SISTEMA DE ROL DE PAGOS
INTRODUCCION
El Sistema de Roles de Pago ha sido diseado con una interfaz grfica para trabajar en
Windows 95, Windows 98 o Windows 2000 y esta orientado a las Direcciones
Provinciales de Educacin del Ecuador. El sistema se lo ha realizado pensando en las
necesidades manifestadas por los jefes financieros de dichas instituciones.
Requerimientos del Sistema:
PC Microprocesador 486DX a 66Mhz como mnimo recomendable Pentium o
superior.
Memoria RAM 16 MB como mnimo se recomienda 32 MB
Sistema Operativo Windows 95 o superior
Espacio disponible en disco de 80MB
Unidad CD-ROM
Monitor VGA recomendable SVGA
Mouse
Este manual esta destinado a los usuarios encargados de ingresar los datos y realizar
reportes o consultas sobre los roles de pagos.
El manual describe en el Captulo 1 COMO TRABAJAR EN EL SISTEMA con las
ventanas y objetos que se presentan en las diferentes opciones del sistema.
El Captulo 2 ARCHIVO. Presenta opciones para crear un nuevo rol, abrir un rol
existente, copiar archivos, cambiar claves y salir del sistema.
El Captulo 3 DATOS. Trata todas las opciones de men que permite ingresar datos
como tabla de categoras, tabla de sobre dcima, constantes, lista de descuentos, etc.
El Captulo 4 PROCESOS. Permite realizar todos los procesos requeridos para el rol de
pagos como: ingresar descuentos, procesar rol, numerar cheques, etc.
El Captulo 5 REPORTES. Se refiere a la impresin y previsualizacin de todos los
informes escritos del sistema.
El Captulo 6 OPCIONES. Permite importar y exportar descuentos como tambin
configurar y reindexar las tablas del sistema.
El Captulo 7 AYUDA. Presenta algunas herramientas de ayuda al usuario como:
agenda, calculadora, transformacin, gua telefnica, etc.
1. TRABAJANDO CON EL SISTEMA
En este captulo se introducen todos los conceptos y trminos que Ud. necesita conocer
para poder trabajar con el sistema. Una vez que lo haya ledo, Ud. ser capaz de
ingresar, salir de l, acceder al men principal, activar botones, elegir opciones de
mens, moverse entre objetos y ventanas, etc.
1.1.
Ventanas y objetos
El sistema utiliza una interfaz de usuario basada en ventanas y objetos.
Una ventana es una regin rectangular de la pantalla la cual se encuentra totalmente
definida y es claramente identificable. Como un ejemplo tenemos la ventana de la
calculadora en la Figura 1.1.
Figura 1.1
Un objeto puede ser un campo, un men, un botn, una casilla de verificacin, etc.
Un campo es una regin de pantalla donde Ud. puede escribir algn valor solicitado
por el sistema.
Un men es una lista con varias opciones que le permite seleccin una determinada
accin.
Un botn es un rea de pantalla generalmente en alto relieve que nos permite
ejecutar alguna accin.
Ejemplo:
Botn de comando grfico.
Botn de comando con texto.
Para activarlos Ud. debe resaltarlo y presionar la tecla Enter, o simplemente dar un
click cuando el puntero del ratn se encuentre sobre el botn.
Los objetos se colocan dentro de las ventanas y guardan un cierto orden. El objeto
actual se lo distingue porque se encuentra resaltado con otro color, para moverse de un
objeto al siguiente, Ud. debe presionas TAB. Si desea regresar al objeto anterior,
presione la tecla Shift -TAB. Las teclas de cursor le permiten moverse tambin de
objeto a objeto.
1.2. Ingresar al sistema
Para ingresar al sistema busque en el Escritorio de Windows el icono con el
nombre Rol de Pagos y presione doble click sobre l.
Seguidamente aparecer una ventana en la cual deber ingresar el nombre
de usuario y contrasea, luego presionar Aceptar. (Figura 1.2)
Figura 1.2
A continuacin se le pedir que seleccione el Rol de Pagos con el que desea trabajar.
(Figura 1.3)
Figura 1.3
1.3.
El men principal
El sistema posee un men principal (Figura 1.4.) en la parte superior, del cual Ud.
puede escoger las opciones que necesite para desarrollar su trabajo. Para accesar al
men debe presionar la tecla F10 o la tecla Alt.
Figura 1.4
1.4. Salida del sistema
Para salir del sistema escoja "Archivo" del men principal y utilice la opcin "Salir".
1.5.
