Manual de Usuario
Implementacin SAP
Capacitacin
Mdulo FI-AA
ACTIVOS FIJOS
INDICE
1.
DATOS MAESTROS DE BIENES DE USO .......................................................................................... 3
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
2.
ALTA DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................................ 17
2.1.
2.2.
3.
CREACIN DE ACTIVOS FIJOS .......................................................................................................... 3
MODIFICACIN DE ACTIVOS FIJOS .................................................................................................... 8
VISUALIZACIN DE ACTIVOS FIJOS.................................................................................................. 11
BLOQUEO DE ACTIVOS FIJOS ......................................................................................................... 13
BORRADO DE LOS DATOS MAESTROS DE UN ACTIVO FIJO ................................................................. 15
ALTA DE ACTIVO FIJO CONTRA ACREEDOR ..................................................................................... 17
ALTAS DE ACTIVO FIJO POR EL MDULO MM COMPRAS................................................................. 23
BAJA DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................................ 29
3.1.
BAJAS SIN INGRESOS .................................................................................................................... 29
3.2.
BAJAS CON INGRESOS .................................................................................................................. 32
3.2.1. Sin Deudor ............................................................................................................................. 32
3.2.2. Con Deudor ........................................................................................................................... 34
4.
EJECUCIN DE AMORTIZACIONES ................................................................................................ 38
5.
CAMBIO DE EJERCICIO EN LA CONTABILIDAD DE INMOVILIZADOS .......................................... 42
6.
CIERRE DE EJERCICIO EN LA CONTABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS ............................................ 44
7.
EJECUCIN DEL PROGRAMA DE AJUSTE POR INFLACIN ........................................................ 47
8.
SISTEMAS DE INFORMACIN ......................................................................................................... 49
9.
RESULTADO ..................................................................................................................................... 52
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MANUAL DE USUARIO
1. Datos Maestros de Bienes de Uso
Todos los inmovilizados de la compaa se crean dentro del mdulo de Activos Fijos a
travs de registros maestros (Tambin se pueden crear Activos Fijos a travs del Mdulo
MM, en la creacin de Pedidos de Compra).
All se vierte la informacin ms relevante sobre cada uno de los bienes de uso,
dejndose constancia de los mtodos de amortizacin que sern aplicados durante toda
la vida til de cada uno de los bienes de uso.
1.1. Creacin de Activos Fijos
Por medio de este procedimiento es posible crear el registro maestro de un inmovilizado
dentro del mdulo. Dentro de este registro se almacenan los datos propios del bien, y se
define el tipo de imputacin contable que el mismo generar, su metodologa de
amortizacin y su vida til.
Este proceso no representa el alta contable del bien, sino que nicamente afecta los
datos maestros del mdulo. Sin embargo, es un requisito ineludible para la creacin del
bien dentro del mdulo antes de su activacin en la contabilidad de la empresa.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Cdigo de Transaccin
AS01
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Activo Fijo
Crear
Activo Fijo
Nombre de campo
Descripcin
Clase Activos Fijos
Todos los activos fijos estn
clasificados dentro de SAP a travs
de clases de activos fijos. Las
mismas
determinan
ciertas
caractersticas por defecto para
todos los bienes dentro de esa
clase. Un ejemplo de ello es la
metodologa de amortizacin, la
vida til, la amortizacin contable,
la numeracin de los bienes y los
datos solicitados en los datos
maestros.
Sociedad
Ingresar el cdigo de la sociedad
7500-Skanska Argentina SA
que haya adquirido el bien.
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Nombre de campo
Descripcin
Permite definir un nmero de altas mltiples, a travs de un nico
paso. Esto es muy til cuando se da de alta al mismo tiempo, a ms
de un bien de iguales caractersticas. Por otro lado, el sistema
Cantidad de AF iguales permitir modificar los campos de textos e informacin de inventario,
que seran los aspectos diferenciales entre uno y otro bien.
En el caso en que solo se diera de alta un bien, se deber ingresar
el nmero 1, que el sistema trae por defecto.
Postcapitalizacin
Si se activa ste tilde, el registro maestro de este inmovilizado ser
utilizado para contabilizar postcapitalizacin.
Una vez ingresados todos los datos requeridos pulsar Datos Maestros o presionar Enter
para ingresar a la siguiente pantalla.
A continuacin se acceder a una pantalla en la cual hay que completar las siguientes
Solapas:
Solapa General
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Campos a completar en esta Solapa:
Campo
Descripcin
(a) Denominacin Descripcin del Bien de Uso
Cantidad y Unidad
En este campo se deber indicar la cantidad de AF a crear con
un mismo nmero de AF generado por el sistema.
Incluir AF en Lista
de Inventario
Se deber activar este flag para incluir al bien comprado dentro
del inventario de la empresa.
Solapa Dependiente del Tiempo
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Campos a completar en esta Solapa:
Campo
Descripcin
(b) Divisin
Se trata de una unidad organizativa en el mbito de la contabilidad
externa, que corresponde a un rea independiente operacional o
de responsabilidad en la empresa y a la que se le pueden asignar
los movimientos de valores registrados en la Gestin financiera.
