Microsoft Project
Antes de empezar a utilizar Microsoft Project, creo conviente tener en cuenta las siguientes
condicionesiniciales antes de abordar cualquier proyecto.
¿Cuántas personas se requerirá para hacer el proyecto?
¿El presupuesto es muy ajustado?
¿Hay tareas que dependen de la realización de otras?
¿Hay tareas que se pueden hacer en paralelo?
¿Con qué restricciones nos podemos encontrar para la realización del proyecto?
Hay que identificar costes, fechas límites, qué personas son las que aprobarán el
proyecto.
Y por supuesto el objetivo
Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyetos. Suponemos que ya se
tienen nocionessobre la gestión de proyectos.
Con este tutorial pretendo que el lector aprenda a crear un plan, realizar elseguimiento del
proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.
Fases del Proyecto
Iniciar el Proyecto
En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados
en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los
recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el
proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros
departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores
de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas
necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia )
de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso
de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del
presupuestos y de los costos del proyecto.
Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los
hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.
Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y
obtenemos una pantalla como la siguiente:
Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente
pantalla:
Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como
vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar.
Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente
pudiéramos necesitar.
Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos
cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc..
podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas ->
Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:
Hasta aquí ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas
necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo
establecido.
Creación de una tarea
Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos:
Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”.
En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla
TAB.
Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses,
semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter
Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una
nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y
escribimos la información en al cuadro de notas.
Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del
proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la
tarea y en el campo duración escribimos 0d.
Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente,
seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con
teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular
Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para
seleccionarlas.
Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el
orden.
Asignación de recursos y costes
Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo
realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o
controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.
Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se
consume durante el proyecto).
Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.
En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.
En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos
a tener.
Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).
Si queremos asignar grupos de usuarios,debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un
grupo.
En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán
el coste al proyecto.
Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menún “Proyecto -> Información del
proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.
