Mtodos de modelado IDEF0 e IDEF3
y uso bsico del programa BPWin
ISC Jesus Martinez San German
Febrero 2005
Agenda
IDEF0 IDEF3 BPWIN
IDEF0
Integrated Definition Modeling Language
Metodologa para modelado funcional de procesos
Contenido - IDEF0 Objetivo y aplicabilidad de IDEF0 Sintaxis y Semntica Conclusiones
Qu es IDEF0?
Metodologa para representar de manera estructurada y jerrquica las actividades que conforman un sistema o empresa y los objetos o datos que soportan la interaccin de esas actividades.
Generica: Permite modelar grficamente sistemas de diferente propsito y a cualquier nivel de detalle. Consistencia de uso e interpretacin: Basada en un estndar con especificaciones precisas y rigurosas.
Aplicabilidad de IDEF0 Medio para comunicar reglas y procesos de negocios Obtener una vista estratgica de un proceso Facilitar el anlisis para identificar puntos de mejora.
Aplicabilidad de IDEF0
IDEF0 representa lo que se hace en la empresa
IDEF0: Metodologa probada. Definida (70`s) y usada por la fuerza area de EEUU (programa ICAM1) Usada por el Departamento de defensa. FIPS2 desde 1993
integrated computer-aided manufacturing 2 Federal Information Processing Standards
Sintaxis y Semntica de IDEF0
Representacin de una actividad
Control
Entrada
Funcin o actividad
Salida
Mecanismo
Funcin o actividad = Frase verbal (Verbo + objeto directo) ICOM (Input, Control, Output, Mechanism) Las flechas son sustantivos que representan informacin, gente, lugares, cosas, conceptos, eventos.
Representacin de una actividad (cont.) Entradas:
- Material o informacin consumida o transformada por una actividad para producir salidas. - Asociadas al lado izquierdo de la actividad (caja) - Una actividad puede no tener entradas
Salidas:
- Objetos producidos por la actividad o proceso. - Asociadas al lado derecho de la actividad
Representacin de una actividad (cont.) Control:
- Objetos que gobiernan o regulan cmo, cundo y si una actividad se ejecuta o no. - Ejemplos: Normas, guas, polticas, calendarios, presupuesto, reglas, especificaciones, procedimientos. - Asociados al lado superior de la actvidad.
Mecanismos:
- Recursos necesarios para ejecutar un proceso. - Ejemplos: Maquinaria, programas de cmputo, Instalaciones, Recursos humanos. - Asociados al lado inferior de la actividad. - Una actividad puede no tener mecanismos.
Representacin de una actividad (cont.)
Flecha Llamada (Call arrow)
Prueba y calibracin
Referencia a otro modelo o diagrama dentro del mismo modelo. Evita duplicidad de informacin
Representacin de una actividad (cont.)
Actividad: Preparar un pastel Representacin en IDEF0
Receta
Ingredientes
Preparar pastel
Pastel
Utensilios
Estructura de un modelo
Las actividades son agrupadas en diagramas. La relacin entre actividades es indicada por su posicin y flechas.
Estructura de un modelo (cont.)
Combinaciones de flechas
Salida Entrada
Obtener recurso
Recurso
Transformar recurso
Salida Control
Aprobar Presupuesto
Presupuesto aprobado
Solicitar compra
Estructura de un modelo (cont.)
Combinaciones de flechas (cont.)
Salida Mecanismo
Adquirir sierra elctrica Cortar la madera
Sierra elctrica
Salida Control retroalimentacin
Evaluacin de solvencia de clientes Evaluar situacin de deudores
Otorgar crdito
Estructura de un modelo (cont.)
Combinaciones de flechas (cont.)
Salida Entrada retroalimentacin
Parte aprobada Limpiar y Pintar parte Parte pintada Revisar partes procesadas
Partes a repintar
Estructura de un modelo (cont.)
Ejemplos de unin y ramificacin de flechas
Estructura de un modelo (cont.)
Ejemplos de unin y ramificacin de flechas (cont.)
Estructura de un modelo (cont.)
0
A-0
IDEF0 muestra una vista jerrquica de un modelo
A0
1 2 3
Ms general
Ms detallado
1 2 3
A2
1 2 3
1 2 3
A22
A23
Estructura de un modelo (cont.)
