturacin, nos ser conveniente tener creadas de antemano. En Mante ni mie nto-O tras determinaremos las: Series: de pedidos, albaranes, facturas, rdenes de produccin y montaje, etc. usadas en las compras o en las ventas. Es importante resaltar las series repetitivas que podemos crearnos en los pedidos de ventas. Dichas series nos van a permitir servir un pedido tantas veces como necesitsemos. Divisas: nos permitir completar las divisas con las que trabajamos, asociando a cada una un cdigo y un nombre. En la pestaa de Datos anotamos el cambio correspondiente a la moneda Pases: en este caso si trabajamos con solamente con Espaa, podemos utilizar esta tabla para crearnos comunidades autnomas. Cdigos postales

Tipo de movimiento: En esta tabla nos encontraremos con unos movimientos ya creados y marcados en color azul. Son cdigos creados por defecto que no se pueden eliminar ni modificar. Podemos determinar S (si es una salida) o E (si es una entrada), y un cdigo numrico para identificar el movimiento. Unidades de medida: indicamos un cdigo para cada unidad, la descripcin y el nmero de decimales a utilizar. Cdigos de atencin Formas de pago Situacin de los efectos

Es importante que recuerde que estas tablas son comunes a todas las empresas que cree. La nica excepcin la representa la tabla de series, que contiene las series de pedidos, albaranes, facturas, etc., y son especficas de cada empresa.

Creacin de datos
Proveedores Los proveedores son empresas o personas fsicas que nos suministran productos con destino a la venta, produccin o montaje.

A cada proveedor le asignaremos un cdigo y un nombre fiscal. Sera conveniente completar las fichas de:

Datos: identificando los datos fiscales de la empresa

Condiciones: riesgo, divisa habitual, etc. Formas de pago: al generar la factura se crearn en tesorera los pagos pendientes Otros: desde aqu podemos rellenar los campos libres los cuales personalizamos desde Empre sa-Parme tros-Facturaci nPro ve e dore s.

Dato importante es que cada proveedor tenga su cuenta contable (carpeta de Otras). As, al actualizar facturas de compras realizar el apunte contable correspondiente. Dentro de los proveedores es posible acceder a la pestaa de las Acciones que nos permite indicar las gestiones relacionadas con la compra. Anotar que da y a que hora le llamamos o recibimos o enviamos un fax y para qu. Podremos controlar de esta manera, cuando le reclamamos un pedido, nos llam para solicitarnos un taln, o cuando se los enviamos. Notas anexas a la gestin comercial .

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Artculos Al dar de alta un artculo le asignamos un cdigo (dado por nosotros o el cdigo de barras el artculo), as como una descripcin que identifique el producto o servicio. Para cada artculo disponemos de varias pestaas en las cuales podemos completar la informacin disponible. Datos: Importante la familia, la opcin de controlar el stock y el cdigo del proveedor habitual. (Nos permitir ms adelante realizar pedidos de manera automtica). Precios: Indicaremos los Grupos de descuento A fin de aplicar posteriormente el descuento en lnea), tipo de IVA y grupo de comisin, as como las distintas tarifas disponibles para cada artculo. Stock: Nos facilita informacin sobre el stock actual y previsto del artculo, lo pendiente de servir, de recibir, reservado para fbrica o pendiente de producir. Estadstica: Muestra el estado de la facturacin y el precios de coste en relacin con este artculo. Previamente hemos de haber actualizado facturas. Parmetros: Nos permitir controlar garantas de artculos, series o lotes. Tambin podemos asociar a cada artculo una cuenta contable de compras y/o de ventas (aunque si trabajamos con familias esto resulta redundante).

Imagen: Permite asociar una imagen a un artculo para su posterior uso en el TPV. Escandallo: Es la descomposicin del artculo en las piezas que lo forman. Unidades: Permitir especificar para cada artculo distintas unidades de medida, as como el factor de conversin usado. Nos permitir ver en la ficha del artculo, el stock en cualquiera de las unidades de medida.