Centro de Costo
Es un objeto de la contabilidad de costos, y por lo tanto implica
gastos. Al determinar un centro de costo, se le dar al sistema la
clave para contabilizar la amortizacin de dicho bien.
Matrcula
Vehculo
Slo aparecer en las Clases de Activos Rodados.
Solapa Valoracin
rea de Valoracin: No siempre es necesario ingresar estos datos ya que esto depende
de la clase de activos fijos porque hay algunas clases que tienen distintos perodos de
Vida til de los bienes, esto siempre dentro de una misma clase. Los trae el sistema
cuando el usuario elige la clase de inmovilizado (pantalla inicial).
Las reas de valoracin gestionan la valuacin del bien en base a distintos criterios y en
forma simultnea. De esta forma es posible obtener el valor de un activo fijo a una fecha
determinada pero considerando distintos criterios de valoracin. Para la implementacin
actual se deben definir las reas de valoracin que se van a gestionar.
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Adicionalmente las claves de amortizacin son tradas automticamente por el sistema
pues, como se explicara en el punto anterior con las reas de valoracin, se encuentran
atadas a la clase de inmovilizado elegida. A pesar de esto, se puede cambiar la clave de
amortizacin o la vida til, al momento de crear el registro maestro de un bien en
particular.
Vida til: En este campo se define la vida til que tendr el inmovilizado una vez sea
activado en la contabilidad. En base a la misma se realizar el clculo de la depreciacin
peridica del bien. Dentro del primer campo se deber ingresar la cantidad de aos.
Por ltimo, se graba y al pie de la pantalla inicial aparecer el nmero Activo Fijo
generado por el sistema:
1.2. Modificacin de Activos Fijos
A travs de esta actividad del sistema es posible realizar modificaciones sobre los datos
maestros de bienes de uso que hayan sido creados en SAP. Desde aqu se puede tanto
actualizar informacin que no se haya podido ingresar al momento de la creacin del
inmovilizado, o bien realizar una modificacin sobre alguno de los datos previamente
vertidos en el registro maestro.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Activo Fijo
Cdigo de Transaccin
AS02
Se accede as a la primer pantalla de esta transaccin:
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Modificar
Activo Fijo
Se debern ingresar los siguientes campos:
Campo
(c) Activo
Fijo
Descripcin
En este campo se deber asentar el nmero de inmovilizado que
se desea modificar.
Subnmero
En el caso en que se desee modificar un subnmero de un activo
fijo, deber ingresarse aqu el cdigo del mismo. Los subnmeros
son como subcomponentes de un activo fijo principal, que pueden
amortizar con un criterio distinto al del activo y tener tambin una
vida til diferente. Por ejemplo pueden ser utilizados para activar
las mejoras realizadas en un bien de uso.
Sociedad
Compaa donde haya sido creado el bien.
Al presionar Enter, se accede a las diferentes pantallas que forman parte del registro
maestro del inmovilizado.
Accediendo a las distintas solapas es posible trasladarse dentro de las distintas pginas
del maestro, para poder modificar los datos que sean necesarios.
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Por ejemplo, aqu se cambiaron los campos Divisin y Centro de Costo.
Una vez realizada la modificacin, para que la misma se concrete deber grabarse
presionando sobre el botn de Grabar, generando el siguiente mensaje:
1.3. Visualizacin de Activos Fijos
Esta transaccin permite realizar consultas sobre los datos maestros de los activos fijos
de la compaa. Es decir, a travs de ella se puede acceder a los datos maestros de un
inmovilizado para visualizarlos pero sin la posibilidad de realizar ninguna modificacin
sobre los mismos.
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Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Activo Fijo
Visualizar
Activo Fijo
Cdigo de Transaccin
AS03
Desde aqu se accede a una pantalla de seleccin:
Se deber detallar en esta pantalla:
Campo
(d) Activo
Fijo
Descripcin
En este campo se deber asentar el nmero de inmovilizado que
se desea visualizar.
Subnmero
En caso de querer analizarse un subnmero de un inmovilizado,
se deber detallar en este campo el cdigo del mismo.
Sociedad
Compaa donde haya sido creado el bien.
Una vez ingresados estos datos, al presionar Enter, se acceder a las diferentes
pantallas que conforman el registro maestro del bien.
Luego a travs de las solapas es posible trasladarse dentro de las distintas pginas del
maestro para visualizar los datos que se necesiten.
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1.4. Bloqueo de Activos Fijos
La presente transaccin permite bloquear el alta contable de un activo fijo creado dentro
del sistema. Como se coment previamente en este manual, todo activo fijo debe ser
primero creado dentro del mdulo y luego activado a travs de la contabilidad por medio
de un asiento realizado desde los mdulos FI. Por lo tanto, esta transaccin opera sobre
las altas de bienes de uso, inhibindolas mientras el bloqueo est activo.