Codificado ICOM
Estructura de un modelo (cont.)
Flechas en tnel
Estructura de un modelo (cont.)
Flechas en tnel (cont.)
Todas estas flechas no aparecen en el diagrama hijo
Estructura de un modelo (cont.)
Flechas en tnel (cont.)
Estas flechas en la actividad hijo no corresponden a las flechas de la actividad padre.
Estructura de un modelo (cont.)
Informacin inicial: Propsito
- Preguntas que el modelo intenta responder.
Alcance
- Nivel de detalle a lo profundo y a lo ancho del modelo.
Punto de vista
- Perspectiva desde la que el modelo ve al sistema (e.g. cliente, proveedor, propietario).
Estructura de un modelo (cont.)
Informacin de soporte: Glosario
- Listado de palabras claves, frases y acrnimos usados en el modelo.
Texto
- Texto asociado a diagramas para clarificar o enfatizar informacin
FEO (For Exposition Only) y Node Tree
- Diagramas explicativos que no necesitan cumplir con el estndar.
Estructura de un modelo (cont.)
Algunas reglas Diagrama Contexto:
Primer diagrama del modelo, diagrama A-0 (A menos cero) Una sola actividad, nmero 0 y representa el objetivo del modelo
Diagramas siguientes A0, A1, A2, , An, con actividades 1, 2, ,6. Cada diagrama entre 3 y 6 actividades (Recomendacin) Todas las ICOM en la actividad padre deben aparecer en actividad hijo Las flechas, al igual que las actividades, se pueden dividir en 2 ms en los diagramas hijo
Estructura de un modelo (cont.) Ejemplo
Esposa Terreno Materiales Presupuesto
Leyes de construccin
Contruir casahabitacin 0
Personal
Contruccin de casa-habitacin
Casa
A-0
Estructura de un modelo (cont.) Ejemplo
I1 C1 C2 C3
Terreno Esposa Presupuesto
Leyes de construccin
Materiales
I2
Hacer diseo
Diseo rechazado
Diseo
1
Arquitecto
Tramitar permisos 2
Arquitecto
Diseo aceptado y permisos
Presupuesto
C2
Materiales
Terreno
O1 Implantar diseo 3 Casa
Albailes
I1
M1
A0
Contruir casa-habitacin
Conclusiones IDEF0 es una tcnica sencilla pero poderosa. Tcnica ampliamente usada en la industria durante la etapa de anlisis en Re-ingeniera de procesos de negocios (BPR).
Conclusiones IDEF0 modela actividades y es independiente de la organizacin y tiempo. No es un organigrama!, no es un diagrama de flujo! IDEF0 fomenta el trabajo en equipo de manera disciplinada y coordinada. Aunque esto no significa que el modelo refleje el consenso del pensamiento del equipo.
Conclusiones Varias herramientas de cmputo soportan la notacin de IDEF0. Se puede combinar con otras metodologas para agregar secuencia y sincronizacin de actividades.
IDEF3
Integrated Definition Modeling Language
Metodologa para captura de descripcin de procesos
Contenido - IDEF3
Objetivo y aplicabilidad de IDEF3 Sintaxis y Semntica Conclusiones
Objetivo de IDEF3
IDEF3 es una metodologa para representar el flujo de trabajo de un proceso, as como sus objetos participantes, a partir de la descripcin dada por un experto.
IDEF0 -Que hago? -Vista estratgica -Comunicacin a usuarios no tcnicos Vs. IDEF3 -Como lo hago? -Detalle de actividades terminales -Comunicacin al propietario del proceso
Aplicabilidad de IDEF3
Documentar un proceso actual ( a nivel de detalle) Identificar y capturar conocimiento crtico de un proceso Facilitar el anlisis de un proceso particular. Proponer alternativas a un proceso Obtener aprobacin para implantar un cambio Planear cambios a un proceso.
Aplicabilidad de IDEF3
IDEF3 define cmo la Empresa hace lo que hace
Sintaxis y Semntica de IDEF3
Componentes de IDEF3
Unidad de trabajo (UOW) Ligas (links) Conexiones (junctions) Referencias (Referents)
Unidad de Trabajo (UOW) Representa una actividad Siempre tienen un identificador nico Puede tener una referencia asociada a una actividad IDEF0
Pintar parte
1.1 ID actividad padre Referencia IDEF0 ID Actividad
NOTA: BPWin usa el ID de la actividad padre para asociar a una actividad IDEF0.