Tallas y colores Para trabajar con tallas y colores debemos en Mante ni mie nto-O tras tabl as sealar los: Grupo de talla: a cada grupo le asignamos un cdigo y una descripcin, posteriormente en la carpeta de lneas damos de alta todas las tallas que pueden estar disponibles para ese grupo Grupo de color: a cada grupo le asignamos un cdigo y una descripcin, posteriormente en la carpeta de lneas damos de alta todos los colores que pueden estar disponibles para ese grupo Posteriormente a cada artculo le indicaremos a que grupo de tallas y colores pertenece. Cada vez que registremos una entrada o salida de un artculo disponible en varias tallas o colores, nos solicitar la talla y color especfico correspondiente a ese movimiento.

Unidades de medida En la ficha del artculo indicaremos:

Unidad base (las tarifas se reflejarn en la unidad base) Unidad alternativa y factor de conversin a la unidad base

Otras unidades de medida (hasta un total de 4) Debemos indicar cual es la medida por defecto usada en compras y en ventas. Podremos registrar entradas y salidas de artculos en cualquiera de distintas unidades de medida. Los listados reflejarn las unidades tanto en la unidad base como en la alternativa. En los diseos podremos utilizar cualquiera de las unidades de los artculos. Tambin permite totalizar por cada una de las unidades de medida.

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Escandallos Los escandallos permiten identificar el producto elaborado y los componentes del mismo (indicando los artculos que forman parte del producto elaborado y cantidad de los mismos). Cuando un artculo est formado por escandallos, solo es posible realizar compras del mismo en el caso de que marquemos la opcin de produccin. Necesitaremos comprar los componentes de manera individual, para posteriormente dar salida al artculo terminado. Ms adelante pasaremos a detallar el proceso de montaje o produccin de un artculo. Agentes Los agentes comerciales son las personas que intervienen en la venta, independientemente de que se les asigne o no una comisin por las ventas efectuadas. Podemos, por defecto, asignar a cada cliente un agente, de tal manera que al dar de alta el documento de venta, muestre ese agente por defecto. De todas maneras podemos cambiar el agente en un determinado albarn o a factura. Tambin es posible que, aunque la factura tenga un determinado agente, en una lnea del documento (es decir para un determinado artculo), cambie el agente al cual asignamos la comisin. Bastara con situarnos dentro del documento (pedido, albarn o factura) marcar la lnea del artculo y con la barra de desplazamiento horizontal de esa ventana, acceder la campo agente modificando el cdigo. Clientes Identificamos a cada cliente con un cdigo y con sus datos fiscales, pasando a continuacin a completar datos de la ficha de clientes que nos harn falta en la gestin comercial.

Personas de contacto: damos de alta las personas de contacto, su cargo, telfono, etc.

Direcciones: distintas direcciones de la empresa, especificando cual es la fiscal y cual la de envo habitual. Condiciones: sealamos la tarifa que le asignamos, los descuentos, rgimen de iva, riesgo (en este caso avisa si los albaranes pendientes de facturar y las facturas no abonadas exceden el riesgo marcado), el agente, etc. Formas de pago: indicamos cual es la forma de pago habitual, das de pago y los datos bancarios si estos nos fuesen necesarios.

Especial inters tiene en la ficha de otros la correspondencia entre el cdigo del cliente y su cuenta contable, la cual se puede crear desde aqu, o crearla desde contabilidad y aqu establecer la correspondencia entre ambas. Los campos libres los podemos personalizar desde Empre sa-Parme tros-Facturaci n-Cl ie nte s. Una vez introducido todo el almacn podemos empezar a realizar compras y ventas. Es conveniente que una vez tengamos introducidos todos los datos de la empresa realicemos una copia de seguridad. Servicio al cliente Este modulo permitir el control de los productos que disponiendo de una garanta deseamos conocer su vencimiento. Tambin cuando se venden servicios, entendindose por stos, contratos de mantenimiento, servicios de abonado, etc. Tambin permitir, si disponemos de un Servicio Tcnico, realizar el seguimiento de un cliente en cuantas acciones tcnicas se hayan realizado con ese cliente. Acoplado a este mdulo, dispondremos del Seguimiento Comercial a clientes donde, ya de forma independiente al Servicio Tcnico, podremos anotar y consultar todas las acciones comerciales que se deriven del seguimiento comercial a un cliente.

