SOPORTES DE
CONTABILIDAD
INTRODUCCION
Todas las operaciones económicas que
realizan las empresas deben ser registradas en
los libros de contabilidad, pero a su vez para
que cada uno de estos registros sean
justificables deben soportarse con los
documentos pertinentes para cada una de
ellas.
SOPORTES CONTABLES
Los documentos comerciales sirven de
soportes de la contabilidad.
Son los documentos que dan cuenta de las
operaciones comerciales de una empresa.
Sirven de base para registrar las
operaciones contables de una empresa.
Se archivan en orden cronológico, para su
fácil verificación.
SOPORTES CONTABLES
Los hechos económicos deben documentarse
mediante soportes, de origen interno o
externo, debidamente fechados y autorizados
por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivo.
Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa exijan.
CLASIFICACION
Soportes de Contabilidad Externos
Soportes de Contabilidad Internos
CONTENIDO DE LOS SOPORTES
CONTABLES
Nombre o razón social de la empresa que lo
emite.
Nombre, numero y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
SOPORTES EXTERNOS
RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan
los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa.
El original se entrega al cliente y las copias se
archivan así: una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Generalmente es un soporte de abonos
parciales o totales de clientes- Ventas
RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA
Es un comprobante que elaboran los bancos
y entregan a los cuentahabientes para que lo
diligencien al consignar.
El original queda en el banco y una copia con
el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora.
Por lo general hay dos formatos: uno para
consignar efectivo y cheques locales y otro para
cheques de otras plazas.
COMPROBANTE DEPOSITO Y
RETIRO DE CTA DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro, han diseñado
unas libretas para su deposito o retiro de las
cuentas de ahorro.
Estos soportes tienen dos opciones para elegir
solo una deposito en efectivo y retiro según la
cuantía del cliente.
CHEQUE
Es un título valor por medio del cual una
persona llamada girador, que posee una
cuenta bancaria, ordena a un banco llamado
girado, que pague una determinada suma de
dinero a la orden de un tercero, llamado
beneficiario.
COMPROBANTE DE EGRESO
Recibe también el nombre de orden de pago.
Es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero
por medio de un cheque.
Por lo general se elabora en duplicado: el
original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
RECIBO DE CAJA MENOR Y
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Para cuantías mínimas que no justifican el giro
de un cheque, las empresas establecen un
fondo denominado “caja menor”, que por lo
general va de $500.000 a $1.000.000, de
acuerdo con las necesidades de la empresa.
El recibo de caja menor es un soporte de los
gastos pagados en efectivo.
LETRA DE CAMBIO
• Es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada girador a otra llamada
girado, para que pague a la orden o al
portador cierta suma de dinero, en una fecha
determinada.
• Tiene, pues el carácter de documento
negociable o título valor.
• Garantías de pagos de compras y ventas.
PAGARE
Es un titulo valor mediante el cual una
persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada.
Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.
NOTA DEBITO
Se utiliza para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión
o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por la financiación o por mora en el pago
de sus obligaciones.
Se prepara en original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad
NOTA CREDITO
Se utiliza cuando la empresa concede
descuentos y rebajas no liquidadas en la
factura, o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las
mercancías.
Se prepara en original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
FACTURA DE VENTA AL CONTADO
Contiene la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos
que se causen y las condiciones de pago.
Se elabora en original y dos copias, el original
se entrega al cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
REQUISITOS DE LA FACTURA
• Factura de venta- preinmpreso.
• Numeración en orden consecutivo- preimpreso
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien
preste el servicio- preimpreso.
• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de bienes o
servicios.
• Fecha de expedición.
• Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura-
preimpreso.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
DOCUMENTOS EQUIVALENTE A
FACTURAS
• Los tiquetes de maquinas registradoras
• Los boletos de ingresos a espectáculos
• Los tiquetes de transporte
• Los recibos de pago de matriculas y pensiones –
Establecimientos educativos
• Pólizas de seguros, Títulos de capitalización
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias,
fondos de pensiones y cesantías.
• Facturas electrónicas.
QUIENES NO FACTURAN
• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados
en relación con las operaciones financieras que realicen.
• Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del
petróleo, en lo referente a estos productos.
• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta
actividad.
• Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios.
• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico
urbano o metropolitano de pasajeros.
SOPORTES INTERNOS
NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de
registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los
asientos de corrección, ajustes y cierre.
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
• Es un documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación
en el cual se indica el número, la fecha, el origen,
la descripción, y la cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento.
• En este documento se asientan en forma
ordenada y resumida las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
• Puede hacerse por semanas, décadas, quincenas
y máximo cada mes.
TALLER EN CASA
Investigar sobre los aspectos legales de los
libros de Contabilidad. - Código de comercio.
Prohibiciones legales en los libros de
contabilidad.
Haga una relación de los principales libros que
se registran en una empresa.