Ligas Representan relaciones restrictivas entre actividades Todas las ligas en IDEF3 son unidireccionales Pueden iniciar y terminar en cualquier parte de la actividad (caja) Diagramas IDEF3 generalmente organizados de izquierda a derecha
Ligas (cont.)
Precedencia temporal El proceso origen debe concluir antes de que el proceso destino pueda comenzar Flujo de objeto Enfatiza la participacin de un objeto entre dos procesos. La Semntica igual a la de Precedencia Temporal (la precedencia temporal tambin puede considerar la participacin de un objeto) . Relacional Existencia de una relacin entre los procesos ligados. La semntica no est definida, slo que el proceso origen comenzar antes que el proceso destino termine.
Precedencia Temporal - Ligas (cont.)
La actividad origen se debe completar para que la actividad destino se pueda iniciar.
Aprobar recomendaciones 1.1 Aprobacin Implantar recomendaciones 1.2
La liga debe estar etiquetada
Flujo de Objeto - Ligas (cont.)
Algn objeto producido por la actividad origen es requerido como entrada por la actividad destino. La actividad fuente tiene que terminar para que la actividad destino pueda comenzar.
Parte ensamblada
Ensamblar parte 1.1
Pintar parte 1.2
Relacional - Ligas (cont.)
No impone restricciones por si sola, su significado debe ser definido por el usuario
La etiqueta de la flecha puede usarse para describir la naturaleza de la relacin y una descripcin ms completa se puede dar en un texto adicional.(definicin de la liga)
Arrancar bomba de agua 1.2 1.5 segs. de retraso para no sobrecargar el circuito Arrancar motor 1.1
Relacional - Ligas (cont.)
Caso alterno de precedencia temporal
Aprobar diseo 1.1 Iniciar la implementacin cuando se tenga un 70% del diseo aprobado. Aprobar Implementar diseo 1.2
IMPORTANTE: documentar claramente el significado que se da a la liga relacional
Conexiones
Las conexiones sirven para representar: Los puntos en los que un proceso se ramifica en mltiples subprocesos Los puntos en los cuales mltiples procesos convergen en un solo proceso La temporalidad (sincrona/asincrona) en el flujo de actividades de un proceso
Conexiones (cont.) Ejemplo
Pagar con cheque Producto aprobado 1.2 Producto pagado
Revisar producto 1.1
X
Pagar en efectivo 1.3
Procesar factura 1.4
Conexiones (cont.)
Tipos de ramificaciones Divergencia (Fan-out): Distribuye el fluio del proceso. La terminacin de una actividad causa la activacin de mltiples actividades. Convergencia (Fan-in): La terminacin de mltiples actividades consolida el inicio de una actividad.
Conexiones (cont.)
Divergencia (Fan-out)
Tipo de conexin
Significado
& AND -Asncrono TODAS las actividades que suceden a la conexin iniciarn & AND -Sncrono
TODAS las actividades que suceden a la conexin iniciarn al mismo tiempo.
O OR -Asncrono UNA O MAS de las actividades que suceden a la conexin iniciarn. O OR -Sncrono
UNA O MAS de las actividades que suceden a la conexin iniciarn al mismo tiempo SOLO UNA de las actividades que suceden a la conexin ocurrir.
XOR
Conexiones (cont.)
Convergencia (Fan-in)
Tipo de conexin
Significado
& AND -Asncrono TODAS las actividades precedentes deben terminar. & AND -Sncrono O OR -Asncrono O OR -Sncrono X XOR
TODAS las actividades precedentes deben terminar al mismo tiempo. UNA O MS de las actividades precedentes terminarn. UNA O MS de las actividades precedentes terminarn al mismo Exactamente una de las actividades precedentes terminar.
Conexiones (cont.)
Ejemplo OR
Estudiar libro
Tomar curso
Conexiones (cont.)
Ejemplo AND
Sonar Alarma
Detecta fuego
Notificar a los bomberos
Registrar evento
Activar dispositivo anti-incendio
Conexiones (cont.)
