TEMA N 6
PLAN DE LIBROS PLAN DE FORMULARIOS
Prof. Lenin Valeri Prof. Mara Silguero
Mrida, 2010
CONTENIDO
Prof. Lenin C. Valeri R. Prof. Mara A. Silguero M
PLAN DE LIBROS
Los Sistema de Contabilidad, por muy pequeos que sean debe contar con un sistema de registros los cuales van a permitir el adecuado almacenamiento de informacin organizada de una forma organizada, completa, oportuna y exacta. Este plan, como cualquier otro, siempre debe estar regido por las leyes vigentes que regulan la contabilidad en los diferentes pases.
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LOS LIBROS DE CONTABILIDAD OBJETO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD BASAMENTO LEGAL (VENEZOLANO)
Cdigo de comercio Cdigo orgnico tributario Ley de impuesto sobre la renta Leyes especiales
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LIBROS QUE SE DISEAN EN UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
* Nuevas exigencias
Libros Obligatorios
LIBROS ART ARTCULO DEL CDIGO DE COMERCIO Inventario Socios Accionistas Art Artculo 32 Art Artculo 328 Art Artculo 260
Diario Actas de la asamblea Actas de asamblea
Mayor Actas de la junta de administradores Actas de la junta directiva
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Libros auxiliares
ART ARTCULO DEL CDIGO C DE COMERCIO
LIBROS De ventas De compras De caja De nmina De Efectos por cobrar De efectos por pagar De gastos de administracin y ventas De cuentas por cobrar y pagar
Art Artculo 32
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NORMAS QUE LEGISLAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN VENEZUELA
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CDIGO DE COMERCIO
N DE ARTCULO ART Artculo 32 Artculo 33 Artculo 36 Artculo 37 Artculo 38 y 39 Artculo 40 y 41 Artculo 42 Artculo 43 Artculo 44 NORMA Libros de contabilidad Habilitacin de libros Prohibiciones en los libros Asientos de correccin Valor probatorio de libros Prohibicin de revisin Exhibicin parcial de los libros Negativa a exhibir los libros Conservacin de libros
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CDIGO ORGNICO TRIBUTARIO
N DE ARTCULO ART NORMA Doble contabilidad Multa Intervencin de los libros Obligacin de llevar libros Exhibicin obligatoria de los libros Incautacin de libros
Artculo 94 Artculo 106 Artculo 112 Artculo 126 Artculo 112 Y 169 Artculo 112
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LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
N DE ARTCULO ART NORMA
Artculo 82
Contabilidad obligada
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
N DE ARTCULO ART NORMA
Artculo 82
Contabilidad obligada
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1 3 4 4.a 4.b 5
2 6
Libro Diario
RIF de la empresa NIT de la empresa Fecha a. N b. asiento c. explicacin Dbitos Crditos Van Total Dbitos
4.c
Total Crditos
7 8 9
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1 4
3 5 6 7
2 8 1
Libro Mayor
RIF de la empresa NIT de la empresa Nombre de la Cta Fecha de Transacc. Descripcin Dbitos Crditos Saldo
2 3 4
5 6 7 8
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Habilitacin de los Libros
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El nmero y clases de libros a disear depende de:
LA NATURALEZA DEL NEGOCIO. EL VOLUMEN DE LAS TRANSACCIONES. EL TIPO DE OPERACIONES. LA INFORMACIN QUE SE DESEA OBTENER. EL MTODO DE CONTABILIZACIN.
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LIBROS QUE SE DISEAN NORMALMENTE EN UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
LIBROS PRINCIPALES
LIBROS AUXILIARES
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LIBROS PRINCIPALES
ART. 32 DEL COMERCIO CDIGO DE 1. DIARIO GENERAL. 2. LIBRO MAYOR. 3. LIBRO DE INVENTARIO.
DE ACTAS DE PARA LAS SOCIEDADES DE 1. LIBRO ASAMBLEA. RESPONSABILIDAD LIMITADA SEGN ART. 328 DEL CDIGO 2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DE COMERCIO DE ADMINISTRADORES. 3. LIBRO DE SOCIOS. PARA LAS SOCIEDADES 1. LIBRO DE ACTAS DE ANNIMAS SEGN ART. 260 ASAMBLEA. DEL CDIGO DE COMERCIO 2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA. 3. LIBRO DE ACCIONISTAS. 4. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DE ADMINISTRADORES.
