UNIDAD V: PLANIFICACIÓN
5.1 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
La planificación es un proceso continuo que refleja los
cambios del ambiente en torno a cada organización y
busca adaptarse a ellos.
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el
protector y el afirmativo .
El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción
administrativa determinada.
El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito
organizacional
Los miembros de la
organización desempeñen
actividades y tomen decisiones
congruentes con los objetivos y
procedimientos escogidos, ya
que enfoca la atención de los
empleados sobre los objetivos
La organización que generan resultados. Pueda controlarse el logro de
obtenga y los objetivos organizacionales.
Asimismo, ayuda a fijar
aplique los prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas
recursos para de la organización, ayuda a
tratar los problemas de cambios
lograr los en el entorno externo, entre
objetivos. otros aspectos.
Además
los planes
son la
guía para
que:
5.2 DIAGRAMAS PERT/CPM
PERT/CPM
Método del tiempo estimado
(CPM): La duración de una Método del tiempo esperado
actividad es la más probable (PERT): Determinación
de duración. Tiempo que se probabilística de los tiempos
emplearía en condiciones esperados (Te), en función de
normales (m). Situación los siguientes tiempos:
determinista.
5.2.1 TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN
DE TAREAS
La programación consiste por lo
tanto en fijar, de modo
aproximado, los instantes de inicio
y terminación de cada actividad.
Algunas actividades pueden tener
holgura y otras son las actividades
críticas (fijas en el tiempo).
Pasos:: Resultados:
Construir un
diagrama de tiempos Disponer de un
(instantes de diagrama de
comienzo y holgura tiempos.
de las actividades).
Conocer actividades
Establecer los
críticas y determinar
tiempos de cada
la necesidad de
actividad.
recursos.
Analizar los costes
del proyecto y
ajustar las holguras
(proyecto de coste
mínimo).
Para comenzar la
programación,
Diagrama de red
del proyecto
(PDM, ADM).
Estimación de
duración de
actividades.
Recursos
asignados a las
actividades
Limitaciones,
como fechas fijas
para resultados o
fases del proyecto.
5.2.2 MANEJO DE HOLGURAS
La holgura de una actividad es el margen suplementario de tiempo que tenemos para determinar
esa actividad. Las actividades críticas no tienen holgura.
Holgura de un suceso “Hs”:
Hs = MAC del suceso – MIC del suceso
Holgura total de una actividad “Ht”:
Ht = MAC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea
Margen suplementario de tiempo de esa actividad sin que se altere el MIC de ninguna actividad
crítica.
Holgura libre de una “Hi”:
HI = MIC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea
Margen suplementario de tiempo para esa actividad sin que se altere el MIC de cualquier
actividad.
Holgura independiente “Hi”:
Hi = MIC del s.p. – MAC del s.a. – duración tarea
Margen suplementario de tiempo que existe en una actividad si las actividades precedentes
terminaran lo más tarde posible, y las actividades posteriores empezaran lo antes posible.
5.2.4 MANEJO DE RECURSOS
Programación
con recursos
limitados
MANEJO
DE
RECURSOS
Minimización
de costes
Programación de duración
mínima sin tener en cuenta los
[Link] estudia si moviendo las
actividades no críticas dentro del
margen que representan sus holguras,
se puede conseguir el objetivo
perseguido en relación con los
[Link] no es posible, aplicar
alguna de las técnicas para programar
bajo limitación de recursos.
Hacer variaciones en el grafo: Hacer actividades
en paralelo, con lo que se reducen los costes.
Variar los recursos asignados: Los costes que
representan las actividades son costes directos; si
se consigue alargarlas, se reducen sus costes.
5.3 GRÁFICAS DE GANTT
Un diagrama es una barra
horizontal que muestra
gráficamente la relación del Para crear un diagrama de Gantt,
tiempo entre los pasos en un enumere los pasos necesarios para
proyecto completar un proyecto y la
estimación del tiempo requerido
para cada tiempo
Para crear un diagrama de Gantt,
enumere los pasos necesarios
para completar un proyecto y la
estimación del tiempo requerido
para cada tiempo
5.4 ESPECIFICAIÓN DE TAREAS
La estructura de la lista de
tareas determina el nivel de
detalle del plan del proyecto. Si
sólo incluye las fases del
proyecto y cada una cubre un
período de tiempo largo, el plan
será una vista esquemática del
proyecto. Si incluye hasta las
más pequeñas fracciones de
trabajo, el plan será muy
detallado. Casi siempre buscará
un equilibrio entre estos dos
extremos.
Normalmente, es buena
idea especificar las tareas
Por razones prácticas,
Una tarea bien definida es en el orden en el que se
las tareas deben durar espera comenzar a
aquélla que tiene un inicio y
un día como mínimo. trabajar en ellas. No
un fin claros, lo que permite
En los proyectos a obstante, algunos
al jefe de proyecto determinar
largo plazo, las tareas proyectos pueden exigir
con facilidad cuándo está que se agrupen tareas
suelen durar más. En
completa dicha tarea. similares o que se haga
los proyectos a corto
Cuando realice tareas, tenga según el tipo de recurso
plazo, su duración suele
en cuenta lo siguiente: que va a trabajar en ellas.
ser menor. De esta forma se crean
fases para el proyecto
Si su organización suele
organizar el trabajo en ciertas
categorías, puede agrupar el
trabajo según esas categorías.
