MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SOFTWARE J.

D EDWARDS EN LAS
AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO
FARMA Y OPTICOS DE LA COMPAA COLOMBIANA DE QUIMICOS
(COLQUIMICOS S.A.)

DIEGO ALEJANDRO REYES GUAPACHA

COD: 11012129
YEISON JULIAN REYNA RODRIGUEZ
COD: 11011104

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2007

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SOFTWARE J.D EDWARDS EN LAS

AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO
FARMA Y OPTICOS DE LA COMPAA COLOMBIANA DE QUIMICOS
(COLQUIMICOS S.A.)

DIEGO ALEJANDRO REYES GUAPACHA

COD: 11012129
YEISON JULIAN REYNA RODRIGUEZ
COD: 11011104

GILMA ARDILA DUARTE

Directora trabajo de Grado

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2007

Nota de aceptacin:

__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________

Firma del Presidente de Jurados

Firma del Jurado

Firma del Jurado

Bogot, D.C. Octubre 5 de 2007

Agradezco a Dios Todo Poderoso por otorgarme sabidura y entendimiento en toda m

Carrera profesional. A mis Padres por su confianza y apoyo moral. A mi Madrina y su
Esposo por la oportunidad que me brindaron, por el sustento econmico y por
los concejos que me regalaron. Dedico especialmente este proyecto a mi
hermosa Hija Zarita por ser la fuente de inspiracin ms grande que
tengo y a mis dos hermanitos Sebastin y Laura para que tomen
como ejemplo y motivacin el esfuerzo y dedicacin realizado
por su hermano mayor para la consecucin de sus metas.
A los muchachos del Aguante Embajador. CDLM

JulinReinaRodriguez.

Agradezco a mis Padres que me dieron la vida y han estado conmigo en todo momento
y por infundirme la honestidad, el rigor y la tica en mi vida personal y profesional.
Dedico especialmente este trabajo a Dios a mis Padres por darme una
carrera para mi futuro y a mi familia que me brindaron siempre un
apoyo constante e incondicional. A mis jefes y compaeros en
Colquimicos por su confianza y camaradera.

DiegoAlejandroReyesGuapacha.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN

1. DISEO METODOLOGICO

1.1. Tema

1.2. Lnea de Investigacin

1.3. Sublinea de Investigacin

1.4. Titulo

2. PROBLEMA

2.1 Enunciado del problema

2.2. Formulacin del Problema

3. Objetivos

3.1 Generales

3.2. Especficos

4. JUSTIFICACIN

4.1 Empresarial

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1. Marco Histrico

5.1.1. Visin

5.1.2 Misin

5.1.3. Procesos Productivos

5.1.4. Organigrama General

5.1.5. Organigrama Comercial

10

5.1.6. Principios Corporativos

11

5.2. MARCO TEORICO

12

5.2.1 Manual de Procedimientos

12

5.2.1.1Utilidades

12

5.2.1.2 Objetivos

13

5.2.1.3. Ventajas

14

5.2.1.4 Caractersticas

14

5.3. JD EDWARDS

15

5.3.1 Historia

15

5.3.2 Concepto

16

5.3.3 Beneficios

16

5.4. MARCO CONCEPTUAL

16

6. HIPOTESIS

20

6.1 Hiptesis General

20

6.2. Hiptesis Primer Grado

20

6.3 Hiptesis Segundo Grado

20

6.4. Hiptesis Tercer Grado

20

7. DISEO METODOLOGICO

21

7.1 Tipo de Investigacin

21

7.2 Poblacin y Muestra

21

7.3. Fuente de Informacin

21

7.3.1 Fuentes Primarias

21

7.3.2 Fuentes Segundarias

21

8. ESTRATEGIA MATRIZ DOFA

23

8.1. Explicacin y desarrollo de las estrategias DOFA

27

8.1.1 Elaboracin del Manual

27

8.1.1.1 Identificacin, Descripcin y Diseo de los Procedimientos

27

8.1.1.2 Aprobacin del Manual

27

8.1.1.3 Difusin del Manual

28

8.1.2. Actualizacin de los Manuales

28

8.1.3 Elaboracin del Manual de Funciones para el Asistente

Administrativo

28

9. DESCRIPCION GENERAL DE LOS DEPARTAMENTO DE CARTERA E

INVENTARIOS

31

9.1 Marco General

31

9.1.1. Cartera

31

9.2. Procedimientos desarrollados dentro del Departamento de Cartera 31

9.2.1. Recuperacin de Cartera

31

9.2.2 Estudios de Crditos

32

9.2.3 Cartera de Difcil Recuperacin

32

9.2.4 Recaudo

33

9.3. Relacin entre el Departamento de Cartera y el Software

J.D Edwards

33

9.4. Beneficios de Desarrollar el Manual de Procedimientos de

J.D Edwards en el Departamento de Cartera Inventarios
9.5. Inventarios

34
34

9.6 Procedimientos desarrollados dentro del Departamento

de Inventarios

35

9.6.1 Orden de compras

35

9.6.2 Inventarios aleatorios y peridicos

35

9.6.3 Registro de Importaciones

35

9.7. Relacin entre el Departamento de Cartera y el

Software J.D Edwards

36

9.8. Beneficios de Desarrollar el Manual de Procedimiento de

JD Edwards en el Departamento de Inventarios

36

9.9. Desarrollo de Los Indicadores de Gestin

38

9.9.1 Indicadores de Cartera

38

9.9.1.1 Rotacin de Inventario

38

9.9.1.2 Exactitud de los Inventarios

38

9.9.2. Indicadores de cartera

39

9.9.2.2 Rotacin de cuentas por cobrar

39

10. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

40

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

41

BIBLIOGRAFIA

44

ANEXOS

46

INTRODUCCION

El Manual de procedimientos se orienta a especificar ciertos detalles de las

actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar
criterios al interior de la misma, a recuperar la informacin de la forma mas
adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin,

se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el
aprendizaje al personal, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin
humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo
o de ejecucin, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le
han encomendado.

Es indispensable para toda empresa un Manual de Procedimientos ya que este les

permite cumplir con sus funciones de una manera clara y sencilla.

El presente trabajo pretende, a travs de la investigacin y observacin disear de

manera detallada un manual de procedimientos del Software JDE en las reas de
cartera e inventarios de las unidades de negocio Farma y Opticos de la compaa
colombiana de Qumicos (COLQUIMICOS S.A.)

1. DISEO METODOLOGICO

1.1 TEMA:

Administrativo

1.2 LINEA DE INVESTIGACIN

Desarrollo Empresarial

1.3 SUBLINEA DE INVESTIGACIN:

Plan de Desarrollo Empresarial

1.4 TITULO:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SOFTWARE JDE EN LAS AREAS DE

CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO FARMA Y
OPTICOS DE LA COMPAA COLOMBIANA DE QUIMICOS (COLQUIMICOS
S.A.)

2. PROBLEMA

2.1. ENUNCIADO DEL PROBLEMA

El planteamiento y desarrollo de este proyecto, nace a raz de la necesidad de
disear e implantar un Manual de Procedimientos del Software JDE,

ya que

Colquimicos S.A. se encuentra en el proceso de certificacin de Calidad ISO 9000,

versin 2000 y es requisito fundamental que cuente con este manual para que
dicha certificacin sea otorgada.

La falta de orden en los procedimientos de asignacin de tareas, hace difcil la

interrelacin de la compaa tardando las labores operativas y administrativas que
han sido deficiente en cuanto al diseo e implementacin del manual, ya que este
permite que la organizacin rena una serie de parmetros encaminados a agilizar
el trabajo, mejorar la calidad del servicio y que lleven a comprometerse con la
bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente y asegure la
eficiencia y la eficacia en sus procesos.

La empresa en los ltimos aos ha presentado problemas en cuanto a la

incorrecta aplicacin del JDE causando diferencias en diversas reas de la
compaa tardando la generacin de los balances y los cierres peridicos
ocasionando una mala gestin por parte del personal debido al cruce informacin
que dificultan y demoran el correcto funcionamiento de la empresa.

La investigacin propuesta busca mediante la aplicacin de los conocimientos

adquiridos en el transcurso de la carrera de administracin de empresas y ms
especficamente en las reas de talento humano, organizacin y mtodos construir
y establecer un manual de procedimientos apto para el buen funcionamiento de

todas las actividades que se realizan en las unidades de negocios Farma y

pticos de Colquimicos S.A.

Lo anterior nos permite concluir que el problema principal se encuentra en el rea

Administrativa ya que es all donde se toman las decisiones de diseo de los
manuales de procedimientos, de lo contrario se seguira incurriendo en altos
costos, utilizacin inadecuada del tiempo etc., convirtiendo a la compaa en un
ente ineficiente, reflejando una mala imagen y generando insatisfaccin en sus
clientes, por otra parte se vera comprometida la certificacin ISO en calidad.

2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA

Cmo disear un Manual de Procedimientos del Software JDE en las reas de
Cartera e Inventarios de las unidades de negocios de Farma y pticos de
Colquimicos S.A.?

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Disear un documento completo y actualizado de consulta (Manual de

Procedimientos) de JDE en las reas de Cartera e Inventarios de las unidades de
negocios de Farma y pticos de Colquimicos S.A.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Efectuar un diagnstico general mediante la recopilacin de informacin

que permita crear el Manual.

Elaborar el manual de procedimientos del las sub reas de importaciones,

compras nacionales, recaudo, reportes de inventarios valorizados, cotejo de
facturas y traslados entre ciudades.

Identificar hechos y situaciones que han llevado a la organizacin a tener la

necesidad de implementar un Manual de Procedimientos a travs del
anlisis de una matriz DOFA.

4. JUSTIFICACION

En una cultura tan cambiante como la nuestra, se hace necesario que las
empresas

cuenten

con

herramientas

necesarias

para

contrarrestar

la

competencia, es all donde los manuales de procedimientos juegan un papel

importante ya que son la base del sistema de calidad y del mejoramiento de los
procesos llevados a cabo en cualquier organizacin.

4.1. EMPRESARIAL

La puesta en marcha de un manual de procedimientos del Software JDE en las

reas de Carteras e Inventarios de las unidades de negocio Farma y pticos de
Colquimicos S.A. repercutir en la agilizacin de las funciones y en la prestacin
de un servicio con mas calidad y eficiencia.

El manual de procedimientos es una herramienta que permitir hacerle frente a la

competencia con efectividad y agilidad en los procesos que se realizan, buscando
una mayor satisfaccin del cliente.

Gracias al manual se podr optimizar el mtodo de induccin y capacitacin del

personal, ya que se va reducir el tiempo que se utilizaba en dicha tarea.

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1. MARCO HISTRICO

La Compaa Colombiana de Qumicos S.A. Colquimicos S.A. es una empresa
comercializadora, de productos qumicos y materias primas especializadas, para la
industria textil, cosmtica, de alimentos, polmeros industriales, farmacuticos
especializados. Colquimicos tambin suministra una amplia gama de lentes de
contacto blandos con su respectivo kit de iniciacin 1 .
Cuenta adems con una planta para la fabricacin de formulados a base de
resinas y endurecedores epxicos para el mercado local y de exportacin.
La Compaa Colombiana de Qumicos S.A. fue fundada en el ao de 1979, por el
Seor Patricio Lugari Castrillon, nacido en Italia, el cual fue vendedor de la
compaa Ciba Especialidades Qumicas S.A. y al encontrar la necesidad que esta
tenia de elaborar reempaques de los productos que distribua, decidi empezar
una pequea distribuidora y comercializadora de productos qumicos a clientes
pequeos, los cuales no tenan la posibilidad de acceder a los crditos, que Ciba,
ofreca a sus clientes. Adems que las cantidades que ellos requeran por polticas
e infraestructura de la empresa no podan ser suministradas.

El primer establecimiento donde se iniciaron las labores se encuentra ubicado

actualmente en la Calle 12 No. 38 62, en la zona industrial de Gorgonzola en
Bogot, Colombia. Cont inicialmente con 5 trabajadores administrativos y 5
operativos 2 .

1
2

COLQUIMICOS S.A., Quienes somos. En: www.colquimicos.com.

Segn entrevista realizada al Seor Patricio Lugari Castrillon. Septiembre 2007.

Hoy en da cuenta con una planta de 110 trabajadores en total distribuidos en sus
diferentes establecimientos ubicados en las ciudades de Bogot, Cali, Medelln y
Barranquilla. Es catalogada como una Pyme, en proceso de crecimiento.

5.1.1. MISION

Ofrecemos soluciones integrales a nuestros clientes con productos terminados y

materias

primas

especializadas,

representamos

nuestros

suplidores

internacionales con integridad, dedicacin y visin de crecimiento en los mercados

cubiertos. 3

5.1.2. VISION

Seremos los suministradores preferidos por nuestros clientes gracias a la calidad

de los productos, al valor de nuestro servicio tcnico y humano, fortaleciendo as
su desarrollo econmico y productivo. 4

5.1.3. Procesos Productivos

Los procesos productivos con que cuenta la Compaa son los siguientes:
9 Elaboracin de resina epoxica y colrepox.
9 Reempaques de materias primas para textiles, pigmentos, alimentos, home
health and personal care, polimeros, aditivos y master batch.

En los cuales se generan residuos peligrosos debido a los anteriores procesos.

3
4

http://www.colquimicos.com.co/html/quienes_somos.htm
Ibid.

5.1.4. Organigrama General

5.1.5. Organigrama Comercial

10

5.1.6. PRINCIPIOS CORPORATIVOS

COMPROMISO: Est constantemente dispuesto a dar lo mejor de cada uno
de

nosotros,

participando

activamente

con

la

organizacin

para

cumplimiento de sus objetivos. 5

SERVICIO: Responder de manera oportuna a las necesidades de nuestros
clientes internos y externos, propiciando una relacin continua duradera.
CALIDAD: Hacer las cosas bien y a tiempo para satisfacer las necesidades
de nuestros clientes internos y externos.
HONESTIDAD: En el trato tico y profesional hacia nuestros clientes,
agentes, empleados, accionistas, y la comunidad en general ha quien es
enfocado nuestro servicio.
DESARROLLO: Fomentar el inters por la preparacin y la actualizacin
personal y promover el desarrollo de nuestros colaboradores intermediarios.
RESPETO: Valorar a las personas que colaboran con nosotros en sus
capacidades y brindarles un trato justo a todos aquellos con quien tenemos
relacin.
SOLIDEZ: Tener la capacidad de tener una fluidez de inversin y dejar
disponible los recursos para la interaccin de los empleados.

Informacin suministrada por la Coordinacin Administrativa de Colquimicos S.A.

11

 INTEGRIDAD: Comprometer a los colaboradores de los propsitos y hacer

participe del inters que se debe dar a conocer por parte de los empleados.
UNIN: Es la conformidad y el esfuerzo acordando con amistades y la
concordia ante la inteligencia ante conformidad de inters y pensamiento.

5.2. MARCO TEORICO

5.2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Por Manual de Procedimientos se entiende la coleccin sistemtica de los

procesos que indican al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y
la forma como deben ser realizadas. El Manual debe presentar una descripcin
detallada de las rutinas de trabajo. Adems se considera tambin como un
instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo
de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad
optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que realiza el
usuario, con relacin a los servicios que se le proporcionan. 6

5.2.1.1. Utilidades

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin

de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

6 http://comeri.salud.gob.mx/html/Normateca/ArchivosNormatividad/gmanproc/guia.htm

12

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis

de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar

su alteracin arbitraria.

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, del control interno y su evaluacin.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y

cmo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas, procedimientos y mtodos.

5.2.1.2. Objetivos

Procurar la ejecucin correcta y oportuna de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en ejecucin del trabajo evitando la

repeticin de instrucciones.

Servir de medio de ejecucin y orientacin al personal nuevo, que facilite su

incorporacin al trabajo.

Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Ser un instrumento til para la orientacin e informacin al cliente.

Facilitar la supervisin y evaluacin del trabajo.

Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

13

5.2.1.3. Ventajas

Ayudar al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.

Son una fuente importante y constante de informacin sobre los trabajos en

la empresa.

