NOVED VEDADES NOVEDADES DEL SIST GEST HU SISTEMA DE GESTIN HUMANA - SGH
OFICINA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
Encargado de Proyecto SGH Ing. Rodrigo Martnez Jefa de Implantacin: Lic. Psic. Nancy Calisto Gerenta de Cuenta: Lic. Ec. Victoria Zorrilla de San Martn
El Proyecto SGH tuvo desde el comienzo como objetivo el diseo y la implantacin, en toda la Administracin Central, de un modelo de gestin humana que fortaleciera el rol de las unidades especficas. Ese modelo apunt a: Jerarquizar las unidades dedicadas a la Gestin Humana hacindolas depender de los Directores Generales de Secretara. Unificar las funciones que se realizaban en diferentes reas (control de asistencia, liquidacin de haberes y capacitacin). Promover la realizacin de actividades correspondientes a la gestin humana en las que no haba actividad significativa (planificacin, gestin del empleo, gestin del rendimiento, gestin del desarrollo y gestin de las relaciones humanas y sociales). Establecer una coordinacin estrecha entre las Unidades de Gestin Humana y la ONSC para la aplicacin en cada inciso de las normas y procedimientos especficos.
LA SITUACIN ACTUAL DEL PROYECTO SGH El SGH en su versin 1.0 es un determinante esencial para propiciar la unificacin de procesos y adaptacin a un nico sistema informtico de gestin de las personas. Como Administracin Central hemos avanzado en la creacin de las estructuras organizativas orientadas a la Gestin Humana y en la promocin de una cultura organizacional afn a esos objetivos. Tambin logramos la creacin de una base unificada de informacin de las estructuras organizativas y de los vnculos contractuales y datos personales y laborales de los trabajadores. Como consecuencia de estos logros el SGH fue reconocido en la Ley de Presupuesto Quinquenal como un sistema de informacin que contiene una base de datos que cuenta con los datos personales, funcionales, rgimen horario y retributivo, de las personas que tienen un vnculo de carcter personal con la Administracin Central. En base al esfuerzo de todos los incisos que cargaron y mantienen la informacin en el mdulo de Organizacin y Funcionarios; podemos decir que tenemos un reposi-
Con el inters de no revelar informacin de un Inciso en particular, todos los cuadros y grficos se realizaron en base a informacin tomada de un Inciso ficticio. 2 El total de funcionarios sobre el que se realiza el anlisis es menor, ya que se excluyen del estudio las plazas vacantes.
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torio nico con la informacin de los trabajadores de la Administracin Central. Esto representa una herramienta invalorable a los efectos de la obtencin de informacin para la toma de decisiones y la generacin de indicadores de gestin humana. Ejemplo del uso de indicadores utilizando el Padrn del SGH La informacin recopilada en el SGH conforma una poderosa base de datos que nos permite conocer con mayor exactitud la realidad de cada Inciso. En base a dicha informacin podemos realizar diversos anlisis a nivel de la situacin general del inciso (estructura de Puestos y Plazas), como tambin estudios ms especficos en materia de gnero, edad o antigedad de los funcionarios, etc. Para conocer de manera ms sistematizada la estructura de puestos y plazas de un Inciso, puede resultar de utilidad realizar grficos en base a los totales de cada posible estado de la plaza (ver Grfico 1).1 De la misma forma, puede resultar interesante desagregar las vacantes segn escalafn de manera de contar con informacin ms especfica.
Grfico 1: Estructura de Puestos y Plazas
Tambin puede hacerse estudios por edad con la informacin que actualmente se encuentra cargada en el sistema. Como ejemplo de ello analizaremos el caso hipottico de un Inciso en el que se sospecha que hay un alto porcentaje de funcionarios mayores de 60 aos. En este caso los datos provenientes del Padrn a Excel permiten estudiar la veracidad de dicha afirmacin, as como tambin brindar informacin relevante para la toma de decisiones dentro del Inciso. Con el objetivo de sistematizar la informacin, desagregaremos las edades en rangos de diez aos. De esta forma obtenemos, a partir de la informacin del SGH, el porcentaje de personas que pertenecen a cada rango (Grfico 2).2
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Grfico 2: Porcentaje de funcionarios segn rango de edad
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En base a los datos, podemos confirmar que un porcentaje elevado de los funcionarios de dicho Inciso, (casi 30%) son mayores a 60 aos. Sin embargo, debemos analizar cuntas de estas plazas ocupadas corresponden a vnculos contractuales tales como: retiros incentivados, beneficiarios por ex funcionarios, haberes de prejubilados o causahabientes. Una vez excluidos estos casos, obtendremos un nuevo cuadro de funcionarios por rango de edad que contendr las personas que estn efectivamente trabajando en el Inciso. Como puede apreciarse en el Grfico 3, el porcentaje de personas mayores de 60 aos que efectivamente ocupan cargos en el Inciso, es menor que el anterior, pero an resulta elevado (564 funcionarios). Esto implica que en 5 aos, el 22,5% de los funcionarios de dicho Inciso estarn jubilados o recibiendo incentivos a la jubilacin. Por otro lado resultara interesante analizar los cargos que actualmente ocupan estas personas, de manera de saber qu tipos de puesto quedarn vacantes y habr que cubrir.3 Esta investigacin es tan slo un ejemplo del tipo de anlisis que podemos realizar en base a la informacin proveniente del SGH. Mediante simples transformaciones podemos generar variables de estudio y llegar a conclusiones realmente interesantes sobre la realidad de los recursos humanos disponibles en cada Inciso.