Botones de comando
Permiten navegar a travs de los datos, aadir, modificar, guardar o cancelar registros,
moverse, etc. Si sealamos con el mouse a un botn un mensaje nos indicar que
realiza. (Figura 1.5)
Figura 1.5
Los datos se encuentran organizados en una tabla donde cada fila de la tabla se le
denomina registro y cada columna campo. Un registro almacena todos los datos
correspondientes a una entidad. Por ejemplo, un registro puede contener los datos
personales: apellidos, nombres, direccin, telfono, etc.
Descripcin de botones
Avanza al siguiente registro de la tabla.
Retrocede al registro anterior de la tabla.
Se ubica en el primer registro de la tabla.
Se ubica en el ltimo registro de la tabla.
Crea un nuevo registro en blanco.
Modifica el registro actual.
Guarda los cambios del registro actual.
Cancela la edicin de datos.
Elimina el registro actual.
1.6.
Visualizacin e Impresin
El botn de impresin permite enviar el contenido del reporte, ficha, listado o consulta a
una impresora, este puede tener texto o un dibujo en su superficie.
El botn de previsualizar le permite ver el reporte, ficha, listado o consulta en pantalla.
2.
2.1.
ARCHIVO
Nuevo
Permite crear un nuevo rol de pagos:
Archivo/Nuevo
Se le preguntar desea crear un nuevo rol?, deber contestar s.
Se desplegar una ventana ( Figura 2.1) en la que deber dar un click en el
botn de comando Nuevo.
Digitar los datos del nuevo rol: nombre, fecha y presionar el botn de
comando Guardar.
Por ltimo deber presionar el botn Cerrar.
Figura 2.1
2.2.
Abrir
Permite seleccionar un rol de pagos existente:
Archivo/Abrir
Se presentar una ventana (Figura 2.2) en la cual deber escoger el rol de
pagos en el que desea trabajar.
Cuando haya escogido deber presionar el botn Cerrar.
Figura 2.2
2.3.
Cambiar claves
Con esta opcin puede cambiar el nombre de usuario y contrasea para ingresar
al sistema:
Archivo/Cambiar Claves
Aparecer una ventana (Figura 2.3) donde podr aadir nuevos usuarios con
el botn de comando Nuevo o editar usuarios existentes con el botn
Modificar.
Una vez que ha realizado los cambios deber presionar el botn Guardar.
Figura 2.3
2.4.
Restaurar Personal
Los registros que han sido eliminados de Personal, van mostrarse en esta opcin
donde podr habilitar a cualquiera de estos registros:
Archivo/Restaurar Personal
Se mostrar una ventana (Figura 2.4) con la lista de personas que han sido
eliminadas del rol de pagos, Ud. podr restaurarlos dando un click al lado
izquierdo del nombre.
2.5.
Novedades
2.6.
Salir
Sale del sistema de Roles de Pago.
Figura 2.4
3.
3.1.
DATOS
Informativos
Ingresa los datos informativos de la institucin como: provincia, cantn,
parroquia, ciudad, direccin, etc. (Figura 3.1)
Figura 3.1
3.2.
Categoras
En esta opcin Ud. deber ingresar la tabla de sueldos bsicos y funcionales de
todas las categoras del magisterio en las zonas urbana y rural. (Figura 3.2)
Figura 3.2
3.3.
Sobre dcima
Para los docentes y tcnicos docentes que pasan de la dcima categora cobran
una bonificacin sobre dcima, los valores de esta bonificacin se ingresan en
una tabla para la zona urbana y otra para la zona rural. (Figura 3.3)
Figura 3.3
3.4.
Constantes
Aqu se establece todos los valores constantes del Sistema de Rol de Pagos:
bsico del magisterio urbano, rural, costo de vida, bono comisariato, etc. Los
cambios que realice a cualquier valor afectarn solamente a los clculos del rol
actual, siempre y cuando se vuelva a procesar. (Figura 3.4)
Figura 3.4
3.5.
Lista de Ingresos
El sistema est diseado para crear hasta 24 ingresos con el nombre que el
usuario disponga, en una diferente lista ya sea para el personal Docente (Figura
3.5.1), o personal Administrativo (Figura 3.5.2), o para el personal Tcnico
Docente. El listado tiene cinco campos:
Idingres.- este campo es el nmero de ingreso y es de solo lectura no podr
modificarle.
Nombre Ingreso.- Se digita la etiqueta del ingreso por ejemplo: Bsico.