Si por alguna razn se crea el registro maestro de un bien de uso que finalmente no se
concreta su compra, se debera bloquear este registro para evitar futuras imputaciones
errneas sobre este bien.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Activo Fijo
Bloquear
Activo Fijo
Cdigo de Transaccin
AS05
Desde aqu se accede a una pantalla de seleccin:
Los campos de seleccin a ingresar son los siguientes:
Campo
(e) Activo
Fijo
Subnmero
Descripcin
Nmero de inmovilizado que se desea bloquear.
En caso de querer bloquear un subnmero de un inmovilizado, se
deber detallar en este campo el cdigo del mismo.
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Campo
Sociedad
Descripcin
Compaa donde haya sido creado el bien.
Presionando Enter o el botn
seleccionado:
, se acceder a los datos propios del bien
Se visualizan aqu los datos bsicos del bien, y dentro del rea Bloqueo de altas se
deber optar entre las siguientes dos opciones:
Ning.: Al ubicar el tilde sobre esta alternativa, el activo fijo permanecer desbloqueado.
Bloqueo para altas: Seleccionando esta opcin se bloquear cualquier alta que se
desee realizar sobre este bien.
Una vez seleccionada la opcin deseada, solo al presionar el botn de Grabar, surtir
efecto la modificacin realizada.
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1.5. Borrado de los Datos Maestros de un Activo Fijo
Para aquellos casos en que se haya creado un registro maestro de un inmovilizado que
finalmente no se utilizar; es posible por medio de esta transaccin borrar ese bien del
sistema siempre y cuando el mismo no haya sido dado de alta contablemente.
Una vez borrado el bien quedar inhabilitado para su uso, pero el prximo bien que se
cree no obtendr el nmero del registro borrado sino que el sistema le asignar el
nmero de registro subsiguiente.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Activo Fijo
Borrar
Activo Fijo
Cdigo de Transaccin
AS06
Se accede primero a la pantalla de seleccin de datos:
Los campos de seleccin a ingresar son los siguientes:
Campo
(f) Activo
Fijo
Descripcin
Nmero de inmovilizado que se desea borrar.
Subnmero
En caso de querer borrar un subnmero de un inmovilizado, se
deber detallar en este campo el cdigo del mismo.
Sociedad
Compaa donde haya sido creado el bien.
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Al presionar Enter se accede a una pantalla con el detalle del inmovilizado seleccionado:
Dentro de la seccin de Borrado el sistema ofrece dos opciones:
No borrar AF: Si se selecciona esta alternativa, el bien de uso no ser borrado del
sistema.
Borrar fsicamente activo fijo: Al optar por esta opcin el sistema borrar el registro
maestro del bien.
Finalmente, presionando sobre el botn de Grabar, se proceder a borrar el dato maestro
del bien.
Si el Activo Fijo tuviese valores al intentar borrarlo aparecera la siguiente mensaje de
error.
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2.
Alta de Activos Fijos
Un alta por compra es una operacin que resulta del alta de un activo fijo de un
interlocutor comercial (a diferencia de un alta procedente de la fabricacin propia). Se
puede contabilizar el alta de un activo fijo de varias formas diferentes y por medio de
diferentes componentes del Sistema R/3:
En la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) en integracin con Acreedores, pero sin
referencia a un pedido.
En Contabilidad de activos fijos, sin referencia a un pedido y sin integracin con
Acreedores (contabilizacin en una cuenta asociada - con o sin compensacin).
En la Gestin de materiales (MM) en la entrada de mercancas o la recepcin de
facturas.
Para realizar altas de activos fijos primeramente se deber crear los datos maestros del
activo fijo, tal como fue descripto anteriormente.
2.1. Alta de Activo Fijo Contra Acreedor
El Alta de AF Contra Acreedor, permitir contabilizar en una sola transaccin el alta de
activo fijo y el pasivo correspondiente al acreedor. La utilizacin de esta transaccin
reduce el tiempo y la energa necesarios para la entrada de datos, as como una posible
aparicin de discrepancias.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Acreedor
Cdigo de Transaccin
F-90
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
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Contabilizacin
Alta
Compra
Contra
Los campos de seleccin a ingresar son los siguientes:
Campo
(g) Fecha de
Doc.
Descripcin
Ingresar la fecha del comprobante que respalde el alta del activo.
Clase de Doc.
Factura Acreedor (KR)
Sociedad
Compaa donde haya sido creado el bien.
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Campo
Descripcin
(h) Fecha de
Contabiliz
acin
Es la fecha en que se realiza el registro contable (Campo
Propuesto por el Sistema)
(i) Perodo
Es el perodo en que se realiza el registro contable (Campo
Propuesto por el Sistema)
Moneda
Propone la moneda de la sociedad
(j) Referencia
Slo en el caso en que se quiera referenciar al documento por
algn motivo en particular.
(k) Texto de
Cab. De
document
o
En este campo se ingresar, de la misma manera que se ingresa
el campo asignacin en un asiento de Contab. Financiera.
