Control Interno de Cuentas por Cobrar

Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control. Registrar el descuento de documentos. Revisar peridicamente los pagos vencidos. El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por: Control de los pedidos de los clientes La aprobacin del crdito La entrega de mercanca La funcin del despacho La funcin de facturacin La verificacin de la factura

El manejo de cuentas control El manejo de los libros mayores de los clientes La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas la autorizacin de castigos en cuentas incobrables

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Defliese et al (2005) consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorizacin previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobacin, procesamiento y autorizacin de las operaciones de venta. De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan:

Procedimientos Administrativos:
Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentacin de las cuentas por cobrar.

- Las polticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideracin el establecimiento de giles sistemas de cobranza.

- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.

- Las notas de crdito siempre deben estar apoyadas por la documentacin correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.

- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de slidas polticas escritas.

-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos. Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos: - Establecer el principio de separacin de funciones, en especial las labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepcin del efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el rea de ingresos no intervengan en las labores de elaboracin de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorizacin de notas de crdito y documentacin soporte, aprobacin de rebajas y devoluciones en ventas,

preparacin, comprobacin de los registros en el diario general, Intervencin en el registro final, es decir, el libro mayor. En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al rea de cobranza, pueden mencionarse:

- El departamento de ventas es el encargado de la aprobacin de las condiciones de la venta y de crditos para lo referente al riesgo de la misma.

- El departamento de facturacin debe ser independiente del de despachos y del registro en las cuentas de los clientes. - Se procurar que las facturas estn prenumeradas. Una persona diferente a la que prepar las facturas las chequear con las condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros. De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos administrativos dirigidos a las cuentas por cobrar estn dirigidos a regular y controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas desde el momento en que se establecen las polticas de crdito, se genera la venta del bien o prestacin del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos.

Procedimientos Contables:

Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana (2001) considera: - Cualquier gravamen o condicin que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los estados financieros.

- Cualquier cancelacin de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentacin soporte.

- Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administracin; adems, se debe tratar de que cubran los requisitos de deducibilidad fiscal.

Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como procedimientos contables los siguientes:

- Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.

- Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y chequeados peridicamente.

- Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.

En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relacin de facturas entregadas al cobrador, el cual la firmar y se quedar con una copia.

El cobrador diariamente relacionar las facturas cobradas y entregar su monto al cajero, firmar dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregar al departamento de cobranzas; el cual enviar al de contabilidad una copia de la relacin de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes. Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la correspondiente nota de abono le acreditar en la cuenta del cliente.

En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crdito hasta la cancelacin del servicio por parte del

cliente. Al mismo tiempo, stos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la informacin registrada, generando informacin financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organizacin como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.