Aumenta la predisposicin del personal para asumir responsabilidades.

Son un elemento importante de revisin y evaluacin objetiva de las

prcticas de trabajo institucionalizadas.

Presenta una restriccin a la improvisacin que aparece en la empresa de

las ms variadas formas.

Constituyen

un

instrumento

efectivo

de

consulta,

orientacin

entrenamiento.

Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones

administrativas.

Evitan discusiones innecesarias y equvocos.

Ayudan a fijar criterios y patrones, as como la uniformidad en la

terminologa tcnica. Con esto, facilitan la normatizacin de las actividades
administrativas y productivas.

Constituyen una memoria institucional.

5.2.1.4. Caractersticas

Satisfacer las necesidades reales de la empresa.

Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin.

Facilitar la localizaron de las orientaciones y disposiciones especificas,

mediante diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad.

Redaccin simple, corta y comprensible.

Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.

14

Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.

Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin.

Facilitar, a travs del diseo, su uso conservacin y actualizacin.

Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la

empresa.

5.3. JD EDWARDS

5.3.1. HISTORIA:

Es una compaa de software fundada en marzo de 1977 en Denver (Colorado)

por Jack Thompson, Dan Gregory y Ed McVaney. Tuvo xito creando un Software
de contabilidad para los miniordenadores Sistema/34 y Sistema/36 de IBM,
centrndose en los miniordenadores Sistema/38 a mediados de los aos 1980
hasta la aparicin de los sistemas AS/400. 7
La compaa fue aadiendo funciones, su software de contabilidad se convirti en
una aplicacin E.R.P. independiente de la plataforma que en 1996 se llam
OneWorld.
En junio de 2003, el consejo de administracin de J.D. Edwards accedi a la oferta
de adquisicin de PeopleSoft, completndose la adquisicin en julio. OneWorld se
aadi a la lnea de productos de PeopleSoft.
A finales de 2004, PeopleSoft fue adquirida a su vez por Oracle.

7 http://es.wikipedia.org/wiki/JD_Edwards

15

5.3.2. CONCEPTO

Es un conjunto completo de aplicaciones comerciales modulares, previamente

integradas, especficas del sector, diseadas para una rpida implementacin y
una fcil administracin. Es idealmente adecuado para las organizaciones que
fabrican, construyen, distribuyen, brindan servicios o administran productos o
activos fsicos. 8

5.3.3. BENEFICIOS

Unificar los procesos internos de negocio para reducir procesos manuales

lentos e ineficientes que consumen una gran cantidad de tiempo

Consolidar la informacin financiera crtica para facilitar su anlisis por parte

del consejo directivo y la asamblea de afiliados

Mantener informados a los clientes y proveedores con informacin

actualizada y oportuna

Agilizar los procesos administrativos de facturacin, compras y pagos

5.4. MARCO CONCEPTUAL:

ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o

entidad. 9
ADMINISTRACIN: Proceso de disear y mantener un ambiente en el que las
personas trabajen juntas para lograr propsitos eficientemente seleccionados. 10

http://www.oracle.com/lang/es/applications/jdedwards-enterprise-one.html
Enciclopedia Encarta, 2006
10
KOONTZ Harold y WEIHRICH Heinz, administracin una perspectiva global, onceava edicin, Mc Graw
Hill, Mxico 1998 p.777
9

16

BONIFICADOS: Termino empleado por la empresa en los medicamentos que son

obsequiados a los clientes por comprar determina cantidad.

CARGO: Conjunto de tareas y responsabilidades reconocidas, normales y

peridicas que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. 11

CONTROL: Funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo

individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a
los planes.

CONTROLADOS: Termino empleado por la empresa para referirse a los

medicamentos que se rigen bajo las normas del Ministerio de Salud.

COTEJO: Termino empleado por JED para confrontar las facturas comerciales
contra el sistemas con el fin de generar una cuenta por pagar,

DATOS: Valores que se obtienen al observar directamente los resultados de una

variable en la muestra o poblacin. Pueden ser numricos o cualitativos.

DESCRIPCIN DE CARGOS: Es la combinacin de frases cortas que indican

Qu se hace?, Cmo se hace?, Para que se hace? En un cargo as como los
requisitos (perfil) para su adecuada ejecucin. 12

DIAGNOSTICO: Etapa de la consultara en la cual se describe, sin evaluarse, la

situacin actual de una organizacin, de un grupo o de una persona.

11
12

LLOYD L Byars y RUE Leslie, Gestin de Recursos Humanos, Editorial Irwin, Mc Graw Hill 1996 p 21.
ALVAREZ Augusto, Administracin de Sueldos y salarios, teora y practica, p. 127.

17

EFICACIA: Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo

indicado".

EFICIENCIA: Capacidad para reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar
los objetivos de la organizacin. "hacer las cosas bien".

ESTANDAR: Consenso sobre lo que es ptimo en los objetivos, procesos o

actividades, documentado de una manera simple y unificada, que sea conveniente
y benfico para las personas involucradas. Es la base de comparacin o meta a
las que se deben hacer seguimiento a travs de los indicadores.

IMPORTE PENDIENTE: Es la cantidad de dinero que adeuda un cliente.

FARMA: Termino utilizado en el interior de Colquimicos S.A. para referirse a los

medicamentos que comercializan.
GESTIN: Hacer diligencias conducentes al logro de los objetivos. (Administrar). 13

MANUAL: Es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma

minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar
una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de
entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta,
sin temor a errores.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Es la expresin analtica de los procedimientos

administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del

13

ROSAS Gonzlez, Maria Isabel. Administracin y Gerencia a su Alcance, Publicacin de la Escuela

Colombiana de Ingenieros, 1998 p 2.

18

organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal
y es muy valioso para orientar al personal de nuevo ingreso. 14

OD: Tipo de orden de devolucin de mercancia

OPTICO: unidad de negocio de Colquimicos s.a.

PL: Termino utilizado por JDE para referirse a las cuentas por pagar del exterior.

PROCEDIMIENTO: Es la descripcin de las actividades que se desarrollan dentro

de un proceso e incluyen el qu, el cmo y a quin corresponde el desarrollo de la
tarea, involucrando el alcance, las normas y los elementos tcnicos entre otros. 15

REGLA DE COSTOS: Es la adicin de costos que se generan a un producto

TOMA DE DECISIONES: Seleccin de un curso de acciones entre varias

opciones. 16
UNIDAD DE NEGOCIO: Es aquella que obtiene sus propios ingresos y recursos,
suficientes para cubrir costos y gastos, y que eventualmente es viable como una
entidad independiente.
USUARIO: Login asignado que se da por a los usuarios encargadas del ingreso
de

transacciones

JDE

para

hacer

14

seguimineto

de

las

mismas.

MARTNEZ, Bermdez Rigoberto, Administracin de los Manuales de Procedimientos, Publicacin de la

corporacin de organizacin y mtodos, Bogota, 1999 p. 42.
15
CHIAVENATO Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, quinta edicin, Mc Graw- Hill, Colombia,
2000 p.292
16
KOONTZ, Op. Cit, p 786

19

6. HIPTESIS

6.1. HIPOTESIS GENERAL

Al crear un correcto Manual de Procedimientos del Software JDE en las reas de

cartera e inventarios de las unidades de negocio de Farma y pticos de
Colquimicos S.A. utilizando la metodologa adecuada y los pasos consecutivos
para desarrollar correctamente su contenido se garantiza una asignacin de
funciones eficiente que promueva el buen funcionamiento de las actividades de la
compaa.

6.2. HIPTESIS PRIMER GRADO

Los manuales de procedimientos constituyen un instrumento efectivo de consulta,
orientacin y capacitacin de un determinado cargo o una determinada rea
organizacional.

6.3. HIPOTESIS SEGUNDO GRADO

El Software JDE no posee manuales de procedimientos.
Es importante que el rea administrativa de Colquimicos S.A. establezca los
lineamientos necesarios para crear el manual de procedimientos del Software JDE
en las reas de cartera e inventarios en las unidades de negocios Farma y
pticos.

6.4. HIPOTESIS TERCER GRADO

La elaboracin del manual de procedimientos del Software JDE en las reas de
cartera e inventarios en las unidades de negocio mencionadas anteriormente
garantizara un mejoramiento en las actividades de la compaa.

20

7. DISEO METODOLOGICO

7.1. TIPO DE INVESTIGACIN:

La investigacin presentada en el trabajo es de tipo Descriptivo ya que se centra

en la observacin y descripcin de las actividades que normalmente se ejecutan
en el Software JDE en las unidades de negocios de Farma y pticos de
Colquimicos S.A.

7.2. POBLACIN Y MUESTRA

La poblacin y muestra a estudiar corresponde al Asistente Administrativo de las

unidades de negocios de Farma y pticos de Colquimicos S.A. por lo tanto no es
necesario desarrollar este paso de la metodologia ya que la poblacion es igual a la
muestra, y estadisticamente la poblacion debe ser mayor a dos elementos y en
este caso solamente existe un individuo objeto de estudio.

7.3. FUENTES DE INFORMACION

7.3.1. Fuentes primarias: En el proyecto utilizaremos la observacin y

experimentacin para la recoleccin de datos. Esto radica en la celebracin de
reuniones individuales en las cuales se recopilar la informacin precisa y
necesaria para elaborar el manual.

7.3.2. Fuentes Secundarias: Las fuentes de informacin secundaria

utilizaran para el proyecto son:

21

que se

Textos: Bibliografas relacionadas con Metodologa de la Investigacin,

Administracin del Talento Humano y dems temas concernientes a los
manuales de procedimientos.

Documentos: Escritos que contengan datos de inters relacionados con las

actividades y funciones que se llevan a cabo en la compaa, adems se
tendrn en cuenta circulares, oficios, normas, reglamentos y todos aquellos
que contengan informacin pertinente para el estudio.

Internet:

Paginas

relacionadas

con

el

Administrativos y manuales de procedimientos.

22

talento

humano,

software

8. MATRIZ DOFA

Con el fin de cumplir con unos de los objetivos especificos planteados en el

proyecto, se determinaron las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
del Software J.D Edwards en las Areas de Cartera e Inventarios de las Unidades
de Negocios de Farma y Opticos de Colquimicos, las cuales se pueden ver
reflejadas a continuacion.

23

24

25

26

8.1. EXPLICACIN Y DESARROLLO DE LAS ESTRATEGIAS DOFA

8.1.1. Elaboracin del Manual

La elaboracin del Manual de Procedimientos del Software J.D Edwards en las

reas de Cartera e Inventarios de las Unidades de Negocios de Farma y pticos
de Colqumicos S.A. surge como necesidad de describir y agilizar el
funcionamiento del sistema para aumentar la eficiencia del personal que lo opera.

8.1.1.1.

Identificacin, Descripcin y Diseo de los

Procedimientos

Inicialmente fue necesario identificar la informacin necesaria para definir los

procedimientos que se requeran disear, luego se procedi a la descripcin de los
mismos, explicando de manera secuencial, quin (responsable), cmo (actividad)
y en qu modulo se realiza (accin), a travs de la descripcin de las etapas que
constituyen las diferentes fases del procedimiento.

Para un mayor entendimiento y visualizacin del manejo del Software se muestran

a manera de anexos los pantallazos que se observan en el manejo del sistema.
(VER ANEXO No.1)

8.1.1.2.

Aprobacin del Manual

Una ves elaborado el Manual de Procedimientos del Software J.D Edwards en las
reas de Cartera e Inventarios de las Unidades de Negocios de Farma y pticos
de Colquimicos S.A., se proceder a su respectiva aprobacin por parte del
Departamento de Sistemas, quienes se encargarn de estudiar los procedimientos
desarrollados, ya que estos conocen a la perfeccin el funcionamiento del sistema,

27

minimizando la posibilidad de que exista cualquier error en el procedimiento.

Luego de haberlos examinado, se dar el visto bueno por medio de un
comunicado a la alta Gerencia para su puesta en marcha.

Si como resultado de esa revisin resultaran observaciones, se harn del

conocimiento de los encargados de la realizacin del Manual, mediante un
comunicado emitido por el Departamento de Sistemas, para que sean atendidas y
corregidas.

8.1.1.3.

Difusin del Manual

Una vez aprobado el manual de procedimientos, este deber difundirse

efectivamente al interior de la Empresa y en las Sucursales de Cali y Medelln,
para que todos los empleados que pertenecen a las reas de Cartera e
Inventarios de las Unidades de Negocios de Farma y pticos, lo conozcan y
apliquen en el desarrollo de sus funciones y as constituya una plataforma de
trabajo actualizada y mejorable.

As mismo, el manual de procedimientos deber ponerse a disposicin de los

empleados nombrados anteriormente, ya sea en forma impresa, en sus
respectivos correos electrnicos y por cualquier otro medio remoto o local de
comunicacin electrnica.

8.1.2. Actualizacin de los Manuales

La necesidad de revisar, actualizar y/o eliminar algn procedimiento del manual,

surge al modificarse las utilidades del Software. En ese sentido, las unidades
administrativas estarn obligadas a mantenerlos actualizados, conforme a las
bases y los lineamientos vigentes, para lo cual, los titulares de las mismas

28

debern informar oportunamente a los responsables de elaborar el documento,

sobre todo cambio que se tenga que registrar en el mismo, a fin de que se realicen
las adecuaciones correspondientes.

Por consiguiente, la Empresa, deber actualizar los manuales en la medida que se

presenten modificaciones relevantes en sus contenidos.

8.1.3. Elaboracin del Manual de Funciones para el Asistente

Administrativo

La elaboracin del Manual de Funciones se hizo con el fin de delimitar las

responsabilidades y las funciones del Asistente Administrativo encargado de las
reas de Cartera e Inventarios de las Unidades de Negocios de Farma y pticos.

Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo

no tiene una aplicacin prctica en una empresa sino se combina con una serie
de elementos fundamentales

que hacen de su implementacin un proceso

exitoso, de manera que su realizacin se hizo como complemento del Manual de

Procedimientos.

29

30

9. DESCRIPCION GENERAL DE LOS DEPARTAMENTO DE CARTERA E

INVENTARIOS EN LAS UNIDADES DE NEGOCIOS DE FARMA Y OPTICOS DE
COLQUIMICOS S.A.

9.1. Marco General

Los departamentos de cartera e inventarios se desprenden directamente del rea

de Contabilidad la cual hace parte de la Gerencia Administrativa.

9.1.1. Cartera: Este departamento es responsable de cobrar y recaudar

oportunamente las cuentas que se originan por los diferentes productos que
comercializa COLQUIMICOS en las lneas (farma y pticos), adems del
seguimiento semanal de las metas alcanzadas por cada vendedor segn la
recuperacin de cartera que realice. Cabe anotar que existe otro Departamento de
Cartera para las otras Unidades de Negocio que son los de Qumicos y Alimentos.

9.2. Procedimientos desarrollados dentro del Departamento de Cartera

9.2.1. Recuperacin de Cartera: La venta y el recaudo del producto es realizada

por los vendedores y los mensajeros segn sea el caso.

Vendedores: Se encargan de recuperar la cartera segn las condiciones de

venta y las formas de pago.

Condiciones de venta: Descuentos por pronto pago, (5% a 30 das, 2% a 45 -60

das), pago neto (61 das).
Formas de pago: Cheque al da, cheque post fechado, transferencia electrnica
efectivo y tarjeta de crdito (en el punto de venta).

31

Mensajeros: Se encargan de recuperar la cartera solamente a contado,

segn la ruta asignada previamente por facturacin.

9.2.2. Estudios de Crditos: Estos se realizan cuando un cliente desea iniciar

relaciones comerciales con la empresa. Consisten en hacer un estudio detallado
de la situacin financiera, capacidad de pago y endeudamiento del solicitante,
basado en recomendaciones comerciales y financieras. Luego de ser estudiadas
por la gerencia financiera se tomar una decisin final con respecto al crdito.

9.2.3. Cartera de Difcil Recuperacin: Los encargados de recuperar la cartera

de difcil cobro son los vendedores ya que su contacto con el cliente es ms
cercano y adems estos poseen un conocimiento ms acorde al tema.