(l) Clave de
Contabiliz
acin
En esta campo se completa la clave 31 Factura (Haber)
(m) Cuenta
En este campo se ingresar el N de Activo Fijo que se obtuvo al
dar de alta el dato maestro, y es este nmero el que pertenece a
una clase y esta clase tiene asociada la cuenta contable que
corresponde, y el nmero de proveedor.
(n) Clave de
Movimient
o
Es la clase de movimiento clasifica una operacin empresarial que
controla diversas acciones del sistema al contabilizar los procesos
empresariales. Movimiento 100-Alta por compra.
Nota: Se puede utilizar esta transaccin para contabilizar el Alta de un AF sin
necesidad de referirlo a un acreedor, utilizando clase de Documento de AA
Contabilizacin Activo Fijo y poniendo como claves de contabilizacin 70 Debe y 75
Haber.
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Haciendo clic en <Enter> y se pasar a la siguiente pantalla:
Campo
(o) Importe
Descripcin
Importe que figura en el comprobante
Fecha Base
El ao de la fecha de referencia debe coincidir con el ao de la
fecha de contabilizacin, esta fecha es la que el sistema tiene en
cuenta para proponer la distribucin de las amortizaciones.
Asignacin
En este campo se puede ingresar el nmero de proveedor seguido
del nmero de factura. (Ej.: 400040 0001a00121245)
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Campo
Descripcin
(p) Texto
En este campo se puede ingresar un texto explicativo que haga
referencia a la operacin.
(q) Perdi
Es el perodo en que se realiza el registro contable (Campo
Propuesto por el Sistema)
Moneda
Propone la moneda de la sociedad
(r) Referencia
Slo en el caso en que se quiera referenciar al documento por
algn motivo en particular.
(s) Clave de
Contabiliz
acin
Se ingresa 70 - Activos Fijos (Debe), para indicar que la posicin
siguiente corresponde al debe.
(t) Cuenta
Se ingresa el nmero de Activo Fijo creado.
(u) Clave de
Movimient
o
Es la clase de movimiento clasifica una operacin empresarial que
controla diversas acciones del sistema al contabilizar los procesos
empresariales. Movimiento 100-Alta por compra.
Luego, se presiona <Enter> y se pasar a completar los Datos Adicionales (Clave de
Referencia 1 y 2) de la posicin del haber en la siguiente pantalla, antes de ello nos
aparece el cuadro de retenciones que va a tener el proveedor al momento del pago sobre
el bien comprado:
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Se puede modificiar la base de retencin para cada caso o modificar la retencin, luego
presionamos
Luego se presiona <Enter> y se pasar a completar la posicin del debe en la siguiente
pantalla:
En est pantalla se pondr, asterisco en el campo importe (trae el importe cargado en la
posicin del haber), la divisin (al dar <ENTER> trae el cargado en la posicin del haber)
y un texto (opcional).
Posteriormente, se deber ingresar en: Documento > Simular
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Est funcionalidad simular la posicin. Si esta correcta, se deber proceder a Grabar,
generando el sistema el siguiente nmero de documento al pie de la pantalla:
2.2. Altas de Activo Fijo por el Mdulo MM Compras
Con est funcionalidad se podr contabilizar un alta de activo fijo dentro del marco del
proceso de la gestin de pedidos en Compras.
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Cuando se utiliza este procedimiento integrado de gestin de pedidos, primero deber
crearse un registro maestro de activo fijo.
Tambin es posible crear activos fijos desde dentro del movimiento para abrir el pedido
de compras. Esto significa que podr llevar a cabo ambos pasos, tanto "crear activo fijo"
como "Crear Pedido", dentro de un solo movimiento.
Se deber Introducir la informacin ms importante de datos maestros de activos fijos en
una ventana de dilogo. Desde esta ventana de dilogo, puede pasar directamente al
movimiento real de datos maestros de activos fijos.
En est instancia, slo se explicar como se crea un Pedido de Compra de Activo Fijo.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Logstica
Gestin de Materiales
Compras
Pedidos
Crear
Proveedor
suministrador conocido
Cdigo de Transaccin
ME21N
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
Los campos de seleccin a ingresar son los siguientes (Datos de Cabecera):
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Centro
Nombre de campo
Descripcin
Proveedor
En este campo se ingresa el Proveedor del Activo Fijo a adquirir.
Textos
Textos de cabecera de la Orden de Compra.
Direccin
Domicilio del Proveedor. Viene por default del dato maestro del
proveedor.
Datos
Organizacionales
En esta Solapa los datos organizacionales como: Organizacin de
Compras (7500); Grupos de Compras (000) y Sociedad (7500).
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Nombre de campo
Descripcin
Los campos de seleccin a ingresar son los siguientes (Datos de Posicin):
Nombre de campo
Descripcin
En este campo se deber indicar
Tipo de Imputacin la imputacin a Activo Fijo, Cdigo
A.