Mantener.- Permite poner verdadero (S-T) o falso (N-F), segn se quiera
predeterminar un valor como ingreso a todo el personal. Ejemplo: comisariato es
un valor predeterminado para todos de $80, deberamos poner en el campo
Mantener verdadero y en el campo Valor, la cantidad $80
Valor.- Es una cantidad fija que deseamos dar como ingreso, siempre y cuando
este valor sea igual para todo el personal.
Formula.- le permite que Ud. ingrese la manera de cmo desea que los ingresos
se calculen, ya sea el caso del personal Administrativo, y el docente tiene
predeterminado el programa con el que se calcular.
Figura 3.5.1
Figura 3.5.2
3.6.
Lista descuentos
El sistema est diseado para crear hasta 20 descuentos con el nombre que el
usuario desee, en listas separadas ya sea para el personal Docente, Administrativo
o Tcnico Docente. El listado tiene cinco campos:
Id_descuento.- Este campo no puede ser modificado.
Nombre_descuento.- Se digita la etiqueta del descuento por ejemplo: Prest_Iess.
Mantener.- Permite poner verdadero (S-T) o falso (N-F), segn se quiera
descontar un valor a todo el personal. Ejemplo: supongamos que necesitamos
descontar $ 3.40 a todo el personal, deberamos poner en el campo Mantener
verdadero y en el campo Valor, la cantidad $3.40.
Valor.- Es una cantidad fija que deseamos descontar a todo el personal.
Formula.- Puede ingresar una formula para un descuento siempre y cuando lo
desee.
Ver (Figura 3.6)
FiFigura 3.6
3.7.
Personal
Es una de las opciones ms importantes del sistema porque en esta se ingresan
todos los datos personales que servirn para realizar los clculos del Rol de
Pagos. (Figura 3.7)
Estos son los campos que se muestran en la ventana Personal:
NOMBRE DEL CAMPO
Apellidos y Nombres
Cdula
No. Afiliacin
Fec_nacimiento
Fec_ingreso
Fec_antigedad
VALOR QUE ALMACENA
Apellidos y nombres
No de cdula
Nmero de afiliacin al seguro
Fecha de nacimiento (dd/mm/aa)
Fecha de ingreso a la institucin
Fecha considerada para el clculo
de la antigedad (no siempre es la
misma de ingreso)
COMENTARIO
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
No. Aos con 3%
Direccin
Telfono
Cargas familiares
Cargas educacin
%Funcional
%Responsabilidad
Sueldo bsico
Base para el IESS
%capacitacin
G. representacin
Tipo de Personal
Profesor Supervisor
Escalafonado
El nmero de aos que tiene
habilitado un tcnico docente con
el 3% de antigedad
Direccin del domicilio (constar
en la opcin agenda)
Telfono del domicilio (constar en
la opcin agenda)
El nmero de cargas familiares
El nmero de cargas de educacin
El porcentaje que cobra de
acuerdo a sus funciones
El porcentaje de responsabilidad
que gana un administrativo
Valor que percibe el personal
administrativo como sueldo bsico
Valor con que las planillas del
seguro calculara.
Porcentaje del bsico que percibe
el [Link]. por concepto de
capacitacin
Valor que se paga al [Link].
por concepto de gastos de
representacin
En la parte superior se debe
seleccionar el tipo de personal
sobre el cual se estn ingresando
datos.
Esta casilla debe estar activa si
algn supervisor est cobrando
con partida de profesor.
Esta casilla debe estar activa si la
persona pertenece al grupo de
escalafonados
[Link] supervisores y T.
Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link], [Link]. y T. Docente.
[Link] y T. Docente.
P. Administrativo
P. Administrativo
P. Administrativo
P. Administrativo
P. Administrativo
[Link] P. Administrativo. Y T.
Docente.
[Link]
P. Administrativo
Una vez aadido o modificado un registro deber guardar los cambios y una vez
que presione el botn Cerrar se le preguntar Desea volver generar datos? Si Ud.
responde que si todas las actualizaciones que haya hecho en datos que afecten a
los clculos del rol (categora, fec_antigedad, funcional, etc), sern pasados al
Rol de Pagos, caso contrario no.
Figura 3.7
3.8.
Bancos
Esta opcin de men permite crear o modificar los bancos a los cuales se van a
transferir los sueldos del personal. (Figura 3.8)
Figura 3.8
3.9.
Asignar bancos
Esta opcin permite asignar a cada persona el banco en el que desea transferir su
sueldo. (Figura 3.9)
Datos/Asignar Bancos
Presionar el botn Modificar
Seleccionar el banco a donde se desea transferir
Escribir el nmero de cuenta
Guardar los cambios
Figura 3.9
4.