Herramientas de Recuperacin de Difcil Cartera: Vencida la fecha

acordada de pago el cliente tiene 9 das de gracia para realizar su
respectivo pago, de no ser as se procede a la retencin de los pedidos que
se le estn prximos a enviar. En caso de que el cliente no tenga pedidos
futuros se realizar una llamada de aviso recordando el pago oportuno.
Este mismo procedimiento aplica para los cheques devueltos.

Carta Estado de Cuenta: En caso de que el primer llamado de atencin

(llamada telefnica) no haya sido tomado en cuenta se proceder al envi
de la carta de advertencia en la cual se reflejan los das de mora, valor
vencido, valor prximo a vencer.

32

Cobro de Pagars en Blanco: De este procedimiento se encargan los

abogados de la empresa los cuales instauraran un proceso jurdico al
cliente.

9.2.4. Recaudo: Como resultado de las ventas diarias que son enviadas a travs
de los mensajeros con el cumplimiento de una planilla de control son presentadas
al departamento las facturas, recibos de caja y el dinero del pago por la venta.

9.3. Relacin entre el Departamento de Cartera y el Software J.D Edwards

Bajo el Software J.D Edwards se manejan varios procedimientos de gran

importancia para el buen funcionamiento del Departamento de Cartera.

Informes de Cartera: Estos informes son generados a travs del sistema

para enviarlos a sus respectivos vendedores para realizar su cobro
oportunamente.

Seguimientos Semanales: Se realizan con el propsito de comprobar el

cumplimiento de las metas de recuperacin de cartera para as otorgar al
vendedor su respectiva comisin al finalizar cada mes.

Asignacin de Cupos de Crdito: Consisten en parametrizar el cupo

mximo otorgado a cada cliente teniendo en cuenta su capacidad de
endeudamiento.

Estado de Cuenta: Reporte que indica el nmero de las facturas, fecha

de vencimiento de las mismas y valor neto a pagar.

33

Registro Recibos de Caja: Se reciben de los vendedores y mensajeros para

su posterior registro en el sistema, de manera que sean descargados los
valores adeudados.

9.4. Beneficios de Desarrollar el Manual de Procedimientos de J.D Edwards

en el Departamento de Cartera

A travs del sistema se puede observar y llevar un mayor control en los

cupos de crdito que se otorgan a los clientes ya que este restringe la
facturacin de nuevos pedidos al exceder su lmite permitido.

El sistema controla el presupuesto mensual de cartera con base en los

valores de las facturas.

Mediante el recaudo diario se observa la fluctuacin de las ventas de

contado para determinar los ingresos percibidos por la actividad econmica
realizada por las unidades de negocios farma y pticos.

J.D Edwards detecta saldos, notas crditos y notas debitos que no han sido
canceladas generando una cartera limpia y oportuna.

9.5. Inventarios: Este departamento es responsable de proporcionar y mantener

una rotacion de inventario que permita la continuidad operativa de la empresa, asi
como de realizar las rdenes de compra nacionales y de realizar las devoluciones
de mercancia.

34

El mtodo de inventario que maneja la compaa es el de promedio ponderado

para todas las unidades de negocio.

9.6. Procedimientos desarrollados dentro del Departamento de Inventarios

9.6.1. Orden de compras: Las ordenes de compras son reportadas por Bodega y
son ingresadas al software JDE, luego son enviadas por fax al proveedor en el
tiempo de 2 a 3 das hbiles es recibida e informada al rea de inventarios para
hacer la verificacin de la factura en cuanto a precio y se procede a ingresar al
sistema. De esta misma manera se realizan las devoluciones de mercanca.

9.6.2. Inventarios aleatorios y peridicos: Estos inventarios son realizados

constantemente para auditar la bodega de las unidades de negocio Farma y
pticos para contar con datos actualizados en el sistema para detectar la rotacin
de la mercanca. Los inventarios peridicos se realizan detalladamente por lote,
ubicacin y cantidad, donde es indispensable detener los despachos y recepcin
de mercanca para el logro del inventario.

9.6.3. Registro de Importaciones: Las importaciones que llegan a la compaa

tienen 2 das hbiles para ser ingresadas al sistema de manera que se puedan
facturar.

Pasos:

Recibir acta de importacin por parte de las personas que estn encargada
de la bodega.

35

Recibir documentacin por tarde del Departamento de Importaciones de las

siguientes facturas: Factura FOB, Factura de Fletes, Factura de
nacionalizacin y Registro de Importacin.

Regla de costos es aadir costos adicionales (fletes, aranceles,

nacionalizacin) que se incurren al costo unitario.

Se ingresa la importacin al kardex.

9.7. Relacin entre el Departamento de Cartera y el Software J.D Edwards

Inventarios Periodicos: Realizando este tipo de inventarios la informacin va
a ser mas exacta ya que se depuran las inconsistencias que se presenten
por cambio de lotes.
Seguimiento de Inventarios Valorizados: Este seguimiento se realiza cada
15 dias permitiendo observar la rotacin del inventario para luego ser
comparados por la alta gerencia brindando una informacin ms confiable.

Registro de Compras Nacionales: Es importante digitar las cantidades y

valor unitarios exactos para poder visualizar los costos del inventario.

9.8. Beneficios de Desarrollar el Manual de Procedimiento de JD Edwards en

el Departamento de Inventarios

Ayuda ha mantener un sistemas actualizado en el Departamento de Ventas

para sus respectivas comercializaciones de productos.

36

Mediante el ingreso de las compras nacionales e importaciones ayuda a

que el costo promedio nos indique, que rentabilidad se esta generando al
realizar una venta.

Los inventarios Valorizados ayudan a que la alta gerencia tome decisiones

y determine la rotacin de las mercancas.

Al realizar los inventarios aleatorio y programados esto nos permite

controlar que productos hay fsicamente y cuales son las cantidades que
hay en el sistema ayudando a determinar posibles errores.

Mediante J.D Edwards se puede comprobar que los inventarios al cierre del
periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, clculos, y
existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los
inventarios al cierre del periodo anterior.

Utilizando J.D.Edwards se evita verificar manualmente si las cantidades en

inventarios se representan productos, materiales y suministros de
propiedad de la empresa y estn en existencia, en trnsito, en depsito, en
almacenes de terceros, o en consignacin.

Visualizacin permanente de la actualizacin de los productos desde la

recepcin en bodega hasta la comercializacin y la disponibilidad de los
mismos para futuras comercializaciones.

Actualizacin rpida en los inventarios peridicos en cuanto a cantidad y

costo produciendo una informacin ms exacta para la toma de decisiones.

37

Brinda confiabilidad de los reportes valorizados y controlados de

mercancas fsicas para completo control tanto de la compaa como para
informar a las diferentes entidades gubernamentales.

9.9.

Desarrollo de Los Indicadores de Gestion

9.9.1 Indicadores de Inventario

9.9.1.1. Rotacin de Inventario

Rotacin de inventario
Formula:
Costo de Ventas*
Inventario Promedio**

Rotacin de Inventario

Este Indicador nos determina cual es el nivel de gasto de

mantenimiento del inventario. Cuando este es muy alto hay que
adoptar una estrategia para el manejo, buscando una mayor
rotacin.
*Costo de ventas: Es el mismo costo de Compras de mercancas
**Inventario Promedio:(inventario Inicial + Inventario Final)/2

9.9.1.2. Exactitud del Inventario: La confiabilidad del indicador es del 100% ya

que cuenta con un software JD Edwards permitiendo que el completo control del
inventarios a travs de la cadena productiva.

38

9.9.2. Incitadores Cartera

9.9.2.1 Rotacin de Cobro Promedio

Rotacin de cobro promedio

Formula:

Cuantas por cobrar * 30 da

Periodo de cobro promedio
Ventas
Permite ver el tiempo promedio en que colquimicos S.A. logra
recaudar los ingresos por ventas. Cuanto sea mayor el periodo
promedio de cobro, existe una mayo liquidez.

9.9.2.2 Rotacin de cuentas por cobrar

Rotacin de las Cuentas por Cobrar

Formula:

Ventas
Cuantas por cobrar

Rotacin de cuentas por

cobrar

Mide la liquidez de las cuentas por cobrar en un periodo

determinado y cuando sea mayor la rotacin habr mas liquidez
en la cartera

39

10. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SOFTWARE J.D EDWARDS EN LAS

AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO
FARMA Y OPTICOS DE LA COMPAA COLOMBIANA DE QUIMICOS
(COLQUIMICOS S.A.)

La realizacion de este Manual de Procedimientos tiene como proposito primordial

ensear al usuario final a utilizar el Software de una manera menos compleja y se
realizo con el fin de desarrollar el objetivo general del proyecto y de cumplir con la
estrategia ms importante formulada en la Matriz DOFA.

40

CONCLUSIONES

La realizacin de los Manuales de Procedimiento dejo ver que la estructura de

cada procedimiento es bastante compleja y requiere para su entendimiento y
manejo adecuado una serie de ilustraciones (ANEXOS).

La matriz DOFA dejo ver que la implementacin del Manual de Procedimiento

solucionara directa o indirectamente muchos de los problemas que se generan en
las Unidades de Negocios.

La base de los problemas operacionales de las Unidades de Negocio de Farma y

pticos de Colquimicos S.A. se debe a que el asistente administrativo realiza los
pasos de manera emprica, de tal forma se espera que con la correcta utilizacin
del Manual de Procedimientos se mitiguen estos problemas.

Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos procedimientos
claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados a todo nivel, tambin
es muy comn conocer empresas que no los tienen o si los tienen no le prestan la
importancia que le merece y peor aun, no alcanzan a reconocer que muchos de
los problemas de la empresa tienen origen en la falta de la implementacin de
estos procedimientos, o una mala implementacin de los existentes.

41

RECOMENDACIONES

La gerencia debe encargarse directamente de dar el seguimiento respectivo al

proceso de certificacin de las Normas ISO, para que este continue
satisfactoriamente, ya que dicha implantacin le confiere un prestigio importante
ante sus clientes y la competencia.

Mantener el manual de procedimientos de J.D Edwards actualizado y a la

disposicin del personal que lo requiera.

Continuar con la realizacin de los manuales de procedimientos en las dems

unidades de negocios de Colquimicos S.A.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del

manejo del Software. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por
parte de los empleados.

Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los

empleados de bajo nivel sino tambin a los empleados de mas alto rango, llmese
gerentes, jefes de departamento, dueos, o accionistas administradores. Todos
deben ser consientes de la importancia de estos documentos y tambin lo deben
aplicar sin restriccin alguna como miembros activos de la compaa. De no ser
as, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener
xito.

Desarrollar seminarios de formacin a los estudiantes en temas relacionados con

sistemas administrativos para que lo aprendido sea aplicado en su experiencia
laboral.

42

Que los estudiantes de la Universidad de la Salle se comprometan ms con sus

proyectos de grado ya que este es el resultado de la aplicacin de los
conocimientos que adquiri durante toda la carrera y ms importante es que la
informacin que se utilice para la realizacin de la investigacin sea real y factible.

El desarrollo tecnolgico siempre afectar el recurso humano, para lo cual se

recomienda desarrollar mecanismos que coordinen de manera efectiva la
tecnologa con el factor humano.

43

BIBLIOGRAFIA

ALVAREZ Augusto, Administracin de Sueldos y salarios, teora y practica,

Panamericana 1965. p. 127.

BERNAL Torres, Cesar Augusto, Metodologa de la Investigacin para

Administracin y Economa, Editorial Prentice Hall, edicin 2002.

CHIAVENATO, Adalberto. Administracin de recursos humanos, Bogota, MC

Graw Hill, 1994, Edicin, 1994.Pg.169 - 173.

Enciclopedia Encarta, 2006

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN

ICONTEC. Colombia Quinta Edicin Actualizada 2004.

KOONTZ Harold y WEIHRICH Heinz, administracin una perspectiva global,

onceava edicin, Mc Graw Hill, Mxico 1998 p.777

LLOYD L Byars y RUE Leslie, Gestin de Recursos Humanos, Editorial Irwin,

Mc Graw Hill 1996 p 21.

MARTNEZ, Bermdez Rigoberto, Administracin de los Manuales de

Procedimientos, Publicacin de la corporacin de organizacin y mtodos,
Bogota, 1999 p. 42.

MENDEZ A., Carlos E., Metodologa diseo y desarrollo del proceso de

investigacin, Editorial MC Graw Hill, edicin, 2003.

44

ROSAS Gonzlez, Maria Isabel. Administracin y Gerencia a su Alcance,

Publicacin de la Escuela Colombiana de Ingenieros, 1998 p 2.
TAMAYO Y TAMAYO, Mario, El proceso de la investigacin cientfica, 4. Ed.,
Mxico, Limusa, 2001.

www.colquimicos.com.co/html/ quienes_somos.htm

www.google.com

www.monografias.com

www.yahoo.com

http://es.wikipedia.org/wiki/JD_Edwards

http://www.oracle.com/global/lad/customers/profiles/oracle_snapshot_icontec.pdf

45

ANEXOS

46

ESTRATEGIAS MATRIZ DOFA DE LA INCIDENCIA DE J.D EDWARDS EN

LAS AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIOS
DE FARMA Y OPTICOS DE COLQUIMICOS S.A.

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Las unidades de negocios farma y opticos

1. El programa J.D Edwards Permite la interrelacion de
no cuentan con manuales de procedimientos
todas las Areas y Sucursales, puesto que contiene toda la
de JD Edwards en las areas de cartera e
informacin de la empresa.
inventarios,

2. J.D Edwards se sujeta a las necesidades de la

empresa que lo adquiere.

2. Durante el cierre contable el software no

puede ser utilizado ya que todos los registros
y operaciones realizadas durante todo el mes
estn culminadas y contabilizadas de manera
que son susceptibles de generar errores.

3. J.D Edwards brinda informacion a la alta gerencia en

tiempo real lo que facilita la generacion de reportes y
decisiones inmediatas.

3. La saturacion de la informacin en los

servidores hace que los procedimientos en el
sistema sean lentos para cada una de las
Areas que utilizan el programa.
4. J.D Edwards permite la aceleracion de los procesos, la 4. El Sofware tiene un cierto grado de
eliminacin de tareas repetitivas y el recorte de los
complejidad para su manejo
tiempos hasta en un 50%.
5. El Software permite la eficiencia en los procedimientos 5. La falta del Manual de JD Edwars hace que
que se llevan a cabo en la empresa.
la empresa incurra en gastos adicionales
como la contratacion de consultores
especializados en el tema.
6. El Good Will de la empresa se sostiene en el mercado, 6. Un solo empleado tiende a cometer varios
en parte por tener gente capacitada en J.D Edwards para errores en el manejo del Software ya que no
el desarrollo de sus funciones.
posee un documento detallado que explique
su correcto funcionamiento.

ESTRATEGIAS MATRIZ DOFA DE LA INCIDENCIA DE J.D EDWARDS EN

LAS AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIOS
DE FARMA Y OPTICOS DE COLQUIMICOS S.A.

OPORTUNIDADES

ESTRATEGIA (FO)

ESTRATEGIA (DO)
D1 D4 O3 Realizar un manual de
procedimientos de J.D Edwards en las reas
de Cartera e Inventarios de las Unidades de
Negocios Farma y pticos consultando con
personas internas de la empresa,
especializadas en el Software, con el fin de
reducir su complejidad.

1. En el mercado se
encuentran actualizaciones
que mejoran el Software.

F1 F3 O5. Utilizar la tecnologa de punta con la que

cuenta el sistema J.D Edwards para introducir a las
sucursales que se tienen en Suramrica para compartir
informacin en tiempo real, generando mayor claridad y
eficacia en las comunicaciones y operaciones para la
obtencin de mejores resultados.

2. Se encuentran con
facilidad consultores
especializados en J.D
Edwards.

D1 O4. Crear los manuales de

procedimientos de J.D Edwards en las reas
F2 O1. Al adquirir las actualizaciones del Software se
de Cartera e Inventarios para facilitar la
generarn ms herramientas y utilidades por lo tanto ser
obtencion de la informacin dado que el
necesario desarrollar nuevos procedimientos al manual
crecimiento y la penetracion en nuevos
que describan los pasos de dichas novedades.
mercados por parte de Colquimicos implicar
mayor nmero de tareas.

