Microsoft Access
Ing. Ledda Larcher - Facultad de Agronoma y Agroindustrias
Qu es Access?
Podemos definir Access como una herramienta para la administracin de bases de datos relacionales. En su forma ms simple, una base de datos es una coleccin de datos relacionados a un tema particular, una lista de datos. Cuando se efecta una lista de direcciones, nombres, productos, se est generando una base de datos. De hecho, no es necesario usar un programa de bases de datos para crear una: se podra estar haciendo una lista como la que acabamos de mencionar usando Excel, Word o (incluso) el Bloc de notas. Sin embargo, un programa de administracin de bases de datos, es mucho ms potente que la lista realizada en un documento de Word, pues permite: Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con un asunto o propsito p articular (por ejemplo, una lista de recetas o los clientes de una empresa); tambin facilita las tareas de agregar, actualizar, organizar y eliminar datos. Buscar datos: puede ubicarse un dato fcil y rpidamente. Por ejemplo, buscar los clientes de apellido "Gmez" que residan en la localidad cuyo cdigo postal es 1200. Analizar e imprimir informacin: se pueden realizar clculos con los datos almacenados en la base de datos; por ejemplo, calcular qu porcentaje de las ventas totales fue realizado en la provincia de Chubut. Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad grandes volmenes de datos, por ejemplo cambiar el encargado de ventas de todos los clientes de una zona. Compartir datos: la mayora de los programas de bases de datos permiten que ms de un usuario acceda simultneamente a los mismos datos; los denominaremos bases de datos multi-usuario. Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y luego pueden manipularse para extraer la informacin ordenada y seleccionada por mltiples criterios. Generalmente, las bases de datos consisten de varios elementos; una base de datos Access puede contener seis tipos diferentes de objetos. Algunos se utilizarn siempre (como las tablas), otros rara vez (como los mdulos). Objeto Descripcin Tablas: Las tablas almacenan los datos de la base de datos en filas (registros) y columnas (campos). Por ejemplo, una tabla podra contener los datos de los clientes y otra podra contener los pedidos realizados por esos clientes. Toda base de datos debe contener por lo menos una tabla donde almacenar informacin; todos los dems tipos de objeto son opcionales. Consultas: Las consultas son solicitudes de determinados datos, como si fueran preguntas que se van formulado a la base de datos.Por ejemplo, ver los clientes que residen en Santa Fe. Formularios: Tal como los formularios en papel, donde existen lugares preparados para cada dato, un formulario es una pantalla que permite ver los resultados de una consulta o ingresar los datos con que se trabajar. Informes: Permiten imprimir los datos de una base de datos o los resultados de una consulta Macros: Las macros ayudan a realizar tareas rutinarias, automatizndolas en un solo comando. Por ejemplo, podra construirse una macro que automticamente abra e imprima un informe. Mdulos: Como las macros, los mdulos permiten automatizar tareas, pero usando un lenguaje de programacin denominado Visual Basic. Los mdulos son ms potentes y complejos que las macros.
Las bases de datos se usan para almacenar, encontrar, actualizar, imprimir y compartir datos.
Una base de datos Access est compuesta de: ?Tablas ? ?Formularios ? ?Consultas ? ?Informes ? ?Macros ? ?Mdulos ? ?Pginas ?
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Ing. Ledda Larcher - Facultad de Agronoma y Agroindustrias
Pginas: convierte la tabla a formato HTM para pginas web Favoritos: almacena accesos directos a objetos de bases de datos
Inicio de Access
1. 2. 3. Haga clic en el botn Inicio. Seleccione el grupo Programas para desplegar las opciones Haga clic en el tem Microsoft Access.
Una vez iniciada la aplicacin, se presenta un cuadro inicial:
4.
5.
Haga clic en el botn Cancelar; la ventana de Access aparecer vaca. A diferencia de las restantes aplicaciones del paquete MS Office, que generalmente proporcionan un rea de trabajo en blanco para empezar, Access no puede realizar ninguna accin hasta que se abra o se cree una base de datos. La mayora de las veces, se trabajar sobre una base de datos existente, para lo que deber abrirla. ? Haga clic en el botn Abrir de la barra de tareas. ? ? Mantenga presiona la tecla Ctrl y pulse A ? ? Aparecer la ventana que le permite ver el contenido de su disco y ? seleccionar el archivo buscado.
Botn Abrir ??haga clic en Archivo y luego Abrir ??Presione las teclas Ctrl A
? Haga doble clic para abrir el archivo. ?
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Abrir una nueva base de datos en blanco Abrir una base de datos existente Guardar Invocar al ayudante Crear un nuevo objeto (autoformulario) Relaciones entre bases de datos Propiedades del objeto activo
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Deshacer Activar la opcin de copiar formato Pegar el contenido del Portapapeles Copiar el objeto seleccionado al portapapeles Mover el objeto seleccionado al portapapeles (cortar) Activar el corrector ortogrfico Vista preliminar Imprimir el objeto activo
