Conducción de reuniones efectivas.
La Reunión:
Es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y
de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del
tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las
organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar
decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.
Utilidad de las reuniones:
La realización de reuniones efectivas permite recopilar conocimientos, sugerencias
y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de
participación y cohesión para el logro de las metas. Establece un acercamiento
entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por
las opiniones individuales y las decisiones grupales.
Aspectos a tomar en cuanta en la realización de una reunión efectiva:
?? Decidir si es una reunión controlada totalmente con agenda, o mixta (control y
participación)
?? Conocer el ambiente físico donde se va a realizar
?? Hacer los preparativos adecuados ( tareas de logística), selección de invitados,
medios audiovisuales, convocatoria, ubicación del local, etc.
?? Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos que va a lograr con la
misma y las normas que la van a regir.
?? Informarse sobre dirección o conducción de reuniones, si se va a ser el
faciltador.
?? Si Ud. va a dirigir o coordinar la reunión, tiene que tener presente, los
siguiente pasos:
?? Preparar la reunión ( recursos humanos y materiales de apoyo).
?? Planificar el proceso ( cómo se va a desarrollar la reunión, el orden).
?? Iniciar y abrir la reunión.
?? Ser el moderador a lo largo de la misma.
?? Controlar el grupo y ordenar las intervenciones.
?? Motivar a la participación.
?? Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos.
?? Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio.
Estructura de una reunión:
Cualquier tipo de reunión puede conducirse y desarrollarse eficazmente, si se sigue
la siguiente estructura:
1. Introducción.
La fase introductoria es para informar a los asistentes sobre los antecedentes y
ubicarlos en el contexto requerido. La introducción la debe realizar el director o
líder formal de la instancia u organización.
2. Clarificación de expectativas.
Aclarar el propósito u objetivo de la reunión, negociar, para evitar que los
asistentes estén esperando logros diferentes al propuesto inicialmente.
En la fase de clarificación de expectativas se debe dar respuesta a las siguientes
preguntas:
¿Qué se espera lograr en esa reunión ?
¿Qué se puede lograr realmente en la reunión ?
¿Cuál es el objetivo ?
3. Normas o reglas del juego.
Definir la duración aproximada y acordar las reglas de interacción entre los
miembros para el mejor aprovechamiento del tiempo y del trabajo en grupo.
4. Mecánica y metodología a utilizar.
Definir los procedimientos para abordar las actividades previstas en la reunión y
cómo se realizara el control de las mismas. Las personas deben tener claro su rol y
conocer la forma como se irán incorporando sus ideas. Por ejemplo, informar si
habrá sesión de preguntas y respuestas al final o si es de libre participación.
En este punto se debe dar respuesta a posibles pregunta de los asistentes, tales
como:
¿Quién va hacer o decir qué ?
¿Métodos a utilizar ?
¿Mecanismos para analizar problemas y tomar decisiones ?
¿Mecanismos de retroinformación o control ?
5. Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda.
Una vez aclarado lo anterior, se entra en materia y se comienza a trabajar de
acuerdo a lo pautado en agenda.
6. Mantenimiento del proceso y chequeo de los procedimientos.
El coordinador de la reunión debe estar atento para que la tarea no nos desvíe del
objetivo, y si esto se debe a problemas con los mecanismos o métodos de
discusión, rectificar modificar y seguir para el logro previsto inicialmente en la
reunión, según la agenda.
7. Cierre formal y próximos pasos:
La reunión debe concluir con una breve exposición con el resumen de los acuerdos
y la definición de los pasos a seguir, en términos de actividades, responsables y
tiempos de ejecución. Se dará fecha tentativa de la próxima reunión.
8. Evaluación de la reunión:
Esta herramienta permite medir la productividad de las reuniones, verificar si lo
previsto se cumplió para los organizadores y los participantes.