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LIBROS AUXILIARES
DE VENTAS. DE COMPRAS. DE CAJA. DE NMINA. DE EFECTOS POR COBRAR Y POR PAGAR. DE GASTOS DE ADMINISTRACIN Y DE VENTAS. DE CUENTAS POR PAGAR Y POR COBRAR.
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NORMAS QUE LEGISLAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
CDIGO DE COMERCIO
CDIGO ORGNICO TRIBUTARIO
LEY DE ISLR.
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Logotipo de la empresa
Nombre
Pgina Captulo
Manual de sistema de contabilidad general Materia : plan de libros Asuntos: Libro diario
FECHA (1) (2) (3)
DESCRIPCION
REF.
DEBE
HABER
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado Por:
Vigente desde:
Sustituye a:
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Logotipo de la empresa
Nombre Manual de sistema de contabilidad general
Pgina Captulo
Materia : plan de libro FECHA (2) (3) (4) (5) (6) DESCRIPCION
Asuntos: libro mayor Cuenta ______(1) REF DEBE HABER SALD O
(7)
(8)
(9)
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Autorizado Por:
Vigente desde:
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Logotipo de la empresa
Nombre
Pgina Captulo
Manual de sistema de contabilidad general Materia : plan de libros COMPRAS: Da (1) Proveedor (2) No de factura (3) RIF (4) Asuntos: libro auxiliar de egreso AO: Saldo (5)
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Autorizado Por:
Vigente desde:
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS COMPUTARIZADOS
El reporte que arroje el sistema computarizado denominado Diario general Computarizado se convertir en un libro resumen y a la par deber llevarse en forma manual el Libro Diario. El Libro Mayor encuadernado, puede ser sustituido por los reportes que genera el sistema, los cuales se pueden empastar y foliar, pero siempre es recomendable, al igual que en el caso anterior, llevar en forma manual dicho libro.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS COMPUTARIZADOS
El Libro de Inventarios y Balances, se trata de acuerdo al Cdigo de Comercio. Los Libros Auxiliares, se podrn llevar tantos libros como se consideren convenientes de acuerdo a las caractersticas de la empresa y su razn social.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS COMPUTARIZADOS
La conservacin de los reportes computarizados, al igual que los documentos probatorios como comprobantes de las operaciones realizadas debern ceirse a las normas establecidas en el Cdigo de Comercio. En toda clase de libros, el rayado y uso de los mismos estar determinado por el MTODO de registro o contabilizacin:
MANUAL MECANIZADO O COMPUTARIZADO
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PLAN DE FORMAS O FORMULARIOS
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Son los registros inmediatos de los detalles de cada transaccin sirviendo de documento probatorio o soporte contable. Las formas contables y administrativas destacan como un medio fsico de transmisin de datos y al mismo tiempo constituyen una herramienta esencial para producir:
Una accin coordinada. La memoria de dicha accin. El reporte del resultado obtenido.
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OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS O FORMAS
Servir de documentos probatorios o de soporte de las operaciones realizadas. Registrar la informacin de las operaciones y dems hechos contables en su fase inicial para su posterior registro en los libros. Estandarizar el registro inicial de las operaciones y dems hechos contables. Permitir la rotacin del personal sin causar interrupciones al sistema.
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ZONAS O CAMPOS DE DATOS DE UN FORMULARIO
IDENTIFICACIN:
Membrete de la organizacin, ttulo y del formulario, RIF, NIT. nmero
INSTRUCCIONES:
Como llenar el formulario. Como distribuir las copias, una vez lleno el formulario.
INTRODUCCIN:
Consiste en los datos que preparan la accin o el acto que tendr lugar. Sealan la persona a quien se dirige, cuando y donde tendr lugar la accin, entre otros.
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ZONAS O CAMPOS DE DATOS DE UN FORMULARIO
EL CUERPO. LA CONCLUSIN:
Comprende las firmas, las aprobaciones y otros datos finales que tienen por objetos dar validez al material del cuerpo.
LUGAR Y FECHA. CONTROL DE CONTABILIZACIN:
Operaciones que generan asientos contables.
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CONTENIDO DE UN COMPROBANTE DE INGRESO
Identificacin de la empresa. Identificacin del comprobante. Nombre de quien la empresa le cobra. Cantidad en letras y nmeros del monto recibido. Motivo del ingreso. Condiciones de pago Conformidad de la empresa Fecha del ingreso.