Ejemplo XOR (OR exclusivo)
Viajar en avin Avin Seleccionar destino Viajar en auto Automvil Buscar alojamiento
Conexiones (cont.)
Ejemplo AND Sncrono
Sonar disparo de inicio
Iniciar carrera
Iniciar cronmetro
Empezar a correr
Conexiones (cont.)
Ejemplo Combinacin de conexiones
Rechazar propuesta 1.2
Evaluar propuesta
X
1.1
Ajustar detalles tcnicos 1.3
Firmar contrato 1.5
Ajustar costo 1.4
Conexiones (cont.)
Ejemplo Combinacin no vlida
Evaluar costo
Recibir propuesta
1.1
1.2
&
Firmar contrato 1.4
Evaluar parte tcnica
1.3
Conexiones (cont.)
Ejemplo
Grficas de posibles activaciones
Conexiones (cont.)
Ejemplo
Grficas de posibles activaciones
Referentes
Smbolos especiales para dirigir la atencin del lector a otras partes importantes del modelo.
Tipo Object
GOTO
Propsito Describir la participacin de un objeto importante en una actividad Construir ciclos (repetir secuencia de actividades)
UOB (unit of behaviour) Incluir una actividad ya descrita sin implicar un ciclo Note ELAB Documentar cualquier informacin general importante de alguna grfica (actividad, conexin). Documentar de manera detallada alguna grfica
Referentes (cont.)
TipoRef / Nombre
Ejemplo
Aterrizar avin 1.1
Object/Piloto
Referentes (cont.)
Ejemplo
Recibir requisicin de compra 1.1
Aprobar requisicin 1.2
Rechazar requisicin 1.3
Capturar datos de requisicin 1.5
Aprobar parcialmente 1.4
Modificar requisicin 1.6
GOTO/Recibir requisicin de compra
Descomposicin
Ms General
1.1
1.5
1.3
1.4
ID actividad padre
3.1.43
Nmero de descomposicin ID actividad 3.1.43
Descomposicin 1 de la actividad 3
3.1.45
3.1.47
Descomposicin 1 de la actividad 43
Ms Detallado 43.1.7 43.1.79 3.1.72
Ejemplo Gestionar Depto. de ventas (A-0)
IDEF0
Inventario Control de salida de mercanca Control de rdenes de envo
Orden de envo para el cliente Orden del cliente
Gestionar Depto. Ventas
Mercancia p/ cliente Factura p/ cliente
0
Organizacin
Ejemplo Gestionar Depto. de ventas
IDEF0
Orden del cliente
$0
Inventario Orden de envo de mercanca
1
Procesar orden
Control de salida de mercancias
Control de rdenes de envo
Orden de envo p/ cliente
Enviar mercanca
$0 2
Mercanca p/ cliente
Departamento de ventas
Facturar
Departamento de almacn
$0 3
Factura p/ cliente
Lista de mercanca enviada
Departamento de facturacin
Ejemplo - Gestionar Depto. de ventas (cont.)
IDEF3
Procesar orden
Mercanca agotada
$0
$0
Cancelar orden
A1.1.2
Enviar aviso de cancelacin
A1.1.5
Cantidad ordenada disponible
$0
Solicitar artculos ordenados
A1.1.1
$0
$0
X J1
Aceptar orden
A1.1.3
Preparar orden de envo
A1.1.7
O J3
disponible inferior al ordenado
$0
Corregir orden y aceptar
A1.1.4
$0
& J2
Enviar informacin de correccin
A1.1.6
Informacin de soporte La documentacin de un modelo incluye comnmente Glosario: Descripcin textual de los elementos del proceso Fuentes: Material usado en la construccin del modelo Notas: Anotaciones resultantes durante la revisin del modelo.
Conclusiones IDEF3 permite documentar procesos para estandarizacin o como guas para nuevos integrantes del proceso y as reducir la curva de aprendizaje. IDEF3 provee un mecanismo para capturar la secuencia temporal de un proceso y la lgica de decisin que afecta a un proceso.
Conclusiones IDEF3 sirve como una herramienta para analizar procesos existentes y disear y probar nuevos procesos antes de iniciar cambios reales que pueden ser muy costosos. IDEF3 se puede combinar con IDEF0 para representar detalles de implantacin y as representar los procesos al nivel apropiado.