Tipo de Posicin
Especifica cmo se controla el
aprovisionamiento
para
una Se deber dejar en blanco para
posicin de material o para una compras para stock (Normal)
posicin de servicio.
Texto Breve
Se deber ingresar el bien a
comprar.
Indicar la cantidad que debe ser
pedida segn la solicitud de
pedido.
Cantidad
Cantidad de Material solicitado
Fecha de entrega
La fecha de entrega mantiene al
Ingrese la fecha en que debe
proveedor informado acerca de los
entregarse el bien a adquirir.
plazos de entrega.
Se deber seleccionar el Grupo de
correspondiente a la
Clase de Activo a comprar.
Grupo de Artculos Artculo
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Nombre de campo
Centro
Descripcin
Puede introducir el nmero del
centro o parte del nombre y el
Centro en el cual produce o para
sistema buscar el centro
el cual desea adquirir materiales o
correspondiente, o bien le
servicios.
propondr escoger entre varios,
segn el caso. (7500)
Detalle Posicin
Nombre de campo
Descripcin
Datos de Material
En Esta solapa se deber activar el flag de Actualizacin Info.
Factura
Ingresar el indicador de impuesto correspondiente a la compra.
Condiciones
Condiciones de Compra propias de la posicin del pedido. En esta
solapa se ingresarn los recargos y/o descuentos sobre el precio
bruto de compra y todos aquellos costes indirectos de adquisicin
del material solicitado.
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Nombre de campo
Imputacin
Descripcin
En esta solapa se ingresar el Activo Fijo creado por el Modulo de
AA, transaccin AS01 Crear AF nuevo, o se lo puede crear
presionando el botn
Se accede a la pantalla donde se debern ingresar los datos del Activo Fijo a adquirir.
Est pantalla es el nexo con la transaccin AS01 del mdulo AA. Al ingresar en el botn
Otros Datos, traer las distintas solapas de la transaccin precedentemente mencionada.
Una vez ingresados todos los datos, verificar el Pedido creado haciendo clic sobre el
botn
Si existe algn dato faltante el sistema nos notificar del mismo.
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Click en
Nota: Al contabilizar la Entrada de Mercancas o la Recepcin de Factura, el sistema
capitalizar automticamente el activo fijo.
3.
Baja de Activos Fijos
Ya sea por razones de fuerza mayor o por una venta, en ciertas circunstancias es
necesario registrar la baja de un bien creado dentro de SAP antes de llegar al fin de su
vida til. Para ello el sistema ofrece una variada gama de alternativas que consideran los
distintos impactos que una baja puede generar sobre la contabilidad de la compaa.
Dentro de SAP pueden realizarse tanto bajas por el valor total como tambin por una
porcin determinada del valor del bien. En caso de generarse bajas totales, el sistema no
slo afectar la contabilidad sino tambin que bloquear el dato maestro del bien para
futuras contabilizaciones.
Por otro lado, la baja puede generar un ingreso para la compaa o bien un gasto o
inclusive puede tener un efecto nulo sobre el estado de resultados.
3.1. Bajas sin Ingresos
Una baja sin ingresos es una eliminacin de un activo fijo del patrimonio de activos fijos
sin ingreso alguno, por ejemplo, por desguace. Si utiliza esta opcin de contabilizacin, el
sistema no crea ingreso alguno, ni contabilizaciones de ganancias y prdidas. En su lugar
crea la contabilizacin Prdidas por baja de activo fijo sin ingresos por el importe del valor
neto contable que se da de baja.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin financiera
Documentos de cuenta de mayor
Cdigo de Transaccin
ABAVN
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Libro Mayor
Contabilizacin
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
Se debern ingresar los siguientes datos:
Campo
Sociedad
(v) Activo
Fijo
Descripcin
Compaa donde haya sido creado el bien (Propuesto por el
Sistema)
Nmero de inmovilizado que se desea dar de baja.
Subnmero
En caso de querer dar de baja un subnmero de un inmovilizado,
se deber detallar en este campo el cdigo del mismo.
Fecha de
Documento
Fecha del documento con el que se contabilizar la baja.
Fecha de
Contabilizacin
Fecha con la cual se registrar contablemente el documento de
baja.
Fecha de
Referencia
Mes de contabilizacin.
Texto
En este campo se puede describir brevemente la operacin a
realizar, u otras consideraciones que considere el usuario.
Luego, se presiona el botn
(Simular):
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Si el asiento es correcto, se deber proceder a Grabar.
Ahora bien, si se desea realizar una Baja parcial sin Ingresos, se deber ingresar en la
Solapa Datos Baja Parcial:
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En est pantalla se deber completar los siguientes campos:
Campo
Descripcin
Importe
Contabilizacin
En este campo se ingresar el importe que ser deducido del valor
del bien.
Este campo al igual que el anterior se lo utiliza para contabilizar
bajas parciales, pero en este caso en lugar de detallar un importe
(w) Porcentaje
absoluto, se define un porcentaje del valor del bien que se dar de
baja.
