ADMINISTRACION DE COMPRAS
INTRODUCCION
Las compras son importantes porque son el factor clave para lograr los objetivos de planeacin de las operaciones y del sistema de control. En la etapa de planeacin de recursos a largo plazo uno de los puntos ms importantes por trabajar es compras.
DEFINICION
Comprar, es adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en la cantidad necesaria, en el momento y lugar preciso, al precio ms conveniente y del proveedor ms apropiado. Abastecimiento es la funcin logstica que proporciona a las reas de la empresa, de los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misin productiva
OBJETIVOS
Mantener la continuidad de abastecimiento Hacerlo con la inversin mnima existente Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos
CLASIFICACION DE LAS COMPRAS
Por la forma de efectuarla:
Compras descentralizadas Compras centralizadas Compras mixtas
COMPRAS DESCENTRALIZADAS
Cada departamento de la empresa tiene sus elementos propios que realizan las compras Ventajas:
El usuario conoce las necesidades de su departamento mejor que nadie Mayor rapidez en las adquisiciones
ESTRUCTURAS DESCENTRALIZADAS
DIVISION "A"
DIVISION "B"
COMPRAS
TALLERES
TALLERES
INV. Y DES.
COMPRAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
Un departamento especfico de compras realiza todas las adquisiciones de la empresa Ventajas:
Facilidad para la estandarizacin de artculos comprados Elimina la duplicidad administrativa Al combinar los requerimientos de varios Dptos. Se pueden obtener cantidades importantes de compras
ESTRUCTURA CENTRALIZADA
GERENCIA EJECUTIVA
GERENCIA DE MERCADEO
GERENCIA DE PERSONAL
GERENCIA FINANCIERA
GERENCIA DE OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
REMUNERACIONES
ADM. DE PERSONAL
DPTO. LOGISTICA
PLANTA
INV. Y DESARROLLO
CONTRATADOS
NOMBRADOS
ESPECIALIZACION
Con frecuencia la funcin de compras est organizada sobre la base de una especializacin y el desarrollo de expertos que resultan de sta En empresas de envergadura se identifican las siguientes actividades principales:
Compra y negociacin Seguimiento y expedicin Administracin Investigacin de compras
PRERROGATIVAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Derecho a seleccionar al proveedor Derecho a utilizar cualquier mtodo de cotizacin que sea apropiado Derecho a objetar las especificaciones Derecho a controlar todos los contactos con los proveedores potenciales
COMPRAS EN EMPRESAS DE PLANTAS MULTIPLES
Frecuentemente, se estructura una variante del Dpto. de compras centralizado. En estos casos la empresa opera varias divisiones de produccin, las cuales fabrican productos distintos que requieren una mezcla diferente de materiales por comprar. Con frecuencia se emplea una administracin centralizada con un centro de adquisiciones, pero la responsabilidad total normalmente recae en el gerente de la Divisin.
Por lo general estas empresas adoptan un Dpto. de compras mixto (descentralizado-centralizado)
DEPARTAMENTO DE COMPRAS MIXTO
Otorga facultades de compras especficas a cada una de divisiones Las compras de artculos comunes son realizadas por Dpto. de compras corporativas El departamento de Compras corporativas cumple con siguientes funciones: Establecimientos de polticas, procedimientos y controles Reclutamiento y capacitacin del personal Coordinacin de la compra de artculos de uso comn en cuales se necesita un mayor golpe Supervisin del desempeo de las compras en toda empresa las un las
los la
ESTRUCTURA MIXTA
DIRECTOR EJECUTIVO
LABORATORIO
UNIDAD QUIRURGICA
DIAGNOSTICO GAMMA
DPTO. COMPRAS CORPORATIVAS
COMPRAS
ANALISIS
COMPRAS
ALMACENES
INTERVENCIONES
ESTADISTICA
COMPRAS
MATERIALES
PLANEAMIENTO
ESTADISTICA
PROCESAMIENTO
RECUPERACION
CUIDADOS INTENSIVOS
ESTADISTICA
EL CICLO DE ADQUISICIONES O COMPRAS
INTRODUCCIN
La administracin del proceso de adquisiciones se encarga de distribuir la rutina en las actividades de compras, enfatizando, la reduccin de costos en las transacciones y la optimizacin del control y su amplitud, en cada paso del proceso. En la mayor parte de las adquisiciones se involucran una serie de actividades que de una manera general podemos apreciar las siguientes:
1. RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD
Se origina en el departamento usuario. (dependencia del departamento de operaciones como la de control de la produccin o en la unidad de control de inventarios).
2. EXAMEN Y ANALISIS DEL INVENTARIO
Se realiza en base al pedido, para constatar si el artculo solicitado puede entregarse de las existencias en almacn.
3. Envo de la requisicin o pedido al elemento Compras
La requisicin o solicitud de compra es la comunicacin al departamento de compras para que emita una Orden de Compra. Cuando son compras repetitivas se emiten las requisiciones viajeras. Luego de la verificacin el Departamento de compras ejecuta las siguientes acciones:
Bsqueda de proveedores potenciales Determinacin del precio Seleccin del proveedor.
4. Remisin de la O/C al proveedor
Compras, remite la O/C al proveedor seleccionado, quien debe acusar recibo de la misma. La Orden de Compra es el documento autorizado que obliga y compromete al comprador, debe contener:
La descripcin del producto en detalle. El nivel de calidad necesario. Las cantidades requeridas Requerimientos de entrega
5. SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA
Es la solicitud de informacin sobre el estado de la O/C por el comprador, mientras se procesa el pedido. Esta labor es importante para controlar la llegada del material. Previene los retardos, y permite tomar acciones especiales para lograr entregas a tiempo y antes cuando sea necesario.
6. Recepcin y verificacin del embarque con la O/C emitida
Los artculos recibidos deben ser inspeccionados fsicamente, as como auditar sus documentos. Se pueden efectuar dos niveles de inspeccin:
De cantidad y condiciones de embarque De control de calidad.
7. Emisin y envo de factura
Realizada la recepcin e inspeccin, se formulan los informes de recepcin e inspeccin. A su vez el proveedor remite su factura sobre la base de la confirmacin del comprador
8. Pago de la adquisicin
La organizacin compradora, compara las facturas de embarque con la O/C, actualiza los registros y emite la orden para que se realice el pago.
