TALLER No.

1. Manual de archivo y correspondencia:

• Introducción: es la parte en la cual se indica en forma general la razón

de ser del manual que es unificar conceptos e implementación de todos
los procesos de gestión documental.

• Objetivos: allí se resumen los fines que persigue y se dividen estos en

objetivos específicos y generales. Se habla que enfoques y que
necesidades v a suplir la creación y la implementación del manual en
toda la entidad.

• Marco legal: aquí se hace relación de manera de una cita bibliográfica

cada una de las normas que aplican actualmente para el archivo total,
puesto que a partir de ellas se empieza la creación del manual.

• Estructura orgánica de la entidad: en lo posible se debe tener y brindar

una información global sobre la entidad, en su organigrama y manual de
funciones específico o general.

• Conceptos e importancia: allí se deben plasmar conceptos que se

manejen dentro de la realización de este manual esto se debe hacer en
forma de glosario archivístico.

• Tablas de retención documental: estas tablas son la base para las

transferencias documentales entre los archivos y además influyen
mucho en el archivo de gestión y mas específicamente en la unidad de
correspondencia; por eso es fundamental explicar como se deben de
hacer, aplicar y sobretodo controlar.

• Procesos de un manual o programa de gestión documental: en esta

parte se nombran los procesos que implementa y trabaja un PGD
(producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final.) en el proceso que se le va a dar
importancia en este taller va ha ser al de recepción y distribución
documental.

Manual de procesos y procedimientos para el manejo de

correspondencia
El área de Archivo y Correspondencia esta encargada de custodiar,
organizar, actualizar y suministrar la información de una manera oportuna y
eficaz a las diferentes áreas del Instituto.

Además está encargada de Coordinar las labores Correspondencia en

general.

2. ALCANCE

En está área se adelantan los procesos de clasificación, organización,

actualización, y conservación de los documentos, tanto administrativos
como misionales. Y la aplicación de Tablas de Retención Documental. Y
Administra el archivo central del instituto.

También adelanta los procesos de distribución y control de correspondencia,

tanto interna como externa.

3. BASE LEGAL

Ley 594 de 2000. (Ley general de Archivos).

Constitución Política de 1991

NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística

Ley 4 de 1913 Obligación de recibir los archivos por inventario y arreglarlos

convenientemente de

acuerdo al tiempo en que funcionen

Ley 57 de 1985

Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

Resolución No. 79 de 2005 Por la cual se adopta el manual de archivo del

Instituto para la

Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico.

Resolución No. 133 de 2004 Por la cual se adopta el manual de

Correspondencia del Instituto

para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico.

4. DEFINICIONES

PARA ARCHIVO
 Administración de Archivos: Operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una
institución.

Almacenamiento de Documentos: Depósito de los documentos en

estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y
con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

Archivo del Orden Distrital: Integrados por fondos documentales de los

organismos del orden Distrital y aquellos que recibe en custodia

Plan de gestión documental

El PGD se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida

en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades
administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la
información producida o recibida por la Universidad de La Salle en ejercicio
de sus funciones.

Objetivos de Programa de Gestión Documental-P.G.D.

• Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior

de la Universidad.

• Normalizar y racionalizar la producción documental.

• Optimizar los recursos disponibles.

• Agilizar los procesos.

• Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y

eficaz.

Normas legales para clasificación y despacho de documentos

Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación

privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y

uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,

radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

En la parte del manual donde esta especificado la recepción de documentos

se debe especificar:

 Los procedimientos para el recibo, registro, radicación y distribución de los

documentos a partir de la unida de correspondencia que recibe y envía
documentos oficiales y no oficiales. Básicamente aquí se habla de las
actividades que se deben desarrollar en esta unidad estas actividades son:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo

tradicional, correo electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos
  Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de
2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.

3. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la

competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

4. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

5. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,

correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
  Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

Lo anteriormente nombrado, son las actividades principales que se cumplen o

ejecutan en la unidad de correspondencia y son las que necesariamente se
deben cumplir, además de nombrar ciertos requisitos esenciales para el
desarrollo de estas actividades:

 Manejo y uso del control del fax: definición de la legalidad o no de los

documentos recibidos por este medio

 Definición del procedimiento para el control y préstamo de documentos en

diferentes medios y soportes

 Definición de procesos reprográficos y papelería usada para la

conservación de documentos, legajos carpetas, ETC…

 Metodologías y procedimientos para la realización y publicación del manual

de correspondencia y de archivo.

 Anexos de formatos de papelería y utilizada para los proceso contenidos en

el manual.