4.1.
PROCESOS
Descuentos
Se presentar una cuadrcula donde aparecen todos los descuentos creados en la
opcin Lista de Descuentos, Ud. podr escribir los valores que desee descontar
en cada rubro y por bloques de tipo de empleados ya sea Docentes,
Administrativos o Tc. Docentes. Cuando presione el botn Cerrar se le
preguntar Desea totalizar descuentos?, si Ud. responde que s, se sumarn todos
los rubros en un campo, que posteriormente se mostrar en el rol de pagos. Esta
pantalla tambin le muestras un botn Procesar con el cual puede calcular los
descuentos y verificar el total.
Le permite filtrar el personal de contrato
Puede imprimir o previsualizar la hoja de descuento del
personal en el que se encuentre ubicado
Figura 4.1
4.2.
Rol de Pagos
Le mostrar una pantalla donde puede realizar los clculos del rol docente,
administrativo y tcnico docente segn en que tipo de personal se encuentre, con
solo presionar el botn Procesar.
IMPORTANTE: Esta opcin debe ser utilizada cada vez que se haga cambios
que afecten a los clculos en: tabla de categoras, tabla de sobre dcima,
constantes, datos personales y descuentos. En caso de no utilizar esta opcin
despus de algn cambio no se actualizar los clculos del Rol de Pagos.
Adems puede imprimir los Lquidos Negativos con el botn que le presenta en
esta misma pantalla, tiene similares opciones que la pantalla anterior para filtrar
el personal a contrato y para previsualizar e imprimir el rol.
Figura 3.2
4.3.
Numeracin de cheques
Por medio de esta opcin Ud. puede enumerar los cheques del personal docente,
administrativo o tcnico docente.
4.4.
Planillas IESS
Esta opcin le presenta una pantalla con una lista de todo el personal donde tiene
la opcin de poner datos especiales para que se impriman en las planillas as
como un visto en el personal que se encuentre de entrada en la institucin, o
salida, la fecha de la misma y una observacin si la hubiere. (Figura 4.4)
4.5.
4.6.
4.7.
Figura 4.4
Cheques particulares
Permite crear cheques para pagos a terceros, ingresando el nombre, valor y
detalle del beneficiario.
Figura 4.5
Numeracin de cheques particulares
Escribiendo en la pantalla el nmero inicial de cheque se enumerarn los cheques
particulares.
Cheques Bonificados
Permite realizar los pagos de los profesores Bonificados.
4.8.
Dcimo tercero
Seleccionando el mes Ud. podr realizar los clculos, presionando el botn
Cargar Ccimo Tercero El sistema slo incluir datos de roles que estn hechos
en el sistema, si Ud. desea incluir datos de otros meses deber crear los roles
respectivos. (Figura 4.8.1)
Presionando estos botones, puede modificar las formulas con las que el sistema realiza el
calculo, no modifique si no sabe lo que esta haciendo.
Figura 4.8.1
El botn Exportar le permite exportar la nmina para el SPI-SP, debe llenar antes
el Concepto de Pago y Detalle de Pago.
Al presionar el botn Ver Modificar Dcimo 3, le presenta la siguiente
pantalla (Figura 4.8.2)
Figura 4.8.2
Al presionar el botn Imprimir Dcimo 3, le presenta la siguiente pantalla
(Figura 4.8.3)
Figura 4.8.3
5.
5.1.
REPORTES
Planillas del seguro
Con esta opcin Ud. podr imprimir o previsualizar planillas del seguro del
personal docente, administrativo y tcnicos docentes.
5.2.
Categoras
Permite imprimir o previsualizar la tabla de categoras de la zona urbana o rural
segn escoja.
5.3.
Certificados
En este apartado se detalla todos los rubros de ingresos que percibe una persona,
certificados por la firma del jefe financiero. Para obtener esta informacin basta
con digitar el nmero de cdula y podremos imprimir o previsualizar el
certificado.
5.4.
Confidencial
En esta opcin se detalla todos los rubros de ingresos y egresos que tiene una
persona en su rol de pagos, tiene dos opciones todos o solo uno y para acceder a
esta informacin deber digitarse el nmero de cdula.
5.5.
Consultar datos
Permite realizar consulta sobre datos fundamentales como: fecha de nacimiento,
fecha de ingreso, fecha de antigedad, categora, etc.; filtrando informacin.
(Figura 5.5)
Figura 5.5
5.6.