3. Por tratarse de
plataformas tecnolgicas en
crecimiento se tiene la
flexibilidad suficiente para
incorporar otros mdulos de
software que requiera la
empresa al paso de los
aos en caso de que se
quiera introducir en nuevos
mercados.

F4 F6 O4 Aprovechar la aceleracion de los

procedimientos para optimizar el manejo de la gestion y
toma de decisiones de modo que se tenga mejor reaccin
ante la competencia, as se sostiene el buen nombre que
se tiene en el mercado.

ESTRATEGIAS MATRIZ DOFA DE LA INCIDENCIA DE J.D EDWARDS EN

LAS AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS UNIDADES DE NEGOCIOS
DE FARMA Y OPTICOS DE COLQUIMICOS S.A.

OPORTUNIDADES
4. El mercado potencial
tiene prioridad por las
empresas que utilizan
tecnologa de punta como
J.D Edwards en sus
procedimientos.
AMENAZAS
1. El hurto de la plataforma
principal ocasionaria la
perdida parcial de la
informacion de la empresa.
2. La falta de energia en la
oficina principal en donde se
encuentran los servidores
ocacionan la suspencin
total del Software a nivel
nacional.
3. El Software lo venden sin
un manual para su manejo.

ESTRATEGIA (FO)

ESTRATEGIA (DO)

F6 O4 O5. Aprovechar El Good Will con el que

cuenta Colquimicos para penetrar en nuevos mercados a
nivel internacional generando mayores oportunidades de
crecimiento y mejoras en su situacin financiera.

ESTRATEGIA (FA)
F1 A3. Compartir el manual de procedimientos de J.D.
Edwards con las sucursales de Cali y Medelln para que
sea utilizado en las mismas unidades de negocios. Lo
cual, permitir que se tengan los mismos beneficios que
en Bogot.

ESTRATEGIA (DA)

D3 A3. Determinar los pasos complejos

que hacen que el sistema se sature, para
desarrollar un manual de procedimientos
que redusca este tipo de errores.
D6 A3. Realizar el Manual de Funciones
para el Asistente Administrativo encargado de
las reas de Cartera e Inventarios de las
Unidades de Negocios Farma y pticos, de tal
manera que se complemente el buen manejo
del Software y se reduzcan los errores
cometidos anteriormente.

COLQUIMICOS S.A.

DESCRIPCIN DE CARGO

Objetivo: Determinar y generar procedimientos tendientes a obtener eficiencia y eficacia en la cadena de produccin y comercializacin minimizando cualquier riesgo posible. Proveer a la gerencia de alternativas de solucin de procesos ya
establecidos. Elaborar y digitar documentos contables
NOMBRE DEL CARGO :

Asistente Administrativo

NOMBRE DEL OCUPANTE :

Diego Alejandro Reyes

Orgen Unidades: Farma Opticos

NOMBRE CARGO DEL SUPERIOR:

NOMBRE DEL SUPERIOR:

Gerente Financiero/Gerente Administrativo

Laura Victoria Sanchez Gil

Funcin Regional:

LISTAS DE AREAS A CARGO:

INFORMACION CUANTITATIVA:

* N. De Colaboradores de su equipo:
* Responsabilidad de Presupuesto:
(Costos, Ventas, Inversiones, etc.)
* Responsabilidad por Activos: (Valor de
Inventario, etc.)

Fecha Actualizacin: Julio 10 Octubre

0
Directamente en presupuestos de cartera e Inventarios
Indectamente: Ventas
Equipos de Oficina: Computador, Telefono, Calculadora,
Utiles de papeleria.

* Cartera / Recaudo

Funcin Local:

REQUISITOS DE LA POSICIN:
* Nivel Acadmico: Conocimiento en contabilidad general y costos,
administracin tributaria, sistemas de informacin, reportes estadisticos y
comercio exterior
*Fuerte habilidad compromiso y responsabilidad

* Inventarios, Compras
* Aos de experiencia: 2 Aos
* Importaciones
* Nivel requerido de Ingls: Bilinge 50%

* Otros (definir):

* Perfil Comercial
* Competencias especficas: Dominar el Software JDE y Operar reportes
estadisticos para la alta gerencia
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE LA POSICION

CONTACTOS:

CRITERIOS DE XITO DE LA POSICIN

INTERNOS:
Bodega

*Cumplimiento del 100% de las responsabilidades del cargo

b) Registra en el software todos los traslados entre ciudad.

c) Realizar cotejo de todas las facturas en el sistemas para generar la cuenta por pagar a proveedores.

Gerente de Ventas Nacional

d) Diarimente ingresar los recibos de caja al JDE para mantener las carteras actualizadas

Jefe Importaciones

1. Registros en el software JDE:

a) Ingresar las ordenes de compra al software JDE diariamente
* Realizar las actualizacin del software en el menor tiempo posible
* Entregar los reportes de gerencia periodicamente

e) Ingresar las importacines a JDE

2 Reportes de:
a) Realizar reporte de inventario valorizado
b) Hacer seguimiento de cartera de las unidades de negocio semanalmente
c) General reportes de controlados cada cierre de mes
d) Generar presupuesto de cartera mensualmente

EXTERNOS:

3 Apoyar la gestion de promocin y ventas:

a) Mantener informado a la Gcia. Sobre las fechas de llega de los pedidos de medicamentos. Asegurarse del
del arribo de las importaciones de lentes coordinadas por el Jefe de Importaciones
4 Total discrecin en la informacin

Entidades del Gremio

Clientes

5 Hacer auditoria las bodega local

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha y Yeison Julia Reina Rodriguez

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha y Yeison Julia Reina Rodriguez

ORGANIGRAMA COMERCIAL

Gerente General

Gerente Tcnico
Gilberto Zafra

Jefe Alimentos
Claudia Guzmn
Vendedor
Alimentos
Jairo
Castiblanco

Jefe HHPC
Claudia Guzmn
Vendedor
HHPC
Astrid
Guevara
Olga
Sandoval
Javier
Pabon
Luis E.
Correa

Gerente Administrativo
Laura Sanchez

Jefe Polmeros
Gilberto Zafra
Vendedor
Polmeros
Joaquin
Cruz
Victor
Sanchez

Jefe Plsticos
Andres Chavez
Vendedor
Plsticos
Adolfo
Miranda

Vendedor Junior
Kelly Nio

Jefe Textil
Claudia Celis
Cesar Ospina
Vendedor
Textil
Rodrigo
Gallego
Angel Perez

Jefe Farma
Laura Sanchez

Vendedor
Farma
Sonia
Hernandez
Fabio
Espitia

Jefe Opticos
Omaira Bautista
Vendedor
Opticos
Paola
Beltran
Adriana
Nova
Carlos
Rodriguez
Maribel
Gonzales

CLIENTE
Gerente General
Gerente Tcnico

Gerente Administrativo

Coordinaciones
Administrativas
y comerciales
Jefaturas

Bogot
Qumicos

Cali

Compras e
inventarios

Comercio
exterior

Medelln

Logstica

Contabilidad

Cuentas por
pagar

Sistemas

Crdito y
Cartera

Asistentes
Inventarios

Comercio
exterior

Crdito y
Cartera

Servicio al Cliente

Auxiliares

Seguridad

Coordinacin Administrativa y
comercial

Logstica

Conductores

Operarios

Lideres Bodega
Mensajeros

Servicios Varios

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Ingreso a JDE)

Doble clic

Seleccionar la
opcin COLQWTS

Seleccin
Tamao de la

Pulsar el Botn
Aceptar

1. Digitar Nombre
del usuario
2. Escribir la
contrasea del
Usuario

Aceptar

Doble Clic

2. Contrasea
de Usuario

1. IDE de
Usuario
3. Ambiente
WPD7334

OK

MENU PRINCIPAL DE
JDE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual de Compras)

Manual de compras
Las ordenes de compra son generadas por la bodega segn la rotacin del inventario quien se
encarga de solicitarlo al departamento de compras a travs de un memorando para montar la
orden de compra en J.D.Edwards y de esta forma podemos determinar cuanto tiempo se tarda
en llegar la mercanca a nuestra bodega.
Ruta del men de JDE para ingresar
las ordenes de compra
-

Distribucin y Logstica

Compras por Ciudad

Compras Bogota

Procesamiento de Orden de
Compra

MENU PRINCIPAL DE JDE

Doble Clic

Pulsar el icono aadir

Se ubica en Proveedores y se
pulsa el botn

Bsqueda por nombre se escribe el

nombre del proveedor

Se digita el
nombre del
proveedor

Se pulsa buscar

Datos que arroja la bsqueda de

proveedor
1. Es el cdigo que es
asignado al crearlo en el
sistema JDE
Doble Clic

2. Nombre completo de la
razn social del proveedor
3. Nit del proveedor

Cdigo de entrega de Mercara Farma

Cdigo

Nombre del Almacn

Segn Tabla

102 Almacn Farma Garaje

114 Almacn Farma Oficina
115 Almacn Farma Nevera
116 Almacn Farma Patio
126 Almacn Lentes Gravados Polo

Bodegas de Almacenamiento Farma

Bodega

Descripcin

ABO0002

Almacn Farma - Garaje

ABO0003

Almacn Qumicos - Terceros

ABO0005

Almacn Lentes - Exento Polo

ABO0006

Almacn Farma - Oficina

ABO0007

Almacn Farma - Nevera

ABO0008

Almacn Farma - Patio

ABO0009

Almacn Farma - VARIOS

ABO0013

Almacn Lentes - Gravados Polo

Moneda: COP Pesos colombianos

Tipo de cambio en blanco

Sucursal/planta: ABO0002
A: Almacenamiento
BO: Bogot
0002: Cdigo de la bodega Farma

Fecha

de

la

orden

la

toma

automticamente el sistema
-

Nos ubicamos en la casilla de N de

producto y oprimimos la icono

1. Se escribe el nombre del

producto que se va solicitar
al laboratorio siempre dentro
de

asteriscos

*zelma*
2.

Se ubica sobre la parte sombreada

y se oprime doble clic

Se pulsa el icono

ejemplo

1.

N de producto lo trae el sistema

cuando lo buscamos

2.

La cantidad solicitada la podemos

modificar ubicndonos en la casilla
tecleando la cantidad ordenada

3.

UM: unidad de mediada del producto

este lo arroja el sistema cuando
estamos

montando

la

orden

de

compra CJ: caja, FC: frasco.

4.

Costo unitario lo trae el sistema este puede

ser modificado por igualmente por que la
cantidad y debe ser comparada con la lista
de precios que nos da el laboratorio.

5.

Costo total lo calcula el sistema automticamente cuando cambiamos la Cantidad ordenada o Costo Unitario

6.

Descripcin del producto 1: es el nombre del producto completo

7.

Descripcin del producto 2: Como viene empacado el producto

8.

Nos desplazamos hacia el lado derecho de la pantalla

EXENTO Medicamento y lentes de

contacto
Error falta por
ingresar
informacin

1GCMGEN3,2 para productos con

IVA
1ECMGEN3,2 para productos sin
IVA

1.

Por ultimo se pulsa el botn

N de orden

2.

Se

escribe

el

tipo

de

documento que nos arrojo la

orden

de

memorando

compra

en

entregado

por

bodega para este cado fue

O1

60001727

de

documento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D. Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Imprimir Orden de compra nacional, orden
de compra de Importacin o Devolucin de
compra)

MANUEL IMPRIMIR ORDEN DE COMPRA

Es un paso adicional que se emplea por enviar la orden de compra para el laboratorio.

Ruta del men de JDE para Imprimir la

Orden de Compra

MENU PRINCIPAL DE JDE

Distribucin y Logstica

Compras por Ciudad

Compras Bogota

Procesamiento
Compra

Imprimir Orden de Compra

de

Orden

Doble clic

Doble clic

de

Clic

Clic

2. clic

1. Clic

Clic

Doble Clic

O1 Orden de compra
nacional, O5 Orden de
compra de importacin u
OD Devolucin de compra

Clic

Se digita
la bodega

Clic

Se digita el
numero de

OK

OK

Clic

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(MANUAL REGISTR DE ORDEN DE
COMPRA)

Pasos para ingresar

-

Distribucin y Logstica

Compras por Ciudad

Compras Bogota

Procesamiento Orden de
Compra

Registro de recibos por

Compra

1. Digita N
Orden
2. Clic

Doble Clic

Se digita la fecha
de Transaccin

Se digita 1 para
recibir la mercanca

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(MANUAL DEVOLUCIN DE COMPRA)

MANUAL DEVOLUCIN DE COMPRA

Las devoluciones se realizan cuando algn medicamento esta vencido o por
que mal estado, el laboratorio nos enva una nota crdito por devolucin de
producto lo que hace es descargarlo del inventario y generar una cuenta por
cobrar a proveedores en contra.

El siguiente ejemplo se realiza con el laboratorio Bristol Myers Squibb de

Colombia con un producto Zerin 40mg frasco por 60 capsulas.

Pasos:
Distribucin y logstica
-

Administracin de inventarios

Compras por ciudad

Compras Bogota

Procesamiento de Ordenes
de Compra

Devolucin Orden de Compra

(OD)

Doble clic

Clic

Buscar Proveedor

2. Buscar

1. Escribir el
nombr del
Proveedor

Doble Clic

Oprime para
buscar el
producto

2. Buscar

1. Escribir el nombre
del producto dentro de
asteriscos

Se selecciona el
producto y doble
clic Izquierdo

Importante ingresar la cantidad en

signo negativo y el costo unitario
automticamente

cambia.

Debe

coincidir con el valor de la nota crdito

y el costo total. Para no haber
diferencia en el cotejo.

Cantida

Clic

En el campo de Cd de exp. se coloca la

palabra V y la tasa/rea fiscal EXENTO
se oprime OK. Y se guarda el numero del
registro para este caso es OD 60000042

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Registr de Devolucin de Mercanca)

REGISTR DE DEVOLUCIN DE MERCANCIA

El registro de Devolucin de la mercanca es para que salga del inventara.
Pasos
-

MENU PRINCIPAL DE JDE

Distribucin y logstica

Administracin de inventarios

Compras por ciudad

Compras Bogota

Procesamiento de Ordenes
de Compra

Registro de Recibos por

compras

Doble Clic

Tipo de
documento OD
N de la orden de
devolucin

En el campo de N de orden se escribe

el numero que nos arrojo cuando
ingresamos la orden de compra y OD
que es el tipo de documentos.

1. Clic

Doble clic

1. Fecha en que
se registra la
Devolucin

1.

La fecha en que se
registra se digita

2.

2. Clic para
buscar donde esta
la mercanca

En Opc recep de
digita 1

Se debe de verificar la cantidad

y el N de lote de la mercanca
para poder oprimir doble clic

Doble clic

Clic

Clic

Clic
Clic en buscar y no tiene registro
pendientes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual de Cotejo de Facturas)

MANUAL DE COTEJO DE FACTURAS

El cotejo de facturas es confrontar la factura fsica que nos enva el laboratorio
contra el sistema JDE
Este procedimiento se realiza luego de haber pasado por los siguientes pasos
Ingreso de orden de compra, imprimir orden de compra, Ingresar orden de
compra al Kardex.
Esto nos permite identificar si hay alguna diferencia en cuanto precio cotizado y
precio facturado y poder generar una cuanta por pagar a proveedor que se
encarga el departamento de contabilidad.
Estos son los pasos para realizarlos
Pasos:
-

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Finanzas
Cuentas por pagar
Procesamiento diario
Registro con facturas
con cotejo
Cotejo de facturas
FA(Farma)
Entrada de Facturas
FA Bogota (O1 P3)

Doble Clic

Aadir

Fecha en que
Realiza el cotejo

1.

Se escribe el N de la
orden de compra o
devoluciones en
compra

2.

El tipo de documento si
orden de compra OD
(Devolucin en
compras), O1 (Orden
de compra Bogota)

Se escribe el nombre del

proveedor a cual se va a
cotejar la factura

1.