Tenga en cuenta que si agrupa
tareas, posteriormente no podrá
elaborar un esquema con ellas,
ya que la agrupación de tareas
constituye otro tipo de
esquema.
5.5 ORGANIZACIÓN DE TAREAS Y
DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES
Existen cinco razones para organizar su proyecto en
paquetes de trabajo más pequeños o tareas:
Cuando se divide el trabajo en tareas, uno puede poner el trabajo del
proyecto en la secuencia más lógica para su conclusión. Esto puede ayudarlo
a determinar el mejor calendario para su proyecto. Al integrar los elementos
relacionados en unidades llamadas tareas, es mucho más fácil ver como se
acomodan las cosas en un proyecto, cuánto trabajo se duplica y en qué forma
una tarea puede interferir con otra sino se realiza a tiempo.
Las tareas son una forma de organizar proyecto en módulos que puedan ser
segmentos manejables. De esta manera, el seguimiento del avance de las
tareas es una forma de evaluar y controlar el trabajo que se lleva a cabo en un
proyecto.
Al dividir el trabajo en tareas, uno puede determinar las habilidades que se
requieren para terminar un proyecto y calcular cuanta gente se requiere para
un trabajo.
Las tareas le permiten a uno comunicar a otros miembros del equipo, sin
necesidad de entrar en detalle, que trabajo necesita hacerse. Una lista de
tareas también puede emplearse para negociar los cambios necesarios en las
secuencias de trabajo durante el proyecto.
• Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto. 6
• Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los 5
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.
• Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos laborables que serán 4
necesarios para completar cada actividad del cronograma
• Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para 3
realizar cada actividad del cronograma.
• Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las 2
actividades del cronograma.
• Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma que deben ser 1
realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto.
5.6 ESTIMACIÓN DE TIEMPOS
5.7 ESTIMACIÓN DE ESFUERZOS
A continuación algunas recomendaciones para realizar la estimación del
esfuerzo del proyecto.
•No dar una estimación sin antes haber analizado tranquilamente todo el trabajo que
implica.
•Incluye en tu plan tiempo para realizar la estimación.
•Usa datos de proyectos anteriores.
•Estimación por consenso
•Asigna niveles de complejidad a los casos de uso y asócialos con tiempos de acuerdo
a tu experiencia (complejo, medio y simple)
•Granularía al máximo nivel de detalle tus actividades del plan
•No omitas tareas necesarias, básate en las plantillas de plan o en planes anteriores de
proyectos exitosos
•Confirma tu estimación con la opinión de otras personas o comparándola contra
alguna técnica como serían Puntos de Función o Puntos de Casos de Uso
•Cuantifica el impacto que podrían tener los riesgos de tu proyecto
5.8 CÁLCULO DE COSTOS
La estimación de costes de una actividad es una evaluación cuantitativa de
los costes probables de los recursos necesarios para completar las
actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede
presentarse en forma de resumen o en detalle.
principales técnicas Los costos del
utilizadas para la proyecto se dividen en
estimación de costes: cinco rubros:
1. Estimación
Mano de obra
por analogía.
Determinación
de Tarifas de
Materiales
Costes de
Recursos
Proveedores,
Estimación
consultores y
Ascendente
asesores
Alquiler de
Estimación
equipos e
Paramétrica
instalaciones
Software de Viajes,
Gestión de alojamiento,
Proyectos alimentos
Análisis de
Propuestas para
Licitaciones
5.9 PLAN GENERAL DEL PROYECTO Y
PLANES DE TRABAJO INDIVIDUALES
es el documento que
organiza y resume las
tareas que se requieren
para completar el
proyecto. Cada plan de
trabajo comienza con un
resumen de tareas e hitos
del proyecto. Un plan de
trabajo puede ser tan
sencillo como una lista
de tareas en secuencia
• Organizar las tareas relacionadas en hitos lógicos. 6
• Comunicar el trabajo que debe hacerse en forma clara, para que los miembros del 5
equipo comprendan sus asignaciones y responsabilidades para terminar el proyecto.
• Identificar los recursos necesarios para terminar cada tarea, de modo que se pueda
elaborar un presupuesto.
4
• Identificar las tareas que deben asignarse a varios miembros del equipo. 3
• Organizar las tareas en el orden más lógico, de modo que las tareas puedan programarse 2
de manera eficiente.
• Identificar las tareas principales del proyecto, de modo que todo el trabajo que necesite 1
hacerse se identifique con claridad.
Pasos para elaborar un plan de trabajo:
Definir el trabajo como tareas independientes que pueden ser puestas en orden,
asignadas, calendarizadas y supervisadas.
Definir las tareas con nivel de detalle adecuado para la duración y complejidad del
proyecto.
Integrar las tareas en un sistema total con un principio y un fin. Esto puede incluir
de tareas en hitos (subproyectos).
Presentar el orden o secuencia de tareas en una forma que pueda comunicarse con
facilidad a la gente que participa en el proyecto.
Verificar que la terminación de la tareas de cómo resulta el logro de todas la metas
y objetivos del proyecto.