Datos personales
Es una lista de todo el personal con sus datos ms importantes.
5.7.
Totales personales
Le muestra la cantidad de cada tipo de personal encuentra en cada tipo de
personal.
5.8.
Totales
Tiene tres opciones que son las siguientes:
1. Rol Pagos.-Presenta un reporte con la sumatoria de cada partida, y por
separado el personal a contrato.
2. Descuentos.-Le presenta un reporte con los totales de los descuentos en dos
columnas el personal a contrato y el personal de nombramiento, tambin al
escoger la opcin Planillas, puede imprimir la lista de cada descuento, segn
escoja.
3. Resumen Funcionales.-Imprime o previsualiza un resumen agrupando por
categora todos los ingresos del personal.
5.9.
Cheques
Permite imprimir o previsualizar los cheques en grupos de cuatro del personal
docente, administrativo y tcnico docente, tambin los cheques de Particulares y
Bonificados.
5.10. Detalle cheque
Esta opcin permite imprimir o previsualizar todos los valores de ingresos y
descuentos que se incluye en el rol de pagos. Se presentan cuatro detalles en una
hoja tamao carta.
5.11. Orden de pago
Imprime o previsualiza la orden de pago (cheques) del personal que no consta en
ninguna orden de transferencia.
5.12. Transferencia
Tiene tres opciones de reportes:
1. Lista de cuentas.- le presenta una lista del personal con su respectivo nmero
de cuenta separados por bancos.
2. Orden de pago.- Le presenta una pantalla con varias opciones, para exportar
a Excel, exportar al archivo [Link] del SPI-SP, o simplemente imprimir o
previsualizar la orden de transferencia (nmero de cuentas) para un
determinado banco.(Figura 5.12.1)
Figura 5.12.1
3. Ordepa Bonificados.- Le permite exportar a Excel, o al archivo [Link]
del SPI-SP la orden de pago de los Bonificados.
Figura 5.12.2
5.13. Dcimo Cuarto
Permite imprimir o previsualizar el reporte con todos los meses que corresponden
al clculo del dcimo Cuarto.
6.
6.1.
OPCIONES
Importar
Esta opcin importa valores de descuento que estn en el siguiente formato:
Cdula
Nombres
Valor
Ejemplo: Podemos hacer un listado en Excel con los descuentos de la
cooperativa de educadores y luego guardarlo con el tipo Texto (delimitado por
tabulaciones)
1600134893
0501345667
ALVAREZ RODRIGUEZ JUAN CARLOS
BALCAZAR ALBAN ROSSY ALEJANDRA
23.21
12.45
NOTA: Es importante que en los nmeros de cdula que tienen ceros a la
izquierda conste el cero, de no ser as los valores no sern reconocidos por el
sistema.
Pasos para guardar el archivo en Excel
Archivo/Guardar Como
Digitar el Nombre del archivo
Seleccionar en Guardar como tipo la opcin Texto (delimitado por
tabulaciones)
Presionar el botn Guardar
6.2.
Exportar
Permite exportar desde el sistema cualquier descuento con el formato descrito en
el apartado anterior a cualquier dispositivo de almacenamiento (disco duro,
diskette).
6.3.
Configurar
Permite configurar el nmero en el que se encuentran los descuentos de aportes y
prestamos a Filanbanco, adems se digita el porcentaje de descuento para los
afiliados a la UNE.
6.4.
Reindexar tablas
Esta opcin debe utilizarse cada vez que haya cortes de energa que interrumpen
bruscamente el funcionamiento del sistema. Estos cortes hacen que algunos
archivos de ndices de las bases de datos se daen. Al ejecutar esta opcin se
reconstruyen los ndices daados.
6.5.
Generar a Excel
Puede generar a Excel el Rol de Pagos o los descuentos del personal.
7.
7.1.
AYUDA
Agenda
Esta opcin esta diseada para programar las actividades del usuario del sistema
con un calendario continuo. (Figura 7.1)
Figura 7.1
7.2.
7.3.
Calculadora
Una herramienta que permite realizar clculos aritmticos bsicos. (Figura 7.2)
Figura 7.2
Transformacin
Permite transformar valores en sucres a dlares y viceversa, fue diseada como
ayuda para el proceso de dolarizacin que vive nuestro pas. (Figura 7.3)
Figura 7.3
7.4.
Gua telefnica
El usuario del sistema puede acceder a travs de estar herramienta a las
direcciones y telfonos del personal docente, administrativo y tcnicos docentes.
(Figura 7.4)
Figura 7.4