El numero de factura
que se va a cotejar

2.

En el campo de CIA
se escribe 00001

1.

Luego pantalla / recibo por

cotejo y clic

2.

Buscar

Doble Click

Importe Bruto: Es importe total de

la factura con impuesto
dependiendo si es gravada o
exento. Para este ejemplo es
exento porque el importe bruto y
el Importe gravado son iguales.
Imp: Impuesto es el valor del
impuesto

Impte gravabl: El importe gravable

es antes de impuestos
Despus de determinar que
verdaderamente este la factura
comercial contra el sistema se
oprime OK

N de cotejo

Nos arroja el numero de cotejo

que escribimos en la misma
factura para que en contabilidad
pueda genera el pago

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual de Inventario Valorizado)

Manual de Inventario Valorizado

El inventario valorizado es un reporte que muestra cantidades disponibles que
hay en el momento y el valor unitario, su valor total por unidades de negocio
que sirve cuanto esta costando la mercanca en la bodega.

Pasos:

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y logstica

Administracin y de
Inventarios

Procesamiento Diario

Informes de
Inventarios

Valorizado por lnea

Doble clic

Doble clic

Clic

Clic

2 Clic

1. Clic

Clic

Doble Clic

Clic

Clic

Clic

Rango de
productos

Clic

Clic

Clic

1. Clic

2. Clic

Clic

Clic

Clic

2. Clic
1. Se digita la
unidad de negocio

Clic

2. Clic

1. Clic

Procesando

Clic

Clic

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual Traslado de Mercanca entre
Ciudades)

Manual para Traslado entre Ciudades

Este traslado solamente se debe hacer cuando necesitamos enviar un producto de
una ciudad a otra.
De esta forma se tiene un inventario disponible en cada unidad de negocio para
futuras comercializacin.

Pasos:

Doble clic

Administracin de Inventarios

Proceso Diario

Maestro de Inventarios

Traslados (se escoge el que se

acople a nuestra necesidad).

Aadir

Doble clic.

Clic

2. Clic

Doble clic

1. Se digita el
nombre del producto
a trasladar

Digita la cantidad
a trasladar

Campos que se deben llenar:

Escriba la fecha del L/M, que deben ser la misma que esta haciendo el registro.

Explicacin se escribe el porque se realiza la Transaccin

De la suc/planta se escribe la bodega de donde esta ubicada la mercanca

A la suc/planta se escribe la bodega destino de la mercanca

N de articulo se busca por la linterna

Cantidad a
trasladar

Cod del
producto
N de lote

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual de Actualizacin de Fecha de
Vencimiento)

Manual de Actualizacin de Fecha de

Vencimiento
La actualizacin de fechas de vencimiento se realiza cuando un producto fue
mal digitado en el registro de orden de compra o algn laboratorio ha realizado
algn estudio del producto y ha renovado la fecha de espiracin y es informada
a COLQUIMICOS S.A.

Pasos:

MENU PRINCIPAL
DE JDE

Distribucin y logstica

Administrador de
Inventarios

Procesamiento diario

Informes de Inventario

Revisin de maestro
de Lotes

Doble clic

Clic

Se digita el nombre del

producto que se va ha
cambiar la fecha de
vencimiento

1. Clic

2. Doble clic en el
resultado de la bsqueda

1. Clic

Clic

Resultado de la
bsqueda

La seleccin se realiza para sealar

el producto que se quiere cambiar la
fecha de vencimiento

Seleccin clic

Clic

Se digita

Se digita la nueva fecha. En este

momento arroja la fecha que esta
actualmente

Clic

Clic

Clic
Se oprime clic en buscar para
verificar que a cambio la
fecha de vencimiento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual De Cantidades Comprometidas)

Manual de Cantidades Comprometidas

Cantidades comprometidas es descomprometer las cantidades que en la
disponibilidad estn alterada por la tardanza de algunos de los procedimientos.

Pasos:

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y logstica

Administrador de
inventarios

Procesamiento diario

Informes de inventario

Actualizar cantidades
comprometidas

Doble clic

Doble clic

Clic

Clic

2. Clic

1. Clic

Clic

Doble clic

Dato a
cambiar

Clic

Se oprime clic para buscar el

producto a descomprometer.

Clic

2. Clic

3. Doble clic

1. Se digita el nombre del

producto a
descomprometer

Clic

Clic

Clic

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual de Regla de Costos)

Manual de Regla de Costos

La regla de costos es donde se identifican todas las Facturas Comerciales

(Agentes aduaneros, FOB, Flete internacional exento, Seguro, Arancel, Flete
internacional gravado) que van hacer cargados al costo unitario de cada lente y
se hace en Excel, despus es aadido al sistema para que tome estos costos.
Y son llenados todos los espacios que este en rojo.

Despus de haber calculado

todos los costos se procede a
crearlos en el sistema.
Pasos para abrir la ventana de
aadir la regla costos.
-

Distribucin y Logstica

Compras por Ciudad

Configuracin del
sistema de compras

Revisiones de costos
adicionales

Doble clic

Clic

Clic

Clic

2. Clic

Se continua con el consecutivo

para el ejemplo Cdigo es F33 y
descripcin el numero de
1. Se digita *F*
(farma)

importacin que es asignado

por el departamento de
Importaciones.

2. Clic

1. Se digita estos
dos Campos

Clic

Clic

1. Se Digita
el numero
2. Clic

Se Digita el numero
de consecutivo ya
creado

Se copia los costos resultantes

Copiar

Se pega en la columna
1 y la fila 1.

Pegar

2. Clic

1. Se selecciona los
espacios que no
tienes Importe

Clic

Se digita los cdigos

de los proveedores
segn Tabla anexo
para Importaciones

Segn
tabla

Se digita el la fecha de
inicio vigencia un mes
anterior a la que se
crea la regla de costo

Clic

Clic

Clic

El resultado
de la
bsqueda

Este resultado indica que hay

costos aadidos listos para
emplear en la importacin

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual Orden de Compra de Importacin)

Manual de Importaciones
Las importaciones que se realizan son para lnea de pticos y son lentes de
contacto que su procedencia es de Atlanta EE.UU.

Ruta del men de JDE para

ingresar las ordenes de compra

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y Logstica

Compras por Ciudad

Compras Bogota

Procesamiento
Orden de Compra

Ordenes de Compra

Doble clic

Clic

de

Clic

2. Clic

1. Se digita nombre del

proveedor
3. Doble clic

Digitar cdigo 110

(Lentes Polo Club)

Clic

1. Se digita
Se digita el nombre del comprador y
se coloca en asteriscos para que la
bsqueda sea exacta

2. Clic

Resulta de la bsqueda
Doble Clic

Clic

1. Se digita
1.

Se digita el nombre del

2. Clic

proveedor de transporte.
Ejemplo: DHL GLOBAL
FORWARD COLOMBIA.
3. Resultado de la
bsqueda y doble clic

Se digita forma
de pago

N de pedido

Clic

Doble Clic

La tasa de cambio es la
misma del registro de
importacin

Se digita la fecha
en que se realiza la
transaccin

Tasa de
cambio

Clic

Clic Bsqueda
del producto

Lugar donde se digita le

nombre del articulo

Clic

Doble clic

En las casillas cantidades

ordenadas y costo unitario
se digitan segn la orden
de compra de importacin

Se digita el N del lote con

que se va ha registrar

Se agrega la regla de
costos

Clic

Se digita *F* que

corresponde a
pticos

Clic

Resultado de
la bsqueda
1. Se oprime doble clic en la
ltima fila que fue creada la
regla de costos
1. Doble
clic

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual Registro De Importacin)

Manual Registro De Importacin

El registro de la importacin es ingresar la disponibilidad de la mercanca para
poder realizar el trmite de venta.
Pasos:

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y Logstica
Comprar por ciudad

Compras Bogota

Procesamiento Ordenes
de Compra

Registro de recibos por

compras

Doble Clic

1. Se Digita N de
la orden
2. Clic

1. Doble Clic

Resultado de la
Bsqueda

Fecha en que
llego la fecha

Se digita la tasa de cambio del

registro de importacin

Se digitan Opc recep y se

escribe 1 que significa recibir
y Caducidad del lote fecha en
que vence el lote.

Clic

Clic

Clic

Resultado de la
bsqueda

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Manual de Inventarios Peridicos)

Manual de Inventarios Peridicos

El inventario peridico se realiza casa cada vez que se requiere conocer como
esta la bodega en unidades fsicas y unidades en el sistema si estn acordes.
El inventario esta dividido en 6 partes que son:
-

Seleccin de artculo para el conteo cclico.

Revisin del conteo cclico

Imprimir hojas para el conteo cclico

Registro del conteo cclico

Imprimir detalle de variacin cclico

Actualizacin conteo cclico

Pasos:

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y logstica

Administrador de inventarios

Procesamiento Peridico

Alternativas para contar

Inventario

Seleccin de articulo para

conteo cclico

Doble clic

Doble clic

Clic

Clic

2. Clic

1. Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

1. Se digita el nombre
del producto a realizar el
inventario

2. Clic
3. Clic en el resultado de
la bsqueda

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Se digita la Unidad
de Negocio

Clic

Nombre del inventario que se ubica

para poder identificarlo de los dems
inventarios que se han hecho
anteriores a estos

Nombre del
inventario

2. Clic

1. Clic

El numero que arroja es el N

de recuento cclico 636 y la
descripcin que se asigna.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Imprimir Hojas de Conteo)

IMPRIMIR HOJAS DEL CONTEO CICLICO

Se imprimen las hojas del conteo cclico para que los encargados del conteo
puedan anotar las unidades que hay fsicamente frente a las planillas
generadas en este procedimiento.

Pasos:

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Clic

Distribucin y logstica

Administrador de inventarios

Procesamiento Peridico

Alternativas
Inventario

Impresin de
conteo cclico

para

hojas

contar

para

2. Clic

1. Clic

2. Clic

1. Clic

Clic

Doble clic

Clic

Clic

Se digita el
numero del

Clic

Clic

2. Clic

1. Clic

Hojas del conteo

cclico

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Ingreso De Recibos De Caja)

MANUAL DE INGRESO DE RECIBOS DE CAJA

Los recibos de caja se ingresan al sistema despus de haber realizado el
recaudo. El recaudo se realiza a diario a los mensajeros y vendedores de lo
que hayan cobrado el da anterior y deben entregar la factura y un recibo de
caja donde especifica cuanto es el valor a pagar en dinero por la factura.

Luego se procede a realizar ingreso de los recibos de caja de la siguiente

manera.

Directorio Maestro de Colquimicos

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Finazas

Cuenta por cobrar

Procesamiento diario

Proceso de recibos manuales

Recibo estndar de recibos

Registro de recibos polo

Doble clic

Aadir

Fecha en que se ingresa los

recibos de caja

- Compaa: 00001
- Cta Bancaria: 101.110505.03 Caja General
Farma
- Fch L/M Debe ser la misma fecha del Batch
Pagad es el numero de la persona que paga la
factura
- Fch de recibo es la misma de Batch, Fch L/M.
Cliente es el mismo numero del Pagad
-

N del recibo el mismo sistema lo arroja automticamente

Impte del recibo: siempre es el valor que aparece en el recibo de caja es decir lo que esta
pagando el cliente sin punto

Obs se escribe el n de recibo de caja que entrega el mensajero o vendedor.

COP se deja en blanco

Tasa de Cambio se deja en blanco.

Instrumento de pago: E
(efectivo) C (Cheque)

Fecha de liquidacin es la
misma de Batch, Fch L/M, Fch
de recibo.

Compens L/M no aplic siempre

es 3101

Referencia del recibo se

escribe la factura que estn
pagando.

Clic

Se dirigimos a Pantalla /
Seleccionar y clic

Clic

Clic
1. El cdigo del cliente el
sistema lo trae
automticamente
2. Buscar

Cod del cliente que

nos esta pagando

El sistema nos esta mostrando que

solamente hay una factura por pago y
coincide con el recibo de caja

Se selecciona con la
Seleccionada

tecla
Y luego

Y Ok
Se anota en el recibo de
caja el nmero de recibo
que arrojo el sistema y
Batch

DESCUENTO
Los descuentos que se realizan son 5% para farma a algunos clientes 2% para
otro restante para la lnea de pticos es del 2% estos descuentos son por
pronto paga.
Cuando son por centavos se pueden hacer tambin de esta forma.

Se escribe el mismo valor que aparece en Impte pend

de la transac para este ejemplo es de $5,69 en la
casilla de Descuento aplicado

Y luego se oprime el botn

MAYOR VALOR PAGADO POR EL CLIENTE

Este es el valor que esta sin pagar

Clic
Pantalla Independiente /
Cancelar

Importe Cancelacin escribimos el valor

de en negativo que haba en Impt sin
aplicar Y en cdigo de la cancelacin Y4
que significa mayor valor pagado

Clic

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Reporte de Controlados)

MANUAL DE REPORTE DE CONTROLADOS

Reporte de controlados es empleado para la persona que tiene a cargo esta
funcin de tener el control de determinados artculos que son vigilados por la
Superintendencia de Salud y por el Hospital de Engativa.

Pasos:

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y logstica

Administracin y de
Inventarios

Procesamiento Diario

Informes de Inventarios

Valorizado por lnea

Doble Clic

Doble Clic

Clic

Clic

2. Clic

1. Clic

Clic

Doble
Clic

Clic

Clic

Se digita el rango de los

cdigos de los productos para
el ejemplo es producto
Se digita
el rango

controlados su denominacin
es PFETCN0000 hasta
PFETCN9999

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Se digita la unidad
de negocio
ABO0002 y
ABO0007 segn
tabla de
almacenamiento
enter.

Clic

Clic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

J.D Edwards OneWorld Explorer

NAVEGACIN MDULO
(Contabilizar por Bacht)

MANUAL CONTABILIZACIN DE BATCH

La contabilizacin de Batch es aceptar las transacciones realizadas en el da y
que sirven para que en el departamento de contabilidad estn actualizadas.

Pasos

MENU PRINCIPAL DE
JDE

Distribucin y
Logstica

Administrador de
Inventarios

Revisin diaria del L/M

de Inventarios

Clic

1. Se digita
Asterisco *

3. Clic

2. Se digita el usuario
de quien realizo las
transacciones

2. Clic

1. Resultado
de bsqueda

Doble clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic

Clic
Se digita
el usuario

Clic

Clic

Clic

Clic

El resultado de la bsqueda

Clic

nos indica que estn

contabilizados los Bacht y
pasaron a contabilidad
correcta mente sin ningn
error.

Resultado de la
bsqueda

COMPAA COLOMBIANA
DE QUIMICOS S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SOFTWARE J.D EDWARDS

EN LAS AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS
UNIDADES DE NEGOCIOS DE FARMA Y OPTICOS DE
COLQUIMICOS S.A.

FECHA DE ELABORACIN
24/10/2007

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SOFTWARE J.D EDWARDS

EN LAS AREAS DE CARTERA E INVENTARIOS DE LAS
UNIDADES DE NEGOCIOS DE FARMA Y OPTICOS DE
COLQUIMICOS S.A.