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Grfico 3: Porcentaje de funcionarios segn rango de edad, exceptuando retiros incentivados, beneficiarios por ex-funcionarios, haberes de prejubilados y causahabientes.
UN NUEVO RUMBO: SGH 2.0 Es un hecho, lo nico constante es el cambio y resulta inevitable la necesidad de adaptarnos a la nueva realidad de la Administracin Central. Las variantes que se avecinan en relacin a los vnculos laborales, la nueva propuesta de Reclutamiento, Seleccin e Incorporacin de Personal a travs de la plataforma Uruguay Concursa y el dinamismo propio de los Incisos, nos obligan a cambiar tambin a nosotros. Antiguamente los sistemas informticos tenan foco en el control o por lo menos sa era la percepcin del usuario. Sin embargo, la finalidad de un sistema informtico es automatizar las tareas rutinarias de una organizacin y generar conocimiento para la toma de decisiones. Justamente esta meta es la que persigue el Proyecto SGH 2.0: brindar tecnologa al servicio del Estado Uruguayo para hacerlo ms eficiente y ms transparente.
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Hoy en da no existen restricciones desde el punto de vista tecnolgico, por lo que podemos crear un producto de ltima generacin similar a cualquiera de los que habitualmente utilizamos. Las barreras que tenemos que sortear para alcanzar este objetivo tienen que ver ms con una cuestin cultural/organizacional que con una cuestin tecnolgica. En todo cambio, ms cuando existe tecnologa de por medio, se generan resistencias. Todos tenemos muchas veces miedo a los cambios y los manejamos de diferentes formas. En el caso de la tecnologa existen varias opciones para poder levantar esas resistencias y que han resultado muy beneficiosas: talleres de gestin del cambio, capacitacin, charlas, etc. De todas formas el diseo de una herramienta informtica tambin determina el grado de resistencia que se genera en el usuario final. Un sistema rgido, poco atractivo, lento y con foco en el control, siempre generar ms resistencia y terminar convirtindose en una carga para el usuario. Por todo esto, y porque la tendencia as lo muestra, los sistemas de gestin tienen que ser construidos en base a conceptos de usabilidad, agilidad de uso y flexibilidad. Adems de tener en cuenta estos conceptos un sistema informtico tiene que integrar herramientas de flujos de trabajo, herramientas de Inteligencia de Negocios que permitan la explotacin de los datos cargados y un soporte a usuario integrado en la misma. Todos estos puntos sern tenidos en cuenta en el nuevo diseo del SGH 2.0. Un sistema informtico que ser 100% concebido para el usuario final. Su propsito no es slo ser un sistema de gestin eficiente, sino un apoyo constante para el trabajo de los funcionarios pblicos de la Administracin Central. OBJETIVO SGH 2.0: El sistema informtico de gestin humana ms grande del Uruguay En el caso de los sistemas de Gestin Humana la magnitud se mide de acuerdo a la cantidad de personas a las que gestiona. El SGH 2.0 tiene como objetivo gestionar a las 90.000 4 personas que trabajan para la Administracin Central, por lo que es correcto decir que ser el software de gestin humana ms grande del Uruguay. Sin duda que es un objetivo ambicioso, pero no imposible. La primera parada en el objetivo SGH 2.0 ser en el mes de marzo de 2011. Nuestro compromiso es que para esa fecha est culminado el desarrollo del mdulo de Presentismo y a partir de ese mismo mes, comenzaremos a implantarlo en los distintos Incisos. Nuestra planificacin marca que entre marzo y mayo de 2011, el mdulo de Presentismo del SGH 2.0 estar implantado en por lo menos cuatro Incisos de la Administracin Central. Para cumplir con este propsito es necesario relevar la realidad de los procedimientos de control horario de cada Inciso y generar una aplicacin flexible que nos permita gestionarla. Dentro de los procesos que debemos impulsar en la interna de cada Organismo, hacemos especial nfasis en la unificacin de criterios y documentacin de los mismos, de modo de lograr recopilar toda la informacin en un lapso de tiempo que nos permita llegar a nuestra meta.
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Una opcin es estudiar el escalafn que poseen los funcionarios mayores de 60 aos. Cantidad aproximada.
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Este mdulo de Organizacin y Personas ser la base para la construccin de los mdulos de Gestin de Competencias, Gestin del Desempeo, Gestin de Capacitacin y Desarrollo, Gestin de Carrera y Salud e Higiene Ocupacional, previstos entre finales de 2011 y en el correr del 2012. Desde ya estamos trabajando en el desarrollo de las interfaces necesarias con el sistema Uruguay Concursa y con el Sistema de Liquidacin de Haberes (SLH), de forma de lograr un alcance integral a nivel de la Gestin Humana.
Estamos haciendo cambios profundos desde el punto de vista metodolgico, tecnolgico y de diseo, que nos permitirn alcanzar este objetivo en tiempo y forma. Apostamos a una nueva herramienta de desarrollo de aplicaciones que adems de minimizar los tiempos de respuesta al usuario, nos permite crear productos ms atractivos. Existe la premisa dentro del proyecto de alcanzar la meta minimizando los costos y aprovechando los recursos al mximo. Contamos con un equipo multidisciplinario con los conocimientos y la experiencia necesaria para llevarlo a cabo. Sabemos que no ser una tarea fcil, pero estamos convencidos de que podemos lograrlo.
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Luego de esa primera parada estamos trabajando en paralelo en crear un nuevo mdulo de Organizacin y Personas que incluya toda la informacin relevante del trabajador: formacin acadmica, experiencia laboral dentro y fuera del mbito pblico, gestin organizativa de cada organismo a nivel de organigrama y personigrama, datos completos de legajo y sumarios, etc.