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Podemos emitir un listado en Informes-Se rvi ci os de atenci n al clie nte -Se rvi ci os, en el cual detalla para cada serie/lote las observaciones, el tipo de servicio, la fecha de la garanta y la de caducidad. Servicios Dentro de nuestra empresa habr productos los cuales tengan una garanta. Otros productos correspondern a servicios que prestemos (asesora, mantenimientos), y tendrn un periodo de duracin. Para poder controlar el servicio los artculos deben tener un nmero de serie. Tambin debemos indicar el tipo de servicio (los creamos en Manteni mie nto-Tabl as del se rvi ci o de atenci n-Ti pos de se rvi ci os) y los das. Cada vez que efectuemos una venta e indiquemos la serie reflejar en la ficha del cliente la serie, el tipo de servicio, los das del servicio y hasta cuando dura (tiene en cuenta para ello la fecha de la factura). Acciones comerciales Es importante que llevemos un control de las acciones comerciales que realizamos, tanto en relacin a la gestin de compras como en la gestin de ventas.

La aplicacin nos permite realizar un seguimiento de las acciones comerciales, identificando para cada cliente o proveedor la fecha, la hora, el tipo de asunto que se trat, con una breve descripcin del mismo, y la situacin (si es una accin terminada, si se espera respuesta, etc.). Posteriormente, ser de gran ayuda el listar las acciones comerciales, pudiendo determinar en el listado las fechas, el tipo de situacin o el agente que intervino en la accin. Los listados los obtenemos en: Informes-Se rvi ci o de ate nci n al cli ente -Acci one s come rci ale s Acciones tcnicas Las acciones tcnicas permiten anotar todas las incidencias de clientes relacionadas con temas tcnicos, pudiendo anotar el problema que tiene nuestro cliente y la solucin propuesta. Al igual que con las acciones comerciales podemos emitir el listado correspondiente.

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Descuentos
Al margen de los descuentos comerciales o por pronto pago que establezcamos en la ficha de cada cliente, es posible que realicemos descuentos en lnea, descuentos al artculo. Estos descuentos pueden varan en funcin de:

Tipo de artculo Tipo de cliente

Desde Mante ni mi ento-De scue ntos-Grupo de de scuentos por artcul o, creamos los distintos tipos de artculos que van a tener descuentos (asignado a cada grupo un cdigo y un nombre). Anotaremos en la pestaa del Artculo Precios, el grupo de descuento al cual pertenece. Desde Mante ni mi ento-De scue ntos-Grupo de de scuentos por cl ie nte , nos creamos los distintos tipos de clientes que van a tener descuentos (asignado a cada grupo un cdigo y un nombre). En la carpeta del Cliente Condiciones, marcamos el grupo de descuento al cual pertenece. Ahora debemos rellenar el cuadro correspondiente a los grupos de descuento. En esta ventana, a la cual accedemos desde: Manteni mie nto-De scue ntos-Tabl as de de scue ntos., podemos aadir todas las situaciones en las cuales se aplicarn de manera automtica los descuentos en lnea, pudiendo seleccionar, aparte de los tipos de artculo y cliente, la fechas y las unidades.

Al margen de la tabla de descuentos, siempre tenemos la posibilidad de aadir, modificar o eliminar de manera puntual el descuento en lnea de un artculo. Bastar con que nos situemos en le pedido, albarn o factura, y mediante la barra de desplazamiento horizontal accedamos al campo del descuento en lnea.

Comisiones
Los agentes pueden recibir una comisin por la venta que realizan. En Manteni mie nto-Comi si one s, creamos los distintos grupos que influirn en las mismas y son por ej.:

Agentes: agente externo o agente interno Clientes. Usuario final o empresa Artculos: en oferta o en promocin.

Puede darse el caso de que no existan distintos clientes ni distintos grupos de artculos, y que todos los agentes se lleven la misma comisin en cuyo caso la tabla de comisiones que rellenaremos tendr una sola lnea de descuento.

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ALMACN
En el almacn es donde se ven reflejadas todas las entradas y salidas que realizamos. Los movimientos en color azul son reflejo de un albarn, factura, orden de produccin/montaje o intercambio de almacn.

Es por eso que para modificarlos debamos modificar el documento que los gener.