Cantidad
En este campo se deber completar para los casos que se creen
con un nmero de Activo Fijo varios bienes.
Referencia
Hay dos opciones de referencia, ya sea a AF antiguos o AF
nuevos, dependiendo del bien a dar de baja.
Por ltimo, se deber realizar el mismo procedimiento que cuando se realiza una Baja
Completa,
Simular, y si esta correcto,
Grabar.
3.2. Bajas con Ingresos
3.2.1. Sin Deudor
Por medio de esta transaccin es posible contabilizar una baja de un bien que genere un
resultado positivo para la compaa aunque sin crear un crdito con un deudor.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Baja venta sin deudor
Activos Fijos
Cdigo de Transaccin
ABAON
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Contabilizacin
Baja
Baja con ingresos
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
Se debern ingresar los siguientes datos:
Campo
Sociedad
(x) Activo
Fijo
Descripcin
Compaa donde haya sido creado el bien (Propuesto por el
Sistema)
Nmero de inmovilizado que se desea dar de baja.
Subnmero
En caso de querer dar de baja un subnmero de un inmovilizado,
se deber detallar en este campo el cdigo del mismo.
Fecha de
Documento
Fecha del documento con el que se contabilizar la baja.
Fecha de
Contabilizacin
Fecha con la cual se registrar contablemente el documento de
baja.
Fecha de
Referencia
Mes de contabilizacin.
Texto
En este campo se puede describir brevemente la operacin a
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Campo
Descripcin
realizar, u otras consideraciones que considere el usuario.
Datos para
Ingresos
Dentro de este tem, se podr optar por Ingresos Manuales o
Ingresos por valor neto contable. En este ltimo, se podr elegir el
rea de Valoracin donde ingresar el importe de la baja.
Luego, se presiona el botn
Simular.
Si el asiento es correcto, se deber proceder a
Grabar.
Nota: La Baja Parcial con Ingresos, se deber ingresar en la Solapa Datos Baja
Parcial, de la misma forma que Baja sin Ingresos
3.2.2. Con Deudor
Las Bajas por Venta de los Bienes de Uso con Deudor se realizar por la transaccin F92.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
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Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Contabilizacin
F-92 - Con deudor
Cdigo de Transaccin
F=92
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
Presionamos <ENTER> para pasar a la otra pantalla.
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Baja
Baja con ingresos
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Presionamos <ENTER> para pasar a la otra pantalla.
Click en
Y por ultimo simulamos
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4.
Ejecucin de Amortizaciones
La contabilizacin de las amortizaciones peridicas de los inmovilizados de la compaa
se puede realizar a travs de la transaccin que se describe a continuacin. Por medio
de la misma es posible contabilizar tanto las amortizaciones normales como las no
planificadas de todos los activos fijos que se hayan creado en el sistema.
Nota: En el caso de existir inflacin se debe ejecutar primero el programa de Ajuste
por Inflacin y con posterioridad la amortizacin.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
amortizacin
Gestin Financiera
Activos Fijos
Ejecutar
Cdigo de Transaccin
AFAB
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
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Operaciones Peridicas
Ejecucin
Aqu se definen los parmetros de la ejecucin de amortizacin a travs de los siguientes
campos:
Campo
Descripcin
(y) Sociedad
Se debe dejar constancia en este campo la sociedad para la cual
se van a ejecutar las amortizaciones.
Moneda
Aqu se debe ingresar el ao para el cual se va a ejecutar el
programa.
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Campo
Descripcin
(z) Perodo
Contable
A travs de este campo se le indica al sistema el mes o perodo de
amortizacin que se va a ejecutar. La ejecucin de este programa
debe realizarse en forma consecutiva perodo tras perodo, no
pudindose omitir la contabilizacin de un perodo.
Motivo de la ejecucin de la contabilizacin:
Planificada: Activando este tilde se ejecutarn las amortizaciones normales de los
activos fijos de la compaa, para el perodo establecido. El sistema determina a
continuacin el prximo perodo a contabilizar en funcin del ritmo de contabilizacin de
amortizaciones definido (mensual, trimestral, semestral, etc).
Reejecucin: Se puede reejecutar la contabilizacin de amortizaciones dentro del ltimo
perodo contabilizado. Al contrario que en la primera ejecucin de un perodo, la
reejecucin puede limitarse a determinados inmovilizados. En la reejecucin, el sistema
contabiliza la modificacin del importe de amortizacin a contabilizar (con respecto a la
ejecucin precedente). Generalmente, la reejecucin se realiza al final del ejercicio si,
debido a la correccin de amortizaciones manuales o de parmetros de amortizacin, es
necesaria una contabilizacin posterior.
Reanudacin: La contabilizacin de amortizaciones se efecta en diferentes etapas,
generando el sistema un log del estado actual en cada etapa. En caso que el programa
se interrumpiera durante una ejecucin de contabilizacin, debe lanzarse el programa
nuevamente en el modo reanudacin, con el fin de eliminar posibles inconsistencias en la
base de datos.