Elaborado y Presentado por

Aprobado por:

Diego Alejandro Reyes Guapacha

Yeison Julian Reina Rodriguez

Laura Victoria Sanchez

Gerente Administrativa

INDICE

Introducin
1 Ingreso al sistema JDE
2 Ingreso de Compras Nacionales
3 Imprimir Orden de Compra Nacional, Orden de
Compra de Importacin o Devolucin de Compra
4 Registro de Orden de Compra
5 Devolucin de Compra
6 Registro de Devolucin de Compra
7 Cotejo de Facturas
8 Inventario Valorizado
9 Traslado de Mercancia entre Ciudades
10 Actualizacin de Fecha de Vencimiento
11 Cantidades Comprometidas
12 Regla de Costos
13 Orden de Compra de Importacin
14 Registro de Importacin
15 Inventario Periodico
16 Imprimir Hojas del Inventario Periodico
17 Recibos de Caja
18 Reporte de Controlados
19 Contabilizar por Bacht

24/10/2007

Actualizado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Se ubica en el escritorio de
Windows

Windows

Se ubica el puntero del mouse en

el icono de Cliente de Terminar
Server

Windows

Para ablir el programa se oprime

doble Doble clic en el icono

Windows

Se despliega la opcin Servidor y

se seleciona la opcin COLQWTS

JDE

Se despliega la opcin Area de

pantalla

JDE

En el area de pantalla se selcciona

1024x768 que es la mas adecuada

JDE

Se oprime la Opcin Aceptar

JDE

Se digita Nombre de Usuario

Windows

Se digita la contrasea

Windows

10

Se pulsa la opcin aceptar

Windows

11

Se ubica el puntero del mouse en

el icono de JDEdwards One Word

JDE

12

Doble clic

JDE

13

Se digita el ID de usuario

JDE

14

Se digita la contrasea

JDE

15

Se oprime la Opcin OK

JDE

16

Se ingreso al Menu principal de

JDE

JDE

ANEXO

ANEXO 1

Responsable:
Cargo:

PROCEDIMIENTO
INGRESO AL SISTEMA
JDE

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez
24/10/2007

Procedimiento 1

PROCEDIMIENTO INGRESO DE ORDEN DE

COMPRAS NACIONALES
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

2
3
4
5
6

10

11
12
13

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

clic en la carpeta de Distribucin

y Logistica
clic en la subcarpeta Compras
por ciudad
clic en la subcarpeta Compras
Bogot
clic en procesamiento Ordenes
de compra
Se oprime doble clic en la
descripcion Orden de Compra
Nacional
Se pulsa el Icono Aadir

ANEXO

JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE Orden de
Compra Nacional
Trabajo con
encabezado de
rden

Se ubica en la opcion de
proveedores y se oprime el icono Detalles de Orden
de Linterna
Busqueda de n
En la opcin Busqueda por
largo del Libro de
nombre se digita el proveedor
direcciones
Busqueda de n
Se oprime el icono Buscar
largo del Libro de
direcciones
Busqueda de n
Doble clic en el resultado de la
largo del Libro de
Busqueda
direcciones
En la opcin Dir entrega se digita
Detalles de Orden
el codigo segn tabla
Se ubica en la casilla N de
articulo y se oprime el icono de Detalles de Orden
linterna

14

Se ubica en la casilla de
descripcin y se digita el nombre
del producto que se va a solicitar

15

Se orpime el icono de Buscar

16

Se ubica el mouse en la parte

sombreada y se oprime doble clic

17

Se ubica en la casilla de Cantidad

Ordenada y se digita el numero Detalles de Orden
de productos a solicitar

ANEXO 2

Responsable:
Cargo:

Busqueda y
seleccin de
Articulos
Busqueda y
seleccin de
Articulos
Busqueda y
seleccin de
Articulos

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 2

PROCEDIMIENTO INGRESO DE ORDEN DE

COMPRAS NACIONALES

SECUENCIA
18

19

20

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD
Se mueve la barra de
desplazamiento hacia la parte
derecha de ventana
Se ubica en la casilla Tasa/rea
fiscal (rojo) y se digita (Exento,
Grabados, No Grabados) segn
sea el caso
Se oprime el icono OK

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION
Detalles de Orden

Detalles de Orden

ANEXO

ANEXO 2

Responsable:
Cargo:

Detalles de Orden

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 2

PROCEDIMIENTO IMPRIMIR ORDEN DE

COMPRA NACIONAL, ORDEN DE COMPRA
DE IMPORTACIN O
DEVOLUCIN DE COMPRA
Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE COMPRAS

clic en la subcarpeta Compras

por ciudad

JDE COMPRAS

clic en la subcarpeta Compras

Bogot

JDE COMPRAS

clic en procesamiento Ordenes

de compra

JDE COMPRAS

Se oprime doble clic en la

descripcion Impresin de
orden de compra

JDE Impresin de
Orden de Compra

Se ubica en la la primera fila

Doble clic

10

Se activa la seleccin de datos

Solicitud de version

11

Se ubica en la barra de Menu

y se despliega la opcion
Pantalla/Avanzada

Solicitud de version

12

Se activa Modificacion
Ubicacin

13

Se orpime el icono Ok

14

15

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Se ubica en la barra de Menu

y se despliega la opcion
Pantalla/Enviar
Se ubica en la casilla
ABO0001 y se modifica por
ABO0002 (bodega)

Trabajo con versiones

en bacht - Versiones
disponibles
Trabajo con versiones
en bacht - Versiones
disponibles

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO

ANEXO 3

Responsable:
Cargo:

Solicitud de version
avanzada
Solicitud de version
avanzada
Solicitud de version
avanzada
Data Selection

16

Se ubica en la casilla O1
Orden de compra nacional, O5
Orden Compra de Importacin
o OD Devolucin de compra

Data Selection

17

Se ubica en la casilla
"9999999999" y se cambia por
el numero de la orden de
compra

Data Selection

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julia Reina Rodriguez

Procedimientio 3

PROCEDIMIENTO IMPRIMIR ORDEN DE

COMPRA NACIONAL, ORDEN DE COMPRA
DE IMPORTACIN O
DEVOLUCIN DE COMPRA

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

18

Se orpime el icono Ok

Seleccin de
Impresin

19

Se oprime el boton Ok

Detalles de Orden

20

Se genera un Archivo de
Impresion Orden de Compra
en Formato PDF

PDF

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julia Reina Rodriguez

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO

ANEXO 3

Responsable:
Cargo:

Procedimientio 3

PROCEDIMIENTO REGISTR
DE ORDEN DE COMPRA
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE COMPRAS

clic en la subcarpeta
Compras por ciudad

JDE COMPRAS

clic en la subcarpeta
Compras Bogot

JDE COMPRAS

clic en procesamiento
Ordenes de compra

JDE COMPRAS

Se oprime doble clic en

JDE Registro de
la descripcion Registro
recibos por compras
de recibos por campras

Se ubica la casilla de N'

Trabajo por OC por
de orden y se digita el
recibir
numero de la orden

10

11

12

13

14

15

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Se oprime el boton
Buscar

Trabajo por OC por

recibir

Se ubica la fila
Trabajo por OC por
sombreada y se oprime
recibir
doble clic
Se ubica en el fecha de
Recibos de ordenes
L/M y se digita la fecha
de compra
que se registra
Se ubica en el Fecha de
Recibos de ordenes
recep y se digita la fecha
de compra
que se registra
Se ubica en la opcion
recep y se digita el
numero 1

ANEXO

ANEXO 4

Responsable:
Cargo:

Recibos de ordenes
de compra

Se ubica en la opcion N'

Recibos de ordenes
de lote/serie y se digita la
de compra
numero de lote
Se orpime el icono Ok

Recibos de ordenes
de compra

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 4

PROCEDIMIENTO DEVOLUCIN
DE COMPRA
Diego Alejandro Reyes
Asistente Administrativo

Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

2
3
4
5
6

10

11

12

13

14

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica
clic en la subcarpeta
Compras por ciudad
clic en la subcarpeta
Compras Bogot
clic en procesamiento
Ordenes de compra
Se oprime doble clic en la
descripcion Devolucion de
Orden de Compra
Se pulsa el Icono Aadir

JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE Devolucion de
Orden de Compra
Nacional
Trabajo con
encabezado de rden

Detalles de Orden

Se ubica en la casilla N
de articulo y se oprime el
Detalles de Orden
icono de linterna
Se ubica en la casilla de
descripcin y se digita el Busqueda y seleccin
nombre del producto que
de Articulos
se va a solicitar

15

Se orpime el icono de
Buscar

Busqueda y seleccin
de Articulos

16

Se ubica el mouse en la
parte sombreada y se
oprime doble clic

Busqueda y seleccin
de Articulos

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julia Reina Rodriguez
24/10/2007

ANEXO

JDE COMPRAS

Se ubica en la opcion de
proveedores y se oprime el Detalles de Orden
icono de Linterna
En la opcin Busqueda por Busqueda de n largo
nombre se digita el
del Libro de
proveedor
direcciones
Busqueda de n largo
Se oprime el icono Buscar
del Libro de
direcciones
Busqueda de n largo
Doble clic en el resultado
del Libro de
de la Busqueda
direcciones
En la opcin Dir entrega se
digita el codigo segn tabla

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO 5

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 5

PROCEDIMIENTO DEVOLUCIN
DE COMPRA

SECUENCIA
17

18

19

20

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD
Se ubica en la casilla de
Cantidad Ordenada y se
digita el numero de
productos a devolver con
signo negativo
Se mueve la barra de
desplazamiento hacia la
parte derecha de ventana
Se ubica en la casilla
Tasa/rea fiscal (rojo) y se
digita (Exento, Grabados,
No Grabados) segn sea el
caso
Se oprime el icono OK

Departamento:
Unidad de Negocio:

ACCION

ANEXO

Detalles de Orden

Detalles de Orden

Detalles de Orden

Detalles de Orden

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julia Reina Rodriguez
24/10/2007

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO 5

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 5

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
DE DEVOLUCIN DE COMPRA

Responsable:

Diego Alejandro Reyes

Departamento:

Cartera e Inventarios

Cargo:

Asistente Administrativo

Unidad de Negocio:

Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

3
4
5

JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE COMPRAS
JDE COMPRAS

Se oprime doble clic en la

JDE Registro de
descripcion Registro de
recibos por compras
recibos por campras

Se ubica la casilla de N' de

Trabajo por OC por
orden y se digita el numero
recibir
de la orden

Se oprime el boton Buscar

10

Se ubica la fila sombreada Trabajo por OC por

y se oprime doble clic
recibir

11

12

Trabajo por OC por

recibir

Se ubica en el fecha de
Recibos de ordenes
L/M y se digita la fecha que
de compra
se registra
Se ubica en el Fecha de
Recibos de ordenes
recep y se digita la fecha
de compra
que se registra

13

Se ubica en la opcion recep Recibos de ordenes

y se digita el numero 1
de compra

14

En la casilla Ubicacin se Recibos de ordenes

oprime al boton de linterna
de compra

15

Buscamos el producto que

se va a devolver y se
Recibos de ordenes
sombrea en se oprime
de compra
doble clic

16

24/10/2007

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica
clic en la subcarpeta
Compras por ciudad
clic en la subcarpeta
Compras Bogot
clic en procesamiento
Ordenes de compra

Se orpime el icono Ok

ANEXO 6

ANEXO

Recibos de ordenes
de compra

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 6

PROCEDIMIENTO COTEJO
DE FACTURA
Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

2
3
4

clic en la carpeta de
Finanzas
clic en la subcarpeta
Cuantas por Pagar
clic en la subcarpeta
Registro de facturas con
Cotejo

JDE FINANZAS

JDE FINANZAS

Se oprime doble clic

JDE FINANZAS

Se oprime el boton Aadir

Consulta del L/M de

proveedores

10

11

12

13

14

15

16

En la casilla N' de factura

se digita el mismo
numero que tenemos en
la factura fisica
En la casilla CIA se digita
00001
Se ubica en la barra de
Herramientas y se
Selecciona
Pantalla/Recibo por cotejo
se oprime clic
Se oprime el icono Buscar

ANEXO

JDE FINANZAS

Se oprime doble clic en la

descripcion Entrada de
Facturas FA Bog (O1-P3)

Se ubica en la casilla de
fecha del Bacht y se
digita fecha de se realiza
Se ubica la casilla N' de
orden y se digita el
numero
En la 2' casilla se debe
digitar el tipo de
documento para Orden de
compra O1, para
Devolucion de mercancia
OD
Se ubica en la casilla de
Proveedores y se digita el
nombre de la misma

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

JDE FINANZAS

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Control de Bacht
Cotejo de
Comprobantes

Cotejo de
Comprobantes

ANEXO 7

Responsable:
Cargo:

Cotejo de
Comprobantes

Cotejo de
Comprobantes
Cotejo de
Comprobantes
Cotejo de
Comprobantes
Seleccin de Recibo
por Cotejo

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez
Procedimiento 7

PROCEDIMIENTO COTEJO
DE FACTURA

SECUENCIA
17

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD

Departamento:
Unidad de Negocio:

ACCION

En el resultado de
Seleccin de Recibo
busqueda se sombrea con
por Cotejo
un clic la fila

18

Se oprime ok

19

Se oprime ok

Seleccin de Recibo
por Cotejo
Cotejo de
Comprobantes

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO

ANEXO 7

Responsable:
Cargo:

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez
Procedimiento 7

PROCEDIMIENTO INVENTARIO
VALORIZADO
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

2
3

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica
clic en la subcarpeta
Administracion de
Invenatrios

JDE INVENTARIO

clic en la subcarpeta
Procesamiento Diario

JDE INVENTARIO

Clic en la subcarpeta
Informes de Inventarios

JDE INVENTARIO

Trabajo con
Se oprime doble clic en la
versiones en bacht descripcion Inventario
Versiones
Valorizado por Linea
disponibles
Trabajo con
Se ubica en la primera fila versiones en bacht y se oprime doble clic
Versiones
disponibles
Se activa la seleccin de
Solicitud de version
datos
Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la Solicitud de version
opcion Pantalla/Avanzada

10

Se activa Modificacion
Ubicacin

11

Se orpime el icono Ok

12

Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la
opcion Pantalla/Enviar

ANEXO

JDE INVENTARIO

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ANEXO 8

Responsable:
Cargo:

Solicitud de version
avanzada
Solicitud de version
avanzada
Solicitud de version
avanzada

13

Se ubica en la tercera fila y Solicitud de version

se oprime doble clic
avanzada

14

Se ubica en la 2 columna,
1 fila y se lecciona 2
Data de Selection
numero de articulo (F4101)
[BC] y se oprime clic

15

Se ubica en la tercera
columna, 1 fila y se
selcciona (is equal to) y se
oprime clic

Data de Selection

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Prcedimiento 8

PROCEDIMIENTO INVENTARIO
VALORIZADO
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

16

Se ubica en la 4 cuarta
columan, 1 fila y se
selecciona (Literal) y se
oprime clic

Data de Selection

17

Se selecciona la pestaa
Range of values

Range of values

18

Se digita PFOPAA0000 to
PFOPZZ9999 (rango de
datos)

Range of values

19

Se oprime icono OK

Range of values

20

Se ubica en la 1 Columna,
2 fila y se selecciona And y Data de Selection
se oprime clic

21

Se ubica en la 2 columna,
2 fila y se selecciona Cant
en existencias de unidades Data de Selection
ppales (F4102) y se oprime
clic

22

23

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Se ubica la 3 columna, 2
fila y se selecciona is not Data de Selection
equal to y se oprime clic
Se ubica en la 4 columna,
2 fila y se selecciona (Zero) Data de Selection
y se oprime clic

24

Se ubica en la 1 Columna,
3 fila y se selecciona And Data de Selection
y se oprime clic

25

Se ubica en al 2 Columna,
3 fila y se selecciona
Data de Selection
Unidad de negocio
(F41021) y se oprime clic

26

Se ubica en la 3 columna,
3 fila se selecciona is
equal to y se oprime clic

Data de Selection

27

Se ubica en la 4 columa,
3 fila y se selecciona
(Literal) se oprime clic

Data de Selection

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO

ANEXO 8

Responsable:
Cargo:

Prcedimiento 8

PROCEDIMIENTO INVENTARIO
VALORIZADO

SECUENCIA
28

29

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD
Se selecciona la pestaa
Single value y se oprime
clic
Se ubica en la casilla y se
escribe la unidad de
negocio

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

ANEXO

Single value

Single value

30

Se orpime el icono Ok

Data de Selection

31

Se activa Exportar a CSV

32

Se oprime ok

33

Se ubica en la barra de
herramientas de la ventana
de Bloc de notas
edicion/seleccionar todo y
se oprime clic

Bloc de notas

34

Barra de herramientas se
selecciona Edicion/Copiary
se oprime clic

Bloc de notas

35

Se abre Excel

Windows

36

Barra de herramientas se
selecciona Edicion/Pegar

Windows

Destino de salida
del informe
Destino de salida
del informe

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO 8

Responsable:
Cargo:

Prcedimiento 8

PROCEDIMIENTO TRASLADO
DE MERCANCIA ENTRE CIUDADES
Diego Alejandro Reyes
Asistente Administrativo

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE INVENTARIO

clic en la subcarpeta
Administracion de
Invenatrios

JDE INVENTARIO

clic en la subcarpeta
Procesamiento Diario

JDE INVENTARIO

Clic en la subcarpeta
Maestro de
Inventario/transacciones

JDE INVENTARIO

Se oprime doble clic en la

descripcion Traslado Cali a JDE INVENTARIO
Bogota

Se ubica en el icono Aadir

y clic

Trabajo con
transferencias de
mercancias

Se ubica en el campo de
Fecha del L/M y Fecha de
la transacion se digita la
fecha en que se realiza el
traslado

Transferencia de
Inventario

9
10

Se ubica en el campo de
Explic y se digita la razon
Se ubica en el campo De
la suc/planta y se escribe
la Bodega

Transferencia de
Inventario
Transferencia de
Inventario

11

Se ubica en el campo A la
suc/planta y se escribe la
Bodega

Transferencia de
Inventario

12

Se ubica en la 1 columan
en la 1 fila y se oprime el
boton de Linterna y clic

Transferencia de
Inventario

13

Se ubica en el campo de
Descripcion y se digita el
nombre del producto

Busqueda y
seleccin de
Articulo

14

Se ubica en el boton
buscar y clic

Busqueda y
seleccin de
Articulo

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez
24/10/2007

ANEXO

ANEXO 9

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 9

PROCEDIMIENTO TRASLADO
DE MERCANCIA ENTRE CIUDADES
Diego Alejandro Reyes
Asistente Administrativo

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

15

Se ubica en la fila
sombreada y se oprime
doble clic

Busqueda y
seleccin de
Articulo

16

Se desplaza hacia la
casilla de cantidad y se
digita el numero de
cantidades a trasladar

Transferencia de
Inventario

17

Se oprime clic en el icono

Ok

Transferencia de
Inventario

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez
24/10/2007

ANEXO

ANEXO 9

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 9

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIN
FECHA DE VENCIMIENTO
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE
INVENTARIOS

clic en la subcarpeta
Administrador de
inventarios
clic en la subcarpeta
procesamiento Diario

JDE
INVENTARIOS

clic en la subcarpeta de
Informes de inventarios

JDE
INVENTARIOS

Se oprime doble clic en

la descripcion Revision
de maestro de lotes

JDE
INVENTARIOS

Se ubica en casilla de
N de articulo

Clic en la linterna

10

Se ubica en la casilla
de Descripcin y se
digita el nombre del
producto que se va ha
cambiar la fecha de
vencimiento

11

Se oprime el boton
Buscar

3
4

12

13
14

15

16

17

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Doble clic en el
resultado de la
bsqueda
Se ubica en la casilla
Omitir cantidades en
cero y se activa
Se oprime el boton
Buscar
Se ubica en el resultado
del busqueda y se
oprime selecciona con
un clic
Se ubica en la barra de
men y se despliega la
opcin Fila/Revisin de
lotes
Se oprime clic

ANEXO

JDE
INVENTARIOS

Trabajo con
Maestro de lotes
Trabajo con
Maestro de lotes
Busqueda y
seleccin del
Articulo
Busqueda y
seleccin del
Articulo
Busqueda y
seleccin del
Articulo

ANEXO 10

Responsable:
Cargo:

Trabajo con
Maestro de lotes
Trabajo con
Maestro de lotes
Trabajo con
Maestro de lotes

Trabajo con
Maestro de lotes
Trabajo con
Maestro de lotes

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 10

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIN
FECHA DE VENCIMIENTO

SECUENCIA
18

19

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD
Se ubica en la casilla
de Fecha de caducidad
de lote
Se digita la nueva
fecha de vencimieno
del producto

20

Se oprime Clic en OK

21

Se oprime Clic en OK

22

Se oprime Buscar

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

ANEXO

Revision del
Maestro de lotes
Revision del
Maestro de lotes
Revision del
Maestro de lotes
Actualizacin del
estado de
ubicacin del lote
Trabajo con
Maestro de lotes

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO 10

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 10

PROCEDIMIENTO CANTIDADES
COMPROMETIDAS
Responsable:

Diego Alejandro Reyes

Departamento:

Cargo:

Asistente Administrativo

Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE
INVENTARIOS

JDE
INVENTARIOS

clic en subcarpeta de
Informes de Inventarios

JDE
INVENTARIOS

Se oprime doble clic en

la descripcion
actualizar cantidades
comprometidas

JDE
INVENTARIOS

Se ubica en la la
primera fila

Doble clic

11

12
13

14

15
16

24/10/2007

JDE
INVENTARIOS

10

ANEXO

Trabajo con
versiones en bacht Versiones
disponibles
Trabajo con
versiones en bacht Versiones
disponibles

Se activa la seleccin
Solicitud de version
de datos
Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la
opcion
Solicitud de version
Pantalla/Avanzada y se
oprime clic
Se activa Modificacion Solicitud de version
Ubicacin
avanzada
Solicitud de version
Se oprime el icono Ok
avanzada

ANEXO 11

clic en la subcarpeta
Administradro de
Ventarios
clic en la subcarpeta
Procesamiento Diario

Cartera e Inventarios

Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la Fuente de datos de
opcion Pantalla/Enviar
JDE
y se oprime doble clic
Se ubica en la fila 1 y
en la columna 4 y se
oprime clic
Se selecciona la opcion
Literal y clic

Data Selection
Data Selection

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 11

PROCEDIMIENTO CANTIDADES
COMPROMETIDAS

24/10/2007

Responsable:

Diego Alejandro Reyes

Departamento:

Cargo:

Asistente Administrativo

Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACTIVIDAD

ACCION

17

Se oprime clic en la
linterna

Single value

18

Se ubica en la casilla
Descripcin

19

Se digita el nombre del

porducto a
descomprometer

20

Se oprime clic en la
opcin Buscar

21

Se ubica en el
resultado de la
busqueda y se oprime
doble clic

Buscar y
seleccionar por
segundo numero
de articulo
Buscar y
seleccionar por
segundo numero
de articulo
Buscar y
seleccionar por
segundo numero
de articulo
Buscar y
seleccionar por
segundo numero
de articulo

22

Se oprime clic en Ok

Single value

23

Se oprime clic en Ok

Data Selection

24

Se oprime clic en Ok

Processing Options

25

Se oprime clic en Ok

Destino de Salida
de Informe

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO

ANEXO 11

SECUENCIA

Cartera e Inventarios

Procedimiento 11

PROCEDIMIENTO REGLA DE
COSTOS
Responsable:

Diego Alejandro Reyes

Departamento:

Cargo:

Asistente Administrativo

Unidad de Negocio: Farma y Opticos

1
2
3
4

10
11

12

13
14

15

24/10/2007

ACTIVIDAD
Se calcula la regla de
costos
Clic en la carpeta
Distribucin y logistica
Clic en la subcarpeta
Compras por ciudad
clic en la subcarpeta
configuracion del
sistema de compras
Se oprime doble clic en
la descripcion Revision
de costos adicionales

ACCION

ANEXO

Excel
JDE
INVENTARIOS
JDE
INVENTARIOS
JDE
INVENTARIOS
JDE
INVENTARIOS

Se oprime clic en la
Trabajo con costos
casilla Regla de costos
Adicionales
adicionales
Seleccin de
Se oprime clic en la
idioma de los
opcin revisiones
codigos definidos
por el usuario
Trabajo con
Se oprime clic en la
codigos definidos
opcin Aadir
por el usuario
Se ubica en la casilla
Codigos definidos
Codigo y se digita *F*
por el usuario
(Farma)
Se oprime la opcin
Codigos definidos
Buscar
por el usuario
Se ubica en la ultima
casilla de la busqueda
y se digita el codigo
Codigos definidos
concecutivamente y en
por el usuario
la descripcin el N de
importacin
Codigos definidos
Se oprime la opcin Ok
por el usuario
Trabajo con
Se oprime la opcin
codigos definidos
Cerrar
por el usuario
Seleccin de
Se oprime la opcin
idioma de los
Cerrar
codigos definidos
por el usuario

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO 12

SECUENCIA

Cartera e Inventarios

Procedimiento 12

PROCEDIMIENTO REGLA DE
COSTOS
Responsable:

Diego Alejandro Reyes

Departamento:

Cargo:

Asistente Administrativo

Unidad de Negocio: Farma y Opticos

16

17

18

19

20

21
22
23

24

25
26
27
28

24/10/2007

ACTIVIDAD

ACCION

ANEXO

Se ubica la opcin
Regla de costos adicion Trabajo con costos
y se digita el N de
Adicionales
Documento
Se ubica en la opcin
Aadir
Se ubica la opcin
Regla de costos adicion
y se digita el N de
Documento
Se copia el calculo de
los costos adicionales
Se ubica el la fila 1 y
en la columna 1 y se
pega los costo
calculados
Se selecciona las
casillas en balnco
Se ubica en el menu
Archivo/Borras y se
oprime clic
Se oprime Ok

Trabajo con costos

Adicionales
Revision de costos
adicionales
Excel
Revision de costos
adicionales
Revision de costos
adicionales
Revision de costos
adicionales
Confirmar
supresin

Se ubica en la columna
6 y en la fila 1 luego se Revision de costos
digitan los codigos de
adicionales
los proveedores
Se ubica en la fecha de
Inicio Vigencia
Se digita una nueva
fecha de inicio con un
mes de antelacin
Se oprime clic en la
opcin Ok
Se oprime clic en la
opcion cerrar

ANEXO 12

SECUENCIA

Cartera e Inventarios

Revision de costos
adicionales
Revision de costos
adicionales
Revision de costos
adicionales
Revision de costos
adicionales

29

Se oprime buscar

Trabajo con costos

Adicionales

30

Se oprime la opcin
cerrar

Trabajo con costos

Adicionales

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 12

PROCEDIMIENTO ORDEN DE
COMPRA DE IMPORTACION

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

Clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE COMPRAS
IMPORTACIONES

Clic en la subcarpeta
Compras por ciudad

JDE COMPRAS
IMPORTACIONES

Clic en la subcarpeta
Compras Bogot

JDE COMPRAS
IMPORTACIONES

Clic en la subcarpeta de
JDE COMPRAS
procesamiento Ordenes
IMPORTACIONES
de compra

Clic en la subcarpeta de
ordenes de compra de
Importacion directa

JDE Orden de
Impotaciones
directas

Se pulsa el Icono Aadir

Trabajo con
encabezados de
rdenes

Se ubica en la opcion de
proveedores y se
oprime el icono de
Linterna

Encabezados de
Ordenes

En la opcin Busqueda
por nombre se digita el
proveedor

Busqueda de n
largo del Libro de
direcciones

10

Se oprime el icono
Buscar

Busqueda de n
largo del Libro de
direcciones

11

Doble clic en el
resultado de la
Busqueda

Busqueda de n
largo del Libro de
direcciones

12

En la opcin Dir entrega

se digita el codigo segn
tabla

Encabezados de
Ordenes

13

Se ubica en la casilla
comprador y se oprime
el icono de linterna

Encabezados de
Ordenes

14

En la opcin Busqueda
por nombre se digita el
comprador

15

Se oprime el icono de
Buscar

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO

ANEXO 13

Responsable:
Cargo:

Busqueda de n
largo del Libro de
direcciones
Busqueda de n
largo del Libro de
direcciones

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 13

PROCEDIMIENTO ORDEN DE
COMPRA DE IMPORTACION
Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

16

Se ubica en el resultado
de la busqueda y se
oprime doble clic

Busqueda de n
largo del Libro de
direcciones

17

Se ubica en la casilla
Transportador y se
oprime el icono de
linterna

Encabezados de
Ordenes

18

En la opcin Busqueda
por nombre se digita el
transportador

19

Se oprime la opcin
busqueda

20

21

22

23

24

25

26

27

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ANEXO

Busqueda del
maestro de libro de
direcciones
Busqueda del
maestro de libro de
direcciones

Se ubica en la opcion de
Busqueda del
resultado de la
busqueda y selecciona maestro de libro de
el proveedor con doble
direcciones
clic
Se ubica en la opcin
Observaciones de pago Encabezados de
y se digita la forma
Ordenes
(contado, 30 dias)
Se ubica en la opcin
Descripcin y se digita
el N de orden

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

Encabezados de
Ordenes

ANEXO 13

Responsable:
Cargo:

Se ubica en la opcin
Encabezados de
Cod de moneda y se
Ordenes
oprime clic en linterna
Se ubica en la opcin
Busqueda en codigo
US3 (Dolares Farma) y
de moneda
doble clic
Se ubica en la casilla de
Tipo de Cambio y se
Encabezados de
digita la tasa de cambio
Ordenes
del dia
Se ubica en la casilla de
fecha ordenada,
Encabezados de
solicitada y entrega
Ordenes
prometida y se digita la
fecha de transacin
Encabezados de
Se oprime la opcin Ok
Ordenes

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 13

PROCEDIMIENTO ORDEN DE
COMPRA DE IMPORTACION
Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

28

Se ubica en la casilla N
de articulo y se oprime
clic en linterna

Detalles de Orden

29

Se ubica en la opcin
Descripcin y se digita
el nombre del producto

30

Se oprime la opcion
Buscar

31

Se selecciona el nombre
del producto y se oprime
doble clic

32

En las casillas
cantidades ordenadas y
costo unitario se digitan
segn la orden de
compra de importacin

Detalles de Orden

33

En la casilla Lote/ serie

se digita el numero del
lote de la mercancia

Detalles de Orden

34

Se ubica en la casilla de
Regla de Costos y se
oprime clic en la linterna

Detalles de Orden

35

36

37

38

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO

Busqueda y
seleccin de
Articulos
Busqueda y
seleccin de
Articulos
Busqueda y
seleccin de
Articulos

ANEXO 13

Responsable:
Cargo:

Seleccin de idioma
Se ubica en la casilla
de los codigos
Codigo *F* (Farma)
definidos por el
usuario
Seleccin de idioma
Se opriome la opcin
de los codigos
Buscar
definidos por el
usuario
Se selecciona F33
Seleccin de idioma
(codigo creado en la
de los codigos
regla de costos) y doble
definidos por el
clic
usuario
Se oprime clic en Ok

Detalles de Orden

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 13

PROCEDIMIENTO REGISTRO
DE IMPORTACIN
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

Clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE COMPRAS
IMPORTACION

Clic en la subcarpeta
Compras por ciudad
Clic en la subcarpeta
Compras Bogot
Clic en procesamiento
Ordenes de compra
Se oprime doble clic en la
descripcion Registro de
recibos por compras
Se ubica la casilla de N
de orden y se digita el
numero de la orden de
compra de Importacin
Se oprime el boton
Buscar
Se ubica la fila
sombreada y se oprime
doble clic
Se ubica en el fecha de
L/M y Fecha de recepcion
se digita la fecha que se
registra la llegada de la
mercancia
Se ubica en el casilla de
Tasa de cambio y se
digita que es igual al
registro de importacin
Se ubica en la opcion
recep y se digita el
numero 1 (ingreso al
Kardex)
Se ubica en la casilla de
caducidad del lote y se
digita la fecha de
caducidad del mismo

JDE COMPRAS
IMPORTACION
JDE COMPRAS
IMPORTACION
JDE COMPRAS
IMPORTACION
JDE Registro de
recibos por
compras

3
4
5
6

9
10

11

12

13

14

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

15

Se oprime el icono Ok

16

Se oprime el icono Ok

17

Se oprime el icono
Buscar

ANEXO

Trabajo por OC por

recibir
Trabajo por OC por
recibir
Trabajo por OC por
recibir

Recibos de
ordenes de compra

ANEXO 14

Responsable:
Cargo:

Recibos de
ordenes de compra

Recibos de
ordenes de compra

Recibos de
ordenes de compra
Recibos de
ordenes de compra
Seleccin de
costos adicionales
Trabajo por OC por
recibir

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 14

PROCEDIMIENTO INVENTARIO
PERIODICO
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