E7 y S7: Entrada y salida respectivamente por albarn o factura E8 y S8: Entrada y salida respectivamente para produccin o montaje E9 y S9: Entrada y salida por intercambio de almacn

Una vez creados los agentes, clientes y artculos, debemos introducir el stock actual de cada artculo con el que cuenta nuestra empresa. Inventario Para introducir el inventario inicial debemos indicar:

Fecha en la cual introducimos el inventario Artculo Tipo de movimiento (Entrada o inventario) y Subtipo (Regularizacin, Actual, etc.) El almacn y las unidades

El precio de coste Los datos introducidos se reflejarn en la ficha del artculo, la unidades figurarn como stock actual o como stock inicial en el caso de haber marcado el movimiento como apertura.

Comprobacin de parmetros
Ahora es el momento, antes de empezar con la gestin comercial propiamente dicha, de comprobar los parmetros de facturacin. Nos encontramos con las siguientes carpetas:

General: Porcentajes de iva y recargo de equivalencia, impresora por defecto Facturacin:Ttulos de los campos libres de documentos, clientes y proveedores, n de decimales Ventas/Compras: Diseos de impresin de documentos, series, almacn Atributos: Titulos de los atributos de los artculos, como talla y color. Otros: Datos para el clculo de comisiones, riesgos y precio de costo.

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DOCUMENTOS
En toda la aplicacin disponemos de distintos documentos de compras y de ventas: Ofertas: solo disponibles en las ventas, reflejan como su nombre indica una oferta, un presupuesto presentado a un cliente. Pedidos: son peticiones de artculos. Material pendiente de recibir de nuestro proveedor o pendiente de servir a nuestro cliente. Albarn: representa la entrega de material al cliente o la recepcin de la mercanca de nuestro proveedor.

Factura: es el documento que acredita contablemente la gestin comercial. Intercambio de almacenes: permite reflejar el intercambio de artculos entre almacenes rdenes de produccin: refleja el proceso de la produccin

A pesar de ser documentos distintos su aspecto es similar.

En la zona superior izquierda identificamos la serie y el numero, la fecha del documento y el almacn. En la zona superior derecha, muestra los datos del cliente o proveedor En la mitad inferior nos permite introducir los cdigos de los artculos con las referencias, unidades, precio, etc. Finalmente en el pie indicamos formas de pago, observaciones, descuentos, etc.

Ofertas
Las ofertas representan los presupuestos que enviamos a nuestros clientes, los cuales se interesan por un producto y su precio, pero esto no conlleva ningn compromiso por su parte de adquisicin del artculo. Los datos contenidos en las ofertas no se reflejan a nivel de previsiones ni de movimientos de almacn, simplemente nos facilitan la confeccin de ofertas para su posterior paso a pedido (en caso de que la operacin llegue a trmino). Son las ofertas que antes realizbamos con un procesador de textos o con la mquina de escribir. Una vez que una oferta ha sido aceptada podemos pasarla a pedido mediante el icono correspondiente a intercambio de documentos.

Pedidos
Los pedidos representan una solicitud en firme, por eso los artculos introducidos en pedidos se vern reflejados en el stock como pendiente de recibir (en el caso de pedidos que realicemos a proveedores) o pendiente de servir (en el caso de pedidos que nos realicen nuestro clientes). Estas unidades van a influir en el stock previsto, ya que el stock pendiente de servir disminuir el stock y el pendiente de recibir lo aumentar. Los pedidos de ventas pueden ser dados de alta directamente, o pueden ser pedidos generados a partir de una oferta enviada a un cliente. Es interesante el recordar que existe una opcin automtica de generacin de pedidos de compras, en base a las necesidades (se explica en Procesos).

Albaranes
El Albarn refleja en el almacn un movimiento (de salida si es un albarn de venta o de entrada si es un albarn de compra). Golden Soft Pg 31

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Dicho movimiento vendr con el cdigo S7 (salida) o E7 (entrada). Lo que antes era un stock pendiente de servir o de recibir pasa a formar parte del stock actual. Lo albaranes pueden ser directos o pueden proceder de pedidos. Para registrar un albarn que proviene de un pedido tenemos dos formas de efectuarlo: Seleccionamos el pedido y mediante el icono correspondiente marcamos la opcin de pasar a albarn. Podemos seleccionar todo el pedido, o indicar en el campo servir, las unidades que vamos a servir del artculo. Dar de alta un nuevo albarn y seleccionar el cliente/proveedor del cual queremos traernos el pedido (o situarnos en un albarn ya existente al cual queramos aadir lneas de otro pedido). Mediante el botn de intercambio de documentos nos muestra una lista de los pedidos pendientes de ese cliente/proveedor a fin de seleccionar el deseado e incorporarlo al nuevo albarn o a los datos ya existentes.