La ejecucin en el modo reanudacin debe emplearse solamente en casos determinados
y no puede lanzarse en el modo de test.
No planificada: Al determinar las reglas de contabilizacin para las amortizaciones, debe
definirse, entre otras cosas, un ritmo de contabilizacin. Por regla general, este ritmo de
contabilizacin ([Link]. mensual, trimestral, anual) debe cumplirse (excepcin: Perodos
especiales).
Fijando este indicador es posible ignorar determinados perodos. El sistema no realiza
ninguna verificacin explcita del cierre de perodos.
Otras opciones:
Listar activos fijos: Se debe activar este indicador cuando se desee que el sistema liste
todos los activos fijos contabilizados con sus amortizaciones respectivas.
Comprobante de amortizacin manual: Con este indicador se puede solicitar una lista
de las amortizaciones manuales como anexo al log de contabilizacin Amo. En
determinadas circunstancias, esta lista puede ser necesaria para comprobar y verificar el
cierre del ejercicio. La lista informa sobre los documentos de amortizacin manual que
bsicamente se transfieren en el clculo de la contabilizacin de amortizaciones, pero no
sobre los importes que se utilizan.
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Ejecucin Test: Fijando este indicador el programa ser lanzado en modo test. De esta
forma, el sistema no efectuar modificacin alguna en la base de datos o en el archivo,
pero s realizar todas las verificaciones necesarias.
N principal de activo fijo: Por medio de este campo es posible acotar los activos fijos a
ser tratados por el programa de amortizaciones. Se deber indicar aqu el cdigo de
activo fijo a tratar. Esta opcin es vlida nicamente para la ejecucin del programa con
los motivos reejecucin o no planificada.
Subnmero de activo fijo: Junto al campo anterior, se puede identificar un bien en
particular con el cdigo de subnmero que le corresponda.
Si bien este programa puede ser ejecutado en forma real nicamente a travs de un
proceso de fondo; es posible obtener para las corridas de amortizaciones normales y no
planificadas una previsualizacin de los resultados que sern generados por el programa.
Para ello, una vez ingresados todos los parmetros de esta pantalla, se deber activar el
tilde Ejecucin Test y pulsar sobre el botn de ejecucin
en modo test se accede a la siguiente pantalla:
Click en
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. Al ejecutarse el programa
Una vez que se hayan controlado los resultados del reporte en modo test, deber
volverse a ejecutar el mismo pero esta vez en forma real. Para ello desde la pantalla de
seleccin se deber presionar F9 o bien acceder por el men al siguiente punto:
Programa > Ejecutar proceso de fondo.
De esta forma el sistema generar un Job de fondo, el cual podr ser controlado
accediendo: Sistema > Servicios > Jobs > Resumen de Jobs (Transaccin SM37)
5.
Cambio de Ejercicio en la Contabilidad de Inmovilizados
Desde el punto de vista del sistema, un cambio de ejercicio representa la apertura de un
nuevo ejercicio fiscal de una sociedad. Durante el cambio de ejercicio, los valores de los
bienes de uso del previo ao fiscal son arrastrados en forma acumulada al nuevo
ejercicio. Una vez realizado el cambio se puede contabilizar a los activos fijos, utilizando
fechas de referencia dentro del nuevo ao fiscal. Al mismo tiempo, puede continuar
contabilizando en el ejercicio anterior.
Lo ms temprano que puede realizarse un cambio de ejercicio es en el ltimo mes del
ejercicio que est finalizando. A su vez, se puede elegir cualquier punto en el nuevo ao
fiscal para llevar a cabo el cambio de ejercicio.
Antes de poder cambiar el ejercicio YYYY, se debe haber cambiado el ejercicio cerrado
YYYY-2; es decir, que el mximo de ejercicios abiertos para la contabilizacin en forma
simultnea es de dos.
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Es importante tener en consideracin que ninguna transaccin puede ser contabilizada
en un nuevo ejercicio hasta que se haya llevado a cabo el cambio de ejercicio. A su vez,
al ser posible contabilizar en el ejercicio anterior una vez realizado el cambio, el sistema
corrige en forma automtica los valores arrastrados al nuevo ejercicio y que estn siendo
afectadas por las contabilizaciones en el ao anterior.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Operaciones Peridicas
Cambio de
ejercicio
Cdigo de Transaccin
AJRW
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
Campos a ingresar:
Campo
(aa)Sociedad
Descripcin
Determinar aqu la Sociedad para la cul se realizar el
cambio de ejercicio.
Se debe definir aqu el ejercicio hacia donde se realiza el
cambio.
Al activarse este tilde es posible correr un cambio de
(bb)
Ejecucin
ejercicio en forma de prueba para anticipar los resultados del
de Test
proceso.
Ejercicio nuevo
Una vez ingresados todos estos datos, al presionar sobre el botn de Ejecutar
para
correr el reporte en modo test. El mismo se puede correr en modo real nicamente como
proceso de fondo a travs de la opcin del men.