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MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
Comprobante de Asunto: Efectivo Ingreso PAMOR. CA COMPROBANTE DE INGRESO Av. Universidad N_________ Rif. 013050-J NIT. 000654321 013050Hemos recibido de_____________ la cantidad de_________ por concepto de_________. Forma de pago E. Ch. Recib conforme__________________. C.I__________________. Fecha ____/___/___/ Tarj. Tarj. Plan de Formas
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Captulo VIII Plan de Formas
Factura De Venta
La factura de venta es un documento que le va a permitir a los gerentes o administradores tener un control sobre las ventas de la empresa adems de cumplir con los deberes formales exigidos por el SENIAT al proceder a su llenado de manera correcta tal y como se describe en al lamina anterior. Por cada venta realizada se deber otorgar la respectiva factura al cliente dndole la parte original y la copia quedar y le servir a la empresa como comprobante de venta.
Elaborado Por: Fecha:
Revisado Por: Fecha:
Aprobado Por: Fecha:
Vigencia :De: Hasta
Captulo VIII Plan de Formas
Formato De Factura
FACTURA / CONTROL N 000001
MERICUEROS C.A.
RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230 Direccin: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local N 3, Municipio Libertador, Mrida, Edo. Mrida. Telf: 0416-1150124
LUGAR
DIA
MES
AO
1 3 7 8 5
Nombre o Razn Social: ____________________________________________________________________________________________________
Forma de Pago: Efectivo Cheque ______________________________ Cdigo Descripcin
Direccin
Fiscal:
________________________________________________________________
Visa
RIF N __________________________________ _____________________________________
Master Card Cantidad
NIT
Rep.
Legal: Telf:
10
11
12
_______________________________
Precio Unitario
Total Bs.
13
Total Gravable I.V.A._______% Total Factura
14 15 16 17
DESPACHADO POR
18
RECIBI CONFORME
CONDICIONES DE VENTA
19
1.Una vez que el cliente reciba la mercanca, sern por su propia cuenta y riesgo todas las incidencias sobre las mismas. 2.Si su cheque es devuelto administrativos de cobranza. cobraremos 5% por gastos
ESTE DOCUMENTO VA SIN ENMIENDA NI TACHADURA
3.Exija su factura original al momento de cancelar. 4.Se elije como domicilio especial efectos legales de esta factura. la ciudad de Mrida para
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Vigencia :De: Hasta
Captulo VIII Plan de Formas
Explicacin De Llenado De La Factura
1. Se deber colocar el nombre de la ciudad donde se emiti la factura. 2. Fecha de emisin de Factura, especificando el da, mes y ao. 3. En caso de ser persona natural nombre y apellido, si es persona jurdica el nombre de la empresa, especificando su forma legal; es decir si es S.R.L., C.A., S.A. o Firma Personal. 4. Direccin o domicilio fiscal de la persona o empresa en cuestin. 5. Nombre del representante legal de la empresa, si es el caso. 6. Registro de Informacin Fiscal de la persona o empresa. 7. Nmero de Informacin Tributaria de las personas jurdicas. 8. Numero de telfono. 9. Se debe especificar si la cancelacin por parte del cliente se har en efectivo, mediante cheque o pago con tarjeta; para lo cual deber colocar una X en el cuadro respectivo.
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Captulo VIII Plan de Formas
Explicacin De Llenado De La Factura
10. Cdigo de la mercanca objeto de venta. 11. Descripcin o nombre de la mercanca objeto de venta. 12. Cantidad de mercanca vendida en unidades. 13. Precio Unitario de la Mercanca. 14. Precio total antes de la deduccin del I.V.A. 15. Total Gravable antes de la deduccin del I.V.A. 16. Aplicacin del porcentaje del I.V.A. vigente para el momento. 17. Total a pagar 18. Firma del Despachador de la mercanca 19. Firma de la persona de la persona que recibe la mercanca comprada.
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Captulo VIII Plan de Formas
Orden De Pedido
1. La empresa MERICUEROS C.A. realizar sus pedidos a travs de una orden de pedido de la distribuidora principal . Dicha orden se enviar por fax la cual contendr lugar y fecha, cdigo de las mercancas, descripcin y cantidad a solicitar. 2. Una vez que la distribuidora haya recibido la orden de pedido y lo enve, la orden de pedido vendr junto con la factura, para de esta manera verificar si lo que se pidi lleg a su destino.