Los albaranes representan la recepcin o entrega de material, recepcin en el caso de albaranes de compras y entrega en el caso de albaranes de ventas. Los movimientos de color Azul reflejan entrada o salidas que se han producido por un documento de compra (albarn o factura o por uno de venta (albarn o factura). Entonces, si deseamos modificar el movimiento de almacn deberemos modificar el albarn o la factura correspondiente. Si un movimiento se ha generado mediante un albarn y a continuacin, pasamos ese albarn a factura, para modificarlo, debemos modificar la factura ya que una vez que el albarn se pasa factura desaparece.

Facturas
Las facturas pueden darse de alta directamente, o pueden ser generadas a partir de: Pedidos o Albaranes. En cualquier caso la factura altera el movimiento de almacn. Si el movimiento de salida se vio reflejado en el almacn con el albarn A-V/7 el hecho de pasar el albarn a factura modifica dicho movimiento. Realmente, la salida de material se realiz con el albarn no con la factura. De pedido a Factura: En caso de que la factura se genere a partir de pedido, entonces es el paso de pedido a factura el que produce el movimiento de almacn y por tanto ser la serie y nmero de la factura el que se refleje como n de documento en los movimientos de almacn. De albarn a Factura: Una vez seleccionado un albarn mediante el icono de intercambio de documentos volcamos los datos del albarn en la factura. Factura Directa: es decir no proviene de ningn albarn ni pedido, es la propia factura la que genera los movimientos de almacn.

La forma de pago indicada en el pedido, en el albarn o en la factura generar los vencimientos correspondientes, creando el tesorera los cobros o pagos.

Intercambio de almacenes
Es posible realizar intercambio de artculos entre almacenes desde Mante ni mi ento-Docume ntos-Inte rcambi o de al mace ne s. En este caso una ventana nos permite indicar: El almacn de origen,

Almacn de destino, Artculos y unidades que intercambiamos y Observaciones respecto a dicho intercambio

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PRODUCCIN
El mdulo de produccin y montaje se encuentra integrado dentro de la facturacin, permitindonos controlar los distintos componentes que forman parte de un producto. Los principales pasos seran:

Dar de alta las materias primas, con su cdigo, descripcin, familia, etc. Dar de alta los productos terminados En la ficha de escandallo del producto terminado, establecemos los artculos que lo componen y el nmero de unidades de los mismos. Alta de componentes y productos terminados

El alta de los componentes y del producto terminado se realiza de la misma manera que el alta del resto de los artculos. Escandallos Una vez situados en la ficha del artculo correspondiente al producto terminado, debemos identificar los componentes que sern parte del producto terminado.

Dichos componentes podrn formar parte del producto final mediante un proceso de: Montaje o

Produccin

Habr componentes que puedan formar parte a la vez del montaje de un producto y de la produccin de otro y ser usados como producto normal para la venta. Podremos tener artculos que aunque formen parte otro producto tambin puede ser vendidos directamente.

Diferencias Produccin/Montaje
Desde el punto de vista del mdulo de facturacin la diferencia fundamental es:

La produccin de un artculo final me permite ir fabricando el artculo para tenerlo en stock. El montaje no permite tener el artculo final en stock.

Montaje
En el montaje disponemos de varias opciones las cuales detallamos:

Visualizar automticamente la orden: en un albarn o factura que contenga ese artculo, muestra en pantalla la orden de montaje correspondiente con el fin de rectificarla (se usar principalmente para montajes a medida) IVA prorrateado de los componentes: en vez de llevar el I.V.A. del artculo final, realiza un prorrateo de los diferentes I.V.A.s de los componentes P.V.P. la suma del P.V.P. de los componentes: Calcula el Precio de venta del artculo en base al precio de venta de los componentes Realizarla automticamente: al grabar la lnea del artculo en el albarn o factura, queda efectuada la orden de montaje de ese artculo. Mostrar ese nivel al imprimir: nos permite en el albarn o factura ver los componentes de ese artculo.

