RECEPCION DE MATERIALES
Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes de
fbricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camin de transporte para
que luego los cargadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga,
de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso
al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los
productos, para que el jefe del almacn verifique la disponibilidad de espacio en
mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas
demarcadas para cada lnea de producto, finalizando en los productos procedentes de
planta y almacenes, que van a ser ordenados con separadores de cartn entre "cama"
y "cama", y algunos cubiertos con mantas trmicas.
Funciones de la recepcin de materiales
Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de
compra y el envo.
Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones
a los vendedores.
Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
Entregar la mercanca a los almacenes.
Normas para la recepcin materiales
1) Recibir de una manera ordenada.
2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento).
3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.
4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo
acompaan.
Pasos y medidas
Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden de
compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar:
unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para
medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya base es el metro.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES
Orden
de
Compra: Abarca
de
manera
concreta:
membretes,
nombres,
domicilio, telfono de la firma, computadora para su identificacin.
Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizara el
proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita
registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho
nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido,
para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia de la orden
de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de
ella. En consecuencia el nmero debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.
Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso
de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la
orden, efectos de pago, en caso de algn reclamo
Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturacin se debe
establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago
deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente.
Muchas compaas en la nota de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn
letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio
distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones
incmodas.
Transporte: Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o avin.
Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes artculos pedidos
debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos.
Designacin o descripcin clara de cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las
caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin
suscrita de la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se
recibe el pedido.
Leer
ms: http://www.monografias.com/trabajos75/recepcion-materiales/recepcion-
materiales.shtml##ixzz3XyEQNqZW
Comprobacin de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben
comprobarse
son:
la factura con
la
cantidad,
orden
de
esta
comprobacin
compra,
el
debe
resultado
hacerse
del
confrontando
conteo
fsico
de
los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los
embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no
recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el
pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El
departamento
de compras es
fundamentalmente
responsable
de
los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de
recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento
de compras a travs de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa
a los departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la
experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los
materiales y daos sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente.
Guas de Remisin o Envos: En oportunidades, los materiales vienen acompaados
de simples de remisin o guas de despacho.
rea de recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la
correcta planeacin del rea de
recepcin y de
su
ptima
utilizacin.Condiciones que impiden el flujo rpido:
1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que
la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El
espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de
mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de
permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corto posible,
pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que stas
se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva
el costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden ser los
siguientes (dados aqu como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehculos;
b) Andenes; c) Zona de maniobras de almacenaje;
d) Zona de inspeccin;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medicin (bscula)2) Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del rea y
de su equipo y maquinaria,
b)
Los
intereses
sobre
la inversin en
el
inmueble
en
el
equipo.3)
Los gastos indirectos de: a) Personal; b) Registros, y c) Proteccin de los materiales.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin.
Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las
plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede
usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca. En cualquiera de estas
instalaciones los medios ms usuales son:
1) El montacargas elctrico (de gasolina o diesel).
2) La carretilla neumtica.
3) La carretilla manual.
4) Las tarimas de madera.
5) Los contenedores.
6) Los carros especiales.
7) Los transportes de rodillos.
ZONA DE INSPECCIN
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para
descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del
proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada.
Recepcin cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de
la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepcin cuantitativa
se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de
recepcin. Las operaciones de recepcin se efectan desde el momento de
desembalar los gneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio
necesario para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efecta sus
verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancas recibidas en
nmero o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de
identificacin.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual se realiza
el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepcin de material, este
tiene como finalidad primordial verificar que el nmero de piezas coincidan con las
descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del
control de inventario del almacn.
PESAJE DE PEIZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a
confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de
entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepcin de descritos en lo antes
mencionado.
Recepcin cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales
a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la
fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la
calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente
por personal tcnico calificado. Tambin es importante citar que como parte
fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en
cuenta importantes factores que ayudan en la administracin de los materiales
almacenados.
Estos factores son:
1) Control de Inventarios
2) Anlisis en la Rotacin
3) Anlisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el
proveedor hasta el consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el compromiso
administrativo de llevar una direccin continua y extenderla a toda la empresa, hacia
toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
La administracin del control de calidad requiere de un proceso constante, que ser
llamado mejoramiento continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se
busca.
Involucrar
al
Empleado:
Se
ha
detectado
que
el
mayor
porcentaje
de
los problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no
con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea consiste en disear el equipo y los
procesos que produzcan la calidad deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados
con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Las tcnicas para
construir la confianza de los empleados incluyen:
1. La construccin de redes de comunicacin que incluyan los empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados
de produccin.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.Crculos de
Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se renen en forma
regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitacin de
planeacin
en
grupo,
solucin
de
problemas
control
calidad
estadstico.:Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los
empleados para instrumentar la administracin del control de calidad, y este es un
esfuerzo continuo, cada uno en la organizacin, debe ser entrenado en las tcnicas de
administracin del control de calidad.
Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Control de Calidad
1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente.
2. Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos o
productos, no con los problemas de la gente.
3. La primera prioridad es la calidad.
4.
La gerencia est
comprometida
al
mejoramiento
continuo,
un ambiente de confianza.
5. Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
6. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin.
7. Las personas son un recurso importante.
8. Trabajo en equipo es la norma
9. La Capacitacin est dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.
apoya
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