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Click en
Una vez que se hayan controlado los resultados del reporte en modo test, deber
volverse a ejecutar el mismo pero esta vez en forma real. Para ello desde la pantalla de
seleccin se deber presionar F9 o bien acceder por el men al siguiente punto:
Programa > Ejecutar proceso de fondo.
De esta forma el sistema generar un Job de fondo, el cual podr ser controlado
accediendo: Sistema > Servicios > Jobs > Resumen de Jobs (Transaccin SM37)
6.
Cierre de Ejercicio en la Contabilidad de Activos Fijos
Una vez ejecutado el programa de Cambio de Ejercicio se deber correr el programa de
Cierre del Ejercicio, que es utilizado para realizar el cierre de un ao fiscal para una o
ms sociedades desde una perspectiva contable.
Una vez cerrado un ejercicio fiscal no es posible contabilizar ms transacciones o realizar
cambios en los valores de los activos fijos de la compaa (por ejemplo ejecutando el
programa de amortizaciones).
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Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
Gestin Financiera
Activos Fijos
Operaciones Peridicas
Cierre de ejercicio
Ejecutar
Cdigo de Transaccin
AJAB
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
Campos a ingresar:
Campo
(cc)Sociedad
Ejercicio a Cerrar
Descripcin
Compaa para la cual se desea llevar a cabo el cierre del
ejercicio fiscal para el mdulo de Activos Fijos.
Debe detallarse aqu el ao que se desee cerrar. Ya no
podr contabilizar ms en este ao, as como tampoco
podrn modificar ms las amortizaciones. Por lo tanto, el
de este ao constituye el punto de partida para
planificacin actual de la amortizacin.
se
se
fin
la
(dd)
Ejecucin Al activarse este tilde es posible correr el cierre de ejercicio
de Test
en forma de prueba para el mdulo de Activos Fijos.
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Una vez que se hayan controlado los resultados del reporte en modo test, deber
volverse a ejecutar el mismo pero esta vez en forma real. Para ello desde la pantalla de
seleccin se deber presionar F9 o bien acceder por el men al siguiente punto:
Programa > Ejecutar proceso de fondo.
De esta forma el sistema generar un Job de fondo, el cual podr ser controlado
accediendo: Sistema > Servicios > Jobs > Resumen de Jobs (Transaccin SM37)
Click en
Click en
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All se identifica para cada una de las sociedades para las cuales se ejecut el reporte, si
el cierre ha sido efectuado con xito, o bien las razones por las cuales no ha podido
concluir el proceso. En la pantalla del ejemplo se visualiza que el cierre no puede ser
llevado a cabo como consecuencia de que no se han ejecutado previamente la totalidad
de las amortizaciones planeadas para el ejercicio.
7.
Ejecucin del Programa de Ajuste por Inflacin
El programa de ajuste de inflacin debe ejecutarse mes a mes sin saltearse ninguno.
Para ejecutar la transaccin seleccionar la opcin de men o ingresar el cdigo de
transaccin:
Men de Acceso
Para acceder a la Pantalla, utilice el siguiente men de acceso:
Ejemplo: Finanzas
del balance
Gestin Financiera
Contabilizar inflacin
Activos Fijos
Cdigo de Transaccin
J1AI
De esta manera se accede a la siguiente pantalla:
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Operaciones Peridicas
Revalorizaciones
Click en
En est pantalla, se deber ingresar los siguientes datos:
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Sociedad
Ejercicio
Mes del Ajuste por Inflacin
Nota: Previamente, si se desea, se podr ejecutar en test el proceso de Ajuste por
Inflacin, con lo cual se generar la siguiente pantalla:
Para la ejecucin real se debe ir al siguiente men: Programa > Ejecutar proceso de
Fondo
De esta forma el sistema generar un juego de datos de batch-input, el cual deber ser
ejecutado accediendo al tratamiento de procesos de fondo: Sistema > Servicios >
Batch-input > Tratar.
8.
Sistemas de Informacin
El componente Sistema de informacin contiene una serie de reports estndar, as como
funciones que modifican el Sistema de informacin de la Contabilidad de activos fijos
para satisfacer necesidades particulares.
Los reports que abarcan todo el patrimonio de activos fijos pueden tener una
influencia negativa en el rendimiento. Por este motivo, deber iniciar los reports de este
tipo en proceso de fondo (en la pantalla de seleccin del report: Programa Ejecutar en
proceso de fondo). Se puede seleccionar un mximo de 1000 activos fijos en modo
interactivo.
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A travs de la transaccin ART0 se puede acceder a la lista de reportes del sistema de
informacin de activos fijos.
Un ejemplo de reporte a ejecutar sera el AR01
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Click en
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9.
Resultado
Se ha procedido ha ejecutar todo el proceso de Activos Fijos en el Sistema SAP y se han
recorrido las transacciones bsicas de este mdulo. Dependiendo de la Empresa
SKANSKA podrn existir transacciones nuevas a realizarse as como algunas de las aqu
descriptas no ser necesarias.
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