Si un artculo tiene un P.V.P. suma de los componentes, y le asignamos en precios una tarifa, aunque en principio muestre esa tarifa, al grabar la lnea del albarn o factura coloca el precio suma de los componentes. A cada artculo debemos asignarle una orden de montaje. Golden Soft Pg 33

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Produccin
Al marcar en el escandallo de un artculo como produccin, debemos indicar la serie de rdenes correspondiente.

rdenes de produccin
Las rdenes de produccin son un proceso comn al montaje y a la produccin, aunque es en ste ltimo caso cuando ms se utiliza.

Alta de rdenes Generada mediante: un albarn o factura que contenga un artculo de montaje y una orden asociada a dicho artculo. Manual: el artculo es el resultado de la produccin, debemos en Manteni mie ntoDocume ntos-rde ne s de pro ducci n, dar de alta la orden. Realizacin de rdenes Automtica: si as consta en la ficha del artculo que contiene escandallos y est marcado como montaje. Manual: Cuando el artculo de montaje no lleva la ejecucin automtica de la orden, o el artculo pertenece a un proceso de produccin. Pendiente de producir en el caso del artculo terminado Reservado para fbrica el el caso del componente

Una orden no realizada se refleja en el stock como:

Informe de rdenes de produccin

Listado de rdenes Permite visualizar o imprimir, las rdenes realizadas, pendientes o ambas, que provienen de documentos de ventas o de alta de rdenes. Consumo de componentes Nos permite un listado, resumido o detallado, del gasto que tenemos de cada componente. Muestra, dentro de la seleccin que indiquemos, el material que nos va a hacer falta para la realizacin de las rdenes incluidas en la seleccin. Con el listado de los componentes preparo todo el material que me va a hacer falta y posteriormente con las rdenes de produccin monto los artculos que voy a vender. Gasto por Orden Listado, resumido o detallado, que muestra las unidades utilizadas para cada orden, realizadas, no realizada o todas, en funcin de las fechas seleccionadas. Necesidades para rdenes Es un listado, resumido o detallado, que nos muestra para cada orden pendiente de realizarse, los componentes que nos hacen falta. Podemos elegir los: Componentes Artculos

Fechas rdenes

Que queremos que nos muestre el listado.

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Generacin automtica de rdenes de produccin La generacin automtica de rdenes de produccin es un proceso explicado en el apartado de facturacin. Utilizamos este proceso en dos casos: Cuando un artculo que contiene escandallos est bajo mnimos o con stock negativo. Este proceso nos permite generar rdenes de produccin en base a los artculos. Cuando registramos un pedido, albarn o factura de un cliente. Este proceso nos permite generar rdenes de produccin en base a los pedidos de nuestro clientes.

Diseos de facturacin
En facturacin, el diseo de documentos nos permite ajustar a nuestra necesidades el modelo de factura, albarn, etiqueta, etc. En Manteni mie nto-Docume ntos-Di se os, podemos dar de alta nuevos documentos, modificar los existentes o bien crearnos copias de los modelos por defecto a fin de modificarlos posteriormente. Una vez asignado un cdigo y una descripcin, debemos indicar el tipo: etiqueta, efecto, factura, etc. Posteriormente pasaremos a la carpeta de diseo donde indicaremos los mrgenes, tamao de la hoja, o de la etiqueta. Ahora mediante el botn disear, pasaremos al diseo como tal.

En la zona de la izquierda muestra una relacin de botones, haciendo doble clic, muestra los campos disponibles en cada uno de ello. En la zona de la derecha disponemos del cuerpo del diseo. Para realizar el diseo, elegimos en la izquierda el campo que deseamos incorporar al diseo y manteniendo el botn derecho del ratn apretado nos desplazamos al cuerpo del diseo soltando el botn derecho. Si la ubicacin del campo no es la adecuada marcaremos el campo con un clic y lo desplazaremos a la nueva posicin. Para nuestra comodidad disponemos de una barra de utilidades con botones que nos permitirn:

Cancelar una accin Borrar un campo Alinear campo Cambiar el tipo y tamao de la letra Elegir la divisa del documento Aadir imgenes Pg 35

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Saber la posicin exacta dentro de la cuadrcula,

Una vez creados los diseos en Empresa-Parmetros debemos indicar cual es nuestro diseo por defecto. PROCESOS Existen una serie de procesos que realizamos con una cierta frecuencia, pero que no son necesarios dentro de nuestra facturacin diaria. Dichos procesos son: Servir pedidos: Nos permite pasar una seleccin de pedidos de ventas a albaranes o facturas.