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Vigencia :De: Hasta
Captulo VIII Plan de Formas
FORMATO ORDEN DE PEDIDO
ORDEN DE PEDIDO
DISTRIBUIDORA NEW YORK C.A.
RIF: J-30575757-7 / NIT: 0090164309 Direccin: 2da Avenida San Jos, Pasaje 11, Edificio Chipre, Piso 1, Local N 1-3, Maracay, Edo. Aragua. Telf: 0416-2749950
ORDEN DE PEDIDO N 001500 LUGAR DIA MES AO
Nombre o Razn ____________________________________________________________________________________________________ Direccin Fiscal: ________________________________________________________________
Social:
Cdigo
Descripcin del Producto
Cantidad
Precio Unitario
Total Bs.
TOTAL BS.
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Captulo VIII Plan de Formas
Explicacin De Llenado De La Orden De Pedido
1.Para el llenado de la orden de pedido que MERICUEROS C.A, enviar a la distribuidora principal , la persona deber colocar en el espacio signado con el nmero 1 el lugar y en los cuadros que tienen el nmero 2 la fecha. 2. En el cuadro signado con el nmero 3 el nombre o en este caso MERICUIEROS C.A, en el nmero 4 la direccin fiscal, el cdigo de la mercanca a pedir en el nmero 5, en el nmero 6 la descripcin de la mercanca y en el 7 la cantidad a pedir. Finalmente deber enviar el pedido por fax.
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Captulo VIII Plan de Formas
Recibo de Egreso
Principalmente es usado para registrar la cancelacin de sueldos y salarios a los empleados de manera que el recibo original le queda a la empresa como constancia de que el empleado ha recibido el pago, en tanto que la copia quedar en manos del empleado. Tambin los recibos de egresos sirven para justificar otro tipo de gastos que la empresa en su momento requiera.
Elaborado Por: Fecha:
Revisado Por: Fecha:
Aprobado Por: Fecha:
Vigencia :De: Hasta
Captulo VIII Plan de Formas
FORMATO DE RECIBO DE EGRESO
Recibo de Egreso N 00010
MERICUEROS C.A.
RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230 Direccin: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local N 3, Municipio Libertador, Mrida, Edo. Mrida. Telf: 0416-1150124
LUGAR
DIA
MES
AO
1
Por Bs.
2 3
Hemos pagado a: __________________________________________________________________________ _
4 6
La cantidad de: _________________________________________________________________, Bolvares
10
Por concepto de: __________________________________________________________________________ ______________________ __ C.I. _________________________________ __________________________________________________________________________ Recib Conforme ____________________
11
12
Efectivo __________________________
Cheque N ___________________ Elaborado Por: Fecha: Revisado Por: Fecha:
Banco Vigencia :De: Hasta
Aprobado Por: Fecha:
Captulo VIII Plan de Formas
Explicacin de Llenado de Recibo de Egreso
1.Nombre de la ciudad 2.Fecha 3.Cantidad de Bolvares en nmero 4.Nombre de la persona a quin va dirigido el pago 5.Cantidad de Bolvares escrita 6.Motivo por el cul se realiza el pago 7.Si el pago se realiza en efectivo marcar con una X el cuadro. 8.Si el pago se realiza con cheque marcar con una X el cuadro 9.El nmero de cheque 10.Entidad bancaria a la cul pertenece el cheque0. 11.Nmero de cedula de identidad de la persona que recibe el pago 12.Firma de la persona que recibe el pago
Elaborado Por: Fecha: Revisado Por: Fecha: Aprobado Por: Fecha: Vigencia :De: Hasta
CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS 1.- SU PRESENTACIN: 1.1.- SIMPLES: estn representados por una sola forma. No poseen formas anexas. 1.2.- COMPUESTOS: Poseen mas de una hoja, elaborado bajo un formato predefinido.
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CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS
2.- SU UTILIDAD: 2.1.- PARA ORIGINAR UNA ACCIN: Inician PROCEDIMIENTO DE UN GRUPO DE TAREAS CON CIERTO OBJETIVO. 2.2.- PARA REGISTRAR UNA ACCIN: Guardan informacin que luego puede ser requerida. 2.3.- PARA INFORMAR RESULTADOS: Muestran cifras o anlisis de procesos.
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CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS
3.- SU ELABORACIN: 3.1.- MANUALES. 3.2.- SEMIMECANIZADOS. 3.3.- MECANIZADOS.
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