Clic en la carpeta de
JDE INVENTARIO
Distribucin y Logistica

10
11

12

13

14

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Clic en la subcarpeta
Administracion de
Invenatrios
Clic en la subcarpeta
Procesamiento
Periodicos
Clic en la subcarpeta
Alternativas de para
contar Inventarios
Se oprime doble clic en
la descripcion
Seleccin del articulo
para el conteo ciclico

ANEXO

JDE INVENTARIO

JDE INVENTARIO

JDE INVENTARIO

JDE INVENTARIO

Trabajo con
Se ubica en la primera
versiones en bacht fila y se oprime doble
Versiones
clic
disponibles
Se activa la seleccin
Solicitud de version
de datos
Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la
Solicitud de version
opcion
Pantalla/Avanzada
Se activa Modificacion Solicitud de version
Ubicacin
avanzada
Solicitud de version
Se oprime el icono Ok
avanzada

ANEXO 15

Responsable:
Cargo:

Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la Solicitud de version
opcion Pantalla/Enviar
Se ubica en la tercera
Fuente de datos de
fila y se oprime doble
JDE
clic
Se ubica en la 2
columna, 1 fila y
selecciona 2 numero
Data Selection
de articulo (F4102)
[BC] y se oprime clic

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 15

PROCEDIMIENTO INVENTARIO
PERIODICO

SECUENCIA
15

16

17

18

19

20

21

22

23

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

Se ubica en la tercera
columna, 1 fila y se
Data Selection
selcciona (is equal to) y
se oprime clic
Se ubica en la 4
columna, 1 fila y se
Data Selection
selecciona (Literal) y se
oprime clic
Se oprime clic en la
Single value
linterna
Se ubica en la casilla
de Descripcin y se
Buscar y
digita el nombre del
seleccionar por
segundo numero
producto al cual se le
va ha realizar el
de articulo
inventario
Buscar y
Se oprime la opcin
seleccionar por
Buscar
segundo numero
de articulo
Buscar y
Se oprime doble clic en
seleccionar por
el resultado de la
segundo numero
busqueda
de articulo
Se oprime clic en la
Single value
opcin Ok
Se ubica en la columna
1, 2 Fila y se
Data Selection
selecciona And y
oprime clic
Se ubica en la columna
2, Fila 2 y se
selecciona la opcin
Cantidades en
Data Selection
existencias de
unidades ppales
(F4102) [BC] y oprime
clic

24

Se ubica en la 3
Columna, 2 fila y se
selecciona is not equal
to y se oprime clic

Data Selection

25

Se ubica en al 4
Columna, 2 fila y se
selecciona <ZERO> y
se oprime clic

Data Selection

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO

ANEXO 15

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 15

PROCEDIMIENTO INVENTARIO
PERIODICO

SECUENCIA
26

27

28

29
30
31

32

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD
Se ubica en la 1
columna, 3 fila se
selecciona And y se
oprime clic
Se ubica en la 2
columa, 3 fila y se
selecciona Unidad de
negocio (F4102) [BC] y
se oprime clic
Se selecciona la opcion
is equal to y se oprime
clic
Se ubica en la casilla y
se escribe la unidad de
negocio
Se oprime el icono Ok

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

ANEXO

Data Selection

Data Selection

Data Selection

Single value

ANEXO 15

Responsable:
Cargo:

Data Selection

Se digita el nombre del

Inventario y se oprime Processing Options
la opcion ok
Se activa la opcion
Destino de salida
pantalla y se oprime
del informe
clic en OK

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 15

PROCEDIMIENTO DE IMPRIMIR
HOJAS DE CONTEO
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

Clic en la carpeta de
JDE INVENTARIO
Distribucin y Logistica

10
11

12

13

14

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Clic en la subcarpeta
Administracion de
Invenatrios
Clic en la subcarpeta
Procesamiento
Periodicos
Clic en la subcarpeta
Alternativas de para
contar Inventarios
Se oprime doble clic en
la descripcion
impresin de hojas
para conteo cclico

ANEXO

JDE INVENTARIO

JDE INVENTARIO

JDE INVENTARIO

JDE INVENTARIO

Trabajo con
Se ubica en la tercera
versiones en bacht fila y se oprime doble
Versiones
clic
disponibles
Se activa la seleccin
Solicitud de version
de datos
Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la
Solicitud de version
opcion
Pantalla/Avanzada
Se activa Modificacion Solicitud de version
Ubicacin
avanzada
Solicitud de version
Se oprime el icono Ok
avanzada

ANEXO 16

Responsable:
Cargo:

Se ubica en la barra de
Menu y se despliega la Solicitud de version
opcion Pantalla/Enviar
Se ubica en la tercera
Fuente de datos de
fila y se oprime doble
JDE
clic
Se ubica en la 2
columna, 1 fila y
selecciona N' de
Data Selection
recuento ciclico
(F4141) [BC] y se
oprime clic

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Jeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 16

PROCEDIMIENTO DE IMPRIMIR
HOJAS DE CONTEO

SECUENCIA
15

16

17

ACTIVIDAD
Se ubica en la tercera
columna, 1 fila y se
selcciona (is equal to) y
se oprime clic
Se ubica en la 4
columna, 1 fila y se
selecciona (Literal) y se
oprime clic
Se digita el numero de
conteo ciclico y se
oprime clic en Ok

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

Data Selection

Single value

Se oprime la opcin Ok

19

Se oprime la opcin Ok Processing Options

Se activa la opcion
pantalla y se oprime
clic en OK

ANEXO

Data Selection

18

20

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Data Selection

ANEXO 16

Responsable:
Cargo:

Destino de salida
del informe

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Jeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 16

PROCEDIMIENTO INGRESO RECIBOS

DE CAJA
Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

JDE

Clic en la carpeta Finanzas

JDE FINANZAS

3
4
5
6
7

10

11

12

13

14

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Clic en la subcarpeta Cuentas

por Cobrar
Clic en la subcarpeta
Procesamiento Diario
Clic en la subcarpeta Proceso de
Recibos Manuales
Clic en la subcarpeta Recibo
estandar de Recibos
Se oprime doble clic en la
descripcion Registro de Recibos
Polo
Se oprime la opcin Aadir

ANEXO

JDE FINANZAS
JDE FINANZAS
JDE FINANZAS
JDE FINANZAS
JDE FINANZAS
Trabajo con
consulta de recibos
del cliente

Se ubica en la casilla de Fecha

de Bacth y se digita la fecha en Control de Batch
que se realiza la transaccion
Se ubica en la casilla de
Compaia y se digita 0001
Registro de recibos
(Colquimicos)
Se ubica en la casilla Cuenta
Bancaria 101,110505,03 Caja Registro de recibos
general Farma
Se ubica en la casilla de la fecha
del L/M (Libro Mayor) y se digita Registro de recibos
la fecha de la transaccion

ANEXO 17

Responsable:
Cargo:

Se ubica en Pagad y se digita el

codigo del cliente que paga la Registro de recibos
factura
Se ubica en la fecha del Recibo
y se digita la fecha en que se Registro de recibos
realiza la transaccion

15

Se ubica en la casilla de Cliente

Registro de recibos
y se digita el codigo del cliente

16

Se ubica en el importe del recibo

y se digita el valor pagado por el Registro de recibos
cliente

17

Se ubica en la casilla de
Observaciones y se digita el N`
Registro de recibos
de recibo de caja con el que se
recaudo el dinero

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

Procedimiento 17

PROCEDIMIENTO INGRESO RECIBOS

DE CAJA
Responsable:
Cargo:

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

SECUENCIA

ACCION

20

Se ubica en la fecha de
Liquidacion y se digita la fecha
en que se realiza la transaccion

Informacion
Adicional

21

Se ubica en la casilla Referencia

de recibo y se digita el numero
de factura que se cancela

Informacion
Adicional

22

Se oprime la opcion Ok

Informacion
Adicional

Se ubica en la barra de menu y

se despliega la opcion
Registro de recibos
Pantalla/Seleccionar y se oprime
clic

23

24

Se selecciona la opcion Buscar

Seleccion de
Factura

25

Se ubica en el resultado de la
busqueda y se oprime la opcion
Seleccionar

Seleccion de
Factura

26

Se selecciona la opcion Cerrar

Seleccion de
Factura

27

Se oprime Ok

Registro de recibos

SECUENCIA

Descuentos Aplicados
ACTIVIDAD
ACCION
Se ubica el la casilla de impte
pend de la transac

ANEXO 17

19

ANEXO

Se ubica en la barra de menu y

se despliega la opcion
Registro de recibos
Pantalla/informacion adicional y
se oprime clic
Se ubica en la casilla de
Informacion
Instrucciones de pago y se digita
Adicional
E (Efectivo) C (Cheque)

18

24/10/2007

ACTIVIDAD

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ANEXO

Registro de recibos

Se observa la cantidad que dejo

Registro de recibos
de pagar el cliente

Se ubica el la casilla de
Descuento aplicado y se digita el Registro de recibos
valor del descuento

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO
17

Procedimiento 17

PROCEDIMIENTO INGRESO RECIBOS

DE CAJA
Responsable:
Cargo:

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

ANEXO

Se oprime Ok

Registro de recibos

ANEXO
17

Mayor Valor Pagado por el Cliente

ACTIVIDAD
ACCION

Se observa en la casilla de impt

sin aplicar el mayor valor pagado Registro de recibos
por el cliente

Se ubica en la barra de menu y

se despliega la opcion
Registro de recibos
Pantalla/independiente/cancelar
y se oprime clic

Se ubica en la casilla de Importe

cancelacion y se digita el mayor
valor pagado con signo negativo

Creacion de
transacciones
Independientes

Se ubica en la casilla de cod

razon de la cancelacion y se
digita Y4 (Mayor Valor pagado) y
se oprime Ok

Creacion de
transacciones
Independientes

Se oprime la opcion Ok

Registro de recibos

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO

ANEXO 17

SECUENCIA

24/10/2007

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

Procedimiento 17

PROCEDIMIENTO REPORTE DE
CONTROLADOS
Responsable:
Cargo:

Departamento:
Unidad de Negocio:

SECUENCIA

ACTIVIDAD

ACCION

Menu principal de JDE

Clic en la carpeta de
Distribucin y Logistica

JDE

3
4
5

Clic en la subcarpeta
Procesamiento Diario
Clic en la subcarpeta
Informes de Inventarios

Se ubica en la primera fila y

se oprime doble clic

9
10
11
12
13

14

15

16

17

ANEXO

JDE INVENTARIO

Clic en la subcarpeta
JDE INVENTARIO
Administracion de Invenatrios

Se oprime doble clic en la

descripcion Inventario
Valorizado por Linea

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

JDE INVENTARIO
JDE INVENTARIO
Trabajo con
versiones en bacht Versiones
disponibles
Trabajo con
versiones en bacht Versiones
disponibles

Se activa la seleccin de
Solicitud de version
datos
Se ubica en la barra de Menu
y se despliega la opcion
Solicitud de version
Pantalla/Avanzada
Se activa Modificacion
Solicitud de version
Ubicacin
avanzada
Solicitud de version
Se oprime el icono Ok
avanzada
Se ubica en la barra de Menu
Solicitud de version
y se despliega la opcion
avanzada
Pantalla/Enviar
Se ubica en la tercera fila y Solicitud de version
se oprime doble clic
avanzada
Se ubica en la 2 columna, 1
fila y se lecciona 2 numero
Data Selection
de articulo (F4101) [BC] y se
oprime clic
Se ubica en la tercera
columna, 1 fila y se selcciona
(is equal to) y se oprime clic
Se ubica en la 4 cuarta
columan, 1 fila y se
selecciona (Literal) y se
oprime clic
Se selecciona la pestaa
Range of values

ANEXO 18

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Data Selection

Data Selection

Range of values

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julia Reina Rodriguez

Procedimiento 18

PROCEDIMIENTO REPORTE DE
CONTROLADOS
Diego Alejandro Reyes
Asistente Administrativo

SECUENCIA
18
19
20

21

22

23

24

25

26

27

24/10/2007

ACTIVIDAD
Se digita PFETCN0000 to
PFETCN9999 (rango de
datos)
Se oprime icono OK
Se ubica en la 1 Columna, 2
fila y se selecciona And y se
oprime clic
Se ubica en la 2 columna, 2
fila y se selecciona Cant en
existencias de unidades
ppales (F4102) y se oprime
clic
Se ubica la 3 columna, 2 fila
y se selecciona is not equal to
y se oprime clic
Se ubica en la 4 columna, 2
fila y se selecciona (Zero) y
se oprime clic
Se ubica en la 1 Columna, 3
fila y se selecciona And y se
oprime clic
Se ubica en al 2 Columna, 3
fila y se selecciona Unidad de
negocio (F41021) y se oprime
clic
Se ubica en la 3 columna, 3
fila se selecciona is equal to y
se oprime clic
Se ubica en la 4 columna, 3
fila y se selecciona (Literal)
se oprime clic

Departamento:
Unidad de Negocio:

ACCION

Cartera e Inventarios
Farma y Opticos

ANEXO

Range of values
Range of values
Data Selection

Data Selection

Data Selection

Data Selection

Data Selection

Data Selection

ANEXO 18

Responsable:
Cargo:

Data Selection

Data Selection

28

Se selecciona la pestaa List

of values y se oprime clic

List of values

29

Se ubica en la casilla y se
escribe la unidad de negocio
y se oprime Ok

List of values

30

Se oprime el icono Ok

Data Selection

31

Se activa la opcion de
pantalla

32

Se oprime ok

Destino de salida del

informe
Destino de salida del
informe

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julia Reina Rodriguez

Procedimiento 18

Procedimiento Contabilizar por

Bacht
Responsable:
Cargo:

SECUENCIA
2
3

6
7

10
11

12

13

14

15

24/10/2007

ACTIVIDAD

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

ANEXO

Menu principal de JDE

JDE
Clic en la carpeta de
JDE
Distribucin y Logistica
INVENTARIOS
Clic en la subcarpeta
JDE
Administrador de
INVENTARIOS
Inventarios
Se oprime doble clic en
JDE
la descripcion Revison
diaria del L/M de
INVENTARIOS
Inventarios
Se ubica en la 2 casilla
de N` batch/tipo y se
Trabajo con Batch
digita *
Se ubica en la casilla de
ID de usuario y se digita Trabajo con Batch
login de usuario
Se oprime la opcion
Trabajo con Batch
Buscar
Se selecciona los Batch
que estan en el resultado Trabajo con Batch
de la busqueda
Se ubica en la barra de
menu y se despliega la
opcion
Trabajo con Batch
pantalla/contabilizar por
Batch y se oprime clic
Trabajo con Batch
Se ubica en la 3 fila y se
versiones
oprime doble clic
disponibles
Se activa la opcion
Solicitud de
seleccion de datos
versiones
Se ubica en la barra de
menu y se despliega la
Solicitud de
opcion pantalla/enviar y
versiones
se oprime clic
Se ubica en la 2
columna, 2 fila y se
Data Selection
oprime clic
Se selecciona la opcion
ID de usuario (F0011)
Data Selection
[BC] y se oprime clic
Se ubica en la columna
3, fila 2 y se selecciona
Data Selection
is equal to y se oprime
clic

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO 19

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

Procedimiento 19

Procedimiento Contabilizar por

Bacht

SECUENCIA
16

17

24/10/2007

Diego Alejandro Reyes

Asistente Administrativo

ACTIVIDAD
Se ubica en la 4
columna, 2 fila y se
selecciona Literal y se
oprime clic
Se ubica en la casilla de
ID de usuario y se digita
login de usuario

Departamento:
Cartera e Inventarios
Unidad de Negocio: Farma y Opticos

ACCION

ANEXO

Data Selection

Single Value

18

Se oprime clic en Ok

Data Selection

19

Se oprime clic en Ok

Processing Options

20

Se oprime clic en Ok

21

Se oprime clic Cerrar

Seleccion de
Impresora
Trabajo con Batch
versiones
disponibles

Elaborado por: Diego Alejandro Reyes Guapacha

y Yeison Julian Reina Rodriguez

ANEXO 19

Responsable:
Cargo:

Procedimiento 19