Facturar Albaranes: Mediante esta opcin pasamos un conjunto de albaranes de compras o ventas a facturas. Actualizar facturas: Realizamos este proceso para pasar las facturas al histrico. Tambin actualiza estadsticas (de clientes, proveedores, artculos y agentes) y realiza los asientos contables en contabilidad. Generar pedidos de compras y rdenes: Nos realiza pedidos de compras u rdenes de produccin, teniendo en cuenta los artculos o los pedidos de nuestros clientes. Liquidacin de agentes: Realizar la liquidacin de los agentes especificados en la fecha indicada. Las comisiones pendientes hasta ese momento, quedarn como liquidadas. Borrar: nos permite realizar el borrado de movimientos, pedidos, ofertas, rdenes, series e intercambios y acciones. Otros procesos Desinstalacin

Servir Pedidos Es un proceso disponible solamente para las ventas. Nos permite seleccionar los datos por: fechas de documento o de entrega, por series de pedidos, solo con artculos en stock, etc. Disponemos de la opcin de agrupar en un mismo albarn o factura distintos pedidos de un cliente. Facturar Albaranes

Ya hemos visto que podemos seleccionar un albarn y pasarlo a factura. Este proceso nos permitira seleccionar varios albaranes a la vez. Es un proceso disponible tanto para las compras como para las ventas. Podemos agrupar varios albaranes de un mismos cliente/proveedor en la misma factura y agrupar las unidades correspondientes a un mismo artculo. Existen unas excepciones en las cuales no agrupa albaranes del mismo cliente/proveedor: Formas de pago distintas

Rgimen de I.V.A. diferente Divisa distinta

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Actualizar facturas Este proceso es el que nos permite pasar los datos a contabilidad. Hemos de tener en cuenta que cuando realicemos este proceso tanto la tesorera como la contabilidad deben estar cerradas, y que nadie tiene que estar trabajando con la facturacin. La actualizacin de facturas nos realiza el paso de las mismas al histrico, donde tenemos posibilidad de verlas e imprimirlas, pero no de modificarlas. Si una factura del histrico fuese errnea debera hacer factura de abono con las unidades en negativo y los mismos precios. Posteriormente factura nueva con los datos correctos, podemos seleccionar que facturas pasamos al histrico por fecha de facturas, serie y nmero o cliente/proveedor. Generacin automtica de pedidos y rdenes Este proceso nos puede generar de manera automtica

Pedidos a proveedores: para esto cada artculo debe tener un proveedor. Ordenes de produccin: en caso de que el artculo est formado por escandallos.

Cualquiera de los dos procesos se puede realizar en base a:

Los pedidos realizados por nuestros clientes Artculos con stock negativo o bajo mnimos

Dentro de un mismo proceso se pueden generar a la vez tanto pedidos a proveedores como rdenes de produccin. Otras opciones que podemos seleccionar dentro de esta ventana son: Proveedor que suministra los artculos

Familias a la cual pertenecen los artculos Cdigos de los Artculos

Para poder controlar este proceso, ser preciso que en la ficha del artculo est marcada la opcin de controlar el stock. Siempre existe la posibilidad de emitir un Informe -Artcul os-Informe para com pras que nos muestre informacin sobre el stock real, previsto, mnimo, etc., datos en funcin de los cuales realizamos pedidos a proveedores desde el mantenimiento de pedidos. Liquidacin de agentes Para poder realizar la liquidacin de las comisiones de los agentes, previamente hemos de haber realizado el proceso de actualizacin de facturas, ya que slo incluye en la liquidacin las comisiones de las facturas del histrico. La liquidacin se efectuar con la fecha indicada en el proceso. En Empre sa-Parme tros-O tros, indicaremos si las comisiones incluyen todas las facturas o solamente las pagadas.

Borrado Bajo este epgrafe incluimos una serie de procesos de borrado de datos que son innecesarios. Movimientos: de un determinado artculo o de un documento

Ofertas, Pedidos o histrico de facturas rdenes de produccin Series y lotes Intercambios de almacn Acciones tcnicas o comerciales

En cualquier caso pueden borrarse de manera puntual los datos antes citados, bastar con seleccionar el pedido o la accin tcnica y marcar el icono de la papelera.

Otros procesos
En esta opcin encontramos agrupados unos procesos que utilizaremos de manera ocasional:

Regeneracin de Stock y Consolidacin de Stock Cierre/apertura de facturacin Modificacin de tarifas Modificacin de tarifas

Para modificar las tarifas podemos ir directamente al artculo y cambiar de manera puntual el precio de un artculo. Golden Soft Pg 37

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En otros casos el cambio de tarifa afectar a una familia o a todos los artculos, de tal manera que el cambio lo realizaremos de manera automtica.

Para ello desde Proce sos-Modi fi caci n de tari fas indicaremos los artculos a los cuales va a afectar el cambio, que tarifa queremos modificar y el tipo de cambio que queremos realizar. Dicho cambio no afectar a los precios que ya tuviramos introducidos, solamente se har efectivo en los artculos usados desde ese momento. Es posible que en algunos casos queramos que una determinada tarifa tenga una frmula especial de clculo. En ese caso una vez situados en Mante ni mie nto-Artcul os, seleccionamos el precio del artculo que deseamos cambiar, pulsamos la tecla F5 y establecemos una frmula concreta para ese artculo. En la siguiente modificacin de tarifas, aplicar a la tarifa marcada el nuevo precio, en funcin de la frmula grabada.

Cambio de componentes Si trabajamos con escandallos ser posible que necesitemos utilizar esta opcin. Habr casos en los cuales tengamos que cambiar alguna materia prima. Podremos realizar el proceso de cambio de componentes, que nos permite indicar los componentes que van a ser sustituidos y si vara el nmero de unidades. El cambio no afectar a los movimientos de almacn ya realizados.

Cierre
Existen una serie de procesos que se realizan al finalizar el ao. Dicho proceso nos permitir seguir trabajando con la empresa y con datos del ao que acaba de finalizar y a la vez empezar a introducir datos en el nuevo ao. A continuacin explicaremos los procesos a realizar y como afectan a la facturacin.

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Apertura del nuevo ejercicio de facturacin Una vez situados en el mdulo de facturacin, seleccionamos Proce sos-O tros proce sos-Ci e rre de facturaci n, donde marcaremos la opcin de preparar una nueva empresa. Otras opciones que podemos marcar de manera optativa son las de conservar: Ofertas no aceptadas

Pedidos pendientes de servir o recibir Albaranes de compras y ventas Facturas de compras y ventas

Este proceso actualiza todas las estadsticas de tal manera que en la empresa del nuevo ao dichos valores estn a cero. En la antigua empresa quedarn los datos como estaban a la espera de terminar con las ltimas gestiones comerciales del ao anterior. En la empresa del nueva tendremos los datos de clientes, proveedores, agentes, artculos, etc. Este proceso nos crea automticamente los movimientos de almacn correspondientes al stock que tuviese en ese momento cada artculo. Dichos movimientos aparecern con la fecha que le indiquemos en el proceso y con el tipo A, por tratarse de una apertura de ejercicio A diferencia de la contabilidad, en facturacin no es necesario realizar ningn proceso especial antes del cierre de la empresa del ao anterior, aunque lo normal es dejar las facturas de compras y ventas actualizadas. Cuando consideremos cerrada la facturacin, volveremos a realizar el proceso de Proce sos-O tros proce sos-Cie rre de facturaci n, pero esta vez marcaremos la opcin de actualizar movimiento de apertura. El movimiento de apertura de la empresa del ao actual se ver sustituido por los nuevos datos procedentes de la empresa del ao anterior. Cierre en la empresa actual Este proceso es necesario cuando se tiene necesidad de registrar facturas en el nuevo ejercicio manteniendo los datos del ejercicio anterior. Esto posibilitar, adems de la consulta, la introduccin de facturas o movimientos de almacn en el ejercicio anterior sin que stos se mezclen con los del nuevo periodo. Al ejecutar este proceso crear una empresa donde se guardarn todos los datos de la empresa. La empresa actual queda preparada para la introduccin de datos del nuevo periodo.

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